JP4697860B2 - Electronic information management apparatus, electronic information management method and program - Google Patents
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Description
本発明は、所定の電子情報を記憶する電子情報記憶手段を有し、外部からの電子情報の取得要求に応じて、電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報を読み出して提供する電子情報管理装置、電子情報管理方法及びプログラムに関する。 The present invention has electronic information storage means for storing predetermined electronic information, and reads and provides predetermined electronic information stored in the electronic information storage means in response to an external electronic information acquisition request. The present invention relates to an information management apparatus, an electronic information management method, and a program.
近年、紙文書の電子化による文書保管スペース削減、文書の検索性向上による業務効率化といったコスト削減対応が進み、2005年4月にはe−文書法の法律施行により、以前から法律による民間に書面による保存が義務付けられている財務、税務、医療等の関連書類の電子保存が認められるようになる。そのため、今後は、これまで提案されている様々な電子情報のセキュリティー技術を用いて、電子情報の漏洩防止や、改ざん防止等を行うことが考えられ(特許文献1参照)、また、「存在証明」と「完全性証明」のために、確かにその日時にその文書があったことを証明する“時刻認証システム”とその文書が改ざんされていないことを証明する“電子署名システム”を取り入れることで対応できると考えられる。
しかしながら、実際には、業務上の電子情報が全て高いセキュリティーを必要とする訳ではないため、“時刻認証システム”や“電子署名システム”を利用すると、部内レベル、事業部内レベル等の内部レベルの管理では、高価なシステムになってしまうという問題が生じる。 However, in reality, not all electronic information for business use requires high security. Therefore, using the “time authentication system” or “electronic signature system”, internal level such as department level and division level In management, there is a problem that it becomes an expensive system.
本発明は、上記事情に鑑みてなされたものであり、比較的高いセキュリティーが要求されない電子情報を管理する場合に、比較的安価にセキュリティーの実効性を図ることを目的とする。 The present invention has been made in view of the above circumstances, and an object thereof is to achieve security effectiveness at a relatively low cost when managing electronic information that does not require relatively high security.
請求項1記載の発明は、所定の電子情報を記憶する電子情報記憶手段を有し、外部からの電子情報の取得要求に応じて前記電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報を読み出して外部に提供する電子情報管理装置において、前記電子情報記憶手段から読み出した電子情報が、予め付加されている前記電子情報のセキュリティーレベルを示す識別情報が予め定められている特定のセキュリティーレベルを示す特定の識別情報が付加された特定の電子情報であるか否かを判断する特定情報判断手段と、前記特定の電子情報を識別するために利用する特定の識別情報を送出する識別情報送出手段と、前記特定情報判断手段によって前記読み出した電子情報が特定の電子情報であると判断した場合には、前記識別情報送出手段から送出された特定の識別情報を付加する識別情報付加手段と、前記識別情報付加手段によって識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を管理する履歴情報管理手段と、を有し、前記識別情報送出手段は、任意の識別情報を記憶する任意識別情報記憶手段と、前記任意識別情報記憶手段から読み出した任意の識別情報が、以前に読み出したことがある識別情報であるか否かを判断する読出判断手段と、前記読出判断手段によって以前に読み出したことがないと判断した場合には、前記任意の識別情報を前記特定の識別情報として送出することを特徴とする。
The invention according to
請求項2記載の発明は、請求項1記載の発明において、前記履歴情報は、前記特定の電子情報の取得要求を行った者に関する情報、前記電子情報を提供する際に標準時配信サービスを利用して得た標準時刻情報、前記特定の電子情報のコピー又は識別子及び前記特定の識別情報を含んでいることを特徴とする。 According to a second aspect of the present invention, in the first aspect of the invention, the history information uses information regarding a person who has requested acquisition of the specific electronic information, and uses a standard time distribution service when providing the electronic information. The standard time information obtained in this way, a copy or identifier of the specific electronic information, and the specific identification information are included.
請求項3記載の発明は、請求項1又は2記載の発明において、前記電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報の保存期間を管理する保存期間管理手段と、前記保存期間管理手段に管理している保存期間を定期的に検索して保存期間の略終了時又は過ぎている場合には、前記電子情報記憶手段に記憶されている電子情報のうちで、前記保存期間の略終了時又は過ぎている電子情報を外部に対して削除するように知らせる削除通知手段と、をさらに有することを特徴とする According to a third aspect of the present invention, in the first or second aspect of the present invention, a storage period management unit that manages a storage period of predetermined electronic information stored in the electronic information storage unit, and a storage period management unit When the storage period being managed is periodically searched and when the storage period is almost over or past, the electronic information stored in the electronic information storage means is almost at the end of the storage period. Or a deletion notification means for informing the outside to delete the past electronic information.
請求項4記載の発明は、請求項1から3のいずれか1項に記載の発明において、前記識別情報送出手段は、予め前記特定の電子情報に一対一で関連付けられている前記任意の識別情報に関連する関連情報を記憶する関連情報記憶手段と、前記関連情報記憶手段から読み出した前記関連情報に対して当該読み出した回数を示す回数情報を付加することにより、前記特定の識別情報を生成する回数情報付加手段と、を有することを特徴とする。 According to a fourth aspect of the present invention, in the invention according to any one of the first to third aspects, the identification information transmitting means is the arbitrary identification information previously associated with the specific electronic information on a one-to-one basis. The specific identification information is generated by adding the related information storage means for storing the related information related to the information and the number of times information indicating the number of times of reading the related information read from the related information storage means Frequency information adding means .
請求項5記載の発明は、所定の電子情報を記憶する電子情報記憶手段を有し、外部からの電子情報の取得要求に応じて電子情報記憶手段に記憶されている所定の電子情報を読み出して外部に提供する電子情報管理装置を用いて電子情報の管理を行う電子情報管理方法において、前記電子情報管理装置は、前記電子情報記憶手段から読み出した電子情報が、予め付加されている前記電子情報のセキュリティーレベルを示す識別情報が予め定められている特定のセキュリティーレベルを示す特定の識別情報が付加された特定の電子情報であるか否かを判断する特定情報判断処理と、前記特定の電子情報を識別するために利用する特定の識別情報を送出する識別情報送出処理と、前記特定情報判断処理によって、前記読み出した電子情報が特定の電子情報であると判断した場合には、前記識別情報送出処理から送出された特定の識別情報を付加する識別情報付加処理と、前記識別情報付加処理によって識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を履歴情報管理手段で管理する履歴情報管理処理と、を実行し、前記識別情報送出処理は、任意の識別情報を記憶する任意識別情報記憶処理と、前記任意識別情報記憶処理から読み出した任意の識別情報が、以前に読み出したことがある識別情報であるか否かを判断する読出判断処理と、前記読出判断処理によって以前に読み出したことがないと判断した場合には、前記任意の識別情報を前記特定の識別情報として送出する処理と、を実行することを特徴とする。 The invention according to claim 5 has electronic information storage means for storing predetermined electronic information, and reads predetermined electronic information stored in the electronic information storage means in response to an external electronic information acquisition request. In an electronic information management method for managing electronic information using an electronic information management device provided to the outside, the electronic information management device includes the electronic information to which electronic information read from the electronic information storage means is added in advance. Specific information determination processing for determining whether the identification information indicating the security level is specific electronic information to which specific identification information indicating a predetermined specific security level is added, and the specific electronic information The read electronic information is converted into a specific power by an identification information transmission process for transmitting specific identification information used for identifying the information and the specific information determination process. If the information is determined to be information, the identification information adding process for adding the specific identification information sent from the identification information sending process and the specific electronic information to which the identification information is added by the identification information adding process A history information management process for managing history information indicating a history provided by the history information management means, the identification information sending process includes an arbitrary identification information storage process for storing arbitrary identification information, and the arbitrary identification When it is determined that any identification information read from the information storage process is identification information that has been read before and whether the identification information has been read before by the read determination process Includes performing processing for transmitting the arbitrary identification information as the specific identification information .
請求項6記載の発明は、請求項5記載の各処理をコンピュータに実行させるためのプログラムである。 The invention described in claim 6 is a program for causing a computer to execute each process described in claim 5.
本発明によれば、比較的セキュリティーが高い電子情報を取り出す場合に、特定の識別情報を付加し、電子情報を取り出した履歴を管理することで、電子情報を取り出したときの履歴から、取り出した者や日時等を特定できるため、これが電子情報の漏洩や改ざんの抑制力として働くことから、ある程度高いセキュリティーが要求される電子情報を管理する場合に、比較的安価にセキュリティーの実効性を図ることができるという効果を奏する。 According to the present invention, when electronic information with relatively high security is taken out, specific identification information is added, and the history of taking out the electronic information is managed, so that it is taken out from the history when the electronic information is taken out. Since it can be used to control the leakage and falsification of electronic information, the security effectiveness can be achieved at a relatively low cost when managing electronic information that requires a certain level of security. There is an effect that can be.
以下、図面を参照して、本発明の実施形態を説明する。なお、本発明の電子情報管理装置の一実施形態として、デジタル複写機について説明する。また、電子情報の一例として、電子化文書(紙メディアをスキャナでデジタルデータ化に変換された文書)と電子文書(PC等で作成された文書)を取り扱う場合について説明する。 Hereinafter, embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings. A digital copying machine will be described as an embodiment of the electronic information management apparatus of the present invention. As an example of electronic information, a case will be described in which an electronic document (a document in which a paper medium is converted into digital data by a scanner) and an electronic document (a document created by a PC or the like) are handled.
図1は、本実施形態に係るファクシミリ装置を備えた複合デジタル複写機の機械的構成図である。このデジタル複写機は、複写機本体1、自動原稿送り装置(以下、「ADF」という)100、3ビンソーター200、給紙ユニット(以下、「バンク」という)300を有する。
FIG. 1 is a mechanical configuration diagram of a composite digital copying machine including a facsimile apparatus according to the present embodiment. The digital copying machine includes a
複写機本体1は、スキャナ、画像処理部およびプロッタ−などを有し、スキャナは、原稿を載置するコンタクトガラス10と光学走査系で構成されており、光学走査系には、露光ランプ11、第1ミラー12、レンズ15、フルカラーCCD16等々で構成されている。露光ランプ11および第1ミラー12を装備していて、原稿読み取り時はステッピングモーターにより駆動されて一定の速度で移動する第1キャリッジと、第2ミラー13および第3ミラー14を装備していて、原稿読み取り時にステッピングモーターにより駆動されて第1キャリッジの1/2の速度で駆動する第2キャリッジを有する。この第1キャリッジ、第2キャリッジによりコンタクトガラス10上の図示しない原稿が光学的に走査され、露光ランプ11、第1ミラー12、第2ミラー13、第3ミラー14およびレンズ15を介してCCD16上に結像され光電変換される。CCDで赤(R),緑(G)、青(B)の各色に分離された画像信号はAD変換器によりAD変換され画像処理を行っている画像処理部へ出力される。画像処理部は、AD変換器からの画像信号に種々の画像処理(2値化、多値化、変倍、編集など)を施し、デジタル信号に変換する。書き込みユニットは、レーザー出力ユニット20、fθレンズ21、ミラー22で構成され、レーザー出力ユニット20の内部には、レーザー光源であるレーザーダイオードおよびポリゴンモーターが備わっている。
The copying machine
画像処理部から出力された黒画像信号は、この画像信号に対応した強度を有するレーザー光に転換され、コリメートレンズ、アパーチャー、シリンダレンズにより一定形状の光束に整形されポリゴンモーターに照射され、レーザー出力ユニット20から出力される。レーザー出力ユニット20から出力されたレーザー光は、fθレンズ21、ミラー22を介して感光体ドラム30に照射される。また、fθレンズ21を通過したレーザー光は、画像領域外に配置された主走査同期検知信号PMSYNCを発生するビームセンサーに照射される。
The black image signal output from the image processing unit is converted into laser light having an intensity corresponding to this image signal, shaped into a fixed luminous flux by the collimating lens, aperture, and cylinder lens, and irradiated to the polygon motor for laser output. Output from
画像処理部から出力された赤画像信号は、黒画像信号との書き込み位置を合わせるためにバッファリングされ、LED書き込みユニット31に送られ感光体ドラム30に照射される。ADF100は原稿を1枚ずつ複写機本体1のコンタクトガラス10へ給紙し、複写後に排紙する。原稿は原稿給紙台101上に積載され、サイドガイドにより幅方向が揃えられる。原稿給紙台101上の原稿は、一番下の原稿から給紙ローラー102により1枚ずつ分離して給紙され、搬送ベルト103により、複写機本体1のコンタクトガラス10上に送られる。コンタクトガラス10上の原稿は読み取り終了後、搬送ベルト103および排紙ローラー104により排紙トレイ105に排紙される。
The red image signal output from the image processing unit is buffered to match the writing position with the black image signal, and is sent to the
両面の原稿を読み取る場合、原稿給紙台101上の両面原稿は、給紙ローラー102により1枚ずつ分離して給紙され、搬送ベルト103により、複写機本体1のコンタクトガラス10上に送られる。原稿の表面読み取り終了後、搬送ベルト103によって搬送され、反転爪106によって原稿反転後コンタクトガラス10上に送られる。原稿の裏面読み取り終了後、搬送ベルト103および排紙ローラー104により排紙トレイ105に排紙される。
When reading double-sided originals, the double-sided originals on the
第1トレイ50、第2トレイ310、第3トレイ320、第4トレイ330に積載された転写紙は、各々の第1給紙装置51、第2給紙装置311、第3給紙装置321、第4給紙装置331によって給紙され、バンク縦搬送ユニット340および本体縦搬送ユニット60によって搬送される。この転写紙の先端がレジストセンサー52で検出されると一定時間搬送後、レジストローラ53で停止する。
The transfer sheets stacked on the
この転写紙は、画像有効信号(FGATE)の先端に会わせて感光体ドラム30上に送出され、転写チャージャーにより画像を転写され、感光体から転写紙を分離後、搬送装置54により搬送され、定着ローラーおよび加圧ローラーを有する定着装置55により定着され、排紙ローラー56によって3ビンソーター200に排紙される。
This transfer sheet is sent to the
感光体上への画像形成は、第1帯電装置によって感光体ドラム30上に帯電された電荷をレーザー光を照射することにより静電潜像を形成し、黒現像器32によって感光体ドラム30上に画像を形成する。その後、第2帯電装置により感光体ドラム30上に再度帯電を行い、LEDアレイ31によって2色目の静電潜像を形成し、第2現像器33によって感光体ドラム30上に画像を形成している。
In the image formation on the photoconductor, an electrostatic latent image is formed by irradiating a laser beam with the charge charged on the
両面ユニット40を使用して両面印刷を行う場合、定着55からの転写紙は切り替え爪57により両面搬送路41に導かれ、フィードローラー42、分離コロ43を通過して両面トレイに集積される。トレイに集積された転写紙は、トレイが上昇することによりフィードローラー42と接触し、フィードローラー42が回転することにより本体縦搬送ユニット60に送られ、レジストローラ53へ再給紙された後に裏面に対して印刷が行われる。
When performing duplex printing using the
3ビンソーター200には第1排紙トレイ201、第2排紙トレイ202、第3排紙トレイ203、反転専用トレイ204があり、それぞれのトレイに転写紙を反転して出力できるように構成されている。
The 3-
複写機本体1から排紙された転写紙は、表面排紙の場合、切り替え爪207によって排紙トレイ方向に導かれ、あらかじめ設定したトレイに排紙される。第2排紙トレイ202に排紙する場合には第2トレイ切り替え爪205、第3排紙トレイ203に排紙する場合には第3トレイ切り替え爪206がそれぞれ作動して転写紙を導く。
In the case of front side discharge, the transfer sheet discharged from the copying machine
反転排紙する場合には、切り替え爪207によって反転トレイ204方向に導かれ、転写紙の後端が反転検知センサー208を通過すると、搬送コロ209が逆転し、排紙トレイ方向に導かれ、あらかじめ設定したトレイに排紙される。
In the case of reverse paper discharge, the paper is guided in the direction of the
また、第1排紙トレイ201には、トレイを前後にシフトする機能、上下にシフトする機能が搭載されている。シフト機能は、転写紙を仕分けする時に使用し、上下機能は、大量の転写紙を用紙揃え性を確保しながら積載するために使用する。
The first
図2は、操作部400の正面図である。
操作部の中央には、400x256dotの液晶表示部(LCD)401およびタッチパネルが設けられている。この液晶表示部401には、機械に組み込まれている機能(コピー、FAX)の表示が行われ、利用者は、この表示に従って機械の操作を行う。機能(コピー、FAX)の切り替えは、機能切り替えキー412、413によって行われる。
FIG. 2 is a front view of the
In the center of the operation unit, a 400 × 256 dot liquid crystal display unit (LCD) 401 and a touch panel are provided. The liquid
また、液晶表示部の右側には、コピー、FAXで共通に使用する各種テンキー402、クリア/ストップキー403、スタートキー404、プログラムキー405、ジョブリコールキー406、モードクリア/予熱キー407、割り込みキー408等の各種キーと、FAX専用で使用するポーズ/リダイヤルキー409、短縮キー410、受信キー411等のキーが配置されている。この液晶部の左側には、FAX切り替えキー412、コピー切り替えキー413、初期設定キー414、ガイダンスキー415、LCD濃度調整ボリューム416がそれぞれ設けられている。このキーの更に左の部分には、FAX専用の表示部417が設けられている。この表示部には、通信中、メモリーフルなどの各種LEDと、通信状態を表示する40文字(20文字x2行)のLCDが設けられている。
On the right side of the liquid crystal display section are various
図3は、本実施形態に係るデジタル複写機の電気的ブロック図である。 FIG. 3 is an electrical block diagram of the digital copying machine according to the present embodiment.
複写機本体1の制御は、液晶表示、各種LED制御、各種キー入力制御を行う操作部コントローラ700、給紙、搬送、定着、両面、プロセス制御等を行うメインコントローラ701、画像制御/スキャナ読み取り制御を行う画像処理コントローラ702、ADF制御を行うADFコントローラ703、3ビンソーター制御を行うソーターコントローラ704、給紙ユニット制御を行う給紙トレイコントローラ705、FAXの送受信管理・ファイル管理を行うFAXコントローラ706、LAN等のネットワーク制御を行うネットワークコントローラ707、文書管理制御の母体となる文書管理装置708、出力時に合成を行う識別情報管理装置709などで構成される。なお、FAXコントローラ706には、G3(FAXの国際規格の一つで、アナログ電話回線用のもの)のプロトコル制御を行うG3コントローラや、G4(FAXの国際規格の一つで、デジタル回線(ISDN回線)用のものであり、白と黒の間の中間色が使えるなど、アナログ回線用のG3規格よりも高品質で転送速度も速い。)のプロトコル制御を行うG4コントローラや、LAN等のネットワーク制御を行うEthernet(登録商標)コントローラなどが接続されている。なお、メインコントローラ701には、このデジタル複写機の動作を制御するためのプログラムを記録したROM(Read Only Memory)が設けられており、このプログラムは、CD−ROM等の記録媒体に記録して、通流させることも可能である。
The copying machine
また、識別情報管理装置709内には、特定(固有)の電子文書を識別するために利用する複数の任意の識別情報を記憶する任意識別情報記憶部709aが構築されている。文書管理装置708内には、複数の電子文書を記憶するための電子文書記憶部708aと、特定の識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を管理する履歴情報記憶部708bが構築されている。
In the identification
デジタル複写機への電子化文書及び電子文書の登録作業の制御自体は、文書管理装置708で実施する。電子化文書は、スキャナから画像処理コントローラ702経由で、電子化されて登録される。電子文書は、LAN等のネットワークからネットワークコントローラ707経由で送られてくる。登録された文書は、文書管理装置708内の電子文書記憶部708mに記憶され、利用者からの電子文書の取得要求に応じて、要求された電子文書を読み出す。なお、以下では、説明の便宜上、登録された電子文書及び電子化文書を「電子文書」で統一的に扱う。
The
文書管理装置708では、文書管理装置708に登録された電子文書を取り出す場合、例えば、再度、紙に印刷する場合や、ネットワーク経由からの取得依頼の場合などには、電子文書だけを提供するのではなく、電子文書に対して識別情報管理装置709からの特定の識別情報を付加して提供するようにしている。従って、一度取り出した電子文書と同一の電子文書は、二度と取り出せないような仕組みになっている。これは、原本である電子文書のみのコピーを防止するためである。識別情報には、数々の手段が設定できる。例えば、識別情報をバーコードに変換して添付したり、透かし技術を用いて識別情報を埋め込んだり、識別情報を示す地紋にいろいろなパターンを貼り付ける等の様々な制御が、識別情報管理装置709で行われる。
The
また、複数の電子文書の中から、予め電子文書毎にセキュリティーのレベルを決めておき、各電子文書を登録する際に、各電子文書へセキュリティーのレベルを示す識別子を付加しておくか、又は、セキュリティーのレベルに応じて異なる電子文書記憶部を構築しておき、登録する際に、どの電子文書記憶部に記憶するかを決める。 Further, from among a plurality of electronic documents, a security level is determined in advance for each electronic document, and when each electronic document is registered, an identifier indicating the security level is added to each electronic document, or Depending on the level of security, different electronic document storage units are constructed, and at the time of registration, which electronic document storage unit is stored is determined.
また、識別情報管理装置709では、任意の複数の識別情報を記憶する任意識別情報記憶部709aから読み出した任意の識別情報が、以前に読み出したことがある識別情報であるか否かを判断し、以前に読み出したことがない任意の識別情報を、上記特定の識別情報として送出する。これにより、二度と同じ電子文書を取り出せないため、何時、誰が、取り出した電子文書であるかを特定するために利用することができる。そして、これら特定の電子文書の取得要求を行った者に関する情報、電子文書を提供する際に標準時配信サービスを利用して得た標準時刻情報、特定の電子文書のコピー(又は、特定の電子文書を識別する識別子)、及び、特定の識別情報等を有する履歴情報を、履歴情報記憶部708bに記憶して管理しておくことで、電子文書の漏洩元を突き止めることができる。
Further, the identification
なお、特定の電子文書の取得要求を行った者を特定する方法としては、利用者毎に複写機の利用機能を制限している場合に、利用者が複写機を利用する前に、ICカードの利用や個人の暗証番号等の入力により、利用者の認証作業を行うが、この認証作業時に得た利用者に関する情報から、特定の電子文書の取得要求を行った者を特定することができる。また、“時刻認証システム”や“電子署名システム”を利用せずに、上記標準時刻配信サービスを利用して得た標準時刻情報を用いることで、簡易にタイムスタンプ管理を行うことができる。 In addition, as a method for specifying a person who has requested acquisition of a specific electronic document, if the use function of the copier is restricted for each user, the IC card can be used before the user uses the copier. The user is authenticated by using the password or entering the personal identification number, etc., but it is possible to identify the person who requested the acquisition of a specific electronic document from the information about the user obtained at the time of the authentication. . In addition, time stamp management can be easily performed by using the standard time information obtained by using the standard time distribution service without using the “time authentication system” or the “electronic signature system”.
続いて、図4を用いて、本実施形態の動作について説明する。なお、図4は、本実施形態に係るデジタル複写機による電子文書の管理方法(特に、電子文書の取り出し方法)を示したフローチャートである。 Subsequently, the operation of the present embodiment will be described with reference to FIG. FIG. 4 is a flowchart showing an electronic document management method (particularly, an electronic document retrieval method) by the digital copying machine according to the present embodiment.
まず、利用者が図2に示す操作部400からデジタル複写機に対して、電子文書の取得要求(取出要求)を行うと、文書管理装置708は、電子文書記憶部708aに記憶されている対象の電子文書を読み出す(ステップS1)。次に、文書管理装置708では、読み出した電子文書に、セキュリティーレベルを示す識別子を判断することで、セキュリティーレベルが一定レベル以上のものとして登録された電子文書であるか否かを判断する(ステップS2)。このステップS2により、セキュリティーレベルが一定レベル以上のものとして登録された電子文書ではないと判断した場合には(いいえ)、そのまま電子文書(電子データ)をデジタル複写機の外部に出力する(ステップS6)。
First, when the user makes an electronic document acquisition request (retrieve request) from the
一方、上記ステップS2において、セキュリティーレベルが一定レベル以上のものとして登録された電子文書であると判断した場合には(はい)、識別情報管理装置709から特定の識別情報を読み出す(ステップS3)。 On the other hand, if it is determined in step S2 that the electronic document is registered with a security level of a certain level or higher (yes), specific identification information is read from the identification information management device 709 (step S3).
ここで、図4の破線部内には、識別情報管理装置709内の詳細な動作を示しており、これに関して説明する。識別情報管理装置709は、標準時刻配信サービスやデジタル複写機の利用制限機能等から、どの利用者がいつ電子文書を取得する要求を行ったかを示す追加情報を取得する(ステップS3−1)。この追加情報は、その後、履歴情報の一部に含まれることになる。そして、任意識別情報記憶部709aから、任意に識別情報を読み出す(ステップS3−2)。そして、今まで読み出した識別情報と同一の識別情報にならないように、上記ステップS3−2で読み出した任意の識別情報が以前にも使用されているか否かを判断する(ステップS3−3)。この判断は、使用した識別情報を管理しておくことで、容易に行うことができる。上記ステップS3−3において、以前に使用した識別情報であると判断した場合には(はい)、再度、ステップS3−2の処理を繰り返す。一方、上記ステップS3−3において、以前に使用した識別情報でないと判断した場合には(いいえ)、上記読み出した任意の識別情報を、このたび提供する特定の電子文書を識別するための特定の識別情報として取り扱い、識別情報管理装置709から送出する。
Here, the detailed operation in the identification
次に、文書管理装置708では、上記送出された特定の識別情報を、このたび提供する特定の電子文書に付加する(ステップS4)。この付加処理が終了すると、その結果の履歴として、特定の識別情報が付加された特定の電子文書と、上記ステップS3−1で取得した追加情報を組み合わせて履歴情報とすることで、履歴情報記憶部708bに記憶する(ステップS5)。そして、最後に、特定の識別情報が付加された電子文書をデジタル複写機の外部に出力することで(ステップS6)、電子文書の提供処理が終了する。
Next, the
以上説明したように、本実施形態によれば、比較的セキュリティーが高い電子文書を取り出す場合に、特定の識別情報を付加し、電子文書を取り出した履歴を管理することで、電子文書を取り出したときの履歴情報から、取り出した者や日時等を特定できるため、これが電子文書の漏洩や改ざんの抑制力として働くことから、ある程度高いセキュリティーが要求される電子文書を管理する場合に、比較的安価にセキュリティーの実効性を図ることができるという効果を奏する。 As described above, according to the present embodiment, when an electronic document with relatively high security is taken out, the electronic document is taken out by adding specific identification information and managing the history of taking out the electronic document. It is relatively inexpensive to manage electronic documents that require a certain level of security because it can be used to identify the person who fetched them and the date and time from the historical information. In addition, there is an effect that the effectiveness of security can be achieved.
なお、上記実施形態では、上記ステップS4において、文書管理装置708側で付加処理を行っていたが、これに限るものではなく、特定の電子文書を識別情報管理装置709に送り、識別情報管理装置709側で付加処理を行ってもよい。
In the above embodiment, the addition processing is performed on the
また、上記実施形態では、上記ステップS3−2、S3−3に示すように、任意の識別情報を読み出し、これが既に使用されたことがあるか否かを判断することで、常に固有の識別情報を送出していたが、これに限るものではなく、予め特定の電子情報に一対一で関連付けられている関連情報を記憶する関連情報記憶部を、識別情報管理装置709に構築しておき、この関連情報記憶部から読み出した関連情報に対して、今まで読み出した回数を示す回数情報を付加することにより特定の識別情報を生成することで、識別情報管理装置709から送出する特定の識別情報は常に固有になるように処理してもよい。
Moreover, in the said embodiment, as shown to said step S3-2 and S3-3, arbitrary identification information is read, and unique identification information is always determined by determining whether this has already been used. However, the present invention is not limited to this, and a related information storage unit that stores related information associated with specific electronic information on a one-to-one basis in advance is built in the identification
この場合、標準時配信サービスを利用して得た標準時刻情報は、識別情報管理装置709による識別情報の生成にも利用することができる。即ち、一般的に電子文書には、決められた保存期間があり、例えば、長期保存の場合は3年に1回、短期保存の場合には1年に1回ほど見直しが必要であるが、本実施形態のデジタル複写機を利用すれば、識別情報で電子文書の保存期間を管理することができる。具体的には、文書管理装置708又は識別情報管理装置709等内に、電子文書記憶部708aに記憶されている所定の電子文書の保存期間を管理する保存期間管理部を構築し、上記識別情報を構成する標準時刻情報に基づいて、この保存期間管理部に管理している保存期間を定期的に検索して、保存期間の終了間近又は過ぎている場合には、電子文書記憶部708aに記憶されている電子文書のうちで、保存期間の終了間近又は過ぎている電子文書を管理者に対して削除するように知らせることができる。
In this case, the standard time information obtained by using the standard time distribution service can also be used for generation of identification information by the identification
また、上記実施形態では、全ての電子文書にセキュリティーレベルを示す識別子を付加したが、これに限るものではなく、セキュリティーレベルが比較的高い電子文書にのみ識別子を付加し、セキュリティーレベルが比較的低い電子文書には識別子を付加しないでおくことで、セキュリティーレベルを2つに分けて登録してもよい。 In the above embodiment, an identifier indicating a security level is added to all electronic documents. However, the present invention is not limited to this. An identifier is added only to an electronic document having a relatively high security level, and the security level is relatively low. By not adding an identifier to the electronic document, the security level may be divided into two and registered.
708 文書管理装置
708a 電子文書記憶部
708b 履歴情報記憶部
709 識別情報管理装置
709a 任意識別情報記憶部
708
Claims (6)
前記電子情報記憶手段から読み出した電子情報が、予め付加されている前記電子情報のセキュリティーレベルを示す識別情報が予め定められている特定のセキュリティーレベルを示す特定の識別情報が付加された特定の電子情報であるか否かを判断する特定情報判断手段と、
前記特定の電子情報を識別するために利用する特定の識別情報を送出する識別情報送出手段と、
前記特定情報判断手段によって前記読み出した電子情報が特定の電子情報であると判断した場合には、前記識別情報送出手段から送出された特定の識別情報を付加する識別情報付加手段と、
前記識別情報付加手段によって識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を管理する履歴情報管理手段と、を有し、
前記識別情報送出手段は、任意の識別情報を記憶する任意識別情報記憶手段と、
前記任意識別情報記憶手段から読み出した任意の識別情報が、以前に読み出したことがある識別情報であるか否かを判断する読出判断手段と、前記読出判断手段によって以前に読み出したことがないと判断した場合には、前記任意の識別情報を前記特定の識別情報として送出することを特徴とする電子情報管理装置。 Electronic information management having electronic information storage means for storing predetermined electronic information, reading out predetermined electronic information stored in the electronic information storage means in response to an external electronic information acquisition request, and providing the electronic information to the outside In the device
The electronic information read out from the electronic information storage means is a specific electronic to which specific identification information indicating a specific security level in which identification information indicating a security level of the electronic information is added in advance is added. Specific information judging means for judging whether or not the information,
Identification information sending means for sending specific identification information used to identify the specific electronic information;
Identification information adding means for adding specific identification information sent from the identification information sending means when the electronic information read by the specific information judging means is judged to be specific electronic information;
History information management means for managing history information indicating a history of providing the specific electronic information to which the identification information is added by the identification information adding means to the outside, and
The identification information sending means includes arbitrary identification information storage means for storing arbitrary identification information;
Read determination means for determining whether the arbitrary identification information read from the arbitrary identification information storage means is identification information that has been read before, and the read determination means has not been read before. If it is determined , the electronic information management apparatus is characterized in that the arbitrary identification information is transmitted as the specific identification information .
前記保存期間管理手段に管理している保存期間を定期的に検索して保存期間の略終了時又は過ぎている場合には、前記電子情報記憶手段に記憶されている電子情報のうちで、前記保存期間の略終了時又は過ぎている電子情報を外部に対して削除するように知らせる削除通知手段と、をさらに有することを特徴とする請求項1又は2記載の電子情報管理装置。 A retention period management means for managing a retention period of predetermined electronic information stored in the electronic information storage means;
When the storage period managed by the storage period management means is periodically searched and when the storage period is almost over or past, among the electronic information stored in the electronic information storage means, 3. The electronic information management apparatus according to claim 1, further comprising a deletion notification means for informing the external to delete electronic information at or near the end of the storage period.
前記関連情報記憶手段から読み出した前記関連情報に対して当該読み出した回数を示す回数情報を付加することにより、前記特定の識別情報を生成する回数情報付加手段と、を有することを特徴とする請求項1から3のいずれか1項に記載の電子情報管理装置。 The identification information sending means stores related information related to the arbitrary identification information that is previously associated with the specific electronic information on a one-to-one basis;
A number-of-times information adding unit that generates the specific identification information by adding number-of-times information indicating the number of times of reading to the related information read from the related information storage unit. Item 4. The electronic information management device according to any one of Items 1 to 3.
前記電子情報管理装置は、前記電子情報記憶手段から読み出した電子情報が、予め付加されている前記電子情報のセキュリティーレベルを示す識別情報が予め定められている特定のセキュリティーレベルを示す特定の識別情報が付加された特定の電子情報であるか否かを判断する特定情報判断処理と、 In the electronic information management device, the electronic information read from the electronic information storage means is specific identification information indicating a specific security level in which identification information indicating a security level of the electronic information added in advance is predetermined. Specific information determination processing for determining whether or not the specific electronic information is added,
前記特定の電子情報を識別するために利用する特定の識別情報を送出する識別情報送出処理と、 Identification information transmission processing for transmitting specific identification information used for identifying the specific electronic information;
前記特定情報判断処理によって、前記読み出した電子情報が特定の電子情報であると判断した場合には、前記識別情報送出処理から送出された特定の識別情報を付加する識別情報付加処理と、 When it is determined by the specific information determination process that the read electronic information is specific electronic information, an identification information addition process for adding the specific identification information transmitted from the identification information transmission process;
前記識別情報付加処理によって識別情報が付加された特定の電子情報を外部に提供した履歴を示す履歴情報を履歴情報管理手段で管理する履歴情報管理処理と、を実行し、 A history information management process in which history information indicating a history of providing specific electronic information to which the identification information is added to the outside by the identification information addition process is managed by a history information management unit;
前記識別情報送出処理は、任意の識別情報を記憶する任意識別情報記憶処理と、 The identification information transmission process includes an arbitrary identification information storage process for storing arbitrary identification information;
前記任意識別情報記憶処理から読み出した任意の識別情報が、以前に読み出したことがある識別情報であるか否かを判断する読出判断処理と、前記読出判断処理によって以前に読み出したことがないと判断した場合には、前記任意の識別情報を前記特定の識別情報として送出する処理と、を実行することを特徴とする電子情報管理方法。 A read determination process for determining whether or not the arbitrary identification information read from the arbitrary identification information storage process is identification information that has been read before, and there has been no previous read by the read determination process And a process of sending the arbitrary identification information as the specific identification information when it is determined.
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