JP2021039623A - 情報管理装置および情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】予め定められた容量の上限を超えて電子文書の保存の操作が行われた場合でも、他のグループが不利益を被りにくい情報管理装置等を提供する。【解決手段】複数のキャビネットから電子文書の保存の要求を受け付ける送受信部２１と、受け付けられた電子文書を保存する記憶部２３の容量を、複数のキャビネット毎に管理する管理部２２と、を備え、管理部２２は、複数のキャビネットのうち一のキャビネットに付与された容量の上限を超過したときに、キャビネット間および／またはキャビネットが属する組織間の関連性に応じて、一のキャビネット以外の他のキャビネットに付与された容量の一部を一のキャビネットに対し割り当てる情報管理装置。【選択図】図２

Description

本発明は、情報管理装置、情報管理システムに関する。

従来、複数のグループ毎に、予め定められた容量を上限として電子文書を保存する情報管理装置が存在する。

特許文献１には、情報処理装置が開示されている。この情報処理装置は、ストレージの使用可能容量に関するレコードと、文書ファイルの操作処理に係るストレージの使用容量の増減を示す増減レコードとを、空き容量テーブルに登録する。そして、空き容量テーブルに登録された複数のレコードを合算し、ストレージの空き容量を取得する。
特許文献２には、ファイル保管装置が開示されている。このファイル保管装置は、あらかじめ定められた契約容量の範囲で単数もしくは複数のファイルを保存および削除することのできる契約領域２２が確保されている第１のデータ格納部と、第１のデータ格納部とは別に設けられた第２のデータ格納部と、契約容量を記憶している管理情報格納部と、契約領域にファイルが追加されると契約領域に記憶される単数もしくは複数のファイルの総容量が契約容量を超える場合、第２のデータ格納部に追加記憶領域を作成する蓄積情報制御部とを有する。

特開２０１５−２０３９６３号公報 特開２００９−１８７３２４号公報

しかしながら、例えば、一のグループにおける複数のユーザが電子文書を保存しようとした場合、保存の操作のタイミングがほぼ同時であると、予め定められた容量の上限を超えて電子文書を保存できる場合がある。この場合、他のグループについて電子文書を保存する容量が不足する場合が生じ、他のグループが不利益を被ることがある。これを防止するため、例えば複数のユーザのうち、一方のユーザの保存の操作が終了するまで他のユーザの保存の操作を受けつけないようにすることが考えられるが、装置のパフォーマンスの低下が発生する。
本発明は、予め定められた容量の上限を超えて電子文書の保存の操作が行われた場合でも、他のグループが不利益を被りにくい情報管理装置等を提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、複数のグループから電子文書の保存の要求を受け付ける受付手段と、受け付けられた電子文書を保存する記憶手段の容量を、前記複数のグループ毎に管理する管理手段と、を備え、前記管理手段は、前記複数のグループのうち一のグループに付与された容量の上限を超過したときに、グループ間および／または当該グループが属する組織間の関連性に応じて、一のグループ以外の他のグループに付与された容量の一部を一のグループに対し割り当てる情報管理装置である。
請求項２に記載の発明は、前記管理手段は、グループ間の関連性を表す予め定められた優先順に従い、他のグループを選定することを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置である。
請求項３に記載の発明は、前記管理手段は、一のグループと同じ組織に属するグループを他のグループとして選定することを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置である。
請求項４に記載の発明は、前記管理手段は、一のグループと同じ組織に属するグループに割り当てる容量がないときは、予め登録された他の組織のグループを他のグループとして選定することを特徴とする請求項３に記載の情報管理装置である。
請求項５に記載の発明は、前記管理手段は、予め登録された他の組織のグループに割り当てる容量がないときは、一のグループが属する組織に保存された電子文書を共有する組織のグループを他のグループとして選定することを特徴とする請求項４に記載の情報管理装置である。
請求項６に記載の発明は、前記管理手段は、共有する電子文書の容量を上限として、一のグループに対し容量を割り当てることを特徴とする請求項５に記載の情報管理装置である。
請求項７に記載の発明は、前記管理手段は、前記優先順により決定された他のグループの候補が複数存在する場合は、グループ間および／または当該グループが属する組織間の関連性以外の優先順に従い、他のグループを選定することを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置である。
請求項８に記載の発明は、前記管理手段は、グループの管理者を基にした優先順に従い、他のグループを選定することを特徴とする請求項７に記載の情報管理装置である。
請求項９に記載の発明は、電子文書を管理する情報管理装置と、前記電子文書の保存を指示する指示手段と、を備え、前記情報管理装置は、複数のグループから電子文書の保存を受け付ける受付手段と、受け付けられた電子文書を保存する記憶手段の容量を、前記複数のグループ毎に管理する管理手段と、を備え、前記管理手段は、前記複数のグループのうち一のグループに付与された容量の上限を超過したときに、グループ間および／または当該グループが属する組織間の関連性に応じて、一のグループ以外の他のグループに付与された容量の一部を一のグループに対し割り当てる情報管理システムである。

請求項１の発明によれば、予め定められた容量の上限を超えて電子文書の保存の操作が行われた場合でも、他のグループが不利益を被りにくい情報管理装置を提供することができる。
請求項２の発明によれば、他のグループとして、不利益を、より被りにくいグループを選定することができる。
請求項３の発明によれば、他のグループとして、他の組織に影響を与えないグループを選定することができる。
請求項４、５の発明によれば、他のグループとして、他の組織における、より不利益を被りにくいグループを選定することができる。
請求項６の発明によれば、公平の観点から、不利益を被ることが生じにくい範囲で、容量を肩代わりすることができる。
請求項７の発明によれば、他のグループの候補が複数存在した場合に、不利益を、より被りにくいグループを選定することができる。
請求項８の発明によれば、グループの管理者による迅速な対応が期待できる。
請求項９の発明によれば、予め定められた容量の上限を超えて電子文書の保存の操作が行われた場合でも、他のグループが不利益を被りにくい情報管理システムを提供することができる。

本実施の形態における情報処理システムの構成例を示す図である。 情報処理システムの概略動作の例について示した図である。 （ａ）〜（ｂ）は、各テナントに割り当てられる容量について示した概念図である。 特定のテナントにおいて、割り当てられた容量を超過する場合を説明したシーケンス図である。 管理サーバの機能構成例について説明したブロック図である。 テナント内で設定されるキャビネットについて説明した図である。 （ａ）〜（ｂ）は、（１）の規則により、キャビネットを選定する方法の第１の例を示した図である。 （１）の規則により、キャビネットを選定する方法の第２の例を示した図である。 図８の場合についてのキャビネット別使用状況一覧を示した図である。 （ａ）〜（ｂ）は、（２）の規則により、キャビネットを選定する方法を示した図である。 （ａ）〜（ｂ）は、（３）の規則により、キャビネットを選定する方法を示した図である。 図１０の場合についてのキャビネット別使用状況一覧を示した図である。 図１０の場合についてのキャビネット別使用状況一覧を示した図である。 管理部が、（１）〜（３）の優先順に従い、容量超過分を肩代わり可能なキャビネットを選定する手順について示したフローチャートである。 管理部が、容量超過が生じているキャビネットに対し、操作の制限を行う手順について示したフローチャートである。

＜情報処理システム全体の説明＞
図１は、本実施の形態における情報処理システム１の構成例を示す図である。
図示する情報処理システム１は、例えば、インターネット等のネットワークを利用して、複数のテナントにストレージを提供するマルチテナント型のクラウドサービスに用いられる。

図示するように本実施の形態の情報処理システム１は、端末装置１０と、管理サーバ２０とが、ネットワーク３０を介して接続されることにより構成されている。
なお、図１では、端末装置１０は、テナントＡ、テナントＢ、テナントＣに例示されるテナント毎に複数ずつ備えられる。ここでは、テナントＡに属する端末装置１０を、端末装置１０ａ、１０ｂ、１０ｃで示している。また、テナントＢに属する端末装置１０を、端末装置１０ｄ、１０ｅ、１０ｆで示している。さらに、テナントＣに属する端末装置１０を、端末装置１０ｇ、１０ｈ、１０ｉで示している。なお、ここでは、テナントは、テナントＡ，テナントＢ、テナントＣの３つであったが、テナントは、いくつであってもよい。また、それぞれのテナント毎に３つの端末装置１０を図示したが、テナントに備えられる端末装置１０は、いくつであってもよい。

この場合、テナントは、組織の一例である。ここで、「組織」とは、共通の目標を有し、目標達成のために協働を行う、何らかの手段で統制された複数の人々の行為やコミュニケーションによって構成されるシステムである。組織は、例えば、会社、学校、公共施設、病院などであるが、その形態は、問わない。図１では、このような組織内に、複数の端末装置１０が、３つずつ備えられる場合を示している。

端末装置１０は、電子文書の保存を指示する指示手段の一例である。端末装置１０は、例えば、汎用のパーソナルコンピュータ（ＰＣ）、モバイルコンピュータ、携帯電話、スマートフォン、タブレット等のコンピュータ装置である。そして、端末装置１０は、ＯＳ（Operating System）による管理下において、各種アプリケーションソフトウェアを動作させることで、管理サーバ２０で管理される電子文書の作成、編集、閲覧等を行う。

なお、ここで、「電子文書」とは、何らかの情報を電子化したものである。この「電子文書」は、端末装置１０および管理サーバ２０のそれぞれで扱うことができるものであれば、情報の種類、形式およびデータ構造等について特に限られるものではない。「電子文書」としては、例えば、文字情報、画像情報等の電子文書、プログラム等のソフトウェア、および設定情報等のソフトウェアに関する情報などを含む。

管理サーバ２０は、電子文書を管理する情報管理装置の一例であり、情報処理システム１の全体の管理をするサーバコンピュータである。管理サーバ２０は、例えば、端末装置１０を操作するユーザの認証を行い、電子文書の閲覧のために、電子文書を端末装置１０に対し送信する。また、端末装置１０から電子文書を受信し、受信した電子文書を保存する。

端末装置１０および管理サーバ２０は、演算手段であるＣＰＵ（Central Processing Unit）と、記憶手段であるメインメモリ、およびＨＤＤ（Hard Disk Drive）やＳＳＤ（Solid State Drive）等のストレージを備える。ここで、ＣＰＵは、ＯＳ（基本ソフトウェア）やアプリケーションソフトウェア（応用ソフトウェア）等の各種ソフトウェアを実行する。また、メインメモリは、各種ソフトウェアやその実行に用いるデータ等を記憶する記憶領域であり、ストレージは、各種ソフトウェアに対する入力データや各種ソフトウェアからの出力データ等を記憶する記憶領域である。
さらに、端末装置１０および管理サーバ２０は、外部との通信を行うための通信インタフェース（以下、「通信Ｉ／Ｆ」と表記する）と、ビデオメモリやディスプレイ等からなる表示機構と、キーボード、マウス、タッチパネル等の入力デバイスとを備える。

ネットワーク３０は、端末装置１０および管理サーバ２０の間の情報通信に用いられる通信手段であり、例えば、インターネット、ＬＡＮ（Local Area Network）、アクセスポイントである。

＜情報処理システム１の動作の概略説明＞
図２は、情報処理システム１の概略動作の例について示した図である。
なお、この例では、テナントＡに属するユーザＵ１が端末装置１０ａで、資料を作成し、その結果、生成された電子文書が、管理サーバ２０に送られ、さらに、テナントＡに属し、端末装置１０ｂを操作するユーザＵ２が、その電子文書を閲覧する場合を例として説明を行う。

まず、ユーザＵ１は、端末装置１０ａで動作するブラウザ等のソフトウェアを操作し、管理サーバ２０に対し、ユーザＵ１の認証を行う。そして、ユーザＵ１は、管理サーバ２０に対し、資料のデータをアップロードする（１Ａ）。この資料の情報は、文書作成ソフトウェア等により作成された文書データであり、電子文書の一例である。
資料の情報を受信した管理サーバ２０は、これを上述したストレージ等に保存する（１Ｂ）。
そして、ユーザＵ２は、端末装置１０ｂで動作するブラウザ等のソフトウェアを操作し、管理サーバ２０に対し、ユーザＵ２の認証を行う。そして、ユーザＵ２は、管理サーバ２０に保存されている資料の情報をダウンロードし、資料の内容を閲覧することができる（１Ｃ）。
これにより、例えば、ユーザＵ２は、電子文書を閲覧し、その内容を確認することができる。つまり、管理サーバ２０を利用することで、同じテナントＡ内において、電子文書を共有することができる。一方、他のテナントＢ、Ｃの電子文書も同じストレージ内に保存されるが、ユーザの認証が必要なため、テナントＢ、Ｃのユーザは、テナントＡのユーザがアップロードした電子文書の閲覧はできない。そのため、テナント間でのセキュリティは保たれる。

管理サーバ２０のストレージは、各テナントが自由に使用できるわけではなく、各テナント毎に予め定められた容量が割り当てられる。この容量は、例えば、テナントと管理サーバ２０の運営者との間の契約により決められる。各テナントは、原則として、この容量の範囲内で、ストレージを利用でき、電子文書の保存を行うことができる。

図３（ａ）〜（ｂ）は、各テナントに割り当てられる容量について示した概念図である。
図３（ａ）では、管理サーバ２０のストレージの最大容量が、６０ＴＢであり、テナントＡ〜テナントＦの６つのテナントに対し、容量を、それぞれ１０ＴＢずつ割り当てた場合を示している。そして、各テナントが電子文書の保存に使用している分を、使用容量Ｓとして概念的に示している。

ここで、特定のテナントが、割り当てられた容量を超過して、管理サーバ２０のストレージを使用できる場合がある。
図４は、特定のテナントにおいて、割り当てられた容量を超過する場合を説明したシーケンス図である。
ここでは、テナントＡにおいて、割り当てられた容量を超過する状況について示している。そして、テナントＡのユーザＵ１が１ＴＢの容量の電子文書を保存する操作を行うとともに、テナントＡのユーザＵ２が、０．７ＴＢの容量の電子文書を保存する操作を行う場合について説明を行う。そして、テナントＡには、１０ＴＢの容量が割り当てられ、このうち９ＴＢが既に使用されており、空き容量が１ＴＢであるとする。この容量の管理は、例えば、管理サーバ２０において、容量管理差分テーブルに書き込み、容量を管理するデータベースにコミット処理することで行われる。

図４に従い、このとき管理サーバ２０で行われるトランザクションの説明を行う。ここでは、管理サーバ２０で行われるトランザクションを時系列的に示している。そして、図中、下方向に進むに従い、時間が経過することを表す。
まず、ユーザＵ１の操作により、管理サーバ２０が、容量管理差分テーブルを参照し、新規追加する１ＴＢの電子文書分の空き容量があるかをチェックする（ステップ１０１）。その結果、１ＴＢの容量を使用できることが確認できる。
次に、管理サーバ２０は、容量管理差分テーブルにファイルの容量を、＋１．０ＴＢ追加する更新を行う（ステップ１０２）。
さらに、コミット処理を行い、データベースに反映させる（ステップ１０３）。

一方、ユーザＵ２の操作により、管理サーバ２０が、容量管理差分テーブルを参照し、新規追加する０．７ＴＢの電子文書分の空き容量があるかをチェックする（ステップ２０１）。その結果、０．７ＴＢの容量を使用できることが確認できる。この時点では、ステップ１０３のコミット処理が行われていないので、０．７ＴＢの容量を使用できると判断される。
次に、管理サーバ２０は、容量管理差分テーブルにファイルの容量を、＋０．７ＴＢ追加する更新を行う（ステップ２０２）。
さらに、コミット処理を行い、データベースに反映させる（ステップ２０３）。

ユーザＵ１とユーザＵ２との操作が、ほぼ同時であった場合は、ステップ１０１〜ステップ１０３の処理と、ステップ２０１〜ステップ２０３の処理とは、ほぼ同時となり、双方の処理が成立する。その結果、本来空き容量が１ＴＢしかないにも関わらず、１．０ＴＢ＋０．７ＴＢ＝１．７ＴＢの電子文書が保存できる場合が生ずる。即ち、テナントＡは、１０ＴＢまでの容量しか使用できないにも関わらず、１０．７ＴＢの容量を使用でき、０．７ＴＢの超過が生じる。

図３に戻り、図４に示したような事例が生じると、他のテナントが本来使用できる容量が使用できなくなる場合が生じる。
図３（ｂ）は、容量超過により生じる影響について説明した図である。
図３（ｂ）では、テナントＡ〜テナントＦの６つのテナントのうち、テナントＡ、テナントＢ、テナントＣが、割り当てられた１０ＴＢの容量に対し、それぞれ２ＴＢ、４ＴＢ、１ＴＢの容量超過を生じている状態を示している。図では、容量超過分を点線で図示している。また、テナントＥ、テナントＦは、割り当てられた１０ＴＢの容量を全て使い切っている。そして、テナントＤは、割り当てられた１０ＴＢの容量に対し、３ＴＢを使用し、７ＴＢ分は未使用である。このとき、テナントＤは、本来７ＴＢの容量を使用可能であるはずである。しかし、テナントＡ、テナントＢ、テナントＣで、合計で、２ＴＢ＋４ＴＢ＋１ＴＢ＝７ＴＢの容量超過が生じており、また、このストレージでは、最大容量が６０ＴＢであるため、テナントＤが使用できる容量は、残っていない。つまり、テナントＤは、本来使用できる容量分を使用できず、不利益が生じる。この現象は、複数のテナントが、ストレージを利用するマルチテナント型の場合、特に顕著になる。即ち、複数のテナントで容量超過が生じる結果、それが積み重なり、ストレージの容量が不足しやすくなる。

このようなテナント間の不利益を解消するため、例えば、図４において、ユーザＵ１の操作を開始する段階で、容量管理差分テーブルをロックし、ユーザＵ２の操作をユーザＵ１の処理終了後に行うことが考えられる。しかしこの場合、ユーザＵ１の処理が終了するまでの間、ユーザＵ２の処理については、ロック待ちが発生し、システムのパフォーマンスが低下する。
また、容量超過が生じた場合、超過分を安価な別ストレージに移すことが考えられる。しかしこの場合、別ストレージの運用費用が別途必要となる。また、ストレージを提供するクラウドサービスは、利用できる容量を制限することを条件に定額制であることが多く、別ストレージを利用したテナントに対し、運用費用の増加分を別途請求することが困難であるときがある。
そこで、本実施の形態では、管理サーバ２０を以下の構成とし、一のテナントで容量超過が生じても、他のテナントに不利益を及ぼしにくくしている。

＜管理サーバ２０の機能構成の説明＞
図５は、管理サーバ２０の機能構成例について説明したブロック図である。
なお、ここでは、情報処理システム１が有する種々の機能のうち本実施の形態に関係するものを選択して図示している。

図示する管理サーバ２０は、外部機器と情報の送受信を行う送受信部２１と、容量の管理を行う管理部２２と、容量管理差分テーブルやテナントの情報を記憶する記憶部２３と、を備える。
送受信部２１は、端末装置１０との間で電子文書の送受信を行う。また、送受信部２１は、受付手段の一例であり、端末装置１０から、電子文書の保存の要求受け付ける。送受信部２１は、例えば、通信Ｉ／Ｆに対応する。
管理部２２は、管理手段の一例であり、受け付けられた電子文書を保存する記憶部２３の容量を、管理する。管理部２２は、例えば、ＣＰＵに対応する。管理部２２のより詳しい説明は、後述する。
記憶部２３は、電子文書の保存を行う。また、上述した容量管理差分テーブルを記憶する。さらに、詳しくは後述するが、テナントに関する情報を記憶する。記憶部２３は、例えば、ストレージに対応する。

＜管理部２２の詳細説明＞
次に、管理部２２の詳細説明を行う。
本実施の形態では、同一テナント内で、複数のグループを設定し、それぞれのグループ毎に容量を割り当てることができる。つまり、本実施の形態では、各テナントに予め定められた容量を割り当てるが、割り当てられた容量をさらに分割し、テナント内で配分する。本実施の形態では、分割したそれぞれのグループを、以下、「キャビネット」と言うことがある。キャビネットは、テナントが会社であったときは、例えば、会社内の部署毎に割り当てられる。割り当てられるキャビネットの容量は、キャビネットを管理する管理者が決定することができる。

図６は、テナント内で設定されるキャビネットについて説明した図である。
図６では、テナントＡ内で設定されたキャビネットＫＡ１〜ＫＡ５を示している。そして、キャビネットＫＡ１〜ＫＡ５のそれぞれは、１ＴＢ、２ＴＢ、０．５ＴＢ、１ＴＢ、０．５ＴＢの容量を有し、合計で５ＴＢであることを示している。なおこの場合、テナントＡの最大容量は、６ＴＢである。よって、１ＴＢの空き容量があることも示している。

本実施の形態の管理部２２は、複数のキャビネットのうち一のキャビネットに付与された容量の上限を超過したときに、キャビネット間および／またはキャビネットが属するテナント間の関連性に応じて、一のキャビネット以外の他のキャビネットに付与された容量の一部を一のキャビネットに対し割り当てる。つまり、管理部２２は、一のキャビネットについて容量超過が生じたときは、他のキャビネットに超過容量分を一時的に肩代わりさせる処理を行う。
このとき、管理部２２は、キャビネット間の関連性を表す予め定められた優先順に従い、他のキャビネットを選定する。
この優先順を、以下の（１）〜（３）に示す。このうち（１）が優先順が最も高く、（１）、（２）、（３）の順に優先順が低くなり、（３）が優先順が最も低い。即ち、（１）、（２）、（３）の順で、容量超過分を肩代わり可能なキャビネットの探索および選定を行う。

（１）同一テナントのキャビネットを選定
（２）予め登録された他のテナントのキャビネットを選定
（３）電子文書を共有しているテナントのキャビネットを選定

ここではまず、管理部２２が、（１）の規則により、キャビネットの選定を行う場合について説明する。（１）の規則では、管理部２２は、一のキャビネットと同じテナントに属するキャビネットを他のキャビネットとして選定する。

図７（ａ）〜（ｂ）は、（１）の規則により、キャビネットを選定する方法の第１の例を示した図である。
このうち、図７（ａ）は、図６と同様の場合であり、テナントＡ内にキャビネットＫＡ１〜ＫＡ５が設定される。そして、キャビネットＫＡ１〜ＫＡ５のそれぞれは、１ＴＢ、２ＴＢ、０．５ＴＢ、１ＴＢ、０．５ＴＢの容量を有し、合計で５ＴＢであることを示している。そして、テナントＡには、１ＴＢの空き容量がある場合を示している。
また、図７（ｂ）は、キャビネットＫＡ３に容量超過が生じた場合を示している。この場合、管理部２２は、容量超過分をテナントＡ内の空き容量を利用して肩代わりする。つまり、テナントＡ内のキャビネットＫＡ３の容量超過分を、同一テナント内の空き容量を他のキャビネットとして利用することでカバーする。

図８は、（１）の規則により、キャビネットを選定する方法の第２の例を示した図である。
ここでは、テナントＡ内でキャビネットＫＡ１〜ＫＡ６が設定される。そして、キャビネットＫＡ１〜ＫＡ６のそれぞれは、１ＴＢ、２ＴＢ、０．５ＴＢ、１ＴＢ、０．５ＴＢ、１ＴＢの容量を有し、合計で６ＴＢであることを示している。つまり、図７の場合とは異なり、テナントＡ内に空き容量は存在しない。
そして、図８では、キャビネットＫＡ３に容量超過が生じた場合を示している。このとき、管理部２２は、容量超過分をテナントＡ内の他のキャビネットに割り当てる。この場合、管理部２２は、キャビネットＫＡ３の容量超過分を、テナントＡ内のキャビネットＫＡ５に肩代わりさせ、割り当てる。キャビネットＫＡ５は、未使用の容量があるため、肩代わりが可能である。つまり、テナントＡ内のキャビネットＫＡ３の容量超過分を、同一テナント内の他のキャビネットＫＡ５の未使用の容量を利用することでカバーする。

図９は、図８の場合についてのキャビネット別使用状況一覧を示した図である。
図示するキャビネット別使用状況一覧Ｌ１は、キャビネットの利用状況を示したリストである。このキャビネット別使用状況一覧Ｌ１では、テナントＡにおいて、キャビネット名Ｋｎが、共有キャビネット０１〜共有キャビネット０６として、設定されていることを示す。そしてそれぞれの使用率Ｒおよび容量Ｙについての情報を表示している。
そしてここでは、共有キャビネット０１が、使用率Ｒが１０７．０％であり、７％の容量超過が生じていることを示している。そして、容量Ｙについて、「超過」が、超過容量を示しており、これが容量の「上限」である１０ＧＢに対し、０．７ＧＢであることを示している。
また、共有キャビネット０３が、この超過分を肩代わりし、容量Ｙについて、「肩代わり」が、０、７ＧＢであることを示している。

次に、管理部２２が、（２）の規則により、キャビネットの選定を行う場合について説明する。（２）の規則では、管理部２２は、予め登録された他の組織のキャビネットを他のキャビネットとして選定する。（２）の規則は、（１）の規則より優先度が低いため、（１）の規則が適用できない場合に、適用される。即ち、管理部２２は、一のキャビネットと同じテナントに属するキャビネットに割り当てる容量がないときに、（２）の規則を適用する。

図１０（ａ）〜（ｂ）は、（２）の規則により、キャビネットを選定する方法を示した図である。
図１０（ａ）に示すように、ここでは、テナントＡ内でキャビネットＫＡ１〜ＫＡ６が設定される。そして、キャビネットＫＡ１〜ＫＡ６のそれぞれは、１ＴＢ、２ＴＢ、０．５ＴＢ、１ＴＢ、０．５ＴＢ、１ＴＢの容量を有し、合計で６ＴＢであることを示している。さらに、キャビネットＫＡ１〜ＫＡ６は、割り当てられた容量を全て使用している。そして、キャビネットＫＡ６に容量超過が生じた場合を示している。

このとき、管理部２２は、図１０（ｂ）で示すように、容量超過分を他のテナントであるテナントＢ内のキャビネットに割り当てる。この場合、管理部２２は、テナントＡのキャビネットＫＡ６の容量超過分を、テナントＢ内のキャビネットＫＢ６に肩代わりさせる。キャビネットＫＢ６は、未使用の容量があるため、肩代わりが可能である。つまり、テナントＡ内のキャビネットＫＡ６の容量超過分を、他のテナントＢ内の他のキャビネットＫＢ６の未使用の容量を利用することでカバーする。

このテナントＢは、予め登録されたテナントである。この場合、テナントＡとテナントＢとは、関係があり、そのため、テナントＡは、テナントＢを予め登録し、容量超過が生じたときは、テナントＢのキャビネットを利用するようにする。この関係は、例えば、資本関係であり、テナントＢがテナントＡの子会社、親会社、グループ会社であるような場合が該当する。これにより、無関係のテナントに容量を肩代わりさせることを防止する。テナントＢは、登録することで、テナントに関する情報として記憶部２３に記憶され、管理部２２は、記憶部２３を参照することで、テナントＢを特定することができる。

次に、管理部２２が、（３）の規則により、キャビネットの選定を行う場合について説明する。（３）の規則では、管理部２２は、一のキャビネットが属するテナントに保存された電子文書を共有するテナントのキャビネットを他のキャビネットとして選定する。（３）の規則は、（２）の規則より優先度が低いため、（２）の規則が適用できない場合に、適用される。即ち、管理部２２は、予め登録された他の組織のグループに割り当てる容量がないときに、（３）の規則を適用する。

図１１（ａ）〜（ｂ）は、（３）の規則により、キャビネットを選定する方法を示した図である。
図１１（ａ）は、図１０（ａ）と同様の図である。つまり、テナントＡ内で、それぞれ１ＴＢ、２ＴＢ、０．５ＴＢ、１ＴＢ、０．５ＴＢ、１ＴＢの容量を有するキャビネットＫＡ１〜ＫＡ６が設定される。そして、キャビネットＫＡ１〜ＫＡ６は、割り当てられた容量を全て使用している。
一方、図１１（ｂ）は、キャビネットＫＡ６に容量超過が生じた場合を示している。このとき、管理部２２は、容量超過分を他のテナントであるテナントＣ内のキャビネットに割り当てる。この場合、管理部２２は、テナントＡのキャビネットＫＡ６の容量超過分を、テナントＣ内のキャビネットＫＣ６に肩代わりさせる。

このとき、テナントＣは、テナントＡと電子文書を共有する関係にある。つまり、この場合、テナントＡとテナントＣとは、関係があると考えられる。この関係は、例えば、上述した場合と同様に、資本関係である。これにより、無関係のテナントに容量を肩代わりさせることを防止する。

なお、管理部２２は、共有する電子文書の容量を上限として、一のキャビネットであるキャビネットＫＡ６に対し容量を割り当てるようにすることができる。つまり、共有する電子文書の容量を超えて肩代わりをすることは、テナントＣ側にとって、公平の観点から不利益を被ると考えられ、そのため共有する電子文書の容量を超えて肩代わりしないようにする。

図１２および図１３は、図１０の場合についてのキャビネット別使用状況一覧を示した図である。なお図１１についても、テナントＢがテナントＣになるのを除き、同一のキャビネット別使用状況一覧となる。
このうち、図１２で図示するキャビネット別使用状況一覧Ｌ２は、容量超過側のテナントＡのキャビネットの利用状況を示したリストである。このキャビネット別使用状況一覧Ｌ２では、テナントＡのキャビネット名Ｋｎが、共有キャビネット０１〜共有キャビネット０６として、設定されている。そしてそれぞれの使用率Ｒおよび容量Ｙについての情報を表示している。
そして、共有キャビネット０１のキャビネットが、使用率Ｒが１０７．０％であり、７％の容量超過が生じていることを示している。そして、容量Ｙについて、「超過」が、超過容量を示しており、これが容量の「上限」である１０ＧＢに対し、０．７ＧＢであることを示している。

また、キャビネット別使用状況一覧Ｌ２には、警告メッセージＭｅ２が表示されている。警告メッセージＭｅ２は、容量超過が生じたことをテナントＡ側に対し警告するメッセージである。
ここでは、警告メッセージＭｅ２として、容量超過が生じた旨と、肩代わりをしている相手先であるテナントＢのキャビネット１１に関する情報とが表示されている。また、容量超過の場合は、操作が制限される旨が表示されている。

また、図１３で図示するキャビネット別使用状況一覧Ｌ３は、容量を肩代わりする側のテナントＢのキャビネットの利用状況を示したリストである。このキャビネット別使用状況一覧Ｌ３では、テナントＢのキャビネット名Ｋｎが、共有キャビネット１１〜共有キャビネット１３として、設定されている。そしてそれぞれの使用率Ｒおよび容量Ｙについての情報を表示している。
そして、共有キャビネット１１のキャビネットの容量Ｙについて、「肩代わり」が、０．７ＧＢであることを示している。

また、キャビネット別使用状況一覧Ｌ３には、警告メッセージＭｅ３が表示されている。警告メッセージＭｅ３は、容量の肩代わりが生じたことをテナントＢ側に対し警告するメッセージである。
ここでは、警告メッセージＭｅ３として、肩代わりが生じた旨と、肩代わりをしている相手先であるテナントＡのキャビネット０１に関する情報とが表示されている。
なお、警告メッセージＭｅ２、Ｍｅ３を表示するとともに、それぞれのキャビネットを管理する管理者にメール等で通知してもよい。

図１４は、管理部２２が、（１）〜（３）の優先順に従い、容量超過分を肩代わり可能なキャビネットを選定する手順について示したフローチャートである。
まず、管理部２２は、各テナントの各キャビネットについて、上限値と現在の使用量を確認し、使用量が上限値を超過していないか否かを確認する。つまり、管理部２２は、容量超過が生じているキャビネットがあるか否かを確認する（ステップ３０１）。
その結果、超過しているキャビネットがない場合（ステップ３０１でＮｏ）、管理部２２は、処理を終了する。

対して、超過しているキャビネットがある場合（ステップ３０１でＹｅｓ）、管理部２２は、超過しているキャビネットが設定されるテナントと同一テナント内で、超過容量分の未使用領域を有するキャビネットが存在するか否かを確認する（ステップ３０２）。これは、上記（１）の規則に該当するか否かを確認する処理に対応する。
その結果、存在しない場合（ステップ３０２でＮｏ）、管理部２２は、記憶部２３を参照し、超過しているキャビネットが設定されるテナントが、予めテナントを登録しているか否かを確認する。さらに管理部２２は、予め登録しているテナントに超過容量分の未使用領域が存在するキャビネットが存在するか否かを確認する（ステップ３０３）。これは、上記（２）の規則に該当するか否かを確認する処理に対応する。

そして、何れか一方を満たさない場合（ステップ３０３でＮｏ）、管理部２２は、超過しているキャビネットが設定されるテナントと電子文書を共有しているテナントが、存在するか否かを確認する。さらに管理部２２は、電子文書を共有しているテナントに超過容量分の未使用領域が存在するキャビネットが存在するか否かを確認する。またさらに、管理部２２は、容量超過分が共有している電子文書の総容量以下であるか否かを確認する（ステップ３０４）。これは、上記（３）の規則に該当するか否かを確認する処理に対応する。

その結果、何れか一方を満たさない場合（ステップ３０４でＮｏ）、管理部２２は、超過容量分を割り当てられるキャビネットはないことを、超過しているキャビネットの管理者に通知する（ステップ３０５）。

また、ステップ３０２、ステップ３０３およびステップ３０４で存在する場合（ステップ３０２でＹｅｓ、ステップ３０３でＹｅｓ、ステップ３０４でＹｅｓ）、管理部２２は、未使用領域が最も多いキャビネットに対し、超過容量分の容量を加算する。さらに、管理部２２は、超過しているキャビネットの情報から超過容量分を削除する（ステップ３０６）。
そして、管理部２２は、超過しているキャビネットの管理者、および容量を肩代わりしたキャビネットの管理者に対し、通知を行う（ステップ３０７）。
さらに、管理部２２は、超過しているキャビネットに対して、操作の制限を行う（ステップ３０８）。操作の制限は、例えば、容量超過分の電子文書の削除を行う操作やキャビネットの容量拡張の操作以外の操作を禁止する等が該当する。

図１５は、管理部２２が、容量超過が生じているキャビネットに対し、操作の制限を行う手順について示したフローチャートである。
まず、送受信部２１が、容量超過が生じているキャビネットを利用するユーザから、電子文書の保存等の要求を受け付ける（ステップ４０１）。
次に、管理部２２が、要求を受けたテナントの各キャビネットについて、容量超過が生じているキャビネットがあるか否かを、確認する（ステップ４０２）。
その結果、超過しているキャビネットがない場合（ステップ４０２でＮｏ）、管理部２２は、ユーザに通常の操作を許可する（ステップ４０３）。

対して、超過しているキャビネットがある場合（ステップ４０２でＹｅｓ）、管理部２２は、ユーザの操作が、電子文書の削除またはキャビネットの容量拡張の操作であるか否かを確認する（ステップ４０４）。
そして、電子文書の削除またはキャビネットの容量拡張の操作である場合（ステップ４０４でＹｅｓ）、管理部２２は、削除する電子文書または拡張した容量が、超過した容量以上であるか否かを確認する（ステップ４０５）。
その結果、削除する電子文書または拡張した容量が、超過した容量以上である場合（ステップ４０５でＹｅｓ）、管理部２２は、超過しているキャビネットの情報から超過容量分を削除する（ステップ４０６）。
そして、管理部２２は、容量超過が生じているキャビネットを操作するユーザに対し、操作の制限を解除する（ステップ４０７）。

また、ステップ４０４で、ユーザの操作が、電子文書の削除またはキャビネットの容量拡張の操作でない場合（ステップ４０４でＮｏ）、およびステップ４０５で、削除する電子文書または拡張した容量が、超過した容量以上でない場合（ステップ４０５でＮｏ）、容量超過が生じているキャビネットを操作するユーザに対し、操作の制限を行う（ステップ４０８）。

また、管理部２２は、上述した（１）〜（３）の優先順により決定された他のキャビネットの候補が複数存在する場合は、キャビネット間および／またはキャビネットが属する組織間の関連性以外の優先順に従い、他のキャビネットを選定するようにしてもよい。
この優先順の例を、以下の（４）〜（６）に示す。このうち（４）が優先順が最も高く、（４）、（５）、（６）の順に優先順が低くなり、（６）が優先順が最も低い。即ち、（４）、（５）、（６）の順で、容量超過分を肩代わり可能なキャビネットの探索および選定を行う。

（４）未使用領域の大きいキャビネットを選定
（５）容量超過が生じたキャビネットと同じ管理者が管理するキャビネットを選定
（６）キャビネットの管理者の位置によりキャビネットを選定

（４）の規則では、管理部２２は、他のキャビネットの候補が複数存在する場合は、未使用領域がより大きいキャビネットを選定する。つまり、未使用領域がより大きいキャビネットは、容量超過分を肩代わりしても、容量不足の問題が生じにくいと考えられるため、管理部２２は、未使用領域がより大きいキャビネットを選定するようにする。

（５）の規則では、容量超過が生じたキャビネットと同じ管理者が管理するキャビネットを選定する。これにより、双方のキャビネットの管理者が同じため、容量超過が生じても、この管理者による調整が、より迅速に行われることが期待できる。

（６）の規則では、管理部２２は、例えば、容量超過が生じた旨のメール等を受信しやすい位置にいるか否かにより、キャビネットを選定する。つまり、管理部２２は、容量超過に対し、より対応しやすい位置にいる管理者が管理するキャビネットを選定する。これにより、容量超過が生じても、管理者による対策がより迅速に行われることが期待できる。なお、管理者の位置は、例えば、管理者にＧＰＳ（Global Positioning System）を所持させ、これから管理者の位置情報を取得することで把握できる。
なお、（５）、（６）の規則では、管理部２２は、他のグループの管理者を基にした優先順に従い、他のグループを選定する、と言うこともできる。

上述したように、本実施の形態では、キャビネット間および／またはキャビネットが属する組織間の関連性に応じて、容量超過分を肩代わりするキャビネットの選定を行う。これにより、容量超過が生じた場合でも、他のグループが不利益を被りにくくなる。

１情報処理システム、１０…端末装置、２０…管理サーバ、２１…送受信部、２２…管理部、２３…記憶部

Claims (9)

1. 複数のグループから電子文書の保存の要求を受け付ける受付手段と、
   受け付けられた電子文書を保存する記憶手段の容量を、前記複数のグループ毎に管理する管理手段と、
   を備え、
   前記管理手段は、前記複数のグループのうち一のグループに付与された容量の上限を超過したときに、グループ間および／または当該グループが属する組織間の関連性に応じて、一のグループ以外の他のグループに付与された容量の一部を一のグループに対し割り当てる情報管理装置。
2. 前記管理手段は、グループ間の関連性を表す予め定められた優先順に従い、他のグループを選定することを特徴とする請求項１に記載の情報管理装置。
3. 前記管理手段は、一のグループと同じ組織に属するグループを他のグループとして選定することを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置。
4. 前記管理手段は、一のグループと同じ組織に属するグループに割り当てる容量がないときは、予め登録された他の組織のグループを他のグループとして選定することを特徴とする請求項３に記載の情報管理装置。
5. 前記管理手段は、予め登録された他の組織のグループに割り当てる容量がないときは、一のグループが属する組織に保存された電子文書を共有する組織のグループを他のグループとして選定することを特徴とする請求項４に記載の情報管理装置。
6. 前記管理手段は、共有する電子文書の容量を上限として、一のグループに対し容量を割り当てることを特徴とする請求項５に記載の情報管理装置。
7. 前記管理手段は、前記優先順により決定された他のグループの候補が複数存在する場合は、グループ間および／または当該グループが属する組織間の関連性以外の優先順に従い、他のグループを選定することを特徴とする請求項２に記載の情報管理装置。
8. 前記管理手段は、グループの管理者を基にした優先順に従い、他のグループを選定することを特徴とする請求項７に記載の情報管理装置。
9. 電子文書を管理する情報管理装置と、
   前記電子文書の保存を指示する指示手段と、
   を備え、
   前記情報管理装置は、
   複数のグループから電子文書の保存を受け付ける受付手段と、
   受け付けられた電子文書を保存する記憶手段の容量を、前記複数のグループ毎に管理する管理手段と、
   を備え、
   前記管理手段は、前記複数のグループのうち一のグループに付与された容量の上限を超過したときに、グループ間および／または当該グループが属する組織間の関連性に応じて、一のグループ以外の他のグループに付与された容量の一部を一のグループに対し割り当てる情報管理システム。