BE1026870B1 - Systeem en werkwijze voor automatische verificatie van onkostennota - Google Patents

Abstract

Werkwijzen en systemen worden geopenbaard voor het automatisch verwerken van onkostennota-informatie. De methode extraheert automatisch de waarden die overeenkomen met de sleutelvelden van de geüploade onkostennota met behulp van de OCR-technologie en evalueert de OCR-geëxtraheerde waarden met betrekking tot de transactie-informatie behorend bij de individuele gebruikers. Na evaluatie worden velden gecategoriseerd in drie of meer klassen, afhankelijk van het feit of de informatie is geverifieerd, niet geverifieerd, niet beschikbaar/optioneel, of het OCR-resultaat niet beschikbaar is. Verder wordt een rasterweergave gegenereerd die overeenkomt met elk van de onkostennota's die een overzicht verschaffen van welke velden automatisch zijn geverifieerd of niet zijn geverifieerd, waardoor de taak van de controleur wordt vereenvoudigd om zich alleen te richten op de velden die niet zijn geverifieerd.

Description

SYSTEEM EN WERKWIJZE VOOR AUTOMATISCHE VERIFICATIE VAN ONKOSTENNOTA

TECHNISCH DOMEIN De uitvinding heeft betrekking op een automatische onkostennota- verificatiesysteem dat de OCR-technologie gebruikt. Meer in het bijzonder heeft de uitvinding betrexking op het optimaliseren van de taak van controleurs van onkostennota-verificatie.

STAND DER TECHNIEK Reis- en reisgerelateerde uitgaven vormen een belangrijk onderdeel van de operationele kosten van elke organisatie. Grote aantallen inzendingen worden beheerd door de organisatie voor terugbetaling doeleinden. Veel organisaties gebruiken handmatige, op papier gebaseerde processen om reiskosten te beheren. Dit traditionele beheer van proceskosten op papier heeft veel nadelen.

Een nadeel is dat het voor veel mensen een tijdrovend proces is: medewerkers, boekhouding, inspecteurs en meer.

Fan ander nadeel is dat het een complexe en inefficiënte bedriifsprocedure is.

Een bijkomend nadeel is dat er een groot risico bestaat op fraude, fouten en vergissingen.

Er is in het vakgebied een behoefte om deze kosten beter te analyseren, te bewaken en te beheersen, terwijl de nauwkeurigheid wordt gehandhaafd en de productiviteit van de werker wordt verhoogd.

Om het proces van reizen of andere kostenvergoeding te aulomatiseren, passen organisaties verschillende methoden toe met behulp van Optische Tekenherkenning (OCR)-technologie. Bij dergelijke methoden worden gsscande kopisën of afbeeldingen van de rekeningen/facturen ontvangen van de gebruikers en geanalyseerd met behulp van OCR-technologie om gebruikerskosteninformatie te extraheren die vervolgens handmatig door de controleur (of een andere aangewezen medewerker) wordt geverifieerd. Deze stap maakt de taak van validatie echter eenvoudiger, maer de controleurs in de organisatie moesten de OCR- geëxtraheerde informatie nog steeds valideren met de informatie die door de gebruiker wordt verstrekt. Tijdens het validatieproces, de facturen waar deinformatie niet gevalideerd is, moet de controleur elk veld van de onkostennota controleren om te identificeren welk deel niet automatisch is geverifieerd. Het valideren van dergelijke type onkosteninformatie is een tijdrovend proces en vereist! voel aandacht voor het nauwkeurig veriliëren van informatie met betrekking tot elk veld.

Bovendien beschrijft US 2006/0089907 sen proces voor factuurverificatie. De automatische verificatie van de rekening/factuur wordt uitgevoerd door de inhoud die is ontvangen op de factuur te vergelijken met records die worden bijgehouden en die de transactie beschrijven, Het bledt echter geen categorisatie/weergave van facturen op basis van velden. Het accepteert ofwel weigert facturen ter goedkeuring. De controleur moet dus alle ongeldige facturen valideren die door het systeem worden geweigerd door elk veld ie verifiëren en welke sen aanzienlijke hoeveelheid tijd in beslag nemen.

Om bovengenoemde probiemen op te lossen, is er in het vakgebied een behoefte om het validatieproces te automatiseren, zodat de tijd die nodig is voor de controleur kan worden verminderd, waardoor de operationcie kosten voor de organisatie worden geoptimaliseerd.

Het is het dog! van de onderhavige uitvinding om een oplossing te verschaffen voor één of meer van de hiervoor genoemde en andere nadelen, in die zin dat het sen werkwijze Vverschaft voor het automatiseren van het verificatieproces van onkostennota's.

Het is ook een dosi van de onderhavige uitvinding om de visuele weergave van het rasterniveau van de sleulelvelden te verschaffen om de geverifieerde en niet- geverifieerde gegevenswaarden aan te geven.

Het is ook een doe! van de onderhavige uitvinding om de door de controleur bestede tijd te optimaliseren voor verificatie van de onkostennota's. Het is ook een doel van de onderhavige uitvinding om de exacte sleutelvelden te identificeren die geverifieerd en niet-geverifieerd zijn en vereisen opnieuw verificatie van de controleur. Verder is het doel van de uitvinding om het onkostennota-verificatiesysteem van de controleur te vereenvoudigen.

SAMENVATTING VAN DE UITVINDING Volgens de onderhavige uitvinding wordt het doel bereikt door een onkostennota- verificatiesysieem. De onderhavige uitvinding verschaft systemen en werkwijzen voor automatisch verificatiesysteem met behulp van OCR-technologie. Hiermee kunnen controleurs zich vooral concentreren op onkostennota's waarbij de door de gebruikers genoemde informatie niet is geverificerd, waardoor veel tijd wordt bespaard die anders verloren ging bij handmatige verwerking.

De onderhavige uitvinding verschaft werkwijzen en systemen voor het automatisch verwerken van de onkostendeclaratie op een manier die de tijd vermindert voor het verifiëren van de onkostennota-details. De methode verifieert automatisch de uitgavennota-veldinformatie door de onkostendeclaratie-informatie te extraheren met behulp van OCR-technologie en deze te vergelijken met de transactie- informatie verschaft door de gebruiker.

De onderhavige uitvinding verschaft een werkwijze voor het categoriseren van geëxtraheerde gegevens in drie of meer klassen op basis van de onkostennota- evaluatie. Na evaluatie worden velden ingedeeld in drie of meer klassen, afhankelijk van het feit of de intormatie is geverifieerd, niet geverifieerd, niet beschikbaar/optioneel, of OCR-resultaat niet beschikbaar.

De onderhavige uitvinding verschaft een werkwijze en een systeem voor het automatisch verwerven van transactie-informatie behorend bij de onkostennota. Een voordeel is dat de controleur niet elk veld hoeft te controleren behorend bij het uitgavenveld.

Een bijkomend voordeel is dat de tijd die nodig is voor het verifiëren van het uitgavenveld kleiner is.

Een ander bijkomend voordeel is dat het de effectieve kosten vermindert die nodig zijn in het optimalisatieproces.

Nog een ander voordeel is dat dit proces effectief en foutvrij is.

à BE2018/5884

BESCHRIJVING VAN DE FIGUREN In de tekeningen: Fig. 1 is een blokdiagram van de architectuur van een geautomatiseerd onkostennota-verificatiesysteem. Fig. 2 illustreert de processtroom voor automatische onkostennota-verificatie. Fig. 3 beeld! een exemplarisch raster af dat is gegenercerd als een output van de grafische module Fig. 4 illustreert de weergave van de controleur om de onkostennota te verwerken. Fig. 5 illustreert de stappen die zijn betrokken bij de automatische verwerking van onkostennola's.

GEDETAILLEERDE BESCHRIJVING Hoewel deze oplossing kan worden onderworpen aan verschillende modificaties en alternatieve vormen kan aannemen, is deze geïllusirserd als een voorbeeld in de bijgevoegde tekeningen en zal hieronder in detail worden beschreven. Het dient echter te worden begrepen dat het niet de bedoeling is dat deze oplossing wordt beperkt tot de specifieke beschreven vormen. Sommige aspecten vergelijkbaar in termen van omvang, de geopenbaarde uitvoeringsvormen worden hieronder beschreven. Het moet duidelijk zijn dat deze aspecten alleen worden gepresenteerd om de lezer gen korte samenvatting te geven van bepaalde vormen die de oplossing zouden kunnen aannemen en dat deze aspecten niet zijn bedoeld om de reikwijdte ervan te beperken. Deze oplossing kan inderdaad een aantal aspecten omvatten die hieronder niet worden gedefinieerd. Zoals hierin gebruikt, kunnen de termen gebruiker, individuele gebruiker en individu onderling uitwisselbaar met elkaar worden gebruikt. De onderhavige uitvinding is ook ioepasbaar op "een of meer individuele gebruikers” zoals beschreven in de conclusie, omvat meerdere gebruikers, individusle gebruikers, individuen. De term “computer” kan een aantal mogelijke apparaten omvatten, zoals tablet, persoonlijke digitale assistent (PDA), en elke soort van mobiele computerinrichting bekend in het vakgebied.

De term “controleur” wordt gedefinieerd als een persoon in de klantenorganisatie die verantwoordelijk is voor het verifiëren dat de gebruiker een bewijs van de onkosten heeft versirekt. 5 De term “onkosten” kan worden gedefinicerd als een uilgavenpost die de gebruiker maakt tijdens het uitvoeren van zijn werk voor de klantenorganisatie. De term ‘'onkostennota’ kan bestaan uit sen factuur, rekening, onkostennota, kostenoverzicht en elke soort verklaring die In het vakgebied bekerid is.

De term "onkostencategorie” beschrijft het type kosten dat door de gebruiker wordt gemaakt, d.w.z. reizen, hotel, lunch, parkeren, enz. De digitale kopies van de bonnen kan worden verkregen van sen camera of door de onkostennota's in te scannen met behulp van een scanner. Verder kan de digitale kopie van elk beeldformaat zijn zoals, JPEG, GIF, PNG, enz., of elk documentformaat zoals, PDF, DOC, XPS, enz. OCR-technologie, dis hierin wordt gebruikt, heeft dezelfde betekenis als gewoonlijk wordt begrepen door een deskundige in het vakgebied waartoe deze uitvinding behoort en door verwijzing naar gepubliceerde teksten, dis de deskundige in het vakgebied voorziet van een algemene gids voor veel van de termen die worden gebruikt in de huidige tospassing. De definities zijn alleen voor de duidelijkheid gegeven en zijn niet bedoeld om de geclaimde uitvinding te beperken. Figuur 1 toont een voorbeeld van een netwerkomgeving (100), voor de implementatie van een geautomatiseerd onkostennota-verificatiesysteem. Zoals getoond in de figuur 1 omvat de als voorbeeld dienende netwerkomgeving (100) een onkostennota-verificatietoepassing (103), één of meer gebruikersinrichtingen 101-1... 101-N, hierin gezamenlijk aangeduid als de gebruikersinrichtingen (101) en individueel aangeduid ais de gebruikersinrichting (101). De onkostenbeheertoepassing (103) is toegankelijk voor een of meer controleurs (106) van organisaties. De netwerkomgeving {100} omvat ook toegang tot transactieservers (105) die details verschaffen met betrekking tot verschillende kaarten (kredietkaart, tankkaart, verblijfkaart, etc.) voor kostenafrekening. De netwerkomgeving (100) kan verder toegang omvatten tot servers van de National

Banks (104) of bijvoorbeeld Xe.com voor hei verzamelen van informatie met betrekking tot wisselkoersen. De onkostenbeneertoepassing (103), de transactieserver 105, de wisselkoersgegevensserver (104) en de gebruikersinrichtingen (101) kunnen communiceren over een netwerk (102).

De onkostenbeheertoepassing (103) kan worden geconfigureerd om digitale kopieën van een of meer onkostennota's te ontvangen, overeenkomend met de door de gebruiker gemaakte kosten, via de gebruikersinrichtingen (101). De digitale kopie van de onkostennoias kan worden verkregen van een camera, of door de onkostennota's in te scannen met behulp van een scanner. Verder kan de digitale kopie van elk beeldformaat zijn zoals, JPEG, GIF, PNG, enz., of elk documentformaat zoals, PDF, DOC, XPS, etc. De onkostennota's kunnen worden verschaft met het doel van terugbetalingen voor de kosten die de gebruiker maakt voor zakelijke doeleinden. De onkostennotas kunnen door meerdere leveranciers of serviceproviders aan de gebruiker worden verstrekt. Een gebruikersinrichting (101) kan elke inrichting zijn die in staat is om gegevens te verzenden, zoals de digitale kopieën van de onkostennota's, naar de onkostenbeheertoepassing (103). Voorbeelden van de gebruikersinrichtingen (101) kunnen, zonder beperking, personelijke computers, cellulaire communicatie- inrichtingen, —in de hand gehouden weergaveapparaten, smartphones, persoonlijke digitale assistenten (PDA's), tablets, notebookcomputers en dergelijke. De gebruikersinrichting {101} kan ook in staat zijn om de digitale kopieën van de onkostennota's te genereren, bijvoorbseld het maken van afbeeldingen of het scannen van de onkostennota's. De gebruikersinrichtingen (101) kunnen geschikte hardware en/of software bevallen om via het netwerk (102) met de onkostenbeheertoepassing (103) te verbinden. Onkostenbeheertoepassing (103) kan informatie verwerven met betrekking tol transactie die overeenkomt met kosten die door gebruiker zijn gemaakt van de kaaritransactie (kredielkaart, betaalkaart, verbliifskaart, tankkaart enz.) server (105) voor geautomatiseerde verwerking. Na verwerking van de onkostennota worden de resultaten weergegeven aan de controleur (105). Figuur 2 illustreert de processtroom voor automatische onkostennota-verificatie. Het diagram beschrijft de interactie tussen verschillende componenten van hetgeautomatiseerde onkostennota-verificatiesysteem (200). Het computerapparaat bevat een sofiwareapplicatie voor onkostennota-verificatie aan het einde van de controleur.

De computerinrichting {202} getoond in het diagram kan van alles zijn, van een laptop, computer, werkstation, pc of mobiel, tablet, persoonlijke digitaleassistent (PDA) en elke soort mobiel computerapparaat bekend in het vakgebied.

Zoals weergegeven in het diagram, dient de gebruiker digitale kopieën (209) van onkostennota's in de vorm van een of meer afbeeldingen of gescande kopieën in.

De gebruiker verschaft onkosteninformatie over de toepassing die wordt uiigevoerdop gebruikersinrichtingen door het handmatig invoeren van de transactie-informatie (207) zoals transactiedatum, categorie van kosten, land en brutobedrag.

De gebruiker bevestigt verder sen ontvangstbewijs (onkostennota) door deze in te scannen of als alternatief een afbeelding van het ontvangstbewijs te nemen via een camera die is bevestigd aan het gebruikersapparaat (201). De transactiegegevens samen met het ontvangsisbewijs worden verzonden naar de onkosiennoie- verificatietospassing die wordt uitgevoerd op de computerinrichting (202) van de controleur voor validatiedoeleinden.

Als alternatief kan de transactie-informatie automatisch worden opgehaald door de onkostennota-verificatietoepassing van transactieservers (208), dis gegevens bevatten van verrichtingen die zijn uitgevoerd onder gebruikmaking van verschillende bedrijfskaarten die aan de gebruiker zijn uitgegeven.

De digitale kopisën van de onkostennota's worden ontvangen door OCR- herkenningsmodule (203). De OCR-herkenningsmodule (203) extraheert gegevens die corresponderen met sleutelvelden in de ontvangstsbewijzen zoals handelaarsnaam, plaatsnaam, BTW, brutobedrag, datum, enz.

De verwerkingsmodule (204) vergelijkt de transactie-informatie (207) met de OCH- geëxtraheerde sleutelveldwaarden van de onkostennota om te valideren dat de transactiegegevens verschaft door de gebruikers hetzelfde zijn.

De classificatiemodule (205) categoriseert de sleutelvelden in drie of meer categorieën van geverifieerd, niet geverifieerd, optioneel of niet beschikbaar.

Verder wijst het kleuren toe aan deze velden, afhankelijk van de validatiestatus van het sieutelveld.

De grafische module (206) toont de output van de verificatiestalus van de sieutelvelden in de vorm van visusle representatie. In een van de uitvoeringsvorm kan deze in de vorm van een raster worden weergegeven, waarbij verschillende vierkante kaders verschillende sleutelvelden vertegenwoordigen.

Figuur 3 beeldt een lustratie raster af dat is gegenereerd als een output van de grafische module. Zoals getoond in de figuur omvai het rooster (300) de output van de verificatiestatus van vijf gegevensveldwaarden 301, 302, 303, 304, 305. De gegevensvelden kunnen worden geselecteerd uit een reeks financiële en niet- nanciële velden die beschikbaar zijn op een ontvansibewijs/factuur/onkoslennoia. Zoals weergegeven in het diagram, geeft 301 de datum weer, zoals vermeld op het ontvangstbewijs, 302 vertegenwoordigt het brutobedrag, 303 vertegenwoordigt de BTW, 304 vertegenwoordigt de leverancier/handelaar en 305 vertegenwoordigt de stad waar de transactie heeft plaatsgevonden. Verder wordt in de figuur geloond dat elk van de vierkanten in het raster dat correspondeert met verschillende velden zijn gevuld met kleuren die worden beslist op basis van de validatiestatus verkregen na het vergelijken van de transactiewaarden met de OCR-geëxiraheerde waarden. De figuur geeft de definitie van de kleuren - de kleur in 306 geeft aan dat de informatie niet is geverifieerd, de kleur in 307 geeft aan dat de informatie is geverifieerd, de kleur in 308 geeft aan dat de informatie niet is opgegeven en de kleur in 309 vertegenwoordigt dat OCR-resultaat is niet beschikbaar.

Als een voorbeeldgeval is de kleur weergsgeven door 306 rood en geeft deze aan dat de informatie van dat veld niet is geverifieerd. De kleur weergegeven door 307 is groen en geeft aan dat de informatie van dat veld is geverifieerd. De kleur weergegeven door 308 is grijs en geeft aan dat de informatie van dat veld niet wordt verstrekt. Het vierkant 309 is leeg en geeft aan dat het OCH-resultaat voor dat veld niet beschikbaar is.

Figuur 4 illustreert het aanzicht van de controleur om de onkostennota te verwerken. Zoals getoond in de figuur representeren meerdere roosters (401) die overeenkomen met één of meer gebruikers de gevalideerde sieutelveiden. De belangrijkste velden worden gevalideerd door rekening te houden met een of meer organisatorische regels/beleid. De regels/beleid kunnen zijn kilometervergoeding, toegestane vergoeding per gebruiker, verbljfsvergoeding, voedseltoelage en dergelijke. De kolom (404) geeft aan of de door de gebruiker gemaakte kosten in overeenstemming zijn met de organisatieregels met behulp van visuele representatie (zoals door het tonen van een vinkje, kleurcode of uitroepteken). Hetsysteem vergelijkt ook de iransactie-informatie die door gebruikers wordt verstrekt overeenkomstig aan de geèxiraheerde gegevers van hun onkostennota.

De verschillende status van de velden van onkostennota's is in verschillende kleuren gerangschikt. Als voorbeeld, de rode kleur geeft aan dat informatie niet is geverifieerd, de groene kleur geeft aan dat informatie is geverifieerd, de grijze kleur geeft aan dat informatie niet beschikbaar is en een leeg veld geeft aan dat OCR- resultaat voor het veld niet beschikbaar is. Het vereenvoudigt de taak van de controleur, omdat de controleur alleen moet focussen op de velden dis niet zijn geverifieerd (bijvoorbeeld een rood vierkantje). De weergave ioont ook de onkostencategorie (402), de splitsing van de besteding van het bedrag voor een oi meer gebruikers op verschillende plaatsen. De naam van het land wordt getoond in de kolom naast de onkostencategorie (403). De kolom (405) getiteld “Geldige BTW- ontvangstbewijs" geeft aan of de ontvangst een BTW-ontvangsibewijs is of niet. De controleur controleert de vakjes naast de ontvangstbewijzen die geldige BTW- ontvangsibewijzen zijn en heft de vinkjes weg die niet geldig zijn als BTW. De BTW kan niet geregistreerd en teruggevorderd worden voor de ongeldige BTW - ontvangsibewijzen en het systeem dwingt het BTW-bedrag tot 0 voor dergelijke onivangsten tijdens verwerking.

Verwijzend naar figuur 5, het blokdiagram (500) illustreert de stappen die zijn betrokken bij de automatische verwerking van een onkostennota. In de cerste stap (501) ontvangt het onkostenbeheersysteem voor onkostennota de transactie- informatie benorende bij de door de gebruiker gemaakte kosten die handmatig door de gebruiker kunnen worden ingevoerd bij een toepassingsinterface op hun gebruikersapparaat of die alternatief automatisch worden ontvangen van de transactieservers van verschillende kaarten die werden gebruikt om betalingen voor de uitgaven te doen. In een volgende stap (502) wordt een digitale kopie van een onkostennota, die is geassocieerd met de kosten die zijn gemaakt door een of meer individuele gebruikers, ontvangen door het onkostenbeheersysteem. In een derde stap (503) worden gegevens die corresponderen met de belangrijkste velden in de ontvangsten zoals handelaarsnaam, plaatsnaam, BTW, brutobedrag, datum, enz, geëxtraheerd met behulp van optische tekenherkenning (OCR) technologie. in de vierder stap (504) worden de OCR-geëxiraheerde waarden vergeleken met de transactie-informatie die is ontvangen in de eerste stap (501} om te valideren dat de transactiegegevens verschaft door de gebruikers correct zijn en dezelfde zijn als aanwezig in de ontvangsten die door hen worden verschaft. In de voorlaatste stap (505) worden de gegevensvelden gecategoriseerd in drie of meer categorieën van geverifieerd, niet geverifieerd, optioneel of niet beschikbaar. Verdere wordenkleuren icegewezen aan deze velden, afhankelijk van de valldatiesialus. Uiteindeli;k wordt in de laatste slap (506) het resultaat van de validatie en categorisering weergegeven in de vorm van een raster dal de output van onkostennota-verificatie weergeeft voor controle door de controleurs.

De bovenstaande beschrijving illustreert verschillende uitvoeringsvormen van de onderhavige uitvinding samen met voorbeelden van hoe aspecten van de onderhavige uitvinding kunnen worden geïmplementeerd. De bovenstaande voorbeelden en uitvoeringsvormen dienen niet te worden beschouwd als de enige uitvoeringsvormen en worden gepresenteerd om de flexibiliteit en voordelen van de onderhavige uitvinding te illustreren zoals gedefinieerd door de volgends conclusies. Op basis van de bovenstaande beschrijving en de volgende conclusies zullen andere opstellingen, uilvoerngsvormen, implementaties en equivalenten voor de deskundige duidelijk zijn en kunnen worden gebruikt zonder af te wijken van de geest en omvang van de uitvinding zoals gedefinieerd door de conclusies.

Claims (14)

CONCLUSIES

1. Een automatische onkostenverificatiemethode voor het beoordelen van een of meer onkostennota-informatie geassocieerd aan een of meer individuele gebruikers, waarbij de werkwijze de siappen omvat van: a. het onivangen van transactie-informatie geassocieerd aan de onkosten die zijn gemaakt door een of meer individuels gebruikers b. het ontvangen van de digitale kopie van een onkosiennota geassocieerd aan de onkosten die zijn gemaakt door een of meer individuele gebruikers; ©. het extraheren van een reeks gegevenswaarden die corresponderen met sleutelvelden uit de onkostennota met behulp van optische tekenherkenning (OCB) technologie; d. het valideren van de OCR-geëxtraheerde gegevenswaarden door ze te vergelijken met de transactie-informatie geassocieerd aan de gebruiker; e. de sleutelvelden in drie of meer klassen in te delen op basis van het resultaat van de vergelijking; en f. hetin de vorm van een rasier weergeven van een output van validatie die correspondeert met elk sleutelveld.

2. De werkwijze volgens conclusie 1, waarbij de onkostennota-informatie wordt ontvangen door gebruik te maken van één van de communicatiekanalen waaronder internet, e-mail, netwerk en draagbare opslaginrichting.

3. De werkwijze volgens conclusie 1, waarbij de sieutelvelden die met OCR zijn geëxtraheerd, worden geselecteerd uit financiële en niet-financiële gegevens voor het beoordelen van een of meer onkostennota-informatis.

4. De werkwijze volgens conclusie 3, waarbij de financiële gegevensvelden kunnen worden geselecteerd uit het factuurbedrag, BTW, enz. en niet- financiële gegevensvelden kunnen worden geselecteerd uit de datum van transactie, handelaarsnaam, stad, etc.

5, De werkwijze volgens conclusie 1, waarbij de drie of meer categorieën worden gerepresenteerd door dezelfde of verschillende kleuren op basis van de volgende validatiestatus: a, informatie met betrekking tot het veld is geverifieerd, b. informatie met betrekking tot het veld is niet geverifieerd, c. informatie die overeenkomt met het veld is optioneel en wordt niet verstrekt voor de betreffende transactie, d. OCR-resultaten voor dat veld zijn niet beschikbaar.

6. De werkwijze van conclusie 1, waarbij de transactie-informatie geassocieerd aan de onkosten die zijn gemaakt door een of meer individuele gebruikers ofwel handmatig door de gebruiker worden ingediend ofwei automatisch door de transactieserver worden verschaft.

7. Werkwijze volgens één van de voorgaande conclusies, waarbij de digitale kopie van de onkostennota geassocieerd aan de onkosten die zijn gemaakt door een of meer individuele gebruikers kan worden geselecteerd uit een of meer afbeeldingen of gescande kopleën of andere vergelijkbare indelingen.

8. Een automatisch onkostennota-verificatiesysteem (200) voor het beoordelen van één of meer onkostennota-informatie behorend bij één of meer individuele gebruikers, waarbij het systeem: a. een compulerinrichting (202) verbonden met een netwerk voor het ontvangen van de transactie-informatie (207) geassocieerd aan de onkosten gemaakt door een of meer individuele gebruikers; b. sen computerinrichting (202) verbonden met een netwerk voor het onivangen van de digitale kopie van onkostennota (209) geassocieerd aan de onkosten gemaakt door een of meer individuele gebruikers; cg. een module voor optische tekenherkenning (203) om sen reeks gegevenswaarden te extraheren corresponderend met de sleutelvelden van de onkostennota-dossier met behulp van optische tekenherkenningstechnologie; d. een verwerkingsmodule (204) voor hei valideren van de OCR- geëxtrahcerde gegevenswaarden door ze te vergelijken met de transactie-informatie geassocieerd aan de gebruiker; e zen classificatiomodule (205) om de sieuteivelden in drie of meer klassen te categoriseren op basis van het resultaat van de vergelijking; en f. een grafische module (206) voor het weergeven in de vorm van een raster van de output van validatie corresponderend met elk sleuielveld.

9. Het systeem volgens conclusie 8, waarbij de onkostennota-informatie wordt ontvangen door gebruik te maken van één van de communicatiekanalen inclusief internet, e-mail, netwerk en draagbaar opslagapparaat.

10. Het systeem volgens conclusie 8, waarbij de sleutelvelden die met OCR zijn geëxtraheerd, worden geselecteerd uit financiële en niet-financiële gegevens voor het beoordelen van een of meer onkostennota-informatie.

11.Het systeem volgens conclusie 10, waarbij de financiële gegevensvelden kunnen worden geselecteerd uit factuurbedrag, BTW, enz. en niet-financiëlegegevensvelden kunnen worden geselecteerd uit de datum van transactie, handelaarshaam, siad, enz,

12. Het systeem volgens conclusie 8, waarbij de drie of meer categorieën worden gerepresenteerd door dezelide of verschillende kleuren op basis van de volgende validatiesiatus: a. informatie met betrekking toi het veld is geverifieerd, b. informatie met botrekking tot het veld is niel geverifieerd, c. informatie die overeenkomt met het veld is optioneel en wordt niel verstrekt voor de betreffende transactie, d. OCP-resuitaten voor dat veld zijn niet beschikbaar

13.Het systeem volgens conclusie 8, waarbij de transactie-informatie geassocieerd aan de onkosten die zijn gemaakt door een of meer Individuele gebruikers oïwel handmatig door de gebruiker worden ingediend ofwel automatisch door de transactieserver worden verschafft.

14 Het systeem volgens conclusie 8, waarbij de digitale kopie van de onkostennota geassocieerd aan de onkosten die zijn gemaakt door een of meer individuele gebruikers kan worden geselecteerd uit een of meer afbeeldingen of gescande kopieën of andere vergelijkbare formaten.