KR101103334B1 - 온라인 유학업무 자동화 시스템 - Google Patents

Abstract

본 발명은 온라인 유학업무 자동화 시스템 및 그 방법에 관한 것이다. 본 발명은 인터넷을 이용하여 유학의 제반적인 서비스 및 업무를 제공하는 온라인 유학업무 자동화 시스템에 있어서, 유학을 원하는 사용자가 유학 시스템에 접속하여 유학환경, 경비, 수속관련 제반적인 정보획득 및 상담을 위해 사용하는 사용자단말; 상기 사용자단말로부터 개인정보를 수신하여 상담회원 정보를 관리, 상담내역 히스토리 관리, 상담회원의 경과/진행 사항의 case별 정보 관리, 상담회원 상담추천학교 정보 관리 또는 수속비 입금확인 요청처리를 진행하며, 상기 개인정보에 매칭되는 추천학교를 자동적으로 선정하여 추천학교를 반환하며, 해당 추천학교에 따라 수속비를 처리하고, 고객파일을 작성한 뒤, 상기 사용자단말로 SMS 또는 게시판을 통해 통지하는 상담모듈; 상기 상담모듈로부터 상기 고객파일을 수신하여 확인한 뒤, 수속회원의 정보 관리, 자동 스케줄링을 통한 수속회원 일정 관리, 비자접수 처리, 해당 학교 지원여부 관리, 유학비 견적정보 관리, 수속회원 수속서류 정보 관리 또는 거래처(학교, 보험사, 항공사, 대사관) 업무요청 정보를 처리하며, 현지관리단말과의 연동을 통해 입학절차 및 비자관련절차를 수행하고 견적서 및 비자절차의 수행된 결과를 상기 사용자단말로 통지하는 수속모듈; 상기 비자관련절차 수행에 따른 비자의 지정된 만료일 도래여부를 확인하여, 상기 비자의 만료일 연장절차를 수행 등의 해당 관리회원의 일정 및 세부정보를 관리하거나, 게시판 카테고리/정보관리, 게시글정보를 관리하거나, 사진첩 카테고리/정보관리, 사진정보를 관리하거나, 파일함 카테고리/정보관리, 파일정보를 관리하거나, 메일함 카테고리/정보관리, 메일정보를 관리하거나, 메모함 카테고리/정보관리, 메모정보를 관리하거나, 쪽지함 정보관리, 쪽지정보를 관리하거나, 주간리포트 정보를 관리하거나, 용돈리포트 정보를 관리하거나, 성적표 정보를 관리하거나, 비밀이야기 정보를 관리하거나, 부동산정보를 관리하거나, 정착현황 정보를 관리 하여 SMS(Short Message Service) 또는 게시판(bulletin board)을 통해 상기 사용자단말 사용자의 보호자 및 지인들에게 통지하는 관리모듈; 및 회계품목 정보 관리, 입금정보 관리, 출금정보 관리, 직원급여 관리, 예수금 관리, 채권/채부 관리 또는 캐쉬플로우를 예측할 수 있도록 구성하여, 상기 상담모듈, 수속모듈 및 관리모듈의 절차에 따라 소요, 발생되는 제반적인 경비를 전산적으로 운영, 관리할 수 있는 회계모듈;을 포함하는 것을 특징으로 하는 온라인 유학업무 자동화 시스템을 포함할 수 있다. 이에 의해, 유학과정의 모든 업무프로세스를 가시화 투명화하여 사용자가 실시간으로 본인의 유학정보와 과정을 모니터링할 수 있고, 고객의 만족도를 극대화하는 효과를 제공한다.

Description

온라인 유학업무 자동화 시스템{On-line Studying Abroad Service Automatic System}

본 발명은 유학 관리 시스템에 관한 것으로, 구체적으로는 상담, 수속, 관리, 회계 등에 이르는 유학과정의 모든 업무프로세스를 가시화 투명화하여 사용자가 실시간으로 본인의 유학정보와 과정을 모니터링 할 수 있게 하기 위한 웹서버를 이용한 온라인 유학업무 자동화 시스템에 관한 것이다.

정보통신 및 교통수단의 발달로 세계는 점점 좁아지고 있고, 선진화된 학문을 습득하기 위해 많은 사람이 외국으로 유학을 가고 있는 실정이다. 예컨대, 교육제도의 우수성과 다양성, 학위의 국제적 인정도, 막강한 국력을 바탕으로 한 미국 영어의 국제적 보편화 등으로 인하여 해외유학이나 연수는 지속적으로 늘어나고 있다.

통계청의 자료에 따르면 2006년 현재 20세 이상 성인연수 유학생 수는 20만명에 이른다. 특히 20세이하의 초중고 조기유학생은 IMF였던 1998년 이후 폭발적으로 증가했으며, 이는 곳 유학이 사회 일부의 현상이 아니라 글로벌시대의 경쟁력 확보를 위한 하나의 교육체계로 자연스럽게 자리잡아가고 있음을 입증하는 것이며, 해외 유학이 대중화, 보편화되고 있음을 나타낸다.

특히 성인유학생의 경우 성장이 다소 정체되는 것과 상반되게 조기유학 시장의 성장세가 뚜렷한 것은 유학시장의 Entry Age(진입시기)가 점점 낮아지고 있다는 반증이다. 이런 관점에서 향후 유학시장은 조기유학 중심으로 성장할 것이 예상되며 현재의 단순 수속, 알선 기능을 벗어나 고객의 요구에 부응할 수 있는 차별화된 서비스를 제공하여야 한다.

그러나, 현재 유학관련 서비스는 통상적으로 외국으로 유학을 가기 위해서는 학교 예컨대 대학을 선택하고, 그 대학의 입학원서를 작성해야 하며, 작성된 원서를 발송해야 한다. 이를 보다 구체적으로 설명하면 이하와 같다. 현재 예컨대, 대학을 선택하기 위해서는 반드시 유학원에 가서 전문가와 상담을 해야만 자신에게 맞는 대학을 선택 및 추천을 받을 수 있다. 그리고 대학의 입학원서를 작성하기 위해서는 유학원에 의뢰하여 작성하는 방법과 각 대학 및 유학원에서 제공하는 파일을 다운로드(Download) 하여 본인이 직접 작성을 해야만 한다.

또한 예컨대 10개의 입학원서를 작성하기 위해서는 반복적인 내용을 일일이 반복 기재해야 한다. 그리고 대학의 입학원서는 보통 13 내지 16장으로 이루어져 자신이 직접 작성하기가 용이하지 않고, 수차례의 작업이 오프라인(off-line)을 통해서 이루어져야 하므로 많은 시간과 비용이 든다.

또한, 현재 인터넷에서 유학생을 위해 제공되는 정보는 단순히 학교정보, 지역정보, 유학절차등이 대부분이고 현지 유학생 및 학부모를 위한 정보제공은 전무 하다고 할 수 있다. 인터넷 유학생 관리 사업에 있어서는 보안기술, 영상압축기술, 통신속도,정보통신 인프라 향상, 개인정보 보호, 유학생 관리체계 등이 매우 중요한 요소로 부각되고 있다. 그런데, 국내 유학지원 형태는 인터넷 상에서는 단순한 유학에 관한 정보 제공으로 그치고 있고 오프라인형태로 학교 선정-비자발급으로 유학지원업무가 끝나고 현지에서 발생하는 문제는 가족이나 본인이 스스로 해결해야 하는 취약한 프로세스구조를 가지고 있다. 따라서 학부모는 빈번하게 자녀의 유학지를 다니면서 돌보아야 하며 그렇다 하더라도 충분하게 도움을 주지 못하고, 자녀의 걱정으로 전화를 하여도 부모님의 걱정은 끝이 나지 않는다.

2008년 현재 전국에는 약 3,000여 개서의 유학원이 있다는 것이 업계의 통설이다. 직원 50여명 이상의 대형규모의 유학회사는 (주)에듀하우스, (주)유학닷컴, 종로유학원 등 3개소에 불과하며, 나머지 유학원은 5명~20명 정도의 소규모로 운영되는 곳이 대부분이다.

업계의 정보에 따르면 대형 유학회사들은 자체적인 유학업무인트라넷을 갖추고 있다고는 하나 그 내용은 홈페이지관리, 정보제공, 수속보조의 한정적인 역할만을 수행하고 있으며, 또한 내부업무용으로만 개발되었기 때문에 상용화되거나 외부업체에 제공되지 못하는 프로그램이다.

일반적으로 사용되는 ERP나 그룹웨어들이 어느 정도 보급되어 있기는 하나, 그 구성이 제조업 중심으로 되어있어서 실제 유학업무에 적용은 불가능하다. 유학업무에 적용하기위해 기성 ERP솔루션을 커스티마이징 하는 것은 막대한 비용이 발생하기 때문에 기성 ERP의 도입 역시 너무나 비효율적인 측면이 있었다.

이렇듯 효율적인 유학업무를 위한 유학업무 솔루션의 도입은 절대적이나, 자체 개발의 부담과 현실적인 문제로 인해 보급되지 못한 것이 현실이다.

이에 따라 온라인을 이용해 보다 간편한 절차에 의해 유학상담 및 수속, 더나아가 유학생활에서의 관리를 받기 위한 기술개발이 요구되고 있으며, 향후 유학컨설팅산업에서의 고객관리(CRM)적 요소가 중요한 화두로 부각될 것이다. 따라서 인력중심의 주먹구구식 업무진행이 아닌 고객의 만족도를 높일 수 있는 유학업무를 위한 고객관리솔루션은 필연적이라 할 수 있다.

상기한 문제점을 개선하기 위해 안출된 본 발명의 기술적 과제는 상담, 수속, 관리, 회계 등에 이르는 유학과정의 모든 업무프로세스를 가시화 투명화하여 사용자가 실시간으로 본인의 유학정보와 과정을 모니터링할 수 있게 하는 것을 목적으로 한다.

그러나 본 발명의 목적들은 상기에 언급된 목적으로 제한되지 않으며, 언급되지 않은 또 다른 목적들은 아래의 기재로부터 당업자에게 명확하게 이해될 수 있을 것이다.

본 발명의 실시 예에 따른 온라인 유학업무 자동화 시스템은, 인터넷을 이용하여 유학의 제반적인 서비스 및 업무를 제공하기 위해 사용자단말, 유학관리서버, 데이터베이스 및 현지관리단말이 네트웍으로 연결되어 유학을 원하는 사용자가 유학 시스템에 접속하여 유학환경, 경비, 수속관련 제반적인 정보획득 및 상담을 위해 사용하는 사용자단말과, 상기 유학관리서버는 상기 사용자단말로부터 개인정보를 수신하여 상담회원 정보를 관리, 상담내역 히스토리 관리, 상담회원의 경과/진행 사항의 요건(case)별 정보 관리, 상담회원 상담추천학교 정보 관리 또는 수속비 입금확인 요청처리를 진행하며, 상기 개인정보에 매칭되는 추천학교를 자동적으로 선정하여 추천학교를 반환하며, 해당 추천학교에 따라 수속비를 처리하고, 고객파일을 작성한 뒤, 상기 사용자단말로 SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 또는 게시판을 통해 통지하는 상담모듈; 상기 상담모듈로부터 상기 고객파일을 수신하여 확인한 뒤, 수속회원의 정보 관리, 자동 스케줄링(일정관리)을 통한 수속회원 일정 관리, 비자접수 처리, 해당 학교 지원여부 관리, 유학비 견적정보 관리, 수속회원 수속서류 정보 관리 또는 거래처(학교, 보험사, 항공사, 대사관) 업무요청 정보를 처리하며, 현지관리단말과의 연동을 통해 입학절차 및 비자관련절차를 수행하고 견적서 및 비자절차의 수행된 결과를 상기 사용자단말로 통지하는 수속모듈; 상기 비자관련절차 수행에 따른 비자의 지정된 만료일 도래여부를 확인하여, 상기 비자의 만료일 연장절차를 수행 등의 해당 관리회원의 일정 및 세부정보를 관리하거나, 게시판 카테고리/정보관리, 게시글정보를 관리하거나, 사진첩 카테고리/정보관리, 사진정보를 관리하거나, 파일함 카테고리/정보관리, 파일정보를 관리하거나, 메일함 카테고리/정보관리, 메일정보를 관리하거나, 메모함 카테고리/정보관리, 메모정보를 관리하거나, 쪽지함 정보관리, 쪽지정보를 관리하거나, 학생의 생활사항을 보호자에게 알려주는 주간리포트 정보를 관리하거나, 학생의 용돈 사용 내역을 보호자에게 알려주는 용돈리포트 정보를 관리하거나, 부동산정보를 관리하거나, 정착현황 정보를 관리하여 SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 또는 게시판(bulletin board)을 통해 상기 사용자단말 사용자의 보호자 및 지인들에게 통지하는 관리모듈; 회계, 통계, 전자결제 등을 수행하며, 회계품목 정보 관리, 입금정보 관리, 출금정보 관리, 직원급여 관리, 예수금 관리, 채권/채부 관리 또는 캐쉬플로우(현금흐름)를 예측할 수 있도록 구성하여, 상기 상담모듈, 수속모듈 및 관리모듈의 절차에 따라 소요, 발생되는 제반적인 경비를 전산적으로 운영, 관리할 수 있는 통합서비스모듈; 및 홈페이지를 통한 고객과의 커뮤니케이션, 내부직원 일정공유 및 관리, 인트라넷 메시징, 쪽지 정보관리, 게시글 관리, 파일 정보관리, 메일발송, SMS(Short Message Service:단문문자서비스)발송, 유학지의 현지직원 /협력사 관리 또는 상기 모듈 또는 유닛간 정보를 공유하거나 통제할 수 있도록 커뮤니케이션 모듈;로 구성된 온라인 유학업무 자동화 시스템에 있어서, 상기 관리모듈은, 상기 현지관리단말로부터 상기 사용자단말 사용자에 대한 사진앨범, 유학일기 및 고민/상담을 수신하여 등록, 관리 및 답변을 수행하거나, 상기 현지관리단말로부터 사용자의 성적표, 학과에 대한 리포트, 및 출석체크등이 포함된 주간리포트를 수신 등록하여, 상기 사용자단말 사용자의 보호자 및 지인들이 접속하여 특이사항을 감시할 수 있도록 하는 것으로, 해당 국가의 국경일, 휴일 등의 정보를 입력할 수 있는 휴일관리 모듈과, 유학원과 거래가 잦은 용역업체와 담당자, 연락처, 팩스번호, 계좌번호, 사업자번호 등을 설정하여, 해당 담당자에게 아이디와 비밀번호를 부여하여 웹상에서 일괄업무처리(onestop:원스탑)으로 업무지원을 제공하는 거래처관리 모듈과, 학교정보는 공/사립여부, 주소, 홈페이지, 학교소개 및 특징, 종교, 학년제, 남녀공학여부, 학생수, 선생님수, 유학생비율, 교복유무, 학교시설, 학교 지원 활동(액티비티), 학교이미지로 구성된 학교정보과, 비용정보 탭은 학년별 학비, 학교등록비, 홈스테이비, 기숙사비, 보험료, 교복비, 육성회비, 기타 비용들을 입력하고 관리할 수 있게 구성되어 입력된 정보들을 실제 수속업무를 처리할 때 연동되도록 구성된 비용정보 탭과, 주변환경, 학교시설, 유학생비율, 학생지원, 커리큘럼 및 활동(액티비티) 등 학교의 평가 항목들을 5점부터 10점까지 점수화하여 고객에게 학교의 평점을 제공하도록 구성된 평가 정보탭 및 학교의 지원서, 유학생입학정책, 한국어브로셔, 환불정책안내서, 기숙사 지원서등 유학절차에 필요한 파일들을 저장하여 필요시 다운받을 수 있도록 구성된 파일정보로 구성되어 거래 학교의 학비, 커미션, 입학일, 학년, 입학정원, 담당자등의 정보를 입력하고 설정할 수 있는 학교관리 모듈과, 유학을 위한 숙소의 정보를 가공하고 설정하는 기능을 수행하는 숙소관리 모듈과, 온라인마케팅을 통해 접속하는 고객을 통계화하는 기능이다. 국가별, 지역별, 키워드별, 연령, 성비 등을 통계화하여 마케팅비용과 실제매출의 상관관계인 ROI(Return of Invest:투자수익률)를 측정하여 과학적이고 효과적인 광고마케팅을 지원할 수 있고, 접속자들이 자주 찾는 페이지, 오래 머무르는 페이지, 클릭을 유발하는 페이지등 홈페이지 컨텐츠에 대한 고객의 반응을 집계, 분석하여 부가적인 컨텐츠에 활용될 수 있고, 월별, 년도별, 시간별, 요일별, 운영체체별, 브라우저별, IP별 접속정보를 통계화할 수 있는 접속통계 모듈과, 본사, 국내지사, 해외지사를 설정하고 각 지사별 직원을 등록하는 기능. 대표, 지사장, 팀장을 설정할 수 있으며 업무보고체계, 전자결제체계를 설정하고, 각 단위장의 권한을 설정하여 업무를 분담하는 조직관리 모듈과, 이력서관리, 경력관리는 물론 급여, 인센티브, 퇴직금 및 사대보험관리 등의 전반적인 인사관리를 지원하고, 직원 전근, 퇴사 시에 업무상의 공백이 발생하지 않도록 인수인계자를 지정하여 업무를 일괄 양도기능을 수행하는 직원관리 모듈과, 직원들의 출퇴근 시간, 야근시간 등을 파악하여 연말 인사고과에 반영하거나, 직급별 연차별 휴가기간을 설정, 지원하는 근태관리 모듈과, 웹메일, 웹하드, 개인별 설정권한 등을 통제하는 기능과 직원별 업무현황을 파악할 수 있게 지원 관리자메뉴 모듈과, 정착업무를 정의하고 관리하는 기능으로, 주요 정착업무를 점수화하여 정착업무의 진행율을 표기할 수 있도록 구성된 정착업무관리 모듈과, 고객과 유학사간의 빠른 정보전달과 커뮤니케이션을 위한 고객의 인터페이스로서, 고객이 마이룸에 의견을 쓰거나 정보를 전달할 경우, 그 내용을 조회하고 처리할 수 있도록 구성된 마이룸관리 모듈과, 유학업무시스템의 DB값들에 대해 개별 코드값을 부여하여 관리하는 코드관리 모듈, 홈페이지를 통해 등록된 제휴 제안서등을 조회하고 관리하는 기능을 수행하는 제휴관리 모듈, 평상시 지원자들의 이력서 풀을 운영하고 채용인원이 발생하였을 경우 손쉽게 면접을 진행할 수 있도록 이력서를 관리하는 입사지원관리 모듈, 유학단계관리에서 각 단계별 순서, 소요시간, 고객에게 전달할 메시지, SMS(Short Message Service:단문문자서비스)내용을 정의하고 관리하고, 유학업무를 진행하는 회사의 특성에 맞게 절차를 자유롭게 정의할 수 있는 유학단계관리 모듈, 메일 정보를 등록하고 관리하는 기능을 수행하는 메일관리 모듈, 고객과의 분쟁 없이, 정확한 유학업무를 진행하기 위해서는 고객과 회사의 권리와 의무를 규정하는 정확한 유학약관에 따라 국가별, 유학 상품별 고객과의 약관을 등록하고 관리하는 계약서관리 모듈, 고객이 관심을 가지는 유학지역에 대한 정보를 저장하고 관리하는 지역정보관리 모듈, 국가별, 지역별 우선적으로 추천하고자 하는 학교의 명단을 등록하고 관리하고, 고객들에게 순위에 의해 학교를 추천할 수 있는 학교순위관리 모듈을 포함하는 기타관리모듈로 세부화되어 구성되고, 상기 수속모듈은, 상담을 통해 수속의 의사를 밝힌 신규수속고객의 명단을 확인하고 수속비 입금여부를 확인하고 관리자는 신규수속고객의 나이, 학교, 과정, 관심분야, 출발일시 등을 판단하여 최적을 수속직원에게 인계하는 기능을 수행하는 상기 신규수속고객 모듈과, 관리자로부터 배분받아 고객의 출발일, 학교, 비자조건, 건강, 나이, 현지학교의 개학일, 입학예정일들의 조건이 반영된 최적의 수속 스케줄(일정)을 도출하고, 계획자(플래너)는 이 스케줄(일정)에 맞춰 서류준비, 고객과의 통화, 입금및 출금, 학교지원, 항공권 구매, 보험가입, 숙소신청 등 전반적인 수속절차를 진행하는 마이수속고객 모듈과, 유학을 준비하기 위해 필요한 사진, 여권, 성적표, 등본, 생활기록부, 졸업증명서, 건강검진결과, 예방접종기록서, 추천서, 재직증명서 등 총 30여 가지의 필요구비서류, 보완서류을 구분하여 사용자에게 제시하고 미비된 서류에 대해 고객에게 서류준비방법과 절차를 제공하는 준비서류함 모듈과, 유학을 진행하면서 도출되는 입학허가서, 성적표, 항공권, 비자접수증, 영수증, 송금 내역 등의 다양한 결과물들을 실시간으로 업로드하고, 고객과 사용자가 쌍방향으로 유학결과를 공유할 수 있는 유학서류함 모듈과, 웹상에서 고객의 정보를 자동으로 전송하여 입학지원서를 작성하고 간단히 상대방 학교로 입학을 지원할 수 있게 하는 학교신청 모듈과, 고객과 항공사의 여객현황이 실시간으로 공유하여 항공권의 조회 및 구매를 기능을 제공하는 항공신청 모듈과, 학생의 기간, 보험상품의 종류 등을 선택하여 저장된 고객의 정보를 호출하여 보험약관작성, 송금, 가입확인의 절차를 제공함으로 손쉽게 보험에 가입할 수 있는 보험신청 모듈과, 오프라인의 양식을 이미지화하여 웹에서 템플릿 형태로 구성하여 수속과정을 통해 데이터베이스(DB)화된 고객의 정보를 비자양식에 자동으로 기록되어 출력되는 프로세스를 제공하는 비자신청 모듈과, 홈스테이, 기숙사, 플랫(자취)등으로 구분되어 웹 상에서 저장된 해당 숙소의 사진, 가족사진, 가족구성, 또래 학생의 여부, 학교와의 거리, 애완동물 여부 등 다양한 숙소의 정보를 실시간으로 확인할 수 있고, 숙소 추천시마다 매번 작성해야했던 숙소 정보는 데이터베이스(DB)화하여 다른 고객에게도 검색, 추천할 수 있도록 구성된 숙소신청 모듈과, 수속과정에서의 사용자의 입금과 지급현황을 확인할 수 있는 유학비관리현황 모듈과, 고객의 나이, 학년, 학교, 학기시작일, 희망출국일, 비자발급 상의 컨디션, 현지학사일정 및 휴일등의 복합적인 조건을 고려하여 최적스케줄(일정), 조건부스케줄(일정), 불가스케줄(일정) 세가지 조건으로 일정을 판단하여 보다 효율적인 수속전략수립이 가능하도록 자동 스케줄(일정)기능을 통해 고객에게 최적의 유학스케줄을 제공하고, 계획자(플래너)는 자동 스케줄링(일정관리)을 통해 고객과 일정을 협의하고 그 스케줄에 따라 정해진 절차 내에서 업무를 구현하여 실책이나 어려움 없이 일관성 있는 대고객 서비스가 가능하며, 유학 상품별, 연령별, 국가별 수속일정과 절차가 다르므로 유학모델별 스케줄을 정의하고 관리할 수 있는 수속고객스케줄링 모듈로 세부화되어 구성되고, 상기 상담모듈은 온라인, 전화, 방문, 광고 등의 다양한 수단을 통해 접수된 새로운 신규고객의 명단과 질문내용을 확인할 수 있고, 해당 관리자는 고객의 나이, 과정, 국가, 관심분야 등을 검토 후 현재 상담중인 고객의 수를 체크하여 가장 적절한 상담원에게 배분하도록 구성된 신규상담고객 모듈과, 관리자로부터 배분받아 상담을 진행하는 과정을 관리하며, 상담자는 고객의 평점, 출발예정일, 관심분야, 나이, 과정, 국가 등의 조건을 미리 설정하여 향후에 효과적으로 추적상담이 가능하도록 기록하고, 선택과 기록된 내용은 업무리스트, 스케줄(일정)에 자동으로 그 내역을 연동되도록 구성된 마이상담고객 모듈과, 상담자의 월별 상담통계를 볼 수 있는 기능으로 상담 내역과 성공률 등을 종합적으로 평가하여 상담 내역에 점수를 부여, 추후 인사고과에 반영하는 기능을 수행 월별상담고객 모듈과, 상담을 통해 수속의 의사를 밝히고 수속을 진행하는 고객이 납부한 비용을 확인할 수 있고, 고객이 지정된 가상계좌에 비용을 송금할 경우, 담당 상담원에게 자동으로 통보되며, 상담고객은 자동으로 수속고객으로 전환되어 상담업무가 종료되도록 구성되고, 상담업무가 종료된 수속고객을 신규수속 고객 메뉴로 전송되도록 구성된 수속비확인리스트 모듈과, 고객에게 추천하게 되는 학교들의 정보를 수시로 검색하고 업데이트하며, 학교지도, 주소, 홈페이지, 비용, 개학일, 종료일, 특징, 교육청의 평가점수, 추천이유, 비추천사유 등의 다양하고 객관적인 정보들이 업데이트 되며 고객은 실시간으로 학교정보를 조회 검토할 수 있도록 구성된 상담학교리스트 모듈과, 상담을 진행하면서 구매의사가 없거나, 추가적인 상담이 불가능한 고객을 분류하는 기능으로 소위 포기(dorp:드롭)된 고객은 별도의 유학상품 및 과정이 출시되었을 경우 이메일/SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 등을 통해 재상담을 유도하도록 구성된 포기(dorp:드롭)고객리스트 모듈과 학교자리문의관리 모듈(572)은 학교들의 연락처와 정보가 DB로 저장되어있어 클릭 몇번으로 학교의 자리, 입학가능여부, 기타 필요한 정보들을 쉽게 구할수 있도록 하며, 취득된 정보는 담당자에게만 알려지는 것이 아니라 DB에 저장되게 되어 다른 직원들도 쉽게 공유할 수 있도록 구성하여 고객이 추가적으로 원하는 정보가 있을 경우, 수시로 연락을 하게 되어 학교문의에 상당히 많은 시간을 소비하는 것을 예방하는 학교자리문의관리 모듈로 세부화되도록 구성되고, 상기 통합서비스모듈은 유학과 관련하여 수속비, 학비, 보험료, 항공료, 비자료, 번역료, 은행송금수수료, 환전수수료, 교복비, 숙소비, 기타수수료 등의 고객 예수금 설정하고, 급여, 임대료, 광고비, 번역료, 각종소모품비, 세금, 국민연금, 의료보험, 각종 공과금, 카드매입 등의 회사의 업무 특성에 따라 발생하는 판매관리비를 설정하는 기능을 수행하는 회계품목 모듈과, 모든 고객이 고유의 고객번호를 가지게 되고 발생하는 모든 금전거래에 고유순번을 부여하고, 실시간으로 고객이 입금한 비용과 고객이 출금한 현황을 조회가 가능하며, 금전거래상의 오류가 발생여부를 확인하고, 고객의 요청사항에 따라 실시간으로 입금한 현황을 확인하고 영수증을 출력제공하는 입출금현황 모듈과, 실시간으로 해당 국가의 환율을 적용하여 유학비용의 견적을 전달하고, 비용의 입금 여부를 확인하게 하는 입금확인 모듈과, 입금이 확인된 고객의 예수금을 학교, 보험사, 항공사, 대사관, 번역회사 등의 지급처로 해당 비용에 대해 지급을 요청하는 출금확인 모듈과, 유학 학생을 해당 학교에 입학시킨 후 해당 학교로부터 지급받는 수수료의 미수금현황을 확인함으로서, 학교지원절차와 동시에 미수금이 자동 집계되며, 해당 학교에 정해진 일정에 자동으로 견적서가 발생되고, 학교로부터의 입금확인이 이루어지지 않을 경우 지속적으로 경고, 관리자에게 리포트되도록 구성된 미수금현황 모듈과, 수속업무 진행과정에서 발생하는 용역비용 등이 정확히 기록 보관하여 부가적인 관리없이 그 현황을 파악할 수 있으며, 미지급금이 지급처리되면 자동 분개되어 세무회계내역으로 정리되도록 구성된 미지급금현황 모듈과, 유학업무로 발생하는 고객예수금 및 회사의 판매관리비용 등은 자동으로 분개되어 세무회계사에 공지하여 부가적인 전표작성, 분개 등의 과정이 없이 세무회계업무를 제공하는 세무회계현황 모듈과, 직급별, 직책별 기본급의 설정 및 매달 상담성과에 대해 자동적으로 인센티브금액이 산출하고, 지급 금액에 비례하여 사대보험 등을 자동 공제하여 인사급여 관리 업무를 지원하는 급여현황 모듈로 세부화되어 구성된 것을 특징으로 한다.

이때, 본 발명의 부가적인 특징에 따르면, 상기 관리모듈은 수속업무가 종료되면 고객의 정보는 관리 모듈로 자동 전달되어 신규관리고객에서 고객의 명단을 확인되고, 고객관리에 가장 적합한 직원에게 관리업무를 일임하는 신규관리고객 모듈과, 고객관리상에서 발생하는 고객의 고민, 요구사항 등을 순발력 있게 접수하여 24시간 내에 정확히 응대하고 고객과의 주기적인 상담을 통해 유학기간 동안의 어려움을 사전에 예방하고, 비자만료, 항공권, 학기시작 및 종료일, 귀국일정, 학비납입기한, 시험일정 등의 스케줄(일정)이 사전에 입력되어 필요한 업무를 미리 준비할 수 있도록 제공하고, 현지의 학생관리직원의 유학리포트, 재정리포트, 정착리포트 등의 고객 리포트를 접수하여 학생의 보호자와 실시간으로 공유할 수 있도록 하여 관리직원이 현재 담당하고 있는 고객들의 고객관계 관리(Customer Relationship Management;CRM)을 구현할 수 있도록 제공된 마이관리고객 모듈과, 담당하고 있는 고객의 모든 일정을 일별, 주별, 월별로 일목요연하게 확인이 가능하도록 구성되어 비자만료, 항공권, 학기시작/종료일, 귀국일정, 학비납입, 시험일정을 매월 모든 고객의 만기일이 도래되기 전에 담당직원에게 통지하고, 만기일의 업무가 갱신되지 않으면 지속적으로 경고함과 동시에 관리자에게 리포트 되도록 구성된 만기일현황 모듈과, 현지의 학생관리직원이 학생에 대한 리포트를 주기적으로 작성하여 관리직원/학생보호자가 실시간으로 공유하고 상호 자유롭게 피드백할 수 있는 모듈이다. 고객의 요청사항에 대해 24시간 이내에 처리되지 않을 경우, 관리직원에게 지속적으로 경고메시지가 전달되고 관리자에게 리포트되도록 구성된 유학리포트 모듈과, 현지학생관리직원은 학생의 용돈사용 내역을 영수증 등의 증빙자료와 함께 실시간으로 웹에 입력하고 학생과 학부모가 사실 여부를 확인하여 승인(Confirm)하면 최종 저장되는 형태로 용돈 내역을 관리하도록 하여 현지학생관리직원, 학생, 학부모, 본사관리직원 4명이 실시간으로 용돈 현황을 조회하고 체크가 가능하도록 구성된 용돈리포트 모듈과, 부모가 동반하여 유학을 떠나는 경우, 현지에서 안정된 생활을 할 수 있도록 생활을 위해 필수적인 집구매(또는 임대), 자동차구매, 전기/전화/인터넷 설치, 가구구매, 지리안내, 도로연수, 어학원등록, 쇼핑센터 안내 등의 정착서비스 업무를 지속적으로 제공하고, 현지의 정착매니저가 정착상황을 하루 단위로 리포트하고, 본사의 관리직원과 한국의 학생가족이 실시간으로 모니터링할 수 있으며, 또한 쌍방향으로 요청사항과 답변을 피드백하여 고객 관계 관리를 구현하는 정착리포트 모듈과, 동반유학(부모가 함께 유학을 떠나는 경우)의 고객이 출국 전 현지의 집을 검색하고 결정하여 사전 계약할 수 있도록 지원하고, 현지의 정착 매니저는 집의 위치, 구조, 크기, 사진, 가구 여부, 가격, 학교와의 거리 등의 정보를 업로드(Upload)하고 고객은 검색된 내용을 확인하여 계약 의사를 전달할 수 있게 구성된 부동산정보 모듈과, 유학기간 중 고객이 사진을 자유롭게 올려 공유할 수 있게 하는 게시판 기능을 제공하는 사진앨범 모듈과, 유학기간 중 고객이 유학에 관해 작성한 유학일기를 자유롭게 올려 공유할 수 있게 하는 게시판 기능을 제공하는 유학일기 모듈을 더 포함하여 구성되는 것이 바람직하다.

상술한 바와 같이 본 발명에 따른 온라인 유학업무 자동화 시스템은 유학과정의 모든 업무프로세스를 가시화 투명화하여 사용자가 실시간으로 본인의 유학정보와 과정을 모니터링(Monitoring) 할 수 있는 효과를 제공한다.

또한, 본 발명에 따르면, 업무프로세스의 가시화 투명화에 의해 고객의 만족도를 극대화하는 효과를 제공한다.

또한, 웹을 통한 전사적 업무 공정(Process) 구축함으로써, 현재 오프라인에서 영위되고 있는 유학업무를 매뉴얼 화하여 웹을 통해 구현하고, 오프라인 상에 제공되는 대면업무는 그 업무의 과정 및 결과를 웹과 연동하게 하여 지속적으로 모니터링 되도록 구현할 수 있고, 기존의 인력주도형이 아닌 시스템주도형 프로세스를 개선하여 인력의존도, 업무완성도, 서비스만족도 등의 사업 운영상의 리스크요소를 제거할 수 있다.

또한, 온라인을 통한 전사적 유학 솔루션을 도입함으로써 서비스의 품 질(quality)와 고객 만족도의 손실 없이, 시스템을 통해 업무 효율을 개선하여 고객 당 투입 노동시간을 단축시킬 수 있고, 업무효율 개선을 통해 영업이익률을 높이고 지속적인 시스템 재투자를 통해 당사의 경영효율화에 기여할 수 있다.

또한, 오프라인의 업무를 웹(온라인)으로 구현하여 Paperless Office(문서없는 사무실)를 실현하면 사무용지, 통신비, 문구류등 제반 비용을 절감할 수 있고, 유학업무 자동화 시스템 구축과 인터넷전화를 병행이 가능하여 서비스의 퀄리티를 유지하면서 비용 절감효과를 기대할 수 있다.

또한, 유학의 전 과정을 매뉴얼화하여 업무를 효율화 하고, 모든 직원이 동일한 서비스를 제공함으로써 직원 개개인의 능력과 상관없이 일관성 있는 품 질(quality)서비스를 제공 가능하며, 웹상의 구현된 매뉴얼을 통해 업무가 추진되므로 내부직원의 업무 과실율이 감소되고, 시스템 주도에 의해 적시(Just-In-Time)에 정확한 서비스가 제공됨에 따라 고객의 만족도를 제고할 수 있다.

또한, 기존 유학업의 과도한 노동력 의존도라는 만성적 문제를 시스템 주도적 산업으로 체질 개선이 가능하고, 원활한 사업 확장을 유도하고 기업 생산성 제고와 경쟁력 강화에 기여하고, 시스템을 통해 전문 인력 확보의 문제, 신규인력의 채용 및 교육 등 인력수급 문제를 해결이 가능하고, 고객당 투입 업무시간(노동력)이 단축되며, 직원의 과도한 업무 부담이 해소되고 통신, 우편 등의 제반비용이 혁신적 수준으로 절감할 수 있다.

또한, 유학 수속 중 발생하는 모든 결과물, 특히 금전거래에 대해 실시간으로 고객과 공유하여 서비스의 가시성과 투명성을 제고할 수 있으며, 모든 서비스의 현황이 실시간으로 제공되므로 유학관련 금융 사고를 미연에 방지하여 고객의 권익을 보호할 수 있으며, 인터넷 전자상거래시 고객의 비용을 보호하는 에스크로우제도(결제대금예치제도)를 금융권, 보증보험등과 연계하여 유학비용 에스크로우제도(결제대금예치제도) 금융 솔루션을 구축할 수 있다.

또한, 온라인을 이용한 유학시스템을 통해 학생의 진학, 관리적 측면을 강화하여 교육업의 본질을 추구할 수 있고, 지속적인 학생 관리를 통해 성공적인 유학을 이끌어 궁극적인 고객의 만족도 제고에 기여하며, 우수한 해외 유학생을 지속적으로 관리, 배출함으로써 장기적으로는 국가의 경쟁력 강화에 기여할 수 있다.

도 1은 본 발명의 실시 예에 따른 온라인 유학업무 자동화 시스템의 구성을 나타내는 블록도.
도 2는 본 발명의 실시 예에 따른 유학관리서버의 구성을 나타내는 블록도.
도 3은 도 2에 따른 상담모듈의 구성을 나타내는 블록도.
도 4는 도 2에 따른 수속모듈의 구성을 나타내는 블록도.
도 5는 도 2에 따른 관리모듈의 구성을 나타내는 블록도.
도 6은 도 2에 따른 통합관리모듈의 구성을 나타내는 블록도.
도 7은 본 발명의 실시 예에 따른 온라인 유학업무 자동화 방법 중상담 절차를 나타내는 흐름도.
도 8는 본 발명의 실시 예에 따른 온라인 유학업무 자동화 방법 중 수속 절차를 나타내는 흐름도.
도 9는 본 발명의 실시 예에 따른 온라인 유학업무 자동화 방법 중 관리 절차를 나타내는 흐름도.
도 10 내지 도 63은 본 발명에 따른 유학관리서버 구현된 유저인터페이스 화면을 나타내는 도면.

이하, 본 발명의 바람직한 실시 예의 상세한 설명은 첨부된 도면들을 참조하여 설명할 것이다. 하기에서 본 발명을 설명함에 있어서, 관련된 공지 기능 또는 구성에 대한 구체적인 설명이 본 발명의 요지를 불필요하게 흐릴 수 있다고 판단되는 경우에는 그 상세한 설명을 생략할 것이다.

본 명세서에 있어서는 어느 하나의 구성요소가 다른 구성요소로 데이터 또는 신호를 '전송'하는 경우에는 어느 하나의 구성요소는 다른 구성요소로 직접 데이터 또는 신호를 전송할 수 있고, 적어도 하나의 또 다른 구성요소를 통하여 데이터 또는 신호를 다른 구성요소로 전송할 수 있음을 의미한다.

도 1은 본 발명의 실시 예에 따른 온라인 유학업무 자동화 시스템의 구성을 나타내는 블록도이다. 도 2는 본 발명의 실시 예에 따른 유학관리서버(500)의 구성을 나타내는 블록도이다. 도 1 내지 도 2를 참조하면, 사용자단말(100), 네트워크(300), 유학관리서버(500), 데이터베이스서버(600), 현지관리단말(800)을 포함할 수 있다.

사용자단말(100)은 유학을 원하는 사용자가 사용하는 단말로서, 유학상담요청에서부터 비자 발부까지의 절차를 수행하기 위한 단말이다. 사용자단말(100)은 유선 단말일 수 있으며, 개인 PC, 노트북등과 유선으로 인터넷망에 접속할 수 있는 단말을 모두 포함하는 총괄적인 개념이다.

네트워크(300)는 사용자단말(100), 유학관리서버(500), 데이터베이스서버(600), 현지관리단말(800) 간의 데이터전송, 정보교환을 위한 데이터 통신망을 의미한다. 네트워크(300)는 대용량, 장거리 음성 및 데이터 서비스가 가능한 대형 통신망의 고속 기간 망이며, 인터넷(Internet) 또는 고속의 멀티미디어 서비스를 제공하기 위한 차세대 유선 망일 수 있다. 네트워크(300)는 사용자단말(100)과 유학관리서버(500)간의 데이터 송수신을 이어주는 매개체이다.

유학관리서버(500)는 웹서버로 웹 브라우저를 이용한 클라이언트로부터 HTTP(Hyper-Text Transfer Protocol) 요청을 받아들이고, HTML(Hyper-Text Markup Language) 문서와 같은 웹 페이지에서 흔히 찾아 볼 수 있는 자료 콘텐츠에 따라 HTTP에 반응하는 컴퓨터 프로그램을 실행하는 컴퓨터이다. 유학관리서버(500)는 데이터베이스서버(600), 네트워크(300)를 통하여 사용자단말(100), 현지관리단말(800)과 데이터전송, 정보교환을 수행한다.

유학관리서버(500)는 웹서버(510), 미디어서버(570), 파일서버(580)를 포함하며, 웹서버(510)는 상담모듈(520), 수속모듈(530), 관리모듈(540), 통합서비스모듈(550)을 포함한다. 유학관리서버(500)는 웹서버(510)내의 상담모듈(520), 수속모듈(530), 관리모듈(540), 통합서비스모듈(550)를 제어하며, 해당 모듈(520 내지 550)로 수신한 데이터를 데이터베이스서버(600)에 저장하며, 해당 모듈(520 내지 550)의 요청에 따라 필요한 데이터를 데이터베이스서버(600)로부터 독출하여 해당 모듈(520 내지 550)로 전송한다. 한편, 명세서에서 모듈이라 함은 본 발명의 기술적 사상을 수행하기 위한 하드웨어 및 상기 하드웨어를 구동하기 위한 소프트웨어의 기능적, 구조적 결합을 의미할 수 있다. 예컨대, 상기 모듈은 소정의 코드와 상기 소정의 코드가 수행되기 위한 하드웨어 리소스의 논리적인 단위를 의미할 수 있으며, 반드시 물리적으로 연결된 코드를 의미하거나, 한 종류의 하드웨어를 의미하는 것은 아님은 본 발명의 기술분야의 평균적 전문가에게는 용이하게 추론될 수 있다.

상담모듈(520)은 사용자 단말(100)로부터의 유학상담신청을 수행하는 것으로 상기 사용자 단말로부터 개인정보를 수신하여 상담회원 정보를 관리, 상담내역 히스토리 관리, 상담회원의 경과/진행 사항의 요건(case)별 정보 관리, 상담회원 상담추천학교 정보 관리 또는 수속비 입금확인 요청처리를 진행하며, 상기 개인정보에 매칭되는 추천학교를 자동적으로 선정하여 추천학교를 반환하며, 해당 추천학교에 따라 수속비를 처리하고, 고객파일을 작성한 뒤, 상기 사용자단말(100)로 SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 또는 게시판을 통해 통지한다.

상기 상담모듈(520)은 첨부된 도 3에서 제시된 바와 같이 신규상담고객모듈(521), 마이상담고객모듈(522), 월별상담고객모듈(523), 수속비확인리스트모듈(524), 상담학교리스트모듈(525), 드롭고객리스트모듈(526), 학교자문관리모듈(527) 등의 모듈로 세부화된다. 신규상담고객 모듈(521)은 온라인, 전화, 방문, 광고 등의 다양한 수단을 통해 접수된 새로운 신규고객의 명단과 질문내용을 확인할 수 있고, 해당 관리자는 고객의 나이, 과정, 국가, 관심분야 등을 검토 후 가장 적절한 상담원에게 배분하게 된다.

마이상담고객 모듈(522)은 관리자로부터 배분받아 상담을 진행하는 과정을 관리하며, 상담자는 고객의 평점, 출발예정일, 관심분야, 나이, 과정, 국가 등의 조건을 미리 설정하여 향후에 효과적으로 추적상담이 가능하도록 기록한다. 한편, 마이상담고객 모듈(523)에 대한 선택과 기록으로, 업무리스트, 스케줄(일정) 등에 자동으로 그 내역이 연동된다.

월별상담고객 모듈(523)은 상담자의 월별 상담통계를 볼 수 있는 기능으로 상담 내역과 성공률 등을 종합적으로 평가하여 상담 내역에 점수를 부여, 추후 인사고과에 반영하는 기능을 수행한다.

수속비확인리스트 모듈(524)은 상담을 통해 수속의 의사를 밝히고 수속을 진행하는 고객이 납부한 비용을 확인할 수 있고, 고객이 지정된 가상계좌에 비용을 송금할 경우, 담당 상담원에게 자동으로 통보되며, 상담고객은 자동으로 수속고객으로 전환되어 상담업무가 종료된다.

상담학교리스트 모듈(525)는 고객에게 추천하게 되는 학교들의 정보를 수시로 검색하고 업데이트하며, 학교지도, 주소, 홈페이지, 비용, 개학일, 종료일, 특징, 교육청의 평가점수, 추천이유, 비추천사유 등의 다양하고 객관적인 정보들이 업데이트 되며 고객은 실시간으로 학교정보를 조회 검토할 수 있다.

드롭고객리스트 모듈(526)은 상담을 진행하면서 구매의사가 없거나, 추가적인 상담이 불가능한 고객을 분류하는 기능으로 소위 포기(dorp:드롭된 고객은 별도의 유학상품 및 과정이 출시되었을 경우 이메일/SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 등을 통해 재상담을 유도한다.

학교자리문의관리 모듈(527)은 기존의 유학업무의 경우 고객이 학교의 입학을 원할 경우 각 학교 마다 일일이 연락하여 입학가능 여부 등을 확인하였고, 고객의 추가적으로 원하는 정보가 있을 경우, 수시로 연락을 하게 되어 학교문의에 상당히 많은 시간을 소비하는 것을 예방한다. 즉, 학교자리관리모듈(572)은 학교들의 연락처와 정보가 DB로 저장되어있어 클릭 몇번으로 학교의 자리, 입학가능여부, 기타 필요한 정보들을 쉽게 구할수 있게 되었으며, 취득된 정보는 담당자에게만 알려지는 것이 아니라 DB에 저장되게 되어 다른 직원들도 쉽게 공유할 수 있게 한다.

수속모듈(530)는 사용자단말(100)로부터의 수속신청을 수행하며, 상기 상담모듈(520)로부터 상기 고객파일을 수신하여 확인한 뒤, 수속회원의 정보 관리, 자동 스케줄링(일정관리)을 통한 수속회원 일정 관리, 비자접수 처리, 해당 학교 지원여부 관리, 유학비 견적정보 관리, 수속회원 수속서류 정보 관리 또는 거래처(학교, 보험사, 항공사, 대사관) 업무요청 정보를 처리하며, 현지관리단말과의 연동을 통해 입학절차 및 비자관련절차를 수행하고 견적서 및 비자절차의 수행된 결과를 상기 사용자단말(100)로 통지한다.

상기 수속모듈(530)은 첨부된 도 4에서 제시된 바와 같이 신규수속고객(531), 마이수속고객(532), 수속고객스케줄링(532a), 준비서류함(533), 유학서류함(534), 학교신청(535), 항공신청(536), 보험신청(537), 비자신청(538), 숙소신청(539), 유학비관리현황(539a)의 모듈로 구성된다.

상기 신규수속고객 모듈(531)은 상담을 통해 수속의 의사를 밝힌 신규수속고객의 명단을 확인하고 수속비 입금여부를 확인하고 관리자는 신규수속고객의 나이, 학교, 과정, 관심분야, 출발일시 등을 판단하여 최적을 수속직원에게 인계하는 기능을 수행하고, 마이수속고객 모듈(532)은 관리자로부터 배분받아 고객의 출발일, 학교, 비자조건, 건강, 나이, 현지학교의 개학일, 입학예정일들의 조건이 반영된 최적의 수속스케줄(일정)을 도출하고, 계획자(플래너)는 이 스케줄(일정)에 맞춰 서류준비, 고객과의 통화, 입금및 출금, 학교지원, 항공권 구매, 보험가입, 숙소신청 등 전반적인 수속절차를 진행한다.

수속고객 스케줄링(일정관리) 모듈(532a)은 고객의 나이, 학년, 학교, 학기시작일, 희망출국일, 비자발급 상의 컨디션, 현지학사일정 및 휴일등의 복합적인 조건을 고려하여 고객에게 최적의 유학스케줄(일정)을 자동으로 작성하게 하는 모듈이다. 자동 스케줄링(일정관리)기능은 최적스케줄(일정), 조건부스케줄(일정), 불가스케줄(일정) 세가지 조건으로 일정을 판단하여 보다 효율적인 수속전략수립이 가능케 한다. 계획자(플래너)는 자동 스케줄링(일정관리)을 통해 고객과 일정을 협의하고 그 스케줄(일정)에 따라 정해진 절차 내에서 업무를 구현하여 실책이나 어려움 없이 일관성 있는 대고객 서비스가 가능해진다. 아울러 유학 상품별, 연령별, 국가별 수속일정과 절차가 다르므로 유학모델별 스케줄(일정)을 정의하고 관리할 수 있는 시스템도 함께 구성한다.

준비서류함 모듈(533)은 유학을 준비하기 위해 필요한 사진, 여권, 성적표, 등본, 생활기록부, 졸업증명서, 건강검진결과, 예방접종기록서, 추천서, 재직증명서 등 총 30여 가지의 필요구비서류, 보완서류을 구분하여 사용자에게 제시하고 미비된 서류에 대해 고객에게 서류준비방법과 절차를 제공하며, 유학서류함 모듈(534)은 유학을 진행하면서 도출되는 입학허가서, 성적표, 항공권, 비자접수증, 영수증, 송금 내역 등의 다양한 결과물들을 실시간으로 업로드하고, 고객과 사용자가 쌍방향으로 유학결과를 공유할 수 있다.

학교신청 모듈(535)은 웹상에서 고객의 정보를 자동으로 전송하여 입학지원서를 작성하고 간단히 상대방 학교로 입학을 지원할 수 있게 하는 모듈이며, 항공신청 모듈(536)은 고객과 항공사의 여객현황이 실시간으로 공유하여 항공권의 조회 및 구매를 제공하는 기능을 수행한다.

보험신청 모듈(537)은 학생의 기간, 보험상품의 종류 등을 선택하여 저장된 고객의 정보를 호출하여 보험약관작성, 송금, 가입확인의 절차를 제공함으로 손쉽게 보험에 가입할 수 있으며, 비자신청 모듈(538)은 오프라인의 양식을 이미지화 하여 웹에서 템플릿 형태로 구성하여 수속과정을 통해 DB화된 고객의 정보를 비자양식에 자동으로 기록되어 출력되는 프로세스를 제공한다.

숙소신청 모듈(539)은 홈스테이(하숙), 기숙사, 플랫(자취)등으로 구분되어 웹 상에서 저장된 해당 숙소의 사진, 가족사진, 가족구성, 또래 학생의 여부, 학교와의 거리, 애완동물 여부 등 다양한 숙소의 정보를 실시간으로 확인할 수 있다.

유학비관리현황 모듈(539a)은 수속과정에서의 고객의 입금과 지급현황을 확인할 수 있는 기능이다.

또한, 관리모듈(540)는 관리절차를 수행하는 것으로, 상기 비자관련절차 수행에 따른 비자의 지정된 만료일 도래 여부를 확인하여, 상기 비자의 만료일 연장절차를 수행 등의 해당 관리회원의 일정 및 세부정보를 관리하거나, 게시판 카테고리/정보관리, 게시글정보를 관리하거나, 사진첩 카테고리/정보관리, 사진정보를 관리하거나, 파일함 카테고리/정보관리, 파일정보를 관리하거나, 메일함 카테고리/정보관리, 메일정보를 관리하거나, 메모함 카테고리/정보관리, 메모정보를 관리하거나, 쪽지함 정보관리, 쪽지정보를 관리하거나, 주간리포트 정보를 관리하거나, 용돈리포트 정보를 관리하거나, 성적표 정보를 관리하거나, 비밀이야기 정보를 관리하거나, 부동산정보를 관리하거나, 정착현황 정보를 관리하여 SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 또는 게시판(bulletin board)을 통해 상기 사용자단말 사용자의 보호자 및 지인들에게 통지하게 된다.

상기 관리모듈(540)은 첨부된 도 5에서 제시된 바와 같이 휴일관리(541), 거래처관리(542), 학교관리(543), 숙소관리(544), 접속통계(545), 정착업무관리(545a), 마이룸관리(545b), 조직관리(546), 직원관리(547), 근태관리(548), 관리자메뉴(549), 기타관리모듈(549a)의 모듈로 세분화된다.

휴일관리 모듈(541)은 해당 국가의 국경일, 휴일 등의 정보를 입력할 수 있는 모듈이며, 거래처관리 모듈(542)은 유학원과 거래가 잦은 용역업체와 담당자, 연락처, 팩스번호, 계좌번호, 사업자번호 등을 설정하여, 해당 담당자에게 아이디와 비밀번호를 부여하여 웹상에서 일괄업무처리(onestop:원스탑)으로 업무지원을 제공한다.

학교관리 모듈(543)은 거래 학교의 학비, 커미션, 입학일, 학년, 입학정원, 담당자등의 정보를 입력하고 설정하는 모듈이며, 숙소관리 모듈(544)은 유학을 위한 숙소의 정보를 가공하고 설정하는 기능을 수행하며, 접속통계 모듈(545)은 국가별, 지역별, 키워드별, 연령, 성비 등을 통계화하여 마케팅비용과 실제매출의 상관관계인 ROI(Return of Invest:투자수익률)를 측정하여 과학적이고 효과적인 광고마케팅을 지원하는 기능을 제공한다.

정착업무관리 모듈(545a)은 정착업무를 정의하고 관리하는 기능으로, 주요 정착업무를 점수화하여 정착업무의 진행율을 표기할 수 있다.

마이룸관리 모듈(545b)에서의 마이룸은 고객과 유학사간의 빠른 정보전달과 커뮤니케이션을 위한 고객의 인터페이스를 의미한다. 마이룸은 고객이 마이룸에 의견을 쓰거나 정보를 전달할 경우, 그 내용을 조회하고 처리할 수 있게 하는 기능을 가지고 있다

조직관리 모듈(546)은 본사, 국내지사, 해외지사를 설정하고 각 지사별 직원을 등록하는 기능. 대표, 지사장, 팀장을 설정할 수 있으며 업무보고체계, 전자결제체계를 설정하는 모듈이며, 직원관리 모듈(547)은 이력서관리, 경력관리는 물론 급여, 인센티브, 퇴직금 및 사대보험관리 등의 전반적인 인사관리를 지원하는 모듈로, 근태관리 모듈(548)은 직원들의 출퇴근 시간, 야근시간 등을 파악하여 연말 인사고과에 반영하거나, 직급별 연차별 휴가기간을 설정, 지원하는 모듈이며, 관리자메뉴 모듈(549)은 웹메일, 웹하드, 개인별 설정권한 등을 통제하는 기능. 또한 직원별 업무현황을 파악할 수 있게 지원한다.

기타관리모듈(549a)는 코드관리 모듈, 제휴관리 모듈, 입사지원관리 모듈, 유학단계관리 모듈, 메일관리 모듈, 계약서관리 모듈, 지역정보관리 모듈, 학교순위관리 모듈을 포함할 수 있다.

코드관리 모듈은 유학업무시스템의 DB값들에 대해 개별 코드값을 부여하여 관리하는 기능을 수행한다.

제휴관리 모듈은 홈페이지를 통해 등록된 제휴 제안서등을 조회하고 관리하는 기능을 수행한다.

입사지원관리 모듈은 경영에 있어 가장 중요한 요소 중의 하나는 좋은 인재를 채용하는 것이므로, 평상시 지원자들의 이력서 풀을 운영하고 채용인원이 발생하였을 경우 손쉽게 면접을 진행 할 수 있도록 이력서를 관리한다.

유학단계관리 모듈은 유학절차와 일정은 유학 대상 국가마다 그 내용이 상이하므로, 각 국가별로 유학절차와 일정을 정확히 정의하여야만 문제없이 수속업무를 진행할 수 있도록 한다. 유학단계관리에서는 각 단계별 순서, 소요시간, 고객에게 전달할 메시지, SMS(Short Message Service:단문문자서비스)내용, 등을 정의하고 관리할 수 있다. 또한 유학업무를 진행하는 회사의 특성에 맞게 절차를 자유롭게 정의할 수 있다. 메일관리 모듈은, 메일 정보를 등록하고 관리하는 기능을 수행한다. 계약서관리 모듈은, 고객과의 분쟁 없이, 정확한 유학업무를 진행하기 위해서는 고객과 회사의 권리와 의무를 규정하는 정확한 유학약관이 필요하므로, 국가별, 유학 상품별 고객과의 약관을 등록하고 관리하는 기능이 있다. 지역정보관리 모듈은, 고객이 관심을 가지는 유학지역에 대한 정보를 저장하고 관리하는 기능이 있다. 학교순위관리 모듈은, 국가별, 지역별 우선적으로 추천하고자 하는 학교의 명단을 등록하고 관리하는 기능이 있다. 본 메뉴를 통해 실제 모든 학교를 방문해보지 못한 상담직원들은 고객들에게 순위에 의해 학교를 추천할 수 있다.

통합서비스모듈(550)은 회계, 통계, 전자결제 등을 수행하며, 회계품목 정보 관리, 입금정보 관리, 출금정보 관리, 직원급여 관리, 예수금 관리, 채권/채부 관리 또는 캐쉬플로우(현금흐름)를 예측할 수 있도록 구성하여, 상기 상담모듈, 수속모듈 및 관리모듈의 절차에 따라 소요, 발생되는 제반적인 경비를 전산적으로 운영, 관리할 수 있다.

상기 통합서비스모듈(550)은 첨부된 도 6에서 제시된 바와 같이 회계품목, 입출금현황, 입금확인, 출금확인, 미수금현황, 미지급금현황, 세무회계현황, 급여현황의 모듈을 구분되어 선택할 수 있다.

회계품목 모듈(551)은 유학과 관련된 고객 예수금(수속비, 학비, 보험료, 항공료, 비자료, 번역료, 은행송금수수료, 환전수수료, 교복비, 숙소비, 기타수수료 등)을 설정하고, 회사의 업무 특성에 따라 발생하는 판매관리비(급여, 임대료, 광고비, 번역료, 각종소모품비, 세금, 국민연금, 의료보험, 각종 공과금, 카드매입 등)을 설정하는 기능을 수행하며, 입출금현황 모듈(552)은 실시간으로 고객이 입금한 비용과 고객이 출금한 현황을 조회가 가능하며, 금전거래상의 오류가 발생하지 않도록 하고, 고객의 요청사항에 따라 실시간으로 입금한 현황을 확인하고 영수증을 출력할 수 있다.

입금확인 모듈(553)은 실시간으로 해당 국가의 환율을 적용하여 유학비용의 견적을 전달하고, 비용의 입금 여부를 확인하게 하는 모듈이며, 출금확인 모듈(554)은 입금이 확인된 고객의 예수금을 학교, 보험사, 항공사, 대사관, 번역회사 등의 지급처로 해당 비용에 대해 지급을 요청하는 기능이다.

미수금현황 모듈(555)은 유학 학생을 해당 학교에 입학시킨 후 해당 학교로 부터 지급받는 수수료의 미수금현황을 확인하는 모듈이며, 미지급금현황 모듈(556)수속업무 진행과정에서 발생하는 용역비용 등이 정확히 기록 보관하여 부가적인 관리 없이 편리하게 그 현황을 파악할 수 있다.

세무회계현황 모듈(557)은 유학업무로 발생하는 고객예수금 및 회사의 판매관리비용 등은 자동으로 분개되어 세무회계사에 공지하여 부가적인 전표작성, 분개 등의 과정이 없이 손쉽게 세무회계업무를 제공하며, 급여현황 모듈(558)은 직급별, 직책별 기본급의 설정 및 매달 상담성과에 대해 자동적으로 인센티브금액이 산출하고, 지급 금액에 비례하여 사대보험을 자동 공제하여 인사급여 관리 업무를 손쉽게 지원한다.

한편, 미디어서버(570)는 파일서버(580)에 지정된 데이터를 추출하고 데이터전송을 위한 미디어채널을 준비하며 해당 미디어채널을 통하여 사용자단말(100)로 추출한 데이터를 실시간 스트리밍한다. 또한, 파일서버(580)는 사용자의 가입자정보, 웹서버(510)를 통해 전송하기 위한 데이터파일을 저장하고 관리한다.

데이터베이스서버(600)는 국가정보, 학교정보, 고객정보, 회계정보, 커뮤니티정보 등을 포함할 수 있다. 먼저, 국가정보와 학교정보는 상담모듈(520)이 독출(Read)한 뒤, 추천학교를 선택하는데 사용된다. 한편, 국가정보 또는 학교정보에는 숙소정보도 포함할 수 있다. 고객정보는 상담모듈(520)이 추천학교를 선택하고 수속비가 승인된 경우 생성되는 고객파일정보에 의해 생성된다. 회계정보는 통합서비스모듈(550)이 처리한 수속비, 유학비 등의 정보를 수신함으로써 생성된다. 한편, 본 명세서에서 데이터베이스라 함은 각각의 데이터베이스에 대응되는 정보를 저장하는 소프트웨어 및 하드웨어의 기능적 구조적 결합을 의미할 수 있다. 데이터베이스는 적어도 하나의 테이블로 구현될 수도 있으며, 데이터베이스에 저장된 정보를 검색, 저장 및 관리하기 위한 별도의 DBMS(Database Management System)을 더 포함할 수도 있다. 또한, 링크드 리스트(linked-list), 트리(Tree), 관계형 데이터베이스의 형태 등 다양한 방식으로 구현될 수 있으며, 데이터베이스에 대응되는 정보를 저장할 수 있는 모든 데이터 저장매체 및 데이터 구조를 포함한다.

도 7는 본 발명의 실시 예에 따른 온라인 유학업무 자동화 방법 중상담 절차를 나타내는 흐름도이다. 도 1 내지 7을 참조하면, 사용자단말(100)은 유학서버(500)의 상담모듈(520)로 유학상담을 요청한다(S10). 사용자가 사용자단말(10)을 통해 온라인 유학 상담을 요청하면, 신규 상담정보를 확인한 상담모듈(520)은 해당 사용자에 대한 상담담당자를 지정하기 위해, 다수의 상담관리단말에 대한 현재 진행중인 사용자들의 수를 확인하고 업무의 효율성을 고려하여 상담원을 사용자를 지정한다.

상기의 절차에 상담모듈(520)은 데이터베이스서버(600)로부터 국가정보, 학교정보를 독출해 추천학교를 선택한다(S11).

상담모듈(520)은 선택된 추천학교를 사용자단말(100)로 전송한다(S12). 사용자단말(100)은 수신된 추천학교에 대해 계약요청을 상담모듈(520)로 전송한다(S13).

상담모듈(520)은 계약요청을 수신하여 해당 추천학교가 이에 응할 경우 계약서를 발송한다(S14).

사용자단말(100)은 계약서 수신에 따라 승인된 계약서를 상담모듈(520)로 전송한다(S15). 이와 함께 사용자단말(100)의 사용자는 수속비에 대해 금융기관을 통해 결재를 수행한다. 결제가 수행되면 금융기관은 수속비 결제 사항을 통합서비스관리단말(77)로 전송한다.

이후, 상담모듈(520)은 통합서비스모듈(550)로 수속비 확인을 요청한다(S16). 통합서비스모듈(550)은 수속비입금 내역을 확인하여, 수속비 입금을 승인하고(S17), 수속비 확인응답을 통합서비스모듈(550)로 반환한다(S18). 이에 따라, 상담모듈(520)은 추천학교, 수속비 입금 내용을 포함하는 고객파일을 작성한다 (S19). 상담모듈(520)은 고객파일을 수속모듈(530)과 사용자단말(100)로 전송한다(S21, S22). 보다 구체적으로. 상담모듈(520)을 통해 지정된 상담원은 수속비 입금 내역을 등록하고 입금을 확인한 뒤, 추천학교 파일을 데이터베이스서버(600)에 저장된 학교정보를 참조하여, 지역별로 구분하여 학교사진, 학교정보, 추천 코멘트 정보로 구성된 고객추천파일을 자동생성하여 사용자단말(100)에게 SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 또는 게시판(bulletin board)을 통해서 알리며, 데이터베이스서버(600)에 업로드함으로써, 사용자가 확인할 수 있도록 할 수 있다.

한편, 상담모듈(520)을 통해 지정된 상담원은 할당된 사용자가 수속이 이루어지기까지 지속적으로 관리한다. 상담모듈(520)을 통해 지정된 상담원은 사용자에 대한 상담이 이루어지면 상담정보를 상담종류, 상담결과, 수속가능도, 상담내용을 포함하여 고객파일에 등록할 수 있다. 각각의 입력정보에 대한 구체적인 기술은 다음과 같다. 상담종류는 전화상담, 방문상담, 온라인 상담으로 구분된다. 상담결과는 방문예약, 추후재상담, 장기고려, 포기(dorp:드롭)으로 구분되고 드롭으로 처리되면 상담대상에서 제외된다. 수속가능도는 0, 20, 40, 60, 80, 100으로 구분되며, 수속가능 정도를 점수로 평가한다. 다음 상담날짜는 상담이 이루어질 향후 예정일을 등록하여 상담원이 고객과의 지속적인 상담을 할 수 있도록 SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 혹은 쪽지를 통해서 담당자에게 알림 기능을 수행한다. 위의 상담정보는 등록되는 시점에 데이터베이스서버(600)로 함께 저장할 수 있다. 데이터베이스서버(600)에 상담내역의 데이터베이스화한 내용은, 유학업무에 필요한 상담, 수속, 관리 등 기타 지식들을 지속적으로 관리하고 업무에 활용하여 업무 효율성을 높일 수 있다. 이는 국가정보(뉴질랜드, 호주, 미국, 영국, 캐나다 등)와 정보에 적합한 업무 카테고리를 선택하고 지식정보의 편리한 검색을 위해서 정보를 함축적으로 표현할 수 있는 검색어를 입력하여 데이터베이스서버(600)에 저장한다. 한편, 지정된 상담원은 상담 후 고객에게 메일, 서면, 통화로 만족도를 상담에 대한 평점으로 평가받는다. 고객은 축적된 상담시스템을 통해 연령별, 관심유형별, 성별, 지역별 최적의 상담을 받을 수 있다.

또한, 본 발명의 유학관리서버는 서비스를 제공하는 업체의 직원들의 출퇴근 기록 및 근태 현황을 조회할 수 있는 출퇴근리스트, 임원 및 부서장/팀장의 업무지시 및 공지사항을 게시판, 일간, 주간, 월간으로 처리해야할 업무 내용이 기록된 업무리스트, 직원간의 메모를 전달할 수 있는 쪽지함, 개인/팀/회사의 스케줄(일정)을 실시간으로 공유할 수 있는 스케줄(일정), 직원 또는 고객간의 문자서비스를 제공할 수 있는 SMS(Short Message Service:단문문자서비스), 메일솔루션을 내장하여 솔루션자체에서 메일을 발송하고 수신할 수 있는 웹메일, 전직원에 유용한 홈페이지, 참조사이트등을 링크하여 사용할 수 있는 북마크, 마이플래너의 메뉴와 구성을 사용자가 임의로 수정하고 커스티마이징(사용자 기호에 맞게 조절하는것)할 수 있는 마이플래너설정 모듈 또는 기능을 부가적으로 구성할 수 있다.

도 8는 본 발명의 실시 예에 따른 온라인 유학업무 자동화 방법 중 수속 절차를 나타내는 흐름도이다.

도 1 내지 8를 참조하면, 수속모듈(530)은 상담모듈(520)로부터 수신한 고객파일을 확인한다(S22).

상담업무에서 수속전환된 고객파일에 대한 사용자는 신규수속 고객으로 변경되고, 수속모듈(530)의 수속관리담당자는 해당 사용자에 대한 수속담당자를 지정한다. 한편, 지정된 수속담당자는 단계별로 수속업무를 처리하고 통보하는 "자동스케쥴링기능(Auto Scheduling Function)"을 이용하여 업무를 처리한다. 이 기능은 수속과정을 단계별로 구분하고 업무처리기간을 지정된 수속담당자가 임의로 설정하고 시작날짜를 입력하여 확인할 수 있다. 데이터베이스서버(600)에 미리 저장가능한 국가별 국경일을 참조하여 휴일정보를 제외하고 수속진행이 가능한 기간을 단계별로 생성할 수 있다. 설정된 스케쥴 결과는 각 수속업무 단위로 마감날짜와 함께, 달력보기, 리스트 보기 출력 형태로 온라인에서 확인할 수 있고, 각 단계별 일정은 개별적으로 수정할 수 있다.

보다 구체적으로 자동스케쥴링기능은 고객의 나이, 학년, 학교, 학기시작일, 희망출국일, 비자발급 상의 컨디션, 현지학사일정 및 휴일 등의 복합적인 조건을 고려하여 고객에게 최적의 유학스케줄(일정)을 자동으로 작성하게 하는 모듈이다. 자동 스케줄링(일정관리)기능은 최적스케줄(일정), 조건부스케줄(일정), 불가스케줄(일정) 세 가지 조건으로 일정을 판단하여 보다 효율적인 수속전략수립이 가능케 한다. 계획자(플래너)는 자동 스케줄링(일정관리)을 통해 고객과 일정을 협의하고 그 스케줄(일정)에 따라 정해진 절차 내에서 업무를 구현하여 실책이나 어려움 없이 일관성있는 대고객 서비스가 가능해진다.

한편, 지정된 수속담당자는 수속모듈(530)을 통해 고객파일 내에 포함된 추천학교에 대한 입학서류를 현지관리단말(800)로 전송한다(S23). 현지관리단말(800)은 추천학교에 대한 입학서류를 처리한 뒤, 입학허가서를 발부받아, 수속모듈(530)로 전송한다(S24).

이에 따라, 수속모듈(530)은 항공권을 예약하고(S25), 국가정보 또는 학교정보에 포함된 숙소정보를 통해 거주지를 결정한다(S26). 한편, 유학종류에 따라 거주지를 결정하는데, 유학종류는 나홀로유학, 가족동반유학, 어학연수, 대학연수로 구분될 수 있다. 유학종류별로 수속고객의 학생정보, 학부모정보, 기타 수속에 필요한 추가정보에 대한 수속신청서를 작성을 사용자에게 요구함으로써, 데이터베이스서버(600)에 저장될 수 있다.

수속모듈(530)은 추천학교의 입학금, 항공권, 거주지정보를 이용해 유학비용을 정산한다(S27). 수속모듈(530)은 정산된 유학비용에 대한 견적서를 등록하고(S28), 견적서를 사용자단말(100)로 전송한다(S29).

이에 따라, 사용자단말(100)은 유학비를 통합서비스모듈(550)로 전송하면(S30), 통합서비스모듈(550)은 유학비 중 항공권 구입비를 제외하고 현지관리단말(800)로 전송한다(S31).

현지관리단말(800)은 유학비 중 항공권 구입비, 입학금이 제외된 거주입주금을 이용해 거래를 맺고 거래계산서, 고객이체서를 발부받아 통합서비스모듈(550)로 전송한다(S32). 통합서비스모듈(550)은 유학비에 대한 입금을 확인하고(S33), 확인을 나타내는 메시지를 수속모듈(530)로 전송한다(S34). 수속모듈(530)은 유학비 입금을 확인하고(S35), SMS(Short Message Service:단문문자서비스)를 통해 사용자단말(100)로 전송한다(S36). 이때, 사용자단말(100) 뿐만 아니라, 사용자의 이동단말(미도시)로 전송할 수도 있다.

한편, 현지관리단말(800)은 추천학교에 대한 입학허가서, 학비납입영수증(S37)을 발부받아, 통합서비스모듈(550)로 전송한다(S37). 통합서비스모듈(550)은 입학허가서, 학비납입영수증을 수속모듈(530)로 전송한다(S38). 수속모듈(530)은 수신한 입학허가서, 학비납입영주증 처리 결과를 SMS(Short Message Service:단문문자서비스)를 통해 사용자단말(100)로 전송한다(S39). 이때, 수속모듈(530)은 사용자단말(100) 뿐만 아니라, 사용자의 이동단말(미도시)로도 전송할 수 있다.

이후, 수속모듈(530)은 사용자단말(100)로 비자준비서류를 요청한다(S40). 사용자단말(100)은 비자준비서류를 우편 또는 이메일로 수속모듈(530)로 전송한다(S41). 수속모듈(530)은 비자준비서류를 수령한 뒤(S42), 유학동의서, 재정보증서, 영문은행잔고증명서를 현지관리단말(800)로 전송한다(S44). 현지관리단말(800)은 수신한 메일을 관련대사관으로 메일을 발송한다(S45). 이에 따라, 수속모듈(530)은 관련대사관으로부터 비자를 수령하고(S46), 수령된 비자를 사용자단말(S10)로 전송한다(S47). 단계(S47) 이 후, 수속모듈(530)은 추천학교, 항공권, 거주지, 견적서, 비자수령 사실을 업데이트(Update) 한 "고객파일" 을 관리모듈(540)로 전송한다(S48).

한편, 해당 사용자 중 수속고객은 수속 진행상황을 온라인에서 동일한 현황을 확인할 수 있으며 업무에 관한 요청사항인 지연문의, 필요사항, 궁금한 사항 등을 요청할 수 있다. 상기에 살펴본 바와 같이, 수속업무는 사전준비업무, 학교업무, 항공업무, 비자업무, 숙소업무, 그 밖의 보험업무 등으로 구분된다. 이는 거래처별로 학교정보, 항공사, 대사관, 거래처, 보험사를 저장가능한 데이터베이스서버(600)를 참조하여 진행된다. 사전준비업무는 수속업무를 위해 필요한 서류를 온라인으로 등록하는 것을 말하며, 학교업무는 데이터베이스서버(600)를 참조하여 희망하는 학교를 선택하여 커미션 정보를 등록하는 것을 말하며, 항공업무는 항공티켓 발권을 위한 업무로 데이터베이스서버(600)를 참조하여 발권요청리스트를 등록하고 항공사와의 연계를 통해서 발권진행 상황을 등록하고 고객의견을 통해서 항공권발권이 완료되면 고객에게 이를 알리고 온라인에서 항공권을 출력할 수 있도록 하는 것을 말하며, 비자업무는 비자상품, 비자기간, 금액정보로 비자정보를 등록하고 비자발급이 완료되면 해당 사용자가 비자를 발급받는 과정까지를 말하며, 숙소업무는 현지담당자에 의해서 저장된 데이터베이스서버(600)를 참조하여 희망하는 학교와의 통학시간을 검색하여 최적의 홈스테이, 기숙사, 정착집으로 구분된 정보를 추천하고 고객의사를 반영하여 숙소를 결정하는 것을 말한다. 한편, 보험업무는 보험상품, 보험기간, 금액정보로 보험정보를 등록하는 것을 말한다. 각 업무에서 지정된 수속담당자가 작성 가능한 서류는 데이터베이스서버(600)를 참조하여 서류로 생성할 수 있고 이는 고객파일로 저장된다. 생성된 고객파일 서류는 거래처(보험사, VISA, 항공사, 학교)와의 연계업무를 위해서 팩스, 메일, 또는 SMS(Short Message Service:단문문자서비스)를 통해서 발송, 다운로드가 가능하다. 그리고, 고객은 진행단계별로 온라인으로 수속업무를 확인할 수 있다.

도 9는 본 발명의 실시 예에 따른 온라인 유학업무 자동화 방법 중 관리 절차를 나타내는 흐름도이다.

도 1 내지 9를 참조하면, 관리모듈(540)은 수속업무에서 관리전환된 고객파일에 따라 신규 관리고객으로 변경하고, 관리모듈(540)은 해당 사용자에 대한 관리담당자를 지정한다. 지정된 관리담당자는 수속모듈(530)로부터 업데이트된 고객파일을 수신한 관리모듈(540)을 통해 비자 등의 시작일 및 만료일을 확인하여 만료일 기준으로 남은 기간을 확인하여, 만기일이 도래하였는지 여부를 판단한다(S49).

판단결과 만기일이 도래하지 않은 경우 관리모듈(540)은 만료일 연장절차의 수행없이 고객파일 확인 후, 이를 이용하여 유학 서류함을 생성한다(S51). 한편, 판단결과 만기일이 도래할 경우 관리모듈(540)은 만료일 연장절차를 수행한 뒤(S50), 단계(S51)의 유학 서류함을 생성한다.

단계(S51) 이후, 관리모듈(540)에 의해 지정된 관리담당자는 주별로 학생 안부통화를 수행한다(S52). 한편, 이는 관리모듈(540)의 요청에 의해 현지관리단말(800)에 의해 수행될 수도 있다. 현지관리단말(800)에 의해 수행될 경우 국제전화의 비사용으로 인한 경비를 절감할 수 있는 효과가 있다.

현지관리단말(800)은 유학생 즉, 사용자의 주간리포트를 수신하여 등록하며(S53), 주간리포트를 관리모듈(540)로 전송한다(S54).

이에 따라, 관리모듈(540)은 주간 특이 사항을 등록하며(S580), 주간리포트를 번역(S56)함으로써, 사용자의 지인들이 액세스(Access)하여 주간 특이사항을 점검할 수 있도록 할 수 있다.

이후, 현지관리단말(800)은 유학생 즉, 사용자로부터 용돈정보를 수신하여 등록한 뒤(S57), 용돈정보를 관리모듈(540)로 전송한다(S58).

관리모듈(540)은 용돈정보를 확인하고(S59), 미리 설정된 금액이하의 용돈 잔고시 SMS(Short Message Service:단문문자서비스)를 통해 유학생 즉, 사용자의 등록된 보호자나 지인들에게 자동으로 알릴 수 있다(S60).

유학생 즉, 사용자는 현지관리단말(800)에 접속하여 사진앨범(학생사진) 및/또는 유학일기를 등록하면(S61), 현지관리단말(800)은 사진앨범(학생사진) 및/또는 유학일기를 관리모듈(540)로 전송할 수 있다(S62). 이를 통해 사용자의 등록된 보호자나 지인들은 최근의 사진 및 유학일기를 액세스(Access)하여 유학생 즉, 사용자의 현황을 파악할 수 있다.

또한, 유학생 즉, 사용자는 현지관리단말(800)에 접속하여 주간리포트를 등록하면(S63), 현지관리단말(800)은 주간리포트를 관리모듈(540)로 전송할 수 있다(S64). 관리모듈(540)은 수신한 주간리포트를 수신하여, 인증한다(S65). 이를 통해 사용자의 등록된 보호자나 지인들은 최근의 사진 및 유학일기를 액세스(Access)하여 유학생 즉, 사용자의 현황을 파악할 수 있다. 주간리포트는 성적표, 학과에 대한 리포트, 출석체크 등을 포함할 수 있다.

한편, 유학생 즉, 사용자가 현지관리단말(800)에 접속하여 고민/상담을 등록하면(S66), 현지관리단말(800)은 고민/상담을 관리모듈(540)로 전송할 수 있다(S67). 이에 따라, 관리모듈(540)은 요청사항에 대한 답변을 현지관리단말(800)로 전송할 수 있다(S68). 한편, 단계(S61 내지 S68)는 부수적인 사항이다.

상기와 살펴본 바와 같이, 관리업무를 보다 구체적으로 살펴보면, 관리업무는 만기일현황, 유학서류함, 유학리포트, 용돈리포트, 정착리포트, 부동산정보, 사진앨범, 유학일기 업무 등으로 구분될 수 있다. 만기일 현황은 여권, 비자, 보험, 엑스레이, 가디언서비스(청소년의 학업과 경제활동을 위한 보호자, Guardian), 정착서비스로 구분하여 시작일 및 만료일을 확인하여 만료일 기준으로 남은 기간을 확인할 수 있고, 만료일전 임의로 설정한 통보기간에 해당하는 남은 기간이 되면 지정된 "관리담당자"에게 통보하여 만료일을 연장할 수 있는 것을 말한다. 유학서류함은 성적서류 등 유학 중 발생되는 관리 단계의 서류를 등록하는 것을 말하며, 유학리포트는 국가별 현지담당자를 통해서 주별 학생현황을 학교생활, 출석, 기타 관련 정보를 등록하는 것을 말한다. 등록된 내용을 토대로 "리포트 모듈"을 통해서 주간리포트를 생성하고 고객이 확인하도록 한다. 용돈리포트는 학생의 용돈현황을 입금, 출금으로 구분하여 등록하고 현재 잔고 현황을 기간별로 검색하도록 한다. 추가용돈이 필요한 경우 학부모에게 이를 요청하는 것을 말한다. 정착리포트는 현재담당자의 근로 여부를 본사담당자가 관리하기 위한 업무이며 "현지담당자"의 일별 근로시간을 등록하도록 하는 것을 말하며, 부동산 정보는 수속업무의 숙소업무와 동일하며 다만 해외 거주하면서 숙소에 대한 변경사항을 처리하는 것을 말한다. 사진앨범은 학생의 유학중 사진을 등록하여 학부모가 온라인에서 학생사진을 확인할 수 있도록 하는 것을 말한다. 유학일기는 유학일기 컨텐츠에 동의한 고객에 의해서 해외 유학생활 중 작성한 게시글이다. 유학일기 컨텐츠는 계약을 통해서 고객이 작성한 게시글에 대한 보상을 하고 이를 회사의 컨텐츠로 활용하기 위한 컨텐츠이다. 컨텐츠에 대한 보상을 위해서 관리담당자는 글에 대한 평점을 통해서 고객에게 포인트를 주고 일정 포인트가 적립되면 상품 혹은 현금으로 사용할 수 있도록 한다. 대신 회사는 고객과 사전 계약을 통해서 게시글을 홍보 컨텐츠로 이용할 수 있도록 한다.

본 발명은 또한 컴퓨터로 읽을 수 있는 기록매체에 컴퓨터가 읽을 수 있는 코드로서 구현하는 것이 가능하다. 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체는 컴퓨터 시스템에 의하여 읽혀질 수 있는 데이터가 저장되는 모든 종류의 기록 장치를 포함한다. 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체의 예로는 ROM, RAM, CD-ROM, 자기 테이프, 플로피 디스크, 광 데이터 저장장치 등이 있으며, 또한 캐리어 웨이브(예를 들어, 인터넷을 통한 전송)의 형태로 구현되는 것도 포함된다.

또한 컴퓨터가 읽을 수 있는 기록매체는 네트워크로 연결된 컴퓨터 시스템에 분사되어, 분산방식으로 컴퓨터가 읽을 수 있는 코드가 저장되고 실행될 수 있다. 그리고 본 발명을 구현하기 위한 기능적인(Functional) 프로그램, 코드 및 코드 세그먼트들은 본 발명이 속하는 기술 분야의 프로그래머들에 의해 용이하게 추론될 수 있다.

도 10 내지 도 63은 본 발명에 따른 유학관리서버 구현된 유저인터페이스 화면을 나타내는 도면이다.

도 10을 참조하면, 유학관리서버(500)에 액세스한 사용자단말(100)에 구현된 시작화면에서의 유학업무시스템 로그인페이지를 나타낸다. 도시된 바와 같이, 유학관리서버(500)는 아바타의 개념을 도입한다. 아바타시스템은 사용자가 자신의 캐릭터를 대변하는 한가지의 아바타를 정하고, 그 아바타가 웹상에서의 업무나 직원간의 대화를 하는 시스템이다.

따라서 본인만의 아바타를 선택하고 시스템에 접속할 수 있게 되어있다. 개별 아바타들의 감정표현, 개성, 모션 등을 취할 수 있다.

도 11을 참조하면, 상단의 마이플래너(My Planner)를 선택하면, 왼쪽 화면에 출퇴근리스트, 공지사항, 업무리스트, 쪽지함, 스케줄(일정), SMS(Short Message Service:단문문자서비스), 웹메일, 북마크, 화면에 도시되진 않았지만 마이플래너설정의 모듈을 선택할 수 있다. 출퇴근리스트 모듈은 직원들의 출퇴근 기록 및 근태 현황 조회하기 위한 것이다.

공지사항 모듈은 임원 및 부서장, 팀장의 업무 지시 및 공지사항을 게시판에 업데이트하기 위한 것이다. 도 12를 참조하면, 업무리스트 모듈은 일간, 주간, 월간으로 처리해야할 업무의 리스트이다. 보다 구체적으로, 업무리스트 모듈은, 개인노트에 기록하듯 각 개인이 해야 할 업무를 기록하는 리스트. 리스트에서 업무완료를 처리하지 않으면, 지속적으로 업무처리상태를 사용자에게 알린다. 또한 팀원, 팀장 등이 전달할 업무가 있을 경우 상대방에게 업무를 등록시킬 수 있어서 회의절차, 업무 협조 등이 간소화 된다. 또한 시스템 정의를 통해, 상담/수속/관리 업무 등에 있어 사용자가 미처 완료하지 못한 업무가 있을 경우, 업무리스트에 자동적으로 등록되게 된다.

쪽지함 모듈은 직원간의 메모전달을 위한 기능이며, 스케줄(일정) 모듈은 개인/팀/회사의 스케줄(일정)을 실시간으로 공유할 수 있는 기능이다.

SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 모듈은 직원, 고객 간의 문자 서비스를 위한 기능이며, 웹메일 모듈은 메일솔루션을 내장하여 솔루션자체에서 메일을 발송하고 수신하는 기능이다. 북마크 모듈은 전직원에게 유용한 홈페이지, 참조사이트 등을 링크하여 사용할 수 있게 하는 기능이다. 마이플래너설정 모듈은 마이플래너의 메뉴와 구성을 사용자가 임의로 수정하고 커스티마이징(사용자 기호에 맞게 조절하는것)하는 기능이다.

보다 구체적으로, 마이플래너는 웹상에서의 개인다이어리의 역할을 수행하는 메뉴이다. 일반적으로 오프라인의 개인노트에 입력하고 관리하게 되는 일정과 업무내용들을 웹으로 조회하고 관리할 수 있다. 더불어 직원들의 출퇴근사항, 회사의 공지사항, 직원간의 업무이양 및 전달, 쪽지, 일정관리, SMS(Short Message Service:단문문자서비스)등 효율적인 업무 구현을 위한 그룹웨어기능도 포함하고 있는 것이다.

한편, 도 13을 참조하면, 상단의 상담(Consult)을 선택하면, 도 3에서 도시된 바와 같이, 왼쪽 화면에 신규상담고객, 마이상담고객, 월별상담고객, 수속비확인리스트, 상담학교리스트, 드롭고객리스트, 상담설정의 모듈을 선택할 수 있다.

도 14를 참조하면 신규상담고객 모듈은 온라인, 전화, 방문, 광고 등의 다양한 수단을 통해 접수된 새로운 신규고객의 명단과 질문내용을 볼 수 있는 기능으로, 관리자는 고객의 나이, 과정, 국가, 관심분야 등을 검토 후 가장 적절한 상담원에게 배분한다.

보다 구체적으로, 신규상담고객 모듈은 온라인, 전화, 방문, 광고등의 다양한 수단을 통해 접수된 새로운 신규고객의 명단과 질문내용을 볼 수 있는 기능, 관리자는 고객의 나이, 과정, 국가, 관심분야 등을 검토 후 가장 적절한 상담원에게 배분한다. 상담고객 배분시 현재 상담중인 고객의 수를 체크하여 적절히 배분이 가능하다. 기존의 유학업무에서는 고객의 정보를 data화 하지 않고, 개인적인 메모등으로 유지, 관리하였기 때문에 분실 등으로 인한 손실이 발생하며, 체계적으로 상담고객을 관리할 수 없었다. 유학시스템의 상담기능은 이러한 문제점들을 비약적으로 개선하였다.

도 15 및 도 16을 참조하면, 마이상담고객 모듈은 관리자로부터 배분받아 상담을 진행하는 과정을 관리하는 기능으로 상담자는 고객의 평점, 출발예정일, 관심분야, 나이, 과정, 국가 등의 조건을 미리 설정하여 향후에 효과적으로 추적상담이 가능하도록 기록한다. 한편, 마이상담고객 모듈에 대한 선택과 기록으로, 업무리스트, 스케줄(일정) 등에 자동으로 그 내역이 연동된다.

도 17 및 18을 참조하면, 월별상담고객 모듈은 상담자의 월별 상담통계를 볼 수 있는 기능으로 상담 내역과 성공률 등을 종합적으로 평가하여 상담 내역에 점수를 부여, 추후 인사고과에 반영할 수 있다.

도 19를 참조하면, 수속비확인리스트 모듈은 상담을 통해 수속의 의사를 밝히고 수속을 진행하는 고객이 납부한 비용을 확인할 수 있는 기능으로 고객이 지정된 가상계좌에 비용을 송금할 경우, 담당 상담원에게 자동으로 통보되며, 상담고객은 자동으로 수속고객으로 전환되어 상담업무가 종료된다. 해당고객은 후술할 신규수속고객 메뉴로 전달된다.

상담학교리스트 모듈은 고객에게 추천하게 되는 학교들의 정보를 수시로 검색하고 업데이트할 수 있게 하는 기능으로 상담학교리스트 모듈에서는 학교지도, 주소, 홈페이지, 비용, 개학일, 종료일, 특징, 교육청의 평가점수, 추천이유, 비추천사유 등의 다양하고 객관적인 정보들이 업데이트 되며 고객은 실시간으로 학교정보를 조회 검토할 수 있다.

도 20을 참조하면, 드롭고객리스트 모듈은 상담을 진행하면서 구매의사가 없거나, 추가적인 상담이 불가능한 고객을 분류하는 기능으로 소위 포기(dorp:드롭)된 고객은 별도의 유학상품 및 과정이 출시되었을 경우 이메일/SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 등을 통해 재상담을 유도할 수 있다.

한편, 상담설정 모듈(520)은 학교자문관리 모듈을 추가적으로 구비할 수 있다. 도 21을 참조하면, 학교자문관리 모듈은 기존의 유학업무의 경우 고객이 학교의 입학을 원할 경우 각 학교마다 일일이 연락하여 입학가능 여부 등을 확인하였고, 고객의 추가적으로 원하는 정보가 있을 경우, 수시로 연락을 하게 되어 학교문의에 상당히 많은 시간을 소비하는 것을 예방한다. 즉, 학교자문관리 모듈은 학교들의 연락처와 정보가 DB로 저장되어있어 클릭 몇번으로 학교의 자리, 입학가능여부, 기타 필요한 정보들을 쉽게 구할수 있게 되었으며, 취득된 정보는 담당자에게만 알려지는 것이 아니라 DB에 저장되게 되어 다른 직원들도 쉽게 공유할 수 있게 한다.

상담설정 모듈은 상담 메뉴와 구성을 사용자가 임의로 수정하고 커스티마이징(사용자 기호에 맞게 조절하는것)하는 기능이다.

한편, 도 22와 같이, 수속이 선택되면, 왼쪽 화면에 신규수속고객, 마이수속고객, 준비서류함, 유학서류함, 학교신청, 항공신청, 보험신청, 비자신청, 숙소신청, 유학비관리, 수속설정의 모듈을 선택할 수 있다. 보다 구체적으로, 수속(Consult)메뉴는 상담을 통해 수속을 결정한 고객의 서류준비, 입학절차, 비용납부, 보험신청, 비자신청, 숙소신청 등의 업무를 웹으로 진행할 수 있도록 구성된다. 기존의 유학업무는 모든 서류업무가 주먹구구식으로 운영되며, 수속직원개인에 의존하고 있어 업무 실책률이 높을 뿐아니라, 학비 등의 비용의 입출금내역이 투명하지 않아 각종 금융사고의 위험이 늘 뒤따르고 있다. 본 시스템은 이런 위험부담을 최소화한다. 수속 업무 내용과 절차가 웹으로 구현되어 업무 실책률이 대폭 줄어들게 되었으며, 모든 업무내역이 웹에 저장되어 언제 어디서나 수속 진행사항을 확인할 수 있게 된다.

도 23을 참조하면, 신규수속고객 모듈은 상담을 통해 수속의 의사를 밝힌 신규수속고객의 명단을 확인하는 기능으로 수속비확인리스트 모듈를 통해 입금여부가 확인되었으므로 통장대조 등의 번거로운 절차가 생략된다. 관리자는 신규수속고객의 나이, 학교, 과정, 관심분야, 출발일시 등을 판단하여 최적을 수속직원에게 인계하는 기능을 가지고 있다.

도 24의 마이수속고객 세부메뉴와 도 25의 마이수속고객 고객별 세부메뉴 화면을 참조하면, 마이수속고객 모듈은 관리자로부터 배분받아 수속을 진행하는 과정을 관리하는 기능으로 단순히 히스토리를 입력하는 것이 아니라, 고객의 출발일, 학교, 비자조건, 건강, 나이, 현지학교의 개학일, 입학예정일들의 조건이 반영된 최적의 수속스케줄(일정)이 자동으로 도출되고, 계획자(플래너)는 이 스케줄(일정)에 맞춰 서류준비, 고객과의 통화, 입금및 출금, 학교지원, 항공권 구매, 보험가입, 숙소신청등의 프로세스를 진행하게 된다. 사람이 주도적으로 업무를 진행하지 않고 시스템이 주도적으로 업무를 가이드하는 것이 본 솔루션의 가장 큰 특징이다. 유학솔루션이 없이 업무를 진행하게 될 경우, 모든 프로세스와 단계를 계획자(플래너)가 직접 챙겨야하기에 업무상의 실책률도 높을뿐더러, 실책이 생길 경우 고객은 막대한 경제적인 손해를 받게 된다. 또한 직원의 수준, 교육상태 등에 따라 서비스의 품질(quality)가 달라지게 되므로 고객은 일관성있는 서비스를 제공받기 힘들다. 본 유학업무 솔루션에서는 모든 직원들이 동일한 프로세스를 통해 업무를 구현하므로 이런 불합리한 부분들이 대폭 개선된다.

도 26은 수속고객 스케줄링(일정관리)을 나타내는 도면이다. 수속고객 스케줄링(일정관리)은 별도의 수속고객 스케줄링(일정관리) 모듈 또는 마이수속고객 모듈에 의해 수행될 수 잇다. 이 경우, 수속고객 스케줄링(일정관리)은, 고객의 나이, 학년, 학교, 학기시작일, 희망출국일, 비자발급 상의 컨디션, 현지학사일정 및 휴일등의 복합적인 조건을 고려하여 고객에게 최적의 유학스케줄(일정)을 자동으로 작성하게 하는 모듈이다. 자동 스케줄링(일정관리)기능은 최적스케줄(일정), 조건부스케줄(일정), 불가스케줄(일정) 세가지 조건으로 일정을 판단하여 보다 효율적인 수속전략수립이 가능케 한다. 계획자(플래너)는 자동스케줄링(일정관리)을 통해 고객과 일정을 협의하고 그 스케줄(일정)에 따라 정해진 절차 내에서 업무를 구현하여 실책이나 어려움 없이 일관성 있는 대고객 서비스가 가능해진다. 아울러 유학 상품별, 연령별, 국가별 수속일정과 절차가 다르므로 유학모델별 스케줄(일정)을 정의하고 관리할 수 있는 시스템도 함께 구성한다.

준비서류함 모듈은 유학을 준비하기 위해 필요한 사진, 여권, 성적표, 등본, 생활기록부, 졸업증명서, 건강검진결과, 예방접종기록서, 추천서, 재직증명서 등 총 30여 가지의 필요구비서류, 보완서류 등을 구분하여 사용자에게 제시하고 미비된 서류에 대해 자동적으로 고객에게 서류준비방법과 절차를 안내하게 된다. 특히, 준비서류함 모듈은 학교지원, 비자접수 등의 절차시 오프라인에서 일일이 사본을 준비하거나 팩스 등을 송신할 필요없이 웹상에서 이메일, 팩스 등으로 전환되어 자동 송신되는 기능도 포함하고 있다. 아울러 향후 비자를 재발급받거나 타 학교로의 전학, 재수속등의 경우가 있을 때 필요한 서류를 다시 준비하고 챙길 필요없이 시스템에서 자동갱신되어 필요한 서류의 목록만을 사용자에게 알려주게 된다. 고객과 사용자는 필요한 서류가 있을 경우, 모니터상에서 미리 보기를 하거나 간단히 다운로드받을 수도 있게 된다

유학서류함 모듈은 유학을 진행하면서 도출되는 입학허가서, 성적표, 항공권, 비자접수증, 영수증, 송금 내역 등의 다양한 결과물들을 실시간으로 편하게 업로드하고, 고객과 사용자가 쌍방향으로 유학결과를 공유할 수 있게 해준다. 준비서류함 모듈과 마찬가지로 실시간 이메일, 온라인팩스 등의 기능이 연동되어 오프라인의 출력, 스캔, 복사, 팩스전송 등의 번거로운 절차가 생략된다.

학교신청 모듈은 현재 종이 지원서를 대체하는 모듈로서, 학교 지원서를 일일이 출력하여 수기로 작성하고 팩스로 전송하는 번거로움 없이 웹상에서 고객의 정보를 자동으로 전송하여 입학지원서를 작성하고 간단히 상대방 학교로 입학을 지원할 수 있게 하는 모듈이다. 기존 지원방식에 비해 시간 절약은 물론이고 출력비, 팩스, 수기작성으로 인한 인건비 등이 전혀 발생하지 않는 경제적 효율성을 가지고 있다.

도 27을 참조하면, 항공신청 모듈은 현재 유학업무에서의 항공권의 구매는 복잡하고 실수의 여지가 많은 부분이다. 상담원이 전화로 고객의 희망일을 확인하고 항공사에 희망일의 항공권을 구두로 확인한다. 이 과정을 통해 고객의 희망사항과 항공사의 예매현황이 일치할 경우 발권이 이루어지지만, 서로 상이할 경우 구두로 의사를 확인하는 과정을 반복하여야만 한다. 본 항공신청 모듈은 고객과 항공사의 여객현황이 실시간으로 공유되고 고객은 간단한 클릭만으로 항공권의 조회 및 구매가 가능해 진다.

보험신청 모듈은 학생의 기간, 보험상품의 종류 등을 선택하여 손쉽게 보험에 가입하게 한다. 보험약관을 별도로 작성할 필요 없이, 이미 저장된 고객의 정보를 호출하여 보험약관작성, 송금, 가입확인의 절차가 간편하게 진행된다.

도 28을 참조하면, 비자신청 모듈은 현재 비자의 작성, 제출, 발급의 과정은 국가별로 다소 상이하나, 오프라인의 양식지를 수기로 작성하여 학생 본인이 서명날인 후 필요한 구비서류를 갖추어 대사관에 제출하는 프로세스는 일반화되어있다. 기존의 비자 서류는 약 20~40 여장으로 구성되어 있으며 학생 및 가족의 정보를 일일이 수기로 작성해야하는 비효율적인 방식으로 반복된다. 또한 사람이 작성하기에 실수나 오류가 발생할 경우 고객의 비자발급에 문제가 되는 등 업무실책에 대한 부담이 큰 것도 사실이다. 본 솔루션의 비자작성은 오프라인의 양식을 이미지화 하여 웹에서 템플릿 형태로 구현하고, 수속과정을 통해 DB화된 고객의 정보가 별도의 수작업 없이 비자양식에 자동으로 기록되어 출력되는 프로세스를 갖고 있다. 또한 입력상의 오류나 미비된 항목에 대해 사용자에게 알려주고 오류를 검증할 수 있게 개발되었다. 이런 기능을 바탕으로 사용자는 간단하게 비자서류를 작성할 수 있으며 오류의 가능성을 줄여 보다 안정적인 수속지원서비스가 가능케 한다.

숙소신청 모듈은 유학에 있어 중요한 요소 중의 하나는 숙소에 대한 프로세서를 진행한다. 숙소는 홈스테이(하숙), 기숙사, 플랫(자취)등으로 구분된다. 숙소신청 모듈은 유학을 떠나기 전 집의 사진, 가족사진, 가족구성, 또래 학생의 여부, 학교와의 거리, 애완동물 여부 등 다양한 숙소의 정보를 웹에 저장하여 실시간으로 고객과 공유한다. 고객의 확인을 통해 숙소를 결정하기 때문에 숙소선정과 관련한 고객의 불만을 사전에 예방할 수 있다. 또한 숙소 추천시마다 매번 작성해야했던 숙소 정보는 DB화하여 추후 다른 고객에게도 검색, 추천할 수 있도록 구성되어있다.

수속설정 모듈은 수속 메뉴와 구성을 사용자가 임의로 수정하고 커스티마이징(사용자 기호에 맞게 조절하는것)하는 기능이다.

도 29를 참조하면, 수속모듈은 유학비관리현황 모듈을 더 포함할 수 있다. 유학비관리현황 모듈은 수속과정에서의 고객의 입금과 지급현황을 확인할 수 있는 기능이다.

한편, 상단의 관리(Management)를 선택하면, 신규관리고객, 마이관리고객, 만기일현황, 유학서류함, 유학리포트, 정착리포트, 부동산정보, 사진앨범, 유학일기, 및 관리설정의 모듈을 선택할 수 있다. 신규관리고객 모듈은 수속업무는 고객의 출국과 동시에 종료된다. 수속업무가 종료되면 고객의 정보는 관리 모듈로 자동 전달되어 신규관리고객에서 고객의 명단을 확인할 수 있다. 관리자는 고객관리에 가장 적합한 직원에게 관리업무를 일임하게 된다.

도 30을 참조하면, 마이관리고객 모듈은 관리직원이 현재 담당하고 있는 고객들의 고객관계 관리(Customer Relationship Management, 이하, 'CRM'이라 함)을 구현할 수 있게 고안된 모듈이다. 마이관리고객 모듈에서는 고객관리상에서 발생하는 고객의 고민, 요구사항 등을 순발력 있게 접수하여 24시간 내에 정확히 응대하고 고객과의 주기적인 상담을 통해 유학기간 동안의 어려움을 사전에 예방한다. 또한, 비자만료, 항공권, 학기시작 및 종료일, 귀국일정, 학비납입기한, 시험일정 등의 스케줄(일정)이 사전에 입력되어 필요한 업무를 미리 준비할 수 있도록 도와주게 된다. 현지의 학생관리직원의 유학리포트, 재정리포트, 정착리포트 등의 고객 리포트를 접수하여 학생의 보호자와 실시간으로 공유할 수 있다.

도 31을 참조하면, 만기일현황 모듈은 담당하고 있는 고객의 모든 일정을 일별, 주별, 월별로 일목요연하게 볼 수 있는 기능이다. 비자만료, 항공권, 학기시작/종료일, 귀국일정, 학비납입, 시험 등의 일정을 관리직원이 잊어버릴 경우 그 피해는 고객에게 전가되게 된다. 만기일현황 모듈은 매월 모든 고객의 만기일이 도래되기 전에 담당직원에게 통지하고, 만기일의 업무가 갱신되지 않으면 지속적으로 경고함과 동시에 관리자에게 리포트 되어 고객 관리상의 실책이 발생하지 않도록 한다. 유학서류함 모듈은 수속메뉴의 유학서류함과 연계된 기능으로 필요시 자유롭게 열람하고 다운로드, 출력할 수 있다. 유학리포트 모듈은 현지의 학생관리직원이 학생에 대한 리포트를 주기적으로 작성하여 관리직원/학생보호자가 실시간으로 공유하고 상호 자유롭게 피드백할 수 있는 모듈이다. 고객의 요청사항에 대해 24시간 이내에 처리되지 않을 경우, 관리직원에게 지속적으로 경고메시지가 전달되고 관리자에게 리포트 된다. 즉, 유학리포트 모듈은 도 32와 같이, 현지의 학생 관리 직원이 학생에 대한 리포트를 주기적으로 작성하여 관리직원/학생보호자가 실시간으로 공유하고 상호 자유롭게 피드백할 수 있는 모듈로, 고객의 요청사항에 대해 24시간이내에 처리되지 않을 경우, 관리 직원에게 지속적으로 경고메시지가 전달되고 관리자에게 리포트 된다.

재정리포트 모듈은 도 33과 같이 용돈 리포트를 제공한다. 제정리포트 모듈은, 학생이 미성년자인 경우 스스로 용돈과 유학비용을 관리하게 되면 자칫 비행으로 연결될 수 있다. 따라서 미성년자인 경우는 현지의 학생관리직원과 학생이 공동으로 은행계좌를 오픈하여 용돈을 관리하게 된다. 현지학생관리직원은 학생의 용돈사용 내역을 영수증 등의 증빙자료와 함께 실시간으로 웹에 입력하고 학생과 학부모가 사실 여부를 확인하여 승인(Confirm)하면 최종 저장되는 형태로 용돈 내역을 관리하게 된다. 현지학생관리직원, 학생, 학부모, 본사관리직원 4명이 실시간으로 용돈 현황을 조회하고 체크하기 때문에 오류나 문제가 발생하지 않는다.

도 34 및 도 35를 참조하면, 정착리포트 모듈은 부모가 동반하여 유학을 떠나는 경우, 현지에서 안정된 생활을 할 수 있도록 정착서비스를 제공한다. 정착서비스는 생활을 위해 필수적인 집구매(또는 임대), 자동차구매, 전기/전화/인터넷 설치, 가구구매, 지리안내, 도로연수, 어학원등록, 쇼핑센터 안내 등의 업무를 지속적으로 제공한다. 본 정착리포트모듈에서는 현지의 정착매니저가 정착상황을 하루 단위로 리포트하고, 본사의 관리직원과 한국의 학생가족이 실시간으로 모니터링할 수 있다. 또한 쌍방향으로 요청사항과 답변을 피드백하여 고객 관계 관리를 구현한다. 정착매니저의 투입시간, 업무 내역을 개량화하여 업무 기여도, 만족도 등을 통해 인사고과에 반영할 수 있다.

도 36을 참조하면, 부동산정보 모듈은 동반유학(부모가 함께 유학을 떠나는 경우)의 고객이 출국 전 현지의 집을 검색하고 결정하여 사전 계약할 수 있도록 지원한다. 현지의 정착 매니저는 집의 위치, 구조, 크기, 사진, 가구 여부, 가격, 학교와의 거리 등의 정보를 업로드(Upload)하고 고객은 검색된 내용을 확인하여 계약 의사를 전달할 수 있게 구성되어있다.

사진앨범 모듈은 유학기간 중 고객이 사진을 자유롭게 올려 공유할 수 있게 하는 게시판 기능이다.

유학일기 모듈은 유학기간 중 고객이 유학에 관해 작성한 유학일기를 자유롭게 올려 공유할 수 있게 하는 게시판 기능이다.

관리설정 모듈은 관리 메뉴와 구성을 사용자가 임의로 수정하고 커스티마이징(사용자 기호에 맞게 조절하는것)하는 기능이다.

한편, 상단의 회계(Accounts)를 선택하면, 첨부된 도 6에서 제시된 바와 같이 회계품목, 입출금현황, 입금확인, 출금확인, 미수금현황, 미지급금현황, 세무회계현황, 급여현황, 회계설정의 모듈을 선택할 수 있다.

회계품목 모듈은 유학과 관련된 고객 예수금(수속비, 학비, 보험료, 항공료, 비자료, 번역료, 은행송금수수료, 환전수수료, 교복비, 숙소비, 기타수수료 등)을 설정하는 기능과 회사의 업무 특성에 따라 발생하는 판매관리비(급여, 임대료, 광고비, 번역료, 각종소모품비, 세금, 국민연금, 의료보험, 각종 공과금, 카드매입 등)을 설정하는 기능이 포함된다. 본 회계 모듈은 유학업의 규모상 회계담당직원을 두기 힘든 경우가 많기 때문에 간편하게 세무, 분개를 실시하고, 회계사무실에 통보하여 편리하게 회계, 세무업무를 구현할 수 있도록 구성되어 있다.

도 37을 참조하면, 입출금현황 모듈은 회계모듈에서는 모든 고객이 고유의 고객번호를 가지게 되고 발생하는 모든 금전거래에 고유순번이 부여된다. 따라서 실시간으로 고객이 입금한 비용과 고객이 출금한 현황을 조회할 수 있으므로 금전거래상의 오류가 발생하지 않는다. 유학업무를 의뢰한 고객도 실시간으로 자신이 입금한 현황을 확인하고 영수증을 출력할 수 있다.

입금확인 모듈은 고객에게 유학비용의 견적을 전달하고, 그 비용을 입금하였는지의 여부를 확인하게 하는 모듈이다. 유학견적 작성시 실시간으로 해당 국가의 환율이 적용된다. 고객이 입금액을 다르게 송금할 경우 입금 확인이 되지 않으며, 고객에게 자동으로 오차 금액을 통보하게 된다. 결국 고객이 정확한 금액을 송금하여야만 입금확인이 완료된다.

출금확인 모듈은 입금이 확인된 고객의 예수금을 지급처(학교, 보험사, 항공사, 대사관, 번역회사 등)으로 지급을 요청하는 기능이다. 회계품목에서 이미 기준금액이 설정되어 있기에 매 거래마다 일일이 견적서 등을 검토하여 입력할 필요없이 자동으로 금액이 산출된다. 입금된 항목의 금액보다 지급될 항목의 금액이 클 경우 부분항목에 대해 손실이 발생한 경우이므로 지급 절차가 진행되지 않으며, 담당자의 사유작성 및 관리자의 확인이 있는 이후에만 송금이 가능하다. 따라서 지급실수로 인한 손실, 환차발생으로 인한 손실 등이 발생할 가능성이 현저히 줄어들게 된다. 또한 송금과정에서 수익, 지출, 미수금, 미지급금 등이 자동 분개되어 입력되므로 별도의 회계처리를 위한 업무가 불필요하다. 유학업무에 있어 회계의 가장 큰 어려움은 정확한 수익과 지출, 고객당 매출, 월별, 분기별 매출을 집계하기 어렵다는데 있다. 본 유학업무솔루션은 입금, 출금처리과정에서 자동분개로 매출이 집계되며 실시간으로 환율을 적용할 수 있어 회계업무가 비약적으로 용이 해진다.

도 38을 참조하면, 미수금현황 모듈은 유학원의 수익중 가장 큰 부분을 차지하는 것은 학생을 학교에 입학시킨 후 학교로부터 지급받는 커미션(수수료)이다. 그러나 대부분의 경우 학생이 입학한 후 1~3개월 이후에 커미션이 지급되므로 이는 곧 유학원의 미수금으로 남아있게 된다. 회계직원이 없는 유학원의 경우 수속담당자가 엑셀 등의 서식으로 미수금 내역을 유지하고 일정기간 이후에 각 학교로 청구서를 발송하여 커미션을 지급받게 된다. 이 경우 누락, 계산오류, 청구시 착오 등의 실수가 늘 발생할 수 있다. 특히 담당직원이 교체되거나 퇴사하는 경우 정확한 인수인계가 이루어지지 않아 매출을 누락시키는 경우도 발생할 수 있다. 본 솔루션은 학교지원절차와 동시에 미수금이 자동 집계되며, 해당 학교에 정해진 일정에 자동으로 견적서가 발생되고, 학교로부터의 입금확인이 이루어지지 않을 경우 지속적으로 경고, 관리자에게 리포트되므로 미수금관리 업무가 획기적으로 개선된다.

도 39를 참조하면, 미지급금현황 모듈은 미수금과 반대의 개념으로 유학원에서 사용하는 번역, 비자대행등의 용역료는 월말, 혹은 분기별로 정산된다. 그러나 회계직원이 없을 경우 정확한 내역 파악이 어려운 경우가 많다. 미지급금현황 모듈은 수속업무 진행과정에서 발생하는 용역비용 등이 정확히 기록 보관되므로 별도의 관리 없이도 편리하게 그 현황을 파악할 수 있게 해준다. 또한 미지급금이 지급처리되면 자동 분개되어 세무회계내역으로 정리된다.

세무회계현황 모듈은 유학업무로 발생하는 고객예수금 및 회사의 판매관리비용 등은 자동으로 분개되어 거래하고 있는 세무회계사에 통보된다. 이를 바탕으로 별도의 전표작성, 분개 등의 과정이 없이 손쉽게 세무회계업무를 대신 할 수 있다.

도 40을 참조하면, 급여현황 모듈은 계획자(플래너) 커미션현황을 제공한다. 즉, 모든 유학원은 직원의 실적에 따라 인센티브를 제공하는 급여제도를 선택하고 있다. 급여현황 모듈에서는 직급별, 직책별 기본급의 설정 및 매달 상담성과에 대해 자동적으로 인센티브금액이 산출된다. 또한 매월 지급 금액에 비례하여 사대보험이 자동 공제되어 인사급여 관리 업무를 손쉽게 지원한다.

회계설정 모듈은 회계 메뉴와 구성을 사용자가 임의로 수정하고 커스티마이징(사용자 기호에 맞게 조절하는것)하는 기능이다.

한편, 상단의 경영정보(Information)를 선택하면, 도 5에서 되시된 바와 같이, 휴일관리, 거래처관리, 학교관리, 숙소관리, 접속통계, 경영정보설정의 모듈을 선택할 수 있다.

도 41을 참조하면, 휴일관리 모듈(또는 국경일관리 모듈)은 해당 국가의 국경일, 휴일 등의 정보를 입력할 수 있는 모듈. 고객의 정확한 유학스케줄(일정)의 실행을 위해 휴일 등록은 필수적이다. 현지국가의 휴일에 대한 정보가 정확하지 않다면 수속, 학교지원업무 스케줄(일정)을 작성하게 되면 적게는 1주일 많게는 1달간의 고객의 유학 스케줄(일정)의 오류가 발생할 수 있기 때문이다. 한편, 반복기능을 사용하면 동일한 국경일을 매년 입력하지 않아도 된다.

도 42를 참조하면, 거래처관리 모듈은 유학원과 거래가 잦은 용역업체와 담당자, 연락처, 팩스번호, 계좌번호, 사업자번호 등을 설정하는 기능을 가지고 있다. 해당 거래처의 담당자는 아이디와 비밀번호를 부여받게 되고 오프라인의 업무 없이 업무솔루션에 접속하여 일괄업무처리(onestop:원스탑)으로 업무지원이 가능하다.

도 43의 학교관리 리스트 화면와 도 44의 학교관리 기본정보 세부화면, 도 45의. 학교관리 비용정보 세부화면, 도 46의 학교관리 평가정보 세부화면, 도 47의 학교관리 파일정보 세부화면을 참조하면, 학교관리 모듈은 거래 학교의 학비, 커미션, 입학일, 학년, 입학정원, 담당자등의 정보를 입력하고 설정하는 기능이다. 학교관리 모듈은 구글맵과 연동하여 실시간 위성사진과 지도를 검색할 수 있다. 학교정보는 기본정보, 비용정보, 평가정보, 파일정보 네 가지의 주요 탭으로 구성된다. 학교정보는 공/사립여부, 주소, 홈페이지, 학교소개 및 특징, 종교, 학년제, 남녀공학여부, 학생수, 선생님수, 유학생비율, 교복유무, 학교시설, 학교 지원 활동(액티비티), 학교이미지등으로 구성된다. 비용정보 탭은 학년별 학비, 학교등록비, 홈스테이비, 기숙사비, 보험료, 교복비, 육성회비, 기타 비용들을 입력하고 관리할 수 있게 구성되어 있다. 비용탭에 입력된 정보들을 실제 수속업무를 처리할 때 연동되게 된다. 평가 정보탭은 주변환경, 학교시설, 유학생비율, 학생지원, 커리큘럼 및 활동(액티비티) 등 학교의 평가 항목들을 5점부터 10점까지 점수화하여 고객에게 학교의 평점을 제공하는 기능을 가지고 있다. 학교의 객관적인 정보뿐만이 아니라, 전문가의 학교에 대한 평가도 고객에게 제공함으로써 보다 신뢰 있고 정확한 학교 선정이 가능해 진다. 파일정보는 학교의 지원서, 유학생입학정책, 한국어브로셔, 환불정책안내서, 기숙사 지원서등 유학절차에 필요한 파일들을 저장하여 필요시 다운받을 수 있도록 한다.

도 48을 참조하면, 숙소관리 모듈은 유학을 위한 숙소의 정보를 가공하고 설정하는 기능이다. 이에 따라, 고객은 유학을 떠나기 전에 배정받은 홈스테이나 기숙사의 정보를 조회할 수 있다.

도 49를 참조하면, 접속통계 모듈은 온라인마케팅을 통해 접속하는 고객을 통계화하는 기능이다. 국가별, 지역별, 키워드별, 연령, 성비 등을 통계화하여 마케팅비용과 실제매출의 상관관계인 ROI(Return of Invest:투자수익률)를 측정하여 과학적이고 효과적인 광고마케팅을 지원하는 기능을 가지고 있다. 또한 접속자들이 자주 찾는 페이지, 오래 머무르는 페이지, 클릭을 유발하는 페이지등 홈페이지 컨텐츠에 대한 고객의 반응을 집계, 분석하여 향후 컨텐츠 개발에 활용될 수 있게 한다. 현재는 월별, 년도별, 시간별, 요일별, 운영체체별, 브라우저별, IP별 접속정보를 통계화 하고 있다.

경영정보설정 모듈은 경영정보 메뉴와 구성을 사용자가 임의로 수정하고 커스티마이징(사용자 기호에 맞게 조절하는것)하는 기능이다.

도 50을 참조하면, 정착업무관리 모듈을 더 포함할 수 있다. 정착업무관리 모듈은 정착업무를 정의하고 관리하는 기능으로, 주요 정착업무를 점수화하여 정착업무의 진행율을 표기할 수 있다.

도 51을 참조하면, 마이룸관리 모듈을 더 포함할 수 있다. 마이룸관리 모듈에서의 마이룸은 고객과 유학사간의 빠른 정보전달과 커뮤니케이션을 위한 고객의 인터페이스를 의미한다. 마이룸은 고객이 마이룸에 의견을 쓰거나 정보를 전달할 경우, 그 내용을 조회하고 처리할 수 있게 하는 기능을 가지고 있다

한편, 상단의 관리자(Director)를 선택하면, 도 5에서 도시된 바와 같이, 조직관리, 직원관리, 근태관리, 관리자메뉴, 관리자설정의 모듈, 기타관리설정모듈을 선택할 수 있다. 관리자(Director) 메뉴는 회사의 조직구성, 직원 구성등 인사를 관리하고, 각 개인의 업무영역 및 역할, 권한 등을 부여하는 기능을 한다. 또한 회사의 업무 절차 등을 통제하고 정의할 수 있는 기능을 포함하고 있다.

도 52를 참조하면, 조직관리 모듈은 본사, 국내지사, 해외지사를 설정하고 각 지사별 직원을 등록하는 기능. 대표, 지사장, 팀장을 설정할 수 있으며 업무보고체계, 전자결제체계를 설정한다. 또한 각 단위장의 권한을 설정하여 업무를 분담하는 기능도 가지고 있다.

도 53을 참조하면, 직원관리 모듈은 전반적인 인사관리를 지원하는 모듈로, 이력서관리, 경력관리는 물론 급여, 인센티브, 퇴직금 및 사대보험관리 기능을 지원한다. 직원 전근, 퇴사 시에 업무상의 공백이 발생하지 않도록 인수인계자를 지정하여 업무를 일괄 양도하는 기능도 포함하고 있다.

도 54를 참조하면, 근태관리 모듈은 직원들의 출퇴근 시간, 야근시간 등을 파악하여 연말 인사고과에 반영할 수 있게 지원하는 기능. 직급별 연차별 휴가기간을 설정할 수 있다.

도 55를 참조하면, 관리자메뉴 모듈은 웹메일, 웹하드, 개인별 설정권한 등을 통제하는 기능. 또한 직원별 업무현황을 파악할 수 있게 지원한다.

한편, 관리자 메뉴는 도 5에 도시되진 않았지만, 코드관리 모듈, 제휴관리 모듈, 입사지원관리 모듈, 유학단계관리 모듈, 메일관리 모듈, 계약서관리 모듈, 지역정보관리 모듈, 학교순위관리 모듈을 더 포함할 수 있다.

코드관리 모듈은 유학업무시스템의 DB값들에 대해 개별 코드값을 부여하여 관리하는 기능을 수행한다.

제휴관리 모듈은 홈페이지를 통해 등록된 제휴 제안서등을 조회하고 관리하는 기능을 수행한다.

도 56을 참조하면, 입사지원관리 모듈은 경영에 있어 가장 중요한 요소 중의 하나는 좋은 인재를 채용하는 것이므로, 평상시 지원자들의 이력서 풀을 운영하고 채용인원이 발생하였을 경우 손쉽게 면접을 진행 할 수 있도록 이력서를 관리한다.

57을 참조하면, 유학단계관리 모듈은 유학절차와 일정은 유학 대상 국가마다 그 내용이 상이하므로, 각 국가별로 유학절차와 일정을 정확히 정의하여야만 문제없이 수속업무를 진행할 수 있도록 한다. 유학단계관리에서는 각 단계별 순서, 소요시간, 고객에게 전달할 메시지, SMS(Short Message Service:단문문자서비스)내용, 등을 정의하고 관리할 수 있다. 또한 유학업무를 진행하는 회사의 특성에 맞게 절차를 자유롭게 정의할 수 있다.

메일관리 모듈은, 메일 정보를 등록하과 관리하는 기능을 수행한다.

도 58을 참조하면, 계약서관리 모듈은, 고객과의 분쟁 없이, 정확한 유학업무를 진행하기 위해서는 고객과 회사의 권리와 의무를 규정하는 정확한 유학약관이 필요하므로, 국가별, 유학 상품별 고객과의 약관을 등록하고 관리하는 기능을 가지고 있다.

도 59를 참조하면, 지역정보관리 모듈은, 고객이 관심을 가지는 유학지역에 대한 정보를 저장하고 관리하는 기능을 가지고 있다.

도 60을 참조하면, 학교순위관리 모듈은, 국가별, 지역별 우선적으로 추천하고자 하는 학교의 명단을 등록하고 관리하는 기능을 가지고 있다. 본 메뉴를 통해 실제 모든 학교를 방문해보지 못한 상담직원들은 고객들에게 순위에 의해 학교를 추천할 수 있다.

도 61의 기본설정 세부화면, 도 62의 회원관리 세부화면, 도 63의 게시판관리 세부화면을 참조하면, 상단의 홈페이지(Homepage)가 선택되면, 홈페이지 관리모듈은 일반적으로 홈페이지에서 제공되는 각종 게시판, 팝업 등을 손쉽게 수정하고 관리하는 기능을 지원한다.

상기 본 발명의 내용은 도면에 도시된 일 실시 예를 참고로 설명되었으나 이는 예시적인 것에 불과하며, 본 기술 분야의 통상의 지식을 가진 자라면 이로부터 다양한 변형 및 균등한 타 실시 예가 가능하다는 점을 이해할 것이다. 따라서 본 발명의 진정한 기술적 보호 범위는 첨부된 특허청구범위의 기술적 사상에 의해 정해져야 할 것이다.

100: 사용자단말 300: 네트워크
500: 유학관리서버 510 : 웹서버
520 : 상담모듈 530 : 수속모듈
540 : 관리모듈 550 : 통합서비스모듈
570 : 미디어서버 580 : 파일서버
600: 데이터베이스서버 800: 현지관리단말

Claims (2)

1. 사용자단말, 유학관리서버, 데이터베이스 및 현지관리단말이 네트웍으로 연결되어 인터넷을 이용하여 유학의 제반적인 서비스 및 업무를 제공하는 유학 시스템으로, 유학을 원하는 사용자가 유학 시스템에 접속하여 유학환경, 경비, 수속관련 정보획득 및 상담을 위해 사용하는 사용자단말과, 사용자단말의 접속신호에 따라 사용자단말로부터 사용자의 개인정보를 수신하여 상담회원 정보 관리, 상담내역 히스토리 관리, 상담회원의 경과/진행 사항의 요건(case)별 정보 관리, 상담회원 상담추천학교 정보 관리 또는 수속비 입금확인 요청처리를 진행하며, 상기 개인정보에 매칭되는 추천학교를 자동적으로 선정하여 추천학교를 반환하며, 해당 추천학교에 따라 수속비를 처리하고, 고객파일을 작성한 뒤, 사용자단말로 SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 또는 게시판을 통해 통지하는 상담모듈; 상기 상담모듈에서 작성된 고객파일을 확인한 뒤, 수속회원의 정보 관리, 자동 스케줄링(일정관리)을 통해 수속회원 일정 관리, 비자접수 처리, 해당 학교 지원여부 관리, 유학비 견적정보 관리, 수속회원 수속서류 정보 관리 또는 거래처(학교, 보험사, 항공사, 대사관) 업무요청 정보를 처리하며, 현지관리단말과의 연동을 통해 입학절차 및 비자관련절차를 수행하여 견적서 및 비자절차의 수행된 결과를 상기 사용자단말로 통지하는 수속모듈; 비자관련절차 수행에 따른 비자의 지정된 만료일 도래여부를 확인하여, 비자의 만료일 연장절차를 수행하거나 해당 사용자의 일정 및 세부정보, 게시판 카테고리/정보, 게시글정보, 사진첩 카테고리/정보, 사진정보, 파일함 카테고리/정보, 파일정보, 메일함 카테고리/정보, 메일정보, 메모함 카테고리/정보, 메모정보, 쪽지함 정보, 쪽지정보, 학생의 생활사항을 보호자에게 알려주는 주간리포트 정보, 학생의 용돈 사용 내역을 보호자에게 알려주는 용돈리포트 정보, 성적표 정보, 비밀이야기 정보, 부동산 정보 또는 정착현황 정보를 관리하여 SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 또는 게시판(bulletin board)을 통해 상기 사용자단말 사용자의 보호자 및 지인들에게 통지하는 관리모듈; 회계품목 정보, 입금정보, 출금정보, 직원급여, 예수금, 채권/채무 또는 캐쉬플로우(현금흐름)를 예측할 수 있도록 구성되어 회계, 통계 및 전자결제 업무를 수행하며, 상기 상담모듈, 수속모듈 및 관리모듈의 입력신호에 따라 소요되는 제반적인 경비를 전산적으로 운영, 관리할 수 있는 통합서비스모듈; 및 홈페이지를 통한 다른 사용자단말과의 커뮤니케이션, 내부직원 일정공유, 인트라넷 메시징, 쪽지 정보, 게시글, 파일 정보, 메일발송, SMS(Short Message Service:단문문자서비스) 발송, 유학지의 현지직원/협력사 또는 상기 모듈 또는 유닛간 정보를 공유하거나 통제할 수 있도록 커뮤니케이션 모듈;을 포함한 유학관리서버로 구성되고,
   상기 관리모듈은, 상기 현지관리단말로부터 사용자단말의 사용자가 제공한 사진앨범, 유학일기 및 고민/상담을 수신하여 등록, 관리 및 답변을 수행하거나, 상기 현지관리단말로부터 사용자의 성적표, 학과에 대한 리포트, 및 출석체크가 포함된 주간리포트를 수신 등록하여, 사용자단말 사용자의 보호자 및 지인들이 접속하여 특이사항을 감시할 수 있도록 하는 것으로, 해당 국가의 국경일, 휴일 정보를 입력할 수 있는 휴일관리 모듈과, 연계된 용역업체의 담당자, 연락처, 팩스번호, 계좌번호 및 사업자번호를 설정하여, 해당 담당자에게 아이디와 비밀번호를 부여하여 웹 상에서 일괄업무처리(onestop:원스탑)로 업무지원을 제공하는 거래처관리 모듈과, 공/사립여부, 주소, 홈페이지, 학교소개 및 특징, 종교, 학년제, 남녀공학여부, 학생수, 선생님수, 유학생비율, 교복유무, 학교시설, 학교 지원 활동(액티비티) 및 학교이미지로 구성된 학교정보와, 학년별 학비, 학교등록비, 홈스테이비, 기숙사비, 보험료, 교복비, 육성회비 및 기타 비용들을 입력하고 관리할 수 있게 구성되어 수속업무를 처리할 때 연동되도록 구성된 비용정보 탭과, 주변환경, 학교시설, 유학생비율, 학생지원, 커리큘럼 및 활동(액티비티)을 통해 학교의 평가 항목들을 5점부터 10점까지 점수화하여 사용자에게 학교의 평점을 제공하도록 구성된 평가 정보탭 및 학교의 지원서, 유학생입학정책, 한국어브로셔, 환불정책안내서 및 기숙사 지원서를 구비하여 유학절차에 필요한 파일이 저장되고, 상기 학교정보, 비용정보 탭 및 평가 정보탭을 고려하여 필요시 다운받을 수 있도록 구성된 파일정보를 통해 등록된 학교의 학비, 커미션, 입학일, 학년, 입학정원 및 담당자의 정보를 입력하고 설정할 수 있는 학교관리 모듈과, 유학을 위한 숙소의 정보를 가공하고 설정하는 기능을 수행하는 숙소관리 모듈과, 국가별, 지역별, 키워드별, 연령 및 성비율을 통계화하여 마케팅비용과 실제매출의 상관관계인 ROI(Return of Invest:투자수익률)를 측정하여 광고마케팅을 지원할 수 있고, 사용자단말의 사용자의 인터넷 접속신호에 따라 접속자들이 자주 찾는 페이지, 오래 머무르는 페이지, 클릭을 유발하는 페이지를 고려하여 홈페이지 컨텐츠에 대한 사용자의 반응을 집계 및 분석하여 부가적인 컨텐츠에 활용될 수 있고, 월별, 년도별, 시간별, 요일별, 운영체체별, 브라우저별 및 IP별 접속정보를 통계화할 수 있는 접속통계 모듈과, 유학관리서버 내에 본사, 국내지사 및 해외지사 영역을 설정하고 각 지사별 직원을 등록하여 대표자, 지사장, 팀장을 설정하여 업무보고체계 및 전자결제체계를 설정하고, 각 단위장의 권한을 설정하여 업무를 분담하는 조직관리 모듈과, 유학관리서버 내에 이력서관리, 경력관리, 급여/인센티브관리, 퇴직금 및 사대보험관리의 전반적인 인사관리를 지원하고, 직원 전근, 퇴사 시에 업무상의 공백이 발생하지 않도록 인수인계자를 지정하여 업무 양도기능을 수행하는 직원관리 모듈과, 직원들의 출퇴근 시간 및 야근시간을 파악하여 연말 인사고과에 반영하거나, 직급별 연차별 휴가기간을 설정, 지원하는 근태관리 모듈과, 웹메일, 웹하드 및 개인별 설정권한을 통제하는 기능과 직원별 업무현황을 파악할 수 있게 지원하는 관리자메뉴 모듈과, 정착업무를 정의하고 관리하는 기능으로서, 정착업무를 점수화하여 정착업무의 진행율을 표기할 수 있도록 구성된 정착업무관리 모듈과, 사용자와 유학서비스 제공자간의 빠른 정보전달과 커뮤니케이션을 위해 사용자단말 사용자의 인터페이스로서, 사용자가 마이룸에 의견을 쓰거나 정보를 전달할 경우, 그 내용을 조회하고 처리할 수 있도록 구성된 마이룸관리 모듈과, 유학업무시스템의 데이터베이스(DB)값들에 대해 개별 코드값을 부여하여 관리하는 코드관리 모듈, 홈페이지를 통해 등록된 제휴 제안서를 조회하고 관리하는 제휴관리 모듈, 지원자들의 이력서 풀을 운영하여 채용인원이 발생하였을 경우 손쉽게 면접을 진행할 수 있도록 이력서를 관리하는 입사지원관리 모듈, 유학단계관리에서 각 단계별 순서, 소요시간, 고객에게 전달할 메시지, SMS(Short Message Service:단문문자서비스)내용을 정의하고 관리하고, 유학업무를 진행하는 서비스제공자의 특성에 맞게 절차를 자유롭게 정의할 수 있는 유학단계관리 모듈, 메일 정보를 등록하고 관리하는 기능을 수행하는 메일관리 모듈, 사용자와의 분쟁 없이 정확한 유학업무를 진행하기 위해 사용자와 서비스제공자의 권리와 의무를 규정하는 유학약관에 따라 국가별, 유학 상품별 사용자와 약관을 등록하고 관리하는 계약서관리 모듈, 사용자가 관심을 가지는 유학지역에 대한 정보를 저장하고 관리하는 지역정보관리 모듈, 부모가 동반하여 유학을 떠나는 경우, 현지에서 안정된 생활을 할 수 있도록 생활을 위해 필수적인 집구매(또는 임대), 자동차구매, 전기/전화/인터넷 설치, 가구구매, 지리안내, 도로연수, 어학원등록, 쇼핑센터 안내 등의 정착서비스 업무를 지속적으로 제공하고, 현지의 정착매니저가 정착상황을 하루 단위로 리포트하고, 관리직원과 사용자단말의 사용자 가족이 실시간으로 모니터링할 수 있으며, 또한 쌍방향으로 요청사항과 답변을 피드백하여 고객 관계 관리를 구현하는 정착리포트 모듈과, 유학기간 중 사용자가 사진을 자유롭게 올려 공유할 수 있게 하는 게시판 기능을 제공하는 사진앨범 모듈과, 유학기간 중 사용자가 유학에 관해 작성한 유학일기를 자유롭게 올려 공유할 수 있게 하는 게시판 기능을 제공하는 유학일기 모듈과 국가별, 지역별 우선적으로 추천하고자 하는 학교의 명단을 등록하고 관리하고, 사용자에게 순위에 의해 학교를 추천할 수 있는 학교순위관리 모듈을 포함하는 기타관리모듈로 세부화되어 구성되고, 상기 수속모듈은, 상담을 통해 수속 의사를 인터넷 망을 통해 접속한 신규수속고객의 명단을 확인하고 수속비 입금여부를 통해 확인된 신규수속고객의 나이, 학교, 과정, 관심분야 및 출발일시를 판단하여 최적의 요건을 수속직원에게 인계하는 기능을 수행하는 신규수속고객 모듈과, 수속고객의 출발일, 학교, 비자조건, 건강, 나이, 현지학교의 개학일 및 입학예정일들의 조건이 반영된 최적의 수속 스케줄(일정)을 도출하고, 계획자(플래너)에 의해 스케줄(일정)에 맞춰 서류준비, 고객과의 통화, 입금 및 출금, 학교지원, 항공권 구매, 보험가입 및 숙소신청의 전반적인 수속절차를 진행하는 마이수속고객 모듈과, 유학을 위해 필요한 사진, 여권, 성적표, 등본, 생활기록부, 졸업증명서, 건강검진결과, 예방접종기록서, 추천서 및 재직증명서를 포함한 30여 가지의 구비서류, 보완서류를 구분하여 사용자에게 제시하고 미비된 서류에 대해 사용자에게 서류준비방법과 절차를 제공하는 준비서류함 모듈과, 유학을 진행하면서 도출되는 입학허가서, 성적표, 항공권, 비자접수증, 영수증 및 송금 내역의 다양한 결과물을 실시간으로 업로드하고, 사용자와 서비스 제공자간 쌍방향으로 유학결과를 공유할 수 있는 유학서류함 모듈과, 웹상에서 사용자의 정보를 자동으로 전송하여 입학지원서를 작성하고 해당 학교로 입학을 지원할 수 있게 하는 학교신청 모듈과, 사용자와 항공사의 여객현황이 실시간으로 공유하여 항공권의 조회 및 구매를 기능을 제공하는 항공신청 모듈과, 사용자의 유학 기간, 보험상품의 선택신호에 따라 저장된 사용자의 정보를 호출하여 보험약관작성, 송금, 가입확인 절차를 제공하여 보험에 가입할 수 있는 보험신청 모듈과, 오프라인의 양식을 이미지화하여 웹에서 템플릿 형태로 구성하여 수속과정을 통해 데이터베이스(DB)화된 사용자의 정보를 비자양식에 자동으로 기록되어 출력이 되도록 프로세스를 제공하는 비자신청 모듈과, 홈스테이, 기숙사 또는 플랫(자취)으로 구분하여 웹상에서 저장된 해당 숙소의 사진, 가족사진, 가족구성, 또래 학생의 여부, 학교와의 거리 및 애완동물 여부의 다양한 숙소 정보를 실시간으로 확인할 수 있고, 숙소 정보를 데이터베이스(DB)화하여 다른 사용자에게도 검색, 추천할 수 있도록 구성된 숙소신청 모듈과, 수속과정에서의 사용자의 입금과 지급현황을 확인할 수 있는 유학비관리현황 모듈과, 사용자의 나이, 학년, 학교, 학기시작일, 희망출국일, 비자발급 상의 컨디션(조건), 현지학사일정 및 휴일의 복합적인 조건을 고려하여 최적스케줄(일정), 조건스케줄(일정) 또는 불가스케줄(일정) 조건으로 일정을 판단하여 수속전략수립이 가능하도록 자동스케쥴(일정)기능을 통해 사용자에게 최적의 유학스케줄(일정)을 제공하고, 계획자(플래너)는 자동 스케줄링(일정관리)을 통해 사용자와 일정을 협의하고 그 스케줄(일정)에 따라 정해진 절차 내에서 업무를 구현하여 실책이나 어려움 없이 일관성 있는 대고객 서비스가 가능하며, 유학 상품별, 연령별, 국가별 수속일정에 따라 유학모델별 스케줄(일정)을 정의하고 관리할 수 있는 수속고객 스케줄링(일정관리) 모듈로 세부화되어 구성되고, 상기 상담모듈은 온라인, 전화, 방문 또는 광고의 수단을 통해 접수된 새로운 사용자의 명단과 질문내용을 확인할 수 있고, 해당 관리자는 사용자의 나이, 과정, 국가, 관심분야를 검토 후 현재 상담중인 사용자의 수를 체크하여 가장 적절한 상담원에게 배분하도록 구성된 신규상담고객 모듈과, 관리자로부터 배분받아 상담을 진행하는 과정을 관리하며, 상담자는 고객의 평점, 출발예정일, 관심분야, 나이, 과정 및 국가의 조건을 미리 설정하여 향후의 추적상담이 가능하도록 기록하고, 선택과 기록된 내용은 업무리스트, 스케줄(일정)의 내역을 연동되도록 구성된 마이상담고객 모듈과, 상담자의 월별 상담통계를 확인할 수 있는 것으로 상담 내역과 성공률을 종합적으로 평가하여 상담 내역에 점수를 부여하고, 그 결과를 인사고과에 반영하도록 구성된 월별상담고객 모듈과, 상담을 통해 수속의 의사를 밝히고 수속을 진행하는 사용자가 납부한 비용을 확인할 수 있고, 사용자가 지정된 가상계좌에 비용을 송금할 경우, 담당 상담원에게 자동으로 전송하고 해당 사용자는 자동으로 수속대상으로 전환되어 상담업무가 종료되도록 구성되고, 상담업무가 종료된 수속고객을 신규수속 고객 메뉴로 전송되도록 구성된 수속비확인리스트 모듈과, 사용자가 지정한 학교들의 정보를 수시로 검색하고 업데이트하며, 학교지도, 주소, 홈페이지, 비용, 개학일, 종료일, 특징, 교육청의 평가점수, 추천이유 및 비추천사유의 정보들을 업데이트하여 사용자가 실시간으로 학교정보를 조회 검토할 수 있도록 구성된 상담학교리스트 모듈과, 상담을 진행하면서 유학의사가 없거나, 추가적인 상담이 불가능한 사용자를 분류하기 위해 포기(dorp:드롭)된 사용자에게 별도의 유학상품 및 과정이 발생 될 경우 이메일/SMS(Short Message Service:단문문자서비스)을 통해 재상담을 유도하도록 구성된 드롭고객리스트 모듈과 학교들의 연락처와 정보가 데이터베이스(DB)로 저장되어 클릭을 통해 학교의 자리, 입학가능여부, 기타 필요한 정보들을 쉽게 구할 수 있도록 하며, 취득된 정보는 데이터베이스(DB)에 저장하여 공유할 수 있도록 구성하여 사용자가 원하는 추가정보가 있을 경우, 학교문의에 소요되는 시간을 예방하는 학교자문관리 모듈로 세부화되도록 구성되고, 상기 통합서비스모듈은 유학과 관련하여 수속비, 학비, 보험료, 항공료, 비자료, 번역료, 은행송금수수료, 환전수수료, 교복비, 숙소비 및 기타수수료의 고객 예수금을 설정하고, 급여, 임대료, 광고비, 번역료, 각종소모품비, 세금, 국민연금, 의료보험, 각종 공과금 및 카드매입의 서비스제공에 따라 발생하는 판매관리비를 설정하는 기능을 수행하는 회계품목 모듈과, 사용자가 고유의 고객번호를 부여, 발생하는 금전거래에 고유순번을 부여하여 실시간으로 사용자가 입금한 비용과 사용자가 출금한 현황을 조회가 가능하도록 하여 금전거래상의 오류 발생 여부를 확인할 수 있으며, 사용자의 요청사항에 따라 실시간으로 입금한 현황을 확인하고 영수증을 출력제공하는 입출금현황 모듈과, 실시간으로 해당 국가의 환율을 적용하여 유학비용의 견적을 산출하고, 비용의 입금 여부를 확인하게 하는 입금확인 모듈과, 입금이 확인된 사용자의 예수금을 학교, 보험사, 항공사, 대사관 및 번역회사의 지급처로 해당 비용에 대해 지급을 요청하는 출금확인 모듈과, 사용자 학생을 해당 학교에 입학시킨 후 해당 학교로부터 지급받는 수수료의 미수금현황을 확인하고, 학교지원절차와 미수금이 자동 집계되도록 하며, 해당 학교에 정해진 일정에 견적서가 발생 되고, 학교로부터의 입금확인이 이루어지지 않을 경우 지속적으로 경고, 관리자에게 리포트되도록 구성된 미수금현황 모듈과, 수속업무 진행과정에서 발생하는 용역비용을 기록 보관하여 그 현황을 파악할 수 있으며, 미지급금의 지급처리에 따라 자동 분개되어 세무회계내역으로 정리되도록 구성된 미지급금현황 모듈과, 유학업무로 발생하는 고객예수금 및 서비스제공자의 판매관리비용은 자동으로 분개되어 세무회계사에 공지하여 부가적인 전표작성 및 분개의 과정이 없이 세무회계업무를 제공하는 세무회계현황 모듈과, 직급별, 직책별 기본급의 설정 및 매달 상담성과에 대해 인센티브금액을 산출하고, 지급 금액에 비례하여 사대보험을 자동 공제하여 인사급여 관리 업무를 지원하는 급여현황 모듈로 세부화되어 구성된 온라인 유학업무 자동화 시스템에 있어서,
   상기 관리모듈은
   수속업무가 종료되어 유학지의 사용자를 관리하기 위해서 유학지의 사용자 정보를 신규관리고객의 명단으로 확인하고, 해당 사용자관리에 따라 현지관리단말의 직원에게 전송하여 관리업무를 일임하는 신규관리고객 모듈과,
   현지관리단말의 직원에 의해 전송된 사용자 관리상에서 발생하는 사용자의 고민 및 요구사항을 접수하여 관리단말로 전송하고 24시간 내에 정확히 응대하고 사용자와의 주기적인 상담을 통해 유학기간 동안의 어려움을 사전에 예방하고, 비자만료, 항공권, 학기시작/종료일, 귀국일정, 학비납입기한 및 시험일정의 스케줄(일정)이 사전에 입력되어 필요한 업무를 미리 준비할 수 있도록 제공하고, 현지의 학생관리직원의 유학리포트, 재정리포트 및 정착리포트의 사용자 리포트를 접수하여 사용자의 보호자와 실시간으로 공유할 수 있도록 하여 관리직원이 담당하고 있는 사용자들의 고객관계 관리(Customer Relationship Management;CRM)을 구현할 수 있도록 제공된 마이관리고객 모듈과,
   현지관리단말의 직원에 의해 학생에 대한 리포트를 주기적으로 작성하여 전송된 데이터를 관리직원/학생보호자가 실시간으로 공유하여 피드백할 수 있도록 하여 사용자의 요청사항에 대해 24시간 이내에 처리되지 않을 경우, 관리직원에게 지속적으로 경고메시지가 전달되고 관리자에게 리포트되도록 구성된 유학리포트 모듈 및
   현지관리단말의 직원에 의해 전송된 사용자의 용돈사용 내역을 영수증의 증빙자료와 함께 실시간으로 웹에 입력하여 사용자와 학부모가 사실 여부를 확인하여 승인(Confirm)하면 최종 저장되는 형태로 용돈 내역을 관리하도록 하여 현지관리단말의 직원, 학생, 학부모, 본사관리직원 4명이 실시간으로 용돈 현황을 조회하고 체크가 가능하도록 구성된 용돈리포트 모듈을 더 포함하여 구성되는 것을 특징으로 하는 온라인 유학업무 자동화 시스템.
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