TWM638964U

TWM638964U - 對話群組專案管理系統

Info

Publication number: TWM638964U
Application number: TW111212407U
Authority: TW
Inventors: 陳君逸; 陳孟翔; 巫峻德
Original assignee: 禾多移動多媒體股份有限公司
Priority date: 2022-11-11
Filing date: 2022-11-11
Publication date: 2023-03-21

Abstract

一種對話群組專案管理系統，包括多個專案經理端、多個專案執行端及一伺服主機。該伺服主機包括一對話模組、一機器人模組及一工單模組。對話模組適於接收對話訊息，該對話模組包括多個頻道，所述該頻道還包括多個第一聊天室與多個第二聊天室。機器人模組從通訊軟體伺服器取得至少一客戶訊息，並複製所述客戶訊息傳送至該第一聊天室。工單模組適於接收該工單建立指令，根據該工單建立指令複製該第一聊天室中的該客戶訊息與對話訊息以產生一工單資料，該工單資料是對應至其中一個所述頻道，該工單資料產生後，會顯示在對應的該頻道中。

Description

對話群組專案管理系統

一種專案管理系統，特別是一種對話群組專案管理系統。

專案管理為現代企業的必備程序之一，以應對不同客戶的需求，從而完成工作內容。大部分企業會由專案經理人(Project Manager，簡稱PM)來擔任客戶與專案團隊的溝通橋樑，並且管理專案執行進度以及分配工作。

然而在實務上，某些專業技術領域中，專案經理人未必具備對應的技術知識，以至於在轉述客戶需求時，容易產生誤判，從而交辦了錯誤的工作項目給執行團隊，以致於專案項目執行發生問題，拖慢整體工作效率，嚴重則使企業蒙受損失。另一方面，隨著網路技術發展，人們溝通的管道也逐漸多元，而專業經理人得從多樣的管道中整合各式需求資料，也將會是一大挑戰。如何解決上述問題，便是本領域具通常知識者值得去思量的。

有鑑於此，本創作提供一種對話群組專案管理系統，是經由對話群組中取得對話資料，並基於對話資料直接成立工單交辦專案執行端，減少專案經理人的工作負擔與判斷誤差的可能性。其具體技術手段如下：一種對話群組專案管理系統，通訊連接至外部的一通訊軟體伺服器，該對話群組專案管理系統包括多個專案經理端、多個專案執行端及一伺服主機。多個專案經理端適於輸入至少一對話訊息與至少一工單建立指令。多個專案執行端適於輸入至所述對話訊息。伺服主機通訊連接至該專案經理端與該專案執行端，該伺服主機包括一對話模組、一機器人模組及一工單模組。對話模組適於接收所述對話訊息，該對話模組包括多個頻道，所述該頻道還包括多個第一聊天室與多個第二聊天室。機器人模組從該通訊軟體伺服器取得至少一客戶訊息，並複製所述客戶訊息傳送至該第一聊天室。工單模組適於接收該工單建立指令，根據該工單建立指令複製該第一聊天室中的該客戶訊息與對話訊息以產生一工單資料，該工單資料是對應至其中一個所述頻道，該工單資料產生後，會顯示在對應的該頻道中。

於上述的對話群組專案管理系統中，其中，該伺服主機還包括一工單資料庫，適於儲存該工單資料。

於上述的對話群組專案管理系統中，其中，該機器人模組還包括一身分資料，該機器人模組將該對話訊息複製至該通訊軟體伺服器時，是以該身分資料的名義發出該對話訊息。

於上述的對話群組專案管理系統中，其中，該專案經理端還適於瀏覽該第一聊天室與該第二聊天室。

於上述的對話群組專案管理系統中，其中，該專案執行端還適於瀏覽該第二聊天室。

10:客戶端

11:通訊軟體伺服器

1021:通訊軟體的聊天室

100:對話群組專案管理系統

110:機器人模組

120:專案經理端

130:對話模組

131、131a~131c:頻道

1311:第一聊天室

1312a~1312c:第二聊天室

140:工單模組

1401:工單附件

1402:工單資料

141:工單資料庫

150:專案執行端

圖1A與圖1B所繪示為本創作之對話群組專案管理系統100的架構圖。

圖1C所繪示為頻道與聊天室的關係示意圖。

圖2A所繪示為通訊軟體端之示意圖。

圖2B所繪示為對話模組130的示意圖。

圖2C所繪示為第一聊天室1311的示意圖

圖2D所繪示為客戶端10瀏覽聊天室的示意圖。

圖3A所建立為工單的示意圖。

圖3B所繪示為另一頻道的示意圖。

請參閱圖1A與圖1B，圖1A與圖1B所繪示為本創作之對話群組專案管理系統100的架構圖。本創作之對話群組專案管理系統100是通訊連接至外部的一通訊軟體伺服器11，從而經由通訊軟體伺服器11與至少一客戶端10連接。其中，通訊軟體伺服器11即為通訊軟體所使用的伺服器，通訊軟體例如為Line、微信或Whatsapp等常用之通訊軟體，客戶端10則是客戶所使用的裝置。而本創作之對話群組專案管理系統100便是經由這些通訊軟體與客戶端10通訊，並從通訊軟體的伺服器取得資料。

本創作之對話群組專案管理系統100包括一伺服主機101、多個專案經理端120與多個專案執行端150。並且專案經理端120與專案執行端150均是通訊連接至伺服主機101。伺服主機101為對話群組專案管理系統100的運算中心，可為單一的伺服器運算，也可為多個伺服器聯合運算。具體來說，伺服器是一種矩形的運算設備。

專案經理端120便是專案經理人(Project Manager，簡稱PM)所使用的裝置，例如為個人電腦或智慧型手機。專案經理人則是透過專案經理端120與伺服主機101互動，因此專案經理端適於輸入對話訊息與至少一工單建立指令。專案執行端150則為專案執行者(如工程師)所使用的裝置，例如為個人電腦或智慧型手機，專案執行者可透過專案執行端150與對話群組專案管理系統100互動，故專案執行端150適於輸入對話訊息。專案經理端120以及專案執行端150均可與伺服主機101互動，其具體互動方式容後再述。

伺服主機101包括一機器人模組110、一對話模組130與一工單模組140。。機器人模組110是連接至通訊軟體伺服器11，並且可從通訊軟體伺服器11取得客戶訊息(message)，進一步還可複製客戶訊息。具體來說，機器人模組110是一種自動化運作的機器人軟體(Bot)。此外，機器人模組110包括一身分資料，並以該身分資料登入通訊軟體伺服器11，並以該身分資料與客戶端10互相傳送訊息，並取得客戶端10傳來的訊息(即為客戶訊息)。機器人模組110便透過複製客戶訊息至對話群組專案管理系統100中進一步應用。

對話模組130適於接收來自機器人模組110複製的客戶訊息，以及來自專案經理端120與專案執行端150的對話訊息。請參閱圖1B，圖1B所繪示為頻道與聊天室的關係示意圖。頻道131之間可有隸屬關係，例如頻道131b是隸屬於頻道131a之下，而頻道131c則與頻道131a互為獨立的頻道131。每個頻道131可包括多個第一聊天室1311與第二聊天室1312a~1312c。在一實施例中，部分的頻道131b僅包括多個第二聊天室1312b、1312c。頻道131的區分可作為專案與其中各項專題的討論專題使用。而專案執行端150與專案執行端150輸入對話訊息時，可指定傳送至特定的頻道131、第一聊天室1311或第二聊天室1312a~1312c。此外，在圖1C中僅繪出三個頻道131a~131c、一個第一聊天室1311與三個第二聊天室1312a~1312c，但不限於此，本領域具通常知識者應可得知頻道131、第一聊天室1311與第二聊天室的數量可依專案需求而調整數量。

其中，第一聊天室1311適於接收機器人模組110複製的客戶訊息，以及接收來自專案執行端150的對話訊息。第二聊天室1312a~1312c則適於接收來自專案經理端120與專案執行端150的對話訊息。具體來說，第一聊天室1311將作為專案經理與客戶的對話聊天室，因此機器人模組110會將客戶訊息複製到第一聊天室1311，同時機器人模組110還會將專案經理端120傳送至第一聊天室1311的對話訊息複製到通訊軟體伺服器11。而第二聊天室1312a~1312c則是內部討論使用的聊天室，故僅接收來自專案經理端120與專案執行端150的對話訊息。

請返參圖1A，工單模組140適於接收來自專案經理端120的工單建立指令，並根據工單建立指令的內容產生一工單資料，此工單資料將會對應至其中一頻道131。具體來說，當專案經理在使用專案經理端120時，可點選或標記第一聊天室1311中的客戶訊息或對話訊息，並以選取的客戶訊息或對話訊息輸入工單建立指令，工單建立指令還會被指定與特定的頻道131關聯，即是指定由該頻道131的成員來辦理該工單項目，工單模組140便會以此產生對應的工單資料。而這些工單資料便會被保存在工單資料庫141中。對話群組專案管理系統100的系統運作說明如下，以下列舉情境說明對話群組專案管理系統100的應用方式。

請先參閱圖2A，圖2A所繪示為通訊軟體端之示意圖，客戶端10可經由通訊軟體的聊天室1021，與機器人模組110交談，在此實施例中，機器人模組110的身分資料為客服。客戶端10可對機器人模組110提出需求，而傳送客戶訊息。此時機器人模組110便可從對應的通訊軟體伺服器11去取得這些客戶訊息。

接著，請參閱圖2B，圖2B所繪示為對話模組130的示意圖。此時機器人模組110會將客戶的訊息複製到對話模組130中頻道131a的第一聊天室1311中，專案經理端120便可透過對話模組130可以看到這些客戶。接下來，多個專案經理端120便可對頻道131中的第二聊天室1312a發出對話訊息，以討論該客戶的需求。

需特別注意的是，在本實施例中，第一聊天室1311與第二聊天室1312a會以縮圖1311’與1312’的形式顯示於頻道131a中。專案經理可透過點擊這些縮圖1311’或1312’展開第一聊天室1311或第二聊天室1312a。

接著請參閱圖2C，圖2C所繪示為第一聊天室1311的示意圖。當專案經理決定回覆方式之後，則可發出對話訊息至第一聊天室1311，此時機器人模組110會將對話訊息複製，並傳送到通訊軟體伺服器11。

請參閱圖2D，圖2D所繪示為客戶端10瀏覽聊天室的示意圖，經由機器人模組110複製的對話訊息便會以機器人模組110的身分資料(客服)發出，以便於與客戶交談。其中，請同時參與圖2B，即便對話訊息分別由不同的專案經理端120發出(即財務與PM2)，經過複製之後的訊息仍是由機器人模組110的身分資料發出，因此從客戶端10來看，對話訊息都是由客服所發出。因此，透過機器人模組110複製訊息，便可實現專案經理與客戶的間接對話。

請先參閱3A，圖3A所建立為工單的示意圖。當專案經理端120與客戶端10商討確立工作內容後，專案經理端120可輸入工單建立指令，並指定第一聊天室1311中的客戶訊息與對話訊息，被指定的客戶訊息與對話訊息會由工單模組140擷取，並顯示於工單附件1401中。形成對話截圖作為工單的附件，讓專案執行者能夠更直觀的理解工作內容。值得注意的是，部分的對話訊息涉及報價內容，因此並未被專案經理端120指定。輸入工單建立指令時，還能夠輸入執行單位、工作項目與預計工期等相關資料。

接著，請參閱圖3B，圖3B所繪示為另一頻道的示意圖。工單資料1402成立後則會被傳送到指定的頻道131b中，而專案執行端150便可經由對話模組130的頻道131b來瀏覽工單資料1402，也能夠在頻道131b中的多個第二聊天室1312b、1312c討論分工與執行方案等項目。

請返參圖2A，在一實施例中，機器人模組110還包括一規則庫模組與一人工智慧模組。在機器人模組110收到客戶訊息後，便會根據規則庫(rule-based)模組自動發出對應訊息回覆客戶。若客戶訊息不在規則庫中，則進一步利用人工智慧模組判斷最接近的對應訊息。

此外，機器人模組110的人工智慧模組，還是於根據客戶訊息，選擇對應的專案經理端120，並使所選擇的專案經理端120連接至頻道131。也就是說，機器人模組110將可根據客戶端10的需求，選擇對應的專案經理與其專業團隊，針對客戶的需求來擬定解決方案。

經由本創作之對話群組專案管理系統100，可由機器人模組110作為企業對外的統一聯絡窗口，而機器人模組110可將客戶的訊息複製到群組專案管理系統中，並讓多位專案經理人夠同步瀏覽客戶訊息，共同擬定適當的解決方案，同時可將對話過程直接換為附件建立工單，在利用工單將資料傳送至到專案執行端150，讓專案執行者直觀的理解客戶需求與商討的來龍去脈，能跟更精確的執行工作項目，進一步可避免傳統上專案經理人傳達消息過程中產生誤解的可能性，將可有效提升企業的工作效率。

本創作以實施例說明如上，然其並非用以限定本創作所主張之專利權利範圍。其專利保護範圍當視後附之申請專利範圍及其等同領域而定。凡本領域具有通常知識者，在不脫離本專利精神或範圍內，所作之更動或潤飾，均屬於本創作所揭示精神下所完成之等效改變或設計，且應包含在下述之申請專利範圍內。