TWI383303B - 文檔列印管控系統及方法 - Google Patents

Description

文檔列印管控系統及方法

本發明涉及一種文檔管控系統及方法，尤其涉及一種對文檔之列印進行管控的系統及方法。

隨著現代電腦技術及通訊技術的發展，資訊之傳遞、交流越來越迅速、簡單，因此，越來越多的企業開始意識到對企業內資訊安全進行管控之重要性，尤其是涉及到企業商業秘密、技術秘密之資訊。對於數位化資訊，企業可以利用金屬檢測儀器檢查員工是否攜帶任何可存儲資訊之移動存儲裝備，並藉由對移動存儲裝備進行檢查以防止機密資訊泄露，而對於紙本文檔，例如：設計圖紙、流程、規劃、企業人員資料等，因其無法進行探測，且便於隱藏，所以較難實現管控，存在潛在的風險。

因此，部分企業開始對紙本文檔之源頭進行管控，即管制員工所列印之文檔。例如，對員工所列印文檔之名稱進行監控，從而判斷該文檔是否為與工作有關的文檔，亦或是員工私人的文檔等，然而，文檔之名稱可以隨意改動，此方法並不能實現對機密文檔之內容進行識別。若是藉由人工對每一待列印之文檔內容進行審核，則會嚴重影響工作效率。

鑒於以上內容，有必要提供一種文檔列印管控系統及方法，其可以對文檔之內容進行自動審核，並定期銷毀文檔，從而實現對文檔之列印進行管控，防止機密文檔之 泄露。

所述之文檔列印管控系統包括一應用伺服器，該應用伺服器包括：緩衝器，用於偵測從用戶端傳送過來的待列印之文檔，截獲該文檔並暫停對該文檔之列印，還用於生成該文檔之緩衝文檔，並備份該緩衝文檔而得到一備份檔案；格式轉換模組，用於根據格式轉換方法對緩衝文檔之格式進行轉換，從而得到一個網頁文檔；文檔機密資訊知識庫，用於提供不同機密等級之機密文檔，其中，每一機密文檔中均包含與該等級相應的、作為識別元素之資訊；資訊比對模組，用於將所述之網頁文檔之內容與所述機密文檔依序進行比對，從而確認該網頁文檔之機密等級；權限確認模組，用於在確認該網頁文檔之機密等級後，確認用戶是否具備列印該機密等級文檔之權限；執行列印模組，用於在用戶具備列印該機密等級文檔之權限時，啟動暫停的列印操作，以及在用戶不具備列印該機密等級文檔之權限時，拒絕並終止列印操作；及訊息發送模組，用於根據執行列印模組之操作發送訊息通知用戶。

所述之文檔列印管控方法包括如下步驟：偵測待列印之文檔，截獲該文檔並暫停對該文檔之列印；生成該文檔之緩衝文檔，並備份該緩衝文檔而得到一備份檔案；轉換該緩衝文檔之格式以得到一個網頁文檔；提供不同機密等級之機密文檔，其中，每一機密文檔中均包含與該等級相應的、作為識別元素之資訊；將所述之網頁文檔之內容與所述機密文檔之內容依序進行比對，從而判斷 該網頁文檔是否為機密文檔；若該網頁文檔屬於機密文檔，則確認該網頁文檔之機密等級；確認列印文檔之用戶是否具備列印該機密等級文檔之權限；若該用戶具備列印該機密等級文檔之權限，則啟動暫停的列印操作，且發送訊息通知用戶，告知其所需列印之文檔已經允許列印；若該用戶不具備列印該機密等級文檔之權限，則拒絕並終止列印操作，且發送拒絕訊息通知用戶，告知其不具備列印該文檔之權限。

相較于習知技術，所述之文檔列印管控系統及方法，其可以截獲用戶待列印之文檔，對該文檔之內容進行自動審核，允許具備相應權限之用戶列印具有一定機密等級之文檔，並定期銷毀文檔，從而實現對文檔之列印進行管控，防止機密文檔之泄露。所述之文檔列印管控系統及方法，尤其適用於掌握企業商業秘密、技術秘密之部門，例如企業之知識產權管理部門、研發部門等。

參照圖1所示，係本發明文檔列印管控系統之較佳實施例之硬體架構圖。本較佳實施例之硬體架構主要包括應用伺服器1、至少一用戶端2、資料庫3、以及印表機4。其中，所述之應用伺服器1與所述之用戶端2藉由網路5相連接，用於接收用戶端2傳送的待列印之文檔。所述之應用伺服器1藉由連接6與所述之資料庫3相連接，該連接6是一種資料庫連接，如開放式資料庫連接(Open Database Connectivity，ODBC)，或者Java資料庫連接(Java Database Connectivity，JDBC)。

此外，所述之應用伺服器1藉由網路5與印表機4相連接，該網路5可以是一內部網路(Intranet)，也可以是網際網路(Internet)或其他類型通訊網絡。

所述之用戶端2用於提供一個互動式介面給用戶，便於用戶對各種類型文檔進行操作，包括列印相關文檔、或者接收各種訊息等。該訊息可以是系統服務訊息，或者是審核人員對該文檔之機密程度所發表之意見。當用戶執行列印文檔之操作，該文檔即藉由網路5傳送至所述之應用伺服器1。

所述之應用伺服器1用於截獲自用戶端2傳送過來的待列印之文檔並暫停列印該文檔，轉換該文檔之格式，確認該文檔之機密程度以及用戶之權限以判斷該文檔是否允許列印，從而實現對文檔列印之管控。

所述之資料庫3用於儲存各類資料，包括文檔之相關資訊、審核人員之相關意見、文檔之列印記錄等資料，該資料庫3可獨立于應用伺服器1，也可位於應用伺服器1內，儲存在應用伺服器1之硬碟(未示出)中。所述文檔之相關資訊包括：列印該文檔之用戶名、該文檔在用戶端2之存儲路徑、檔案名稱、文檔大小、文檔類型等內容。

所述之印表機4用於列印經審核確認允許列印之文檔。

參照圖2所示，係本發明文檔列印管控系統之應用伺服器之功能模組圖。所述之應用伺服器1包括緩衝器10、格式轉換模組11、文檔機密資訊知識庫12、資訊比對模組13、權限確認模組14、訊息發送模組16、執行列印模組15 、審核模組17、以及文檔管理模組18。

所述之緩衝器10用於偵測從用戶端2傳送過來的待列印之文檔，截獲該文檔並暫停對該文檔之列印，獲取該文檔之相關資訊，並將所獲取之資訊存儲至資料庫3中。該文檔之相關資訊包括：列印該文檔之用戶名、該文檔在用戶端2之存儲路徑、檔案名稱、文檔大小、文檔類型等內容。

此外，該緩衝器10還用於生成該文檔之緩衝文檔，備份該緩衝文檔而得到一備份檔案，並將該備份檔案存儲至資料庫3中，並記錄該備份檔案在資料庫3中之存儲路徑。該緩衝文檔通常是尾碼名為SPL之文檔。

所述之格式轉換模組11用於對緩衝文檔之格式進行轉換，從而得到一個網頁文檔，該轉換方法包括：用二進位之方式打開該緩衝文檔；識別並刪除與該緩衝文檔之實質內容無關的附加資訊，例如作者名、文檔大小等資訊；將更新後之緩衝文檔保存為格式是HTML(Hypertext Markup Language，超文本鏈結標示語言)之網頁文檔。

所述之文檔機密資訊知識庫12用於提供不同機密等級之機密文檔，其中，每一機密文檔中均包含與該等級相應的、作為識別元素之資訊，例如關鍵字、文檔格式、圖形等資訊。

例如，在本實施例中，該文檔機密資訊知識庫12包括三個機密文檔：高級機密文檔、中級機密文檔、以及一般 機密文檔。該文檔機密資訊知識庫12也可存放在資料庫3中的某一區域。

所述之資訊比對模組13用於將所述之網頁文檔之內容與文檔機密資訊知識庫12中的三個機密文檔依序進行比對，從而確認該網頁文檔之機密等級。例如，先將該網頁文檔與高級機密文檔中的資訊進行比對，只要網頁文檔中包含該高級機密文檔中的任一關鍵字、圖形等資訊，即認為該網頁文檔是高級機密文檔，若該網頁文檔未包含該高級機密文檔之任何資訊，則再將該網頁文檔與中級機密文檔、及一般機密文檔所包含的資訊進行逐一比對。

所述之權限確認模組14用於在確認該網頁文檔之機密等級後，確認用戶是否具備列印該機密等級文檔之權限。例如，用戶在企業之職位不同，其所具備之權限也不相同，有些用戶只具備列印普通文檔之權限，本實施例中的普通文檔是指不具備機密等級之文檔。

所述之執行列印模組15用於在用戶具備列印該機密等級文檔之權限時，藉由網路5發送命令至印表機4，令其啟動暫停的列印操作。該執行列印模組15還用於在用戶不具備列印該機密等級文檔之權限時，拒絕並終止列印操作。

所述之訊息發送模組16用於根據執行列印模組15之操作發送訊息通知用戶。在執行列印模組15啟動暫停的列印操作時，訊息發送模組16發送訊息通知用戶端2之用戶， 告知其所需列印之文檔已經允許列印，並儘快至印表機4取走已列印出來之文檔。並且，該執行列印模組15將該文檔之列印時間等資訊存入資料庫3之列印記錄中。

在執行列印模組15拒絕並終止列印文檔之操作時，所述之訊息發送模組16自動發送拒絕訊息至該用戶端2之用戶，以告知其不具備列印該文檔之權限。

若所述之資訊比對模組13確認所述之網頁文檔不包含上述三個機密文檔包含之任何資訊，則藉由審核模組17將緩衝文檔之備份檔案在資料庫3之存儲路徑傳送至相關審核人員處，該審核人員利用該存儲路徑打開對應的備份檔案進行審核，從而判斷該備份檔案之內容是否涉及機密。審核模組17也可直接將該備份檔案傳送至相關審核人員處。

若該備份檔案之內容涉及機密，則利用審核模組17確認該備份檔案所包含內容之機密等級，並從該備份檔案所包含內容中提取部分關鍵資訊補充至相應機密等級之機密文檔中。提取之關鍵資訊可包括關鍵字、圖形、或者格式等內容。然後，利用權限確認模組14判斷該用戶是否具備列印該機密等級文檔之權限；若確認該備份檔案是普通文檔，則利用執行列印模組15及訊息發送模組16執行後續之操作(詳細操作如上文所述)。

文檔管理模組18用於設置不同機密等級文檔在資料庫3之允許存儲時間，並定期檢測該資料庫3中的所有文檔之存儲時間是否超出所述文檔之允許存儲時間，若超出，則 該文檔被視為過期文檔。例如，高級機密文檔只允許存儲一天，中級機密文檔只允許存儲三天。

當資料庫3中的文檔之存儲時間超出其對應之允許存儲時間，訊息發送模組16發出訊息通知用戶端2之用戶及審核人員對過期文檔進行刪除。文檔管理模組18將刪除動作所對應之相關資訊存入資料庫3之列印記錄中，例如該刪除動作執行之時間、所刪除之文檔之名稱等資訊。

文檔管理模組18還可設置為對用戶在用戶端2所存儲之文檔進行刪除。

參照圖3所示，係本發明文檔列印管控方法之較佳實施例之流程圖。首先，步驟S2，緩衝器10偵測從用戶端2傳送過來的待列印之文檔，截獲該文檔並暫停對該文檔之列印，獲取該文檔之相關資訊，並將所獲取的資訊存儲至資料庫3中。該文檔之相關資訊包括：列印該文檔之用戶名、該文檔在用戶端2之存儲路徑、檔案名稱、文檔大小、文檔類型等內容。

步驟S4，該緩衝器10生成所述文檔之緩衝文檔，備份該緩衝文檔而得到一備份檔案，並將該備份檔案存儲至資料庫3中，並記錄該備份檔案在資料庫3中之存儲路徑。該緩衝文檔通常是尾碼名為SPL之文檔。

步驟S6，格式轉換模組11轉換緩衝文檔之格式以得到一個網頁文檔，該轉換方法包括：用二進位之方式打開該緩衝文檔；識別並刪除與該緩衝文檔之實質內容無關的附加資訊，例如作者名、文檔大小等資訊；將更新後之 緩衝文檔保存為格式是HTML(Hypertext Markup Language，超文本鏈結標示語言)之網頁文檔。

步驟S8，資訊比對模組13將所述之網頁文檔之內容與文檔機密資訊知識庫12中的三個機密文檔之內容依序進行比對，從而判斷該網頁文檔是否為機密文檔。若該網頁文檔包含高級機密文檔、中級機密文檔、及一般機密文檔之任一關鍵字、圖形或其他資訊，則該網頁文檔屬於機密文檔。

例如，先將該網頁文檔與高級機密文檔中的資訊進行比對，只要網頁文檔中包含該高級機密文檔中的任一關鍵字、圖形等資訊，即認為該網頁文檔是高級機密文檔，若該網頁文檔未包含該高級機密文檔之任何資訊，則再將該網頁文檔與中級機密文檔、及一般機密文檔所包含之資訊進行逐一比對。

步驟S10，若資訊比對模組13判斷出該網頁文檔屬於機密文檔，則資訊比對模組13進一步確認該網頁文檔之機密等級。

步驟S12，權限確認模組14在確認該網頁文檔之機密等級後，確認列印文檔之用戶是否具備列印該機密等級文檔之權限。例如，用戶在企業之職位不同，其所具備之權限也各不相同。

步驟S14，若權限確認模組14確認該用戶具備列印該機密等級文檔之權限，則執行列印模組15藉由網路5發送命令至印表機4，令其啟動暫停的列印操作。同時，該執行列 印模組15將該文檔之列印時間等資訊存入資料庫3之列印記錄中。

步驟S16，訊息發送模組16發送訊息通知用戶端2之用戶，告知其所需列印之文檔已經允許列印，並儘快至印表機4取走已列印出來之文檔，然後，結束本流程。

步驟S18，若權限確認模組14確認該用戶不具備列印該機密等級文檔之權限，則執行列印模組15拒絕並終止列印文檔之操作，本流程轉至步驟S16，由所述之訊息發送模組16自動發送拒絕訊息至該用戶端2之用戶，以告知其不具備列印該文檔之權限。

步驟S20，若資訊比對模組13在步驟S8中判斷出該網頁文檔不屬於機密文檔，則審核模組17將緩衝文檔之備份檔案在資料庫3之存儲路徑傳送至相關審核人員處，該審核人員可利用該存儲路徑打開對應之備份檔案進行審核。步驟S22，根據審核結果，判斷該備份檔案之內容是否涉及機密。

步驟S24，若該備份檔案之內容涉及機密，則利用審核模組17確認該備份檔案所包含內容之機密等級，並從該備份檔案所包含內容中提取部分關鍵資訊補充至相應機密等級之機密文檔中。提取之關鍵資訊可包括關鍵字、圖形、或者格式等內容。然後，流程轉至步驟S12，利用權限確認模組14判斷該用戶是否具備列印該機密等級文檔之權限。

此外，若該備份檔案之內容並不涉及機密，則流程轉至 步驟S14，由執行列印模組15藉由網路5發送命令至印表機4，令其啟動暫停的列印操作。

參照圖4所示，係本發明文檔列印管控方法之文檔管理流程圖。首先，步驟S30，文檔管理模組18設置不同機密等級文檔在資料庫3之允許存儲時間。例如，高級機密文檔只允許存儲一天，中級機密文檔只允許存儲三天。

步驟S32，文檔管理模組18定期檢測該資料庫3中的所有文檔之存儲時間是否超出所述文檔之允許存儲時間，若超出，則該文檔被視為過期文檔。

步驟S34，當資料庫3中的文檔之存儲時間超出其對應之允許存儲時間，訊息發送模組16發出訊息通知用戶端2之用戶及審核人員對過期文檔進行刪除。

步驟S36，文檔管理模組18將刪除動作所對應之相關資訊存入資料庫3之列印記錄中，例如該刪除動作執行之時間、所刪除的文檔之名稱等資訊。

如上所述之文檔管理流程，可在如圖3所示之文檔列印管控流程執行之前、或之後進行，也可與該文檔列印管控流程同時進行，從而使該文檔列印管控流程中產生的一些資料得到妥善處理，例如對過期之備份檔案進行刪除。

本發明雖以較佳實施例揭露如上，然其並非用以限定本發明。任何熟悉此項技藝者，在不脫離本發明之精神和範圍內，當可做更動與潤飾，因此本發明之保護範圍當視後附之申請專利範圍所界定者為準。

1‧‧‧應用伺服器

10‧‧‧緩衝器

11‧‧‧格式轉換模組

12‧‧‧文檔機密資訊知識庫

13‧‧‧資訊比對模組

14‧‧‧權限確認模組

15‧‧‧執行列印模組

16‧‧‧訊息發送模組

17‧‧‧審核模組

18‧‧‧文檔管理模組

2‧‧‧用戶端

3‧‧‧資料庫

4‧‧‧印表機

5‧‧‧網路

6‧‧‧連接

圖1係本發明文檔列印管控系統之較佳實施例之硬體架構圖。

圖2係本發明文檔列印管控系統之應用伺服器之功能模組圖。

圖3係本發明文檔列印管控方法之較佳實施例之流程圖。

圖4係本發明文檔列印管控方法之文檔管理流程圖。

Claims (9)

1. 一種文檔列印管控系統，該系統包括應用伺服器，其中，該應用伺服器包括：緩衝器，用於偵測從用戶端傳送過來的待列印之文檔，截獲該文檔並暫停對該文檔之列印，還用於生成該文檔之緩衝文檔，並備份該緩衝文檔而得到一備份檔案；格式轉換模組，用於根據格式轉換方法對緩衝文檔之格式進行轉換，從而得到一個網頁文檔；文檔機密資訊知識庫，用於提供不同機密等級之機密文檔，其中，每一機密文檔中均包含與該等級相應的、作為識別元素之資訊；資訊比對模組，用於將所述之網頁文檔之內容與所述機密文檔依序進行比對，從而確認該網頁文檔之機密等級；審核模組，用於在所述之網頁文檔之機密等級無法確認時，傳送該緩衝文檔之備份檔案至相關審核人員以判斷該備份檔案之內容是否涉及機密；權限確認模組，用於在確認該網頁文檔之機密等級後，確認用戶是否具備列印該機密等級文檔之權限；執行列印模組，用於在用戶具備列印該機密等級文檔之權限時，啟動暫停的列印操作，以及在用戶不具備列印該機密等級文檔之權限時，拒絕並終止列印操作；及訊息發送模組，用於根據執行列印模組之操作發送訊息通知用戶。
2. 如申請專利範圍第1項所述之文檔列印管控系統，其中，該審核模組還用於從該備份檔案所包含之內容中提取關鍵 資訊補充至相應機密等級之機密文檔中。
3. 如申請專利範圍第1項所述之文檔列印管控系統，其中，該應用伺服器還包括：文檔管理模組，用於設置不同機密等級文檔之允許存儲時間，並定期檢測所有文檔之存儲時間是否超出所述文檔之允許存儲時間，若超出，則該文檔被視為過期文檔。
4. 如申請專利範圍第1項所述之文檔列印管控系統，其中，該格式轉換方法包括：用二進位之方式打開該緩衝文檔；識別並刪除該緩衝文檔之附加資訊；及將更新後之緩衝文檔保存為網頁文檔。
5. 一種文檔列印管控方法，該方法包括如下步驟：偵測待列印之文檔，截獲該文檔並暫停對該文檔之列印；生成該文檔之緩衝文檔，並備份該緩衝文檔而得到一備份檔案；轉換該緩衝文檔之格式以得到一個網頁文檔；提供不同機密等級之機密文檔，其中，每一機密文檔中均包含與該等級相應的、作為識別元素之資訊；將所述之網頁文檔之內容與所述機密文檔之內容依序進行比對，從而判斷該網頁文檔是否為機密文檔；若該網頁文檔不屬於機密文檔，將緩衝文檔之備份檔案傳送至相關審核人員以對該備份檔案進行審核、並判斷該備份檔案之內容是否涉及機密；或若該網頁文檔屬於機密文檔，確認該網頁文檔之機密等級；確認列印文檔之用戶是否具備列印該機密等級文檔之權限 ；若該用戶具備列印該機密等級文檔之權限，則啟動暫停的列印操作，且發送訊息通知用戶，告知其所需列印之文檔已經允許列印；及若該用戶不具備列印該機密等級文檔之權限，則拒絕並終止列印操作，且發送拒絕訊息通知用戶，告知其不具備列印該文檔之權限。
6. 如申請專利範圍第5項所述之文檔列印管控方法，其中，該轉換步驟包括：用二進位之方式打開該緩衝文檔；識別並刪除該緩衝文檔之附加資訊；及將更新後之緩衝文檔保存為網頁文檔。
7. 如申請專利範圍第5項所述之文檔列印管控方法，該方法還包括如下步驟：若該備份檔案之內容涉及機密，則確認該備份檔案所包含內容之機密等級，並從該備份檔案所包含之內容中提取關鍵資訊補充至相應機密等級之機密文檔中。
8. 如申請專利範圍第5項所述之文檔列印管控方法，該方法還包括步驟：若該備份檔案之內容不涉及機密，則啟動暫停的列印操作，且發送訊息通知用戶，告知其所需列印之文檔已經允許列印。
9. 如申請專利範圍第5項所述之文檔列印管控方法，該方法還包括如下步驟：設置不同機密等級文檔之允許存儲時間；定期檢測所有文檔之存儲時間是否超出所述文檔之允許存 儲時間；及若所述文檔之存儲時間超出其對應之允許存儲時間，則被視為過期文檔，發出訊息通知用戶及審核人員對所述之過期文檔進行刪除。