JP2003345635A - 情報処理方法、情報処理システム、情報登録装置、情報取得装置、コンピュータプログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書情報の概要を容易に把握でき、文書情報
の登録者に対して電子メール等で速やかに連絡をとるこ
とが可能な情報処理方法、情報処理システム、、情報登
録装置、情報取得装置、及びそれらのコンピュータプロ
グラム、記録媒体の提供を目的とする。 【解決手段】 情報取得装置は、要約情報を受信し、こ
れに含まれる概略情報を表示し（Ｓ６０１）、文書情報
取得要求が与えられると（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、受信し
た要約情報に対応する文書情報が有効期限内か否かを現
在の日時と要約情報に含まれる有効期限情報とから判定
する（Ｓ６０５）。有効期限内である場合（Ｓ６０５：
ＹＥＳ）、情報取得装置は情報管理装置のデータベース
から対応する文書情報を取得し（Ｓ６０６）、有効期限
外である場合（Ｓ６０５：ＮＯ）、連絡文書を生成して
その文書情報を登録した情報登録装置へ送信（Ｓ６０
７）する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、情報処理方法、情
報処理システム、情報登録装置、情報取得装置、コンピ
ュータプログラム、及び記録媒体に関する。より具体的
には、電子文書情報（以下、単に文書情報という）をサ
ーバコンピュータ等のデータベースに登録しておき、そ
れを配布するための情報処理方法に関し、またそのため
の情報処理システムに関し、更にそのような情報処理シ
ステムの構成要素としての情報登録装置及び情報取得装
置に関し、また更にこれらの情報登録装置及び情報取得
装置としての機能を汎用コンピュータで実現するための
コンピュータプログラム及びそれらのコンピュータプロ
グラムを記録してあるコンピュータ読取り可能な記録媒
体に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年のＩＴ化の進展に伴って文書情報が
数多く作成されるようになっており、そのような文書情
報を効率的に登録すると共に登録済の文書情報を配布す
るための情報処理システムも種々実用化されている。

【０００３】文書情報の登録及び配布のための情報処理
システムとしては、文書情報を蓄積すると共にそれらを
管理するサーバコンピュータ（以下、サーバという）を
ＬＡＮ又はインターネット等の通信網に接続させ、情報
登録者が文書情報をサーバに登録し、情報利用者がサー
バから文書情報をクライアントコンピュータに取得する
システムが一般的である。

【０００４】しかし、上述のようなサーバを用いたシス
テムでは、サーバに管理されている文書情報のデータ量
の増大に伴ってサーバの処理負担も大きくなる。このよ
うな事情から、特開平１１−８５５７８号公報に開示さ
れているように、有効期限又は登録文書数等の文書削除
条件をサーバに設定しておき、登録されている文書情報
をそれらの文書削除条件と照合し、条件を満足した文書
情報を削除する発明が提案されている。このような構成
をとることにより、サーバが管理するデータ量を常にサ
ーバの処理能力内に維持することが可能になる。

【０００５】また、個々の文書情報自体の情報量が大き
くなると、そのような文書情報の内容を把握するために
多くの時間が要求されるようになるため、特開平１０−
３０７７４５号公報に開示されているように、文書情報
の参照画像をサーバ側で生成させ、この参照画像を個々
の文書情報の概要を知る手段として利用する発明が提案
されている。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上述の
特開平１０−３０７７４５号公報の発明に開示されてい
るような参照画像には情報登録者の名称又はメールアド
レス等を示す情報が含まれているとは限らず、参照画像
を見た情報利用者が文書情報に関する問い合わせをした
い場合に、情報登録者に対して連絡を取ることができな
いという問題があった。

【０００７】またたとえ、情報登録者に対して連絡を取
ることができたとしても、対象の文書情報が情報登録者
が登録している多数の文書情報のうちのどれであるのか
を情報登録者に知らせる必要があるが、文書情報を特定
するためには参照画像から情報登録者を抽出できなけれ
ばならない。

【０００８】また、サーバに登録された文書情報が、前
述の特開平１１−８５５７８号公報に開示されているよ
うな方法で削除されてしまった場合には、その文書情報
に関する情報がサーバに存在せず、情報利用者は文書情
報を取得することができなくなってしまうのみならず、
情報利用者はその文書情報を取得しようとして無駄な時
間、費用を費やしてしまうという問題もあった。

【０００９】本発明は、上述のような事情に鑑みてなさ
れたものであり、文書情報の概要、文書情報が登録され
た装置及びこの装置内での記憶位置を示す位置情報、及
び文書情報の登録者情報等からなる要約情報を生成する
ことによって、この要約情報を受信した情報利用者（受
信者）が文書情報の登録者に対して容易に連絡をとるこ
とができ、更に文書情報の有効期限情報を要約情報に付
加することにより、この要約情報を受信した情報取得装
置においてその文書情報が情報管理装置に存在するか否
か、換言すればその文書情報を取得できるか否かを判定
できるようにした情報処理方法及び情報処理システムの
提供を主たる目的とする。

【００１０】また本発明は、上述のような情報処理シス
テムを構成する情報登録装置、情報取得装置及びそれら
のコンピュータプログラム、更にはコンピュータプログ
ラムを記録した記録媒体の提供をも目的とする。

【００１１】

【課題を解決しようとする手段】本発明に係る情報処理
方法は、情報登録装置から送信され、情報管理装置に登
録されている文書情報を情報取得装置により受信して取
得する情報処理方法において、前記情報登録装置は、情
報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報
と、前記文書情報が登録されている情報管理装置及び該
情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、自身を
特定する登録元情報とを含む要約情報を生成して情報取
得装置へ送信し、前記情報取得装置は、情報登録装置か
ら要約情報を受信し、受信した要約情報を送信した情報
登録装置へ送信すべき連絡文書を生成し、生成した連絡
文書を該連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元
情報に従って送信することを特徴とする。

【００１２】このような本発明の情報処理方法では、情
報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報の一部
を含む概略情報と、文書情報が登録されている情報管理
装置及びこの情報管理装置内での登録位置を示す位置情
報と、自身を特定する登録元情報とを含む要約情報を生
成して情報取得装置へ送信する。情報取得装置は、情報
登録装置から要約情報を受信し、受信した要約情報を送
信した情報登録装置へ送信すべき連絡文書を生成し、生
成した連絡文書をこの連絡文書に対応する要約情報に含
まれる登録元情報に従って送信する。

【００１３】また本発明に係る情報処理方法は、上述の
発明において、前記情報登録装置は、前記情報管理装置
に登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報
を受け付け、受け付けた有効期限情報を要約情報に付加
し、前記情報取得装置は、情報登録装置から受信した要
約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記情報管
理装置から文書情報を取得できるか否かを判定すること
を特徴とする。

【００１４】このような本発明の情報処理方法では、上
述の発明に加えて、情報登録装置は、情報管理装置に登
録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報を受
け付け、受け付けた有効期限情報を要約情報に付加し、
情報取得装置は、情報登録装置から受信した要約情報に
含まれる有効期限情報に基づいて、情報管理装置から文
書情報を取得できるか否かを判定する。

【００１５】更に本発明に係る情報処理方法は、上述の
発明において、前記情報登録装置は、受信した要約情報
に対応する文書情報が有効期限外であると判定した場合
に連絡文書を生成して送信することを特徴とする。

【００１６】このような本発明の情報処理方法では、上
述の発明に加えて、情報登録装置は、受信した要約情報
に対応する文書情報が有効期限外であると判定した場合
に連絡文書を生成して送信する。

【００１７】本発明に係る情報処理システムは、情報管
理装置、該情報管理装置へ文書情報を送信して登録させ
る情報登録装置、及び前記情報管理装置から文書情報を
受信して取得する情報取得装置を含む情報処理システム
において、前記情報登録装置は、情報管理装置に登録し
た文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登
録されている情報管理装置及び該情報管理装置内での登
録位置を示す位置情報と、自身を特定する登録元情報と
を含む要約情報を生成する要約情報生成手段と、該要約
情報生成手段が生成した要約情報を情報取得装置へ送信
する要約情報送信手段とを備え、前記情報取得装置は、
情報登録装置から要約情報を受信する要約情報受信手段
と、該要約情報受信手段が受信した要約情報を送信した
情報登録装置へ送信すべき連絡文書を生成する連絡文書
生成手段と、該連絡文書生成手段が生成した連絡文書
を、該連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情
報に従って送信する連絡文書送信手段とを備えることを
特徴とする。

【００１８】このような本発明の情報処理システムで
は、情報登録装置において、要約情報生成手段が情報管
理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、文
書情報が登録されている情報管理装置及びこの情報管理
装置内での登録位置を示す位置情報と、自身を特定する
登録元情報とを含む要約情報を生成し、要約情報送信手
段が要約情報を情報取得装置へ送信する。一方、情報取
得装置において、要約情報受信手段が情報登録装置から
要約情報を受信し、連絡文書生成手段が要約情報受信手
段が受信した要約情報を送信した情報登録装置へ送信す
べき連絡文書を生成し、連絡文書送信手段が連絡文書を
この連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情報
に従って送信する。

【００１９】また本発明に係る情報処理システムは、上
述の発明において、前記情報登録装置は、前記情報管理
装置に登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限
情報を受け付ける手段を更に備え、前記要約情報生成手
段は、受け付けられた有効期限情報を要約情報に付加す
る手段を更に備え、前記情報取得装置は、前記要約情報
受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に
基づいて、前記情報管理装置から文書情報を取得できる
か否かを判定する判定手段を更に備えることを特徴とす
る。

【００２０】このような本発明に係る情報処理システム
では、上述の発明に加えて、情報登録装置が情報管理装
置に登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情
報を受け付け、要約情報生成手段が受け付けられた有効
期限情報を要約情報に付加し、情報取得装置が要約情報
受信手段が受信した要約情報に含まれる有効期限情報に
基づいて、情報管理装置から文書情報を取得できるか否
かを判定する。

【００２１】また本発明に係る情報処理システムは、上
述の両発明において、前記情報取得装置は、定型文を記
憶する定型文記憶手段を更に備え、前記連絡文書生成手
段は、連絡文書を生成する際に、前記定型文記憶手段が
記憶している定型文を連絡文書へ挿入するようにしてあ
ることを特徴とする。

【００２２】このような本発明に係る情報処理システム
では、上述の発明に加えて、情報取得装置において、連
絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、定型文記憶
手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿入する。

【００２３】また本発明に係る情報処理システムは、上
述の発明において、前記情報取得装置は、条件式を記憶
する手段を更に備え、前記連絡文書生成手段は、連絡文
書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した要
約情報に含まれる情報を前記条件式に従って判定し、こ
の判定結果に従って前記定型文記憶手段が記憶している
定型文を選択して連絡文書へ挿入するようにしてあるこ
とを特徴とする。

【００２４】このような本発明に係る情報処理システム
では、上述の発明に加えて、情報取得装置において、連
絡文書生成手段が連絡文書を生成する際に、要約情報受
信手段が受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従
って判定し、この判定結果に従って定型文記憶手段が記
憶している定型文を選択して連絡文書へ挿入する。

【００２５】また本発明に係る情報処理システムは、上
述の両発明において、前記定型文記憶手段に記憶される
べき定型文は、前記連絡文書生成手段による語句の挿入
が可能な挿入部を有し、前記連絡文書生成手段は、連絡
文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信した
要約文書から抽出した語句を定型文の前記挿入部へ挿入
するようにしてあることを特徴とする。

【００２６】このような本発明に係る情報処理システム
では、上述の両発明に加えて、連絡文書生成手段が連絡
文書を生成する際に、要約情報受信手段が受信した要約
文書から抽出した語句を定型文の挿入部へ挿入する。

【００２７】また本発明に係る情報処理システムは、上
述の各発明において、前記連絡文書生成手段は、受信し
た要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると前
記判定手段が判定した場合に連絡文書を生成するように
してあることを特徴とする。

【００２８】このような本発明に係る情報処理システム
では、上述の各発明に加えて、連絡文書生成手段が受信
した要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると
判定手段が判定した場合に連絡文書を生成する。

【００２９】本発明に係る情報登録装置は、情報管理装
置へ文書情報を送信して登録させる情報登録装置におい
て、情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略
情報と、前記文書情報が登録されている情報管理装置及
び該情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、自
身を特定する登録元情報とを含む要約情報を生成する要
約情報生成手段と、該要約情報生成手段が生成した要約
情報を送信する要約情報送信手段とを備えることを特徴
とする。

【００３０】このような本発明に係る情報登録装置で
は、要約情報生成手段が情報管理装置に登録した文書情
報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されている
情報管理装置及びこの情報管理装置内での登録位置を示
す位置情報と、自身を特定する登録元情報とを含む要約
情報を生成し、要約情報送信手段が要約情報を送信す
る。

【００３１】また本発明に係る情報登録装置は、上述の
発明において、前記情報管理装置に登録した文書情報の
取得可能期限を示す有効期限情報を受け付ける手段を更
に備え、前記要約情報生成手段は、受け付けられた有効
期限情報を要約情報に付加する手段を更に備えることを
特徴とする。

【００３２】このような本発明に係る情報登録装置で
は、上述の発明に加えて、情報管理装置に登録した文書
情報の取得可能期限を示す有効期限情報を受け付け、受
け付けられた有効期限情報を要約情報生成手段が要約情
報に付加する。

【００３３】本発明に係る情報取得装置は、文書情報を
受信して取得する情報取得装置において、取得すべき文
書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録さ
れている装置及び該装置内での登録位置を示す位置情報
と、前記文書情報を登録した装置を特定する情報を示す
登録元情報と、文書情報の取得可能期限を示す有効期限
情報とを含む要約情報を受信する要約情報受信手段と、
該要約情報受信手段が受信した要約情報を送信した装置
へ送信すべき連絡文書を生成する連絡文書生成手段と、
該連絡文書生成手段が生成した連絡文書を、該連絡文書
に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信
する連絡文書送信手段とを備えることを特徴とする。

【００３４】このような本発明の情報取得装置では、要
約情報受信手段が取得すべき文書情報の一部を含む概略
情報と、文書情報が登録されている装置及びこの装置内
での登録位置を示す位置情報と、文書情報を登録した装
置を特定する情報を示す登録元情報と、文書情報の取得
可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を受信
し、連絡文書生成手段が要約情報を送信した装置へ送信
すべき連絡文書を生成し、連絡文書送信手段が連絡文書
をこの連絡文書に対応する要約情報に含まれる登録元情
報に従って送信する。

【００３５】また本発明に係る情報取得装置は、上述の
発明において、前記要約情報受信手段が受信した要約情
報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情
報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定する判
定手段を備えることを特徴とする。

【００３６】このような本発明の情報取得装置では、上
述の発明に加えて、要約情報受信手段が受信した要約情
報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情
報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定する。

【００３７】また本発明に係る情報取得装置は、上述の
両発明において、定型文を記憶する定型文記憶手段を更
に備え、前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する
際に、前記定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡
文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする。

【００３８】このような本発明の情報取得装置では、上
述の両発明に加えて、連絡文書生成手段が連絡文書を生
成する際に、定型文記憶手段が記憶している定型文を連
絡文書へ挿入する。

【００３９】また本発明に係る情報取得装置は、上述の
発明において、条件式を記憶する手段を更に備え、前記
連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前記要
約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報を前
記条件式に従って判定し、この判定結果に従って前記定
型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡文書
へ挿入するようにしてあることを特徴とする。

【００４０】このような本発明の情報取得装置では、上
述の発明に加えて、連絡文書生成手段が連絡文書を生成
する際に、要約情報受信手段が受信した要約情報に含ま
れる情報を条件式に従って判定し、この判定結果に従っ
て定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡
文書へ挿入する。

【００４１】また本発明に係る情報取得装置は、上述の
両発明において、前記定型文記憶手段に記憶されるべき
定型文は、前記連絡文書生成手段による語句の挿入が可
能な挿入部を有し、連絡文書を生成する際に、前記要約
情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定
型文の前記挿入部へ挿入するようにしてあることを特徴
とする。

【００４２】このような本発明の情報取得装置では、上
述の両発明に加えて、連絡文書を生成する際に、要約情
報受信手段が受信した要約文書から抽出した語句を定型
文の挿入部へ挿入する。

【００４３】また本発明に係る情報取得装置は、上述の
各発明において、前記連絡文書生成手段は、受信した要
約情報に対応する文書情報が有効期限外であると前記判
定手段が判定した場合に連絡文書を生成するようにして
あることを特徴とする。

【００４４】このような本発明の情報取得装置では、上
述の各発明に加えて、連絡文書生成手段が、受信した要
約情報に対応する文書情報が有効期限外である場合に連
絡文書を生成する。

【００４５】本発明に係るコンピュータプログラムは、
コンピュータに、文書情報を他のコンピュータへ送信さ
せて登録させるコンピュータプログラムであって、コン
ピュータに、登録した文書情報の一部を含む概略情報
と、文書情報が登録されるべき他のコンピュータ及び該
コンピュータ内での登録位置を示す位置情報と、前記文
書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録者情報
とを含む要約情報を生成させる手順と、コンピュータ
に、生成した要約情報を他のコンピュータへ送信させる
手順とを含むことを特徴とする。

【００４６】また本発明に係るコンピュータプログラム
は、上述の発明において、コンピュータに、登録した文
書情報の取得可能期限を示す有効期限情報を受け付けさ
せる手順と、コンピュータに、受け付けた有効期限情報
を前記要約情報に付加させる手順とを更に含むことを特
徴とする。

【００４７】これらの本発明のコンピュータプログラム
では、これらを汎用コンピュータにインストールした場
合に、前述のような情報登録装置として機能する。

【００４８】本発明に係るコンピュータプログラムは、
コンピュータに、文書情報を受信して取得させるコンピ
ュータプログラムであって、コンピュータに、取得すべ
き文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登
録されている装置及び該装置内での登録位置を示す位置
情報と、前記文書情報を登録した装置を特定する情報を
示す登録者情報と、文書情報の取得可能期限を示す有効
期限情報とを含む要約情報を受信させる手順と、コンピ
ュータに、受信した要約情報に対応する文書情報を登録
した装置へ送信すべき連絡文書を生成させる手順と、コ
ンピュータに、生成した連絡文書を、該連絡文書に対応
する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信させる
手順とを含むことを特徴とする。

【００４９】また本発明に係るコンピュータプログラム
は、上述の発明において、コンピュータに、受信した要
約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要
約情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定さ
せる手順を更に含むことを特徴とする。

【００５０】また本発明に係るコンピュータプログラム
は、上述の両発明において、コンピュータに、連絡文書
を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順を
更に含むことを特徴とする。

【００５１】また本発明に係るコンピュータプログラム
は、前述の両発明において、コンピュータに、連絡文書
を生成する際に、受信した要約情報に含まれる情報を条
件式に従って判定させる手順と、コンピュータに、判定
結果に従って複数の定型文のいずれかを選択して連絡文
書へ挿入させる手順とを更に含むことを特徴とする。

【００５２】また本発明に係るコンピュータプログラム
は、前述の各発明において、コンピュータに、連絡文書
を生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を
定型文の所定部へ挿入させる手順を更に含むことを特徴
とする。

【００５３】また本発明に係るコンピュータプログラム
は、前述の各発明において、コンピュータに、受信した
要約情報に対応する文書情報が有効期限外であると判定
された場合に連絡文書を生成させる手順を更に含むこと
を特徴とする。

【００５４】これらの本発明のコンピュータプログラム
では、これらを汎用コンピュータにインストールした場
合に、前述のような情報取得装置として機能する。

【００５５】本発明に係る記録媒体は、コンピュータ
に、文書情報を他のコンピュータへ送信させて登録させ
るコンピュータプログラムを記録した記録媒体であっ
て、コンピュータに、登録した文書情報の一部を含む概
略情報と、文書情報が登録されるべき他のコンピュータ
及び該コンピュータ内での登録位置を示す位置情報と、
前記文書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録
者情報とを含む要約情報を生成させる手順と、コンピュ
ータに、生成した要約情報を他のコンピュータへ送信さ
せる手順とを含むコンピュータプログラムを記録したこ
とを特徴とする。

【００５６】また本発明に係る記録媒体は、上述の発明
において、コンピュータに、登録した文書情報の取得可
能期限を示す有効期限情報を受け付けさせる手順と、コ
ンピュータに、受け付けた有効期限情報を前記要約情報
に付加させる手順とを更に含むコンピュータプログラム
を記録したことを特徴とする。

【００５７】これらの本発明の記録媒体では、これらに
記録されているコンピュータプログラムを汎用コンピュ
ータにインストールした場合に、前述のような情報登録
装置として機能する。

【００５８】本発明に係る記録媒体は、コンピュータ
に、文書情報を受信して取得させるコンピュータプログ
ラムを記録した記録媒体であって、コンピュータに、取
得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書情
報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を示
す位置情報と、前記文書情報を登録した装置を特定する
情報を示す登録者情報と、文書情報の取得可能期限を示
す有効期限情報とを含む要約情報を受信させる手順と、
コンピュータに、受信した要約情報に対応する文書情報
を登録した装置へ送信すべき連絡文書を生成させる手順
と、コンピュータに、生成した連絡文書を、該連絡文書
に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信
させる手順とを含むコンピュータプログラムを記録した
ことを特徴とする。

【００５９】また本発明に係る記録媒体は、上述の発明
において、コンピュータに、受信した要約情報に含まれ
る有効期限情報に基づいて、受信した要約情報に対応す
る文書情報を取得できるか否かを判定させる手順を更に
含むコンピュータプログラムを記録したことを特徴とす
る。

【００６０】また本発明に係る記録媒体は、上述の両発
明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際
に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順を更に含むコン
ピュータプログラムを記録したことを特徴とする。

【００６１】また本発明に係る記録媒体は、上述の各発
明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際
に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従って
判定させる手順と、コンピュータに、判定結果に従って
複数の定型文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させ
る手順とを更に含むコンピュータプログラムを記録した
ことを特徴とする。

【００６２】また本発明に係る記録媒体は、上述の各発
明において、コンピュータに、連絡文書を生成する際
に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所定
部へ挿入させる手順を更に含むコンピュータプログラム
を記録したことを特徴とする。

【００６３】また本発明に係る記録媒体は、上述の各発
明において、コンピュータに、受信した要約情報に対応
する文書情報が有効期限外であると判定された場合に連
絡文書を生成させる手順を更に含むコンピュータプログ
ラムを記録したことを特徴とする。

【００６４】これらの本発明の記録媒体では、これらに
記録されているコンピュータプログラムを汎用コンピュ
ータにインストールした場合に、前述のような情報取得
装置として機能する。

【００６５】

【発明の実施の形態】以下、本発明をその実施の形態を
示す図面に基づいて詳述する。図１は、本発明の情報処
理システムの全体の概略の構成例を示す模式図である。

【００６６】図１において、１０はサーバコンピュータ
を用いた情報管理装置を示している。この情報管理装置
１０は、ＬＡＮ又はインターネット等の通信網１に接続
されており、電子文書情報（以下、単に文書情報とい
う）を自身に登録し、また登録されている文書情報を配
布する機能を有する。

【００６７】また、通信網１には、情報管理装置１０に
文書情報を登録するためのクライアントコンピュータを
用いた複数の情報登録装置２０と、情報管理装置１０か
ら文書情報を取得するためのクライアントコンピュータ
を用いた複数の情報取得装置３０が接続されている。な
お、情報登録装置２０は情報取得装置３０としての機能
を有していてもよいし、逆に情報取得装置３０は情報登
録装置２０としての機能を有していてもよいことは言う
までもない。また、情報登録装置２０及び情報取得装置
３０はそれぞれ一つずつであってもよい。

【００６８】図２は、本発明の情報処理システムを構成
する情報管理装置１０、情報登録装置２０及び情報取得
装置３０のより具体的な構成例を示すブロック図であ
る。

【００６９】情報登録装置２０（情報取得装置３０）
は、本発明の情報処理システムのコンピュータプログラ
ム３及びデータ等の各種情報を記録したＣＤ−ＲＯＭ又
はＭＯ等の可搬性の記録媒体４から各種情報を読み取る
ＣＤ−ＲＯＭドライブ又はＭＯドライブ等の補助記憶装
置２２（３２）と、この補助記憶装置２２（３２）から
読み取った各種情報を記憶するハードディスク又はメモ
リカード等の記憶部２３（３３）とを備えている。

【００７０】そして記憶部２３（３３）から本発明のコ
ンピュータプログラム３及びデータ等の各種情報を読み
取り、情報を一時的に記憶するＲＡＭ２４（３４）に記
憶させておいてこれをＣＰＵ２１（３１）が実行するこ
とにより、クライアントコンピュータは本発明の情報登
録装置２０（情報取得装置３０）として動作する。

【００７１】なお、情報登録装置２０は情報登録用コン
ピュータプログラム２８のみを、また情報取得装置３０
は情報取得用コンピュータプログラム３８のみをそれぞ
れ読み取って実行してもよいことはいうまでもない。

【００７２】また、情報取得装置３０の記憶部３３は後
述する図１３に示すようなテーブル３３０を適宜の記憶
領域に記憶しており、定型文記憶手段及び条件式を記憶
する手段として機能する。

【００７３】更に情報登録装置２０（情報取得装置３
０）は、マウス又はキーボード等の入力装置２５（３
５）と、モニタ及びプリンタ等の出力装置２６（３６）
と、通信網１に接続するＬＡＮボード又はモデム等の通
信部２７（３７）とを備えている。

【００７４】一方、情報管理装置１０は、通信網１を介
して情報登録装置２０から受信した文書情報をＲＡＭ１
４に一時的に記憶させておき、その後にＣＰＵ１１の処
理によりハードディスク又はＲＡＩＤ等の記憶部１３の
記憶領域に設定されているデータベース２に記憶（登
録）させる。

【００７５】図３は、本発明の情報登録装置２０による
情報登録処理時の出力装置２６への出力例を示す模式図
である。但し、この例では出力装置２６としてはモニタ
が使用されており、その表示画面２６０が示されてい
る。

【００７６】図３に示すように、情報登録者は情報管理
装置１０に登録したい文書情報を予め情報登録装置２０
に記憶させておき、これらを一覧表示するファイル一覧
のウィンドウ２６１上で入力装置２５であるマウス等を
用いて選択し、右矢印（→）ボタン２６２をクリックす
る。これにより、選択された文書情報がサーバ登録ファ
イル一覧のウィンドウ２６３へ移動するので、この状態
で文書情報登録ボタン２６４がマウスでクリックされる
と、情報登録装置２０は選択されている文書情報を情報
管理装置１０に登録する処理を実行する。

【００７７】なお、ファイル選択を誤った場合には、上
述の操作とは逆に、サーバ登録ファイル一覧のウィンド
ウ２６３上で文書情報を選択して左矢印（←）ボタン２
６５をマウスでクリックする。これにより、サーバ登録
ファイル一覧のウィンドウ２６３上で選択されている文
書情報がファイル一覧のウィンドウ２６１へ移動して元
に戻る。

【００７８】以上のような情報登録装置２０の操作によ
り、登録者が希望する文書情報が情報管理装置１０へ送
信されて登録されるが、このような処理はクライアント
／サーバシステムにおいては一般的な処理であるので、
その詳細は省略する。

【００７９】次に、登録者は、要約情報を送付する相手
先を送信先対象一覧のウィンドウ２６６上で上述同様の
操作で選択して送信先決定一覧のウィンドウ２７０へ移
動させ、要約情報送信ボタン２６７をマウスでクリック
する。これにより、情報登録装置２０は、ウィンドウ２
６６上で選択されている相手先へ要約情報を送信する。
なお、送信先対象一覧のウィンドウ２６６上に表示され
る個々の送信先は、電子メールアドレスであってもよい
し、予め電子メールアドレスを名前又はニックネーム
（ハンドルネーム）等の名称と対応付けて登録してお
き、その登録した名称を使用してもよい。更に、送信先
対象一覧としては登録されていない送信先の電子メール
アドレスを直接入力できるようにしてもよい。

【００８０】また、予め登録する文書情報及び要約情報
を送信する相手先を選択しておき、上述のような情報登
録処理及び要約情報送信処理を一括して行なってもよい
ことは言うまでもない。

【００８１】図４は、本発明の情報登録装置２０により
実行される情報登録処理及び要約情報生成処理の手順を
示すフローチャートである。また、図５は情報登録装置
２０により生成される要約情報２００の内容を示す模式
図である。以下、これらの図４及び図５を参照して、本
発明の情報登録装置２０により実行される情報登録処理
及び要約情報生成処理について説明する。

【００８２】情報登録装置２０は、上述のようにして情
報管理装置１０に登録する文書情報が指定されて文書情
報登録ボタン２６４がクリックされることにより文書情
報の情報管理装置１０への登録要求を受け付け（Ｓ５０
１）、通信網１を介して文書情報を情報管理装置１０へ
送信する（Ｓ５０２）。

【００８３】一方、情報管理装置１０は情報登録装置２
０から送信された文書情報を受信すると（Ｓ５０３）、
それをデータベース２に登録する（Ｓ５０４）。そし
て、情報管理装置１０は、文書情報の登録を完了する
と、通信網１を介して情報登録装置２０へ登録終了情報
を送信する（Ｓ５０６）。

【００８４】情報登録装置２０は情報管理装置１０から
送信された登録終了情報を受信すると（Ｓ５０７）、先
に情報管理装置１０に登録した文書情報を対象として、
要約情報２００を生成するが、まず最初に文書情報の概
要を把握できるような概略情報２０１を生成し（Ｓ５０
８）、この概略情報２０１が作成されたた文書情報にア
クセスできるようにするため、換言すればその文書情報
を情報取得装置３０が取得できるようにするために、情
報管理装置１０を特定する情報と、その記憶部１３に設
定されているデータベース２中での文書情報の登録位置
と、ファイル名とを特定する位置情報２０２を生成する
（Ｓ５０９）。

【００８５】図６は図５に示されている要約情報２００
中の概略情報２０１の構成例を示す模式図である。この
概略情報２０１について更に詳細に説明すれば、全ペー
ジ数Ｍを示す情報と、第１ページから第Ｍページまでの
各ページ毎の情報とで構成されている。各ページ毎の情
報は、各ページの文書を構成するオブジェクトの個数と
各オブジェクトの種類、位置、大きさ及び線幅等のデー
タによって構成されている。従って、要約情報を情報取
得装置３０で受信した受信者は文書情報そのものを見る
までもなく、要約情報から文書情報の概要を把握するこ
とができる。

【００８６】なお、要約情報２００は、概略情報２０１
から文書情報の概要を把握することが可能な内容であれ
ばどのような情報でもよい。たとえば、文書情報の先頭
から所定いページ数の内容を画像に変換したサムネイ
ル、文書情報中に含まれる文字列情報の一部を抜粋また
は要約した要約文等であってもよい。

【００８７】図７は図５に示されている要約情報２００
中の位置情報２０２の構成例を示す模式図である。この
位置情報２０２について更に詳しく説明すれば、文書情
報がデータベース２中の何処に、どのような名称で登録
されているのかを特定できるように、個々の文書情報の
ファイル名２２１、データベース２上での登録位置を示
すファイルパス名２２２、及びデータベース２のネット
ワーク上での存在位置を示すＩＰアドレス等のコンピュ
ータ名２２３により構成されている。

【００８８】従って、情報取得装置３０が要約情報を受
信した場合、受信者は上述のような位置情報２０２に従
ってコンピュータ名２２３にログインし、ファイルパス
名２２２とファイル名２２１とを指定することにより、
ＦＴＰ（File Transfer Protocol) 等のツールを用いて
文書情報を情報管理装置１０から取得することができ
る。

【００８９】情報登録装置２０は次に、現在の日時と予
め定められている有効期間等とから、情報管理装置１０
に登録した文書情報のアクセス可能な期限を計算して有
効期限情報２０３を生成する（Ｓ５１０）。なお、この
有効期限情報２０３は情報登録装置２０の入力装置２５
等を用いて送信者が直接入力してもよい。

【００９０】次に情報登録装置２０は、文書情報の登録
者を特定するための名前又はアドレス等からなる登録者
情報２０４を生成し（Ｓ５１１）、概略情報２０１、位
置情報２０２、有効期限情報２０３、及び登録者情報２
０４をまとめて文書情報の要約情報２００を生成する
（Ｓ５１２）。

【００９１】以上のようにして図５に示すような要約情
報２００が生成される。この要約情報２００の構成を更
に詳しく説明すれば、概略情報２０１、位置情報２０
２、有効期限情報２０３、登録者情報２０４等で構成さ
れている。更に、要約情報２００には斜線で示すよう
に、文書名、作成日時等の情報を追加してもよい。従っ
て、このような要約情報２００により文書情報の概要を
把握することができ、また文書情報の登録者を特定する
ことができる。

【００９２】なお、登録者情報２０４は、文書情報の登
録処理を実際に行なった者である必要は必ずしもなく、
文書情報の作成者、または管理者であってもよく、更に
は文書情報に関する質問等の連絡を受け付けてそれに応
答可能なコンピュータシステムであってもよい。

【００９３】更に情報登録装置２０は、上述のようにし
て生成した要約情報２００の送信先を送信先対象一覧の
ウィンドウ２６６上での選択により受け付け（Ｓ５１
３）、要約情報送信ボタン２６７がクリックされると、
受け付けた送信先へ要約情報２００を通信網１を介して
電子メール等により送信する（Ｓ５１４）。なおここ
で、事前に送信先を情報登録装置２０に登録しておき、
要約情報２００の生成と送信とを一括処理してもよいこ
とは言うまでもない。

【００９４】図８は、本発明の情報取得装置３０による
情報取得処理時の出力装置３６への表示例を示す模式図
である。但し、この例では出力装置３６としてはモニタ
が使用されており、その表示画面３６０が示されてい
る。

【００９５】情報取得者が要約情報２００を受信した場
合、要約情報２００の概略情報２０１が表示されるの
で、表示内容から文書情報の概要を把握することが可能
である。ここで、プロパティ表示ボタン３６１のクリッ
クにより、図８に示すように、要約情報２００に含まれ
る位置情報２０２、有効期限情報２０３、及び登録者情
報２０４等からなるプロパティが、概略情報２０１と共
に表示される。

【００９６】また、必要な文書情報を取得したい場合
は、文書情報取得ボタン３６２のクリックにより、対応
する文書情報を取得する処理が情報取得装置３０により
実行される。更に、受信者が文書情報の登録者へ電子メ
ール等のメッセージを送信したい場合は、メッセージ送
信ボタン３６３のクリックにより、電子メールの送信フ
ォームがウィンドウ表示される。受信者はこのウィンド
ウ上で自由にメッセージを作成して送信することによ
り、登録者と連絡を取ることができる。

【００９７】図９は、本発明の情報取得装置３０による
情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフロー
チャートである。

【００９８】情報取得装置３０はまず、要約情報２００
を受信し、この要約情報２００から概略情報２０１を抽
出してモニタ等の出力装置３６の画面３６０に表示する
（Ｓ６０１）。ここで、要約情報２００に含まれる位置
情報２０２、有効期限情報２０３、及び登録者情報２０
４等からなるプロパティを知りたい場合には、図８に示
されている画面３６０上に表示されているプロパティボ
タン３６１のクリックによりプロパティ表示要求が与え
られ（Ｓ６０２：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は要約情
報２００のプロパティを図８に示すように画面３６０に
表示（Ｓ６０３）する。

【００９９】また、文書情報を取得したい場合は、画面
３６０上に表示されている文書情報取得ボタン３６２の
クリックにより文書情報取得要求が与えられ（Ｓ６０
４：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は対象文書情報が有効
期限内であるか否かを現在の日時と要約情報２００に含
まれる有効期限情報２０３とから判定する（Ｓ６０
５）。

【０１００】有効期限内であると判定された場合は（Ｓ
６０５：ＹＥＳ）、情報取得装置３０は通信網１を介し
てデータベース２から、先にステップＳ６０４で文書情
報取得要求が与えられた文書情報を受信して取得する
（Ｓ６０６）。一方、有効期限外であると判定された場
合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、先にステップＳ６０４で文書
情報取得要求が与えられた文書情報にアクセスすること
ができないため、情報取得装置３０は文書情報の取得は
行なわずに文書情報の情報登録者に対して有効期限切れ
のメッセージ（連絡文書）を自動的に電子メールにより
送信する（Ｓ６０７）。

【０１０１】なお、図８に示されている画面３６０上に
表示されている終了ボタン３６４のクリックにより終了
要求が与えられると（Ｓ６０８：ＹＥＳ）、情報取得装
置３０は情報取得処理を終了する。

【０１０２】図１０は、本発明の情報取得装置３０によ
る他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示す
フローチャートである。ここで、図９のフローチャート
と同一の名称、符合を用いているものは、同一の処理機
能であるため説明を省略する。

【０１０３】図９のフローチャートの場合と同様に、情
報取得装置３０が文書情報取得を要求し（Ｓ６０４：Ｙ
ＥＳ）、かつその文書情報が有効期限外であると判定さ
れた場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、図１０のフローチャー
トに示すように、情報取得装置３０は文書情報の情報登
録者に対してメッセージ（連絡文書）を作成するための
連絡文書生成処理を実行する（Ｓ６５１）。

【０１０４】このステップＳ６５１での連絡文書生成処
理では、情報利用者は、情報登録者に対して挨拶文、文
書情報の有効期限切れ通知、文書情報に関する質問、文
書情報の取得要求等を自由に記入した上で、ＬＡＮ又は
インターネット等の通信網１を介して電子メール等によ
り送信する（Ｓ６５２）。

【０１０５】図１１は、本発明の情報取得装置３０によ
る更に他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を
示すフローチャートである。ここで、図９、図１０のフ
ローチャートと同一の名称、符合を用いているものは、
同一の処理機能であるため説明を省略する。

【０１０６】図９、図１０のフローチャートと同様に、
情報取得装置３０が文書情報取得を要求し（Ｓ６０４：
ＹＥＳ）、かつその文書情報が有効期限外であると判定
された場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、情報取得装置３０は
文書情報の情報登録者に対して挨拶文、文書情報の有効
期限切れ通知、文書情報の取得要求等の記憶部３３のテ
ーブル３３０に予め記憶させてある定型文をメッセージ
に挿入し（Ｓ６６１）、情報取得装置３０は文書情報の
情報登録者に対してメッセージを作成する連絡文書生成
処理を実行する（Ｓ６５１）。

【０１０７】ここで、利用者は、メッセージを確認し、
メッセージの削除、変更、又は個別事項をメッセージに
追加した上で、ＬＡＮ又はインターネット等の通信網１
を介して電子メール等により送信する（Ｓ６５２）。

【０１０８】図１２は、本発明の他の情報取得装置３０
による更に他の情報取得処理及び連絡文書生成処理の手
順を示すフローチャートである。ここで、図９、図１
０、図１１のフローチャートと同一の名称、符合を用い
ているものは、同一の処理機能であるため説明を省略す
る。

【０１０９】図９、図１０、図１１のフローチャートに
示すように、情報取得装置３０が文書情報取得を要求し
（Ｓ６０４：ＹＥＳ）、かつその文書情報が有効期限外
であると判定された場合は（Ｓ６０５：ＮＯ）、情報取
得装置３０は要約情報２００から文書情報の登録者情報
２０４を抽出し（Ｓ６７１）、記憶部３３に予め記憶さ
せてある条件式と定型文とのテーブル３３０を取得する
（Ｓ６７２）。そして、情報登録装置２０は、抽出した
登録者情報２０４が条件式を満足するか否かを判定し
（Ｓ６７３）、条件式を満足する場合には（Ｓ６７３：
ＹＥＳ）、テーブルに登録されている対応する定型文を
選択し（Ｓ６７４）、条件式を満足しない場合は（Ｓ６
７３：ＮＯ）、定型文として空文字列を選択（Ｓ６７
５）する。

【０１１０】次に、情報取得装置３０は選択した定型文
（空文字列の場合を含む）をメッセージに挿入し（Ｓ６
６１）、文書情報の情報登録者に対してメッセージを作
成するための連絡文書生成処理を実行する（Ｓ６５
１）。ここで、利用者は、メッセージを確認し、メッセ
ージの削除、変更、又は個別事項をメッセージに追加し
た上で、通信網１を介して、電子メール等により送信
（Ｓ６５２）する。

【０１１１】図１３は情報取得装置３０の記憶部３３に
予め登録されているテーブル３３０の内容例を示す模式
図である。この例では、情報取得装置３０が定型文決定
の際に用いる条件式の一例として登録者の電子メールア
ドレスが使用されており、それぞれの条件式に対応する
定型文が予め登録されている。

【０１１２】電子メールのアドレスは、国名、組織名、
個人名等に階層化されて表現されている。従って、電子
メールアドレスの全部、または一部を条件として採用す
ることにより、定型文を国別、組織別、個人別に分類管
理できるようになるので、文書の連絡文書生成処理効率
が向上する。

【０１１３】図１３に示されている例では、文書情報の
登録者がドメイン部に日本の企業組織を示す”＊．ｃ
ｏ．ｊｐ”を有する電子メールアドレスを有している場
合、それに対応した定型文１が選択される。またたとえ
ば、登録者が電子メールアドレスとして”＊＠ｘｙ．ｃ
ｏ．ｊｐ”を有している場合、文書情報の登録者が「Ｘ
Ｙ株式会社」に所属していること判明するため、それに
対応した定型文２が選択される。更にたとえば、登録者
の電子メールアドレスが”ｙａｍａｄａ＠ａｂｃｐｒｏ
ｖｉｄｅｒ．ｏｒ．ｊｐ”である場合、文書情報の登録
者が「ＡＢＣプロバイダ」に所属する山田さんであるこ
とが判明するので、それに対応した定型文３が選択され
る。

【０１１４】図１４は、本発明の情報取得装置３０によ
る連絡文書生成処理の際に用いられる定型文の一例を示
す模式図である。

【０１１５】図１４中、”｛｝”で示した部分は要約情
報２００から得られる語句を挿入することができる挿入
部である。”登録者”は文書情報の登録者であり、”文
書名”は文書情報の名称であり、”有効期限”は文書情
報の有効期限（年月日、日時等）である。情報取得装置
３０は、要約情報２００から上述のような語句を抽出し
て挿入部に挿入することにより、定型文を自動的に作成
する。

【０１１６】図１５は、本発明の情報取得装置３０によ
る文書情報の有効期限切れを表示する処理手順を示すフ
ローチャートである。

【０１１７】図１５のフローチャートに示すように、情
報取得装置３０は、要約情報２００を受信した場合、こ
の要約情報２００から有効期限情報２０３を抽出し（Ｓ
６８１）、これを現在の日時と比較することにより、有
効期限を経過しているか否かを判定する（Ｓ６８２）。

【０１１８】有効期限外であると判定された場合は（Ｓ
６８２：ＮＯ）、情報取得装置３０は有効期限切れであ
ることを出力装置３６を用いて表示する（Ｓ６８３）。
たとえば、図８に示すように、情報取得装置３０の出力
装置３６としてのモニタの画面３６０上に星型等の有効
期限切れマーク３６５を表示をさせる。

【０１１９】図１６は本発明の情報登録装置２０用のプ
ログラム２８の内容を示す模式図である。なおこのプロ
グラム２８は図２に示されている記録媒体４に記録され
ている。

【０１２０】このプログラム２８は、文書情報を他のコ
ンピュータへ送信させて登録させるための情報登録装置
２０用のコンピュータプログラムであって、コンピュー
タに、「登録した文書情報の一部を含む概略情報と、文
書情報が登録されるべき他のコンピュータ及びこのコン
ピュータ内での登録位置を示す位置情報と、文書情報を
登録した装置を特定する情報を示す登録者情報とを含む
要約情報を生成させる手順（Ｐ１１）」と、「生成した
要約情報を他のコンピュータへ送信させる手順（Ｐ１
２）」と、「登録した文書情報の取得可能期限を示す有
効期限情報を受け付けさせる手順（Ｐ１３）」と、「受
け付けた有効期限情報を要約情報に付加させる手順（Ｐ
１４）」と含む。

【０１２１】図１７は本発明の情報取得装置３０用のプ
ログラム３８の内容を示す模式図である。なおこのプロ
グラム３８は図２に示されている記録媒体４に記録され
ている。

【０１２２】このプログラム３８は、文書情報を受信し
て取得するための情報取得装置３０用のコンピュータプ
ログラムであって、コンピュータに、「取得すべき文書
情報の一部を含む概略情報と、文書情報が登録されてい
る装置及びこの装置内での登録位置を示す位置情報と、
文書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録者情
報と、文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報とを
含む要約情報を受信させる手順（Ｐ２１）」と、「受信
した要約情報に対応する文書情報を登録した装置へ送信
すべき連絡文書を生成させる手順（Ｐ２２）」と、「生
成した連絡文書を、この連絡文書に対応する要約情報に
含まれる登録元情報に従って送信させる手順（Ｐ２
３）」と、「受信した要約情報に含まれる有効期限情報
に基づいて、受信した要約情報に対応する文書情報を取
得できるか否かを判定させる手順（Ｐ２４）」と、「連
絡文書を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる
手順（Ｐ２５）」と、「連絡文書を生成する際に、受信
した要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させ
る手順（Ｐ２６）」と、「判定結果に従って複数の定型
文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順（Ｐ
２７）」と、「連絡文書を生成する際に、受信した要約
文書から抽出した語句を定型文の所定部へ挿入させる手
順（Ｐ２８）」と、「受信した要約情報に対応する文書
情報が有効期限外であると判定された場合に連絡文書を
生成させる手順（Ｐ２９）」とを含む。

【０１２３】なお、このプログラム３８は、「連絡文書
を生成する際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順
（Ｐ２５）」、又は「連絡文書を生成する際に、受信し
た要約情報に含まれる情報を条件式に従って判定させる
手順（Ｐ２６）」、又は「判定結果に従って複数の定型
文のいずれかを選択して連絡文書へ挿入させる手順（Ｐ
２７）」のいずれかを選択的にコンピュータに実行させ
ることができる。

【０１２４】更にこのプログラム３８は、「連絡文書を
生成する際に、受信した要約文書から抽出した語句を定
型文の所定部へ挿入させる手順（Ｐ２８）」を選択的に
実行させることができる。また更にこのプログラム３８
は、「受信した要約情報に対応する文書情報を登録した
装置へ送信すべき連絡文書を生成させる手順（Ｐ２
２）」、又は「受信した要約情報に対応する文書情報が
有効期限外であると判定された場合に連絡文書を生成さ
せる手順（Ｐ２９）」のいずれかを選択的に実行させる
こともできる。

【０１２５】

【発明の効果】以上詳述した如く本発明の情報処理方法
及びシステムによれば、情報登録装置が、文書情報を情
報管理装置に登録し、更にこの登録された文書情報の要
約情報を生成する。従って、情報管理装置において要約
情報の生成等の処理を行なわずに済むので、情報管理装
置での処理負担が軽減される。

【０１２６】また本発明の情報処理方法及びシステムに
よれば、要約情報には文書情報の内容の概略を示す概略
情報が含まれている。このため、要約情報を受信した情
報取得装置の利用者は、情報管理装置に登録されている
文書情報に直接アクセスすることなしに文書情報の概要
を把握できる。従って、情報取得装置の利用者は、必要
であれば要約情報に含まれる登録者情報に基づいて、文
書情報の情報登録者に対してＦＴＰ又は電子メール等に
より、情報利用者は速やかな連絡を取ることができ、更
に連絡文書を受け取った情報登録者は、利用者に対して
連絡の返答ができる。

【０１２７】また本発明の情報処理方法及びシステムに
よれば、要約情報に含まれる有効期限情報は、文書情報
の情報管理装置からの取得可能な期限を示している。従
って、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情
報管理装置に登録されている文書情報にアクセス可能か
否かを、実際に文書情報にアクセスせずとも知ることが
できる。そして、有効期限内である場合には、要約情報
に含まれる位置情報に従って情報管理装置から文書情報
を取得することができ、また有効期限外である場合に
は、文書情報の取得は行なわずに、連絡文書を生成して
情報登録者の情報登録装置へ送信できる。

【０１２８】更に本発明の情報処理方法及びシステムに
よれば、文書情報が有効期限を経過していると判定した
場合にのみ、文書情報の情報登録者に対して連絡文書を
生成して送信するようにすることにより、有効期限を経
過していないと判定された文書情報、即ち情報管理装置
から取得可能な文書情報に関しては連絡文書の生成及び
送信を行なわないので、通信網内のトラフィック量が削
減される。

【０１２９】また、本発明の情報処理システムによれ
ば、情報取得装置での連絡文書の生成に際して、予め記
憶されている定型文が連絡文書へ自動的に挿入されるの
で、情報取得装置の利用者にとっては手間が省ける。

【０１３０】また本発明の情報処理システムによれば、
情報取得装置での連絡文書の生成に際して、受信した要
約情報に含まれる情報を予め記憶している条件式に従っ
て判定し、この判定結果に従って定型文が選択されて連
絡文書へ挿入される。このため、たとえば送付先に応じ
た連絡文書が自動的に生成されるので、情報取得装置の
利用者にとっては手間が省ける。

【０１３１】また本発明の情報処理システムによれば、
情報取得装置での連絡文書の生成に際して、受信した要
約文書から抽出した語句が定型文の挿入部へ挿入され
る。このため、たとえば送付先に応じてその都度異なる
情報（文書名、登録者名、有効期限等）が自動的に挿入
されて連絡文書が生成されるので、情報取得装置の利用
者にとっては手間が省ける。

【０１３２】本発明の情報登録装置によれば、情報管理
装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報と、文書
情報が登録されている情報管理装置及びこの情報管理装
置内での登録位置を示す位置情報と、自身を特定する登
録元情報とを含む要約情報が自動的に生成され、送信さ
れるので、情報登録装置の利用者（情報登録者）による
要約情報の生成及び送信のための手間が省ける。

【０１３３】また本発明の情報登録装置によれば、情報
管理装置に登録した文書情報の取得可能期限を示す有効
期限情報を受け付けて自動的に要約情報に付加するの
で、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情報
管理装置に登録されている文書情報にアクセス可能か否
かを、実際に文書情報にアクセスせずとも知ることがで
きる。

【０１３４】本発明の情報取得装置によれば、受信した
要約情報には文書情報の内容の概略を示す概略情報が含
まれている。このため、要約情報を受信した情報取得装
置の利用者は、情報管理装置に登録されている文書情報
に直接アクセスすることなしに文書情報の概要を把握で
きる。従って、情報取得装置の利用者は、必要であれば
要約情報に含まれる登録者情報に基づいて、文書情報の
情報登録者に対してＦＴＰ又は電子メール等により、情
報利用者は速やかな連絡を取ることができ、更に連絡文
書を受け取った情報登録者は、利用者に対して連絡の返
答ができる。

【０１３５】また本発明の情報取得装置によれば、受信
した要約情報に含まれる有効期限情報は、文書情報の情
報管理装置からの取得可能な期限を示している。従っ
て、要約情報を受信した情報取得装置の利用者は、情報
管理装置に登録されている文書情報にアクセス可能か否
かを、実際に文書情報にアクセスせずとも知ることがで
きる。そして、有効期限内である場合には、要約情報に
含まれる位置情報に従って情報管理装置から文書情報を
取得することができ、また有効期限外である場合には、
文書情報の取得は行なわずに、連絡文書を生成して情報
登録者の情報登録装置へ送信できる。

【０１３６】また本発明の情報取得装置によれば、連絡
文書の生成に際して、予め記憶されている定型文が連絡
文書へ自動的に挿入されるので、情報取得装置の利用者
にとっては手間が省ける。

【０１３７】また本発明の情報取得装置によれば、連絡
文書の生成に際して、受信した要約情報に含まれる情報
を予め記憶している条件式に従って判定し、この判定結
果に従って定型文が選択されて連絡文書へ挿入される。
このため、たとえば送付先に応じた連絡文書が自動的に
生成されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間
が省ける。

【０１３８】また本発明の情報取得装置によれば、連絡
文書の生成に際して、受信した要約文書から抽出した語
句が定型文の挿入部へ挿入される。このため、たとえば
送付先に応じてその都度異なる情報（文書名、登録者
名、有効期限等）が自動的に挿入されて連絡文書が生成
されるので、情報取得装置の利用者にとっては手間が省
ける。

【０１３９】また本発明の情報取得装置によれば、文書
情報が有効期限を経過していると判定した場合にのみ、
文書情報の情報登録者に対して連絡文書を生成して送信
するようにすることにより、有効期限を経過していない
と判定された文書情報、即ち情報管理装置から取得可能
な文書情報に関しては連絡文書の生成及び送信を行なわ
ないので、通信網内のトラフィック量が削減される。

【０１４０】本発明のコンピュータプログラムによれ
ば、これを汎用コンピュータに読み込ませることによ
り、上述したような本発明の情報登録装置として動作さ
せることができる。

【０１４１】また本発明のコンピュータプログラムによ
れば、これを汎用コンピュータに読み込ませることによ
り、上述したような本発明の情報取得装置として動作さ
せることができる。

【０１４２】更に本発明の記録媒体によれば、これに記
録されているコンピュータプログラムを汎用コンピュー
タに読み込ませることにより、上述したような本発明の
情報登録装置として動作させることができる。

【０１４３】更に本発明の記録媒体によれば、これに記
録されているコンピュータプログラムを汎用コンピュー
タに読み込ませることにより、上述したような本発明の
情報取得装置として動作させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の情報処理システムの全体の概略の構成
例を示す模式図である。

【図２】本発明の情報処理システムを構成する情報管理
装置、情報登録装置及び情報取得装置のより具体的な構
成例を示すブロック図である。

【図３】本発明の情報登録装置による情報登録処理時の
出力装置への出力例を示す模式図である。

【図４】本発明の情報登録装置により実行される情報登
録処理及び要約情報生成処理の手順を示すフローチャー
トである。

【図５】本発明の情報登録装置により生成される要約情
報の内容を示す模式図である。

【図６】要約情報中の概略情報の構成例を示す模式図で
ある。

【図７】要約情報中の位置情報の構成例を示す模式図で
ある。

【図８】本発明の情報取得装置による情報取得処理時の
出力装置への表示例を示す模式図である。

【図９】本発明の情報取得装置による情報取得処理及び
連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートである。

【図１０】本発明の情報取得装置による他の情報取得処
理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャートで
ある。

【図１１】本発明の情報取得装置による更に他の情報取
得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチャー
トである。

【図１２】本発明の他の情報取得装置による更に他の情
報取得処理及び連絡文書生成処理の手順を示すフローチ
ャートである。

【図１３】本発明の情報取得装置の記憶部に予め登録さ
れているテーブルの内容例を示す模式図である。

【図１４】本発明の情報取得装置による連絡文書生成処
理の際に用いられる定型文の一例を示す模式図である。

【図１５】本発明の情報取得装置による文書情報の有効
期限切れを表示する処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図１６】本発明の情報登録装置用のプログラムの内容
を示す模式図である。

【図１７】本発明の情報取得装置用のプログラムの内容
を示す模式図である。

【符号の説明】

１ 通信網 ２ データベース ３ コンピュータプログラム ４ 記録媒体 １０ 情報管理装置 ２０ 情報登録装置 ２１ ＣＰＵ ２２ 補助記憶装置 ２３ 記憶部 ２５ 入力装置 ２６ 出力装置 ２７ 通信部 ２８ 情報登録装置用プログラム ３０ 情報取得装置 ３１ ＣＰＵ ３２ 補助記憶装置 ３３ 記憶部 ３３０ テーブル ３５ 入力装置 ３６ 出力装置 ３７ 通信部 ３８ 情報取得装置用プログラム ２００ 要約情報 ２０１ 概略情報 ２０２ 位置情報 ２０３ 有効期限情報 ２０４ 登録者情報

Claims (33)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 情報登録装置から送信され、情報管理装
   置に登録されている文書情報を情報取得装置により受信
   して取得する情報処理方法において、 前記情報登録装置は、情報管理装置に登録した文書情報
   の一部を含む概略情報と、前記文書情報が登録されてい
   る情報管理装置及び該情報管理装置内での登録位置を示
   す位置情報と、自身を特定する登録元情報とを含む要約
   情報を生成して情報取得装置へ送信し、 前記情報取得装置は、情報登録装置から要約情報を受信
   し、受信した要約情報を送信した情報登録装置へ送信す
   べき連絡文書を生成し、生成した連絡文書を該連絡文書
   に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信
   することを特徴とする情報処理方法。
2. 【請求項２】 前記情報登録装置は、前記情報管理装置
   に登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報
   を受け付け、受け付けた有効期限情報を要約情報に付加
   し、 前記情報取得装置は、情報登録装置から受信した要約情
   報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記情報管理装
   置から文書情報を取得できるか否かを判定することを特
   徴とする請求項１に記載の情報処理方法。
3. 【請求項３】 前記情報登録装置は、受信した要約情報
   に対応する文書情報が有効期限外であると判定した場合
   に連絡文書を生成して送信することを特徴とする請求項
   ２に記載の情報処理方法。
4. 【請求項４】 情報管理装置、該情報管理装置へ文書情
   報を送信して登録させる情報登録装置、及び前記情報管
   理装置から文書情報を受信して取得する情報取得装置を
   含む情報処理システムにおいて、 前記情報登録装置は、 情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報
   と、前記文書情報が登録されている情報管理装置及び該
   情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、自身を
   特定する登録元情報とを含む要約情報を生成する要約情
   報生成手段と、 該要約情報生成手段が生成した要約情報を情報取得装置
   へ送信する要約情報送信手段とを備え、 前記情報取得装置は、 情報登録装置から要約情報を受信する要約情報受信手段
   と、 該要約情報受信手段が受信した要約情報を送信した情報
   登録装置へ送信すべき連絡文書を生成する連絡文書生成
   手段と、 該連絡文書生成手段が生成した連絡文書を、該連絡文書
   に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信
   する連絡文書送信手段とを備えることを特徴とする情報
   処理システム。
5. 【請求項５】 前記情報登録装置は、前記情報管理装置
   に登録した文書情報の取得可能期限を示す有効期限情報
   を受け付ける手段を更に備え、 前記要約情報生成手段は、受け付けられた有効期限情報
   を要約情報に付加する手段を更に備え、 前記情報取得装置は、前記要約情報受信手段が受信した
   要約情報に含まれる有効期限情報に基づいて、前記情報
   管理装置から文書情報を取得できるか否かを判定する判
   定手段を更に備えることを特徴とする請求項４に記載の
   情報処理システム。
6. 【請求項６】 前記情報取得装置は、定型文を記憶する
   定型文記憶手段を更に備え、 前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前
   記定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿
   入するようにしてあることを特徴とする請求項４又は５
   に記載の情報処理システム。
7. 【請求項７】 前記情報取得装置は、条件式を記憶する
   手段を更に備え、 前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前
   記要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報
   を前記条件式に従って判定し、この判定結果に従って前
   記定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡
   文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする請求項
   ６に記載の情報処理システム。
8. 【請求項８】 前記定型文記憶手段に記憶されるべき定
   型文は、前記連絡文書生成手段による語句の挿入が可能
   な挿入部を有し、 前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前
   記要約情報受信手段が受信した要約文書から抽出した語
   句を定型文の前記挿入部へ挿入するようにしてあること
   を特徴とする請求項６又は７に記載の情報処理システ
   ム。
9. 【請求項９】 前記連絡文書生成手段は、受信した要約
   情報に対応する文書情報が有効期限外であると前記判定
   手段が判定した場合に連絡文書を生成するようにしてあ
   ることを特徴とする請求項５乃至８のいずれかに記載の
   情報処理システム。
10. 【請求項１０】 情報管理装置へ文書情報を送信して登
    録させる情報登録装置において、 情報管理装置に登録した文書情報の一部を含む概略情報
    と、前記文書情報が登録されている情報管理装置及び該
    情報管理装置内での登録位置を示す位置情報と、自身を
    特定する登録元情報とを含む要約情報を生成する要約情
    報生成手段と、 該要約情報生成手段が生成した要約情報を送信する要約
    情報送信手段とを備えることを特徴とする情報登録装
    置。
11. 【請求項１１】 前記情報管理装置に登録した文書情報
    の取得可能期限を示す有効期限情報を受け付ける手段を
    更に備え、 前記要約情報生成手段は、受け付けられた有効期限情報
    を要約情報に付加する手段を更に備えることを特徴とす
    る請求項１０に記載の情報登録装置。
12. 【請求項１２】 文書情報を受信して取得する情報取得
    装置において、 取得すべき文書情報の一部を含む概略情報と、前記文書
    情報が登録されている装置及び該装置内での登録位置を
    示す位置情報と、前記文書情報を登録した装置を特定す
    る情報を示す登録元情報と、文書情報の取得可能期限を
    示す有効期限情報とを含む要約情報を受信する要約情報
    受信手段と、 該要約情報受信手段が受信した要約情報を送信した装置
    へ送信すべき連絡文書を生成する連絡文書生成手段と、 該連絡文書生成手段が生成した連絡文書を、該連絡文書
    に対応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信
    する連絡文書送信手段とを備えることを特徴とする情報
    取得装置。
13. 【請求項１３】 前記要約情報受信手段が受信した要約
    情報に含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約
    情報に対応する文書情報を取得できるか否かを判定する
    判定手段を備えることを特徴とする請求項１２に記載の
    情報取得装置。
14. 【請求項１４】 定型文を記憶する定型文記憶手段を更
    に備え、 前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前
    記定型文記憶手段が記憶している定型文を連絡文書へ挿
    入するようにしてあることを特徴とする請求項１２又は
    １３に記載の情報取得装置。
15. 【請求項１５】 条件式を記憶する手段を更に備え、 前記連絡文書生成手段は、連絡文書を生成する際に、前
    記要約情報受信手段が受信した要約情報に含まれる情報
    を前記条件式に従って判定し、この判定結果に従って前
    記定型文記憶手段が記憶している定型文を選択して連絡
    文書へ挿入するようにしてあることを特徴とする請求項
    １４に記載の情報取得装置。
16. 【請求項１６】 前記定型文記憶手段に記憶されるべき
    定型文は、前記連絡文書生成手段による語句の挿入が可
    能な挿入部を有し、 連絡文書を生成する際に、前記要約情報受信手段が受信
    した要約文書から抽出した語句を定型文の前記挿入部へ
    挿入するようにしてあることを特徴とする請求項１４又
    は１５に記載の情報取得装置。
17. 【請求項１７】 前記連絡文書生成手段は、受信した要
    約情報に対応する文書情報が有効期限外であると前記判
    定手段が判定した場合に連絡文書を生成するようにして
    あることを特徴とする請求項１３乃至１６のいずれかに
    記載の情報取得装置。
18. 【請求項１８】 コンピュータに、文書情報を他のコン
    ピュータへ送信させて登録させるコンピュータプログラ
    ムであって、 コンピュータに、登録した文書情報の一部を含む概略情
    報と、文書情報が登録されるべき他のコンピュータ及び
    該コンピュータ内での登録位置を示す位置情報と、前記
    文書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録者情
    報とを含む要約情報を生成させる手順と、 コンピュータに、生成した要約情報を他のコンピュータ
    へ送信させる手順とを含むことを特徴とするコンピュー
    タプログラム。
19. 【請求項１９】 コンピュータに、登録した文書情報の
    取得可能期限を示す有効期限情報を受け付けさせる手順
    と、 コンピュータに、受け付けた有効期限情報を前記要約情
    報に付加させる手順とを更に含むことを特徴とする請求
    項１８に記載のコンピュータプログラム。
20. 【請求項２０】 コンピュータに、文書情報を受信して
    取得させるコンピュータプログラムであって、 コンピュータに、取得すべき文書情報の一部を含む概略
    情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置
    内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報を登録
    した装置を特定する情報を示す登録者情報と、文書情報
    の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を
    受信させる手順と、 コンピュータに、受信した要約情報に対応する文書情報
    を登録した装置へ送信すべき連絡文書を生成させる手順
    と、 コンピュータに、生成した連絡文書を、該連絡文書に対
    応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信させ
    る手順とを含むことを特徴とするコンピュータプログラ
    ム。
21. 【請求項２１】 コンピュータに、受信した要約情報に
    含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情報に
    対応する文書情報を取得できるか否かを判定させる手順
    を更に含むことを特徴とする請求項２０に記載のコンピ
    ュータプログラム。
22. 【請求項２２】 コンピュータに、連絡文書を生成する
    際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順を更に含むこ
    とを特徴とする請求項２０又は２１に記載のコンピュー
    タプログラム。
23. 【請求項２３】 コンピュータに、連絡文書を生成する
    際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従っ
    て判定させる手順と、 コンピュータに、判定結果に従って複数の定型文のいず
    れかを選択して連絡文書へ挿入させる手順とを更に含む
    ことを特徴とする請求項２０乃至２２のいずれかに記載
    のコンピュータプログラム。
24. 【請求項２４】 コンピュータに、連絡文書を生成する
    際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所
    定部へ挿入させる手順を更に含むことを特徴とする請求
    項２０乃至２３のいずれかに記載のコンピュータプログ
    ラム。
25. 【請求項２５】 コンピュータに、受信した要約情報に
    対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合
    に連絡文書を生成させる手順を更に含むことを特徴とす
    る請求項２１乃至２４のいずれかに記載のコンピュータ
    プログラム。
26. 【請求項２６】 コンピュータに、文書情報を他のコン
    ピュータへ送信させて登録させるコンピュータプログラ
    ムを記録した記録媒体であって、 コンピュータに、登録した文書情報の一部を含む概略情
    報と、文書情報が登録されるべき他のコンピュータ及び
    該コンピュータ内での登録位置を示す位置情報と、前記
    文書情報を登録した装置を特定する情報を示す登録者情
    報とを含む要約情報を生成させる手順と、 コンピュータに、生成した要約情報を他のコンピュータ
    へ送信させる手順とを含むコンピュータプログラムを記
    録したことを特徴とするコンピュータ読取り可能な記録
    媒体。
27. 【請求項２７】 コンピュータに、登録した文書情報の
    取得可能期限を示す有効期限情報を受け付けさせる手順
    と、 コンピュータに、受け付けた有効期限情報を前記要約情
    報に付加させる手順とを更に含むコンピュータプログラ
    ムを記録したことを特徴とする請求項２６に記載のコン
    ピュータ読取り可能な記録媒体。
28. 【請求項２８】 コンピュータに、文書情報を受信して
    取得させるコンピュータプログラムを記録した記録媒体
    であって、 コンピュータに、取得すべき文書情報の一部を含む概略
    情報と、前記文書情報が登録されている装置及び該装置
    内での登録位置を示す位置情報と、前記文書情報を登録
    した装置を特定する情報を示す登録者情報と、文書情報
    の取得可能期限を示す有効期限情報とを含む要約情報を
    受信させる手順と、 コンピュータに、受信した要約情報に対応する文書情報
    を登録した装置へ送信すべき連絡文書を生成させる手順
    と、 コンピュータに、生成した連絡文書を、該連絡文書に対
    応する要約情報に含まれる登録元情報に従って送信させ
    る手順とを含むコンピュータプログラムを記録したこと
    を特徴とするコンピュータ読取り可能な記録媒体。
29. 【請求項２９】 コンピュータに、受信した要約情報に
    含まれる有効期限情報に基づいて、受信した要約情報に
    対応する文書情報を取得できるか否かを判定させる手順
    を更に含むコンピュータプログラムを記録したことを特
    徴とする請求項２８に記載のコンピュータ読取り可能な
    記録媒体。
30. 【請求項３０】 コンピュータに、連絡文書を生成する
    際に、定型文を連絡文書へ挿入させる手順を更に含むコ
    ンピュータプログラムを記録したことを特徴とする請求
    項２８又は２９に記載のコンピュータ読取り可能な記録
    媒体。
31. 【請求項３１】 コンピュータに、連絡文書を生成する
    際に、受信した要約情報に含まれる情報を条件式に従っ
    て判定させる手順と、 コンピュータに、判定結果に従って複数の定型文のいず
    れかを選択して連絡文書へ挿入させる手順とを更に含む
    コンピュータプログラムを記録したことを特徴とする請
    求項２８乃至３０のいずれかに記載のコンピュータ読取
    り可能な記録媒体。
32. 【請求項３２】 コンピュータに、連絡文書を生成する
    際に、受信した要約文書から抽出した語句を定型文の所
    定部へ挿入させる手順を更に含むコンピュータプログラ
    ムを記録したことを特徴とする請求項２８乃至３１のい
    ずれかに記載のコンピュータ読取り可能な記録媒体。
33. 【請求項３３】 コンピュータに、受信した要約情報に
    対応する文書情報が有効期限外であると判定された場合
    に連絡文書を生成させる手順を更に含むコンピュータプ
    ログラムを記録したことを特徴とする請求項２９乃至３
    ２のいずれかに記載のコンピュータ読取り可能な記録媒
    体。