JPH1145238A - 文書管理システムおよびそのシステムとしてコンピュータを機能させるためのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 変更した文書を保存する際に、該変更した文
書によって影響を受ける文書の関連記述に相当する部分
のセンテンスを自動的に提示することにより、ユーザー
の作業性・利便性の向上を図ること。 【解決手段】 文書作成ソフト１０５で変更した文書を
ハードディスク装置１０３に保存する際に、変更した文
書と変更前の文書の差分を抽出し、抽出した差分を検索
条件として、ハードディスク装置１０３に保存されてい
る文書の中から関連記述を有する文書を検索し、検索し
た文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを、変更
した文書によって影響を受ける影響部分として提示する
文書管理ソフト１０４を備えている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、変更した文書を保
存する際に、該変更した文書によって影響を受ける文書
の関連記述に相当する部分のセンテンスを自動的に提示
可能な文書管理システムおよびそのシステムとしてコン
ピュータを機能させるためのプログラムを記録したコン
ピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】コンピュータの発達に伴って、紙を媒体
として記録・保存されていた文書についても、電子化さ
れた情報として取り扱うことが一般的となり、大量の電
子化された文書がデータベースに蓄積されることとなっ
ている。

【０００３】ところで、大量の電子化された文書が蓄積
されていくに従って、大量の文書の中から所望の文書を
容易に探し出すことができる検索技術が重要となってく
る。特に、誰もがコンピュータを用いて作業を行う今日
にあっては、特殊な手法を用いることなく、コンピュー
タの初心者であっても簡単に所望の文書を検索できるよ
うな検索システムを構築することが重要なポイントとな
る。

【０００４】また、このように大量に電子化された文書
を、情報資産・情報資源と捕らえた場合、これらの情報
を如何に有効かつ効率的に管理できるかが重要となって
きている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】ところで、従来の技術
によれば、大量に電子化された文書の中から、任意の文
書に対して変更を行った際に、その変更した文書によっ
て影響を受ける文書の関連記述に相当する部分のセンテ
ンスを捜し出して自動的に提示するようなシステムは提
供されていなかった。

【０００６】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て、変更した文書を保存する際に、該変更した文書によ
って影響を受ける文書の関連記述に相当する部分のセン
テンスを自動的に提示することにより、ユーザーの作業
性・利便性の向上を図ることを目的とする。

【０００７】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１の文書管理システムは、文書の作成および
変更を行う文書作成手段と、前記文書作成手段で作成ま
たは変更した文書を保存する文書保存手段とを備えた文
書管理システムにおいて、前記変更した文書を前記文書
保存手段に保存する際に、前記変更した文書と変更前の
文書の差分を抽出する文書差分抽出手段と、前記文書差
分抽出手段で抽出した差分を検索条件として、前記文書
保存手段に保存されている文書の中から関連記述を有す
る文書を検索する検索手段と、前記検索手段で検索した
文書の関連記述に相当する部分のセンテンスを、前記変
更した文書によって影響を受ける影響部分として提示す
る影響部分提示手段と、を備えたものである。

【０００８】また、請求項２の文書管理システムは、請
求項１記載の文書管理システムにおいて、前記検索手段
が、ベクトル空間法を用いた検索を行い、前記文書差分
抽出手段が、前記変更した文書のベクター表現と前記変
更前の文書のベクター表現とを比較して、削除された名
詞句および新たに追加された名詞句を同定することによ
り差分を抽出するものである。

【０００９】また、請求項３の文書管理システムは、請
求項１または２記載の文書管理システムにおいて、さら
に、前記変更した文書を前記文書保存手段に保存する際
に、前記文書差分抽出手段、検索手段および影響部分提
示手段を介して前記影響部分の提示を行うか否かを指定
する指定手段を備えたものである。

【００１０】また、請求項４の文書管理システムは、請
求項３に記載の文書管理システムにおいて、前記指定手
段が、前記影響部分の提示を行うことを指定した際に、
前記文書保存手段に保存されている文書から前記検索手
段で検索対象とする検索対象文書または検索範囲を指定
可能であるものである。

【００１１】さらに、請求項５のコンピュータ読み取り
可能な記録媒体は、前記請求項１〜４に記載のいずれか
一つの文書管理システムとしてコンピュータを機能させ
るためのプログラムを記録したものである。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、本発明の文書管理システム
およびそのシステムとしてコンピュータを機能させるた
めのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な
記録媒体の一実施の形態について、添付の図面を参照し
つつ詳細に説明する。

【００１３】図１は、本実施の形態の文書管理システム
のシステム構成図である。図１において、１００はＣＰ
Ｕを、１０１はＲＯＭを、１０２はＲＡＭを、１０３は
文書管理を行うための文書管理ソフト１０４，文書を作
成するための文書作成ソフト１０５および文書作成ソフ
ト１０５で作成しまたは変更した文書を保存するハード
ディスク装置（請求項１の文書保存手段に該当する）
を、１０６はキーボードやマウス等の入力装置を、１０
７はＣＲＴ等からなるディスプレイを、１０８は上記各
部を接続するバスをそれぞれ示している。なお、本実施
の形態においては、保存文書の格納先をハードディスク
装置１０３とするが、これに限定するものではない。

【００１４】図２は、文書管理ソフト１０４の処理を示
す概略ブロック図である。文書管理ソフト１０４は、ベ
クトル空間法による検索機能を利用して文書を管理する
ものであって、（１）ベクトル空間法による検索機能を
利用するためにハードディスク装置１０３に保存されて
いる保存文書２１１を転置ファイル２０３に登録する処
理と、（２）文書作成ソフト１０５で変更した変更文書
２０６をハードディスク装置１０３に保存する際に、変
更文書２０６と変更前の保存文書２１１との差分を抽出
する文書差分抽出処理と、（３）文書差分抽出処理で抽
出した差分を検索条件２１２として、ハードディスク装
置１０３に保存されている保存文書２１１の中から関連
記述を有する保存文書２１１を検索する検索処理と、
（４）検索処理で検索した保存文書２１１の関連記述に
相当する部分のセンテンスを、変更した変更文書２０６
によって影響を受ける影響部分として提示する影響部分
提示処理と、を行うものである。

【００１５】（１）文書を転置ファイルに登録する処理 文書管理ソフト１０４において、文書を転置ファイル２
０３に登録する処理は、自然言語処理モジュール２００
およびデータベース・ビルド・コンポーネント２０５と
によって行われる。なお、転置ファイル２０３はハード
ディスク装置１０３内に生成される。

【００１６】具体的に、自然言語処理モジュール２００
は、ハードディスク装置１０３に保存されている保存文
書２１１を入力し、入力した保存文書２１１について、
文書のフォーマットの認識処理や、品詞情報等を格納し
た辞書２０１および各単語の係り受け等を解析するため
の文法辞書２０２を用いて形態素解析，構文解析，名詞
句抽出等の解析処理を行う。そして、解析処理の結果に
基づいて、保存文書２１１を複数のセンテンスからなる
サブドキュメント単位に区切り、サブドキュメントから
名詞句を抽出してサブドキュメント毎の名詞句リストを
含むドキュメント・セット２０４を生成する。

【００１７】データベース・ビルド・コンポーネント２
０５は、自然言語処理モジュール２００から入力したド
キュメント・セット２０４中の各名詞句について、サブ
ドキュメント中の出現頻度，文書ＤＢ１０１全体におけ
る分布等の統計情報を求め、求めた名詞句毎の統計情報
を用いて各サブドキュメントをベクター表現に変換す
る。そして、このサブドキュメント毎のベクター表現に
基づいて、保存文書２１１のベクター表現を生成して転
置ファイル２０３に登録する。

【００１８】（２）文書差分抽出処理 文書管理ソフト１０４において、文書作成ソフト１０５
で変更した変更文書２０６をハードディスク装置１０３
に保存する際に、変更文書２０６と変更前の保存文書２
１１との差分を抽出する文書差分抽出処理は、自然言語
処理モジュール２００，クエリー・ビルド・コンポーネ
ント２０７および検索エンジン２０９（これらは請求項
１の文書差分抽出手段に該当する）を用いて行われる。

【００１９】具体的に、自然言語処理モジュール２００
は、文書作成ソフト１０５で変更した変更文書２０６を
入力し、上述した解析処理を行って、ドキュメント・セ
ット２０４を生成する。

【００２０】クエリー・ビルド・コンポーネント２０７
は、自然言語処理モジュール２００から入力したドキュ
メント・セット２０４を構成する各名詞句について、変
更文書２０６（ドキュメント・セット２０４）中の出現
頻度，転置ファイル２０３全体における分布等の統計情
報を求め、求めた統計情報を用いて変更文書２０６をベ
クター表現に変換したクエリー・ドキュメント２０８を
生成する。

【００２１】検索エンジン２０９（例えば、ＣＬＡＲＩ
ＴＥＣＨ社のＣＬＡＲＩＴ等）は、クエリー・ビルド・
コンポーネント２０７で生成したクエリー・ドキュメン
ト２０８を入力すると共に、変更文書２０６に対応する
変更前の保存文書２１１のベクター表現を転置ファイル
２０３から入力する。そして、クエリー・ドキュメント
２０８（変更文書２０６のベクター表現）と保存文書２
１１のベクター表現とを比較して、削除された名詞句お
よび新たに追加された名詞句を同定することにより差分
を抽出する。

【００２２】（３）検索処理 また、文書管理ソフト１０４において、差分抽出処理で
抽出した差分を検索条件２１２としてハードディスク装
置１０３に保存されている保存文書２１１の中から関連
記述を有する保存文書２１１を検索する検索処理は、自
然言語処理モジュール２００，クエリー・ビルド・コン
ポーネント２０７および検索エンジン２０９（これらは
請求項１の検索手段に該当する）を用いて行われる。

【００２３】具体的に、自然言語処理モジュール２００
は、検索エンジン２０９から差分として抽出された削除
された名詞句および新たに追加された名詞句を検索条件
２１２として入力し、これらの名詞句からなるドキュメ
ント・セット２０４を生成する。

【００２４】クエリー・ビルド・コンポーネント２０７
は、上述したようにして自然言語処理モジュール２００
から入力したドキュメント・セット２０４をベクター表
現に変換したクエリー・ドキュメント２０８（検索条件
２１２のベクター表現）を生成する。

【００２５】検索エンジン２０９は、クエリー・ビルド
・コンポーネント２０７で生成したクエリー・ドキュメ
ント２０８を入力し、転置ファイル２０３中の各保存文
書２１１のベクター表現とクエリー・ドキュメント２０
８（検索条件２１２のベクター表現）とを比較して、上
記文書差分抽出処理で変更文書２０６および対応する保
存文書２１１から得た差分に関連する記述を有する保存
文書２１１を検索する。

【００２６】（４）影響部分提示処理 さらに、文書管理ソフトにおいて、検索処理で検索した
保存文書２１１の関連記述に相当する部分のセンテンス
を、変更した変更文書２０６によって影響を受ける影響
部分として提示する影響部分提示処理は、影響部分提示
モジュール２１０（請求項１の影響部分提示手段に該当
する）を用いて行われる。

【００２７】具体的に、影響部分提示モジュール２１０
は、文書差分抽出処理で得た差分に関連する記述を有す
る保存文書２１１の検索結果を検索エンジン２０９から
入力し、関連する記述に相当する部分のセンテンスを該
当する保存文書２１１から抽出し、ディスプレイ１０７
に画面表示する。

【００２８】次に、本実施の形態の文書管理システムの
動作について、図３に示すフローチャートを用いて詳細
に説明する。

【００２９】文書管理ソフト１０４は、文書作成ソフト
１０５において文書を保存する指定があると（Ｓ３０
１）、指定された保存処理が文書の更新であるか否かを
判定する（Ｓ３０２）。

【００３０】ステップＳ３０２において、指定された保
存処理が新規文書の保存等である場合には処理を終了す
る。一方、指定された保存処理が文書の更新である場合
には、自然言語処理モジュール２００，クエリー・ビル
ド・コンポーネント２０８および検索エンジン２０９を
用いて文書差分抽出処理を行う（Ｓ３０３）。すなわ
ち、文書作成ソフト１０５で内容を変更した変更文書２
０６と変更前の保存文書２１１との差分を抽出する処理
を行う。

【００３１】ステップＳ３０３で差分を抽出すると、抽
出した差分を検索条件２１２とし、自然言語処理モジュ
ール２００，クエリー・ビルド・コンポーネント２０７
および検索エンジン２０９を用いて、ハードディスク装
置１０３に保存されている保存文書２１１の中から関連
記述を有する保存文書２１１を検索する検索処理を行う
（Ｓ３０４）。

【００３２】そして、ステップＳ３０４において関連記
述を有する保存文書が検索されなかった場合、変更文書
２０６の変更による影響を受ける保存文書２１１は存在
しないことになるため、そのまま処理を終了する。一
方、関連記述を有する保存文書が検索された場合、影響
部分提示モジュール２１０を用いて影響部分の提示処理
を行う（Ｓ３０６）。

【００３３】影響部分を表示する際には、該当するセン
テンスを表示するのみならず、保存文書２１１全体を表
示し、影響部分をハイライト表示する等、様々な表示方
法を用いて影響部分をディスプレイ１０７に画面表示す
ることができる。

【００３４】文書管理システムのユーザは、必要に応じ
て影響部分の記述を変更することができる。例えば、本
実施の形態の文書管理システムを法律関係のデータベー
スに適用したとする。法律改正があったような場合に、
特定の文書の記述を改正に合わせて修正して保存する
と、文書管理システムが他の文書の改正箇所をユーザに
提示してくれるため、データベース中の文書を法律改正
に合わせて容易に修正することができる。

【００３５】なお、変更文書２０６をハードディスク装
置１０３に保存する際に、入力装置１０６を介して、上
述した文書差分抽出処理，検索処理および影響部分提示
処理を行って影響部分の提示を行うか否かを書管理ソフ
ト１０４に指定することができるようにしても良い。こ
のような構成とすることにより、必要に応じて影響部分
の提示を指定し、利用することができる。

【００３６】また、入力装置１０６を介して影響部分の
提示を行うことを指定した際に、ハードディスク装置１
０３に保存されている保存文書２１１から検索処理で検
索対象とする検索対象文書または検索範囲を指定するこ
とができるようにしても良い。このような構成とするこ
とにより、利用者の意図する目的に沿って適切に影響部
分を提示することができる。

【００３７】このように、本実施の形態の文書管理シス
テムによれば、変更文書２０６を保存する際に、変更文
書２０６によって影響を受ける保存文書２１１の関連記
述に相当する部分のセンテンスを自動的に提示すること
にしたため、ユーザーの作業性・利便性の向上を図るこ
とができる。

【００３８】なお、本実施の形態においては、文書管理
システムを図１に示したように１台のコンピュータで構
成することにしたが、文書管理ソフト１０４をサーバに
設けることにより、クライアント・サーバシステム全体
で本実施の形態の文書管理システムを構築するこができ
る。このように、本実施の形態の文書管理システムは、
自由に設計・変更可能なものである。

【００３９】また、本実施の形態においては、ベクトル
空間法によって検索処理を行うことにしたが、文章から
キーワードを抽出することができるような場合には、ブ
ーリアン検索による検索処理を用いても良い。

【００４０】さらに、本実施の形態で説明した文書管理
システムは、予め用意されたプログラム（文書管理ソフ
ト１０４）を図１に示したパーソナルコンピュータやワ
ークステーション等のコンピュータで実行することによ
って実現される。このプログラムは、ハードディスク，
フロッピーディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＤＶＤ等の
コンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コ
ンピュータによって記録媒体から読み出されることによ
って実行される。また、このプログラムは、上記記録媒
体を介して、またはネットワークを介して配布すること
ができる。

【００４１】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の文書管理
システム（請求項１）によれば、文書の作成および変更
を行う文書作成手段と、文書作成手段で作成または変更
した文書を保存する文書保存手段とを備えた文書管理シ
ステムにおいて、変更した文書を文書保存手段に保存す
る際に、変更した文書と変更前の文書の差分を抽出する
文書差分抽出手段と、文書差分抽出手段で抽出した差分
を検索条件として、文書保存手段に保存されている文書
の中から関連記述を有する文書を検索する検索手段と、
検索手段で検索した文書の関連記述に相当する部分のセ
ンテンスを、変更した文書によって影響を受ける影響部
分として提示する影響部分提示手段と、を備えたため、
変更した文書を保存する際に、該変更した文書によって
影響を受ける文書の関連記述に相当する部分のセンテン
スを自動的に提示することにより、ユーザーの作業性・
利便性の向上を図ることができる。

【００４２】また、本発明の文書管理システム（請求項
２）によれば、請求項１記載の文書管理システムにおい
て、検索手段は、ベクトル空間法を用いた検索を行い、
文書差分抽出手段が、変更した文書のベクター表現と変
更前の文書のベクター表現とを比較して、削除された名
詞句および新たに追加された名詞句を同定することによ
り差分を抽出するため、差分の抽出を効率的に行うこと
ができると共に、変更した文書によって影響を受ける文
書の関連記述に相当する部分のセンテンスを的確に検索
することできる。

【００４３】また、本発明の文書管理システム（請求項
３）によれば、請求項１または２記載の文書管理システ
ムにおいて、さらに、変更した文書を文書保存手段に保
存する際に、文書差分抽出手段、検索手段および影響部
分提示手段を介して影響部分の提示を行うか否かを指定
する指定手段を備えたため、必要に応じて影響部分の提
示を指定し、利用することができ、さらに作業性・利便
性が向上する。

【００４４】また、本発明の文書管理システム（請求項
４）によれば、請求項３に記載の文書管理システムにお
いて、指定手段は、影響部分の提示を行うことを指定し
た際に、文書保存手段に保存されている文書から検索手
段で検索対象とする検索対象文書または検索範囲を指定
可能であるため、利用者の意図する目的に沿って適切に
影響部分を提示することができる。

【００４５】さらに、本発明のコンピュータ読み取り可
能な記録媒体（請求項５）によれば、請求項１〜４に記
載のいずれか一つの文書管理システムとしてコンピュー
タを機能させるためのプログラムを記録したため、この
プログラムをコンピュータに実行させることにより、変
更した文書を保存する際に、該変更した文書によって影
響を受ける文書の関連記述に相当する部分のセンテンス
を自動的に提示し、ユーザーの作業性・利便性の向上を
図ることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施の形態の文書管理システムのシステム構
成図である。

【図２】本実施の形態の文書管理システムにおいて、文
書管理ソフトの処理を示す概略ブロック図である。

【図３】本実施の形態の文書管理システムの動作を示す
フローチャートである。

【符号の説明】

１００ ＣＰＵ １０１ ＲＯＭ １０２ ＲＡＭ １０３ ハードディスク装置 １０４ 文書管理ソフト １０５ 文書作成ソフト １０６ 入力装置 １０７ ディスプレイ １０８ バス ２００ 自然言語処理モジュール ２０１ 辞書 ２０２ 文法辞書 ２０３ 転置ファイル ２０４ ドキュメント・セット ２０５ データベース・ビルド・コンポーネント ２０６ 変更文書 ２０７ クエリー・ビルド・コンポーネント ２０８ クエリー・ドキュメント ２０９ 検索エンジン ２１０ 影響部分提示モジュール ２１１ 保存文書 ２１２ 検索条件

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書の作成および変更を行う文書作成手
   段と、前記文書作成手段で作成または変更した文書を保
   存する文書保存手段とを備えた文書管理システムにおい
   て、 前記変更した文書を前記文書保存手段に保存する際に、
   前記変更した文書と変更前の文書の差分を抽出する文書
   差分抽出手段と、 前記文書差分抽出手段で抽出した差分を検索条件とし
   て、前記文書保存手段に保存されている文書の中から関
   連記述を有する文書を検索する検索手段と、 前記検索手段で検索した文書の関連記述に相当する部分
   のセンテンスを、前記変更した文書によって影響を受け
   る影響部分として提示する影響部分提示手段と、 を備えたこと特徴とする文書管理システム。
2. 【請求項２】 前記検索手段は、ベクトル空間法を用い
   た検索を行い、前記文書差分抽出手段は、前記変更した
   文書のベクター表現と前記変更前の文書のベクター表現
   とを比較して、削除された名詞句および新たに追加され
   た名詞句を同定することにより差分を抽出することを特
   徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 【請求項３】 さらに、前記変更した文書を前記文書保
   存手段に保存する際に、前記文書差分抽出手段、検索手
   段および影響部分提示手段を介して前記影響部分の提示
   を行うか否かを指定する指定手段を備えたことを特徴と
   する請求項１または２記載の文書管理システム。
4. 【請求項４】 前記指定手段は、前記影響部分の提示を
   行うことを指定した際に、前記文書保存手段に保存され
   ている文書から前記検索手段で検索対象とする検索対象
   文書または検索範囲を指定可能であることを特徴とする
   請求項３に記載の文書管理システム。
5. 【請求項５】 前記請求項１〜４に記載のいずれか一つ
   の文書管理システムとしてコンピュータを機能させるた
   めのプログラムを記録したことを特徴とするコンピュー
   タ読み取り可能な記録媒体。