KR101768364B1 - 진행 절차가 정의된 다자간 전자회의 방법 - Google Patents

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Abstract

본 발명은 미리 회의 진행 절차를 정의하여 실제 회의 진행시에 정해진 절차대로 다자간 전자회의를 쉽고 빠르게 진행시킬 수 있는 다자간 전자회의 방법에 관한 것으로,
본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법은, 다자간 전자회의를 관리하는 관리 서버와, 상기 관리 서버와 연결된 관리자 단말기 및 참여자 단말기를 포함하는 다자간 전자회의 방법으로서, 상기 관리자 단말기에 의해 회의 진행 절차 파일이 생성되는 단계; 상기 관리 서버가 상기 생성된 회의 진행 절차 파일을 수신 및 저장하는 단계; 상기 관리 서버가 상기 다자간 전자회의를 개시하는 단계; 및, 상기 생성된 회의 진행 절차 파일에 따라 다자간 전자회의를 실행하는 단계를 포함한다.

Description

진행 절차가 정의된 다자간 전자회의 방법{Method of proceedings-defined multi-party teleconference}
본 발명은 전자회의 방법에 관한 것으로, 보다 구체적으로는 미리 회의 진행 절차를 정의하여 실제 회의 진행시에 정해진 절차대로 다자간 전자회의를 쉽고 빠르게 진행시킬 수 있는 다자간 전자회의 방법에 관한 것이다.
종래의 다자간 전자회의 시스템에서는 회의 권한 제어에 의하여 진행자와 같은 특정 권한자가 특정 시점에 발표자를 지정하고 해당 발표자는 정해진 절차없이 수동적으로 특정 회의 자료를 공유하고 발언하며, 발언이 끝나면 진행자에게 발표 권한을 반환하거나 진행자에 의해서 새로운 발표자를 지정하여 처리하는 것이 일반적이다.
또한, 토큰 방식의 전자회의 시스템에서는 자유롭게 진행자 및 발표 권한을 본인이 원하는 만큼 사용하고 반환하도록 하여 발표 진행을 참석자들 개개인의 자율에 맡겼다.
이러한 형식의 회의 시스템은 자유로운 장점이 있으나, 세미나 및 식순 등의 절차를 갖춘 회의에서는 회의 절차에 맞도록 수동적으로 처리해야 하므로 실수가 발생할 여지가 많고, 다양하게 통제하기 어렵다.
영상회의 시스템은 통상적으로 표준 프로토콜인 H.323, SIP를 이용한 표준 기반 영상회의 시스템과 자체 프로토콜을 이용한 비표준 영상회의 시스템으로 나눌 수 있다. 표준 기술만을 이용해서 영상회의 시스템을 만들 경우 다양한 기능을 구현하기 힘들기 때문에 비표준 영상회의 시스템을 공급하는 업체들 또한 많다.
표준 영상회의 시스템에서 1:1이 아닌 3명 이상이 영상회의를 하기 위해서는 MCU(Multipoint Conferencing Unit)라는 장치가 필요하게 되는데, 다수의 참석자들의 경우에는 MCU를 거치지 않으면 회의를 할 수 없다. 관리자는 MCU를 제어할 수 있는 관리자용 웹페이지에 접속하여 참석자들을 초대 및 통제한다.
관리자가 일정 수준에서 참석자들을 통제하지만 통상적인 MCU 장치에서는 특정 참석자가 발표자가 되는 것을 제한하지 않고 자유로운 회의가 될 수 있도록 한다.
비표준 화상회의 경우에는 표준 화상회의에 비해서 기능 구현 제약 사항이 거의 없기 때문에 상대적으로 자유롭게 업체별로 기능을 구현하여 제공하고 있으며, 통상적으로 표준 화상회의에 비해서 진행권 발표권 등의 세분화된 권한을 제공하여 일정 수준으로 회의를 통제할 수 있도록 한다. 진행자는 특정 참석자를 발표자로 지정하거나 권한 지정 및 회수 등을 하고, 발표자는 특정 회의자료 및 각종 공유 기능을 이용하여 다른 참석자들에게 청각, 시각적인 내용을 전달한다.
오프라인에서 이루어지는 회의의 경우 진행자가 회의 개요 및 참석자들을 소개하고 정해진 식순 등에 따라 여러 발표자가 차례대로 발표하고 패널 및 청중 들로부터 질문을 받고 답변하거나 자유토론 등을 수행한다. 발표자는 자신의 발표 시에 사용되는 문서자료를 본인 또는 보조자에 의해서 슬라이드를 넘겨 가면서 발표한다. 통상적으로 발표자는 제한된 시간 안에 발표를 끝내야 하며, 이러한 부분을 진행자가 세부적으로 통제한다.
영상회의 시스템에서는 이러한 부분을 비슷하게 처리하기 위해서 여러 권한 등을 제공하여 처리하는데, 진행자가 실시간적으로 일일이 통제하기 위해서는 손이 많이 가야하고, 실수할 여지가 많이 생기게 된다. 그래서, 기존 영상회의 시스템에서는 권한 체계 및 기능을 복잡하게 하지 않기 위해서, 제한된 권한 체계와 참석자들 간에 자율적으로 회의를 진행할 수 있도록 하는 것이 통상적인 방법이었다. 또한, 회의록 생성시 오프라인 회의와는 다른 비절차적인 방식의 회의 내용을 기반으로 컨텐츠가 생성됨에 따라 실제적인 활용 결과물과는 상이한 문제가 있었다.
한편, 한국공개특허 10-2012-0006676호에는, 화상회의 영상을 수신하는 단계; 상기 수신된 화상회의 영상에 포함된 영상 프레임에서 객체 영역을 확인하는 단계; 상기 확인된 객체 영역이 상기 영상 프레임에서 차지하는 비율을 확인하는 단계; 및, 상기 확인 결과에 따라 볼륨 게인(volume Gain)을 조절하는 단계;를 포함하는 화상회의 서비스 제공 방법이 개시되어 있다.
상기 특허에 의하면, 수신된 화상회의 영상에서 상대방 회의자의 위치에 적정한 볼륨을 제공하므로, 사용자에게 회의 상황에 알맞는 맞춤형 화상회의 서비스를 제공할 수 있는 효과가 있지만, 회의 진행 절차를 미리 정하는 것이 아니므로, 실제 회의 진행시에 정해진 절차대로 다자간 전자회의를 쉽고 빠르게 진행시킬 수는 없다.
한국공개특허 10-2012-0006676호
본 발명은 미리 회의 진행 절차를 정의하여 실제 회의 진행시에 정해진 절차대로 다자간 전자회의를 쉽고 빠르게 진행시킬 수 있는 다자간 전자회의 방법을 제공하는 것을 목적으로 한다.
본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법은,
다자간 전자회의를 관리하는 관리 서버와, 상기 관리 서버와 연결된 관리자 단말기 및 참여자 단말기를 포함하는 다자간 전자회의 방법으로서,
상기 관리자 단말기에 의해 회의 진행 절차 파일이 생성되는 단계; 상기 관리 서버가 상기 생성된 회의 진행 절차 파일을 수신 및 저장하는 단계; 상기 관리 서버가 상기 다자간 전자회의를 개시하는 단계; 및, 상기 생성된 회의 진행 절차 파일에 따라 다자간 전자회의를 실행하는 단계를 포함한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 관리자 단말기에 의해 회의 진행 절차 파일이 생성되는 단계는, 상기 관리 서버가 상기 관리자 단말기에 회의 관리 템플릿을 제공하고, 상기 관리자 단말기는 상기 회의 관리 템플릿에 회의 진행 절차를 입력하여 상기 회의 진행 절차 파일이 생성되는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 관리자 단말기에 의해 회의 진행 절차 파일이 생성되는 단계는, 상기 관리 서버가 제공하는 웹 사이트에 상기 관리자 단말기가 접속하여, 상기 웹 사이트에서 제공하는 회의 관리 템플릿에 회의 진행 절차를 입력하여 회의 진행 절차 파일이 생성되는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 회의 관리 템플릿은, 회의 주제를 편집하는 회의 주제 편집 모듈을 포함하며, 상기 회의 주제 편집 모듈은 회의 유형, 회의 진행 순서, 발표자, 제한 사항, 회의 진행 아이템 중 적어도 어느 하나 이상을 입력할 수 있는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 회의 진행 아이템은, 상기 발표 시간 초과시, 현재의 주제에 대기할지 또는, 상기 회의 진행 순서에 정해진 다음 주제로 이동할 지를 결정하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 관리자 단말기는 다자간 전자회의 실행 중에 회의 진행 순서를 제어할 수 있는 회의 제어 모듈을 구비하며, 상기 관리자 단말기는 상기 회의 제어 모듈을 통해 진행 중인 회의의 주제를 변경하거나, 진행 중인 회의를 일시 정지하거나, 일시 정지된 회의를 재개할 수 있는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 생성된 회의 진행 절차 파일은 적어도 하나 이상의 세부 회의 주제를 포함하며, 상기 관리 서버는 다자간 전자회의를 실행하면서, 상기 적어도 하나 이상의 세부 회의 주제 별로 별개의 녹화 파일을 생성하는 것을 특징으로 한다.
본 발명의 일 양상에 의하면, 상기 관리 서버는 다자간 전자회의가 종료된 경우, 회의 진행 절차에 따라 생성된 녹화 파일을 병합하여 회의록 파일을 생성하는 것을 특징으로 한다.
기타 본 발명의 다양한 측면에 따른 구현예들의 구체적인 사항은 이하의 상세한 설명에 포함되어 있다.
본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법에 따르면, 미리 회의 진행 절차를 정의하여 실제 회의 진행시에 정해진 절차대로 다자간 전자회의를 쉽고 빠르게 진행시킬 수 있는 효과가 있다.
또한, 각 회의의 진행 단계에서 회의 자료를 녹화하므로, 추후 회의 자료 검색에 있어서 원하는 회의 진행 단계의 검색이 빠르고, 정확한 자료를 검색할 수 있다는 효과가 있다.
도 1은 본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법을 수행하는 시스템이 도시된 블록도이다.
도 2는 본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법을 수행하는 관리자 단말기가 도시된 블록도이다.
도 3은 본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법을 수행하는 관리 서버가 도시된 블록도이다.
도 4는 본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법이 도시된 순서도이다.
도 5는 본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법에서 회의 진행 절차가 생성되는 방법이 도시된 순서도이다.
도 6은 회의 관리 템플릿에서 제공되는 일 화면을 예시한 것으로, 회의 순서를 관리하는 화면의 예시도이다.
도 7은 회의 관리 템플릿에서 제공되는 일 화면을 예시한 것으로, 회의 순서를 편집하는 화면의 예시도이다.
도 8은 회의 관리 템플릿에서 제공되는 일 화면을 예시한 것으로, 회의 주제를 편집하는 화면의 예시도이다.
도 9는 회의 관리 템플릿에서 제공되는 일 화면을 예시한 것으로, 문서 회의 주제를 편집하는 화면의 예시도이다.
도 10은 회의 관리 템플릿에서 제공되는 일 화면을 예시한 것으로, 영상 회의 주제를 편집하는 화면의 예시도이다.
도 11은 회의 제어 모듈에서 제공되는 제어 화면의 일 예가 도시된 예시도이다.
본 발명은 다양한 변환을 가할 수 있고 여러 가지 실시예를 가질 수 있는 바, 특정 실시예를 예시하고 상세한 설명에 상세하게 설명하고자 한다. 그러나, 이는 본 발명을 특정한 실시 형태에 대해 한정하려는 것이 아니며, 본 발명의 사상 및 기술 범위에 포함되는 모든 변환, 균등물 내지 대체물을 포함하는 것으로 이해되어야 한다.
본 발명에서 사용한 용어는 단지 특정한 실시예를 설명하기 위해 사용된 것으로, 본 발명을 한정하려는 의도가 아니다. 단수의 표현은 문맥상 명백하게 다르게 뜻하지 않는 한, 복수의 표현을 포함한다. 본 발명에서, '포함하다' 또는 '가지다' 등의 용어는 명세서상에 기재된 특징, 숫자, 단계, 동작, 구성요소, 부품 또는 이들을 조합한 것이 존재함을 지정하려는 것이지, 하나 또는 그 이상의 다른 특징들이나 숫자, 단계, 동작, 구성요소, 부품 또는 이들을 조합한 것들의 존재 또는 부가 가능성을 미리 배제하지 않는 것으로 이해되어야 한다. 이하, 도면을 참조하여 본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법을 설명한다.
우선, 다자간 전자회의 방법을 설명하기에 앞서, 다자간 전자회의 방법을 수행하는 시스템을 구성하는 관리 서버와, 관리 서버와 연결된 관리자 단말기 및 참여자 단말기에 대해 설명한다.
도 1은 본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법을 수행하는 시스템이 도시된 블록도이다. 도 1에 도시된 바와 같이, 본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법을 수행하는 시스템은, 관리 서버(200)와, 관리 서버와 연결된 관리자 단말기(100) 및 참여자 단말기(300)를 포함한다.
관리자 단말기(100)는 유무선 통신망을 경유하여 관리 서버(200) 및 참여자 단말기(300)와 멀티 미디어 데이터를 송수신할 수 있는 단말기를 의미하며, 데스크탑 컴퓨터, 노트북, 이동통신 단말기(Mobile Communication Terminal), 개인휴대용 정보단말기(PDA: Personal Digital Assistant), 태블릿 등 중 어느 하나일 수 있으며, 유무선 데이터 송수신을 위한 프로그램을 저장하기 위한 메모리, 프로그램을 실행하여 연산 및 제어하기 위한 마이크로프로세서 등을 구비하고 있는 단말기를 의미한다.
보다 상세하게는, 도 2에 도시된 바와 같이, 관리자 단말기(100)는 제어부(110), 입력부(120), 표시부(130), 저장부(140), 절차 파일 생성부(150), 통신부(160) 및 회의 제어 모듈(170)을 포함한다. 여기서, 절차 파일 생성부(150)는 관리 서버(200)에 의해 제공된 회의 관리 템플릿(151)을 포함한다.
입력부(120)는 숫자 및 문자 정보 등의 다양한 정보를 입력 받고, 각종 기능을 설정 및 관리자 단말기(100)의 기능 제어와 관련하여 입력되는 신호를 제어부(110)로 전달한다. 또한, 입력부(120)는 사용자의 터치 또는 조작에 따른 입력 신호를 발생하는 키패드와 터치패드 중 적어도 하나를 포함하여 구성될 수 있다. 이때, 입력부(120)는 표시부(130)와 함께 하나의 터치패널(또는 터치스크린(touch screen))의 형태로 구성되어 입력과 표시 기능을 동시에 수행할 수 있다. 또한, 입력부(120)는 키보드, 키패드, 마우스, 조이스틱 등과 같은 입력 장치 외에도 향후 개발될 수 있는 모든 형태의 입력 수단이 사용될 수 있다.
표시부(130)는 관리자 단말기(100)의 기능 수행 중에 발생하는 일련의 동작상태 및 동작결과 등에 대한 정보를 표시한다. 또한, 표시부(130)는 관리자 단말기(100)의 메뉴 및 사용자가 입력한 사용자 데이터, 전자회의 장면 등을 표시할 수 있다. 이때, 표시부(130)가 터치스크린(Touch screen) 형태로 구성된 경우, 표시부(130)는 입력부(120)의 기능 중 일부 또는 전부를 수행할 수 있다.
저장부(140)는 데이터를 저장하기 위한 장치로, 주 기억 장치 및 보조 기억 장치를 포함하고, 관리자 단말기(100)의 기능 동작에 필요한 응용 프로그램을 저장한다. 이러한 저장부(140)는 크게 프로그램 영역과 데이터 영역을 포함할 수 있다. 여기서, 관리자 단말기(100)은 사용자의 요청에 상응하여 각 기능을 활성화하는 경우, 제어부(110)의 제어 하에 해당 응용 프로그램들을 실행하여 각 기능을 제공하게 된다.
절차 파일 생성부(150)는 관리 서버(200)로부터 제공된 회의 관리 템플릿(151)을 이용하여 회의 진행 절차 파일을 생성한다. 회의 관리 템플릿(151)은 전자회의에 적용될 수 있는 회의 진행 절차를 입력하는 입력 필드들을 구비하며, 관리자는 회의 관리 템플릿(151)을 호출하여 템플릿에 구비된 회의 진행과 관련한 여러 항목이 표시된 입력 필드들에 원하는 사항을 입력하거나 선택하여 회의 진행 절차 파일을 생성할 수 있다. 회의 관리 템플릿(151)은 여러 형태의 회의 유형에 대응하도록 유형별로 구비될 수 있으며, 관리자는 회의 주제 및 상황에 맞게 회의 관리 템플릿(151)을 편집할 수 있다.
한편, 관리자 단말기(100)는 반드시 절차 파일 생성부(150)를 구비할 필요는 없다. 즉, 관리 서버(200)가 제공하는 웹 사이트에 관리자 단말기가 접속하고, 웹 사이트에서 제공하는 회의 관리 템플릿에 회의 진행 절차를 입력함으로써 회의 진행 절차 파일이 생성되도록 할 수도 있다.
통신부(160)는 유무선 통신망을 통해 데이터를 송수신하기 위한 기능을 수행한다.
회의 제어 모듈(170)은 전자회의 실행 중에 회의 진행 순서를 제어할 수 있는 기능을 수행한다.
제어부(110)는 관리자 단말기(100)의 제반 동작을 처리하도록 제어한다. 즉, 제어부(110)는 입력부(120), 표시부(130), 저장부(140), 절차 파일 생성부(150)와, 통신부(160), 회의 제어 모듈(170)의 동작을 각각 제어한다.
관리 서버(200)는 관리자 단말기(100)에서 생성된 회의 진행 절차 파일을 수신하여 회의 진행 절차를 수립한다.
또한, 관리자 단말기(100)로부터 전자회의 개시 요청을 받으면 관리 서버와 연결된 참여자 단말기가 전자회의에 참여할 수 있도록 전자회의를 개시한다. 이때, 반드시 개시 요청이 있을 것을 필요로 하지는 않는다. 예를 들어, 회의 진행 절차 파일에 회의를 개시할 시간이 정해진 경우, 해당 시간이 되면 관리자 단말기(100) 및 참여자 단말기(300)를 호출하여 회의가 진행되도록 할 수 있다.
또한, 관리 서버(200)는 관리자 단말기(100)의 회의 진행 관련 제어 명령을 수신하여 진행 중인 전자회의의 주제를 변경하거나, 진행 중인 회의를 일시 정지하거나, 일시 정지된 회의를 재개할 수 있다.
또한, 관리 서버(200)는 전자회의를 실행하면서, 세부 회의 주제 별로 별개의 녹화 파일을 생성하고, 전자회의가 종료된 경우, 회의 진행 절차에 따라 생성된 녹화 파일을 병합하여 회의록 파일을 생성할 수 있다.
이를 위해, 관리 서버(200)는, 도 3에 도시된 바와 같이, 서버 제어부(210), 서버 통신부(220), 서버 저장부(230)를 포함한다.
서버 통신부(220)는 유무선 통신망을 경유하여 관리자 단말기(100), 참여자 단말기(300)와 연동하는 기능을 수행하는 통신 수단으로서, 각종 데이터를 송수신하는 기능을 수행한다.
서버 제어부(210)는 서버의 전반적인 기능을 제어하는 제어 수단으로서 전술한 회의 진행 절차 수립, 전자회의 개시, 회의 진행 제어(주제 변경, 일시 정지 및 재개 등), 녹화 파일 및 회의록 파일 생성 등의 기능을 수행한다.
서버 저장부(230)는 서버의 구동에 필요한 각종 데이터를 저장하고, 상기 회의 진행 절차 파일, 생성된 녹화 파일 및 회의록 파일 등을 저장하는 기능을 수행한다.
한편, 참여자 단말기(300)는 절차 파일 생성부(150), 회의 제어 모듈(170)이 없는 점에서 관리자 단말기(100)와 상이하며, 나머지 구성 요소는 동일하므로, 이에 대한 상세한 설명은 생략한다.
다음으로, 도 4 내지 도 11을 참조하여 본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법을 설명한다.
먼저, 회의 진행 절차 파일을 생성한다. (S100)
이를 위해, 관리자 단말기(100)는 관리 서버(200)에 접속하여 관리 서버가 제공하는 회의 관리 템플릿(151)을 다운로드한다.(S110) 회의 관리 템플릿(151)은 전자회의에 적용될 수 있는 회의 진행 절차를 입력하는 입력 필드들을 구비한다.
관리자는 관리자 단말기(100)를 통해 회의 관리 템플릿(151)을 호출하여 회의 관리 템플릿에 구비된 회의 진행과 관련한 여러 항목이 표시된 입력 필드들에 원하는 사항을 입력하거나 선택하여 회의 진행 절차 파일을 생성할 수 있다. (S120) 그리고, 생성된 회의 진행 절차 파일을 관리 서버에 전송하여 관리 서버가 회의 진행 절차 파일에 따라 다자간 전자회의를 실행하도록 한다. (S130)
또는, 관리자는 관리자 단말기(100)를 통해 관리 서버(200)가 제공하는 웹 사이트에 접속하고, 웹 사이트에서 제공하는 회의 관리 템플릿에 회의 진행 절차를 입력함으로써 회의 진행 절차 파일이 생성되도록 할 수도 있다.
회의 진행 절차 파일 생성과 관련하여 도 6 내지 도 10을 참조하여 설명한다.
도 6은 회의 관리 템플릿에서 제공되는 일 화면을 예시한 것으로, 회의 순서를 관리하는 화면의 예시도이다. 도 6에 도시된 바에 의하면, 관리자는 회의 순서 관리 화면을 통해 제품 데모에 대한 발표자를 “김연아”로 하고, 발표 시간(25분), 회의 유형(화상 회의) 및 채팅 권한 등의 회의 진행 절차에 관한 사항(제한 사항)의 입력할 수 있다. 관리자는 제품 데모 이후, 월간 회의, 분기별 성과 보고 회의 등의 회의 진행 절차를 입력하여 회의 순서를 관리할 수 있다.
도 7은 회의 관리 템플릿에서 제공되는 일 화면을 예시한 것으로, 회의 순서를 편집하는 화면의 예시도이다. 관리자는 회의 순서 편집 화면을 통해 회의의 순서를 변경하거나, 회의를 추가하거나 삭제 또는 수정할 수 있다. 변경, 추가, 삭제, 수정 등을 한 후, 저장함으로써 회의 순서를 편집할 수 있다.
도 8은 회의 관리 템플릿에서 제공되는 일 화면을 예시한 것으로, 회의 주제를 편집하는 화면의 예시도이다. 관리자는 회의 주제 편집 화면을 통해 영상 회의 또는 문서 회의 등의 회의 유형을 정하고, 회의 진행을 위한 각종 제한 사항을 설정할 수 있다.
관리자는 회의 유형 및 회의 주제에 따라 패널 발언 허용 여부, 청중 발언 허용 여부, 채팅 허용 여부, 발표 시간 제한 여부, 발표 시간 경과 표시 여부 등의 제한 사항을 선택적으로 입력하여 회의가 교착되지 않고 원활하게 진행되도록 설정할 수 있다.
또한, 관리자는 발표 시간 초과시, 현재의 주제에 대기하도록 또는, 회의 진행 순서에 정해진 다음 주제로 이동하도록 설정할 수 있다.
도 9는 회의 관리 템플릿에서 제공되는 일 화면을 예시한 것으로, 문서 회의 주제를 편집하는 화면의 예시도이다. 관리자는 문서 회의 주제 편집 화면을 통해 문서 회의 진행과 관련된 사항을 설정할 수 있다.
회의 유형으로 문서 회의가 선택되면, 화면의 공유 범위(전체 화면 또는 일부 화면), 공유할 URL, 공유할 동영상 파일, 공유한 문서 자료 등을 입력하는 필드가 표시되고, 관리자는 이들 필드에 선택적으로 입력하여 회의 참여자들이 참여자 단말기(300)를 통해 미리 회의 진행과 관련된 자료들을 확인 열람할 수 있도록 할 수 있다.
도 10은 회의 관리 템플릿에서 제공되는 일 화면을 예시한 것으로, 영상 회의 주제를 편집하는 화면의 예시도이다. 관리자는 영상 회의 주제 편집 화면을 통해 영상 회의 진행과 관련된 사항을 설정할 수 있다.
회의 유형으로 영상 회의가 선택되면, 발표자를 포함하는 참여자 수, 발표자 및 참여자를 화상의 특정 위치에 배치하는 레이아웃 필드가 표시되고, 관리자는 선택적으로 입력하여 영상 회의 진행 절차를 정할 수 있다.
이와 같이, 관리자는 관리자 단말기의 절차 파일 생성부(150)에 포함된 회의 관리 템플릿(151) 또는 웹 사이트에서 제공하는 회의 관리 템플릿을 이용하여, 회의 순서 관리, 회의 순서 편집, 회의 주제 편집 등을 수행하여 회의 진행 절차 파일을 생성한다.
관리 서버(200)는 생성된 회의 진행 절차 파일을 수신 및 저장함으로써 미리 회의 진행 절차를 정의할 수 있다. (S200)
이후, 관리 서버(200)는 다자간 전자회의를 개시한다. (S300)
관리 서버(200)는 관리자 단말기(100)로부터 전자회의 개시 요청을 받으면 관리 서버와 연결된 참여자 단말기가 전자회의에 참여할 수 있도록 전자회의를 개시한다. 이때, 반드시 개시 요청이 있을 것을 필요로 하지는 않는다. 예를 들어, 회의 진행 절차 파일에 회의를 개시할 시간이 정해진 경우, 해당 시간이 되면 관리자 단말기(100) 및 참여자 단말기(300)를 호출하여 회의가 진행되도록 할 수 있다.
다자간 전자회의가 개시되면, 관리 서버(200)는 생성된 회의 진행 절차 파일에 따라 다자간 전자회의를 실행한다. (S400)
다자간 전자회의가 실행되면, 관리 서버(200)는 회의 진행 절차 파일에 설정된 내용대로 회의 진행 절차를 제어한다. 또한, 관리자는 관리자 단말기(100)의 회의 제어 모듈(170)을 통해 진행 중인 회의 절차를 제어할 수 있다. 즉, 관리자는 회의 진행 절차 파일에 설정된 내용에도 불구하고, 필요한 경우 발표자의 발표 시간을 제한하거나, 발표자에게 특정 권한을 부여하거나 해제하는 등의 회의 진행을 위한 제어 명령을 회의 제어 모듈(170)을 통해 관리 서버(200)로 전송할 수 있다.
도 11은 회의 제어 모듈에서 제공되는 제어 화면의 일 예가 도시된 예시도이다. 즉, 관리자는 관리자 단말기(100)의 회의 제어 모듈(170)을 통해 진행 중에 “일시 정지”를 선택하여 회의 절차를 일시 정지하거나, 다시 “시작”을 선택하여 일시 정지된 회의를 재개할 수 있다. 일시 정지 상태에서는 제한 시간이 걸린 회의 주제가 실행 중이더라도 시간이 경과되지 않는다. 관리자가 “종료”를 선택하면, 진행 중인 회의 주제는 즉시 정지되고, 해당 주제의 진행은 종료된다. 또한, 관리자는 관리자 단말기(100)의 회의 제어 모듈(170)을 통해 특정 주제를 선택함으로써 진행 중인 회의의 주제를 변경할 수 있다.
또한, 관리 서버(200)는 회의 진행 중에 회의 진행 절차 파일에 포함된 특정 회의 자료를 참여자 단말기(300)로 전송하여 공유할 수 있으며, 해당 자료가 필요없게 된 경우, 공유 해제할 수 있다.
회의 진행 절차 파일에 다수개의 세부 회의 주제 순서가 지정되어 있으며, 특정 세부 회의 주제의 발표가 완료되면, 관리 서버(200)는 지정된 순서대로 다음 세부 회의 주제를 실행한다.
이때, 시간 제한이 있는 경우, 해당 시간 제한이 완료되면 회의 진행 절차 파일의 설정에 따라 현재의 주제에 대기하거나 다음 주제로 이동할 수 있다. 시간 제한이 없는 경우에는 회의의 신속한 진행을 위해, 관리자는 회의 제어 모듈(170)을 통해 제어 명령을 관리 서버(200)로 전송하고, 관리 서버(200)는 제어 명령에 따라 현재의 주제에 대기하거나 다음 주제로 이동할 수 있다.
관리 서버(200)는 회의 진행 절차 파일에 포함된 최종의 진행 절차가 완료되거나, 최종 진행 절차에 설정된 시간이 경과되면 회의 진행 절차를 완료시킬 수 있다. 또한, 회의 제어 모듈(170)의 완료 명령에 의해 회의 진행 절차를 완료시킬 수 있다.
한편, 관리 서버(200)는 회의 개시부터 종료시까지의 회의 내용을 녹화하여 녹화 파일을 생성한다. 회의 진행 절차 파일 내에 다수의 세부 회의 주제가 포함되는 경우, 관리 서버(200)는 세부 회의 주제 별로 별개의 녹화 파일을 생성한다. 관리 서버는 회의 진행 절차에 따라 생성된 녹화 파일을 병합하여 회의록 파일을 생성한다. 또한, 녹화 파일, 회의록 파일에 저장되는 회의 내용은 회의 진행 중의 공유 화면, 문자 채팅, 발표자 및 참여자의 발언, 발표자 및 참여자의 영상 화면 등일 수 있다.
관리 서버(200)는 음성을 문자로 변환하여 회의록 파일을 생성할 수 있고, 이를 위해 서버 저장부(230)는 보이스 투 텍스트(voice to text) 기능을 구현하는 프로그램을 저장하며, 서버 제어부(210)는 전자회의 중에 이 프로그램을 구동하여 문자화된 회의록 파일을 생성할 수 있다.
녹화 파일 및 회의록 파일 생성시, 관리 서버(200)는 발표자 및 참여자의 발언 내용을 일정 구간 별로 음성 파일 형태로 저장하며, 음성과 해당 영상 화면이 매칭되도록 저장한다.
한편, 관리자는 관리자 단말기(100)를 통해 회의록 파일에 접근하여 이를 편집할 수 있다.
상기와 같은 본 발명의 실시예에 따른 다자간 전자회의 방법에 따르면, 미리 회의 진행 절차를 정의하여 실제 회의 진행시에 정해진 절차대로 다자간 전자회의를 쉽고 빠르게 진행시킬 수 있는 효과가 있다.
또한, 각 회의의 진행 단계에서 회의 자료를 녹화하므로, 추후 회의 자료 검색에 있어서 원하는 회의 진행 단계의 검색이 빠르고, 정확한 자료를 검색할 수 있다는 효과가 있다.
이상, 본 발명의 일 실시예에 대하여 설명하였으나, 해당 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자라면 특허청구범위에 기재된 본 발명의 사상으로부터 벗어나지 않는 범위 내에서, 구성 요소의 부가, 변경, 삭제 또는 추가 등에 의해 본 발명을 다양하게 수정 및 변경시킬 수 있을 것이며, 이 또한 본 발명의 권리범위 내에 포함된다고 할 것이다.
100 : 관리자 단말기 110 : 제어부
120 : 입력부 130 : 표시부
140 : 저장부 150 : 절차 파일 생성부
160 : 통신부 170 : 회의 제어 모듈
200 : 관리 서버 210 : 서버 제어부
220 : 서버 통신부 230 : 서버 저장부
300 : 참여자 단말기

Claims (8)

  1. 다자간 전자회의를 관리하는 관리 서버와, 진행 중인 회의의 주제를 변경하거나, 진행 중인 회의를 일시 정지하거나, 일시 정지된 회의를 재개할 수 있는 회의 제어 모듈을 가지고 상기 관리 서버와 연결된 관리자 단말기 및 참여자 단말기를 포함하는 다자간 전자회의 방법으로서,
    상기 관리 서버가 상기 관리자 단말기에 회의 관리 템플릿을 제공하고, 상기 관리자 단말기는 상기 회의 관리 템플릿에 회의 진행 절차를 입력하여 상기 회의 진행 절차 파일이 생성하거나, 또는 상기 관리 서버가 제공하는 웹 사이트에 상기 관리자 단말기가 접속하여, 상기 웹 사이트에서 제공하는 회의 관리 템플릿에 회의 진행 절차를 입력하여 회의 진행 절차 파일이 생성되는 단계;
    상기 관리 서버가 상기 생성된 회의 진행 절차 파일을 수신 및 저장하는 단계;
    상기 관리 서버가 상기 다자간 전자회의를 개시하는 단계;
    상기 생성된 회의 진행 절차 파일에 따라 다자간 전자회의를 실행하는 단계; 및
    상기 관리 서버가 다자간 전자회의가 종료된 때, 회의 진행 절차에 따라 생성된 녹화 파일을 병합하여 회의록 파일을 생성하는 단계;를 포함하되,
    상기 생성된 회의 진행 절차 파일은 적어도 하나의 세부 회의 주제를 포함하며, 상기 관리 서버는 다자간 전자회의를 실행하면서, 상기 적어도 하나의 세부 회의 주제별로 별개의 녹화 파일을 생성하고,
    상기 녹화파일은 파일 생성시, 관리 서버가 사용자의 발언 내용을 일정 구간 별로 음성 파일 형태로 저장하며, 음성과 해당 영상 화면이 매칭되도록 저장되고,
    상기 회의 관리 템플릿은, 회의 진행 절차를 입력하는 입력 필드들 및 회의 진행 순서, 발표자, 제한 사항 및 발표 시간 초과시, 현재의 주제에 대기할지 또는, 상기 회의 진행 순서에 정해진 다음 주제로 이동할 지를 결정하는 회의 진행 아이템을 입력할 수 있는 회의 주제 편집 모듈을 포함하는 것을 특징으로 하는 다자간 전자회의 방법.
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