JP6327894B2 - 共用データの配信方法、処理装置、コンピュータプログラム - Google Patents

Description

本発明は、複数台の装置が保持するアドレス情報（アドレス帳）などの共用データを、その記録容量が小さいファイルを保持する他の装置へ配信する際に、重要な共用データの漏れを防止する技術に関する。

オフィス等で使用される事務機器などの処理装置の中には、データ処理機能と、データを外部装置へ送信する通信機能とを持つものがある。このような処理装置は、データ送信先である外部装置の通信アドレスや名称などのアドレス情報を記録したアドレス帳を保持するのが一般的である。

処理装置によっては、アドレス帳のインポート機能およびエクスポート機能を有するものがある。インポート機能とは外部から受信したアドレス帳を保存する機能をいう。エクスポート機能とは、装置内で保持しているアドレス帳を外部へ保存させる機能をいう。例えば、オフィスで新たな処理装置を追加導入されたとする。このようなときに、インポート機能およびエクスポート機能を利用してアドレス帳を配信しあうことにより、既存の処理装置が保持するアドレス帳を、新たな処理装置でも利用することができる。

このように、アドレス帳は、オフィス内で処理装置が変更ないし追加されても、既存の処理装置で保有していたものと同じものを利用できることが望ましい。つまり、ユーザにとって、処理装置の機種にかかわらず、アドレス帳をインポート・エクスポートができることが望まれる。

この点に関し、特許文献１には、アドレス帳に相当するアドレス情報を複数の装置で共用する技術が開示されている。具体的には、アドレス情報に公開可能なレベルを付加し、公開可能なレベルが付加されたアドレス情報だけをインポート及びエクスポートできるようにしている。

特開２００４−２４０５８６号公報

特許文献１に開示された技術では、複数の装置間でアドレス情報の登録件数が相違することは考慮されていない。そのため、アドレス情報の登録件数が多い装置から登録件数の少ない装置に対してアドレス帳をエクスポートすると、インポートする装置側で一部のアドレス情報が欠落することがある。このとき、登録したアドレス情報の登録件数が多いと、ユーザにとってどのアドレス情報が欠落したのかを特定することが困難な場合がある。
このような問題は、アドレス帳のみならず、複数の装置間で共用可能な共用データを記録したファイルを配信しあう場合において共通に生じる。

本発明は、このような問題を解消し、共用データの記録容量が相違するファイルを複数の装置間で配信しあうときの重要なデータの欠落を防止することができる、データの配信技術を提供することを主たる課題とする。

本発明では、第１装置が、他装置との間で共用可能な２種以上の共用データの各々に、それぞれ前記共用データの種類に応じた種別タグと所定の優先順位とを設定するとともに、設定された優先順位に従う順番で前記種別タグを特定し、特定した種別タグが設定されているデータを順次選択して記録媒体に記録することにより、前記記録媒体に第１ファイルを生成する処理を実行し、前記他装置が、前記第１ファイルを取得し、取得した第１ファイルに記録された共用データを記録された順番で選択して、前記第１ファイルよりも前記共用データの記録容量が小さい第２ファイルに記録する処理を実行する。その際、前記第１装置は、前記共用データのうち、複数のユーザに共用される１つの共用データに第１種別タグ、グループ化された複数のユーザ用の共用データに第２種別タグ、特定のユーザ用の共用データに第３種別タグを設定し、前記優先順位を前記第１種別タグ、前記第２種別タグ、前記第３種別タグの順に高く設定する。

本発明によれば、第１装置は、優先順位の高い種別タグが設定された順で共用データを記録したものを他装置に配信する。そのため、他装置における共用データの記録容量が第１装置のものより小さい場合であっても、優先順位の高い重要なデータが欠落することを防止することができる。

本実施形態の処理装置のハードウェア構成図。 処理装置の機能構成図。 （ａ）はログイン履歴の説明図、（ｂ）は個々の履歴情報の内容説明図。 アドレス帳の内容例を示す図。 個人ユーザ間の優先順位を決定する基準例を示す説明図。 アドレス情報の選択処理の手順説明図。 ログイン履歴判定処理の手順説明図。 仮アドレス帳の内容例を示す図。 サーバ装置を含むシステムにおける処理の概念説明図。 優先順位を考慮しない場合のインポート先のアドレス帳の説明図。 優先順位を考慮した場合のインポート先のアドレス帳の説明図。

以下、本発明の実施の形態例を説明する。この実施形態では、オフィスに設置される複数台の処理装置との間でアドレス帳（ファイル）を配信しあうアドレス帳配信システムの例を説明する。各処理装置は、オフィスなどに設置される通信機能を有する事務機器に搭載される装置であり、インポート機能およびエクスポート機能を用いてアドレス帳の受け渡しを行う。アドレス帳には、通信先の通信アドレスを含むアドレス情報が登録される。処理装置が保持するアドレス帳に何件のアドレス情報を登録できるかは、処理装置毎に定められる。

［処理装置のハードウェア構成］
図１は、処理装置のハードウェア構成図である。この処理装置１００は、外部装置接続部１０２を備えている。この外部装置接続部１０２は、図示しないＬＡＮ（Local Area Network）、ＵＳＢ（Universal Serial Bus ）、電話回線等との接続インタフェースである。アドレス帳の自装置と他装置との間の受け渡しは、この外部装置接続部１０２により可能となる。他装置は、同種の処理装置、サーバ装置のほか、通信装置やメモリ装置のようなものを含む。

処理装置１００は、また、画像変換部、印刷部、読取部の機能を有する画像処理部１０３と操作部１０４とを有する。画像処理部１０３は、イメージリーダなどの読取部を通じて入力された画像データに対して色空間変換や色濃度などの画像処理を行い、処理結果を紙媒体に印刷したり、外部装置接続部１０２を通じて外部装置へ送信する。操作部１０４は、キーや表示パネルなどのユーザ・インタフェースとＬＥＤ（Light Emitting Diode ）ランプとを含んで構成される。ユーザ・インタフェースは、ユーザからの各種要求を受け付ける。ＬＥＤランプは、点灯状態によって、処理装置１００の状態などをユーザに報知する。

処理装置１００は、また、ＣＰＵ（Central Processing Unit ）１０５、ＲＡＭ（Random Access Memory ）１０６、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０７を備えている。さらに、ハードディスクなどの記憶部１０８と電源部１０９も備えている。
ＣＰＵ１０５は、例えばＲＯＭ１０７などの記録媒体に格納されたコンピュータプログラムおよびデータを読み込んで実行することにより、処理装置１００において各種機能を実現する。ＣＰＵ１０５は、また、タイマも備えており、ログイン履歴を保存するときの時刻情報も提供する。ＲＡＭ１０６は、ＣＰＵ１０５のワークエリアであり、ＣＰＵ１０５による処理ないし機能の実現に必要なデータが一時的に記録される。ＲＯＭ１０７には、上記のコンピュータプログラムおよびデータのほか、ＣＰＵ１０５に参照される変数、関数等のデータが格納される。
記憶部１０８は不揮発性の記録媒体であり、本実施形態では、履歴情報、アドレス帳、仮アドレス帳、優先順位テーブル、優先順リストなどが保存される。電源部１０９は処理装置１００内の構成部品への電源供給を行うものである。

［処理装置の機能構成］
ＣＰＵ１０５とコンピュータプログラムとの協働により実現される処理装置１００の機能構成を図２に示す。すなわち、処理装置１００は、ログイン管理部１０１１、アドレス帳管理部１０１２、インポート処理部１０１３、エクスポート処理部１０１４、および、主制御部１０１５として動作する。インポート処理部１０１３は、アドレス帳を外部からインポートするための処理を行う。エクスポート処理部１０１４は、アドレス帳を外部へエクスポートするための処理を行う。主制御部１０１５は、図１に示した外部装置接続部１０２、画像処理部１０３、操作部１０４を含む上記各処理部の動作を統括的に制御するものである。

ログイン管理部１０１１は、ユーザ（装置ユーザ）が処理装置１００を利用しようとするときに、そのユーザのアクセスの妥当性を判断するために必要な権限情報を操作部１０４より取得する。妥当性の判断に用いる権限情報は、予めＲＯＭ１０７または記憶部１０８に格納されている。ログイン管理部１０１１は、また、ユーザによるログイン頻度やアドレス帳利用の有無なども監視しており、ユーザが正当にログインした後は、ＣＰＵ１０５のタイマより取得した時刻を含む履歴情報を生成し、これを記憶部１０８に保存する。

履歴情報の例を図３に示す。図３（ａ）はログインの度に履歴情報が生成されることを示している。図３（ｂ）は、個々の履歴情報に含まれる内容例を示す。各履歴情報１〜Ｎは、ユーザ情報、時刻情報、アドレス帳利用の有無、ログイン頻度の項目を含む。ユーザ情報は、ユーザ固有の名称ないしＩＤである。アドレス帳利用の有無は、ログイン時にユーザがアドレス帳を利用したかどうかの情報である。ログイン頻度はそのユーザの特定期間のログイン回数である。図示の例では、直近１週間に５回のログインがあったことを示している。

アドレス帳管理部１０１２は、アドレス帳（ファイル）の生成・変更・削除、アドレス帳のインポート又はエクスポート、アドレス帳へのアドレス情報の登録又は読み出しなどの管理を行う。また、外部装置接続部１０２を通じてデータを送信する際に、アドレス帳から宛先のアドレス情報を選択し、その宛先への通信を可能にする。ここで、「アドレス情報」とは、通信アドレス、その通信アドレスの宛先の名称ないしＩＤ、通信アドレスの属性をいう。アドレス情報の「属性」とは、登録対象となるアドレス情報が特定の個人ユーザのものか、グループに属する複数の個人ユーザのものか、あるいは、複数のユーザで共用するものかを識別できるようにする情報である。これらの情報は、操作部１０４を通じてユーザにより入力されるが、インポートにより、外部の処理装置から入力される場合もある。

アドレス帳管理部１０１２は、アドレス帳を内部で生成するときは、通信アドレスごとに宛先およびそれを利用するユーザを識別するためのＩＤを付与する。また、各アドレス情報に対して種別タグを設定する。本実施形態では、「共用」、「グループ」、「個人ユーザ」の３種類の種別タグを設定する。「共用」の種別タグが設定された通信アドレスは全ユーザが利用できることを表す（第１種別）。「グループ」の種別タグが設定された通信アドレスは、グループ化された複数のユーザが利用できることを表す（第２種別）。「個人ユーザ」の種別タグが設定された通信アドレスは、１又は複数の特定ユーザだけが利用できることを表す（第３種別）。

このように通信アドレスの種別ごとに種別タグが設定されたアドレス帳は、記憶部１０８に保存される。保存されるアドレス帳の例を図４に示す。図示の例では、登録順に、「共用」の種別タグが設定された２つのアドレス情報、「個人ユーザ」の種別タグが設定されたユーザ１およびユーザ４のアドレス情報が記録されている。また、その後に「共用」の種別タグが設定された複数の通信アドレス、「個人ユーザ」の種別タグが設定された２つのアドレス情報、「グループ」の種別タグが設定された２つのアドレス情報が記録されている。

アドレス帳管理部１０１２は、また、種別タグごとに選択の優先順位を設定する。「選択の優先順位」とは、エクスポートする際に選択されるアドレス情報の順位である。優先順位の高い種別タグが設定されたアドレス情報ほど早く選択されるようにする。優先順位は以下の設定ルールで設定される。

（１）種別タグ単位の優先順位
「共用」、「グループ」、「個人ユーザ」の順に優先順位が設定される。
（２）同一種別タグにおける優先順位
同一種別タグが設定されたアドレス情報が複数となる場合に、例えばログイン履歴が新しいほど優先順位が高く設定される。ログイン履歴で対比できない場合は、一定の閾値、例えば最後のログインから１週間を超える場合に、ログイン頻度が高いほど優先順位が高く設定される。
（３）個人ユーザ同士の優先順位
アドレス帳を使用する可能性の高いユーザ用のアドレス情報ほど優先順位を高く設定する。そのため、上記のログイン履歴のほか、アドレス帳の利用履歴に基づいて当該アドレス帳の利用可能性の高さを推定し、推定した利用可能性の高いユーザ用のアドレス情報の優先順位を相対的に高く設定する。推定の仕方について、以下、詳しく説明する。

図５は、「個人ユーザ」の種別タグが設定されたアドレス情報同士の優先順位の決定の基準例を示す説明図である。
図５の例では、ログイン履歴の内容を２つの時系列チャートで表わしている。アドレス帳利用有りチャート５０１は、アドレス帳利用有りの履歴情報を示す。アドレス帳利用無しチャート５０２は、アドレス帳利用無しの履歴情報を示す。
図示の例でログイン履歴が最も新しいのは「ユーザ２」であるが、「ユーザ２」によるログインはアドレス帳利用が無い。この場合、本実施形態では、アドレス帳利用の可能性を推定する。すなわち、ログイン履歴の次候補であるアドレス帳利用有りチャート５０１の「ユーザ１」との時刻の差分が所定の閾値、例えば１週間以上かどうかを判断する。閾値以上であれば、「ユーザ１」よりも「ユーザ２」の方が、アドレス帳の利用可能性が高いと推定する。そして、「ユーザ２」用のアドレス情報の優先順位を「ユーザ１」のものよりも高く設定する。その結果、共に「個人ユーザ」の種別タグが設定されたアドレス情報についての優先順位は、「ユーザ２」、「ユーザ１」、「ユーザ３」、「ユーザ４」の順に高くなる。

上記のように優先順位を設定するときの設定ルールのうち、「共用」、「グループ」、「個人ユーザ」の種別タグごとの優先順位については優先順位テーブルとして定める。また、「個人ユーザ」が設定された種別タグ同士の優先順位については優先順リストに保存されている順に定める。これらの優先順位テーブルおよび優先順リストは、記憶部１０８に保存されている。

次に、処理装置１００から、他の処理装置にエクスポートするときの処理手順例を示す。
アドレス帳管理部１０１２は、図４に示した内容のアドレス帳と同一内容（構造および登録件数）を持つ仮アドレス帳を生成し、これをＲＡＭ１０６または記憶部１０８に一時的に保存する。そして、アドレス帳に記録されたアドレス情報から仮アドレス帳に登録するアドレス情報を順次選択し、選択した順に記録、すなわち登録していく。
具体的には、図６に示す手順でこの処理を行う。

すなわち、アドレス帳管理部１０１２は、アドレス帳の種別タグの欄と優先順位テーブルとを参照する。以下の手順では、便宜上、種別タグについては、「種別」ないし種別欄に記載された表記を用いる。
まず、未設定かつ優先順位の最も高い種別を登録対象として設定する（Ｓ１０１）。図４の例では、「共用」を登録対象の種別として設定する。その種別が「個人ユーザ」である場合、すなわち、「共用」や「グループ」が設定済となり、「個人ユーザ」だけとなる場合は、後述するログイン履歴判定処理に移る（Ｓ１０２：Ｎｏ）。

種別が「個人ユーザ」でない場合は、そのアドレス情報を参照し（Ｓ１０２：Ｙｅｓ、Ｓ１０３）、登録対象の種別かどうかを判断する（Ｓ１０４）。優先順位が高くともユーザによって明示的に対象外とされている場合、あるいは種別は優先順位の高いものに設定されていてもアドレス情報が存在しない場合などは、対象外となる。この場合は、Ｓ１０８の処理へ移行する（Ｓ１０４：Ｎｏ）。登録対象の種別である場合は、そのアドレス情報を登録対象として選択して仮アドレス帳に登録する（Ｓ１０４：Ｙｅｓ，Ｓ１０５）。

アドレス帳管理部１０１２は、仮アドレス帳の登録件数に空きがあるかどうかを参照する（Ｓ１０６）。空きがあれば、その種別が設定されている次のアドレス情報があるかどうかを参照する（Ｓ１０６：Ｙｅｓ、Ｓ１０８）。空きがなければ、処理を終了する（Ｓ１０６：Ｎｏ）。次のアドレス情報がある場合は、Ｓ１０３以降の処理を繰り返す（Ｓ１０８：Ｙｅｓ）。

現在の種別が設定されたアドレス情報がなくなった場合、アドレス帳管理部１０１２は、Ｓ１０１の処理に戻り、次の優先順位で未設定の種別について、同様の処理を繰り返す（Ｓ１０９：Ｙｅｓ）。未設定の種別がなくなった場合は、処理を終える（Ｓ１０９：Ｎｏ）。

Ｓ１０２において種別が「個人ユーザ」であった場合、アドレス帳管理部１０１２は、ログイン履歴判定処理を実行する。そして、個人ユーザにおけるユーザ間の優先順位を決定し、その優先順リストに保存する（Ｓ１０２：Ｙｅｓ、Ｓ１１０）。ログイン履歴判定処理の詳細手順については、図７において説明する。

アドレス帳管理部１０１２は、記憶部１０８の優先順リストを参照し、未設定かつ優先順位の最も高いものを登録対象の「個人ユーザ」に設定する（Ｓ１１１）。そして、その「個人ユーザ」のアドレス情報を参照し（Ｓ１１２）、登録対象の「個人ユーザ」かどうかを判断する（Ｓ１１３）。誤ったアドレス情報であった場合などは対象外となる。登録対象の「個人ユーザ」であった場合は、そのユーザ用のアドレス情報を登録対象に選択し、登録する（Ｓ１１３：Ｙｅｓ、Ｓ１１４）。

その後、アドレス帳管理部１０１２は、仮アドレス帳の登録件数に空きがあるかどうかを参照する（Ｓ１１５）。空きがあれば、その「個人ユーザ」について次のアドレス情報があるかどうかを判断する（Ｓ１１６）。空きがなければ、処理を終了する（Ｓ１１５：Ｎｏ）。

Ｓ１１３において、登録対象の「個人ユーザ」でなかった場合、アドレス帳管理部１０１２は、次の「個人ユーザ」のアドレス情報があるかどうかを判断する（Ｓ１１６）。次のアドレス情報があればＳ１１２以降の処理に戻る（Ｓ１１６：Ｙｅｓ）。次のアドレス情報がない場合、アドレス帳管理部１０１２は、「個人ユーザ」におけるユーザの優先順位で未設定のユーザがあるかどうかを判断する（Ｓ１１６：Ｎｏ、Ｓ１１７）。ある場合は、Ｓ１１１以降の処理を繰り返し（Ｓ１１７：Ｙｅｓ）、なければＳ１０９の処理に移る（Ｓ１１７：Ｎｏ）。

図７は、ログイン履歴判定処理（Ｓ１１０）における詳細手順説明図である。
アドレス帳管理部１０１２は、保存されているログイン履歴（履歴情報）を参照し（Ｓ２０１）、優先順リストに追加済みの「個人ユーザ」かどうかを判断する（Ｓ２０２）。追加済みの「個人ユーザ」でない場合、アドレス帳管理部１０１２は、その履歴情報においてアドレス帳の利用履歴があるかどうかを判断する（Ｓ２０２：Ｎｏ、Ｓ２０３）。利用履歴があれば履歴情報のユーザを優先順リストに追加する（Ｓ２０３：Ｙｅｓ、Ｓ２０６）。

利用履歴がない場合、アドレス帳管理部１０１２は次の利用履歴との時刻差を計算し、予め定められた一定以上（閾値以上）かどうかを判断する（Ｓ２０３：Ｎｏ、Ｓ２０４）。一定以上であれば、アドレス帳管理部１０１２は、履歴情報のユーザを優先順リストに追加する（Ｓ２０４：Ｙｅｓ、Ｓ２０６）。

Ｓ２０４において、一定以上でないと判断した場合、アドレス帳管理部１０１２は、履歴情報のログイン頻度が一定以上（閾値以上）かどうかを判断する（Ｓ２０４：Ｎｏ、Ｓ２０５）。一定以上であれば、アドレス帳管理部１０１２は、履歴情報のユーザを優先順リストに追加する（Ｓ２０５：Ｙｅｓ、Ｓ２０６）。

Ｓ２０５において、一定以上でなければ、アドレス帳管理部１０１２は、Ｓ２０２の処理に戻り、ログイン履歴で次の履歴情報があるかどうかを判断する（Ｓ２０５：Ｎｏ、Ｓ２０７）。アドレス帳管理部１０１２は、次の履歴情報があればそれを参照し（Ｓ２０７：Ｙｅｓ、Ｓ２０１）、なければ処理を終了する（Ｓ２０７：Ｎｏ）。

このように、ログイン履歴判定処理（Ｓ１０）では、「個人ユーザ」についての優先順位が、利用履歴に応じて動的に変化する。動的に変化とは、予め設定しなくとも変化するという意味である。

図６および図７に示した手順で選択処理を行うことにより、図４に示したアドレス帳の内容は、仮アドレス帳において、図８のように変化する。つまり、アドレス帳のアドレス情報のうち、「共用」に分類されたアドレス情報が仮アドレス帳では最優先に登録され、次いで、「グループ」に分類されたアドレス情報が登録される。また、図４のアドレス帳では「ユーザ１」、「ユーザ４」の順に登録されていたが、上記の選択処理により、仮アドレス帳では「ユーザ２」および「ユーザ３」の方が上位に登録されている。

エクスポートに際しては、このように登録し直された仮アドレス帳を他の処理装置宛に出力し、インポートさせる。これにより、配信先の処理装置のアドレス帳が、処理装置１００のアドレス帳よりも登録件数が少ない場合、つまりアドレス情報の記録容量が小さいであっても、優先順位の高いアドレス情報については、確実にインポートされる。「個人ユーザ」の種別タグが設定されているアドレス情報についても、アドレス帳の利用の可能性の高いユーザのアドレス情報がインポートされるので、そのようなユーザにとって、アドレス帳の利便性が確実に向上する。

［サーバを介したアドレス帳配信］
これまでの実施の形態例は、処理装置１００から他の処理装置へ直接エクスポートする場合の例であり、処理装置１００がアドレス情報の選択処理を実行するものであった。オフィス内に多数の処理装置が設置される場合、すべての処理装置に上記の処理装置１００のように動作させるよりも、一つのサーバ装置がその処理を行うことが合理的である。そこで、以下は、サーバ装置を介してアドレス帳を配信しあうアドレス帳配信システムの例について説明する。

図９は、この例によるアドレス帳配信システムにおけるアドレス帳の受け渡しの概念図である。図示の例では、第１処理装置２０１および第２処理装置２０２と、サーバ装置２０３を双方向通信路で接続している。これらの装置２０１〜２０３は、いずれも上述したアドレス帳管理部１０１２の機能を備えるものである。つまり、アドレス情報を種別ごとに記録したアドレス帳を生成できるものである。

第１処理装置２０１はアドレス帳２０５を保有し、第２処理装置２０２はアドレス帳２０６を保有している。アドレス帳２０５は１０００件のアドレス情報が登録されており、他方、アドレス帳２０６は、最大で２００件のアドレス情報しか登録できないものである。つまり、アドレス帳２０６の記録容量は、アドレス帳２０５よりも小さい。そのため、第２処理装置２０２では、アドレス帳２０６に、第１処理装置２０１のアドレス帳２０５のすべてを保存することができない。

例えば、図１０のように、アドレス帳２０５の先頭から最大登録件数分のアドレス情報を選択して、アドレス帳２０６へ登録しようとすると、後方に配置されている、種別が「ユーザ２」や「グループ」のアドレス情報は除外される。したがって、第２処理装置２０２では、「ユーザ２」や「グループ」に属するユーザが、アドレス帳２０５に登録されているアドレス情報を利用することができない。

そこで、サーバ装置２０３において、アドレス帳２０５に対して上述の選択処理を行うことにより、上記の事態を回避する。サーバ装置２０３は、ユーザ２０４により操作されるもので、図１および図２に示した処理装置１００のうち、画像処理部１０３を備えないものである。その代わり、大容量メモリに、アドレス帳リスト２０７を保存している。アドレス帳リスト２０７には、第１処理装置２０１よりインポートしたアドレス帳２０５が保存される。新規にアドレス帳を生成することもある。アドレス帳リスト２０７には、また、上述したものと同様の優先順位テーブルや優先順リスト、すなわち優先順位の設定ルールも保存されている。

ここで、第１処理装置２０１のアドレス帳２０５を、第２処理装置２０２に配信するときのサーバ装置２０３の動作について説明する。
サーバ装置２０３は、ユーザ２０４の操作により、第１処理装置２０１に対してアドレス帳２０５のエクスポート要求を送る。第１処理装置２０１は、このエクスポート要求を契機に、自装置のアドレス帳２０５をサーバ装置２０３へ送信（エクスポート）する。サーバ装置２０３は、第１処理装置２０１から送信されたアドレス帳２０５を、その識別データと関連付けてアドレス帳リスト２０７に保存する。

サーバ装置２０３は、ユーザ２０４の操作により、アドレス帳リスト２０７から、第１処理装置２０１のアドレス帳２０５の配信先である第２処理装置２０２を特定する。そして、第２処理装置２０２のアドレス帳２０６を特定し、そのアドレス帳２０６と同じ登録件数の仮アドレス帳を生成し、これをアドレス帳リスト２０７に保持する。

その後、第１処理装置２０１のアドレス帳に記録されたアドレス情報の各々に、それぞれ種類に応じた種別タグと、優先順位テーブルおよび優先順リストに定めた設定ルールに従う優先順位とを設定する（設定手段）。また、設定された優先順位に従う順番で種別タグが設定されたアドレス情報を選択し、選択されたアドレス情報から順に仮アドレス帳に記録する（記録手段）。
仮アドレス帳へのアドレス情報の記録が済むと、サーバ装置２０３は、アドレス帳リスト２０７から、配信先である第２処理装置２０２を特定する。そして、第２処理装置２０２に対してインポート要求を送る。
第２処理装置２０２は、このインポート要求を契機に、サーバ装置２０３から仮アドレス帳を受信する（サーバ装置２０３は、仮アドレス帳を出力する出力手段として機能する）。

これにより、図１０に示した第２処理装置２０２におけるアドレス帳２０６は、図１１右側に示したアドレス帳２０８の内容に変わる。つまり、アドレス帳２０５のアドレス情報のうち、「共用」に属するものが最優先とで選択され、次いで、「グループ」に属するものが選択される。また、図１０では選択されていた「ユーザ１」ではなく、「ユーザ２」のアドレス情報が選択され、登録される。そのため、アドレス帳２０８は、第２処理装置２０２を使用する可能性の高いユーザ２のアドレス情報が登録されることになり、利便性が向上する。

図９に示した構成でアドレス帳の配信を行うことで、第１処理装置２０１は、単に自装置のアドレス帳２０５をサーバ装置２０３に送信し、他方、第２処理装置２０２は、サーバ装置２０３からアドレス帳２０８を受信するだけで配信が可能になる。
そのため、例えば処理装置の設置台数の多いオフィスにおけるアドレス帳の配信の仕方が画一化され、有用性を格段に高めることができる。

このように、本実施形態によれば、アドレス帳を配信する際に、アドレス情報の記録容量の小さい処理装置に対しても適切なアドレス情報が優先的に登録され、アドレス帳の利用時に目的のアドレス情報が登録されていない事態を回避することができる。

なお、本実施形態では、アドレス情報の種別ごとの優先順位に基づく選択を配信側の処理装置１００あるいはサーバ装置２０３で行う場合の例を説明したが、これを受信側の処理装置で行うようにしても良い。
この場合は、受信側の処理装置の記憶部に、他装置からインポートした登録件数の多いアドレス帳、自装置のアドレス帳および設定ルール（優先順位テーブルおよび優先順リスト）を一時的に記録しておく。そして、このアドレス帳から図６および図７に示した手順でアドレス情報を順次選択し、選択した順序で、登録件数が相対的に少ない自装置のアドレス帳に、記録（登録）すれば良い。

また、本実施形態では、優先順位を設定する種別（種別タグ）を３種とした場合の例を説明したが、それ２種あるいは４種以上の種別を設定しても良い。つまり、２種以上の種別であれば良い。

また、本実施形態では共用データとして、アドレス情報の例を説明したが、本発明は、複数台の処理装置で共用可能な共用データ全般に適用が可能である。

また、本実施形態では、上記の処理を実現可能にするコンピュータプログラムが、処理装置１００のＲＯＭ１０７に格納されていることを前提として説明したが、この例に限定されない。例えばＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤのような可搬性の記録媒体に記録して流通させることが可能である。また、コンピュータプログラムをプログラムサーバに記録しておき、適宜、ダウンロードして使用する形態も可能である。このようなコンピュータプログラムを汎用のコンピュータにインストールすることにより、上記の処理装置１００およびサーバ装置２０３を実現することができる。

１００、２０１，２０２・・・処理装置、１０２・・・外部装置接続部、１０８・・・記憶部、１０１１・・・ログイン管理部、１０１２・・・アドレス帳管理部、２０３・・・サーバ装置、２０５，２０６，２０８・・・アドレス帳。

Claims (8)

1. 第１装置が、他装置との間で共用可能な２種以上の共用データの各々に、それぞれ前記共用データの種類に応じた種別タグと所定の優先順位とを設定するとともに、設定された優先順位に従う順番で前記種別タグを特定し、特定した種別タグが設定されているデータを順次選択して記録媒体に記録することにより、前記記録媒体に第１ファイルを生成する処理を実行し、
   前記他装置が、前記第１ファイルを取得し、取得した第１ファイルに記録された共用データを記録された順番で選択して、前記第１ファイルよりも前記共用データの記録容量が小さい第２ファイルに記録する処理を実行することを特徴とし、
   前記第１装置は、前記共用データのうち、複数のユーザに共用される１つの共用データに第１種別タグ、グループ化された複数のユーザ用の共用データに第２種別タグ、特定のユーザ用の共用データに第３種別タグを設定し、前記優先順位を前記第１種別タグ、前記第２種別タグ、前記第３種別タグの順に高く設定する、共用データの配信方法。
2. 前記第１装置は、当該第１装置へのユーザのログイン履歴および前記共用データの利用履歴を表す履歴情報を保存する装置であり、
   前記第３種別タグが設定された共用データについて、前記共用データの利用履歴と当該装置へのログイン履歴とに基づいて当該共用データの利用可能性の高さを推定し、推定した利用可能性の高さが高いユーザ用の優先順位を相対的に高く設定する、
   請求項１記載の配信方法。
3. 前記ユーザ用の優先順位が、前記利用履歴の内容に応じて動的に変化する、
   請求項２記載の配信方法。
4. 前記第１装置および前記他装置は、それぞれ通信機能を有する装置であり、前記共用データは、通信先の通信アドレスを含むアドレス情報であり、前記第１ファイルは、前記アドレス情報のすべてを登録した第１アドレス帳と同一内容のアドレス帳であり、前記第２ファイルは、前記第１アドレス帳よりも登録件数の少ない第２アドレス帳である、
   請求項１ないし３のいずれか１項記載の配信方法。
5. 複数台の装置で共用可能な２種以上の共用データ、この共用データを記録するための第１ファイルおよび予め定めた優先順位の設定ルールを保持する保持手段と、
   保持されている共用データの各々に、それぞれ種類に応じた種別タグと、前記設定ルールに従う優先順位とを設定する設定手段と、
   設定された優先順位に従う順番で前記種別タグが設定された共用データを選択し、選択された共用データから順に前記第１ファイルへ記録する記録手段と、
   前記第１ファイルよりも前記共用データの記録容量が小さい第２ファイルを保持する装置に向けて前記第１ファイルを出力する出力手段と、を備え、
   前記設定手段は、前記共用データのうち、複数のユーザに共用される１つの共用データに第１種別タグ、グループ化された複数のユーザ用の共用データに第２種別タグ、特定のユーザ用の共用データに第３種別タグを設定し、前記優先順位を前記第１種別タグ、前記第２種別タグ、前記第３種別タグの順に高く設定する、処理装置。
6. 複数台の装置で共用可能な２種以上の共用データを記録した第１ファイル、この第１ファイルよりも共用データの記録容量が小さい第２ファイルおよび予め定めた優先順位の設定ルールを保持する保持手段と、
   保持されている第１ファイルの共用データの各々に、それぞれ種類に応じた種別タグと、前記設定ルールに従う優先順位とを設定する設定手段と、
   設定された優先順位に従う順番で前記種別タグが設定された共用データを選択し、選択された共用データから順に前記第２ファイルへ記録する記録手段と、を備えて成る、
   前記設定手段は、前記共用データのうち、複数のユーザに共用される１つの共用データに第１種別タグ、グループ化された複数のユーザ用の共用データに第２種別タグ、特定のユーザ用の共用データに第３種別タグを設定し、前記優先順位を前記第１種別タグ、前記第２種別タグ、前記第３種別タグの順に高く設定する、処理装置。
7. 複数台の装置で共用可能な２種以上の共用データを記録した第１ファイルを第１装置より取得し、この第１ファイルを保持する取得手段と、
   前記第１ファイルよりも共用データの記録容量が小さい第２ファイルおよび予め定めた優先順位の設定ルールを保持する保持手段と、
   保持されている前記第１ファイルの共用データの各々に、それぞれ種類に応じた種別タグと、前記設定ルールに従う優先順位とを設定する設定手段と、
   設定された優先順位に従う順番で前記種別タグが設定された共用データを選択し、選択された共用データから順に前記第２ファイルへ記録する記録手段と、
   前記第１装置と異なる第２装置に向けて、前記第２ファイルを出力する出力手段と、を備え、
   前記設定手段は、前記共用データのうち、複数のユーザに共用される１つの共用データに第１種別タグ、グループ化された複数のユーザ用の共用データに第２種別タグ、特定のユーザ用の共用データに第３種別タグを設定し、前記優先順位を前記第１種別タグ、前記第２種別タグ、前記第３種別タグの順に高く設定する、処理装置。
8. コンピュータを請求項５ないし７のいずれか１項に記載された処理装置として機能させるためのコンピュータプログラム。

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