TWI765229B

TWI765229B - 企業電子發票、數位收據開立，自動匯入客戶智能會計帳務系統的平台

Info

Publication number: TWI765229B
Application number: TW109104951A
Authority: TW
Inventors: 李淑敏
Original assignee: 鯨動智能科技股份有限公司
Priority date: 2020-02-17
Filing date: 2020-02-17
Publication date: 2022-05-21
Also published as: TW202133071A

Abstract

一種智能會計帳務平台，包括至少一電子發票開立系統、一雲端運算伺服主機平台、至少一智能會計帳務系統及一會計主機。電子發票開立系統適於輸入至少一憑證資訊。雲端運算伺服主機平台通訊連接至該電子發票開立系統，接收來自該電子發票開立系統的該憑證資訊後，產生一開立端認列資訊。智能會計帳務系統通訊連接至該雲端運算伺服主機平台，適於接收該憑證資訊，該智能會計帳務系統還適於輸入一確認收受資訊並傳送至該雲端運算伺服主機平台。會計主機通訊連接至該雲端運算伺服主機平台，該會計主機儲存有多筆用戶會計資料，該會計主機接收到該開立端認列資訊與該憑證資訊後，根據該憑證資料更新對應該電子發票開立系統的該用戶會計資料。

Description

企業電子發票、數位收據開立，自動匯入客戶智能會計帳務系統的平台

一種基於互聯網的會計系統，特別是一種能提供買方將賣方的憑證資料的內容自動匯入並轉換的智能會計帳務平台。

會計帳務是現代組織單位都需要管理的業務，不論是營利或非營利組織，乃至政府單位都需要處理會計帳務，確實管理每一筆進出的資金。並且根據相關法令，營業單位也需要定期彙整各項財務報表，如資產負債表、損益表等財務報表。

會計帳務多以憑證(發票、收據等)作為收入或支出的依據，傳統上多為紙本憑證與人力作業。也就是由營業單位的會計人員整理紙本憑證，並根據憑證內容辦理會計業務。

惟會計業務種類繁多，若營業單位資金進出頻繁，則會產生非常大量的憑證，使致會計業務量繁重。又紙本憑證非常容易遺失，在追帳上非常不容易，加重會計人員的工作量。

近年來隨科技進步，電子發票的應用逐步導入市場中。然而目前市場上的電子發票系統並不完善，多半是買賣雙方透過電子郵件寄送電子發票，但是電子郵件經常被誤認為垃圾郵件而遮蔽，或被企業防火牆管制，使得電子發票寄送仍經常有丟失的問題。因此實務上依然多以紙本郵寄為主。

因此，如何解決上述問題，減輕會計人員的工作量，便是本領域具通常知識者值得去思量的。

本發明提供一種智能會計帳務平台，透過網際網路方式傳遞電子憑證，並且可讓智能會計帳務平台的會計主機根據憑證內容自動入帳，減少會計人員的工作量。

本發明提供一種智能會計帳務平台，包括至少一電子發票開立系統、一雲端運算伺服主機平台、至少一智能會計帳務系統及一會計主機。電子發票開立系統適於輸入至少一憑證資訊。雲端運算伺服主機平台通訊連接至該電子發票開立系統，接收來自該電子發票開立系統的該憑證資訊後，產生一開立端認列資訊。智能會計帳務系統通訊連接至該雲端運算伺服主機平台，適於接收該憑證裝置後，該智能會計帳務系統還適於輸入一確認收受資訊並傳送至該雲端運算伺服主機平台。會計主機通訊連接至該雲端運算伺服主機平台，該會計主機儲存有多筆用戶會計資料，該會計主機接收到該開立端認列資訊與該憑證資訊後，根據該憑證資料更新對應該電子發票開立系統的該用戶會計資料。其中，當該雲端運算伺服主機平台收到該確認收受資訊，產生一收受端認列資訊，並傳送至該會計主機。其中，該會計主機接收到該收受端認列資訊與該憑證資訊後，根據該憑證資料更新對應該智能會計帳務系統的該用戶會計資料。

上述之智能會計帳務平台，其中，該憑證資中還包括一開立端識別碼與一收受端識別碼。

上述之智能會計帳務平台，其中，該雲端運算伺服主機平台是將該開立端識別碼與該開立端認列資訊一起傳送至該會計主機。

上述之智能會計帳務平台，其中，該會計主機根據該開立端識別碼找出對應該電子發票開立系統的該用戶會計資料。

上述之智能會計帳務平台，其中，該雲端運算伺服主機平台是將該收受端識別碼與該收受端認列資訊一起傳送至該會計主機。

上述之智能會計帳務平台，其中，該會計主機根據該收受端識別碼找出對應該智能會計帳務系統的該用戶會計資料。

上述之智能會計帳務平台，其中，該雲端運算伺服主機平台根據該收受端識別碼，將該憑證資訊傳送至對應的該智能會計帳務系統。

上述之智能會計帳務平台，其中，該雲端運算伺服主機平台收到該確認收受資訊後，產生一通知訊息，並傳送至電子發票開立系統。

10:開立端

30:收受端

100:智能會計帳務平台

110:電子發票開立系統

120:雲端運算伺服主機平台

130:智能會計帳務系統

140:會計主機

150:會計交易資訊資料庫

圖1所繪示為本發明之智能會計帳務平台。

圖2所繪示為本發明之智能會計帳務系統。

圖3所繪示為顯示在接受端之螢幕的憑證傳票前置內容審核校正模組。

本發明提供一種智能財務會計帳務平台，可傳送電子憑證，並與帳務的會計主機連接，買方收到電子憑證後可直接更新至帳務中，並有利於企業開立電子發票與數位收據，可自動匯入買方的會計帳務，降低會計業務的工作量。

請參閱圖1，圖1所繪示為本發明之智能會計帳務平台。本發明之智能會計帳務平台100包括至少一電子發票開立系統110、一雲端運算伺服主機平台120、一智能會計帳務系統130與一會計主機140。其中，雲端運算伺服主機平台120是通訊連接至電子發票開立系統110、智能會計帳務系統130與會計主機140。

開立端10為開立憑證的單位所使用的終端，可以為桌上型電腦、筆記型電腦、或智慧型手機，開立端10適於藉由網路通訊連接到電子發票開立系統110以輸入至少一憑證資訊。也就是說開立端10可透過電子發票開立系統110將憑證的內容輸入至電子發票開立系統110中。憑證資訊中可包括各式憑證內容，如品項、金額、對象等資料。在一實施例中，憑證資料中還包括一開立端識別碼與一收受端識別碼，用以辨識開立端10與收受端30的身分。

雲端運算伺服主機平台120是智能會計帳務平台100的運算中心，可為單一伺服器也可為多個伺服器聯合運算。雲端運算伺服主機平台120適於從電子發票開立系統110接收憑證資訊。雲端運算伺服主機平台120收到憑證資訊後，會產生一開立端認列資訊。此時，雲端運算伺服主機平台120會根據收受端識別碼，將憑證資訊傳送至對應到收受端的智能會計帳務系統130。同時，雲端運算伺服主機平台120還會將收受端識別碼與開立端認列資訊一同傳送至會計主機140。

此外，雲端運算伺服主機平台120還適於從智能會計帳務系統130接收一確認收受資訊。當雲端運算伺服主機平台120接收到確認收受資訊便會將收受端識別碼與憑證資訊傳送至會計主機140。在一實施例中，當雲端運算伺服主機平台120接收到確認收受資訊後，會傳送一通知訊息至電子發票開立系統110。

收受端30則為接收憑證的單位的所使用的終端，可以為桌上型電腦、筆記型電腦、或智慧型手機，並且智能會計帳務系統130適於接收來自雲端運算伺服主機平台120的憑證資訊。並且，智能會計帳務系統130還適於輸入一確認收受資訊，確認收受資訊則會傳送至雲端運算伺服主機平台120。也就是說，收受端30可經由智能會計帳務系統130接收憑證資訊。並且在收到憑證資訊後，可透過智能會計帳務系統130輸入確認收受資訊，表示已經收到憑證。

會計主機140是處理用戶會計帳務的主機，可為單一伺服器也可為多個伺服器聯合運算，會計主機140中儲存有多筆用戶會計資訊，用戶會計資訊即為每個用戶的會計資料，並且每個用戶都連結一個識別碼。這些用戶也包括開立端10與收受端30。

會計主機140適於從雲端運算伺服主機平台120接收開立端識別碼、開立端認列資訊、收受端識別碼、收受端認列資訊與憑證資訊。其中，開立端識別碼、開立端認列資訊與憑證資訊會一起接收，收受端識別碼、收受端認列資訊與憑證資訊也會一起接收，例如在同一個資料封包中一起接收。如此一來會計主機140便可利用開立端識別碼與收受端識別碼來搜尋對應的用戶。

因此，當會計主機140收到開立端識別碼、開立端認列資訊與憑證資訊後，便會根據開立端識別碼找出對應開立端10的用戶會計資料，並且根據憑證資訊的內容更新對應開立端10的用戶會計資料。例如將憑證上的交易收付內容、金額納入會計資料中的收入項目，透過智能分析轉換正式入帳。

而當會計主機140收到收受端識別碼、收受端認列資訊與憑證資訊後，便會根據收受識別碼找出對應收受端30的用戶會計資料，並且根據憑證資訊的內容更新對應收受端30的用戶會計資料。例如將憑證上的交易支出內容與金額納入會計資料中的支出項目，亦透過智能分析轉換正式入帳。

綜上所述，智能會計帳務平台100實際運行情境如下。當開立端10與收受端30完成交易，收受端30向開立端10支付交易價金。此時，開立端10可透過電子發票開立系統110輸入憑證資訊，也就是開立端10與收受端30之間交易的發票或收據，而輸入憑證資訊時，可選擇收受端30識別碼，用以確認憑證收受對象。

之後，電子發票開立系統110會將憑證資訊傳送至雲端運算伺服主機平台120。雲端運算伺服主機平台120收到憑證資訊，便根據憑證資訊中的收受端識別碼，將憑證資訊傳送至對應收受端30的智能會計帳務系統130。同時，雲端運算伺服主機平台120還會產生一開立端認列資訊，並將開立端認列資訊、開立端識別碼與憑證資訊形成一資訊封包，並一同傳送至會計主機140。

會計主機140收到開立端認列資訊、開立端識別碼與憑證資訊，則根據開立端識別碼搜尋對應開立端10的用戶會計資料，並將憑證資訊中的收付款項納入開立端10的用戶會計資料，完成入帳。

而收受端30則可透過智能會計帳務系統130瀏覽憑證資訊。確認憑證資訊無誤後，則透過智能會計帳務系統130輸入一確認收受資訊，表示憑證已收獲，並且憑證正確。確認收受資訊會傳送至雲端運算伺服主機平台120。

雲端運算伺服主機平台120收到確認收受資訊後，會產生一通知訊息，並將通知訊息傳送至電子發票開立系統10。其中，當雲端運算伺服主機平台120收到確認收受資訊，產生一收受端認列資訊。同時雲端運算伺服主機平台120會將收受端識別碼、收受端認列資訊與憑證資訊形成資訊封包，並傳送至會計主機140。

會計主機140收到收受端識別碼、收受端認列資訊與憑證資訊後，則根據收受端識別碼搜尋對應收受端30的用戶會計資料，並將憑證資訊中的支出款項納入收受端30的用戶會計資料，完成入帳。

而開立端10則透過電子發票開立系統110收到通知訊息，開立端10便可確認憑證資訊已確實送到收受端30，並且憑證無誤。至此便完成憑證遞送與雙方會計帳務更新。

以下，將對智能會計帳務系統130進行較詳細的解說。請同時參照圖1與圖2，圖2所繪示為智能會計帳務系統130的系統架構圖。智能會計帳務系統130包括一資料接收單元132、一字元分析管理單元134、一帳戶處理單元136、一語意分析單元138、與一機器學習校正單元139，其中資料接收單元132通訊連接到雲端運算伺服主機平台120以接受憑證資訊。字元分析管理單元134是通訊連接到資料接收單元132，以對憑證資訊進行分析。字元分析管理單元134包括一關鍵字資料庫134a，關鍵字資料庫134a包括多個關鍵字對應表。字元分析管理單元134依據一關鍵字對應表的內容將憑證資訊進行分類，以產生一帳務資料。舉例來說，當憑證資訊包括「鉛筆」此關鍵字時，字元分析管理單元134在該關鍵字對應表找到相對應的名稱為「文具用品」，且科目編號為「5153」。或者，當憑證資訊包括「水費」或「電費」這些關鍵字時，字元分析管理單元134在該關鍵字對應表找到相對應的名稱為「水電瓦斯費」，且科目編號為「5161」。這樣一來，無須透過人工的處理便能將憑證資訊快速的進行科目分類。其中，關鍵字資料庫134a還包括部門關鍵字資料庫、品名關鍵字資料庫、與交易對象關鍵字資料庫，品名關鍵字資料庫記載各種品名與會計項目的對應關係，交易對象關鍵字資料庫還記載著交易對象(亦即：客戶與供應商)的名稱，而部門關鍵字資料庫則記載著公司的部門名稱。值得注意的是，字元分析管理單元134在找出憑證資訊中的品名所對應的會計項目時，除了會參考品名關鍵字資料庫外，還會參考部門關鍵字資料庫與交易對象關鍵字資料庫；也就是說，憑證資訊中的部門與憑證資訊上的交易對象也會影響到會計項目的歸類。

然而，憑證資訊也可能包含關鍵字資料庫134a未收錄的關鍵字，此時可以用語意分析單元138將憑證資訊進行分類。語意分析單元138包括一詞向量語料庫138a。而且，詞向量語料庫138a包括多個詞向量，這些詞向量對應到該關鍵字資料庫134a中的各種品名。詞向量(word vector，也被稱為word embedding或representation)是近年來被廣泛使用的一種技術，是使用一個向量來表示每一個詞。當憑證資訊也可能包含關鍵字資料庫134a未收錄的關鍵字時，語意分析單元138在一詞向量語料庫138a找到與憑證資訊中的品名最接近的一詞向量，將該詞向量於關鍵字資料庫134a中進行比對，並找出與該詞向量的向量距離最接近的詞向量所對應的品名與該品名所對應的會計項目。

此機器學習校正單元139是藉由帳戶處理單元136通訊連接到接受端30，機器學習校正單元139接收從語意分析單元138所傳來的帳務資料，可於一接受端30的螢幕上產生一審核資料頁面(如圖3繪示，其為顯示在接受端30之螢幕的憑證傳票前置內容審核校正模組)，供接受端30的審核人員檢查帳務資料，此帳務資料例如以傳票的方式呈現。若接受端30的審核人員認為此帳務資料是正確的，則將此筆帳務資料放行入帳。若機器學習校正單元139判斷憑證資訊中的品名與會計項目的對應關係錯誤，則修正帳務資料中該品名與會計項目的對應關係，並將該品名及修正後的品名與會計項目的對應關係加入關鍵字資料庫134a。也就是說，若用詞向量在關鍵字資料庫134a找不出對應的品名，進而找不出歸類的會計項目，則藉由審核資料頁面，透過機器學習，校正增加關鍵字資料庫134a中的品名及在詞向量語料庫138a中所對應的詞向量。這樣一來，之後若又處理到有含該品名的會計憑證，即可馬上判定其所屬的會計項目並進行歸類。因此，語意分析單元138還能藉由如上所述的反饋的機器學習，增加之後進行會計項目歸類的準確性。

在一實施例中智能會計帳務平台100還包括一會計交易資訊資料庫150，會計交易資訊資料庫150是通訊連接至雲端運算伺服主機平台120。會計交易資訊資料庫150是一種以多個節點組成的資料庫。會計交易資訊資料庫150適於紀錄雲端運算伺服主機平台120在電子發票開立系統110與智能會計帳務系統130之間的資訊傳輸歷程，並備份所傳輸資料。進一步的，所記錄的資訊傳輸歷程與備份的資料會保存在會計交易資訊資料庫150的多個節點中。因此可利用區塊鏈去中心化的優點，避免備份的資料被竄改或遺失，並且有利於追蹤資料傳輸的歷程。

須注意的是，圖1的智能會計帳務平台100中僅包括一智能會計帳務系統130，但本領域具有通常知識者應可了解，在較佳實施例中，每一個收受端30都對應到不同的智能會計帳務系統130，這樣才能針對不同的收受端30進行客製化。此外，在圖1中，雖僅繪示出一個收受端30和一個開立端10，但僅是為了說明上的方便，本領域具有通常知識者應可了解，智能會計帳務平台100可以同時服務多個收受端30和多個開立端10。

本發明所提供的智能會計帳務平台100，可供開立端10與收受端30互相遞送電子憑證，取代傳統的紙本憑證。並且與會計主機140連接，所遞送的電子憑證經確認後，會計主機140便可直接根據憑證內容更新開立端10與收受端30的會計資料，直接認列支出或收入。如此可大幅減少會計人員的工作量。

本發明說明如上，然其並非用以限定本創作所主張之專利權利範圍。其專利保護範圍當視後附之申請專利範圍及其等同領域而定。凡本領域具有通常知識者，在不脫離本專利精神或範圍內，所作之更動或潤飾，均屬於本創作所揭示精神下所完成之等效改變或設計，且應包含在下述之申請專利範圍內。