KR20170014207A - 통합업무관리시스템에 의해 수신되는 문서의 자동 배부 서비스 방법 - Google Patents

Abstract

본 발명은, 특정한 통합업무관리시스템의 사용자 계정으로 수신되는 문서의 정보를 추출하는 단계, 상기 단계에서 추출된 문서의 정보에 의해, 상기 문서가 기설정된 배부옵션에 해당되는지 여부를 확인하는 단계, 상기 단계에 의해 상기 문서가 상기 배부옵션에 해당되면, 상기 배부옵션에 설정된 해당 문서의 배부부서를 확인하는 단계, 상기 단계에서 확인된 배부부서로 상기 문서를 발송하는 단계를 포함하는 통합업무관리시스템에 의해 수신되는 문서의 자동 배부 서비스 방법으로서, 본 발명에 의하면, 통합업무관리시스템에 의해 수신되는 문서를 해당 수신인에 자동적으로 배부할 수 있게 한다.

Description

통합업무관리시스템에 의해 수신되는 문서의 자동 배부 서비스 방법{METHOD FOR AUTOMATIC DISTRIBUTION OF THE DOCUMENTS}

본 발명은 통합업무관리시스템을 통해 통합적으로 수신, 관리되는 문서를 자동적으로 해당 관련 부서에 배부할 수 있는 서비스 방법에 관한 것이다.

우리가 살아가는 21세기는 흔히 지식정보화사회라고 일컬어진다. 이는 예전과 달리 지식과 정보가 중심이 되는 사회에서 우리의 삶이 영위되고 있음을 의미하는 것으로 풀이된다. 이러한 지식정보화의 영향으로 공직사회 내부에서도 일하는 방식 혁신과 행정서비스 수준 제고라는 시대적 요청은 거역할 수 없는 새로운 과제가 되었다.

사실 정보통신기술의 발전에 따라 정부의 대 민원서비스를 온라인에서 편리하게 제공하려는 노력은 2000년대 초반부터 시작되어 지속적으로 개선되어 왔지만, 정작 그 서비스가 실제로 처리되는 행정업무의 프로세스 자체는 시스템화가 미흡한 편이었다.

이에 정부 주도로 일하는 방식과 생각을 바꾸는데 도움을 줄 수 있는 행정업무관리시스템 도입을 노력해 왔고, 민간기업들이 글로벌 시대의 국제경쟁력을 갖추기 위해 ERP 시스템을 도입하여 경역혁신과 구조조정을 추진한 것처럼 정부도 일하는 방식 혁신을 위한 시스템 도입하기에 이르렀고, 온-나라 시스템(On-nara Business Process System)이 이러한 정부의 시스템 혁신을 위한 노력의 결과물이다.

온-나라 시스템은 내가 하는 일의 목적과 범위, 소재 등을 명확히 하고 그 추진실적을 관리함으로써, 문서의 생산, 유통, 보존 등 전 과정을 표준화하고, 의사결정과정을 기록, 관리함으로써 궁극적으로는 행정의 책임성과 투명성 향상을 도모하였다.

그러나, 이를 통한 문서의 관리는 각 단위별로 통합적으로 수신되는 문서를 온-나라 시스템 내의 전자문서배부 기능을 통해 어느 조직의 어느 담당자에게 문서가 유통되어야 하는지를 파악하여 일일이 문서를 배부하는 과정을 거쳐서 담당자가 이를 수신할 수 있었다.

즉, 온-나라 시스템에 담당자가 로그인을 하여야 하고, 온-나라 시스템에 연계하여 해당 문서를 개별적 선택 및 조직도 및 사용자를 연동을 위한 온-나라 시스템과의 Database를 연동하여야 가능한 불편이 있었다.

1. 한국공개특허 특2001-0069887호 2. 한국등록특허 제10-0470412호 3. 한국공개특허 제10-2006-0071060호

본 발명은 상술한 문제점을 해결하기 위하여 안출된 것으로서, 본 발명은 통합업무관리시스템에 의해 수신되는 문서를 관련 부서에 자동적으로 배부할 수 있는 서비스 방법을 제공하는 데 그 목적이 있다.

이러한 목적을 달성하기 위하여 본 발명에 따른 통합업무관리시스템에 의해 수신되는 문서의 자동 배부 서비스 방법은, 정부전자문서유통지원센터를 통하여 통합업무관리시스템의 수신기관으로 수신되는 문서의 정보를 추출하는 단계, 상기 단계에서 추출된 문서의 정보에 의해, 상기 문서가 기설정된 배부옵션에 해당되는지 여부를 확인하는 단계, 상기 단계에 의해 상기 문서가 상기 배부옵션에 해당되면, 상기 배부옵션에 설정된 해당 문서의 배부부서를 확인하는 단계, 상기 단계에서 확인된 배부부서로 상기 문서를 발송하는 단계를 포함한다.

그리고, 상기 문서의 정보는 상기 문서의 제목, 발송부서 등이고, 상기 문서가 기설정된 배부옵션에 해당되는지의 확인은 상기 배부옵션에 상기 문서의 정보와 부서가 일치하는 정보가 설정되어 있는지를 확인하는 것을 특징으로 한다.

또한, 상기 배부옵션은 상기 문서의 정보에 따라 각 문서의 배부부서가 대응되게 설정될 수 있고,

추가적으로, 상기 배부옵션은 다수의 리스트가 저장 가능하고, 상기 저장된 리스트 간에 배부 순서의 설정이 가능하여, 상기 문서를 발송하는 단계는 설정된 배부 순서에 의해 발송할 수 있다.

그리고, 상기 문서의 발송은 실시간 또는 일정 간격으로 설정 가능한 것을 또한 특징으로 한다.

본 발명에 따르면,

프로그램 실행에 의해 자동적으로 기관의 온-나라 시스템에 로그인이 가능하여 접근성 및 편의성이 증대된다.

그리고, 온-나라 시스템의 Database에 연동 작업을 요하지 않는다.

또한, 시스템을 통해 수신된 문서를 자동으로 추출하고 자동으로 배부가 가능하여 업무처리능률을 향상시킬 수 있다.

도 1은 본 발명의 실시 예에 따른 자동 배부 서비스 방법을 순서적으로 도시한 것이다.
도 2 내지 도 4는 본 발명의 실시 예에 따른 자동 배부 서비스 방법의 구현 과정을 설명하기 위한 도면이다.

본 발명의 바람직한 실시 예에 대하여 첨부된 도면을 참조하여 더 구체적으로 설명하되, 이미 주지된 기술적 부분에 대해서는 설명의 간결함을 위해 생략하거나 압축하기로 한다.

도 1은 본 발명의 실시 예에 따른 통합업무관리시스템에 의해 수신되는 문서의 자동 배부 서비스 방법을 순서적으로 도시한 것이다. 도 1을 참조하여 본 발명에 따른 실시 예에 따른 자동 배부 서비스 방법을 설명하기로 하고, 도 2 내지 도 4를 설명에 참조하기로 한다.

본 발명은 온-나라 시스템과 같은 통합업무관리시스템을 통해 수신되는 전자문서 등을 자동으로 해당 부서로 발송함에 있어, 사용자가 온-나라 시스템에 접속할 필요가 없고, 사용자가 직접 각각의 문서를 해당 부서로 발송하는 행위를 요하지 않기 위한 서비스 방법이다.

이를 위해서 이 같은 구현이 가능한 자동배부 프로그램을 컴퓨터 등에 설치하여 이를 구동시키는 것을 전제로 하여, 본 발명에 따른 자동 배부 서비스 방법은 구동된 프로그램에 의해서 실행되게 된다.

그러므로, 우선, 사용자는 온-나라 시스템에 접속하는 대신, 컴퓨터 등에 설치된 자동배부 프로그램을 실행하고 해당 프로그램에 인증수단을 통해서 로그인을 함으로써 기능의 구현이 가능하다.

자동배부 프로그램은 자동적으로 통합업무관리시스템의 Database에 접속하지 않고 저장된 조직도와 조직원의 정보와 연동되어 구동됨은 물론이다.

1. 조직정보 추출, 검증 단계(S10)

자동배부 프로그램을 실행하여 사용자로 로그인되며, 별도의 Database 접속 없이 기관의 조직정보를 추출하게 된다.

추출 내용은 신규 부서, 페지 부서, 변경 부서 정도 등을 반영하도록 되어 있다.

2. 문서 정보 추출단계(S20)

별도로 통합업무관리시스템에 접속할 필요없이 해당 프로그램은 설정된 방법에 따라 특정한 통합업무관리시스템의 사용자 배부 담당자 계정으로 수신되는 문서에서 문서의 정보를 추출하게 된다.

여기서, 문서의 정보는 대개 문서의 제목, 발송부서 등일 수 있고, 그 외에 식별할 수 있는 키워드면 무엇이든 가능하다.

3. 배부옵션 해당여부 확인 단계(S30)

S20에서 추출된 문서의 정보와 S10에서 추출된 조직정보를 통해서 각 문서가 배부옵션에 설정되어 있는지를 확인한다.

자동배부 프로그램은 문서의 배부옵션을 미리 설정함으로써 문서가 설정된 옵션에 따라 자동적으로 배부되도록 하는 것이다.

이를 위해 배부옵션은 문서의 정보에 해당하는 제목, 발송부서 등에 따라 배부부서와 배부 순서, 배부 간격 등을 설정하고 있다.

이 같은 설정은 삭제, 변경 등의 기능이 가능함은 물론이다.

즉, 도2와 같이 제목이나 발송부서에 어떠한 키워드가 포함된 것은 어느 부서로 배부할 것인지가 대응되게 미리 설정할 수 있고, 설정된 리스트는 하단에 나열되는 것이다.

4. 배부부서 확인단계(S40)

S30에서 문서가 배부옵션에 해당되는 경우, 배부옵션에 설정된 배부부서에 관한 정보를 확인하게 된다.

5. 문서 발송단계(S50)

S40에서 확인된 배부부서의 정보를 토대로 해당 부서 및 담당자의 수신주소로 문서를 자동적으로 발송하게 된다.

이 같은 문서의 발송은 설정된 순서에 의해서 발송하게 되는데, 설정된 순서는 배부옵션의 리스트를 통해 확인 가능하다.

이 같은 순서는 도3 및 도4와 같이 변경 가능함으로써 우선순위를 임의로 설정할 수가 있게 된다.

또한, 문서의 발송은 실시간으로 이루어지도록 설정이 가능하고, 필요에 따라서 설정된 시간 간격으로 발송되도록 설정할 수도 있는 다양성을 제공한다.

자동배부에 의하지 않고 명령을 입력하는 경우에만 배부가 실행되게 할 수 있는 것은 물론이다.

이와 같이 자동배부 프로그램의 구동에 의해서 온-나라 시스템에 자동적으로 로그인되고, 온-나라 시스템의 Database에 연동 작업 없이 프로그램의 구동에 의해서 통합업무관리시스템을 통해 수신된 문서를 자동으로 배부가 가능하여 업무처리능률을 향상시키고, 기타 다양하고 편의적인 기능들의 구현을 손쉽게 할 수 있게 한다.

이상과 같이, 본 발명에 대한 구체적인 설명은 첨부된 도면을 참조한 실시 예에 의해서 이루어졌지만, 상술한 실시 예는 본 발명의 바람직한 예를 들어 설명하였을 뿐이기 때문에 본 발명이 상기의 실시 예에만 국한되는 것으로 이해되어져서는 아니 된다. 따라서 상기에서 설명한 것 외에도 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 사람은 본 발명의 실시 예에 대한 설명만으로도 쉽게 상기 실시 예와 동일 범주 내의 다른 형태의 본 발명을 실시할 수 있거나, 본 발명과 균등한 영역의 발명을 실시할 수 있을 것이다.

S10 : 조직정보 추출, 검증 단계
S20 : 문서정보 추출단계
S30 : 배부옵션 해당여부 확인단계
S40 : 배부부서 확인단계
S50 : 문서 발송단계

Claims (1)

1. 문서의 자동배부 프로그램의 실행에 의해서, 정부의 온-나라 시스템(On-Nara BPS System)의 조직정보를 자동으로 추출하고, 조직정보의 신규 및 변경 여부를 검증하는 단계;
   기관 담당자 계정으로 수신되는 문서에서 문서의 제목 및 발송부서를 포함하는 정보를 추출하는 단계;
   상기 정보를 추출하는 단계에서 추출된 문서의 정보와 일치하는 정보가 상기 자동배부 프로그램에 기설정된 배부옵션에 설정되어 있는지 여부를 확인하는 단계;
   상기 확인하는 단계에 의해 상기 문서가 상기 배부옵션에 설정되어 있으면, 상기 배부옵션에 기설정된 해당 문서의 배부부서를 확인하는 단계; 및
   상기 단계에서 확인된 배부부서로 상기 문서를 자동 발송하는 단계를 포함함으로써,
   정부의 업무 처리 전산화 시스템에 로그인 작업 및 해당 시스템의 데이터베이스에 연동 작업 없이 정부의 온-나라 시스템에 의해 수신되는 문서를 자동으로 배부 가능하며,
   상기 배부옵션은 배부순서에 따른 설정이 가능하여, 상기 문서의 자동배부 프로그램에 의해 저장된 상기 배부순서에 관한 리스트를 상기 문서의 자동배부 프로그램의 유저에게 제공함으로써, 상기 유저가 문서 배부 우선순위에 따른 배부순서를 변경할 수 있게 하고,
   상기 배부옵션은 배부간격에 따른 설정이 가능하여, 상기 문서의 발송을 실시간 또는 일정 간격으로 설정 가능하여,
   상기 문서를 자동 발송하는 단계는, 상기 배부순서 및 상기 배부간격에 따라 정해진 순서 및 간격에 따라 해당 배부부서로 발송하는 것을 특징으로 하는,
   정부의 온-나라 시스템에 의해 수신되는 문서를 자동으로 배부하는 방법.

Images