JP5957426B2

JP5957426B2 - Schedule linkage printing service device

Info

Publication number: JP5957426B2
Application number: JP2013183992A
Authority: JP
Inventors: 洋吉本; 浩之 ▲高▼石; 芥田　英彦; 英彦芥田; 幸子吉村
Original assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2013-09-05
Filing date: 2013-09-05
Publication date: 2016-07-27
Anticipated expiration: 2033-09-05
Also published as: JP2015052822A

Description

本発明は、スケジュール連携印刷サービス装置に関し、特に、イベントスケジュールと連携して画像形成装置のメンテナンス作業の計画を管理する技術に関する。 The present invention relates to a schedule cooperation print service apparatus, and more particularly to a technique for managing a maintenance work plan of an image forming apparatus in cooperation with an event schedule.

例えば会議等のイベントで使用される紙媒体の資料を用意する場面において、印刷担当者は、当該会議に使用される会議室の最寄りの画像形成装置等で会議用資料を印刷することがある。しかし、当該画像形成装置が会議室から遠く離れた場所に配置されていた場合、会議室まで大量の印刷物を運ぶ手間が生じてしまう。そのような不便を解消するために、例えば下記特許文献１には、会議スケジュール情報を管理するスケジュールサーバーと各画像形成装置のレイアウト情報を管理するレイアウトサーバーと連携して、会議スケジュール情報及び各画像形成装置のレイアウト情報を印刷担当者が操作する情報処理装置に表示して、印刷担当者が指示した印刷出力先に最も近い画像形成装置を選択するシステムが開示されている。 For example, in the case of preparing a paper medium material used in an event such as a conference, the person in charge of printing may print the conference material with an image forming apparatus nearest to the conference room used for the conference. However, when the image forming apparatus is arranged at a location far away from the conference room, it takes time to carry a large amount of printed material to the conference room. In order to eliminate such inconvenience, for example, in Patent Document 1 below, conference schedule information and each image are linked with a schedule server that manages conference schedule information and a layout server that manages layout information of each image forming apparatus. A system is disclosed in which layout information of a forming apparatus is displayed on an information processing apparatus operated by a person in charge of printing, and an image forming apparatus closest to a print output destination designated by the person in charge of printing is selected.

特開２００７−２９５２４５号公報JP 2007-295245 A

上記特許文献１に開示されたシステムでは、会議資料の印刷出力先として選択される画像形成装置が常に使用可能であることが前提とされる。もし会議資料を印刷しようとしたときに、その画像形成装置が用紙切れ、トナー切れ、その他のエラー等で使用不可能の場合、別の画像形成装置を選択し直さなければならない。場合によっては会議室から遠く離れた場所に配置された画像形成装置で会議資料を印刷しなければならず、ユーザーの利便性が低下する。 In the system disclosed in Patent Document 1, it is assumed that the image forming apparatus selected as the print output destination of the conference material can always be used. If the image forming apparatus cannot be used due to out of paper, toner, or other errors when trying to print the conference material, another image forming apparatus must be selected again. In some cases, meeting materials must be printed by an image forming apparatus arranged at a location far away from the meeting room, which reduces user convenience.

本発明は、上記の問題を解決するためになされたもので、会議スケジュールと連携して、会議資料の印刷に使用される画像形成装置のメンテナンス作業の計画情報を自動登録することを目的とする。 SUMMARY An advantage of some aspects of the invention is to automatically register maintenance work plan information for an image forming apparatus used for printing conference materials in cooperation with a conference schedule. .

本発明の一局面に係るスケジュール連携印刷サービス装置は、画像形成装置から当該画像形成装置の機器状態に変化があったことの通知を受け、画像形成装置の機器状態情報を管理する機器データベースを参照して、当該画像形成装置の現在の機器状態を判定する機器管理部と、イベントに関する各種情報を管理するイベントデータベースを参照して、前記画像形成装置を当該イベント用資料の印刷に使用するイベントのスケジュール情報を取得するイベント管理部と、前記機器管理部によって取得された前記画像形成装置の現在の機器状態に基づいて前記画像形成装置が現在使用不可能と判断したとき、計画情報を管理する計画情報データベースに、前記イベントの開催日時を期限とする前記画像形成装置のメンテナンス作業予定を登録する計画情報管理部と、を備えたものである。 The schedule linkage printing service apparatus according to one aspect of the present invention receives a notification from the image forming apparatus that the apparatus state of the image forming apparatus has changed, and refers to an apparatus database that manages apparatus state information of the image forming apparatus Then, referring to a device management unit that determines the current device state of the image forming apparatus and an event database that manages various types of information related to the event, an event that uses the image forming apparatus for printing the event material An event management unit that acquires schedule information, and a plan for managing plan information when it is determined that the image forming apparatus is currently unusable based on the current apparatus state of the image forming apparatus acquired by the apparatus management unit In the information database, the maintenance work schedule of the image forming apparatus whose deadline is the date and time of the event is registered. And planning information management unit, those having a.

本発明によれば、イベントスケジュールと連携して、イベント用資料の印刷に使用される画像形成装置のメンテナンス作業の計画情報を自動登録することが可能になる。そして、計画情報に従って管理者が適当なタイミングで画像形成装置のメンテナンス作業を実施することで、イベント用資料の印刷を実行しようとするときに当該画像形成装置が常に使用可能な状態にされる。これにより、イベント用資料を印刷する際におけるユーザーの利便性が向上する。 According to the present invention, it is possible to automatically register maintenance work plan information for an image forming apparatus used for printing event materials in cooperation with an event schedule. Then, the administrator performs maintenance work on the image forming apparatus at an appropriate timing according to the plan information, so that the image forming apparatus can always be used when printing the event material. This improves user convenience when printing event materials.

本発明の一実施形態に係るスケジュール連携印刷サービス装置を含むシステム全体の構成図である。1 is a configuration diagram of an entire system including a schedule linkage printing service apparatus according to an embodiment of the present invention. 会議データベースに格納されている情報の一例を示す模式図である。It is a schematic diagram which shows an example of the information stored in the meeting database. ユーザーデータベースに格納されている情報の一例を示す模式図である。It is a schematic diagram which shows an example of the information stored in the user database. ＴｏＤｏデータベースに格納されている情報の一例を示す模式図である。It is a schematic diagram which shows an example of the information stored in the ToDo database. 機器データベースに格納されている情報の一例を示す模式図である。It is a schematic diagram which shows an example of the information stored in the apparatus database. スケジュール連携印刷サービス装置によるスケジュール連携処理の一例を示す処理フロー図である。It is a processing flowchart which shows an example of the schedule cooperation process by a schedule cooperation printing service apparatus.

以下、本発明の一実施形態に係るスケジュール連携印刷サービス装置について図面を参照して説明する。図１は、本発明の一実施形態に係るスケジュール連携印刷サービス装置を含むシステム全体の構成図である。 Hereinafter, a schedule cooperation printing service apparatus according to an embodiment of the present invention will be described with reference to the drawings. FIG. 1 is a configuration diagram of an entire system including a schedule cooperation print service apparatus according to an embodiment of the present invention.

本システムにおいて、スケジュール連携印刷サービス装置１０は、各種データベース（会議データベース１０１、ユーザーデータベース１０２、ＴｏＤｏデータベース１０３、機器データベース１０４）を参照して会議スケジュール情報及び機器（画像形成装置）情報等と連携することで、会議資料の印刷に使用される画像形成装置のメンテナンス作業のＴｏＤｏを自動登録するスケジュール連携処理を実行する。スケジュール連携印刷サービス装置１０は、例えばサーバーコンピューターからなり、当該サーバーが、スケジュール連携処理のためのコンピュータープログラムに従って動作することで、スケジュール連携処理を実行する。 In this system, the schedule cooperation print service device 10 refers to various databases (conference database 101, user database 102, ToDo database 103, device database 104) and cooperates with conference schedule information, device (image forming device) information, and the like. Thus, the schedule linkage processing for automatically registering ToDo of maintenance work of the image forming apparatus used for printing the conference material is executed. The schedule cooperation printing service apparatus 10 is composed of, for example, a server computer, and the server performs schedule cooperation processing by operating according to a computer program for schedule cooperation processing.

画像形成装置２０は、例えば、プリンター、コピー機、ファクシミリ装置、あるいはこれら機能を兼ね備えたプリンターや複合機等である。画像形成装置２０は、イントラネット及び／又はインターネットを介して有線又は無線通信手段によりスケジュール連携印刷サービス装置１０と接続されている。 The image forming apparatus 20 is, for example, a printer, a copier, a facsimile machine, or a printer or multifunction machine having these functions. The image forming apparatus 20 is connected to the schedule cooperation printing service apparatus 10 by wired or wireless communication means via an intranet and / or the Internet.

また、スケジュール連携印刷サービス装置１０は、イントラネット及び／又はインターネットを介して有線又は無線通信手段によりユーザー端末１００と接続されている。ユーザー端末１００は、例えば、ＰＣ、タブレット端末、スマートフォン等である。スケジュール連携印刷サービス装置１０は、ユーザーによるユーザー端末１００の操作に基づいてユーザー端末１００から送信されてくる指示に従って会議スケジュールの登録処理等を実行し、また、ユーザー端末１００へＴｏＤｏ情報が追加されたこと等を通知する。ユーザー端末１００にスケジュール連携処理のためのコンピュータープログラムがインストールされている必要はなく、例えば、ユーザーはユーザー端末１００からウェブブラウザーアプリケーション等を用いて、スケジュール連携印刷サービス装置１０を操作することができる。 Further, the schedule cooperation print service apparatus 10 is connected to the user terminal 100 by wired or wireless communication means via an intranet and / or the Internet. The user terminal 100 is, for example, a PC, a tablet terminal, a smartphone, or the like. The schedule linkage printing service apparatus 10 executes a conference schedule registration process in accordance with an instruction transmitted from the user terminal 100 based on an operation of the user terminal 100 by the user, and ToDo information is added to the user terminal 100. Notify that. A computer program for schedule cooperation processing does not need to be installed in the user terminal 100. For example, the user can operate the schedule cooperation print service apparatus 10 from the user terminal 100 using a web browser application or the like.

また、スケジュール連携印刷サービス装置１０は、イントラネット及び／又はインターネットを介して有線又は無線通信手段により会議データベース１０１、ユーザーデータベース１０２、ＴｏＤｏデータベース１０３、機器データベース１０４と接続され、データの送受信が可能とされている。 In addition, the schedule cooperation print service apparatus 10 is connected to the conference database 101, the user database 102, the ToDo database 103, and the device database 104 by wired or wireless communication means via an intranet and / or the Internet, and can transmit and receive data. ing.

図２は、会議データベース（イベントデータベースの一例）１０１に格納されている情報の一例を示す模式図である。例えば、会議データベース１０１には、各会議（イベントの一例）を識別するための会議ＩＤごとに、主催者、会議室番号、開催日時、参加者、会議資料（例えば、ドキュメント。イベント用資料の一例）、印刷機器（画像形成装置）等を示す各情報からなる会議情報（スケジュール情報）が記憶されている。印刷機器情報は、例えば、各会議の会議資料を印刷するのに用いられる画像形成装置の識別番号である。各会議の会議資料を印刷するのに用いられる画像形成装置は、例えば、各会議が開催される会議室の最寄りの画像形成装置である。これは、会議主催者等が大量の会議資料を運ぶ手間を考慮したものである。 FIG. 2 is a schematic diagram illustrating an example of information stored in the conference database (an example of an event database) 101. For example, in the conference database 101, for each conference ID for identifying each conference (an example of an event), an organizer, a conference room number, a date and time, participants, a conference material (for example, a document; an example of an event material) ), Meeting information (schedule information) including information indicating printing apparatuses (image forming apparatuses) and the like is stored. The printing device information is, for example, an identification number of an image forming apparatus used for printing meeting materials for each meeting. The image forming apparatus used for printing the meeting material of each meeting is, for example, the image forming apparatus nearest to the meeting room where each meeting is held. This is because the time taken by the meeting organizer to carry a large amount of meeting materials is taken into consideration.

図３は、ユーザーデータベース１０２に格納されているユーザー情報の一例を示す模式図である。例えば、ユーザーデータベース１０２には、ユーザーごとに、所属部署、管理機器等の各情報が記録されている。管理機器情報は、例えば、そのユーザーが管理責任者となっている画像形成装置の識別番号である。 FIG. 3 is a schematic diagram illustrating an example of user information stored in the user database 102. For example, the user database 102 stores information such as departments and management devices for each user. The management device information is, for example, an identification number of an image forming apparatus for which the user is a manager.

図４は、ＴｏＤｏデータベース１０３に格納されているＴｏＤｏ情報の一例を示す模式図である。例えば、ＴｏＤｏデータベース１０３には、各ＴｏＤｏを識別するためのＴｏＤｏ番号ごとに、題目、内容、期限、担当者等の各情報が記録されている。ＴｏＤｏ情報において、「期限」は、いつまでにそれ（内容）を完了しなければならないかを表し、「担当者」は、誰がそれ（内容）を遂行すべきかを表す。 FIG. 4 is a schematic diagram illustrating an example of ToDo information stored in the ToDo database 103. For example, in the ToDo database 103, information such as a title, contents, a time limit, and a person in charge is recorded for each ToDo number for identifying each ToDo. In the ToDo information, “time limit” indicates how long it should be completed (content), and “person in charge” indicates who should perform it (content).

図５は、機器データベース１０４に格納されている機器状態情報の一例を示す模式図である。例えば、機器データベース１０４には、機器（画像形成装置）番号ごとに、用紙の有無、トナーの有無等の各情報が記録されている。図５の例では、「○」は、用紙又はトナーが十分にあることを表し、「△」は、用紙又はトナーがほとんどないことを表す。また、「×」は用紙又はトナーがないことを表す。なお、用紙サイズごと及びトナーのカラーごとに各サイズの用紙の有無及び各色のトナーの有無を表すようにすることもできる。 FIG. 5 is a schematic diagram illustrating an example of device state information stored in the device database 104. For example, the device database 104 stores information such as the presence / absence of paper and the presence / absence of toner for each device (image forming apparatus) number. In the example of FIG. 5, “◯” indicates that there is sufficient paper or toner, and “Δ” indicates that there is almost no paper or toner. “X” indicates that there is no paper or toner. The presence / absence of paper of each size and the presence / absence of toner of each color may be represented for each paper size and for each toner color.

図１に戻り、スケジュール連携印刷サービス装置１０の構成の詳細について説明する。スケジュール連携印刷サービス装置１０は、会議管理部１１、ユーザー管理部１２、ＴｏＤｏ管理部１３、及び機器管理部１４を備えている。 Returning to FIG. 1, the details of the configuration of the schedule cooperation print service apparatus 10 will be described. The schedule linkage printing service apparatus 10 includes a conference management unit 11, a user management unit 12, a ToDo management unit 13, and a device management unit 14.

機器管理部１４は、画像形成装置２０から、ジョブ実行完了、給紙段開閉、カバー開閉等の画像形成装置２０において発生した機器状態の変化の通知を受ける。そして、機器管理部１４は、画像形成装置２０から機器状態の変化の通知を受けると、機器データベース１０４を参照して、当該画像形成装置２０の機器状態の最新情報を取得する。さらに、機器管理部１４は、機器データベース１０４では管理されない機器状態情報、例えば、直近の印刷ジョブ実行で使用した用紙の枚数（印刷部数）等の情報を、画像形成装置２０から直接受信することができる。 The device management unit 14 receives a notification from the image forming device 20 of a change in device state that has occurred in the image forming device 20 such as job execution completion, paper feed stage opening / closing, and cover opening / closing. When the device management unit 14 receives a notification of a change in device state from the image forming apparatus 20, the device management unit 14 refers to the device database 104 and acquires the latest information on the device state of the image forming apparatus 20. Further, the device management unit 14 can directly receive device status information that is not managed in the device database 104, for example, information such as the number of sheets used in the most recent print job execution (number of print copies) from the image forming apparatus 20. it can.

会議管理部１１は、ユーザー端末１００を通じてユーザーから会議の予約を受け付けて、それを会議データベース１０１に登録する。また、会議管理部１１は、各会議の開催日時が近づくと、各会議の参加者に会議前通知を行う。当該会議前通知は、例えば、電子メール等の手段で行うことができ、各参加者は自分のユーザー端末１００で当該電子メールを受信することができる。以上のように、各会議の各参加者に会議開催をリマインドすることができる。 The conference management unit 11 receives a conference reservation from the user through the user terminal 100 and registers it in the conference database 101. Moreover, the meeting management part 11 will notify the participant of each meeting before a meeting, when the holding date of each meeting approaches. The pre-meeting notification can be performed by means such as e-mail, and each participant can receive the e-mail at his / her user terminal 100. As described above, it is possible to remind each participant of each conference to hold the conference.

上記以外に、機器管理部１４が画像形成装置２０から機器状態変化の通知を受けたとき、会議管理部１１は、会議データベース１０１を参照して、当該画像形成装置を会議資料の印刷に使用する会議のスケジュール情報を取得する。図２に示したように、会議データベース１０１には印刷機器情報が含まれており、会議管理部１１は、画像形成装置２０の機器番号をキーにして会議データベース１０１を検索し、その機器番号を含む会議の開催日時を取得することができる。例えば、機器番号が００３である画像形成装置２０から機器管理部１４に機器状態変化の通知があったとき、会議管理部１１は、機器番号００３をキーにして会議データベース１０１を検索し、会議ＩＤが０００２の会議の開催日時を取得する。 In addition to the above, when the device management unit 14 receives a notification of a device state change from the image forming apparatus 20, the conference management unit 11 refers to the conference database 101 and uses the image forming apparatus for printing the conference material. Get meeting schedule information. As shown in FIG. 2, the conference database 101 includes printing device information, and the conference management unit 11 searches the conference database 101 using the device number of the image forming apparatus 20 as a key, and sets the device number. The date and time of the meeting including it can be acquired. For example, when the image forming apparatus 20 with the device number 003 notifies the device management unit 14 of a change in device state, the conference management unit 11 searches the conference database 101 using the device number 003 as a key, and determines the conference ID. Gets the date and time of the 0002 conference.

ユーザー管理部１２は、ユーザー端末１００を通じてユーザーからの指示に従って、ユーザーデータベース１０２にアクセスして、ユーザー情報の登録、削除、及び更新を行う。 The user management unit 12 accesses the user database 102 according to an instruction from the user through the user terminal 100, and registers, deletes, and updates user information.

また、ユーザー管理部１２は、ユーザーデータベース１０２を参照して、機器管理部１４に機器状態変化の通知を行った画像形成装置２０の管理者を判定する。図３に示したように、ユーザーデータベース１０２には各ユーザーが管理すべき機器（画像形成装置）を表す管理機器情報が含まれており、ユーザー管理部１２は、画像形成装置２０の機器番号をキーにしてユーザーデータベース１０２を検索し、その画像形成装置２０の管理者が誰であるかを判定することができる。例えば、機器番号が００３である画像形成装置２０から機器管理部１４に機器状態変化の通知があったとき、ユーザー管理部１２は、機器番号００３をキーにしてユーザーデータベース１０２を検索し、管理者がユーザーＢであると判定する。 Further, the user management unit 12 refers to the user database 102 and determines the administrator of the image forming apparatus 20 that has notified the device management unit 14 of a change in device state. As shown in FIG. 3, the user database 102 includes management device information indicating devices (image forming apparatuses) to be managed by each user, and the user management unit 12 sets the device number of the image forming apparatus 20. By searching the user database 102 using the key, it is possible to determine who the administrator of the image forming apparatus 20 is. For example, when the image forming apparatus 20 with the device number 003 has notified the device management unit 14 of a change in device state, the user management unit 12 searches the user database 102 using the device number 003 as a key, and the administrator Is user B.

ＴｏＤｏ管理部（計画情報管理部の一例）１３は、ユーザー端末１００を通じてユーザーからの指示に従って、下述のようにユーザーからの指示なしに会議スケジュール及び画像形成装置２０の機器状態に連携して自律的に、ＴｏＤｏデータベース（計画情報データベースの一例）１０３にアクセスして、ＴｏＤｏ情報（計画情報の一例）の登録、削除、及び／又は更新を行う。 The ToDo management unit (an example of the plan information management unit) 13 autonomously cooperates with the conference schedule and the device state of the image forming apparatus 20 without any instruction from the user as described below, according to the instruction from the user through the user terminal 100. Specifically, the ToDo database (an example of the plan information database) 103 is accessed to register, delete, and / or update the ToDo information (an example of the plan information).

また、ＴｏＤｏ管理部１３は、機器管理部１４によって取得された画像形成装置２０の現在の機器状態に基づいて、当該画像形成装置２０の使用の可否を判定する。例えば、当該画像形成装置２０の用紙及びトナー等の消耗品が十分に残っていれば、ＴｏＤｏ管理部１３は、当該画像形成装置２０は使用可能であると判定する。一方、当該画像形成装置２０の用紙及びトナーのいずれかがない又はほとんどなければ、ＴｏＤｏ管理部１３は、当該画像形成装置２０は現在使用可能であると判定する。 Further, the ToDo management unit 13 determines whether or not the image forming apparatus 20 can be used based on the current apparatus state of the image forming apparatus 20 acquired by the apparatus management unit 14. For example, if sufficient consumables such as paper and toner of the image forming apparatus 20 remain, the ToDo management unit 13 determines that the image forming apparatus 20 is usable. On the other hand, if there is no or almost no paper or toner in the image forming apparatus 20, the ToDo management unit 13 determines that the image forming apparatus 20 is currently usable.

ＴｏＤｏ管理部１３は、機器管理部１４に機器状態変化の通知をした画像形成装置２０が現在使用不可能と判定した場合、会議管理部１１から当該画像形成装置２０を会議資料の印刷に使用する会議のスケジュール情報を取得するとともに、ユーザー管理部１２から当該画像形成装置２０の管理者情報を取得し、ＴｏＤｏデータベース１０３に、当該会議の開催日時を期限とし、当該画像形成装置２０の管理者を担当者とする画像形成装置のメンテナンス作業予定を登録する。 When the ToDo management unit 13 determines that the image forming apparatus 20 that has notified the device management unit 14 of the change in the device state is currently unusable, the conference management unit 11 uses the image forming device 20 to print the conference material. In addition to acquiring the schedule information of the conference, the administrator information of the image forming apparatus 20 is acquired from the user management unit 12, and the date and time of the meeting is set as a deadline in the ToDo database 103. The maintenance work schedule of the image forming apparatus as the person in charge is registered.

例えば、機器番号が００３である画像形成装置２０の機器状態が変化して機器管理部１４に当該機器状態変化が通知されたとき、会議管理部１１は、当該画像形成装置２０を会議資料の印刷に使用する会議ＩＤ０００２の会議の開催日時である２０１３年１月２３日１６：００を取得し、ユーザー管理部１２は、当該画像形成装置２０の管理者がユーザーＢであると判定する。ＴｏＤｏ管理部１３は、機器管理部１４から画像形成装置２０の現在の機器状態情報を取得して、当該画像形成装置２０が用紙切れのために現在使用不可能であると判定する。そして、ＴｏＤｏ管理部１３は、会議管理部１１から会議の開催日時の情報を取得するとともに、ユーザー管理部１２から画像形成装置２０の管理者の情報を取得し、ＴｏＤｏデータベース１０３に、期限を２０１３年１月２３日１６：００、担当者をユーザーＢ、内容を用紙補給とする、ＴｏＤｏ番号０００２のＴｏＤｏ情報（メンテナンス作業予定）を登録する。 For example, when the device state of the image forming apparatus 20 whose device number is 003 changes and the device management unit 14 is notified of the device state change, the conference management unit 11 prints the image forming device 20 on the conference material. 13:00, January 23, 2013, which is the date and time of the conference with the conference ID 0002 used for the user ID, is acquired, and the user management unit 12 determines that the administrator of the image forming apparatus 20 is the user B. The ToDo management unit 13 acquires the current device status information of the image forming apparatus 20 from the device management unit 14 and determines that the image forming apparatus 20 is currently unusable due to running out of paper. The ToDo management unit 13 acquires information on the date and time of the conference from the conference management unit 11, acquires information on the administrator of the image forming apparatus 20 from the user management unit 12, and sets the time limit 2013 in the ToDo database 103. On January 23, 16:00, the ToDo information (scheduled maintenance work) of ToDo number 0002, in which the person in charge is user B and the content is paper supply, is registered.

上記構成のスケジュール連携印刷サービス装置１０によると、会議スケジュールと連携して、会議資料の印刷に使用される画像形成装置２０のメンテナンス作業のＴｏＤｏを自動登録することが可能になる。そして、ＴｏＤｏに従って管理者が適当なタイミングで画像形成装置２０のメンテナンス作業を実施することで、会議資料の印刷を実行使用するときに当該画像形成装置２０が常に使用可能な状態にされる。これにより、会議資料を印刷する際におけるユーザーの利便性が向上する。 According to the schedule cooperation printing service apparatus 10 having the above configuration, it is possible to automatically register ToDo for maintenance work of the image forming apparatus 20 used for printing the meeting material in cooperation with the meeting schedule. Then, the administrator performs maintenance work of the image forming apparatus 20 at an appropriate timing according to ToDo, so that the image forming apparatus 20 is always in a usable state when the conference material is printed and used. This improves user convenience when printing the conference material.

ＴｏＤｏ管理部１３は、ＴｏＤｏデータベース１０３に画像形成装置２０のメンテナンス作業予定を登録したことをその画像形成装置２０の管理者に通知するようにしてもよい。当該通知は、例えば、電子メール等を用いて実施することができる。上記のように、ＴｏＤｏデータベース１０３に画像形成装置２０のメンテナンス作業予定が自動的に登録されるため、当該メンテナンス作業の担当者は自身のＴｏＤｏリスト等を参照するまで当該メンテナンス作業のことを知ることができない。そこで、画像形成装置２０のメンテナンス作業予定を登録したことをその画像形成装置２０の管理者に通知することで、ユーザーの利便性を図ることができる。 The ToDo management unit 13 may notify the administrator of the image forming apparatus 20 that the maintenance work schedule of the image forming apparatus 20 has been registered in the ToDo database 103. The notification can be performed using e-mail or the like, for example. As described above, since the maintenance work schedule of the image forming apparatus 20 is automatically registered in the ToDo database 103, the person in charge of the maintenance work knows the maintenance work until referring to his / her ToDo list or the like. I can't. Therefore, by notifying the administrator of the image forming apparatus 20 that the maintenance work schedule for the image forming apparatus 20 has been registered, the convenience of the user can be improved.

また、画像形成装置２０の管理者等が適切にメンテナンス作業を行った結果、画像形成装置２０が使用可能にされた場合、ＴｏＤｏ管理部１３が、ＴｏＤｏデータベース１０３から画像形成装置２０のメンテナンス作業予定を削除するようにしてもよい。これによると、ユーザーが手でＴｏＤｏ情報を逐一削除する手間が省けて、ユーザーの利便性を向上することができる。 In addition, when the administrator of the image forming apparatus 20 appropriately performs the maintenance work and the image forming apparatus 20 becomes usable, the ToDo management unit 13 schedules the maintenance work of the image forming apparatus 20 from the ToDo database 103. May be deleted. According to this, the user can save the trouble of deleting ToDo information one by one by hand, and the convenience of the user can be improved.

次に、スケジュール連携処理、すなわち、画像形成装置２０の機器状態が変化してからメンテナンス作業予定の登録又は削除及びその通知がされるまでの一連の処理について説明する。図６は、スケジュール連携印刷サービス装置１０によるスケジュール連携処理の一例を示す処理フロー図である。 Next, a schedule linkage process, that is, a series of processes from when the device state of the image forming apparatus 20 changes until registration or deletion of a maintenance work schedule and notification thereof will be described. FIG. 6 is a process flow diagram showing an example of schedule cooperation processing by the schedule cooperation printing service apparatus 10.

画像形成装置２０において印刷ジョブの完了、給紙段の開閉、カバーの開閉等、何らかの状態変化があると、画像形成装置２０は、スケジュール連携印刷サービス装置１０の機器管理部１４へ状態変化を通知する（１）。スケジュール連携印刷サービス装置１０の機器管理部１４は、画像形成装置２０から機器状態変化の通知を受けると、当該画像形成装置２０に機器状態を問い合わせて機器状態を取得する（１．１）。例えば、画像形成装置２０が印刷ジョブを完了した場合、機器管理部１４は、当該印刷ジョブで印刷された部数等を取得する。なお、ステップ１．１で機器管理部１４が画像形成装置２０へ機器状態の問い合わせをすることなく、ステップ１で画像形成装置２０が状態変化を通知する際に、機器管理部１４へ必要な情報をすべて通知するようにしてもよい。 If there is any state change in the image forming apparatus 20 such as completion of a print job, opening / closing of a paper feed tray, opening / closing of a cover, etc., the image forming apparatus 20 notifies the apparatus management unit 14 of the schedule linkage printing service apparatus 10 of the state change. (1). When the device management unit 14 of the schedule linkage printing service device 10 receives a notification of a device state change from the image forming device 20, the device management unit 14 inquires of the image forming device 20 about the device state and acquires the device state (1.1). For example, when the image forming apparatus 20 completes a print job, the device management unit 14 acquires the number of copies printed by the print job. Note that the device management unit 14 does not make an inquiry about the device state to the image forming apparatus 20 in step 1.1, and the information necessary for the device management unit 14 when the image forming apparatus 20 notifies the state change in step 1. All of the above may be notified.

さらに、機器管理部１４は、機器データベース１０４を参照して、画像形成装置２０の機器状態を取得する（１．２）。これにより、機器管理部１４は、画像形成装置２０における用紙の有無、トナーの有無等の消耗品の現在の状態を取得する。 Further, the device management unit 14 refers to the device database 104 and acquires the device state of the image forming apparatus 20 (1.2). As a result, the device management unit 14 acquires the current state of consumables such as the presence or absence of paper and the presence or absence of toner in the image forming apparatus 20.

スケジュール連携印刷サービス装置１０の会議管理部１１は、会議データベース１０１を参照して、ステップ１で機器状態変化の通知を行った画像形成装置２０を会議資料の印刷に使用する会議のスケジュール情報を取得する（１．３）。 The conference management unit 11 of the schedule linkage printing service device 10 refers to the conference database 101 and acquires the schedule information of the conference that uses the image forming device 20 that has notified the device state change in step 1 for printing the conference material. (1.3).

スケジュール連携印刷サービス装置１０のＴｏＤｏ管理部１３は、機器管理部１４からステップ１で機器状態変化の通知を行った画像形成装置２０の現在の機器状態情報を取得するとともに、会議管理部１１から会議スケジュール情報を取得し、これら情報に基づいて、ＴｏＤｏデータベース１０３に画像形成装置２０のメンテナンス作業予定（ＴｏＤｏ情報）を新規に登録するかどうか、又は登録済みのメンテナンス作業予定を削除するかどうかを判定する（１．４）。 The ToDo management unit 13 of the schedule linkage printing service apparatus 10 acquires the current device state information of the image forming apparatus 20 that has notified the device state change from the device management unit 14 in step 1, and receives a conference from the conference management unit 11. Schedule information is acquired, and whether to newly register a maintenance work schedule (ToDo information) of the image forming apparatus 20 in the ToDo database 103 or to delete a registered maintenance work schedule is determined based on the information. (1.4).

例えば、ステップ１で画像形成装置２０から印刷ジョブ完了の通知があったとき、ＴｏＤｏ管理部１３は、当該画像形成装置２０の現在の機器状態、印刷された部数、会議スケジュール等に基づいて、いつまでに用紙補給が必要か判定し、メンテナンス作業予定を登録するかどうかを判定する。また、例えば、ステップ１で画像形成装置２０から給紙段開閉の通知があったとき、ＴｏＤｏ管理部１３は、当該画像形成装置２０の現在の機器状態、会議スケジュール等に基づいて、当該画像形成装置２０が使用可能な状態になったか判定し、登録済みのメンテナンス作業予定を削除するかどうかを判定する。 For example, when a notification of completion of a print job is received from the image forming apparatus 20 in step 1, the ToDo management unit 13 determines how long based on the current device state of the image forming apparatus 20, the number of printed copies, a meeting schedule, and the like. It is determined whether or not paper supply is required and whether or not a maintenance work schedule is to be registered is determined. Further, for example, when a notification of opening / closing of the paper feed tray is received from the image forming apparatus 20 in step 1, the ToDo management unit 13 forms the image based on the current device state of the image forming apparatus 20, the conference schedule, and the like. It is determined whether the apparatus 20 is ready for use, and it is determined whether to delete the registered maintenance work schedule.

また、メンテナンス作業予定を新規に登録する場合には、スケジュール連携印刷サービス装置１０のＴｏＤｏ管理部１３は、ユーザーデータベース１０２を参照して、ステップ１で機器状態変化の通知を行った画像形成装置２０の管理者を取得する（１．５）。 In addition, when newly registering a maintenance work schedule, the ToDo management unit 13 of the schedule cooperation print service apparatus 10 refers to the user database 102 and the image forming apparatus 20 that has notified the apparatus state change in step 1. (1.5).

ステップ１．４でＴｏＤｏ管理部１３がメンテナンス作業予定の登録又は削除を行うと判定した場合、ＴｏＤｏ管理部１３は、ＴｏＤｏデータベース１０３にアクセスして、新規のメンテナンス作業予定の登録、又は登録済みのメンテナンス作業予定の削除を実行する（１．６）。そして、ステップ１．６でＴｏＤｏ管理部１３がメンテナンス作業予定の登録を行った場合、ＴｏＤｏ管理部１３は、画像形成装置２０の管理者に、メンテナンス作業予定を登録したことを通知する（１．６．１）。 If it is determined in step 1.4 that the ToDo management unit 13 registers or deletes the maintenance work schedule, the ToDo management unit 13 accesses the ToDo database 103 and registers a new maintenance work schedule or has been registered. The maintenance work schedule is deleted (1.6). When the ToDo management unit 13 registers the maintenance work schedule in Step 1.6, the ToDo management unit 13 notifies the administrator of the image forming apparatus 20 that the maintenance work schedule has been registered (1. 6.1).

上記の処理により、会議スケジュールと連携して、会議資料の印刷に使用される画像形成装置２０のメンテナンス作業のＴｏＤｏを自動登録することが可能になる。そして、ＴｏＤｏに従って管理者が適当なタイミングで画像形成装置２０のメンテナンス作業を実施することで、会議資料の印刷を実行使用するときに当該画像形成装置２０が常に使用可能な状態にされる。これにより、会議資料を印刷する際におけるユーザーの利便性が向上する。 With the above processing, it is possible to automatically register ToDo for maintenance work of the image forming apparatus 20 used for printing conference materials in cooperation with the conference schedule. Then, the administrator performs maintenance work of the image forming apparatus 20 at an appropriate timing according to ToDo, so that the image forming apparatus 20 is always in a usable state when the conference material is printed and used. This improves user convenience when printing the conference material.

また、画像形成装置２０のメンテナンス作業予定を登録したことがその画像形成装置２０の管理者に通知され、ユーザーの利便性が向上する。 In addition, the administrator of the image forming apparatus 20 is notified that the maintenance work schedule of the image forming apparatus 20 has been registered, and the convenience for the user is improved.

また、メンテナンス作業が終わるとＴｏＤｏデータベース１０３から画像形成装置２０のメンテナンス作業予定が自動削除されるため、ユーザーが手でＴｏＤｏ情報を逐一削除する手間が省けて、ユーザーの利便性が向上する。 Further, when the maintenance work is completed, the maintenance work schedule of the image forming apparatus 20 is automatically deleted from the ToDo database 103, so that it is possible to save the user from manually deleting ToDo information one by one and to improve the convenience for the user.

本発明は上記実施の形態の構成に限られず種々の変形が可能である。図１乃至図６を用いて上記実施形態により示した構成及び処理は、本発明の一実施形態に過ぎず、本発明を当該構成及び処理に限定する趣旨ではない。 The present invention is not limited to the configuration of the above embodiment, and various modifications can be made. The configuration and processing shown in the above embodiment using FIG. 1 to FIG. 6 are only one embodiment of the present invention, and are not intended to limit the present invention to the configuration and processing.

１０スケジュール連携印刷サービス装置
１１会議管理部
１２ユーザー管理部
１３ＴｏＤｏ管理部
１４機器管理部
２０画像形成装置
１０１会議データベース
１０２ユーザーデータベース
１０３ＴｏＤｏデータベース
１０４機器データベース DESCRIPTION OF SYMBOLS 10 Schedule cooperation printing service apparatus 11 Conference management part 12 User management part 13 ToDo management part 14 Equipment management part 20 Image forming apparatus 101 Conference database 102 User database 103 ToDo database 104 Equipment database

Claims

A notification is received from the image forming apparatus that the device state of the image forming apparatus has changed, and the current device state of the image forming apparatus is determined by referring to a device database that manages device state information of the image forming apparatus. The device management department
Referring to an event database that manages various information related to the event, an event management unit that acquires schedule information of an event that uses the image forming apparatus for printing the event material; and
When it is determined that the image forming apparatus is currently unusable based on the current apparatus state of the image forming apparatus acquired by the apparatus management unit, the date and time of the event is stored in the plan information database for managing the plan information. A schedule linkage printing service apparatus comprising: a plan information management unit that registers a maintenance work schedule of the image forming apparatus as a deadline.

The schedule cooperation printing service apparatus according to claim 1, wherein the plan information management unit deletes a maintenance work schedule of the image forming apparatus from the plan information database when the image forming apparatus becomes usable.

A user management unit that determines a manager of the image forming apparatus with reference to a user database that manages user information,
The schedule cooperation printing service apparatus according to claim 1, wherein the plan information management unit sets the manager as a person in charge of maintenance work of the image forming apparatus.

The schedule cooperation printing service apparatus according to claim 3, wherein the plan information management unit notifies the manager that a maintenance work schedule of the image forming apparatus has been registered in the plan information database.

5. The schedule linkage printing according to claim 1, wherein the plan information management unit determines whether or not the image forming apparatus can be used based on a consumable state such as presence or absence of paper or toner. Service device.