JP5951525B2 - 画像形成装置 - Google Patents

Description

本発明は、ディレクトリ内に保存されているファイルのうち、指定されたファイルに関し、指定されたメッセージ及びその告知種類を含む告知情報を対応付けて、所定のタイミングで該メッセージを該告知種類に応じた形態で表示させる機能を備えた画像形成装置に係り、特にボックス機能に好適な画像形成装置に関する。

複合機としての画像形成装置は一般に、文書ファイルを分類してボックス（ディレクトリ）に保存し、内容の閲覧、印刷、ファクシミリ送信などで利用可能にするボックス機能を備えている。

下記特許文献１には、文書ファイルをボックスに保存する際に、ログインユーザのユーザ情報の属性も該文書ファイルの属性として保存することにより、このユーザのボックスに対する他のユーザのアクセス制限に利用する構成が開示されている。

特開２００９−２５２１２４号公報

一方、自己のボックス内に多数のファイルが保存されている場合、その一覧を見ても、重要ファイルの内容を確認しなかったり、確認しても時間的に先のことであるため忘れたりすることがある。

また、ファイル保存時に重要ファイルであるとしてマークしたとしても、マークされた重要ファイルの数が多くなると、上記同様の問題が生ずる。このような問題は、画像形成装置のみならず、コンピュータ上の電子メールについても同様に生ずる。

本発明の目的は、このような問題点に鑑み、ディレクトリ内に多くの重要文書ファイルが存在しても、ユーザーに対し適時に重要ファイルの存在を告知することにより、ユーザーに与える煩雑さを低減させるとともに、ユーザーが重要ファイルの確認を怠るのを防止することが可能な画像形成装置を提供することにある。

本発明の第１態様では、制御手段と、記憶手段と、入力手段と、表示手段とを備えた画像形成装置において、前記制御手段は、前記記憶手段内に作成されたディレクトリ内に保存されているファイルのうち、前記入力手段で指定されたファイルに、前記入力手段で指定された告知情報を対応付けて前記記憶手段に記憶し、前記告知情報は、「ファイル名」、「文書名」、「種類」、「条件」、「警告開始日」、及びメッセージを構成する「タイトル」及び「本文」を含み、前記「種類」は、告知の仕方の種類であって、「標準」、「警告」、及び「表示無し」のうちの１つがユーザーにより選択可能であり、前記「条件」は、前記「種類」の自動切替の条件であって、「期日」、「事前」、及び「開封」のうちの１つが前記ユーザーにより選択可能であり、前記「警告開始日」は、「期日」の場合に期限日を示し、「事前」の場合に（期限日）−（設定期間）を示し、前記期限日は、前記メッセージを構成する前記「本文」中に含まれる期限日を、前記制御手段が抽出したものであり、前記設定期間は、各メッセージに共通であり、前記ユーザーにより設定可変になっており、前記「期日」及び前記「事前」の前記「条件」はいずれも、前記「警告開始日」≦本日の場合に成立し、前記「開封」の条件は、前記「警告開始日」≦本日且つ、対応する前記ファイルが未だ開かれていない場合に成立し、前記制御手段は、さらに、前記表示手段に、ファイル一覧表示画面、告知情報表示画面、告知情報設定画面を表示させ、前記告知情報設定画面を介して、前記ユーザーにより、前記入力手段を操作して、前記「文書名」、前記メッセージを構成する前記「タイトル」及び前記「本文」が追加され又は編集され、さらに、前記「種類」及び前記「条件」が選択され又は変更され、前記告知情報表示画面を介して、前記「タイトル」のリストと、前記リストの前記「タイトル」ごとに、前記「文書名」と告知の仕方の種類に対応したアイコンとを対応づけて表示させ、さらに、前記リストにおける前記「タイトル」または前記「文書名」が選択されると、前記メッセージを構成する前記「本文」を表示させ、前記ファイル一覧表示画面を介して、前記ファイルの所定頁のサムネイル画像を前記「文書名」に対応づけて表示させ、前記メッセージが対応づけられているファイルについては、前記ユーザーによる前記告知情報設定画面を介した、前記「種類」の選択又は変更が前記「標準」または前記「警告」の場合、前記「標準」または前記「警告」に応じた前記アイコンを、前記サムネイル画像にオーバレイさせて表示させ、前記「種類」の選択又は変更が前記「表示無し」の場合、前記サムネイル画像にアイコンを表示させず、前記ユーザーによる前記告知情報設定画面を介して選択または変更された前記「条件」が現在、成立している場合に、前記「種類」を前記「標準」又は前記「表示無し」から前記「警告」に自動切替し、前記「警告」に応じた前記アイコンを前記サムネイル画像にオーバレイさせて前記ファイル一覧表示画面に表示させる。

上記第１態様の構成によれば、メッセージ、告知の仕方の種類及び該種類の自動切替の時点を含む条件を有する告知情報を、ファイルと対応付けて記憶し、現在、該条件が成立している場合に該種類を自動切替し、該種類に応じた情報をファイルと対応付けて表示するので、ディレクトリ内に多くの重要文書ファイルが存在しても、ユーザに対し適時に重要ファイルの存在を告知することができ、これにより、ユーザに与える煩雑さを低減させるとともに、ユーザが重要ファイルの確認を怠るのを防止することが可能となるという効果を奏する。

本発明の他の目的、特徴的な構成及び効果は、以下の説明を特許請求の範囲及び図面の記載と関係づけて読むことにより明らかになる。

本発明の実施例１に係る画像形成システムを示す概略図である。 このシステムのハードウェア構成を示す概略ブロック図である。 画像形成装置の構成のうち、ユーザからの入力に応じて、データ４０内のファイルの情報を表示させる部分を示す概略機能ブロック図である。 図３中のファイル一覧表示制御部により表示される画面の構成例を示す概略図である。 図３中の告知情報表示制御部により表示される画面の構成例を示す概略図である。 図３中の告知情報設定部により表示される画面の構成例を示す概略図である。 図３中の告知情報のテーブル概略構成図である。 図３中のファイル一覧表示制御部による前処理を示す概略フローチャートである。

図１は、本発明の実施例１に係る画像形成システムを示す概略図である。

このシステムでは、画像形成装置１０とＰＣ２０とが、ネットワーク３０で結合されている。この画像形成装置１０は、文書ファイルを分類してボックスに保存し、内容の閲覧、印刷、ファクシミリ送信などで利用可能にするボックス機能を備えている。

図２は図１の画像形成装置１０とＰＣ２０とのハードウェア構成を示す概略ブロック図である。

画像形成装置１０では、ＣＰＵ（Central Processing Unit）ＣＰＵ１１がインターフェイス１２を介してＰＲＯＭ（Programmable Read Only Memory）ＰＲＯＭ１３、ＤＲＡＭ（Dynamic Random Access Memory）ＤＲＡＭ１４、補助記憶装置１５、ネットワークインターフェイス１６、操作パネル１７、スキャナ１８、プリンタ１９及びファックスモデム１Ａに結合されている。図２では、簡単化の為に、複数種のインターフェイスを１つのブロック１２で表している。

ＰＲＯＭ１３は、例えばフラッシュメモリであり、ＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）、ＯＳ（Operating System）、各種ドライバ、及び、画像形成装置として機能させるための各種アプリケーションが格納されている。ＤＲＡＭ１４は、主記憶装置として用いられる。

補助記憶装置１５には、印刷用データ、スキャナ１８で読み取った画像データ、ＰＣ２０から受信した文書データ及びファクシミリ受信データが文書ファイルとして、予め定めた規則に基づく所定のボックスに保存される。

ネットワークインターフェイス１６は、ネットワーク３０に結合されている。操作パネル１７は、入力部及び表示部を供えている。スキャナ１８は、紙媒体上の画像を電子化するために用いられ、そのファイルは、印刷、ファクシミリ送信又はファイル送信のために用いられる。プリンタ１９は、プリントエンジン並びに用紙の給紙部、搬送部及び排紙部を備え、ＤＲＡＭ１４上に生成されたビットマップデータが供給され、このデータに基づいて感光ドラムに静電潜像を形成し、この像をトナーで現像し、トナー像を用紙に転写し定着させ、排紙する。

一方、ＰＣ２０のハードウェア構成は、通常のパーソナルコンピュータであり、ＣＰＵ２１がインターフェイス２２を介してＰＲＯＭ２３、ＤＲＡＭ２４、補助記憶装置２５、ネットワークインターフェイス２６及び会話型入出力装置２７に結合されている。図２では、簡単化の為に、複数種のインターフェイスを１つのブロック２２で表している。

ＰＲＯＭ２３は、例えばフラッシュメモリであり、ＢＩＯＳが格納されている。ＤＲＡＭ２４は、主記憶装置として用いられる。補助記憶装置２５には、ＯＳ、各種ドライバ及びアプリケーションが格納されている。このアプリケーションには、画像形成装置１０の操作パネル１７の替わりに用いられるリモートコントローラが含まれる。会話型入出力装置２７は、例えばキーボード、ポインティングデバイス及び表示装置を含んでいる。

図３は、画像形成装置１０の構成のうち、ユーザからの入力に応じて、データ４０内のファイルの情報を表示させる部分を示す概略機能ブロック図である。

操作パネル１７は、入力部１７０と表示部１７１とを備えている。入力部１７０は、操作ボタンとタッチパネルとを備えており、本実施例ではタッチパネルが使用される。

処理対象としてのデータ４０は、図２の補助記憶装置１５に格納されており、複数の文書ファイルが保存されたボックス４１と、データベースである告知情報４２とを備え、告知情報４２は、ボックス４１内のファイルのうち、ユーザにより指定したものに対応付けられるメッセージと、これに関連した情報とを含む。

制御部５０は、入力部１７０からの入力に応じて、データ４０に対する処理を行い、その結果を表示部１７１に表示させる。制御部５０は、部品としてのＵＩ（ユーザインターフェイス）部５１、ファイル一覧表示制御部５２、告知情報表示制御部５３及び告知情報設定部５４と、これらを制御する全体制御部５５とを備え、それぞれＰＲＯＭ１３に格納されたプログラムと、このプログラムを実行するＣＰＵ１１とを備えて構成される。

ＵＩ部５１は、入力部１７０からの指示入力を受け付けて全体制御部５５に通知し、全体制御部５５はこれに応答して、その指示入力に応じ、ファイル一覧表示制御部５２、告知情報表示制御部５３又は告知情報設定部５４に制御を移し、それぞれデータ４０内の対応するデータを、ＵＩ部５１を介して表示部１７１に表示させ、又は、入力部１７０から入力された値に基づきデータ４０に対しデータを追加、変更又は削除する。

すなわち、ファイル一覧表示制御部５２は、ユーザが、ボックス４１を開くボタン（不図示）を押下したことに応答して、図４に示すようなファイル一覧表示画面６０を、ＵＩ部５１を介し表示部１７１に表示させる。この画面には、データ４０内の各文書ファイルの所定頁、例えば先頭頁のサムネイル画像が表示され、それぞれの上方に書類名が表示される。文書ファイルにメッセージが対応付けられたものについては、告知の仕方の種類（告知種類）に応じたアイコンが、サムネイル画像にオーバレイされて表示される。図４中のアイコン６１は、告知種類が「標準」であることを示し、アイコン６２は、告知種類が「警告」であることを示している。

ここで、「警告」のメッセージ数が多くなると、ユーザにとって煩わしく、また、見落としが生ずる虞れがある。

そこで、文書ファイルにメッセージを対応付けた場合に、ユーザによる設定に応じて、サムネイル画像上にアイコンを表示させず、又は標準アイコン６１を表示させておき、後述する所定の条件が成立した時点で、「警告」以外の告知種類を「警告」に自動切替して、警告アイコン６２を表示させるようにしている。

サムネイル画像をタッチしてそのファイルを選択し、ファイル一覧表示画面６０の下部に配置された「印刷」、「送信」、「保存」又は「削除」の機能ボタンを押下すると、従来と同様に、それぞれの画面に遷移して対応する機能の処理が行われる。また、ファイル一覧表示画面６０の右端部に配置された「プレビュー」又は「詳細」のボタンを押下すると、従来と同様に、選択されたファイルの印刷がプレビュー表示され、又はその属性の詳細が表示される。

ファイル一覧表示画面６０の右端上部の「告知情報」ボタンを押下すると、図３の全体制御部５５を介して告知情報表示制御部５３に制御が移り、図５に示すような告知情報表示画面７０が表示される。

メッセージは、タイトルと本文とから成り、告知情報表示画面７０の中央部にはタイトルのリストが表示される。各タイトルの左側には、文書名と、告知種類に対応したアイコン（画面６０のサムネイル画像上のものと同一のもの）が表示される。タイトル又は文書名をタッチすると、告知情報表示画面７０の右側部分に、そのタイトルの本文が表示される。告知情報表示画面７０の下部には、「追加」、「削除」、「編集」、「ソート」、「閉じる」の各ボタンが配置されている。「削除」ボタンを押下すると、その行のメッセージが削除される。「ソート」ボタンを押下すると、告知種類が「警告」、「標準」の順にソートされ、告知種類が同一の複数のメッセージについては、後述の期限日順にソートされる。

「追加」ボタンを押下し、又はタイトル若しくは文書名をタッチした後に「編集」ボタンを押下すると、図３において、全体制御部５５を介し告知情報設定部５４に制御が移り、図６に示すような告知情報設定画面８０が表示される。ユーザは、入力部１７０を操作して文書名、メッセージのタイトル及び本文を追加し又は編集し、さらに、告知種類及び種類切替条件を、選択し又は変更する。

図７は、図３中の告知情報４２のテーブル構成図である、このテーブルは、ファイル名、文書名、メッセージ有無フラグＦＭ、種類、条件、警告開始日Ｔ、種類切替フラグＦＰ、開封フラグＦＯ、タイトル及び本文の列を備えている。

種類は、告知の仕方の種類であって、「標準」、「警告」及び「表示無し」のうちの１つを選択可能となっている。「標準」と「警告」とは、上述のように、図５中のアイコンの種類と、タイトルのソートの優先順とが異なり、他の点は同一である。「表示無し」は、図４中のリストにメッセージのタイトルが、条件成立まで表示されないことを示す。

条件は、種類自動切替の条件であって、「期日」、「事前」及び「開封」の３つがある。この自動切替は、種類が「標準」又は「表示無し」である場合に、条件成立時に種類を「警告」に切替えることを意味する。

警告開始日Ｔは、「期日」の場合、期限日であり、「事前」の場合、期限日−設定期間である。期限日は、図６中のメッセージ本文中に含まれる期限日を抽出したものである。設定期間は、例えば１ヶ月であり、各メッセージに共通であって、ユーザにより設定可変となっている。

「期日」及び「事前」の条件はいずれも、Ｔ≦本日のとき成立する。「開封」の条件は、Ｔ≦本日且つ、ユーザにより、対応するファイルが未だ開かれていない場合に成立する。

種類切替フラグＦＰは、告知種類を条件に従って自動切替えしたか否かを示し、開封フラグＦＯは、種類自動切替の条件が「開封」である場合に、メッセージに対応するファイルをユーザが開いたか否かを示す。

図８は、図３中のファイル一覧表示制御部５２によるファイル一覧表示での前処理を示す概略フローチャートである。この処理は、ユーザが、ボックス４１を開くボタン（不図示）を押下することにより、開始される。以下、括弧内は図中のステップ識別符号である。

上記テーブルの全行のそれぞれについて、ステップＳ０とステップＳ１３との間の処理が行われる。

（Ｓ０）行を示すインデックスを１だけインクリメントする。但し、初回はインデックスを０とする。

（Ｓ１）テーブルからこの行のデータを読み出す。

（Ｓ２）ＦＭ＝‘１’であればステップＳ３へ進み、そうでなければステップＳ１３へ進む。

メッセージ有無フラグＦＭの初期値は‘０’であり、図６の告知情報設定画面８０でメッセージが作成された際に‘１’にされる。

（Ｓ３）種類切替フラグＦＰが‘０’であればステップＳ４へ進み、そうでなければステップＳ９へ進む。種類切替フラグＦＰの初期値は‘０’であり、ステップＳ８で‘１’に設定される。

（Ｓ４）メッセージの本文から期限日を抽出し、これを警告開始日Ｔに代入する。

（Ｓ５）条件が「事前」であればステップＳ６へ進み、そうでなければステップＳ７へ進む。

（Ｓ６）警告開始日Ｔの値を、その値から設定期間ΔＴだけ減算したものに変更する。

（Ｓ７）警告開始日Ｔ≦本日であればステップＳ８へ進み、そうでなければステップＳ１２へ進む。

（Ｓ８）種類によらず種類切替フラグＦＰをセットする。

（Ｓ９）種類が「標準」であれば、ステップＳ１０へ進み、「開封」であればステップＳ１１ヘ進み、「警告」であればステップＳ１２へ進む。

（Ｓ１０）種類を「警告」に切替え、ステップＳ１２へ進む。

（Ｓ１１）ＦＯ＝‘０’であればステップＳ１２へ進み、そうでなければステップＳ１４へ進む。

（Ｓ１２）種類別アイコンを、図４に示すようにサムネイル画像上にオーバレイする。

（Ｓ１３）インデックスが最終行を示していれば処理を終了し、そうでなければステップＳ０へ戻る。

このような処理により、例えば、契約有効期限付文書ファイルの告知情報について、種類が「標準」で条件を「事前」に設定しておき、メッセージにこの期限を記入しておけば、例えば有効期限前１ヶ月になると、種類が自動的に「警告」に切り替えられてそのアイコンが文書のサムネイル画像上に表示され、ユーザはこの文書を重要と認識して、閲覧することになる。

また、例えば、ファクシミリ又は電子メールで受信した文書ファイルの告知情報について、種類が「開封」で条件を「期日」に設定しておき、メッセージに開封期限を記入しておけば、開封期限経過してもこの文書ファイルがユーザにより開封されないと、種類が自動的に「警告」に切り替えられてそのアイコンが文書のサムネイル画像上に表示され、ユーザはこの文書を重要と認識して、閲覧することになる。

期限日又はそれから設定期間前迄は、種類を「警告」以外のものにしておくことができるので、緊急を要しない文書ファイルを後回しにして読むことができるとともに、警告アイコンが付された文書ファイルの数を必要最小限にすることができ、これにより、ユーザの煩雑感が低減され、また、重要文書ファイルの見落としを防止することが可能となる。

以上において、本発明の好適な実施例を説明したが、本発明には他にも種々の変形例が含まれ、上述の構成要素の他の組み合わせ、各構成要素の機能を実現する他の構成を用いたもの、当業者であればこれらの構成又は機能から想到するであろう他の構成も、本発明に含まれる。

例えば、告知情報設定部５４は、メッセージ本文に含まれる期限を抽出する替わりに、タイトルに含まれる期限を抽出したり、抽出せずに期限を独立して設定する構成であってもよい。

告知の仕方の種類は、少なくとも少なくとも自動切替前後の２つを含めばよい。

また、告知情報ファイルを送信元から任意のプロトコルで文書ファイルとともに受信し、この告知情報ファイルの内容を、自己の告知情報ファイルの内容に自動追加することにより、自己が告知情報を入力する手間を省くように構成してもよい。

さらに、本発明の適用対象は、画像形成装置に限定されず、デスクトップ形やモバイル形などの任意のタイプのコンピュータに適用することができる。

１０ 画像形成装置
１１ ＣＰＵ
１２ インターフェイス
１３ ＰＲＯＭ
１４ ＤＲＡＭ
１５ 補助記憶装置
１６ ネットワークインターフェイス
１７ 操作パネル
１７０ 入力部
１７１ 表示部
１８ スキャナ
１９ プリンタ
１Ａ ファックスモデム
２０ ＰＣ
２１ ＣＰＵ
２２ インターフェイス
２３ ＰＲＯＭ
２４ ＤＲＡＭ
２５ 補助記憶装置
２６ ネットワークインターフェイス
２７ 会話型入出力装置
３０ ネットワーク
４０ データ
４１ ボックス
４２ 告知情報
５０ 制御部
５１ ＵＩ部
５２ ファイル一覧表示制御部
５３ 告知情報表示制御部
５４ 告知情報設定部
５５ 全体制御部
６０ ファイル一覧表示画面
６１ 標準アイコン
６２ 警告アイコン
７０ 告知情報表示画面
８０ 告知情報設定画面
ＦＭ メッセージ有無フラグ
Ｔ 警告開始日
ＦＰ 種類切替フラグ
ＦＯ 開封フラグ

Claims (1)

1. 制御手段と、記憶手段と、入力手段と、表示手段とを備えた画像形成装置において、
   前記制御手段は、前記記憶手段内に作成されたディレクトリ内に保存されているファイルのうち、前記入力手段で指定されたファイルに、前記入力手段で指定された告知情報を対応付けて前記記憶手段に記憶し、
   前記告知情報は、
   「ファイル名」、「文書名」、「種類」、「条件」、「警告開始日」、及びメッセージを構成する「タイトル」及び「本文」を含み、
   前記「種類」は、告知の仕方の種類であって、「標準」、「警告」、及び「表示無し」のうちの１つがユーザーにより選択可能であり、
   前記「条件」は、前記「種類」の自動切替の条件であって、「期日」、「事前」、及び「開封」のうちの１つが前記ユーザーにより選択可能であり、
   前記「警告開始日」は、「期日」の場合に期限日を示し、「事前」の場合に（期限日）−（設定期間）を示し、
   前記期限日は、前記メッセージを構成する前記「本文」中に含まれる期限日を、前記制御手段が抽出したものであり、
   前記設定期間は、各メッセージに共通であり、前記ユーザーにより設定可変になっており、前記「期日」及び前記「事前」の前記「条件」はいずれも、前記「警告開始日」≦本日の場合に成立し、
   前記「開封」の条件は、前記「警告開始日」≦本日且つ、対応する前記ファイルが未だ開かれていない場合に成立し、
   前記制御手段は、さらに、
   前記表示手段に、ファイル一覧表示画面、告知情報表示画面、告知情報設定画面を表示させ、
   前記告知情報設定画面を介して、前記ユーザーにより、前記入力手段を操作して、前記「文書名」、前記メッセージを構成する前記「タイトル」及び前記「本文」が追加され又は編集され、さらに、前記「種類」及び前記「条件」が選択され又は変更され、
   前記告知情報表示画面を介して、前記「タイトル」のリストと、前記リストの前記「タイトル」ごとに、前記「文書名」と告知の仕方の種類に対応したアイコンとを対応づけて表示させ、さらに、前記リストにおける前記「タイトル」または前記「文書名」が選択されると、前記メッセージを構成する前記「本文」を表示させ、
   前記ファイル一覧表示画面を介して、前記ファイルの所定頁のサムネイル画像を前記「文書名」に対応づけて表示させ、前記メッセージが対応づけられているファイルについては、前記ユーザーによる前記告知情報設定画面を介した、前記「種類」の選択又は変更が前記「標準」または前記「警告」の場合、前記「標準」または前記「警告」に応じた前記アイコンを、前記サムネイル画像にオーバレイさせて表示させ、前記「種類」の選択又は変更が前記「表示無し」の場合、前記サムネイル画像にアイコンを表示させず、
   前記ユーザーによる前記告知情報設定画面を介して選択または変更された前記「条件」が現在、成立している場合に、前記「種類」を前記「標準」又は前記「表示無し」から前記「警告」に自動切替し、前記「警告」に応じた前記アイコンを前記サムネイル画像にオーバレイさせて前記ファイル一覧表示画面に表示させることを特徴とする画像形成装置。