JPH09212526A - 書類の管理方法とこの方法の実施に使用する装置並びに書類ホルダ− - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課 題】 比較的小規模の書類管理に好適で、特に
返却形態をより自由に行う。 【解決手段】 書類保持具１又は書類表面の一部に、書
誌的事項４を記載するとともに、その記載内容に対応さ
せてコ−ド化した情報を、書誌的事項記載欄に隣接した
場所に二次元コ−ド５で記録する。記録を具備した各書
類保持具又は書類を書架、ラック、ファイリングキャビ
ネット等による収納部10にランダムに収納する。収納し
た各書類保持具又は書類の二次元コ−ドを、各収納部に
並べた書類保持具１又は書類の順にリ−ダ９により逐次
読取ってその収納部10を示すコ−ドと共にコンピュ−タ
８のメモリに読出し可能に格納する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、書類ホルダ−に保
持させた様々な文書，書類等、或は、そのようなホルダ
−に保持されない書類自体の管理方法とそのための装
置、並びに、書類ホルダ−に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、書類や書籍等の文書の管理方法と
しては、ほぼ完全に自動化された、例えば、病院カルテ
の管理方法や国会図書館のような大規模図書館などにお
ける図書の管理方法が知られている。

【０００３】ほぼ完全に自動化された上記のカルテ等の
管理方法は、大量で多岐に亘るカルテ等を一度に出し入
れするような場合には、その出し入れ操作を自動ロボッ
ト状のピッカ−によって自動的に行うため、効率よくし
かも省力的に作業を進めることができるという利点があ
るが、収納棚等の収納部への出し入れに関しては人手が
介入する余地がなく余りにも完全に自動管理されている
ため、専任のオペレ−タが不可欠であったり、小部数の
カルテ等の頻繁な出し入れをするには、逆に手間や時間
がかかって余り効率的といえない面がある。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】本発明はこのような点
に鑑み、比較的小規模の保管量の書類の管理に好適であ
り、また、何時でも誰でもが必要な書類を迅速に出し入
れすることができ、殊に、返却形態をより自由に行うこ
とができるようにすることによって利用し易い書類の管
理方法とそのための装置を提供することを課題とするも
のである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決すること
を目的としてなされた、本発明管理方法の構成は、書類
を収納できる袋状，ホルダ−状等をなす書類保持具又は
前記書類の表面の一部に、前記書類のタイトル，作成
日，作成者，管轄部署，キ−ワ−ド，抄録等の書誌的事
項を記載すると共に、その記載内容に対応させてコ−ド
化した情報を前記書誌的事項の記載欄に隣接した場所に
二次元コ−ドにより記録し、該記録を具備した各書類保
持具又は各書類を、書架，ラック，ファイリングキャビ
ネット等による収納部にランダムに収納し、収納された
各書類保持具又は書類の前記二次元コ−ドを、各収納部
に並べられた書類保持具又は書類の順にリ−ダにより逐
次読取ってその収納部を示すコ−ドとともにコンピュ−
タのメモリに読出し可能に格納し、目的とする書類保持
具又は書類を捜す者は、その書類保持具又は書類に付与
された前記書誌的事項のいずれかを前記コンピュ−タを
操作して入力することにより当該書類保持具又は書類が
収納された収納部を前記コンピュ−タの表示画面に表示
させ、表示された収納部において目的の書類保持具又は
書類を取出すことを特徴とするものである。

【０００６】また、本発明管理方法は、上記構成におい
て、用済み後の書類保持具又は書類は、返却専用の収納
部又はもとの収納部にランダムに返却収納し、返却専用
収納部に返却された書類保持具又は書類は、当該収納部
を示すコ−ドと共にその書類保持具又は書類の二次元コ
−ドをリ−ダにより読取らせることにより、元の収納部
のデ−タを更新するか、又は、更新デ−タともとのデ−
タを併有すると共に返却専用の収納部の収納デ−タを前
記コンピュ−タのメモリに読出し可能に格納することを
特徴とするものである。

【０００７】そして、上記管理方法を実施するための装
置の構成は、キ−ボ−ド等による入力部，ＣＲＴ等によ
る表示部，プリンタ−による出力部，前記入力部と出力
部，表示部間での信号を処理し、書込み，読出し自在に
記憶するメモリとデ−タの演算処理部を具備したコンピ
ュ−タであって、書類保持具又は書類に表示される書誌
的事項を、前記入力部から入力することによりコ−ド化
して前記メモリに格納すると共に、前記出力部からメモ
リに格納された前記書誌的事項と該事項の二次元コ−ド
化された内容をラベル用紙に印刷してプリントアウトす
るコンピュ−タと、書類保持具又は書類に貼付された前
記ラベル用紙の二次元コ−ドを読取らせることにより、
その読取りデ−タを前記書類保持具又は書類の収納デ−
タとして前記コンピュ−タに入力しメモリに格納させる
リ−ダとから成ることを特徴とするものである。

【０００８】更に、上記の本発明管理方法に使用する書
類ホルダ−の構成は、文書，書類を挟持又は収納できる
表紙状又は袋状をなす書類ホルダ−であって、挟持又は
収納した文書，書類に関するタイトル等の書誌的事項の
記録欄を具備すると共に、当該ホルダ−の外周縁に切除
可能に形成した複数のノッチ部を形成したことを特徴と
するものであり、また、この書類ホルダ−の記録欄は、
ラベルで形成するか、又は、書類ホルダ−に直に形成す
る記録欄であって、文字，図形，記号による記載欄と、
その記載内容をコ−ド化して記録した二次元コ−ド欄と
を具備することを特徴とするものである。

【０００９】

【発明の実施の形態】次に本発明の実施形態について図
に拠り説明する。図１は本発明管理方法に使用する本発
明書類ホルダ−の一例の斜視図、図２は図１の書類ホル
ダ−に貼付するラベルの正面図、図３は本発明管理方法
において使用する機器，用具類の関連構成を示す斜視図
である。

【００１０】図において、１は、本発明管理方法に使用
する書類保持具又は書類の一例として挙げた本発明書類
ホルダ−の一例であり、ここでは、比較的厚手又は硬質
の一枚の紙や合成樹脂製等のシ−トを２つ折りして表紙
1aと裏表紙1bを形成し、両表紙1a，1bの間に書類等を挟
むか、或は、挟んで綴込む形式のものである。なお、本
発明方法に使用できる書類保持具は、上記の本発明書類
ホルダ−以外のものであっても書類が保持できるもので
あれば、形式は問わない。例えば、ファイル、バインダ
−、袋状ホルダ−などであってもよい。また、本発明管
理方法は、上記のような書類保持具を介在させない書類
自体、例えば、カルテ，レポ−ト等の綴じ込まれた書
類，アルバム，書籍等であってもそのまま適用できる。
従って、本発明における管理対象には、上記各種の書類
ホルダ−のほか、ノ−ト類，書箱類、或は、その他の書
類自体も含む。

【００１１】２は上記書類ホルダ−１における表紙1aの
上辺に突出形成した見出し部、３はこの見出し部に貼着
したラベルの一例で、このラベル３に本発明方法の実施
に必要な書誌的事項４と該書誌的事項４をコ−ド化した
２次元コ−ド５との記録欄が印刷等により形成されてい
る。書誌的事項４と二次元コ−ド５については、後に詳
述する。６は前記ラベル３に複数の枠体を描いて形成し
たチェック欄で、このラベル３が付されたホルダ−１の
利用時、利用の度に一つの欄に適宜マ−クを施して利用
回数又は利用頻度を記録するためのものである。７は、
前記チェック欄６と併用して、若しくは、単独で、前記
ホルダ−１の表紙1aにおいて貼付したラベル３と干渉し
ない上辺に切取線によって複数個を並べて形成したノッ
チ部で、このノッチ部７も使用回数や頻度に応じてその
切取線からノッチ部を１個ずつ除去することにより、ホ
ルダ−１の利用状況が判別できるように形成されてい
る。なお、ノッチ部７の形状は図示した例のほか、他の
任意形状であって切取可能なものであればよい。

【００１２】上記ラベル３に記録される書誌的事項４
は、ここではホルダ−１に収められた書類のタイトル4
a、この書類の作成日4b，作成者4c，管轄部署4d，１又
は２以上のキ−ワ−ド4e，抄録4fから成り、また、二次
元コ−ド５は、前記ラベル３上の書誌的事項４の欄と干
渉しない矩形スペ−スの中に、前記各事項4a〜4fの内容
を、矩形のマトリックスパタ−ンによりコ−ド化して表
示したもので、後述するリ−ダのパタ−ン認識によって
読取られるものである。なお、本発明における書誌的事
項４の内容は、上記の各事項4a〜4f以外に関するもので
あってもよい。また、上記書誌的事項４と二次元コ−ド
５は、ラベル３に印刷せず、表紙1a又は裏表紙1bに直接
印刷等により記録する形式であってもよい。図２は本発
明に用いるラベル３の別例を示したものである。

【００１３】図３において、８は本発明方法の実施に使
用するパ−ソナルコンピュ−タ等のコンピュ−タで、こ
こではキ−ボ−ドによる入力部8a、ＣＲＴや液晶表示板
などによる表示部8b、プリンタによる出力部8cを具備し
ていると共に、コ−ドスキャナによるリ−ダ９が第二入
力部として設けられている。コンピュ−タ８は、その入
力部8aを操作して特定の書類ホルダ−１に関する書誌的
事項４の各事項4a〜4fが入力されると、その入力事項が
メモリに格納されると共に、前記入力事項が二次元マト
リックスコ−ド化されてメモリに格納される。このよう
にして各書類ホルダ−１について、夫々に前記書誌的事
項４の各事項4a〜4fを入力部8aから入力する。上記の入
力操作によってメモリに格納された各書類ホルダ−１の
書誌的事項４は、それを各ホルダ−１ごと出力部8cによ
って出力させると、図２に例示する形態のラベル３に、
各事項4a〜4fと、これら各事項4a〜4fが２次元コ−ド化
されたマトリックスパタ−ンが二次元コ−ド５として印
刷される。従って、プリントアウトされた各ラベル３
を、対応する夫々の書類ホルダ−１の見出し２の部分に
貼着することによって、本発明管理方法に使用される表
示が形成された本発明書類ホルダ−１が形成される。

【００１４】10は、上記のようにして書誌的事項４の各
事項4a〜4fがコンピュ−タ８のメモリに入力された各書
類ホルダ−１を収納するための収納部の一例として配置
したキャビネットで、ここでは各抽出10a〜10cに、リ−
ダ９で読取ることができるコ−ド10d〜10fが付与されて
いる。書類ホルダ−１の収納部は、図示したキャビネッ
ト10以外の棚状の収納部であってもよい。

【００１５】本発明では、上記のようにしてラベル３を
貼着した各書類ホルダ−１を、全くランダムに、或は、
適当の順番等を付与し乍ら、キャビネット10の各抽出10
a〜10bに収納する。各書類ホルダ−１の収納が完了した
ところで、リ−ダ９により、抽出10aのコ−ド10dを読取
り、これに引きつづき当該抽出10aに収納されている各
書類ホルダ−１の２次元コ−ド５を前記リ−ダ９によっ
て読取る。

【００１６】上記リ−ダ９による読取りによって、抽出
10aに収納された各書類ホルダ−１の書誌的事項4a〜4f
が、その収納抽出10aのコ−ドデ−タと共に、読取り順
にコンピュ−タ８のメモリに読出し可能に格納される。
このメモリ内容の読出しは、上記の各事項4a〜4fのいず
れかを、コンピュ−タ８の入力部8aを操作によって、該
当する事項4a〜4fが記録された書類ホルダ−１の当該事
項4a〜4fと、そのホルダ−１が収納された抽出10a〜10c
のいずれかを示すコ−ドと共に表示部8bに表示される。

【００１７】この場合において、入力したいずれかの書
誌的事項4a〜4fが同一の書類ホルダ−１が２以上ある場
合には、該当するすべてのホルダ−１とその収納された
抽出10a〜10cとが表示部8bに表示される。なお、表示部
8bに表示されるホルダ−１の数を減じたい場合には、入
力する書誌的事項4a〜4fの項数を論理積条件下で２以上
にすればよい。

【００１８】従って、目的の書類を捜す者は、上記操作
によって表示部8bに表示された書類ホルダ−１が入って
いる収納部10a〜10cのいずれかを引出し、その中の書類
ホルダ−１のラベル３の表示を見乍ら目的の書類ホルダ
−１を抽出する。

【００１９】上記のようにして、目的の書類ホルダ−１
を取出してそれを利用した者は、当該ホルダ−１を元の
収納部10a〜10cのいずれかに返却するか、又は、図示し
ていないが、返却専用の収納部に返却する。この返却
は、収納部にランダムに入れれば足り、収納部内での収
納位置を特定する必要はない。こうすることにより、返
却に凡そ気づかいをする必要をなくして、利用者の確実
な返却を促進させ、借出し書類の散逸を防ぐことが可能
になる。

【００２０】本発明方法において、返却専用の収納部に
利用済みの書類ホルダ−１を返却する方式をとった場
合、収納部10a〜10cの収納ホルダ−数が減少すると共
に、返却専用のホルダ−数が増加する。そこで、本発明
では一定期間経過ごとに、各収納部10a〜10cに入ってい
る書類ホルダ−１のラベル３の二次元コ−ド５をリ−ダ
９によって読取り、コンピュ−タ８内の各収納部10a〜1
0cに関するメモリの内容を更新すると共に、返却専用収
納部に収納された書類ホルダ−１について、そのラベル
３の二次元コ−ド５をリ−ダ９によって読取り、これを
返却専用収納部の内容を示すデ−タとして当該収納部の
コ−ドと一体に、新たな収納デ−タとしてコンピュ−タ
８のメモリ内に格納する。ここで、本発明においては、
各収納部10a〜10cに関するもとのメモリ内容はそのまま
残しておき、このデ−タと更新したデ−タとをメモリ内
に併有させるようにし、もとの収納内容と現在の収容内
容とを比較できるようにすることもある。

【００２１】上記のような態様で書類ホルダ−１をその
収納部10a〜10cから取出して適宜利用し、使用後の書類
ホルダ−１を返却専用の収納部に返却することを継続し
ていると、書類ホルダ−１は、当初の収納部10a〜10cか
ら返却専用の収納部へ徐々に移ることとなる。このよう
な場合、本発明管理方法では、当初の収納部10a〜10cの
書類ホルダ−１を、例えば、１箇所の収納部10a〜10cの
いずれかに集約して、空の収納部を作り、空になった収
納部を次の返却専用収納部として使用できるようにす
る。

【００２２】従って、本発明では、上記の返却態様をと
ることによって、返却専用の収納部がやがて通常の収納
部になリ、空になったもとの収納部を次の返却専用の収
納部にするといった具合に、返却専用の収納部を時間の
経過とともに半ば自動的に他の収納部に代替すると共
に、各収納部に収納される書類ホルダ−１も変化してい
くので、一定期間、例えば、２〜３ヶ月乃至は半年単位
程度のインタ−バルで、各収納部10a〜10cと返却専用の
収納部の収納ホルダに関するデ−タを更新することによ
り、各収納部に収納された書類ホルダ−１のデ−タを定
期的に更新した状態でメモリ内に保持できる。

【００２３】

【発明の効果】本発明は以上の通りであって、多種多様
の内容の多数の書類を柔軟な管理態勢の下で、出し入れ
自由、特に、返却は専用の収納部にランダムに収納すれ
ば足りるようにして管理するので、必要な書類の出し入
れを頻繁に行う場合であっても、誰もが容易にその書類
を見出して利用することができ、また、返却は専用の収
納部に収納しさえすれば足りるので、返却のために特別
な操作や手順が不要であるから全く手間がかからず、書
類が散逸し難く戻り易いという利点がある。

【００２４】また、上記のような自由な出し入れが許容
されても、特定収納部に収納された書類のデ−タは、最
新のデ−タによって各収納部の書類ホルダ−のラベルの
二次元コ−ドをリ−ダで読むだけで常にコンピュ−タ内
のメモリに保持されるから、デ−タ更新の手間も殆んど
かからない。

【００２５】上記の本発明管理方法を実施するために使
用する装置は、入，出力部、表示部、及び、入力する書
誌的事項を二次元コ−ド化する機能、並びに、ラベル又
は表紙へのプリント機能と該ラベル又は表紙への二次元
コ−ドのプリント機能を有するプリンタを具備した小形
のコンピュ−タと、前記ラベル又は表紙上の二次元コ−
ドを読取り前記コンピュ−タに入力するリ−ダとから形
成され、この装置に加え、管理対象となる必要な記録が
表示された書類保持具又は書類と、キャビネットや棚に
よる書類収納部とがあれば、直ちに本発明管理方法が適
用できるので、小規模の図書館や管理すべき書類の量が
それ程多くない事業所などにおける書類の管理方法、並
びに、装置として、容易かつ比較的低価格で導入できる
という利点がある。

【００２６】また、上記の管理方法に使用する書類ホル
ダ−は、その表紙に利用頻度を示すために切除可能な複
数のノッチ部を列設したから、切除されたノッチ部を一
見するだけで、各ホルダ−の利用状況を知得することが
でき、従って、各書類ホルダ−の収納位置を更新する場
合などに、利用頻度の高いものを集めて管理する場合な
どに容易に対応できるなど、書類管理のうえで有用であ
る。

【００２７】従って、本発明は、書類の半自動的で自由
な管理方法、及び、そのための装置、並びに、この方法
に使用する書類ホルダ−としてきわめて有用である。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明管理方法に使用する本発明書類ホルダ−
の一例の斜視図。

【図２】図１の書類ホルダ−に貼付するラベルの別例の
正面図。

【図３】本発明管理方法において使用する機器，用具類
の関連構成を示す斜視図。

【符号の説明】

１ 書類ホルダ− ２ 見出し部 ３ ラベル ４ 書誌的事項 ５ 二次元コ−ド ６ チェック欄 ７ ノッチ部 ８ コンピュ−タ ９ リ−ダ 10 キャビネット

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁶ 識別記号 庁内整理番号 ＦＩ 技術表示箇所 Ｂ６５Ｇ 1/137 Ｂ６５Ｇ 1/137 Ａ

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 書類を収納できる袋状，ホルダ−状等を
   なす書類保持具又は前記書類の表面の一部に、前記書類
   のタイトル，作成日，作成者，管轄部署，キ−ワ−ド，
   抄録等の書誌的事項を記載すると共に、その記載内容に
   対応させてコ−ド化した情報を前記書誌的事項の記載欄
   に隣接した場所に二次元コ−ドにより記録し、該記録を
   具備した各書類保持具又は各書類を、書架，ラック，フ
   ァイリングキャビネット等による収納部にランダムに収
   納し、収納された各書類保持具又は書類の前記二次元コ
   −ドを、各収納部に並べられた書類保持具又は書類の順
   にリ−ダにより逐次読取ってその収納部を示すコ−ドと
   ともにコンピュ−タのメモリに読出し可能に格納し、目
   的とする書類保持具又は書類を捜す者は、その書類保持
   具又は書類に付与された前記書誌的事項のいずれかを前
   記コンピュ−タを操作して入力することにより当該書類
   保持具又は書類が収納された収納部を前記コンピュ−タ
   の表示画面に表示させ、表示された収納部において目的
   の書類保持具又は書類を取出すことを特徴とする書類の
   管理方法。
2. 【請求項２】 書類を収納できる袋状，ホルダ−状等を
   なす書類保持具又は書類の表面の一部に、前記書類のタ
   イトル，作成日，作成者，管轄部署，キ−ワ−ド，抄録
   等の書誌的事項を記載すると共に、その記載内容に対応
   させてコ−ド化した情報を前記書誌的事項の記載欄に隣
   接した場所に二次元コ−ドにより記録し、該記録を具備
   した各書類保持具又は書類を、書架，ラック，ファイリ
   ングキャビネット等による収納部にランダムに収納し、
   収納された各書類保持具又は書類の前記二次元コ−ド
   を、各収納部に並べられた書類保持具又は書類の順にリ
   −ダにより逐次読取ってその収納部を示すコ−ドととも
   にコンピュ−タのメモリに読出し可能に格納し、目的と
   する書類保持具又は書類を捜す者は、その書類保持具又
   は書類に付与された前記書誌的事項のいずれかを前記コ
   ンピュ−タを操作して入力することにより当該書類保持
   具又は書類が収納された収納部を前記コンピュ−タの表
   示画面に表示させ、表示された収納部において目的の書
   類保持具又は書類を取出し、用済み後の書類保持具又は
   書類は、返却専用の収納部又はもとの収納部にランダム
   に返却収納し、返却専用の収納部に返却された書類保持
   具又は書類は、当該収納部を示すコ−ドと共にその書類
   保持具又は書類の二次元コ−ドをリ−ダにより読取らせ
   ることにより、元の収納部のデ−タを更新するか、又
   は、更新デ−タともとのデ−タを併存させると共に、返
   却専用収納部の収納デ−タを前記コンピュ−タのメモリ
   に読出し可能に格納することを特徴とする書類の管理方
   法。
3. 【請求項３】 リ−ダにより読取った二次元コ−ドのデ
   −タは、記録された書誌的事項の内容によって並べ替
   え、コンピュ−タのメモリに格納する請求項１又は２の
   書類の管理方法。
4. 【請求項４】 各収納部に収納されている書類保持具又
   は書類について、各収納部ごとに一定のインタ−バルで
   それらの収納部に収納されている書類保持具又は書類の
   書誌的事項の二次元コ−ドをリ−ダにより読取り直し、
   各収納部に収納されている書類保持具又は書類に関する
   メモリ内のデ−タを更新するか、又は更新デ−タと元の
   デ−タを併存して保持する請求項１〜３のいずれかの書
   類の管理方法。
5. 【請求項５】 書類保持具は、袋状、又は、表裏の表紙
   を具備した書類ホルダ−である請求項１〜４のいずれか
   の書類の管理方法。
6. 【請求項６】 書類は、綴られたノ−ト又は帳票若しく
   は書籍である請求項１〜４のいずれかの書類の管理方
   法。
7. 【請求項７】 キ−ボ−ド等による入力部，ＣＲＴ等に
   よる表示部，プリンタ−による出力部，前記入力部と出
   力部，表示部間での信号を処理し、書込み，読出し自在
   に記憶するメモリとデ−タの演算処理部を具備したコン
   ピュ−タであって、書類保持具又は書類に表示される書
   誌的事項を、前記入力部から入力することによりコ−ド
   化して前記メモリに格納すると共に、前記出力部からメ
   モリに格納された前記書誌的事項と該事項の二次元コ−
   ド化された内容をラベル用紙に印刷してプリントアウト
   するコンピュ−タと、書類保持具又は書類に貼付された
   前記ラベル用紙の二次元コ−ドを読取らせることによ
   り、その読取りデ−タを前記書類保持具又は書類の収納
   デ−タとして前記コンピュ−タに入力しメモリに格納さ
   せるリ−ダとから成ることを特徴とする書類の管理装
   置。
8. 【請求項８】 文書，書類を挟持又は収納できる表紙状
   又は袋状をなす書類ホルダ−であって、挟持又は収納し
   た文書，書類に関するタイトル等の書誌的事項の記録欄
   を具備すると共に、当該ホルダ−の外周縁に切除可能に
   形成した複数のノッチ部を形成したことを特徴とする書
   類ホルダ−。
9. 【請求項９】 書誌的事項の記録欄は、文字，図形，記
   号による記載欄と、その記載内容をコ−ド化して記録し
   た二次元コ−ド欄とから成る請求項８の書類ホルダ−。