JP7462994B1 - 支援装置 - Google Patents

Abstract

【課題】外国人労働者を雇用する雇用者における、入力を最小限に抑えることと、提出を義務付けられた各種報告書の作成を支援することとを両立すること。【解決手段】本発明の特定技能制度等利用の支援装置１は、管理部１１１により管理される外国人従業員データベース１３１から、指定在留資格を有し、指定在籍期間に在籍した所定外国人従業員を抽出する抽出部１１２と、所定外国人従業員の労働状況に関する第１回答等に基づいて、所定外国人従業員について雇用者が提出を求められる報告書の種類を特定する報告書特定部１１６と、特定された種類等に基づいて、報告書に記載される情報のうち、外国人従業員データ及び労働状況情報のいずれにも含まれない情報である不足情報を特定する不足情報特定部１１７と、不足情報に係る第２回答に基づいて、特定された種類の報告書を生成する生成部１２０と、を備える。【選択図】図１

Description

本発明は、特定技能制度等利用の支援装置に関する。

労働市場の多様化に伴い、外国人労働者を従業員（外国人従業員）として雇用する雇用者が増えている。ところで、外国人労働者を雇用する雇用者は、雇用される外国人、雇用者に係る諸元、産業分野等の諸条件に応じて種類が異なる各種の報告書の提出を求められる。例えば、特定技能外国人を受け入れている企業は、四半期ごとに特定技能外国人の受け入れ状況、報酬・活動状況、支援実施状況、法人全体の雇用状況などを所定のフォーマットに沿って提出する必要がある。また、例えば、特定技能外国人を受け入れている企業は、外国人が退職したとき、雇用条件の一部が変更したとき、勤務地が変更したとき、受け入れ体制が変わったとき等に、入国管理局へ報告書を提出する必要がある。

このような報告書の提出は、外国人従業員の労働状況に関する各種条件に応じて報告書の種類が異なる。例えば、自社支援による受け入れ、登録支援機関からの委託による受け入れ、支援未実施の有無その他の条件によって提出する書類の種類が異なる。そのため、必要な書類を判別し、作成する作業について個別に対応するのは雇用者の負担が大きい。よって、このような報告書に係る雇用者の負担を減らす技術の要望がある。

外国人従業員に関する報告書に係る雇用者の負担を減らす技術に関し、特許文献１は、ユーザが使用する端末装置と通信ネットワークを介して通信可能で、特定技能の在留資格に係る制度に関する手続きを支援する特定技能制度利用支援装置であって、受入れ機関、受け入れる外国人のスキルに基づく産業分野、又は受入れ機関の前記受け入れる外国人に対する支援体制に関する質問を前記端末装置の表示部に表示させる質問表示部と、前記端末装置から前記質問に対する回答を受け付ける受付部と、前記回答に基づいて、受入れ機関、前記産業分野、前記支援体制が所定の基準を満たしているかの判定を行う判定部と、前記判定の結果を前記端末装置の表示部に表示させる判定結果表示部と、を備えることを特徴とする特定技能制度利用支援装置を開示している。特許文献１は、特定技能制度の利用を希望する受入れ機関による当該制度の利用に関してかかる負担を軽減することができる。

特許第７１２５８０５号公報

ところで、データ入力に係る負担低減その他の事情により、報告書の作成に必要な最小限の情報のみを入力したいという要望がある。特許文献１は、特定技能制度の利用を希望する受入れ機関による当該制度の利用に関してかかる負担を軽減する。しかしながら、特許文献１は、必要最小限の情報のみを入力として求めることと、提出を義務付けられた各種報告書の作成を支援することとを両立する点において、さらなる改良の余地がある。

本発明は、係る事情にかんがみてなされたものである。本発明の目的は、外国人労働者を雇用する雇用者における、入力を最小限に抑えることと、提出を義務付けられた各種報告書の作成を支援することとを両立することである。

本発明者らは、上記課題を解決するために鋭意検討した結果、入力等から不足情報を特定し、特定された不足情報の入力に係る質問を表示させること等によって、上記の目的を達成できることを見いだした。そして、本発明者らは、本発明を完成させるに至った。具体的に、本発明は以下のものを提供する。

本発明は、外国人従業員に係る在留資格、在籍期間その他のデータ（外国人従業員データ）が格納された外国人従業員データベースを管理する管理部と、前記外国人従業員データベースから、指定された在留資格（指定在留資格）を有し、指定された在籍期間（指定在籍期間）に在籍した所定外国人従業員を抽出する抽出部と、前記所定外国人従業員の労働状況に関する質問（第１質問）を表示するよう指令する第１表示指令部と、前記第１質問に対する回答（第１回答）を受信する第１受信部と、前記外国人従業員データ及び前記第１回答に基づいて、前記所定外国人従業員について雇用者が提出を求められる報告書の種類を判別する判別部と、前記外国人従業員データ、前記第１回答、及び前記種類に基づいて、前記種類の報告書に記載される情報のうち、前記外国人従業員データ及び前記労働状況情報のいずれにも含まれない情報（不足情報）を特定する特定部と、前記不足情報に関する質問（第２質問）を表示するよう指令する第２表示指令部と、前記第２質問に対する回答（第２回答）を受信する第２受信部と、前記外国人従業員データ、前記第１回答、及び前記第２回答に基づいて、前記種類の報告書を生成する生成部と、を備える、特定技能制度等利用の支援装置を提供する。

本発明では、抽出部が報告書の作成を要する外国人従業員を抽出する。そして、外国人従業員データと、労働状況に関する質問への第１回答とに基づいて、判別部が提出を求められる報告書の種類を判別する。その後、特定部が外国人従業員データ、労働状況に関する質問への第１回答、及び第１回答に基づいて判別された報告書の種類に基づいて不足情報を特定し、特定された不足情報の入力に係る質問を第２表示指令部によって表示される。

これにより、利用者は、諸条件に応じて種類が異なる報告書に記載する情報を逐一調べることなく、報告書に必要な最小限の情報を入力できる。そして、本発明は、入力された必要最小限の情報に基づいて、必要な報告書を自動生成する。これにより、本発明は、提出を義務付けられた各種報告書の作成に係る雇用者の負担を低減する。すなわち、本発明は、第１質問、第２質問として表示されるステップに沿って利用者が必要事項（活動報酬状況、雇用状況、支援実施状況、受入れ支援のタイプ等）を設定することで、提出すべき報告書を判別して作成できる。

本発明は、外国人労働者を雇用する雇用者における、入力を最小限に抑えることと、提出を義務付けられた各種報告書の作成を支援することとを両立できる。

図１は、本実施形態のシステムＳのハードウェア構成及びソフトウェア構成を示すブロック図である。 図２は、外国人従業員データベース１３１の一例である。 図３は、本実施形態の支援装置１で実行される支援処理の好ましい流れの一例を示すメインフローチャートである。 図４は、図３から続く図である。

以下は、本発明の実施形態の一例について、図面を参照しながら詳細に説明するものである。

＜システムＳ＞
図１は、本実施形態のシステムＳのハードウェア構成及びソフトウェア構成を示すブロック図である。以下、本実施形態のシステムＳのハードウェア構成及びソフトウェア構成の好ましい態様の一例が図１を用いて説明される。

システムＳは、特定技能制度等利用の支援装置１と、ネットワークＮを介して支援装置１と通信可能に構成された端末Ｔとを含んで構成される。本実施形態における「特定技能制度等」は、受入れ機関での業務等に従事する外国人従業員が日本への滞在において利用する特定技能制度その他の制度を指す。支援装置１は、ネットワークＮを介して報告書の提出先であるサーバ（図示せず）と通信可能である。

〔支援装置１〕
支援装置１は、制御部１１、記憶部１３、及び通信部１４を備える。

［制御部１１］
制御部１１は、Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ（ＣＰＵ）、Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＡＭ）、及びＲｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ（ＲＯＭ）等を備える。

制御部１１は、必要に応じて記憶部１３及び／又は通信部１４と協働する。そして、制御部１１は、支援装置１で実行される本実施形態のプログラムのソフトウェア構成要素である、管理部１１１、抽出部１１２、第１表示指令部１１３、第１受信部１１４、変化検知部１１５、報告書特定部１１６、不足情報特定部１１７、第２表示指令部１１８、第２受信部１１９、生成部１２０、提出先決定部１２１、提出部１２２、取得部１２３等を実現する。本実施形態の支援装置１に係るプログラムのソフトウェア構成要素それぞれが提供する機能は、後述する支援処理の好ましい流れの説明において示される。

［記憶部１３］
記憶部１３は、データ及び／又はファイルが記憶される装置であって、ハードディスク、半導体メモリ、記録媒体、及びメモリカード等によってデータを非一時的に格納するストレージ部を有する。

記憶部１３には、マイクロコンピューターで実行されるプログラム、外国人従業員データベース１３１、所属機関に係る各種情報等が格納されている。また、記憶部１３には、定期報告の種類、随時報告の種類及び随時報告を求められる条件、各種の報告書それぞれに記載される情報の種類、各種の報告書のテンプレート等が格納される。加えて、自動生成された報告書を電子提出する観点から、記憶部１３には、各種の報告書それぞれの提出先が格納されることが好ましい。以下、「外国人従業員」は、単に「人材」とも称される。

（外国人従業員データベース１３１）
外国人従業員データベース１３１は、管理部１１１により管理されるデータベースである。管理部１１１は、制御部１１及び記憶部１３の協働により実行され、外国人従業員データベース１３１へのデータ登録、外国人従業員データベース１３１からのデータ取得、及び外国人従業員データベース１３１に登録されたデータの更新等によって例示されるデータ管理を実現する。なお、管理部１１１は、記憶部１３に格納されたその他のデータについて、同様の管理を行ってもよい。

外国人従業員データベース１３１には、外国人従業員（人材）に係る諸情報である外国人従業員データが互いに関連付けられて格納される。外国人従業員データは、少なくとも、当該外国人従業員の在留資格及び当該外国人従業員が所属機関に在籍した在籍期間を含む。これにより、支援装置１は、雇用者が提出を求められる報告書の種類を、在留資格及び在籍期間その他の各種情報に基づいて特定できる。また、在留資格及び在籍期間が格納されることにより、支援装置１は、在留資格及び在籍期間その他の各種情報に基づいて報告書を生成できる。外国人従業員データベース１３１には、支援装置１が外国人従業員データの変化を検知できるようにすべく、外国人従業員データの履歴が格納されることが好ましい。

また、外国人従業員データは、例えば、人材に関する基礎情報、人材の入社日・入国日、人材の雇用条件、人材が就業予定の事業所、人材の比較対象となる日本人従業員、人材に対する支援計画、人材が申請人に雇用された経緯、人材に係る年金・保険料等の納付状況、人材に係る必要書類の取り寄せ状況、人材を受け入れるときの注意事項、人材に係る申請書類の準備・作成状況、事前ガイダンスの実施状況、最寄りの出入国管理局への申請状況、人材に係る入社・入国手続きの状況、人材に係る協議会への加入手続き状況等を含む。

人材に関する基礎情報は、名前のほか、例えば、国籍、生年月日、パスポート番号、在留カードの番号、連絡先、本国居住地、日本居住地、受け入れ状況、特定技能（経験年数、職種、在留期間、産業分野・産業区分）、日本語要件、技能要件、技能実習（職種、作業、検定証明）、雇用条件、所属企業、所属部署等を含む。外国人従業員データベース１３１に上述の基礎情報が格納されることにより、支援装置１は、雇用者が提出を求められる報告書の種類を、基礎情報が含まれる情報に基づいて特定できる。また、上述の基礎情報が格納されることにより、支援装置１は、基礎情報に基づいて報告書を生成できる。

外国人従業員データベース１３１に入社日・入国日、人材の雇用条件、人材が就業予定の事業所、人材の比較対象となる日本人従業員、人材に対する支援計画、人材が申請人に雇用された経緯、人材に係る年金・保険料等の納付状況、人材に係る必要書類の取り寄せ状況、人材を受け入れるときの注意事項、人材に係る申請書類の準備・作成状況、事前ガイダンスの実施状況、最寄りの出入国管理局への申請状況、人材に係る入社・入国手続きの状況、人材に係る協議会への加入手続き状況等の各種情報が含まれることにより、支援装置１は、雇用者が提出を求められる報告書の種類を、各種情報が含まれる情報に基づいて特定できる。また、上述の各種情報が格納されることにより、支援装置１は、各種情報に基づいて報告書を生成できる。

図２は、外国人従業員データベース１３１の一例である。図２に示される例には、名前「ジョン・ドゥ」である外国人従業員について、当該名前と在留資格「技能実習１号イ（２０△△年△△月△△日から２０△△年△△月△△日まで有効）」及び在籍期間「２０△△年△△月△△日より△年間」並びに当該外国人従業員に係る基礎情報、入社日「２０△△年△△月△△日」、入国日「２０△△年△△月△△日」、人材の雇用条件「△△△」、人材が就業予定の事業所「△△△事業所」、支援計画「・・・」、雇用された経緯「・・・」、人材に係る年金・保険料等の納付状況「納付済」等とが互いに関連付けられて格納されている。また、図２に示される例には、名前「ジェーン・ドゥ」である外国人従業員について、当該名前と在留資格「特定技能１号（２０△△年△△月△△日から２０△△年△△月△△日まで有効）」及び在籍期間「２０△△年△△月△△日より△年間」並びに当該外国人従業員に係る基礎情報、入社日「２０△△年△△月△△日」、入国日「２０△△年△△月△△日」、人材の雇用条件「△△△」、人材が就業予定の事業所「△△△事業所」、支援計画「・・・」、雇用された経緯「・・・」、人材に係る年金・保険料等の納付状況「納付済」等とが互いに関連付けられて格納されている。

これにより、支援装置１は、名前「ジョン・ドゥ」である外国人従業員の雇用者が提出を求められる報告書の種類を、「技能実習１号イ（２０△△年△△月△△日から２０△△年△△月△△日まで有効）」及び在籍期間「２０△△年△△月△△日より△年間」その他の各種情報に基づいて特定できる。また、在留資格及び在籍期間が格納されることにより、支援装置１は、在留資格及び在籍期間その他の各種情報に基づいて報告書を生成できる。また、支援装置１は、名前「ジェーン・ドゥ」である外国人従業員の雇用者が提出を求められる報告書の種類を、同様に特定し、生成できる。

（所属機関に係る各種情報）
所属機関に係る各種情報（図示せず）には、外国人従業員の所属機関に係る各種情報が互いに関連付けられて格納される。外国人従業員の所属機関に係る各種情報は、例えば、所属機関の基本情報、受け入れ基礎判定の結果、受け入れ分野の判定結果、支援判定の結果、申請タイプ（例えば、新規、（留学・技能実習からの）変更、更新）、過去の受け入れ状況（例えば、受け入れ有無、過去２年間継続、行方不明有無、１年内の指導勧告書有無、３年内の改善命令有無、１年内届出漏れ有無、「特定技能所属機関」、「登記事項証明書」、「業務執行に関与する役員の住民票」、「特定技能所属機関の役員に関する誓約書」に係る変更の有無等）である。

外国人従業員の所属機関に係る各種情報が所属機関の基本情報を含むことにより、支援装置１は、基本情報及び外国人従業員に係る各種情報に基づいて、受け入れ基礎判定、受け入れ分野の判定、支援判定等を行える。そして、支援装置１は、これらの判定結果に基づいて、雇用者が提出を求められる報告書の種類の特定、不足情報の特定等を行える。所属機関に係る各種情報は、支援装置１が当該各種情報の変化を検知できるようにすべく、当該各種情報の履歴が格納されることが好ましい。

［通信部１４］
通信部１４は、支援装置１をネットワークＮに接続して端末Ｔ及びサーバ等と通信可能にするものであれば特に限定されない。通信部１４として、例えば、イーサネット規格に対応したネットワークカード等が挙げられる。

〔ネットワークＮ〕
ネットワークＮの種類は、支援装置１と端末Ｔ及びサーバ等とを互いに通信可能にするものであれば特に限定されない。ネットワークＮの種類は、例えば、インターネット、携帯電話ネットワーク、無線ＬＡＮ等である。

〔端末Ｔ〕
端末Ｔの種類は、特に限定されない。端末Ｔは、例えば、パーソナルコンピュータ、ラップトップコンピュータ、スマートフォン、タブレット端末等である。端末Ｔは、制御部、記憶部、通信部、入力部、及び表示部（図示せず）を備える。

端末Ｔは、「定期報告」又は「随時報告」の実行に係る指令を支援装置１に送信する処理を実行する。また、端末Ｔは、支援装置１からの指令に応じて、第１質問、第２質問等によって例示される各種情報を表示する処理を実行する。端末Ｔは、第１質問、第２質問等への回答が入力された場合に、当該回答を支援装置１に送信する処理を実行する。

〔サーバ〕
報告書の提出先であるサーバ（図示せず）は、外国人従業員を雇用する雇用者が提出する報告書のデータを支援装置１等から受信し、当該雇用者から提出された報告書として管理可能であれば、特に限定されない。サーバは、例えば、出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイトのサーバである。サーバは、提出された報告書の状況を示す情報を支援装置１その他の外部装置に提供可能であることが好ましい。これにより、支援装置１は、支援装置１から提出された報告書の状況をサーバから取得し、表示することができる。

〔支援処理のメインフローチャート〕
図３は、本実施形態の支援装置１で実行される支援処理の好ましい流れの一例を示すメインフローチャートである。図４は、図３から続く図である。以下は、図３から図４を用いた、本実施形態の支援装置１で実行される支援処理の好ましい流れの一例である。

［ステップＳ１：抽出指令を受信したか判別］
制御部１１は、記憶部１３及び通信部１４等と協働して、抽出部１１２を実行する。そして、制御部１１は、抽出部１１２により、抽出指令を受信したか判別する処理を実行する（ステップＳ１、抽出指令取得判別ステップ）。受信したと判別した場合、制御部１１は、処理をステップＳ２へ移す。受信したと判別しなかった場合、制御部１１は、処理をステップＳ１４へ移す。

抽出条件取得判別ステップは、例えば、端末Ｔから「定期報告」又は「随時報告」の実行に係る指令を受信した場合に、抽出指令を受信したと判別する手順を含む。

［ステップＳ２：所定外国人従業員を抽出］
制御部１１は、抽出部１１２により、外国人従業員データベース１３１から、指定在留資格を有し、指定在籍期間に在籍した所定外国人従業員を抽出する処理を実行する（ステップＳ２、抽出ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ３へ移す。

指定在留資格及び指定在籍期間は、例えば、記憶部１３に記憶された報告書に係るデータ及び当該指令を受信したタイミングに基づいて決定される。指定在留資格は、例えば、記憶部１３に記憶された報告書に係るデータに基づいて、当該指令を受信したタイミングにおいて定期的な報告書である定時報告を要する在留資格であると判別された在留資格を含む。また、指定在籍期間は、例えば、記憶部１３に記憶された報告書に係るデータに基づいて、当該在留資格に関する今回の定時報告に対応する在籍期間を含む。また、利用者固有の事情への対応を可能とすべく、指定在留資格は、利用者が指定した在留資格でもよい。同様に、指定在籍期間は、利用者が指定した在籍期間でもよい。また、抽出ステップは、外国人従業員の受け入れ状況を利用してもよい。受け入れ状況を利用する抽出は、例えば、受け入れ状況が「受入中」かつ在留資格が「特定技能１号」に該当する外国人の抽出である。

［定期報告の時期の一覧表示］
支援処理は、定期報告の時期の一覧を端末Ｔに表示させる手順を含むことが好ましい。これにより、利用者は、定期報告の時期を一覧から選択し、時期ごとに報告に係る入力作業等を進めることができる。

［ステップＳ３：第１質問の表示を指令］
制御部１１は、記憶部１３及び通信部１４等と協働して、第１表示指令部１１３を実行する。そして、制御部１１は、第１表示指令部１１３により、抽出ステップで抽出された所定外国人従業員の労働状況に関する第１質問の表示を端末Ｔに指令する処理を実行する（ステップＳ３、第１表示指令ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ４へ移す。

第１質問は、例えば、所定外国人従業員について就労場所・業務内容が変更されたか否かを尋ねる質問、比較対象となる日本人を尋ねる質問、指定された定期報告の時期に対応する期間に実施される予定となっている支援について全て実施したか否かを尋ねる質問、等を含む。

また、第１質問は、所定外国人従業員を従業員として受け入れる受け入れ機関に関する各種質問を含んでもよい。第１質問が受け入れ機関に関する各種質問を含むことにより、支援装置１は、受け入れ機関に応じた種類の報告書が提出を求められていると特定できる。受け入れ機関に関する各種質問は、例えば、受け入れに係る基礎要件を判定する質問、受け入れに係る産業分野を判定する質問、受け入れに係る支援計画を判定する質問を含んでもよい。

基礎要件を判定する質問は、例えば、受け入れ機関における法令の遵守状況に係る質問である。基礎要件を判定する質問が含まれることにより、支援装置１は、受け入れ機関における法令の遵守状況等によって例示される、所定外国人従業員を受け入れる基礎要件が満たされているか否かを判定し、判定結果に基づいて報告書その他の必要な書類の作成を支援できる。

産業分野を判定する質問は、例えば、所定外国人従業員の受け入れに係る各種の産業分野（例えば、介護、ビルクリーニング、素形材・産業機械・電気電子情報関連製造業、建設、造船・舶用工業、自動車整備、航空、宿泊、農業、漁業、飲食料品製造業、外食業等）から所定外国人従業員に係る産業分野を選択させる質問を含む。また、産業分野を判定する質問は、選択された産業分野に従事する外国人従業員に係る報告書の作成に必要な情報を尋ねる質問を含む。これにより、支援装置１は、所定外国人従業員が従事する産業分野に応じて提出を求められている報告書の種類を特定し、当該報告書の作成を支援できる。

支援計画を判定する質問は、例えば、外国人従業員が安定的に仕事及び／又は生活を送るために作成及び実施が求められている支援計画について、自社単体で実施するか、登録支援機関に委託するか尋ねる質問を含んでもよい。また、支援計画を判定する質問は、自社単体で実施可能であるか否かの判定に係る各種質問を含むことが好ましい。このような各種質問は、例えば、過去の受け入れ状況に係る質問、在留資格者の有無に係る質問、特定の条件を満たす受け入れ機関に該当するか尋ねる質問、法令遵守に係る質問、支援に係る職員の有無を尋ねる質問等を含む。これにより、支援装置１は、支援計画を自社単体で実施可能であるか判定し、その判定結果に基づいて、必要な書類等の作成を支援できる。

また、第１質問は、所定外国人従業員の国籍、入社日・入国日、雇用条件、就業予定の事業所等によって例示される、報告書の作成に必要な各種情報を尋ねる質問を含んでもよい。これにより、支援装置１は、当該質問に対する回答に基づいて報告書を生成できる。

［ステップＳ４：第１回答を受信］
制御部１１は、記憶部１３及び通信部１４等と協働して、第１受信部１１４を実行する。そして、制御部１１は、第１受信部１１４により、第１表示指令ステップに係る第１質問に対する第１回答を端末Ｔから受信する処理を実行する（ステップＳ４、第１回答受信ステップ）。制御部１１は、第１回答を外国人従業員データベース１３１等に格納し、処理をステップＳ５へ移す。

第１回答受信ステップは、外国人従業員データベース１３１に第１回答を履歴付で格納することが好ましい。これにより、支援装置１は、指定在籍期間において外国人従業員データのうち第１回答に該当する一部又は全部が変化したか否かを検知できる。ステップＳ５は、当該検知に係る処理の一例である。

また、第１回答受信ステップは、第１回答を所属機関に係る各種情報として履歴付で格納することが好ましい。これにより、支援装置１は、指定在籍期間において所属機関に係る各種情報のうち第１回答に該当する一部又は全部が変化したか否かを検知できる。

［ステップＳ５：変化を検知］
制御部１１は、記憶部１３及び通信部１４等と協働して、変化検知部１１５を実行する。そして、制御部１１は、変化検知部１１５により、外国人従業員データベース１３１及び所属機関に係る各種情報に格納された履歴を参照し、抽出ステップに係る指定在籍期間において所定外国人従業員に対応する外国人従業員データのうち第１回答に該当する一部又は全部の変化を検知する処理を実行する（ステップＳ５、変化検知ステップ）。制御部１１は、検知された変化を記憶部１３に格納し、処理をステップＳ６へ移す。

変化検知ステップにおいて検知される変化は、例えば、所定外国人従業員の国籍、入社日・入国日、雇用条件、及び就業予定の事業所等の所定外国人従業員に係る変化、並びに、受け入れ機関に関する基礎要件、産業分野、支援計画等の受け入れ機関に係る変化である。所定外国人従業員に係る変化が検知されることにより、支援装置１は、所定外国人従業員に係るデータの変化に応じた種類の報告書を、提出されるべき報告書として特定できる。受け入れ機関に係る変化が検知されることにより、支援装置１は、受け入れ機関に係るデータの変化に応じた種類の報告書を、提出されるべき報告書として特定できる。

［ステップＳ６：報告書の種類を特定］
制御部１１は、記憶部１３等と協働して、報告書特定部１１６を実行する。そして、制御部１１は、報告書特定部１１６により、所定外国人従業員について雇用者が提出を求められる報告書の種類を特定する処理を実行する（ステップＳ６、報告書特定ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ７へ移す。報告書特定ステップは、例えば、記憶部１３に格納された、定期報告の種類、随時報告の種類及び随時報告を求められる条件に基づいて、報告書の種類を特定する。

報告書の種類は、例えば、参考様式第３－６号「受入れ・活動状況に係る届出書」、参考様式第３－６号（別紙）「特定技能外国人の受入れ状況・報酬の支払状況」、参考様式第３－７号「支援実施状況に係る届出書」、参考様式第３－７号（別紙）「１号特定技能外国人支援対象者名簿」、所定外国人従業員に係る賃金台帳の写し、比較対象となる日本人従業員に係る賃金台帳の写し等の定期報告を含む。これにより、支援装置１は、外国人従業員に係る報告書提出のうち、抽出ステップで抽出された所定外国人従業員に係る定期報告を支援できる。

また、変化検知ステップにおいて雇用契約、支援計画、支援委託契約等の変化が検知された場合、報告書特定ステップは、当該検知結果に基づいて報告書の種類を特定することが好ましい。雇用契約の変化は、例えば、新規雇用、退職、雇用態様の変更、業務内容の変更、勤務先の変更等を含む。検知結果に基づいて特定される報告書の種類は、例えば、雇用契約の内容変更等に係る参考様式第３－１－１号及び参考様式第３－１－２号、支援計画の変更等に係る参考様式第３－２号、並びに、支援委託契約の変更等に係る参考様式第３－３－１号及び参考様式第３－３－２号等の随時報告を含む。これにより、支援装置１は、外国人従業員に係る報告書提出のうち、抽出ステップで抽出された所定外国人従業員に係る随時報告を支援できる。

［ステップＳ７：不足情報を特定］
制御部１１は、記憶部１３と協働して、不足情報特定部１１７を実行する。そして、制御部１１は、不足情報特定部１１７により、報告書特定ステップにおいて特定された種類の報告書に記載される情報のうち、外国人従業員データベース１３１に格納された外国人従業員データ及び第１回答のいずれにも含まれない情報である不足情報を特定する処理を実行する（ステップＳ７、不足情報特定ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ８へ移す。不足情報特定ステップは、例えば、記憶部１３に格納された各種の報告書それぞれに記載される情報の種類に基づいて、不足情報を特定する。

［ステップＳ８：第２質問の表示を指令］
制御部１１は、記憶部１３及び通信部１４等と協働して、第２表示指令部１１８を実行する。そして、制御部１１は、第２表示指令部１１８により、不足情報特定ステップにおいて特定された不足情報に関する第２質問の表示を端末Ｔに指令する処理を実行する（ステップＳ８、第２表示指令ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ９へ移す。

第２質問は、例えば、雇用保険、労災保険、社会保険等の保険について尋ねる質問、税の納付状況、安全衛生の状況について尋ねる質問等の不足情報に係る各種質問を含む。各種質問は、例えば、「１．雇用保険の被保険者資格取得手続きを行った ２．雇用保険の被保険者資格取得手続きを完了していない者がいる ３．雇用保険の適用外事業所であるため対象外である」から選択させる質問、「１．納期限が到来した保険料の納付を行った ２．納期限が到来した保険料の納付を行っていない ３．雇用保険の適用外事業所のため対象外である」から選択させる質問、「１．労災保険の適用事業所として、労災保険の適用の手続を行っている ２．労災保険の適用外事業所だが、それに類する民間保険への加入手続きを行っている」から選択させる質問、社会保険の加入状況に関する質問、税の納付状況に関する質問、安全衛生の状況に関する質問等を含む。

また、第２質問は、例えば、外国人従業員等に係る各種の人数に関する質問を含む。各種の人数に関する質問は、例えば、特定技能１号について「在籍者数、新規雇用者数、自己都合による退職者数、会社都合による退職者数、行方不明者数」を入力させる質問、特定技能１号と同じ仕事をする日本人について特定技能１号と同様の数を入力させる質問、特定技能１号と同じ仕事をする外国人について特定技能１号と同様の数を入力させる質問、特定技能２号に関する特定技能１号と同様の質問、特定技能１号、特定技能２号と違う仕事をする日本人と他の外国人の雇用に関する質問等である。

［ステップＳ９：第２回答を受信］
制御部１１は、記憶部１３及び通信部１４等と協働して、第２受信部１１９を実行する。そして、制御部１１は、第２受信部１１９により、第２表示指令ステップに係る第２質問に対する第２回答を端末Ｔから受信する処理を実行する（ステップＳ９、第２回答受信ステップ）。制御部１１は、第２回答を外国人従業員データベース１３１等に格納し、処理をステップＳ１０へ移す。

［第２回答及びそれ以降の回答を踏まえたさらなる質問］
支援処理は、不足情報特定部１１７等により、第２回答受信ステップにおいて受信された第２回答に基づいて不足情報のさらなる特定を行い、特定された不足情報に基づくさらなる質問の表示を指令し、当該質問に対する回答を受信する一連の手順を含んでもよい。また、支援処理は、不足情報特定部１１７等により、このようにして受信された回答等のさらなる回答に基づいて不足情報のよりいっそうの特定を行い、特定された不足情報に基づくさらなる質問の表示を指令し、当該質問に対する回答を受信する一連の手順を含んでもよい。これにより、本実施形態の支援処理は、端末Ｔの画面に表示されるステップに沿って利用者が必要事項（活動報酬状況、雇用状況、支援実施状況、受け入れ支援のタイプ等）を設定することで、提出すべき報告書を判別して作成できる。

［ステップＳ１０：報告書を生成］
制御部１１は、記憶部１３等と協働して、生成部１２０を実行する。そして、制御部１１は、生成部１２０により、外国人従業員データベース１３１に格納された外国人従業員データ、第１回答受信ステップで受信された第１回答、及び第２回答受信ステップで受信された第２回答に基づいて、報告書特定ステップで特定された種類の報告書を生成する処理を実行する（ステップＳ１０、生成ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ１１へ移す。生成ステップは、例えば、記憶部１３に格納された各種の報告書のテンプレートに基づいて、報告書を生成する。

［ステップＳ１１：報告書の表示を指令］
制御部１１は、記憶部１３及び通信部１４等と協働して、生成ステップにおいて生成された報告書の表示を端末Ｔに指令する処理を実行する（ステップＳ１１、報告書表示指令ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ１２へ移す。

報告書表示指令ステップは、報告書の表示を端末Ｔに指令する代わりに、又は、報告書の表示を端末Ｔに指令することに加えて、端末Ｔからダウンロード可能な態様の報告書のデータを端末Ｔに送信する手順を含むことが好ましい。これにより、利用者は、報告書のデータをダウンロードして利用できる。

報告書の生成に加えて提出及び提出後の手続きをも支援すべく、支援処理は、生成された報告書を官公庁等のサーバに提出し、当該サーバにおける報告書の状況を取得して表示する一連の処理を含むことが好ましい。ステップＳ１２からステップＳ１６は、当該一連の処理の一例である。

［ステップＳ１２：提出先を決定］
制御部１１は、記憶部１３と協働して、提出先決定部１２１を実行する。そして、制御部１１は、提出先決定部１２１により、生成ステップにおいて生成された報告書の提出先を決定する処理を実行する（ステップＳ１２、提出先決定ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ１３へ移す。提出先決定ステップは、例えば、記憶部１３に格納された各種の報告書それぞれの提出先に基づいて、提出先を決定する。

［ステップＳ１３：報告書を提出］
制御部１１は、記憶部１３及び通信部１４と協働して、提出部１２２を実行する。そして、制御部１１は、提出部１２２により、生成ステップにおいて生成された報告書のデータを、提出先決定ステップで決定された提出先に提出する処理を実行する（ステップＳ１３、提出ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ１４へ移す。

提出先は、例えば、出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイトのサーバである。当該サーバへの提出は、例えば、パスワード認証、電子証明書を用いた認証等の各種の認証を行った後に実行される。

［ステップＳ１４：状況を取得するか判別］
制御部１１は、記憶部１３及び通信部１４と協働して、取得部１２３を実行する。そして、制御部１１は、取得部１２３により、提出ステップで提出された報告書の提出先における状況を取得するか判別する処理を実行する（ステップＳ１４、状況取得判別ステップ）。取得すると判別した場合、制御部１１は、処理をステップＳ１５へ移す。取得すると判別しなかった場合、制御部１１は、処理をステップＳ１へ戻し、ステップＳ１からステップＳ１６の処理を繰り返す。

状況取得判別ステップは、例えば、報告書の種類に応じて定められた所与の間隔又は所与の定期的なタイミングに基づいて、状況を取得すると判別する手順を含む。このような手順は、例えば、前回の取得日以降の平日であって、午前９時等の特定の時刻又はそれ以降のタイミングであれば、状況を取得すると判別する手順等である。

［ステップＳ１５：状況を取得］
制御部１１は、取得部１２３により、提出ステップで提出された報告書の提出先における状況を取得する処理を実行する（ステップＳ１５、取得ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ１６へ移す。取得ステップにおいて取得される状況は、例えば、報告書に係る届出情報が登録処理中であることを示す「登録中」との状況、報告書に係る届出情報の登録処理が完了したことを示す「登録完了」との状況、報告書に係る届出情報の登録処理が失敗したことを示す「登録エラー」との状況等を含む。

［ステップＳ１６：状況の表示を指令］
制御部１１は、記憶部１３及び通信部１４と協働して、取得ステップで取得された報告書の状況の表示を端末Ｔに指令する処理を実行する（ステップＳ１６、状況表示指令ステップ）。制御部１１は、処理をステップＳ１へ戻し、ステップＳ１からステップＳ１６の処理を繰り返す。

［所属機関に係る各種情報の入力］
記憶部１３に格納される所属機関に係る各種情報は、例えば、基礎要件に係る情報、産業判定に係る情報、支援判定に係る情報を含む。支援処理は、これらの情報について尋ねる質問を端末Ｔに表示させ、当該質問への回答を端末Ｔから受信し、所属機関に係る各種情報として記憶部１３に格納する手順を含むことが好ましい。

（基礎要件判定）
以下は、所属機関に係る各種情報の一部として記憶部１３に格納される基礎要件を判定する質問の一例である。基礎要件を判定する質問の一例：「労働関係法令、社会保険、租税に関する法令の規定に違反したことがある」、「直近１年以内に、会社都合で外国人（特定技能外国人、技能実習生など）を行方不明させたことがある」、「直近１年以内に、特定技能外国人と同じ業務を行う労働者を会社都合で解雇させたことがある」、「法令に違反し刑を受けてから５年以内の役員がいる」、「５年以内に実習認定を取り消されたことがある、また、実習認定を取り消された役員がいる」、「貴社の役員の中に、精神の機能に障害がある（物事の認知が難しい状態）ために業務の執行が難しい者がいる」、「貴社の役員の中に、破産手続きの状態が解消されていない者がいる」、「貴社の役員の中に、暴力団関係者がいる、また、暴力団関係者により事業運営されている」、「農業、漁業以外の分野で特定技能外国人を労働派遣させる」、「直近１年以内に、技能実習生の受け入れに関して、技能実習法に基づく「改善命令」を受けたことがある」等。上述のような基礎要件を判定する質問が表示されることにより、支援装置１は、受け入れ機関が法令遵守等の基礎的な要件を満たしているか判別し、基礎的な要件に係る報告書等を生成できる。

（産業判定）
以下は、所属機関に係る各種情報の一部として記憶部１３に格納される、選択された産業分野に従事する外国人従業員に係る報告書の作成に必要な情報を尋ねる質問の一例である。産業分野「介護」に係る必要な情報を尋ねる質問の一例：「介護分野であることを証明するために、自治体が発行する指定通知書等の写しがある」、「受け入れる事業所で、特定技能外国人の数が、日本人等（※）の常勤の介護職員の総数を超えていない」等。産業分野「建設」に係る必要な情報を尋ねる質問の一例：「建設業法に基づく許可を受けており、建設業許可証がある」、「直近５年以内に建設業法に基づく監督処分を受けていない」、「外国人建設就労者・１号特定技能外国人（雇用予定の人数を含む）の総数が、常勤の職員の総数を超えない。」、「ハローワークに求人票を出し、国内の労働者の確保の取り組みを行なっている」、「建設キャリアアップシステムに登録している（あるいは、登録予定である）」等。上述のような産業分野に係る質問が表示されることにより、支援装置１は、産業分野ごとに求められる情報が記載された報告書等を生成できる。

（支援判定）
以下は、所属機関に係る各種情報の一部として記憶部１３に格納される、支援計画を自社単体で実施可能であるか否かの判定に係る各種質問の一例である。「下記に当てはまるものにチェックをいれてください。（１） 過去２年間に、中長期の就労可能な在留資格をもつ者（特定技能、技術・人文知識・国際業務、技能実習生、技能、介護など）を適切に（入管法、技能実習法、労働関係法令などに遵守）受け入れたことがある、（２） 過去２年間に、中長期の就労可能な在留資格をもつ者（特定技能、技術・人文知識・国際業務、技能実習生、技能、介護など）の生活相談等に従事した経験を有する役員・職員がいること、（３） 下記のいずれかに該当する（該当するものにチェック）：１． 日本の証券取引所に上場している企業、２． 保険業を営む相互会社、３． 独立行政法人、４． 特殊法人・認可法人、５． 日本の国・地方公共団体認可の公益法人、６． 法人税法別表第１に掲げる公共法人（国立大学法人、地方公共団体、地方独立行政法人など）、７． 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収額が１，０００万円以上ある団体・個人、８． 上記の設問（１）又は（２）と同程度に支援業務を適正に実施することができる、（４） 該当するものがない」、「特定技能外国人を直接指揮命令しない、業務に関連しない担当職員（特定技能外国人の指揮命令に関与しない役員、人事、総務担当など）を有しますか」、「前項の担当者について、該当する場合は、「はい」、該当しない場合は「いいえ」を選択してください：１． 反社暴力・社会保険・労働に関する法に違反し、罰則を受けた日から５年以内である、２． ５年以内に実習認定を取り消された法人の役員であった、３． 精神の機能に障害がある（物事の認知が難しい状態）ために業務の執行が難しい状態である、４． 破産手続きの状態が解消されていない状態である、５． 暴力団関係者である、６． 役員の配偶者、もしくは２親等内（祖父母・父母・子・孫・兄弟姉妹）の親族である。」、「支援を実施する上で、母国語対応が可能な体制（母国語で対応可能な職員がいる、あるいは、必要なときに確実に通訳人を手配できる）ですか？」等。上述のような支援計画に係る質問が表示されることにより、支援装置１は、支援計画が受け入れ機関単体で実施できるか否かを判別し、判別結果に応じた手順を表示するとともに、対応する報告書等を生成できる。

［外部機関の管理］
支援処理は、管理部１１１により、受け入れ機関に代わって支援計画を実施する登録支援機関等の外部機関に係るデータ（例えば、名称、所在、連絡先等）を記憶部１３に格納し、管理する手順を含むことが好ましい。これにより、支援装置１は、受け入れ機関と外部機関との連絡によって例示される各種手続きを支援できる。

［相談・苦情の管理］
支援処理は、管理部１１１により、受け入れ機関への相談・苦情に係るデータを記憶部１３に格納し、当該データに係る事務手続き等を管理する手順を含むことが好ましい。これにより、支援装置１は、受け入れ機関への相談・苦情に対する事務手続き等を支援できる。

［人材一覧の表示］
支援処理は、管理部１１１及び抽出部１１２により、外国人従業員データベース１３１に格納された外国人従業員データのうち、所定外国人従業員に係るデータ（氏名、国籍、生年月日等）を一覧表示する手順を含むことが好ましい。これにより、支援装置１は、外国人従業員の管理に係る事務手続き等を支援できる。

支援計画の実施状況を一覧把握可能とすべく、当該一覧には、面談が実施された日（面談日）、生活オリエンテーションが実施済みであるか否かによって例示される、支援計画の実施状況に係る情報が添えられることが好ましい。至急面談を行うべきであると示すべく、面談日が３ヶ月以上前の場合、面談日は、濃い赤色等の特定の色で表示されることが好ましい。近日中に面談を行うべきであると示すべく、面談日が２ヶ月以上前かつ３ヶ月以内の日である場合、面談日は、薄い赤色等の所定の色で表示されることが好ましい。

外国人従業員のデータ編集を容易にすべく、当該一覧には、指定された外国人従業員のデータ編集を行う画面に遷移させるハイパーリンクが付されることが好ましい。生活オリエンテーション等の支援計画の実施状況に係るデータ入力を容易にすべく、支援計画の実施状況に係る情報には、支援計画の実施状況に係るデータ編集を行う画面に遷移させるハイパーリンクが付されることが好ましい。在留資格が切れる日を把握容易とすべく、当該一覧には、在留資格満了日が添えられることが好ましい。

また、所望の外国人従業員のデータを探しやすくすべく、当該一覧は、氏名、国籍、面談日、在留資格満了日等によって並べ替え可能であることが好ましい。

［支援処理の効果］
本実施形態では、管理部１１１において、外国人従業員のデータが格納された外国人従業員データベース１３１が管理される。本実施形態の支援処理では、まず、抽出部１１２が報告書の作成を要する外国人従業員を抽出する（ステップＳ１からステップＳ２）。そして、外国人従業員データと、労働状況に関する質問への第１回答とに基づいて、報告書特定部１１６が提出を求められる報告書の種類を特定する（ステップＳ３からステップＳ６）。その後、不足情報特定部１１７が外国人従業員データ、労働状況に関する質問への第１回答、及び第１回答に基づいて判別された報告書の種類に基づいて不足情報を特定し、特定された不足情報の入力に係る質問が第２表示指令部１１８によって表示される（ステップＳ７からステップＳ８）。

これにより、利用者は、諸条件に応じて種類が異なる報告書に記載する情報を逐一調べることなく、報告書に必要な最小限の情報を入力できる。第２受信部１１９は、入力された情報である第２回答を受信する（ステップＳ９）。そして、支援処理では、生成部１２０が、入力された必要最小限の情報に基づいて、必要な報告書を自動生成する（ステップＳ１０）。これにより、本実施形態の支援装置１は、提出を義務付けられた各種報告書の作成に係る雇用者の負担を低減する。また、支援処理では、自動生成された報告書を表示する（ステップＳ１１）。すなわち、本実施形態の支援処理は、端末Ｔの画面に表示されるステップに沿って利用者が必要事項（活動報酬状況、雇用状況、支援実施状況、受け入れ支援のタイプ等）を設定することで、提出すべき報告書を判別して自動生成できる。

加えて、本実施形態の支援処理では、自動生成された報告書の提出先を決定し、当該報告書を決定された提出先に自動提出できる（ステップＳ１２からステップＳ１３）。さらに、本実施形態の支援処理では、提出された報告書の状況を適宜のタイミングで取得し、利用者の端末Ｔに表示できる（ステップＳ１４からステップＳ１６）。

よって、本実施形態の支援装置１は、外国人労働者を雇用する雇用者における、入力を最小限に抑えることと、提出を義務付けられた各種報告書の作成を支援することとを両立できる。

＜使用例＞
以下は、本実施形態の支援装置１の使用例である。

［支援処理の開始］
まず、利用者は、端末Ｔを用いて「定期報告」の実行に係る指令を支援装置１に送信する。支援装置１は、当該指令を受信し、報告書の作成を要する外国人従業員を抽出する。そして、支援装置１は、定期報告の時期を一覧表示する。

支援装置１は、所定外国人従業員に関し、四半期中に実施予定となっている支援について、全て実施したか否かを尋ねる質問等が含まれる第１質問の表示を端末Ｔに指令する。端末Ｔは、第１質問を表示する。利用者は、端末Ｔを用いて、第１質問に対する第１回答を支援装置１に送信する。支援装置１は、第１回答を受信する。

［不足情報の入力］
支援装置１は、第１回答等に基づいて報告書の種類及び不足情報を特定し、不足情報に係る第２質問の表示を端末Ｔに指令する。第２質問は、例えば、雇用保険、労災保険、社会保険等の保険について尋ねる質問、税の納付状況、安全衛生の状況について尋ねる質問等の不足情報に係る各種質問である。端末Ｔは、第２質問を表示する。利用者は、端末Ｔを用いて、第２質問に対する第２回答を支援装置１に送信する。支援装置１は、第２回答を受信する。

［報告書の生成］
支援装置１は、報告書を生成し、端末Ｔに表示させ、又は、端末Ｔからダウンロード可能とする。利用者は、報告書を表示又はダウンロードし、署名して提出先に郵送する。郵送の代わりに、支援装置１は、署名された報告書をサーバに送信し、登録することもできる。このとき、支援装置１は、登録された報告書の状況を取得し、端末Ｔに当該状況を表示させることができる。

なお、本発明の思想の範疇において、当業者であれば各種の変更例及び修正例に想到し得るものである。よって、それら変更例及び修正例は、本発明の範囲に属するものと了解される。例えば、前述の実施の形態に対して、当業者が適宜、構成要素の追加、削除若しくは設計変更を行ったもの、又は、工程の追加、省略若しくは条件変更を行ったものも、本発明の要旨を備えている限り、本発明の範囲に含まれる。

Ｓ システム
１ 支援装置
１１ 制御部
１１１ 管理部
１１２ 抽出部
１１３ 第１表示指令部
１１４ 第１受信部
１１５ 変化検知部
１１６ 報告書特定部
１１７ 不足情報特定部
１１８ 第２表示指令部
１１９ 第２受信部
１２０ 生成部
１２１ 提出先決定部
１２２ 提出部
１２３ 取得部
１３ 記憶部
１３１ 外国人従業員データベース
１４ 通信部
Ｎ ネットワーク
Ｔ 端末

Claims (4)

1. 外国人従業員に係る在留資格、在籍期間である外国人従業員データが格納された外国人従業員データベースを管理する管理部と、
   前記外国人従業員データベースから、指定在留資格を有し、指定在籍期間に在籍した所定外国人従業員を抽出する抽出部と、
   前記所定外国人従業員の労働状況に関する第１質問を表示するよう指令する第１表示指令部と、
   前記第１質問に対する第１回答を受信する第１受信部と、
   前記外国人従業員データ及び前記第１回答に基づいて、前記所定外国人従業員について雇用者が提出を求められる報告書の種類を特定する報告書特定部と、
   前記外国人従業員データ、前記第１回答、及び前記種類に基づいて、前記種類の報告書に記載される情報のうち、前記外国人従業員データ及び前記第１回答のいずれにも含まれない情報である不足情報を特定する不足情報特定部と、
   前記不足情報に関する第２質問を表示するよう指令する第２表示指令部と、
   前記第２質問に対する第２回答を受信する第２受信部と、
   前記外国人従業員データ、前記第１回答、及び前記第２回答に基づいて、前記種類の報告書を生成する生成部と、
   を備える、特定技能制度利用の支援装置。
2. 前記外国人従業員データは、前記外国人従業員データの履歴をさらに含み、
   前記支援装置は、前記履歴に基づいて、前記指定在籍期間において前記外国人従業員データの一部又は全部の変化を検知する変化検知部をさらに備え、
   前記報告書特定部は、前記変化検知部における検知結果に基づいて、前記報告書の種類を判別する、
   請求項１に記載の支援装置。
3. 前記生成部によって生成された報告書の提出先を記憶部に格納されている報告書それぞれの提出先に基づいて決定する提出先決定部と、
   前記報告書を前記提出先に提出する提出部と、
   をさらに備える、請求項１に記載の支援装置。
4. 前記報告書の前記提出先における状況を取得する取得部をさらに備える、請求項３に記載の支援装置。