JP5445759B2 - 報告書作成システム及び報告書作成方法 - Google Patents

Description

本発明は、タスクの報告書を作成する報告書作成システム及び報告書作成方法に関する。

一般に、任意の製品の開発や保守等のタスク（仕事）を複数人で分担して、当該タスクを処理することが行なわれている。このように、複数人でタスクを処理する場合、当該タスクがどのような状況にあるかを管理する必要がある。

例えば、製品開発の開発状況を参照する場合、社員ＩＤ、部署、業務上のスキル等の属性が登録された人事テーブルを利用して、当該製品データを参照する者の属性に応じて開発データを作成し、当該開発データに基づいて開発状況を参照できるようにする技術が知られている（例えば、特許文献１参照）。

また、点検作業等の保守を行なう場合、保守対象となる機器に優先順位を設定し、当該優先順位が加味された統合作業報告書を作成する技術が知られている（例えば、特許文献２参照）。

特開２００７−１６４６０７号公報 特開２００８−０３３４７０号公報

上記特許文献１の技術によると、１つのタスクを複数人で分担して処理する場合、各自が自己の属性に応じて製品の開発状況を参照することができる。

しかしながら、業務終了後に、複数人がそれぞれ分担処理したタスクについて業務報告書を作成する場合、作成された複数の作業報告書を取りまとめる必要が生じる。この際、業務報告書を取りまとめる者の負担が非常に大きい。

例えば、１つの課内でタスクを分担し、当該タスクについて作業報告書の取りまとめを管理職の者が行なう場合は、当該管理職の者は全ての作業報告書を確認したうえで自らの作業報告書を作成する必要がある。このように作業報告書の取りまとめを行う場合、管理職のような人事的な階層が上位にある者の負担が非常に大きくなる。

また、上記特許文献２の技術によると、各作業報告書の記載内容の項目について優先順位をつけることは可能であるが、複数人がそれぞれ作成する作業報告書を取りまとめる際の負担については軽くすることができない。

本発明は上記事情に鑑みてなされたものであって、その目的は、タスクを複数人で分担して処理する場合に、当該タスクについての作業報告書を取りまとめる者の負担を大幅に減らすことができる報告書作成システム及び報告書作成方法を提供することにある。

本発明は、タスクの識別情報と、該タスクに関する個別報告書の属性を示す報告書属性情報と、該個別報告書の報告内容を示す報告内容情報とを対応づけて記憶するデータベースと、ユーザ属性情報と、報告書属性情報との対応関係を記憶する対応関係記憶部と、個別報告書の報告内容情報を登録するタスク（以下、登録対象タスクと言う。）の分担者のユーザ属性情報を取得する第１の取得手段と、前記対応関係記憶部を参照して前記取得したユーザ属性情報に対応する報告書属性情報を取得する第２の取得手段と、前記分担者が報告する個別報告書について、前記取得した報告書属性情報と、前記個別報告書の報告内容情報とを、前記登録対象タスクの識別情報に対応づけて、前記データベースに登録する登録手段と、前記データベースから、全体報告書を作成するタスク（以下、作成対象タスクと言う。）に関する個別報告書の報告書属性情報及び報告内容情報を読み出し、当該読み出した報告書属性情報に基づいて報告内容情報にラベルを付与し、前記ラベルが付与された報告内容情報に基づいて、前記作成対象タスクに関する全体報告書を作成する作成手段と、を備えることを特徴とする報告書作成システムである。

また、別の本発明は、タスクの識別情報と、該タスクに関する個別報告書の報告内容情報とを対応づけて記憶するデータベースと、ユーザ属性情報と、タスクの識別情報との対応関係を記憶する対応関係記憶部と、個別報告者のユーザ属性情報を取得する第１の取得手段と、前記対応関係記憶部を参照して前記取得したユーザ属性情報に対応するタスクの識別情報を取得する第２の取得手段と、前記報告者が報告する個別報告書の報告内容情報を、前記取得したタスクの識別情報に対応づけて、前記データベースに登録する登録手段と、前記データベースから、全体報告書を作成するタスク（以下、作成対象タスクと言う。）に関する個別報告書の報告内容情報を読み出し、前記読み出した報告内容情報に基づいて、前記作成対象タスクに関する全体報告書を作成する作成手段と、を備えることを特徴とする報告書作成システムである。

本発明によると、タスクを複数人で分担して処理する場合に、当該タスクについての作業報告書を取りまとめる者の負担を大幅に減らすことができる報告書作成システム及び報告書作成方法を提供できる。

本発明の第１の実施の形態に係わる報告書作成システムの構成を示す図である。 同第１の実施の形態に係わるタスクデータの構造を説明するための図である。 同第１の実施の形態に係わる人事テーブルを示す図である。 同第１の実施の形態に係わる報告書テーブルの一例を示す図である。 同第１の実施の形態に係わる判断材料テーブルを示す図である。 同第１の実施の形態に係わる報告書作成システムの処理を示すフローチャートである。 同第１の実施の形態に係わる報告書作成部が実行する処理を示すフローチャートである。 同第１の実施の形態に係わるタスクの全体報告書を作成する際の具体例を説明するための図である。 同第１の実施の形態に係わる報告書の一例を示す図である。 本発明の第２の実施の形態に関わる報告書テーブルの一例を示す図である。 同第２の実施の形態に係わる判断材料テーブルを示す図である。 同第２の実施の形態に係わる報告書の一例を示す図である。 本発明の第３の実施の形態に係わる人事テーブルを示す図である。 同第３の実施の形態に係わる判断材料テーブルを示す図である。 同第３の実施の形態に係わるタスクの全体報告書を作成する際の具体例を説明するための図である。 同第３の実施の形態に係わるタスクの全体報告書を作成する際の他の具体例を説明するための図である。 本発明の第４の実施の形態に係わる報告書作成部が実行する処理を示すフローチャートである。

以下、本発明の各実施の形態について図面を参照して説明する。

（第１の実施の形態）
先ず、第１の実施の形態について説明する。図１は、本発明が適用された報告書作成システム１００の構成を示す図である。

図１に示すように、報告書作成システム１００は、コンピュータ装置１１０，１１１及び人事システム１２０と通信可能に接続されている。また、報告書作成システム１００は、例えば、コンピュータ装置１１０からタスクデータ１３０を受信するように構成されている。

なお、本第１の実施の形態では、人事システム１２０は報告書作成システム１００と別の装置に設けられる場合で説明するが、人事システム１２０と報告書作成システム１００とが同一の装置内に設けられていても良い。

報告書作成システム１００は、タスク（仕事）の全体報告書を作成するシステムである。ここで全体報告書は、タスクに関わる者から個別に登録される個別報告書に基づいて作成される報告書である。

報告書作成システム１００は、タスクデータ受信部１０、ユーザ属性データ取得部２０、判断部３０、判断材料テーブル記憶部４０、データ作成部５０、タスクデータストア６０及び報告書作成部７０を有している。

これらタスクデータ受信部１０、ユーザ属性データ取得部２０、判断部３０、判断材料テーブル記憶部４０、データ作成部５０、タスクデータストア６０及び報告書作成部７０が実行する各機能は、報告書作成システム１００内の図示しないハードウェアとソフトウェアとが協働することにより実現される。

ここで、タスクデータ１３０は、複数人で分担されたタスクに関し、分担者等の当該タスクに関わる者がそれぞれ行うタスクに関する個別の報告内容を含むデータである。

また、タスクデータ１３０は、図２に示すように、タスクＩＤ１３１、報告者ＩＤ１３２、日時データ１３３、報告者名データ１３４、報告内容（重要事項、概要、詳細）データ１３５を含んでいる。

これらタスクＩＤ１３１、報告者ＩＤ１３２、日時データ１３３、報告者名データ１３４及び報告内容データ１３５は、例えば、報告者のコンピュータ装置１１０の入力操作に基づいて作成され、当該報告者の指示に基づいて、当該コンピュータ装置１１０から報告書作成システム１００に送信される。

タスクＩＤ１３１は、タスクを識別するためのタスクの識別情報である。タスクＩＤ１３１は、例えば、「１」であり、タスクの報告書テーブルがタスクデータストア６０に作成される際に採番される。

報告者ＩＤ１３２は、報告者、すなわち、タスクの個別報告書を報告する者を識別する情報である。報告者ＩＤ１３２は、例えば、「ＩＤ０００１」のように与えられる。なお、報告者ＩＤは、タスクデータ１３０に含まれるデータとは別に、例えば、ログイン情報などから取得するようにしても良い。

日時データ１３３は、報告者が個別報告書を報告するときの日時を示す情報である。例えば、「２００９／０５／３０ ２３：０５」というデータである。

報告者名データ１３４は、個別報告書を報告する者の名前を示す情報である。例えば、「ＡＡＡ ＢＢＢ」というデータである。

報告内容データ１３５は、個別報告書の報告者のタスクに関する個別の報告内容を示すデータである。報告内容データ１３５は、例えば、分担されたタスクの処理の詳細を示すデータ、当該タスクの処理の概要を示すデータ、タスクについての重要事項を示すデータなどである。

なお、このタスクデータ１３０に含まれる各データは、例えば、コンピュータ装置１１０の表示装置に表示される所定の入力インタフェースから入力することが可能である。

次に、人事システム１２０について説明する。人事システム１２０は、役職等の人事データを管理するシステムであり、報告書作成システム１００のユーザ属性データ取得部２０からの報告者ＩＤ１３２を含むクエリに応じて、当該報告者ＩＤ１３２に設定された報告者のユーザ属性情報である役職データを取得し、当該取得した役職データをレスポンスとしてユーザ属性データ取得部２０へ返却する。なお、人事システム１２０は従来よりあるものと同様であるため、詳細な説明を省略する。

人事システム１２０は、図３に示すような人事テーブル１２１を有している。人事テーブル１２１は、報告者ＩＤ１３２を記憶するフィールド１２１Ａと役職を示す役職データを記憶するフィールド１２１Ｂとが対応して構成される。なお、図３に示す人事テーブル１２１は、本第１の実施の形態を説明するために簡易に表したものである。

人事テーブル１２１には、例えば、フィールド１２１Ａに報告者ＩＤ１３２として「ＩＤ０００１」が記憶され、当該「ＩＤ０００１」と対応付けてフィールド１２１Ｂに役職データ「社員」が記憶される。当該対応関係は、報告者ＩＤ１３２が「ＩＤ０００１」である報告者の役職は、「社員」であることを示している。

次に、報告書作成システム１００の有するタスクデータストア６０、判断材料テーブル記憶部４０、タスクデータ受信部１０、ユーザ属性データ取得部２０、判断部３０、データ作成部５０及び報告書作成部７０の各機能についてこの順で説明する。

データベースであるタスクデータストア６０は、タスクの識別情報であるタスクＩＤ１３１と、該タスクに関する個別報告書の報告書属性情報である報告書属性データと、該個別報告書の報告内容情報である報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４とを対応づけて記憶する。ここで報告書属性データは、役職に応じて報告内容情報を分類するための情報である。

タスクデータストア６０は、タスクＩＤ１３１毎に１以上の個別報告書の報告内容等を登録する報告書テーブル６１を記憶する。報告書テーブル６１は、例えば、図４に示すように、タスクＩＤ１３１を登録するフィールド６１Ａと、報告書ＩＤを登録するフィールド６１Ｂと、報告書属性データを登録するフィールド６１Ｃと、報告内容データ１３５を登録するフィールド６１Ｄと、日時データ１３３を登録するフィールド６１Ｅと、報告者名データ１３４を登録するフィールド６１Ｆとが対応づけて記憶される。

なお、報告書テーブル６１は、図４に示すように、報告書ＩＤに対応させて、フィールド６１Ｂ乃至フィールド６１Ｆが設けられている場合で説明するが、少なくとも報告者属性データを登録するフィールド６１Ｃと報告内容データ１３５を登録するフィールド６１Ｄが設けられていれば良い。

また、本第１の実施の形態では、報告書テーブル６１のフィールド６１Ｃには、報告書属性データとして、「重要事項」、「概要」、「詳細」のいずれかを示すデータが登録される。さらに、報告書テーブル６１のフィールド６１Ｂに記憶される報告書ＩＤは、タスクデータストア６０に個別報告書が登録される都度、採番される番号である。

対応関係記憶部である判断材料テーブル記憶部４０は、ユーザ属性情報である役職データと、報告書属性情報である報告者属性データとの対応関係を記憶する。

具体的には、判断材料テーブル記憶部４０は、ユーザ属性データ取得部２０から取得する役職データと、既述の報告書テーブル６１のフィールド６１Ｃに登録する報告者属性データとの対応関係を記憶する。

当該対応関係は、判断材料テーブル４１として判断材料テーブル記憶部４０に記憶される。

判断材料テーブル４１は、役職データを記憶するフィールド４１Ａと報告者属性データを記憶するフィールド４１Ｂとが対応づけられて構成されている。本第１の実施の形態では、図５に示すように、判断材料テーブル４１は、役職「役員」、「部長」に「重要事項」を、役職「課長」、「係長」に「概要」を、役職「社員」に「詳細」を対応させて記憶している。

タスクデータ受信部１０は、タスクデータ１３０をコンピュータ装置１１０から受信すると、当該タスクデータ１３０を解析し、当該タスクデータ１３０に含まれる報告者ＩＤ１３２を抽出する。

第１の取得手段であるユーザ属性データ取得部２０は、個別報告書を登録する登録対象タスクの分担者のユーザ属性情報を取得する。ここで、ユーザ属性情報とは、本第１の実施の形態では既述のように、人事テーブル１２１のフィールド１２１Ｂに登録されている役職データのことである。

第２の取得手段である判断部３０は、判断材料テーブル記憶部４０を参照してユーザ属性データ取得部２０から取得した役職データに対応する報告書属性データを取得する。

登録手段であるデータ作成部５０は、分担者が報告する個別報告書について、判断部３０から取得した報告書属性データと、タスクデータ１３０に含まれる報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４を、当該登録対象タスクのタスクＩＤ１３１に対応づけて、タスクデータストア６０に登録する。

報告書作成部７０は、タスクデータストア６０から、全体報告書を作成する作成対象タスクに関する個別報告書の報告書属性データ及び報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４を読み出し、当該読み出した報告書属性データに基づいてラベルを付与し、当該ラベルが付与された報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４に基づいて、作成対象タスクに関する全体報告書（例えば、後述する図９を参照。）を作成する。

次に、上記のように構成された報告書作成システム１００において、タスクの報告書テーブル６１に報告者属性データ、報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４等を登録する際の処理の流れについて図６を参照して説明する。

タスクデータ受信部１０は、コンピュータ装置１１０からタスクデータ１３０を受信すると、当該タスクデータ１３０に含まれる報告者ＩＤ１３２を抽出し、報告者ＩＤ１３２をユーザ属性データ取得部２０へ送信するとともに、報告者ＩＤ１３２が抽出されたタスクデータ１３０をデータ作成部５０へ送信する受信処理を行う（Ｓ１０１）。

ユーザ属性データ取得部２０は、タスクデータ受信部１０から報告者ＩＤ１３２を受信すると、当該報告者ＩＤ１３２と対応する役職データを取得するためのクエリを人事システム１２０に発行する。人事システム１２０は、当該クエリを受信すると、当該クエリに含まれる報告者ＩＤ１３２を利用して人事テーブル１２１を検索し、当該報告者ＩＤ１３２と対応する役職データを取得し、当該取得した役職データをレスポンスとしてユーザ属性データ取得部２０に返却する。ユーザ属性データ取得部２０は、人事システム１２０から役職データを受信すると、当該役職データを判断部３０へ送信する取得処理を行う（Ｓ１０２）。

次に、判断部３０は、ユーザ属性データ取得部２０から役職データを受信すると、判断材料テーブル記憶部４０に記憶している判断材料テーブル４１を参照し、当該役職データと対応する報告書属性データを取得し、当該取得した報告者属性データをデータ作成部５０へ送信する処理を行う（Ｓ１０３）。

次に、データ作成部５０は、タスクデータ受信部１０から報告者ＩＤ１３２が抽出されたタスクデータ１３０を受信し、判断部３０から報告者属性データを受信すると、当該タスクデータ１３０に含まれる報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４並びに報告者属性データを、当該タスクデータ１３０に含まれるタスクＩＤ１３１で特定される報告書テーブル６１に登録するための登録用データを作成し（Ｓ１０４）、当該作成した登録用データを採番された報告書ＩＤとともにタスクデータストア６０に登録する（Ｓ１０５）。

次に、報告書作成部７０の処理について図７を参照して説明する。図７は、報告書作成部７０が全体報告書を作成するときの処理を示すフローチャートである。

報告書作成部７０は、例えば、コンピュータ装置１１１から所定のタスクに関する全体報告書の作成指示を受信すると（Ｓ２０１）、タスクデータストア６０から当該タスクと対応付けられた全ての個別報告書について、報告者属性データ、報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４を読み出す（Ｓ２０２）。なお、これらとは別に、タイトル名、開始日、期限等の報告書テーブル６１に関連付けられているデータも読み出されるが、これらの処理は従来よりあるものと同様であるため説明を省略する。

次に、報告書作成部７０は、ステップＳ２０２で読み出した報告書属性データに基づいてラベルを付与し、当該ラベルが付与された報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４に基づいて、全体報告書の作成の対象となるタスクに関する全体報告書を作成する（Ｓ２０３）。

例えば、報告者属性データが「重要事項」の場合は「重要事項」というラベルが報告内容データ１３５等に付与され、「概要」の場合は「概要」というラベルが報告内容データ１３５等に付与され、「詳細」の場合は「詳細」というラベルが報告内容データ１３５等に付与される。このように付与されたラベルに応じて個別報告書がまとめられて全体報告書が作成される（例えば、後述する図９を参照。）。

次に、上記のように構成された報告書作成システム１００の全体報告書作成の具体例について説明する。

課長から係長にタスクが依頼され、その係長がさらにそのタスクが分担され、その分担されタスクの処理がそれぞれ複数の社員に依頼された場合に、これら複数の社員及び係長の作成する個別報告書に基づいて、当該タスクの全体報告書を報告書作成システム１００にて作成する場合の具体例について説明する。

より具体的には、図８に示すように、課長からタスクを依頼された係長は依頼されたタスクを分担し、分担したタスクの処理をそれぞれ複数の社員Ａ、Ｂ及びＣの３人に依頼する。そして、各社員Ａ、Ｂ及びＣが分担したタスクの処理を行なった後、分担したタスクの処理についての個別報告書を作成する。係長は、これらの個別報告書の報告内容を確認後、更に、自身の個別報告書を作成する。そして、これらの個別報告書が全てまとめられた全体報告書が課長に提出される場合について説明する。

なお、この際、係長により、課長から依頼されたタスクの各個別報告書をタスクデータストア６０に登録するための処理が行われる。例えば、係長は、図示しないコンピュータ装置を利用して、所定の登録インタフェースから、「ＡＢＣ商事トラブル対応」とタスクのタイトルを入力するとともに、当該タスクの開始日及び期限を設定して、新たなタスクの報告書テーブルをタスクデータストア６０に作成する。この処理のときに当該タスクのタスクＩＤ１３１（以下では、このタスクＩＤ１３１を「１」として説明する。）が採番される。

このように係長が、タスクデータストア６０に当該タスクに関する報告書テーブルを作成することにより、タスクデータストア６０にタスクＩＤ「１」で特定される報告書テーブル６１が作成され、当該報告書テーブル６１には、タイトル、開始日、期限のデータが記憶される（これらタイトル、開始日、期限については既述のように説明の簡略化のため図３では図示してない。）。

さて、分担されたタスクの処理を依頼された社員Ａ、Ｂ及びＣの３人は、それぞれが自己の分担分のタスクを処理し、当該処理が終了すると、コンピュータ装置１１０を用いて、既述の入力インタフェースから自己の分担分のタスクの処理に関する個別報告書を作成する。

例えば、社員Ａは、タスクの処理終了後に、依頼されたタスクに与えられたタスクＩＤ１３１、自己のＩＤ、作成日時、自己の名前を入力した後、自己の分担分のタスクの処理についての報告内容を入力する。

具体的には、社員Ａは、コンピュータ装置１１０を用いて既述の入力インタフェースにより、タスクＩＤ１３１として「１」、自己の報告者ＩＤ１３２として「ＩＤ０００１」、日時データ１３３として「２００９年５月３０日２３時５分」、報告者名データ１３４として「ＡＡＡ ＢＢＢ」、報告内容データ１３５として「エラーログを確認したところ、エラーコード64435が出ていたため、ＸＹＺ運輸様で発生した場合と同じである可能性が高い。ＡＢＣ商事様のバージョンとＸＹＺ運輸様のバージョンが同じであるか確認し、同じである場合は、・・・」を入力する。

なお、日時データ１３３及び報告者名データ１３４は、社員Ａが直接入力しなくても、例えば、日時データ１３３は当該報告書を送信したときの日時が日時データ１３３として自動的に取得され、報告者名データ１３４は報告者ＩＤ１３２を入力したときにログイン情報に基づいて自動的に取得されるようにしても良い。

社員Ｂ及びＣもそれぞれ、社員Ａと同様に、タスクの処理終了後に、タスクに与えられたタスクＩＤ、自己のＩＤ、日時、自己の名前及び分担分のタスクの処理についての報告内容を入力する。

このように、社員Ａ、Ｂ及びＣにより、それぞれが担当するタスクの処理が終了するごとに分担されたタスクの個別報告書、すなわち、タスクＩＤ１３１、報告者ＩＤ１３２、日時データ１３３、報告者名データ１３４及び報告内容データ１３５を含むタスクデータ１３０がコンピュータ装置１１０から報告書作成システム１００内のタスクデータ受信部１０へ送信される。

このようにして社員Ａ、ＢおよびＣからそれぞれ送信されたタスクデータ１３０は、報告書作成システム１００により以下のように処理される。なお、社員Ａ、Ｂ及びＣからそれぞれ送信されるタスクデータ１３０の処理は実質的に同様であるため、以下では社員Ａから送信されたタスクデータ１３０を例に挙げて説明する。

社員Ａから送信されたタスクデータ１３０は、タスクデータ受信部１０で報告者ＩＤ１３２として「ＩＤ０００１」が抽出され、当該「ＩＤ０００１」がユーザ属性データ取得部２０に送信されるとともに、報告者ＩＤ１３２が抽出されたタスクデータ１３０がデータ作成部５０へ送信される。

ユーザ属性データ取得部２０では、タスクデータ受信部１０から受け取った報告者ＩＤ１３２である「ＩＤ０００１」を用いて人事システム１２０にクエリを発行する。人事システム１２０は、ユーザ属性データ取得部２０から送信されたクエリに含まれる「ＩＤ０００１」を用いて、人事テーブル１２１から、当該「ＩＤ０００１」と対応する役職データ「社員」を取得し、役職データ「社員」をレスポンスとしてユーザ属性データ取得部２０へ返す。そして、ユーザ属性データ取得部２０から判断部３０へ、人事システム１２０から返された役職データ「社員」が送信される。

判断部３０では、ユーザ属性データ取得部２０から送信された役職データ「社員」及び判断材料テーブル記憶部４０に記憶された判断材料テーブル４１を用いて、役職データ「社員」と対応する報告書属性データ「詳細」が取得され、報告書属性データ「詳細」がデータ作成部５０へ送信される。

データ作成部５０では、タスクデータ受信部１０から、タスクＩＤ１３１として「１」、日時データ１３３として「２００９年５月３０日２３時５分」、報告者名データ１３４として「ＡＡＡ ＢＢＢ」、報告内容データ１３５として「エラーログを確認したところ、エラーコード64435が出ていたため、ＸＹＺ運輸様で発生した場合と同じとして可能性が高い。ＡＢＣ商事様のバージョンとＸＹＺ運輸様のバージョンが同じとしてか確認し、同じとして場合は、・・・」を含むタスクデータ１３０を受信し、判断部３０から報告書属性データ「詳細」を受信する。

これらの各データを受信すると、データ作成部５０は、タスクデータストア６０内のタスクＩＤ１３１が「１」で特定される報告書テーブル６１に、採番された報告書ＩＤ「１」をフィールド６１Ｂに、報告者属性データ「詳細」をフィールド６１Ｃに、報告内容データ１３５をフィールド６１Ｄに、日時データ１３３をフィールド６１Ｅに、報告者名データ１３４をフィールド６１Ｆに登録するための登録用データを作成し、このように作成された登録用データを、当該報告書テーブル６１に登録する。

なお、社員Ｂ及びＣについても、個別報告書をコンピュータ装置１１０から送信したきは、社員Ａと同様の処理が行われ、社員Ｂ及びＣが作成した個別報告書のデータがタスクＩＤ「１」で特定される報告書テーブル６１のフィールド６１Ｂ乃至６１Ｆにそれぞれ採番された報告書ＩＤとともに登録される。

さて係長は、所定のタイミングで、タスクＩＤ１３１「１」を利用して、社員Ａ、Ｂ及びＣの個別報告書の報告内容を所定のインタフェース上で確認する。

係長は、社員Ａ、Ｂ及びＣからの報告内容を確認した後、コンピュータ装置１１０を利用して、自身の個別報告書を作成する。

例えば、係長は、既述の入力インタフェースを用いて、タスクＩＤ１３１として「１」、報告者ＩＤ１３２として「ＩＤ０００４」、日時データ１３３として「２００９年６月５日１３時１０分」、報告者名データ１３４として「ＣＣＣ ＤＤＤ」、報告内容データ１３５として「５月３０日 ＡＢＣ商事様人事システムにて、サーバがつながらなくなるというトラブルが発生。調査の結果、先日ＸＹＺ運輸様で発生した現象と同じであったため、パッチを適用して復旧。その後、問題ないことを確認し、お客様へ報告を行なった。」と入力し、報告書作成システム１００へ個別報告書（タスクデータ１３０）を送信する。

このように係長が作成したタスクデータ１３０が送信されると、タスクデータ受信部１０では、報告者ＩＤ１３２として「ＩＤ０００４」が抽出され、抽出された当該「ＩＤ０００４」がユーザ属性データ取得部２０へ送信されるとともに、報告者ＩＤ１３２が抽出されたタスクデータ１３０は、データ作成部５０へ送信される。

ユーザ属性データ取得部２０は、タスクデータ受信部１０から受け取った報告者ＩＤ１３２である「ＩＤ０００４」を用いて人事システム１２０にクエリを発行する。人事システム１２０は、ユーザ属性データ取得部２０から送信されたクエリに含まれる「ＩＤ０００４」を用いて、人事テーブル１２１から、当該「ＩＤ０００４」と対応する役職データ「係長」を取得し、当該取得した役職データ「係長」をレスポンスとしてユーザ属性データ取得部２０へ返す。そして、ユーザ属性データ取得部２０から判断部３０へ、人事システム１２０から返された役職データ「係長」が送信される。

判断部３０では、ユーザ属性データ取得部２０から送信された役職データ「係長」及び判断材料テーブル記憶部４０に記憶された判断材料テーブル４１を用いて、役職データ「係長」と対応する報告書属性データ、「概要」が取得され、当該報告書属性データ「概要」がデータ作成部５０へ送信される。

データ作成部５０では、タスクデータ受信部１０から、タスクＩＤ１３１として「１」、日時データ１３３として「２００９年６月５日１３時１０分」、報告者名データ１３４として「ＣＣＣ ＤＤＤ」、報告内容データ１３５として「５月３０日 ＡＢＣ商事様人事システムにて、サーバがつながらなくなるというトラブルが発生。調査の結果、先日ＸＹＺ運輸様で発生した現象と同じであったため、パッチを適用して復旧。その後、問題ないことを確認し、お客様へ報告を行なった。」を含むタスクデータ１３０を受信し、判断部３０から報告書属性データ「概要」を受信する。

これら各データを受信すると、データ作成部５０は、タスクデータストア６０内のタスクＩＤ１３１が「１」で特定される報告書テーブル６１に、採番された個別報告書ＩＤデータをフィールド６１Ｂに、報告書属性データ「概要」をフィールド６１Ｃに、報告内容データ１３５をフィールド６１Ｄに、日時データ１３３をフィールド６１Ｅに、報告者名データ１３４をフィールド６１Ｆに登録するための登録用データを作成し、このように作成された登録用データを報告書テーブル６１に登録する。

以上のように社員Ａ、Ｂ、Ｃ及び係長の個別報告書がタスクＩＤ「１」の報告書テーブル６１に登録されているときに、課長がコンピュータ装置１１１を入力操作して、タスクＩＤ１３１が「１」のタスクに関する全体報告書の作成を指示する。

報告書作成部７０は、タスクＩＤ１３１が「１」のタスクに関する全体報告書の作成指示を受信すると、タスクデータストア６０に記憶されている報告書テーブル６１からタスクＩＤ「１」と対応づけられた全ての個別報告書について、報告者属性データ、報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４を読み出す。なお、これらの処理とは別に既述の係長により入力されたタイトル名、開始日、期限等のデータも読み出される。

次に、報告書作成部７０は、当該読み出した報告書属性データに基づいて、ラベルとして社員Ａ、Ｂ及びＣの報告内容には「詳細１」乃至「詳細３」をそれぞれ付与し、係長の報告内容には「概要」を付与し、これらのラベルが付与された報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４に基づいて、全体報告書を作成する。

図９は、このように作成された全体報告書１４０の一例を示す図である。

図９に示すように、全体報告書１４０は、タイトル欄１４１、開始日欄１４２、期限欄１４３、詳細欄１４４及び概要欄１４５が設けられている。

タイトル欄１４１に表示される「ＡＢＣ商事トラブル対応」、開始日欄１４２に表示される「２００９年５月３０日」、期限欄１４３に表示される「２００９年６月５日」は、当該タスクＩＤ１３１が「１」の報告書テーブル６１がタスクデータストア６０に作成された際に係長により入力されたデータである。

詳細欄１４４の「詳細１」乃至「詳細３」には、社員Ａ、Ｂ及びＣがそれぞれ行なった報告内容が表示されている。図９においては、「詳細１」として、社員Ａが行なった個別報告書の報告内容が報告書を作成した日時「２００９年５月３０日２３時０５分」及び社員Ａの名前「ＡＡＡ ＢＢＢ」とともに表示される。なお、「詳細２」には社員Ｂの報告内容が、「詳細３」には社員Ｃの個別報告書の報告内容がそれぞれ表示可能となっている。また、概要欄１４５には、係長の個別報告書の報告内容が表示されている。

このように、全体報告書１４０は、報告者が個別報告書を報告する際に意識しなくても人事システム１２０に登録されている役職を介して自動的に当該報告者の役職に応じたラベル（重要事項、概要、詳細）を付けて、報告内容をラベル毎に分けたうえで全体報告書１４０を作成することができるので、タスクを社員Ａ、Ｂ及びＣで分担して処理する場合に、社員Ａ、Ｂ及びＣそれぞれの個別報告書とともに自身の個別報告書をまとめて課長に報告する作業を行う係長の負担を大幅に減らすことができるという効果を奏することができる。

なお、上記第１の実施の形態では、本発明を係長が社員Ａ、Ｂ及びＣからそれぞれ提出される個別報告書を自身の個別報告書とともにまとめ、課長に報告する全体報告書が作成される場合に適用して説明したが、本発明はこの場合に限られるものではない。例えば、部長が複数の課長それぞれから提出される個別報告書を取りまとめ、社長に全体報告書を報告する作業を行う場合等の人事的な階層構造を利用して全体報告書を作成する場合に本発明は広く適用できるものである。

（第２の実施の形態）
次に、第２の実施の形態について説明する。本第２の実施の形態の報告書作成システムは役職に応じて報告書属性情報である重要度をつける点が、上記第１の実施の形態で説明した報告書作成システム１００と異なる。当該異なる点を除くと、第２の実施の形態の報告書作成システムは第１の実施の形態の報告書作成システム１００と同様であるため、同一の構成には同一の符号を付すこととし、第１の実施の形態と異なる点について詳細に説明する。

タスクデータストア６０には、既述の報告書テーブル６１に代えて、報告書テーブル６２が記憶されている。

図１０は、報告書テーブル６２の一例を示す図である。図１０に示すように、報告書テーブル６２は、タスクＩＤ１３１を登録するフィールド６２Ａと、報告書ＩＤを登録するフィールド６２Ｂ、重要度データを登録するフィールド６２Ｃと、報告内容データ１３５を登録するフィールド６１Ｄと、日時データ１３３を登録するフィールド６１Ｅと、報告者名データ１３４を登録するフィールド６１Ｆとが対応づけて構成される。ここで重要度データは、役職に応じて報告内容データ１３５に付加する個別報告書の重要度を示すデータである。

また、判断材料テーブル記憶部４０には、既述の判断材料テーブル４１に代えて判断材料テーブル４２が記憶されている。判断材料テーブル４２は、ユーザ属性データ取得部２０から取得したユーザ属性情報である役職データと、既述の報告書テーブル６２のフィールド６２Ｃに登録する重要度データとの対応関係を記憶するテーブルである。

判断材料テーブル４２は、図１１に示すように、役職データを記憶するフィールド４２Ａと重要度データを記憶するフィールド４２Ｂとが対応づけられて構成されている。本第２の実施の形態では、役職「役員」、「部長」に重要度「高」が、役職「課長」、「係長」に重要度「中」が、役職「社員」に重要度「低」が対応して記憶されている。

このように判断材料テーブル４２を用いて実行される判断部３０の既述のステップＳ１０３に代えて行う処理、及びデータ作成部５０の既述のステップＳ１０４に代えて行う処理について説明する。

判断部３０は、ユーザ属性データ取得部２０からユーザ属性情報である役職データを受信すると、判断材料テーブル記憶部４０に記憶している判断材料テーブル４２を参照し、当該役職データと対応する重要度データを取得し、当該取得した重要度データをデータ作成部５０へ出力する。

データ作成部５０は、タスクデータ受信部１０から報告者ＩＤ１３２が抽出されたタスクデータ１３０を受信し、判断部３０から報告者データを受信すると、当該タスクデータ１３０に含まれる報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４並びに重要度データを、タスクデータ１３０に含まれるタスクＩＤ１３１で特定される報告書テーブル６２に登録するための登録用データを作成し、当該作成した登録用データを当該報告書テーブル６２に登録する。

図１２は、以上のように報告書テーブル６２に基づいて、既述の報告書作成部７０により全体報告書が作成されたときの、タスクの全体報告書１５０の一例を示す図である。

図１２に示すように、全体報告書１５０は、タイトル欄１５１、開始日欄１５２、期限欄１５３が既述の全体報告書１４０と同様に設けられており、また、詳細欄１４４及び概要欄１４５に変えて、報告欄１５４が設けられている。

この報告欄１５４に報告書テーブル６２に登録された個別報告書の報告内容がそれぞれ重要度を示すラベルが付されて表示可能となっている。

本第２の実施の形態の報告書作成システム１００によると、報告書テーブル６２に登録されている重要度データと報告内容データ１３５、日時データ１３３及び報告者名データ１３４に基づいてタスクの全体報告書１５０が作成されるので、重要度が示されたラベル毎に複数の個別報告書の報告内容を表示することができる。したがって、報告を受ける者にとって有益な情報が各報告内容に付加されているため、当該報告を取りまとめる者の負担を大幅に減らすことができる。

（第３の実施の形態）
次に第３の実施の形態について説明する。本第３の実施の形態の報告書作成システムは所定のグループを示すグループデータに基づいてグループの全体報告書を作成する点が、上記第１の実施の形態で説明した報告書作成システム１００と異なる。当該異なる点を除くと、第３の実施の形態の報告書作成システムは第１の実施の形態の報告書作成システム１００と同様であるため、同一の構成には同一の符号を付すこととし、第１の実施の形態と異なる点について詳細に説明する。

なお、本第３の実施の形態の報告書作成システム１００は、グループ毎に毎月全体報告書を作成する場合で説明するため、グループデータに基づいてタスクＩＤを特定するだけでなく、グループデータと年月を示す年月データとに応じてタスクＩＤ１３１を特定する場合について説明するが、単にグループ毎にタスクＩＤ１３１を特定する場合には、年月データを用いてタスクＩＤを特定する処理については必須ではない。

また、上記所定のグループは、リーダと複数のメンバから構成されており、リーダ及び複数のメンバそれぞれが個別報告書を作成し、当該作成した個別報告書を報告書作成システム１００に登録するようになっている。

本第３の実施の形態の報告書作成システム１００は、グループの全体報告書を作成するものであるため、人事システム１２０に、図１３に示すような人事テーブル１２２を既述の人事テーブル１２１に代えて有している。

図１３に示すように、人事テーブル１２２は、報告者ＩＤ１３２を記憶するフィールド１２２Ａとユーザ属性情報であるグループデータを記憶するフィールド１２２Ｂとが対応して構成される。ここでグループデータには、グループを示すデータとともに当該グループにおけるリーダ／メンバのいずれかであるかを示すデータも記憶されている。

人事テーブル１２２には、例えば、フィールド１２２Ａに報告者ＩＤ１３２として「ＩＤ０００１」が記憶され、当該ＩＤ「ＩＤ０００１」と対応付けてフィールド１２２Ｂにグループデータである「グループＡ：リーダ」が記憶される。当該関係は、「ＩＤ０００１」の報告者のグループは、「Ａ」であり、当該報告者は当該グループＡのリーダであることを示している。なお、図１３に示す人事テーブル１２２は、本第３の実施の形態を説明するために簡易に表したものである。

人事システム１２０は、ユーザ属性データ取得部２０から報告者ＩＤ１３２を含むクエリを受信すると、当該報告者ＩＤ１３２により人事テーブル１２２を検索し、当該報告者ＩＤ１３２と対応付けられるグループデータを取得し、当該取得したグループデータをレスポンスとしてユーザ属性データ取得部２０へ返す処理を行う。

また、本第３の実施の形態の報告書作成システム１００は、当該報告書作成システム１００によって個別報告書を登録する報告書テーブルを決定するように構成されているため、リーダ及びメンバは、個別報告書を作成する際（タスクデータ１３０を送信する際）に、タスクＩＤ１３１は入力しない。

次に、判断材料テーブル記憶部４０が既述の判断材料テーブル４１に代えて記憶する判断材料テーブル４３について説明する。なお、判断材料テーブル４３は、ユーザ属性情報と、タスクの識別情報との対応関係が少なくとも記憶されており、本第３の実施の形態では、これらの情報に加えて年月を示す情報も記憶されている。

判断材料テーブル４３は、グループデータのうちのグループを示すデータを記憶するフィールド４３Ａと、毎月作成されるグループ毎の全体報告書において、年月を示す年月データを記憶するフィールド４３Ｂと、タスクデータストア６０内に登録されている報告書テーブルを特定するためのタスクの識別情報であるタスクＩＤ１３１を記憶するフィールド４３Ｃとが対応して構成されている。

判断材料テーブル４３は、図１４に示すように、例えば、グループを示すデータ「グループＡ」と、年月データ「２００９／０５」と、タスクＩＤ１３１「１」が対応付けて記憶されている。これは、「グループＡ」と「２００９／０５」とから特定される報告書テーブルのタスクＩＤ１３１は、「１」であることを示している。

なお、グループデータに含まれるリーダ／メンバのデータに基づいて、例えば、報告者属性データが取得され、当該取得された報告者属性データが報告書テーブル内に登録される構成及び処理については実質的に第１の実施の形態と同様であるため当該構成及び処理の説明は省略する。

このように人事テーブル１２２及び判断材料テーブル４３を用いて実行される判断部３０の既述のステップＳ１０３に代えて行う処理について説明する。

判断部３０は、ユーザ属性データ取得部２０からユーザ属性情報であるグループデータを受信すると、判断材料テーブル記憶部４０に記憶している判断材料テーブル４３を参照し、当該グループデータのうちのグループを示すデータと当該個別報告書が作成された年月を示す年月データから当該タスクデータ１３０を登録するためのタスクＩＤ１３１を取得し、当該取得したタスクＩＤ１３１を、データ作成部５０へ出力する。なお、この出力されるデータには、記述のように詳細な説明を省略したユーザ属性データ取得部２０から送信されたグループデータに含まれるリーダ／メンバのデータに基づいて決定される報告者属性データも含まれる。

また、当該処理で必要となる個別報告書を作成した年月の年月データは、例えば、タスクデータ１３０に含まれる日時データ１３３を取得し、当該日時データ１３３が示す年月を年月データとして取得するようにする。

図１５は、本第３の実施の形態の報告書作成システム１００において、グループに基づいて全体報告書を作成する際の具体例を説明するための図である。

図１５に示すように、グループＡのリーダ及びメンバがそれぞれ２００９年６月に作成した個別報告書は、人事テーブル１２２から得られるグループＡを示すデータと、個別報告書に含まれる年月を示すデータとから２００９年６月のグループＡの報告書テーブルを示す所定のタスクＩＤ１３１が特定された後、当該タスクＩＤが示す報告書テーブルに登録される。

このように、グループＡのリーダ及びメンバが２００９年６月にそれぞれ作成した個別報告書の報告内容は、２００９年６月のグループＡの報告書として１つの報告書テーブルにまとめられる。

また、図１５に示すように、グループＢのリーダ及びメンバがそれぞれ２００９年５月に作成した個別報告書の報告内容は、グループＡの場合と同様に、２００９年５月のグループＢの報告書として１つの報告書テーブルとしてまとめられる。

このように１つのタスクＩＤによって１つの報告書テーブルにまとめられた個別報告書に基づいて、既述の報告書作成部７０によって、１つの全体報告書が作成される。

本第３の実施の形態の報告書作成システム１００によると、特定のグループに属する者の個別報告書を当該グループの全体報告書としてまとめることが可能となるので、当該取りまとめを行なう者の負担を大幅に減らすことができる。

さらに、特定のグループの活動状況を所定の期間毎に継続的にまとめて報告する、例えば、月報のような報告書の場合、自動的にグループ単位、かつ、月単位で個別報告書をまとめることができるため、このような場合にもグループの個別報告書を取りまとめる者の負担を更に大幅に減らすことができる。

なお、本第３の実施の形態では、本発明の全体報告書が作成される期間を、「月」の場合に適用したがこれに限られるものではない。例えば、週報、年次報告等の期限に定めがあり、かつ、グループ内の複数人がそれぞれ作成した個別報告書を１つにまとめる必要のある報告書については本発明を適用することが可能である。

また、本第３の実施の形態では、本発明をグループ内のリーダ及びメンバからなる報告書を取りまとめる場合について説明したがこれに限られるものではない。例えば、人事テーブル１２２に上司と複数の部下という対応関係を記憶させておき、当該対応関係を利用して、例えば、図１６に示すように、上司部下の関係に基づいて全体報告書を作成する場合にも適用することができる。

（第４の実施の形態）
次に第４の実施の形態を説明する。本第４の実施の形態は、上記第１乃至第３の実施の形態の報告書作成システム１００に、さらに、タスクデータストア６０内の報告書テーブルに予め定められた個別報告書が全て登録された場合に全体報告書を自動的に作成し、所定の者に当該全体報告書を送信する機能を付加したものである。なお、本第４の実施の形態では、当該全体報告書の作成を実現する処理は、報告書作成部７０により実現される。

図２１は、報告書作成部７０が実行する処理を示すフローチャートである。

報告書作成部７０は、タスクデータストア６０内の報告書テーブルを監視し、全ての個別報告書が登録された報告書テーブルがあるか否かを判断する（Ｓ７０１）。

報告書作成部７０は、全ての個別報告書が登録された報告書テーブルがないと判断した場合は（Ｓ７０１：ＮＯ）、ステップＳ７０１の処理へ戻る。一方、報告書作成部７０は、全ての個別報告書が登録された報告書テーブルがあると判断した場合は（Ｓ７０１：ＹＥＳ）、当該報告書テーブルに登録されている個別報告書のデータを読み出し、当該読み出したデータに基づいて全体報告書を作成する（Ｓ７０２）。

報告書作成部７０は、全体報告書を作成すると、当該全体報告書を所定の者へ例えばメールにより送信し（Ｓ７０３）、この処理を終了し、再び報告書テーブルを監視する処理を開始する。

なお、上記所定の者は、予めタスクＩＤ１３１と関連付けて登録しておけば良い、例えば、第１の実施の形態であれば所定の者として課長を登録する。これにより、社員Ａ、Ｂ、Ｃ及び係長の個別報告書の登録が終了したタイミングで課長に全体報告書が送信される。

この第４の実施の形態の報告書作成システム１００によると、タスクデータストア６０内の報告書テーブルに、全ての個別報告書が登録された場合に、当該報告書テーブルに登録されているデータに基づいて全体報告書を作成し、予め登録された所定の者へ当該全体報告書を送信することができるので、タイムリーな報告を行なうことができるという効果を奏することができる。

複数人に分けられたタスクの処理に関する個別報告書を取りまとめて全体報告書を作成する報告書作成システム及び報告書作成方法に広く適用することができる。

１０・・・・タスクデータ受信部
２０・・・・ユーザ属性データ取得部
３０・・・・判断部
４０・・・・判断材料テーブル記憶部
４１，４４，４７・・・判断材料データ
５０・・・・データ作成部
６０・・・・タスクデータストア
１００・・・報告書作成システム
１１１，１１２・・・報告書テーブル
１１１Ｃ・・概要フィールド
１１１Ｄ・・詳細フィールド
１１０・・タスクデータストア
１２０・・人事システム
１２１，１２４・・・人事テーブル
１３０・・・タスクデータ
１３１・・・タスクＩＤ
１３２・・・報告者ＩＤ
１３３・・・日時データ
１３４・・・報告者名データ
１３５・・・報告内容データ
１４０，１５０・・・報告書
１４４・・・詳細欄
１４５・・・概要欄
１５４・・・報告欄

Claims (2)

1. タスクの識別情報と、該タスクに関する個別報告書の属性を示す報告書属性情報と、該個別報告書の報告内容を示す報告内容情報とを対応づけて記憶するデータベースと、
   ユーザ属性情報と、報告書属性情報との対応関係を記憶する対応関係記憶部と、
   個別報告書の報告内容情報を登録するタスク（以下、登録対象タスクと言う。）の分担者のユーザ属性情報を取得する第１の取得手段と、
   前記対応関係記憶部を参照して前記取得したユーザ属性情報に対応する報告書属性情報を取得する第２の取得手段と、
   前記分担者が報告する個別報告書について、前記取得した報告書属性情報と、前記個別報告書の報告内容情報とを、前記登録対象タスクの識別情報に対応づけて、前記データベースに登録する登録手段と、
   前記データベースから、全体報告書を作成するタスク（以下、作成対象タスクと言う。）に関する個別報告書の報告書属性情報及び報告内容情報を読み出し、当該読み出した報告書属性情報に基づいて報告内容情報にラベルを付与し、前記ラベルが付与された報告内容情報に基づいて、前記作成対象タスクに関する全体報告書を作成する作成手段と、
   を備え、
   前記ユーザ属性情報は前記分担者の役職に関する情報であり、
   前記報告書属性情報は前記個別報告書の報告内容の重要度を示す情報であることを特徴とする報告書作成システム。
2. 個別報告書の報告内容情報を登録するタスク（以下、登録対象タスクと言う。）の分担者のユーザ属性情報を取得する第１の取得ステップと、
   ユーザ属性情報と、報告書属性情報との対応関係を記憶する対応関係記憶部を参照して前記取得したユーザ属性情報に対応する報告書属性情報を取得する第２の取得ステップと、
   前記分担者が報告する個別報告書について、前記取得した報告書属性情報と、前記個別報告書の報告内容情報とを、前記登録対象タスクの識別情報に対応づけて、タスクの識別情報と、該タスクに関する個別報告書の属性を示す報告書属性情報と、該個別報告書の報告内容を示す報告内容情報とを対応づけて記憶する前記データベースに、登録する登録ステップと、
   データベースから、全体報告書を作成するタスク（以下、作成対象タスクと言う。）に関する個別報告書の報告書属性情報及び報告内容情報を読み出し、当該読み出した報告書属性情報に基づいて報告内容情報にラベルを付与し、前記ラベルが付与された報告内容情報に基づいて、前記作成対象タスクに関する全体報告書を作成する作成ステップと、
   を有し、
   前記ユーザ属性情報は前記分担者の役職に関する情報であり、
   前記報告書属性情報は前記個別報告書の報告内容の重要度を示す情報であることを特徴とする報告書作成方法。

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