JP6605060B2 - Information processing apparatus, control method therefor, and program - Google Patents
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Description
本発明は、情報処理装置とその制御方法、及びプログラムに関する。 The present invention relates to an information processing apparatus, a control method thereof, and a program.
ファクスを利用した業務において、MFPやファクスなどで受信したファクス文書をMFPのスキャン機能やドキュメントスキャナなどを用いて電子化し、ファイルサーバなどに保管することが行われている。ここでMFPとは、Multi Function Peripheralの略称で、複写機、スキャナ、ファクス等の複数の機能を有する画像形成装置の一例である。この場合、電子化及びファイルサーバへの保管作業の効率化を図るために、ファクス文書の電子化や、ファクス文書の属性に従ってファイルサーバに自動で保管するファクス受信転送システムが構築されている。このようなシステムでは、ファクス文書の送信元の電話番号やその他の属性情報に従ってファイル名を作成してファイルサーバに保管している。このときファイル名が重複すると、新しいファクス文書で既存のファクス文書を上書きするため、保管しているファクス文書を消失する可能性がある。 In a business using fax, a fax document received by an MFP or fax is digitized using a scan function of a MFP, a document scanner, or the like, and stored in a file server or the like. Here, the MFP is an abbreviation for Multi Function Peripheral, and is an example of an image forming apparatus having a plurality of functions such as a copying machine, a scanner, and a fax machine. In this case, in order to increase the efficiency of digitization and storage work in the file server, a fax reception / transfer system is built in which the fax document is digitized and automatically stored in the file server according to the attributes of the fax document. In such a system, a file name is created in accordance with the telephone number of the sender of the fax document and other attribute information and stored in a file server. If the file name is duplicated at this time, the existing fax document is overwritten with a new fax document, and the stored fax document may be lost.
このような保管しているファクス文書の消失への対応策として、例えば特許文献1によれば、FAXサーバが受信したファクス文書に、ファイル名として一意な識別番号を付与して保管する技術がされている。この特許文献1の技術を用いれば、ファクス文書のファイル名として、通信ネットワークに固有の識別番号や、FAXサーバ内部で固有の識別番号を用いるため、一意なファイル名を作成でき、ファイル名の重複によるデータ消失を防止できる。 As a countermeasure against the disappearance of such stored fax documents, for example, according to Patent Document 1, there is a technique of storing a fax document received by a FAX server with a unique identification number as a file name. ing. By using the technique disclosed in Patent Document 1, since a unique identification number for a communication network or a unique identification number inside a FAX server is used as a file name of a fax document, a unique file name can be created, and duplicate file names can be created. Can prevent data loss.
しかしながら、上記特許文献1に記載の技術では、システム側が強制的に一意な識別番号をファイル名として付与するため、ユーザの視認性が低下する。そのためユーザが保管されているファクス文書を利用する際に、所望のファクス文書を特定するのが難しく、所望の文書を探す手間が煩雑になるという課題があった。 However, in the technique described in Patent Document 1, the system side forcibly assigns a unique identification number as a file name, so that the visibility of the user is lowered. For this reason, when a user uses a stored fax document, it is difficult to specify a desired fax document, and there is a problem that the trouble of searching for the desired document becomes complicated.
本発明の目的は、上記従来技術の問題点を解決することにある。 An object of the present invention is to solve the above-mentioned problems of the prior art.
本発明の特徴は、ファイルのファイル名が一意になるように、かつユーザの視認性を高めて設定できるようにする技術を提供することにある。 A feature of the present invention is to provide a technique that allows a file name of a file to be unique and can be set with high user visibility.
上記目的を達成するために本発明の一態様に係る情報処理装置は以下のような構成を備える。即ち、
ファイル名に関する命名規則を設定するための設定画面において、前記ファイル名を作成する際に使用されるべき複数の項目をユーザに選択させる選択手段と、
前記作成されるファイル名を一意に特定するための所定の項目を選択するよう前記ユーザに対して促すメッセージを、前記設定画面に表示する警告手段と、
前記設定画面においてユーザにより選択された、前記所定の項目を含む複数の項目を、前記命名規則として保存する保存手段と、
前記保存された命名規則に従って、ファイルのファイル名を自動的に作成するファイル名作成手段と、を有することを特徴とする。
In order to achieve the above object, an information processing apparatus according to an aspect of the present invention has the following arrangement. That is,
In a setting screen for setting a naming rule related to a file name, selection means for allowing a user to select a plurality of items to be used when creating the file name;
Warning means for displaying on the setting screen a message prompting the user to select a predetermined item for uniquely identifying the created file name;
A storage means selected by the user, a plurality of items including the predetermined item is stored as the naming convention in the setting screen,
File name creating means for automatically creating a file name of the file in accordance with the stored naming rule.
本発明によれば、ユーザに対してファイル名の設定の柔軟性を高めつつ、ユーザの視認性を犠牲にすることなく、ファイル名の重複によるデータ消失を防止できる。 ADVANTAGE OF THE INVENTION According to this invention, the loss of data by duplication of a filename can be prevented, without sacrificing a user's visibility, improving the flexibility of a filename setting with respect to a user.
本発明のその他の特徴及び利点は、添付図面を参照とした以下の説明により明らかになるであろう。なお、添付図面においては、同じ若しくは同様の構成には、同じ参照番号を付す。 Other features and advantages of the present invention will become apparent from the following description with reference to the accompanying drawings. In the accompanying drawings, the same or similar components are denoted by the same reference numerals.
添付図面は明細書に含まれ、その一部を構成し、本発明の実施の形態を示し、その記述と共に本発明の原理を説明するために用いられる。
以下、添付図面を参照して本発明の実施形態を詳しく説明する。尚、以下の実施形態は特許請求の範囲に係る本発明を限定するものでなく、また本実施形態で説明されている特徴の組み合わせの全てが本発明の解決手段に必須のものとは限らない。
[実施形態1]
まず本発明に係る実施形態1について説明する。実施形態1では、本発明の画像形成装置の一例であるMFPと、ファイル保管機能を有するファイルサーバとを含むシステムにおけるファクス文書の転送設定処理、及びファクス受信とそれに伴うファイル転送処理の例を説明する。
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings. The following embodiments do not limit the present invention according to the claims, and all combinations of features described in the embodiments are not necessarily essential to the solution means of the present invention. .
[Embodiment 1]
First, Embodiment 1 according to the present invention will be described. In the first embodiment, an example of fax document transfer setting processing and fax reception and accompanying file transfer processing in a system including an MFP as an example of the image forming apparatus of the present invention and a file server having a file storage function will be described. To do.
図1は、本発明の実施形態1に係る情報処理システムの全体構成を示す図である。 FIG. 1 is a diagram showing an overall configuration of an information processing system according to Embodiment 1 of the present invention.
この情報処理システムでは、LAN100を介してMFP110とファイルサーバ120とが接続されている。
In this information processing system, an MFP 110 and a
MFP110は、操作部111、スキャナ部112、プリンタ部113を有する複合機(多機能処理装置)で、公衆回線網150と接続してファクス受信が可能である。本実施形態1に係る情報処理システムでは、MFP110はファクス文書の受信端末として利用される。ファイルサーバ120は、接続する端末の認証を行い、受信したファイルを、指定されたファイル名及びフォルダ名で保管し管理する。但し、本実施形態1に係るシステムは、図1の構成機器の数に限られることはない。例えば、MFP110の内部にファイルサーバの機能を有することにより、MFPとファイルサーバとが同一の装置で構成されていてもよい。また、ファイルサーバがインターネット上のサーバや、クラウドシステムとして構成されていてもよい。
The
図2は、実施形態1に係るMFP110のハードウェア構成を説明するブロック図である。
FIG. 2 is a block diagram illustrating the hardware configuration of the
操作部111は、タッチパネル機能を有する表示部や各種ハードキー等を有し、制御部200からのデータに従ってユーザに対して情報を表示したり、ユーザの操作に応じた情報を制御部200に入力する。スキャナ部112は、原稿の画像を読み取って、その画像の画像データを作成して制御部200に供給する。プリンタ部113は、制御部200から受け取った画像データに基づいて用紙(シート)に画像を印刷する。
The
制御部200は、操作部111、スキャナ部112、プリンタ部113と電気的に接続されており、またLAN100にもネットワークインターフェース(I/F)206を介して接続されている。これによりLAN100を介した、TCP/IP等の通信プロトコルによる通信が可能となっている。制御部200において、CPU201,ROM202,RAM203,HDD204,操作部I/F205、ネットワークI/F206、スキャナI/F207、画像処理部208及びプリンタI/F209がシステムバス211を介して接続されている。CPU201は、ROM202のブートプログラムを実行してHDD204に記憶されたOSや制御プログラムをRAM203に展開し、そのプログラムに従って、このMFP110を統括的に制御する。この制御には、後述のフローチャートを実現するためのプログラムの実行も含む。ROM202には、このMFP110のブートプログラムや各種データが格納されている。RAM203は、CPU201が動作するためのワークメモリを提供し、また受信した画像データ等を一時記憶するための画像メモリも提供している。HDD204はハードディスクドライブであり、OSや各種プログラムや画像データを格納している。操作部I/F205は、システムバス211と操作部111とを接続するためのインターフェース部である。ネットワークI/F206は、LAN100及びシステムバス211に接続し、ネットワーク(LAN)100を介して情報の入出力を行う。スキャナI/F207は、スキャナ部112と制御部200との間のインターフェースを制御する。画像処理部208は、スキャナ部112から入力した画像データ、及びプリンタ部113に出力する画像データに対して、回転、色変換、画像圧縮/伸張処理などの画像処理を行う。プリンタI/F209は、画像処理部208で処理された画像データを受け取り、この画像データに付随している属性データに従ってプリンタ部113による印刷を制御する。モデム210は公衆回線網150とシステムバス211に接続され、公衆回線網150を介して外部のファクス端末(不図示)とファクス送受信を行う。尚、実施形態1では、操作部111を用いたUI表示が可能なMFP110の例で説明するが、このMFP110に代えて、例えば汎用コンピュータ等のような情報処理装置、或いはこれ以外の画像処理装置であってもよい。
The
図3は、実施形態1に係るファイルサーバ120のハードウェア構成を示すブロック図である。
FIG. 3 is a block diagram illustrating a hardware configuration of the
ファイルサーバ120は、CPU301,RAM302,ROM303、入力部304、ネットワークI/F305、ハードディスクドライブ(HDD)306、表示部307を有し、これらはシステムバス308を介して互いに通信可能に接続されている。ROM303はブートプログラムを格納しており、CPU301は電源オン時に、このブートプログラムを読み出してHDD306にインストールされているOSや制御プログラム等をRAM302に展開する。そしてCPU301が、RAM302に展開したプログラムを実行することにより、このファイルサーバ120の機能が実現される。またCPU301は、ネットワークI/F305を介して接続されているLAN100上の他の装置との通信を行う。入力部304は、キーボードやポインティングデバイス等を含み、ユーザからの指示を受け付ける。表示部307は、ユーザに対してメニュー画面やメッセージなどの表示を行う。尚、この表示部307はタッチパネル機能を有していてもよい。
The
図4は、実施形態1に係るMFP110のソフトウェアモジュールの構成を説明する機能ブロック図である。これらソフトウェアモジュールは、MFP110のHDD204にインストールされており、実行時にRAM203に展開されてCPU201の制御の下に実行される。
FIG. 4 is a functional block diagram illustrating the configuration of the software module of the
ファクス受信部401は、モデム210がファクスを受信した際に受信処理を行う。ファクス受信部401は、モデム210を介して受信したファクシミリデータを受け取り、PDF等へ変換してファクス文書とし、そのファクス文書を一時保管部403によりHDD204に画像ファイルとして保存する。またファクス受信部401は、ファクス受信を行った日時である受信日時、及び、公衆回線網150を介して接続された外部のファクス端末(不図示)の電話番号である送信元番号を含む制御ファイルを作成する。そしてその制御ファイルを、画像ファイル(ファクス文書)と共にHDD204に保存する。尚、実施形態では、ファクス文書という表現を用いるが、このファクス文書は一般的な画像を含むことは言うまでもない。
The
転送部402は、ファクス受信部401がHDD204に保存した画像ファイルを、ファイルサーバ120に転送する。このとき転送部402は、ファクス受信部401がHDD204に保存した制御ファイルから受信日時及び送信元番号を読み出す。また転送部402は、転送設定情報管理部404から、図7を参照して後述する転送設定情報を取得する。また転送部402は、宛先情報管理部405に送信元番号を送信して、図6を参照して後述する宛先情報の電話番号から、送信元番号に対応する登録名称を取得する。
The
図6は、実施形態1に係るMFP110の宛先情報管理部405に記憶される宛先情報の一例を説明する図である。
FIG. 6 is a diagram illustrating an example of destination information stored in the destination
この宛先情報は、MFP110の操作部111を介してユーザが、宛先情報管理部405に事前登録するものとする。列601から列603及び列607は、行604から行606のデータレコードの列を示す。宛先ID601は、各々の宛先を一意に識別する識別子である。登録名称602は固有のユーザ名を示す。電話番号603は、登録名称602に対応する、ファクス受信時の送信元番号(電話番号)を示す。宛先表名607は、登録名称602に対応する宛先が属する宛先表(アドレス帳)のグループを示す。
The destination information is pre-registered in the destination
図7は、実施形態1に係るMFP110の転送設定情報管理部404に記憶される転送設定情報を記憶したファイルの一例を示す図である。
FIG. 7 is a diagram illustrating an example of a file storing transfer setting information stored in the transfer setting
このファイルには、後述する図9ファイルサーバ設定画面、図10のファイル命名規則設定画面、図11のフォルダ命名規則設定画面で設定された項目が記憶される。これら設定画面の説明は詳しく後述する。尚、このファイルのフォーマットは、CSV,XML、或いはその他フォーマットでも良く、その形式は問わない。 In this file, items set in a later-described file server setting screen in FIG. 9, a file naming rule setting screen in FIG. 10, and a folder naming rule setting screen in FIG. 11 are stored. These setting screens will be described in detail later. The format of this file may be CSV, XML, or any other format, and the format is not limited.
hostname701は、ファイルサーバ120のホスト名を示す。図では、「sharedserver」がファイルサーバ120のホスト名として指定されている。尚、このホスト名として、ファイルサーバ120のIPアドレスを用いてもよい。folderpath702は、転送した画像ファイルの格納先フォルダの起点となるパスを示す。図では、「root」が格納先フォルダパスとして指定されている。username703は、ファイルサーバ120へ認証するためのログインユーザ名を示す。図7では、管理者を示す「administrator」がログインユーザ名として指定されている。password704は、ファイルサーバ120へ認証するためのパスワードを示す。図では「32942xc45」がパスワードとして指定されている。尚、パスワードの文字列は、ハッシュなどの暗号方法を用いて難読化されていてもよい。filerule705は、ファイルサーバ120に画像ファイルを保存する際のファイル命名規則を示す。folderrule706は、ファイルサーバ120に画像ファイルを保存する際のフォルダパスの命名規則を示す。これらに関しては詳しく後述する。
The
転送部402は、このfilenamerule705と、登録名称、電話番号、受信日時、宛先表名、そして回線名、シリアル番号、ランダム番号等に基づいて、ファイルサーバ120に送信する画像ファイルのファイル名を作成する。また転送部402は、foldernamerule706と、登録名称、電話番号、そして受信日及び受信月に基づいて、ファイルサーバ120に送信して保存する画像ファイルのフォルダ名を作成する。そして転送部402は、hostname701で指定されたファイルサーバ120に対して、HDD204に保存されている画像ファイルを読み出して、その画像ファイルに、上述のファイル名、フォルダ名を付与して送信する。また転送部402は、UI部406から受信した電話番号と受信日時、及びHDD204に予め保存されているテスト用ファクス文書を使用して、前述のファイル転送処理と同様の処理内容で、後述するテスト送信を行うことができる。
The
一時保管部403は、画像ファイルと制御ファイルとを受け取ってHDD204に保存し管理する。転送設定情報管理部404は、後述のUI部406により設定された、例えば図7に示す転送設定情報をHDD204に保存して管理する。また転送設定情報管理部404は、転送部402からの要求に応じて、保存している転送設定情報を転送部402に送信する。宛先情報管理部405は、後述のUI部406により設定された、例えば図6に示す宛先情報をHDD204に保存して管理する。UI部406は、操作部I/F205を介して操作部111の表示部に各種画面を表示し、操作部111のポインティングデバイスやハードウェアキー等を介してユーザによって入力された内容を検知する。またUI部406は、操作部111に、図8を参照して後述する状況表示画面を表示し、転送設定を行うか否かのユーザ入力を受け付ける。またUI部406は、図9を参照して後述するファイルサーバの設定画面を表示し、ユーザによって入力されたファイルサーバ設定を取得して、転送設定情報管理部404に送信し、ファイルサーバ設定の保存を依頼する。またUI部406は、操作部111に、図9を参照して後述するファイル命名規則の設定画面を表示し、ユーザによって入力されたファイル命名規則を取得して、転送設定情報管理部404に送信し、ファイル命名規則の保存を依頼する。またUI部406は、操作部111に、図10を参照して後述するフォルダ命名規則の設定画面を表示し、ユーザによって入力されたフォルダ命名規則を取得して、転送設定情報管理部404に送信し、フォルダ命名規則の保存を依頼する。またUI部406は、操作部111に、図12を参照して後述するテスト送信画面を表示し、ユーザによって入力された送信元の電話番号と受信日時を取得して転送部402に送信し、テスト送信を依頼する。
The
図5は、実施形態1に係るファイルサーバ120のソフトウェアモジュールの構成を説明する機能ブロック図である。これらソフトウェアモジュールは、ファイルサーバ120のHDD306に格納され、実行時にRAM302に展開されてCPU301の制御の下に実行される。
FIG. 5 is a functional block diagram illustrating the configuration of the software module of the
通信部501は、SMB(Server Message Block)やWebDAV(Web-based Distributed Authoring and Versioning)等のファイル送信サービスを有している。通信部501は、LAN100を介して要求を受け付けて処理を行い、処理結果の応答を行う。認証部502は、ファイル送信サービスに対する要求に含まれる認証情報を基にクライアント(ここではMFP110)の認証を行う。ファイル管理部503は、ファイル送信サービスに対する要求に応じて、HDD306に保管しているファイルの管理を行う。ファイル管理部503は、通信部501を介してMFP110より受信したフォルダ名、ファイル名に従って、HDD306に画像ファイルを保存し、また画像ファイルを読み出す。またファイル管理部503は、通信部501を介してMFP110から受信したフォルダ名のフォルダが、HDD306に存在するか否かを確認する。またファイル管理部503は、通信部501を介してMFP110から受信したフォルダ名に従ってHDD306にフォルダを作成する。
The
次に図7を参照して、ファイルサーバ120に画像ファイルを保存する際のファイル命名規則であるfilerule705について説明する。
Next, with reference to FIG. 7, a
この命名規則の形式としては、[項目名1]セパレータ(ここでは「_」)[項目名2]セパレータ(ここでは「_」)[項目名3]の形式で保持する。例えば、新規に項目名を追加する場合、セパレータ「_」と追加項目名を、既存の命名規則に追加する。例えば、図7で更に「項目名4」を追加した場合、その命名規則は、[項目名1]_[項目名2]_[項目名3]_[項目名4]となる。また項目名[REGISTNAME]は、図6の登録名称に該当し、項目名[FAXNUMBER]は図6の電話番号に該当し、[DATE]は受信日時を示す。また図示していないが、項目名[ADDRESSLISTNAME]は宛先表、項目名[LINENAME]は回線名を示す。また項目名[SERIAL]は、システムが生成するシリアル番号を示し、具体的には、「00000001」のような数値で、毎回異なるシリアルな数値が設定される。項目名[RANDOM]は、システムが生成するランダムな番号を示し、例えば「a761232ed4211cebacd00aa0057b223」のような数値であり、毎回異なるランダムな数値が設定される。図7では、ファイル命名規則として[REGISTNAME]_[FAXNUMBER]_[DATE]が指定されており、この場合は、「登録名称_(送信元の)電話番号_日付」がファイル名となる。 As a format of this naming rule, [Item name 1] separator (here “_”) [Item name 2] separator (here “_”) [Item name 3] is held. For example, when a new item name is added, a separator “_” and an additional item name are added to an existing naming rule. For example, when “item name 4” is further added in FIG. 7, the naming rule is [item name 1] _ [item name 2] _ [item name 3] _ [item name 4]. The item name [REGISTNAME] corresponds to the registered name in FIG. 6, the item name [FAXNUMBER] corresponds to the telephone number in FIG. 6, and [DATE] indicates the reception date and time. Although not shown, item name [ADDRESSLISTNAME] indicates a destination table, and item name [LINENAME] indicates a line name. The item name [SERIAL] indicates a serial number generated by the system, and specifically, a numerical value such as “00000001” is set every time. The item name [RANDOM] indicates a random number generated by the system, and is a numerical value such as “a7612232ed4211cebacd00aa0057b223”, and a different random numerical value is set every time. In FIG. 7, [REGISTNAME] _ [FAXNUMBER] _ [DATE] is specified as the file naming rule. In this case, “registered name_ (source) telephone number_date” is the file name.
folderrule706は、ファイルサーバ120に画像ファイルを保存する際のフォルダパスの命名規則を示す。この命名規則の形式としては、[項目名1]パス区切り記号(ここでは「/」)[項目名2]パス区切り記号(ここでは「/」)[項目名3]の形式で保持する。新規で項目名を追加する場合、パス区切り記号(「/」)及び追加項目名を既存の命名規則に追加する。例えば、項目名4を追加した場合、フォルダパスの命名規則は、[項目名1](パス区切り記号)/[項目名2]/[項目名3]/[項目名4]となる。また項目名[REGISTNAME]は登録名称を示し、項目名[FAXNUMBER]は電話番号を示し、[DATE]は受信日時を示す。図7では、フォルダパスの命名規則として、[REGISTNAME]/[FAXNUMBER]/[DATE]が指定されており、「登録名称/電話番号/日付」が保存先のフォルダパスとなる。
A
図8は、実施形態1に係るMFP110の操作部111に表示される状況表示画面の一例を示す図である。
FIG. 8 is a diagram illustrating an example of a status display screen displayed on the
状況表示801には、MFP110で動作している図4のソフトウェアモジュール及びMFP110の動作状況が表示される。この状況表示画面の表示をUI部406が行う場合、UI部406は、MFP110のソフトウェアモジュール及びシステム各部の動作状況を確認する。そしてUI部406は、MFP110のソフトウェアモジュール及びシステム各部が正常に動作している場合は正常動作の旨を、異常が発生している場合は、異常が発生しているソフトウェアモジュール又はその部分と状況等を表示する。設定画面へボタン802は、MFP110の転送設定情報管理部404で管理されている転送設定情報を変更するための画面へ遷移するように指示する。ユーザが設定画面へボタン802を押下(指示)すると、図13を参照して後述する転送設定の変更処理が起動して図9に示すファイルサーバ設定変更画面に遷移する。
The
尚、図8に示す状況表示画面上に、MFP110の最新のソフトウェアモジュールの状況及びMFP110の各部の動作状況に応じて、状況表示801を更新するためのGUIボタンを設けてもよい。
Note that a GUI button for updating the
また実施形態1では、設定画面へボタン802が押下されたとき、図9のファイルサーバ設定画面に遷移するとしたが、この状況表示画面上に後述の図10、図11、図12の各々の画面へ直接遷移するためのGUIボタンを設けてもよい。
In the first embodiment, when the
図9は、実施形態1に係るMFP110が表示するファイルサーバ設定画面の一例を示す図である。
FIG. 9 is a diagram illustrating an example of a file server setting screen displayed by the
ホスト名入力ボックス901は、画像ファイル(ファクス文書)の転送先であるファイルサーバ120のホスト名を入力するための入力欄である。ホスト名入力ボックス901に入力された名称は、MFP110のUI部406によって転送設定情報管理部404に送信され、転送設定情報のhostname701(図7)として保存される。フォルダへのパス入力ボックス902は、画像ファイルの転送先であるファイルサーバ120のフォルダ名を入力するための入力欄である。この入力ボックス902に入力された名称は、MFP110のUI部406によって転送設定情報管理部404に送信され、転送設定情報のfolderpath702(図7)として保存される。ログインユーザ名入力ボックス903は、画像ファイルの転送先であるファイルサーバ120での認証に必要なログインユーザ名を入力するための入力欄である。この入力ボックス903に入力された名称は、MFP110のUI部406によって転送設定情報管理部404に送信され、転送設定情報のusername703(図7)として保存される。ログインパスワード入力ボックス904は、画像ファイルの転送先であるファイルサーバでの認証に必要なログインパスワードを入力するための入力欄である。この入力ボックス904は、ユーザが入力した内容を隠ぺいするために入力文字に対して「*」で表示している。入力文字の表示は「*」に限らず、例えば他の記号「●」などでもよく、或いは隠ぺいせずに表示してもよい。この入力ボックス904に入力されたパスワードは、MFP110のUI部406によって転送設定情報管理部404に送信され、転送設定情報のpassword704(図7)として保存される。キャンセルボタン905は、この画面での転送設定情報の変更をキャンセルするためのボタンである。ユーザがキャンセルボタン905を押下すると、この画面を介した転送設定変更が中止されて図8の状況表示画面に遷移する。
The host
次へボタン906は、転送設定情報のうちファイルサーバの設定を変更し、次画面である後述の図10で示すファイル命名規則設定画面に遷移するように指示するボタンである。ユーザが次へボタン906を押下すると、MFP110のUI部406によって、このファイルサーバ設定画面で入力されたファイルサーバ設定が転送設定管理部404に送信され、転送設定情報管理部404が、このファイルサーバ設定を保存する。そしてUI部406は、図10を参照して後述するファイル命名規則設定画面に遷移する。
The
尚、この実施形態1では、次へボタン906が押下されたとき、図10のファイル命名規則設定画面に遷移するとしているが、このファイルサーバ設定画面に、図11、図12の各々の画面へ直接遷移するためのGUIボタンを設けてもよい。
In the first embodiment, when the
図10は、実施形態1に係るMFP110が表示するファイル命名規則を設定する設定画面の一例を示す図である。このファイル命名規則設定画面を介してユーザが設定したファイル命名規則に従って、ファイルサーバ120に転送する画像ファイルのファイル名が決定される。
FIG. 10 is a diagram illustrating an example of a setting screen for setting a file naming rule displayed by the
項目1002〜1004は、登録名称、電話番号、受信日時、宛先表名、回線名、シリアル番号、ランダム番号の項目名のうち、ファイル名に使用する項目名を指定するエリアで、ここでは登録名称、電話番号、受信日時が選択されている。ここで、項目1002はファイル名の第一番目の項目名、項目1003はファイル名の第二番目の項目名、項目1004はファイル名の第三番目の項目名を示している。ここでは、各項目のファイル名の選択方法をプルダウンメニューで提供している。各プルダウンの選択肢として、「なし」、「登録名称」、「Fax番号」、「日付」、「宛先表名称」、「回線名称」、「シリアル番号」、「ランダム番号」がある。尚、「回線名称」は、送信先として指定されたファクシミリ番号を基に、例えば図6に示す電話番号603に対応する登録名称602として取得される。また「なし」が選択された場合は、選択肢以下の項目名を生成しないことを示す。例えば、第一番目の項目1002に「登録名称」、第二番目の項目1003に「なし」を選択した場合、第二番目の項目以下のファイル名は指定していないと判断し、ファイル名は「登録名称」だけとなる。項目1005は、各項目の区切りを示すセパレータの記号を選択するプルダウンメニューで、セパレータの選択肢として、「ハイフン」、「アンダーバー」、「スペース」等があり、セパレータとしていずれか1つを選択できる。
プレビュー表示1006は、項目1002〜1004の選択に従って、どのようなファイル名になるのかを表示している。表示内容は、項目1002〜1004の選択に従って、選択項目に応じたファイル名を表示する。図10の例では、第一番目の項目1002に「登録名称」、第二番目の項目1003に「Fax番号(電話番号)」、第三番目の項目名1003に「日付」、セパレータとしてアンダーバー「_」が選択されている。従って、ファイル名として「[登録名称]_[Fax番号]_[日付]」がプレビュー表示されている。メッセージ1001は、項目1002〜1004で、受信日時(日付)、シリアル番号、ランダム番号のいずれかを選択するという所定の条件を満たしていない場合に表示される。これは、受信日時(日付)、シリアル番号、ランダム番号のいずれもが選択されないと、一意に特定できるファイル名が決定できないためである。図10の例では、項目1004で日付が選択されているが、例えば日付が選択されていない場合に、メッセージ1001として「受信日時を選択してください」と表示する。尚、上述の所定の条件において、例えば受信日時は秒単位までの時間情報を含むものとする。またこれ以外にも、ファイル名を一意に特定するために必要な情報であれば、上述の所定の条件は、上記情報以外を含むものであっても良い。
The preview display 1006 displays what file name is to be obtained according to the selection of
キャンセルボタン1007は、この設定画面を介して入力した内容をキャンセルするように指示する。ユーザがキャンセルボタン1007を押下すると、例えば図8に示す状況表示画面に遷移する。戻るボタン1008は、前画面に戻るように指示する。ユーザが戻るボタン1008を押下すると、例えば図9に示すファイルサーバの設定画面に遷移する。次へボタン1009は、次の画面に進めるように指示する。ユーザが次へボタン1009を押下すると、例えば図11に示すフォルダ命名規則の設定画面に遷移する。
A cancel
尚、次へボタン1009は、項目1002〜1004で、日付、シリアル番号、ランダム番号のいずれかが選択されている場合に、この次へボタン1009の押下が可能となる。これらの項目のいずれも選択されていない場合は、次へボタン1009は選択不可の状態となり、次へボタン1009は押下できなくなる。これにより、ファイル名が一意にならない命名規則に従ってファイル名が作成されるのを抑止できる。
The
図11は、実施形態1に係るMFP110が表示するフォルダ命名規則を設定する設定画面の一例を示す図である。この画面で設定したフォルダ命名規則に従って、ファイルサーバ120に保存されるファイルのフォルダ名が決定される。
FIG. 11 is a diagram illustrating an example of a setting screen for setting a folder naming rule displayed by the
ラジオボタン1101は、階層を分けて画像ファイルを保存するか否かを選択させるチェックボックスである。このボタン1101がチェックされると、この画面で設定する命名規則によってフォルダ名を作成して画像ファイルを保存する。ボタン1101がチェックされない場合、図9に示すファイルサーバの設定画面で指定したフォルダパスの直下に、その画像ファイルを保存する。
A
項目1102〜1104は階層名を示している。ここではフォルダの第一階層1102、第二階層1103、第三階層1104を含んでいる。そして、各階層に対応するフォルダ名の選択方法をプルダウン1105〜1108で提供している。ここではプルダウンの選択肢として、「なし」、「登録名称」、「Fax番号」、「受信日」、「受信月」、「宛先表名称」、「回線名称」を含むものとする。尚、「なし」が選択された場合は、選択肢以下の階層を生成しないことを示す。例えば、第一階層1102に「登録名称」、第二階層1103に「なし」が選択された場合は、第二階層以下のフォルダ名は指定していないと判断し、フォルダ名は「登録名称」だけとなる。プレビュー表示1108は、項目1102〜1104の選択結果に応じたフォルダ名のプレビュー表示を示す。図11の例では、第一階層1102に「登録名称」、第二階層1103に「Fax番号」、第三階層1104に「受信日」が選択されているため、プレビュー表示1108は「[登録名称]/[Fax番号]/[受信日]」となる。
キャンセルボタン1109は、この画面を介してユーザの操作をキャンセルするように指示する。ユーザがキャンセルボタン1109を押下すると、例えば図8に示す状況表示画面に遷移する。戻るボタン1110は前画面に戻るように指示する。ユーザが戻るボタン1110を押下すると、例えば図10に示すファイル命名規則設定画面に遷移する。次へボタン1111は、次の画面に進むように指示する。ユーザが次へボタン1111を押下すると、例えば図12に示すテスト送信画面に遷移する。
A cancel
図12は、実施形態1に係るMFP110が表示するテスト送信画面の一例を示す図である。
FIG. 12 is a diagram illustrating an example of a test transmission screen displayed by the
送信元番号入力ボックス1201は、テスト送信を行う際の送信元の電話番号として使用する情報を入力するための入力欄である。送信元番号入力ボックス1201に入力された電話番号は、MFP110のUI部406によって転送部402に送信され、テスト送信時の送信元番号(電話番号)として使用される。受信日時入力ボックス1202は、テスト送信を行う際の受信日時として使用する日時を入力するための入力欄である。受信日時入力ボックス1202に入力された日時は、MFP110のUI部406によって転送部402に送信され、テスト送信時の受信日時として使用される。
A transmission source
設定確認ボタン1203は、図9、図10、図11の設定画面を介して入力された転送設定情報を表示するための設定確認画面(不図示)に遷移するためのボタンである。ユーザが設定確認ボタン1203を押下すると、MFP110のUI部406によって、図9、図10、図11で入力された転送設定情報を表示するための設定確認画面を表示する。テスト送信ボタン1204は、図9、図10、図11で入力された転送設定情報と、送信元番号入力ボックス1201及び受信日時入力ボックス1202で入力された情報を用いて、テスト送信を行うように指示するボタンである。ユーザがテスト送信ボタン1204を押下すると、MFP110のUI部406が、送信元番号入力ボックス1201の電話番号及び、受信日時入力ボックス1202の日時を転送部402に送信し、転送部402に対してテスト送信要求が送られる。転送部402は、テスト送信ボタン1204が押下されると、受信した送信元番号及び日時でファクス文書を受信したと仮定して、ファイルサーバ120に対してテスト送信を行う。転送部402はテスト送信が終了すると、テスト送信の結果を表示するためのテスト送信結果画面(不図示)を表示する。
The
キャンセルボタン1205は、転送設定情報の設定を中止するためのボタンである。ユーザがキャンセルボタン1205を押下すると、図8の状況表示画面に遷移する。戻るボタン1206は、前画面に遷移するためのボタンである。ユーザが戻るボタン1206を押下すると、前画面である図11のフォルダ命名規則設定画面に遷移する。OKボタン1207は、転送設定情報の設定を終了し、図8で示す状況表示画面に遷移するためのボタンである。ユーザがOKボタン1207を押下すると、MFP110のUI部406は、図8で示す状況表示画面に遷移する。
A cancel
尚、実施形態1では、テスト時に用いる送信元番号を送信元入力ボックス1201、受信日時を受信日時入力ボックス1202で入力している。しかし、その他にテスト送信に用いるファクス文書を指定するための入力ボックスや入力ボタンなどが設けられていてもよい。
In the first embodiment, the transmission source number used in the test is input in the transmission
図13は、実施形態1に係るMFP110によるファイルサーバの設定、ファイル命名規則、フォルダ命名規則の設定処理などを説明するフローチャートである。尚、このフローチャートで示す各動作(ステップ)は、MFP110のCPU201がHDD204に記憶された制御プログラムをRAM203に展開して実行することにより実現される。またこのフローチャートは、ユーザがMFP110の操作部111を介してこのフローチャートを実行する制御プログラムを選択した場合に実行される。
FIG. 13 is a flowchart for explaining file server setting, file naming rule setting processing, folder naming rule setting processing, and the like by the
まずS1301でCPU201は、例えば図8に示すような状況表示画面を表示する。次にS1302に進みCPU201は、この状況表示画面で設定画面へボタン802が押下された否かを判定する。設定画面へボタン802が押下されるとS1303に進みCPU201は、例えば図9に示すファイルサーバ設定画面を表示する。そしてユーザは、このファイルサーバ設定画面を介して、転送先となるファイルサーバの名称やフォルダのパス、認証情報などを入力する。
First, in step S1301, the
次にS1304に進みCPU201は、このファイルサーバ設定画面で、ユーザがキャンセルボタン905或いは次へボタン906を押下したかを判定する。次へボタン906が押下されたと判定するとS1305に進み、キャンセルボタン905が押下されたと判定するとS1301に戻る。S1305でCPU201は、このファイルサーバ設定画面を介して入力されたファイルサーバの設定情報を、MFP110のHDD204に記憶する。
In step S1304, the
次にS1306に進みCPU201は、例えば図10に示すような、ファイル命名規則の設定画面を表示する。そしてユーザは、この設定画面を介して、ファイル命名規則の設定情報を入力するファイル命名規則の設定処理を実行する。次にS1307に進みCPU201は、このファイル命名規則の設定画面で、ユーザがどのボタンを押下したかを判定する。S1307で次へボタン1009が押下されたと判定するとS1308に進むが、ここで前述したように、次へボタン1009の押下ができない場合がある。このファイル命名規則の設定処理は、図18を参照して後述する。一方、キャンセルボタン1007が押下されたと判定するとS1301に進み、戻るボタン1008が押下されたと判定するとS1303に進む。
In step S1306, the
図18は、図13のS1306のファイル命名規則の設定処理を説明するフローチャートである。 FIG. 18 is a flowchart for explaining the file naming rule setting process in S1306 of FIG.
先ずS1801でCPU201は、例えば図10に示すファイル命名規則の設定画面の項目1002〜1004で選択された情報を取得する。次にS1802に進みCPU201は、S1801で取得した情報に基づいて、ファイル名を一意に設定できる項目が選択されているか否かを判定する。尚、ファイル名が一意になる項目は、前述したように「日付」、「シリアル番号」、「ランダム番号」であり、これらの項目が1つ以上含まれているかどうかを判定する。そして一意になる項目が1つ以上含まれている場合は、ファイル名を一意に設定できる項目が選択されていると判定してS1805に進む。S1805でCPU201は、この画面で決定されたファイル命名規則をHDD204に記憶する。
First, in step S <b> 1801, the
一方、S1802でCPU201は、ファイル名が一意になる項目が含まれていないと判定するとS1803に進む。S1803でCPU201は、図10のメッセージ1001に、一意になる項目を選択するように促す警告メッセージを表示する。図10では、メッセージ1001として「受信日時を選択してください」を表示しているが、他の一意になる項目を選択させるようなメッセージを表示してもよい。
On the other hand, if the
次にS1804に進みCPU201は、次へボタン1009をユーザが押下できないようにする。具体的には、次へボタン1009をグレー表示して無効な状態(ボタンを押下できない状態)にし、次の画面へ遷移できないようにする。こうすることで、画像ファイルに、一意でないファイル名が付与されるのを防止できる。こうして、ファイル命名規則の設定画面で、一意になるファイル名が指定されると次へボタン1009が押下できるようになり、ユーザが次へボタン1009を押下するとファイル命名規則が確定処理されてS1308に進む。
In step S1804, the
S1308でCPU201は、例えば図11に示す、フォルダ命名規則の設定画面を表示する。そしてS1309でユーザは、この設定画面を介して、フォルダ命名規則の設定情報を入力するフォルダ命名規則の設定処理を実行する。そしてS1310に進みCPU201は、このフォルダ命名規則の設定画面で、ユーザがどのボタンが押下したかを判定する。S1310でユーザが次へボタン1111を押下したと判定した場合はS1311に進む。ここでユーザがキャンセルボタン1109を押下した場合はS1301に進み、戻るボタン1110を押下した場合はS1306に進む。S1311でCPU201は、例えばフォルダ命名規則の設定画面でユーザが入力した情報をHDD204に記憶する。
In step S1308, the
次にS1312に進みCPU201は、例えば図12に示すテスト送信画面を表示する。そしてS1313に進みCPU201は、このテスト送信画面で、ユーザがどのボタンを押下したかを判定する。ここでユーザがいずれのボタンも押下しないときはS1312を実行する。そしてユーザがOKボタン1207を押下したと判定すると、この処理を終了する。一方、ユーザがキャンセルボタン1205を押下したと判定した場合はS1301に進む。また戻るボタン1206を押下したと判定した場合はS1309に進む。更に、ユーザがテスト送信ボタン1204を押下したと判定した場合はS1314に進む。S1314でCPU201は、ファイルサーバ設定画面(図9)、ファイル命名規則の設定画面(図10)、フォルダ命名規則の設定画面(図11)、及びテスト送信画面(図12)で設定された内容に基づいて送信テストを実施してS1312に進む。
Next, proceeding to S1312, the
次に、本実施形態に係るMFP110によるファクス受信処理について説明する。以下は、MFP110がファクス文書を受信して、そのファクス文書を画像ファイルとして転送する処理を中心に説明する。ここでは、前述の転送設定情報(図7)、宛先情報(図6)を使用して、ファイルサーバ120に、受信したファクス文書を画像ファイルとして転送する。このとき、そのファクス文書(画像ファイル)のファイル名及びフォルダ名を作成してファイルサーバ120に転送する。尚、宛先情報は、前もってユーザがMFP110の操作部111を介して宛先情報管理部405に図6に示すように登録済みとする。ここでは、その宛先情報の登録の処理の説明は省略する。
Next, fax reception processing by the
図14は、実施形態1に係るMFP110が画像データ(文書データ)をファクス受信して、その受信した画像データの画像ファイルをファイルサーバ120に転送する処理を説明するシーケンス図である。
FIG. 14 is a sequence diagram illustrating processing in which the
1401でMFP110に対して、外部のファクス端末からファクス画像が送られる。MFP110は、このファクス画像を受信するとファクス受信部401と転送部402がファクス受信処理を行う。
In 1401, a fax image is sent from the external fax terminal to the
図15は、実施形態1に係るMFP110によるファクス受信処理を説明するフローチャートである。尚、このフローチャートで示す各動作は、MFP110のCPU201がHDD204に記憶された制御プログラムをRAM203に展開して実行することにより実現される。
FIG. 15 is a flowchart for explaining fax reception processing by the
まずS1501でCPU201は、モデム210を利用して公衆回線150経由で外部のファクス端末からファクスを受信する。またCPU201は、モデム210を利用して、外部のファクス端末の電話番号を送信元番号として取得し、更にファクス受信を行った日時を受信日時として取得する。次にS1502に進みCPU201は、S1501で受信したファクス文書をPDF等の画像ファイルに変換する。またCPU201は、S1501で取得した送信元の電話番号と受信日時を記載した制御ファイルを作成する。そして、そのファクス文書を含む画像ファイルを、制御ファイルと共にHDD204に一時保管する。
First, in step S <b> 1501, the
次にS1503に進みCPU201は、HDD204への画像ファイルの一時保管に成功したかを判定する。保存できていればS1504に進みCPU201は、HDD204に一時記憶した送信元の電話番号と受信日時などを取得する。一方、画像ファイルの一時保管に失敗した場合はエラー処理を行って、この処理を終了する。ここで一時保管に失敗する例としては、HDD204の容量不足などがある。また、ここでのエラー処理は、ファクス文書をプリンタI/F209経由でプリンタ部113に送信して印刷させると共に、操作部111に状況表示画面(図8)を表示してエラー状況を表示させる等がある。
In step S1503, the
次にS1505に進みCPU201は、S1504で取得した送信元番号と受信日時と、転送設定情報(図7)及び宛先情報(図6)を参照して、その画像ファイルをファイルサーバ120に転送する際のファイル名を作成する。S1505の処理の詳細を図16のフローチャートを参照して説明する。
In step S1505, the
図16は、図15のS1505における、転送する画像ファイルのファイル名の作成処理を説明するフローチャートである。尚、このフローチャートで示す各動作は、MFP110のCPU201がHDD204に記憶された制御プログラムをRAM203に展開して実行することにより実現されるため、ここでは動作の主体をCPU201として説明する。
FIG. 16 is a flowchart for explaining the process for creating the file name of the image file to be transferred in S1505 of FIG. Note that each operation shown in this flowchart is realized by the
まずS1601でCPU201は、HDD204に保存されたfilenamerule705(ファイル命名規則)を取得する。次にS1602に進みCPU201は、電話番号を基に宛先情報(図6)を取得する。ここでは電話番号603をキーにして登録名称602を検索して取得する。次にS1603に進みCPU201は、電話番号603に該当する登録名称602が存在するか否かを判定する。登録名称602が存在する場合はS1604に進み、その該当する登録名称を取得してS1606に進む。一方、登録名称602が存在しない場合はS1605に進みCPU201は、予め設定されているデフォルトの登録名称を取得してS1606に進む。尚、このデフォルト登録名称の例としては、「該当なし」等が設定されているものとする。また、このデフォルトの登録名称は、ROM202やHDD204に予め保存されていてもよい。またデフォルトの登録名称を設定するための入力ボックスを、例えば図10のファイル命名規則設定画面等に設けて、ユーザがデフォルト名称を変更可能にしてもよい。S1606でCPU201は、S1601で取得したファイル命名規則に従って、登録名称、送信元の電話番号、受信日時、宛先表名、回線名等を用いてファイル名を作成する。
First, in step S <b> 1601, the
そして処理は図15のS1506に進む。S1506でCPU201は、S1504で取得した送信元の電話番号と受信日時と、転送設定情報(図7)及び宛先情報(図6)とに基づいて、転送時のフォルダ名を作成する。S1506の処理の詳細は図17のフローチャートを参照して説明する。
Then, the process proceeds to S1506 in FIG. In step S <b> 1506, the
図17は、図15のS1506における、転送する画像ファイルが格納されるファイルサーバ120のフォルダ名の作成処理を説明するフローチャートである。尚、このフローチャートで示す各動作は、MFP110のCPU201がHDD204に記憶された制御プログラムをRAM203に展開して実行することにより実現されるため、ここでは動作の主体をCPU201として説明する。
FIG. 17 is a flowchart for explaining the folder name creation processing of the
まずS1701でCPU201は、HDD204に保存されたfoldernamerule706を取得する。次にS1702に進みCPU201は宛先情報を取得し、S1504で取得した電話番号をキーにして、対応する登録名称を検索して取得する。そしてS1703に進みCPU201は、その電話番号に該当する登録名称が存在するか否かを判定する。ここで存在すると判定するとS1704に進み、CPU201はその該当する登録名称を取得してS1706に進む。一方、S1703で、その電話番号に該当する登録名称が存在しないと判定するとS1705に進み、CPU201は、予め設定されているデフォルトの登録名称を取得してS1706に進む。尚、デフォルトの登録名称の例としては、「該当なし」等が設定されているものとする。また、このデフォルトの登録名称は、ROM202やHDD204に予め保存されていてもよい。また、デフォルトの登録名称を設定するための入力ボックスを、例えば図11のフォルダ命名規則設定画面等に設けて、ユーザ入力によってHDD204等に保存されているデフォルト名称を変更可能にしてもよい。
First, in step S <b> 1701, the
S1706でCPU201は、S1701で取得したfoldernamerule706に従って、登録名称、送信元の電話番号、受信日時等を用いてフォルダ名を作成する。そしてS1707に進みCPU201は、フォルダ名の先頭にフォルダパス703を設定して、この処理を終了する。
In step S1706, the
次に再び図14に戻り、1402でMFP110が、ファイルサーバ120に対して認証処理を行う。この認証処理は、図15のS1507から実行される。
Next, returning to FIG. 14 again, in
図15のS1507でCPU201は、HDD204から転送設定情報(図7)を読み出して、hostname701,username703,password704を取得する。そしてCPU201は、hostname701で指定されたアドレスにアクセスし、認証要求と共にusername703及びpassword704をそれぞれユーザ名とパスワードとしてファイルサーバ120に送信する。そして処理をS1508に進める。
In S1507 of FIG. 15, the
再び図14の説明に戻る。1402で、ファイルサーバ120の通信部501がMFP110から認証要求を受信すると、その認証要求からユーザ名とパスワードを取得して認証部502に送信する。認証部502は、HDD306に保存されている認証情報を使用して、ユーザIDとパスワードの照合を行い、その認証結果を通信部501に送信する。これにより通信部501は、受信した認証結果をMFP110に送信する。
Returning to the description of FIG. When the
こうして図15のS1508でCPU201は、ファイルサーバ120から認証結果を受信したか否かを判定する。ここで認証結果を受信していないと判定するとS1508を実行し、認証結果を受信するとS1509に進みCPU201は、S1508で受信した認証結果が認証成功であるか否かを判定する。ここでCPU201が認証成功と判定するとS1510に進むが、そうでない場合は、エラー処理を行い終了する。ここでのエラー処理としては、操作部111に状況表示画面(図8)を表示して、エラー状況を表示させる等がある。
Thus, in step S1508 in FIG. 15, the
図14の1403は、MFP110が認証に成功した場合で、ファイルサーバ120にS1506で作成したフォルダ名のフォルダが存在するか否かを問い合わせ、存在しない場合はフォルダの作成を依頼する処理を行う。このとき、MFP110は、図15のS1510の処理を実行する。
S1510でCPU201は、S1506で作成したフォルダ名をファイルサーバ120に送信し、そのフォルダ名のファイルの存在確認要求を送信する。
In step S1510, the
そして図14の1403では、ファイルサーバ120の通信部501が、MFP110からフォルダの存在確認要求を受信すると、そのフォルダの存在確認要求に含まれるフォルダ名をファイル管理部503に送信して、フォルダの存在確認処理を依頼する。これによりファイル管理部503は、受信したフォルダ名のフォルダがHDD306に存在するか否かを判定し、その確認結果をフォルダの存在確認結果として通信部501に送信する。これにより通信部501は、そのフォルダの存在確認結果をMFP110に送信する。そして処理は図15のS1511に進む。
14, when the
S1511でCPU201は、ファイルサーバ120からフォルダの存在確認結果を受信したかを判断する。フォルダの存在確認を受信していないと判定した場合は、処理は再びS1511に進む。S1511でフォルダの存在確認を受信したと判定した場合はS1512に進む。S1512でCPU201は、S1511で受信したフォルダの存在確認から、ファイルサーバ120にS1506で作成したフォルダ名のフォルダが存在するか否かを判定する。ここで同じ名前のフォルダが存在すると判定するとS1515に進むが、同じ名前のフォルダが存在しないと判定するとS1513に進む。
In step S <b> 1511, the
S1513でCPU201は、ファイルサーバ120に対して、S1506で作成したフォルダ名を送信して、フォルダの作成要求を行う。
In step S1513, the
再び図14の説明に戻し、1403で、ファイルサーバ120の通信部501が、MFP110からフォルダの作成要求を受信すると、そのフォルダの作成要求に含まれるフォルダ名をファイル管理部503に送信して、フォルダ名のフォルダの作成を依頼する。ファイル管理部503は、受信したフォルダ名のフォルダをHDD306に作成し、作成した応答を通信部501に送信する。通信部501はフォルダ作成応答を受信すると、MFP110に対してフォルダの作成応答を送信する。
Returning to the description of FIG. 14 again, when the
S1514でCPU201は、ファイルサーバ120からフォルダの作成応答を受信したか否かを判定する。ここでフォルダの作成応答を受信していない場合はS1514を実行し、フォルダの作成応答を受信した場合はS1515に進む。S1515でCPU201は、HDD204に保管されているファクス文書を読み出し、S1505で作成したファイル名、S1506で作成したフォルダ名とともにファイルサーバ120に送信してファイルの保存要求を送信する。
In step S <b> 1514, the
これは図14の1404に該当する。1404でMFP110は、ファイルサーバ120に対して、S1505で作成したファイル名、及びS1506で作成されたフォルダ名を指定してファクス文書(画像ファイル)を送信する。こうしてファイルサーバ120の通信部501が、このファイル保存要求を受信すると、ファイル保存要求からファイル、フォルダ名、ファイル名を取得する。そして通信部501は、それら取得したファイル、フォルダ名、ファイル名を、ファイル管理部503に送信して、指定されたフォルダ名及びファイル名での保管を依頼する。ファイル管理部503は、受信したファイルを、HDD306の指定されたフォルダ名及びファイル名の場所に保管し、保管応答を通信部501に送信する。通信部501は、保管応答をファイル送信応答としてMFP110に送信する。
This corresponds to 1404 in FIG. In 1404, the
こうして図15のS1516でCPU201は、ファイルサーバ120からファイル送信応答を受信したかを判定する。ファイル送信応答を受信していない場合は、処理は再びS1516に進むが、ファイル送信応答を受信した場合は、この処理は終了する。
Thus, the
以上説明した処理により、MFP110は、ファクスを受信すると、転送設定情報のファイル命名規則、送信元番号、受信日時、送信元番号に対応する宛先情報の登録名称等に従って、その受信した画像ファイル(ファクス文書)のファイル名を作成する。またMFP110は、転送設定情報のフォルダパス及びフォルダ命名規則、送信元番号、受信日時、送信元番号に対応する宛先情報の登録名称等に従ってフォルダ名を作成する。またMFP110は、ファイルサーバ120に対して、作成したフォルダの存在確認を行い、ファイルサーバ120に同じフォルダが存在していなければフォルダの作成依頼を行った上で、作成したフォルダ名、ファイル名の場所に、その画像ファイルを格納する。
Through the processing described above, when the
以上説明したように実施形態1によれば、ファイル命名規則とフォルダ命名規則を予め設定しておくことにより、ファクスを受信した画像ファイルに所望のファイル名を付与して、ファイルサーバの所望のフォルダに保管できる。またファイル命名規則及びフォルダ命名規則には、受信したファクスの送信元の電話番号から宛先情報を検索し、その宛先情報に対応する登録名称を取得して使用できる。またファイル命名規則では、各項目の区切りとしてセパレータを設定できる。更に、ファイル命名規則では、ユーザが認識できる形式で、ファイル名が一意になるように項目を選択することができる。これにより、ユーザに対してファイル名の設定の柔軟性を高めつつ、業務効率を向上させることができる。 As described above, according to the first embodiment, by setting a file naming rule and a folder naming rule in advance, a desired file name is given to an image file that has received a fax, and a desired folder of the file server is assigned. Can be stored. In the file naming rule and the folder naming rule, destination information can be searched from the telephone number of the received fax transmission source, and a registered name corresponding to the destination information can be acquired and used. In the file naming convention, a separator can be set as a separator between items. Furthermore, in the file naming rule, items can be selected so that the file name is unique in a format that can be recognized by the user. As a result, the operational efficiency can be improved while increasing the flexibility of setting the file name for the user.
また、その画像ファイルを保存するファイルサーバに、所望のフォルダを作成して、そこに保管できるので、ユーザが所望する画像ファイルを探す手間が少なくできるという効果がある。 In addition, since a desired folder can be created and stored in the file server that stores the image file, there is an effect that the user can save time and effort to search for the desired image file.
[実施形態2]
次に本発明の実施形態2について説明する。実施形態2では、前述の実施形態1とは異なるファイル名の設定処理制御を行う例を説明する。実施形態2では、図18のファイル命名規則の設定処理の項目チェック処理(S1802)を実行せずに命名規則を保存する。
[Embodiment 2]
Next, a second embodiment of the present invention will be described. In the second embodiment, an example in which file name setting process control different from that in the first embodiment is performed will be described. In the second embodiment, the naming rule is stored without executing the item checking process (S1802) of the file naming rule setting process of FIG.
図19は、本発明の実施形態2に係るMFP110で表示する確認ダイアログの一例を示す図である。尚、実施形態2に係るMFP110やファイルサーバ120の構成やシステム構成等は前述の実施形態1と同じであるため、その説明を省略する。
FIG. 19 is a diagram showing an example of a confirmation dialog displayed on the
メッセージ1901は、この確認ダイアログに表示するメッセージを示す。はいボタン1902は、ユーザが、この確認ダイアログの表示内容を了承したときに押下される。ユーザがはいボタンを押下すると、例えば前述の図11に示すフォルダ命名規則の設定画面に遷移する。いいえボタン1903は、ユーザが、この確認ダイアログの表示内容に了承しないときに指示される。ユーザが、いいえボタン1903を押下すると、例えば図10のファイル命名規則の設定画面に遷移する。
A
図20は、実施形態2に係るMFP110による確認ダイアログの表示処理を説明するフローチャートである。尚、このフローチャートで示す各動作は、MFP110のCPU201がHDD204に記憶された制御プログラムをRAM203に展開して実行することにより実現されるため、ここでは動作の主体をCPU201として説明する。このフローチャートで示す処理は、図13のS1309でフォルダ命名規則の設定画面を表示する際に実施される。
FIG. 20 is a flowchart for explaining a confirmation dialog display process by the
まずS2001でCPU201は、転送設定情報(図7)に保存されているfilenamerule705の情報を取得する。次にS2002に進みCPU201は、S2001で取得した命名規則に基づいて、確認ダイアログの表示条件を満たすか否かを判定する。ここで確認ダイアログの表示条件の詳細に関して転送設定情報を用いて説明する。
First, in step S2001, the
図21は、実施形態2に係る転送設定情報の一例を示す図である。図21において、2101〜2106は、前述の実施形態1に係る図7の転送設定情報701〜706と同一であるため説明を省略する。
FIG. 21 is a diagram illustrating an example of transfer setting information according to the second embodiment. In FIG. 21, 2101 to 2106 are the same as the
dialogrule2107は、確認ダイアログの表示に関する条件を示している。この条件指定は、UI部406を介して確認ダイアログの表示設定画面(不図示)を表示して指定するか、又はWebブラウザが確認ダイアログの表示設定画面(不図示)介して指定する。dialogrule2107では、「登録名称」、「Fax番号」、「日付」、「宛先表名称」、「回線名称」、「シリアル番号」、「ランダム番号」等が指定可能である。図21では、[REGISTNAME](登録名称)と[FAXNUMBER](Fax番号)が指定されており、これがfilenamerule2105に含まれていない場合に、上記条件に合致するため確認ダイアログが表示される。
The
図20のS2002で、CPU201が、確認ダイアログの表示条件を満たしていると判定するとS2003に進んで、例えば図19に示すような確認ダイアログを表示して、この処理を終了する。一方、S2002でCPU201が、表示条件を満たさないと判定すると、このような確認ダイアログを表示せずに、この処理を終了する。
When the
以上説明したように実施形態2によれば、任意の条件を指定することにより、その後の処理に制約(実施形態2では、確認ダイアログを表示する)を設けることが可能となる。従って、例えば連携するシステムや装置に応じて、ユーザに確認する条件を設定することにより、そのシステムや装置に応じた処理を実施できるようになり、ユーザの利便性を向上することができる。 As described above, according to the second embodiment, it is possible to provide restrictions (display a confirmation dialog in the second embodiment) in subsequent processing by specifying an arbitrary condition. Therefore, for example, by setting a condition to be confirmed with the user according to the system or apparatus to be linked, processing according to the system or apparatus can be performed, and the convenience for the user can be improved.
[実施形態3]
前述の実施形態1では、例えば図11に示すようなフォルダ命名規則の設定画面を介してフォルダ命名規則を設定していた。この実施形態3では、前述の実施形態1とは異なる設定画面を介して、フォルダ命名規則を設定する例を説明する。尚、実施形態3に係るMFP110やファイルサーバ120の構成やシステム構成等は前述の実施形態1と同じであるため、その説明を省略する。
[Embodiment 3]
In the first embodiment, the folder naming rule is set via the folder naming rule setting screen as shown in FIG. 11, for example. In the third embodiment, an example in which a folder naming rule is set through a setting screen different from that in the first embodiment will be described. Note that the configuration and system configuration of the
図22は、本発明の実施形態3に係るMFP110で表示されるフォルダ命名規則の設定画面の一例を示す図である。この画面は、図13のS1306で操作部111に表示するフォルダ命名規則の設定画面として表示され、この画面で設定したフォルダ命名規則に従って、ファイルサーバ120に転送する際のフォルダ名が決定される。
FIG. 22 is a diagram showing an example of a folder naming rule setting screen displayed on the
図22の2201〜2203は、フォルダ命名規則の選択肢を示し、この中でチェックされた一つの命名規則が、フォルダ命名規則として適用される。命名規則2201が選択されると、「登録名称/Fax番号/日付」で構成されるフォルダ名が生成される。また命名規則2202が選択されると、「日付/登録名称/Fax番号」で構成されるフォルダ名が生成される。また命名規則2203が選択された場合は、「Fax番号/登録名称/日付」で構成されるフォルダ名が生成される。
Reference numerals 2201 to 2203 in FIG. 22 denote folder naming rule options, and one naming rule checked in the folder naming rule is applied as the folder naming rule. When the naming rule 2201 is selected, a folder name composed of “registered name / fax number / date” is generated. When the
キャンセルボタン2204は、この画面を介した処理をキャンセルすることを示す。ユーザがキャンセルボタン2204を押下すると、例えば図8の状況表示画面に遷移する。戻るボタン2205は前画面に戻るように指示する。ユーザが戻るボタン2205を押下すると、例えば図10に示すファイル命名規則の設定画面に遷移する。また次へボタン2206は次の画面に進めることを示す。ユーザが次へボタン2206を押下すると、例えば図12に示すテスト送信画面に遷移する。
A cancel
前述の図13のフローチャートで示す転送設定処理では、実施形態1における図11のフォルダ命名規則の設定画面の代わりに、図19に示すフォルダ命名規則の設定画面を用いる。そしてS1309で、図22に示すフォルダ命名規則の設定画面を表示する。そしてS1310で、このフォルダ命名規則の設定画面で、ユーザがどのボタンを押下したかを判定する。ユーザが次へボタン2206を押下した場合はS1311に進む。ユーザがキャンセルボタン2204を押下した場合はS1301に進む。またユーザが戻るボタン2205を押下した場合はS1306に進む。S1311でCPU201は、この図22のフォルダ命名規則の設定画面で入力された情報をHDD204に記憶する。
In the transfer setting process shown in the flowchart of FIG. 13, the folder naming rule setting screen shown in FIG. 19 is used instead of the folder naming rule setting screen of FIG. In step S1309, the folder naming rule setting screen shown in FIG. 22 is displayed. In step S1310, it is determined which button the user has pressed on the folder naming rule setting screen. If the user presses the
以上説明したように実施形態3によれば、実施形態1と同様の効果を得ることができる。またフォルダ名の設定に際して、予め決められたフォルダ命名規則の中からユーザが所望の命名規則を選択して設定できるので、ユーザの操作が簡単になるという効果がある。これにより、受信したファクス文書を格納するフォルダの設定を簡単にできる。 As described above, according to the third embodiment, the same effect as that of the first embodiment can be obtained. Further, when setting a folder name, the user can select and set a desired naming rule from predetermined folder naming rules, so that there is an effect that the user's operation is simplified. Thereby, it is possible to easily set a folder for storing the received fax document.
[その他の実施形態]
前記実施形態1では、フォルダ名として登録名称、電話番号、日付を指定できるとしたが、例えばMFP110のモデム210にファクス回線が2回線接続されている場合などは、その回線番号をフォルダ名として指定できるようにしてもよい。
[Other Embodiments]
In the first embodiment, a registered name, telephone number, and date can be specified as a folder name. For example, when two fax lines are connected to the
また上記実施形態1〜3では、設定画面がウィザード形式で複数画面を用いて設定を行わせているが、1画面で全ての設定できるようにしてもよい。 In the first to third embodiments, the setting screen is set in a wizard format using a plurality of screens. However, all the settings may be made on one screen.
また上記実施形態1〜3では、ユーザがMFP110の操作部111を制御することにより、操作部111に設定画面を表示して操作させているが、汎用的なパーソナルコンピュータのWebブラウザから設定画面を操作できるようにしてもよい。
In the first to third embodiments, the user controls the
(その他の実施形態)
また、本発明は、以下の処理を実行することによっても実現される。即ち、上述した実施形態の機能を実現するソフトウェア(プログラム)を、ネットワーク又は各種記憶媒体を介してシステム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(又はCPUやMPU等)がプログラムを読み出して実行する処理である。
(Other embodiments)
The present invention can also be realized by executing the following processing. That is, software (program) that realizes the functions of the above-described embodiments is supplied to a system or apparatus via a network or various storage media, and a computer (or CPU, MPU, etc.) of the system or apparatus reads the program. It is a process to be executed.
本発明は上記実施の形態に制限されるものではなく、本発明の精神及び範囲から離脱することなく、様々な変更及び変形が可能である。従って、本発明の範囲を公にするために、以下の請求項を添付する。 The present invention is not limited to the above-described embodiment, and various changes and modifications can be made without departing from the spirit and scope of the present invention. Therefore, in order to make the scope of the present invention public, the following claims are attached.
110…MFP,111…操作部、120…ファイルサーバ、201,301…CPU,204,306…HDD,402…転送部、403…一時保管部、404…転送設定情報管理部、405…宛先情報管理部。
DESCRIPTION OF
Claims (13)
前記作成されるファイル名を一意に特定するための所定の項目を選択するよう前記ユーザに対して促すメッセージを、前記設定画面に表示する警告手段と、
前記設定画面においてユーザにより選択された、前記所定の項目を含む複数の項目を、前記命名規則として保存する保存手段と、
前記保存された命名規則に従って、ファイルのファイル名を自動的に作成するファイル名作成手段と、
を有することを特徴とする情報処理装置。 In a setting screen for setting a naming rule related to a file name, selection means for allowing a user to select a plurality of items to be used when creating the file name;
Warning means for displaying on the setting screen a message prompting the user to select a predetermined item for uniquely identifying the created file name;
A storage means selected by the user, a plurality of items including the predetermined item is stored as the naming convention in the setting screen,
File name creation means for automatically creating the file name of the file according to the stored naming rules;
An information processing apparatus comprising:
前記保存手段は、前記選択された複数の項目が前記所定の項目を含むと前記判定手段で判定した後に、前記選択された所定の項目を含む複数の項目を、前記命名規則として保存することを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。 A determination means for determining whether or not the selected plurality of items includes a predetermined item for uniquely specifying the created file name;
The storage unit stores the plurality of items including the selected predetermined item as the naming rule after the determination unit determines that the selected plurality of items includes the predetermined item. The information processing apparatus according to claim 1.
前記第2選択手段で選択された複数の第2の項目に従って、前記ファイルを格納するフォルダのフォルダ名とフォルダパスとを作成する第2作成手段と、
を更に有することを特徴とする請求項1乃至10のいずれか1項に記載の情報処理装置。 A second setting screen for setting a naming rule related to a folder path of the folder storing the file, wherein the user selects a plurality of second items to be used when creating the folder path; A selection means;
Second creation means for creating a folder name and a folder path of a folder storing the file according to a plurality of second items selected by the second selection means;
The information processing apparatus according to claim 1, further comprising:
前記情報処理装置の選択手段が、ファイル名に関する命名規則を設定するための設定画面において、前記ファイル名を作成する際に使用されるべき複数の項目をユーザに選択させる選択工程と、
前記情報処理装置の警告手段が、前記作成されるファイル名を一意に特定するための所定の項目を選択するよう前記ユーザに対して促すメッセージを、前記設定画面に表示する警告工程と、
前記情報処理装置の保存手段が、前記設定画面においてユーザにより選択された、前記所定の項目を含む複数の項目を、前記命名規則として保存する保存工程と、
前記情報処理装置のファイル名作成手段が、前記保存された命名規則に従って、ファイルのファイル名を自動的に作成するファイル名作成工程と、
を有することを特徴とする制御方法。 A control method for controlling an information processing apparatus,
A selection step in which the selection unit of the information processing apparatus causes the user to select a plurality of items to be used when creating the file name in a setting screen for setting a naming rule for the file name;
A warning process in which a warning means of the information processing apparatus displays a message prompting the user to select a predetermined item for uniquely specifying the file name to be created on the setting screen;
Storage means of the information processing apparatus, selected by the user in the setting screen, a plurality of items including the predetermined item, and storing step of storing as the naming convention,
The file name creation means of the information processing apparatus automatically creates a file name of the file according to the stored naming rules,
A control method characterized by comprising:
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