JPH10198687A - 文書管理方法及び文書管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書を紙のかたちで運用する際に、文書管理
を容易かつ確実に行うことができる簡易な構成の文書管
理システム及び文書管理方法を提案する。 【解決手段】 各文書１３に予めその文書を識別するた
めのバーコードデータＤ５を付加すると共に、各文書１
３の運用管理のための管理情報をバーコードデータＤ５
に対応させてサーバ１６に格納し、ある文書１３につい
て運用処理が施されるごとに、その文書１３をバーコー
ドデータＤ５を基に特定し、その文書１３の管理情報を
その運用処理に応じて変更又は追加するようにしたこと
により、文書を紙のかたちで運用する際に、文書管理を
容易かつ確実に行うことができる簡易な構成の文書管理
システム１０を実現できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は文書管理方法及び文
書管理システムに関し、例えば文書の発行、受領、コピ
ー、回収等の運用管理を行う場合に適用し得る。

【０００２】

【従来の技術】従来、このような文書の運用管理は、図
３４に示すような帳票を用いて人手によって行われてい
る。すなわち文書発行部署において作成された発行簿
と、文書受領部署において作成された受領簿とが文書管
理人によって突き合わされることにより、未受領文書や
未回収文書、一番新しく受領した文書（最新文書）等が
確認される。また保管日数一覧に基づいて保管期日を過
ぎた発行オリジナル文書が廃却される。さらに配布先一
覧に基づいて文書発行先を確認するようになされてい
る。

【０００３】ところが、近年、品質保証の国際規格であ
るISO9000やQS9000、またはPL法などが立法化されるに
伴って流通管理しなければならない技術文書の数が著し
く増加する傾向にあり、その結果上述したような人手に
よる文書管理の方法では非常に煩雑な手間が必要とな
り、さらに管理ミスも発生しかねない問題が生じてきて
いる。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】そこで、このような人
手による手間を軽減する一つの方法として従来、図３５
に示すように、コンピュータネットワークを用いた文書
管理システム１が提案されている。この文書管理システ
ム１では、発行側のコンピュータ２と受領側のコンピュ
ータ３とがネットワーク４で接続されており、発行側の
コンピュータ２を用いて入力された文書データが一旦サ
ーバ５に格納され、これを必要に応じて受領側のコンピ
ュータ３で読み出すようになされている。

【０００５】ところで、この種の文書管理システム１に
おいては、各文書データと共にその文書データについて
の履歴情報もサーバ５に格納されるようになされている
ため、あるコンピュータで文書データを読み出すと、こ
れに伴って履歴情報も読み出すことができる。従って、
各端末のコンピュータのモニタから文書データを見る限
りにおいては、文書データの作成履歴等をどの端末から
も見ることができ、この結果最新文書がどの文書である
かなども容易に確認することができる。

【０００６】しかしながら、この文書データを一度プリ
ントアウトして再び紙のかたちで運用しようとした場合
には、コンピュータの管理から全く離れてしまい、結局
人手による管理（例えば従来のような帳簿の突き合わせ
による履歴管理など）が必要となる欠点がある。

【０００７】実際上、全ての文書データをコンピュータ
システム内で運用管理している所は少なく、多くは紙の
かたちでの運用を主体としている。これは、第１に、膨
大な文書データを格納するために大容量のサーバが必要
となると共に各端末で使用されるコンピュータとして高
性能なものが必要となるため、コンピュータシステム全
体としての価格が高価になる理由による。また第２に、
設計図等の文書のように紙の方が見やすい場合もあるか
らである。

【０００８】本発明は以上の点を考慮してなされたもの
で、文書を紙のかたちで運用する際に、文書管理を容易
かつ確実に行うことができる簡易な構成の文書管理方法
及び文書管理システムを提案しようとするものである。

【０００９】

【課題を解決するための手段】かかる課題を解決するた
め本発明の請求項１に記載の文書管理方法においては、
各文書ごとに当該各文書を識別するための文書識別デー
タを発行すると共に該文書識別データを対応する文書に
付加し、各文書の運用管理のための管理情報を文書識別
データに対応させて所定のデータ格納手段に格納し、あ
る文書について、発行、受領、回収及び又はコピー等の
運用処理が施された場合には、その運用処理が施された
文書の管理情報を文書識別データに基づいてデータ格納
手段から読み出して、当該前記管理情報の内容をその運
用処理に応じて変更又は追加した後、再びデータ格納手
段に格納するようにした。

【００１０】この結果、各文書の現在の運用状態が文書
識別データに対応した管理情報として常にデータ格納手
段に格納されるため、その文書に付加されている文書識
別データを介してデータ格納手段に格納されているその
文書に対応した管理情報を読み出すことにより、その文
書の現在の運用状態を確実かつ容易に知ることができ
る。またデータ格納手段には文書データそのものは格納
せずに各文書に対応した管理情報のみを格納するように
したことにより、データ格納手段や、当該データ格納手
段にデータ書込み又は当該データ格納手段からデータを
読出すための書込／読出手段の構成を簡易化することが
できる。

【００１１】また本発明の請求項２に記載の文書管理方
法においては、ある文書について、発行、受領、回収及
び又は廃却等の運用処理が施されるごとに、その運用処
理が施される文書の管理情報を文書識別データに基づい
てデータ格納手段から読み出し、当該管理情報に基づい
て当該運用処理の妥当性を判断するようにした。

【００１２】この結果、例えば自部署に何かの手違いで
本来受領すべきでない文書が回ってきたときなどに、そ
の文書に付加されている文書識別データに基づいてその
文書の管理情報をデータ格納手段から読み出し、当該当
該管理情報に基づいて当該運用処理（例えば受領処理）
の妥当性を判断すれば、この文書は自部署で受領すべき
文書でないことを容易に確認することができる。かくし
て、誤った運用処理を防ぐことができるようになる。

【００１３】さらに本発明の請求項３に記載の文書管理
システムにおいては、図１の基本構成図に示すように、
複数の部署間で運用される文書１３の運用状態を管理す
るようになされた文書管理システムにおいて、各文書１
３ごとに各文書１３を識別するための文書識別データＤ
５を形成する識別データ形成手段Ａ−１と、文書識別デ
ータＤ５を対応する文書１３ごと付加する識別データ付
加手段Ｂと、各文書識別データＤ５のそれぞれに対応す
るように文書１３の運用管理のための管理情報Ｄ１００
を形成する管理情報形成手段Ａ−２と、各文書識別デー
タＤ５に対応させて管理情報Ｄ１００を格納する管理情
報格納手段１７と、文書１３に付加された文書識別デー
タＤ５を読み取るデータ読取手段Ｃと、管理情報形成手
段Ａ−２により形成された管理情報Ｄ１００を管理情報
格納手段１７に書き込むと共に、データ読取手段Ｃによ
り読み取られた文書識別データＤ５に対応する管理情報
Ｄ１００を管理情報格納手段１７から読み出す情報書込
／読出手段１８と、各文書１３について、発行、受領、
回収、コピー等の運用処理が施されるごとに、当該運用
処理が施される文書１３をデータ読取手段Ｃにより読み
取られた文書識別データＤ５に基づき特定し、当該文書
１３の管理情報Ｄ１００の内容をその運用処理に応じて
変更又は追加する管理情報変更手段Ａ−３とを備えるよ
うにする。

【００１４】以上の構成において、管理情報格納手段１
７には各文書１３の現在の運用状態が文書識別データＤ
５に対応した管理情報Ｄ１００として格納される。この
結果、ある文書１３の現在の運用状態を知りたいときに
は、データ読取手段Ｃによりその文書１３に付加されて
いる文書識別データＤ５を読み取り、当該識別データＤ
５に基づいて管理情報格納手段１７に格納されているそ
の文書１３の管理情報Ｄ１００を読み出せばよく、かく
して文書１３の運用状態を確実かつ容易に知ることがで
きる。また管理情報格納手段１７には文書データそのも
のは格納されておらず、各文書１３に対応した管理情報
Ｄ１００のみが格納されているため、管理情報格納手段
１７や、当該管理情報格納手段１７に管理情報Ｄ１００
を書き込み又は当該管理情報格納手段１７から管理情報
Ｄ１００を読み出すための情報書込／読出手段１８の構
成を簡易化することができる。

【００１５】さらに本発明の請求項４に記載の文書管理
システムにおいては、図１の基本構成図に示すように、
ある文書１３について運用処理が施されるごとに、デー
タ読取手段Ｃによって読み取られた当該運用処理対象文
書１３の文書識別データＤ５を基に情報書込／読出手段
１８によって管理情報格納手段１７から読み出された当
該運用処理対象文書１３に対応する管理情報Ｄ１００に
基づいて、当該運用処理の妥当性を判断する妥当性判断
手段Ａ−４を備えるようにする。

【００１６】以上の構成において、例えば自部署に何か
の手違いで本来受領すべきでない文書１３が回ってきた
ときなどに、妥当性判断手段Ａ−４によってその文書１
３は自部署で受領すべき文書でないと判断され、かくし
て、誤った運用処理を防ぐことができるようになる。

【００１７】さらに本発明の請求項５に記載の文書管理
システムにおいては、管理情報格納手段１７には、運用
処理を行う各オペレータが各運用処理を行う権限がある
か否かを示す運用可否データが各オペレータの識別デー
タに対応して格納されており、文書管理システムは、運
用処理を行おうとするオペレータによって所定の入力手
段から入力される当該オペレータの識別データを基に情
報書込／読出手段１８によって管理情報格納手段１７か
ら読み出された運用可否データに基づいて、当該オペレ
ータによる運用処理の妥当性を判断する妥当性判断手段
を備えるようにした。

【００１８】以上の構成において、あるオペレータがあ
る文書運用処理を行おうとする際、当該オペレータは入
力手段から自分の識別データを入力する。すると、情報
書込／読出手段１８がこの識別データを基に管理情報格
納手段１７からそのオペレータについての運用可否デー
タを読み出し、妥当性判断手段はこの運用可否データに
基づいて当該オペレータによる運用処理の妥当性を判断
する。この結果、運用処理の権限のないオペレータによ
る不用意な文書運用処理を防止することができ、文書運
用処理の信頼性が向上する。

【００１９】さらに本発明の請求項６に記載の文書管理
システムにおいては、管理情報Ｄ１００は、各文書１３
ごとに、その文書１３が内容に関して何回目に変更され
たものであるかを示す文書変更情報を含むようにする。

【００２０】以上の構成において、変更情報をみれば、
その文書１３が最新の文書１３であるか否かを容易に確
認できる。そして最新の文書１３でないと確認した後
に、例えばその文書１３を廃却するようにすれば誤って
最新文書を廃却するといったことを未然に回避すること
ができる。

【００２１】さらに本発明の請求項７に記載の文書管理
システムにおいては、管理情報格納手段１７には、発行
された各文書１３の受領状況や回収状況等の運用状況を
表すステータスデータが格納され、管理情報変更手段Ａ
−４は、受領処理や回収処理等の運用処理が行われるご
とにステータスデータを変更するようにする。

【００２２】以上の構成において、ステータスデータを
見れば各文書１３の現在の受領状況や回収状況が迅速に
確認することができるようになる。この結果、ステータ
スによって確認される未受領文書及び未回収文書を無く
するように文書１３を運用すれば、常に文書１３を最新
状態に保つことができるようになる。

【００２３】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態の具体
例を図面を参照して説明する。 （１）全体構成 図２において、１０は全体として文書管理システムを示
し、複数の文書発行受領部署１１₁ 〜１１_M及び複数の
文書受領部署１２₁ 〜１２_Nを有し、当該文書発行受領
部署１１₁ 〜１１_M 及び文書受領部署１２₁ 〜１２_Nが
ネットワーク１５を介して接続されている。またネット
ワーク１５にはサーバ１６が接続されている。

【００２４】文書発行受領部署１１₁ 〜１１_Mには、ネ
ットワーク１５に接続されたコンピュータ１１Ａ、バー
コード発行装置１１Ｂ、バーコード読取装置１１Ｃ及び
コピー機１１Ｅ等が設けられており、文書１３（以下、
紙のかたちの文書を単に文書１３と呼び、データのかた
ちの文書を文書データと呼ぶ）の発行処理（この文書発
行処理は図示しないワープロやＣＡＤ（Computer Aided
Design）を用いて行われる）、バーコード発行装置１
１Ｂによるバーコードラベル１４の発行処理、バーコー
ドラベル１４の文書１３への貼着処理、文書受領処理、
文書コピー処理、文書回収処理、文書１３の運用状態の
確認処理及び発行した文書１３の廃却処理等が行なわれ
る。

【００２５】文書受領部署１２₁ 〜１２_Nには、ネット
ワーク１５に接続されたコンピュータ１２Ａ、バーコー
ド読取装置１２Ｂ及びコピー機１２Ｅ等が設けられてお
り、文書受領処理、文書コピー処理、文書回収処理及び
文書１３の運用状態の確認処理等が行なわれる。

【００２６】ここで文書発行受領部署１１₁ 〜１１_Mで
は、バーコード発行装置１１Ｂによって発行されたバー
コードラベル１４が例えば人手により対応する文書１３
に貼着され、このバーコードラベル１４が貼着された文
書１３が複数の文書発行受領部署１１₁ 〜１１_M及び複
数の文書受領部署１２₁ 〜１２_Nのうち予定の部署に向
けて配布される。このとき文書発行受領部署１１₁ 〜１
１_Mのコンピュータ１１Ａは各文書１３の文書コード、
タイトル、設計変更番号及び受領部署名（すなわちその
文書１３の配布先部署名）等の情報を管理情報として形
成し、当該管理情報をバーコードデータに対応させてサ
ーバ１６に格納させる。

【００２７】そして文書管理システム１０においては、
ある文書１３について、廃却、受領、コピー、回収等の
運用処理が施される場合には、その運用処理が行われる
部署のコンピュータ１１Ａ又は１２Ａによってその文書
１３に対応した管理情報を読み出し、当該コンピュータ
１１Ａ又は１２Ａによって管理情報に基づいてその運用
処理の妥当性（すなわちその文書１３が廃却、受領、コ
ピー又は回収してよい文書であるか否か）を判断する。
また運用処理がされるとその運用処理がされるとコンピ
ュータ１１Ａ又は１２Ａは、管理情報の内容をその運用
処理に応じて変更又は追加した後、再びサーバ１６に格
納する。

【００２８】ここでコンピュータ１１Ａ又は１２Ａは、
運用処理が施される文書１３の管理情報をサーバ１６か
ら読み出す際、バーコード読取装置１１Ｃ又は１２Ｃに
よって読み取ったその文書１３のバーコードデータを読
出アドレスとして読み出しを行う。これにより運用処理
が行われる文書１３の管理情報を確実かつ容易に読み出
すことができる。

【００２９】かくして、文書管理システム１０において
は、各文書１３に対応させて発行したバーコードラベル
１４を各文書１３に貼着して各文書１３を運用すると共
にそのバーコードラベル１４に対応した管理情報をサー
バ１６に格納させ、各部署１１₁ 〜１１_M、１２₁ 〜１
２_N においてこれから処理を行おうとする文書１３の管
理情報をバーコードデータを介して取得すると共に処理
を行った文書１３の管理情報をバーコードデータに対応
付けて変更又は追加するようにしたことにより、文書１
３を紙のかたちで運用する際に、文書管理を容易かつ確
実に行うことができる。

【００３０】ここでサーバ１６は、図３に示すように、
例えば複数のハードディスクでなる管理情報格納手段と
してのデータ格納部１７と、各部署のコンピュータ１１
Ａ、１２Ａ からの書込制御信号に基づいて各コンピュ
ータ１１Ａ、１２Ａ からの送出される管理情報をデー
タ格納部１７に書き込むと共に当該データ格納部１７に
書き込まれた管理情報を各コンピュータ１１Ａ，１２Ａ
からの読出制御信号に基づいて読み出す情報書込／読出
手段としてのデータ書込／読出部１８とにより構成され
ている。

【００３１】データ格納部１７は管理情報を、図に示す
ように、複数のデータ格納領域ＡＲ１〜ＡＲ１２に分割
してファイル形式で格納するようになされており、コン
ピュータ１１Ａ、１２Ａは各運用処理時に必要となる管
理情報をその管理情報が格納されているデータ領域から
随時読み出す。また実際に運用処理が実行されると、そ
れに応じてその管理情報の内容を変更又は追加して元の
データ格納領域に書き込むようになされている。

【００３２】以下、データ格納領域ＡＲ１〜ＡＲ１２の
それぞれの内容について説明する。パスワード格納領域
ＡＲ１には、図４に示すように、パスワード（各担当者
に一対一で設定されているものであり、すなわち各担当
者を識別するための識別データである）に対応した担当
者の氏名、その担当者のレベル（ここで担当者のレベル
とはその担当者が文書管理システム１０を扱う上での地
位を表し、例えばレベル「１」の担当者はシステム担当
者としての地位を有し全ての端末操作が許され、レベル
「２」の担当者は上級担当者としての地位を有し受領部
署の端末操作の全てが許され、レベル「３」の担当者は
一般担当者としての地位を有し管理情報を確認操作だけ
が許される）及びその担当者の所属チーム名が格納さ
れ、担当者（文書１３を運用しているオペレータ）から
コンピュータ１１Ａ、１２Ａのキーボード１１Ｄ、１２
Ｄを介して自分のパスワードが入力されると、それに応
じた氏名、レベル及び所属チームがコンピュータ１１
Ａ、１２Ａに送出されるようになされている。

【００３３】最新設計変更番号格納領域ＡＲ２には、図
５に示すように、文書コード、タイトル１（製品番号を
表す）及びタイトル２（作業内容を表す）に対応した最
新設計変更番号が格納され、文書コード、タイトル１及
びタイトル２をアドレスとしてこれに対応した最新設計
変更番号が読み出されるようになされている。因に、文
書コード、タイトル１及びタイトル２で表される文書１
３について設計変更がなされ（すなわちその文書１３の
内容が変更され）、同一の文書コード、タイトル１及び
タイトル２で表される新たな文書１３が発行された場合
には、最新設計変更番号もこれに応じてインクリメント
されて変更される（例えば「１」から「２」に変更され
る）。

【００３４】最新バーコード番号格納領域ＡＲ３には、
図６（Ａ）に示すように、最新コンピュータ管理番号と
最新バーコード番号とが格納される。この最新コンピュ
ータ管理番号（例えば「D950050」）は、その番号が最
新コンピュータ番号であることを表す「D」、年を表す
「95」、シリアル番号でなる「0050」が順次配列されて
形成されている。同様に最新バーコード番号（例えば
「B9500185」）は、その番号が最新バーコード番号であ
ることを表す「B」、年を表す「95」、シリアル番号で
なる「00185」が順次配列されて形成されている。

【００３５】この最新コンピュータ番号と最新バーコー
ド番号は、文書発行受領部署１１₁〜１１_Mのコンピュー
タ１１Ａによって新たなバーコードを発行するためのバ
ーコード発行用ワークファイル（図４（Ｂ））が作成さ
れた際に、その末尾に相当する最新コンピュータ管理番
号と最新バーコード番号とにその都度更新される（図４
（Ｃ））。そしてコンピュータ１１Ａは最新バーコード
番号格納領域ＡＲ３に更新されて格納されている最新バ
ーコード番号を基に、その番号に続くようにして新たな
バーコード番号を作成する。因に図４（Ｂ）は、コンピ
ュータ１１Ａによって、原本１枚、配布用４枚の合計５
枚のバーコード番号が作成された場合を表す。

【００３６】文書コード格納領域ＡＲ４には、図７に示
すように、各文書１３の文書名に対応した文書コード
が、その文書１３の保存日数と共に格納される。配布先
格納領域ＡＲ５には、図８に示すように、文書コード及
び文書名で表される文書１３が、各部署ＷＯＯ、ＮＯ
Ｏ、ＰＯＯ、……（図２の文書発行受領部署１１₁ 〜１
１_M、文書受領部署１２₁ 〜１２_Nのそれぞれに相当す
る）に何枚ずつ配布されるべきかを示すデータが格納さ
れている。例えば図８の場合、文書コード「WOO51F1
0」、文書名「サギョウシジショ」の文書１３は、受領
部署「ＮＯＯ」に２枚、受領部署「ＰＯＯ」に１枚、受
領部署「ＦＯＯ」に１枚ずつ配布されるべきであること
を表す。

【００３７】文書発行履歴格納領域ＡＲ６₁、ＡＲ６₂、
……、ＡＲ６_Mは、文書発行受領部署１１₁〜１１_Mのそ
れぞれに一つずつ対応して形成され（すなわち文書発行
受領部署１１₁には文書発行履歴格納領域ＡＲ６₁ が、
文書発行受領部署１１₂には文書発行履歴格納領域ＡＲ
６_Mが対応するように形成され）、各格納領域ＡＲ６₁〜
ＡＲ６_M-1又はＡＲ６_Mの内容は図９に示すようになって
いる。

【００３８】すなわち文書発行履歴格納領域ＡＲ６に
は、その文書１３が発行された発行日、発行部署、文書
名、タイトル１、タイトル２、設計変更番号、発行者、
発行枚数、受領枚数、回収枚数、コピー枚数、その文書
１３の受領状況及び回収状況を表すステータス、文書管
理番号（同一の文書である場合には、譬え設計変更がな
された文書であっても同一の番号が付される）、バーコ
ード番号（当然、同一の文書であっても設計変更がなさ
れた場合には異なる番号が付される）、コンピュータ管
理番号が順次格納される。

【００３９】文書発行詳細履歴格納領域ＡＲ７には、図
１０に示すように、コンピュータ管理番号、バーコード
番号、発行日、発行部署、文書名、タイトル１、タイト
ル２、設計変更番号、発行者、受領部署、受領日、回収
日、コピー日、その文書１３の受領及び回収の状況を表
すステータス、文書管理番号が順次格納される。

【００４０】文書受領履歴格納領域ＡＲ８には、図１１
に示すように、受領日、受領部署、文書名、タイトル
１、タイトル２、設計変更番号、受領者、文書管理番
号、バーコード番号が格納される。文書回収履歴格納領
域ＡＲ９、文書廃却履歴格納領域ＡＲ１０、文書コピー
履歴格納領域ＡＲ１１には、文書受領履歴格納領域ＡＲ
８とほぼ同様のデータ（図１１の受領日や受領部署、受
領者が回収日や回収部署、回収者等になるだけ）が格納
されるのでここでは説明を省略する。

【００４１】管理情報格納領域ＡＲ１２には、自部署に
向けて発行されている文書１３のうち受領又は回収され
ていない文書情報や、自部署から他部署に向けて発行さ
れている文書１３のうち受領又は回収されていない文書
情報が格納される。これによりこの情報に基づいて未受
領文書及び未回収文書を監視し、未受領文書及び未回収
文書を「０」にするように文書１３を運用すれば、常に
文書１３を最新状態に保つことができる。

【００４２】（２）処理 次に、文書管理システム１０による文書発行処理、文書
受領処理、文書回収処理、文書廃却処理、文書コピー処
理、文書の最新判定処理、管理情報の収集処理について
説明する。

【００４３】（２−１）文書発行処理 ここで文書管理システム１０の文書発行処理は文書発行
受領部署１１₁〜１１_Mのコンピュータ１１Ａが、図１２
及び図１３に示す文書発行処理手順を実行することによ
り行われる。そのときのデータの流れを、図１５に示
す。なお各文書発行受領部署１１₁〜１１_Mでの文書発行
処理はどの部署でも同様なので、以下文書発行部署１１
₁での文書発行処理について述べる。

【００４４】すなわちコンピュータ１１Ａは、ＲＴ１で
当該文書発行処理手順を開始すると、続くステップＳＰ
１においてキーボード１１Ｄから担当者（＝文書１３を
発行しようとしているオペレータ）のパスワードＰＡＳ
が入力されるまで待機し、担当者によりパスワードＰＡ
Ｓが入力されると、図１４に示すアクセス可否判定処理
ルーチンＲＴ２を実行する。

【００４５】このアクセス可否判定処理ルーチンＲＴ２
では、その担当者の所属する部署が発行処理を行うこと
が可能な部署であるか、すなわち担当者の所属部署と現
在発行処理を行おうとしている部署が一致しているか否
かを調べると共に、その担当者のレベル（＝担当者の地
位）が発行処理を行うことが可能なレベルであるかを調
べることにより、コンピュータ１１Ａがサーバ１６にア
クセスしてよいか否かを判定する。これにより文書１３
を発行する権限を有する者以外は文書１３の発行ができ
ないようにされている。この結果、コンピュータ１１Ａ
が配置されている部署以外の部署に所属するオペレータ
によって不用意に文書１３が発行されたり、文書１３を
発行することができる地位を有しないオペレータによっ
て文書１３が発行されるのを防止することができる。

【００４６】アクセス可否判定処理ルーチンＲＴ２で
は、先ずステップＳＰ２において、パスワード格納領域
ＡＲ１からパスワードＰＡＳに応じた担当者の所属チー
ム名ＦＯＯ、ＮＯＯ、……を表す所属チームデータＤ１
及び担当者レベルデータＤ２を取得し、ステップＳＰ３
に移る。

【００４７】コンピュータ１１ＡはステップＳＰ３にお
いて、ステップＳＰ２で取得した所属チームデータＤ１
が自分が持っているマシン固有値に一致するか否か判断
し、一致する場合このことはオペレータの所属部署が現
在処理を行っている部署と一致することを意味し、この
ときステップＳＰ４に移る。ステップＳＰ４では、担当
者レベルデータＤ２が許可レベル以下であるか否か判断
し、許可レベル以下であった場合にはステップＳＰ６に
進む。

【００４８】ここでコンピュータ１１ＡはステップＳＰ
３又はステップＳＰ４で否定結果が得られた場合にはス
テップＳＰ５に移ってサーバ１６へのアクセスを不可能
な状態とし、これに対してステップＳＰ３及びステップ
ＳＰ４で共に肯定結果が得られた場合には、その担当者
がそのコンピュータ１１Ａを使って文書発行処理をする
ことが許されている人間であることを意味するので、こ
のような場合にはステップＳＰ６に移ってサーバ１６へ
のアクセスを可能な状態とする。次にコンピュータ１１
Ａは当該アクセス可否判定処理ルーチンＲＴ２を終了し
てメインルーチンＲＴ１に戻る。

【００４９】このようにコンピュータ１１Ａはアクセス
可否判定処理ルーチンＲＴ２を実行することにより、こ
れから発行処理を行おうとするオペレータの妥当性を判
断し、その担当者がそのコンピュータを使用して文書１
３を発行するのに妥当であると判断すると（ステップＳ
Ｐ６）、ステップＳＰ７において、キーボード１１Ｄに
割り当てられた追加キーが押されるのを待ち受け、追加
キーが押されるとステップＳＰ８に移り、文書発行履歴
格納領域ＡＲ６の記録領域を１領域分だけ追加させ、ス
テップＳＰ９に進む。

【００５０】ステップＳＰ９ではキーボード１１Ｄから
文書コードＣＯＤが入力されたか否か判断し、入力され
た場合そのことはオペレータがこれから新規文書１３を
発行することを意味し、ステップＳＰ１０に移り当該文
書コードＣＯＤに応じた文書名ＮＡＭを文書コード格納
領域ＡＲ４から取得すると共に、当該文書コードＣＯＤ
に応じた配布先及び配布枚数を表す配布データＤ４を配
布先格納領域ＡＲ５から取得する。次にコンピュータ１
１ＡはステップＳＰ１１において、タイトル１（ＴＩＬ
１）及びタイトル２（ＴＩＬ２）がキーボード１１Ｄか
ら入力されるのを待ち受け、入力されるとステップＳＰ
１２に進む。

【００５１】これに対してコンピュータ１１Ａはステッ
プＳＰ９において否定結果が得られると、ステップＳＰ
１３に移ってバーコード読取装置１１Ｃから旧文書原本
のバーコード番号ＢＮＯ１が入力されたか否か判断し、
入力された場合にはステップＳＰ１４に移って、文書発
行履歴格納領域ＡＲ６₁からバーコード番号ＢＮＯ１に
対応した文書コードＣＯＤ、文書名ＮＡＭ、タイトル１
（ＴＩＬ１）、タイトル２（ＴＩＬ２）を取得し、ステ
ップＳＰ１２に移る。

【００５２】ステップＳＰ１２では、キーボード１１Ｄ
から設計変更番号ＳＮＯ１が入力されるのを待ち受け、
これが入力されるとステップＳＰ１３に進んで、最新設
計変更番号格納領域ＡＲ２から文書コードＣＯＤ、タイ
トル１（ＴＩＬ１）及びタイトル２（ＴＩＬ２）に対応
した最新設計変更番号ＳＮＯ２を取得する。次にコンピ
ュータ１１ＡはステップＳＰ１４において、キーボード
１１Ｄから入力された設計変更番号ＳＮＯ１が最新設計
変更番号格納領域ＡＲ２から取得した最新設計変更番号
ＳＮＯ２よりも新しいか否か（この実施形態の場合、番
号が大きいほど新しいこととしている）を判断し、新し
いと判断した場合にはステップＳＰ１５に移り、設計変
更番号ＳＮＯ１を新たな最新設計変更番号ＳＮＯ３とし
て最新設計変更番号格納領域ＡＲ２に格納する。

【００５３】これに対してステップＳＰ１４で否定結果
が得られると、ステップＳＰ１６に移ってキーボード１
１Ｄから新たな設計変更番号ＳＮＯ１が入力されるのを
待ち受け、新たな設計変更番号ＳＮＯ１が入力されると
ステップＳＰ１４に戻って再び設計変更番号ＳＮＯ１、
ＳＮＯ２の大小を比較する。このようにコンピュータ１
１Ａは最新設計変更番号格納領域ＡＲ２に格納されてい
る最新設計変更番号ＳＮＯ２よりも新しい設計変更番号
ＳＮＯ３が入力されるまでステップＳＰ１４−ＳＰ１６
−ＳＰ１４のループを繰り返す。

【００５４】次にコンピュータ１１ＡはステップＳＰ１
７において、キーボード１１Ｄから文書管理番号ＤＮＯ
１（＝各チームが固有につける番号）が入力されるのを
待ち受け、続くステップＳＰ１８において、文書発行履
歴格納領域ＡＲ６₁に記憶されている文書管理番号ＤＮ
Ｏ２を読み出してこれを入力された文書管理番号ＤＮＯ
１と比べることにより、異なる文書１３で同一の文書管
理番号が使用されていないかどうかを判断する。そして
同一の文書管理番号ＤＮＯ１が入力されたと判断する
と、ステップＳＰ１９に移って新たな文書管理番号ＤＮ
Ｏ１が入力されるのを待ち受け、入力されると再びステ
ップＳＰ１８に戻る。コンピュータ１１ＡはステップＳ
Ｐ１８において肯定結果を得るとステップＳＰ２０に進
む。

【００５５】コンピュータ１１ＡはステップＳＰ２０に
おいてキーボード１１Ｄに割り当てられた発行キーが押
されるのを待ち受け、発行キーが押されるとステップＳ
Ｐ２１に移る。ステップＳＰ２１では最新バーコード番
号格納領域ＡＲ３に格納されている最新バーコード番号
ＢＮＯ_x を取得し、このバーコード番号ＢＮＯ_x を先頭
として図６（Ｂ）に示すように発行枚数（ｙ）分のバー
コードを形成し、続くステップＳＰ２２では更新したバ
ーコード番号ＢＮＯ_x+y を最新バーコード番号格納領域
ＡＲ３に格納させる。

【００５６】次にコンピュータ１１ＡはステップＳＰ２
３において文書発行詳細履歴格納領域ＡＲ７にステータ
ス書込み信号Ｓ１を送出することにより同じ文書管理番
号ＤＮＯを持つ旧設計変更文書のステータスを更新す
る。具体的には、図１０に示すように、受領日も回収日
もない文書１３についてはステータスを「×」とし、受
領日があって回収日がない文書１３についてはステータ
スを「□」とする。これにより文書発行詳細履歴格納領
域ＡＲ７のステータスを見れば、旧設計変更文書の受領
及び回収状況が容易に把握できるようになる。

【００５７】次にコンピュータ１１ＡはステップＳＰ２
４において指定コンピュータ管理番号ＣＮＯ１（すなわ
ちステップＳＰ２３においてステータスが更新された文
書１３に対応するコンピュータ管理番号）を持つ文書発
行履歴格納領域ＡＲ６₁のステータスを更新する。これ
を図９及び図１０を用いて説明すると、図１０に示す例
ではコンピュータ管理番号が「D950050」の文書１３が
ステップＳＰ２３でのステータス更新対象となっている
ので、ステップＳＰ２４では図９のコンピュータ管理番
号「D950050」の文書１３がステータス変更対象とされ
る。このとき文書発行枚数と文書受領枚数、文書回数枚
数を比較して、発行枚数が文書受領枚数よりも多くかつ
文書回収枚数よりも多い場合にはステータスを「×」に
変更し、発行枚数が受領枚数に等しくかつ回収枚数より
も多い場合にはステータスを「□」に変更する。

【００５８】次にコンピュータ１１ＡはステップＳＰ２
５において、図１５及び図１６に示すように、文書発行
詳細履歴格納領域ＡＲ７に発行枚数分の発行詳細データ
Ｎ１、Ｎ２、Ｎ３、Ｎ４、Ｎ５（５枚発行の場合）を追
加記憶させた後、ステップＳＰ２６においてそれぞれ発
行日、受領部署、バーコード番号、文書管理番号、タイ
トル１及びタイトル２を表す発行枚数分のバーコードデ
ータＤ５をバーコード発行装置１１Ｂに送出してバーコ
ード発行装置１１Ｂに発行文書分のバーコードラベル１
４を発行させ、続くステップＳＰ２７において当該発行
処理手順ＲＴ１を終了する。

【００５９】（２−２）文書受領処理 文書管理システム１０の文書受領処理は、受領処理が行
われる文書発行受領部署１１₁〜１１_M又は文書受領部署
１２₁〜１２_Nのコンピュータ１１Ａ又は１２Ａが、図１
７〜図１９に示す文書受領処理手順を実行することによ
り行われる。そのときのデータの流れを、図２０に示
す。さらにこの文書受領処理と文書発行詳細履歴格納領
域ＡＲ７内のデータとの関係を、図２１に示す。なお各
文書発行受領部署１１₁〜１１_M、文書受領部署１２₁〜
１２_Nでの文書受領処理はどれも同様なので、以下文書
受領部署１２₁での文書受領処理について説明する。

【００６０】文書受領部署１２₁のコンピュータ１２Ａ
は、ＲＴ３で当該文書受領処理手順を開始すると、ステ
ップＳＰ３０においてキーボード１２Ｄから担当者（＝
文書１３を受領しようとしているオペレータ）のパスワ
ードＰＡＳが入力されるまで待機し、担当者によりパス
ワードＰＡＳが入力されると、図１４について上述した
アクセス可否判定処理ルーチンＲＴ２を実行することに
より、受領する権限を有しないオペレータの操作を防止
する。

【００６１】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ３
１においてバーコード読取装置１２Ｃから受領文書のバ
ーコードデータＤ５が入力されるのを待ち受け、バーコ
ードデータＤ５が入力されるとステップＳＰ３２に進み
文書発行詳細履歴格納領域ＡＲ７から当該バーコードデ
ータＤ５に対応した発行詳細情報Ｄ６を取得する。

【００６２】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ３
２で取得した発行詳細情報Ｄ６に基づいて、ステップＳ
Ｐ３３においてそれに該当するものがあるか否か判断
し、ステップＳＰ３４においてその文書１３は未だ受領
していないか否か判断し、ステップＳＰ３５において受
領部署は適切か否か判断することにより、受領バーコー
ドの妥当性（すなわち受領文書の妥当性）を判断する。
そしてステップＳＰ３３、ＳＰ３４、ＳＰ３５全てにお
いて肯定結果が得られた場合にのみ受領した文書１３が
受領すべき文書であったと判断しステップＳＰ３７に移
り、いずれか一つでも否定結果が得られた場合には現在
手元にある文書１３は受領すべき文書ではないと判断し
てステップＳＰ３６でモニタ１２Ｆにエラー表示をさせ
た後、ステップＳＰ５７に移って当該文書受領処理手順
ＲＴ３を終了する。

【００６３】これに対してコンピュータ１２Ａはステッ
プＳＰ３７に進むと、ここで文書発行詳細履歴格納領域
ＡＲ７の該当する文書領域に受領日ＤＡＹを書き込み、
続くステップＳＰ３８において最新設計変更番号格納領
域ＡＲ２から文書コードＣＯＤ、タイトル１（ＴＩＬ
１）及びタイトル２（ＴＩＬ２）（これらはバーコード
データＤ５と１対１の関係にあるのでバーコードデータ
Ｄ５を読出アドレスとして用意に読み出すことができ
る）に応じた最新設計変更番号ＳＮＯを取得し、ステッ
プＳＰ３９に進む。

【００６４】ステップＳＰ３９では受領文書の設計変更
番号が最新設計変更番号ＳＮＯと一致するか否かを判断
し、一致した場合にはステップＳＰ４０に移ってステー
タス書込み信号Ｓ２を送出することにより文書発行詳細
履歴格納領域ＡＲ７に正常受領であることを表すステー
タス「○」を書き込む。これに対して最新設計変更番号
ＳＮＯに一致しなかった場合にはステップＳＰ４１に移
って文書発行詳細履歴格納領域ＡＲ７にこの文書１３が
未回収文書であることを表すステータス「□」を書き込
む。

【００６５】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ４
２においてコンピュータ管理番号ＣＮＯに基づいて文書
発行履歴格納領域ＡＲ６中でのこの文書１３に対応する
レコードを捜し、続くステップＳＰ４３において該当レ
コードの受領枚数を＋１だけインクリメントする（図９
参照）。

【００６６】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ４
４において、受領した文書１３の枚数が発行枚数に等し
いか否か判断し、等しい場合にはステップＳＰ４５に移
って受領文書の設計変更番号は最新設計変更番号ＳＮＯ
か否か判断し、最新設計変更番号ＳＮＯである場合には
ステップＳＰ４６に移って文書発行履歴格納領域ＡＲ６
にこの文書１３についての受領は全て終了したことを表
すステータス「○」を書き込む。これに対してステップ
ＳＰ４５で受領文書の設計変更番号が最新設計変更番号
ＳＮＯでないと判断した場合にはステップＳＰ４７に移
ってこの文書１３は未回収文書であることを表すステー
タス「□」を書き込む。

【００６７】またコンピュータ１２ＡはステップＳＰ４
４において否定結果が得られた場合、すなわち受領枚数
よりも発行枚数のほうが多いと判断した場合には、ステ
ップＳＰ４８に移り受領文書の設計変更番号は最新設計
変更番号ＳＮＯか否か判断し、最新設計変更番号ＳＮＯ
である場合にはステップＳＰ４９に移って文書発行履歴
格納領域ＡＲ６にまだ未受領文書が残っていることを表
すステータス「△」を書き込む。これに対してステップ
ＳＰ４８で受領文書の設計変更番号が最新設計変更番号
ＳＮＯでないと判断した場合にはステップＳＰ５０に移
ってまだ未受領文書と未回収文書が共に残っていること
を表すステータス「×」を書き込む。なおステップＳＰ
５１、ＳＰ５２、ＳＰ５４、ＳＰ５５ではコンピュータ
１２Ａ₁が文書発行履歴格納領域ＡＲ６にステータス書
込み信号Ｓ３を送出することにより上述したステータス
の変更を行う。

【００６８】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ５
１において、受領文書についての、受領日ＤＡＹ、受領
部署、文書名ＮＡＭ、タイトル１（ＴＩＬ１）、タイト
ル２（ＴＩＬ２）及びバーコード番号ＢＮＯ等でなる受
領データＤ７を文書受領履歴格納領域ＡＲ８に書き込ん
だ後、ステップＳＰ５２に移る。

【００６９】ステップＳＰ５２では、文書発行詳細履歴
格納領域ＡＲ７からバーコードデータＤ５及びコンピュ
ータ管理番号ＣＮＯに応じた発行詳細情報Ｄ８を取得す
ることにより同一文書が同一部署に向けて２枚以上発行
されているか否か判断し、肯定結果を得た場合にはステ
ップＳＰ５３に移ってキーボード１２Ｂから配布先コー
ドＤ９が入力されるのを待ち受ける。やがて配布先コー
ドＤ９が入力されるとステップＳＰ５４に進み、配布先
格納領域ＡＲ５から配布先コードＤ９に応じた配布枚数
情報Ｄ１０を取得し、続くステップＳＰ５５において配
布枚数と受領枚数とから受領の妥当性を判定し、続くス
テップＳＰ５６において配布先コードＤ９を文書受領履
歴格納領域ＡＲ８（図２２）に書き込んだ後、続くステ
ップＳＰ５７において当該文書受領処理手順ＲＴ３を終
了する。

【００７０】このように文書管理システム１０において
は、文書１３を受領しようとする際に、その文書１３に
貼り付けられているバーコードラベル１４を読み取るこ
とにより受領対象文書を特定し、予め文書発行時に作成
された各文書１３の発行情報の中からそのバーコードデ
ータに応じた発行情報を読み出し、当該発行情報の内容
に従ってその文書１３の受領の妥当性を確認すると共に
当該発行情報の内容（受領枚数及びステータス等）を受
領に伴って随時変更していく。

【００７１】これにより文書管理システム１０では、目
的とする文書１３を確実かつ迅速に受領し得ると共に、
発行情報の内容を見るだけで受領の内容を十分に把握す
ることができるようになる。

【００７２】（２−３）回収処理 文書管理システム１０による文書回収処理は文書発行受
領部署１１₁〜１１_M又は文書受領部署１２₁〜１２_Nのコ
ンピュータ１１Ａ又は１２Ａが、図２３及び図２４に示
す文書回収処理手順を実行することにより行われる。ま
たそのときのデータの流れを、図２５に示す。なお文書
回収処理は文書発行受領部署１１₁〜１１_M及び 文書受
領部署１２₁〜１２_Nのどの部署でも行うことができる
が、どの部署での文書回収処理も同様なので、以下文書
受領部署１２₁での文書回収処理について説明する。

【００７３】文書受領部１２₁のコンピュータ１２Ａ
は、ＲＴ４で当該文書回収処理手順を開始すると、続く
ステップＳＰ６０においてキーボード１１Ｄから担当者
（＝文書１３を回収しようとしているオペレータ）のパ
スワードＰＡＳが入力されるまで待機し、担当者により
パスワードＰＡＳが入力されると、図１４について上述
したアクセス可否判定処理ルーチンＲＴ２を実行するこ
とにより、回収する権限を有しないオペレータの操作を
防止する。

【００７４】コンピュータ１２ＡはステップＳＰ６１に
おいてバーコード読取装置１２Ｃから回収文書のバーコ
ードデータＤ５が入力されるのを待ち受け、バーコード
データＤ５が入力されるとステップＳＰ６２に進み文書
発行詳細履歴格納領域ＡＲ７からバーコードデータＤ５
に対応した発行詳細情報Ｄ６を取得する。

【００７５】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ６
２で取得した発行詳細情報Ｄ６に基づいて、ステップＳ
Ｐ６３において該当するものがあるか否か判断し、ステ
ップＳＰ６４においてその文書１３は未回収文書である
か否か判断し、ステップＳＰ６５においてその文書１３
は既に受領済であるか否か判断し、ステップＳＰ６６に
おいて回収部署は適切か否か判断することにより、回収
バーコードの妥当性（すなわち回収文書の妥当性）を判
断する。

【００７６】そしてステップＳＰ６３〜ＳＰ６６の全て
において肯定結果が得られた場合にのみステップＳＰ６
７に移り、いずれか一つでも否定結果が得られた場合に
は現在手元にある文書１３は回収すべき文書ではないと
判断してステップＳＰ６８でモニタ１２Ｆ上にエラー表
示をさせた後、ステップＳＰ７８に移って回収処理を終
了する。

【００７７】コンピュータ１２ＡはステップＳＰ６７に
おいて最新設計変更番号格納領域ＡＲ２から文書コード
ＣＯＤ、タイトル１（ＴＩＬ１）及びタイトル２（ＴＩ
Ｌ２）に応じた最新設計変更番号ＳＮＯを取得し、ステ
ップＳＰ６９に進む。ステップＳＰ６９では回収文書の
設計変更番号が最新設計変更番号ＳＮＯに一致するか否
かを判断し、最新設計変更番号ＳＮＯでなかった場合、
このことはその文書が回収してよい文書であることを表
し、このときステップＳＰ７０に移って文書発行詳細履
歴格納領域ＡＲ７に回収日及び回収者を書き込む。これ
に対して最新設計変更番号ＳＮＯの場合にはこの文書１
３は回収すべき文書ではないのでステップＳＰ７８に移
って当該回収処理手順を終了する。

【００７８】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ７
１においてステータス書込み信号Ｓ４を送出することに
より文書発行詳細履歴格納領域ＡＲ７に回収完了を表す
ステータス「●」を書き込み、続くステップＳＰ７２に
おいてコンピュータ管理番号ＣＮＯに基づいて文書発行
履歴格納領域ＡＲ６の該当レコードを捜し、続くステッ
プＳＰ７３において該当レコードの回収枚数を＋１だけ
インクリメントする。

【００７９】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ７
４において文書発行履歴格納領域ＡＲ６内の発行枚数と
回収枚数を比較することにより回収枚数が発行枚数に等
しいか否か判断し、等しい場合にはステップＳＰ７６に
移ってステータス書込み信号Ｓ５を送出することにより
文書発行履歴格納領域ＡＲ６に回収完了を表すステータ
ス「●」を書き込む。これに対してステップＳＰ７４で
否定結果が得られた場合にはステップＳＰ７５に移って
文書発行履歴格納領域ＡＲ６に未だ未回収の文書１３が
あることを表すステータス「□」を書き込む。

【００８０】ステップＳＰ７５又はステップＳＰ７６の
処理の後、コンピュータ１２ＡはステップＳＰ７７に進
み、ここで文書回収履歴格納領域ＡＲ９に回収日、回収
部署、文書名ＮＡＭ、タイトル１（ＴＩＬ１）、タイト
ル２（ＴＩＬ２）及びバーコード番号ＢＮＯ等でなる回
収データＤ１１を書き込んだ後、ステップＳＰ７８に移
り当該文書回収処理手順ＲＴ４を終了する。

【００８１】このように文書管理システム１０において
は、文書１３を回収しようとする際に、その文書１３に
貼り付けられているバーコードラベル１４を読み取るこ
とにより回収対象文書を特定し、予め文書発行時に作成
された各文書１３の発行情報の中からそのバーコードデ
ータに基づいた発行情報を読み出し、当該発行情報の内
容に従ってその文書１３の回収の妥当性を確認すると共
に当該発行情報の内容（回収枚数及びステータス等）を
回収に伴って随時変更していく。

【００８２】これにより文書管理システム１０では、目
的以外の文書１３を間違って回収することなく、回収す
べき文書１３のみを確実かつ迅速に回収処理し得ると共
に、発行情報の内容を見るだけで回収状況を十分に把握
することができる。

【００８３】（２−４）文書廃却処理 文書管理システム１０による文書廃却処理は文書発行受
領部署１１₁〜１１_Mのコンピュータ１１Ａが、図２６及
び図２７に示す文書廃却処理手順を実行することにより
行われる。またそのときのデータの流れを、図２８に示
す。なお各文書発行受領部署１１₁ 〜１１_Mでの文書受
領処理はどれも同様なので、以下文書発行受領部署１１
₁での文書受領処理について説明する。

【００８４】文書発行受領部署１１₁のコンピュータ１
１Ａは、ＲＴ５で当該文書廃却処理手順を開始すると、
続くステップＳＰ８０においてキーボード１１Ｄから担
当者（＝文書１３を廃却しようとしているオペレータ）
のパスワードＰＡＳが入力されるまで待機し、担当者に
よりパスワードＰＡＳが入力されると、図１４について
上述したアクセス可否判定処理ルーチンＲＴ２を実行す
ることにより、文書１３を廃却する権限を有しないオペ
レータの操作を防止する。

【００８５】次にコンピュータ１１ＡはステップＳＰ８
１においてバーコード読取装置１１Ｃから廃却対象文書
のバーコードデータＤ５が入力されるのを待ち受け、バ
ーコードデータＤ５が入力されるとステップＳＰ８２に
進み文書発行詳細履歴格納領域ＡＲ７からバーコードデ
ータＤ５に対応した発行詳細情報Ｄ６を取得する。

【００８６】次にコンピュータ１１ＡはステップＳＰ８
２で取得した発行詳細情報Ｄ６に基づいて、ステップＳ
Ｐ８３において該当するものがあるか否か判断し、ステ
ップＳＰ８４においてその文書１３は未廃却か否か判断
し、ステップＳＰ８５においてその文書１３が受領、回
収されているか否か判断し、ステップＳＰ８６において
廃却部署は妥当か否か判断し、ステップＳＰ８７におい
て廃却時期は妥当か否か判断することにより、廃却バー
コードの妥当性（すなわち廃却文書の妥当性）を判断す
る。

【００８７】そしてステップＳＰ８３〜ＳＰ８７の全て
において肯定結果が得られた場合にのみステップＳＰ８
８に移り、いずれか一つでも否定結果が得られた場合に
は現在手元にある文書１３は廃却すべき文書ではないと
判断してステップＳＰ８９でモニタ１１Ｆ上にエラー表
示をさせた後、ステップＳＰ９４に移って当該文書廃却
処理手順ＲＴ５を終了する。

【００８８】コンピュータ１１ＡはステップＳＰ８８に
おいてコンピュータ管理番号ＣＮＯに基づいて文書発行
履歴格納領域ＡＲ６₁中でのこの文書１３に対応するレ
コードを捜し、続くステップＳＰ９０においてこの該当
レコードに廃却日及び廃却者を書き込み、続くステップ
ＳＰ９１においてステータス書込み信号Ｓ６を送出する
ことによりこの該当レコードに廃却完了を表すステータ
ス「廃」を書き込む。

【００８９】次にコンピュータ１１ＡはステップＳＰ９
２において文書発行履歴格納領域ＡＲ６₁の該当レコー
ドを文書廃却履歴格納領域ＡＲ１０に追加書き込みした
後、文書発行履歴格納領域ＡＲ６₁の該当レコードを削
除し、続くステップＳＰ９３においてコンピュータ管理
番号ＣＮＯに基づいて文書発行詳細履歴格納領域ＡＲ７
中のこの文書１３の該当レコードを捜し、これを削除す
る。次にコンピュータ１１ＡはステップＳＰ９４に移っ
て当該文書廃却処理手順を終了する。

【００９０】このように文書管理システム１０において
は、文書１３の原本を廃却（この点で上述した文書１３
の回収とは異なる）しようとする際に、その文書１３に
貼り付けられているバーコードラベル１４を読み取るこ
とにより廃却対象文書を特定し、予め文書発行時に作成
されさらに文書受領時及び文書回収時にその内容が付加
された発行情報の中からそのバーコードデータに応じた
発行情報を読み出し、当該発行情報の内容に従ってその
文書１３の廃却の妥当性を確認すると共に当該発行情報
の内容を廃却に伴って削除していく。

【００９１】これにより文書管理システム１０では、目
的以外の文書１３を間違って廃却することなく、廃却す
べき文書１３のみを確実かつ迅速に廃却し得る。

【００９２】（２−５）文書コピー処理 ここで文書管理システム１０による文書コピー処理は文
書発行受領部署１１₁〜１１_M又は文書受領部署１２₁〜
１２_Nのコンピュータ１１Ａ又は１２Ａが、図２９に示
す文書コピー処理手順を実行することにより行われる。
またそのときのデータの流れを、図３０に示す。なお各
文書発行受領部署１１₁ 〜１１_M及び文書受領部署１２
₁ 〜１２_N での文書受領処理は同様なので、以下文書受
領部署１２₁ での文書コピー処理について説明する。

【００９３】文書受領部署１２₁のコンピュータ１２Ａ
は、ＲＴ６で当該文書コピー処理手順を開始すると、続
くステップＳＰ１００においてキーボード１１Ｄから担
当者（＝文書１３をコピーしようとしているオペレー
タ）のパスワードＰＡＳが入力されるまで待機し、担当
者によりパスワードＰＡＳが入力されると、図１４につ
いて上述したアクセス可否判定処理ルーチンＲＴ２を実
行することにより、コピーを行う権限を有しないオペレ
ータの操作を防止する。

【００９４】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ１
０１においてバーコード読取装置からコピー対象文書の
バーコードデータＤ５が入力されるのを待ち受け、バー
コードデータＤ５が入力されるとステップＳＰ１０２に
移り文書発行詳細履歴格納領域ＡＲ７からバーコードデ
ータＤ５に応じた発行詳細情報Ｄ６を取得する。

【００９５】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ１
０３において、ステップＳＰ１０２で取得した発行詳細
情報Ｄ６に基づいて、該当するものがあるか否かを判断
し、ステップＳＰ１０４においてコピー部署が妥当か否
か（すなわちその文書１３を当該部署で受領しているか
否か）を判断することにより、コピー文書の妥当性をチ
ェックする。そしてステップＳＰ１０３及びステップＳ
Ｐ１０４で共に肯定結果が得られた場合にはステップＳ
Ｐ１０５に移る。

【００９６】これに対してステップＳＰ１０３又はステ
ップＳＰ１０４のいずれか一方で否定結果が得られた場
合には現在手元にある文書はコピーすべき文書ではない
と判断してステップＳＰ１０６でモニタ１２Ｆにエラー
表示をさせた後、ステップＳＰ１１０に移って当該文書
コピー処理手順ＲＴ６を終了する。

【００９７】コンピュータ１２ＡはステップＳＰ１０５
においてキーボード１１Ｄからコピー枚数が入力される
のを待ち受け、これが入力されるとステップＳＰ１０７
に移ってコンピュータ管理番号ＣＮＯに基づいて文書発
行履歴格納領域ＡＲ６の該当レコードを捜し、続くステ
ップＳＰ１０８においてこの該当レコードにコピー枚数
を書き込む。

【００９８】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ１
０９に進み文書コピー履歴格納領域ＡＲ１１にコピー
日、文書コード、タイトル１及びタイトル２等でなる文
書コピーデータＤ１２を追加記録し、続くステップＳＰ
１１０において当該文書コピー処理手順を終了する。

【００９９】このように文書管理システム１０において
は、ある文書１３をコピーしようとする際に、その文書
１３に貼り付けられているバーコードラベル１４を読み
取ることによりコピー対象文書を特定し、その部署の文
書受領情報の中からそのバーコードデータに応じた文書
受領情報を読み出して、実際にその部署で受領されてい
ると判断された文書１３のみをコピー可能な文書とし、
その文書１３がコピーされた際にはそのこと（コピー枚
数）を記録するようにする。

【０１００】これにより不用意なコピーによる文書１３
の氾濫を防止できると共に、コピーにより増加した文書
１３の状況を把握することができる。

【０１０１】（２−６）文書の最新判定処理 ここで文書管理システム１０においては、各部署で受け
取った文書１３が最新の文書であるか否か判定すること
ができるようになされている。この文書１３の最新判定
処理は文書発行受領部署１１₁〜１１_M又は文書受領部署
１２₁〜１２_Nのコンピュータ１１Ａ又は１２Ａが、図３
１に示す最新文書判定処理手順を実行することにより行
われる。またそのときのデータの流れを、図３２に示
す。なおこの最新判定処理は文書発行受領部署１１₁〜
１１_M、文書受領部署１２₁〜１２_Nのどの部署でも行う
ことができるが、どの部署での最新判定処理も同様なの
で、以下文書受領部１２₁ での最新判定処理について説
明する。

【０１０２】すなわちコンピュータ１２Ａは、ＲＴ７で
当該最新文書判定処理を開始すると、続くステップＳＰ
１２０においてコンピュータ１２Ａがバーコード読取装
置１２Ｃから最新判定の対象となる文書１３のバーコー
ドデータＤ５が入力されるまで待機し、バーコードデー
タＤ５が入力されるとステップＳＰ１２１に移り文書発
行詳細履歴格納領域ＡＲ７からバーコードデータＤ５に
応じた発行詳細情報Ｄ６を取得する。

【０１０３】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ１
２２において、ステップＳＰ１２１で取得した発行詳細
情報Ｄ６に基づいて該当するものがあるか否か判断する
ことにより、バーコードの妥当性をチェックする。そし
てステップＳＰ１２２で肯定結果が得られるとステップ
ＳＰ１２３に移り、これに対してステップＳＰ１２２で
否定結果が得られるとステップＳＰ１２０に戻る。

【０１０４】コンピュータ１２ＡはステップＳＰ１２３
において文書コードＣＯＤ、タイトル１（ＴＩＬ１）及
びタイトル２（ＴＩＬ２）に応じた最新設計変更番号を
最新設計変更番号格納領域ＡＲ２から取得し、ステップ
ＳＰ１２４に移る。ステップＳＰ１２４では、ステップ
ＳＰ１２１で取得したこの文書１３の設計変更番号とス
テップＳＰ１２３で取得した最新設計変更番号ＳＮＯと
を比較することにより、この文書１３の設計変更番号Ｓ
ＮＯが最新設計変更番号であるか否かを判断し、最新設
計変更番号であると判断した場合にはステップＳＰ１２
５に移ってモニタ１２Ｆ上に「最新です」と表示させ、
最新設計変更番号でないと判断した場合にはステップＳ
Ｐ１２６に移ってモニタ１２Ｆ上に「旧設変です」と表
示させる。

【０１０５】次にコンピュータ１２ＡはステップＳＰ１
２７においてキーボード１２Ｄに割り当てられた詳細情
報表示要求ボタンが押されたか否かを監視することによ
り詳細情報表示要求があったか否かを判断し、表示要求
があった場合にはステップＳＰ１２８に移り、表示要求
がなかった場合にはステップＳＰ１２９に移る。ステッ
プＳＰ１２８では、文書コードＣＯＤ、タイトル１（Ｔ
ＩＬ１）及びタイトル２（ＴＩＬ２）に基づき、文書発
行履歴格納領域ＡＲ６から最新判定した文書１３の過去
から最新までの発行履歴情報Ｄ１３を抽出してこれをモ
ニタ１２Ｆ上に表示させ、続くステップＳＰ１２９にお
いて当該最新文書判定処理手順ＲＴ７を終了する。

【０１０６】このように文書管理システム１０において
は、最新設計変更番号格納領域ＡＲ２に各文書１３につ
いての最新設計変更番号を記録しておくと共に、文書発
行詳細履歴格納領域ＡＲ７に各文書１３についての設計
変更番号を記録しておき、ある文書１３について最新設
計変更番号格納領域ＡＲ２から読み出した最新設計変更
番号と文書発行詳細履歴格納領域ＡＲ７から読み出した
設計変更番号とを比べるようにしたことにより、その文
書１３が最新の文書であるか否かを容易に確認すること
ができる。

【０１０７】（２−７）管理情報収集処理 文書管理システム１０においては、文書発行受領部署１
１₁〜１１_Mのコンピュータ１１Ａによってサーバ１６に
格納されている管理情報を収集することにより、各部署
において、自部署の発行文書の件数、未受領文書の件数
及びそのリスト、未回収文書の件数及びそのリストを確
認することができると共に、相手部署の未受領文書の件
数及びそのリスト、未回収文書の件数及びそのリストを
確認することができるようになされている。

【０１０８】この管理情報収集処理は文書発行受領部署
１１₁〜１１_Mのコンピュータ１１Ａが、図３３に示す管
理情報収集処理手順ＲＴ８を実行することにより行われ
る。なおこの管理情報収集処理は文書発行受領部署１１
₁ 〜１１_M のどの部署でも行うことができるが、どの部
署での管理情報収集処理も同様なので、文書発行受領部
１１₁ での管理情報収集処理について説明する。

【０１０９】文書発行受領部１１₁のコンピュータ１１
Ａは、ＲＴ８で当該管理情報収集処理手順を開始する
と、ステップＳＰ１３０で文書発行詳細履歴格納領域Ａ
Ｒ７から自部署コードに対応した管理情報（特に件数情
報）を取得する。そして続くステップＳＰ１３１〜ステ
ップＳＰ１３６においてこの取得した管理情報に基づい
て自部署の発行文書の件数、未受領文書の件数、未回収
文書の件数を調べると共に、相手部署の未受領文書の件
数、未回収文書の件数を調べる。

【０１１０】すなわち先ずステップＳＰ１３１において
発行部署が自部署でステータスが「△」の件数を調べる
ことにより相手部署の未受領文書の総数を求める。次に
ステップＳＰ１３２において発行部署が自部署でステー
タスが「×」又は「□」の件数を調べることにより相手
部署の未回収文書の総数を求める。続くステップＳＰ１
３３では、発行部署が自部署の件数を求めることにより
自部署の発行文書の総数を求める。

【０１１１】ステップＳＰ１３４では、受領部署が自部
署でステータスが「△」の件数を調べることにより自部
署の未受領文書の総数を求める。ステップＳＰ１３５で
は、受領部署が自部署でステータスが「×」又は「□」
の件数を調べることにより自部署の未回収文書の総数を
求める。ステップＳＰ１３６では、発行部署が自部署で
ステータスが「廃」の件数を調べることにより自部署の
廃却文書の総数を求める。

【０１１２】そしてステップＳＰ１３７において上述し
たステップＳＰ１３１〜ステップＳＰ１３６で求めた件
数情報をサーバ１６の管理情報格納領域ＡＲ１２（図
３）に書き込む。これにより文書発行受領部署１１₁か
ら、自部署の発行文書の件数、未受領文書の件数、未回
収文書の件数、廃却文書の件数、相手部署の未受領文書
の件数及び又は未回収文書の件数を確認したい要求があ
った場合には、コンピュータ１１Ａによって管理情報格
納領域ＡＲ１２の情報を読み出してこれをモニタ１１Ｆ
に表示するようにすれば容易にそれらの件数を確認する
ことができる。

【０１１３】次にコンピュータ１１ＡはステップＳＰ１
３８でキーボード１１Ｄから自部署の未受領リスト、未
回収リスト、未廃却リスト、相手部署の未受領リスト又
は未回収リストを確認したい要求があったか否か判断
し、要求があった場合にはステップＳＰ１４０に移って
文書発行詳細履歴格納領域ＡＲ７から要求されたリスト
を取得し、続くステップＳＰ１４０において取得したリ
ストをモニタ１１Ｆに表示させる。

【０１１４】（３）実施形態の動作 以上の構成において、文書管理システム１０において
は、文書発行受領部署１１₁〜１１_Mにおいて新規文書１
３を発行する際に、コンピュータ１１Ａによって各文書
１３を識別するためのバーコードデータＤ５を形成する
と共に、バーコード発行装置１１Ｂによって当該バーコ
ードデータＤ５に基づくバーコードラベル１４を発行
し、このバーコードラベル１４を対応する文書１３に貼
着する。

【０１１５】またこの際コンピュータ１１Ａは、各文書
についての管理情報として、発行日、発行部署、文書
名、文書タイトル、設計変更番号、発行者、発行枚数、
文書管理番号、コンピュータ管理番号、文書受領部署名
などを、各バーコードデータＤ５に対応させてサーバ１
６に格納する。そしてこのような処理が行われた後、バ
ーコードラベル１４が貼着された発行文書１３が他の部
署へと配布流通される（すなわち運用される）。

【０１１６】そしてその文書１３がある部署で受領さ
れ、回収され、廃却され、又はコピーされる際には、バ
ーコード読取装置１１Ｃ、１２Ｃによってその文書１３
に貼着されているバーコードデータＤ５を読み取り、当
該バーコードデータＤ５に対応する管理情報をサーバ１
６から取得し、コンピュータ１１Ａ、１２Ａによってそ
の管理情報に基づいてこれから行おうとする受領処理、
回収処理、廃却処理、又はコピー処理の妥当性を判定す
る。この結果、目的以外の文書１３を受領し、回収し、
廃却し、又はコピーすることなく、受領、回収、廃却、
又はコピーすべき文書１３のみを確実かつ迅速に処理す
ることができる。

【０１１７】また文書管理システム１０は、このような
運用処理が行われると、運用処理が行われた文書１３の
管理情報をその運用処理に応じて変更又は追加する。こ
の結果、サーバ１６には常に各文書１３の現在の運用状
況を表す管理情報が格納されていることになるので、当
該管理情報を見るだけで各文書１３の現在の運用状況を
把握することができるようになる。

【０１１８】（４）実施形態の効果 以上の構成によれば、各文書１３に予めその文書を識別
するためのバーコードデータＤ５を付加すると共に、各
文書１３の運用管理のための管理情報をバーコードデー
タＤ５に対応させてサーバ１６に格納し、ある文書１３
について運用処理が施されるごとに、その文書１３をバ
ーコードデータＤ５を基に特定し、その文書１３の管理
情報をその運用処理に応じて変更又は追加するようにし
たことにより、文書を紙のかたちで運用する際に、文書
管理を容易かつ確実に行うことができる簡易な構成の文
書管理システム１０を実現できる。

【０１１９】（５）他の実施形態 なお上述の実施形態では、各文書を識別するための文書
識別データとしてバーコードデータＤ５を形成し、当該
バーコードデータＤ５に基づいて発行したバーコードラ
ベル１４を各文書１３に貼着するようにした場合につい
て述べたが、本発明はこれに限らず、例えばバーコード
を直接文書１３に印刷するようにしてもよい。またバー
コードに代えて例えばＭＩＣＲ（magnetic-ink charact
er recognition）方式により文書１３を識別可能な数字
等を磁気インクにより文書１３に付加するようにしても
よく、要は各文書１３を識別することができる文書識別
データを各文書１３に付加するようにすればよい。

【０１２０】また上述の実施形態では、管理情報を格納
するための管理情報識別手段としてサーバ１６を用いた
場合について述べたが、本発明はこれに限らず、例えば
文書発行受領部署１１₁〜１１_M又は文書受領部署１２₁
〜１２_Nに配置されているコンピュータ１１Ａ又は１２
Ａが記録手段を有している場合には、当該記録手段を上
記管理情報格納手段として用いるようにしてもよい。特
に本発明では、管理情報識別手段に格納するデータは管
理情報だけなので（文書データを含まない）、それほど
記憶容量が大きくないものでも管理情報格納手段として
用いることが可能である。

【０１２１】

【発明の効果】上述のように請求項１に記載の発明によ
れば、各文書ごとに当該各文書を識別するための文書識
別データを発行すると共に該文書識別データを対応する
文書に付加し、各文書の運用管理のための管理情報を文
書識別データに対応させて所定のデータ格納手段に格納
し、ある文書について、発行、受領、回収及び又はコピ
ー等の運用処理が施された場合には、その運用処理が施
された文書の管理情報を文書識別データに基づいてデー
タ格納手段から読み出して、当該前記管理情報の内容を
その運用処理に応じて変更又は追加した後、再びデータ
格納手段に格納するようにしたことにより、各文書の現
在の運用状態が文書識別データに対応した管理情報とし
て常にデータ格納手段に格納されるため、その文書に付
加されている文書識別データを介してデータ格納手段に
格納されているその文書に対応した管理情報を読み出す
ことにより、その文書の現在の運用状態を確実かつ容易
に知ることができ、かくして文書を紙のかたちで運用し
た場合でも、文書管理を容易かつ確実に行うことができ
るようになる。

【０１２２】また請求項２又は請求項４に記載の発明に
よれば、各部署において、文書発行処理、文書受領処
理、文書回収処理、文書廃却処理などの文書運用処理を
行う場合に、誤った文書運用処理を防ぐことができるよ
うになる。

【０１２３】また請求項３に記載の発明によれば、文書
を紙のかたちで運用した場合でも文書管理を容易かつ確
実に行うことができる文書管理システムを実現できる。
また管理情報格納手段には文書データそのものは格納せ
ずに各文書に対応した管理情報のみを格納するようにし
ているので、管理情報格納手段や、当該管理情報格納手
段に管理情報を書き込み又は当該管理情報格納手段から
管理情報を読み出すための情報書込／読出手段の構成を
簡易化することができ、システム全体を小型化できる。

【０１２４】また請求項５に記載の発明によれば、運用
処理の権限のないオペレータによる不用意な文書運用処
理を防止することができ、文書運用処理の信頼性を向上
させることができる。

【０１２５】また請求項６に記載の発明によれば、現在
手元にある文書が内容に関してどのくらい新しいもので
あるか（例えばその文書が最新文書であるか否か）を容
易に確認でき、文書の廃却や回収といった処理を、迅速
かつ確実に行うことができる。

【０１２６】さらに請求項７に記載の発明によれば、ど
こかで運用が停滞している文書等を容易に確認でき、こ
の結果文書の流通状態を最新状態に保つことが容易にな
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明による文書管理システムの基本構成を示
す略線的ブロック図である。

【図２】本発明による文書管理システムの一実施形態の
全体構成を示す略線図である。

【図３】サーバに格納される管理情報の説明に供する略
線図である。

【図４】パスワード格納領域に格納されるデータの内容
を示す図である。

【図５】最新設計変更番号格納領域に格納されるデータ
の内容を示す図である。

【図６】最新バーコード番号格納領域に格納されるデー
タの内容を示す図である。

【図７】文書コード格納領域に格納されるデータの内容
を示す図である。

【図８】配布先格納領域に格納されるデータの内容を示
す図である。

【図９】文書発行履歴格納領域に格納されるデータの内
容を示す図である。

【図１０】文書詳細履歴格納領域に格納されるデータの
内容を示す図である。

【図１１】文書受領履歴格納領域に格納されるデータの
内容を示す図である。

【図１２】文書発行処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図１３】文書発行処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図１４】アクセス可否判定サブルーチンを示すフロー
チャートである。

【図１５】文書発行処理時のデータの流れの説明に供す
る図である。

【図１６】新規文書を発行した際の当該文書についての
発行詳細データの書発行詳細履歴格納領域への追加の説
明に供する図である。

【図１７】文書受領処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図１８】文書受領処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図１９】文書受領処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図２０】文書受領処理時のデータの流れの説明に供す
る図である。

【図２１】文書受領処理と文書発行詳細履歴格納領域内
のデータの関係の説明に供する図である。

【図２２】文書受領履歴格納領域の内容を示す図であ
る。

【図２３】文書回収処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図２４】文書回収処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図２５】文書回収時のデータの流れの説明に供する図
である。

【図２６】文書廃却処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図２７】文書廃却処理手順を示すフローチャートであ
る。

【図２８】文書廃却処理時のデータの流れの説明に供す
る図である。

【図２９】処理手順を示すフローチャートである。

【図３０】文書コピー時のデータの流れの説明に供する
図である。

【図３１】最新文書判定処理手順を示すフローチャート
である。

【図３２】最新文書判定時のデータの流れの説明に供す
る図である。

【図３３】管理情報収集処理手順を示すフローチャート
である。

【図３４】従来の文書の運用管理の仕方を説明するため
の図である。

【図３５】従来の他の文書の運用管理の仕方を説明する
ための図である。

【符号の説明】

Ａ−１（１１Ａ、１２Ａ） 識別データ形成手段
（コンピュータ） Ａ−２（１１Ａ、１２Ａ） 管理情報形成手段（コ
ンピュータ） Ａ−３（１１Ａ、１２Ａ） 管理情報変更手段（コ
ンピュータ） Ａ−４（１１Ａ、１２Ａ） 妥当性判断手段（コン
ピュータ） Ｂ（１１Ｂ、１２Ｂ） 識別データ付加手段
（バーコード発行装置） Ｃ（１１Ｃ、１２Ｃ） データ読取手段（バー
コード読取装置） １７ 管理情報格納手段（デ
ータ格納部） １８ 情報書込/読出手段
（データ書込／読出部） Ｄ５ 文書識別データ（バー
コードデータ） Ｄ１００ 管理情報

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の部署間で運用される文書の運用状
   態を管理する文書管理方法において、 各文書ごとに当該各文書を識別するための文書識別デー
   タを形成すると共に、当該文書識別データを対応する文
   書に付加し、 前記各文書の運用管理のための管理情報を前記文書識別
   データに対応させて所定のデータ格納手段に格納し、 ある文書について、発行、受領、回収及び又はコピー等
   の運用処理が施されたとき、その運用処理が施された文
   書の前記管理情報を前記文書識別データに基づいて前記
   データ格納手段から読み出して、当該前記管理情報の内
   容をその運用処理に応じて変更又は追加した後、再び前
   記データ格納手段に格納するようにしたことを特徴とす
   る文書管理方法。
2. 【請求項２】 ある文書について、発行、受領、回収、
   コピー等の運用処理が施されるごとに、その運用処理が
   施される文書の前記管理情報を前記文書識別データに基
   づいて前記データ格納手段から読み出し、当該管理情報
   に基づいて当該運用処理の妥当性を判断することを特徴
   とする請求項１に記載の文書管理方法。
3. 【請求項３】 複数の部署間で運用される文書の運用状
   態を管理するようになされた文書管理システムにおい
   て、 各文書ごとに各文書を識別するための文書識別データを
   形成する識別データ形成手段と、 前記文書識別データを対応する文書ごと付加する識別デ
   ータ付加手段と、 前記各文書識別データのそれぞれに対応するように前記
   文書の運用管理のための管理情報を形成する管理情報形
   成手段と、 前記各文書識別データに対応させて前記管理情報を格納
   する管理情報格納手段と、 文書に付加された前記文書識別データを読み取るデータ
   読取手段と、 前記管理情報形成手段により形成された前記管理情報を
   前記管理情報格納手段に書き込むと共に、前記データ読
   取手段により読み取られた前記文書識別データに対応す
   る前記管理情報を前記管理情報格納手段から読み出す情
   報書込／読出手段と、 各文書について、発行、受領、回収、コピー等の運用処
   理が施されるごとに、当該運用処理が施される文書を前
   記データ読取手段により読み取られた文書識別データに
   基づき特定し、当該文書の前記管理情報の内容をその運
   用処理に応じて変更又は追加する管理情報変更手段とを
   具えることを特徴とする文書管理システム。
4. 【請求項４】 ある文書について前記運用処理が施され
   るごとに、前記データ読取手段によって読み取られた当
   該運用処理対象文書の前記文書識別データを基に前記情
   報書込／読出手段によって前記管理情報格納手段から読
   み出された当該運用処理対象文書に対応する前記管理情
   報に基づいて、当該運用処理の妥当性を判断する妥当性
   判断手段を具えることを特徴とする請求項３に記載の文
   書管理システム。
5. 【請求項５】 前記管理情報格納手段には、運用処理を
   行う各オペレータが各運用処理を行う権限があるか否か
   を示す運用可否データが各オペレータの識別データに対
   応して格納されており、 前記文書管理システムは、運用処理を行おうとするオペ
   レータによって所定の入力手段から入力される当該オペ
   レータの識別データを基に前記情報書込／読出手段によ
   って前記管理情報格納手段から読み出された前記運用可
   否データに基づいて、当該オペレータによる運用処理の
   妥当性を判断する妥当性判断手段を具えることを特徴と
   する請求項３に記載の文書管理システム。
6. 【請求項６】 前記管理情報は、各文書ごとに、その文
   書が内容に関して何回目に変更されたものであるかを示
   す文書変更情報を含むことを特徴とする請求項３、請求
   項４又は請求項５に記載の文書管理システム。
7. 【請求項７】 前記管理情報格納手段には、発行された
   各文書の受領状況や回収状況等の運用状況を表すステー
   タスデータが格納され、 前記管理情報変更手段は、受領処理や回収処理等の運用
   処理が行われるごとに前記ステータスデータを変更する
   ことを特徴とする請求項３、請求項４、請求項５又は請
   求項６に記載の文書管理システム。