TR2023003105A2

TR2023003105A2 - A METHOD AND A SYSTEM FOR MANAGING THE COMPENSATION PROCESSES OF DAMAGED AND LOST SHIPMENTS IN ROAD FREIGHT TRANSPORTATION

Info

Publication number: TR2023003105A2
Application number: TR2023/003105
Authority: TR
Inventors: H Ucan Fat; N Elc Cek Muhs; Lay Dem Ryay D
Original assignee: Borusan Loji̇sti̇k Dağitim Depolama Taşimacilik Ve Ti̇caret Anoni̇m Şi̇rketi̇; Borusan Tedari̇k Zi̇nci̇ri̇ Çözümleri̇ Ve Teknoloji̇ Anoni̇m Şi̇rketi̇
Filing date: 2023-03-21
Publication date: 2024-09-23

Abstract

Mevcut buluş, kara yolu yük taşımacılığında hasarlı ve kayıp gönderilerin tazmin süreçlerinin yönetilmesi için bir yöntem ile ilgilidir. Söz konusu yöntem, kayıp veya hasarlı gönderiye ait bilgilerin girilebileceği en az bir form içeren bir arayüz vasıtasıyla kaydı oluşturacak birim tarafından kayıp ürün kaydı veya hasarlı ürün kaydı oluşturulması, söz konusu kaydın ve kaydın içerdiği bilgilerin, bir sunucu vasıtasıyla bir veri tabanına iletilmesi ve söz konusu veri tabanına kaydedilmesi, söz konusu kaydın ve kaydın içerdiği bilgilerin söz konusu veri tabanından alınarak bir sunucu vasıtasıyla gönderilerin durumunun takibinden sorumlu bir birime iletilmesi, gönderiye ilişkin olarak gerçekleştirilecek işlemin kaydı oluşturan birim veya gönderi takibinden sorumlu birim tarafından uygun bir arayüz üzerinde belirlenmesi ve söz konusu işlemin söz konusu ürün kaydı ile ilişkilendirilerek bir sunucu vasıtasıyla söz konusu veri tabanına kaydedilmesi, söz konusu işlemin hasar tazmin olması durumunda söz konusu ürün kaydı baz alınarak maliyet sorumluluk oranlarının uygun bir arayüz üzerinde belirlenmesi ve söz konusu maliyet sorumluluk oranlarının söz konusu ürün kaydı ile ilişkilendirilerek bir sunucu vasıtasıyla söz konusu veri tabanına kaydedilmesi ve tazmin onay için bir tazmin birimine iletilmesi, söz konusu tazmin biriminin söz konusu maliyet sorumluluk oranlarını onaylaması durumunda onaylanan verilerin söz konusu veri tabanına kaydedilmesi ve ilgili birimlere ve gönderi sahiplerine bildirim yapılması, söz konusu tazmin biriminin söz konusu maliyet sorumluluk oranlarını onaylamaması durumunda söz konusu oranların yeniden belirlenmesi için bu oranları belirleyen birime bir sunucu vasıtasıyla geri gönderilmesi, söz konusu işlemin hasar tazmin dışında bir işlem olması durumunda söz konusu işlemin söz konusu ürün kaydı ile ilişkilendirilerek bir sunucu vasıtasıyla söz konusu veri tabanına kaydedilmesi adımlarını ihtiva eder.The present invention relates to a method for managing compensation processes for damaged and lost shipments in road freight transportation. The method in question is to create a lost product record or damaged product record by the unit that will create the record through an interface that includes at least one form where information about the lost or damaged shipment can be entered, to transmit the said record and the information contained in the record to a database via a server and record it in the said database, to receive the said record and the information contained in the record from the said database and transmit it to a unit responsible for tracking the status of the shipments via a server, to determine the transaction to be performed regarding the shipment on a suitable interface by the unit that created the record or the unit responsible for tracking the shipment, to associate the said transaction with the said product record and record it in the said database via a server, in the event that the said transaction is damage compensation, to determine the cost responsibility rates based on the said product record on a suitable interface and associate the said cost responsibility rates with the said product record and record it in the said database via a server and transmit it to a compensation unit for compensation approval, in the event that the said compensation unit approves the said cost responsibility rates, to record the approved data in the said database and to notify the relevant units and the shipment owners. It includes the steps of making a notification, sending the rates back to the unit that determines these rates for redetermination in case the compensation unit does not approve the cost responsibility rates, and associating the transaction with the product record in question and recording it in the database in question, if the transaction in question is a transaction other than damage compensation.

Description

Tarifname KARA YOLU YÜK TASIMACILIGINDA HASARLI VE KAYIP GÖNDERILERIN TAZMIN SÜREÇLERININ YÖNETILMESI IÇIN BIR YÖNTEM VE BIR SISTEM Bulusun Ilgili Oldugu Teknik Saha Mevcut bulus, kara yolu yük tasimaciliginda hasarli ve kayip gönderilerin tazmin süreçlerinin yönetilmesi için bir yöntem ve bir sistem ile ilgilidir. Bulusun Arka Plani Yük tasimaciliginda gönderiler, transfer aracinda, yükleme indirme islemleri sirasinda, transfer isyerinde çesitli sebeplerden dolayi kaybolabilmekte, hasar görebilmekte veya gönderiyi tanimlayan etiket düsebilmekte ve bu nedenle gönderi tanimsiz ürün durumuna gelebilmektedir. Bunun sonucunda müsteriler ve/veya transferi gerçeklestiren firmalar maddi ve manevi kayiplara ugramaktadir. Bunun gibi durumlarda tazmin prosedürünün isletilmesi ve meydana gelen maddi kaybin zarardan sorumlu kisi /birimlere rücu edilmesi gerekmektedir. CN 1 14596033 A sayili dokümanda hasarli gönderilerin takibine ve kayiplarin tazminine iliskin bir yöntem ve sistem açiklanmaktadir. Teknigin bilinen durumundaki yöntem ve sistemlerde kayip, hasarli veya tanimsiz gönderi durumlarinda tazmin süreci hizli bir sekilde ilerletilememekte ve operasyonel aksakliklar meydana gelmektedir. Mevcut bulus kapsaminda sunulan yöntem ve sistem ile operasyonel süreçler iyilestirilmekte ve olusabilecek hatalar minimize edilmektedir. Ayni zamanda transfer süreci içerisinde ve tazmin sürecinde ihtiyaç duyulan tüm bilgiler / belgeler sistem üzerinden takip edilerek kayitlar hakkinda karar ve onaylar verilebilmektedir. Tüm sürecin sistem üzerinden isletilebilmesi ve raporlanabilmesi müsteri ve transferden sorumlu birimlere maliyet ve hizmet kalitesi bakimindan avantaj saglamaktadir. Bulusun Kisa Açiklamasi Mevcut bulus, kara yolu yük tasimaciliginda hasarli ve kayip gönderilerin tazmin süreçlerinin yönetilmesi için bir yöntem ile ilgilidir. Söz konusu yöntem, kayip veya hasarli gönderiye ait bilgilerin girilebilecegi en az bir form içeren bir arayüz vasitasiyla kaydi olusturacak birim tarafindan kayip ürün kaydi veya hasarli ürün kaydi olusturulmasi, söz konusu kaydin ve kaydin içerdigi bilgilerin, bir sunucu vasitasiyla bir veri tabanina iletilmesi ve söz konusu veri tabanina kaydedilmesi, söz konusu kaydin ve kaydin içerdigi bilgilerin söz konusu veri tabanindan alinarak bir sunucu vasitasiyla gönderilerin durumunun takibinden sorumlu bir birime iletilmesi, gönderiye iliskin olarak gerçeklestirilecek islemin kaydi olusturan birim veya gönderi takibinden sorumlu birim tarafindan uygun bir arayüz üzerinde belirlenmesi ve söz konusu islemin söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek bir sunucu vasitasiyla söz konusu veri tabanina kaydedilmesi, söz konusu islemin hasar tazmin olmasi durumunda söz konusu ürün kaydi baz alinarak maliyet sorumluluk oranlarinin uygun bir arayüz üzerinde belirlenmesi ve söz konusu maliyet sorumluluk oranlarinin söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek bir sunucu vasitasiyla söz konusu veri tabanina kaydedilmesi ve tazmin onay için bir tazmin birimine iletilmesi, söz konusu tazmin biriminin söz konusu maliyet sorumluluk oranlarini onaylamasi durumunda onaylanan verilerin söz konusu veri tabanina kaydedilmesi ve ilgili birimlere ve gönderi sahiplerine bildirim yapilmasi, söz konusu tazmin biriminin söz konusu maliyet sorumluluk oranlarini onaylamamasi durumunda söz konusu oranlarin yeniden belirlenmesi için bu oranlari belirleyen birime bir sunucu vasitasiyla geri gönderilmesi, söz konusu islemin hasar tazmin disinda bir islem olmasi durumunda söz konusu islemin söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek bir sunucu vasitasiyla söz konusu veri tabanina kaydedilmesi adimlarini ihtiva Mevcut bulus kapsaminda sunulan yönteme ait avantajli bir yapilanmaya göre söz konusu yöntem, tanimsiz gönderiye ait bilgilerin girilebilecegi en az bir form içeren bir arayüz vasitasiyla kaydi olusturacak birim tarafindan tanimsiz ürün kaydi olusturulmasi adimini ihtiva edebilir. Mevcut bulus kapsaminda sunulan yönteme ait avantajli bir yapilanmaya göre söz konusu yöntemde, hasar tazmin disindaki islemlerin bloke alana sevk, imha, sovtaj satis, tedarikçiye teslim, müsteriye satis, göndericiye iade, aliciya sevk islemlerinden biri olabilir ve yöntem ayrica kayip ürün kayitlari için hasar tazmin, hasarli ürün kayitlari için hasar tazmin disindaki islemlerden birinin seçilmesi adimini ihtiva edebilir. Mevcut bulus kapsaminda sunulan yönteme ait avantajli bir yapilanmaya göre söz konusu yöntem, söz konusu arayüzlerde ayrica süreçten sorumlu birim ve kisilere iliskin bilgilerin sunulmasi adimini ihtiva edebilir. Mevcut bulus kapsaminda sunulan yönteme ait avantajli bir yapilanmaya göre söz konusu yöntemde, söz konusu bildirimler SMS veya e-posta yoluyla yapilabilir. Mevcut bulus kapsaminda sunulan yönteme ait avantajli bir yapilanmaya göre söz konusu yöntem, söz konusu maliyet sorumluluk oranlarinin onaylanmasi durumunda gönderiye iliskin verilerin bir sunucu vasitasiyla bir muhasebe birimine iletilmesi adimini ihtiva edebilir. Mevcut bulus kapsaminda sunulan yönteme ait avantajli bir yapilanmaya göre söz konusu yöntem, söz konusu maliyet sorumluluk oranlarinin onaylanmasi durumunda tazmin tutarinin gönderiye iliskin finansal veriler baz alinarak SAP FI veya uygun herhangi bir modül ile otomatik olarak faturalandirilmasi adimini ihtiva edebilir. Mevcut bulus kapsaminda sunulan yönteme ait avantajli bir yapilanmaya göre söz konusu yöntemde, söz konusu arayüzler bir mobil uygulama veya bir web uygulamasi dahilinde sunulmus olabilir. Mevcut bulus bir diger yönüyle, kara yolu yük tasimaciliginda hasarli ve kayip gönderilerin tazmin süreçlerinin yönetilmesi için bir sistem ile ilgilidir. Söz konusu sistem, kaydi olusturacak birim tarafindan kayip ürün kaydi veya hasarli ürün kaydi olusturulabilmesi için kayip veya hasarli gönderiye ait bilgilerin girilebilecegi en az bir form içeren web tabanli veya mobil bir arayüz, söz konusu kaydin ve kaydin içerdigi bilgilerin kaydedilmesi için bir veri tabani ve söz konusu veri tabanina iletilebilmesi için uyarlanmis bir sunucu, söz konusu kaydin ve kaydin içerdigi bilgilerin söz konusu veri tabanindan alinarak gönderilerin durumunun takibinden sorumlu bir birime iletilmesi için uyarlanmis bir sunucu, gönderiye iliskin olarak gerçeklestirilecek islemin kaydi olusturan birim veya gönderi takibinden sorumlu birim tarafindan belirlenmesi için web tabanli veya mobil bir arayüz ve söz konusu islemin söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek söz konusu veri tabanina kaydedilmesi için uyarlanmis bir sunucu, söz konusu islemin hasar tazmin olmasi durumunda söz konusu hasarli ürün kaydi baz alinarak maliyet sorumluluk oranlarinin belirlenmesi için web tabanli veya mobil bir arayüz ve söz konusu maliyet sorumluluk oranlarinin söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek söz konusu veri tabanina kaydedilmesi ve tazmin onay için bir tazmin birimine iletilmesi için uyarlanmis bir sunucu, söz konusu tazmin biriminin söz konusu maliyet sorumluluk oranlarini onaylamasi durumunda onaylanan verilerin ilgili birimlere ve gönderi sahiplerine bildirim olarak iletilmesi için uygun bir bildirim vasitasi, söz konusu tazmin biriminin söz konusu maliyet sorumluluk oranlarini onaylamamasi durumunda söz konusu oranlarin yeniden belirlenmesi için bu oranlari belirleyen birime geri gönderilmesi için uyarlanmis bir sunucu, ve söz konusu islemin hasar tazmin disinda bir islem olmasi durumunda söz konusu islemin söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek söz konusu veri tabanina kaydedilmesi için uyarlanmis bir sunucu unsurlarini ihtiva eder. Bulusun Ayrintili Açiklamasi Mevcut bulus, kara yolu yük tasimaciliginda hasarli ve kayip gönderilerin tazmin süreçlerinin yönetilmesi için bir yöntem ve bir sistem ile ilgilidir. Mevcut bulus daha özelde, kara yolu yük tasimaciliginda tasinan gönderilerin hasar görmesi veya kaybolmasi durumlarinda tazmin süreçlerinin yönetilmesi için ve operasyonel süreçlerin hizlandirilmasi ve maddi, manevi kayiplarin minimuma indirilmesi amaciyla gelistirilmis bir yöntem ve bir sistem ile ilgilidir. Söz konusu yöntemde ilk olarak, kayip veya hasarli gönderiye ait bilgilerin girilebilecegi en az bir form içeren bir arayüz vasitasiyla kaydi olusturacak birim tarafindan kayip ürün kaydi veya hasarli ürün kaydi olusturulmasi adimi gerçeklestirilmektedir. Bahsedilen bilgiler, ürünün kayip veya hasarli olmasina bagli olarak degisebilecegi gibi bu bilgiler tercihen kayit yeri, kayip sebebi ve yeri, sefer no, barkod no, hasar tipi (kirik, ezik vb.), hasar sebep, hasar yeri (ambalaj içi, ambalaj disi vb.), son kullanma tarihi, müsteri bilgisi, malzeme tipi, agirlik, desi bilgilerinden en az biri veya tamami olabilir. Kayip veya hasarli gönderiye ait bilgilerin girilebilecegi form ve söz konusu arayüz firmanin ihtiyacina ve transferi yapilacak olan gönderilerin türüne göre seçilebilecektir. Söz konusu arayüz üzerinde ürünün kayip mi yoksa hasarli mi olduguna dair seçim de gerçeklestirilebilir. Bunun yerine kayip gönderiler için ayri ve hasarli gönderiler için ayri bir arayüz de olusturulabilir. Bu formun doldurulmasi vesilesiyle sürecin devaminda farkli departmanlar ve birimler tarafindan kullanilmak üzere bir tutanak olusturulmaktadir. Söz konusu arayüz ayni zamanda ürüne dair fotograf veya belgelerin sisteme yüklenebilmesi için bir dosya yükleme bölümü ihtiva edebilir. Bu sayede kaydi olusturan birim söz konusu forma tutanak için gerekli dosyalari ekleyebilecektir. Sonrasinda, söz konusu kaydin ve kaydin içerdigi bilgilerin, bir sunucu vasitasiyla bir veri tabanina iletilmesi ve söz konusu veri tabanina kaydedilmesi islemi gerçeklestirilmektedir. Burada bahsedilen veri tabani örnek olarak Azure SQL gibi bulut platformda çalisan herhangi bir veri tabani olabilir. Bir sunucu vasitasiyla bir verinin veya bir formun bir veri tabanina iletilmesi ilgili teknikte bilinmektedir ve söz konusu husus isbu tarifname kapsaminda detaylandirilmayacaktir. Kayit islemi gerçeklestirildikten sonra söz konusu veri tabanina kaydedilmis olan kayit ve kaydin içerdigi bilgiler buradan alinarak bir sunucu vasitasiyla gönderilerin durumunun takibinden sorumlu bir birime iletilmektedir, ve gönderiye iliskin olarak gerçeklestirilecek islem kaydi olusturan birim veya gönderi takibinden sorumlu birim tarafindan uygun bir arayüz üzerinde belirlenmekte ve söz konusu islem söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek bir sunucu vasitasiyla söz konusu veri tabanina kaydedilmektedir. Burada bahsedilen adimlar tarifnamede açiklanmis olan sirayla gerçeklesmek zorunda degildir; zira örnek olarak, kaydi olusturan birimin gönderiye iliskin olarak gerçeklestirilecek islemi belirlemesi halinde bu islemin mahiyeti söz konusu kayit veri tabanina kaydedilirken bu kaydi içeren veri dahilinde sunulabilir. Bu sayede gönderi takibinden sorumlu birim kaydi olusturan birimin öngördügü islemi görebilecek ve gönderi takibinden sorumlu birimin tekrar bir islem yapmasina gerek kalmayacaktir. Bahsedilen arayüz yine bir form seklinde olabilir. Belirlenen islemin hasar tazmin olmasi durumunda söz konusu ürün kaydi baz alinarak maliyet sorumluluk oranlarin uygun bir arayüz üzerinde belirlenmekte ve söz konusu maliyet sorumluluk oranlari söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek bir sunucu vasitasiyla söz konusu veri tabanina kaydedilmektedir. Ayni zamanda belirlenmis olan maliyet sorumluluk oranlari tazmin onay için bir tazmin birimine iletilmektedir. Ayni müsteriye ait bir veya daha fazla kayit için hasar tazmin süreci baslatilabilir. Tazmin sürecine konu kayitlarda, olusan maliyet sorumluluk oranlari müsteri, tedarikçi ve tasiyici firma için ayri ayri belirtilebilir. Farkli birimler sahip olduklari yetki seviyesine göre, belirlenmis olan sorumluluk oranlarina onay veya ret verebileceklerdir. Söz konusu tazmin biriminin söz konusu maliyet sorumluluk oranlarini onaylamasi durumunda onaylanan veriler söz konusu veri tabanina kaydedilmekte ve ilgili birimlere ve gönderi sahiplerine bildirim yapilmaktadir. Bahsedilen bildirimler tercihen e-posta yoluyla yapilabilir ve söz konusu bildirimler önceden tanimlanmis olan dinamik sablonlar kullanilarak yapilabilir. Bu sayede kayda iliskin dosyalarin e-posta üzerinde ek olarak iletilmesi mümkün olmaktadir. Ayni gönderiye ait bir kayitta tasiyici firmaya, gönderi sahibine ve aliciya farkli bildirimler yapilabilir. Alternatif olarak söz konusu bildirimler SMS yoluyla veya uygun herhangi bir vasita kullanilarak gerçeklestirilebilir. Söz konusu tazmin biriminin söz konusu maliyet sorumluluk oranlarini onaylamamasi durumunda söz konusu oranlar, bunlarin yeniden belirlenmesi için bu oranlari belirleyen birime bir sunucu vasitasiyla geri gönderilmektedir. Sonrasinda bahsedilen sorumluluk oranlari yeniden belirlenerek adimlar onay gerçeklesene kadar tekrarlanabilir. Söz konusu islemin hasar tazmin disinda bir islem olmasi durumunda ise söz konusu islem söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek bir sunucu vasitasiyla söz konusu veri tabanina kaydedilmektedir. Burada bahsedilen hasar tazmin disindaki islemler, bloke alana sevk, imha, sovtaj satis, tedarikçiye teslim, müsteriye satis, göndericiye iade, aliciya sevk islemlerinden biri olabilir ve kayip ürün kayitlari için hasar tazmin, hasarli ürün kayitlari için hasar tazmin disindaki islemlerden biri seçilebilir. Örnegin, bloke alana sevk karari verilen hasarli ürünlerin depolamasi ve takibi yapilabilmektedir. Bloke alan giris ve çikis islemleri uygun bir uygulama (örnegin, Android üzerinde bir uygulama) ile yapilabilir ve depoda bulunan ürünlere ait giris tarihleri, ürünlere ait son kullanma tarihleri gibi bilgiler web ortaminda görüntülenebilir. Bahsedilen arayüzlerin tamami bir mobil uygulama üzerinde, bir web uygulamasi kapsaminda ve/veya bagimsiz bir PC uygulamasi dahilinde sunulmus olabilir. Mevcut bulus kapsaminda sunulan yöntem ile süreç içerisinde ihtiyaç duyulabilecek kayip tutanagi, hasar tutanagi, hasara iliskin görseller, maliyet sorumluluk oranlari ve gönderiye iliskin tüm bilgiler tek bir yerde toplanarak kaydin statüsü otomatik olarak ilerletilebilmektedir. Ayni zamanda maliyet sorumluluk oranlarinin dagitilmasi sirasinda olusabilecek hatalarin önüne geçilmektedir. Böylece takip ve karar birimleri hasar tazmin sürecini hizli bir sekilde sonuçlandirabilmektedir ve maddi, manevi kayiplar önlenmekte ve transfer sürecindeki aksakliklar önlenmektedir. Geleneksel yöntemlerde ve teknigin bilinen durumunda fiziksel evraklar kullanildigindan dolayi mevcut yöntem, gerek müsteri gerek transferden sorumlu firmalar için maliyet ve hizmet kalitesi bakimindan avantaj saglamaktadir. Mevcut bulus kapsaminda sunulan yönteme ait alternatif bir yapilanmaya göre yöntem, hasarli veya kayip olmayan, ancak tanimsiz olan gönderiler için tanimsiz bir gönderiye ait bilgilerin girilebilecegi en az bir form içeren bir arayüz vasitasiyla kaydi olusturacak birim tarafindan tanimsiz ürün kaydi olusturulmasi adimini ihtiva edebilir. Tanimsiz ürün kayitlarinda da yukarida açiklanmis olan süreç ayni sekilde uygulanabilecektir. Burada kaydi olusturan birim veya gönderi takip birimi yine kargo takip inceleme, göndericiye iade, bloke alana sevk, imha, sovtaj satis, tedarikçiye teslim, müsteriye satis gibi islemlerden birine karar verebilecektir. Tanimsiz ürünlerin göndericisinin tespit edilebilmesi durumunda kayip ürün kaydi veya mevcuttaki bir gönderi ile eslestirilerek de süreç sonlandirilabilir. Bir baska yapilanmaya göre söz konusu yöntem, söz konusu arayüzlerde ayrica süreçten sorumlu birim ve kisilere iliskin bilgilerin sunulmasi adimini ihtiva edebilir. Bu sayede gerektigi takdirde süreci yöneten birimler arasindaki iletisim kolaylastirilmaktadir. Ayrica benzer sekilde süreç boyunca hangi birimin kayit üzerinde nasil bir degisiklik yaptigi ve hangi kararlari verdigi de söz konusu arayüzlerde sunulabilir. Bu sayede sürecin hatali ilerlemesi halinde hangi birimin hatadan sorumlu oldugu da diger birimler tarafindan görülebilecektir. Söz konusu bilgiler yalnizca belirli yetkilere sahip birimlere de sunulabilir. Söz konusu yönteme ait tercih edilen bir yapilanmaya göre yöntem, söz konusu maliyet sorumluluk oranlarinin onaylanmasi durumunda gönderiye iliskin verilerin bir sunucu vasitasiyla bir muhasebe birimine iletilmesi adimini ihtiva edebilir. Bununla birlikte veya buna alternatif olarak yöntem, söz konusu maliyet sorumluluk oranlarinin onaylanmasi durumunda tazmin tutarinin gönderiye iliskin finansal veriler baz alinarak SAP FI veya uygun herhangi bir modül ile otomatik olarak faturalandirilmasi adimini ihtiva edebilir. Bu sayede sürece dair tüm finansal kayitlar otomatik bir sekilde olusturulabilecek ve saklanabilecektir. Mevcut bulus bir diger yönüyle, kara yolu yük tasimaciliginda hasarli ve kayip gönderilerin tazmin süreçlerinin yönetilmesi için bir sistem ile ilgilidir. Söz konusu sistem, kaydi olusturacak birim tarafindan kayip ürün kaydi veya hasarli ürün kaydi olusturulabilmesi için kayip veya hasarli gönderiye ait bilgilerin girilebilecegi en az bir form içeren web tabanli veya mobil bir arayüz, söz konusu kaydin ve kaydin içerdigi bilgilerin kaydedilmesi için bir veri tabani ve söz konusu veri tabanina iletilebilmesi için uyarlanmis bir sunucu, söz konusu kaydin ve kaydin içerdigi bilgilerin söz konusu veri tabanindan alinarak gönderilerin durumunun takibinden sorumlu bir birime iletilmesi için uyarlanmis bir sunucu, gönderiye iliskin olarak gerçeklestirilecek islemin kaydi olusturan birim veya gönderi takibinden sorumlu birim tarafindan belirlenmesi için web tabanli veya mobil bir arayüz ve söz konusu islemin söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek söz konusu veri tabanina kaydedilmesi için uyarlanmis bir sunucu, söz konusu islemin hasar tazmin olmasi durumunda söz konusu hasarli ürün kaydi baz alinarak maliyet sorumluluk oranlarinin belirlenmesi için web tabanli veya mobil bir arayüz ve söz konusu maliyet sorumluluk oranlarinin söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek söz konusu veri tabanina kaydedilmesi ve tazmin onay için bir tazmin birimine iletilmesi için uyarlanmis bir sunucu, söz konusu tazmin biriminin söz konusu maliyet sorumluluk oranlarini onaylamasi durumunda onaylanan verilerin ilgili birimlere ve gönderi sahiplerine bildirim olarak iletilmesi için uygun bir bildirim vasitasi, söz konusu tazmin biriminin söz konusu maliyet sorumluluk oranlarini onaylamamasi durumunda söz konusu oranlarin yeniden belirlenmesi için bu oranlari belirleyen birime geri gönderilmesi için uyarlanmis bir sunucu, ve söz konusu islemin hasar tazmin disinda bir islem olmasi durumunda söz konusu islemin söz konusu ürün kaydi ile iliskilendirilerek söz konusu veri tabanina kaydedilmesi için uyarlanmis bir sunucu unsurlarini ihtiva eder. Tarifnamede mevcut yönteme iliskin unsurlarla ilgili olarak verilmis olan açiklamalar söz konusu sistem için de geçerlidir ve tekrarlanmayacaktir. Bulus ve bulusa ait yapilanmalar üzerinde yapilabilecek gelistirmeler ve mevcut yapilanmalar bir araya getirilerek elde edilecek yeni yapilanmalar, teknikte uzman kisiler tarafindan bulusun özünden uzaklasmadan görülebilecektir. TR TR TR TR TR TR TR TR Description A METHOD AND A SYSTEM FOR MANAGING THE COMPENSATION PROCESS FOR DAMAGED AND LOST SHIPMENTS IN LAND FREIGHT TRANSPORTATION Technical Field to Which the Invention Relates The present invention relates to a method and a system for managing the compensation process for damaged and lost shipments in land freight transportation. Background of the Invention In freight transportation, shipments can be lost or damaged in the transfer vehicle, during loading and unloading operations, or at the transfer workplace for various reasons, or the label identifying the shipment can fall off, resulting in the shipment becoming an unidentified product. As a result, customers and/or the companies performing the transfer suffer material and moral losses. In such cases, a compensation procedure must be initiated, and any resulting material loss must be recoursed to the person/unit responsible for the damage. Document numbered CN 1 14596033 A describes a method and system for tracking and compensating damaged shipments. With state-of-the-art methods and systems, the compensation process for lost, damaged, or unidentified shipments cannot proceed quickly, and operational disruptions occur. The method and system presented within the scope of the present invention improve operational processes and minimize potential errors. Furthermore, all information/documents needed during the transfer and compensation process can be tracked through the system, allowing decisions and approvals to be made regarding records. The ability to manage and report the entire process through the system provides advantages in terms of cost and service quality for customers and the units responsible for the transfer. Brief Description of the Invention The present invention relates to a method for managing the compensation process for damaged and lost shipments in road freight transportation. The method in question is the creation of a lost product record or damaged product record by the unit that will create the record through an interface that includes at least one form in which information regarding the lost or damaged shipment can be entered, the transmission of the said record and the information contained in the record to a database through a server and recording it in the said database, the transmission of the said record and the information contained in the record from the said database through a server to a unit responsible for tracking the status of the shipments, the determination of the transaction to be performed in relation to the shipment on a suitable interface by the unit that created the record or the unit responsible for tracking the shipment and the recording of the said transaction in the said database through a server by associating the said transaction with the said product record, in the event that the said transaction results in damage compensation, the cost responsibility rates are determined based on the said product record on a suitable interface and the said cost responsibility rates are determined in relation to the said product record. It includes the steps of associating the said data with the product record in question and recording it in the said database via a server and transmitting it to a compensation unit for compensation approval; in case the said compensation unit approves the said cost responsibility rates, recording the approved data in the said database and notifying the relevant units and the shippers; in case the said compensation unit does not approve the said cost responsibility rates, sending it back to the unit that determines these rates for redetermination via a server; in case the said transaction is a transaction other than damage compensation, associating the said transaction with the said product record and recording it in the said database via a server. According to an advantageous embodiment of the method presented within the scope of the present invention, the said method includes the step of creating an unidentified product record by the unit that will create the record through an interface that includes at least one form in which information about the unidentified shipment can be entered. It may include. According to an advantageous embodiment of the method presented within the scope of the present invention, transactions other than damage compensation may include dispatch to the blocked area, destruction, salvage sale, delivery to the supplier, sale to the customer, return to the sender, or shipment to the buyer. The method may also include the step of selecting one of the transactions other than damage compensation for lost product records and damage compensation for damaged product records. According to an advantageous embodiment of the method presented within the scope of the present invention, the method may also include the step of providing information about the units and individuals responsible for the process in the said interfaces. According to an advantageous embodiment of the method presented within the scope of the present invention, such notifications may be made via SMS or e-mail. According to an advantageous embodiment of the method presented within the scope of the present invention, the method may include the step of transmitting shipment data to an accounting unit via a server if the cost responsibility ratios are approved. According to an advantageous embodiment of the method presented within the scope of the present invention, the method may include the step of automatically invoicing the compensation amount based on the financial data related to the shipment using SAP FI or any other suitable module, if the cost responsibility ratios are approved. According to an advantageous embodiment of the method presented within the scope of the present invention, the interfaces in question may be provided within a mobile application or a web application. In another aspect, the present invention relates to a system for managing compensation processes for damaged and lost shipments in road freight transportation. The system in question shall include a web-based or mobile interface that includes at least one form in which information about the lost or damaged shipment can be entered so that a lost product record or damaged product record can be created by the unit that will create the record; a database for recording the record and the information contained in the record and a server adapted to transmit it to the database; a server adapted to transmit the record and the information contained in the record from the database to a unit responsible for tracking the status of the shipments; a web-based or mobile interface for determining the transaction to be performed regarding the shipment by the unit that created the record or the unit responsible for tracking the shipment and a server adapted to record the transaction in question in relation to the product record in question, a web-based or mobile interface for determining the cost responsibility rates based on the damaged product record in question in the event that the transaction in question results in damage compensation and a cost The invention includes a server adapted to associate the responsibility rates with the product record in question and record them in the database and transmit them to a compensation unit for compensation approval; a suitable notification means for transmitting the approved data as notification to the relevant units and shippers if the compensation unit approves the cost responsibility rates; a server adapted to send the rates back to the unit that determined them for redetermination if the compensation unit does not approve the cost responsibility rates in question; and a server adapted to associate the transaction with the product record in question and record them in the database if the transaction in question is a transaction other than damage compensation. Detailed Description of the Invention The present invention relates to a method and a system for managing the compensation processes for damaged and lost shipments in road freight transportation. More specifically, the present invention relates to a method and system developed to manage compensation processes in cases of damage or loss of shipments carried in road freight transportation, to expedite operational processes, and to minimize material and moral losses. In the method in question, the unit that will create the record first creates a lost item record or damaged item record via an interface containing at least one form into which information regarding the lost or damaged shipment can be entered. The information may vary depending on whether the product is lost or damaged, and preferably, this information may include at least one or all of the following: record location, cause and location of loss, voyage number, barcode number, damage type (broken, dented, etc.), cause of damage, location of damage (inside the package, outside the package, etc.), expiration date, customer information, material type, weight, and weight. The form and interface for entering information regarding lost or damaged shipments can be selected based on the company's needs and the type of shipments to be transferred. This interface also allows users to select whether the item is lost or damaged. Alternatively, a separate interface can be created for lost and damaged shipments. Completing this form creates a report for use by various departments and units throughout the process. The interface can also include a file upload section for uploading photos or documents related to the product. This allows the unit creating the record to attach the necessary files to the form. The record and its information are then transferred to a database via a server and stored in the database. The database referred to here could be any database running on a cloud platform, such as Azure SQL. Transferring data or a form to a database via a server is known in the relevant art and will not be detailed within the scope of this specification. After the registration process is completed, the record and the information contained within the record are retrieved from the database and transmitted via a server to a unit responsible for tracking the shipment status. The transaction to be performed regarding the shipment is determined via a suitable interface by the unit creating the record or the unit responsible for shipment tracking. The transaction in question is associated with the product record and recorded in the database via a server. The steps described here do not have to be performed in the order described in the specification. For example, if the unit that created the record determines the action to be taken on the shipment, the nature of this action can be presented within the data containing the record when it is recorded in the database. This allows the unit responsible for shipment tracking to see the action the unit that created the record anticipated, eliminating the need for the unit responsible for shipment tracking to perform another action. This interface could also be in the form of a form. If the specified action involves damage compensation, cost responsibility rates are determined on a suitable interface based on the product record in question, and these cost responsibility rates are associated with the product record and recorded in the database via a server. Simultaneously, the determined cost responsibility rates are forwarded to a compensation unit for compensation approval. A damage compensation process can be initiated for one or more records belonging to the same customer. In records subject to the compensation process, cost responsibility ratios can be specified separately for the customer, supplier, and carrier. Different units can approve or reject the designated responsibility ratios based on their authority levels. If the compensation unit in question approves the cost responsibility ratios, the approved data is recorded in the database, and the relevant units and shippers are notified. These notifications can preferably be made via email using predefined dynamic templates. This allows for the transmission of related files as attachments via email. Separate notifications can be made to the carrier, shipper, and receiver within a single record for the same shipment. Alternatively, notifications can be made via SMS or any other suitable means. If the compensation unit in question does not approve the cost responsibility rates, the rates are sent back to the unit that determined them via a server for redetermination. The responsibility rates can then be redetermined, and the steps can be repeated until approval is achieved. If the transaction in question is a transaction other than damage compensation, it is associated with the product record in question and recorded in the database via a server. Transactions other than damage compensation can be any of the following: dispatch to the blocked area, destruction, salvage sale, delivery to the supplier, sale to the customer, return to the sender, or shipment to the recipient. For lost product records, damage compensation can be selected, while for damaged product records, one of the transactions other than damage compensation can be selected. For example, damaged products that have been decided to be dispatched to the blocked area can be stored and tracked. Blocked area entry and exit operations can be performed with a suitable application (e.g., an Android application), and information such as entry dates and expiration dates for products in the warehouse can be displayed on the web. All of these interfaces can be presented within a mobile application, a web application, and/or a standalone PC application. The method presented within the scope of the present invention allows for the collection of all necessary information, including loss reports, damage reports, damage images, cost liability rates, and shipment information, all in one place, and the record status can be automatically updated. It also prevents errors that may occur during the allocation of cost liability rates. This allows monitoring and decision-making units to quickly finalize the damage compensation process, preventing material and moral losses and preventing disruptions in the transfer process. Because traditional methods and the state of the art utilize physical documents, the current method offers advantages in terms of cost and service quality for both the customer and the companies responsible for the transfer. An alternative embodiment of the method presented within the scope of the present invention could include the creation of an unidentified product record by the unit creating the record, using an interface containing at least one form to enter information about the unidentified shipment, for shipments that are not damaged or lost but are unidentified. The same process described above can be applied to unidentified product records. Here, the unit creating the record or the shipment tracking unit can decide on one of the following actions: cargo tracking inspection, return to sender, dispatch to a blocked area, destruction, salvage sale, delivery to the supplier, or sale to the customer. If the sender of unidentified products can be identified, the process can be completed by matching the missing product record or an existing shipment. In another embodiment, this method may also include providing information about the units and individuals responsible for the process in the interfaces. This facilitates communication between the units managing the process, if necessary. Similarly, these interfaces can also display which unit made changes to the record and which decisions were made throughout the process. This allows other units to see which unit is responsible for the error if the process progresses incorrectly. This information can also be made available only to units with specific authorizations. Depending on a preferred configuration of this method, if the cost responsibility ratios are approved, the method may include a step of transmitting shipment data to an accounting unit via a server. Alternatively, or alternatively, if the cost responsibility ratios are approved, the method may include a step of automatically invoicing the compensation amount based on the shipment's financial data, using SAP FI or any other suitable module. This allows for the automatic creation and storage of all financial records related to the process. In another aspect, the present invention relates to a system for managing the compensation processes for damaged and lost shipments in road freight transportation. The system in question shall include a web-based or mobile interface that includes at least one form in which information about the lost or damaged shipment can be entered so that a lost product record or damaged product record can be created by the unit that will create the record; a database for recording the record and the information contained in the record and a server adapted to transmit it to the database; a server adapted to transmit the record and the information contained in the record from the database to a unit responsible for tracking the status of the shipments; a web-based or mobile interface for determining the transaction to be performed regarding the shipment by the unit that created the record or the unit responsible for tracking the shipment and a server adapted to record the transaction in question in relation to the product record in question, a web-based or mobile interface for determining the cost responsibility rates based on the damaged product record in question in the event that the transaction in question results in damage compensation and a cost The system includes a server adapted to record the responsibility rates associated with the product record in question in the database and transmit them to a compensation unit for approval; a suitable notification means for transmitting the approved data to the relevant units and consignors if the compensation unit approves the cost responsibility rates; a server adapted to return the rates to the unit that determined them for redetermination if the compensation unit does not approve the cost responsibility rates; and a server adapted to record the transaction in question in the database by associating it with the product record in question. The explanations given in the specification regarding the elements related to the present method are also valid for the system in question and will not be repeated. The developments that can be made on the invention and its structures and the new structures that can be obtained by combining the existing structures can be seen by the technically skilled persons without deviating from the essence of the invention.

Claims

REQUESTS

1. It is a method for managing the compensation processes of damaged and lost shipments in road freight transportation and its feature is; The creation of a lost product record or damaged product record by the unit that will create the record through an interface that includes at least one form where information about the lost or damaged shipment can be entered, the transmission of the said record and the information contained in the record to a database via a server and recording it in the said database, the transmission of the said record and the information contained in the record from the said database via a server to a unit responsible for tracking the status of the shipments, the determination of the transaction to be carried out regarding the shipment on a suitable interface by the unit that created the record or the unit responsible for tracking the shipment and the recording of the said transaction in the said database via a server by associating it with the said product record, in the event that the said transaction results in damage compensation, the determination of the cost responsibility rates based on the said product record on a suitable interface and the determination of the said cost responsibility rates by associating them with the said product record recording it in the database via a server and transmitting it to a compensation unit for compensation approval; recording the approved data in the database via a server if the compensation unit approves the cost responsibility rates in question and notifying the relevant units and senders; sending it back to the unit that determines the rates via a server for redetermination of the rates in question if the compensation unit does not approve the cost responsibility rates in question; and associating the transaction in question with the product record in question and recording it in the database via a server if the transaction in question is a transaction other than damage compensation.

2. The method provided according to claim 1, and its feature is that it includes the step of creating an unidentified product record by the unit that will create the record through an interface containing at least one form where information about the unidentified shipment can be entered. The method provided according to claim 1 or Z, and its feature is that the transactions other than damage compensation are one of the transactions of dispatch to blocked area, destruction, salvage sale, delivery to supplier, sale to customer, return to sender, shipment to buyer, and the step of selecting one of the transactions other than damage compensation for lost product records and damage compensation for damaged product records. The method provided according to any of the previous claims, and its feature is that it includes the step of providing information about the units and persons responsible for the process in the said interfaces. The method provided according to any of the previous claims, and its feature is that; the notifications in question are made via SMS or e-mail. It is a method presented according to any of the previous claims and its feature is that it includes the step of transmitting the data related to the shipment to an accounting unit via a server in case the said cost responsibility rates are approved. It is a method presented according to any of the previous claims and its feature is that it includes the step of automatically invoicing the compensation amount based on the financial data related to the shipment via SAP FI or any suitable module in case the said cost responsibility rates are approved. It is a method presented according to any of the previous claims and its feature is that the said interfaces are presented within a mobile application or a web application. It is a system for managing the compensation processes of damaged and lost shipments in road freight transportation and its feature is that; - a web-based or mobile interface containing at least one form in which information about the lost or damaged shipment can be entered so that the unit that will create the record can create a lost product record or a damaged product record, - a database for recording the record and the information contained in the record and a server adapted for transmission to the said database, - a web-based or mobile interface for determining the transaction to be performed in relation to the shipment by the unit creating the record or the unit responsible for tracking the shipment and a server adapted for recording the said transaction in relation to the said product record and a web-based or mobile interface for determining the cost responsibility rates based on the said damaged product record in the event that the said transaction results in damage compensation and a server adapted for determining the cost responsibility rates based on the said damaged product record in the event that the said transaction results in damage compensation, a server adapted to associate the rates with the product record in question and record them in the database and transmit them to a compensation unit for compensation approval; a suitable notification means to transmit the approved data to the relevant units and consignors as notifications in the event that the compensation unit approves the cost responsibility rates in question; a server adapted to send the rates back to the unit that determined the rates for redetermination in the event that the compensation unit does not approve the cost responsibility rates in question; and a server adapted to associate the transaction with the product record in question and record them in the database in the event that the transaction in question is a transaction other than damage compensation.