JP4902482B2 - 情報出力許可装置およびシステムならびに情報持出し許可に関する認証方法 - Google Patents

Description

本発明は、メディアの盗難、紛失による社外への情報漏洩を考慮して、クライアントからの持出し制御を行なう、情報出力許可装置およびシステムならびに情報持出し許可に関する認証方法に関する。

２００５年度に施行された個人情報保護法により、情報漏洩対策は企業にとって組織の信用にかかわる重要な問題になってきている。その対策として、社外に漏洩されてはならない重要な情報については、基本的にはリムーバルメディア（可搬型外部記憶媒体）や携帯ＰＣ（Personal Computer）に記憶させて社外へ持出すことを禁止し、やむを得ず社外への持出しが必要とされる場合は、暗号化を強制するシステムが従来提案されている（例えば、特許文献１、２参照）。

また、組織内のユーザに対し、イントラネット等の通信網へのアクセス、ＰＣ上のファイルアクセス、ファイル持出し制御を含むセキュリティポリシーを配布、更新するセキュリティポリシーの配布に関するシステムも提案されており（例えば、特許文献３参照）、更に、組織内における機密情報を外部に持出し編集する必要が生じた場合に、持出された機密情報が漏洩しないように編集可能な情報漏洩防止方法についても提案されている（例えば、特許文献４参照）。

特開２００６−３４３８８７号公報（段落「０００８」〜「００１６」、図１） 特開２００７−１８８４４５号公報（段落「００２４」〜「００４０」、図１） 特開２００６−２４３７９１号公報（段落「０００８」〜「００２０」、図１） 特開２００７−１１５１１号公報（段落「０００５」、図１１）

前記した従来の情報漏洩防止対策によれば、セキュリティ対策強化のために、メディアの盗難、紛失による社外への情報漏洩を考慮して、クライアントからの情報持出し制御が行なわれている。ここで、「情報持出し制御」とは、申請者からの情報持出し要求に対して管理者から払い出されるユーザＩＤやパスワート等のログインアカウント情報に基づき、例えばサーバによる認証を行い、ログインが許可された場合にはその情報持出しの許可と、ログインできなかった場合はその情報持出しの禁止を行なうことをいう。

前記した情報持出し制御において、ログインアカウント情報は、従来、認証管理台帳や記憶媒体により手作業で行なっていたため、管理者の管理負荷が大きく、また、第３者によるチェックが行なわれてもそれが電子化されていなかったため、セキュリティ強度が脆弱であった。

本発明は、前記した課題を解決するためになされたものであり、認証管理台帳や認証管理媒体を不要とし、かつ、セキュリティ面での強化をはかった、情報出力許可装置およびシステムならびに同システムにおける情報持出し許可に関する認証方法等を提供することを目的とする。

本発明の情報出力許可システムは、可搬型外部記憶媒体を有する申請端末と、承認端末と、情報出力許可装置とが通信網経由で接続され、構成される。前記した構成により、申請者が申請端末を操作して持出し日時や持出し時間帯に関する情報出力許可申請データの電子承認申請を行い、これをワークフロー等により参照した第３者が承認端末を操作して承認処理を行なう。情報出力許可装置は、承認端末で承認処理が行なわれた持出し案件について、申請端末に対して前記した時間帯にのみ有効となるユーザアカウント情報を自動払出しする。このとき情報出力許可装置は、申請者の情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、その出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報を生成することとする。

そして、情報出力許可装置は、申請端末から先に払出されたユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信したとき、出力許可時間帯情報に相当する時間帯に可搬型外部記憶媒体への情報出力を有効にする。また、情報出力許可装置は、前記した情報出力許可申請データの更新履歴により、第３者による承認、および申請者による持出し目的等を管理することで不正持出しを把握し、不正認証を回避することができる。

本発明によれば、認証管理台帳や認証管理媒体を不要とし、かつ、セキュリティ面での強化をはかった、情報出力許可装置およびシステムならびに情報持出し許可に関する認証方法を提供することができる。

以下、本発明の実施形態について図面を参照して説明する。
図１は、本発明の実施の形態に係る情報出力許可システムのシステム構成の一例を示す図である。図１に示されるように本発明の実施の形態に係る情報出力許可システム１は、情報出力許可装置１０と、ＵＳＢ（Universal Serial Bus）メモリ等の可搬型外部記憶媒体１４０を有する申請端末としての申請ＰＣ１４と、承認端末としての承認ＰＣ１５とが、ＩＰ（Internet Protocol）網および社内ＬＡＮ（Local Area Network）等から成る通信網１３経由で接続され、構成される。

前記したシステム構成において、申請ＰＣ１４は、社内ユーザである申請者によって操作入力がなされ、可搬型外部記憶媒体１４０への情報出力希望日時を含む情報出力許可申請データを生成し、ワークフローにより、通信網１３経由で、承認ＰＣ１５および情報出力許可装置１０へ送信する。承認ＰＣ１５は、申請ＰＣ１４から送信される情報出力許可申請データを所属上長等の第３者が閲覧精査することによって承認処理を行なう。

情報出力許可装置１０は、承認ＰＣ１５で承認処理がなされた対象ファイルに対して情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、この出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報を生成して申請ＰＣ１４に送信するとともに、申請ＰＣ１４から受信したユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信した場合、その出力許可時間帯に相当する時間帯に限り、ＵＳＢメモリ等の可搬型外部記憶媒体１４０への情報出力を有効にする。詳細については後記する。

なお、情報出力許可装置１０は、申請者により操作入力される情報出力許可申請データが格納される申請ＤＢ１１、および承認ＰＣ１５により承認された対象ファイルに対して払出されるユーザアカウント情報等が格納されるユーザＤＢ１２と、情報出力が許可されたファイル名の集合である持出し許可ファイルリストが登録された持出し許可ＤＢ２０（第２の記憶手段）と、を有する。なお、申請ＤＢ１１およびユーザＤＢ（第１の記憶手段）は、定期更新タイミング、あるいはイベント発生を契機にその内容が更新され作業履歴としても参照される。いずれも詳細は後記する。

図２は、情報出力許可システムの概略動作シーケンスを示す図である。図１に示す情報出力許可システム１の動作シーケンス図であり、ここでは、申請ＰＣ１４と、承認ＰＣ１５と、情報出力許可装置１０との間の概略動作の流れが示されている。図２において、まず、申請ＰＣ１４は、申請者が操作入力することにより、可搬型外部記憶媒体１４０への情報出力希望日時を含む情報出力許可申請データを生成し、その情報出力許可申請データをワークフロー等により承認ＰＣ１５、および情報出力許可装置１０へ送信する（ステップＳ２０１：持出し申請）。

なお、情報出力許可申請データには、情報出力希望日時の他に、申請日、申請者名、出力目的、出力媒体形式、出力形式（暗号）、配布先等の情報も含まれるものとする。

これを受け、所属上長は、承認ＰＣ１５を操作することにより受信した情報出力許可申請データを参照し、対象ファイルの情報出力の承認処理を行なう（ステップＳ２０２：持出し申請許可）。なお、この時点で申請ＤＢ１１には、情報出力許可申請データに承認者情報等が付加され更新される。

また、情報出力許可装置１０は、承認処理がなされた対象ファイルに対してファイル出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、その出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報を生成し（ステップＳ２０３：ユーザアカウントの払出し）、申請端末１４に送信する（ステップＳ２０４：ユーザアカウント通知）。このとき同時に、情報出力許可装置１０は、生成されたユーザアカウント情報を管理するためにユーザ毎ファイルを生成してユーザＤＢ１２に格納する。

一方、情報出力許可装置１０は、申請端末１４から先に払出されたユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信した場合（ステップＳ２０５：ログイン）、先に生成された出力許可時間帯情報に相当する時間帯に限り可搬型外部記憶媒体１４０へのファイル出力を有効にするユーザアカウント認証を行ない（ステップＳ２０６：ユーザアカウント認証）、その認証結果を情報出力許可申請入力があった申請ＰＣ１４へ送信する（ステップＳ２０７：認証結果出力）。

そして、ユーザアカウント認証により情報の持出しを許可されたユーザ（申請端末１４）は、可搬型外部記憶媒体１４０にその対象ファイルの情報出力を行なう（ステップＳ２０８：情報出力）。

なお、図２のシーケンス図には示されていないが、情報出力許可装置１０は、更に、出力予定日翌日（出力許可時間帯を過ぎた）になった場合、無効になったユーザアカウント情報を削除し、申請ＤＢ１１、ユーザＤＢ１２に反映させるものである。

前記した本発明の実施の形態に係る情報出力許可システム１によれば、（１）申請ＰＣ１４は、可搬型外部記憶媒体１４０への情報出力希望日時を含む情報出力許可申請データの電子承認申請を行い、（２）これをワークフロー等により参照した第３者が承認ＰＣ１５を操作することにより承認処理を行い、（３）情報出力許可装置１０が、申請ＰＣ１４から送信される情報出力許可申請データに基づき、情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、この出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報の自動払出しを行ない、（４）情報出力許可装置１０が、申請ＰＣ１４から先に払出されたユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信した場合、前記した出力許可時間帯情報に相当する時間帯に可搬型外部記憶媒体１４０へのファイル出力を有効にすることで、ユーザアカウント情報の払出しに認証管理台帳や認証管理媒体を不要とし、また、情報出力に許可時間帯情報を付加することでセキュリティ面での強化をはかることができる。

また、本発明の実施の形態に係る情報出力許可システム１によれば、前記した情報出力許可申請データの更新履歴を参照することにより、第３者による承認および申請者による持出し目的等を管理することで不正持出しを把握し、不正認証を回避することができる。

図３は、情報出力許可装置の内部構成を機能展開して示した図である。図３に示されるように、本発明の実施の形態に係る情報出力許可装置１０は、機能的には、申請入力データ取得部１０１と、申請入力データ管理部１０２と、承認入力データ取得部１０３と、ＤＢ（Data Base）参照・更新制御部１０４と、時刻監視部１０５と、アカウント情報生成部１０６と、アカウント情報送信部１０７と、アカウント情報入力取得部１０８と、情報出力認証部１０９と、認証結果送信部１１０と、報知情報送信部１１１とによりブロック分けされ、構成される。

申請入力データ取得部１０１（申請入力データ取得手段）は、申請者が申請ＰＣ１４を操作することにより生成される情報出力許可申請データを取込んで申請入力データ管理部１０２へ供給する機能を有する。また、申請入力データ管理部１０２（申請入力データ管理手段）は、取込んだ情報出力許可申請データを申請ＤＢ１１に格納し、取込んだ情報出力許可申請データを承認ＰＣ１５へ送信して電子承認要求を行なう機能を有する。

なお、申請ＤＢ１１に格納される情報出力許可申請データのデータ形式については図４にその一例が示されており、その詳細は後記する。

承認入力データ取得部１０３は、承認ＰＣ１５による情報出力の承認処理後に入力される承認者や承認日等のデータを取込み、その内容をＤＢ参照・更新制御部１０４経由で申請ＤＢ１１に反映させる機能を有する。

また、ＤＢ参照・更新制御部１０４は、前記した申請ＤＢ１１、あるいは後記するユーザＤＢ１２に格納された、それぞれ、情報出力許可申請データ、ユーザアカウント情報を参照する他、定期更新タイミング、および承認処理等のイベント発生時に、追加、削除等の更新処理を行なう機能を有する。ここで、「イベント」とは、情報出力許可申請データの入力時、情報出力許可申請データの登録時、承認ＰＣ１５による承認処理後、ユーザアカウント情報の送信後、出力許可時間帯における出力日、出力日翌日、等とし、更新されたデータは作業履歴として不定期に参照されるものとしてもよい。

このため、ＤＢ参照・更新制御部１０４は、「承認端末による承認処理、前記ユーザアカウント情報の送信、前記出力許可時間帯における出力日の認知、前記出力日翌日の認知のうちの少なくとも一つのイベント発生を契機に、前記第１の記憶手段に格納された情報出力許可申請データを更新する情報更新手段」として機能する。

時刻監視部１０５は、内蔵タイマにより時刻を計時して情報出力許可申請データに含まれる情報出力希望日時を監視する他、前記した定期更新タイミングの生成等を行なう。
また、アカウント情報生成部１０６は、申請ＤＢ１１に格納された情報出力許可申請データに基づき、情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、この出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報を生成してアカウント情報送信部１０７へ供給する機能を有する。アカウント情報送信部１０７は、アカウント情報生成部１０６により生成されたユーザアカウント情報を申請ＰＣ１４へ送信する機能を有する。

このため、アカウント情報生成部１０６とアカウント情報送信部１０７は協働して、「申請端末（申請ＰＣ１４）から送信される、前記外部記憶媒体への情報出力希望日時を含む情報出力許可申請データに基づき、前記情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、前記出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報を生成して前記申請端末に送信するアカウント情報生成・送信手段」として機能する。

一方、アカウント情報入力取得部１０８は、申請ＰＣ１４が情報出力許可装置１０に対してログインするときに入力するユーザアカウント情報を取込んで情報出力認証部１０９へ供給する機能を有する。

また、情報出力認証部１０９は、ユーザＤＢ１２に格納されたユーザアカウント情報と入力されたユーザアカウント情報との照合を行い、入力されたユーザアカウント情報が示す出力許可時間帯情報に相当する時間帯に限り申請ＰＣ１４が有する可搬型外部記憶媒体１４０へのファイル出力を有効にする機能を有し、認証結果送信部１１０を介してその認証結果を申請ＰＣ１４に送信する。

このため、情報出力認証部１０９と認証結果送信部１１０は協働して、「申請端末から前記ユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信し、前記出力許可時間帯情報に相当する時間帯に前記外部記憶媒体へのファイル出力を有効にする情報出力認証手段」として機能する。

また、情報出力認証部１０９は、出力許可時間帯を超えて例えば１回目のログイン要求があった場合、可搬型外部記憶媒体１４０への情報出力を禁止する他に、報知情報送信部１１１を制御することにより、申請ＤＢ１１に格納された更新履歴を参照して１回目のログインに失敗した場合は、申請者に対して注意喚起のためのワーニングを行い、２回目のログイン失敗時はメールによる上長通知、３回目のログイン失敗時は申請者のＷＷＷ（World Wide Web）への掲載、更に回数を重ねてログイン失敗を試みた場合はそのソースを管理者に転送する等の報知を行なう。

更に、情報出力認証部１０９は、申請ＤＢ１１に格納された情報出力許可申請データ（出力内容詳細メモ）に含まれる持出しファイル名と、持出し許可ＤＢ２０（第２の記憶手段）にあらかじめ登録されてある情報出力が許可されたファイル名との照合を行い、報知情報送信部１１１を介し、管理者端末（図示せず）にメール送信を行なう。前記した照合は、管理者が、管理者端末を操作することにより発せられるイベント（照合指示）に基づき不定期に実行される。

このため、情報出力認証部１０９と報知情報送信部１１１は協働して、「申請端末から前記出力許可時間帯を超えてログイン要求を受信した場合、前記可搬型外部記憶媒体への情報出力を禁止するとともに、前記第１の記憶手段に格納された更新された情報出力許可申請データにしたがい、前記申請端末、もしくは承認端末宛に注意喚起のメールを送信する情報出力認証手段」として、更には、「第２の記憶手段に格納されたファイル名と、前記第１の記憶手段に格納された前記情報出力許可申請データに含まれるファイル名との照合を不定期に実行し、情報出力許可対象外のファイルを検出した場合に管理者宛報知する情報出力認証手段」としても機能する。

図４Ａおよび図４Ｂは、申請ＤＢのデータ構造の一例を示す図である。図４Ａおよび図４Ｂに示されるように、申請ＤＢ１１は、「会社コード」、「申請番号」、「状態区分」、「申請年月日」、「申請者」、「申請者メールＩＤ」、「承認年月日」、「承認者」、「出力許可通知日」、「ログイン設定完了通知日」、「ログイン完了日」、「出力目的区分」、「出力目的メモ」、「出力内容詳細メモ」、「出力媒体形式」、「出力媒体形式メモ」、「暗号化形式区分」、「持出区分」、「持出メモ」、「配布区分」、「配布メモ」、「破棄区分」、「出力申請年月日」、「出力申請時間（分）」、「出力予定ＰＣ資産番号」、「グループＩＤ」、「ユーザＩＤ」、「更新日時」、「更新者」の各データ項目から構成される。

このうち、図４Ａに示す「状態区分」は、承認前（１）、承認後（２）、通知済み（３）、ログイン許可設定済み（４）、削除済み（５）で管理される。「出力目的区分」は、顧客納品／提出（０）、デモ用資料（１）、打ち合わせ資料（２）、その他（３）の中から、「出力媒体形式」は、ＣＤ／ＤＶＤ（０）、ＵＳＢメモリ（１）、ＦＤ（２）、その他（３）、の中から、申請ＰＣ１４を操作して選択入力することになっている。

また、図４Ｂに示す「暗号化形式区分」は、暗号化する（０）、暗号化しない（１）、の中から申請者が申請ＰＣ１４を操作して選択入力することになっている。「持出し区分」は、ファイル名等の具体的な持出し状況を含み、持出さない（０）（同一拠点内）、持出す（１）（郵便、宅急便（登録商標）を含む）、の中から、「配布区分」は、具体的な配布先の記述を含み、社外に配布しない、社外に配布する、の中から、「廃棄区分」は、媒体毎情報を配布するため持ち帰らず廃棄も不要（０）、その場で情報を削除し媒体は持ち帰る（１）、情報を保持したまま媒体を持ち帰る（２）、の中から、「暗号化形式区分」は、暗号化する（０）、暗号化しない（１）、の中から申請者が申請ＰＣ１４を操作して選択入力することになっている。

さらに、「出力申請年月日」と、「出力申請時間（分）」は、申請者の情報出力希望日時である。

なお、前記した各データ項目のうちの幾つかは、入力中のデータを保存する保留時、データ入力が完了して第３者に承認依頼を行なう申請時、承認ＰＣ１５による承認後、ユーザアカウント情報のメール送信後、タイマ監視による出力日、および出力翌日に更新され、これらは、後日、情報出力許可装置１０により作業履歴として利用されるものとする。

図５は、ユーザＤＢのデータ構造の一例を示す図である。図５に示されるように、ユーザＤＢ１２は、「会社コード」、「グループＩＤ」、そして、ユーザアカウント情報としての「ユーザＩＤ」、「パスワード」、更には、「申請番号」、「出力申請年月日」、「出力申請時間（分）」、「更新日時」、「更新者」の各データ項目から構成される。

なお、前記したデータ項目のうちの幾つかは、ユーザアカウント情報のメール送信後、タイマ監視による出力日、および出力翌日に更新されるものとする。

図６は、情報出力許可申請時の動作を示すフローチャートである。以下、図６に示すフローチャートを参照しながら、図３〜図５に示す本発明の実施の形態に係る情報出力許可装置の動作について詳細に説明する。

申請者は、まず、申請ＰＣ１４に表示された社内情報サービスのメインメニューの中から「情報出力申請入力メニュー」を選択したものとする（ステップＳ６０１“Ｙｅｓ”）。なお、選択しないときは、メインメニューが表示されている（ステップＳ６０１“Ｎｏ”）。

このとき、申請ＰＣ１４には、例えば、図８にその画面構成の一例が示される「申請入力画面」が表示され、申請者は、そのデータ項目毎に操作入力を行なう。ここでいうデータ項目とは、図４に示した情報出力許可申請データと一致するが、「承認年月日」、「承認者」、「出力許可通知日」、「ログイン設定完了通知日」、「ログイン完了日」、「ユーザＩＤ」、「更新日時」、「更新者」については、作業履歴として未だ反映されていない状態である。

情報出力許可装置１０は、申請入力データ取得部１０１で入力された情報出力許可申請データを取り込み、申請入力データ管理部１０２へ供給する（ステップＳ６０２）。そして、申請入力データ管理部１０２は、申請者による「申請入力画面」下部に割り付けられたボタン操作により、「申請する」ボタン押下時（ステップＳ６０３“申請”）、ワークフローによりメールで所属上長宛（承認ＰＣ１５宛）承認要求を行い（ステップＳ６０４）、「保留する」ボタン押下時（ステップＳ６０３“保留”）、入力中の情報出力許可申請データを申請ＤＢ１１に格納し（ステップＳ６０５）、「キャンセルする」ボタン押下時（ステップＳ６０３“キャンセル”）、入力中の情報出力許可申請データを破棄して終了する（ステップＳ６０６）。

なお、先にワークフローにより承認要求を受けた所属上長は、承認ＰＣ１５を操作することにより、図９にその画面構成の一例が示される「申請登録画面」を参照することができ、この申請登録画面に表示された、先に承認要求を受けた「申請番号」に一致する情報出力許可申請データを精査し、対象ファイルの持出しを許可する承認処理を行なう（ステップＳ６０７、Ｓ６０８）。なお、ここで、承認処理とは、所属上長が、「承認年月日」、「承認者」、「出力許可通知日」を入力して申請許可メールを申請者宛（申請ＰＣ１４宛て）送信することをいう。

前記した承認処理が実行された場合（ステップＳ６０８“Ｙｅｓ”）、情報出力許可装置１０は、承認入力データ取得部１０３がその承認入力データを取り込んでＤＢ参照・更新制御部１０４へ供給する。ＤＢ参照・更新制御部１０４は、時刻監視部１０５により監視される定期更新タイミングの到来を待って、申請ＤＢ１１に保持された該当の申請番号に相当する情報出力許可申請データに、「承認年月日」、「承認者」、「出力許可通知日」、「更新日時」を書込み、申請ＤＢ１１の内容を更新する（ステップＳ６０９）。なお、持出し許可対象外のファイルである等の理由により承認処理が行なわれなかった場合は（ステップＳ６０８“Ｎｏ”）、処理を終了する。

承認ＰＣ１５により承認処理が実行され、申請ＤＢ１１が更新された後、アカウント情報生成部１０６は、時刻監視部１０５により監視される定期更新タイミングに同期して（ステップＳ６１０“Ｙｅｓ”）、申請ＤＢ１１からＤＢ参照・更新制御部１０４を介して読み出される該当の申請番号を有する情報出力許可申請データの「出力申請年月日」および「出力申請時間」（情報出力希望日時）に基づき、この情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、この出力許可時間帯情報を含む、ユーザＩＤ、パスワードから成るユーザアカウント情報を自動生成してアカウント情報送信部１０７へ出力する（ステップＳ６１１）。なお、定期更新タイミングでない場合（ステップＳ６１０“Ｎｏ”）、アカウント情報生成部１０６は、定期更新の監視を継続する。

続いてアカウント情報送信部１０７は、アカウント情報生成部１０６により生成されたユーザアカウント情報を申請ＰＣ１４宛に、通信網１３経由で送信する。ここでは、ユーザアカウント情報はメールで送信されるものとし、図１０にそのメールのデータ形式の一例が示されている。

図１０に示されるように、ここではユーザアカウント情報（使用可能アカウント情報）として、「ログインＩＤ」、「パスワード」、「出力許可時間」に関する情報が申請者に通知されるものとする。

なお、ＤＢ参照・更新制御部１０４は、アカウント情報生成部１０６でユーザアカウント情報が生成され、アカウント情報送信部１０７により生成されたユーザアカウント情報が申請ＰＣ１４へ送信されるのと並行して、生成されたユーザアカウント情報（「ユーザＩＤ」）、「パスワード」）の他に、「会社コード」、「グループＩＤ」、「申請番号」、「出力申請年月日」、「出力申請時間（分）」、「更新日時」、「更新者」の各データ項目から成るユーザ毎ファイルを生成してユーザＤＢ１２に格納する。

また、ＤＢ参照・更新制御部１０４は、時刻監視部１０５の監視による定期更新タイミングの到来を待って、申請ＤＢ１１の内容を更新（「ログイン設定完了通知日」、「更新日時」の書込み）することで生成されたユーザアカウント情報を反映させる（ステップＳ６１２）。

図７は、情報出力認証時の動作を示すフローチャートである。以下、図７に示すフローチャートを参照しながら図３〜図５に示す本発明の実施の形態に係る情報出力許可装置の動作について詳細に説明する。

情報出力許可装置１０の時刻監視部１０５は、前記した定期更新タイミングの他に、内部時計により出力予定日（情報出力許可時間帯）も監視している。すなわち、出力予定日に（ステップＳ７０１“出力予定日”）、申請ＰＣ１４により、先にメールで通知されたユーザアカウント情報に基づくログイン要求があった場合（ステップＳ７０２“Ｙｅｓ”）、情報出力許可装置１０は、アカウント情報入力取得部１０８でそのアカウント情報を取込み、情報出力認証部１０９によるログイン認証を開始する。なお、ログイン要求がない場合（ステップＳ７０２“Ｎｏ”）、情報出力許可装置１０は、ログイン要求の監視を継続する。

具体的に、申請ＰＣ１４は、情報出力許可装置１０にログインするとき、図１１にその画面構成の一例が示される「ログイン画面」を開き、先にメールで通知されたユーザアカウント情報（ユーザＩＤおよびパスワード）を入力する。なお、先にメール送信されたユーザアカウント情報は、図１２にその画面構成の一例が示される、ログインが許可された申請者のみ参照可能な「参照画面」を開くことにより確認が可能である。

情報出力認証部１０９は、ユーザＤＢ１２を参照することにより読み出されたユーザアカウント情報と、アカウント情報入力取得部１０８が取込んだユーザアカウント情報（ユーザＩＤおよびパスワード）とを照合し（ステップＳ７０３）、更に、時刻監視部１０５により監視される時間と出力許可時間帯情報との照合により（ステップＳ７０４）、申請ＰＣ１４による可搬型外部記憶媒体１４０への情報出力を許可するか否かの判定を行なう。

すなわち、情報出力認証部１０９でログインしたユーザが申請者本人であることが判定され、かつ、時刻監視部１０５によるタイマ出力がアカウント情報生成部１０６により生成されユーザＤＢに格納された出力許可時間帯であることが判定された場合（ステップＳ７０４“Ｙｅｓ”）、認証結果送信部１１０は、申請ＰＣ１４に情報出力を許可するメールを送信する（ステップＳ７０５）。このことにより、申請ＰＣ１４は、可搬型外部記憶媒体１４０に対象ファイルの情報出力を行なうことが可能になる。

また、このとき、ＤＢ参照・更新制御部１０４は、時刻監視部１０５による定期更新タイミングの到来を待ち、申請ＤＢ１１に対して、「ログイン設定完了通知日」を書き込んで申請ＤＢ１１の更新を行なう（ステップＳ７０６）。

なお、情報出力認証部１０９は、前記した出力許可時間帯以外にログイン要求を受信した場合（ステップＳ７０４“Ｎｏ”）、認証結果送信部１１０が要求のあった申請ＰＣ１４に情報出力を禁止するメールを送信するとともに、報知情報送信部１１１により、注意喚起のために以下の処理を行なう。

すなわち、情報出力認証部１０９は、ＤＢ参照・更新制御部１０４を介して更新された申請ＤＢ１１を参照し、例えば、１回目のログイン失敗時は、報知情報送信部１１１により申請ＰＣ１４に対して注意喚起のためのメール送信（ワーニング）を行い、２回目のログイン失敗に対しては承認ＰＣ１５（所属上長）にメール送信を行い、３回目のログイン失敗に対しては申請者のＷｅｂへの掲載を行い、更に回数を重ねてログインを試みた場合はそのソースを管理者に転送する等の報知を行なう（ステップＳ７０７）。

一方、時刻監視部１０５による時刻監視において、出力予定日の翌日となったことが通知された場合（ステップＳ７０１“翌日”）、ＤＢ参照・更新制御部１０４は、ユーザＤＢ１２からその申請番号に該当するユーザアカウント情報の他にデータ項目の全てを削除し（ステップＳ７０８）、また、申請ＤＢ１１に、「ログイン完了日」、「更新日時」を書き込み、データ更新を行なう（ステップＳ７０６）。

なお、図７のフローチャートには図示省略されているが、報知情報送信部１１１は、情報出力認証部１０９による制御の下、ＤＢ参照・更新制御部１０４により参照される申請ＤＢ１１（情報出力許可申請データの「出力内容詳細」）と、持出し許可ＤＢ２０に登録されてある持出し許可ファイルリストとの照合を行い、許可対象外のファイルの持出しを検出した場合に管理者宛メールで報知してもよい。なお、この照合は管理者の指示に基づき不定期に行なわれ、このことにより、不正持出しを的確には把握することができ、管理者に自動的に通知することができる。

前記した本発明の実施の形態に係る情報出力許可装置１０によれば、情報出力許可装置１０が、出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報の自動払出しを行ない、申請ＰＣ１４から払出されたユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信した場合にその出力許可時間帯情報に相当する時間帯に可搬型外部記憶媒体１４０へのファイル出力を有効にすることで、ユーザアカウント情報を管理する認証管理台帳や媒体を不要とし、セキュリティ面での強化をはかることができる。

また、情報出力許可装置１０は、承認端末１５による承認処理後、ユーザアカウント情報の送信後、出力許可時間帯における出力日、出力日翌日等のイベント発生を契機に、申請ＰＣにより入力される情報出力許可申請データを更新し、その更新履歴を定期的、あるいは不定期に参照することにより、第３者による承認、および申請者による持出し目的等を管理することができ、このことにより不正持出しを把握し、不正認証を回避することができる。

なお、前記した本発明の実施形態によれば、情報出力許可装置１０は、単一のサーバとして説明したが、これには限らない。通信網１３を介して申請ＰＣ１４や承認ＰＣ１５とのインタフェースになるＷｅｂサーバと、申請ＤＢ１１およびユーザＤＢ１２の更新管理を行なうＤＢサーバと、ユーザアカウント情報の生成払出し、およびこのユーザアカウント情報によるログイン時の情報出力認証を行なうアプリケーションサーバ等により負荷分散するマルチコンピュータで構成する形態であってもよい。

また、図３に示した情報出力許可装置１０が有する各構成ブロックの機能は、全てをソフトウェアによって実現しても、あるいはその少なくとも一部をハードウェアで実現してもよい。

例えば、申請入力データ取得部１０１、申請入力データ管理部１０２、承認入力データ取得部１０３、ＤＢ参照・更新制御部１０４、時刻監視部１０５、アカウント情報生成部１０６、アカウント情報送信部１０７、アカウント情報入力取得部１０８、情報出力認証部１０９、認証結果送信部１１０、報知情報送信部１１１におけるデータ処理は、１または複数のプログラムによりコンピュータ上で実現してもよく、また、少なくともその一部はＬＳＩ等のハードウェアにより実現してもよい。

また、本発明の情報出力許可システムにおける認証方法は、例えば、図１のシステム構成図に示されるように、可搬型外部記憶媒体１４０を有する申請端末（申請ＰＣ１４）と、承認端末（承認ＰＣ１５）と、情報出力許可装置１０とが、通信網１３経由で接続される情報出力許可システム１における認証方法であって、例えば、図２のシーケンス図に示されるように、前記申請端末が、前記可搬型外部記憶媒体への情報出力希望日時を含む情報出力許可申請データを生成し、前記承認端末および前記情報出力許可装置へ送信するステップ（Ｓ２０１）と、前記承認端末が、前記情報出力許可申請データを参照して第３者による操作により対象ファイルの情報出力の承認処理を行なうステップ（Ｓ２０２）と、前記情報出力許可装置が、前記承認処理がなされた対象ファイルに対して前記情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、前記出力許可時間帯情報を含むユーザカウント情報を生成して前記申請端末に送信するステップ（Ｓ２０３、Ｓ２０４）と、前記情報出力許可装置が、前記申請端末から前記ユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信した場合、前記出力許可時間帯情報に相当する時間帯に前記外部記憶媒体へのファイル出力を有効にするステップ（Ｓ２０５〜Ｓ２０７）と、前記申請端末が、前記外部記憶媒体に前記対象ファイルの情報出力を行なうステップ（Ｓ２０８）と、を有するものである。

前記した本発明の実施の形態に係る情報出力許可システムにおける認証方法によれば、（１）申請ＰＣ１４が、可搬型外部記憶媒体１４０への情報出力希望日時を含む情報出力許可申請データの電子承認申請を行い、（２）承認ＰＣ１５が電子承認処理を行い、（３）情報出力許可装置１０が、申請ＰＣ１４から送信される情報出力許可申請データに基づき、情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、この出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報の自動払出しを行なうとともに（４）申請ＰＣ１４から先に払出されたユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信した場合、前記した出力許可時間帯情報に相当する時間帯に可搬型外部記憶媒体１４０へのファイル出力を有効にすることで、ユーザアカウント情報の払出しに認証管理台帳や認証管理媒体を不要とし、また、情報出力に許可時間帯情報を付加することでセキュリティ面での強化をはかることができる。

本発明の実施の形態に係る情報出力許可システムのシステム構成の一例を示す図である。 情報出力許可システムの概略動作シーケンスを示す図である。 情報出力許可装置の内部構成を機能展開して示した図である。 申請ＤＢのデータ構造の一例を示す図である。 申請ＤＢのデータ構造の一例を示す図である。 ユーザＤＢのデータ構造の一例を示す図である。 情報出力許可申請時の動作を示すフローチャートである。 情報出力認証時の動作を示すフローチャートである。 申請入力画面の画面構成の一例を示す図である。 申請登録画面の画面構成の一例を示す図である。 情報出力許可メールのメール本文フォーマットを示す図である。 ログイン画面の画面構成の一例を示す図である。 参照画面の画面構成の一例を示す図である。

符号の説明

１ 情報出力許可システム
１０ 情報出力許可装置
１１ 申請ＤＢ
１２ ユーザＤＢ
１３ 通信網
１４ 申請ＰＣ
１５ 承認ＰＣ
２０ 持出し許可ＤＢ
１０１ 申請入力データ取得部
１０２ 申請入力データ管理部
１０３ 承認入力データ取得部
１０４ ＤＢ参照・更新制御部
１０５ 時刻監視部
１０６ アカウント情報生成部
１０７ アカウント情報送信部
１０８ アカウント情報入力取得部
１０９ 情報出力認証部
１１０ 認証結果送信部
１１１ 報知情報送信部
１４０ 可搬型外部記憶媒体

Claims (7)

1. 可搬型外部記憶媒体を有する申請端末および電子承認処理を行なう承認端末とは通信網経由で接続される情報出力許可装置であって、
   前記申請端末から前記承認端末による電子承認処理を得て送信される、前記可搬型外部記憶媒体への情報出力希望日時を含む情報出力許可申請データに基づき、出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報を生成して前記申請端末に送信するアカウント情報生成・送信手段と、
   前記申請端末から前記ユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信し、前記出力許可時間帯情報に相当する時間帯に前記可搬型外部記憶媒体への情報出力を有効にする情報出力認証手段と、を備える
   ことを特徴とする情報出力許可装置。
2. 前記情報出力許可申請データおよび前記ユーザアカウント情報のそれぞれが格納される第１の記憶手段と、
   前記承認端末による電子承認処理、前記ユーザアカウント情報の送信、前記出力許可時間帯における出力日の認知、前記出力日翌日の認知のうちの少なくとも一つのイベント発生を契機に、前記第１の記憶手段に格納された情報出力許可申請データを更新する情報更新手段と、を備える
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報出力許可装置。
3. 情報出力を許可するファイル名があらかじめ格納された第２の記憶手段を備え、
   前記情報出力認証手段は、
   前記第２の記憶手段に格納されたファイル名と、前記第１の記憶手段に格納された前記情報出力許可申請データに含まれるファイル名との照合を所定のタイミングで実行し、情報出力許可対象外のファイルを検出した場合に管理者宛報知する
   ことを特徴とする請求項１または請求項２に記載の情報出力許可装置。
4. 前記情報出力認証手段は、
   前記申請端末から前記出力許可時間帯を超えてログイン要求を受信した場合、前記可搬型外部記憶媒体への情報出力を禁止するとともに、前記第１の記憶手段に格納された更新された情報出力許可申請データにしたがい、前記申請端末、もしくは前記通信網経由で更に接続される承認端末宛に注意喚起のメールを送信する
   ことを特徴とする請求項１に記載の情報出力許可装置。
5. 可搬型外部記憶媒体を有する申請端末および電子承認処理を行なう承認端末とは通信網経由で接続される情報出力許可装置であって、
   前記申請端末に表示される申請入力画面を閲覧して入力される前記可搬型外部記憶媒体への情報出力希望日時を含む情報出力許可申請データを取り込む申請入力データ取得手段と、
   前記取り込まれた情報出力許可申請データを、記憶手段に保持し、前記承認端末宛に送信して電子承認要求を行なう申請データ入力管理手段と、
   前記承認端末による電子承認処理結果を取り込み、前記情報出力許可申請データに含まれる情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、前記出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報を生成して前記申請端末に送信するアカウント情報生成・送信手段と、
   前記申請端末から前記ユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信し、前記出力許可時間帯情報に相当する時間帯に前記可搬型外部記憶媒体への情報出力を有効にする情報出力認証手段と、
   前記承認端末による電子承認処理、前記ユーザアカウント情報の送信、前記出力許可時間帯における情報出力日の認知のうちの少なくとも一つのイベントの発生を検知し、前記イベントの発生を検知した場合に前記記憶手段に格納された情報出力許可申請データを更新するとともに、前記申請端末、もしくは承認端末に対して前記イベントに基づくメッセージを報知するワークフロー管理手段と、を備える
   ことを特徴とする情報出力許可装置。
6. 可搬型外部記憶媒体を有する申請端末と、
   前記申請端末とは通信網経由で接続され、前記申請端末から送信される、前記可搬型外部記憶媒体への情報出力希望日時を含む情報出力許可申請データを参照して第３者による操作により対象ファイルの情報出力の電子承認処理を行なう承認端末と、
   前記申請端末および前記承認端末とは前記通信網経由で接続され、前記承認端末で承認処理がなされた前記対象ファイルに対して前記情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、前記出力許可時間帯情報を含むユーザアカウント情報を生成して前記申請端末に送信するとともに、前記申請端末から前記ユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信した場合、前記出力許可時間帯情報に相当する時間帯に前記外部記憶媒体への情報出力を有効にする情報出力許可装置と、を備える
   ことを特徴とする情報出力許可システム。
7. 可搬型外部記憶媒体を有する申請端末と、電子承認処理を行なう承認端末と、情報出力許可装置とが、通信網経由で接続される情報出力許可システムにおける情報持出し許可に関する認証方法であって、
   前記申請端末が、前記可搬型外部記憶媒体への情報出力希望日時を含む情報出力許可申請データを生成し、前記承認端末および前記情報出力許可装置へ送信するステップと、
   前記承認端末が、前記情報出力許可申請データを参照して第３者による操作により対象ファイルの情報出力の電子承認処理を行なうステップと、
   前記情報出力許可装置が、前記承認処理がなされた対象ファイルに対して、前記情報出力希望日時から出力許可時間帯情報を算出し、前記出力許可時間帯情報を含むユーザカウント情報を生成して前記申請端末に送信するステップと、
   前記情報出力許可装置が、前記申請端末から前記ユーザアカウント情報に基づくログイン要求を受信した場合、前記出力許可時間帯情報に相当する時間帯に前記可搬型外部記憶媒体への情報出力を有効にするステップと、
   前記申請端末が、前記外部記憶媒体に前記対象ファイルの情報出力を行なうステップと、を有する
   ことを特徴とする情報持出し許可に関する認証方法。

Images