TW201421386A - 持續性資料品質控制與稽核系統 - Google Patents

Abstract

本發明係揭露一種持續性資料品質控制與稽核系統，包含一第一排程單元、一資料庫、一第一開放資料庫連接工具、一稽核單元、一異常資料儲存單元及一第一回饋單元。第一排程單元設定有複數個排程工作，並於一第一排程時間自該等排程工作選定一第一排程工作；資料庫儲存複數筆資料；第一開放資料庫連接工具連接至該資料庫；稽核單元儲存複數個預設資訊，並依據該第一排程工作透過該第一開放資料庫連接工具自該資料庫存取該等資料之一第一資料，並依該等預設資訊中之一第一預設資訊判斷該第一資料是否異常；異常資料儲存單元，彙整並儲存該稽核單元自該第一資料所判斷得之一第一異常資料；第一回饋單元則回報該第一異常資料。

Description

持續性資料品質控制與稽核系統

本發明係關於一種持續性資料品質控制與稽核系統，尤其是一種能即時持續並簡易地進行資料品質控制與稽核的系統。

隨著時代演進，科技及經濟的發展日益蓬勃興盛，企業經營型態亦逐漸並演變為跨國企業，企業管理多藉助於資訊科技以進行資料管理，以便迅速回應業務所需。

企業資源規劃系統（Enterprise Resource Planning, ERP）是現今企業內部一項基礎的資訊管理系統。藉由此系統，便能將相關營運循環從傳統紙本遞送演進為數位資訊的自動化傳送，同時更整合所有企業資源，利於資訊共享與分析，提升企業循環之效率及營運績效，故各國大型企業均已普遍建置ERP資訊系統。在高度仰賴資訊系統下，如何藉由資訊系統輔助，歸納決策所需的輔助資訊更形重要。為達此目的，深入加強應用與整合已建置如ERP一類的資訊系統及資料庫管理系統，便為此業界管理經營的重點之一。

由於資訊系統及資料庫管理系統所採用之資料，其品質良窳將會直接地影響後續資料之使用，例如會計師所簽核的財務報告，故在後續使用前常需先進行資料稽核的動作，以確保資料的完整性及正確性。雖然時下已發展數種資料稽核模組，或因功能薄弱且無法適度客製化或修正，或因通用性低而僅適用專屬資訊系統上，故企業間仍多透過內部的電腦稽核人員針對企業的ERP系統進行資料稽核。然而，傳統稽核過度依賴人力，不僅造成人工稽核成本的提高，並提高了內部人員犯錯的機會，更衍生了以傳統人工方式來稽核資訊化之檔案資料的怪異現象。再者，現有的各種資料稽核模組並無提供降低高庫存管理目標導向的異常資料控制或報表，故若作業中發生資料異常時，並無法在有效期間內進行通知俾便處理異常，導致後續問題處理或錯誤成本的擴大。違背管理目標的異常資料若無法自動回饋或警告，便會影響資料品質及管理資訊品質，而異常資料的影響短期除會增加系統負擔之外，在異常資料的影響下管理資訊則會日漸失去功能與價值，長期則對企業造成龐大的作業成本耗損與管理決策的失誤。

因此，發展出一種簡易且通用性高的資料品質控制與稽核系統，以在複雜的資料表格中透過稽核機制分析並擷取系統內的異常資料或資訊，更有效率地監控資料品質，並即時提出監控結果，便為企業界所亟需。

本發明之一目的係提供一種持續性資料品質控制與稽核系統，整合各種一般使用者皆能簡易上手的特定功能軟體，設計出一個可定期執行查核資訊系統並將異常回饋的系統控制與稽核機制系統，以定期且有效率的方式測試資料的輸入、內部控制有效性，同時更將監控異常之資訊回饋至相關人員與管理階層，以達成資料品質控制之目標。

為達上述目的及其他目的，本發明之持續性資料品質控制與稽核系統包含一第一排程單元、一資料庫、一稽核單元、一第一開放資料庫連接工具、一第一回饋單元及一異常資料儲存單元。第一排程單元設定有複數個排程工作，並於一第一排程時間自該等排程工作選定一第一排程工作；資料庫儲存複數筆資料；第一開放資料庫連接工具連接至該資料庫；稽核單元儲存複數個預設資訊，並依據該第一排程工作透過該第一開放資料庫連接工具自該資料庫存取該等資料之一第一資料，並依該等預設資訊中之一第一預設資訊判斷該第一資料是否異常；第一回饋單元回報該第一異常資料；異常資料儲存單元，彙整並儲存該稽核單元自該第一資料所判斷得之一第一異常資料。

為了讓上述目的、技術特徵和優點能夠更為本領域之人士所知悉並應用，下文係以本發明之數個較佳實施例以及附圖進行詳細的說明。

以下將透過實施例來解釋本發明內容，然而，關於實施例中之說明僅為闡釋本發明之技術內容及其目的功效，且下述實施例所列舉之系統、軟體或檔案格式，僅作為實施本發明時之參考，而非用以直接限制本發明，熟知本項技術者當可輕易推及其他態樣而應用於此。

本發明之一實施例係為一持續性資料品質控制與稽核系統，其示意圖如第1圖所示。持續性資料品質控制與稽核系統1包含一第一排程單元101、一資料庫103、一稽核單元105、一第一開放資料庫連接工具107、一第一回饋單元109及一異常資料儲存單元111。

第一排程單元101設定有複數個排程工作，該等排程工作至少包含一第一排程工作及一第二排程工作。第一排程單元101並將該等排程工作設定為自動化的定期性或週期性執行，以於特定時點運行指定排程工作的檔案、程序或提醒。實際應用時，第一排程單元101可採用Systemscheduler、Windows Task Scheduler、Cron等排程軟體，以達到自動化與定時或週期性執行稽核工作；此項排程軟體一經設定完成之後，在電腦設備運作期間會自動開啟並執行工作，且執行後便會常駐於工作列；此外，該工具為免費軟體，故更可降低整體系統之開發成本。

資料庫103，亦即須受稽核之資料庫103，其中儲存了複數筆資料。實際應用時，資料庫103可採用MicrosoftSQL Server、Oracle或MySQL等各種物件關連式資料庫103管理系統，以與系統中亦支援SQL語法之其他單元進行資料傳輸。

第一開放資料庫連接工具107（OpenDatabase Connectivity, ODBC），連接至資料庫103。事實上，ODBC 107即為免費公用的資料庫連結物件，內建於各式作業平台，不論取用或實行均極簡易。

稽核單元105儲存複數個預設資訊，該等預設資訊至少包含一第一預設資訊及一第二預設資訊。預設資訊係為針對所欲管理之資料所需的一商業邏輯、一營運邏輯、一運算邏輯或一條件。稽核單元105係藉由ODBC 107連接至所欲稽核之目標資料庫103。實際應用時，稽核單元105及異常資料儲存單元111可採用Microsoft Access此類簡易上手的資料庫管理系統軟體，俾便透過資料表物件直接或間接連結至欲稽核之目標資料庫（例如採用SQL語法進行連結及資料傳送），進行即時的資料線上稽核，以避免大量資料下載之費時及耗費系統資源，且此軟體亦能進行稽核邏輯設計、轉檔與呼叫其他程式之功能。

第一回饋單元109係用於回報異常資料，將稽核單元105依內部預設資訊判斷為異常之資料，傳送至監控端100，故實際應用時可採行Microsoft Outlook，藉以用來發送電子郵件以將發送稽核結果至指定人員處。

異常資料儲存單元111，將第一回饋單元109每次回報之異常資料做資料備份。

本實施例之持續性資料品質控制與稽核系統中，各單元運作情形如下：持續性資料品質控制與稽核系統1係於依據使用者所需而設定之固定時點或週期而驅動整體機制；首先，第一排程單元101於一第一排程時間自該等排程工作選定一第一排程工作後，將此第一排程工作通知稽核單元105。

稽核單元105依據第一排程工作透過第一開放資料庫連接工具107自資料庫103存取該等資料之第一資料，並依該等預設資訊中之第一預設資訊判斷第一資料是否異常。

若有異常，第一回饋單元109回報第一異常資料。詳細而言，第一回饋單元109係將異常資料以一訊息傳送複數監控端100，俾使指定的作業人員或管理人員獲悉。該訊息係為一警示訊號、一電子郵件或一簡訊。警示訊號可以警示燈、警示音或警示震動等方式呈現。

異常資料儲存單元111彙整並儲存稽核單元105自第一資料所判斷得之第一異常資料，異常資料可為一圖形或一表格。而實際應用時，異常資料儲存單元111更將稽核單元105所判斷得的第一異常資料轉換成為Microsoft Office Excel格式呈現，俾便使用者之後續分析或統計。

上述過程中，稽核單元105若判斷第一資料無異常後，稽核單元105便停止運作。

當稽核單元105停止運作後，第一排程單元101再於一第二排程時間自該等排程工作選定一第二排程工作，並將此第二排程工作稽核單元105。稽核單元105依據第二排程工作透過第一開放資料庫連接工具107自資料庫103存取該等資料之第二資料，並依該等預設資訊中之第二預設資訊判斷第二資料是否異常。第二資料若無異常，則稽核單元105便停止運作，若第二資料有異常，便由第一回饋單元109回報稽核單元105自第二資料所判斷得之第二異常資料，異常資料儲存單元111彙整並儲存自第二資料所判斷得之一第二異常資料。

請參考第2圖，為本發明另一實施例持續性資料品質控制與稽核系統2。持續性資料品質控制與稽核系統2包含一第一排程單元201、一資料庫203、一稽核單元205、一第一開放資料庫連接工具207、一第一回饋單元209、一異常資料儲存單元211、一第二排程單元215、一異常資料分析匯整單元217及一第二回饋單元221。

本實施例之持續性資料品質控制與稽核系統2，各單元運作情形如下：持續性資料品質控制與稽核系統2係於依據使用者所需而設定之固定時點或週期而驅動整體機制；首先，第一排程單元201於一第一排程時間自該等排程工作選定一第一排程工作後，將此第一排程工作通知稽核單元205。

稽核單元205依據第一排程工作透過第一開放資料庫連接工具207自資料庫203存取該等資料之第一資料，並依該等預設資訊中之第一預設資訊判斷第一資料是否異常。

若有異常，第一回饋單元209回報第一異常資料。詳細而言，第一回饋單元209係將異常資料以一訊息傳送複數監控端200，俾使指定的作業人員或管理人員獲悉。該訊息係為一警示訊號、一電子郵件或一簡訊。警示訊號可以警示燈、警示音或警示震動等方式呈現。

異常資料儲存單元211彙整並儲存稽核單元205自第一資料所判斷得之第一異常資料，異常資料可為一圖形或一表格。而實際應用時，異常資料儲存單元211更將稽核單元205所判斷得的第一異常資料轉換成為Microsoft Office Excel格式呈現，俾便使用者之後續分析或統計。

上述過程中，稽核單元205若判斷第一資料無異常後，稽核單元205便停止運作。

當稽核單元205停止運作後，第一排程單元201再於一第二排程時間自該等排程工作選定一第二排程工作，並將此第二排程工作稽核單元205。稽核單元205依據第二排程工作透過第一開放資料庫連接工具207自資料庫203存取該等資料之第二資料，並依該等預設資訊中之第二預設資訊判斷第二資料是否異常。第二資料若無異常，則稽核單元205便停止運作，第二資料若有異常，便由第一回饋單元209回報稽核單元205自第二資料所判斷得之第二異常資料，異常資料儲存單元211彙整並儲存自第二資料所判斷得之一第二異常資料。

第二排程單元215設定有複數個排程工作，並將該等排程工作設定為自動化的定期性或週期性執行，以於特定時點運行指定排程工作的檔案、程序或提醒。實際應用時，第二排程單元215可採用Systemscheduler、Windows Task Scheduler、Cron等排程軟體，以達到自動化與定時或週期性執行稽核工作；此項排程軟體一經設定完成之後，在電腦設備運作期間會自動開啟並執行工作，且執行後便會常駐於工作列；此外，該工具為免費軟體，故更可降低整體系統之開發成本。

異常資料分析匯整單元217依據第二排程單元215內的排程工作透過第二開放資料庫連接工具219自異常資料儲存單元211存取該等異常資料，並將該等異常資料作出統計、匯整並產出重點綱要資訊，送至第二回饋單元221。第二回饋單元221將統計、匯整並產出之重點綱要資訊以一訊息傳送複數監控端200，俾使指定的作業人員或管理人員獲悉。該訊息係為一警示訊號、一電子郵件或一簡訊。警示訊號可以警示燈、警示音或警示震動等方式呈現。

定時確認使用者輸入資料的完整性及正確性是非常重要的，如此才能即時提供正確資訊協助決策分析。本發明採用了定時性或週期性的排程稽核，故能施行各種類別的控制活動，亦即涵括了預防性控制（PreventiveControls）、偵測性控制（Detective Controls）及更正性控制（Corrective Controls）等三種控制。預防性控制等同事前稽核，乃指在控制事件發生前所執行之控制，例如為了防止存貨數量增加超出所設定之數量，在進行生產或採購的動作前，因此執行存貨高庫存之控制。偵測性控制與同步稽核相同，乃指在控制事件發生時所執行之控制，例如為了偵測採購資料輸入時，採購合約單價是否存在，因此執行採購合約價格是否存在檢查之控制。而更正性控制等同於事後稽核，指控制事件發生後，所採取的更正補救控制措施，例如庫存系統，在貨品庫存數量低於控制數量時，即可執行建議補貨之控制，並產生或發出採購單，以補足庫存要求之數量。

由於本發明是採用由多種程式組合而成的通用稽核軟體（Generalized Audit Software, GAS），可以執行證實測試以及執行控制測試；此外，使用者不需具備艱深的電腦專業技術、與特殊目的稽核軟體比較下適用性較廣、使用者可較獨立地進行稽核工作而不需依賴受稽查資料之負責人員。透過控制與稽核機制，可提升並穩定系統內的資料品質，大大提升系統價值與作業品質，並降低資訊不正確所帶來的損失。而可自動化執行異常資料的稽核並定期回饋作業人員處，大幅減少人工搜尋與比對異常資料之時間，提升作業效率維持資料品質。

由於資料品質對於企業營運、治理與資訊系統控制與稽核均具有極大的影響，透過本發明之稽核，公司內部須控制的各項營運活動，包含銷售及收款、採購及付款、生產、人力資源及薪工、融資、固定資產、投資及研發等涉及多項細部資料的各項階段，便可透過稽核以確保品質。企業藉由使用本發明之持續性資料品質控制與稽核系統進行資料品質控制後，便能降低成本及管理風險、增加收入並提高信任度。

本發明在上文中已以較佳實施例揭露，然熟習本項技術者應理解的是，該實施例僅用於描繪本發明，而不應解讀為限制本發明之範圍。應注意的是，舉凡與該實施例等效之變化與置換，均應設為涵蓋於本發明之範疇內。因此，本發明之保護範圍當以申請專利範圍所界定者為準。

1．．．持續性資料品質控制與稽核系統

100．．．監控端

101．．．第一排程單元

103．．．資料庫

105．．．稽核單元

107．．．開放資料庫連接工具

109．．．第一回饋單元

111．．．異常資料儲存單元

2．．．持續性資料品質控制與稽核系統

200．．．監控端

201．．．第一排程單元

203．．．資料庫

205．．．稽核單元

207．．．第一開放資料庫連接工具

209．．．第一回饋單元

211．．．異常資料儲存單元

215．．．第二排程單元

217．．．異常資料分析匯整單元

219．．．第二開放資料庫連接工具

221．．．第二回饋單元

第1圖為本發明一實施例之持續性資料品質控制與稽核系統示意圖；第2圖為本發明另一實施例之持續性資料品質控制與稽核系統示意圖。

1．．．持續性資料品質控制與稽核系統

100．．．監控端

101．．．第一排程單元

103．．．資料庫

105．．．稽核單元

107．．．第一開放資料庫連接工具

109．．．第一回饋單元

111．．．異常資料儲存單元

Claims (10)

1. 一種持續性資料品質控制與稽核系統，包含：一第一排程單元，設定有複數個排程工作，並於一第一排程時間自該等排程工作選定一第一排程工作；一資料庫，儲存複數筆資料；一第一開放資料庫連接工具（Open Database Connectivity,ODBC），連接至該資料庫；一稽核單元，儲存複數個預設資訊，並依據該第一排程工作透過該第一開放資料庫連接工具自該資料庫存取該等資料之一第一資料，並依該等預設資訊中之一第一預設資訊判斷該第一資料是否異常；一第一回饋單元，回報該第一異常資料；以及一異常資料儲存單元，彙整並儲存該稽核單元自該第一資料所判斷得之一第一異常資料。
2. 如申請專利範圍第1項所述之持續性資料品質控制與稽核系統，其中該稽核單元若判斷該第一資料無異常後，或該第一回饋單元回報該第一異常資料後，該稽核單元便停止運作。
3. 如申請專利範圍第2項所述之持續性資料品質控制與稽核系統，其中當該稽核單元停止運作後，該第一排程單元再於一第二排程時間自該等排程工作選定一第二排程工作，該稽核單元依據該第二排程工作自該資料庫存取該等資料之一第二資料，並依該等預設資訊中之一第二預設資訊判斷該第二資料是否異常，該第二資料若無異常，則該稽核單元便停止運作，若該第二資料若有異常，便由該第一回饋單元回報該稽核單元自該第二資料所判斷得之一第二異常資料，並由該異常資料儲存單元彙整並儲存。
4. 如申請專利範圍第1項所述之持續性資料品質控制與稽核系統，其中該第一回饋單元係將該異常資料以一訊息傳送複數監控端。
5. 如申請專利範圍第4項所述之持續性資料品質控制與稽核系統，其中該異常資料係為一圖形或一表格。
6. 如申請專利範圍第4項所述之持續性資料品質控制與稽核系統，其中該訊息係為一警示訊號或一電子郵件或一簡訊。
7. 如申請專利範圍第1項所述之持續性資料品質控制與稽核系統，其中該預設資訊係為一商業邏輯、一營運邏輯、一運算邏輯或一條件。
8. 如申請專利範圍第1項所述之持續性資料品質控制與稽核系統，其中該複數個排程工作設定為自動化週期性執行。
9. 如申請專利範圍第3項所述之持續性資料品質控制與稽核系統，更包括有一異常資料分析匯整單元依據一第二排程單元內的排程工作透過一第二開放資料庫連接工具自該異常資料儲存單元存取該等異常資料，將該異常資料儲存單元內的該等異常資料進行分析比對。
10. 如申請專利範圍第9項所述之持續性資料品質控制與稽核系統，更包括有一第二回饋單元將自該異常資料儲存單元存取該之異常資料統計、匯整並產出之重點綱要資訊以一訊息傳送複數監控端。