JP7383940B2 - 情報管理装置および情報管理システム - Google Patents
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Description
特許文献2には、ファイル保管装置が開示されている。このファイル保管装置は、あらかじめ定められた契約容量の範囲で単数もしくは複数のファイルを保存および削除することのできる契約領域22が確保されている第1のデータ格納部と、第1のデータ格納部とは別に設けられた第2のデータ格納部と、契約容量を記憶している管理情報格納部と、契約領域にファイルが追加されると契約領域に記憶される単数もしくは複数のファイルの総容量が契約容量を超える場合、第2のデータ格納部に追加記憶領域を作成する蓄積情報制御部とを有する。
本発明は、予め定められた容量の上限を超えて電子文書の保存の操作が行われた場合でも、他のグループが不利益を被りにくい情報管理装置等を提供することを目的とする。
請求項2に記載の発明は、前記管理手段は、予め登録された他の組織のグループに割り当てる容量がないときは、一のグループが属する組織に保存された電子文書を共有する組織のグループを他のグループとして選定することを特徴とする請求項1に記載の情報管理装置である。
請求項3に記載の発明は、前記管理手段は、共有する電子文書の容量を上限として、一のグループに対し容量を割り当てることを特徴とする請求項2に記載の情報管理装置である。
請求項4に記載の発明は、前記管理手段は、前記優先順により決定された他のグループの候補が複数存在する場合は、グループ間および/または当該グループが属する組織間の関連性以外の優先順に従い、他のグループを選定することを特徴とする請求項1に記載の情報管理装置である。
請求項5に記載の発明は、前記管理手段は、グループの管理者を基にした優先順に従い、他のグループを選定することを特徴とする請求項4に記載の情報管理装置である。
請求項6に記載の発明は、電子文書を管理する情報管理装置と、前記電子文書の保存を指示する指示手段と、を備え、前記情報管理装置は、複数のグループから電子文書の保存を受け付ける受付手段と、受け付けられた電子文書を保存する記憶手段の容量を、前記複数のグループ毎に管理する管理手段と、を備え、前記管理手段は、前記複数のグループのうち一のグループに付与された容量の上限を超過したときに、グループ間および/または当該グループが属する組織間の関連性に応じて、一のグループ以外の他のグループに付与された容量の一部を一のグループに対し割り当て、グループ間の関連性を表す予め定められた優先順に従い、一のグループと同じ組織に属するグループを他のグループとして選定し、一のグループと同じ組織に属するグループに割り当てる容量がないときは、予め登録された他の組織のグループを他のグループとして選定する情報管理システムである。
請求項2の発明によれば、他のグループとして、他の組織における、より不利益を被りにくいグループを選定することができる。
請求項3の発明によれば、公平の観点から、不利益を被ることが生じにくい範囲で、容量を肩代わりすることができる。
請求項4の発明によれば、他のグループの候補が複数存在した場合に、不利益を、より被りにくいグループを選定することができる。
請求項5の発明によれば、グループの管理者による迅速な対応が期待できる。
請求項6の発明によれば、予め定められた容量の上限を超えて電子文書の保存の操作が行われた場合でも、他のグループが不利益を被りにくい情報管理システムを提供することができる。
図1は、本実施の形態における情報処理システム1の構成例を示す図である。
図示する情報処理システム1は、例えば、インターネット等のネットワークを利用して、複数のテナントにストレージを提供するマルチテナント型のクラウドサービスに用いられる。
なお、図1では、端末装置10は、テナントA、テナントB、テナントCに例示されるテナント毎に複数ずつ備えられる。ここでは、テナントAに属する端末装置10を、端末装置10a、10b、10cで示している。また、テナントBに属する端末装置10を、端末装置10d、10e、10fで示している。さらに、テナントCに属する端末装置10を、端末装置10g、10h、10iで示している。なお、ここでは、テナントは、テナントA,テナントB、テナントCの3つであったが、テナントは、いくつであってもよい。また、それぞれのテナント毎に3つの端末装置10を図示したが、テナントに備えられる端末装置10は、いくつであってもよい。
さらに、端末装置10および管理サーバ20は、外部との通信を行うための通信インタフェース(以下、「通信I/F」と表記する)と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構と、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力デバイスとを備える。
図2は、情報処理システム1の概略動作の例について示した図である。
なお、この例では、テナントAに属するユーザU1が端末装置10aで、資料を作成し、その結果、生成された電子文書が、管理サーバ20に送られ、さらに、テナントAに属し、端末装置10bを操作するユーザU2が、その電子文書を閲覧する場合を例として説明を行う。
資料の情報を受信した管理サーバ20は、これを上述したストレージ等に保存する(1B)。
そして、ユーザU2は、端末装置10bで動作するブラウザ等のソフトウェアを操作し、管理サーバ20に対し、ユーザU2の認証を行う。そして、ユーザU2は、管理サーバ20に保存されている資料の情報をダウンロードし、資料の内容を閲覧することができる(1C)。
これにより、例えば、ユーザU2は、電子文書を閲覧し、その内容を確認することができる。つまり、管理サーバ20を利用することで、同じテナントA内において、電子文書を共有することができる。一方、他のテナントB、Cの電子文書も同じストレージ内に保存されるが、ユーザの認証が必要なため、テナントB、Cのユーザは、テナントAのユーザがアップロードした電子文書の閲覧はできない。そのため、テナント間でのセキュリティは保たれる。
図3(a)では、管理サーバ20のストレージの最大容量が、60TBであり、テナントA~テナントFの6つのテナントに対し、容量を、それぞれ10TBずつ割り当てた場合を示している。そして、各テナントが電子文書の保存に使用している分を、使用容量Sとして概念的に示している。
図4は、特定のテナントにおいて、割り当てられた容量を超過する場合を説明したシーケンス図である。
ここでは、テナントAにおいて、割り当てられた容量を超過する状況について示している。そして、テナントAのユーザU1が1TBの容量の電子文書を保存する操作を行うとともに、テナントAのユーザU2が、0.7TBの容量の電子文書を保存する操作を行う場合について説明を行う。そして、テナントAには、10TBの容量が割り当てられ、このうち9TBが既に使用されており、空き容量が1TBであるとする。この容量の管理は、例えば、管理サーバ20において、容量管理差分テーブルに書き込み、容量を管理するデータベースにコミット処理することで行われる。
まず、ユーザU1の操作により、管理サーバ20が、容量管理差分テーブルを参照し、新規追加する1TBの電子文書分の空き容量があるかをチェックする(ステップ101)。その結果、1TBの容量を使用できることが確認できる。
次に、管理サーバ20は、容量管理差分テーブルにファイルの容量を、+1.0TB追加する更新を行う(ステップ102)。
さらに、コミット処理を行い、データベースに反映させる(ステップ103)。
次に、管理サーバ20は、容量管理差分テーブルにファイルの容量を、+0.7TB追加する更新を行う(ステップ202)。
さらに、コミット処理を行い、データベースに反映させる(ステップ203)。
図3(b)は、容量超過により生じる影響について説明した図である。
図3(b)では、テナントA~テナントFの6つのテナントのうち、テナントA、テナントB、テナントCが、割り当てられた10TBの容量に対し、それぞれ2TB、4TB、1TBの容量超過を生じている状態を示している。図では、容量超過分を点線で図示している。また、テナントE、テナントFは、割り当てられた10TBの容量を全て使い切っている。そして、テナントDは、割り当てられた10TBの容量に対し、3TBを使用し、7TB分は未使用である。このとき、テナントDは、本来7TBの容量を使用可能であるはずである。しかし、テナントA、テナントB、テナントCで、合計で、2TB+4TB+1TB=7TBの容量超過が生じており、また、このストレージでは、最大容量が60TBであるため、テナントDが使用できる容量は、残っていない。つまり、テナントDは、本来使用できる容量分を使用できず、不利益が生じる。この現象は、複数のテナントが、ストレージを利用するマルチテナント型の場合、特に顕著になる。即ち、複数のテナントで容量超過が生じる結果、それが積み重なり、ストレージの容量が不足しやすくなる。
また、容量超過が生じた場合、超過分を安価な別ストレージに移すことが考えられる。しかしこの場合、別ストレージの運用費用が別途必要となる。また、ストレージを提供するクラウドサービスは、利用できる容量を制限することを条件に定額制であることが多く、別ストレージを利用したテナントに対し、運用費用の増加分を別途請求することが困難であるときがある。
そこで、本実施の形態では、管理サーバ20を以下の構成とし、一のテナントで容量超過が生じても、他のテナントに不利益を及ぼしにくくしている。
図5は、管理サーバ20の機能構成例について説明したブロック図である。
なお、ここでは、情報処理システム1が有する種々の機能のうち本実施の形態に関係するものを選択して図示している。
送受信部21は、端末装置10との間で電子文書の送受信を行う。また、送受信部21は、受付手段の一例であり、端末装置10から、電子文書の保存の要求受け付ける。送受信部21は、例えば、通信I/Fに対応する。
管理部22は、管理手段の一例であり、受け付けられた電子文書を保存する記憶部23の容量を、管理する。管理部22は、例えば、CPUに対応する。管理部22のより詳しい説明は、後述する。
記憶部23は、電子文書の保存を行う。また、上述した容量管理差分テーブルを記憶する。さらに、詳しくは後述するが、テナントに関する情報を記憶する。記憶部23は、例えば、ストレージに対応する。
次に、管理部22の詳細説明を行う。
本実施の形態では、同一テナント内で、複数のグループを設定し、それぞれのグループ毎に容量を割り当てることができる。つまり、本実施の形態では、各テナントに予め定められた容量を割り当てるが、割り当てられた容量をさらに分割し、テナント内で配分する。本実施の形態では、分割したそれぞれのグループを、以下、「キャビネット」と言うことがある。キャビネットは、テナントが会社であったときは、例えば、会社内の部署毎に割り当てられる。割り当てられるキャビネットの容量は、キャビネットを管理する管理者が決定することができる。
図6では、テナントA内で設定されたキャビネットKA1~KA5を示している。そして、キャビネットKA1~KA5のそれぞれは、1TB、2TB、0.5TB、1TB、0.5TBの容量を有し、合計で5TBであることを示している。なおこの場合、テナントAの最大容量は、6TBである。よって、1TBの空き容量があることも示している。
このとき、管理部22は、キャビネット間の関連性を表す予め定められた優先順に従い、他のキャビネットを選定する。
この優先順を、以下の(1)~(3)に示す。このうち(1)が優先順が最も高く、(1)、(2)、(3)の順に優先順が低くなり、(3)が優先順が最も低い。即ち、(1)、(2)、(3)の順で、容量超過分を肩代わり可能なキャビネットの探索および選定を行う。
(2)予め登録された他のテナントのキャビネットを選定
(3)電子文書を共有しているテナントのキャビネットを選定
このうち、図7(a)は、図6と同様の場合であり、テナントA内にキャビネットKA1~KA5が設定される。そして、キャビネットKA1~KA5のそれぞれは、1TB、2TB、0.5TB、1TB、0.5TBの容量を有し、合計で5TBであることを示している。そして、テナントAには、1TBの空き容量がある場合を示している。
また、図7(b)は、キャビネットKA3に容量超過が生じた場合を示している。この場合、管理部22は、容量超過分をテナントA内の空き容量を利用して肩代わりする。つまり、テナントA内のキャビネットKA3の容量超過分を、同一テナント内の空き容量を他のキャビネットとして利用することでカバーする。
ここでは、テナントA内でキャビネットKA1~KA6が設定される。そして、キャビネットKA1~KA6のそれぞれは、1TB、2TB、0.5TB、1TB、0.5TB、1TBの容量を有し、合計で6TBであることを示している。つまり、図7の場合とは異なり、テナントA内に空き容量は存在しない。
そして、図8では、キャビネットKA3に容量超過が生じた場合を示している。このとき、管理部22は、容量超過分をテナントA内の他のキャビネットに割り当てる。この場合、管理部22は、キャビネットKA3の容量超過分を、テナントA内のキャビネットKA5に肩代わりさせ、割り当てる。キャビネットKA5は、未使用の容量があるため、肩代わりが可能である。つまり、テナントA内のキャビネットKA3の容量超過分を、同一テナント内の他のキャビネットKA5の未使用の容量を利用することでカバーする。
図示するキャビネット別使用状況一覧L1は、キャビネットの利用状況を示したリストである。このキャビネット別使用状況一覧L1では、テナントAにおいて、キャビネット名Knが、共有キャビネット01~共有キャビネット06として、設定されていることを示す。そしてそれぞれの使用率Rおよび容量Yについての情報を表示している。
そしてここでは、共有キャビネット01が、使用率Rが107.0%であり、7%の容量超過が生じていることを示している。そして、容量Yについて、「超過」が、超過容量を示しており、これが容量の「上限」である10GBに対し、0.7GBであることを示している。
また、共有キャビネット03が、この超過分を肩代わりし、容量Yについて、「肩代わり」が、0、7GBであることを示している。
図10(a)に示すように、ここでは、テナントA内でキャビネットKA1~KA6が設定される。そして、キャビネットKA1~KA6のそれぞれは、1TB、2TB、0.5TB、1TB、0.5TB、1TBの容量を有し、合計で6TBであることを示している。さらに、キャビネットKA1~KA6は、割り当てられた容量を全て使用している。そして、キャビネットKA6に容量超過が生じた場合を示している。
図11(a)は、図10(a)と同様の図である。つまり、テナントA内で、それぞれ1TB、2TB、0.5TB、1TB、0.5TB、1TBの容量を有するキャビネットKA1~KA6が設定される。そして、キャビネットKA1~KA6は、割り当てられた容量を全て使用している。
一方、図11(b)は、キャビネットKA6に容量超過が生じた場合を示している。このとき、管理部22は、容量超過分を他のテナントであるテナントC内のキャビネットに割り当てる。この場合、管理部22は、テナントAのキャビネットKA6の容量超過分を、テナントC内のキャビネットKC6に肩代わりさせる。
このうち、図12で図示するキャビネット別使用状況一覧L2は、容量超過側のテナントAのキャビネットの利用状況を示したリストである。このキャビネット別使用状況一覧L2では、テナントAのキャビネット名Knが、共有キャビネット01~共有キャビネット06として、設定されている。そしてそれぞれの使用率Rおよび容量Yについての情報を表示している。
そして、共有キャビネット01のキャビネットが、使用率Rが107.0%であり、7%の容量超過が生じていることを示している。そして、容量Yについて、「超過」が、超過容量を示しており、これが容量の「上限」である10GBに対し、0.7GBであることを示している。
ここでは、警告メッセージMe2として、容量超過が生じた旨と、肩代わりをしている相手先であるテナントBのキャビネット11に関する情報とが表示されている。また、容量超過の場合は、操作が制限される旨が表示されている。
そして、共有キャビネット11のキャビネットの容量Yについて、「肩代わり」が、0.7GBであることを示している。
ここでは、警告メッセージMe3として、肩代わりが生じた旨と、肩代わりをしている相手先であるテナントAのキャビネット01に関する情報とが表示されている。
なお、警告メッセージMe2、Me3を表示するとともに、それぞれのキャビネットを管理する管理者にメール等で通知してもよい。
まず、管理部22は、各テナントの各キャビネットについて、上限値と現在の使用量を確認し、使用量が上限値を超過していないか否かを確認する。つまり、管理部22は、容量超過が生じているキャビネットがあるか否かを確認する(ステップ301)。
その結果、超過しているキャビネットがない場合(ステップ301でNo)、管理部22は、処理を終了する。
その結果、存在しない場合(ステップ302でNo)、管理部22は、記憶部23を参照し、超過しているキャビネットが設定されるテナントが、予めテナントを登録しているか否かを確認する。さらに管理部22は、予め登録しているテナントに超過容量分の未使用領域が存在するキャビネットが存在するか否かを確認する(ステップ303)。これは、上記(2)の規則に該当するか否かを確認する処理に対応する。
そして、管理部22は、超過しているキャビネットの管理者、および容量を肩代わりしたキャビネットの管理者に対し、通知を行う(ステップ307)。
さらに、管理部22は、超過しているキャビネットに対して、操作の制限を行う(ステップ308)。操作の制限は、例えば、容量超過分の電子文書の削除を行う操作やキャビネットの容量拡張の操作以外の操作を禁止する等が該当する。
まず、送受信部21が、容量超過が生じているキャビネットを利用するユーザから、電子文書の保存等の要求を受け付ける(ステップ401)。
次に、管理部22が、要求を受けたテナントの各キャビネットについて、容量超過が生じているキャビネットがあるか否かを、確認する(ステップ402)。
その結果、超過しているキャビネットがない場合(ステップ402でNo)、管理部22は、ユーザに通常の操作を許可する(ステップ403)。
そして、電子文書の削除またはキャビネットの容量拡張の操作である場合(ステップ404でYes)、管理部22は、削除する電子文書または拡張した容量が、超過した容量以上であるか否かを確認する(ステップ405)。
その結果、削除する電子文書または拡張した容量が、超過した容量以上である場合(ステップ405でYes)、管理部22は、超過しているキャビネットの情報から超過容量分を削除する(ステップ406)。
そして、管理部22は、容量超過が生じているキャビネットを操作するユーザに対し、操作の制限を解除する(ステップ407)。
この優先順の例を、以下の(4)~(6)に示す。このうち(4)が優先順が最も高く、(4)、(5)、(6)の順に優先順が低くなり、(6)が優先順が最も低い。即ち、(4)、(5)、(6)の順で、容量超過分を肩代わり可能なキャビネットの探索および選定を行う。
(5)容量超過が生じたキャビネットと同じ管理者が管理するキャビネットを選定
(6)キャビネットの管理者の位置によりキャビネットを選定
なお、(5)、(6)の規則では、管理部22は、他のグループの管理者を基にした優先順に従い、他のグループを選定する、と言うこともできる。
Claims (6)
- 複数のグループから電子文書の保存の要求を受け付ける受付手段と、
受け付けられた電子文書を保存する記憶手段の容量を、前記複数のグループ毎に管理する管理手段と、
を備え、
前記管理手段は、前記複数のグループのうち一のグループに付与された容量の上限を超過したときに、グループ間および/または当該グループが属する組織間の関連性に応じて、一のグループ以外の他のグループに付与された容量の一部を一のグループに対し割り当て、グループ間の関連性を表す予め定められた優先順に従い、一のグループと同じ組織に属するグループを他のグループとして選定し、一のグループと同じ組織に属するグループに割り当てる容量がないときは、予め登録された他の組織のグループを他のグループとして選定する情報管理装置。 - 前記管理手段は、予め登録された他の組織のグループに割り当てる容量がないときは、一のグループが属する組織に保存された電子文書を共有する組織のグループを他のグループとして選定することを特徴とする請求項1に記載の情報管理装置。
- 前記管理手段は、共有する電子文書の容量を上限として、一のグループに対し容量を割り当てることを特徴とする請求項2に記載の情報管理装置。
- 前記管理手段は、前記優先順により決定された他のグループの候補が複数存在する場合は、グループ間および/または当該グループが属する組織間の関連性以外の優先順に従い、他のグループを選定することを特徴とする請求項1に記載の情報管理装置。
- 前記管理手段は、グループの管理者を基にした優先順に従い、他のグループを選定することを特徴とする請求項4に記載の情報管理装置。
- 電子文書を管理する情報管理装置と、
前記電子文書の保存を指示する指示手段と、
を備え、
前記情報管理装置は、
複数のグループから電子文書の保存を受け付ける受付手段と、
受け付けられた電子文書を保存する記憶手段の容量を、前記複数のグループ毎に管理する管理手段と、
を備え、
前記管理手段は、前記複数のグループのうち一のグループに付与された容量の上限を超過したときに、グループ間および/または当該グループが属する組織間の関連性に応じて、一のグループ以外の他のグループに付与された容量の一部を一のグループに対し割り当て、グループ間の関連性を表す予め定められた優先順に従い、一のグループと同じ組織に属するグループを他のグループとして選定し、一のグループと同じ組織に属するグループに割り当てる容量がないときは、予め登録された他の組織のグループを他のグループとして選定する情報管理システム。
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