JP7179301B1 - マルチタスク管理システム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】 本発明のマルチタスク管理システム1は、タスクごとに異なる納期が設定される複数のタスクを単独又は同時並行で円滑に処理できるように支援するものであって、納期及び処理内容が明確な単純タスクを入力する単純タスク入力部42と、複数のタスクを含み、かつタスクごとに納期が設定される複合タスクを入力する複合タスク入力部43と、複合タスクを構成する各タスクの納期、先行後続関係及び参考情報をユーザに提供する参考情報提供部44と、単純タスク及び複合タスクに含まれる各タスクの内容及び納期を表示する納期表示部45と、単純タスク及び複合タスクに含まれる各タスクの納期が予め設定された期間以下になった場合にユーザにアラートを通知する納期通知部46と、を含むことを特徴とする。
【選択図】 図1
Description
図1は、本実施形態のマルチタスク管理システムの構成を示す図である。本実施形態のマルチタスク管理システム1は、図1に示すように、入力部11と、出力部12と、記憶部13と、制御処理部14と、で構成されている。
まず、ユーザは、入力部11を用いて単純タスク及び複合タスクをマルチタスク管理システム1に入力する。ここで、単純タスクとは、納期及び処理内容が明確なルーチン業務であり、例えば特定の法人にA氏が入社した場合に必要な手続き及びB氏が退社した場合に必要な手続きである。複合タスクとは、複数のタスクを含み、かつタスクごとに納期が設定されているものであり、具体的には、整理解雇の手続きの複合タスクを行う場合、1.人員整理の必要性、2.解雇回避努力義務の履行、3.被解雇者選定の合理性 、4.解雇手続の妥当性の4つの要件を満たす書類を準備することが必要な手続きである。上記単純タスク及び複合タスクが入力されると、その情報はそれぞれ入力タスクデータベース33に格納される。
ここで、複合タスクの入力方法及び複合タスクデータベース32について説明する。複合タスクデータベース32は、複数の複合タスクがグループごとに分けて格納されており、例えば、社会保険手続グループ、法令労務相談手続グループ、社内内部処理グループ、顧客別対応仕様グループ等の複数のグループにグループ分けされており、さらに各グループの中に詳細の複合タスク、例えば、社会保険手続グループ内に「学生又は18歳未満の入社手続」「外国人入社手続」「高齢者入社手続」「年齢到達時手続」等の複合タスクが格納されている。
上記入力タスクデータベース33に格納された複合タスクをスタッフが処理する前に、参考情報提供部44は、複合タスクを構成する各タスクの納期、先行後続関係及び参考情報をユーザに提供する。図2の上段は、ユーザに提供される参考情報の一例を示す図である。例えば、外国人を雇用する複合タスクを処理する前に、参考情報提供部44は、外国人を雇用する際に注意すべき項目が箇条書きで表示部12に表示される。スタッフは表示部12の内容を確認してから外国人の入社手続きを行うことにより効率的に複合タスクを処理することができる。
納期表示部45は、上記単純タスク及び前記複合タスクに含まれる各タスクの内容及び納期を出力部12に表示させる。図2の下段は、マルチタスク管理システムによって出力された納期管理一覧の一例を示す模式図である。納付表示部45は、図2の下段に示されるように、スタッフが処理すべきタスク及び納期を表示するので、スタッフ又は管理者は、どのタスク(仕事)をどれくらいまでの納期で処理しなければならないかが明確になる。例えば、図2の下段においては、タスクA、タスクC及びタスクDが単純タスク及びその納期であり、タスクBは、タスクB-1、タスクB-2及びタスクB-3の3つのタスクを含む複合タスクである。このように各タスクの内容及び納期を一覧形式で出力部12(ディスプレイ)に表示することにより、スタッフが複合タスクを処理するにあたって必要なタスク及び納期を理解することができ、複合タスクを処理に要する時間の見通しを立てやすくなる。
次に、納期通知部46は、上記単純タスク及び複合タスクに含まれる各タスクの納期が予め設定された期間以下になった場合にユーザにアラートを通知する。図3の下段は、マルチタスク管理システム1によって出力された納期管理の一例を示す模式図である。具体的には、図3の下段に示す通り、タスクの納期が3日以下になった場合にアラートを通知するようにスタッフが設定すると、タスクの処理納期の3日前になってもタスクが未処理の状態である場合に、そのタスクが未処理であるというアラートをスタッフに通知する。これにより未処理タスクの放置を防止することができ、タスクが所定の納期内に処理されるようになる。
本実施例のマルチタスク管理システム1を適用した社会保険労務士事務所の管理者及び利用スタッフは、マルチタスク管理システム1の入力タスクデータベース33内に格納された各タスクの内容及び納期を確認することができる。具体的には、各スタッフがどれくらいの納期のタスクをどれくらいの分量で抱えているかを管理者及び各スタッフが把握することができる。これにより管理者が各スタッフに指示をより明確にすることができるし、スタッフ間での連携もよりスムーズになり、社会保険労務士事務所の業務効率を格段に向上することができる。
11 入力部
12 出力部
13 記憶部
14 処理制御部
31 単純タスクデータベース
32 複合タスクデータベース
33 入力タスクデータベース
41 制御部
42 単純タスク入力部
43 複合タスク入力部
44 参考情報提供部
45 納期表示部
46 納期通知部
Claims (3)
- タスクごとに異なる納期が設定される複数のタスクを単独又は同時並行で円滑に処理できるように支援するマルチタスク管理システムであって、
納期及び処理内容が明確な単純タスクを入力する単純タスク入力部と、
複数のタスクを含み、かつ前記タスクごとに納期が設定される複合タスクを入力する複合タスク入力部と、
前記複合タスクを構成する各タスクの納期、先行後続関係及び参考情報をユーザに提供する参考情報提供部と、
前記単純タスク及び前記複合タスクに含まれる各タスクの内容及び納期を表示する納期表示部と、
前記単純タスク及び前記複合タスクに含まれる各タスクの納期が予め設定された期間以下になった場合にユーザにアラートを通知する納期通知部と、を含むマルチタスク管理システム。 - 複数の前記複合タスクの納期、先行後続関係及び参考情報を管理する複合タスクデータベースをさらに含み、
前記複合タスク入力部による前記複合タスクの入力は、前記複合タスクデータベースから最適な複合タスクをユーザが選択することによって行われる請求項1に記載のマルチタスク管理システム。 - 前記複合タスクデータベースは、複合タスクの種類ごとにグループ分けして管理されていることを特徴とする請求項2に記載のマルチタスク管理システム。
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