WO2015086162A1 - Method and system for transmitting an electronic message - Google Patents

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WO2015086162A1
WO2015086162A1 PCT/EP2014/025020 EP2014025020W WO2015086162A1 WO 2015086162 A1 WO2015086162 A1 WO 2015086162A1 EP 2014025020 W EP2014025020 W EP 2014025020W WO 2015086162 A1 WO2015086162 A1 WO 2015086162A1
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WO
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electronic message
receiver circuit
sender
property
transmission mode
Prior art date
Application number
PCT/EP2014/025020
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German (de)
French (fr)
Inventor
Tobias Rückert
Original Assignee
Unified Inbox Pte Ltd.
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Publication date
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    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L51/00—User-to-user messaging in packet-switching networks, transmitted according to store-and-forward or real-time protocols, e.g. e-mail
    • H04L51/21—Monitoring or handling of messages
    • H04L51/212—Monitoring or handling of messages using filtering or selective blocking
    • H—ELECTRICITY
    • H04—ELECTRIC COMMUNICATION TECHNIQUE
    • H04L—TRANSMISSION OF DIGITAL INFORMATION, e.g. TELEGRAPHIC COMMUNICATION
    • H04L51/00—User-to-user messaging in packet-switching networks, transmitted according to store-and-forward or real-time protocols, e.g. e-mail
    • H04L51/21—Monitoring or handling of messages
    • H04L51/214—Monitoring or handling of messages using selective forwarding

Definitions

  • the invention relates to a method for transmitting an electronic message from a sender to a receiver circuit having the features of the preamble of claim 1 and a system for transmitting an electronic message from a sender to a receiver circuit having the features of the preamble of claim 10.
  • DE 100 05 292 A1 describes a system and a method for transmitting an electronic message from a sender to a receiver circuit.
  • the electronic message for example in the form of an e-mail, can be transmitted directly to the recipient group in a direct transmission mode.
  • Another possibility is that the electronic message in an indirect
  • Delivery mode is delivered.
  • the electronic message is first sent to an approver in the form of an approving subscriber who checks the electronic message.
  • the approver may comment on the electronic message and return it to the sender, or share the electronic message, with or without modification, and forward it to the recipient's circle of recipients. The selection of the
  • Transmission mode is carried out only by the sender, who can make the choice for each electronic message completely free.
  • the object is achieved by a method having the features of claim 1 and a system having the features of claim 10.
  • a direct transmission mode or an indirect transmission mode can be selected.
  • the sender can freely choose the transmission mode only if a property of the receiver circuit a
  • Has property value or not This can be used to adapt the options for the transmission mode from which the sender can select to the recipient group. If, for example, the sender wishes to send an electronic message in the form of an e-mail to a single recipient, the
  • Options in the inventive method be different than if he wants to send an electronic message in the form of an entry in an open online forum to a theoretically unlimited number of recipients. This ensures that a sender can freely select the selection mode only for messages classified as non-critical.
  • a circle of recipients in this context should be understood to mean the circle of persons who can receive or receive the electronic message.
  • the recipient circle can consist of only one person, to whom an electronic message, for example in the form of an e-mail, can be sent. It can also consist of a well-defined number of people, such as a defined group of people as recipients an e-mail. It can also consist of an undefined, but still limited number of people, for example, in an entry in an online forum in a closed company network. In addition, the recipient circle can consist of an undefined and unlimited number of people, for example when entering an open online forum.
  • the electronic message may be as an e-mail, an SMS (Short Message Service) message, a message in a social network like
  • SMS Short Message Service
  • the electronic message can also be embodied, for example, as an entry in a freely accessible online forum or in an online forum with restricted access, for example in a company network. It is also possible that an electronic message is obtained by conversion from a paper letter.
  • the type of electronic message and thus also the communication channel thus basically plays no role in the application of the method according to the invention.
  • the electronic message is delivered in particular without further substantive examination directly to the recipient circle, so for example in an e-mail sent directly to the recipient circle or directly enabled in an entry in an online forum, made readable.
  • the electronic message is first checked for content by the sender after it has been sent by an approver. This one checks
  • the content of the message is any company policy for the
  • the approval of the sender's immediate supervisor may suffice, whereas other messages may require approval by a specially trained and / or authorized person or a legal department.
  • the determination of the transmission mode is carried out in particular in one
  • Selection module that takes over the sender's message and sends it for sending.
  • the sender can specify a transmission mode that he / she desires to send, which is then checked by the selection module. If the sender wishes to send the electronic message in direct transmission mode and if this is permissible, the selection module forwards the electronic message directly to a suitable interface module for this electronic message. If the sender has set an indirect delivery mode, or if a desired direct delivery mode is not allowed, the selection module forwards the electronic message to an approver.
  • the approver may comment on the electronic message and, for example, send it back to the sender via the selection module, or release the electronic message with or without changes, so that the selection module will be electronic
  • the approver can also select the one chosen by the sender
  • the approver can only approve a sending via the short message service. It is also possible that the approver modifies, particularly restricts, the recipient's circle, for example, instead of an open one only approves an online forum with limited access. if the
  • the sender receives one Message. It can either be selected by the sender or specified by the selection module until when the electronic message can or should be sent. If by then the approver has not released the electronic message, the electronic message is sent back to the sender.
  • the approver can be a person within an organization, such as a company to which the sender also belongs. However, it is also possible that the approver is an external person, for example an external lawyer or an external media consultant. It is possible that the sender of the
  • electronic message can select one of several approvers.
  • the electronic message contains a link to, for example, a website, in particular a preview of the linked website is created and made available to the approver together with the electronic message.
  • the approver can make a decision about the approval without opening the linked pages. This allows the approval to be carried out particularly quickly and effectively.
  • the sender is thus not directly connected to an interface module, for example for e-mails. He therefore does not need any information about necessary
  • Access data for the various communication channels can be stored centrally in the selection module. For example, the sender does not know the password for a social network.
  • an analysis module can also analyze, for example, which sender wrote how many electronic messages, how many of them were approved, changed or rejected. External information, such as how many views the electronic message has made on a social network, can also be used for the analysis. If the electronic message contains links to other websites or media content, their popularity can also be determined and analyzed. Based on the analysis results, it can be deduced whether certain senders can be rewarded or whether personal discussions should be conducted on the writing of electronic messages.
  • the method according to the invention can be carried out, for example, by an additional program, a so-called plug-in of an Internet browser.
  • said property of the receiver circuit is implemented as a number of receivers in the receiver circuit.
  • the recipient circle comprises only a single person, a defined number of persons, an undefined, but nevertheless limited number of persons or an undefined and additionally unlimited number of persons.
  • the property "Number of receivers in the receiver circle" can assume a total of four property values
  • the sender belongs to an organization and the said property of the recipient circle indicates whether the entire recipient circle also belongs to said organization.
  • the property of the receiver circle can therefore assume two property values in this case.
  • the organization may, for example, be implemented as a company, a club, a mailing list, a newsgroup, a defined group (sometimes also called "friends") in a social network, thus taking into account whether the electronic message remains within a defined group of persons or can also reach completely unknown, undefined persons.
  • Transmission mode additionally dependent on a property of the electronic message.
  • the named property can be embodied, for example, as the type of electronic message, that is to say e-mail, SMS,.... So that's the chosen one
  • the named property of the electronic message is derived in particular from its content.
  • the selection module checks automatically whether the electronic message has at least one
  • the said property of the electronic message indicates whether the term is included or not.
  • the property of the electronic message can thus assume two property values in this case. It is therefore checked whether the electronic message contains at least one term of a definable list of terms. Examples of the list can be for example: profit, turnover, new development, market introduction. This can be used to easily and securely identify and assign electronic messages to the indirect delivery mode containing potentially sensitive information. This can ensure that no confidential information is distributed via the electronic messages.
  • the dependence of the options for the transmission mode of the electronic message of a property of the electronic message is also independent of the property of the receiver circuit feasible.
  • Bayes filter can be used, which is also used for so-called spam filters in e-mail programs.
  • Can select delivery mode It is also possible that the sender can still first select the direct transmission mode, but this selection is overruled after an examination in the selection module and the indirect transmission mode is determined.
  • the delivery of the electronic message to the recipient circle by an approver in the indirect transmission mode, the delivery of the electronic message to the recipient circle by an approver
  • a selection of the approver takes place depending on a property of the recipient circle and / or the electronic message. This ensures that the electronic message is sent to a competent approver for approval. This makes it possible, for example, to have electronic messages that should remain within one company checked by another approver, such as electronic messages that go to the outside. It is also possible to define different lists of critical terms and, depending on which list a term is contained in the electronic message, to select the appropriate approver, for example from a legal department or from a marketing area. It is also possible for an electronic message to be submitted to several approvers in a row. The selection of the approver (s) takes place automatically in the selection module in particular. In an embodiment of the invention, selected electronic messages are automatically centrally archived after being transmitted to the recipient group.
  • the selection of the electronic messages that are archived in this way depends on a property of the recipient group and / or the electronic message. This can be a targeted selection of electronic messages to be archived and so the effort and storage space requirements are kept as low as possible.
  • electronic messages can be selectively archived, which can be understood as messages or statements of a particular group, such as a company or an association and not as the statements of individuals. Such electronic messages should be archived in the event that at a later date the exact wording or time of dispatch should be understood.
  • a central archiving is to be understood in particular that the decision about the archiving is made centrally, for example, by the selection module.
  • the archiving medium plays a subordinate role.
  • the above object is also achieved by a system for transmitting an electronic message from a sender to a recipient circle with a selection module, which is intended to be a direct
  • Transmission mode or an indirect transmission mode is selectable.
  • the options for the transmission mode are dependent on a characteristic of the receiver circuit. Further embodiments of the invention will become apparent from the description and the drawings. Embodiments of the invention are shown in simplified form in the drawing and explained in more detail in the following description. It shows
  • Fig. 1 is a schematic diagram of a system for transmitting electronic
  • a first sender 10 can create a first electronic message 12 in the form of an e-mail by means of a first input module 11.
  • a second sender 13 can create a second electronic message 15 in the form of a forum post in an online forum by means of a second input module 14.
  • the senders 10, 13 are both employed in a company, represented symbolically as a dashed frame 21.
  • the input modules 1 1, 14 are implemented as computers with an internet browser executed by them.
  • the electronic messages 12, 15 are to be transmitted to a recipient circle.
  • the first receiver circuit 16 consists of only a single person.
  • the second receiver circuit 17 consists of a precisely defined number of persons.
  • the third receiver circuit 18 consists of an undefined, but nevertheless limited number of persons, for example all employees of a company.
  • the fourth receiver circuit 19 consists of an undefined and non-limited number of persons, for example theoretically all persons with Internet access, who can thus access a freely accessible online forum.
  • the senders 10, 13 can make a preselection for a transmission mode for the transmission of their electronic message 12, 15. You can choose whether, if possible, the electronic message 12, 15 in a direct
  • Transmission mode or in an indirect transmission mode to the desired recipient circle is transmitted.
  • direct mode the electronic message 12, 15 without further substantive examination directly to the selected
  • the electronic message 12, 15 before being transmitted to the selected recipient circle first of a
  • the first sender 10 wishes to send the first electronic message 12 to the first receiver circuit 16, that is to say to a single person, and selects the direct transmission mode.
  • the electronic message 12 is then transferred to a selection module 20, which is designed as a so-called plug-in of the Internet browser of the first input module 1 1.
  • the selection module 20 first determines properties of the selected one
  • Selection module 20 first determines the number of receivers of the first
  • the selection module 20 checks whether the first receiver circuit 16 belongs to the same company as the first sender 10. This is the case here. Thereafter, the selection module 20 still determines properties of the first electronic message 12. It checks whether in the content of the electronic message 12 one or more terms of two lists 22, 23 are included.
  • the first list 22 contains terms such as "sales” or “new development”, the second list 23 terms such as "liability” or "guarantee”. In the example described, none of the terms of the two lists 22, 23 are included in the message.
  • Defined rules are stored in the selection module 20, by means of which the selection possibility for the selected object from the mentioned properties of the selected receiver circuit 16 and the said property of the electronic message 12
  • Transmission mode of electronic messages are set.
  • the rules are set, for example, so that in the case of the first electronic message 12, ie with the first receiver circle 16 with a number of people of one, the same company 21 as the first sender 10 belongs and without occurrence of a term of the lists 22, 23 of direct delivery mode is allowed and thus selectable from the first sender 10. Since the first sender 10 has also selected this, the first electronic message 12 will have a first
  • Interface module 24 and a receiving module 25 is transmitted directly to the first receiver circuit 16.
  • the second sender 13 wants to send the second electronic message 15 to the fourth receiver circuit 19, that is to say to an undefined and non-limited number of persons, and likewise selects the direct transmission mode.
  • the method described for the first electronic message 12 is analogous.
  • the selection module 20 initially determines properties of the selected receiver circuit, that is now the fourth
  • the selection module 20 first determines the number of
  • the selection module 20 checks whether the fourth receiver circuit 19 belongs to the same company as the second sender 13. This is not the case here. Thereafter, the selection module 20 still determines properties of the second electronic message 15. It checks whether one or more terms of the two lists 22, 23 are contained in the content of the electronic message 15. It is assumed that the term "liability" is included in the second electronic message 15.
  • the selection possibility for the transmission mode of the electronic message 15 is also established for the second electronic message 15 from the properties of the selected receiver circuit 19 and the mentioned characteristic of the second electronic message 15.
  • the rules are set, for example, so that in the case of the second electronic message 15, ie with the fourth receiver circuit 19 with an infinite number of persons the direct transmission mode is not allowed. The preselection of the second transmitter 13 is thus ignored and an indirect
  • a second indirect delivery mode is selected in which the second electronic message 15 is transmitted to an external approver 26 in the form of a lawyer from an external law firm, who checks the second electronic message 15 at a third input module 27. He may approve, reject, or comment on a second electronic message 15, or, if not approved, send it back to the second sender 13.
  • the external approver 26 transmits the second electronic message 15. This information is transmitted to the selection module 20 so that it transmits the transmission of the second electronic message 15 via a second interface module 28 and a second receiving module 29 to the fourth receiver circuit 19.
  • the electronic message contained a link to a website
  • a preview of the linked website would be prepared and made available to the approver together with the electronic message. If no term of the two lists 22, 23 had been contained in the second electronic message 15, then the second electronic message 15 would have been sent for approval to an internal approver 30, who may for example be the direct supervisor of the second sender 13. This would then also have the ability to modify the second electronic message 15 and this
  • Transmission mode deviating and / or further rules may be stored in the selection module 20. It is also possible that only rules are stored which only relate to the characteristics of the recipient group or only to the properties of the electronic messages.
  • the selection module 20 is also connected to an archive 31, can be stored in the electronic messages and thus archived. in the
  • Selection module 20 are stored definable rules, by means of which the selection module 20 to be archived messages determined, which are then transmitted to the archive 31. For example, all electronic messages directed to an unlimited number of receivers such as the fourth receiver circuit 19 may be archived. In addition, electronic messages containing one of the terms of the second list 23 may also be archived.
  • the archiving is not absolutely necessary and can be realized without the selection of a transmission mode.
  • the archive 31 and the selection module 20 with the interface modules 24 and 28 thus form a system 32 for transmitting an electronic message from a sender to a recipient circle.

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  • Engineering & Computer Science (AREA)
  • Computer Networks & Wireless Communication (AREA)
  • Signal Processing (AREA)
  • Information Transfer Between Computers (AREA)

Abstract

The invention relates to a method and a system for transmitting an electronic message from a sender to a receiver group. The method according to the invention involves a direct transmission mode or an indirect transmission mode being selectable. According to the invention, the selection options for the transmission mode are dependent on a property of the receiver group (16, 17, 18, 19); in particular, the sender (10, 13) has a free choice of the transmission mode only if a property of the receiver group (16, 17, 18, 19) has or does not have a property value. In particular, the direct transmission mode cannot be selected if the receiver group (18, 19) comprises an undefined number of persons.

Description

Verfahren und System zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht  Method and system for transmitting an electronic message
Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis mit den Merkmalen des Oberbegriffs des Anspruchs 1 und ein System zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis mit den Merkmalen des Oberbegriffs des Anspruchs 10. The invention relates to a method for transmitting an electronic message from a sender to a receiver circuit having the features of the preamble of claim 1 and a system for transmitting an electronic message from a sender to a receiver circuit having the features of the preamble of claim 10.
In der DE 100 05 292 A1 werden ein System und ein Verfahren zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis beschrieben. Die elektronische Nachricht, beispielsweise in Form einer E-Mail, kann in einem direkten Übermittlungsmodus direkt an den Empfängerkreis übermittelt werden. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass die elektronische Nachricht in einem indirekten DE 100 05 292 A1 describes a system and a method for transmitting an electronic message from a sender to a receiver circuit. The electronic message, for example in the form of an e-mail, can be transmitted directly to the recipient group in a direct transmission mode. Another possibility is that the electronic message in an indirect
Übermittlungsmodus zugestellt wird. Dabei wird die elektronische Nachricht zunächst an einen Genehmiger in Form eines genehmigenden Teilnehmers zugestellt, der die elektronische Nachricht prüft. Der Genehmiger kann die elektronische Nachricht mit einem Kommentar versehen und sie an den Absender zurückschicken oder die elektronische Nachricht mit oder ohne Änderungen freigeben und sie an den vom Absender definierten Empfängerkreis weiter leiten. Die Auswahl des Delivery mode is delivered. In this case, the electronic message is first sent to an approver in the form of an approving subscriber who checks the electronic message. The approver may comment on the electronic message and return it to the sender, or share the electronic message, with or without modification, and forward it to the recipient's circle of recipients. The selection of the
Übermittlungsmodus erfolgt dabei nur durch den Absender, der die Auswahl für jede elektronische Nachricht völlig frei treffen kann. Transmission mode is carried out only by the sender, who can make the choice for each electronic message completely free.
Demgegenüber ist es die Aufgabe der Erfindung, ein Verfahren und System In contrast, it is the object of the invention, a method and system
vorzuschlagen, mittels welchen eine unkontrollierte Verbreitung elektronischer to propose, by means of which an uncontrolled distribution of electronic
Nachrichten verhindert werden kann. Erfindungsgemäß wird die Aufgabe durch ein Verfahren mit den Merkmalen des Anspruchs 1 und ein System mit den Merkmalen des Anspruchs 10 gelöst. Messages can be prevented. According to the invention the object is achieved by a method having the features of claim 1 and a system having the features of claim 10.
Beim erfindungsgemässen Verfahren zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis ist ein direkter Übermittlungsmodus oder ein indirekter Übermittlungsmodus auswählbar. Erfindungsgemäss sind die In the inventive method for transmitting an electronic message from a sender to a receiver circuit, a direct transmission mode or an indirect transmission mode can be selected. According to the invention are the
Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft des Empfängerkreises abhängig, insbesondere kann der Absender den Übermittlungsmodus nur dann frei wählen, wenn eine Eigenschaft des Empfängerkreises einen Choices for the Submission Mode of a Property of In particular, the sender can freely choose the transmission mode only if a property of the receiver circuit a
Eigenschaftswert aufweist oder nicht aufweist. Damit können die Möglichkeiten für den Übermittlungsmodus, aus denen der Absender auswählen kann, an den Empfängerkreis angepasst werden. Will der Absender beispielsweise eine elektronische Nachricht in Form einer E-Mail an einen einzigen Empfänger versenden, können die Has property value or not. This can be used to adapt the options for the transmission mode from which the sender can select to the recipient group. If, for example, the sender wishes to send an electronic message in the form of an e-mail to a single recipient, the
Auswahlmöglichkeiten beim erfindungsgemäßen Verfahren anders sein, als wenn er eine elektronische Nachricht in Form eines Eintrags in einem offenen Online-Forum an eine theoretisch unbegrenzte Anzahl von Empfängern senden möchte. So kann sichergestellt werden, dass ein Absender nur für als unkritisch eingestufte Nachrichten den Auswahlmodus frei wählen kann. Options in the inventive method be different than if he wants to send an electronic message in the form of an entry in an open online forum to a theoretically unlimited number of recipients. This ensures that a sender can freely select the selection mode only for messages classified as non-critical.
Unter einem Empfängerkreis soll in diesem Zusammenhang der Kreis von Personen verstanden werden, der die elektronische Nachricht empfangen oder aufnehmen kann. Der Empfängerkreis kann aus nur einer einzigen Person bestehen, an die eine elektronische Nachricht, beispielsweise in Form einer E-Mail, geschickt werden kann. Er kann auch aus einer genau definierten Anzahl von Personen bestehen, beispielsweise eine definierte Gruppe von Personen als Empfänger eine E-Mail. Er kann auch aus einer Undefinierten, aber dennoch begrenzten Anzahl von Personen bestehen, beispielsweise bei einem Eintrag in einem Online-Forum in einem abgeschlossenen Firmennetzwerk. Außerdem kann der Empfängerkreis aus einer Undefinierten und nicht begrenzten Anzahl von Personen bestehen, beispielsweise bei einem Eintrag in einem frei zugänglichen Online-Forum. A circle of recipients in this context should be understood to mean the circle of persons who can receive or receive the electronic message. The recipient circle can consist of only one person, to whom an electronic message, for example in the form of an e-mail, can be sent. It can also consist of a well-defined number of people, such as a defined group of people as recipients an e-mail. It can also consist of an undefined, but still limited number of people, for example, in an entry in an online forum in a closed company network. In addition, the recipient circle can consist of an undefined and unlimited number of people, for example when entering an open online forum.
Die elektronische Nachricht kann beispielsweise als eine E-Mail, eine SMS (Short Message Service)-Nachricht, eine Nachricht in einem sozialen Netzwerk wie For example, the electronic message may be as an e-mail, an SMS (Short Message Service) message, a message in a social network like
beispielsweise Facebook, Linkedln, eine Nachricht in einem Kurznachrichtendienst wie beispielsweise Twitter oder in einem so genannten Instant Messaging System wie beispielsweise Skype ausgeführt sein. Die elektronische Nachricht kann beispielsweise auch als ein Eintrag in einem frei zugänglichen Online-Forum oder in einem Online- Forum mit beschränkten Zugriffen, beispielsweise in einem Firmennetzwerk ausgeführt sein. Es ist ebenso möglich, dass eine elektronische Nachricht durch Umwandlung aus einem Papierbrief erzielt wird. Die Art der elektronischen Nachricht und damit auch der Kommunikationskanal spielt also grundsätzlich keine Rolle für die Anwendung des erfindungsgemäßen Verfahrens. Im direkten Modus wird die elektronische Nachricht insbesondere ohne weitere inhaltliche Prüfung direkt an den Empfängerkreis zugestellt, also beispielsweise bei einer E-Mail direkt an den Empfängerkreis geschickt oder bei einem Eintrag in einem Online- Forum direkt freigeschaltet, also lesbar gemacht. For example, Facebook, Linkedln, a message in a short message service such as Twitter or run in a so-called instant messaging system such as Skype. The electronic message can also be embodied, for example, as an entry in a freely accessible online forum or in an online forum with restricted access, for example in a company network. It is also possible that an electronic message is obtained by conversion from a paper letter. The type of electronic message and thus also the communication channel thus basically plays no role in the application of the method according to the invention. In direct mode, the electronic message is delivered in particular without further substantive examination directly to the recipient circle, so for example in an e-mail sent directly to the recipient circle or directly enabled in an entry in an online forum, made readable.
Im indirekten Modus wird die elektronische Nachricht nach dem Versenden durch den Absender zunächst von einem Genehmiger inhaltlich geprüft. Dieser prüft In indirect mode, the electronic message is first checked for content by the sender after it has been sent by an approver. This one checks
beispielsweise, ob der Inhalt der Nachricht etwaigen Firmenrichtlinien für die For example, if the content of the message is any company policy for the
Kommunikation mit bestimmten Empfängerkreisen entspricht. Dabei kann es Communication with certain receiver circuits corresponds. It can
beispielsweise für den indirekten Modus verschiedene Stufen geben, beispielsweise kann für bestimmte Nachrichten die Genehmigung des direkten Vorgesetzten des Absenders ausreichen, wohingegen bei anderen Nachrichten eine besonders geschulte und/oder befugte Person oder eine Rechtsabteilung die Genehmigung erteilen muss. For example, for individual messages, the approval of the sender's immediate supervisor may suffice, whereas other messages may require approval by a specially trained and / or authorized person or a legal department.
Die Festlegung des Übermittlungsmodus erfolgt dabei insbesondere in einem The determination of the transmission mode is carried out in particular in one
Auswahlmodul, das die vom Absender verfasste und zum Versenden abgegebene elektronische Nachricht übernimmt. Der Absender kann beim Versenden einen von ihm gewünschten Übermittlungsmodus angeben, der dann vom Auswahlmodul überprüft wird. Möchte der Absender die elektronische Nachricht im direkten Übermittlungsmodus verschicken und ist dieser zulässig, so leitet das Auswahlmodul die elektronische Nachricht direkt an ein passendes Schnittstellenmodul für diese elektronische Nachricht weiter. Hat der Absender einen indirekten Übermittlungsmodus eingestellt oder ist ein gewünschter direkter Übermittlungsmodus nicht zulässig, so leitet das Auswahlmodul die elektronische Nachricht an einen Genehmiger weiter. Der Genehmiger kann die elektronische Nachricht mit einem Kommentar versehen und sie beispielsweise über das Auswahlmodul an den Absender zurückschicken oder die elektronische Nachricht mit oder ohne Änderungen freigeben, so dass das Auswahlmodul die elektronische Selection module that takes over the sender's message and sends it for sending. The sender can specify a transmission mode that he / she desires to send, which is then checked by the selection module. If the sender wishes to send the electronic message in direct transmission mode and if this is permissible, the selection module forwards the electronic message directly to a suitable interface module for this electronic message. If the sender has set an indirect delivery mode, or if a desired direct delivery mode is not allowed, the selection module forwards the electronic message to an approver. The approver may comment on the electronic message and, for example, send it back to the sender via the selection module, or release the electronic message with or without changes, so that the selection module will be electronic
Nachricht über ein Schnittstellenmodul an den vom Absender definierten Empfängerkreis weiter leitet. Der Genehmiger kann auch den oder die vom Absender gewählten Forward message via an interface module to the recipient circle defined by the sender. The approver can also select the one chosen by the sender
Kommunikationskanäle verändern oder einschränken. Wenn der Absender Change or restrict communication channels. If the sender
beispielsweise eine Nachricht über ein soziales Netzwerk und bei einem For example, a message via a social network and at a
Kurznachrichtendienst versenden möchte, kann der Genehmiger ein Versenden nur über den Kurznachrichtendienst genehmigen. Es ist ebenfalls möglich, dass der Genehmiger den Empfängerkreis verändert, insbesondere einschränkt, beispielsweise statt eines offenen nur ein Online-Forum mit beschränktem Zugriff genehmigt. Falls die Short message service, the approver can only approve a sending via the short message service. It is also possible that the approver modifies, particularly restricts, the recipient's circle, for example, instead of an open one only approves an online forum with limited access. if the
elektronische Nachricht, der Kommunikationskanal oder der Empfängerkreis vom electronic message, the communication channel or the receiver circle from
Genehmiger vor dem Senden geändert wurde, erhält der Absender insbesondere eine Nachricht. Es kann entweder vom Absender ausgewählt oder vom Auswahlmodul festgelegt werden, bis zu welchem Zeitpunkt die elektronische Nachricht versenden werden kann oder soll. Falls bis dahin der Genehmiger die elektronische Nachricht nicht freigegeben hat, wird die elektronische Nachricht wieder an den Absender zurück gesandt. Der Genehmiger kann eine Person innerhalb einer Organisation, beispielsweise eines Unternehmens sein, der der Absender auch angehört. Es ist aber auch möglich, dass der Genehmiger eine externe Person, beispielsweise ein externer Rechtsanwalt oder ein externer Medienberater ist. Es ist möglich, dass der Absender der If the approver was changed before sending, the sender receives one Message. It can either be selected by the sender or specified by the selection module until when the electronic message can or should be sent. If by then the approver has not released the electronic message, the electronic message is sent back to the sender. The approver can be a person within an organization, such as a company to which the sender also belongs. However, it is also possible that the approver is an external person, for example an external lawyer or an external media consultant. It is possible that the sender of the
elektronischen Nachricht einen aus mehreren Genehmigern auswählen kann. electronic message can select one of several approvers.
Falls die elektronische Nachricht einen Link beispielsweise auf eine Internetseite enthält, so wird insbesondere eine Vorschau für die verlinkte Internetseite erstellt und dem Genehmiger zusammen mit der elektronischen Nachricht zur Verfügung gestellt. Der Genehmiger kann so eine Entscheidung über die Genehmigung treffen, ohne die verlinkten Seiten zu öffnen. Damit kann die Genehmigung besonders schnell und effektiv erfolgen. If the electronic message contains a link to, for example, a website, in particular a preview of the linked website is created and made available to the approver together with the electronic message. The approver can make a decision about the approval without opening the linked pages. This allows the approval to be carried out particularly quickly and effectively.
Der Absender ist damit nicht direkt mit einem Schnittstellenmodul, beispielsweise für E- Mails verbunden. Er benötigt daher auch keine Informationen über notwendige The sender is thus not directly connected to an interface module, for example for e-mails. He therefore does not need any information about necessary
Zugangsdaten für die verschiedenen Kommunikationskanäle. Diese Informationen können zentral im Auswahlmodul abgelegt sein. Der Absender kennt also beispielsweise nicht das Passwort für ein soziales Netzwerk. Access data for the various communication channels. This information can be stored centrally in the selection module. For example, the sender does not know the password for a social network.
Zusätzlich kann auch beispielsweise von einem Analysemodul analysiert werden, welcher Absender wie viele elektronische Nachricht geschrieben hat, wie viele davon genehmigt, geändert oder abgelehnt wurden. Für die Analyse können auch externe Informationen, beispielsweise wie viele Aufrufe die elektronische Nachricht in einem sozialen Netzwerk erzielt hat, ausgewertet werden. Wenn die elektronische Nachricht Links auf andere Internetseiten oder Medieninhalte beinhaltet, kann deren Beliebtheit ebenfalls festgestellt und analysiert werden. Anhand der Analyseergebnisse kann abgeleitet werden, ob bestimmte Absender belohnt werden können oder ob persönliche Gespräche über das Verfassen elektronischer Nachricht geführt werden sollten. In addition, an analysis module can also analyze, for example, which sender wrote how many electronic messages, how many of them were approved, changed or rejected. External information, such as how many views the electronic message has made on a social network, can also be used for the analysis. If the electronic message contains links to other websites or media content, their popularity can also be determined and analyzed. Based on the analysis results, it can be deduced whether certain senders can be rewarded or whether personal discussions should be conducted on the writing of electronic messages.
Das erfindungsgemäße Verfahren kann beispielsweise von einem Zusatzprogramm, einem so genannten Plugin eines Internet Browsers ausgeführt werden. In Ausgestaltung der Erfindung ist die genannte Eigenschaft des Empfängerkreises als eine Anzahl von Empfängern im Empfängerkreis ausgeführt. Es wird dabei insbesondere unterschieden, ob der Empfängerkreis nur eine einzige Person, eine definierte Anzahl von Personen, eine Undefinierte, aber dennoch begrenzte Anzahl von Personen oder eine Undefinierte und zusätzlich unbegrenzte Anzahl von Personen umfasst. Die Eigenschaft„Anzahl von Empfängern im Empfängerkreis" kann in diesem Beispiel damit insgesamt vier Eigenschaftswerte annehmen. Durch Berücksichtigung dieser The method according to the invention can be carried out, for example, by an additional program, a so-called plug-in of an Internet browser. In an embodiment of the invention, said property of the receiver circuit is implemented as a number of receivers in the receiver circuit. In particular, a distinction is made as to whether the recipient circle comprises only a single person, a defined number of persons, an undefined, but nevertheless limited number of persons or an undefined and additionally unlimited number of persons. In this example, the property "Number of receivers in the receiver circle" can assume a total of four property values
Eigenschaft des Empfängerkreises kann die unkontrollierte Verbreitung elektronischer Nachrichten besonders sicher verhindert werden. Property of the recipient circle, the uncontrolled spread of electronic messages can be prevented particularly safe.
In Ausgestaltung der Erfindung gehört der Absender einer Organisation an und die genannte Eigenschaft des Empfängerkreises gibt an, ob der gesamte Empfängerkreis ebenfalls der genannten Organisation angehört. Die Eigenschaft des Empfängerkreises kann in diesem Fall also zwei Eigenschaftswerte annehmen. Die Organisation kann beispielsweise als ein Unternehmen, ein Verein, eine Mailingliste, eine Newsgroup, eine definierte Gruppe (teilweise auch„Freunde" genannt) in einem sozialen Netzwerk ausgeführt sein. Damit kann berücksichtigt werden, ob die elektronische Nachricht innerhalb eines definierten Personenkreises bleibt oder auch völlig unbekannte, Undefinierte Personen erreichen kann. In an embodiment of the invention, the sender belongs to an organization and the said property of the recipient circle indicates whether the entire recipient circle also belongs to said organization. The property of the receiver circle can therefore assume two property values in this case. The organization may, for example, be implemented as a company, a club, a mailing list, a newsgroup, a defined group (sometimes also called "friends") in a social network, thus taking into account whether the electronic message remains within a defined group of persons or can also reach completely unknown, undefined persons.
In Ausgestaltung der Erfindung sind die Auswahlmöglichkeiten für den In an embodiment of the invention, the choices for the
Übermittlungsmodus zusätzlich von einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht abhängig. Die genannte Eigenschaft kann beispielsweise als die Art der elektronischen Nachricht, also E-Mail, SMS, ... ausgeführt sein. Damit wird also der gewählte Transmission mode additionally dependent on a property of the electronic message. The named property can be embodied, for example, as the type of electronic message, that is to say e-mail, SMS,.... So that's the chosen one
Kommunikationskanal berücksichtigt. Damit kann beispielsweise berücksichtigt werden, wie einfach die elektronische Nachricht weiter verbreitet werden kann. Die genannte Eigenschaft der elektronischen Nachricht leitet sich insbesondere von ihrem Inhalt ab. Zur Bestimmung des zugehörigen Eigenschaftswerts wird insbesondere automatisch vom Auswahlmodul geprüft, ob die elektronische Nachricht wenigstens einen Communication channel considered. This can be taken into account, for example, how easy the electronic message can be distributed. The named property of the electronic message is derived in particular from its content. To determine the associated property value, in particular the selection module checks automatically whether the electronic message has at least one
festlegbaren Begriff enthält. Die genannte Eigenschaft der elektronischen Nachricht gibt dann an, ob der Begriff enthalten ist oder nicht. Die Eigenschaft der elektronischen Nachricht kann damit in diesem Fall zwei Eigenschaftswerte annehmen. Es wird also geprüft, ob die elektronische Nachricht wenigstens einen Begriff einer festlegbaren Liste von Begriffen enthält. Begriffe der Liste können beispielsweise sein: Gewinn, Umsatz, Neuentwicklung, Markteinführung. Damit können einfach und sicher elektronische Nachrichten identifiziert und dem indirekten Übermittlungsmodus zugeteilt werden, die potentiell vertrauliche Informationen enthalten. Damit kann sichergestellt werden, dass keine vertraulichen Informationen über die elektronischen Nachrichten verteilt werden. Die Abhängigkeit der Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus der elektronischen Nachricht von einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht ist auch unabhängig von der Eigenschaft des Empfängerkreises umsetzbar. contains definable term. The said property of the electronic message then indicates whether the term is included or not. The property of the electronic message can thus assume two property values in this case. It is therefore checked whether the electronic message contains at least one term of a definable list of terms. Examples of the list can be for example: profit, turnover, new development, market introduction. This can be used to easily and securely identify and assign electronic messages to the indirect delivery mode containing potentially sensitive information. This can ensure that no confidential information is distributed via the electronic messages. The dependence of the options for the transmission mode of the electronic message of a property of the electronic message is also independent of the property of the receiver circuit feasible.
Die Begriffe auf den genannten Listen können von einem Administrator des Systems festgelegt und auch ergänzt werden. Es ist auch möglich, dass ein Verfahren The terms on the mentioned lists can be defined and supplemented by an administrator of the system. It is also possible that a procedure
vorgesehen ist, das nicht genehmigte elektronische Nachrichten auswertet und prüft, ob darin immer wieder die selben Begriffe enthalten sind. Wenn ein solcher immer wieder enthaltener Begriff identifiziert wird, wird dieser automatisch auf der List ergänzt. Dazu kann beispielsweise ein so genanntes Bayes-Filter verwendet werden, das auch für so genannte Spam-Filter in E-Mail-Programmen eingesetzt wird. is provided, which evaluates unauthorized electronic messages and checks whether the same terms are repeatedly included therein. If such a recurrent term is identified, it is automatically added to the list. For this purpose, for example, a so-called Bayes filter can be used, which is also used for so-called spam filters in e-mail programs.
In Ausgestaltung der Erfindung ist bei Vorliegen eines Eigenschaftswerts einer In an embodiment of the invention is in the presence of a property value of a
Eigenschaft des Empfängerkreises und/oder der elektronischen Nachricht nur der indirekte Übermittlungsmodus auswählbar. Damit kann die unkontrollierte Verbreitung elektronischer Nachrichten besonders sicher verhindert werden. Die Umsetzung kann beispielsweise so erfolgen, dass der Absender in diesem Fall nur den indirekten Property of receiver circle and / or electronic message only the indirect transmission mode selectable. Thus, the uncontrolled spread of electronic messages can be particularly reliably prevented. The conversion can for example be done so that the sender in this case, only the indirect
Übermittlungsmodus auswählen kann. Es ist auch möglich, dass der Absender nach wie vor zunächst den direkten Übermittlungsmodus auswählen kann, diese Auswahl aber nach einer Prüfung im Auswahlmodul überstimmt und der indirekte Übermittlungsmodus festgelegt wird. Can select delivery mode. It is also possible that the sender can still first select the direct transmission mode, but this selection is overruled after an examination in the selection module and the indirect transmission mode is determined.
In Ausgestaltung der Erfindung muss beim indirekten Übermittlungsmodus die Zustellung der elektronischen Nachricht an den Empfängerkreis von einem Genehmiger In an embodiment of the invention, in the indirect transmission mode, the delivery of the electronic message to the recipient circle by an approver
freigegeben werden. Eine Auswahl des Genehmigers erfolgt in Abhängigkeit einer Eigenschaft des Empfängerkreises und/oder der elektronischen Nachricht. Damit kann sichergestellt werden, dass die elektronische Nachricht einem kompetenten Genehmiger zur Genehmigung übermittelt wird. Damit ist es beispielsweise möglich, elektronische Nachrichten, die innerhalb eines Unternehmens bleiben sollen, von einem anderen Genehmiger prüfen zu lassen, wie elektronische Nachrichten, die nach extern gehen. Ebenfalls ist es möglich, unterschiedliche Listen von kritischen Begriffen zu definieren und in Abhängigkeit davon, von welcher Liste ein Begriff in der elektronischen Nachricht enthalten ist, den passenden Genehmiger, beispielsweise aus einer Rechtsabteilung oder aus einem Marketing Bereich auszuwählen. Es ist ebenfalls möglich, dass eine elektronische Nachricht mehreren Genehmiger hintereinander vorgelegt wird. Die Auswahl des oder der Genehmiger erfolgt insbesondere automatisch im Auswahlmodul. In Ausgestaltung der Erfindung werden ausgewählte elektronische Nachrichten nach der Übermittlung an den Empfängerkreis automatisch zentral archiviert. Die Auswahl der elektronischen Nachrichten, die so archiviert werden, erfolgt in Abhängigkeit einer Eigenschaft des Empfängerkreises und/oder der elektronischen Nachricht. Damit kann eine gezielte Auswahl von elektronischen Nachrichten getroffen werden, die archiviert werden sollten und so der Aufwand und Speicherplatzbedarf so gering wie möglich gehalten werden. Insbesondere können so elektronische Nachrichten gezielt archiviert werden, die als Nachrichten oder Aussagen einer bestimmten Gruppe, beispielsweise eines Unternehmens oder eines Vereins und nicht als die Aussagen einzelner Personen aufgefasst werden können. Derartige elektronische Nachrichten sollten für den Fall archiviert werden, dass zu einem späteren Zeitpunkt der genaue Wortlaut oder der Zeitpunkt des Versendens nachvollzogen werden sollte. be released. A selection of the approver takes place depending on a property of the recipient circle and / or the electronic message. This ensures that the electronic message is sent to a competent approver for approval. This makes it possible, for example, to have electronic messages that should remain within one company checked by another approver, such as electronic messages that go to the outside. It is also possible to define different lists of critical terms and, depending on which list a term is contained in the electronic message, to select the appropriate approver, for example from a legal department or from a marketing area. It is also possible for an electronic message to be submitted to several approvers in a row. The selection of the approver (s) takes place automatically in the selection module in particular. In an embodiment of the invention, selected electronic messages are automatically centrally archived after being transmitted to the recipient group. The selection of the electronic messages that are archived in this way depends on a property of the recipient group and / or the electronic message. This can be a targeted selection of electronic messages to be archived and so the effort and storage space requirements are kept as low as possible. In particular, electronic messages can be selectively archived, which can be understood as messages or statements of a particular group, such as a company or an association and not as the statements of individuals. Such electronic messages should be archived in the event that at a later date the exact wording or time of dispatch should be understood.
Dabei werden insbesondere elektronische Nachrichten archiviert, die an einen unbegrenzten Personenkreis gerichtet sind oder spezielle Begriffe beinhalten. In particular, electronic messages are archived that are addressed to an unlimited group of people or contain special terms.
Es wird insbesondere nicht nur die elektronische Nachrichten alleine, sondern auch Zusatzinformationen wie Absender, Empfänger, Kommunikationskanal, Genehmiger, etwaige Änderungen durch den Genehmiger oder interne Kommentare archiviert. In particular, not only the electronic messages alone, but also additional information such as sender, recipient, communication channel, approver, any changes made by the approver or internal comments are archived.
Bei der genannten zentralen Archivierung kann auch mehr als ein Archiv verwendet werden. Unter einer zentralen Archivierung soll insbesondere verstanden werden, dass die Entscheidung über die Archivierung zentral, beispielsweise vom Auswahlmodul getroffen wird. Das Archivierungsmedium spielt dabei eine untergeordnete Rolle. With the mentioned central archiving more than one archive can be used. A central archiving is to be understood in particular that the decision about the archiving is made centrally, for example, by the selection module. The archiving medium plays a subordinate role.
Die beschriebene zentrale Archivierung elektronischer Nachrichten ist dabei auch ohne die Abhängigkeit der Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus der The described central archiving of electronic messages is also without the dependence of the choices for the transmission mode of
elektronischen Nachricht von der Eigenschaft des Empfängerkreises oder von einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht umsetzbar. electronic message of the property of the recipient circle or a property of the electronic message feasible.
Die oben genannte Aufgabe wird auch von einem System zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis mit einem Auswahlmodul gelöst, welches dazu vorgesehen ist, dass ein direkter The above object is also achieved by a system for transmitting an electronic message from a sender to a recipient circle with a selection module, which is intended to be a direct
Übermittlungsmodus oder ein indirekter Übermittlungsmodus auswählbar ist. Transmission mode or an indirect transmission mode is selectable.
Erfindungsgemäß sind die Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft des Empfängerkreises abhängig. Weitere Ausgestaltungen der Erfindung gehen aus der Beschreibung und der Zeichnung hervor. Ausführungsbeispiele der Erfindung sind in der Zeichnung vereinfacht dargestellt und in der nachfolgenden Beschreibung näher erläutert. Dabei zeigt According to the invention, the options for the transmission mode are dependent on a characteristic of the receiver circuit. Further embodiments of the invention will become apparent from the description and the drawings. Embodiments of the invention are shown in simplified form in the drawing and explained in more detail in the following description. It shows
Fig. 1 eine Prinzipdarstellung eines Systems zur Übermittlung elektronischer Fig. 1 is a schematic diagram of a system for transmitting electronic
Nachrichten von einem Absender an einen Empfängerkreis.  Messages from a sender to a recipient circle.
Gemäß Fig. 1 kann ein erster Absender 10 mittels eines ersten Eingabemoduls 1 1 eine erste elektronische Nachricht 12 in Form einer E-Mail erstellen. Ein zweiter Absender 13 kann mittels eines zweiten Eingabemoduls 14 eine zweite elektronische Nachricht 15 in Form eines Forumbeitrags in einem Online-Forum erstellen. Die Absender 10, 13 sind beide in einem Unternehmen beschäftigt, das symbolisch als gestrichelter Rahmen 21 dargestellt ist. Die Eingabemodule 1 1 , 14 sind als Computer mit einem von ihm ausgeführten Internetbrowser ausgeführt. Die elektronischen Nachrichten 12, 15 sollen an einen Empfängerkreis übermittelt werden. According to FIG. 1, a first sender 10 can create a first electronic message 12 in the form of an e-mail by means of a first input module 11. A second sender 13 can create a second electronic message 15 in the form of a forum post in an online forum by means of a second input module 14. The senders 10, 13 are both employed in a company, represented symbolically as a dashed frame 21. The input modules 1 1, 14 are implemented as computers with an internet browser executed by them. The electronic messages 12, 15 are to be transmitted to a recipient circle.
In der Fig. 1 sind insgesamt vier verschiedene mögliche Empfängerkreise 16, 17, 18 und 19 symbolisch dargestellt. Der erste Empfängerkreis 16 besteht aus nur aus einer einzigen Person. Der zweite Empfängerkreis 17 besteht aus einer genau definierten Anzahl von Personen. Der dritte Empfängerkreis 18 besteht aus einer Undefinierten, aber dennoch begrenzten Anzahl von Personen, beispielsweise allen Mitarbeitern eines Unternehmens. Der vierte Empfängerkreis 19 besteht aus einer Undefinierten und nicht begrenzten Anzahl von Personen, beispielsweise theoretisch allen Personen mit Internetanschluss, die damit auf ein frei zugängliches Online-Forum zugreifen können. In Fig. 1, a total of four different possible receiver circuits 16, 17, 18 and 19 are shown symbolically. The first receiver circuit 16 consists of only a single person. The second receiver circuit 17 consists of a precisely defined number of persons. The third receiver circuit 18 consists of an undefined, but nevertheless limited number of persons, for example all employees of a company. The fourth receiver circuit 19 consists of an undefined and non-limited number of persons, for example theoretically all persons with Internet access, who can thus access a freely accessible online forum.
Die Absender 10, 13 können eine Vorauswahl für einen Übermittlungsmodus für die Übermittlung ihrer elektronischen Nachricht 12, 15 treffen. Sie können dabei auswählen, ob sofern möglich die elektronische Nachricht 12, 15 in einem direkten The senders 10, 13 can make a preselection for a transmission mode for the transmission of their electronic message 12, 15. You can choose whether, if possible, the electronic message 12, 15 in a direct
Übermittlungsmodus oder in einem indirekten Übermittlungsmodus an den von ihnen gewünschten Empfängerkreis übermittelt wird. Im direkten Modus wird die elektronische Nachricht 12, 15 ohne weitere inhaltliche Prüfung direkt an den ausgewählten Transmission mode or in an indirect transmission mode to the desired recipient circle is transmitted. In direct mode, the electronic message 12, 15 without further substantive examination directly to the selected
Empfängerkreis zugestellt. Im indirekten Modus wird die elektronische Nachricht 12, 15 vor der Übermittlung an den ausgewählten Empfängerkreis zunächst von einem Receiver circle delivered. In indirect mode, the electronic message 12, 15 before being transmitted to the selected recipient circle first of a
Genehmiger inhaltlich geprüft. Es wird angenommen, dass der erste Absender 10 die erste elektronische Nachricht 12 an den ersten Empfängerkreis 16, also an eine einzelne Person senden möchte und den direkten Übermittlungsmodus auswählt. Die elektronischen Nachricht 12 wird dann an ein Auswahlmodul 20 übergeben, das als ein so genanntes Plugin des Internet Browsers des ersten Eingabemoduls 1 1 ausgeführt ist. Approver content checked. It is assumed that the first sender 10 wishes to send the first electronic message 12 to the first receiver circuit 16, that is to say to a single person, and selects the direct transmission mode. The electronic message 12 is then transferred to a selection module 20, which is designed as a so-called plug-in of the Internet browser of the first input module 1 1.
Das Auswahlmodul 20 ermittelt zunächst Eigenschaften des ausgewählten The selection module 20 first determines properties of the selected one
Empfängerkreises, also in diesem Fall des ersten Empfängerkreises 16. Das Receiver circle, so in this case the first receiver circuit 16. Das
Auswahlmodul 20 ermittelt als erstes die Anzahl der Empfänger des ersten Selection module 20 first determines the number of receivers of the first
Empfängerkreises 16. Die Anzahl beträgt in diesem Fall eins. Anschließend prüft das Auswahlmodul 20, ob der erste Empfängerkreis 16 demselben Unternehmen wie der erste Absender 10 angehört. Dies ist hier der Fall. Danach ermittelt das Auswahlmodul 20 noch Eigenschaften der ersten elektronischen Nachricht 12. Es prüft, ob im Inhalt der elektronischen Nachricht 12 eines oder mehrere Begriffe zweier Listen 22, 23 enthalten sind. Die erste Liste 22 enthält Begriffe wie„Umsatz" oder„Neuentwicklung", die zweite Liste 23 Begriffe wie„Haftung" oder„Garantie". Im beschriebenen Beispiel sei keines der Begriffe der beiden Listen 22, 23 in der Nachricht enthalten. Receiver circle 16. The number in this case is one. Subsequently, the selection module 20 checks whether the first receiver circuit 16 belongs to the same company as the first sender 10. This is the case here. Thereafter, the selection module 20 still determines properties of the first electronic message 12. It checks whether in the content of the electronic message 12 one or more terms of two lists 22, 23 are included. The first list 22 contains terms such as "sales" or "new development", the second list 23 terms such as "liability" or "guarantee". In the example described, none of the terms of the two lists 22, 23 are included in the message.
Im Auswahlmodul 20 sind festlegbare Regeln abgelegt, mittels welchen aus den genannten Eigenschaften des ausgewählten Empfängerkreises 16 und der genannten Eigenschaft der elektronischen Nachricht 12 die Auswahlmöglichkeit für den Defined rules are stored in the selection module 20, by means of which the selection possibility for the selected object from the mentioned properties of the selected receiver circuit 16 and the said property of the electronic message 12
Übermittlungsmodus der elektronischen Nachrichten festgelegt werden. Die Regeln sind beispielsweise so festgelegt, dass im Falle der ersten elektronischen Nachricht 12, also mit dem ersten Empfängerkreis 16 mit einer Personenanzahl von eins, die auch demselben Unternehmen 21 wie der erste Absender 10 angehört und ohne Vorkommen eines Begriffes der Listen 22, 23 der direkte Übermittlungsmodus zulässig und damit vom ersten Absender 10 auswählbar ist. Da der erste Absender 10 diesen auch ausgewählt hat, wird die erste elektronische Nachricht 12 über ein erstes Transmission mode of electronic messages are set. The rules are set, for example, so that in the case of the first electronic message 12, ie with the first receiver circle 16 with a number of people of one, the same company 21 as the first sender 10 belongs and without occurrence of a term of the lists 22, 23 of direct delivery mode is allowed and thus selectable from the first sender 10. Since the first sender 10 has also selected this, the first electronic message 12 will have a first
Schnittstellenmodul 24 und ein Empfangsmodul 25 direkt an den ersten Empfängerkreis 16 übermittelt. Interface module 24 and a receiving module 25 is transmitted directly to the first receiver circuit 16.
Für die zweite elektronische Nachricht 15 wird angenommen, dass der zweite Absender 13 die zweite elektronische Nachricht 15 an den vierten Empfängerkreis 19, also an eine Undefinierte und nicht begrenzte Anzahl von Personen senden möchte und ebenfalls den direkten Übermittlungsmodus auswählt. Für die zweite elektronische Nachricht 15 läuft das für die erste elektronische Nachricht 12 beschriebene Verfahren analog ab. Das Auswahlmodul 20 ermittelt zunächst Eigenschaften des ausgewählten Empfängerkreises, also jetzt des vierten For the second electronic message 15, it is assumed that the second sender 13 wants to send the second electronic message 15 to the fourth receiver circuit 19, that is to say to an undefined and non-limited number of persons, and likewise selects the direct transmission mode. For the second electronic message 15, the method described for the first electronic message 12 is analogous. The selection module 20 initially determines properties of the selected receiver circuit, that is now the fourth
Empfängerkreises 19. Das Auswahlmodul 20 ermittelt als erstes die Anzahl der Receiver circuit 19. The selection module 20 first determines the number of
Empfänger des vierten Empfängerkreises 19. Die Anzahl beträgt in diesem Fall unendlich. Anschließend prüft das Auswahlmodul 20, ob der vierte Empfängerkreis 19 demselben Unternehmen wie der zweite Absender 13 angehört. Dies ist hier nicht der Fall. Danach ermittelt das Auswahlmodul 20 noch Eigenschaften der zweiten elektronischen Nachricht 15. Es prüft, ob im Inhalt der elektronischen Nachricht 15 eines oder mehrere Begriffe der beiden Listen 22, 23 enthalten sind. Es wird angenommen, dass in der zweiten elektronischen Nachricht 15 der Begriff„Haftung" enthalten sei. Receiver of the fourth receiver circuit 19. The number is infinite in this case. Subsequently, the selection module 20 checks whether the fourth receiver circuit 19 belongs to the same company as the second sender 13. This is not the case here. Thereafter, the selection module 20 still determines properties of the second electronic message 15. It checks whether one or more terms of the two lists 22, 23 are contained in the content of the electronic message 15. It is assumed that the term "liability" is included in the second electronic message 15.
Mittels der im Auswahlmodul 20 abgelegten Regeln werden auch für die zweite elektronische Nachricht 15 aus den genannten Eigenschaften des ausgewählten Empfängerkreises 19 und der genannten Eigenschaft der zweiten elektronischen Nachricht 15 die Auswahlmöglichkeit für den Übermittlungsmodus der elektronischen Nachricht 15 festgelegt. Die Regeln sind beispielsweise so festgelegt, dass im Falle der zweiten elektronischen Nachricht 15, also mit dem vierten Empfängerkreis 19 mit einer unendlichen Personenanzahl der direkte Übermittlungsmodus nicht zulässig ist. Die Vorauswahl des zweiten Senders 13 wird also ignoriert und ein indirekter By means of the rules stored in the selection module 20, the selection possibility for the transmission mode of the electronic message 15 is also established for the second electronic message 15 from the properties of the selected receiver circuit 19 and the mentioned characteristic of the second electronic message 15. The rules are set, for example, so that in the case of the second electronic message 15, ie with the fourth receiver circuit 19 with an infinite number of persons the direct transmission mode is not allowed. The preselection of the second transmitter 13 is thus ignored and an indirect
Übermittlungsmodus gewählt. Da zusätzlich noch der Begriff„Haftung" der zweiten Liste 23 enthalten ist, wird ein zweiter indirekter Übermittlungsmodus ausgewählt, bei dem die zweite elektronische Nachricht 15 einem externen Genehmiger 26 in Form eines Rechtsanwalts einer externen Anwaltskanzlei übermittelt wird. Dieser prüft die zweite elektronische Nachricht 15 an einem dritten Eingabemodul 27. Er kann die zweite elektronische Nachricht 15 genehmigen, ablehnen oder mit einem Kommentar oder Änderungsvorschlag versehen. Falls er sie nicht genehmigt, wird sie an den zweiten Absender 13 zurückgeschickt. Im vorliegenden Fall wird davon ausgegangen, dass der externe Genehmiger 26 die zweite elektronische Nachricht 15 freigibt. Diese Information wird an das Auswahlmodul 20 übermittelt, so dass diese die Übermittlung der zweiten elektronischen Nachricht 15 über ein zweites Schnittstellenmodul 28 und ein zweites Empfangsmodul 29 an den vierten Empfängerkreis 19 übermittelt. Transmission mode selected. In addition, since the term "liability" of the second list 23 is included, a second indirect delivery mode is selected in which the second electronic message 15 is transmitted to an external approver 26 in the form of a lawyer from an external law firm, who checks the second electronic message 15 at a third input module 27. He may approve, reject, or comment on a second electronic message 15, or, if not approved, send it back to the second sender 13. In the present case, it is assumed that the external approver 26 transmits the second electronic message 15. This information is transmitted to the selection module 20 so that it transmits the transmission of the second electronic message 15 via a second interface module 28 and a second receiving module 29 to the fourth receiver circuit 19.
Falls die elektronische Nachricht einen Link auf eine Internetseite enthalten hätte, so würde eine Vorschau für die verlinkte Internetseite erstellt und dem Genehmiger zusammen mit der elektronischen Nachricht zur Verfügung gestellt werden. Falls in der zweiten elektronischen Nachricht 15 kein Begriff der beiden Listen 22, 23 enthalten gewesen wäre, dann wäre die zweite elektronischen Nachricht 15 einem internen Genehmiger 30, der beispielsweise der direkte Vorgesetzte des zweiten Absenders 13 sein kann, zur Genehmigung zugestellt worden. Dieser hätte dann auch die Möglichkeit, die zweite elektronische Nachricht 15 abzuändern und diese If the electronic message contained a link to a website, a preview of the linked website would be prepared and made available to the approver together with the electronic message. If no term of the two lists 22, 23 had been contained in the second electronic message 15, then the second electronic message 15 would have been sent for approval to an internal approver 30, who may for example be the direct supervisor of the second sender 13. This would then also have the ability to modify the second electronic message 15 and this
abgeänderte Nachricht frei zu geben. In diesem Fall würde der zweite Absender 13 über die Änderungen informiert worden. to release a modified message. In this case, the second sender 13 would have been informed about the changes.
Neben diesen beschriebenen Regeln für die Auswahlmöglichkeiten des In addition to these rules described for the choices of
Übermittlungsmodus können abweichende und/oder weitere Regeln im Auswahlmodul 20 abgelegt sein. Es ist auch möglich, dass nur Regeln abgelegt sind, die sich nur auf die Eigenschaften des Empfängerkreises oder nur auf die Eigenschaften der elektronischen Nachrichten beziehen. Transmission mode deviating and / or further rules may be stored in the selection module 20. It is also possible that only rules are stored which only relate to the characteristics of the recipient group or only to the properties of the electronic messages.
Das Auswahlmodul 20 ist außerdem noch mit einem Archiv 31 verbunden, in dem elektronische Nachrichten gespeichert und damit archiviert werden können. Im The selection module 20 is also connected to an archive 31, can be stored in the electronic messages and thus archived. in the
Auswahlmodul 20 sind festlegbare Regeln abgelegt, mittels welchen das Auswahlmodul 20 zu archivierende Nachrichten bestimmt, die dann an das Archiv 31 übermittelt werden. Beispielsweise können alle elektronischen Nachrichten archiviert werden, die an eine unbegrenzte Anzahl von Empfängern wie den vierten Empfängerkreis 19 gerichtet sind. Außerdem können elektronische Nachrichten, die einen der Begriffe der zweiten Liste 23 enthalten, ebenfalls archiviert werden. Selection module 20 are stored definable rules, by means of which the selection module 20 to be archived messages determined, which are then transmitted to the archive 31. For example, all electronic messages directed to an unlimited number of receivers such as the fourth receiver circuit 19 may be archived. In addition, electronic messages containing one of the terms of the second list 23 may also be archived.
Neben der eigentlichen elektronischen Nachricht werden auch Zusatzinformationen wie Absender, Empfänger, Kommunikationskanal, Genehmiger, etwaige Änderungen durch den Genehmiger oder interne Kommentare archiviert. In addition to the actual electronic message, additional information such as sender, recipient, communication channel, approver, any changes made by the approver or internal comments are also archived.
Die Archivierung ist dabei nicht zwingend notwendig und kann auch ohne die Auswahl eines Übermittlungsmodus realisiert sein. The archiving is not absolutely necessary and can be realized without the selection of a transmission mode.
Das Archiv 31 und das Auswahlmodul 20 mit den Schnittstellenmodulen 24 und 28 bilden damit ein System 32 zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht von einem Absender an einen Empfängerkreis. The archive 31 and the selection module 20 with the interface modules 24 and 28 thus form a system 32 for transmitting an electronic message from a sender to a recipient circle.

Claims

Patentansprüche  claims
1 . Verfahren zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht (12, 15) von einem Absender (10, 13) an einen Empfängerkreis (16, 17, 18, 19), wobei 1 . A method for transmitting an electronic message (12, 15) from a sender (10, 13) to a receiver circuit (16, 17, 18, 19), wherein
ein direkter Übermittlungsmodus oder  a direct delivery mode or
ein indirekter Übermittlungsmodus  an indirect delivery mode
auswählbar ist,  is selectable,
dadurch gekennzeichnet, dass  characterized in that
Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) abhängig sind.  Selections for the transmission mode of a property of the receiver circuit (16, 17, 18, 19) are dependent.
2. Verfahren nach Anspruch 1 , 2. The method according to claim 1,
dadurch gekennzeichnet, dass  characterized in that
die genannte Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) als eine Anzahl von Empfängern im Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) ausgeführt ist.  said characteristic of the receiver circuit (16, 17, 18, 19) is implemented as a number of receivers in the receiver circuit (16, 17, 18, 19).
3. Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, 3. The method according to claim 1 or 2,
dadurch gekennzeichnet, dass  characterized in that
der Absender (10, 13) einer Organisation (21 ) angehört und die genannte  the sender (10, 13) belongs to an organization (21) and the said
Eigenschaft angibt, ob der gesamte Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) ebenfalls der genannten Organisation (21 ) angehört.  Property indicates whether the entire receiver circle (16, 17, 18, 19) also belongs to said organization (21).
4. Verfahren nach Anspruch 1 , 2 oder 3, 4. The method according to claim 1, 2 or 3,
dadurch gekennzeichnet, dass  characterized in that
die Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft der elektronischen Nachricht (12, 15) abhängig sind. Verfahren nach Anspruch 4, the options for the transmission mode are dependent on a property of the electronic message (12, 15). Method according to claim 4,
dadurch gekennzeichnet, dass characterized in that
geprüft wird, ob die elektronische Nachricht (12, 15) wenigstens einen festlegbaren Begriff enthält und die genannte Eigenschaft der elektronischen Nachricht (12, 15) angibt, ob der Begriff enthalten ist oder nicht. It is checked whether the electronic message (12, 15) contains at least one definable term and the said property of the electronic message (12, 15) indicates whether the term is included or not.
Verfahren nach einem der Ansprüche 1 bis 5, Method according to one of claims 1 to 5,
dadurch gekennzeichnet, dass characterized in that
bei Vorliegen eines Eigenschaftswerts einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) und/oder der elektronischen Nachricht (12, 15) nur der indirekte Übermittlungsmodus auswählbar ist. in the presence of a property value of a property of the receiver circuit (16, 17, 18, 19) and / or the electronic message (12, 15) only the indirect transmission mode is selectable.
Verfahren nach Anspruch 6, Method according to claim 6,
dadurch gekennzeichnet, dass characterized in that
der genannte Eigenschaftswert dann vorliegt, wenn die Anzahl der Empfänger im Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) nicht definierbar ist und/oder nicht der gesamte Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) der selben Organisation (21 ) wie der Absender (10, 13) angehört und/oder die elektronische Nachricht (12, 15) einen festlegbaren Begriff enthält. said property value is present if the number of receivers in the receiver circuit (16, 17, 18, 19) is not definable and / or not the entire receiver circle (16, 17, 18, 19) of the same organization (21) as the sender (10, 13) belongs and / or the electronic message (12, 15) contains a definable term.
Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, Method according to one of the preceding claims,
dadurch gekennzeichnet, dass characterized in that
beim indirekten Übermittlungsmodus die Zustellung der elektronischen Nachricht (12, 15) an den Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) von einem Genehmiger (26, 30) freigegeben werden muss und eine Auswahl des Genehmigers (26, 30) in in the indirect transmission mode, the delivery of the electronic message (12, 15) to the receiver circuit (16, 17, 18, 19) must be released by an approver (26, 30) and a selection of the approver (26, 30) in
Abhängigkeit einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) und/oder der elektronischen Nachricht (12, 15) erfolgt. Dependence of a property of the receiver circuit (16, 17, 18, 19) and / or the electronic message (12, 15) takes place.
Verfahren nach einem der vorherigen Ansprüche, Method according to one of the preceding claims,
dadurch gekennzeichnet, dass characterized in that
ausgewählte elektronische Nachrichten (12, 15) nach der Übermittlung an den Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) automatisch zentral archiviert werden und die Auswahl der so archivierten elektronischen Nachrichten (12, 15) in Abhängigkeit einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) und/oder der elektronischen Nachricht (12, 15) erfolgt. Selected electronic messages (12, 15) are automatically archived centrally after the transmission to the receiver circuit (16, 17, 18, 19) and the selection of the electronic messages (12, 15) archived in dependence thereof a property of the receiver circuit (16, 17, 18, 19) and / or the electronic message (12, 15) takes place.
10. System zur Übermittlung einer elektronischen Nachricht (12, 15) von einem Absender (10, 13) an einen Empfängerkreis (16, 17, 18, 19) mit einem Auswahlmodul (20), welches dazu vorgesehen ist, dass 10. A system for transmitting an electronic message (12, 15) from a sender (10, 13) to a receiver circuit (16, 17, 18, 19) with a selection module (20), which is provided that
ein direkter Übermittlungsmodus oder  a direct delivery mode or
ein indirekter Übermittlungsmodus  an indirect delivery mode
auswählbar ist,  is selectable,
dadurch gekennzeichnet, dass  characterized in that
Auswahlmöglichkeiten für den Übermittlungsmodus von einer Eigenschaft des Empfängerkreises (16, 17, 18, 19) abhängig sind.  Selections for the transmission mode of a property of the receiver circuit (16, 17, 18, 19) are dependent.
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