KR102016998B1

KR102016998B1 - 개인정보를 포함하는 비공개 처리 기록물의 효율적 관리를 위한 비전자 기록물의 디지털화 시스템 및 방법

Info

Publication number: KR102016998B1
Application number: KR1020170059248A
Authority: KR
Inventors: 이세희
Original assignee: 이세희
Priority date: 2017-05-12
Filing date: 2017-05-12
Publication date: 2019-09-03
Also published as: KR20180124529A

Abstract

비 전자 기록물로부터 생성된 전자문서의 공개, 비공개, 부분공개 여부를 구분함으로써 정보통신망 구성도, 정보시스템 구성도, 용역사업 산출물 및 개인정보 등 비공개 대상정보는 비공개자료로 분류하여 관리할 수 있는 비전자 기록물의 디지털화 시스템 및 방법이 개시된다. 이를 위하여 공개구분을 통해 공개, 비공개, 부분공개로 분류된 기록물 공개 목록을 입력받아 전송하는 입력장치와, 기록물의 전자문서가 저장된 전자문서 DB, 비공개 대상정보 및 비공개 패턴정보가 저장된 비공개 패턴정보 DB가 포함된 저장장치, 및 상기 입력장치로부터 전송된 기록물 공개 목록 중 부분공개 목록을 분류하고, 상기 부분공개 목록에 매칭된 전자문서를 상기 전자문서 DB로부터 추출하여 그 전자문서에 포함된 문자정보를 인식하며, 상기 문자정보 중 상기 비공개 대상정보 및 비공개 패턴정보에 매칭된 문구나 단어의 위치를 분석하여 상기 문구나 단어의 표시를 차단하는 블라인드 정보를 생성하는 관리서버를 포함하는 개인정보를 포함하는 비공개 처리 기록물의 효율적 관리를 위한 비전자 기록물의 디지털화 시스템을 제공한다. 본 발명에 의하면, 부분공개로 구분된 지적 기록물, 건축물 기록물, 시청각 기록물 등의 기록물이 쪽단위로 비공개 되는 대신에 비공개 대상정보가 표기된 영역만 블라인드 처리되므로, 공개가 제한되는 분량이 최소화 될 수 있다.

Description

개인정보를 포함하는 비공개 처리 기록물의 효율적 관리를 위한 비전자 기록물의 디지털화 시스템 및 방법{DOCUMENT DIGITALIZATION SYSTEM CAPABLE OF MINIMIZING PRIVATE DOCUMENT AND METHOD OF THE SAME}

본 발명은 비 전자 기록물을 디지털화 하여 기록물 데이터베이스를 구축하는 개인정보를 포함하는 비공개 처리 기록물의 효율적 관리를 위한 비전자 기록물의 디지털화 시스템 및 방법에 관한 것으로, 보다 상세하게는 지적 기록물, 건축물 기록물, 시청각 기록물 등의 비 전자 기록물로부터 생성된 전자문서의 공개, 비공개, 부분공개 여부를 구분함으로써 정보통신망 구성도, 정보시스템 구성도, 용역사업 산출물 및 개인정보 등 비공개 대상정보는 비공개자료로 분류하여 관리할 수 있는 개인정보를 포함하는 비공개 처리 기록물의 효율적 관리를 위한 비전자 기록물의 디지털화 시스템 및 방법에 관한 것이다.

문서의 디지털화 방법에는 대규모 인력을 동원한 수작업 입력과 문자인식 등을 활용한 자동화방법이 대표적이다. 전자는 방대한 인력비용 및 시간의 소요, 제한적 자료처리 규모가 문제점이며, 후자는 자동화의 검증문제가 가장 큰 해결과제이다.

종래기술에 따른 문서의 디지털화 환경에서는 생성된 텍스트 정보의 개별적인 문자단위 검증 및 교정 인터페이스 개념이 주류를 이루었다. 이러한 종래기술은 수작업 또는 문자인식 기술을 이용하여 생성된 텍스트 정보를 원본 문서의 문자영역과 일대일(1:1) 대조하는 과정을 통하여 텍스트의 오류를 교정하는 시스템이다.

이러한 필기문서에 대한 디지털화 과정은 대규모 수작업 인력에 의해 수행되었으며, 결과에 대한 검증은 입력할 때와 동일한 인력 및 시간 등의 비용이 소요되었다. 반면, 인쇄문서에 대한 디지털화 과정은 상용 문자인식 기술이 수작업 과정을 대체하였으나, 이 기술 또한 정확도가 100%에 이르지 못하기 때문에 고품질의 텍스트 정보를 얻고자 할 때는 검증 및 교정에 따른 비용의 지출이 불가피하였다. 따라서 효율적인 검증 및 교정시스템은 문서의 디지털화 과정의 큰 해결과제로 남게 되었다.

특히, 관공서, 은행이나 증권회사 등의 금융기관, 획일적이고도 상당히 많은 양의 정형화된 형태의 계약서로써 계약을 체결하는 통신회사 및 보험사, 학생의 성적을 일정한 형태의 성적표로써 관리해야 하는 학교, 및 환자들의 진료카드 등 수 많은 정형적 형태의 문서를 다루는 기관에 있어서 문서를 기록으로 남기는 작업은 매우 중요하다.

예시적으로, 관공서 등의 기록물의 전산화 작업은 ① 기록물 반출단계와, ② 기록물 분류 · 정리 및 면표시 단계와, ③ 기록물 정리검증단계와, ④ 색인(검색)목록 작성 및 입력 단계와, ⑤ 공개구분 입력단계와, ⑥ 전자문서 생성단계와, ⑦ 이미지보정 및 점검 단계와, ⑧ RMS DB등록단계와, ⑨ 품질 검사단계와, ⑩ 재편철 단계와, ⑪ 상자편성 및 서가배치 단계, 및 ⑫ 최종 검수단계를 포함한다.

상기 기록물반출 단계는 선정된 기록물을 확인절차를 거처 작업장으로 반출하는 단계이다.

상기 기록물 분류·정리 및 면표시 단계는 정부, 예컨대 행정자치부 산하 국가기록원의 '기록물관리지침'에 따라 분류, 해철, 보수대상 분류, 부착물정리, 중복 · 복사본 제거 등의 기록물 정리 작업을 수행하는 단계이다. 여기서, 면표시는 '기록물 관리지침', '기록물디지털화지침'에 따라 페이지번호 부여하는 과정이다. 그리고 기록물의 분류 및 재편철은 발생순서 및 논리적 순서에 따라 최초문서가 위로 오도록 정리함을 원칙으로 하되, 맥락을 알 수 없거나 파악하기 어려운 경우 원질서 유지하는 과정이다.

상기 기록물 정리 검증단계는 검증담당자가 '기록물 관리지침', '기록물디지털화 지침'에 따라 기록물의 해철, 보수, 분류, 면표시 등 기록물정리업무의 정확성을 확인하는 단계이다.

상기 색인(검색)목록 작성 및 입력 단계는 색인목록 정보로 중앙기록물관리기관의 장이 정하는 기록물건 및 철 등록정보를 시스템에 입력하는 단계이다.

상기 공개구분 입력단계는 DB구축 문서 내용확인 후 개인정보 포함여부 검토하며, 전자문서 공개재분류 결과 및 DB구축문서 공개재검토후 변경정보 등을 기록관리시스템에 반영하는 단계이다.

상기 전자문서 생성단계는 '기록물디지털화지침'에 따라 기록물 디지털화 작업 수행하기 위해 기록물을 스캐너로 스캐닝하여 전자문서를 생성하는 단계이다.

상기 이미지보정 및 점검단계는 기록물의 디지털화 작업 결과에 대한 검증 및 기울기, 농도, 구겨짐 · 접힘 등 보정이 필요한 사항을 확인하여 수정 작업 수행하는 단계이다. 이때, 스캔한 이미지에 대해서는 기울기 보정, 노이즈(잡티) 제거, 검은 테두리 제거, 본문 중앙정렬, 역상 및 회전의 작업을 처리해야 한다. 또한, 전자문서 검수자는 어떠한 경우에도 본문에 내용을 추가 하거나 삭제하는 등의 행위를 절대할 수 없다.

상기 RMS DB등록 단계는 작업 완료된 색인 목록과 스캐닝 결과물에 대한 비교 검증 수행 후 이상이 없으면, 일괄등록프로그램을 이용하여 RMS에 등록하는 단계이다.

상기 품질 검사단계는 RMS 등록된 색인 및 이미지에 대한 5% 샘플링 검사 실시하는 단계이다.

상기 재편철 단계는 품질 검사 후 '기록물관리지침'에 따라 재편철 수행하고, 기록물철표지의 날개 부분에도 기록물 제목 등 표기한 라벨을 표시하는 단계이다.

상기 상자편성 및 서가배치 단계는 재편철이 완료된 기록물에 대해 상자 편성 후 발주기관이 정하는 서가 위치에 배치하는 단계이다. 이때, 서가 내 폐기기록물 정리 및 서가 전체 재배치 작업 수행하고, 서가목록 위치정보 현행화 한다.

상기 최종 검수단계는 RMS에 등록된 기록물 및 서가배치 완료 기록물에 대한 검수를 진행하는 단계이다.

이와 같이, 기록물의 전산화 작업은 각 기관에서는 많은 문서를 디지털화하여 컴퓨터나 서버에 저장하기에 앞서 비 전자문서에 대한 색인목록을 작성 및 입력하고, 전자문서의 공개, 비공개, 부분공개 여부를 기록관리시스템에 반영하는 작업이 수행되어 왔다.

그러나, 비공개 대상정보는 기록물의 건단위 또는 쪽단위로 표시하되, 공개가 제한되는 분량을 최소화하도록 하여야 하므로, 전체 페이지에서 비공개 정보가 일부만 있어도 해당 건이나 해당 페이지 전체를 비공개로 처리하기 때문에 국민의 알권리나 정보접근권 차원에서도 적절하지 않다는 문제점이 있다.

대한민국 등록특허 제10-1627550호(2016.06.07 공고) 대한민국 등록특허 제10-1088151호(2011.12.02 공고) 대한민국 등록특허 제10-1334483호(2013.11.29 공고)

따라서, 본 발명의 제1 목적은 공개구분을 통해 부분공개로 설정된 전자문서로부터 획득한 문자정보와 비공개정보 패턴DB를 비교 분석하여 블라인드 처리할 문자영역이 설정된 블라인드 정보를 생성함으로써, 부분공개로 설정된 전자문서의 비공개 영역을 최소화하는 비전자 기록물의 디지털화 시스템을 제공하는데 있다.

또한, 본 발명의 제2 목적은 부분공개 대상정보를 쪽 단위로 비공개 하는 것에서 나아가 개인정보 등 비공개 대상정보가 표기된 부분만을 블라인드 처리하여 공개가 제한되는 분량을 최소화할 수 있는 비전자 기록물의 디지털화 방법을 제공하는데 있다.

상술한 본 발명의 제1 목적을 달성하기 위하여, 본 발명의 일 실시예에서는 공개구분을 통해 공개, 비공개, 부분공개로 분류된 기록물 공개 목록을 입력받아 전송하는 입력장치와, 기록물의 전자문서가 저장된 전자문서 DB, 비공개 대상정보 및 비공개 패턴정보가 저장된 비공개 패턴정보 DB가 포함된 저장장치, 및 상기 입력장치로부터 전송된 기록물 공개 목록 중 부분공개 목록을 분류하고, 상기 부분공개 목록에 매칭된 전자문서를 상기 전자문서 DB로부터 추출하여 그 전자문서에 포함된 문자정보를 인식하며, 상기 문자정보 중 상기 비공개 대상정보 및 비공개 패턴정보에 매칭된 문구나 단어의 위치를 분석하여 상기 문구나 단어의 표시를 차단하는 블라인드 정보를 생성하는 관리서버를 포함하는 개인정보를 포함하는 비공개 처리 기록물의 효율적 관리를 위한 비전자 기록물의 디지털화 시스템을 제공한다.

또한, 본 발명의 제2 목적을 달성하기 위하여, 본 발명의 일 실시예에서는 관리서버가 외부로부터 제공된 기록물의 전자문서와 비공개 대상정보를 저장장치에 저장하는 전자문서 저장단계와, 입력장치가 공개구분을 통해 공개, 비공개, 부분공개로 분류된 기록물 공개 목록을 입력받아 관리서버로 전송하는 공개구분 입력단계와, 상기 관리서버가 입력장치로부터 제공된 기록물 공개 목록을 상기 저장장치에 저장하고, 상기 기록물 공개 목록 중 부분공개 목록을 분류하며, 상기 부분공개 목록에 매칭된 전자문서를 상기 저장장치로부터 추출하여 문자정보를 인식하며, 상기 문자정보 중 상기 비공개 대상정보에 매칭된 문구나 단어의 위치를 분석하여 상기 문구나 단어의 표시를 차단하는 블라인드 정보를 생성하는 블라인드 정보 생성단계와, 상기 관리서버가 부분공개 전자문서와 블라인드 정보를 검수 단말기로 전송하는 검수 요청단계, 및 상기 검수 단말기의 검수 프로그램이 관리서버로부터 제공된 일반 전자문서와 부분공개 전자문서 및 블라인드 정보를 수신받아 검수 단말기에 저장하고, 비공개 대상정보가 배치된 영역의 문자정보를 식별할 수 있도록 블라인드 정보를 부분공개 전자문서와 함께 화면으로 출력하는 화면표시 단계를 포함하는 개인정보를 포함하는 비공개 처리 기록물의 효율적 관리를 위한 비전자 기록물의 디지털화 방법을 제공한다.

본 발명에 의하면, 부분공개로 구분된 지적 기록물, 건축물 기록물, 시청각 기록물 등의 기록물이 쪽단위로 비공개 되는 대신에 비공개 대상정보가 표기된 영역만 블라인드 처리되므로, 공개가 제한되는 분량이 최소화 될 수 있다. 다시 말해, 본 발명은 부분공개 전산화 기록을 추후에 열람 시 공개가 제한된 내용만을 안보이도록 하고 나머지 부분은 공개되므로, 국민의 알권리나 정보접근권 차원에서 효과적이다.

도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 기록물 디지털화 시스템을 설명하기 위한 블록도도이다.
도 2는 본 발명의 다른 실시예에 따른 기록물 디지털화 시스템을 나타내는 구성도이다.
도 3은 본 발명에 따른 관리서버를 설명하기 위한 블록도이다.
도 4는 본 발명의 일 실시예에 따른 기록물 디지털화 방법을 설명하기 위한 순서도이다.

이하, 첨부도면을 참조하여 본 발명의 바람직한 실시예들에 의한 개인정보를 포함하는 비공개 처리 기록물의 효율적 관리를 위한 비전자 기록물의 디지털화 시스템 및 방법(이하, '기록물 디지털화 시스템'이라 약칭함.)을 상세하게 설명한다.

도 1은 본 발명의 일 실시예에 따른 기록물 디지털화 시스템을 설명하기 위한 블록도도이며, 도 2는 본 발명의 다른 실시예에 따른 기록물 디지털화 시스템을 나타내는 구성도이다.

도 1 및 도 2를 참조하면, 본 발명에 따른 기록물 디지털화 시스템은 기록물 공개 목록을 입력받는 사용자 단말기와, 비 전자 기록물의 전자문서가 저장된 전자문서 DB와 비공개 대상정보가 저장된 비공개 패턴정보 DB가 구비된 저장장치(300), 및 상기 사용자 단말기로부터 전송된 기록물 공개 목록 중 부분공개 목록에 매칭된 전자문서의 문자정보를 인식하고 상기 문자정보와 비공개 대상정보를 비교 분석하여 블라인드 정보를 생성하는 관리서버(200)를 포함하며, 선택적으로 비 전자 기록물의 전자문서를 생성하여 관리서버(200)로 제공하는 스캐너(400)와 상기 블라인드 정보를 검증하는 검수 단말기(500)를 더 포함할 수 있다.

이때, 비 전자 기록물은 지적 기록물, 건축물 기록물, 시청각 기록물 등의 기록물을 포함한다. 상기 지적 기록물은 토지조사부와 임야원도, 토지 이동 결의서, 측량 결과도, 폐쇄지적도, 복구공사 조서 등을 포함하고, 상기 건축물기록물은 건축물대장과 각종 건축 인·허가 서류를 포함하고, 시청각기록물은 각종 테이프, 디스크, 마이크로 필름 등의 형태의 시청각 자료를 포함한다.

이하, 도면을 참조하여 각 구성요소별로 보다 구체적으로 설명한다.

도 2를 참조하면, 본 발명에 따른 기록물 디지털화 시스템은 스캐너(400)를 더 포함할 수 있다.

상기 스캐너(400)는 지적 기록물, 건축물 기록물, 시청각 기록물 등의 비 전자 기록물을 스캔하여 디지털화 된 전자문서를 생성하는 것으로, 수십 내지 수백 장의 비 전자 기록물을 연속적으로 스캔할 수 있는 고속 스캐너(400)를 사용하는 것이 바람직하다.

이러한 스캐너(400)는 비 전자 기록물의 스캔을 통해 생성된 전자문서를 관리서버(200)로 제공한다. 이를 위해, 스캐너(400)는 관리서버(200)에 유선 또는 무선으로 연결된다.

도 1 및 도 2를 참조하면, 본 발명에 따른 기록물 디지털화 시스템은 입력장치(100)를 포함한다.

상기 입력장치(100)는 공공기록물인 비 전자 기록물의 전자문서에 대한 공개 유무를 결정하기 위해서 공개구분을 통해 공개, 비공개, 부분공개로 분류된 기록물 공개 목록을 입력받아 관리서버(200)로 전송하는 것으로, 이를 위해 관리서버(200)에 유선 또는 무선으로 연결된다. 이때, 공개기록물의 공개는 공공기관이 보유한 비 전자 기록물 또는 이의 전자문서를 기록관리법 및 정보공개법에 따라 민원인의 요청에 의해 선택적으로 열람하게 하거나, 그 사본을 교부하는 것, 또는 정보통신망을 통하여 정보나 기록을 제공하는 것을 의미한다.

또한, 공개구분은 공개, 부분공개, 비공개 중 하나를 선택하여 표시하고 부분공개 또는 비공개로 결정하는 경우 "공공기관의 정보공개에 관한 법률" 제9조제1항에 따라 비공개 정보유형 중 하나 이상의 사유를 선택하여야 하며, 그 사유와 해당 제한 영역을 기입하는 것을 의미한다.

이에 따라, 상기 기록물 공개 목록은 비공개 및 부분공개로 구분된 기록물에 대해서 "공공기관의 정보공개에 관한 법률" 제9조제1항의 각 호의 번호 중 해당 번호가 추가로 입력될 수 있다.

이러한 입력장치(100)는 관리자로부터 상기 기록물 공개 목록을 입력받아 관리서버(200)로 전송할 수 있는 단말기라면 어떠한 단말기를 사용하여도 무방하지만, 키보드와 모니터 등이 설치된 데스크탑 컴퓨터를 사용하는 것이 바람직하다.

도 1 및 도 2를 참조하면, 본 발명에 따른 기록물 디지털화 시스템은 저장장치(300)를 포함한다.

상기 저장장치(300)는 기록물의 전자문서가 저장된 전자문서 데이터베이스(DB), 비공개 대상정보 및 비공개 패턴정보가 저장된 비공개 패턴정보 데이터베이스(DB)가 포함된 것으로, 관리서버(200)에 유선 또는 무선으로 연결된 외장형 저장장치(300)나 관리서버(200)에 내장된 내장형 저장장치(300)를 사용할 수 있다.

상기 비공개 대상정보는 공공기관별 비공개 대상으로 지정된 정보로, 주민등록번호, 이름정보, 주소정보, 금융정보, 범죄정보, 의료기록정보 중 어느 하나 이상이 포함될 수 있다.

상기 비공개 패턴 정보는 관리서버(200)가 전자문서에 포함된 문자정보 중 자동으로 비공개 대상정보와 동일 또는 유사한 형태의 정보를 걸러낼 수 있도록 지정된 정보로, 주민등록번호 형태의 패턴, 이름 형태의 패턴, 계좌번호 형태의 패턴, 범죄명 형태의 패턴, 공공정보 패턴 등을 포함한다.

예컨대, 주민등록번호 형태의 패턴으로는 6자리-7자리 형태의 숫자와, 7번째 숫자가 1,2,3,4 중에 하나인 13자리 숫자 등이 포함된다. 그리고 이름 형태의 패턴으로는 글자수가 3개 또는 2개이면서 첫 글자가 우리나라에 존재하는 성으로 시작하는 문자 등이 포함된다. 또한, 계좌번호 형태의 패턴으로는 현재 및 과거 금융기관명에 인접하게 배치된 숫자 등이 포함된다. 아울러, 범죄명 형태의 패턴은 형법 등에서 명시된 범죄명 등이 포함된다. 게다가, 공공정보 패턴은 부동산 개발, 국가안보, 공공의 안녕과 관련된 정보와 관련된 단어나 이 단어의 조합 등을 포함한다.

필요에 따라, 상기 저장장치(300)는 입력장치(100)를 통해 입력된 기록물 공개 목록이 저장되는 기록물 공개 목록 DB와, 관리서버(200)에 의해 생성된 블라인드 정보가 저장되는 블라인드 정보 DB를 더 포함할 수 있다. 이때, 부분공개 전자문서에 대한 요청자의 보안등급에 따라 블라인드 정보에 의한 마킹표시가 부분공개 전자문서에 선택적으로 포함될 수 있도록 블라인드 정보에 보안등급이 설정될 수 있다.

도 1 및 도 2를 참조하면, 본 발명에 따른 기록물 디지털화 시스템은 관리서버(200)를 포함한다.

상기 관리서버(200)는 입력장치(100)에 무선 또는 유선으로 연결되어 입력장치(100)로부터 전송된 기록물 공개 목록을 수신받는 것으로, 상기 공개 목록 중 부분공개 목록을 분류하고, 상기 부분공개 목록에 매칭된 전자문서를 상기 저장장치(300)의 전자문서 DB로부터 추출한다.

또한, 관리서버(200)는 부분공개 목록에 매칭된 전자문서에 포함된 문자정보를 자체 설치된 문자 인식 프로그램을 통해 인식하고, 상기 문자정보 중 저장장치(300)의 비공개 패턴정보 DB에 저장된 비공개 대상정보 및 비공개 패턴 정보에 매칭된 문구나 단어의 위치를 분석하여 상기 문구나 단어의 표시를 차단하는 블라인드 정보를 생성한다. 이때, 상기 관리서버(200)는 생성된 블라인드 정보를 저장장치(300)의 블라인드 정보 DB에 저장할 수 있다. 또한, 상기 비공개 패턴정보 DB에 저장된 비공개 대상정보나 비공개 패턴정보 또는 이들 모두에는 보안등급이 설정될 수 있으며, 상기 블라인드 정보는 매칭된 비공개 대상정보나 비공개 패턴정보의 보안등급과 동일한 보안등급이 설정될 수 있다. 다시 말해, 전자문서에 포함된 임의의 제1 문자정보가 1등급의 보안등급이 설정된 비공개 대상정보나 비공개 패턴정보에 매칭되어 상기 제1 문자정보가 표기된 영역을 블라인드 처리하는 제1 블라인드 정보가 생성되면, 상기 제1 블라인드 정보는 1등급의 보안등급이 설정된다.

그리고 관리서버(200)는 생성된 블라인드 정보를 검증하기 위해서 기록물 공개 목록 중 부분공개로 구분된 전자문서와 이에 관련된 블라인드 정보를 하나 이상의 검수 단말기(500)로 전송할 수 있다.

아울러, 관리서버(200)는 공공기관의 기록관리시스템에 접속하여 비공개 세부 기준정보 DB로부터 공공기관별 비공개 대상정보를 획득하며, 저장장치(300)의 비공개 패턴정보 DB에 저장할 수 있다.

그리고 관리서버(200)는 기록물 공개 목록과 검수가 완료된 블라인드 정보를 공공기관의 기록관리시스템에 업로드 한다. 이를 통해, 상기 기록관리시스템은 자체 관리되는 등록정보를 관리서버(200)로부터 업로드된 기록물 공개 목록을 통해 수정한다.

도 3은 본 발명에 따른 관리서버(200)를 설명하기 위한 블록도이다.

도 3을 참조하면, 본 발명에 따른 관리서버(200)는 전자문서 관리부(210)와, 문자 인식부(220)와, 블라인드 정보 생성부(230)를 포함하며, 선택적으로 비공개 패턴정보 생성부(240)와, 블라인드 정보 관리부(250)를 더 포함할 수 있다.

상기 전자문서 관리부(210)는 입력장치(100)로부터 전송된 기록물 공개 목록 중 부분공개 목록을 분류하며, 상기 부분공개 목록에 매칭된 전자문서를 상기 저장장치(300)의 전자문서 DB로부터 추출한다. 이때, 전자문서 DB에 저장된 전자문서는 각각 순차적인 일련번호를 갖는 파일명이 지정되어 있으며, 기록물 공개 목록도 공개, 비공개, 부분공개로 구분된 목록에 각각 일련번호에 대한 정보가 포함되어 있으므로, 전자문서 관리부(210)는 일련번호의 확인을 통해 부분공개 목록에 매칭된 전자문서를 저장장치(300)의 전자문서 DB로부터 추출할 수 있다.

상기 문자 인식부(220)는 상기 전자문서 관리부(210)를 통해 추출된 전자문서를 자체 저장되거나 저장장치(300)에 저장된 문자 인식 프로그램을 통해 분석하여 전자문서에 포함된 문자를 인식함으로써 문자정보를 생성한다.

상기 블라인드 정보 생성부(230)는 저장장치(300)의 비공개 패턴정보 DB에 저장된 비공개 대상정보 및 비공개 패턴정보와 문자 인식부(220)를 통해 생성된 문자정보를 비교 분석하여 문자정보의 내용 중 비공개 대상정보 및 비공개 패턴정보에 포함된 문구나 단어의 내용과 동일한 문구나 단어의 존재 여부를 확인하고, 이 문구나 단어가 존재하는 것으로 분석되면 해당 문구나 단어의 표시를 차단하는 블라인드 정보를 생성한다. 이때, 블라인드 정보는 전자문서의 원본을 그대로 유지한 상태로, 상기 전자문서에 연동하여 전자문서가 모니터 등의 디스플레이장치를 통해 출력되는 경우에 전자문서의 특정 영역이 안보여지도록 하는 것이다.

상기 비공개 패턴정보 생성부(240)는 키보드, CD-ROOM 등의 자체 사용자 인터페이스를 통해 입력된 비공개 대상정보와 비공개 패턴 정보를 저장부의 비공개 패턴정보 DB에 저장한다. 필요에 따라, 비공개 패턴정보 생성부(240)는 공공기관의 기록관리시스템에 통신 네트워크를 통해 접속하여 비공개 대상 세부 기준정보 DB로부터 공공기관별 비공개 대상정보를 획득하며, 상기 비공개 대상정보를 비공개 패턴정보 DB에 저장할 수 있다.

상기 블라인드 정보 관리부(250)는 블라인드 정보 생성부(230)를 통해 생성된 블라인드 정보를 검증하기 위해서 기록물 공개 목록 중 부분공개로 구분된 전자문서와 이에 관련된 블라인드 정보를 하나 이상의 검수 단말기(500)로 전송하는 구성이다. 또한, 블라인드 정보 관리부(250)는 검수 단말기(500)로부터 전송된 블라인드 정보를 블라인드 정보 DB에 저장한다.

상기 제어부(260)는 전자문서 관리부(210)와, 문자 인식부(220)와, 블라인드 정보 생성부(230)와, 비공개 패턴정보 생성부(240)와, 블라인드 정보 관리부(250)에 연결되어 각 구성을 제어하는 구성이다.

구체적으로, 제어부(260)는 입력장치(100)로부터 기록물 공개 목록이 전송되면, 상기 기록물 공개 목록을 저장장치(300)의 기록물 공개 목록 DB에 저장한다. 그리고 제어부(260)는 기록물 공개 목록이 기록물 공개 목록 DB에 저장되면, 부분공개 목록에 매칭된 전자문서를 전자문서 DB로부터 추출하여 문자 인식부(220)에 제공하도록 전자문서 관리부(210)를 제어한다.

또한, 제어부(260)는 전자문서에 포함된 문자정보를 생성하여 블라인드 정보 생성부(230)에 제공하도록 문자 인식부(220)를 제어한다. 아울러, 제어부(260)는 부분공개 전자문서에 연동된 블라인드 정보를 생성하도록 블라인드 정보 생성부(230)를 제어하여, 상기 블라인드 정보와 부분공개 전자문서를 검증 단말기에 전송하도록 블라인드 정보 관리부(250)를 제어한다.

게다가, 제어부(260)는 비공개 패턴정보 생성부(240)가 공공기관의 기록관리시스템에 접속하여 비공개 대상정보를 다운로드 받아 비공개 패턴정보 DB에 저장하도록 비공개 패턴정보 생성부(240)를 제어한다. 필요에 따라, 제어부(260)는 관리서버(200)의 사용자 인터페이스를 통해 비공개 대상정보나, 비공개 패턴정보, 또는 이들 모두가 입력되면 이를 비공개 패턴정보 DB에 저장하도록 비공개 패턴정보 생성부(240)를 제어한다.

그리고 제어부(260)는 블라인드 정보 생성부(230)를 통해 생성된 블라인드 정보가 생성되면 기록물 공개 목록 중 부분공개로 구분된 전자문서와 이에 관련된 블라인드 정보를 검수 단말기(500)로 전송하도록 블라인드 정보 관리부(250)를 제어한다. 또한, 제어부(260)는 검수 단말기(500)로부터 검증이 완료된 블라인드 정보가 수신되면 상기 블라인드 정보를 블라인드 정보 DB에 저장하도록 블라인드 정보 관리부(250)를 제어한다.

도 2를 참조하면, 본 발명에 따른 기록물 디지털화 시스템은 검수 단말기(500)를 더 포함할 수 있다.

상기 검수 단말기(500)는 관리서버(200)로부터 제공된 전자문서 및 블라인드 정보를 수신받는 것으로, 블라인드 정보에 매칭된 전자문서가 화면을 통해 출력되는 경우 블라인드 정보도 화면으로 출력하는 검수 프로그램이 설치된다.

상기 검수 프로그램은 상기 블라인드 정보가 지정된 전자문서의 문자 영역을 밑줄, 색상, 기호 중 어느 하나 이상으로 나타내어 다른 문자 영역과 구분하도록 구성된다. 이를 통해, 검수자는 검수 단말기(500)의 화면을 통해 출력되는 전자문서와 이에 대한 블라인드 정보를 시각적으로 확인하고, 블라인드 정보가 올바른 영역에 표시된 것으로 판단되면 검수자 단말기의 사용자 인터페이스를 통해 검수 단말기(500)로 검수 완료신호를 입력한다. 즉, 검수 단말기(500)는 사용자로부터 각 블라인드 정보에 대한 검수 완료신호를 입력받는다.

이와 같이, 상기 검수 단말기(500)를 통해 상기 화면으로 출력된 블라인드 정보의 검수 완료신호가 입력되면, 상기 검수 프로그램은 상기 블라인드 정보를 관리서버(200)로 전송한다.

상기 검수 프로그램은 검수 단말기(500)를 통해 상기 블라인드 정보의 보정 신호가 입력되면, 상기 보정 신호에 따라 블라인드 정보를 수정하여 관리서버(200)로 전송한다.

도 4는 본 발명의 일 실시예에 따른 기록물 디지털화 방법을 설명하기 위한 순서도이다.

도 4를 참조하면, 본 발명에 따른 기록물 디지털화 방법은 전자문서 저장단계(S100)와, 공개구분 입력단계(S200)와, 블라인드 정보 생성단계(S300)와, 검수 요청단계(S400), 및 화면표시 단계(S500)를 포함하며, 선택적으로 화면표시 단계 이후에는 검수단계(S600)를 더 포함할 수 있다.

먼저, 상기 전자문서 저장단계(S100)는 관리서버(200)가 외부로부터 제공된 기록물의 전자문서와 비공개 대상정보 및 비공개 패턴정보를 저장장치(300)에 저장하는 단계로, 기록물의 전자문서를 전자문서 DB에 저장하고, 비공개 대상정보 및 비공개 패턴정보를 비공개 패턴정보 DB에 저장한다.

이어서, 상기 공개구분 입력단계(S200)는 입력장치(100)가 관리자로부터 공개구분을 통해 공개, 비공개, 부분공개로 분류된 기록물 공개 목록을 입력받아 관리서버(200)로 전송하는 단계이다. 이때, 입력장치(100)는 기록물이 부분공개 또는 비공개로 결정된 경우 "공공기관의 정보공개에 관한 법률" 제9조제1항에 따라 비공개 정보유형 중 하나 이상의 사유를 추가로 입력받으며, 그 사유와 해당 제한 영역도 입력받는다.

예컨대, 입력장치(100)는 부분공개의 경우 비공개되는 부분이 '주민등록번호 등 개인정보, 6장 중 3번째 장(3/6)' 등으로 명시되도록 입력받고, 비공개의 경우 비공개 소멸시점이 '2011년 업무완료 시 공개로 전환, 00공사 완료 후(2018년 예상)' 등으로 명시되도록 입력받는다.

그 다음, 상기 블라인드 정보 생성단계(S300)는 관리서버(200)가 입력장치(100)로부터 제공된 기록물 공개 목록을 분석하여 블라인드 정보를 생성하는 단계이다.

구체적으로, 본 단계(S300)에서는 관리서버(200)가 상기 입력장치(100)로부터 제공된 기록물 공개 목록을 저장장치(300)의 기록물 공개 목록 DB에 저장한다. 그리고 본 단계(S300)에서는 관리서버(200)가 상기 기록물 공개 목록 중 부분공개 목록을 분류하고, 상기 부분공개 목록에 매칭된 전자문서를 상기 저장장치(300)로부터 추출하며, 추출된 전자문서의 문자를 문자 인식 프로그램을 통해 인식하여 문자정보를 생성한다. 또한, 본 단계(S300)에서는 관리서버(200)가 상기 문자정보 중 비공개 패턴정보 DB의 비공개 대상정보나 비공개 패턴정보에 매칭된 문구나 단어의 위치를 분석하여 상기 문구나 단어의 표시를 차단하는 블라인드 정보를 생성한다.

이후, 상기 검수 요청단계(S400)는 관리서버(200)가 부분공개 전자문서와 블라인드 정보를 검수 단말기(500)로 전송하는 단계로, 관리서버(200)에 의해 자동으로 생성된 블라인드 정보의 검증을 위해 관리서버(200)가 검수 단말기(500)로 블라인드 정보를 제공한다.

그 다음, 상기 화면표시 단계(S500)는 검수 단말기(500)의 검수 프로그램이 관리서버(200)로부터 제공된 일반 전자문서와 부분공개 전자문서 및 블라인드 정보를 수신받아 검수 단말기(500)에 저장하고, 비공개 대상정보가 배치된 영역의 문자정보를 식별할 수 있도록 블라인드 정보를 부분공개 전자문서와 함께 화면으로 출력하는 단계이다. 이때, 검수 프로그램은 블라인드 정보가 지정된 전자문서의 문자 영역을 밑줄, 색상, 기호 중 어느 하나 이상으로 나타내어 다른 문자 영역과 구분되도록 검수 단말기(500)의 화면을 통해 출력한다.

마지막으로, 상기 검수단계(S600)는 검수 단말기(500)를 통해 상기 화면으로 출력된 블라인드 정보의 검수 완료신호가 입력되면, 상기 검수 프로그램이 블라인드 정보를 관리서버(200)로 전송하는 단계이다. 본 단계(S600)에서는 검수자가 검수 단말기(500)의 사용자 인터페이스를 통해 검수 완료신호를 입력하면, 검수 단말기(500)가 검수 완료신호가 입력된 블라인드 정보를 관리서버(200)로 전송한다. 이때, 관리서버(200)는 검수 단말기(500)로부터 제공된 블라인드 정보를 블라인드 정보 DB에 저장한다.

이상에서 본 발명의 바람직한 실시예를 참조하여 설명하였지만, 해당 기술분야의 숙련된 당업자는 하기의 특허청구범위에 기재된 본 발명의 사상 및 영역으로부터 벗어나지 않는 범위 내에서 본 발명을 다양하게 수정 및 변경시킬 수 있음을 이해할 수 있을 것이다.

100 : 입력장치 200 : 관리서버
210 : 전자문서 관리부 220 : 문자 인식부
230 : 블라인드 정보 생성부 240 : 비공개 패턴정보 생성부
250 : 블라인드 정보 관리부 260 : 제어부
300 : 저장장치 400 : 스캐너
500 : 검수 단말기

Claims

공개구분을 통해 공개, 비공개, 부분공개로 분류된 기록물 공개 목록을 입력받아 전송하는 입력장치;
공공기관이 보유한 공공기록물의 전자문서가 저장된 전자문서 DB와, 공공기관별로 비공개 대상으로 지정된 비공개 대상정보 및 자동으로 상기 비공개 대상정보와 동일 또는 유사한 형태의 정보를 걸러낼 수 있도록 지정된 비공개 패턴정보가 저장된 비공개 패턴정보 DB, 및 블라인드 정보가 저장된 블라인드 정보 DB가 포함된 저장장치;
상기 입력장치로부터 전송된 기록물 공개 목록 중 부분공개 목록을 분류하고, 상기 부분공개 목록에 매칭된 전자문서를 상기 전자문서 DB로부터 추출하여 그 전자문서에 포함된 문자정보를 인식하며, 공공기관의 기록관리시스템에 접속하여 비공개 세부 기준정보 DB로부터 공공기관별 비공개 대상정보를 획득하고 상기 저장장치의 비공개 패턴정보 DB에 저장하며, 상기 문자정보 중 상기 비공개 대상정보 및 비공개 패턴정보에 매칭된 문구나 단어의 위치를 분석하여 상기 문구나 단어의 표시를 차단하고 부분공개 전자문서에 대한 요청자의 보안등급에 따라 마킹표시가 부분공개 전자문서에 선택적으로 포함될 수 있도록 보안등급이 설정된 블라인드 정보를 생성하여 상기 블라인드 정보 DB에 저장하는 관리서버; 및
상기 관리서버로부터 제공된 전자문서 및 블라인드 정보를 수신받고, 상기 블라인드 정보에 매칭된 전자문서가 화면을 통해 출력되는 경우 블라인드 정보도 화면으로 출력하는 검수 프로그램이 설치된 검수 단말기를 포함하며,
상기 검수 프로그램은 상기 블라인드 정보가 지정된 전자문서의 문자 영역을 밑줄, 색상, 기호 중 어느 하나 이상으로 나타내어 다른 문자 영역과 구분하도록 구성되고, 상기 검수 단말기를 통해 상기 화면으로 출력된 전자문서 및 블라인드 정보의 검수 완료신호가 입력되면 상기 블라인드 정보를 관리서버로 전송하며, 상기 검수 단말기를 통해 상기 블라인드 정보의 보정 신호가 입력되면 상기 보정 신호에 따라 블라인드 정보를 수정하여 관리서버로 전송하며,
상기 관리서버는 검수가 완료된 블라인드 정보를 상기 공공기관의 기록관리시스템에 업로드 하는 것을 특징으로 하는 개인정보를 포함하는 비공개 처리 기록물의 효율적 관리를 위한 비전자 기록물의 디지털화 시스템.
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제1 항에 있어서, 상기 비공개 대상정보는
주민등록번호, 이름정보, 주소정보, 금융정보, 범죄 정보, 의료기록 정보 중 어느 하나 이상인 것을 특징으로 하는 개인정보를 포함하는 비공개 처리 기록물의 효율적 관리를 위한 비전자 기록물의 디지털화 시스템.
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