JP7481766B1 - 費用管理システム及び制御プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 特定の者が参加可能なイベントの参加費用の請求等をより効率的に管理できるシステムを提供する。【解決手段】 費用管理システム１００は、イベントの実行費用を含むイベントに関する情報を記憶するイベント情報記憶部１１２と、イベントに参加可能な複数の者の識別情報と、当該識別情報に紐付けられた請求先情報を記憶する請求先情報記憶部１１４と、イベントに参加する者に紐付けられた請求先情報に基づいてイベントの実行費用を請求する請求出力部１１６とを備える。【選択図】図１

Description

本開示は、費用管理システム及び制御プログラムに関する。

従来、イベントの参加費用を効率的に請求し、かつ支払い確認するためのシステムが知られている（特許文献１）。

特開２００５－２５０６２５号公報

特許文献１に開示されているシステムは、不特定多数の者が参加可能なイベントの参加費用の請求等を効率化するものである。これに対して本開示は、メンバーが決められた団体等に所属する特定の者が参加可能なイベントについて、イベントの参加費用の請求等をより効率的に管理できるシステムを提供することを目的とする。

本開示の一態様によれば、イベントの実行費用を含むイベントに関する情報を記憶するイベント情報記憶部と、イベントに参加可能な複数の者の識別情報と、当該識別情報に紐付けられた請求先情報を記憶する請求先情報記憶部と、イベントに参加する者に紐付けられた請求先情報に基づいてイベントの実行費用を請求する請求出力部とを備える費用管理システムが提供される。

実施形態による費用管理システム及びその周辺構成を示すブロック図である。 イベントに関する情報のテーブルの一例を示す。 クラブ活動管理システムの概略フローを示す図である。 ステップにおいて各端末に表示される画面の一例を示す。 ステップにおいて各端末に表示される画面の一例を示す。 ステップにおいて各端末に表示される画面の一例を示す。 制御プログラムのブロック図である。

以下、本開示の実施形態について説明する。実施形態による決済処理システムは例示に過ぎず、各構成は本開示の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更可能である。特に以下の実施形態では、費用管理システム等を実現するためのハードウェア及び機能ブロックを明示して詳細な説明を行う。しかしながら、本開示の趣旨に従えばどのハードウェアがどのような機能を実現するのかは適宜変更可能であることは明らかである。また、各機能ブロックを同一のハードウェア若しくはソフトウェア、又は異なるハードウェア若しくはソフトウェアにより実現可能であることも明らかである。また、各情報を記憶する記憶部は、揮発性又は不揮発性の記憶デバイスにより実現される。記憶部に記憶された情報は、プロセッサの組み合わせにより実現されるＣＰＵにより特定の領域に展開され処理される。

また、以下の説明において複数種類の「端末」を用いるが、端末とは使用者が操作可能な携帯型端末（例えばスマートフォン）や、情報処理装置（例えばパーソナルコンピュータ）を指す。以下の説明においてイベントの例を幾つか例示しながら、当該イベントの運営者や端末の役割を説明するが、本開示は例示したイベント以外にも適用可能である。

図１は、費用管理システム及びその周辺構成を示すブロック図である。図１に示すように、費用管理システム１００は、申請者端末１０２、承認者端末１０４、参加者端末１０６、及び決済管理システム１０８のそれぞれと通信可能に接続されている。費用管理システム１００と各端末は、インターネット等の通信手段により双方向通信可能に接続されている。

まず費用管理システム１００の周辺環境について説明する。

申請者端末１０２は、費用管理システム１００で処理されるイベントの費用に関する申請を行う者（つまり申請者）によって操作される。申請者は、イベントの運用に携わる者である。一例としてイベントが会員のみが聴くことができるコンサートである場合、申請者はコンサートの運営者であって会計を担当する者である。イベントがサークル会員のみが参加可能なレジャーイベントである場合、申請者はサークルの運営者であって会計を担当する者である。イベントが学校のクラブ活動に関するものである場合、申請者はクラブ活動の顧問やマネージャーである。

承認者端末１０４は、申請者が申請したイベントの費用を承認する者によって操作される。承認者端末１０４には、イベントの費用に関する情報を含めたイベントに関する情報が送信される。承認者は、受信した内容を参照してイベントの承認を行う。承認者は、イベントの運用に直接携わる者で無くてもよい。イベントが上述したコンサートである場合、承認者としては申請者の上長であるのがよい。イベントが上述したレジャーイベントである場合、承認者としては申請者とは別のサークル会員であるのがよい。イベントが上述したクラブ活動に関するものである場合、承認者としては学校の管理職（教頭、校長等）であるのがよい。このような者を承認者として選定することにより、イベントの実行費用の透明化を図れる。

なお、いずれの場合も承認者は申請者と別の者であることを条件として、イベントの運営者の体制に応じて適宜選択可能である。必ずしも承認者を選定する必要はなく、イベントの規模（費用の金額）によっては、承認者を設けないという選択肢もある。

参加者端末１０６は、イベントに参加可能な者に紐付けられた端末である。イベントに参加可能な者とは、イベントに参加する権利を有する者をいう。上述の例で言えばイベントに参加可能な者とは、コンサート会員、サークル会員、又は部員をいう。参加者端末は、イベントに参加可能な者が所有する端末である必要はない。例えば、イベントに参加可能な者が学生である場合、その学生の保護者の所持する端末を参加者端末１０６として取り扱ってもよい。

決済管理システム１０８は、イベントの実行費用の決済を実行するためのシステムである。例えば、イベントの実行費用をクレジットカードにより決済する場合、決済管理システム１０８はクレジットカード会社のシステムとなる。また、イベントの実行費用を銀行振込により決済する場合、決済管理システム１０８は銀行のシステムとなる。また、イベントの実行費用を電子マネーやＱＲコード（商標登録）により決済する場合、決済管理システム１０８は、電子マネーシステム等の運用会社のシステムとなる。

次に費用管理システム１００の構成を説明する。費用管理システム１００は、イベント管理部１１０と、イベント情報記憶部１１２と、請求先情報記憶部１１４と、請求出力部１１６と、承認要求部１１８と、請求管理部１２０と、収支情報取得部１２２と、収支情報出力部１２４とを備える。この例では、費用管理システム１００は、情報処理装置及びそこにインストールされた制御プログラムにより実現される。費用管理システム１００が取得する情報は、申請者端末１０２等の外部端末から入力されるか、キーボード等の入力装置を介して入力される。

イベント管理部１１０は、各部を制御するためのプログラムを実行する。以下、費用管理システム１００の各部について説明するが、各処理は、イベント管理部１１０で実行されるプログラムの指令に基づき各部が実行するものとする。

イベント情報記憶部１１２は、イベントに関する情報を記憶する。イベントに関する情報とは、イベントに直接又は間接的に関連する情報である。

図２は、イベントに関する情報のテーブルの一例を示す。図２に示すように、イベントに関する情報としては、イベントの内容２００、イベントの日時２０２、イベントのスケジュール（つまり工程）２０４、イベントの実行費用総額２０６を含む。イベントに関する情報は、申請者が申請者端末１０２を介して費用管理システム１００に入力されるのがよい。つまりイベントに関する情報は、費用管理システム１００に予め記憶された情報である。またイベントに関する情報として、参加者の費用負担に関する情報２０８がある。参加者の費用負担に関する情報２０８は、申請者が予め決定された負担割合に関する情報である。参加者の費用負担に関する情報２０８は割合に限らず、参加者毎に負担金額を調整する（役職等に応じて負担金額を変更する等）ものであってもよい。さらに、イベントに関する情報としては、イベントに参加する者に関する識別情報２１０を含む。また、イベントに関する情報としては、決済期限に関する情報２１２を含む。

図１に戻り、請求先情報記憶部１１４は、イベントに参加可能な複数の者の識別情報と、当該識別情報に紐付けられた請求先情報を記憶する。識別情報は、イベントに参加可能な複数の者（会員、部員等）の氏名に関する情報又は複数の者を個別に識別可能な情報を含む。請求先情報は、決済先に関する情報である。請求先情報は、イベントの実行費用の決済方法により異なる。決済方法がクレジットカードによる場合、請求先情報はクレジットカードの番号となる。また、決済方法が銀行口座からの引き落としである場合、請求先情報は銀行口座の番号となる。請求先情報記憶部１１４に記憶された識別情報と請求先情報は、申請者端末１０２を介して入力されても良いし、参加者端末１０６を介して入力されてもよい。

請求出力部１１６は、イベントに関する情報を参照してイベントの実行費用を請求する。具体的には請求出力部１１６は、イベントの実行費用総額２０６、費用負担に関する情報（つまり、負担割合）２０８、及び参加者に関する識別情報２１０（図２参照）、並びに参加者の請求先情報に関する情報を参照する。請求出力部１１６は、これらの情報に基づいて各参加者が負担すべき金額を算出（例えば、実行費用総額２０６を参加人数で割る）し、各参加者に紐付けられた請求先情報に向けて請求を行う（つまり、決済管理システム１０８に送信する）。つまりここでいう、イベントの実行費用の請求、とは、参加者一人に対して実行費用の総額を請求するのではなく、各参加者が負担すべき金額を分割して全ての参加者に請求することをいう。各参加者の決済方法が異なる場合、請求出力部１１６は、複数の決済管理システムに向けてそれぞれ請求を行う。詳細は後述するが、イベントの実行費用の請求は、決済管理システム１０８に直接行っても良いし、参加者端末１０６に請求を承認するよう要求するメッセージ等を送って間接的に行っても良い。

承認要求部１１８は、イベントに関する情報の承認を要求する。具体的には承認要求部１１８は、申請者端末１０２を介してイベントに関する情報が入力され、申請者から承認指示が出されたときに、承認者端末１０４に向けて承認を要求する。承認の要求には、イベントに関する情報を掲載するのがよい。これにより承認者は、イベントに関する情報を取得できる。承認者がイベントに関する情報を参照して承認を行うと、承認者端末１０４から承認要求部１１８に向けて認可情報が送信される。

請求管理部１２０は、請求出力部１１６が出力した請求の処理状況を管理する。請求管理部１２０は、イベント情報記憶部１１２に記憶された、イベントに関する情報を参照する。請求管理部１２０はイベントに関する情報の決済期限２１２（図２参照）を参照し、決済期限までに請求が処理されているか否かの処理状況を管理する。決済期限を過ぎても請求が決済されていない場合には、請求管理部１２０は、当該参加者に紐付けられた参加者端末１０６に対してリマインドを送信してもよい。

収支情報取得部１２２は、イベントの収支に関する情報を取得する。具体的には収支情報取得部１２２は、申請者端末１０２に入力されたイベントの収支に関する情報を取得する。イベントの収支に関する情報は、イベントの終了後に、申請者が申請者端末１０２に入力する情報である。イベントの収支に関する情報は、該当するイベントを実行するのに要した費用（支出）と収入に関する情報である。収支情報取得部１２２は、申請者端末１０２から費用管理システム１００に送信された、イベントの収支に関する情報を取得する。イベントの収支に関する情報には、例えば領収書の画像ファイルを紐付けられるようにしてもよい。

収支情報取得部１２２は、イベントの収支に関する情報を承認者端末１０４に送信し、承認者の承認を要求してもよい。

収支情報出力部１２４は、イベントの収支に関する情報を参加者端末１０６に送信する。具体的には収支情報出力部１２４は、当該イベントの参加者に関する識別情報２１０（図２参照）を参照し、参加者に関する識別情報２１０に紐付けられた参加者端末１０６に向けてイベントの収支に関する情報を送信する。これにより、イベントの収支の透明性を向上させられる。

次に実施例について詳述する。実施例は、費用管理システムを学校のクラブ活動管理システムに適用したものである。

図３は、クラブ活動管理システムの概略フローを示す図である。

図１及び図３に示すように、まず、申請者としての顧問３００が申請者端末１０２を用いてイベントに関する情報を作成し、作成した情報をイベント情報記憶部１１２に記憶させる。顧問３００が作成するイベントに関する情報は、例えばサッカー部の合宿に関する情報であり、合宿に参加させる部員（この例では全部員を複数のチームに分けてそのうちの１チームのみを参加させるものとする）、合宿の日程、スケジュール、費用総額、負担割合等に関する情報を含む。

次に、顧問３００は承認を要求（（１）で示す「申請」）する。具体的には顧問３００は、申請者端末１０２を操作して承認を要求する。これにより、申請者端末１０２から費用管理システム１００に承認の要求が送られる。承認要求部１１８は、申請者端末１０２からの要求に応じて、承認者端末１０４に承認の要求を送信する。この例では、３人の承認者（事務長３０２，教頭３０４，校長３０６）が予め設定されているものとし、承認の要求は各承認者の承認者端末１０４Ａ～１０４Ｃに順次送信（（２）で示す「承認」）される。

最後の承認者である校長３０６が承認をすると、クラブ活動管理システムは、当該イベントに参加する部員の保護者３０８が保有する参加者端末１０６にイベントに関する情報を送信する（（３）で示す「お知らせ」）。部員の端末が参加者端末１０６として登録されている場合には、同様のお知らせを部員３１０に送信してもよい。

次に保護者３０８は、決済を実行する（（４）で示す「決済」）。なおこの例では、保護者３０８が直接決済するものとしているが（つまり、（３）のお知らせが保護者に向けた合宿費用の請求に相当するものとしている）、校長３０６が承認した時点で決済を実行してもよい。

合宿の終了後には、顧問３００が合宿の収支に関する情報を申請者端末１０２に入力する。申請者端末１０２に入力された収支に関する情報は、収支情報取得部１２２により取得される。収支情報取得部１２２は、校長３０６の承認（（７）で示す「承認」）を得た後、保護者の参加者端末１０６に向けて収支に関する情報を送信する。

図４乃至図６は、各ステップにおいて各端末に表示される画面の一例を示す。

図４及び図５は、顧問３００（図３参照）がイベントに関する情報を作成する際に申請者端末１０２（図１参照）に表示される画面を示す。

図４は、イベントに関する情報を作成するために必要な、イベント名、実施期間、承認時に使用する申請タイトル、申請内容、申請費用、一人当たりの費用、及び保護者への案内を入力するためのボックスが表示されている。一人当たりの費用は、申請費用（合宿の費用総額）を参加人数で割って自動的に算出されるものであってもよい。

図５は、イベントに参加可能な者（全部員）からイベントに参加させる者（一部の部員）を選択するための画面を示す。例えば、１軍に所属する一部の部員を合宿に参加させる者として選択する場合、顧問３００（図３参照）は全部員の中から１軍に所属させる部員を選択（ドラッグアンドドロップ）する。その後、顧問３００は、合宿の参加者として１軍を選択し、１軍に所属する部員をイベントに関する情報に含める。

図６は、図３の「お知らせ」として保護者３０８に送信されるメールの一例を示す。保護者３０８がメールを読み、リンクを介して承認をすると、決済管理システム１０８に対して決済が行われる。

次に費用管理システム１００にインストールされた制御プログラムについて詳述する。

図７は制御プログラムのブロック図である。制御プログラム４００は、イベント情報書込指示部４０２と、請求先情報書込指示部４０４と、請求指示部４０６とを備える。

イベント情報書込指示部４０２は、イベントに関する情報をイベント情報記憶部１１２（図１参照）に記憶させる。具体的にはイベント管理部１１０は、イベント情報書込指示部４０２からの指示に基づいて、顧問３００（図３参照）が申請者端末１０２を用いて作成し、費用管理システム１００に送信したイベントに関する情報を、イベント情報記憶部１１２に記憶させる。

請求先情報書込指示部４０４は、識別情報と請求先情報を紐付けて請求先情報記憶部１１４に記憶させる。具体的にはイベント管理部１１０は、請求先情報書込指示部４０４からの指示に基づいて、保護者３０８（図３参照）が参加者端末１０６を用いて作成し、費用管理システム１００に送信した請求先情報を、識別情報と紐付けて請求先情報記憶部１１４に記憶させる。

請求指示部４０６は、請求出力部１１６にイベントの実行費用を請求させる。具体的には請求出力部１１６は、請求指示部４０６からの指示に基づいて、例えば校長３０６が承認を行った後に、決済管理システム１０８に対して決済を行う。また、保護者３０８が「お知らせ」のメールのリンクを介して決済を行う変形例においては、請求出力部１１６は、請求指示部４０６からの指示に基づいて決済用のリンクを生成し、保護者に送信されるメールにリンクを書き込む。

以上のように実施形態及び実施例によれば、特定の者（１軍に所属する部員）に対して効率的にイベントの実行費用の請求を行える。

また、承認者の承認を要求するようにすることで、イベントの実行費用の透明性を確保できる。

また、請求を出力した後にその処理状況を管理することで、支払い忘れ等を減らせる。

また、申請者がイベントの収支を入力できるようにすることで、イベントの収支情報を関係者で共有できる。

本開示は上述の実施形態又は実施例に限られるものではなく、各構成は本開示の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更可能である。

１００ 費用管理システム； １１０ イベント管理部； １１２ イベント情報記憶部； １１４ 請求先情報記憶部； １１６ 請求出力部； １１８ 承認要求部； １２２ 収支情報取得部； １２４ 収支情報出力部

Claims (16)

1. イベントの実行費用を含むイベントに関する情報を記憶するイベント情報記憶部と、
   前記イベントに参加可能な複数の者の識別情報と、当該識別情報に紐付けられた請求先情報を記憶する請求先情報記憶部と、
   前記イベントに参加する者に紐付けられた請求先情報に基づいて前記イベントの実行費用を請求する請求出力部と、
   前記イベントの費用に関わる申請を行う者によって操作される申請者端末と、
   前記申請を行う者が申請したイベントの費用を承認する者によって操作される承認者端末と、
   前記イベントに関する情報の承認を要求する承認要求部と、を備え、
   前記承認要求部は、前記申請者端末を介してイベントに関する情報が入力され、前記申請を行う者から承認指示が出されたときに、前記承認者端末に向けて承認を要求し、
   前記承認する者がイベントに関する情報を参照して承認を行うと、前記承認者端末から承認要求部に向けて認可情報が送信される、
   費用管理システム。
2. 前記イベントに関する情報の承認を要求する承認要求部を備え、
   前記請求出力部は、前記承認要求部による要求が認可されたことを条件として前記イベントの実行費用を請求する、
   請求項１に記載の費用管理システム。
3. 前記請求出力部による請求の処理状況を管理する請求管理部を備える、
   請求項１に記載の費用管理システム。
4. 前記イベントに関する情報は、請求の処理期限に関する情報を含み、
   前記請求の処理期限までに請求が処理されていない場合には、前記請求管理部はその旨を出力する、
   請求項３に記載の費用管理システム。
5. 前記請求先情報は、識別情報に紐付けられた連絡先情報を記憶し、
   前記費用管理システムは、
   前記イベントの収支に関する情報を取得する収支情報取得部と、
   前記イベントに参加する者に紐付けられた連絡先情報に基づいて、前記収支情報取得部が取得した前記収支に関する情報を出力する収支情報出力部とを備える、
   請求項１に記載の費用管理システム。
6. 前記請求出力部は、前記イベントに参加する者の請求先情報のみを参照する、
   請求項１に記載の費用管理システム。
7. 前記イベントに関する情報は、参加者の費用負担に関する情報を含む、
   請求項１に記載の費用管理システム。
8. 参加者の費用負担に関する情報は、前記申請を行う者が予め決定された負担割合に関する情報であって、参加者毎に負担金額を調整可能な情報である、
   請求項７に記載の費用管理システム。
9. 前記イベントに関する情報は、イベントの内容、イベントの日時、イベントのスケジュール、イベントの実行費用総額を含む、
   請求項１に記載の費用管理システム。
10. 前記請求出力部は、参加者端末に請求を承認するよう要求するメッセージを送信する、
    請求項１に記載の費用管理システム。
11. 前記請求出力部は、前記イベントに参加する者のそれぞれが負担すべき金額と、前記イベントに参加する者のそれぞれに紐付けられた請求先情報とを含む情報を、決済を実行する決済管理システムに、送信する、
    請求項１に記載の費用管理システム。
12. 前記決済管理システムは、クレジットカードにより決済するクレジットカード会社ステム、銀行振込により決済する銀行のシステム、電子マネーや二次元バーコードにより決済する電子マネーシステムである、
    請求項１１に記載の費用管理システム。
13. クラブ活動のイベントに関する情報を記憶するイベント情報記憶部と、
    複数の部員の識別情報と、当該識別情報に紐付けられた請求先情報を記憶する請求先情報記憶部と、
    前記複数の部員に紐付けられた請求先情報を参照して前記イベントの実行費用を請求する請求部と、
    前記イベントの費用に関わる申請を行う者によって操作される申請者端末と、
    前記申請を行う者が申請したイベントの費用を承認する者によって操作される承認者端末と、
    前記イベントに関する情報の承認を要求する承認要求部と、を備え、
    前記承認要求部は、前記申請者端末を介してイベントに関する情報が入力され、前記申請を行う者から承認指示が出されたときに、前記承認者端末に向けて承認を要求し、
    前記承認する者がイベントに関する情報を参照して承認を行うと、前記承認者端末から承認要求部に向けて認可情報が送信される、
    費用管理システム。
14. 費用管理システムが実行する費用管理方法であって、
    イベントの実行費用を含むイベントに関する情報を記憶するイベント情報記憶ステップと、
    前記イベントに参加可能な複数の者の識別情報と、当該識別情報に紐付けられた請求先情報を記憶する請求先情報記憶ステップと、
    前記イベントに参加する者に紐付けられた請求先情報に基づいて前記イベントの実行費用を請求する請求出力ステップと、
    前記イベントの費用に関わる申請を行う者によって操作される申請者端末と、
    前記申請を行う者が申請したイベントの費用を承認する者によって操作される承認者端末と、
    前記イベントに関する情報の承認を要求する承認要求ステップと、を備え、
    前記承認要求ステップでは、前記申請者端末を介してイベントに関する情報が入力され、前記申請を行う者から承認指示が出されたときに、前記承認者端末に向けて承認を要求し、
    前記承認する者がイベントに関する情報を参照して承認を行うと、前記承認者端末から認可情報が送信される、
    費用管理方法。
15. 費用管理システムが実行する費用管理方法であって、
    クラブ活動のイベントに関する情報を記憶するイベント情報記憶ステップと、
    複数の部員の識別情報と、当該識別情報に紐付けられた請求先情報を記憶する請求先情報記憶ステップと、
    前記複数の部員に紐付けられた請求先情報を参照して前記イベントの実行費用を請求する請求ステップと、
    前記イベントの費用に関わる申請を行う者によって操作される申請者端末と、
    前記申請を行う者が申請したイベントの費用を承認する者によって操作される承認者端末と、
    前記イベントに関する情報の承認を要求する承認要求ステップと、を備え、
    前記承認要求ステップでは、前記申請者端末を介してイベントに関する情報が入力され、前記申請を行う者から承認指示が出されたときに、前記承認者端末に向けて承認を要求し、
    前記承認する者がイベントに関する情報を参照して承認を行うと、前記承認者端末から認可情報が送信される、
    費用管理方法。
16. プログラムであって、
    請求項１から請求項１３のいずれか１項に記載の費用管理システムの各部としてコンピュータを機能させる、
    プログラム。