JP5003271B2 - 電子通信文書のコピーが格納されている電子通信文書を関係者に示す方法及びプログラム、ならびに、電子通信文書が格納されていることを関係者と寄稿者とのうちの少なくとも一方に示す方法、システム、及び機器 - Google Patents

Description

この発明は、電子メッセージをインターセプトすることに係り、コピーを従業員グループまたは他の団体内において格納及び共有することが可能となり、全文検索またはジャストインタイム推奨によって、共有されたコンテンツ、組み込みリンク、および添付ファイルへのアクセスが可能となる。即ち、電子通信文書のコピーが格納されている電子通信文書を関係者に示す方法及びプログラム、ならびに、電子通信文書が格納されていることを関係者と寄稿者とのうちの少なくとも一方に示す方法、システム、及び機器を提供する。

いかなる組織の従業員も電子メール（Ｅメール）を通じて価値のある情報を交換するのが一般的である。例えば、従業員たちは、各種のアイデアについて議論し、質問をし、回答し、会社活動についてコメントし、または、ドキュメントを共有して議論することができる。これらのメッセージの大部分は、個人、または小グループの受取人に送られる。

受取人のリストが短いことは、メッセージが他の人たちと共有することができない秘密の情報を含んでいることを必ずしも意味するわけではない。例えば、Ｅメールの作成者は、情報をチームメートだけに送ることを決定でき、コンテンツと受取人との間の関連度合いの評価、専門家と仮定する人から回答が得られる可能性、または単に受取人との親密さの度合いに基づいて受取人を選択することを決定できる。同様に、単に直接的には興味を持たないと思われる人々を煩わすことを望まないという理由だけで差出人から受取人となりうる人々がメッセージから除外されることがあり得る。

会社のＥメール保管方針によっては、（説明責任のため、訴訟支援のため）ある組織の完全なＥメールの集成に経営者たちと管理者たちがアクセスすることが時々ある。しかしながら、Ｅメールをグローバルにアクセス可能または検索可能にすることは、プライバシーの理由から、会社の知識を共有することが可能になるというわけではないことは明らかである。

本発明は、ユーザの認識と同意による電子メールのシームレスなキャプチャ方法によって従業員および／または団体のグループがＥメールを通して知識を共有することを課題とする。

本発明の１つの実施形態では、自動的に行われる、コンテンツに基づくアドバイス、通知、および返信の共有を含むＥメールの格納と格納されたＥメールへのアクセスによってＥメールの共有が容易になる。なお、本明細書で使用される「基づく」、「基づいて」という用語は、別段の指定がない限り「少なくとも一部は基づく」を意味することである。本発明の１つの実施形態では、ユーザがＥメールの共有許可を明示することを可能とすることによってＥメールの共有が実行され、該許可は、要求があり次第続けてＥメールコンテンツを共有するのに使用される。本発明のさらに別の実施形態では、許可が与えられるとすべてのオリジナルメッセージの受取人と作成者に通信され、個々の従業員によってなされた共有の決定をより強く認識させる。本発明の１つの実施形態では、上記は、メッセージが送られる前にラベルが付されたメッセージを通してなされるＥメール作成者の明示された共有許可によって遂行される。本発明の１つの実施形態では、Ｅメールサーバは、ラベル付きのメッセージが受取人に届く前にそれらのＥメールをインターセプトする。本発明の１つの実施形態では、Ｅメールサーバは、メッセージの本文を変更してすべての受取人に共有されていることを示し、共有されたコンテンツ、または関連するアクセス権を変更する手段を受取人に提供する。本発明の１つの実施形態では、提案されている本システムは、組み込まれ及びリンクされたコンテンツと共に、共有されたメッセージを格納して索引付けを行う。本発明の１つの実施形態では、共有権に従って共有されたコンテンツにアクセスすることが認められているすべての従業員は、続けてコンテンツを見付けるか、または見出すことが可能である。

この発明の開示は、本発明を完全に記述しようと意図したものではなく、または本発明の範囲を制限しようとしたものではない。本明細書、本明細書の添付図面、および特許請求の範囲から、本発明の、代替の、および追加的な特徴、態様、および目的を得ることが可能である。

明確には、誰がいつ通信された情報を必要とするかを正確に予測することが可能であるＥメール差出人はいない。つまり従業員のプロジェクトと関心がやがて変化するし、新入従業員が組織に加わることがあるかもしれないし、また、別々の会社支店間で積極的に情報を共有するほど互いの活動と関心を十分に知りあっていないことがあるかもしれない。その結果、Ｅメールを通して通信される情報とコンテンツは必ずしも有効に利用されていないことが多い。受取人リストの原本に記載されていなかった従業員には、通信されている情報を検索したりまたは見出したりする方法がない。図１と図２は、組織内の他の人々に役に立つかもしれない非機密の情報を含む、小グループに送られたメッセージを示す。

本発明の１つの実施形態では、この発明によって、組織は、確立されているＥメール慣習に反することなく、または、従業員のプライバシーと共有されたコンテンツの制御を犠牲にすることなくＥメールコンテンツをより活用することができる。本発明の１つの実施形態では、要求があり次第明示されたＥメール共有許可を使用してコンテンツを共有する。本発明の１つの実施形態では、許可が与えられると、その旨すべてのオリジナルＥメールの受取人本人とＥメール作成者に通信され、個々の従業員によってなされた共有決定をより強く認識させる。

以下に、本発明の様々な実施形態を構成する、共有指定、共有通知、コンテンツ処理、およびコンテンツ検索の４つの主なコンポーネントを簡単に説明する。

（共有指定）
本発明の１つの実施形態では、Ｅメール作成者が共有を希望するＥメールメッセージ、および誰と共有を希望するかを、さらなる努力をほとんど必要とすることなく容易に示すことが可能である。

（共有通知）
本発明の１つの実施形態では、共有通知によって、ユーザは、他の従業員の共有決定をより強く認識することなり、Ｅメール作成者にコンテンツの共有を制御する機会を与える。

（コンテンツ処理）
本発明の１つの実施形態では、提案されている本システムが、関連する、組み込まれ、リンクされたすべてのコンテンツを伴って、共有メッセージを格納し、索引付けを行う。

（コンテンツ検索）
本発明の１つの実施形態では、ユーザが指定した共有権によって共有されたＥメールコンテンツにアクセスすることが認められているすべての従業員は、全文検索、ジャストインタイム推薦、または他のコンテンツアクセスメカニズムを通じて、続けてコンテンツを見付けるか、または見出すことが可能である。図６は、図２に示されているＥメールメッセージにおいてリンクされているドキュメントを含む、検索結果のあるページの例を示す。メッセージのテキストが検索結果の一部として示され、有用になる可能性を有するコンテキストが提供されている。

また、本発明の上記及び下記の例示的な実施形態は、情報処理装置によって実行されてもよい。当該情報処理装置は、例えば、電子通信文書の指定やユーザグループの指定を受け取る入力部、プロセッサによる実行の際の作業領域を形成するとともにプログラムや処理対象としての電子通信文書、ユーザグループのリスト等のデータを格納する記憶部、処理内容や処理結果を表示する表示部（ディスプレイ）、及び、データを通信網などに出力する出力部などを含む。プロセッサは、プログラム（ソフトウェア）を読み出し実行することにより、処理対象のデータ等に対して当該プログラムの手順に対応した処理をする。

本発明第１の態様は、電子通信文書のコピーが格納されている電子通信文書を１人以上の関係者に示す方法であって、（ａ）前記電子通信文書を分析して、１つ以上の指定されたユーザグループを決定するステップと、（ｂ）前記電子通信文書のコピーを記憶装置に格納するステップであって、前記格納されたコピーは前記１つ以上の指定されたユーザグループが利用可能である、該格納するステップと、（ｃ）自動的に前記電子通信文書を変更するステップであって、前記変更によって、前記電子通信文書のコピーが格納されていることを前記１人以上の関係者に示す、該変更するステップとを含む。

本発明第２の態様は、上記第１の態様において、前記変更は、さらに、返信操作を実行することにより、前記返信もまた格納されることになることを明示的に示すことを含む。

本発明第３の態様は、上記第１の態様において、前記変更は、さらに、前記返信が格納されることなくして、１人以上の関係者が返信操作を実行することを認める。

本発明第４の態様は、上記第１の態様において、前記変更は、さらに、前記電子通信文書の格納されたコピーにアクセスすることが可能である１つ以上の指定されたユーザグループのリストを含む。

本発明第５の態様は、上記第１の態様において、１人以上の関係者が、１つ以上の前記指定されたユーザグループおよび前記電子通信文書の格納されたコピーのコンテンツのうちの少なくとも一方を変更することが可能である。

本発明第６の態様は、上記第１の態様において、１人以上の関係者が、前記電子通信文書の格納されたコピーを削除することが可能である。

本発明第７の態様は、上記第１の態様において、前記格納されたコピーが、前記電子通信文書に組み込まれた１つ以上のリンクから検索されるコンテンツを含む。

本発明第８の態様は、上記第１の態様において、前記格納されたコピーが、前記電子通信文書に添付された１つ以上のファイルを含む。

本発明第９の態様は、上記第１の態様において、さらに、１人以上の関係者が、該１人以上の関係者がかつても関係者であった、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のリストにアクセスすることを認めるステップを含む。

本発明第１０の態様は、上記第１の態様において、１人以上の関係者が、前記１つ以上の指定されたユーザグループと、あらかじめ格納された、前記１人以上の関係者がかつても関係者であった電子通信文書のコンテンツとのうちの少なくとも一方を変更することが可能である。

本発明第１１の態様は、上記第１の態様において、１人以上の関係者が、あらかじめ格納された、前記１人以上の関係者がかつても関係者であった電子通信文書のコンテンツを削除することが可能である。

本発明第１２の態様は、上記第１の態様において、さらに、１人以上の関係者が、第１の電子通信文書のコンテンツに基づいてコンテンツ検索によって検索されたあらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のリストにアクセスすることを認めるステップを含む。

本発明第１３の態様は、上記第１の態様において、第２の電子通信文書が１人以上の関係者に送られ、前記第２の電子通信文書が、第１の通信文書のコンテンツに基づいてコンテンツ検索によって検索された、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のリストを含む。

本発明第１４の態様は、電子通信文書が格納されていることを１人以上の関係者と１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方に示す方法であって、（ａ）前記電子通信文書を分析して、１つ以上の指定されたユーザグループを決定するステップと、（ｂ）前記電子通信文書のコピーを記憶装置に格納するステップであって、前記格納されたコピーは前記１つ以上の指定されたユーザグループが利用可能である、該格納するステップと、（ｃ）前記電子通信文書を自動的に分析して、１人以上の関係者と１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方を識別するステップと、（ｄ）前記電子通信文書のコピーが格納されていることを、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方に自動的に通知するステップとを含む。

本発明第１５の態様は、上記第１４の態様において、前記通知は、前記１人以上の関係者と前記１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方への電子通信文書である。

本発明第１６の態様は、上記第１４の態様において、前記格納されたコピーが前記電子通信文書に組み込まれた１つ以上のリンクから検索されたコンテンツを含む。

本発明第１７の態様は、上記第１４の態様において、前記格納されたコピーが、前記電子通信文書に添付された１つ以上のファイルを含む。

本発明第１８の態様は、上記第１４の態様において、前記通知が、さらに、１人以上の識別された関係者と１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記電子通信文書の格納されたコピーにアクセスすることが可能である前記１つ以上の指定されたユーザグループのリストにアクセスすることを認めるステップを含む。

本発明第１９の態様は、上記第１４の態様において、１人以上の識別された関係者と１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記１つ以上の指定されたユーザグループと前記電子通信文書の格納されたコピーのコンテンツとのうちの少なくとも一方を変更することが可能である。

本発明第２０の態様は、上記第１４の態様において、１人以上の識別された関係者と１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記電子通信文書の格納されたコピーを削除することが可能である。

本発明第２１の態様は、上記第１４の態様において、前記通知が、さらに、１人以上の識別された関係者と１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの前記少なくとも一方がかつても関係者または寄稿者であった、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のリストにアクセスすることを認めるステップを含む。

本発明第２２の態様は、上記第１４の態様において、前記通知が、１人以上の識別された関係者と１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、１つ以上の識別されたユーザグループと、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの前記少なくとも一方がかつても関係者または寄稿者であった、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のコンテンツとのうちの少なくとも一方を変更することを認める。

本発明第２３の態様は、上記第１４の態様において、前記通知が、１人以上の識別された関係者と１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方がかつても関係者または寄稿者であった、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のコンテンツを削除することを認める。

本発明第２４の態様は、上記第１４の態様において、前記通知が、さらに、１人以上の識別された関係者と１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記電子通信文書のコンテンツに基づいてコンテンツ検索によって検索され、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のリストにアクセスすることを認めるステップを含む。

本発明第２５の態様は、電子通信文書を格納し、前記電子通信文書の１人以上の識別された関係者と１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方に、該電子通信文書が格納されていることを通知するシステムであって、ａ）１つ以上のパラメータセットの指定、前記１つ以上のパラメータのソースコードへの変換、ならびに、通知の自動送信および前記電子通信文書の格納のために前記ソースコードを一連のタスクへのコンパイルすることが可能である１つ以上のプロセッサと、ｂ）前記１つ以上のプロセッサによって処理されると、１つ以上のパラメータを指定するステップと、１つ以上のパラメータセットをソースコードに変換するステップと、通知の自動送信および前記電子通信文書の格納のために前記ソースコードを一連のタスクにコンパイルするステップとをシステムに実行させる操作を格納するマシン可読の媒体とを含む。

本発明第２６の態様は、電子通信文書を格納し、前記電子通信文書の１人以上の識別された関係者と１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方に、該電子通信文書が格納されていることを通知する機器であって、ａ）１つ以上のパラメータセットの指定、前記１つ以上のパラメータのソースコードへの変換、ならびに、通知の自動送信および前記電子通信文書の格納のために前記ソースコードを一連のタスクへのコンパイルすることが可能である１つ以上のプロセッサと、ｂ）前記１つ以上のプロセッサによって処理されると、１つ以上のパラメータを指定するステップと、１つ以上のパラメータセットをソースコードに変換するステップと、通知の自動送信および前記電子通信文書の格納のために前記ソースコードを一連のタスクにコンパイルするステップとをシステムに実行させる操作を格納するマシン可読の媒体とを含む。

本発明第２７の態様は、電子通信文書のコピーが格納されている電子通信文書を１人以上の関係者に示すためのコンピュータによって実行することのできる命令からなるプログラムであって、（ａ）前記電子通信文書を分析して、１つ以上の指定されたユーザグループを決定するステップと、（ｂ）前記電子通信文書のコピーを記憶装置に格納するステップであって、前記格納されたコピーが前記１つ以上の指定されたユーザグループが利用可能である、該格納するステップと、（ｃ）自動的に前記電子通信文書を変更するステップであって、前記変更によって、前記電子通信文書のコピーが格納されていることを前記１人以上の関係者に示す、該変更するステップとを含む。

従業員および／または団体のグループがＥメールを通して知識を共有することができる。

本発明の各種実施形態の基礎を形成することが可能な、種々の模範的なＥメール共有解決手段を記載する。

（共有指定）
本発明の１つの実施形態では、Ｅメールメッセージが送られる前に該メッセ−ジにアクセス権を付与することを各種方法で達成することが可能である。このステップの目標は、過剰使用を起こさないように、また確立されているＥメール習慣に反しないように作成者が権利を明示に付与することを認めることである。容易に且つほぼシームレスにメッセージをラベル付けする方法は、メッセージにアクセスすることが認められている従業員のグループを表わす仮想Ｅメールアドレスを「カーボンコピー」（ＣＣ）（同報メールでコピーを送信）することである。例えば、「コーポレートメモリ」（ＣＭ）と名付けられたアカウントにＣＣすることによって、従業員は２つのキーストロークを追加するだけでメッセージに全社的なアクセス権を付与することを認めることができる。

本発明の別の実施形態では、関連するアプローチは、事前定義されたモディファイアを使って既存Ｅメールアドレスまたは分配リストを変更して、ユーザに疑似Ｅメールアカウントを記憶させることなくきめ細かくアクセス権を明示することから成る。例えば、分配リスト「販売（Ｓａｌｅｓ）」が組織内の１０人の販売人のＥメールアドレスを含むＥメールセットアップを考える。単一の受取人にドキュメントをＥメールすると同時に、必要ならば、販売グループがメッセージにアクセスできることを明示することをユーザが希望したとき、それを、個々のユーザを唯一の受取人として指定し、「ＣＭ−販売（ＣＭ−Ｓａｌｅｓ）」へメッセージをＣＣすることによって明示することが可能となる。この例では、システムは、「ＣＭ−」で始まるすべてのアドレスを共有指定として自動的に識別し、既存の分配リスト「販売（Ｓａｌｅｓ）」に基づいて認可された従業員の正確なリストに分解することができる。

本発明の別の実施形態では、明示されたアクセス権はＥメールメッセージの本文におけるタグとして使用される。このアプローチは確立したＥメール習慣からわずかに外れるが、作成者はメッセージ全体を共有する必要はないので、場合によっては、よりきめ細かくアクセス権をサポートすることが可能となる。さらに、おそらくは、先の例におけるように既存のＥメールアカウントに基づいたタグを使用して、メッセージの各部分に共有されたとしてタグ付けをすることが可能となる。図５は、販売チームが部分的にアクセス可能であるメッセージの一例を示す。

（共有通知）
この発明の実施形態では、ユーザの同意と認識が明示的にサポートされている。システムはコンテンツのほぼシームレスな共有をサポートすると想定されるので、明示的な通知と制御のメカニズムをサポートすることは特に重要である。そのために、他の人々によって共有されていたとしても、作成者はコンテンツの制御を維持することが可能である。提案されている本システムでは、少なくとも２つの異なる形式の共有通知をサポートする。メッセージ変更とメッセージ生成の２つである。上記の２形式の通知について簡潔に概説する。

（メッセージ変更）
本発明の１つの実施形態では、Ｅメールのインターセプトに基づくメッセージ変更によって、確立したＥメール習慣をサポートする一般的な目標が、ユーザに追加の負担をかけることなく促進される。このように、Ｅメールアドレスを介してアクセス権を付与することは便利ではあるが、関連するすべての当事者にとって必ずしも十分に自明ではなくまた必ずしも十分に透明でもない。例えば、共有されたＥメールアドレスへＣＣされたメッセージに返信するユーザは、返信した結果生じたメッセージに、場合によっては、大きいグループの人々がアクセス可能であることを必ずしも完全に理解することができない。同様に、共有されたＥメールアドレスは、分配リストの一部であって、ユーザが必ずしも直ちに把握できるものではない。黙示的に指定されたアクセス権であることをより強く認識させるように、提案されている本システムは、共有されているＥメールアドレスに送られるメッセージすべてをインターセプトし、変更する。例えば、システムは、直近の受取人よりもより広範囲のグループの人々がメッセージにアクセス可能であることを明示的に示すために、該メッセージの件名および／または本文を変更することができる。システムは、受取人がメッセ−ジを受信する前に該メッセージをインターセプトして変更するので、上記アプローチによって、ユーザにとっていかなる余計なメッセージトラフィックまたは負担も生じない。図３は、インターセプトされて、変更されたメッセージの一例を示す。

変更については、下記項目の内の１つ以上の項目を含むことができる。
・メッセージの共有状態の表示。
・メッセージにアクセスすることが認められているユーザグループの表示。
・「Ｒｅｐｌｙ ｔｏ Ａｌｌ（全員に返信）」の結果として起こる状態の表示。
・共有されたコンテンツ、または関連するアクセス権を見る（ビュー）、編集する、または変更する能力。

受信者によって送られる通信文書（Ｅメール）の「Ｒｅｐｌｙ ｔｏ Ａｌｌ」コマンドは、通常、差出人と、差出人によってＣＣされたすべての当事者、および、場合によっては、差出人がＢＣＣとしてリストした当事者に送られる。この発明では、通信文書にアクセスが可能な人々のクラスを拡張することによって、誰が「Ｒｅｐｌｙ ｔｏ Ａｌｌ」コマンドによって生成される通信文書にアクセスすることができるかという問題もまたもたらされるであろう。「Ｒｅｐｌｙ ｔｏ Ａｌｌ」コマンドの有効受信者の状態を示すことによって、ユーザは受信リストを編集することが可能となる。また、本発明によって、そうでなければ返信を格納するであろう共有されたＥメールアドレスをＣＣすることなくすべてのＥメール受取人に返信する手段をユーザに提供することが可能である。

例えば、ユーザをメッセージ管理ウェブインタフェースにみちびくハイパーリンクを通して変更を実行することが可能である。編集能力は、作成者と受取人、またはコンテンツをＥメールのスレッドに投稿した作成者だけに利用可能であるかどうかは、構成の詳細になる。

通信文書のコンテンツは、通信文書のテキスト、および通信文書に添付されたリンクおよびファイルとして定義される。このようにして、通信文書において参照される、リンクされたサイトのテキストは、該通信文書のコンテンツの一部である。

技術的には、クライアントまたはサーバ側でメッセージをインターセプトすることが可能である。クライアント側では、実行にはＥメールクライアント用のプラグインを伴うことがある。例えば、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ（登録商標） Ｏｕｔｌｏｏｋ（登録商標）、またはＭｏｚｉｌｌａ Ｔｈｕｎｄｅｒｂｉｒｄなどの一般に普及しているＥメールクライアントは、サードパーティ用のプラグイン構造をサポートする。この場合、クライアントはメッセージを指定されたメールサーバに送る直前に、プラグインは該メッセージを変更することが可能である。また、サーバ側でＥメールをインターセプトすることが可能である。このアプローチの利点は、クライアント側でいかなるソフトウェアも要求されないことである。すなわち、いかなるＥメールクライアントも、いかなる変更も行うことなく使用することが可能である。この場合、メッセージが組織の主なＥメールサーバ（例えば、ＭＳ Ｅｘｃｈａｎｇｅ、または同様のサーバ製品）に達する前に該メッセージをインターセプトして変更することが可能である。Ｅメールが標準プロトコル（ＳＭＴＰ）に適合しているのでこのアプローチではいかなる技術的な問題も生じない。または、組織のＥメールサーバの統合されたコンポーネントとして変更を実行することができる。多くのメールサーバ（例えば、ＭＳ Ｅｘｃｈａｎｇｅ）では、カスタム変更用のオープンＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｐｒｏｇｒａｍ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）をサポートする。

（メッセージの生成）
本発明の１つの実施形態では、メッセ−ジインターセプトと変更に加えて、作成者の明示的な同意なしになされた共有決定をコミューニケートするよう設計された通知機構が含まれている。例えば、だれかが、他の誰かのメッセージまたはＥメールスレッド全体を、メッセージ受取人として、作成者を含むことのないように指定された「共有」Ｅメールアドレスに転送することを決定してもよい。この場合、システムでは、コンテンツが共有されたことを作成者に通知する新しいメッセージを生成することが可能であり、また、共有されたコンテンツまたは関連するアクセス権を編集または除去する能力がオプションとして提供されている。図４は、共有通知Ｅメールの１つの例を示す。

明示的な同意が必要とされるが同意が得られなかった場合にメッセージが生成されてもよい。

本発明の１つの実施形態では、システムは、共有されたＥメールテキストを分析して誰に通知すべきかを決定する。大多数のＥメールクライアントのデフォルト設定を使用すると、通常、Ｅメールスレッドのすべてが含まれる単一のメッセージとなる。つまり、システムは、メッセージのテキストをスキャンしてＥメールヘッダーと差出人情報を示すパターンを得ることが可能である。例えば、図７で示されるようなパターンによって、システムは、適正な精度でメッセージの差出人本人を識別することができる。本発明の別の実施形態では、システムがメールサーバ内にある組織のメッセージすべてにアクセスすると、システムはヘッダーマッチ技法に依存する必要なくして、組織のＥメール履歴を利用してメッセージの作成者本人を識別することが可能となる。

本発明の１つの実施形態では、共有通知を直ちに、すなわちだれかが他の誰かのコンテンツを知られることなく共有するとすぐに、または指定された時間間隔遅れて、送るようシステムを構成することが可能である。共有通知を遅らせる潜在的な利点は、システムが、ある時間間隔の間共有されたコンテンツすべてのリストを生成し、ユーザに送られるメッセージの数をより少なくすることが可能であることである。例えば、システムは、１週間の間に共有されたＥメールコンテンツすべてをリストし、メッセージを見るまたはアクセス権を変更する機能を提供して、週単位のメッセージを作成者に送ることが可能である。

（コンテンツ処理）
本発明の１つの実施形態では、提案されている本システムは、組み込まれリンクされたコンテンツを伴って、共有メッセージを格納し、索引付けを行う。つまり、メッセージの件名および本文の全文に加えて、システムは、添付されたファイル（例えば、Ｗｏｒｄファイル、またはＰＤＦファイル）に別々に索引付けを行って、リンクされたウェブページとドキュメントをダウンロードし、格納して、索引付けを行う。リンクされたコンテンツを処理するために、システムは、メッセージの本文をスキャンして、ＵＲＬを得る。組み込まれたＵＲＬは、ホスト名、ドメイン名、最上位のドメイン名、およびファイル名から成る標準化されたパターンに適合するので、アンカータグ「＜ａ＞＜／ａ＞」内に組み込まれていなくとも、またはプロトコル識別子（例えば、「ｈｔｔｐ：／Ｐ」）で始まっていても、Ｅメールメッセージ内のすべてのハイパーリンクを識別するのは難しくない。例えば、正規表現などの標準的なテキストマッチ技法を使用して、ＵＲＬとしてｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｃｏｒｅ．ｃｏｍ／ｐａｐｅｒｓ／ｗｈｉｔｅｐａｐｅｒ．ｐｄｆを識別することが可能である。システムは、リンクされているドキュメントすべてをダウンロードし、テキスト抽出ツールを使用して、共通のファイルフォーマット（例えば、Ｗｏｒｄ、ＰｏｗｅｒＰｏｉｎｔ（登録商標）、ＰＤＦなど）のテキストを抽出し、該ドキュメントを検索可能な全文索引に追加する。テキスト抽出と全文索引付けの両技法が、検索エンジンによって使用される一般的に知られた技法である。また、システムは索引を付けられたドキュメントの送信元に関する情報を保有する。すなわち、添付された、またはリンクされたドキュメントにより常に特定のＥメールメッセージを追跡することができる。提案されたシステムの検索コンポーネントは、以下に記述されるようにこれらのドキュメントの関連付けを利用することが可能である。

（コンテンツ検索）
本発明の１つの実施形態では、提案されたシステムは、これまでに議論されたアクセス指定方法のいずれかによってアクセスが認められた従業員によるその後の検索または発見を目的として共有メッセージおよび関連コンテンツを記憶する。本発明の１つの実施形態では、他の方法で検索または発見を実行することが可能である。例えば、システムでは、双方向検索、積極的な推薦、またはメッセージをブラウズするためのウェブベースのインタフェースを通して共有されたメッセージへアクセスが可能である。上記の他のアクセス方法すべてについて、従業員がアクセスが認められているメッセージセットにアクセスするだけであることを保証するため、システムはユーザを認証する。明示的なアカウントログイン機能、またはオペレーティングシステムに組み込まれた認証（例えば、ユーザが現在ログインしているＭｉｃｒｏｓｏｆｔ（登録商標） Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）アカウントを使用して、ユーザが本人であることを証明する）によって、認証を実行することが可能である。

本発明の１つの実施形態では、双方向検索アプローチは標準的な全文検索技法に基づいて行われる。ユーザは、専用の検索インタフェースを通して、または、他の会社のリソースの中のＥメールコンテンツを含む会社の検索エンジンの一部として、会社のＥメールおよび関連リソースを検索可能である。（図３に示されるように）システムはＥメールされたドキュメントの送信元に関する情報を保有するので、検索結果インタフェースによって、オリジナルメッセージのテキストをオプションとして表示することが可能である。さらに、検索インタフェースによって、完全なオリジナルメッセージと、オリジナルメッセージと同じメッセージに含まれる他のドキュメントとにアクセスできる。つまり、潜在的に役に立つコンテンツ、例えば、オリジナルＥメールメッセージに含まれた従業員のコメントを、メッセージ自体においていかなるテキストマッチもなく検索することが可能である。

本発明の１つの実施形態では、積極的に推薦するアプローチでは、ユーザの現在のコンテキスト（例えば、現在表示されているドキュメントまたはウェブページ）に関連するコンテンツを自動的に表す、コンテキスト情報が利用される。本発明の１つの実施形態では、コンテキストの推薦は以下の通り通常作動する。第一に、システムは、ユーザの画面に現在表示されているテキスト情報を抽出する。これはウェブブラウザなどの一般に使用されているアプリケーション用のプラグイン、Ｅメールクライアント、またはワードプロセッサによって達成されることが可能である。次に、抽出されたテキストを使用して、関連するＥメールメッセージ、および添付またはリンクされたドキュメントなどの関連するコンテンツを検索する。この処理ステップは統計的なテキスト処理に基づくことが多い。統計的な用語重み付け技法（非特許文献１参照）を利用して、情報を与えてくれる用語を識別することによって、関連するコンテンツを検索するために、続いて検索エンジンに送ることが可能なクエリを自動的に構成するようテキストを使用することができる。このタイプのシステムの例は、Ｗａｔｓｏｎ（非特許文献２）、およびＦＸＰＡＬ’ｓ ‘ＰＡＬ Ｂａｒ’（非特許文献３）である。図８は積極的推薦を行う実施形態の一例を示す。この例では、ユーザはテキストマイニングに関するウェブページを見ている。完全に自動化されたクエリ生成技法（非特許文献３）を使用して、「ＰＡＬ Ｂａｒ」システムは、密接に関連付けられたコンテンツを見出すことが可能である。ここでは、ＰＡＬ Ｂａｒは、自動的に、図２に示されるＥメールメッセージに元々含まれているドキュメントを推薦する。明示的な検索シナリオと同様、図２に示される推薦インタフェースによって、マッチしたドキュメントと、マッチしたドキュメントを含んだオリジナルメッセージとにアクセスする。同様に、（コンテンツ分析を通してでは関連づけることは不可能であっても、おそらく何らかの方法で関連付けられているので）、インタフェースによって、同じメッセージの一部として送られた他のドキュメントへのアクセスが可能になる。シームレスなコンテンツ発見コンポーネントを「ほぼシームレス」なＥメールのキャプチャ技法に加えるため、この発明のコンテキストにおいて、積極的推薦シナリオは注目すべきである。上記技術を組み合わせることによって、システムは、ごくわずかのユーザ努力によって、会社の知識共有に関する強力なエンドツーエンドソリューションを可能にする。

ヴァン・リバーゲン・シー・ジェー（Ｖａｎ Ｒｉｊｓｂｅｒｇｅｎ， Ｃ．Ｊ．）、「情報検索」（Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｒｅｔｒｉｅｖａｌ）、バターワース社（Ｂｕｔｔｅｒｗｏｒｔｈｓ）、ロンドン、１９７９年 ブジック・ジェー（Ｂｕｄｚｉｋ Ｊ．）、ハモンド・ケー（Ｈａｍｍｏｎｄ Ｋ．）、バーンバウム・エル（Ｂｉｒｎｂａｕｍ Ｌ．）、「コンテキストにおける情報アクセス」（Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ａｃｃｅｓｓ ｉｎ Ｃｏｎｔｅｘｔ）、知識ベースシステム（Ｋｎｏｗｌｅｄｇｅ−Ｂａｓｅｄ Ｓｙｓｔｅｍｓ）、エルスヴィエ・サイエンス社（Ｅｌｓｅｖｉｅｒ Ｓｃｉｅｎｃｅ）、２００１年、１４（１−２）３７−５３ページ ビルサス・デー（Ｂｉｌｌｓｕｓ Ｄ．）、ヒベルト・デー・エム（Ｈｉｌｂｅｒｔ Ｄ．Ｍ．）、マイネス−アミンザデ・デー（Ｍａｙｎｅｓ−Ａｍｉｎｚａｄｅ，Ｄ．）、「積極的情報システムの改良」（Ｉｍｐｒｏｖｉｎｇ Ｐｒｏａｃｔｉｖｅ Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ Ｓｙｓｔｅｍｓ）、第１０回インテリジェントユーザインタフェースに関する国際会議講演論文集（Ｐｒｏｃｅｅｄｉｎｇｓ ｏｆ ｔｈｅ １０ｔｈ Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ Ｃｏｎｆｅｒｅｎｃｅ ｏｎ Ｉｎｔｅｌｌｉｇｅｎｔ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅｓ）、アイ・ユー・アイ（ＩＵＩ ２００５）、エー・シー・エム（ＡＣＭ）、２００５年

（システムの拡大）
本発明の各種実施形態では、システムの情報共有能力を改良するように設計された、オプションとしてのシステム拡張機能を記載する。図８は積極的ドキュメント推薦の例を示す。推薦インタフェースによって、マッチしたドキュメントと、マッチしたドキュメントへのリンクを含んだオリジナルメッセージとにアクセスする。

（共有アドバイス）
本発明の１つの実施形態では、前述の共有指定技法は、明示的なユーザ参加に依存する。メッセージの共有には、常に、手動による指定が要求される。メッセージを共有するための作業負担は最小であっても、従業員が、非機密のメッセージを共有するのを忘れることはよくある。本発明の１つの実施形態では、コンテンツが受取人グループ（または、組織全体）にとって適切でありそうであれば、システムによって、ユーザにメッセージの共有を思い出させる共有アドバイスが自動的に提供されることが可能である。密接に関連付けられたドキュメントを見出す技法を使用して（非特許文献３）、システムは、既に共有されたリポジトリの一部であるコンテンツにメッセージが関連しそうであるかどうかを自動的に決定することが可能である。ユーザがメッセージを共有しなかった場合に、システムは、適切な受取人のグループとメッセージを共有するための許可をユーザに求めることが可能である。クライアント側で（おそらく、前述したＥメールクライアント用のプラグインを通じて）、または、サーバ側で（システムは、共有されたメッセージだけではなく、すべての会社のＥメールにアクセスすると仮定して）、このアプローチを実行することが可能である。共有アドバイスを、Ｅメールメッセージ、または、メッセージが共有されていることを示すクライアント側の表示（例えば、「ｓｈａｒｅ−０−ｍｅｔｅｒ（シェア−０−メータ）」ウィジェット）の形式で送ることができる。本発明の各種実施形態では、システムは、リアルタイムで共有アドバイスを提供することが可能であり、すなわち、メッセージが構成されて、送られて、または、送られた直後、もしくは、会社の知識共有にとって適切な候補であり得る特定の時間フレームの間に送られるすべてのメッセージをリストする定期的なＥメールメッセージの形式で提供することが可能である。

（Ｅメール返信を通じての推薦）
本発明の１つの実施形態では、提案されたシステムは、関連する会社のコンテンツ（以前のＥメールでの議論、関連ドキュメントなど）の差出人および／または受取人に通知して共有されたＥメールアドレスに送られたメッセージにオプションとして返信することができる。この特徴は、前述の積極的な推薦のアプローチに密接に関連している、すなわちユーザが現在の活動または関心に関連するコンテンツを発見するのを支援するように設計され、また、この特徴を実現するのに同じコンテンツマッチアルゴリズムを使用することが可能である。前述の積極的推薦アプローチは、密接に関連したコンテンツを推薦する現在のユーザのコンテキストを観測するクライアント側ツールを必要とする。これに対し、Ｅメール返信アプローチは、いかなるクライアント側ソフトウェアも必要とせず、いかなるＥメールクライアントも扱う。

本発明の各種実施形態に関する上記の記載目的は、図解と説明である。上記の記載は、完全であること意図したものではない、または本発明を開示された形式に厳密に制限することを意図したものではない。多くの実施形態は、本発明の原則と実用的な適用を最もよく説明するために選ばれ、記載された。そのため、他の当業者は、本発明には各種の実施形態があり、熟考された特定の使用方法に適合する各種変更があり得ることを理解されよう。本発明の範囲は、特許請求の範囲とそれらの均等物によって定義されることを意図している。

コンピュータ技術に熟練するものには明らかであるように、本明細書の開示による教示によってプログラムされたプロセッサ（または複数のプロセッサ）を使用して本発明の各種実施形態を実行してもよい。ソフトウェア技術に熟練するものには明らかであるように、本明細書の開示による教示に基づいて熟練したプログラマは容易に適切なソフトウェアコーディングを行うことが可能である。また、当業者には容易に理解されるように、集積回路を用意し、および／または適切なネットワークをなす構成回路を相互接続して本発明を実行してもよい。

各種実施形態には、各種指示および／または情報を格納する記憶媒体（または複数の記憶媒体）であってもよいコンピュータプログラム製品が含まれ、本明細書に提示されている各種特徴のいずれかを実行する汎用の、または専用の演算プロセッサ（または複数のプロセッサ）および／または装置（または複数の装置）をプログラムするために使用される。記憶媒体は、以下の事項の１つ以上の事項：フロッピー（登録商標）ディスク、光学ディスク、ＤＶＤ、ＣＤ ＲＯＭ、マイクロドライブ、光磁気ディスク、ホログラフィック記憶装置、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、ＤＲＡＭ、ＰＲＡＭＳ、ＶＲＡＭ、フラッシュメモリ装置、磁気カードまたは光カード、ナノシステム（分子メモリＩＣを含む）を含むいずれかの種類の物理媒体、紙、または紙ベースの媒体、ならびに各種指示および／または情報を格納するのに適したいずれかの種類の媒体、または装置を含むことが可能であるが、それらに制限されるわけではない。各種実施形態は、部品全体にわたって、または部品の一部にわたって伝送されることが可能であり、かつ公衆ネットワークおよび／または私設ネットワーク上を伝送されることが可能であるコンピュータプログラム製品を含み、該伝送には、本明細書に提示されている特徴のいずれかを実行する１つ以上のプロセッサが使用することが可能な各種指示および／または情報を含む。各種実施形態においては、該伝送にあたって、複数の独立した伝送方法を含むことができる。

本明細書の開示には、１つ以上のコンピュータ可読の媒体に格納される、ハードウェアであるプロセッサ（または複数のプロセッサ）を制御するソフトウェアが含まれ、また、コンピュータ（または複数のコンピュータ）および／またはプロセッサ（または複数のプロセッサ）が、本発明の成果物を利用する人間ユーザまたは他の装置と相互に情報をやり取りできるようにするソフトウェアを含む。そのようなソフトウェアは、デバイスドライバ、インタフェースドライバー、オペレーティングシステム、実行環境および／またはコンテナ、ユーザインタフェース、およびアプリケーションを含むことができるが、それらに制限されるものではない。

コードの実行は直接的、または間接的であることが可能である。コードは、コンパイルされた、解釈された、およびその他の種類の言語を含むことができる。特許請求の範囲において別段に制限されなければ、機能を果たすためのコードおよび／またはコードセグメントの実行および／または伝送は、ローカルであれ、リモートであれ、機能を果たす他のソフトウェアまたは装置への呼び出しまたはコールを含むことが可能である。該呼び出しまたはコールは、該機能を果たすライブラリモジュール、デバイスドライバ、インタフェースドライバー、およびリモートソフトウェアへの呼び出し、またはコールを含むことが可能である。該呼び出しまたはコールは、分散した、クライアントシステムおよび／またはサーバシステムを含むことが可能である。

用語「明示的に示す」、「明示的な表示」は、変更されたＥメールメッセージ内のテキスト、別々のＥメールメッセージ内のテキスト、ツールチップ、ポップアップダイアログ、ウェブページ、ボイスメッセージ、およびメッセージを含むファイルを含む。「明示的に示す」、「明示的な表示」は、『このメッセージは、会社のメモリに保存され、販売およびマーケティングに従事するすべての人がアクセス可能である』といったフレーズであってもよい。用語「作成者」は、Ｅメール、または他の電子通信文書における『Ｆｒｏｍ：』フィールドにおいて指定されるエンティティすべてを含む。用語受取人は、Ｅメール、または他の電子通信文書における『Ｔｏ：』、『Ｃｃ：』、または『Ｂｃｃ：』フィールドのエンティティすべてを含む。用語「関係者」は、すべての作成者、および受取人を含む。用語「寄稿者（コントリビュータ）」は、Ｅメールまたは電子通信文書にコンテンツを寄稿したが、必ずしも「関係者」ではない作成者すべてをいう。例えば、ＡがＢにメッセージを送り、ＢがそのメッセージをＣに転送する場合、ＢとＣは、最終メッセージにおける「関係者」であるが、Ａは「寄稿者」にすぎない。用語「関係者と寄稿者」は、エンティティＡ、Ｂ、およびＣを含む。用語「ユーザ」は、該通信文書の格納されたコピーにアクセスすることが可能であるが、必ずしも「関係者」ではない人々をいう。ユーザは、「関係者」が属する組織のメンバーである可能性がある。「ユーザグループ」は、該通信文書の格納されたコピーにアクセスすることが可能であるが、必ずしも「関係者」ではない「ユーザ」の集合をいう。例えば、組織の『販売グループ』が、ユーザグループであってもよい。電子メッセージの用語「コンテンツ」は、テキスト、組み込まれたリンク、および該電子メッセージに添付されたファイルを含む。用語「分析」は、該Ｅメールまたは電子通信文書においてそういうものとして指定されている１つ以上のグループのユーザを確定する方法を含む。用語「返信」は、関係者および関係者すべてに対する返信を含み、詳細には、Ｅメールまたは電子通信文書における「ｒｅｐｌｙ ｔｏ ａｌｌ（すべてに返信）」機能を含む。用語「アクセス」は、関係者が、Ｅメールまたは電子通信文書のヘッダまたは本文、およびＥメールまたは電子通信文書のコンテンツ内において直接読むことが可能である、組み込まれたリンク内のテキストおよび添付ファイル内のテキストなどのテキストを検査するステップを含む。「アクセス」を行う際、関係者は、リンク先をクリックするまたはボタンを押すなどの機能を実行することが可能である。電子通信文書の用語「格納されたコピー」は、格納されている電子通信文書の受取人が利用可能な情報の仮想レプリカをいう。用語「通知」は、第１の電子通信文書について「関係者」または「寄稿者」に通知するために送られる第２の電子通信文書をいってもよい。

本発明の１つの実施形態では、電子通信文書のコピーが格納されていることを電子通信文書の関係者（または複数の関係者）に示す方法は、電子通信文書を分析して、指定されるユーザ（または複数のユーザ）のグループ（または複数のグループ）を決定するステップと、電子通信文書のコピーを記憶装置に格納するステップであって、格納されたコピーを指定されたユーザ（または複数のユーザ）のグループ（または複数のグループ）が利用可能である、該格納するステップと、自動的に電子通信文書を変更するステップであって、変更によって、電子通信文書のコピーが格納されていることが関係者（または複数の関係者）に示す、該変更するステップとを含む。格納されたコピーは、電子通信文書に組み込まれたリンク（または複数のリンク）から検索されるコンテンツと、電子通信文書に添付されたファイル（または複数のファイル）を含んでもよい。

本発明の別の実施形態では、変更は、返信操作を実行することにより、その返信もまた格納されることになることを明示的に示すことをさらに含んでもよい。また、変更は、関係者（または複数の関係者）がさらなる格納を伴うことなくして返信操作を実行することを認めることをさらに含んでもよい。

本発明の１つの実施形態では、変更は、電子通信文書の格納されたコピーにアクセスすることが可能な、指定されたユーザ（または複数のユーザ）のグループ（または複数のグループ）のリストをさらに含んでもよい。関係者（または複数の関係者）は、指定されたユーザ（または複数のユーザ）のグループ（または、複数のグループ）、および／または電子通信文書の格納されたコピーのコンテンツを変更することが可能であってもよい。関係者（または複数の関係者）は、電子通信文書の格納されたコピーを削除することが可能であってもよい。

本発明の別の実施形態は、関係者（または複数の関係者）がかつても関係者であった、あらかじめ格納された電子通信文書（または複数の電子通信文書）のリストに関係者（または複数の関係者）がアクセスすることを認めるステップをさらに含んでもよい。本発明の１つの実施形態では、関係者（または複数の関係者）は、指定されたユーザ（または複数のユーザ）のグループ（または、複数のグループ）、および／または、関係者がかつても関係者であったあらかじめ格納された電子通信文書のコンテンツを変更することが可能であってもよい。関係者（または複数の関係者）は、かつても関係者だった、あらかじめ格納された電子通信文書のコンテンツを削除することが可能であってもよい。本発明の１つの実施形態は、第一の電子通信文書のコンテンツに基づいてコンテンツ検索によって検索された、あらかじめ格納され電子通信文書（または複数の電子通信文書）のリストに関係者（または複数の関係者）がアクセスすることを認めるステップさらに含んでもよい。本発明の別の実施形態では、第２の電子通信文書が関係者（または複数の関係者）に送られてもよく、該第２の電子通信文書が、第１の電子通信文書のコンテンツに基づいてコンテンツ検索によって検索された、あらかじめ格納された電子通信文書（または複数の電子通信文書）のリストを含んでもよい。

本発明の別の実施形態では、電子通信文書が格納されていることを、関係者（または複数の関係者）および／または、寄稿者（または複数の寄稿者）に示す方法は、電子通信文書を分析して、指定されたユーザ（または複数のユーザ）のグループ（または、複数のグループ）を決定するステップと、電子通信文書のコピーを記憶装置に格納するステップであって、格納されたコピーを指定されたユーザ（または複数のユーザ）のグループ（または、複数のグループ）が利用可能である、該格納するステップと、電子通信文書を自動的に分析して関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）を識別するステップと、ならびに、電子通信文書のコピーが格納されていることを識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）に自動的に通知するステップとを含む。通知は、関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）への電子通信文書であってもよい。格納されたコピーは、電子通信文書に組み込まれたリンク（または複数のリンク）から検索されたコンテンツと、電子通信文書に添付されたファイルとを含んでもよい。

本発明の１つの実施形態では、通知は、識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）が、電子通信文書の格納されたコピーにアクセスすることが可能である、指定されたユーザ（または複数のユーザ）のグループ（または、複数のグループ）のリストにアクセスすることを認めるステップをさらに含む。識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）は、指定されたユーザ（または複数のユーザ）のグループ（または、複数のグループ）および／または電子通信文書の格納されたコピーのコンテンツを変更することが可能であってもよい。識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）は、電子通信文書の格納されたコピーを削除することが可能であってもよい。

本発明の別の実施形態では、通知は、識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）が、識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）がかつても関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）であった、あらかじめ格納された電子通信文書（または複数の電子通信文書）にアクセスすることを認めるステップをさらに含んでもよい。通知は、識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）が、識別され、指定されたユーザ（または複数のユーザ）のグループ（または、複数のグループ）および／または、識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）がかつても関係者または寄稿者であった電子通信文書（または複数の電子通信文書）のコンテンツを変更することを認めることが可能であってもよい。通知は、識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）が、識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）がかつても関係者または寄稿者であった、あらかじめ格納された電子通信文書（または複数の電子通信文書）のコンテンツを削除することを認めることが可能であってもよい。本発明の別の実施形態では、通知は、識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）が、電子通信文書のコンテンツに基づいてコンテンツ検索によって検索された、あらかじめ格納された電子通信文書（または複数の電子通信文書）のリストにアクセスすることを認めるステップをさらに含んでもよい。

本発明の１つの実施形態では、電子通信文書を格納し、電子通信文書の識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）に電子通信文書が格納されていることを通知する方法は、通知を自動的に送るステップであって、その通知が電子通信文書のコピーが格納されていることを識別された関係者（または複数の関係者）および／または寄稿者（または複数の寄稿者）に示すステップと、電子通信文書のコンテンツを格納すること、電子通信文書のコンテンツに組み込まれたリンク（または複数のリンク）のコンテンツを格納すること、お及び電子通信文書に添付されたファイル（または複数のファイル）を格納することを含む電子通信文書を格納するステップとを含む。

本発明による方法、システム、およびコンポーネントの例となる実施形態が本明細書において記載されている。すでに述べたように、これらの例となる実施形態は、説明目的のためだけに記載されており、制限する目的のためではない。他の実施形態も可能であり、本発明の範囲内である。そのような実施形態は、本明細書に含まれる教示に基づいて関連技術の当業者には明らかであろう。このように、本発明の範囲は、上に述べた模範的な実施形態のいずれかに制限されるべきでなく、下記の特許請求の範囲と、それらの均等物のみよって定義されるべきである。

非機密のＥメールメッセージを例示する。 「リンクされた」コンテンツを含む非機密のＥメールメッセージを例示する。 インターセプトされ、変更されたＥメールメッセージを例示する。 共有通知のＥメールメッセージを例示する。 タグ付きのＥメールメッセージを例示する。該メッセージでは、作成者が、個人的なメッセージを単一の受取人に通信し、販売チームがアクセス可能であるメッセージと同じメッセージの一部を指定する。 双方向検索シナリオを例示する。該シナリオでは、マッチしたドキュメントと関連するＥメールメッセージからのテキストが追加のコンテキストを提供する。 メッセージの差出人本人を識別するのにＥメールヘッダーテキストを使用することが可能であることを例示する。 積極的に推薦される本発明の実施形態の例を示す。

Claims (27)

1. 電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて共有されることを該電子通信文書の宛先を含む１人以上の関係者に示す方法であって、
   （ａ） 電子通信文書の送信前に該電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて１つ以上のユーザグループが該電子通信文書のコピーを利用可能であることが指定され、送信された前記電子通信文書を分析して、前記１つ以上の指定されたユーザグループを決定するステップと、
   （ｂ） 前記電子通信文書のコピーを記憶装置に格納するステップであって、前記格納されたコピーは前記１つ以上の指定されたユーザグループが利用可能である、該格納するステップと、
   （ｃ） 前記電子通信文書を宛先の装置で表示する前に自動的に前記電子通信文書を変更するステップであって、前記変更によって、前記電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて前記１つ以上の指定されたユーザグループが該電子通信文書のコピーを利用可能であることを前記１人以上の関係者に示す、該変更するステップと、
   を含む方法。
2. 前記変更は、さらに、返信操作を実行することにより、前記返信もまた格納されることになることを明示的に示すことを含む請求項１に記載の方法。
3. 前記変更は、さらに、前記返信が格納されることなくして、前記１人以上の関係者が返信操作を実行することを認める請求項１に記載の方法。
4. 前記変更は、さらに、前記電子通信文書の格納されたコピーにアクセスすることが可能である前記１つ以上の指定されたユーザグループのリストを含む請求項１に記載の方法。
5. 前記１人以上の関係者が、前記１つ以上の前記指定されたユーザグループおよび前記電子通信文書の格納されたコピーのコンテンツのうちの少なくとも一方を変更することが可能である請求項１に記載の方法。
6. 前記１人以上の関係者が、前記電子通信文書の格納されたコピーを削除することが可能である請求項１に記載の方法。
7. 前記格納されたコピーが、前記電子通信文書に組み込まれた１つ以上のリンクから検索されるコンテンツを含む請求項１に記載の方法。
8. 前記格納されたコピーが、前記電子通信文書に添付された１つ以上のファイルを含む請求項１に記載の方法。
9. さらに、前記１人以上の関係者が、該１人以上の関係者がかつても関係者であった、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のリストにアクセスすることを認めるステップを含む請求項１に記載の方法。
10. 前記１人以上の関係者が、前記１つ以上の指定されたユーザグループと、あらかじめ格納された、前記１人以上の関係者がかつても関係者であった電子通信文書のコンテンツとのうちの少なくとも一方を変更することが可能である請求項１に記載の方法。
11. 前記１人以上の関係者が、あらかじめ格納された、前記１人以上の関係者がかつても関係者であった電子通信文書のコンテンツを削除することが可能である請求項１に記載の方法。
12. さらに、前記１人以上の関係者が、第１の電子通信文書のコンテンツに基づいてコンテンツ検索によって検索されたあらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のリストにアクセスすることを認めるステップを含む請求項１に記載の方法。
13. 第２の電子通信文書が前記１人以上の関係者に送られ、前記第２の電子通信文書が、第１の通信文書のコンテンツに基づいてコンテンツ検索によって検索された、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のリストを含む請求項１に記載の方法。
14. 電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて共有されることを該電子通信文書の宛先を含む１人以上の関係者と該電子通信文書の元となった電子通信文書の作成者である１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方に示す方法であって、
    （ａ） 電子通信文書の送信前に該電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて１つ以上のユーザグループが該電子通信文書のコピーを利用可能であることが指定され、送信された前記電子通信文書を分析して、１つ以上の指定されたユーザグループを決定するステップと、
    （ｂ） 前記電子通信文書のコピーを記憶装置に格納するステップであって、前記格納されたコピーは前記１つ以上の指定されたユーザグループが利用可能である、該格納するステップと、
    （ｃ） 前記電子通信文書を自動的に分析して、１人以上の関係者と１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方を識別するステップと、
    （ｄ） 前記電子通信文書を宛先の装置で表示する前に該電子通信文書を自動的変更して、前記電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて前記１つ以上の指定されたユーザグループが該電子通信文書のコピーを利用可能であることを、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方に通知するステップと、
    を含む方法。
15. 前記通知は、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方への電子通信文書である請求項１４に記載の方法。
16. 前記格納されたコピーが前記電子通信文書に組み込まれた１つ以上のリンクから検索されたコンテンツを含む請求項１４に記載の方法。
17. 前記格納されたコピーが、前記電子通信文書に添付された１つ以上のファイルを含む請求項１４に記載の方法。
18. 前記通知が、さらに、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記電子通信文書の格納されたコピーにアクセスすることが可能である前記１つ以上の指定されたユーザグループのリストにアクセスすることを認めるステップを含む請求項１４に記載の方法。
19. 前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記１つ以上の指定されたユーザグループと前記電子通信文書の格納されたコピーのコンテンツとのうちの少なくとも一方を変更することが可能である請求項１４に記載の方法。
20. 前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記電子通信文書の格納されたコピーを削除することが可能である請求項１４に記載の方法。
21. 前記通知が、さらに、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの前記少なくとも一方がかつても関係者または寄稿者であった、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のリストにアクセスすることを認めるステップを含む請求項１４に記載の方法。
22. 前記通知が、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記１つ以上の指定されたユーザグループと、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの前記少なくとも一方がかつても関係者または寄稿者であった、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のコンテンツとのうちの少なくとも一方を変更することを認める請求項１４に記載の方法。
23. 前記通知が、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方がかつても関係者または寄稿者であった、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のコンテンツを削除することを認める請求項１４に記載の方法。
24. 前記通知が、さらに、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方が、前記電子通信文書のコンテンツに基づいてコンテンツ検索によって検索され、あらかじめ格納された１つ以上の電子通信文書のリストにアクセスすることを認めるステップを含む請求項１４に記載の方法。
25. 電子通信文書のコピーを記憶装置に格納して共有することを、前記電子通信文書の宛先を含む１人以上の関係者と前記電子通信文書の元となった電子通信文書の作成者である１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方に通知するシステムであって、
    電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて１つ以上のユーザグループが該電子通信文書のコピーを利用可能であることを指定して、前記電子通信文書を送信する送信手段と、
    前記電子通信文書のコピーを前記１つ以上の指定されたユーザグループが利用可能であるように、前記電子通信文書のコピーを記憶装置に格納する記憶手段と、
    前記電子通信文書を自動的に分析して、１人以上の関係者と１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方を識別し、前記電子通信文書を宛先の装置で表示する前に該電子通信文書を自動的変更して、前記電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて前記１つ以上の指定されたユーザグループが該電子通信文書のコピーを利用可能であることを、前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方に通知する文書変更手段と、
    を含むシステム。
26. 電子通信文書のコピーを記憶装置に格納して共有することを、前記電子通信文書の宛先を含む１人以上の関係者と前記電子通信文書の元となった電子通信文書の作成者である１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方に通知する機器であって、
    電子通信文書の送信前に該電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて１つ以上のユーザグループが該電子通信文書のコピーを利用可能であることが指定され、送信された前記電子通信文書を分析して、１つ以上の指定されたユーザグループを決定する決定手段と、
    前記電子通信文書のコピーを前記１つ以上の指定されたユーザグループが利用可能であるように、前記電子通信文書のコピーを記憶装置に格納する記憶手段と、
    前記電子通信文書を自動的に分析して、１人以上の関係者と１人以上の寄稿者とのうちの少なくとも一方を識別し、前記電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて前記１つ以上の指定されたユーザグループが該電子通信文書のコピーを利用可能であることを前記１人以上の識別された関係者と前記１人以上の識別された寄稿者とのうちの少なくとも一方に通知するよう前記電子通信文書を自動的に変更してから送信する送信手段と、
    を含む機器。
27. 電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて共有されることを、前記電子通信文書の宛先を含む１人以上の関係者に示すためのコンピュータによって実行することのできる命令からなるプログラムであって、
    （ａ） 電子通信文書の送信前に該電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて１つ以上のユーザグループが該電子通信文書のコピーを利用可能であることが指定され、送信された前記電子通信文書を分析して、１つ以上の指定されたユーザグループを決定するステップと、
    （ｂ） 前記電子通信文書のコピーを記憶装置に格納するステップであって、前記格納されたコピーが前記１つ以上の指定されたユーザグループが利用可能である、該格納するステップと、
    （ｃ） 前記電子通信文書を宛先の装置で表示する前に自動的に前記電子通信文書を変更するステップであって、前記変更によって、前記電子通信文書のコピーが記憶装置に格納されて前記１つ以上の指定されたユーザグループが該電子通信文書のコピーを利用可能であることを前記１人以上の関係者に示す、該変更するステップと、
    を含むプログラム。