BE1026945B1 - Computer-geïmplementeerde werkwijze voor het uitvoeren van bedrijfsaudits - Google Patents

Abstract

In een eerste aspect betreft de uitvinding een computer-geïmplementeerde werkwijze voor het uitvoeren van financiële audits op basis van invoergegevens met betrekking tot een te auditeren vennootschap, omvattende: (a) het vooropstellen van een veelheid aan mogelijke afwijkingen en overeenkomstige risico's dat een afwijking optreedt, (b) het inschatten van de vooropgestelde risico's, en (c) het opmaken van een werkprogramma voor een audit. In het bijzonder worden de risico's ingeschat via een waardering op een schaal van 0 tot 20, aan de hand van één of meerdere, ermee gelinkte invoergegevens. Een risico is significant indien de waardering hoger is dan een vooropgestelde drempelwaarde. In een verder aspect voorziet de uitvinding nog een computer-geïmplementeerd systeem.

Description

COMPUTER-GEIMPLEMENTEERDE WERKWIJZE VOOR HET UITVOEREN VAN BEDRIJFSAUDITS

TECHNISCH DOMEIN De uitvinding houdt algemeen verband met computer-geïmplementeerde werkwijzen en systemen voor het uitvoeren van bedrijfsaudits.

STAND DER TECHNIEK Een audit is een controle van een organisatie, met als doel meer zekerheid te verschaffen aan de opdrachtgever of aan derden. Financiële audits, bijvoorbeeld, maken een inschatting van de betrouwbaarheid van financiële verslaggeving. De uitkomsten van een audit worden vastgelegd in een auditrapport.

De auditor heeft als voornaamste taak om zogenaamde “afwijkingen van materieel belang” te identificeren, en om een inschatting te maken van het risico dat zulke afwijkingen optreden.

Voorbeelden van “afwijkingen” zijn alle mogelijke fouten, informatie die werd achtergehouden, of ongepast beleid op vlak van boekhouding. Zulke afwijkingen worden bovendien aanzien als “materieel”, indien zij beslissingen zouden kunnen beïnvloeden. Afwijkingen in de financiële verslaggeving, bijvoorbeeld, worden aanzien als materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat zij beslissingen zullen beïnvloeden die op de verslaggeving zijn gebaseerd. Afwijkingen kunnen materieel zijn door hun aard, en/of door hun omvang.

Trouwens kunnen afwijkingen ofwel voortkomen uit fraude, ofwel uit fouten. Indien afwijkingen met opzet in de financiële verslaggeving aanwezig zijn, gaat het om een frauduleuze financiële verslaggeving. In het andere geval is er geen sprake van fraude.

In een voorbereidende fase tracht de auditor alle mogelijke afwijkingen van materieel belang te identificeren. Vervolgens wordt een inschatting gemaakt van het risico dat de afwijkingen optreden. Een zogenaamd “significant risico” is een onderkend en ingeschat risico van een afwijking van materieel belang waaraan, naar het oordeel van de auditor, tijdens de audit speciale aandacht moet worden besteed.

Het uiteindelijk doel van de audit is om een “redelijke zekerheid” te bieden dat de financiële verslaggeving eerlijk is voorgesteld in alle materiële opzichten, en dat ze een getrouw beeld geeft, in overeenstemming met de geldende voorschriften.

Audits zijn er dus niet zozeer op gericht om absolute zekerheid te bieden.

Typisch wordt er veeleer gewerkt aan de hand van steekproeven.

Speciale aandacht wordt daarbij besteed aan de significante risico's.

In de meeste jurisdicties worden audits verplicht uitgevoerd in overeenstemming met de geldende (internationale) standaarden.

Meer bijzonder wordt verwezen naar de “International Standards on Auditing (ISA)”. Steeds is er echter een zogenaamd “auditrisico”, namelijk de kans dat een vaststelling uit het auditrapport niet overeenstemt met de werkelijkheid, en waarbij de auditor dus een onjuist auditrapport aflevert.

Bijvoorbeeld is het mogelijk dat de auditor de jaarrekening verwerpt, terwijl deze toch een getrouw beeld geeft.

Anderzijds is het mogelijk dat de auditor de jaarrekening goedkeurt, terwijl deze toch materiële afwijkingen bevat.

Duidelijk dient het auditrisico zo klein mogelijk te zijn.

Hogergenoemd auditrisico is deels steekproefgebonden.

Er is namelijk een risico dat materiële afwijkingen niet worden gedetecteerd, omdat de auditor slechts een steekproef van de rekeningen en transacties controleert, dus niet álle rekeningen en transacties.

Een ander deel van het auditrisico is niet-steekproefgebonden.

Dit risico kan te wijten zijn aan verkeerde auditprocedures, aan een verkeerde timing van zulke procedures, of aan mogelijke fouten gemaakt door de auditor.

Uiteraard is het van bijzonder belang om het auditrisico zo veel mogelijk te reduceren.

Algemeen is het de bedoeling van een financiële audit om een objectief en onafhankelijk onderzoek te voeren naar de financiële verslaggeving van een bedrijf.

Op deze wijze dragen audits bij tot waarde en geloofwaardigheid van zulke — verslaggevingen.

Onafhankelijkheid en objectiviteit staan centraal.

Enkel dan wordt regelgevers, investeerders, bestuurders en managers een voldoende redelijke zekerheid geboden dat de financiële verslaggeving wel degelijk accuraat en volledig is. — Computer-geïmplementeerde tools ter ondersteuning van auditors zijn gekend uit de stand der techniek.

US 8 504 452, bijvoorbeeld, beschrijft een werkwijze en systeemvoor het genereren van auditprocedures en voor het beoordelen van interne controles. Mogelijke risico’s worden voorafgaand geïdentificeerd en ingeschat.

De huidige uitvinding beoogt een vernieuwde, computer-geïmplementeerde werkwijze en een vernieuwd, computer-geïmplementeerd systeem dat nog performanter is, en dat voorgenoemd auditrisico verder reduceert. Bijzonder belang wordt gehecht aan de objectiviteit waarmee audits worden uitgevoerd. Namelijk, dat het uiteindelijke auditrapport in de minst mogelijke mate afhangt van de gebruiker (i.e. de auditor). Een ander belangrijk oogmerk is om een zo goed mogelijke ondersteuning te bieden aan de auditor, bij het uitvoeren van audits. Er wordt getracht om zowel de benodigde geestelijke als de benodigde fysieke inspanning van de auditor zo veel mogelijk te beperken.

KORTE BESCHRIJVING VAN DE FIGUREN Figuur 1 is een sterk vereenvoudigd stroomdiagram dat een mogelijke uitvoeringsvorm van de werkwijze illustreert.

SAMENVATTING VAN DE UITVINDING Tot dit doel verschaft de uitvinding een computer-geïmplementeerde werkwijze volgens conclusie 1, voor het uitvoeren van een financiële audit op basis van invoergegevens met betrekking tot een te auditeren vennootschap, welke invoergegevens minstens de financiële cijfers omvatten afkomstig uit een jaarrekening van de vennootschap, en waarbij de invoergegevens al naargelang hun aard worden onderverdeeld in verschillende cycli, de werkwijze omvattende: (a) het per cyclus vooropstellen van een veelheid aan mogelijke afwijkingen en overeenkomstige risico’s dat een afwijking optreedt, (b) het inschatten van de vooropgestelde risico’s op basis van de invoergegevens, en (c) het opmaken van een werkprogramma voor een audit, welk werkprogramma één of meerdere substantieve tests omvat in verband met risico’s die significant zijn. In het bijzonder worden de risico’s ingeschat via een waardering op een schaal van 0 tot 20, aan de hand van één of meerdere, ermee gelinkte invoergegevens. Daarbij is een risico significant indien de waardering hoger is dan een vooropgestelde drempelwaarde. Optioneel omvat de waardering een weging van de invoergegevens a.d.h.v. vooropgestelde wegingsfactoren.

Een belangrijk voordeel van dergelijke waarderingen op een schaal van 0 tot 20, en van het vooropstellen van drempelwaarden is dat het de audit objectiveert. Invoergegevens worden geformaliseerd, en een werkprogramma/controleprogramma voor het uitvoeren van de audit wordt automatisch gegenereerd. Typisch voorziet zo’n werkprogramma een afgelijnd aantal checkpoints. Cruciaal is dat het werkprogramma objectief wordt gegenereerd via waarderingen en scores. Dit hangt niet af van de auditor. Optioneel omvat het werkprogramma substantieve tests waarin wordt aangegeven welke steekproeven moeten worden uitgevoerd, en hoe. Dit, als verdere ondersteuning van de auditor. Bovendien, door automatisch de meest geschikte auditprocedures aan te reiken of daarnaar te verwijzen, wordt getracht om het auditrisico veel mogelijk te reduceren. Daarbij gaat het zowel om het steekproefgebonden deel, als het niet-steekproefgebonden deel van het auditrisico. Zo wordt meer zekerheid omtrent de jaarrekening en het uiteindelijke auditrapport verschaft. Een risico-gebaseerde benadering die focust op de significante risico’s zit automatisch ingebed in de uitvinding. Dit maakt dat de audit zo efficiënt en performant mogelijk kan verlopen, op basis van het werkprogramma. De inspanningen focussen namelijk op kenmerken (bv. cycli, controledoelstellingen) met een hoger/significant risico. Het werkprogramma is er bovendien speciaal voor ontwikkeld om in overeenstemming te zijn met de International Standards on Auditing (ISA), hetgeen een certificering toelaat. In een verder aspect voorziet de uitvinding nog een computer-geïmplementeerd systeem volgens conclusie 10, geschikt voor uitvoering van de werkwijze. Optioneel is het systeem geïmplementeerd in een rekenbladprogramma. Diezelfde voordelen kunnen worden hernomen.

GEDETAILLEERDE BESCHRIJVING De uitvinding betreft een computer-geïmplementeerde werkwijze en een computer- geïmplementeerd systeem voor het uitvoeren van financiële audits.

Tenzij anders gedefinieerd hebben alle termen die gebruikt worden in de beschrijving van de uitvinding, ook technische en wetenschappelijke termen, de betekenis zoals ze algemeen begrepen worden door de vakman in het technisch veld van de uitvinding. Voor een betere beoordeling van de beschrijving van de uitvinding, 5 worden de volgende termen expliciet uitgelegd.

“Een”, “de” en “het” refereren in dit document aan zowel het enkelvoud als het meervoud tenzij de context duidelijk anders veronderstelt. Bijvoorbeeld, “een segment” betekent een of meer dan een segment.

Wanneer “ongeveer” of “rond” in dit document gebruikt wordt bij een meetbare grootheid, een parameter, een tijdsduur of moment, en dergelijke, dan worden variaties bedoeld van +/-20% of minder, bij voorkeur +/-10% of minder, meer bij voorkeur +/-5% of minder, nog meer bij voorkeur +/-1% of minder, en zelfs nog meer bij voorkeur +/-0.1% of minder dan en van de geciteerde waarde, voor zoverre zulke variaties van toepassing zijn in de beschreven uitvinding. Hier moet echter wel onder verstaan worden dat de waarde van de grootheid waarbij de term “ongeveer” of “rond” gebruikt wordt, zelf specifiek wordt bekendgemaakt.

De termen “omvatten”, “omvattende”, “bestaan uit”, “bestaande uit”, “voorzien van”, “bevatten”, “bevattende”, “behelzen”, “behelzende”, “inhouden”, “inhoudende” zijn synoniemen en zijn inclusieve of open termen die de aanwezigheid van wat volgt aanduiden, en die de aanwezigheid niet uitsluiten of beletten van andere componenten, kenmerken, elementen, leden, stappen, gekend uit of beschreven in de stand der techniek.

Het citeren van numerieke intervallen door de eindpunten omvat alle gehele getallen, breuken en/of reële getallen tussen de eindpunten, deze eindpunten inbegrepen.

In een eerste aspect voorziet de uitvinding een computer-geïmplementeerde werkwijze voor het uitvoeren van een financiële audit op basis van invoergegevens met betrekking tot een te auditeren vennootschap, welke invoergegevens minstens de financiële cijfers omvatten afkomstig uit een jaarrekening van de vennootschap, en waarbij de invoergegevens al naargelang hun aard worden onderverdeeld in verschillende cycli, de werkwijze omvattende: (a) het per cyclus vooropstellen van een veelheid aan mogelijke afwijkingen en overeenkomstige risico’s dat een afwijking optreedt, (b) het inschatten van de vooropgestelde risico’s op basis van deinvoergegevens, en (c) het opmaken van een werkprogramma voor een audit, welk werkprogramma één of meerdere substantieve tests omvat in verband met risico’s die significant zijn. In het bijzonder worden de risico’s ingeschat via een waardering op een schaal van O tot 20, aan de hand van één of meerdere, ermee gelinkte invoergegevens, en waarbij een risico significant is indien de waardering hoger is dan een vooropgestelde drempelwaarde. In een verdere of alternatieve uitvoeringsvorm omvat de waardering een weging van de ermee gelinkte invoergegevens, op basis van vooropgestelde wegingsfactoren. In een verdere of alternatieve uitvoeringsvorm is het genoemde werkprogramma in overeenstemming is met de International Standards on Auditing (ISA). In een verdere of alternatieve uitvoeringsvorm bedraagt de genoemde drempelwaarde 16. In een verdere of alternatieve uitvoeringsvorm zijn de genoemde cycli gekozen uit een groep omvattende: - Geldbeleggingen en financieringen, - Aankopen, - Verkopen, - Voorraad, - Vaste activa, - Personeel, - Belastingen, - Eigen vermogen en voorzieningen, en - Overige vorderingen en schulden.

In een verdere of alternatieve uitvoeringsvorm is elk van de genoemde, substantieve tests gelinkt met minstens één controledoelstelling gekozen uit de groep omvattende: - de volledigheid van invoergegevens, - het bestaan van invoergegevens, - de accuraatheid van invoergegevens, - de waardering van invoergegevens, en - de toelichtingen van invoergegevens. In een verdere of alternatieve uitvoeringsvorm wordt een auditrisico van het werkprogramma geschat op maximaal 5%. In een verdere of alternatieve uitvoeringsvorm is de werkwijze geïmplementeerd aan de hand van eenrekenbladprogramma. In een verdere of alternatieve uitvoeringsvorm worden invoergegevens die in meerdere velden van het rekenbladprogramma optreden overeenkomstig gedupliceerd.

In een tweede aspect voorziet de uitvinding een computer-geïmplementeerd systeem, aangepast voor uitvoering van de hierboven beschreven werkwijze. Optioneel is het systeem geïmplementeerd in een rekenbladprogramma.

In wat volgt wordt de uitvinding beschreven a.d.h.v. niet-limiterende voorbeelden en figuren die de uitvinding illustreren, en die niet bedoeld zijn of geïnterpreteerd mogen worden om de omvang van de uitvinding te limiteren. Figuur 1 is een sterk vereenvoudigd stroomdiagram dat een mogelijke uitvoeringsvorm van de werkwijze illustreert. Het doel van de uitvinding is om op de meest efficiënte wijze een werkprogramma (1) te genereren dat de auditor in staat stelt om een objectieve en onafhankelijke audit uit te voeren. Daartoe wordt enerzijds uitgegaan van de financiële cijfers van de vennootschap, namelijk de jaarrekening (2) met de tussentijdse balans (3), de winst/verliesrekening (4) en allerhande toelichtingen daarop. Anderzijds wordt ook rekening gehouden met de omgeving (5) van de vennootschap, bijvoorbeeld via sectorgemiddelden en trends. De financiële cijfers worden opgedeeld in verschillende cycli (6), bv. de aankopen, de verkopen, de voorraden, en dergelijke. Per cyclus (6) wordt een veelheid aan mogelijke afwijkingen vooropgesteld, samen met de overeenkomstige risico’s (7) dat zo’n afwijking optreedt. Op basis van de invoergegevens (2, 3, 4, 5) kan er vervolgens een inschatting (8) worden gemaakt van deze risico’s (7). De huidige uitvinding objectiveert deze inschatting (8). Daarbij wordt uitgegaan van zowel de financiële cijfers (2, 3, 4) van de vennootschap, als van gegevens met betrekking tot de omgeving (5) waarin deze vennootschap functioneert (e.g. het type sector, de leveranciers, de klanten, de technologie). De risico’s (7) worden ingeschat via een test (9), met een waardering op een schaal van O tot 20. Een significant risico (10) is een risico waarvan de genoemde waardering hoger ligt dan een vooropgestelde drempelwaarde.

Nadat de significante risico’s (10) zijn geïdentificeerd, wordt tot slot het werkprogramma (1) gegenereerd.

Dit voorziet welke substantieve testen (11) moeten worden uitgevoerd, en een daarbij benodigde steekproefomvang (12). Het is verondersteld dat de huidige uitvinding niet beperkt is tot de uitvoeringsvorm die hierboven is beschreven en dat enkele aanpassingen of veranderingen kunnen worden toegevoegd zonder de toegevoegde conclusies te herwaarderen.

Claims (11)

CONCLUSIES

1. Een computer-geïmplementeerde werkwijze voor het uitvoeren van een financiële audit op basis van invoergegevens (2, 3, 4, 5) met betrekking tot een te auditeren vennootschap, welke invoergegevens (2, 3, 4, 5) minstens de financiële cijfers (3, 4) omvatten afkomstig uit een jaarrekening (2) van de vennootschap, en waarbij de invoergegevens (2, 3, 4, 5) al naargelang hun aard worden onderverdeeld in verschillende cycli (6), de werkwijze omvattende: het per cyclus (6) vooropstellen van een veelheid aan mogelijke afwijkingen en overeenkomstige risico’s (7) dat een afwijking optreedt, het inschatten van de vooropgestelde risico’s (7) op basis van de invoergegevens (2, 3, 4, 5), en het opmaken van een werkprogramma (1) voor een audit, welk werkprogramma (1) één of meerdere substantieve tests (11) omvat in verband met risico’s (10) die significant zijn, met het kenmerk, dat de risico’s (7) worden ingeschat via een waardering (9) op een schaal van 0 tot 20, aan de hand van één of meerdere, ermee gelinkte invoergegevens (2, 3, 4, 5), en waarbij een risico (10) significant is indien de waardering (9) hoger is dan een vooropgestelde drempelwaarde.

2. De werkwijze volgens de voorgaande conclusie, waarbij de waardering een weging omvat van de ermee gelinkte invoergegevens, op basis van vooropgestelde wegingsfactoren.

3. De werkwijze volgens één der voorgaande conclusies, waarbij het genoemde werkprogramma in overeenstemming is met de International Standards on Auditing (ISA).

4, De werkwijze volgens één der voorgaande conclusies, waarbij de genoemde drempelwaarde 16 bedraagt.

5. De werkwijze volgens één der voorgaande conclusies, waarbij de genoemde cycli zijn gekozen uit een groep omvattende: - Geldbeleggingen en financieringen, - Aankopen, - Verkopen, - Voorraad, - Vaste activa,

- Personeel, - Belastingen, - Eigen vermogen en voorzieningen, en - Overige vorderingen en schulden.

6. De werkwijze volgens één der voorgaande conclusies, waarbij elk van de genoemde, substantieve tests gelinkt is met minstens één controledoelstelling gekozen uit de groep omvattende: - de volledigheid van invoergegevens, - het bestaan van invoergegevens, - de accuraatheid van invoergegevens, - de waardering van invoergegevens, en - de toelichtingen van invoergegevens.

7. De werkwijze volgens één der voorgaande conclusies, waarbij een auditrisico van het werkprogramma wordt geschat op maximaal 5%.

8. De werkwijze volgens één der voorgaande conclusies, waarbij de werkwijze is geïmplementeerd aan de hand van een rekenbladprogramma.

9. De werkwijze volgens conclusie 8, waarbij invoergegevens die in meerdere velden van het rekenbladprogramma optreden overeenkomstig worden gedupliceerd.

10.Een computer-geïmplementeerd systeem, aangepast voor uitvoering van de werkwijze volgens één der voorgaande conclusies.

11. Het computer-geïmplementeerd systeem volgens conclusie 10, welk systeem in een rekenbladprogramma is geïmplementeerd.