TW202232414A

TW202232414A - 電子發票智能自動會計帳務平台

Info

Publication number: TW202232414A
Application number: TW110112566A
Authority: TW
Inventors: 李淑敏
Original assignee: 鯨動智能科技股份有限公司
Priority date: 2021-02-09
Filing date: 2021-04-07
Publication date: 2022-08-16

Abstract

一種電子發票智能自動會計帳務平台，包括一智能會計帳務處理系統、一帳務資料庫及一電子發票開立系統。智能會計帳務處理系統自一交易對象裝置接收一電子發票資料。智能會計帳務處理系統對該電子發票資料進行語意分析，以詞庫的方式分析電子發票的內容，找出電子發票內容所對應的會計項目，形成帳務指令，完成入帳。

Description

電子發票智能自動會計帳務平台

一種會計帳務平台，特別是一種電子發票智能自動會計帳務平台。

電子發票是近年來逐步應用於會計業務上的技術，主要用以取代傳統的紙本發票，可提高帳務處理的效率，也可節省紙張的使用。因此也是政府單位積極推廣的技術。目前電子發票已廣泛應用於市場上，許多廠商已透過電子發票來確認買賣雙方的帳務。然而，即便開立發票幾乎全面電子化與無紙化，但是開立發票後的帳務認列（將支出或收入納入財務表中），仍需要人工作業。也就是由會計人員抄錄電子發票上的資料，進行分類、記錄與記帳，仍需要花費相當多的時間，並且人工處理上也容易發生錯誤或疏漏。因此，如何解決上述問題，便是本領域具通常知識者值得去思量的。

本發明之目的在於提供一種電子發票智能自動會計帳務平台，可自動識別電子發票的內容並入帳，不需人工登記。本發明之電子發票智能自動會計帳務平台，通訊連接於一交易對象裝置，該交易對象裝置適於提供一電子發票資料與一部門名稱資料，該電子發票資料包括一品名、一統一編號資料、一發票編號資料與一交易對象資料，該電子發票智能自動會計帳務平台包括一電子發票開立系統及一智能會計帳務處理系統。電子發票開立系統適於提供該電子發票資料。智能會計帳務處理系統接收該電子發票資料，該智能會計帳務處理系統包括一詞庫、一字元語意分析管理模組、一帳務處理模組。詞庫儲存有該品名與該交易對象資料對應的會計項目。字元語意分析管理模組連接於該詞庫，該字元語意分析管理模組接適於接收該電子發票資料，並讀取該品名與該交易對象資料，該字元語意分析管理模組還適於從該詞庫中搜尋對應至該品名與該交易對象資料的該會計項目，並產生一帳務資料。帳務處理模組連接於該字元語意分析管理模組，接收該帳務資料，並產生一帳務指令。帳務資料庫與該智能會計帳務處理系統連接，儲存有多筆財務資料，適於接收該帳務指令，根據該帳務指令修改對應的該財務資料。上述之電子發票智能自動會計帳務平台，其中，該智能會計帳務處理系統還包括一校正機器學習模組，與該字元語意分析管理模組連接，適於接收該帳務資料，若該校正機器學習模組判斷該品名與該會計項目的對應關係錯誤，則修正該帳務資料中該品名與該會計項目的對應關係，並將該品名、該部門名稱及該會計項目的對應關係加入該詞庫。上述之電子發票智能自動會計帳務平台，其中，該使用者裝置還適於輸入一修正指令，該校正機器學習模組根據該修正指令修正該帳務資料中該品名與該會計項目的對應關係，並將該品名、該部門名稱及該會計項目的對應關係加入該詞庫。上述之電子發票智能自動會計帳務平台，其中，當該智能會計帳務處理系統接收非預設格式的該電子發票資料，並且該電子發票資料的類型為存證發票，將該電子發票資料經由該電子發票開立系統傳送至該使用者裝置。上述之電子發票智能自動會計帳務平台，其中，當該智能會計帳務處理系統接收非預設格式的該電子發票資料，並且該電子發票資料的類型為交換發票，該電子發票開立系統產收一詢問請求至該使用者裝置，該電子發票開立系統接收一同意指令後，將非預設格式的該電子發票資料轉換為預設格式的該電子發票資料，並傳送至該字元語意分析管理模組。

本發明提供一種電子發票智能自動會計帳務平台，以語意分析的方式識別電子發票內容，並連動帳務系統，在收到發票時同時入帳。請參閱圖1，圖1所繪示為本發明之電子發票智能自動會計帳務平台架構圖。本發明之電子發票智能自動會計帳務平台100通訊連接至至少一交易對象裝置10，該交易對象裝置10適於提供一電子發票資料與一部門名稱資料。交易對象裝置10即為交易對象所使用的裝置，例如為個人電腦、智慧型手機或是本發明電子發票智能自動會計帳務平台100的另一個使用者所使用的裝置。當交易對象裝置10為賣方時（開立發票者），可向電子發票智能自動會計帳務平台100傳送一電子發票資料。並且電子發票資料中包括了品名、金額、統一編號資料、發票編號資料、交易對象等資料。其中，品名為電子發票資料中所記載的商品名稱，交易對象資料則為買賣雙方的名稱。此外，電子發票智能自動會計帳務平台100還通訊連接至外部的多個使用者裝置20、20’，作為使用者操作的介面，特別是當電子發票智能自動會計帳務平台100的使用者為開立發票者時。本發明之電子發票智能自動會計帳務平台100包括一智能會計帳務處理系統110與一電子發票開立系統130。電子發票開立系統130適於提供至少一電子發票資料。具體來說，電子發票開立系統130為使用者開立電子發票時所使用的系統，當本發明之電子發票智能自動會計帳務平台100的使用者為賣方時，便可透過電子發票開立系統130輸入相關資料（品名、交易對象資料、金額或發票類型等）並輸入指定部門的名稱，讓電子發票開立系統130產生對應的電子發票資料及部門名稱資料。進一步的電子發票開立系統130還連接至外部的使用者裝置20，使用者裝置20包括一顯示螢幕與一輸入裝置，供使用者瀏覽或輸入資料。智能會計帳務處理系統110為電子發票智能自動會計帳務平台100主要的運算元件，智能會計帳務處理系統110適於接收來自交易對象裝置10或電子發票開立系統130的電子發票資料與部門名稱資料。智能會計帳務處理系統110包括一詞庫113、一字元語意分析管理模組111、一帳務處理模組112、一校正機器學習模組115與一帳務資料庫114。分別表示智能會計帳務處理系統110的各式運算功能。詞庫113儲存了品名、交易對象所對應的多筆會計項目。也就是說，詞庫113記載各種品名、交易對象與會計項目的對應關係，即為各式商品與會計項目的對應關係，例如「紙張」對應「文具費用」。在一實施例中，詞庫113還包括部門詞庫、品名詞庫、與交易對象詞庫，其中交易對象詞庫還記載著交易對象（亦即：客戶與供應商）的名稱，而詞庫中的部門詞庫則記載著公司的部門名稱。字元語意分析管理模組111連接於詞庫113，字元語意分析管理模組111適於接收電子發票資料。字元語意分析管理模組111還適於從詞庫中搜尋與品名對應的會計項目，並產生一帳務資料。其中，帳務資料例如為各項目的收入或支出資料。也就是說，字元語意分析管理模組111接收到電子發票資料之後，會比對電子發票資料與詞庫113中的資料，進一步從詞庫113中找出品名、交易對象與對應的會計項目，並且根據分析結果產生實際收入或支出的資料。例如「記帳與財務報表製作」就對應到會計項目「勞務費」（編號：2071），並且產生勞務費支出數元的帳務資料。在一實施例中，除了品名詞庫，字元語意分析管理模組111還適於參照交易對象詞庫，即是交易對象名稱也會列入語意分析的範圍中，並進一步利用交易對象詞庫中的對應資料進行分類。帳務處理模組112連接於字元語意分析管理模組111，接收帳務資料，並產生一帳務指令。也就是說，帳務處理模組112可根據帳務資料的內容，即會計項目、支出或收入，而產生一個帳務指令，此帳務指令則為實際入帳的依據。帳務資料庫114，儲存有多筆財務資料，適於接收帳務指令，根據帳務指令修改對應的財務資料。具體來說，帳務資料庫114所儲存的財務資料便是使用者（公司行號等）的財務資料，而當帳務資料庫114接收到帳務指令時，便會根據帳務指令的內容（交易對象、會計項目、支出、收入、金額）寫入對應的財務資料，正式完成入帳，較佳為包括買賣雙方的帳務資料同步寫入。校正機器學習模組115與字元語意分析管理模組111連接，適於接收帳務資料，若校正機器學習模組115判斷品名、交易對象與會計項目的對應關係錯誤，則修正帳務資料中品名、交易對象與會計項目的對應關係，並將品名、交易對象及會計項目的對應關係加入詞庫113。也就是說，校正機器學習模組115可判斷出錯誤的品名、交易對象與會計項目的對應關係，並修正品名、交易對象與會計項目的對應關係，或是在詞庫113中加入新的對應關係。在一實施例中，校正機器學習模組115是通訊連接至外部的使用者裝置20’。進一步的，使用者裝置20’還適於輸入一修正指令，校正機器學習模組115便會根據修正指令修正品名、交易對象與會計項目的對應關係。請參閱圖2，圖2所繪示為電子發票的示意圖。在一實施例中，當交易對象裝置10發送電子發票資料200與部門名稱資料至電子發票智能自動會計帳務平台100，由智能會計帳務處理系統110接收電子發票資料200。接著字元語意分析管理模組111便會將電子發票資料200中的品名文字202與交易對象文字201a、201b比較詞庫113內的資料，並且找出品名文字202與交易對象文字201a、201b對應的會計項目。例如「記帳與財務報表製作」就對應到會計項目「勞務費」（編號：2071）。在另一實施例中，會計人員也可透過使用者裝置20’瀏覽字元語意分析管理模組111的比對結果，並且經由使用者裝置20’輸入修正指令，讓機器學習模組115修正詞庫113中的資料，同時機器學習模組115也會學習這個修正過程。而當字元語意分析管理模組111完成分析之後，根據分析的結果產生一帳務資料，帳務資料即包括了會計項目、支出、收入、對象等資料。接下來，帳務處理模組112便根據帳務資料產生一帳務指令，並將帳務指令傳送至帳務資料庫114。帳務資料庫114接收到帳務指令後，便修正對應的財務資料。例如於買方的財務資料中增加「勞務費」的支出，而在賣方的財務資料中增加「勞務費」的收入。即完成入帳。請參閱圖3，圖3所繪示為輸入電子發票之示意圖。當使用者經由使用者裝置140操作電子發票智能自動會計帳務平台100建立發票時，可從使用者裝置20的顯示器瀏覽操作介面300。在操作介面300上使用者可輸入電子發票資料所需的各類細項資料。其中，使用者可在選項301中選擇所輸入的發票型式，即為交換發票或存證發票，而智能會計帳務處理系統110則會根據電子發票資料中的發票型式判斷是否進行識別。若電子發票資料（來自交易對象裝置10或電子發票開立系統130）的類型為存證發票，智能會計帳務處理系統110則會直接進行語意分析與帳務處理，產生帳務資料與帳務指令。若電子發票資料的類型為交換發票，電子發票開立系統130則會產生一詢問請求，並傳送至使用者裝置20。此時詢問請求會顯示於使用者裝置20的顯示螢幕，使用者便可經由使用者裝置20輸入一同意指令。而電子發票開立系統130在收到同意指令後，才會對電子發票資料進行語意分析並產生帳務資料與帳務指令。在一實施例中，若電子發票智能自動會計帳務平台100接收非預設格式的電子發票資料，即使用者為買方，交易對象為賣方，且交易對象裝置10安裝外部的電子發票系統的情況下。也就是說，外部的電子發票系統（非本發明之電子發票智能自動會計帳務平台100）所發出的電子發票資料即為非預設格式的電子發票資料。此時，若交易對象裝置10提供的電子發票資料為存證發票，則智能會計帳務處理系統110將該電子發票經由電子發票開立系統130傳送至使用者裝置20。在較佳實施例中，智能會計帳務處理系統110會以電子郵件的形式將電子發票資料傳送至使用者裝置20，而使用者經由使用者裝置20則可透過手動的方式（如人力辨識輸入或掃描條碼）將非預設格式的電子發票資料轉換為預設格式的電子發票資料。若交易對象裝置10提供的電子發票資料為交換發票，則電子發票開立系統130傳送詢問請求至使用者裝置20。若電子發票開立系統130從使用者裝置20取得同意指令，便會將非預設格式的電子發票資料轉換為預設格式的電子發票資料，傳送至智能會計帳務處理系統110的字元語意分析管理模組111，並對電子發票資料進行語意分析並產生帳務資料與帳務指令。在一實施例中，當電子發票智能自動會計帳務平台100的使用者為賣方時，只要使用者經由使用者裝置20輸入電子發票資料，不論所輸入的電子發票資料為存證發票或交換發票，智能會計帳務處理系統110都會進行語意分析並產生帳務資料與帳務指令。本發明之電子發票智能自動會計帳務平台100，可接收電子發票資料，並利用語意分析技術識別電子發票內容，包括交易對象、品名與金額等，並且自動根據識別結果，將電子發票的內容轉換成對應的會計項目，進一步的產生帳務指令，直接進入帳務資料庫114中。也就是說，使用者只需要接收開立端的電子發票資料，便可自動入帳，不需要在人工登記，可加快作業流程並減少錯誤的可能性。本發明說明如上，然其並非用以限定本創作所主張之專利權利範圍。其專利保護範圍當視後附之申請專利範圍及其等同領域而定。凡本領域具有通常知識者，在不脫離本專利精神或範圍內，所作之更動或潤飾，均屬於本創作所揭示精神下所完成之等效改變或設計，且應包含在下述之申請專利範圍內。

10:交易對象裝置 100:電子發票智能自動會計帳務平台 110:智能會計帳務處理系統 111:字元語意分析管理模組 112:帳務處理模組 113:詞庫 114:帳務資料庫 115:校正機器學習模組 130:電子發票開立系統 20、20’:使用者裝置 200:電子發票 201a、201b:交易對象文字 202:品名文字 300:操作介面 301:選項

圖1所繪示為本發明之電子發票智能自動會計帳務平台架構圖。圖2所繪示為電子發票的示意圖。圖3所繪示為輸入電子發票之示意圖。

10:交易對象裝置

100:電子發票智能自動會計帳務平台

110:智能會計帳務處理系統

111:字元語意分析管理模組

112:帳務處理模組

113:詞庫

114:帳務資料庫

115:校正機器學習模組

130:電子發票開立系統

20、20’:使用者裝置

Claims

一種電子發票智能自動會計帳務平台，通訊連接於外部的一交易對象裝置與至少一使用者裝置，該交易對象裝置適於提供至少一電子發票資料與一部門名稱資料，該電子發票資料包括一品名、一統一編號資料、一發票編號資料與一交易對象資料，該電子發票智能自動會計帳務平台包括：一電子發票開立系統，通訊連接至該使用者裝置，適於提供該電子發票資料；及一智能會計帳務處理系統，通訊連接至該電子發票開立系統，適於接收該電子發票資料，該智能會計帳務處理系統包括：一詞庫，儲存有該品名與該交易對象資料對應的會計項目；一字元語意分析管理模組，連接於該詞庫，該字元語意分析管理模組接適於接收該電子發票資料，並讀取該品名與該交易對象資料，該字元語意分析管理模組還適於從該詞庫中搜尋對應至該品名與該交易對象資料的該會計項目，並產生一帳務資料；一帳務處理模組，連接於該字元語意分析管理模組，接收該帳務資料，並產生一帳務指令；及一帳務資料庫，與該智能會計帳務處理系統連接，儲存有多筆財務資料，適於接收該帳務指令，根據該帳務指令修改對應的該財務資料。
如請求項1所述之電子發票智能自動會計帳務平台，其中，該智能會計帳務處理系統還包括一校正機器學習模組，連接至該字元語意分析管理模組與該使用者裝置，適於接收該帳務資料，若該校正機器學習模組判斷該品名與該會計項目的對應關係錯誤，則修正該帳務資料中該品名與該會計項目的對應關係，並將該品名及該會計項目的對應關係加入該詞庫。
如請求項2所述之電子發票智能自動會計帳務平台，其中，該使用者裝置適於輸入一修正指令，該校正機器學習模組根據該修正指令修正該帳務資料中該品名與該會計項目的對應關係，並將該品名、該部門名稱及該會計項目的對應關係加入該詞庫。
如請求項1所述之電子發票智能自動會計帳務平台，其中，當該智能會計帳務處理系統接收非預設格式的該電子發票資料，並且該電子發票資料的類型為存證發票，將該電子發票資料經由該電子發票開立系統傳送至該使用者裝置。
如請求項1所述之電子發票智能自動會計帳務平台，其中，當該智能會計帳務處理系統接收非預設格式的該電子發票資料，並且該電子發票資料的類型為交換發票，該電子發票開立系統產收一詢問請求至該使用者裝置，該電子發票開立系統接收一同意指令後，將非預設格式的該電子發票資料轉換為預設格式的該電子發票資料，並傳送至該字元語意分析管理模組。