RO133066A2

RO133066A2 - Intelligent terminal, integrated system and process for taking over, managing and transmitting postal correspondence in electronic format and for collecting the mail items, for delivery

Info

Publication number: RO133066A2
Application number: ROA201700425A
Authority: RO
Inventors: Doru-Nicolae Obada; Adrian Mateias
Original assignee: Doru-Nicolae Obada; Adrian Mateias
Priority date: 2017-06-28
Filing date: 2017-06-28
Publication date: 2019-01-30

Abstract

The invention relates to a system for taking over, managing and transmitting the correspondence in electronic format and for collecting mail items, such as envelopes and parcels, for delivery. The claimed system comprises a network of intelligent terminals (QTIn) connected to a central computer (QTMB) which can be assisted by a system operator (OSQTMB), by means of which an user (TE), as consequence of a visit to one of the intelligent terminals (QTIn), sends the correspondence as physical mail or as e-mail, said service being finished by a postal delivery operator (OSP) in case of envelopes and parcels, or by direct transmission to the addressee (TD), via Internet, into the e-mail inbox thereof, while storing the correspondence in electronic format in a data center (DC). The form of transmitting the correspondence is selected by the user (TE) by accessing a communication platform, hosted by the central computer (QTMB), from a computer or a mobile smart phone, in consequence of which a dispatch code is transmitted to him.

Description

Terminal inteligent, sistem integrat și procedeu de preluare, gestionare și transmitere a corespondenței poștale în format electronic, respectiv de colectare a expedițiilor poștale în vederea livrării.Intelligent terminal, integrated system and process for receiving, managing and transmitting the postal correspondence in electronic format, respectively for collecting the postal shipments for delivery.

1, Descrierea invenției1, Description of the invention

Invenția se referă la un terminal inteligent (QTI), care este capabil să interacționeze cu utilizatorul (TE) sau (EM - expeditor mandatar), în baza unui chei de control (cod de operațiune) obținute ca urmare a accesării în prealabil a calculatorului central (QTMB) de către acesta din urmă, integrat sub forma unei rețea de astfel de terminale inteligente (QTIn) cu un sistem integrant compus dintr-un calculator central (QTMB) și un data center (DC), așa cum este descris în fig. 1., accesul fiind reglementat printr-un cod și o parolă.The invention relates to an intelligent terminal (QTI), which is capable of interacting with the user (TE) or (EM - mandated sender), based on a control key (operation code) obtained as a result of having previously accessed the central computer. (QTMB) by the latter, integrated in the form of a network of such smart terminals (QTIn) with an integrated system composed of a central computer (QTMB) and a data center (DC), as described in fig. 1., the access being regulated by a code and a password.

Sistemul integrat pentru expediții poștale fizice și în format electronic, astfel conceput, este capabil să preia de la utilizator (TE sau EM) o corespondență fizică, în cazul unui plic sau a unui colet, sau o corespondență electronică, prin scanarea documentelor pe terminalul inteligent (QTI) de către utilizator (TE sau EM), accesul la operațiile de plasare și/sau scanare a corespondenței facându-se în baza unei chei de acces (cod de operațiune). în cazul corepondenței fizice, livrarea efectivă a acesteia la destinatar (TD) se face de către un operator de transport (OSP), care colectează și livrează corespondențele în baza unei comenzi ferme transmise de către calculatorul central (QTMB). Corespondența în format electronic este transmisă automat la o adresa de email a destinatarului (TD), inițial stabilită de către expeditor (TE sau EM) în momentul plasării comezii de expediție în calculatorul central (QTMB). Mai mult, corepondența electronică va fi stocată și depozitată în data center (DC) de unde va putea fi accesată de către toți utilizatării cu drept reglementat de calculatorul central (DC).The integrated system for physical and electronic mail shipments, so designed, is able to take from the user (TE or EM) a physical correspondence, in the case of an envelope or a parcel, or an electronic mail, by scanning the documents on the intelligent terminal. (QTI) by the user (TE or EM), access to mailing and / or scanning operations based on an access key (operation code). In the case of physical correspondence, its actual delivery to the recipient (TD) is done by a transport operator (OSP), who collects and delivers the correspondence on the basis of a firm order sent by the central computer (QTMB). Correspondence in electronic format is automatically sent to an email address of the recipient (TD), initially established by the sender (TE or EM) when placing the start of the shipment in the central computer (QTMB). Moreover, the electronic correspondence will be stored and stored in the data center (DC) from where it can be accessed by all users with the right regulated by the central computer (DC).

Invenția de față, solicitată a fi brevetată, se încadrează în domeniul logisticii și distribuției expedițiilor, din categoria transporturilor de coletărie și mesagerie, care, pe lângă utilitatea generală își propune să rezolve o problemă comercială legată de durata de ajungere la destinatar a unei expediții poștale, durată care este definită ca suma duratelor procesului de expediere: procesul de lansare a solicitării de expediere poștală, durata de preluare efectivă a expediției poștale și durata de transport (livrare) a expediției poștale; uneori fiind necesară și contorizarea duratei de confirmare a livrării expediției. In mod particular, pentru un transport de marfă pe cale rutieră, în cazul retumării la emitent (proprietarul mărurilor transportate) a documentelor comerciale, care pot fi: scrisoarea de transport, avizul de însoțire a mărfii, certificate de calitate, factura aferenta mărfurilor livrate, alte documente specifice - care însoțesc mărfurile la transport și unde se impune prin procesul logistic să se confirme în original livrarea a 2017 00425The present invention, requested to be patented, is in the field of logistics and distribution of consignments, in the category of transport of mail and mail, which, in addition to the general utility aims to solve a commercial problem related to the length of time to reach the recipient of a postal shipment. , the duration that is defined as the sum of the duration of the dispatch process: the process of launching the postal dispatch request, the actual take-off time of the postal shipment and the transport (delivery) time of the postal shipment; sometimes it is necessary to count the time to confirm the delivery of the shipment. In particular, for a freight transport by road, in the case of the return to the issuer (the owner of the transported goods) of the commercial documents, which may be: the transport letter, the accompanying notice of the goods, quality certificates, the invoice for the delivered goods, other specific documents - which accompany the goods to transport and where it is required by the logistical process to confirm the original delivery of 2017 00425

28/06/2017 mărfurilor, confirmarea făcându-se prin semnarea și ștampilarea documentelor originale, problema livrării corespondenței poștale printr-un operator de expediții poștale are anumite constrângeri, care conduc la o îngreunare a activității comerciale în ansamblul ei. Aceste contrângeri sunt: predarea expediției poștale ( a documentelor comerciale) la operatorul de expediții poștale (curierul), în cazul în care operatorul care execută livrarea mărfurilor însoțite de aceste documente și pentru care se solicită confirmare de livrare, este un conducător auto al unui autovehicul comercial, având masa totală maximă autorizată mai mare de 12 tone și prin urmare, datorită reglementărilor privind accesul restricționat pe anumite artere rutiere pentru astfel de vehicule, operația de predare a expeditei de coletarie către operatorul de transport de tip curier este greoaie și costisitoare sau uneori imposibilă. Finalizarea unei astfel de expediții de coletările poate dura, în medie, 10 zile sau în unele situații mai mult de 15 de zile, calculate din momentul predării mărfurilor transportate și momentul înaintării și respectiv transportului expediției de coletărie, la operatorul de transport de tip curier, în vederea livrării la expeditorul mărfurilor.28/06/2017 the goods, the confirmation being made by signing and stamping the original documents, the problem of the delivery of postal correspondence through a postal dispatch operator has certain constraints, which lead to a hindrance of the commercial activity as a whole. These constraints are: the delivery of the postal shipment (of the commercial documents) to the postal dispatch operator (the courier), if the operator who executes the delivery of the goods accompanied by these documents and for which confirmation of delivery is requested, is a driver of a motor vehicle commercially, having the maximum authorized total mass of more than 12 tonnes and, therefore, due to the regulations regarding the restricted access on certain road arteries for such vehicles, the operation of delivering the parcel shipment to the courier carrier is cumbersome and expensive or sometimes impossible. The completion of such an expedition by the packages can take, on average, 10 days or in some situations more than 15 days, calculated from the moment of delivery of the transported goods and the moment of forwarding and respectively the transport of the parcel shipment, to the courier transport operator, for delivery to the consignor of the goods.

Impactul pe care îl are această perioadă de retur de documente comerciale, cu rol de confirmare a livrării mărfurilor vândute, asupra proceselor financiare, în ansamblu, este negativ calitativ și financiar, în sensul în care o marfă se consideră livrată dacă este recepționată integral și fără rezerve de către destinatar și această confirmare este menționată în documentele comerciale care însoțesc marfa. în continuarea procesului, facturarea mărfurilor vândute de expeditor către destinatar se consideră acceptată din momentul în care documentele comerciale doveditoare livrări respective se întorc la expeditor, având însemnele de confirmare a recepției mărfurilor și prin urmare termenul de plată, scadența facturii de vânzare a mărfurilor, curge din acest moment. Având în vederă că acest termen scadent de plata a mărfurilor vândute este comercial stabilit, conform reglementărilor legale, singura măsură de accelerare a fluxului de numerar dintre vânzător și cumpărător este optimizarea proceselor logistice, care, în acest punct, sistemul integrat alcătuit din terminalul inteligent și procedeul de preluare, gestionare și transmitere a corespondenței poștale în format electronic, respectiv de colectare a corespondenței în vederea transportului, conform invenției, este relevant și conduce la reducerea duratei de retur a documentelor comerciale doveditoare livrării, aceasta făcându-se în maxim 5 zile.The impact of this period of return of commercial documents, with the role of confirming the delivery of the goods sold, on the financial processes as a whole, is negatively qualitative and financial, in the sense that a product is considered to be delivered if it is received in full and without reservations by the consignee and this confirmation is mentioned in the commercial documents accompanying the goods. in the continuation of the process, the invoicing of the goods sold by the consignor to the consignee is considered accepted as soon as the commercial documents proving the respective deliveries are returned to the consignor, having the signs confirming the receipt of the goods and therefore the payment term, the maturity of the invoice for selling the goods, flows from this moment. Given that this deadline for the payment of the goods sold is commercially established, according to the legal regulations, the only measure to accelerate the cash flow between the seller and the buyer is the optimization of the logistics processes, which, at this point, the integrated system made up of the intelligent terminal and The process of taking, managing and transmitting the postal correspondence in electronic format, respectively collecting the correspondence for the purpose of transport, according to the invention, is relevant and leads to the reduction of the return time of the commercial documents proving the delivery, this being done in maximum 5 days.

A doua problemă tehnico-comercială pe care, conform invenției, sistemul o propune spre rezolvare, este posibilitatea constituirii unei Baze de Date cu expedițiile de coletărie, în format electronic, prelevate în urma procesului de scanare a cestora pe terminalul inteligent (QTI), gestiunea și managementul acestora, dând posibilitatea utilizatorilor, prin acces reglementat, să beneficieze de acces rapid la informația stocată, față de situația clasică în care corespondența este ținută în arhivă de documente. Stocarea corespondețelor în format digital se face într-un Data Center, care este parte componentă a sistemului, conform invenției; prin urmare utilizatorii nu sunt nevoiți să aibă echipamente specifice de stocare și să se ocupe singuri de gestiunea datelor stocate. în mod particular, rezolvarea acestei probleme tehnico-comerciale, conform invenției, în cazul activității comerciale de transport a mărfurilor, conduce la operativitate și competitivitate sporită în managementul informațional al documentelor comerciale aferente dovezii livării mărfurilor. în cele mai multe cazuri, păstrarea documentelor a 2017 00425The second technical-commercial problem that, according to the invention, the system proposes to solve, is the possibility of setting up a Database with the consignment shipments, in electronic format, taken from the scanning process of the cestore on the intelligent terminal (QTI), the management and their management, giving users the possibility, through regulated access, to benefit from quick access to the information stored, compared to the classic situation in which correspondence is kept in the document archive. Correspondence storage in digital format is done in a Data Center, which is part of the system, according to the invention; therefore users do not have to have specific storage equipment and handle the stored data themselves. In particular, solving this technical-commercial problem, according to the invention, in the case of the commercial activity of freight transport, leads to increased operability and competitiveness in the information management of the commercial documents related to the proof of goods delivery. in most cases, the keeping of documents of 2017 00425

28/06/2017 comerciale doveditoare livrării mărfurilor se face in mod fizic, prin metoda arhivării documentelor, cu respectarea reglementărilor legale, însă, în cazul în care se impune consultarea unor documente cu o vechime mai mare de 2 luni, operația devine greoaie și costisitoare. Prin metoda propusă , conform invenției, operația durează câteva secunde.28/06/2017 Commercial proof of the delivery of goods is done physically, by the method of archiving the documents, in compliance with the legal regulations, but, if it is necessary to consult documents older than 2 months, the operation becomes cumbersome and expensive . By the method proposed, according to the invention, the operation takes a few seconds.

în senul general de utiliate a inveției, prin care le este facilitat accesul tuturor utilizatorilor (TE), indiferent de statutul acestora, fie persoane fizice fie persoane juridice, prin care le permite acestora să își gestioneze momentul de predare a corespondeței poștale, iar acesta poate fi oricând prin vizitarea oricărui terminal inteligent (QTI), care se găsesc poziționate în locații cu accesibilitate facilă: stații pentru comercializare a carburanților, centre comerciale, gări, autogări, aerogări, instituții publice ș.a. . Modul de plasare a comenzii de expediție poștale, operație necesar a fi efectuat înaintea vizitării unuia dintre terminalele inteligente (QTI), se poate face de la orice calculator sau dispozitiv inteligent (telefon, tableta), cu condiția să aibă conexiune la internei, fapt ceea ce le permite utilizatorilor (TE) sa-și planifice din timp o serie de trimiteri poștale, ne mai fiind condiționați de sosirea unui agent al unui operator de servicii poștale sau să meargă la o unitate a unui operator de servicii poștale, ambele condiționate de un program de lucru. Excepție făcând plasarea corespondeței poștale direct la o unitate de colectare a corespondențelor poștale cu acces non-stop (de exemplu cutiile poștale stradale), însă dezavantajul acestora este legat de achiziționarea în prealabil a instrumentelor de plată (timbre poștale) pentru transmiterea corespondenței poștale. In cazul coletelor, unitate de colectare a corespondențelor poștale cu acces non-stop (de exemplu cutiile poștale stradale), nu se pretează la acest serviciu de corespondență poștală, ceea ce face ca inveția propusă sa-și atingă sopul și utilitatea.in the general sense of utilities of the invention, which facilitates the access of all users (TE), regardless of their status, either natural or legal persons, which allows them to manage their time of delivery of postal correspondence, and it can be anytime by visiting any smart terminal (QTI), which are located in locations with easy accessibility: fuel stations, shopping centers, stations, buses, airports, public institutions and so on. . The way of placing the mail order, an operation necessary to be performed before visiting one of the smart terminals (QTI), can be done from any computer or smart device (phone, tablet), provided that they have an internal connection, which allows users (TEs) to plan ahead a series of postal items, no longer being conditioned by the arrival of an agent of a postal service operator or going to a unit of a postal service operator, both conditioned by a work program. Exception by placing the postal correspondence directly to a mailbox collection unit with non-stop access (for example, street mailboxes), but their disadvantage is related to the prior purchase of payment instruments (postal stamps) for sending mail. In the case of parcels, a unit for collecting postal mail with non-stop access (for example, street mailboxes), it is not suitable for this postal correspondence service, which makes the proposed invention reach its soup and usefulness.

Sistemul integrat pentru expediții poștale fizice și în format electronic, conform invenției, pe lângă utilitatea generală, oferă rezolvarea problemelor enunțate mai sus prin aceea că are în componența sa un terminal inteliget (QTI) care face posibilă accesibilitatea, comunicarea și gestiunea expedițiilor de coletărie, pe care o denumin în continuare corespondență poștală, care prin intermediul sistemului în ansamblul lui, corepondența poștală ajunge la destinatar rapid și într-un format accesibili, solicitat de acesta din urmă. Mai mult, sistemul conform inveției, oferă o trasabilitate exactă cu un grad zero de eroare și un model de management performant al corespondenței, prin aceea că adresa de expedirere necesara înscrierii pe plic, stabilită anterior vizitei expeditorului la oricare dintre terminalele inteligente (QTIn) - moment în care se stabilește și operaținiile de expediere, care pot fi în format fizic sau în format electronic, este automat printată la terminalul inteligent (QTI) pe un format autoadeziv, prin aceea ca, în cazul corespondenței fizice, momentul plasării corespondeței la terminalul inteligent (QTI) este definit și recepționat sub forma unui mesaj de către destinatarul corespondenței, prin aceea că, în cazul corespondenței fizice, momentul livrării efective de către operatorul de transport de tip curier a corespondenței la destinatar este definit și recepționat sub forma unui mesaj de către expeditor, prin aceea că, în cazul corespondenței în format electronic, la alegerea utilizatorilor, corespondența se stochează într-un data center de unde poate fi accesata oricând, conform a 2017 00425The integrated system for physical and electronic mail shipments, according to the invention, in addition to the general utility, offers the solution of the problems mentioned above by having an Intelligent Terminal (QTI) that makes accessibility, communication and management of consignments possible, hereinafter referred to as postal correspondence, which through the system as a whole, the postal correspondence reaches the recipient quickly and in an accessible format, requested by the latter. Moreover, the system according to the invention, offers an exact traceability with a zero degree of error and a performance management model of the correspondence, in that the shipping address required to register on the envelope, established prior to the sender's visit to any of the intelligent terminals (QTIn) - when the shipping operations are established, which can be in physical or electronic format, it is automatically printed at the intelligent terminal (QTI) on a self-adhesive format, whereby, in the case of physical correspondence, the time of placing the correspondence at the intelligent terminal (QTI) is defined and received in the form of a message by the recipient of the correspondence, in that, in the case of physical correspondence, the actual delivery time by the courier carrier of the correspondence to the recipient is defined and received as a message by the sender, in that in the case of correspondence in format he electronically, at the users' choice, the correspondence is stored in a data center from where it can be accessed at any time, according to 2017 00425

28/06/2017 &06/28/2017 &

accesului reglementat al utilizatorilor.of the regulated access of the users.

Utilizatorul (TE sau EM) va accesa calculatorul central (QTMB) pentru a-și plasa comanda de expediție a corespondenței sale, alegând o serie de servicii disponibile, care pot fi: scanare, plasare corespondență fizică, scanare și plasare corespondență fizică. în urma acestei selecții, utilizatorul (TE sau EM) primește o cheie de control (cod de operațiune) pe care o va folosi la unul dintre terminalele inteligente (QTn).The user (TE or EM) will access the central computer (QTMB) to place their mail order, choosing a number of available services, which can be: scanning, physical mailing, scanning and physical mailing. Following this selection, the user (TE or EM) receives a control key (operation code) that he will use at one of the smart terminals (QTn).

Orice utilizator (TE) care accesează sistemul integrat pentru expediții poștale fizice și în format electronic, conform invenției, trebui mai întâi de toate să se înregistreze și să obțină autorizare din partea sistemului prin furnizarea unui cod unic de utilizator. Această măsură de securitate este necesară, fiind în concordanță cu reglementările legale privind răspunderea expeditorului pentru timiterile poștale plasate, conform art. 33 si art. 34 din legea nr. 83 din 12 iulie 1996 a serviciilor poștale.Any user (TE) accessing the integrated system for physical and electronic mail shipments, according to the invention, must first of all register and obtain authorization from the system by providing a unique user code. This security measure is necessary, being in accordance with the legal regulations regarding the sender's liability for the postal timers placed, according to art. 33 and art. 34 of the law no. 83 of July 12, 1996 of the postal services.

Terminalul inteligent (QTI), ca parte compentă integrată a sistemului, conform invenției, este compus din următoarele componente, așa cum este reprezentat în fig. 2.:The intelligent terminal (QTI), as an integrated component of the system, according to the invention, is composed of the following components, as represented in FIG. 2.:

- un ecran (TDC) cu funcții de tuch-screen prin intermediul căruia utilizatorul (TE sau EM) introduce cheia de control în baza căreia va avea acces la serviciile anterior selectate în calculatorul central (QTMB).- a screen (TDC) with tuch-screen functions through which the user (TE or EM) enters the control key based on which he will have access to the services previously selected in the central computer (QTMB).

- un modul de scanare (SCN), ca parte integrantă a terminalului inteligent (QTI), care asigură prelevarea corespondenței și transformarea ei în format electronic.- a scan module (SCN), as an integral part of the intelligent terminal (QTI), which ensures the correspondence collection and its transformation into electronic format.

- un modul de imprimare (IMP) , ca parte integrantă a terminalului inteligent (QTI), care emite eticheta autoadezivă cu informația privind adresa de destinație a corespondenței poștale, în scopul lipirii pe plicul personalizat oferit de către sistem, conform invenției. De asemenea, printre informațiile imprimate pe eticheta autoadezivă se va imprima și un cod de bare care va constituii cheia de identitate (control) a corespondenței poștale respective.- an imprint module (IMP), as an integral part of the intelligent terminal (QTI), which issues the self-adhesive label with the information on the destination address of the postal correspondence, in order to stick to the personalized envelope offered by the system, according to the invention. Also, among the information printed on the self-adhesive label, a bar code will also be printed, which will be the key (identity) of the respective postal correspondence.

- un sertar pentru plicuri (SP), care sunt personalizate, de unde utilizatorul va procura un exemplar pentru fiecare cod de operațiune deținut. în cazul necesității transmiterii a mai multor corespondențe, utilizatorul (TE sau EM) va achiziționa în număr egal chei de control. Accesul la sertarul cu plicuri (SP) este controlat de către sistem, conform invenției, prin aceea că un utilizator (TE sau EM) poate procura un număr de plicuri egal cu numărul de chei de control pe care și le-a achiziționat.- an envelope drawer (SP), which is customized, from which the user will obtain a copy for each operation code held. In the case of the need to send more correspondence, the user (TE or EM) will acquire in equal number the control keys. Access to the envelope drawer (SP) is controlled by the system, according to the invention, in that a user (TE or EM) can procure a number of envelopes equal to the number of control keys that he has purchased.

- o unitate de plasare a corespondenței (PRC), care este acționată automat de către sistem după parcurgerea etapei de printare a etichetei cu adresa de destinație și cheii de identitate a corespondenței poștale, permițând utilizatorului (TE sau EM) să introducă (plaseze) corespondența poștală. Această unitate are rol și de verificare a corespondenței plasate, în sensul că, în cazul în care eticheta cu adresa de destinație lipsește sau nu este corect imprimată și astfel ar putea genera eroare la livrare, unitatea pentru plasarea corespondenței (PRC) nu se închide și- a mail placement unit (PRC), which is automatically triggered by the system after completing the print step of the mailing address and destination mailing identity key, allowing the user (TE or EM) to enter (place) the mail mailbox. This unit also has the role of verifying the correspondence placed, in the sense that, if the label with the destination address is missing or not correctly printed and thus could lead to delivery error, the unit for placing the correspondence (PRC) does not close and

2017 004252017 00425

28/06/2017 va emite un mesaj de informare cu privire la nerecepționarea corespondenței, verificarea facându-se prin citirea cheii de identitate de pe etichetă. în plus, cheia de indentitate joacă un rol important în ceea ce este definit ca trasabilitatea operațiunilor de livrare a corespondențelor poștale. Astfel, utilizatorul (TE sau EM) are posibilitatea să verifice plicul și va solicita sistemului o îndrumare specifică, putând lua legătură telefonică cu operatorul de sistem (OSQTMB), care poate fi parte integranta a sistemului conform invenției, dacă nu va putea să remedieze singur problema. în cazul finalizării cu succes a verificării plasării corespondenței în vederea livrării, se va retuma pe ecran (TDC) un mesaj de validare a certificării primirii la livrare a corepondenței poștale.28/06/2017 will issue an informational message regarding the non-receipt of correspondence, the verification being done by reading the identity key on the label. In addition, the identity key plays an important role in what is defined as the traceability of postal mail delivery operations. Thus, the user (TE or EM) has the possibility to check the envelope and will ask the system for specific guidance, being able to make telephone contact with the system operator (OSQTMB), which can be an integral part of the system according to the invention, if he cannot remedy it himself problem. In the case of successfully completing the verification of the delivery of the correspondence for the delivery, a message validating the certification of the receipt of the postal correspondence will be received on the screen (TDC).

- un modul pentru emiterea confirmării de plasare a corepondenței (CPC), prin care, după validarea plasării realizată de către unitatea de plasare a coprespondenței (PRC), se va emite un bon care va conține detaliile expediției. Acesta poate fi un bon fiscal, în cazul în care utilizatorul (TE si EM) va achita contravaloarea serviciilor direct la terminatul inteligent (QTI).- a module for issuing correspondence placement confirmation (CPC), through which, after validation of the placement made by the co-mail placement unit (PRC), a voucher will be issued that will contain the details of the shipment. This can be a tax voucher, in case the user (TE and EM) will pay the value of the services directly to the smart terminator (QTI).

- un modul de plata cash a serviciilor solicitate (MPB), caz în care se vor utiliza bacnote.- a cash payment module of the requested services (MPB), in which case bacnotes will be used.

- un modul de plata prin cârd a serviciilor solicitate (QPOS), caz în care se va utiliza un cârd bancar sau un cârd de debit.- a card payment module of the requested services (QPOS), in which case a bank card or debit card will be used.

- unitatea de stocare a corespondențelor (USC), definit ca spațiu de stocare a corespondențelor plasate și la care accesul este securizat print-un modul de securitate (COD)- Correspondence storage unit (USC), defined as storage space for correspondence placed and to which access is secured by a security module (COD)

Exemplul nr. 1 în continuare facem o descriere a utilizării sistemului, conform invenției, pentru un serviciu de scanare și plasare corespondență fizică, în care vizita pentru plasarea efectivă a corespondenței la un teminal inteligent (QTI) se face de către un mandatar (EM) al expeditorului (TE) , iar plata serviciilor va fi efectuată de către expeditor (TE) printr-un sistem agreat, care poate fi transfer bancar sau debitarea unui cârd preplătit:Example no. 1 below we describe the use of the system, according to the invention, for a physical mailing and scanning service, in which the visit for the actual placement of correspondence at a smart terminal (QTI) is done by a sender (EM) of the sender ( TE), and the payment of the services will be made by the sender (TE) through an approved system, which can be bank transfer or the debit of a prepaid card:

- După autentificarea utilizatorului (TE) în sistemul integrat pentru expediții poștale fizice și în format electronic, conform invenției, acesta își alege serviciile dorite, stabilind printre alte informații inclusiv adresa de destinație a expediției poștale, conform exemplului ales și va obține o cheie de control, denumita în continuare cod de operațiune. Utilizatorul (TE) poate accesa sistemul, conform invenției, fie de la un calculator conectat la intemet fie de la un telefon inteligent cu acces la internet pentru a-și plasa comanda de expediție a trimetrii poștale prin intermediul sistemului, conform inveției. în cazul exemplului, utilizatorului (TE) dorind ca trimiterea poștală să se plaseze efectiv la unul dintre terminatele inteligente (QTI) de către un mandatar (EM), are posibilitatea să introducă numărul de telefon al madatarului (EM) în formularul de comanda de expediție , pentru ca acesta din urma să primească prin sms codul de operațiune. Această separare a momentului și locului de lansare a comenzii de expediție a trimiterii poștale, care este realizată de utilizator (TE), față de momentul și locul de plasare efectivă a corespondenței poștale, care se realializează de către mandatarul (EM) utilizatorului (TE), conform descrierii problemei comerciale, descrisă mai înainte, pe care o rezolvă invenția,- After the user's authentication (TE) in the integrated system for physical and electronic mail shipments, according to the invention, he chooses his desired services, establishing among other information including the destination address of the postal shipment, according to the chosen example and will obtain a control key , hereinafter referred to as the operation code. The user (TE) can access the system according to the invention, either from a computer connected to the remote or from a smart phone with internet access to place the order for sending the postal mail through the system, according to the invention. In the case of the example, the user (TE) wishing to send the postal mail to one of the intelligent terminals (QTI) by an agent (EM), has the possibility to enter the telephone number of the madatar (EM) in the shipping order form , for the latter to receive the operation code via sms. This separation of the time and place of launch of the shipment order of the postal item, which is carried out by the user (TE), from the time and place of actual placement of the postal correspondence, which is realized by the user's (EM) agent (TE) , according to the description of the commercial problem, described above, which the invention solves,

a 2017 00425to 2017 00425

28/06/2017 este absolut necesară, având în vedere că informațiile și gestiunea trimiterii poștale se realizează de către utilizator (TE), care se află la un birou într-o anumită localitate și locație, iar documentele care constituie corespondența poștală se află la mandatar (EM), situat posibil într-o altă localitate și locație. Astfel, prin conectarea calculatorului central (QTMB) cu terminalul inteligent (QTI), printr-o conexiune intemet, se face posibilă rezolvarea problemei comerciale pe care inveția și-a propus s-o rezolve. Prin urmare, în baza codului de operațiune, mandatarul (EM) expeditorului (TE) vizitează oricare terminal inteligent ( QTI) , va introduce codul pe ecranul terminalului inteligent și în acest moment va avea acces la serviciile selectate de către expeditor (TE). Astfel, va avea acces la modul de scanare, unde va putea scana exact numărul de pagini pe care l-a selectat utilizatorul (TE) în comanda de expeditie.în caz de neconcordanță între numărul de pagini selectate in comanda și numărul de pagini efective pe care mandatarul (EM) dorește să le scaneze, acesta va solicita ajutorul operatorului de sistem, sau transmite corespondența așa cum a rezultat. Corespondența transformată prin operația de scanare în format digital, va fi transmisă expeditorului (TE) și/sau destinatarului (TD) și de asemenea, va fi stocată în data center (DC) dacă există un astfel de protocol anterior stabilit de către utilizatori. După finalizarea fiecărui pas, de exemplu scanarea corespondenței, sistemul va solicita utilizatorului să confirme/să mearga mai departe sau să întrerupă procesul. în caz afirmativ se trece la pasul doi, în care se va elibera un plic personalizat, prin intemediul modulului (SP). Pasul următor reprezintă imprimarea adresei de destinație așa cum a aceasta a fost definită de catră utilizator (TE) în momentul plasării comenzii de expediție poștale. Eticheta autoadezivă retumată de către terminalul inteligent (QTI) prin intemediul modulului de imprimare (IMP) va fi lipită de către mandatar (EM) pe plic, iar se confirmă trecerea la pasul următor care presupune plasarea corespondenței poștale în unitatea pentru plasare a corespondenței (PRC). Se verifica plicul în vederea existenței sau lipirii corecte a etichetei cu adresa de destianție și în caz de validare, unitatea pentru plasarea corespondenței (PRC) se va bloca și va face transferul plicului în unitatea de stocare a corespondențelor (USC). în acest moment expediția nu mai poate fi anulată. Terminalul inteligent (TQI) va emite un bon de confirmare a plasării corepondenței, prin intemediul modului (CPC). în acest moment se finalizează etapa de preluare a corespondenței poștale.28/06/2017 is absolutely necessary, considering that the information and the management of the postal delivery is made by the user (TE), who is at an office in a certain locality and location, and the documents that constitute the postal correspondence are at trustee (EM), possible located in another locality and location. Thus, by connecting the central computer (QTMB) with the intelligent terminal (QTI), through a close connection, it is possible to solve the commercial problem that the invention has set itself to solve. Therefore, based on the operation code, the sender's (EM) trustee (TE) visits any smart terminal (QTI), will enter the code on the smart terminal screen and at this time will have access to the services selected by the sender (TE). Thus, it will have access to the scanning mode, where it will be able to scan exactly the number of pages the user has selected (TE) in the shipment order. In case of disagreement between the number of pages selected in the order and the number of actual pages that the agent (EM) wants to scan them, it will ask the system operator for help, or send the correspondence as it turned out. Correspondence transformed by the scanning operation into digital format will be sent to the sender (TE) and / or the recipient (TD) and also stored in the data center (DC) if there is such a protocol previously established by the users. After each step, such as scanning mail, is completed, the system will prompt the user to confirm / continue or stop the process. if so, proceed to step two, in which a custom envelope will be issued, through the module (SP). The next step is to print the destination address as defined by the user (TE) at the time of placing the shipping order. The self-adhesive label resumed by the intelligent terminal (QTI) through the print module (IMP) will be pasted by the agent (EM) on the envelope, and the passage to the next step which involves placing the postal mail in the mail placement unit (PRC) is confirmed. ). Check the envelope for the correct existence or sticking of the label with the address of destination and in case of validation, the unit for placing the mail (PRC) will be blocked and will transfer the envelope to the mail storage unit (USC). at this time the shipment can no longer be canceled. The Smart Terminal (TQI) will issue a confirmation receipt of the correspondence placement, through the mode (CPC). At this point, the stage of taking over the postal correspondence is completed.

După finalizarea etapei de preluare a corespondenței poștale, sistemul, conform invenției, va emite un mesaj de confirmare a plasării corespondenței către utilizator (TE) și/sau destinatar (TD).After completing the step of taking over the postal mail, the system, according to the invention, will issue a message confirming the mailing to the user (TE) and / or the recipient (TD).

Mai departe, conform procedeului de preluare, gestionare și transmitere a corespondențelor poștale, sistemul, conform invenției, va gestiona integrat activitatea tuturor terminalelor inteligente (QTI) și la momentul oportun, din punct de vedere logistic și comercial, va transmite operatorului de servicii poștale (OSP), pe canalul de comunicație stabilit (10) o comandă de livrare a expedițiilor, în baza unei liste de vizitare a terminalelor inteligente (TQI) de către operatorul de servicii poștale (OSP). Accesul (11) la terminalele inteligente (TQI) de către operatorul de servicii poștale (OSP) se face securizat, în baza protoculului de securitate (12) stabilit, care va livra (13) corespondența la adresa menționată la destinatar (TD). Plicul fiind personalizat, în cazul imposibilității predării corespondenței la adresă menționată, operatorul de a 2017 00425Further, according to the process of receiving, managing and transmitting postal correspondence, the system, according to the invention, will manage the activity of all the intelligent terminals (QTI) integrated and at the opportune moment, from a logistical and commercial point of view, it will transmit to the postal service operator ( OSP), on the established communication channel (10) a shipment delivery order, based on a smart terminal visit list (TQI) by the postal service operator (OSP). The access (11) to the intelligent terminals (TQI) by the postal service operator (OSP) is made secure, based on the security protocol (12) established, which will deliver (13) the correspondence to the address mentioned to the recipient (TD). The envelope being personalized, in case of the impossibility of delivering the correspondence to the mentioned address, the operator of 2017 00425

28/06/201706/28/2017

servicii poștale (OSP) va retuma (14) corespondența operatorului de sistem (OSQTMB). După confirmarea livrării corespondenței de către destinatar (TD), sistemul, conform invenției, va genera un mesaj de confirmare de livrare către expeditor (TE).postal services (OSP) will resume (14) correspondence of the system operator (OSQTMB). After confirming the delivery of the correspondence by the recipient (TD), the system, according to the invention, will generate a confirmation message of delivery to the sender (TE).

Corespondențele transportate în format digital și stocate în data center (DC), conform protocoalelor stabilite cu utilizatorii (TE si/sau TD) vor putea fi accesate securizat (16) (18) folosind canale securizate (15) (17).Correspondences transported in digital format and stored in the data center (DC), according to the protocols established with the users (TE and / or TD) can be accessed securely (16) (18) using secure channels (15) (17).

Claims

1. The integrated system (fig.l). composed of the central computer (QTMB) the intelligent terminal (QTI) (fig.3) and the process of receiving, managing and transmitting the postal correspondence in electronic format, respectively collecting the postal shipments for the delivery characterized by allowing the user (TE) , to place the order for sending the postal mail from a central computer (QTMB) and then to visit one of the smart terminals (OTIn) in order to send its correspondence, in physical format or in electronic mail format, and the service is completed. either by a postal consignment operator (OSP), in the case of envelopes and parcels, or directly to the recipient (TD) through the internship, in his mailbox (email) and storing correspondence in electronic format in the data center (DC).

2. The integrated system according to claim no. 1, characterized in that for sending the mail order, the user (TE) accesses the central computer (QTMB) and will define the desired correspondence service, which among other information will enter including the destination address, according to claim no. 1, and the result consists in resuming an operation code that will be used by him or his agent (EM) to effectively place the postal correspondence at one of the intelligent terminals (QTIn).

3. The integrated system according to claim no. 1 and 2, characterized in that the intelligent terminal (QTI) is provided with a logical unit (UT) that allows communication with a central computer (QTMB), using an in-line connection, so the user (TE or EM) will complete the teaching operation of the postal correspondence for delivery, benefiting from the information initially established after accessing the central computer (QTMB). By this method of separating the definition of the time and place where the mailing order is introduced, it makes possible the complex management of the postal items, by which the shipping data and possibly the payment of the postal service are established and managed by the user (TE) and the actual placement of postal correspondence is made by the agent (TM of the user (TE).

4. The integrated system according to claim no. 1, characterized in that the intelligent terminal (QTI) is provided with a touchscreen-type screen (TDC) which allows the user (TD or TM) to enter the operation code, according to claim no. 2 and also to follow the indications for processing the requested services, the result being the printing of the label with the recipient address or the transformation of the postal correspondence in digital format by means of the scanning unit (SCN).

5. The integrated system according to claim no. 1, characterized in that the intelligent terminal (QTI) is provided with an integrated scanning unit (SCN), which allows the user (TE) to scan the documents, according to claim no. 3, which constitutes the desired postal correspondence to be sent to a recipient (TD), and the number of pages scanned is initially determined by the user (TE) at the time of defining the desired dispatch service after accessing the central computer (QTMB). The documents scanned and transformed into digital format will be stored in a data center (DC), thus constituting personalized databases and of 2017 00425

06/28/2017 // managed by the user (TE) and / or the recipient (TD), in cloud mode.

6. The integrated system according to claim no. 1, characterized in that the intelligent terminal (QTI) is provided with a printing unit (IMP) that will issue the destination address on a self-adhesive label, according to the information established by the user (TE) and which the user (TE or EM) it will stick to the personalized envelope offered by the intelligent terminal (QTI), in the special place provided. Among other information that can be found on the printed label is a bar code that will be the key (control) of the postal correspondence placed at that smart terminal (QTI).

7. The integrated system according to claim no. 2 and 2, characterized in that the smart terminal (QTI) is provided with an envelope drawer (SP), so designed as to send to the user (TE or EM) one envelope for each operation code twisted from the intelligent terminal (QTI), access to the envelope drawer (SP) being controlled by the system.

8. The integrated system according to claim no. 2 and 2, characterized in that the intelligent terminal (QTI) is provided with a mail placement unit (PRC) in which the user (TE or EM) will effectively place the postal mail, using the custom envelope. issued by the intelligent terminal (QTI), according to claim no. 7, thus positioned, according to the instructions displayed on the screen (TDC) of the intelligent terminal (QTI), so that the mail placement unit (PRC) verifies and certifies the take-up of postal mail . The Correspondence Placement Unit (PRC) is provided with a blocking system that will no longer allow the user (TE or EM) access to the postal mail already placed and validated.

9. The integrated system according to claim no. 10, 11 and 11, characterized in that the intelligent terminal (QTI) is provided with a module for issuing confirmation of delivery of correspondence (CPC) to the respective intelligent terminal (QTI), in the form of a voucher which will contain information necessary for the control and management of postal mail. By this the user (TE or EM) will prove the delivery of the postal mail for delivery. if for payment of postal services it is desired to pay at the intelligent terminal (QTI), using one of the payment possibilities, respectively payment by debit card or payment with bacnotes, the voucher issued by the module for issuing the confirmation of the correspondence ( CPC) is a tax voucher.

10. The integrated system according to claim no. 1, characterized in that the intelligent terminal (QTI) is provided with a cash payment module (MPB) of the postal services by the user (TE or EM) that allows the payment of these postal services directly at the intelligent terminal (QTI), and for this operation will use bacnotes.

11. The integrated system according to claim no. 1, characterized in that the intelligent terminal (QTI) is provided with a card payment module (QPOS) of the postal services by the user (TE or EM) that allows the payment of these postal services of 201700425

28/06/2017 i directly to the smart termination (QTI), and for this operation will use a bank card or a debit card.

12. The integrated system according to claim no. 1 and 8, characterized in that the intelligent terminal (QTI) is provided with a mail storage unit (USC), where the validated postal correspondences are placed and where they will be collected by the postal service operator (OPC). The access to the postal correspondence placed will be regulated by the system in agreement with the postal service operator (OPC).

13. The integrated system according to claim no. 1, characterized in that the order for the collection of postal correspondences, in order to be delivered to recipients (TDs) by postal service operators (OPCs), is given by the system, in that the management of collections of postal correspondences placed by users ( TE or EM) is controlled by the system, using algorithms for optimization of intelligent terminal visits (QTIs) by postal service operators (OPCs) in order to pick them up.

14. The integrated system according to claim no. 1, characterized in that the data center (DC) is an integral part of it and allows the user (TE) and / or the recipient (TE) to store the documents transmitted in electronic format, which constitutes the postal correspondence in question, in a database hosted by a data center (DC) and will be able to access it, on a regulated basis, through "cloud" technology.