KR100844465B1 - 비서 업무 관리 시스템 및 방법 - Google Patents

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Abstract

본 발명은 비서 업무 관리 시스템 및 방법에 관한 것이다. 본 발명에 따르면, 비서 업무 관리 프로그램을 통해 사용자로부터 입력된 연락 관리 정보 중 연락 내용 관련 정보는 연락 관리 DB에 저장되고, 주소관련 정보는 주소록 DB에 저장되며, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 각각 저장되되, 각 DB의 내용은 개별적으로 수정가능하고, 각 DB에 저장된 내용을 사용자의 편의에 따라 날짜별, 유형별, 시간대 별 등으로 연동하여 작성된 정보로 출력할 수 있는 사용자 단말기 및 네트워크를 통해 상기 사용자 단말기로부터 입력된 정보가 사용자 각각에 부여된 고유 아이디 정보에 따라 사용 권한을 인증하는 회원 인증 관리 서버를 포함하는 비서 업무 관리 시스템이 제공된다.
사용자 단말기, 회원 인증 관리 서버, 데이터 베이스, 연락관리 DB

Description

비서 업무 관리 시스템 및 방법{SYSTEM AND METHOD FOR SECRETARY BUSINESS MANAGEMENT}
도 1은 본 발명에 따른 비서 업무 관리 시스템을 나타내는 도면.
도 2는 본 발명에 따른 사용자 단말기의 내부 구성을 나타내는 도면.
도 3은 본 발명에 따른 회원 인증 관리 서버의 내부 구성을 나타내는 도면.
도 4는 본 발명에 따른 비서 업무 관리 방법을 나타내는 흐름도.
도 5는 본 발명에 따른 사용자 단말기의 바탕화면에 위치한 단축 아이콘을 통한 로그인 화면을 나타내는 화면.
도 6은 상기 도 5의 로그인 화면을 통해 연락 관리 메뉴가 자동으로 실행되는 화면.
도 7은 상기 도 6의 연락 관리 메뉴가 자동으로 실행되어 인물정보를 입력, 수정, 삭제 하는 화면.
도 8 내지 도 10은 상기 도 5의 연락 관리 화면에서 입력된 일정 관리 정보가 일일일정, 주간일정 또는 월간 일정 별로 저장되는 화면.
도 11은 본 발명에 따른 비서 업무 관리 프로그램을 둘 이상의 사용자가 공유하여 데이터 갱신하는 화면.
도 12는 본 발명에 따른 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보 를 보고서 형식으로 출력하는 화면.
<도면의 주요 부분에 대한 부호의 설명>
100 : 사용자 단말기 101: 제어모듈
103 : 통신망 인터페이스 모듈 107 : 공지사항 및 스케줄 관리 모듈
109 : 부가서비스 제공 관리 모듈 111 : 출력 관리 모듈
180 : 데이터 베이스 200 : 네트워크
300 : 회원 인증 관리 서버
본 발명은 비서 업무 자동화 시스템 및 방법에 관한 것으로서, 보다 상세하게는 비서들에게 도착하는 여러 가지 연락사항들을 시간, 경로, 내용, 발신자 등 전자적 형태로 관리하는 비서 업무 관리 시스템 및 방법에 관한 것이다.
일반적으로, 비서들은 상사를 위해 다양한 업무를 수행하는데, 비서 업무 중 일정관리와 연락처(주소록) 관리 등 일부만을 자동화하는 소프트웨어는 있지만 이를 종합적으로 지원할 수 있는 소프트웨어는 아직 없었다.
또한, 사용자가 주소록 프로그램에 저장된 사람에게 연락하는 경우, 이를 컴퓨터로 검색하고 그 자체적으로 출력하는 기능은 있지만, 주소록 프로그램에 저장된 사람에게 연락이 오는 경우, 연락 받은 연락사항의 내용과 통합하여 출력할 수 있는 기능은 없었다.
따라서, 비서들이 상사를 대신해서 하는 일 중 가장 많은 부분을 차지하는 전화, 우편물, 팩스, 이 메일 등 여러 가지 연락 사항을 대신 주고받고 그 연락사항을 노트와 다이어리 등에 수작업으로 적은 후 상사에게 전달하거나 보고서로 작성할 때 메모지 등에 수작업으로 다시 옮겨 적는 수고를 하고 있다.
즉, 홍길동이라는 사람이 내일 점심 약속을 요청할 경우, 홍길동의 직함, 연락처 까지는 주소록을 통해 출력할 수 있지만, 내일 점심을 요청한다는 전화가 왔다는 내용까지 한꺼번에 출력할 수 없었기 때문에 따로 작성을 하여 업무의 효율이 떨어지게 되었다.
이러한 문제점으로 인하여 아웃룩 익스프레스TM와 같은 프로그램을 이용하여 일정관리(일일 일정, 주간일정, 월간일정)나 주소록 관리 기능을 지원하는 프로그램이 개발되었지만, 이 또한, 일정관리 및 주소록 관리 기능만을 지원하고 있지만, 비서업무의 가장 중요한 연락관리와 관련된 업무에 대한 기능을 전혀 지원하지 않고 있는 문제점이 있다.
상기와 같은 문제점을 해결하기 위해서, 본 발명은 비서들에게 도착하는 여러 가지 연락사항들을 시간, 경로, 내용, 발신자 등 전자적 형태로 관리하는 비서 업무 관리 시스템 및 방법을 제공하는데 그 목적이 있다.
또한, 본 발명은 주소록 관리 기능, 일정관리 기능을 연락 관리 기능 프로그 램과 통합함으로써 기존에 수작업으로 하던 비서들의 업무를 자동화시켜 보다 빠르고 정확한 정보를 제공하여 업무의 효율성을 높이는 비서 업무 관리 시스템 및 방법을 제공하는데 다른 목적이 있다.
상기와 같은 목적을 달성하기 위해서, 본 발명에 따른 비서 업무 관리 시스템은 비서 업무 관리 프로그램을 통해 사용자로부터 입력된 연락 관리 정보 중 연락 내용 관련 정보는 연락 관리 DB에 저장되고, 주소관련 정보는 주소록 DB에 저장되며, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 각각 저장되되, 각 DB의 내용은 개별적으로 수정가능하고, 각 DB에 저장된 내용을 사용자의 편의에 따라 날짜별, 유형별, 시간대 별 등으로 연동하여 작성된 정보로 출력할 수 있는 사용자 단말기 및 네트워크를 통해 상기 사용자 단말기로부터 입력된 사용자 각각에 부여된 고유 아이디정보에 따라 사용 권한을 인증하는 회원 인증 관리 서버를 포함하는 것을 특징으로 한다.
본 발명에 따른 비서 업무 관리 시스템은 비서 업무 관리 장치에 있어서, 상기 회원 인증 관리 서버와 데이터 교환을 할 수 있도록 통신망 기능을 수행하는 통신망 인터페이스 모듈 상기 회원 인증 관리 서버의 회원 정보 DB 에 저장된 사용자인 경우로 판단되는 경우, 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보를 저장하여 필요 시에 조회 가능하도록 하는 공지사항 및 스케줄 관리 모듈 상기 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보 또는 일정 관리 정보를 핸드폰의 문자서비스로 알리거나 전화를 자동 연결하여 알리도록 하는 부가 서비스 제공 관리 모듈 상기 연 락관리 DB, 주소록 관리DB 및 일정관리 DB를 포함하는 데이터 베이스 상기 정보들을 출력하는 출력 관리 모듈 및 상기 모듈들의 상호 동작과 데이터 흐름을 제어하는 기능을 수행하고, 연락관련 내용은 연락 관리 DB에 저장하고, 주소 관련 정보는 주소록 관련 DB에 저장하며, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 저장되어 상기 데이터 베이스에 저장된 정보 중 사용자가 원하는 정보를 종류별로 출력하도록 제어하는 제어모듈을 포함하는 것을 특징으로 한다.
또한, 본 발명에 따른 비서 업무 관리 방법은 (a) 비서 업무 관리 프로그램이 동작되면, 비서 업무 관리 서버가 회원 인증 절차를 거쳐 등록된 사용자 인가를 판단하는 단계(S13); (b) 상기 S13 단계의 판단결과, 등록된 사용자일 경우, 사용자 단말기로부터 연락 관리 메뉴가 선택되는 단계(S17); (c) 상기 사용자 단말기로부터 연락 관리 정보가 입력되어 연락 관리 DB에 저장 되는 단계(S19); (d) 상기 입력된 연락 관리 정보 중 주소 관련 정보는 주소록 관리 DB에 저장 되고, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 저장되는 단계(S21); 및 (e) 상기 회원 인증 관리 서버가 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보 또는 일정 관리 정보를 보고서 형태로 출력하는 단계(S23);를 포함하는 것을 특징으로 한다.
이하, 첨부된 도면을 참조하여 본 발명에 따른 비서 업무 관리 시스템 및 방법에 대한 일실시예로서는 다수개가 존재할 수 있으며, 이하에서는 가장 바람직한 일 실시예에 대해 설명한다.
도 1은 본 발명에 따른 비서 업무 관리 시스템을 나타내는 도면이다.
상기 도 1에 도시된 바와 같이, 상기 비서 업무 관리 시스템은 비서 업무 관 리 프로그램을 통해 사용자로부터 입력된 연락 관리 정보 중 연락 내용 관련 정보는 연락 관리 DB에 저장되고, 주소 관련 정보는 주소록 DB에 저장되며, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 각각 저장되되, 각 DB의 내용은 개별적으로 수정가능하며, 각 DB에 저장된 내용을 사용자의 편의에 따라 날짜별, 유형별, 시간대 별 등으로 연동하여 작성된 정보로 출력할 수 있는 사용자 단말기(100) 및 네트워크(200)를 통해 상기 사용자 단말기로부터 입력된 고유 아이디정보에따라 사용 권한을 인증하는 회원 인증 관리 서버(300)를 포함한다.
사용자 단말기(100)는 비서 즉, 사용자가 회원 인증 관리 서버에 접근할 수 있는 수단을 제공한다. 상시 사용자 단말기(100)의 예로서, 개인용 컴퓨터(Personal Computer), 노트북 컴퓨터(Notebook Computer) 등을 들 수 있다.
상기 사용자 단말기(100)는 회원 인증 관리 서버에 접속한 후, 사용자에 대하여 해당 회원 정보에 따라 회원 인증 정보를 입력 받는다.
또한, 상기 사용자 단말기(100)는 조직의 업무 중 비서들에게 도착하는 여러 가지 연락사항들을 시간, 경로, 내용, 발신자 등 여러 가지 유형별로 구성된 전자적 정보 형태로 관리하는 단말기로서, 회원 인증 관리 서버(300)와 데이터 교환을 할 수 있도록 통신망 기능을 수행하는 통신망 인터페이스 모듈(103), 상기 회원 인증 관리 서버의 회원 정보 DB에 저장된 사용자인 경우로 판단되는 경우, 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보를 저장하여 필요 시에 조회 가능 하도록 하는 공지사항 및 스케줄 관리 모듈(107), 상기 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보 또는 일정 관리 정보를 핸드폰의 문자서비스로 알리거나 전화를 자동 연결하여 알 리도록 하는 부가 서비스 제공 관리 모듈(109), 상기 연락관리 DB, 주소록 관리DB, 일정관리 DB, 프로그램 저장부를 포함하는 데이터 베이스(180), 상기 정보들을 출력하는 출력 관리 모듈(111), 및 상기 모듈들의 상호 동작과 데이터 흐름을 제어하는 기능을 수행하고, 연락관련 내용은 연락 관리 DB에 저장하고, 주소 관련 정보는 주소록 관련 DB에 저장하며, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 저장되어 상기 데이터 베이스(180)에 저장된 정보 중 사용자가 원하는 정보를 종류별로 출력하도록 하는 제어모듈(101)을 포함한다.
상기 사용자 단말기(100)는 도 2에서 상세히 설명하도록 한다.
네트워크(200)는 사용자 단말기(100)가 회원 인증 관리 서버(300)에 접근할 수 있도록 하는 경로를 제공하고, 사용자 단말기와 회원 인증 관리 서버를 상호 연결하여 해당 정보를 공유하도록 한다. 상기 네트워크(200)의 예로 근거리 통신망(LAN)을 들 수 있다.
상기 네트워크(200)와 관련된 기술적 구성은 본 발명이 속한 기술분야에서 통상의 지식을 가진 자에게 공지되어 있으므로 여기에서 상세히 설명하지는 않겠다.
회원 인증 관리 서버(300)는 상기 사용자 단말기로부터 회원 아이디 및 비밀번호에 대한 정보가 사용자 각각에 사용 권한을 부여한다.
상기 회원 인증 관리 서버(300)는 사용자 단말기로부터 비서 즉 사용자의 기본 인적 사항을 입력받아 고유 코드(ID)를 부여하여 데이터 베이스(180)에 저장하고, 부여된 코드로 로그인 할 시에 개개인의 직위나 신분에 따라 사용할 수 있는 권한을 제한한다.
상기 회원 인증 관리 서버(300)의 상세한 설명은 도 3에서 설명한다.
도 2는 본 발명에 따른 사용자 단말기의 내부 구성을 나타내는 도면이다.
상기 도 2에 도시된 바와 같이, 사용자 단말기(100)는 조직의 업무 중 비서들에게 도착하는 여러 가지 연락사항들을 시간, 경로, 내용, 발신자 등 여러 가지 유형별로 구성된 전자적 정보 형태로 관리하는 단말기로서, 회원 인증 관리 서버(300)와 데이터 교환을 할 수 있도록 통신망 기능을 수행하는 통신망 인터페이스 모듈(103), 상기 회원 인증 관리 서버의 회원 정보 DB에 저장된 사용자인 경우로 판단되는 경우, 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보를 저장하여 필요 시에 조회 가능 하도록 하는 공지사항 및 스케줄 관리 모듈(107), 상기 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보 또는 일정 관리 정보를 핸드폰의 문자서비스로 알리거나 전화를 자동 연결하여 알리도록 하는 부가 서비스 제공 관리 모듈(109), 상기 연락관리 DB, 주소록 관리DB, 일정관리 DB 및 프로그램 저장부를 포함하는 데이터 베이스(180), 상기 정보들을 출력하는 출력 관리 모듈(111), 및 상기 모듈들의 상호 동작과 데이터 흐름을 제어하는 기능을 수행하고, 연락관련 내용은 연락 관리 DB에 저장하고, 주소 관련 정보는 주소록 관련 DB에 저장하고, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 저장되어 상기 데이터베이스(180)에 저장된 정보 중 사용자가 원하는 정보를 종류별로 출력하도록 하는 제어모듈(101)을 포함한다.
먼저, 통신망 인터페이스부(103)는 회원 인증 관리 서버(300)가 네트워크(200)등의 통신망을 통하여 프로그램 실행 및 회원 인증에 따른 정보를 교환 할 수 있도록 통신망 인터페이스 기능을 수행하여 연동 가능하도록 하는 기능을 수행 한다.
공지사항 및 스케줄 관리 모듈(107)은 상기 회원 인증 관리 서버의 회원 정보 DB에 저장된 사용자인 경우, 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보를 저장하여 필요시에 조회 가능하도록 한다.
또한, 상기 공지사항 및 스케줄 관리 모듈(107)은 회사의 전체 일정 및 개인 일정을 월별, 일별 및 시간대별로 표시하고 확인 할 수 있도록 한다.
이때, 사용자가 해당 월, 일, 시간을 선택하면 해당 창에 글쓰기를 할 수 있도록 하고 일정에 따라 디스플레이 하는 문자의 색깔을 달리하여 구분 할 수도 있다.
한편, 부가 서비스 제공 관리 모듈(109)은 핸드폰 문자 알림 기능, 전화 자동 연결 기능, 인명 DB, 커뮤니티 활성화 기능 등을 제공한다. 구체적으로는, PDA, PSP, 핸드폰 및 디지털 TV 등과 같은 유무선 통신 기능을 갖는 다양한 임베디드 시스템을 갖춘 디바이스를 통한 부가 서비스 제공이 가능하다.
예컨대, 상기 핸드폰 문자 알림 기능은 포스트잇이나 쪽지로만 전달했던 통화 기록들을 연락 관리 메뉴에 작성함과 동시에 핸드폰 문자 또는 이메일로 발송하도록 하는 기능을 제공한다. 다른 예로, 상기 전화 자동 연결 기능은 전화를 걸 때 별도로 번호를 누를 필요 없이 프로그램 화면에 뜬 번호에서 전화 걸기 버튼만 클릭하면 자동으로 전화를 걸도록 하는 기능을 제공한다. 또 다른 예로, 상기 인명 DB 구축 기능은 사용자가 보유하고 있는 주소록의 정보를 비서들간에 공유할 수 있도록 인명 DB 를 구축하여 상사의 바뀐 연락처나 전화번호를 손쉽게 파악 할 수 있 도록 하는 기능을 제공한다. 또 다른 예로, 상기 커뮤니티 활성화 기능은 프로그램을 이용하고 있는 비서들간의 커뮤니티를 통해 각종 정보 제공 및 문제점을 해설 하도록 하고, 맛있는 음식점 찾기 등 비서들의 고민 해결을 제공하도록 한다.
이때, 상기 부가 서비스 제공 관리 모듈(109)은 해당 사용자의 로그인 시에 팝업창으로 공지되도록 하는 전화 메모 기능 및 즐겨 찾기 사이트를 집적 링크하여 빠르고 쉽게 정보 이용이 가능하도록 하는 즐겨찾기 기능 등의 부가 기능을 더 포함할 수도 있다.
출력 관리 모듈(111)은 상기 연락관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보를 출력한다.
한편, 제어모듈(101)은 상술한 각 모듈(101 ~ 180)들의 상호 동작과 데이터 흐름 및 저장을 전체적으로 제어하는 기능을 수행하고, 상기 사용자로부터 입력된 상기 연락 관리 정보 중 연락 내용 관련 정보는 연락 관리 DB에 저장되며, 주소 관련 정보는 주소록 DB에 저장되고, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 각각 자동 저장되고 각각의 DB의 내용은 개별적으로 수정 가능하며, 각 DB에 저장된 내용을 사용자의 편의에 따라 날짜별, 유형별, 시간대 별 등으로 연동하여 출력한다.
데이터 베이스(180)는 저장된 연락 관리 정보, 일정 관리 정보, 주소록 관리 정보를 프로그램 저장부에 저장된 비서 업무 관리 프로그램을 통해 사용자가 원하는 출력물을 종류별로 출력하도록 한다.
이때, 출력물의 종류로는, 연락주신 분들과의 용건, 식사약속, 회의 면담 보고 결제 요청, 미처리 전화 면담 목록, 경조사 및 행사 안내, 비서노트 전체 출력, 용건별 전체 보고서, 보고 결재 원하시는 분들, 건의 민원 주신 분들, 연하장 서신 보내주신 분들, 기타 연락사항 안내, 일일일정, 주간일정, 월간일정 또는 메모 등의 형태로 출력된다.
상기 데이터 베이스(180)는 모든 연락정보를 유형화시켜 관리되도록 하는 연락관리DB(182), 지인들의 연락처와 인적사항들을 관리 할 수 있도록 하는 주소록 관리DB(184), 일자별, 시간대별로 일정을 입력하고 관리 할 수 있는 기능을 제공하는 일정관리DB(186), 상기 DB 정보를 관리 하기 위한 프로그램이 저장된 프로그램 저장부(188)를 포함한다.
상기 연락관리DB(182)는 비서들에게 도달하는 모든 연락, 즉 전화, 팩스, 이메일, 우편물 등을 유형화 해서 입력하고 관리할 수 있도록 지원한다.
또한, 상기 연락 관리 DB(182)는 비서의 필요에 따라 도착한 연락들을 여러 가지 유형으로 분류하여 저장해 놓을 수 있다.
예를 들면, 통화 요망, 전화연결 지시, 면담 요청, 보고/결제, 회의 요청, 오찬요청, 만찬요청, 경조사, 행사, 후원회, 건의/민원, 기타 등과 같은 필드를 구성할 수 있다.
또한, 상기 연락관리DB(182)는 '안 계신 동안 연락주신 분들', '오늘 처리해야 할 경조사', '점심식사', '저녁식사 요청하신 분들', '아직 처리 못한 사항' 등과 비서의 필요에 따라 다양한 출력물을 제공하도록 한다.
또한, 상기 연락관리 DB(182)에는 상기와 같은 필드뿐만 아니라 비서들이 속해있는 조직의 특성과 상사의 업무에 따라 여러 가지 필드가 추가되거나 수정될 수 도 있다.
한편, 주소록 관리 DB(184)는 지인들의 연락처와 인적 사항들을 관리 할 수 있도록 하는 정보를 제공한다.
상기 주소록 관리DB(184)는 연락처와 인적 사항 위주로 작성되어 있으나, 비서의 필요에 따라서 다양한 필드 들이 추가 되거나 삭제 될 수도 있다.
일정관리 DB(186)는 기존의 일정관리 프로그램들과 같이 일자별, 시간대별로 일정을 입력하고 관리 할 수 있는 기능을 제공한다.
상기 일정관리 DB(186)는 일자별, 시간대별 일정을 관리하는 데이터베이스로 구성되나 필요에 따라 다양한 필드들이 추가되거나 삭제될 수 있도록 한다.
프로그램 저장부(188)는 상기 연락 관리 DB, 주소록 관리 DB, 일정 관리 DB를 관리 하기 위한 비서 업무 관리 프로그램이 저장되어 있다.
도 3은 본 발명에 따른 회원 인증 관리 서버의 내부 구성을 나타내는 도면이다.
상기 도 3에 도시된 바와 같이, 상기 회원 인증 관리 서버(300)는 상기 사용자 단말기와 통신 가능하도록 하는 인터페이스(310), 사용자 단말기로부터 고유ID 정보가 입력되는 입력부(320), 상기 입력부를 통해 입력된 고유 아이디 정보 및 회원 정보가 저장되는 저장부(330), 상기 저장부에 저장된 회원 정보와 상기 입력부를 통해 입력된 회원 정보가 동일할 경우 그에 해당되는 인증 절차를 처리하는 제어부(350), 및 상기 제어부의 회원 인증 정보에 따른 인증 절차를 출력하는 출력부(340)를 포함한다.
상기 인터페이스(310)는 상기 사용자 단말기와 통신 가능하도록 형성되어 데이터 정보를 수신하도록 구성한다.
입력부(320)는 사용자의 고유 아이디 및 비밀번호가 입력된다.
저장부(330)는 상기 회원 인증에 필요한 사용자 아이디 및 비밀 번호가 저장되어 있고, 해당 사용자의 결제 정보가 저장되어 있다.
이때, 상기 저장부(330)에 저장된 사용자의 결제정보에 따라 서비스의 사용 권한을 부여할 수 있다.
출력부(340)는 상기 사용자 단말기로부터 입력된 회원 인증 정보를 사용자 단말기의 디스플레이 장치를 통해 출력된다.
제어부(350)는 상기 각 부를 제어하고 회원 인증을 판단하여 등록된 사용자의 여부를 판단한다.
도 4는 본 발명에 따른 비서 업무 관리 방법을 나타내는 흐름도이다.
상기 도 4에 도시된 바와 같이, 본 발명에 따른 비서 업무 관리 방법은 먼저, 사용자 단말기에 저장된 비서 업무 관리 프로그램이 동작되면(S11), 회원 인증 서버가 회원 인증 절차(ID 및 비밀번호 입력에 따른 로그온)를 거쳐 등록된 사용자 인가를 판단하는 단계(S13)를 수행한다.
상기 S13 단계의 판단 결과, 회원 인증 관리 서버는 등록된 사용자가 아닐 경우, 오류 메시지 또는 회원 가입 화면을 출력시키고(S15), 상기 S13 단계의 판단결과, 등록된 사용자일 경우, 프로그램 실행 및 회원 인증을 승낙하여 연락 관리 메뉴가 선택되는 단계를 수행한다.(S17)
다음으로, 등록된 사용자 일 경우, 연락 관리 정보가 연락 관리 DB에 저장되는 단계를 수행한다.(S19)
예를 들면, 송범호 라는 인물에게 7월 7일 12시에 전화 연락이 왔을 경우, 연락 관리 DB에 용건, 약속 일자 또는 약속 장소 등이 저장된다.
다음으로, 상기 연락 관리 정보 중 주소 관련 정보가 주소록 관리 DB에 자동저장 및 일정 관련 정보가 일정 관리 DB에 자동 저장되는 단계를 수행한다.(S21)
상기 S21 단계는, 상기 S19 단계를 통해 일정 관리 DB에 일정 관련 정보가 저장된 후, 일정 관리 DB에 해당 날짜와 시간이 자동 저장되고, 주소 관련 정보가 주소록 관리 DB에 자동 저장된다.
다음으로, 상기 사용자 단말기는 연락 관리 DB, 주소록 관리 DB 또는 일정 관리 DB 에 저장된 정보를 통해 보고서 형태 또는 사용자가 원하는 형태로 출력하는 단계를 수행한다.(S23)
이때, 사용자 단말기에 저장된 정보는 허가된 사용자에 의하여 네트워크를 통해 2명 이상의 사용자가 접속하여 데이터를 갱신할 수 있다.
도 5 내지 도 12는 비서 업무 관리 프로그램을 순서에 따라 단계적으로 나타내는 사용자 단말기 화면의 출력 상태를 나타내는 도면이다.
상기 도 5는 본 발명에 따른 사용자 단말기의 바탕화면에 위치한 단축 아이콘을 통한 로그인 화면을 나타내는 화면이다.
이때, 사용자 단말기로부터 로그인 시 회원 인증 관리 서버와 통신하여 입력한 아이디, 비밀번호가 정상적인 사용자의 정보인지를 확인 한다.
도 6은 상기 도 5의 로그인 화면을 통해 연락 관리 메뉴가 자동으로 실행되는 화면이다.
이때, 상기 사용자 단말기를 통해 사용자로부터연락사항 정보를 입력 받고, 작성된 인물정보는 주소록에 자동 저장되고 연락 사항을 일정에 등록한다.
도 7은 상기 도 6의 연락 관리 메뉴가 자동으로 실행되어 인물정보를 입력, 수정, 삭제 하는 화면이다.
상기 도 7은 사용자로부터 주소록 관리 메뉴가 선택되어 검색조건에 따른 성명 또는 검색어를 기재하여 인물정보의 주소를 확인 할 수 있도록 하고, 그에 해당되는 성명, 회사명(직책), 사무실전화, 휴대폰, 자택전화, 이메일, 직장 대표전화, 사무실 팩스, 자택팩스 등의 정보를 출력하여 해당 정보를 입력, 수정, 삭제 등을 한다.
도 8 내지 도 10은 상기 도 5의 연락 관리 화면에서 입력된 일정 관리 정보가 일일일정, 주간일정 또는 월간 일정 별로 저장되는 화면을 나타낸다.
상기 도 8의 비서 업무 관리 프로그램은 일일 일정인 경우 시간별로 구분되어 해당되는 시간에 기재가 되고, 그에 해당되는 인물 정보와 해당 연락 사항이 출력되고, 도 9의 주간일정 관리 메뉴가 선택되면 요일 및 날짜별로 기재되고 해당 날짜에 해당 시간과 인물, 연락 사항이 출력된다.
또한, 도 10은 월간일정 메뉴가 선택되면, 달력 형태로 사용자 단말기의 화면에 표시되어 한 화면에 한달에 관련된 월간 일정이 표시되도록 한다. 이때, 시간, 이름, 연락 사항 등이 출력된다.
도 11은 본 발명에 따른 비서 업무 관리 프로그램을 둘 이상의 사용자가 공유하여 데이터 갱신하는 화면이다.
즉, 상기 도 11은 비서 업무 관리 프로그램을 2명 이상의 비서 또는 상사가 공유하여 사용하는 경우에 동시 접속이 가능하도록 하고, 업데이트 되는 정보는 새로 고침 메뉴를 통하여 데이터를 갱신하도록 하는 화면을 나타낸다.
도 12는 본 발명에 따른 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보를 보고서 형식으로 출력하는 화면이다.
이때, 보고서 출력 정보는 연락주신 분들과의 용건, 식사약속, 회의 면담 보고 결재 요청, 미처리 전화 면담 목록, 경조사 및 행사 안내, 비서 노트 전체 출력, 용건별 전체 보고서, 보고 결재 원하시는 분들, 건의 민원 주신 분들, 연하장 서신 보내주신 분들, 기타 연락사항 안내, 일일일정, 주간일정, 월간일정, 메모 등의 형태로 출력한다.
상기 비서 업무 관리 시스템은 승인 허가된 사용자인 경우에 한하여, 하나의 데이터 베이스에 있는 데이터를 여러 사용자가 공유하도록 하여 저장된 데이터를 동시에 관리하도록 한다.
또한, 상기 비서 업무 관리 시스템은 백업 및 복원이 가능하도록 하기 위한 내보내기 및 가져오기 기능이 추가 되어 데이터 베이스에 저장되어 있는 연락 관리, 주소록 관리, 일정관리의 데이터를 관리한다.
이때, 내보내기는 현재 상태의 데이터를 모두 엑세스 파일 또는 엑셀 파일로 저장하며, 이 파일은 외부 응용 프로그램을 이용하여 수정할 수도 있고, 수정된 파 일은 가져오기 기능을 이용하여 현재의 데이터 베이스에 추가 삽입하거나 대체할 수도 있다.
또한, 상기 비서 업무 관리 시스템은 프로그램에서 데이터를 철저히 관리한다고 하더라도 의도하지 않은 실수로 인해 데이터를 삭제할 수 있는 것을 방지하기 위하여 특정 데이터 및 전체 데이터 복원 완전 삭제를 휴지통에서 할 수 있도록 한다.
또한, 상기 비서 업무 관리 시스템은 내부 네트워크로 연결되어 바탕화면에 단축 아이콘을 설정하여 누구나 쉽게 공유된 프로그램을 찾을 수 있도록 한다.
또한, 상기 비서 업무 관리 시스템은 수시로 업데이트 정보를 자동으로 받을 뿐 아니라 프로그램 내 위치한 전광판 및 배너 광고를 이용하여 비서들간의 내 외적 홍보의 수단으로 활용할 수 도 있다.
이상에서 본 발명에 의한 비서 업무 관리 시스템 및 방법에 대하여 설명하였다. 이러한 본 발명의 기술적 구성은 본 발명이 속하는 기술분야의 당업자가 본 발명의 그 기술적 사상이나 필수적 특징을 변경하지 않고서 다른 구체적인 형태로 실시될 수 있다는 것을 이해할 수 있을 것이다.
그러므로 이상에서 기술한 실시예들은 모든 면에서 예시적인 것이며, 한정적인 것이 아닌 것으로서 이해되어야 하고, 본 발명의 범위는 전술한 상세한 설명보다는 후술하는 특허청구범위에 의하여 나타내어지며, 특허청구범위의 의미 및 범위 그리고 그 등가개념으로부터 도출되는 모든 변경 또는 변형된 형태가 본 발명의 범위에 포함되는 것으로 해석되어야 한다.
상기와 같은 본 발명은 비서들에게 도착하는 여러 가지 연락사항들을 시간, 경로, 내용, 발신자 등 전자적 형태로 관리하여 업무를 향상시키도록 하는 효과가 있다.
또한, 본 발명은 주소록 관리 기능, 연락관리 기능, 일정관리 기능을 서로 통합함으로써 기존에 수작업으로 하던 비서들의 많은 업무를 자동화시켜 보다 빠르고 정확한 정보를 제공하여 업무의 효율성을 높이도록 하는 효과가 있다.
또한, 본 발명은 데이터 베이스에 저장되어 있는 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보를 가져오기 및 내보내기 기능을 통해 백업 및 복원이 가능하도록 하여 데이터의 보관 및 관리가 편리하도록 하는 효과가 있다.
또한, 상기 비서 업무 관리 시스템은 하나의 데이터베이스에 있는 데이터를 여러 사용자가 공유하여 데이터를 동시에 관리하도록 하여 정보 노출의 위험성이 적으며, 관리의 부담도 줄어드는 효과가 있다.

Claims (9)

  1. 비서 업무 관리 시스템에 있어서,
    비서 업무 관리 프로그램을 통해 사용자로부터 입력된 연락 관리 정보 중 연락 내용 관련 정보는 연락 관리 DB에 저장되고, 주소관련 정보는 주소록 DB에 저장되며, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 각각 저장되되, 각 DB의 내용은 개별적으로 수정가능하고, 각 DB에 저장된 내용을 사용자의 편의에 따라 날짜별, 유형별, 시간대 별 등으로 연동하여 작성된 정보로 출력할 수 있는 사용자 단말기(100); 및
    네트워크(200)를 통해 상기 사용자 단말기로부터 입력된 정보가 사용자 각각에 부여된 고유 아이디정보에 따라 사용 권한을 인증하는 회원 인증 관리 서버(300);
    를 포함하되,
    상기 사용자 단말기(100)는:
    상기 회원 인증 관리 서버(300)와 데이터 교환을 할 수 있도록 통신망 기능을 수행하는 통신망 인터페이스 모듈(103);
    상기 회원 인증 관리 서버의 회원 정보 DB 에 저장된 사용자인 경우로 판단되는 경우, 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보를 저장하여 필요 시에 조회 가능하도록 하는 공지사항 및 스케줄 관리 모듈(107);
    상기 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보 또는 일정 관리 정보를 핸드폰의 문자서비스로 알리거나 전화를 자동 연결하여 알리도록 하는 부가 서비스 제공 관리 모듈(109);
    상기 연락관리 DB, 주소록 관리DB, 일정관리 DB 및 프로그램 저장부를 포함하는 데이터 베이스(180);
    상기 정보들을 출력하는 출력 관리 모듈(111); 및
    상기 모듈들의 상호 동작과 데이터 흐름을 제어하는 기능을 수행하고, 연락관련 내용은 연락 관리 DB에 저장하고, 주소 관련 정보는 주소록 관련 DB에 저장하고, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 저장되어 상기 데이터 베이스(180)에 저장된 정보 중 사용자가 원하는 정보를 종류별로 출력하도록 제어하는 제어모듈(101);을 포함하고, 그리고
    상기 회원 인증 관리 서버(300)는:
    상기 사용자 단말기와 통신 가능하도록 하는 인터페이스(310);
    사용자 단말기로부터 고유 아이디 정보가 입력되는 입력부(320);
    상기 입력부를 통해 입력된 고유 아이디 정보 및 회원 정보가 저장되는 저장부(330);
    상기 저장부에 저장된 회원 정보와 상기 입력부를 통해 입력된 회원 정보가 동일할 경우 그에 해당되는 인증 절차를 처리하는 제어부(350); 및
    상기 제어부의 회원 인증 정보에 따른 인증 결과를 출력하는 출력부(340);
    를 포함하며,
    상기 사용자 단말기는 상기 공지사항 및 스케줄 관리 모듈(107)을 통해 저장된 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보를 통해 단독으로 비서 업무를 수행하거나, 상기 통신망 인터페이스 모듈(103)을 통해 회원 인증 관리 서버에 접속하여 수신된 정보를 데이터 베이스(180)에 저장한 후 비서 업무를 수행하는 것을 특징으로 하는 비서 업무 관리 시스템.
  2. 삭제
  3. 삭제
  4. 제 1항에 있어서,
    상기 데이터 베이스(180)는,
    상기 사용자로부터 입력된 연락 정보를 관리하고, 연락 관련 정보가 분류되어 저장되는 연락 관리 DB(182);
    연락처와 인적 사항들을 관리하는 주소록 관리 DB(184);
    일자별 또는 시간대별로 일정을 입력하고 관리하는 일정 관리 DB(186); 및
    비서 업무 관리 프로그램이 저장되어 있는 프로그램 저장부(188);
    를 포함하는 것을 특징으로 하는 비서 업무 관리 시스템.
  5. 비서 업무 관리 장치에 있어서,
    상기 회원 인증 관리 서버(300)와 데이터 교환을 할 수 있도록 통신망 기능을 수행하는 통신망 인터페이스 모듈(103);
    상기 회원 인증 관리 서버의 회원 정보 DB 에 저장된 사용자인 경우로 판단되 는 경우, 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보, 일정 관리 정보를 저장하여 필요 시에 조회 가능 하도록 하는 공지사항 및 스케줄 관리 모듈(107);
    상기 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보 또는 일정 관리 정보를 알리도록 하는 부가 서비스 제공 관리 모듈(109);
    상기 연락관리 DB, 주소록 관리DB, 일정관리 DB 및 프로그램 저장부를 포함하는 데이터 베이스(180);
    상기 정보들을 출력하는 출력 관리 모듈(111); 및
    상기 모듈들의 상호 동작과 데이터 흐름을 제어하는 기능을 수행하고, 연락관련 내용은 연락 관리 DB에 저장하고, 주소 관련 정보는 주소록 관련 DB에 저장하고, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 저장되어 상기 데이터 베이스(180)에 저장된 정보 중 사용자가 원하는 정보를 종류별로 출력하도록 제어하는 제어모듈(101);
    을 포함하는 것을 특징으로 하는 비서 업무 관리 시스템.
  6. 제5항에 있어서,
    상기 부가 서비스 제공 관리 모듈(109)은 유무선 통신 기능을 갖는 임베디드 시스템이 탑재된 디바이스를 통해 정보를 알리도록 하는 것을 특징으로 하는 비서 업무 관리 시스템.
  7. 비서 업무 관리 방법에 있어서,
    (a) 비서 업무 관리 프로그램이 동작되면, 비서 업무 관리 서버가 회원 인증 절차를 거쳐 등록된 사용자인가를 판단하는 단계(S13);
    (b) 상기 S13 단계의 판단결과, 등록된 사용자일 경우, 사용자 단말기로부터 연락 관리 메뉴가 선택되는 단계(S17);
    (c) 상기 사용자 단말기로부터 연락 관리 정보가 입력되어 연락 관리 DB에 저장 되는 단계(S19);
    (d) 상기 입력된 연락 관리 정보 중 주소 관련 정보는 주소록 관리 DB에 저장 되고, 일정 관련 정보는 일정 관리 DB에 저장되는 단계(S21); 및
    (e) 상기 회원 인증 관리 서버가 연락 관리 정보, 주소록 관리 정보 또는 일정 관리 정보를 보고서 형태로 출력하는 단계(S23);
    를 포함하는 것을 특징으로 하는 비서 업무 관리 방법.
  8. 제 7항에 있어서,
    상기 (e) 단계의 이후에는,
    둘 이상의 사용자가 네트워크를 통해 비서 업무 관리 프로그램에 접속되어 데이터를 갱신하는 단계를 더 포함하는 것을 특징으로 하는 비서 업무 관리 방법.
  9. 제 7항에 있어서,
    상기 (e) 단계의 보고서 형식의 종류는,
    연락주신 분들과의 용건, 식사약속, 회의 면담 보고 결재 요청, 미처리 전화 면담 목록, 경조사 및 행사 안내, 비서 노트 전체 출력, 용건별 전체 보고서, 보고 결재 원하시는 분들, 건의 민원 주신 분들, 연하장 서신 보내주신 분들, 기타 연락사항 안내, 일일일정, 주간일정, 월간일정 또는 메모 형식 중 적어도 어느 하나 이상을 포함하는 것을 특징으로 하는 비서 업무 관리 방법.
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