JP5150820B2

JP5150820B2 - Document management apparatus and control method therefor, document management system, and program

Info

Publication number: JP5150820B2
Application number: JP2008324957A
Authority: JP
Inventors: 雅弘小阿瀬; 高志羽部
Original assignee: キヤノンソフトウェア株式会社
Priority date: 2008-12-22
Filing date: 2008-12-22
Publication date: 2013-02-27
Anticipated expiration: 2028-12-22
Also published as: JP2010146426A

Description

本発明は、ネットワークを介して、申請者端末と承認者端末とサーバより構成されるワークフロー中に承認行う文書ファイルの管理を行う文書管理システムに関する。 The present invention relates to a document management system for managing a document file to be approved during a workflow composed of an applicant terminal, an approver terminal, and a server via a network.

近年、ウェブシステムを使用して、サーバ上に格納されているファイルにおいては、詳細な使用・閲覧権限、監査など、セキュリティにおける機能が充実している。 In recent years, files stored on a server using a web system have been enhanced in security functions such as detailed use / viewing authority and auditing.

また、ダウンロードしたファイルを削除せず、クライアントＰＣに長期間置いたままにしておくことで、情報漏情報漏洩等のセキュリティリスク発生させるおそれが考えられる。 Moreover, there is a possibility that a security risk such as information leakage information leakage may occur by leaving the downloaded file on the client PC for a long time without deleting it.

その解決策として、特許文献１には、サーバに記憶保管されているファイルを自動的に、削除を行うシステムが開示されている。特に、予め定められた削除条件を満たしたファイルを自動削除するように動作するものである。
特開平１１−８５５７８号公報 As a solution, Patent Document 1 discloses a system that automatically deletes a file stored and stored in a server. In particular, it operates to automatically delete a file that satisfies a predetermined deletion condition.
JP-A-11-85578

しかしながら、特許文献１に記載の発明は、サーバ上のファイル自動削除は可能であるが、クライアント端末にダウンロードされたファイルを削除する機能はなく情報管理を徹底できない。 However, although the invention described in Patent Document 1 can automatically delete a file on a server, it does not have a function of deleting a file downloaded to a client terminal and cannot manage information thoroughly.

また、ワークフローによる承認フローの途中でダウンロードされたファイル（重要・社外秘など）などは、公開された後もそのまま使用されるケースがあり、実際に公開された資料と異なっているもの（古い情報）を使用しているケースがある。 In addition, files downloaded during the workflow approval process (important / confidential, etc.) may be used as they are after they are released, and are different from the actual published materials (old information) There is a case using.

ワークフローに付帯されるファイルは、一時的にクライアント端末に保管されるものであり、ワークフローによる承認が完了した後は、クライアント端末に保管しておく必要はないことが想定される。削除せずにクライアント端末に古い情報を残しておくと、関係者間の情報不一致から起きる業務上トラブルや、情報漏洩等のリスクを生み出すおそれがある。 The file attached to the workflow is temporarily stored in the client terminal, and it is assumed that it is not necessary to store the file in the client terminal after the approval by the workflow is completed. If old information is left on the client terminal without deleting it, there is a risk of causing business troubles and information leakage due to information mismatch between the parties concerned.

一方、ワークフローに付帯されるファイルでも、その情報が公開されるまでクライアント端末中で保管しておきたいファイルもあるため、ワークフロー承認後すぐにファイルを削除するのが適切ではない場合も想定される。 On the other hand, some files attached to workflows may be stored in the client terminal until the information is made public, so it may not be appropriate to delete files immediately after workflow approval. .

本発明は、ワークフロー処理中にクライアント端末に一時的に保管されたワークフローに付帯されたファイルを、適切なタイミングで削除することができる仕組みを提供することを目的とする。 The present invention aims to provide a mechanism for a file that is attached to the workflow that is temporarily stored in a client terminal during workflow processing, it is possible to remove at the right time.

上記の目的を達成するための本発明は以下の構成を備える。即ち、本発明は、ワークフローの承認工程の順序を示す工程順序情報と、該承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルとを記憶管理するワークフローサーバと接続可能な文書管理装置において、前記承認工程においてワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段と、前記承認者による承認がなされた前記ワークフローの承認工程を、次の承認工程に進める指示をする指示手段と、前記指示手段で前記文書ファイルが付帯している前記ワークフロー情報を次の承認工程に進める指示をする場合に、該指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されているか否かを判定する記憶判定手段と、前記記憶判定手段で前記指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されていると判定した場合に、前記指示手段で次の承認工程に進める指示をする際に当該文書ファイルを削除するか否かの選択画面を表示部に表示して、当該選択画面からの選択を受け付ける選択受付手段と、前記記憶手段で記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除する削除手段とを備え、前記選択受付手段は、前記記憶手段で前記記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除しない選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを、前記削除手段で前記文書管理装置の記憶部から削除することなく残したままにしておき、また、前記選択受付手段で前記文書ファイルを前記記憶部より削除する選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記削除手段は、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを前記記憶部より削除することを特徴とする。 To achieve the above object, the present invention comprises the following arrangement. That is, the present invention, the storage management and process sequence information indicating the order of the workflow approval process, the approver information indicating the approver to approve the workflow information in the authorization process, and a document file to be attached to the workflow information In the document management apparatus connectable to the workflow server, the storage unit that stores the document file attached to the workflow information in the approval step in the storage unit, and the approval step of the workflow that has been approved by the approver, An instruction means for instructing to proceed to an approval process; and an instruction to advance to the next approval process by the instruction means when the instruction means instructs to advance the workflow information attached to the document file to the next approval process. Whether the document file attached to the workflow information is stored in the storage unit by the storage means. A storage determination unit for determining whether or not the document file attached to the workflow information instructed by the storage determination unit to proceed to the next approval step by the instruction unit is stored in the storage unit by the storage unit. and if it is determined, said at instruction means displays on the display unit a selection screen for whether to remove the document file when the instruction to proceed to the next approval step, accepting an selected from the selection screen a selection receiving unit, and a deleting means for deleting the document file stored in the storage unit in the storage means, before Symbol selection receiving means, the document file stored in the storage unit by the storage means If you choose not to delete is accepted from the selection screen, a document file that accompanies the workflow instructions that proceed to the next approval process by the instruction means, wherein in said delete means Leave the left without deleting from the storage unit of the book management system, and when the selection to be deleted from the storage unit to the document file has been received from the selection screen by the selection receiving means, the deletion means, The document file attached to the workflow instructed to proceed to the next approval step by the instruction means is deleted from the storage unit .

また、本発明は、ワークフローの承認工程の順序を示す工程順序情報と、該承認工程でワークフロー情報の承認を行う承認者を示す承認者情報と、当該ワークフロー情報に付帯する文書ファイルと、当該文書ファイルの公開情報を含むファイル取得情報とを記憶管理するワークフローサーバと、前記ワークフローサーバと接続可能な文書管理装置とを含む文書管理システムであって、前記ワークフローサーバは、前記ワークフローの業務を示す情報を前記文書管理装置に送信する送信手段と、前記文書管理装置で実行される前記ワークフローの作業工程のステータス情報を当該文書管理装置より受信することにより、当該ワークフローのステータス情報を更新する更新手段と、前記更新手段で更新した前記ステータス情報を用いることにより、前記ワークフローの作業工程が全て完了しているか否かを判定する完了判定手段と、前記完了判定手段で前記ワークフローの承認工程が全て完了していると判定された前記ワークフロー情報に付帯していた前記文書ファイルをネットワークでアクセス可能な状態に公開する文書ファイル公開手段とを備え、前記文書管理装置は、前記承認工程においてワークフロー情報に付帯する文書ファイルを記憶部に記憶する記憶手段と、前記承認者による承認がなされた前記ワークフローの承認工程を、次の承認工程に進める指示をする指示手段と、前記指示手段で前記文書ファイルが付帯している前記ワークフロー情報を次の承認工程に進める指示をする場合に、該指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されているか否かを判定する記憶判定手段と、前記記憶判定手段で前記指示手段で次の承認工程に進める指示をした該ワークフロー情報に付帯している文書ファイルが前記記憶手段で前記記憶部に記憶されていると判定した場合に、前記指示手段で次の承認工程に進める指示をする際に当該文書ファイルを削除するか否かの選択画面を表示部に表示して、当該選択画面からの選択を受け付ける選択受付手段と、前記記憶手段で記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除する削除手段とを備え、前記選択受付手段は、前記記憶手段で前記記憶部に記憶している前記文書ファイルを削除しない選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを、前記削除手段で前記文書管理装置の記憶部から削除することなく残したままにしておき、また、前記選択受付手段で前記文書ファイルを前記記憶部より削除する選択を前記選択画面より受け付けた場合、前記削除手段は、前記指示手段により次の承認工程に進める指示をした前記ワークフローに付帯する文書ファイルを前記記憶部より削除することを特徴とする。 The present invention also provides a process order information indicating the order approval process workflow, the approver information indicating the approver to approve the workflow information in the authorization process, a document file that accompanies the workflow information, the document a workflow server for storing and managing the file acquisition information including the public information of the file, a document management system comprising said workflow server and connectable document management apparatus, the workflow server, information indicating the operations of the workflow Transmitting means for transmitting to the document management apparatus, update means for updating the status information of the workflow by receiving status information of the work process of the workflow executed by the document management apparatus from the document management apparatus, By using the status information updated by the updating means Completion determining means for determining whether or not all work steps of the workflow are completed, and the workflow information determined by the completion determining means that all of the approval processes for the workflow are completed. A document file publishing unit that publishes the document file in a state accessible by a network , wherein the document management device stores a document file attached to workflow information in the approval step in a storage unit; and the approver approval process of the workflow approval is made by, for an instruction unit for giving an instruction to proceed to the next approval step, an instruction to proceed with the workflow information the document file in the instruction unit is attached to the next approval step If, statements that are attached to the workflow information in which the instruction to proceed to the next approval step in said instructing means Attached to storage determination means for determining whether or not a file is stored in the storage unit by the storage means, and to the workflow information instructed to proceed to the next approval step by the instruction means by the storage determination means. When it is determined that the document file is stored in the storage unit by the storage unit, a selection screen for whether or not to delete the document file is displayed when the instruction unit instructs to proceed to the next approval step. displayed in section, it includes a Ru selection accepting means for accepting the selection from the selection screen, and a deleting means for deleting the document file stored in the storage unit in the storage means, before Symbol selection accepting means, If choose not to delete the document file stored in the storage unit in the storage unit is accepted from the selection screen, the word in which the instruction that advances to the next approval process by the instruction means The document file attached to the workflow is left without being deleted from the storage unit of the document management apparatus by the deleting unit, and the selection receiving unit is selected to delete the document file from the storage unit. When received from the selection screen, the deletion unit deletes the document file attached to the workflow instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit from the storage unit .

本発明によれば、ワークフロー処理中にクライアント端末に一時的に保管されたワークフローに付帯されたファイルを、適切なタイミングで削除することができる仕組みを提供することが可能になる。 According to the present invention, a file that is attached to the workflow that is temporarily stored in a client terminal during workflow processing, it is possible to provide a mechanism that can be removed at the appropriate time.

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings.

図１は本発明の実施形態の文書管理システムの構成を示す図である。 FIG. 1 is a diagram showing a configuration of a document management system according to an embodiment of the present invention.

尚、図１のネットワーク１００上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。 Note that the configuration of various terminals connected to the network 100 in FIG. 1 is an example, and it goes without saying that there are various configuration examples depending on applications and purposes.

２００はワークフローの申請を行う申請者が使用する申請者端末である。申請者端末２００は、ネットワーク１００を介して、サーバ４００とデータの送受信が可能である。 Reference numeral 200 denotes an applicant terminal used by an applicant who applies for a workflow. The applicant terminal 200 can send and receive data to and from the server 400 via the network 100.

３００はワークフローの承認を行う承認者が使用する承認者端末である。承認者端末３００は、ネットワーク１００を介して、サーバ４００とデータの送受信が可能である。 Reference numeral 300 denotes an approver terminal used by an approver who approves a workflow. The approver terminal 300 can transmit and receive data to and from the server 400 via the network 100.

４００は本実施例において文書管理を司る文書管理サーバ（以下、サーバ）である。サーバ４００は、データベース４０１を有し、ネットワーク１００を介して、申請者端末２００や、承認者端末３００とデータの送受信が可能である。 Reference numeral 400 denotes a document management server (hereinafter referred to as a server) that manages document management in this embodiment. The server 400 has a database 401 and can send and receive data to and from the applicant terminal 200 and the approver terminal 300 via the network 100.

次に、図１の申請者端末２００、承認者端末３００、サーバ４００の各種端末のハードウエア構成について、図２を用いて説明する。 Next, hardware configurations of various terminals of the applicant terminal 200, the approver terminal 300, and the server 400 in FIG. 1 will be described with reference to FIG.

図２は、申請者端末２００、承認者端末３００、サーバ４００のハードウエア構成を示す図である。 FIG. 2 is a diagram illustrating a hardware configuration of the applicant terminal 200, the approver terminal 300, and the server 400.

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各端末の実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。 The CPU 201 comprehensively controls each device and controller connected to the system bus 204. Further, the ROM 202 or the external memory 211 is necessary to realize a BIOS (Basic Input / Output System) or an operating system program (hereinafter referred to as OS) that is a control program of the CPU 201 and functions executed by each server or each terminal. Various programs to be described later are stored.

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０３にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。 The RAM 203 functions as a main memory, work area, and the like for the CPU 201. The CPU 201 implements various operations by loading a program necessary for execution of processing into the RAM 203 and executing the program.

また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。 An input controller (input C) 205 controls input from a pointing device such as a keyboard 209 or a mouse (not shown).

ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ＣＲＴディスプレイ（ＣＲＴ）２１０等の表示器にへの表示を制御する。表示器はＣＲＴだけでなく、液晶ディスプレイでも構わない。 A video controller (VC) 206 controls display on a display device such as a CRT display (CRT) 210. The display device may be a liquid crystal display as well as a CRT.

これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。 These are used by the administrator as needed. The present invention is not directly related.

メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）或いは端末ＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。 A memory controller (MC) 207 is a hard disk (HD), floppy (registered trademark) disk (FD) or terminal for storing a boot program, browser software, various applications, font data, user files, editing files, various data, and the like. Controls access to an external memory 211 such as a compact flash (registered trademark) memory connected to the MCIA card slot via an adapter.

通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。 A communication I / F controller (communication I / FC) 208 is connected to and communicates with an external device via a network, and executes communication control processing in the network.

例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ＣＲＴ２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ＣＲＴ２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。 For example, Internet communication using TCP / IP is possible. Note that the CPU 201 enables display on the CRT 210 by executing outline font rasterization processing on a display information area in the RAM 203, for example. In addition, the CPU 201 enables a user instruction with a mouse cursor (not shown) on the CRT 210.

本発明を実現するための文書管理システムプログラムは外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。 A document management system program for realizing the present invention is recorded in the external memory 211 and is executed by the CPU 201 by being loaded into the RAM 203 as necessary.

さらに、本発明に係わるプログラムが用いる承認ルートマスタテーブル１００１、承認フローテーブル１１０１、承認ステップテーブル１２０１、ファイル取得情報テーブル１３０１はサーバ４００の外部メモリ２１１に格納されている。これらについての詳細な説明は後述する。 Further, an approval route master table 1001, an approval flow table 1101, an approval step table 1201, and a file acquisition information table 1301 used by the program according to the present invention are stored in the external memory 211 of the server 400. A detailed description thereof will be described later.

次に、当該文書管理システムの基本的な処理フローについて、図３を用いて説明する。 Next, a basic processing flow of the document management system will be described with reference to FIG.

図３は本発明の実施形態における、文書管理システムの基本的な処理フローを示す図である。 FIG. 3 is a diagram showing a basic processing flow of the document management system in the embodiment of the present invention.

上述したように、申請者端末２００と承認者端末３００とサーバ４００は、ネットワーク１００を介して相互に接続されている。そして、申請者端末２００と承認者端末３００は、サーバ４００から提供される各種操作画面を介して、登録されたファイルの承認フローに係る各種処理を実行する。その一例について、以下に説明する。 As described above, the applicant terminal 200, the approver terminal 300, and the server 400 are connected to each other via the network 100. Then, the applicant terminal 200 and the approver terminal 300 execute various processes related to the registered file approval flow via various operation screens provided from the server 400. One example will be described below.

まず、申請者端末２００は、サーバ４００から提供される操作画面を介して、ユーザＩＤ、パスワード情報等からなるログインユーザ情報をサーバ４００へ送信する。 First, the applicant terminal 200 transmits login user information including a user ID, password information, and the like to the server 400 via an operation screen provided from the server 400.

図３は本発明の実施形態の全体処理を示すフローチャートである。 FIG. 3 is a flowchart showing the overall processing of the embodiment of the present invention.

尚、図３において、同一のステップ番号で表されるステップＳ３０９については、同一の処理であるため、図９によってその共通の処理を説明する。
In FIG. 3, step S309 represented by the same step number is the same process, so the common process will be described with reference to FIG. 9.

まず、ステップＳ３０１では、申請者端末２００は、サーバ４００から提供される操作画面を介して、ファイル情報を入力し、承認フローの開始の指示と共にサーバ４００へファイル情報を送信する。 First, in step S301, the applicant terminal 200 inputs file information via an operation screen provided from the server 400, and transmits the file information to the server 400 together with an instruction to start an approval flow.

ファイル情報とは、承認フローに添付される承認対象のファイルのファイル名、公開日、開示範囲等を含むものである。 The file information includes the file name, release date, disclosure range, etc. of the file to be approved attached to the approval flow.

ステップＳ３０２では、サーバ４００はステップＳ３０１で承認者端末３００から送信されたファイル情報を受信し、該ファイル情報を後述する図１１、図１２、図１３のデータテーブルに登録した後、承認フローを開始する。 In step S302, the server 400 receives the file information transmitted from the approver terminal 300 in step S301, registers the file information in the data tables of FIGS. 11, 12, and 13 to be described later, and starts the approval flow. To do.

承認フローの開始に当たっては、例えば予め登録された最初の承認者に対し、ｅ−ｍａｉｌ等で承認フローの開始を通知する手段を介すことにより、承認作業の開始を促す処理が考えられる。 In starting the approval flow, for example, a process for urging the start of the approval work to the first approver registered in advance by means of notifying the start of the approval flow by e-mail or the like can be considered.

上記のステップ３０１、３０２の処理について、後述する図４で詳細に説明する。 The processing in steps 301 and 302 will be described in detail with reference to FIG.

ステップＳ３０３では、ステップＳ３０２で承認作業が開始されると、承認者端末３００はサーバ４００から提供される操作画面を介して、ログインユーザ情報の入力を受け付け、サーバ４００に送信する。 In step S 303, when the approval work is started in step S 302, the approver terminal 300 receives input of login user information via the operation screen provided from the server 400 and transmits it to the server 400.

ログインユーザ情報には、ユーザＩＤ、パスワード、承認者端末のホスト名情報等を含むものとする。 The login user information includes a user ID, a password, host name information of the approver terminal, and the like.

ステップＳ３０４では、サーバ４００は、ステップＳ３０３で承認者端末３００から送信されたログインユーザ情報に対応する図５において後述する以前に承認を行ったファイルに関する公開情報を承認者端末３００に返信する。 In step S304, the server 400 sends back to the approver terminal 300 public information regarding a file that has been approved before, which will be described later in FIG. 5, corresponding to the login user information transmitted from the approver terminal 300 in step S303.

公開情報については後述のステップＳ５０３で説明する。 The public information will be described later in step S503.

サーバ４００から公開情報が送信されると、承認者端末３００は、予めダウンロードされ記憶されている削除用のモジュール（例えばＡｃｔｉｖｅＸ）を使用して、承認者端末３００内に存在する、公開情報に記載された公開済みファイルを削除する。 When the public information is transmitted from the server 400, the approver terminal 300 is described in the public information existing in the approver terminal 300 using a deletion module (for example, ActiveX) downloaded and stored in advance. Delete published files.

ステップＳ３０５では、承認者端末３００は、サーバ４００から提供される操作画面を介して、承認フローを受信し、承認対象のファイルを参照又は取得する。この時、サーバ４００では、承認者端末３００で取得した承認対象のファイルの取得方法が記憶される。記憶方法は図６において説明する。 In step S305, the approver terminal 300 receives the approval flow via the operation screen provided from the server 400, and refers to or acquires the file to be approved. At this time, the server 400 stores a method for acquiring the approval target file acquired by the approver terminal 300. The storage method will be described with reference to FIG.

ステップＳ３０６では、承認者端末３００は、該承認フローの承認指示をサーバ４００に送信する。承認の指示を受信すると、サーバ４００は、ステップＳ３０４と同様に承認対象ファイルの公開情報を承認者端末３００に返信する。 In step S 306, the approver terminal 300 transmits an approval instruction for the approval flow to the server 400. When receiving the approval instruction, the server 400 returns the public information of the approval target file to the approver terminal 300 as in step S304.

承認者端末３００は、承認対象のファイルを参照した場合には自動的に削除し、保存した場合には承認者にファイルを削除するか否かの選択を促し、削除の指示があれば削除を行う。 The approver terminal 300 automatically deletes the file to be approved when it is referred to, and when it is saved, prompts the approver to select whether or not to delete the file. Do.

削除の方法はステップＳ３０４で説明したように、予めダウンロードされ記憶されている削除用のモジュール（例えばＡｃｔｉｖｅＸ）を使用して、取得したファイルを削除する。 As described in step S304, the deletion method uses a deletion module (for example, ActiveX) that has been downloaded and stored in advance, and deletes the acquired file.

削除が完了すると、承認者端末３００は、削除結果をサーバ４００に送信し、サーバ４００は後述する図１３のファイル取得情報テーブル１３０１を更新する。 When the deletion is completed, the approver terminal 300 transmits the deletion result to the server 400, and the server 400 updates the file acquisition information table 1301 of FIG.

ステップＳ３０７では、サーバ４００は、承認フローの次の承認者ステップが存在すれば承認フローを更新し、存在しなければ承認フローを完了する。 In step S307, the server 400 updates the approval flow if there is an approver step next to the approval flow, and completes the approval flow if it does not exist.

ステップＳ３０８では、サーバ４００は、承認フローが全ての承認者に承認されたか否かを判断する。 In step S308, the server 400 determines whether or not the approval flow has been approved by all approvers.

承認フローが全て完了していれば、ステップＳ３０９のファイル公開処理を実行し、次の承認者ステップが存在すれば次の承認者端末に送信し、次の承認者端末３００は、ステップＳ３０３からの処理をする。 If all the approval flows have been completed, the file publishing process of step S309 is executed, and if there is a next approver step, it is transmitted to the next approver terminal, and the next approver terminal 300 starts from step S303. Process.

ステップＳ３０９では、サーバ４００は、承認が完了したファイルが公開日を過ぎているかどうかを判定し、公開日を過ぎていればファイルを公開し、過ぎていなければ処理を終了する。 In step S309, the server 400 determines whether or not the file for which approval has been completed has passed the publication date. If the publication date has passed, the server 400 publishes the file, and if not, the process ends.

判定方法は、後述する図９において説明する。 The determination method will be described with reference to FIG.

次に図３で説明した各処理について詳細に述べることとする。 Next, each process described in FIG. 3 will be described in detail.

まず、前述のＳ３０１及びＳ３０２のファイル情報入力・承認フロー開始処理及びファイル情報登録処理について図４のフローチャート図を用いて詳細に述べることとする。 First, the file information input / approval flow start process and file information registration process of S301 and S302 will be described in detail with reference to the flowchart of FIG.

ステップＳ４０１では、申請者端末２００は、承認フローを作成するために、サーバ４００にログインユーザ情報を送信する。 In step S401, the applicant terminal 200 transmits login user information to the server 400 in order to create an approval flow.

ステップＳ４０２では、サーバ４００はステップＳ４０１で申請者端末２００から送信されたログインユーザ情報を受信する。 In step S402, the server 400 receives the login user information transmitted from the applicant terminal 200 in step S401.

ステップＳ４０３では、サーバ４００は受信したログインユーザ情報のユーザＩＤをキーにして、図１０の承認ルートマスタテーブル１００１のうち、ユーザＩＤに対応する承認ルート情報を取得する。 In step S403, the server 400 acquires approval route information corresponding to the user ID in the approval route master table 1001 of FIG. 10 using the user ID of the received login user information as a key.

承認ルート情報とは、図１０の承認ルートマスタテーブル１００１に含まれる情報のことを言う。 The approval route information refers to information included in the approval route master table 1001 in FIG.

ここで、図１０について説明する。 Here, FIG. 10 will be described.

図１０は、サーバ４００が記憶管理している、承認フローの承認者及び回覧順序を示した情報である。 FIG. 10 shows information indicating the approver and circulation order of the approval flow, which is stored and managed by the server 400.

承認ステップ順１００２は、各承認フローの回覧順序を示す。本実施例では「０」は申請者を表し、それ以外の数値は承認者を表す。 The approval step order 1002 indicates the circulation order of each approval flow. In this embodiment, “0” represents the applicant, and other numerical values represent the approver.

ユーザＩＤ１００３は、承認フローの処理を行うユーザ（承認者）にユニークに採番されるＩＤである。 The user ID 1003 is an ID uniquely assigned to a user (approver) who performs the approval flow process.

ユーザ名１００４は、該当承認フローの処理を行うユーザの名称である。ユーザＩＤ１００３とユーザ名１００４は対応付けて記憶されているものとする。 The user name 1004 is the name of the user who performs the corresponding approval flow process. It is assumed that the user ID 1003 and the user name 1004 are stored in association with each other.

引き続き、図４の説明に戻る。 Subsequently, the description returns to FIG.

申請者のユーザＩＤに対応する承認ルート情報を取得すると、サーバ４００は、後述する図１１の承認フローテーブル１１０１中の承認フローＩＤ１１０２にユニークな数値を採番する。また、完了フラグ１１０９及び公開フラグ１１１０に「０」を入れて承認フロー情報を登録する。 When the approval route information corresponding to the user ID of the applicant is acquired, the server 400 assigns a unique numerical value to the approval flow ID 1102 in the approval flow table 1101 of FIG. Also, “0” is entered in the completion flag 1109 and the disclosure flag 1110 to register the approval flow information.

ここで、図１１について説明する。 Here, FIG. 11 will be described.

図１１は、サーバ４００が記憶管理している、承認フロー情報を示すテーブルである。 FIG. 11 is a table showing approval flow information stored and managed by the server 400.

承認フローＩＤ１１０２は、各承認フローにユニークに採番されるＩＤである。 The approval flow ID 1102 is an ID uniquely assigned to each approval flow.

ワークフロー名１１０３は、各承認フローの名称であり、申請者端末２００で名前をつけるものとする。 The workflow name 1103 is the name of each approval flow, and is assigned by the applicant terminal 200.

公開先フォルダパス１１０４は、承認対象のファイルが公開時に格納されるフォルダパスである。 A publication destination folder path 1104 is a folder path in which a file to be approved is stored at the time of publication.

公開日１１０５は、承認対象のファイルが公開される日付である。 The release date 1105 is the date when the file to be approved is released.

開示範囲１１０６は、承認対象のファイルが開示される範囲である。例えば、申請者は、開示範囲を社内全体レベル、事業部レベル等指定することができる。尚、開示レベルは上記例に限定されるものではない。 The disclosure range 1106 is a range in which a file to be approved is disclosed. For example, the applicant can specify the disclosure range at the company-wide level, the business division level, or the like. The disclosure level is not limited to the above example.

添付ファイルＩＤ１１０７は、承認対象のファイルにユニークに採番されるＩＤである。 The attached file ID 1107 is an ID uniquely assigned to the file to be approved.

添付ファイル名１１０８は、承認対象のファイルの名称である。申請者端末２００で名前を入力ものとする。 The attached file name 1108 is the name of the file to be approved. It is assumed that the name is input at the applicant terminal 200.

完了フラグ１１０９は、承認フローが完了したことを表すフラグである。例えば、承認フローが承認者全員に承認されるまでは「０」であり、全員の承認が完了すると「１」に更新される。 The completion flag 1109 is a flag indicating that the approval flow has been completed. For example, it is “0” until the approval flow is approved by all the approvers, and is updated to “1” when all the approvals are completed.

公開フラグ１１１０は、承認対象のファイルが公開されていることを表すフラグである。例えば、ファイルが未公開のうちは、「０」であり、ファイルが公開されると「１」に更新される。 The disclosure flag 1110 is a flag indicating that the file to be approved is published. For example, it is “0” when the file is unpublished, and is updated to “1” when the file is published.

具体的には、図１０で「ユーザＩＤ：１０００・ユーザ名：○○太郎」がログインした場合、１００１−２の承認ルート情報を取得する。そして、取得した承認ルート情報にユニークな値を採番する（例として１００１２とする）。 Specifically, when “user ID: 1000 / user name: Taro XX” logs in in FIG. 10, approval route information of 1001-2 is acquired. Then, a unique value is assigned to the acquired approval route information (for example, 10012).

その後、前記採番した値（１００１２）を、図１１の承認フローテーブル１１０１のうち、承認フローＩＤ１１０２に登録し、それ以外はこの時点ではＮＵＬＬを入力して承認フロー情報を登録する。 Thereafter, the numbered value (10012) is registered in the approval flow ID 1102 in the approval flow table 1101 of FIG. 11, and otherwise, NULL is input at this point to register the approval flow information.

図１１の承認フローＩＤ１１０２に採番をすると、後述する図１２の承認ステップテーブル１２０１に、承認フローテーブル１１０１に登録した承認フローＩＤ１１０２、図１０の承認ルート情報（承認ステップ順、ユーザＩＤ、ユーザ名）、及びステップフラグ１２０２に「０」を入力し、承認ステップ情報を登録する。 When the approval flow ID 1102 in FIG. 11 is numbered, the approval flow ID 1102 registered in the approval flow table 1101 in the approval step table 1201 in FIG. 12 to be described later, the approval route information in FIG. ) And “0” is input to the step flag 1202 to register the approval step information.

ここで、図１２について説明する。 Here, FIG. 12 will be described.

図１２は、サーバ４００が記憶管理している、承認ステップ情報を示すテーブルである。 FIG. 12 is a table showing approval step information stored and managed by the server 400.

承認フローＩＤ１１０２は、図１１の承認フローＩＤ１１０２に対応している
承認ステップ順１００２は、図１０の承認ステップ順１００２に対応している。 The approval flow ID 1102 corresponds to the approval flow ID 1102 in FIG. 11. The approval step order 1002 corresponds to the approval step order 1002 in FIG. 10.

ユーザＩＤ１００３は、図１０のユーザＩＤ１００３に対応している。 The user ID 1003 corresponds to the user ID 1003 in FIG.

ユーザ名１００４は、図１０のユーザ名１００４に対応している。 The user name 1004 corresponds to the user name 1004 in FIG.

ステップフラグ１２０２は、各承認者のフロー処理状況を表す。例えば、承認フローが未到達の状態では「０」が立っており、フローが到着すると「１」が立ち、フローの処理が完了すると「２」が立つ。 A step flag 1202 represents the flow processing status of each approver. For example, “0” is set when the approval flow has not yet reached, “1” is set when the flow arrives, and “2” is set when the processing of the flow is completed.

具体的には、図１２の１２０１−２のように、図１０の承認ルートマスタテーブル１００１より取得した１００１−２のステップ順・ユーザＩＤ・ユーザ名、図１１の承認フローテーブル１１０１より取得した承認フローＩＤ１１０２を登録し、ステップフラグ１２０２に「０」が入力される。 Specifically, as shown by 1201-2 in FIG. 12, the step order / user ID / user name of 1001-2 acquired from the approval route master table 1001 in FIG. 10, and the approval acquired from the approval flow table 1101 in FIG. The flow ID 1102 is registered, and “0” is input to the step flag 1202.

引き続き図４の説明に戻る。 Returning to the description of FIG.

ステップＳ４０３において承認フロー情報（現時点では承認フローＩＤのみ）が作成されると、ステップＳ４０４では、サーバ４００は作成した承認フロー情報を、申請者端末２００に送信する。 When approval flow information (only the approval flow ID is currently created) is created in step S403, the server 400 transmits the created approval flow information to the applicant terminal 200 in step S404.

ステップＳ４０５では、申請者端末２００は、ステップＳ４０４でサーバ４００から送信された承認フロー情報を受信する。 In step S405, the applicant terminal 200 receives the approval flow information transmitted from the server 400 in step S404.

ステップ４０４でサーバから受信した承認フロー情報のうち、ワークフロー名１１０３、公開先フォルダパス１１０４、公開日１１０５、開示範囲１１０６の入力と、承認フローに添付する、承認対象のファイルが格納されているファイルパスの指定をステップＳ４０６、ステップＳ４０７、ステップＳ４０８で行う。 Of the approval flow information received from the server in step 404, a file storing the approval target file to be attached to the approval flow and input of the workflow name 1103, the publication destination folder path 1104, the publication date 1105, and the disclosure range 1106 A path is specified in step S406, step S407, and step S408.

ステップＳ４０９では、申請者端末２００は、承認フロー情報と、格納先として指定されているファイルパスの情報から、申請者端末２００にある承認対象のファイルを特定し、該ファイルを添付してフローの開始指示を送信する。 In step S409, the applicant terminal 200 identifies the approval target file in the applicant terminal 200 from the approval flow information and the information of the file path specified as the storage destination, attaches the file, and attaches the file. Send start instructions.

ステップＳ４１０では、サーバ４００は、ステップＳ４０９で申請者端末２００から送信された承認フロー情報と、添付されたファイルを受信する。 In step S410, the server 400 receives the approval flow information transmitted from the applicant terminal 200 in step S409 and the attached file.

ステップＳ４１１では、サーバ４００は、図１１の承認フローテーブル１１０１中の公開先フォルダパス１１０４に指定されたフォルダに受信した承認対象のファイルを格納するとともに、承認対象のファイルにユニークなＩＤを採番し、添付ファイルＩＤ１１０７、添付ファイル名１１０８を承認フロー情報に登録する。 In step S411, the server 400 stores the received approval target file in the folder specified in the publication destination folder path 1104 in the approval flow table 1101 of FIG. 11, and assigns a unique ID to the approval target file. Then, the attached file ID 1107 and the attached file name 1108 are registered in the approval flow information.

具体的なファイルの格納方法としては、サーバの指定フォルダ（公開先フォルダパス１１０４）に「添付ファイル名称」をファイル名として保存する。 As a specific file storage method, “attached file name” is stored as a file name in a designated folder (public folder path 1104) of the server.

ステップＳ４１２では、サーバ４００は、図１１の承認フローテーブル１１０１のうち承認フローＩＤ１１０２をキーにして、サーバ４００に登録されている承認フロー情報に、ステップＳ４０６で申請者端末２００において入力された情報（ワークフロー名１１０３・公開先フォルダパス１１０４・公開日１１０５・開示範囲１１０６）を登録する。 In step S412, the server 400 uses the approval flow ID 1102 in the approval flow table 1101 of FIG. 11 as a key, and enters the approval flow information registered in the server 400 into the information ( A workflow name 1103, a publication destination folder path 1104, a publication date 1105, and a disclosure range 1106).

ステップＳ４１３では、サーバ４００は、図１２の承認ステップテーブル１２０１のうち、承認フローＩＤ１１０２及び承認ステップ順１００２が「０」であることをキーにして、対応するレコードのステップフラグ１２０２に「２」を入力する。さらに次ステップのユーザのステップフラグを「１」に更新する。 In step S413, the server 400 sets “2” to the step flag 1202 of the corresponding record with the approval flow ID 1102 and the approval step order 1002 being “0” in the approval step table 1201 of FIG. input. Further, the step flag of the user at the next step is updated to “1”.

ステップフラグ１２０２が更新されると、先述したように、承認フロー開始を次ステップのユーザに促す通知がされる。 When the step flag 1202 is updated, a notification that prompts the user of the next step to start the approval flow is given as described above.

具体的には、図１２の承認フローＩＤ１１０２の「１００１２」中のステップ順：０の「ユーザ名１００４：○○三郎」のステップフラグ１２０２に２を入力し、さらに次のユーザ「ユーザ名１００４：●●次郎」のステップフラグ１２０２に１を入力する。 More specifically, 2 is input to the step flag 1202 of “user name 1004: Saburo XX” in step order: 0 in “10012” of the approval flow ID 1102 in FIG. 12, and the next user “user name 1004: ● ● 1 is input to the step flag 1202 of “Jiro”.

次に、前述のステップＳ３０４にて概略を述べた公開ファイル削除処理について図５のフローチャート図を用いて詳細に述べることとする。 Next, the public file deletion process outlined in step S304 will be described in detail with reference to the flowchart of FIG.

ステップＳ５０１では、承認者端末３００から、ログインユーザ情報及びホスト名を送信する。 In step S501, the log-in user information and the host name are transmitted from the approver terminal 300.

ステップＳ５０２では、サーバ４００は、ステップＳ５０１で承認者端末３００から送信されたログインユーザ情報及びホスト名を受信する。 In step S502, the server 400 receives the login user information and the host name transmitted from the approver terminal 300 in step S501.

ステップＳ５０３では、サーバ４００は、外部メモリ２１１に記憶管理されている、後述する図１３のファイル取得情報テーブル１３０１から、ログインユーザ情報のユーザＩＤ及びホスト名をキーとして、公開フラグ１１１０が「１」であるもの、削除フラグ１３０５が「０」であるものを削除対象となるファイル取得情報を取得する。 In step S 503, the server 400 stores “managed” in the external memory 211, and the public flag 1110 is “1” from the file acquisition information table 1301 of FIG. File acquisition information that is to be deleted is acquired.

なお、この公開フラグ１１１０は後述の図９で更新される。 The public flag 1110 is updated in FIG.

ここで、図１３の説明をする。 Here, FIG. 13 will be described.

図１３は、サーバ４００が記憶管理している、ファイル取得情報のデータテーブルを示す図である。 FIG. 13 is a diagram illustrating a data table of file acquisition information that is stored and managed by the server 400.

添付ファイルＩＤ１１０７は、図１１の添付ファイルＩＤ１１０７と同一である。 The attached file ID 1107 is the same as the attached file ID 1107 in FIG.

添付ファイル名１１０８は、図１１の添付ファイル名１１０８と同一である。 The attached file name 1108 is the same as the attached file name 1108 in FIG.

ユーザＩＤ１００３は、図１０のユーザＩＤ１００３と同一である。 The user ID 1003 is the same as the user ID 1003 in FIG.

ユーザ名１００４は、図１０のユーザ名１００４と同一である。 The user name 1004 is the same as the user name 1004 in FIG.

ホスト名１３０２は、承認対象のファイルを参照又は保存したクライアントＰＣのホスト名である。 The host name 1302 is the host name of the client PC that referred to or saved the file to be approved.

ダウンロードファイルパス１３０３は、承認者端末３００中での承認対象のファイルの格納先である。 The download file path 1303 is a storage destination of a file to be approved in the approver terminal 300.

取得方式フラグ１３０４は、承認者端末３００で承認対象のファイルを取得した方式を示すフラグである。例えば、取得方式が参照の場合は「１」が立ち、保存の場合は「２」が立つ。 The acquisition method flag 1304 is a flag indicating the method by which the approver terminal 300 has acquired the file to be approved. For example, “1” is set when the acquisition method is reference, and “2” is set when the acquisition method is stored.

公開フラグ１１１０は、図１１の公開フラグ１１１０と同一である。 The public flag 1110 is the same as the public flag 1110 in FIG.

削除フラグ１３０５は、承認者端末３００中に一時保存又は保存されているファイルの削除の実施を示すフラグである。本実施例では、承認者端末３００に一時保存又は保存されたファイルの削除が未実施の場合は「０」であり、実施されると「１」が立つ。 The deletion flag 1305 is a flag indicating that a file temporarily stored or stored in the approver terminal 300 is deleted. In the present embodiment, “0” is set when deletion of a file temporarily stored or saved in the approver terminal 300 is not executed, and “1” is set when it is executed.

ステップＳ５０４では、サーバ４００はステップＳ５０３で取得した削除対象のファイル取得情報を送信する。 In step S504, the server 400 transmits the file acquisition information to be deleted acquired in step S503.

ステップＳ５０５では、承認者端末３００は、ステップＳ５０４でサーバ４００から送信されたファイル取得情報を受信する。 In step S505, the approver terminal 300 receives the file acquisition information transmitted from the server 400 in step S504.

ステップＳ５０６では、承認者端末３００は、ファイル取得情報が、０件の場合には処理を終了させ、１件以上の場合には、ステップＳ５０７に進む。 In step S506, the approver terminal 300 ends the process if the file acquisition information is zero, and proceeds to step S507 if the file acquisition information is one or more.

ステップＳ５０７では承認者端末３００にある、専用モジュールを使用して、ファイル取得情報のダウンロードファイルパス１３０３に記述されている承認者端末３００内のファイルを削除し、削除が完了すると、ファイル取得情報の削除フラグ１３０５を「１」に更新する。 In step S507, using the dedicated module in the approver terminal 300, the file in the approver terminal 300 described in the download file path 1303 of the file acquisition information is deleted. The deletion flag 1305 is updated to “1”.

ここで記載している専用モジュールとは、ＡｃｔｉｖｅＸ等で作成されたクライント端末で動作するモジュールであり、送られてきたファイルパス値を基にファイルを削除し、その結果を返す動作となる。 The dedicated module described here is a module that operates on a client terminal created by ActiveX or the like, and is an operation that deletes a file based on the file path value that is sent and returns the result.

ステップＳ５０８では、承認者端末３００は、ステップＳ５０７で削除したファイルのファイル取得情報を、サーバ４００に送信する。 In step S508, the approver terminal 300 transmits the file acquisition information of the file deleted in step S507 to the server 400.

ステップＳ５０９では、サーバ４００は、ステップＳ５０８で承認者端末３００から送信されたファイル取得情報を受信する。 In step S509, the server 400 receives the file acquisition information transmitted from the approver terminal 300 in step S508.

ステップＳ５１０では、サーバ４００は、ステップＳ５０９で受信したファイル取得情報のうち、添付ファイルＩＤ１１０７、取得したユーザＩＤ１００３、クライントＰＣのホスト名１３０２、ダウンロードファイルパス１３０３をキーとして検索し、サーバ４００に記憶管理されている対応ファイル取得情報の削除フラグ１３０５を「１」に更新する。 In step S510, the server 400 searches the file acquisition information received in step S509 using the attached file ID 1107, the acquired user ID 1003, the client PC host name 1302, and the download file path 1303 as keys, and stores and manages them in the server 400. The deletion flag 1305 of the corresponding file acquisition information is updated to “1”.

次に、前述のＳ３０５にて概略を述べた承認フロー受信・ファイル参照・取得処理について図６を使って以下に詳細に述べることとする。 Next, the approval flow reception / file reference / acquisition processing outlined in S305 will be described in detail below with reference to FIG.

ステップＳ６０１では、承認者端末３００から、ログインユーザ情報を送信する。 In step S 601, login user information is transmitted from the approver terminal 300.

ステップＳ６０２では、サーバ４００はステップ６０１で承認者端末３００から送信されたログインユーザ情報を受信する。 In step S602, the server 400 receives the login user information transmitted from the approver terminal 300 in step 601.

ステップＳ６０３では、サーバ４００は、図１２の承認ステップ情報テーブルから、ユーザＩＤに対応する承認ステップ情報を取得する。 In step S603, the server 400 acquires approval step information corresponding to the user ID from the approval step information table of FIG.

また、図１１の承認フローテーブル１１０１から、前記取得した承認ステップ情報の承認フローＩＤ１１０２に対応する承認フロー情報を取得する。 Further, approval flow information corresponding to the approval flow ID 1102 of the acquired approval step information is acquired from the approval flow table 1101 of FIG.

ステップＳ６０４では、サーバ４００はステップＳ６０３で取得した承認フロー情報、承認ステップ情報を、承認者端末３００に送信する。 In step S604, the server 400 transmits the approval flow information and approval step information acquired in step S603 to the approver terminal 300.

ステップＳ６０５では、承認者端末３００はステップＳ６０４でサーバ４００から送信された承認フロー情報、承認ステップ情報を受信する。 In step S605, the approver terminal 300 receives the approval flow information and approval step information transmitted from the server 400 in step S604.

ステップＳ６０６では、承認者端末３００は、受信した承認フロー情報のうち、添付ファイルＩＤ１１０７に記述のあるファイルの取得方式の選択（参照又は保存）を受付け、添付ファイルＩＤ取得方式をサーバ４００に送信する。 In step S606, the approver terminal 300 receives selection (reference or storage) of the file acquisition method described in the attachment file ID 1107 in the received approval flow information, and transmits the attachment file ID acquisition method to the server 400. .

ステップＳ６０７では、サーバ４００はステップＳ６０６で承認者端末３００から送信された、添付ファイルＩＤと取得方式のフラグ値を受信する。 In step S607, the server 400 receives the attachment file ID and the acquisition method flag value transmitted from the approver terminal 300 in step S606.

ステップＳ６０８では、サーバ４００は受信した添付ファイルＩＤ値から、サーバ４００に格納されている承認対象のファイルを特定し、承認者端末３００に送信する。 In step S 608, the server 400 specifies an approval target file stored in the server 400 from the received attached file ID value, and transmits the file to the approver terminal 300.

ステップＳ６０９では、承認者端末３００はステップＳ６０８でサーバ４００から送信された承認対象のファイルを受信する。 In step S609, the approver terminal 300 receives the approval target file transmitted from the server 400 in step S608.

ステップＳ６１０では、承認者端末３００は取得方式が、「参照」の場合にはステップＳ６１１に進み、「保存」の場合にはステップＳ６１２に進む。 In step S610, the approver terminal 300 proceeds to step S611 if the acquisition method is “reference”, and proceeds to step S612 if it is “save”.

ステップＳ６１１では、承認者端末３００にある、専用モジュールを使用して、受信したファイルを承認者端末３００のテンポラリエリアに一時保存し、保存したファイルのファイルパスを、図１３のダウンロードファイルパス１３０３として記憶する。 In step S611, the received file is temporarily saved in the temporary area of the approver terminal 300 using a dedicated module in the approver terminal 300, and the file path of the saved file is set as a download file path 1303 in FIG. Remember.

ステップＳ６１２では、承認者端末３００にある、専用モジュールを使用して、受信したファイルを承認者端末３００の指定のファイルパスに保存し、保存したファイルのファイルパスをダウンロードファイルパス１３０３として記憶する。 In step S612, the received file is stored in the designated file path of the approver terminal 300 using the dedicated module in the approver terminal 300, and the file path of the stored file is stored as the download file path 1303.

ステップＳ６１３では、承認者端末３００は、承認対象のファイルを一時保存又は保存したダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値、承認フロー情報及び承認者端末３００のホスト名を送信する。 In step S613, the approver terminal 300 transmits the download file path value, the acquisition method flag value, the approval flow information, and the host name of the approver terminal 300 that temporarily store or save the file to be approved.

ステップＳ６１４では、サーバ４００は、ステップＳ６１３で送信されたダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値、承認フロー情報及び承認者端末３００のホスト名を受信する。 In step S614, the server 400 receives the download file path value, the acquisition method flag value, the approval flow information, and the host name of the approver terminal 300 transmitted in step S613.

ステップＳ６１５では、サーバ４００は、ステップＳ６１４で受信した情報（ダウンロードファイルパス値、取得方式フラグ値）を図１３のファイル取得情報テーブルに登録し、公開フラグ１１１０及び削除フラグ１３０５に「０」に入力する。 In step S615, the server 400 registers the information (download file path value, acquisition method flag value) received in step S614 in the file acquisition information table of FIG. 13, and inputs “0” to the disclosure flag 1110 and the deletion flag 1305. To do.

ステップＳ６１６では、承認者端末３００は、専用モジュールを使用して、テンポラリエリア又は指定のファイルパス（図１３のダウンロードファイルパス１３０３）に保存されたファイルを実行（起動）し、ファイルを閲覧する。 In step S616, the approver terminal 300 executes (starts) the file stored in the temporary area or the specified file path (download file path 1303 in FIG. 13) using the dedicated module, and browses the file.

以上で、承認フロー受信・ファイル参照・取得処理の説明を終えるものとする。 This is the end of the explanation of the approval flow reception / file reference / acquisition processing.

次に、前述のＳ３０６にて概略を述べた承認ファイル削除処理について図７を使って以下に詳細に述べることとする。 Next, the approval file deletion process outlined in S306 will be described in detail below with reference to FIG.

ステップＳ７０２では、承認者端末３００は、ログインユーザ情報と、図６で承認処理を行った承認フロー情報のうち、添付ファイルＩＤ１１０７及び承認者端末３００のホスト名をサーバ４００に送信する。 In step S702, the approver terminal 300 transmits the log-in user information and the attachment file ID 1107 and the host name of the approver terminal 300 among the approval flow information subjected to the approval process in FIG.

ステップＳ７０３では、サーバ４００は、ステップＳ７０２で送信された、ログインユーザ情報、添付ファイルＩＤ１１０７及び承認者端末３００のホスト名を受信する。 In step S703, the server 400 receives the login user information, the attached file ID 1107, and the host name of the approver terminal 300 transmitted in step S702.

ステップＳ７０４では、サーバ４００は、ステップＳ７０３で受信した情報のうち、添付ファイルＩＤ値と承認者端末３００のホスト名値に対応するファイル取得情報を図１３のファイル取得情報テーブル１３０１から取得し、承認者端末３００に送信する。 In step S704, the server 400 acquires file acquisition information corresponding to the attached file ID value and the host name value of the approver terminal 300 from the information received in step S703 from the file acquisition information table 1301 in FIG. To the user terminal 300.

ステップＳ７０５では、承認者端末３００は、ステップＳ７０５で送信されたファイル取得情報を受信する。 In step S705, the approver terminal 300 receives the file acquisition information transmitted in step S705.

ステップＳ７０６では、承認者端末３００は、受信したファイル取得情報うち、取得方式フラグ１３０４の値が、「１」（参照）の場合にはステップＳ７０９に進み、「２」（保存）の場合にはステップＳ７０７に進む。 In step S706, the approver terminal 300 proceeds to step S709 if the value of the acquisition method flag 1304 in the received file acquisition information is “1” (reference), and if it is “2” (save). The process proceeds to step S707.

ステップＳ７０７では、承認者端末３００は、受信したファイル取得情報うち、取得方式フラグ１３０４の値が「２」（保存）の場合、保存されているファイルを削除するか否かの選択画面を表示し、選択を受け付ける。承認者端末に該当ファイルを残しておきたい場合（例えば、ファイルのベータ版として残しておきたい場合等）に、この選択を促すことによって、ファイルが公開されるまでは、承認者が情報を保持することが可能になる。 In step S707, the approver terminal 300 displays a selection screen as to whether or not to delete the stored file when the value of the acquisition method flag 1304 is “2” (save) in the received file acquisition information. Accept the selection. If you want to keep the corresponding file on the approver terminal (for example, if you want to keep it as a beta version of the file), by prompting this selection, the approver will keep the information until the file is released It becomes possible to do.

ステップＳ７０８では、承認者端末３００は、削除しない指示の場合には処理を終了し、削除する指示の場合にはステップＳ７０９に進む。 In step S708, the approver terminal 300 ends the process if the instruction is not to delete, and proceeds to step S709 if the instruction is to delete.

ステップＳ７０９では、承認者端末３００は専用モジュールを使用して、ファイル取得情報のうち、ダウンロードファイルパス１３０３に記述されている承認者端末３００のファイルを削除し、削除が完了したら、ファイル取得情報のうち、削除フラグ値を「１」に更新する。 In step S709, the approver terminal 300 uses the dedicated module to delete the file of the approver terminal 300 described in the download file path 1303 from the file acquisition information. Among them, the deletion flag value is updated to “1”.

ステップＳ７１０では、承認者端末３００は、ステップＳ７０９で削除フラグ値を更新したファイル取得情報を送信する。 In step S710, the approver terminal 300 transmits the file acquisition information in which the deletion flag value is updated in step S709.

ステップＳ７１１では、サーバ４００はステップＳ７１１で送信されたファイル取得情報を受信する。 In step S711, the server 400 receives the file acquisition information transmitted in step S711.

ステップＳ７１２では、サーバ４００は受信したファイル取得情報のうち、ファイルＩＤ・取得したユーザＩＤ・クライントＰＣホスト名・ダウンロードファイルパス値をキーとして、対応するファイル取得情報を図１２のファイル取得情報テーブル１３０１から取得し、削除フラグ１３０５を「１」に更新する。 In step S712, the server 400 uses the file ID, the acquired user ID, the client PC host name, and the download file path value as keys in the received file acquisition information as keys, and the file acquisition information table 1301 in FIG. And the deletion flag 1305 is updated to “1”.

次に、前述のステップＳ３０７にて概略を述べた更新処理について図８を使って以下に詳細に述べることとする。 Next, the update process outlined in step S307 will be described in detail below with reference to FIG.

ステップＳ８０１では、サーバ４００は、承認ステップ情報のステップ順の値に＋１した値が、図１２の承認ステップテーブル１２０１に存在するかを確認し、有る場合にはステップＳ８０２に進み、無い場合にはステップＳ８０３に進む。 In step S801, the server 400 checks whether a value obtained by adding 1 to the step order value of the approval step information exists in the approval step table 1201 of FIG. 12, and if there is, proceeds to step S802. The process proceeds to step S803.

ステップＳ８０２では、サーバ４００は、承認ステップ情報のうち、承認フローＩＤ１１０２・承認ステップ順１００２をキーとして、対応する承認ステップ情報を図１２の承認ステップテーブル１２０１から取得し、ステップフラグを「２」に更新し、承認ステップ情報の承認フローＩＤ及びステップ順に＋１した値をキーにして、承認ステップテーブル１２０１のステップフラグ１２０２を「１」に更新する。 In step S802, the server 400 acquires the corresponding approval step information from the approval step table 1201 in FIG. 12 using the approval flow ID 1102 and the approval step order 1002 as a key in the approval step information, and sets the step flag to “2”. The step flag 1202 of the approval step table 1201 is updated to “1” using the approval flow ID of the approval step information and the value incremented by 1 in the order of steps as a key.

具体的には、図１２：１００３−２の「ユーザ名：●●花子」のレコードの場合、そのレコードのステップフラグを２に更新し、さらに次のユーザ「ユーザ名：○○次郎」のステップフラグを１に更新する。 Specifically, in the case of the record of “user name: ●● Hanako” in FIG. 12: 1003-2, the step flag of the record is updated to 2, and the step of the next user “user name: XX Jiro” is further updated. Update the flag to 1.

ステップＳ８０３では、サーバ４００は、図１２の承認ステップ情報のうち、承認フローＩＤ１１０２・承認ステップ順１００２をキーとして、対応する承認ステップ情報を図１２の承認ステップテーブル１２０１から取得し、ステップフラグ１２０２を「２」に更新する。 In step S803, the server 400 acquires the corresponding approval step information from the approval step table 1201 in FIG. 12 using the approval flow ID 1102 and the approval step order 1002 as a key in the approval step information in FIG. Update to “2”.

また、承認ステップ情報の承認フローＩＤ１１０２をキーとして、対応する承認フロー情報を図１１の承認フローテーブル１１０１から取得し、完了フラグ１１０９を「１」に更新する。 Also, the corresponding approval flow information is acquired from the approval flow table 1101 of FIG. 11 using the approval flow ID 1102 of the approval step information as a key, and the completion flag 1109 is updated to “1”.

以上で、更新処理の説明を終えるものとする。 This is the end of the description of the update process.

次に、前述のＳ３０９にて概略を述べた公開処理について図９を使って以下に詳細に述べることとする。 Next, the disclosure process outlined in S309 will be described in detail below with reference to FIG.

ステップＳ９０１では、サーバ４００は図１１の承認フロー情報のうち、公開日１１０５が現在の日付以前のもの、完了フラグ１１０９が「１」、公開フラグ１１１０が「０」であるものを条件として、承認フローテーブル１１０１から前記条件式に対応する承認フロー情報を取得する。対応する承認フローが存在しない場合は処理を終了し、取得した承認フロー情報が１件以上ある場合には、ステップＳ９０２に進む。 In step S901, the server 400 approves the approval flow information in FIG. 11 on the condition that the publication date 1105 is before the current date, the completion flag 1109 is “1”, and the publication flag 1110 is “0”. Approval flow information corresponding to the conditional expression is acquired from the flow table 1101. If there is no corresponding approval flow, the process is terminated. If there is one or more acquired approval flow information, the process proceeds to step S902.

ステップＳ９０２では、サーバ４００は取得した承認フロー情報の承認フローＩＤ１１０２をキーに対応する、図１１の承認フローテーブル１１０１のうち、公開フラグ１１１０を「１」に更新し、公開先フォルダパス１１０４に記載されているサーバ４００のフォルダパスに文書ファイルを移動させ、公開とする。 In step S 902, the server 400 updates the disclosure flag 1110 to “1” in the approval flow table 1101 of FIG. 11 corresponding to the approval flow ID 1102 of the acquired approval flow information, and describes it in the disclosure destination folder path 1104. The document file is moved to the folder path of the server 400 and is made public.

ステップＳ９０３では、サーバ４００は取得した承認フロー情報の承認フローＩＤ１１０２をキーに検索して、ファイル取得情報テーブル１３０１のうち、公開フラグ１１１０を「１」に変更する。 In step S903, the server 400 searches for the approval flow ID 1102 of the acquired approval flow information as a key, and changes the disclosure flag 1110 in the file acquisition information table 1301 to “1”.

また、フローチャートでは説明していないが、一定期間削除されていないファイルの一覧を、メールにてユーザ及びユーザの上司に通知するような構成にしても良い。 Although not described in the flowchart, a configuration may be adopted in which a list of files that have not been deleted for a certain period is notified to the user and the user's boss by e-mail.

さらに、上記図３から図９に示した各フローチャートにおける処理は、クライアント側である申請者端末２００や承認者端末３００の処理ではいくつかの判断手段などの機能を含めた形で説明した。しかし、単純にブラウザアプリケーションでのＨＴＭＬファイルの表示を行い、クライアントからはイベントをサーバ４００に送信することでサーバ側はＣＧＩを用いて各ステップを実現する処理を行うなどの変形でも実現できる。 Further, the processes in the flowcharts shown in FIGS. 3 to 9 have been described in the form of including functions such as some determination means in the processes of the applicant terminal 200 and the approver terminal 300 on the client side. However, it is also possible to realize a modification in which an HTML file is simply displayed by a browser application, an event is transmitted from the client to the server 400, and the server performs processing for realizing each step using CGI.

尚、本実施形態では、上述の図１０〜図１３の各種テーブルはサーバ４００の外部メモリ２１１に記憶されているが、これ以外に、上述の各種処理を実現するための各種テーブル（例えば、図１４の参照画面を生成するためのテーブル等）やデータが外部メモリ２１１あるいはデータベース４０１に記憶されている。 In the present embodiment, the various tables shown in FIGS. 10 to 13 are stored in the external memory 211 of the server 400, but in addition to these, various tables (for example, FIG. 14) and data are stored in the external memory 211 or the database 401.

尚、これらの図１０〜図１３の各種テーブルの構成及びその内容は限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。 It should be noted that the configurations and contents of the various tables in FIGS. 10 to 13 are not limited, and needless to say, they are configured with various configurations and contents according to the application and purpose.

以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。 As described above, the embodiment has been described in detail. However, the present invention can take an embodiment as a system, apparatus, method, program, storage medium, or the like, and specifically includes a plurality of devices. The present invention may be applied to a system that is configured, or may be applied to an apparatus that includes a single device.

本発明の実施形態の文書管理システム構成を示す図である。It is a figure which shows the document management system structure of embodiment of this invention. 本発明の実施形態の各種端末のハードウエア構成を示す図である。It is a figure which shows the hardware constitutions of the various terminals of embodiment of this invention. 本発明の実施形態の文書管理システムの基本的な処理フローを示す図である。It is a figure which shows the basic processing flow of the document management system of embodiment of this invention. 本発明の実施形態のファイル情報入力・ワークフロー開始処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the file information input and workflow start process of embodiment of this invention. 本発明の実施形態の公開ファイル削除処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the public file deletion process of embodiment of this invention. 本発明の実施形態の承認フロー受信・ファイル参照・取得処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the approval flow reception * file reference / acquisition process of embodiment of this invention. 本発明の実施形態の承認・ファイル削除処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the approval and file deletion process of embodiment of this invention. 本発明の実施形態の更新処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the update process of embodiment of this invention. 本発明の実施形態の公開処理を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the publication | publishing process of embodiment of this invention. 本発明の実施形態の承認ルートテーブルの一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the approval route table of embodiment of this invention. 本発明の実施形態のワークフローテーブルの一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the workflow table of embodiment of this invention. 本発明の実施形態のワークフローステップテーブルの一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the workflow step table of embodiment of this invention. 本発明の実施形態のファイル取得情報テーブルの一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the file acquisition information table of embodiment of this invention. 本発明の実施形態の仕掛中承認文書の保存画面の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the preservation | save screen of the in-process approval document of embodiment of this invention.

Explanation of symbols

１００ネットワーク（LAN）
２００申請者端末
３００承認者端末
４００文書管理サーバ
４０１データベース 100 network (LAN)
200 Applicant terminal 300 Approver terminal 400 Document management server 401 Database

Claims

Connectable to a workflow server that stores and manages process sequence information indicating the order of workflow approval processes, approver information indicating approvers who approve workflow information in the approval processes, and document files attached to the workflow information In a simple document management device,
Storage means for storing a document file attached to workflow information in the approval step in a storage unit;
An instruction means for instructing the workflow approval process, which has been approved by the approver, to proceed to the next approval process;
When the instruction unit instructs the workflow information attached to the document file to proceed to the next approval step, the document attached to the workflow information instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit Storage determination means for determining whether or not a file is stored in the storage unit by the storage means;
When the storage determining unit determines that the document file attached to the workflow information instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit is stored in the storage unit by the storage unit, the instruction unit A selection accepting means for displaying a selection screen as to whether or not to delete the document file on the display unit when instructing to proceed to the next approval step, and accepting a selection from the selection screen;
Deleting means for deleting the document file stored in the storage unit by the storage means,
When the selection accepting unit accepts a selection not to delete the document file stored in the storage unit by the storage unit from the selection screen, the instruction accepting unit instructs the workflow that has been instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit. The attached document file is left without being deleted from the storage unit of the document management apparatus by the deletion unit, and the selection is made to delete the document file from the storage unit by the selection receiving unit. When received from the screen, the deletion unit deletes the document file attached to the workflow instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit from the storage unit.

Acquisition means for acquiring file acquisition information including public information of the document file stored and managed in the workflow server;
The document file attached to the workflow information stored in the storage unit by the storage unit by using public information of the document file included in the file acquisition information acquired from the workflow server by the acquisition unit. A determination unit for determining whether or not there is the document file to be deleted that has been disclosed in a state accessible by the network as a result of passing through all the approval steps of the workflow,
The deletion unit, when it is determined that there is the document file to be deleted that is publicly accessible in the network as a result of all approval steps of the workflow being performed by the disclosure determination unit, the storage unit The document management apparatus according to claim 1, wherein the document file to be deleted stored in the document is deleted.

Login information receiving means for receiving login information including user identification information for accessing the workflow server;
The acquisition unit uses the user identification information included in the login information received by the login information reception unit, so that the file including the public information of the document file stored in the workflow server in association with the user identification information The document management apparatus according to claim 2, wherein the acquisition information is acquired.

Document file selection accepting means for accepting selection of a document file to be attached to the workflow information;
A publication date setting means for setting a publication date to be published on the network as a result of obtaining approval in all work steps of the workflow for the document file that has received a selection attached to the workflow information by the document file selection accepting means;
Workflow information for approval in the workflow, the document file incidental to the workflow information, and a drafting means for drafting the workflow by sending a publication date for publishing the document file to the workflow server,
When the instruction means receives an instruction to advance the workflow drafted by the drafting means to the next approval step, by sending the storage location of the document file stored in the storage unit by the storage means to the workflow server The document management apparatus according to claim 2, further comprising an updating unit that updates the file acquisition information.

The disclosure determination means includes a status indicating that the approval step information included in the workflow information updated in the workflow server included in the file acquisition information acquired by the acquisition means has completed all approval steps of the workflow. And when the publication information of the document file included in the file acquisition information has passed the publication date set by the publication date setting means, the document file is accessible on the network. The document management apparatus according to claim 4, wherein the document management apparatus is determined as follows.

The information processing apparatus further comprises: deletion information transmitting means for transmitting information indicating that the document file has been deleted to the workflow server in order to update the status information of the document file deleted from the storage unit by the deleting means. Item 6. The document management apparatus according to any one of Items 1 to 5.

The deletion unit, by using the information indicating the storage destination of the document file included in the file acquisition information acquired from the workflow server, the document file to be deleted that is stored in the storage destination of the storage unit The document management apparatus according to claim 2, wherein the document management apparatus is deleted.

The storage means designates a first storage method for storing the document file in a temporary storage area of the storage unit of the document management apparatus, and a specific physical storage area of the storage unit of the document management apparatus. 8. The document management apparatus according to claim 1, wherein the document file is stored by any one of a plurality of storage methods including a second storage method to be stored. .

When the document file is stored in the first storage method of the storage unit, the selection receiving unit uses the instruction unit to advance the workflow information attached to the document file to the next approval step. 9. The document management apparatus according to claim 8, wherein the deletion unit deletes the document file without accepting selection as to whether or not to delete the document file.

It includes process order information indicating the order of workflow approval processes, approver information indicating an approver who approves workflow information in the approval process, a document file attached to the workflow information, and public information of the document file. A document management system including a workflow server for storing and managing file acquisition information, and a document management apparatus connectable to the workflow server,
The workflow server
Transmitting means for transmitting information indicating the work of the workflow to the document management device;
Update means for updating the status information of the workflow by receiving status information of the work process of the workflow executed by the document management device from the document management device;
By using the status information updated by the updating means, a completion judging means for judging whether or not all work steps of the workflow are completed;
Document file publishing means for publishing the document file attached to the workflow information determined to be completed by the completion determining means to be accessible on the network;
The document management apparatus includes:
Storage means for storing a document file attached to workflow information in the approval step in a storage unit;
An instruction means for instructing the workflow approval process, which has been approved by the approver, to proceed to the next approval process;
When the instruction unit instructs the workflow information attached to the document file to proceed to the next approval step, the document attached to the workflow information instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit Storage determination means for determining whether or not a file is stored in the storage unit by the storage means;
When the storage determining unit determines that the document file attached to the workflow information instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit is stored in the storage unit by the storage unit, the instruction unit A selection accepting means for displaying a selection screen as to whether or not to delete the document file on the display unit when instructing to proceed to the next approval step, and accepting a selection from the selection screen;
Deleting means for deleting the document file stored in the storage unit by the storage means,
When the selection accepting unit accepts a selection not to delete the document file stored in the storage unit by the storage unit from the selection screen, the instruction accepting unit instructs the workflow that has been instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit. The attached document file is left without being deleted from the storage unit of the document management apparatus by the deletion unit, and the selection is made to delete the document file from the storage unit by the selection receiving unit. When received from the screen, the deletion unit deletes the document file attached to the workflow instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit from the storage unit.

Connectable to a workflow server that stores and manages process sequence information indicating the order of workflow approval processes, approver information indicating approvers who approve workflow information in the approval processes, and document files attached to the workflow information And a control method for controlling a document management apparatus comprising a storage means for storing a document file attached to workflow information in the storage section in the approval step,
An instruction step for instructing the document management apparatus to advance the approval process of the workflow, which has been approved by the approver, to the next approval process;
When the storage determination unit of the document management apparatus gives an instruction to advance the workflow information attached to the document file to the next approval process in the instruction step, the instruction is given to advance to the next approval process in the instruction step. A storage determination step of determining whether or not a document file attached to the workflow information is stored in the storage unit by the storage unit;
The document file attached to the workflow information instructed by the selection accepting unit of the document management apparatus to proceed to the next approval step in the instruction step in the storage determination step is stored in the storage unit in the storage unit. When determining that the document file is to be deleted when instructing to proceed to the next approval step in the instruction step, display a selection screen on the display unit,
A selection acceptance step for accepting a selection from the selection screen;
A deletion step of deleting a document file stored in a storage unit by the storage unit, the deletion unit of the document management device,
In the selection receiving step, when the selection not to delete the document file stored in the storage unit by the storage unit is received from the selection screen, the workflow instructed to proceed to the next approval step by the instruction step The attached document file is left without being deleted from the storage unit of the document management apparatus in the deletion step, and the selection for deleting the document file from the storage unit in the selection receiving step is selected. When received from the screen, the deleting step deletes a document file attached to the workflow instructed to proceed to the next approval step in the instructing step from the storage unit. Method.

Connectable to a workflow server that stores and manages process sequence information indicating the order of workflow approval processes, approver information indicating approvers who approve workflow information in the approval processes, and document files attached to the workflow information A program executed in a document management apparatus comprising a storage means for storing a document file attached to workflow information in the storage step in the approval step,
The document management device;
An instruction means for instructing the workflow approval process, which has been approved by the approver, to proceed to the next approval process;
When the instruction unit instructs the workflow information attached to the document file to proceed to the next approval step, the document attached to the workflow information instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit Storage determination means for determining whether or not a file is stored in the storage unit by the storage means;
When the storage determining unit determines that the document file attached to the workflow information instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit is stored in the storage unit by the storage unit, the instruction unit A selection accepting means for displaying a selection screen as to whether or not to delete the document file on the display unit when instructing to proceed to the next approval step, and accepting a selection from the selection screen;
Functioning as a deletion unit that deletes the document file stored in the storage unit by the storage unit;
When the selection accepting unit accepts a selection not to delete the document file stored in the storage unit by the storage unit from the selection screen, the instruction accepting unit instructs the workflow that has been instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit. The attached document file is left without being deleted from the storage unit of the document management apparatus by the deletion unit, and the selection is made to delete the document file from the storage unit by the selection receiving unit. When received from the screen, the deletion unit deletes the document file attached to the workflow instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit from the storage unit.

It includes process order information indicating the order of workflow approval processes, approver information indicating an approver who approves workflow information in the approval process, a document file attached to the workflow information, and public information of the document file. A control method for controlling a document management system comprising: a workflow server that stores and manages file acquisition information; and a document management device that includes a storage unit that stores a document file attached to the workflow information in the approval process in a storage unit. ,
In the workflow server,
A transmission step in which transmission means of the workflow server transmits information indicating the work of the workflow to the document management device;
An update step in which the update means of the workflow server updates the status information of the workflow by receiving status information of the work process of the workflow executed by the document management device from the document management device;
A completion determination step for determining whether or not all work steps of the workflow are completed by using the status information updated in the update step by the completion determination unit of the workflow server;
The document file publishing means of the workflow server publishes the document file attached to the workflow information that is determined to have completed all the workflow approval steps in the completion determining step to be accessible on the network. A document file publishing step,
In the document management apparatus,
An instruction step in which the instruction means of the document management apparatus instructs the workflow approval process approved by the approver to proceed to the next approval process;
When the storage determination unit of the document management apparatus instructs to advance the workflow information attached to the document file to the next approval step in the instruction step, the instruction unit advances an instruction to advance to the next approval step. A storage determination step for determining whether or not a document file attached to the workflow information is stored in the storage unit by the storage unit;
The document file attached to the workflow information instructed by the selection receiving unit of the document management apparatus to proceed to the next approval step in the instruction step in the storage determination step is stored in the storage unit in the storage unit. If it is determined that the document file is to be deleted, when the instruction is made to proceed to the next approval step in the instruction step, a selection screen as to whether or not to delete the document file is displayed on the display unit, and selection from the selection screen is accepted. A selection acceptance step;
A deletion step of deleting the document file stored in the storage unit by the storage unit, the deletion unit of the document management device,
When the selection accepting unit of the document management apparatus accepts a selection not to delete the document file stored in the storage unit by the storage unit from the selection screen, the instruction to proceed to the next approval step by the instruction step The document file attached to the workflow that has been deleted is left without being deleted from the storage unit of the document management apparatus in the deletion step, and the document file is deleted from the storage unit in the selection receiving step. When the selection to be accepted is received from the selection screen, the deletion step deletes the document file attached to the workflow instructed to proceed to the next approval step by the instruction step from the storage unit. A control method for controlling the system.

It includes process order information indicating the order of workflow approval processes, approver information indicating an approver who approves workflow information in the approval process, a document file attached to the workflow information, and public information of the document file. The workflow server of the document management system including a workflow server that stores and manages file acquisition information, and a document management device that includes a storage unit that stores a document file attached to the workflow information in the approval process in a storage unit;
Transmitting means for transmitting information indicating the work of the workflow to the document management device;
Update means for updating the status information of the workflow by receiving status information of the work process of the workflow executed by the document management device from the document management device;
By using the status information updated by the updating means, a completion judging means for judging whether or not all work steps of the workflow are completed;
A program for functioning as a document file publishing unit for publishing the document file attached to the workflow information determined to be completed by the completion determining unit to be accessible on a network; ,
The document management device;
An instruction means for instructing the workflow approval process, which has been approved by the approver, to proceed to the next approval process;
When the instruction unit instructs the workflow information attached to the document file to proceed to the next approval step, the document attached to the workflow information instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit Storage determination means for determining whether or not a file is stored in the storage unit by the storage means;
When the storage determining unit determines that the document file attached to the workflow information instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit is stored in the storage unit by the storage unit, the instruction unit A selection accepting means for displaying a selection screen as to whether or not to delete the document file on the display unit when instructing to proceed to the next approval step, and accepting a selection from the selection screen;
Functioning as a deletion unit that deletes the document file stored in the storage unit by the storage unit;
When the selection accepting unit accepts a selection not to delete the document file stored in the storage unit by the storage unit from the selection screen, the instruction accepting unit instructs the workflow that has been instructed to proceed to the next approval step by the instruction unit. The attached document file is left without being deleted from the storage unit of the document management apparatus by the deletion unit, and the selection is made to delete the document file from the storage unit by the selection receiving unit. When received from the screen, the deleting means deletes a document file attached to the workflow instructed to proceed to the next approval step by the instruction means from the storage unit,
The program characterized by having.