TWI609275B - 電子表單系統及其電子表單編輯方法 - Google Patents

Description

電子表單系統及其電子表單編輯方法

本發明係關於一種電子表單系統及其表單編輯方法，特別是關於一種可於電子表單系統上進行表單編輯的方法。

目前行動上網與寬頻網路已十分普及且穩定，現代企業或政府部門為縮短簽核流程的時效，避免人員因空間及時間的限制，而錯過簽核的最佳時機，因此許多企業紛紛導入線上電子簽核的系統。透過線上電子簽核系統，能即時進行表單的填寫以及簽核，不但能夠取代傳統紙本簽核曠日費時與缺乏機動性的缺點，又能夠減少紙張資源的耗費，以達到無紙化的工作環境。

雖然世面上已有許多因應電子簽核而開發的軟體，然而習知電子簽核系統，對於表單編輯器的功能上往往缺乏考量「操作使用的直覺性」，以及缺乏與既有文書作業軟體的「互通性」。例如：無法即時確認導入後的表單格式是否為習知電子表單編輯器所接受，因此需要往返的修改或測試。

另一方面，通常大企業有足夠的資源成立專案小組，由專業IT人員進行工具教育訓練，熟悉習知「電子表單設計工具」的使用，但 對於中小企業而言，這部分的人力與時間支出卻是相當沉重的負擔。

是故，若能增進電子簽核系統與既有文書作業系統之間的互通性，以及提升操作使用的直覺性與便利性，讓表單的製作更為簡單與容易，相信更能減少企業進入電子簽核管理的阻礙。

本發明之一目的在於提供一種電子表單系統的編輯方法，所述電子表單系統可將既有文書作業軟體之一表單樣式直接地轉移至所述電子表單系統之一表單編輯器上使用，並由所述表單編輯器產生一電子作業表單。

為達上述目的，使用者可直接使用所述既有文書作業軟體之一複製指令以複製所述表單樣式，接著使用所述表單編輯器之一貼上指令，將所述表單樣式直接地轉貼至所述表單編輯器，於是便可直接地編輯所述表單編輯器內之所述表單樣式，最後產生所需的所述電子作業表單。

是故，使用者不需要學習複雜的程式語言，只需要具備既有文書作業軟體的使用知識及習慣，便可直覺地且簡易地將既有文書作業軟體的表單樣式轉移到本發明的電子表單系統上繼續後製。另一方面，又可透過視覺化的編輯方式，快速製作出所需要的電子作業表單。

本發明之另一目的在於提供一種電子表單系統，前端製表人員不但可輕易製作出所需的電子作業表單，後端使用者又可同時於電腦裝置與行動裝置上使用電子作業表單進行填寫與簽核作業，進而達到電子化簽核與無紙化的作業環境。

為達上述目的，電子表單系統包含一表單編輯器、一表單 樣式庫及一表單內容資料庫。其中，所述表單編輯器可將既有文書作業軟體之一表單樣式直接地轉移至所述表單編輯器內，並產生一電子作業表單。建製完成後之所述電子作業表單可儲存於所述表單樣式庫中。表單內容資料庫具資料整合與統計之用，其中填寫後之所述電子作業表單，適可傳送至所述表單內容資料庫進行資料處理；欲審視填寫後的所述電子作業表單時，可自所述表單內容資料庫讀取所述電子作業表單進行簽核。

為了讓上述的目的、技術特徵和優點能夠更為本領域之人士所知悉並應用，下文係以本發明之較佳實施態樣以及附圖進行詳細的說明。

1‧‧‧文書作業軟體

10‧‧‧表單樣式

11‧‧‧複製指令

2‧‧‧電子表單系統

3‧‧‧表單編輯器

31‧‧‧第一設計區

311‧‧‧第一區域

312‧‧‧第二區域

313‧‧‧系統欄位元件

314‧‧‧編輯指令

314a‧‧‧貼上指令

32‧‧‧第二設計區

4‧‧‧電子作業表單

40‧‧‧可執行成程式編碼

401‧‧‧第一填寫編碼

402‧‧‧第二填寫編碼

403‧‧‧審核編碼

5‧‧‧表單樣式庫

6‧‧‧表單內容資料庫

61‧‧‧表單資料統計

62‧‧‧表單統計文件

7‧‧‧電腦裝置

8‧‧‧行動裝置

第1圖係本發明之電子表單系統及包含其表單編輯器之系統架構圖。

第2圖係既有文書作業軟體已具有一表單樣式之示意圖。

第3圖係既有文書作業軟體之表單樣式已轉貼至本發明之表單編輯器內之示意圖。

第4圖係示意由表單編輯器編輯既有表單樣式所產生之一電子作業表單之示意圖。

第5圖係示意填寫電子作業表單之示意圖。

第6圖係示意本發明之第一實施例之流程圖。

第7圖係示意本發明之第二實施例之流程圖。

第8圖為本發明之電子作業表單進行填寫與審核之流程圖。

第9圖係示意第二實施例中表單申請者於電腦裝置之瀏覽器填寫電子 作業表單。

第10圖係示意第二實施例中表單申請者於行動裝置之瀏覽器填寫電子作業表單。

以下將透過實施例來解釋本發明內容，然而關於實施例中之揭露僅為闡釋本發明之技術內容及其目的功效，而非用以直接限制本發明，熟知此技術領域之人亦能明瞭，適當作些微之改變與調整，仍不脫離本發明之精神與範圍內。

請參考第1圖，其揭露本發明之電子表單系統之基本架構，電子表單系統2包含一表單編輯器3、一表單樣式庫5以及一表單內容資料庫6。其中，既有文書作業軟體1的表單樣式10(如第2圖所示)可直接地轉移至本發明之表單編輯器3內(如第3圖所示)，並由表單編輯器3產生所需要的一電子作業表單4(如第4圖所示)。編輯完成後的電子作業表單4則可保存於表單樣式庫5中，以建立電子作業表單的範本。

表單內容資料庫6，其具資料整合與統計之用，其中填寫後的電子作業表單4，適可傳送至表單內容資料庫6進行資料處理，而欲審核填寫後的電子作業表單4時，可自表單內容資料庫6讀取電子作業表單4進行審核。其中，表單內容資料庫6由一表單統計資料61以及一表單統計文件62，分別進行資料統計與統計資料匯出。

再此詳細說明表單編輯器3之技術特徵，請配合參考第2、3及4圖。如第3圖所示，表單編輯器包含由一視覺化表單(Form)格式呈現之一 第一設計區31以及由一程式語言撰寫呈現之一第二設計區32。

其中，第一設計區31具有一第一區域311及一第二區域312。第2圖所示之既有表單樣式10就是轉貼於第一區域311內。即便只會操作一般文書軟體的人員，也不需瞭解程式語言的技巧，就能將既有表單樣式10直接地轉移至本發明之電子表單系統2之表單編輯器3上，進行電子作業表單的製作。此外，於轉移的過程中也能立即確認表格是否產生不必要格式的錯誤。至於，因第二設計區32涉及到程式語言部分，屬於專業人員的編輯模式，再此不特別解釋說明。

請續參第3圖，貼上指令314a係位於一第二區域312內，貼上指令314a之原理與既有文書作業軟體相同，故一般使用者也能輕易學習並操作。再進言之，第二區域312除了包含貼上指令314a外，更包含複數系統欄位元件313及複數編輯指令314，用來編輯所需的電子作業表單。例如，系統欄位元件311可具有文字欄位、數字欄位、使用者欄位、條碼欄位、日期欄位、圖片欄位及簽名欄位等等，可於既有表單樣式10中嵌入所需要的系統欄位；而編輯指令314可具有複製、貼上、字型、段落、字型大小等等，常見文書軟體的編輯指令。

請注意，第二區域312內的系統欄位元件313及編輯指令314並非僅以上述說明及圖式為限，可依據實際需求由程式開發端加以製定。

接下來說明電子作業表單4的技術特徵，請配合參考第1及6圖。首先參第1圖，為了使電子作業表單4應用於電腦裝置與行動裝置的瀏覽器而進行填寫與審核之用，電子作業表單4將轉換成一可執行程式編碼40，再分別以一第一填寫編碼401、一第二填寫編碼402以及一審核編碼403 的格式儲存至電子表單系統內。進一步而言，如第6圖所示，第一填寫編碼401，能使電子作業表單4呈現於一電腦裝置7之瀏覽器上，以提供表單填寫之用；第二填寫編碼402，能使電子作業表單4呈現於一行動裝置8之瀏覽器上，以提供表單填寫之用；審核編碼403，能使電子作業表單4同時呈現於電腦裝置7與行動裝置8之瀏覽器上，以提供表單審核之用。

另補充說明，可執行程式編碼40、第一填寫編碼401、一第二填寫編碼402以及一審核編碼403可以是使用PHP或HTML等程式檔案，當然亦可為其它的程式語言所撰寫之程式檔，只要使本發明的電子作業表單能夠應用於電腦裝置及行動裝置之瀏覽器上呈現。既有文書作業軟體可以是收費的MS Word軟體，或者Open Office Writer這類的免費開放軟體；而行動裝置可以是使用iOS或Android系統的裝置。

綜合上述技術架構，本發明之的電子表單系統2因提供了表單(Form)型式的編輯方法，故製表者無需學習複雜的程式語言，便可將既有文書作業軟體的表單樣式，輕易轉移到本發明之表單編輯器3上進行後製，並且表單編輯器3的操作方式及習慣與既有文書軟體相似，是故一般文書軟體的人員也能輕易學習操作製作適合的電子作業表單。

接下來將透過實施例方式，並配合圖式，詳細說明本發明之電子系統表單及其表單編輯器的編輯與使用流程。

請參考第6圖，係揭露電子表單系統2之第一實施例之使用流程。於第一實施例中，一併參考第2圖，使用者已先在既有文書作業軟體1製定初步表格樣式，接著即可直接點選既有文書作業軟體之一複製指令11，以複製既有的表單樣式10(步驟201)。續參第3圖，接續電子表單系統2 的步驟為：點選表單編輯器3之一貼上指令314a，將既有的表單樣式10直接地轉貼至表單編輯器3(步驟202)內；然後便可直接地編輯表單編輯器3內之既有的表單樣式10(步驟203)，以產生所需的電子作業表單4(步驟204)。

在此說明，步驟203主要是於既有表單樣式10中嵌入需要填寫的系統欄位；或是在不嚴重影響既有表單樣式10的外觀下，對文字之大小、字型、欄位大小進行微調修改。

後續為了讓電子作業表單4能夠經由伺機器傳送到電腦裝置7與行動裝置8的瀏覽器上呈現及使用，已填寫欄位的電子作業表單4(如第5圖)將轉換成一可執行程式編碼40(步驟206)，再分別儲存為一第一填寫編碼401(步驟2061)、一第二填寫編碼402(步驟2062)以及一審核編碼403(步驟2063)至電子表單系統之伺機器。

如本發明之技術領域人士所能理解及推及，表單樣式庫5是建立電子作業表單的樣式範本之用，因此製表者可省略轉貼既有文書作業軟體之表單樣式的步驟，改以其它步驟方式進行。如第7圖所示，係示意電子表單系統之第二實施例之使用流程。

具體而言，製表者直接下載表單樣式庫5內的電子作業表單4至表單編輯器3(步驟211)，即可再次編輯電子作業表單(步驟212)，產生所需要的電子作業表單(步驟213)。因第二實施例之轉換可執行程式編碼40後續步驟與第一實施例相同，故再此不再贅述。

最後，將以第8、9及10圖說明電子作業表單4，如何應用於電腦裝置7及行動裝置8之瀏覽器上，進行填寫與審核的作業。首先，請參考第5圖，表單的填寫者可在電腦裝置7及行動裝置8上，進行電子作業表單 4之填寫欄位與新增欄位等作業。

針對電腦裝置7的表單申請者(如第9圖所示)，在電腦裝置7之瀏覽器填寫電子作業表單4(步驟A1)後，伺機器收到第一填寫編碼401的訊號(步驟A2)，讓電子作業表單4傳送回表單內容資料庫6(步驟A3)進行資料處理。

針對行動裝置8的表單申請者(如第10圖所示)，在行動裝置之瀏覽器填寫電子作業表單後(步驟B1)後，伺機器收到第二填寫編碼402的訊號(步驟B2)，讓電子作業表單4傳送回表單內容資料庫6(步驟B3)進行資料處理。

倘若審核者欲審核前述填寫後的電子作業表單4時，儲存在表單內容資料庫6內的電子作業表單4會以審核編碼403傳送，伺機器會接收電腦裝置與行動裝置共用的審核編碼403，並傳送到至電腦裝置7與行動裝置8之瀏覽器(步驟C1)，審核者即可分別在電腦裝置7與行動裝置8之瀏覽器上簽核電子作業表單4(步驟C2及C3)。

綜上所述，因本發明之表單編輯器提供了表單(Form)型式的編輯方法，與能既有文書作業系統有更高度的互通性，提升操作使用的直覺性，是故能夠縮短製表者學習及適應表單編輯器的時間，更有效率的產生所需要的作業表單。此外，因可同時於電腦裝置與行動裝置上使用電子作業表單進行填寫與審核作業，本發明確實達到電子化簽核與無紙化的作業環境。

上述之實施例僅用來例舉本發明之實施態樣，以及闡釋本發明之技術特徵，並非用來限制本發明之保護範疇。任何熟悉此技術者可 輕易完成之改變或均等性之安排均屬於本發明所主張之範圍。本發明之權利保護範圍應以申請專利範圍為準。

Claims (7)

1. 一種電子表單系統之電子表單編輯方法，可將既有文書作業軟體之一表單樣式直接地轉移至所述電子表單系統之一表單編輯器，並由所述表單編輯器產生一電子作業表單，包含下列步驟：使用所述既有文書作業軟體之一複製指令，以複製所述表單樣式；使用所述表單編輯器之一貼上指令，將所述表單樣式直接地轉貼至所述表單編輯器內；可直接地編輯所述表單編輯器內之所述表單樣式；產生所需的所述電子作業表單；將所述電子作業表單轉換成一可執行程式編碼；以及將所述可執行程式編碼分別儲存為：一第一填寫編碼，能使所述電子作業表單呈現於一電腦裝置之瀏覽器上，以提供表單填寫之用；一第二填寫編碼，能使所述電子作業表單呈現於一行動裝置之瀏覽器上，以提供表單填寫之用；以及一審核編碼，使所述電子作業表單可共用於所述電腦裝置與所述行動裝置之瀏覽器上，以提供表單審核之用。
2. 如申請專利範圍第1項所述電子表單系統之電子表單編輯方法，其中所述表單編輯器包含一第一設計區及一第二設計區。
3. 如申請專利範圍第2項所述電子表單系統之電子表單編輯方法，其中所述表單樣式係直接地轉貼於所述第一設計區之一第一區域內。
4. 如申請專利範圍第1項所述電子表單系統之電子表單編輯方法，更包含一步驟，將建製完成後之所述電子作業表單儲存於一表單樣式庫。
5. 如申請專利範圍第1項所述電子表單系統之電子表單編輯方法，其中所述電子表單系統具有一表單內容資料庫，具資料整合與統計之用，可包含下列步驟：於所述電腦裝置之瀏覽器內填寫所述電子作業表單後，並以第一填寫編碼傳送所述電子作業表單回到所述表單內容資料庫；於所述行動裝置之瀏覽器內填寫所述電子作業表單之後，並以第二填寫編碼傳送所述電子作業表單回到所述表單內容資料庫；以及欲審核填寫後之所述電子作業表單時，可自所述表單內容資料庫讀取填寫後之所述電子作業表單，以所述審核編碼傳送到所述電腦裝置與所述行動裝置之瀏覽器上進行審核。
6. 如申請專利範圍第1項所述電子表單系統之電子表單編輯方法，其中所述既有文書作業軟體為MS Word或Open Office Writer。
7. 一種電子表單系統，其包含： 一表單編輯器，可將既有文書作業軟體之一表單樣式直接地轉移至所述表單編輯器內，並產生一電子作業表單；一表單樣式庫，建製完成後之所述電子作業表單可儲存於所述表單樣式庫中；以及一表單內容資料庫，具資料整合與統計之用；其中，填寫後之所述電子作業表單，適可傳送至所述表單內容資料庫進行資料處理；欲審核填寫後的所述電子作業表單時，可自所述表單內容資料庫讀取所述電子作業表單進行審核。