KR101419708B1

KR101419708B1 - 업무표준화 작업 방법 및 시스템

Info

Publication number: KR101419708B1
Application number: KR1020120054194A
Authority: KR
Inventors: 김종수
Original assignee: 김종수
Priority date: 2012-05-22
Filing date: 2012-05-22
Publication date: 2014-07-15
Also published as: KR20130130400A

Abstract

본 발명은 업무표준화 작업 방법 및 시스템에 관한 것이다. 보다 상세하게는 복잡하고 다양한 업무방법들은 체계화 및 시스템화하여 자동화함으로써 업무표준화 작업비용은 감소시키고 작업시간을 단축하며, 상시 실제 업무와 일치하게 적용할 수 있으며, 업무, 사람, 조직, 권한, 프로세스 등의 변동에 따라 신속하게 대응하여 유지보수함으로써 과다한 단순 반복 업무를 감소시킬 수 있을 뿐만 아니라, 급격한 경영환경 변화에 맞추어 업무표준화의 지속적인 업그레이드를 통해 업무 처리 시간이 단축되고 업무의 오류 발생 가능성이 감소하며 업무 처리의 생산성을 향상시킬 수 있는 업무표준화 작업 방법 및 시스템에 관한 것이다.

Description

업무표준화 작업 방법 및 시스템{Method and System For The Business Standardization Work}

본 발명은 업무표준화 작업 방법 및 시스템에 관한 것이다. 보다 상세하게는 복잡하고 다양한 업무방법들은 체계화 및 시스템화하여 자동화함으로써 업무표준화 작업비용은 감소시키고 작업시간을 단축하며, 상기 실제 업무와 일치하게 적용할 수 있으며, 업무, 사람, 조직, 권한, 프로세스 등의 변동에 따라 신속하게 대응하여 유지보수함으로써 과다한 단순 반복 업무를 감소시킬 수 있을 뿐만 아니라, 급격한 경영환경 변화에 맞추어 업무표준화의 지속적인 업그레이드를 통해 업무 처리 시간이 단축되고 업무의 오류 발생 가능성이 감소하며 업무 처리의 생산성을 향상시킬 수 있는 업무표준화 작업 방법 및 시스템에 관한 것이다.

최근 컴퓨터 관련 기술이 발달함에 따라 각 기업들에서는 업무자동화를 위한 선행 작업으로 다양한 방법으로 업무표준화 작업을 수행하고 있다.

업무표준화 작업을 수행하면 각 기업에서의 업무자동화를 용이하게 하며 업무 처리 시간이 단축되고, 업무의 오류 발생 가능성이 감소하며, 업무처리의 생산성이 향상되는 등 여러 가지 효과를 기대할 수 있으므로 이에 대한 관심이 더욱 높아지고 있는 실정이다.

기업 환경이 복잡해지고 업무자동화 시스템이 발달할수록 업무표준화 요구가 증대되어 그 필요성이 증가하고 있다.

기존에는 업무표준화를 통일된 방법 없이 다양한 방법으로 수행하고 있어 자동화가 불가능하며, 수작업으로 수행하는데 막대한 비용과 기간이 소요된다. 완료이후에도 얼마 지나지 않아 업무환경 변화에 맞추기 위해 또다시 업무표준화 작업을 반복하게 된다.

과거와 같이 업무환경 변화가 미미한 경우에는 이런 방법이 적용가능할지 모르나, 업무환경 변화가 가속화되고 있는 현재 시점에서 이와 같은 시간적인 지연은 기업의 전략을 실행하는데 많은 장애가 되고 있다.

업무표준화 작업 이후 조직, 업무, 사람, 프로세스 등의 업무환경 변화에 맞추어 신속하게 변경해야하는 단순 반복적인 유지보수 업무가 과다하고 발생하고, 새로운 업무 발전에 맞추어 지속적으로 업그레이드(Upgrade) 해야 하는데 들어가는 비용이 증가하고 있다.

업무표준화 작업은 완료 후가 끝이 아니라 또 다른 시작으로 끊임없이 변화하는 업무환경에 맞추어 적용하기 위해 지속적으로 유지보수 및 업그레이드 해야 할 기업 경영의 기본적인 핵심 업무인 것이다. 따라서, 급속한 경영환경 변화에 신속하게 대응하기 위해 핵심적인 업무표준화 작업을 수행하는 데 소요되는 기간을 단축하여 비용을 획기적으로 절감할 뿐만 아니라, 신속하고 편리하게 유지보수 및 업그레이드할 수 있는 업무표준화 작업 방법 및 시스템에 대한 개발 필요성이 대두된다.

본 발명은 상기와 같은 문제점을 해결하기 위해 안출된 것으로, 특히 업무표준화 작업비용은 감소시키고 작업시간을 단축하며, 유지보수를 위한 과다한 단순 반복 업무를 감소시킬 수 있을 뿐만 아니라, 급격한 경영환경 변화에 맞추어 업무표준화의 지속적인 업그레이드를 통해 업무 처리 시간이 단축되고 업무의 오류 발생 가능성이 감소하며 업무 처리의 생산성을 향상시킬 수 있는 업무표준화 작업 방법 및 시스템을 제공하는 데 그 목적이 있다.

상기 목적을 달성하기 위해 안출된 본 발명에 따른 업무표준화 작업 방법은 (a) 조직의 업무를 계획(Plan), 실행(Do), 확인(Check), 개선(Action) 부분 순으로 나열하여 선순환 사이클의 1레벨 업무를 생성하여 코드화하고, 상기 1레벨 업무의 발생 순서를 나열하여 2레벨 프로세스를 생성하여 코드화하며, 상기 2레벨 프로세스의 발생 순서를 나열하여 3레벨 활동(Activity)을 생성하여 코드화하는 업무기능 생성 단계; (b) 상기 (a)단계의 업무기능의 3레벨 활동을 이용하여 사람의 직무를 생성하고, 상기 직무의 표준 소요시간을 산출하여 T/O(Table of Organization)를 산정하며, 상기 T/O에 맞추어 사람의 업무분장을 생성하는 업무분장 생성 단계; (c) 상기 (a)단계의 업무기능의 3레벨 활동의 업무전결권한을 생성하고, 상기 업무전결권한을 기준으로 조직 계층에 따라 절차를 워크플로우(Workflow) 형태로 생성하며, 조직 계층의 업무권한 적정성을 평가하여 업무권한을 조정하는 업무권한 설정 단계; (d) 상기 (a)단계의 업무기능의 3레벨 활동을 순서대로 연결하여 단위 프로세스를 생성하고, 상기 단위 프로세스를 연결하여 원하는 통합 프로세스를 생성하는 업무프로세스 생성 단계; (e) 상기 (a)단계의 업무기능의 3레벨 활동의 출력자료인 장표 및 보고서를 생성하고, 장표 및 보고서의 신규, 변경, 삭제의 편집에 대한 이력을 생성하는 장표 및 보고서 생성 단계; (f) 상기 (a)단계의 업무기능의 3레벨 활동에 대한 입력자료와 출력자료를 생성하고, 활동과 입력자료 및 출력자료 발생에 대한 순차적 설명을 생성하여 업무매뉴얼을 생성하는 업무매뉴얼 생성 단계; 및 (g) 상기 (a)단계의 업무기능의 3레벨 활동 시간을 생성하고, 활동이 없는 표준활동은 업무기능에서 제거하며, 표준활동에 없는 활동은 업무기능에 추가 생성하는 업무활동 생성 단계를 포함하는 것을 특징으로 한다.

본 발명의 바람직한 실시예에 따른 업무표준화 작업 시스템은 조직의 업무를 계획(Plan), 실행(Do), 확인(Check), 개선(Action) 부분 순으로 나열하여 선순환 사이클의 1레벨 업무를 생성하여 코드화하고, 상기 1레벨 업무의 발생 순서를 나열하여 2레벨 프로세스를 생성하여 코드화하며, 상기 2레벨 프로세스의 발생 순서를 나열하여 3레벨 활동(Activity)을 생성하여 코드화하는 업무기능 생성 모듈; 상기 업무기능의 3레벨 활동을 이용하여 사람의 직무를 생성하고, 상기 직무의 표준 소요시간을 산출하여 T/O(Table of Organization)를 산정하며, 상기 T/O에 맞추어 사람의 업무분장을 생성하는 업무분장 생성 모듈; 상기 업무기능의 3레벨 활동의 업무전결권한을 생성하고, 상기 업무전결권한을 기준으로 조직 계층에 따라 절차를 워크플로우(Workflow) 형태로 생성하며, 조직 계층의 업무권한 적정성을 평가하여 업무권한을 조정하는 업무권한 설정 모듈; 상기 업무기능의 3레벨 활동을 순서대로 연결하여 단위 프로세스를 생성하고, 상기 단위 프로세스를 연결하여 원하는 통합 프로세스를 생성하는 업무프로세스 생성 모듈; 상기 업무기능의 3레벨 활동의 출력자료인 장표 및 보고서를 생성하고, 장표 및 보고서의 신규, 변경, 삭제의 편집에 대한 이력을 생성하는 장표 및 보고서 생성 모듈; 상기 업무기능의 3레벨 활동에 대한 입력자료와 출력자료를 생성하고, 활동과 입력자료 및 출력자료 발생에 대한 순차적 설명을 생성하여 업무매뉴얼을 생성하는 업무매뉴얼 생성 모듈; 및 상기 업무기능의 3레벨 활동 시간을 생성하고, 활동이 없는 표준활동은 업무기능에서 제거하며, 표준활동에 없는 활동은 업무기능에 추가 생성하는 업무활동 생성 모듈을 포함하는 것을 특징으로 한다.

본 발명에 의하면 복잡하고 다양한 업무방법들은 체계화 및 시스템화하여 자동화함으로써 업무표준화 작업비용은 감소시키고 작업시간을 단축하며, 상시 실제 업무와 일치하게 적용할 수 있으며, 업무, 사람, 조직, 권한, 프로세스 등의 변동에 따라 신속하게 대응하여 유지보수함으로써 과다한 단순 반복 업무를 감소시킬 수 있는 효과가 있다.

또한, 본 발명에 의하면 급격한 경영환경 변화에 맞추어 업무표준화의 지속적인 업그레이드를 통해 업무 처리 시간이 단축되고 업무의 오류 발생 가능성이 감소하며 업무 처리의 생산성을 향상시킬 수 있는 효과가 있다.

도 1은 본 발명의 바람직한 실시예에 따른 업무표준화 작업 방법 및 시스템의 전체 알고리즘을 도시한 흐름도이다.

이하, 본 발명의 바람직한 실시예를 첨부된 도면들을 참조하여 상세히 설명한다. 우선 각 도면의 구성 요소들에 참조 부호를 부가함에 있어서, 동일한 구성 요소들에 대해서는 비록 다른 도면상에 표시되더라도 가능한 한 동일한 부호를 가지도록 하고 있음에 유의해야 한다. 또한, 본 발명을 설명함에 있어, 관련된 공지 구성 또는 기능에 대한 구체적인 설명이 본 발명의 요지를 흐릴 수 있다고 판단되는 경우에는 그 상세한 설명은 생략한다. 또한, 이하에서 본 발명의 바람직한 실시예를 설명할 것이나, 본 발명의 기술적 사상은 이에 한정하거나 제한되지 않고 당업자에 의해 변형되어 다양하게 실시될 수 있음은 물론이다.

M10 모듈에서 조직의 업무기능을 1, 2, 3 LEVEL 계층적 구조로 전개하여 생성한다. 먼저, 조직에서 일어나는 일을 계획(Plan), 실행(Do), 확인(Check), 개선(Action) 부분 순으로 나열하여 선순환 사이클의 1Level 업무를 생성하여 코드화(1,0,0) 한다. 즉, 각 부분으로 발생하는 조직의 일을 순서대로 연결하여 1Level 업무를 생성하여 코드화한다. 둘째, 1LEVEL 업무의 발생 순서를 나열하여 2LEVEL 프로세스를 생성하여 코드화(1,1,0) 한다. 셋째, 2Level 프로세스의 발생 순서를 나열하여 3LEVEL 활동(Activity)을 생성하여 코드화(1,1,1) 한다.

M20 모듈에서 업무분장 생성은 도 1의 M10 모듈의 업무기능의 3LEVEL 활동(Activity)을 이용하여 사람의 직무를 생성한다. 둘째, 직무의 표준 소요시간을 산출하여 T/O(Table of Organization)를 산정한다. 셋째, T/O에 맞추어 사람의 업무분장을 생성한다.

예컨대, 업무기능 3 LEVEL의 활동(Activity)을 좌측 열에 나열하고 우측 행에는 인원을 직급 순서대로 나열한다. 활동(Activity)과 인원의 매트릭스(Matrix) 분석을 통해 각 인원의 직무를 분석하여 업무분장 맵을 생성한다. 각 활동(Activity)의 일, 주, 월, 년 주기에 따라 주기별 수행 횟수와 횟수 당 단위시간을 곱하고, 주기가 일 단위이면 작업일수를 곱하고, 주 단위이면 52를 곱하고, 월 단위이면 12를 곱하고, 년 단위이면 1을 곱하여 연간 표준 활동시간을 산출하여 T/O(Table of Organization)를 산정하고 T/O에 맞추어 업무 분장을 생성한다.

M30 모듈에서 업무권한 생성은 도 1의 M10 모듈의 업무기능의 3LEVEL 활동(Activity)의 업무전결권한을 생성한다. 둘째, 업무전결권한을 기준으로 조직 계층에 따라 절차를 Workflow 형태로 생성한다. 셋째, 조직 계층의 업무권한 적정성을 평가하여 업무권한을 조정한다.

예컨대, 업무기능 3 LEVEL의 활동(Activity)을 좌측 열에 나열하고 우측 행에 조직의 계층적 권한을 순서대로 나열한다. 각 활동(Activity)의 최종결재권자를 정하면 아래 계층의 결재자는 자동적으로 순서가 매겨져 활동별 결재절차를 Workflow 형태로 자동적으로 생성한다. 조직 계층의 업무권한 적정성을 평가하여 업무권한을 조정한다.

M40 모듈에서 업무프로세스 생성은 도 1의 M10 모듈의 업무기능의 3LEVEL 활동(Activity)을 순서대로 연결하여 단위프로세스를 생성한다. 둘째, 단위프로세스를 연결하여 원하는 통합프로세스를 생성한다.

예컨대, 업무기능 3 LEVEL 의 활동(Activity)을 순서대로 직사각형 도형으로 도식화하여 연결하고, 각 활동(Activity)의 입력 자료와 출력 자료를 생성하여 단위프로세스를 생성한다. 단위프로세스를 조합, 연결하여 원하는 통합프로세스를 생성한다.

M40 모듈에서 업무 규칙 작성과 업무 규칙 저장단계를 더 포함할 수 있다.

전체적으로는 외부 저장소로부터 업무 요소를 수집하고, 수집된 업무 요소를 정제한 후 정제된 업무 요소를 저장하고, 수집된 업무 요소를 기반으로 업무 규칙을 작성하며, 작성된 업무 규칙을 저장하고 업무 요소를 온톨로지 저장한 후, 업무 규칙 접근 API(Application Program Interface)를 작성한다.

외부 저장소가 제공하는 인터페이스를 이용하여 업무 요소를 수집하고, 수집된 업무 요소들은 다양한 업무 요소들을 정제 규칙과 사용자 작업을 통해 저장된다. 업무 규칙 에디터는 저장된 업무 요소와 업무 관계 온톨로지에 저장된 업무 요소 관계를 에디터에 표시하여 사용자가 업무 규칙을 생성할 수 있도록 하고, 기 생성된 업무 규칙을 이용하여 새로운 업무 규칙을 생성할 수 있도록 업무 규칙을 저장한다. 업무 관계 온톨로지는 업무 규칙 에디터에서 작성된 업무 규칙을 오픈소스를 이용하여 파싱하여 필요한 요소들간 관계를 온톨로지화하여 저장한다. 마지막으로 업무규칙 접근 API는 저장된 업무 규칙에 외부 응용이 접근할 수 있는 API를 작성한다.

M50 모듈에서 장표 및 보고서 생성은 도 1의 M10 모듈의 업무기능의 3LEVEL 활동(Activity)의 출력자료인 장표 및 보고서를 생성한다. 둘째, 장표 및 보고서의 신규, 변경, 삭제의 편집에 대한 이력을 생성한다.

M60 모듈에서 업무매뉴얼 생성은 도 1의 M10 모듈의 업무기능의 3LEVEL 활동(Activity)의 업무매뉴얼을 생성한다. 둘째, 활동(Activity)에 대한 입력자료 및 출력자료를 생성한다. 셋째, 활동(Activity)과 입력자료 및 출력자료 발생에 대한 순차적 설명을 생성한다. 즉, 입력자료 및 입력 방법에 대한 순차적 상세한 설명, 활동(Activity)에 대한 순차적 상세한 설명, 출력자료 및 작성 방법에 대한 순차적 상세한 설명을 생성한다.

M70 모듈에서 업무활동 생성은 도 1의 M10 모듈의 업무기능의 3LEVEL 활동(Activity) 시간을 생성한다. 둘째, 활동이 없는 표준 활동(Activity)은 업무기능에서 제거한다. 셋째, 표준 활동(Activity)에 없는 활동은 업무기능에 추가 생성한다.

한편, 본 발명의 업무표준화 작업 방법은 워크플로우 기법이 적용될 수 있다. 워크플로우 기법은 ERP(Enterprise Resource Planning) 또는 MRP(Manufacturing Resource Planning) 분야에서 사용하는 기술로, 비즈니스 프로세스 생산성을 향상시키기 위해 비즈니스 프로세스가 일련의 업무 절차 데이터로 정의되면 워크플로우 엔진이 이 데이터를 기반으로 비즈니스 프로세스에 필요한 문서, 정보 또는 업무들을 정확한 시점에 사용자에게 제공함으로써 비즈니스 프로세스를 자동화하는 것이다.

이를 이용하여 서비스 제공에 필요한 단위 업무 절차들을 정의하고(제1 단계), 단위 업무 절차를 처리하는 장치들의 정보와 단위 업무 절차를 정의하는 단위 업무명을 포함하는 데이터를 저장하고(제2 단계), 워크플로우 엔진이 대기 상태에서 업무 절차 처리요청을 수신하면 단위업무 처리에 필요한 프로세스를 생성한 후 데이터를 기초로 단위 업무 절차별로 해당되는 장치에게 처리를 의뢰하며(제3 단계), 그리고 대기상태로 복귀(제4 단계)하는 과정으로 이루어질 수 있다.

이상의 설명은 본 발명의 기술 사상을 예시적으로 설명한 것에 불과한 것으로서, 본 발명이 속하는 기술 분야에서 통상의 지식을 가진 자라면 본 발명의 본질적인 특성에서 벗어나지 않는 범위 내에서 다양한 수정, 변경 및 치환이 가능할 것이다. 따라서, 본 발명에 개시된 실시예 및 첨부된 도면들은 본 발명의 기술 사상을 한정하기 위한 것이 아니라 설명하기 위한 것이고, 이러한 실시예 및 첨부된 도면에 의하여 본 발명의 기술 사상의 범위가 한정되는 것은 아니다. 본 발명의 보호 범위는 아래의 청구범위에 의하여 해석되어야 하며, 그와 동등한 범위 내에 있는 모든 기술 사상은 본 발명의 권리범위에 포함되는 것으로 해석되어야 할 것이다.

M10 : 업무기능 생성 모듈 M20 : 업무분장 생성 모듈
M30 : 업무권한 생성 모듈 M40 : 업무프로세스 생성 모듈
M50 : 장표 및 보고서 생성 모듈 M60 : 업무매뉴얼 생성 모듈
M70 : 업무 활동 생성 모듈

Claims

조직의 업무를 계획(Plan), 실행(Do), 확인(Check), 개선(Action) 부분 순으로 나열하여 선순환 사이클의 1레벨 업무를 생성하여 코드화하고, 상기 1레벨 업무의 발생 순서를 나열하여 2레벨 프로세스를 생성하여 코드화하며, 상기 2레벨 프로세스의 발생 순서를 나열하여 3레벨 활동(Activity)을 생성하여 코드화하는 업무기능 생성 모듈;
상기 업무기능의 3레벨 활동을 이용하여 사람의 직무를 생성하고, 상기 직무의 표준 소요시간을 산출하여 T/O(Table of Organization)를 산정하며, 상기 T/O에 맞추어 사람의 업무분장을 생성하는 업무분장 생성 모듈;
상기 업무기능의 3레벨 활동의 업무전결권한을 생성하고, 상기 업무전결권한을 기준으로 조직 계층에 따라 절차를 워크플로우(Workflow) 형태로 생성하며, 조직 계층의 업무권한 적정성을 평가하여 업무권한을 조정하는 업무권한 설정 모듈;
상기 업무기능의 3레벨 활동을 순서대로 연결하여 단위 프로세스를 생성하고, 상기 단위 프로세스를 연결하여 원하는 통합 프로세스를 생성하는 업무프로세스 생성 모듈;
상기 업무기능의 3레벨 활동의 출력자료인 장표 및 보고서를 생성하고, 장표 및 보고서의 신규, 변경, 삭제의 편집에 대한 이력을 생성하는 장표 및 보고서 생성 모듈;
상기 업무기능의 3레벨 활동에 대한 입력자료와 출력자료를 생성하고, 활동과 입력자료 및 출력자료 발생에 대한 순차적 설명을 생성하여 업무매뉴얼을 생성하는 업무매뉴얼 생성 모듈; 및
상기 업무기능의 3레벨 활동 시간을 생성하고, 활동이 없는 표준활동은 업무기능에서 제거하며, 표준활동에 없는 활동은 업무기능에 추가 생성하는 업무활동 생성 모듈
을 포함하는 것을 특징으로 하는 업무표준화 작업 시스템.
제1항에 있어서,
상기 업무프로세스 생성 모듈은 업무 규칙 작성과 상기 업무 규칙 저장을 포함하는 것을 특징으로 하는 업무표준화 작업 시스템.
제2항에 있어서,
상기 업무프로세스 생성 모듈의 업무 규칙 작성은 외부 저장소로부터 업무 요소를 수집하고, 수집된 업무 요소를 정제하고, 정제된 업무 요소를 저장하고, 수집된 업무 요소를 기반으로 업무 규칙을 작성하는 것을 포함하는 것을 특징으로 하는 업무표준화 작업 시스템.
제2항에 있어서,
상기 업무프로세스 생성 모듈은 업무 규칙 저장 이후에 업무 요소 온톨로지 저장, 업무 규칙 접근 API 작성을 포함하는 것을 특징으로 하는 업무표준화 작업 시스템.
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