JP4635883B2

JP4635883B2 - 電子文書印刷システム、電子文書作成装置及び印刷制御装置

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Publication number: JP4635883B2
Application number: JP2006016480A
Authority: JP
Inventors: 康夫中島
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2006-01-25
Filing date: 2006-01-25
Publication date: 2011-02-23
Anticipated expiration: 2026-01-25
Also published as: US7839524B2; JP2007199929A; US20070171465A1

Description

本発明は、電子文書の印刷出力の管理に関する。

電子文書を複数の人に配布したり複数人で共有したりする環境では、保管コストを軽減するために、電子文書の形式をＰＤＦ(Portable Document Format)などの、画面上で閲覧可能な形式に統一して保管することが一般的になりつつある。ＰＤＦは、米国のアドビシステムズ社が開発した電子文書フォーマットであり、近年ＩＳＯでも標準化された。

また、近年では、いわゆるｅ文書法の成立に伴い、帳票などの業務文書を電子化して保管することも多くなりつつある。

しかし、その一方で、業務での利用という点では帳票は紙に印刷されることが依然として一般的である。例えば、商品の受発注管理においては、受注処理をセンターで一括して管理し、各地域で必要な発注用の帳票は各地域の印刷装置に転送して印刷し、利用するといった運用形態がある。このような用途のためには、印刷用のデータ形式は統一されていることが望ましく、また電子保管や閲覧の利便性からPDFを印刷と保管用のデータ形式として用いることが可能になっている。特にPDFを直接印刷可能な印刷装置が提供されることによって、このような運用が可能になっている。

一般に、センターから全国に配送される帳票データはシステム上、各帳票はそれぞれしかるべき特定の出力先に転送されるようにシステム設定が固定されており、転送ミスがないように考慮されている。しかしいったんシステムトラブルが発生してバックアップシステムでの運用に切り替えた場合などには、切り替え等に伴う障害から意図しない出力先に帳票が送られてしまうことがある。このような場合に考慮して、従来は、出力先の各地域拠点で、印刷された帳票を一つ一つ目視で確認することが必要となっていた。

このような問題に関連して、特許文献１には、コンテンツデータを印刷できるプリンタを特定するためのプリンタ識別子を含むジョブデータをコンテンツサーバからプリンタに送り、プリンタは自らのプリンタ識別子と一致するプリンタ識別子を持つジョブデータを受け取った場合にのみそのジョブデータを印刷するシステムが開示される。

しかし、特許文献１の技術では、プリンタは、自己のプリンタ識別子に一致しない識別子を持つジョブデータを受け取った場合、何も出力せずに終わるため、そのプリンタを受け取った地域拠点の人は、ジョブデータの誤送があったことを認識できない。このような場合、帳票印刷システムにおいてはジョブがロストしたことになる。これに対しては、プリンタにエラーシートを出力する機構を設けるという解決は考えられるが、この方式では、プリンタに設定された情報に基づきエラーシートを生成するので、どのような帳票が誤送されてきた場合でも画一的なエラーシートが出力される。したがって、帳票ごとに対処方法が異なる場合には、エラーシートを見ただけではユーザには適切な対処方法が分からない。

特開２００２−９１７１１号公報

本発明は、印刷対象の電子文書が誤送された場合に、誤送先でその電子文書に対応した適切な対処がとれるように案内できるようにするためのシステムを提供する。

本発明の１つの側面では、電子文書を生成する電子文書作成装置と、電子文書を受け取って印刷装置に印刷させる印刷制御装置と、を備える電子文書印刷システムであって、電子文書作成装置は、電子文書の出力先の指定を受け付ける出力先指定部と、指定された出力先を示す出力先識別情報と、その出力先にある印刷装置にて出力されるべきコンテンツデータと、その出力先以外にある印刷装置にて出力されるべき誤送信案内用データと、を含んだ電子文書を作成する作成部と、を備え、印刷制御装置は、自己に対応する出力先識別情報を記憶する識別情報記憶部と、取得した電子文書から出力先識別情報を抽出し、抽出した出力先識別情報が識別情報記憶部に記憶された自己に対応する出力先識別情報と一致した場合にはその電子文書に含まれるコンテンツデータを印刷装置に印刷させ、一致しなかった場合にはその電子文書に含まれる誤送信案内用データを用いて誤送信報知処理を行う制御部と、を備える、電子文書印刷システム、を提供する。

本発明の別の側面では、電子文書の出力先の指定を受け付ける出力先指定部と、指定された出力先を示す出力先識別情報と、その出力先にある印刷装置にて出力されるべきコンテンツデータと、その出力先以外にある印刷装置にて出力されるべき誤送信案内用データと、を含んだ電子文書を作成する作成部と、を備える電子文書作成装置を提供する。

本発明の更に別の側面では、自己に対応する出力先識別情報を記憶する識別情報記憶部と、取得した電子文書から出力先識別情報を抽出し、抽出した出力先識別情報が識別情報記憶部に記憶された自己に対応する出力先識別情報と一致した場合にはその電子文書に含まれるコンテンツデータを印刷装置に印刷させ、一致しなかった場合にはその電子文書に含まれる誤送信案内用データを用いて誤送信報知処理を行う制御部と、を備える印刷制御装置を提供する。

以下、図面を参照して、本発明の実施の形態（以下「実施形態」と呼ぶ）について説明する。

まず図１を参照して、実施形態における電子文書印刷管理の概念を説明する。ここでは、帳票印刷を例にとって説明するが、帳票以外の電子文書の印刷でも同様の方式が適用可能であることは、当業者には理解されるであろう。

ここでは、帳票情報を含む電子文書をセンターの装置が作成し、それを対応する支店の印刷装置に送って印刷出力させるケースを例にとる。センターの装置は、例えばＰＤＦ等のマルチレイヤに対応したフォーマットを用いて、複数のレイヤを含んだ電子文書１１０を作成する。その電子文書１１０には、帳票の画像を表すデータを含んだレイヤ（コンテンツレイヤ１１４）と、その電子文書１１０がシステム障害等により目的と異なる支店の印刷装置に誤送された場合の対処方法を案内する説明を含んだデフォルトレイヤ１１２とが含まれる。図示例では、デフォルトレイヤ１１２には、不適切な印刷要求がなされた旨と、センターへの連絡を促す説明文とが示される。またこの例では、デフォルトレイヤ１１２には、コンテンツレイヤ１１４に含まれる帳票の帳票番号が示される。また、センターの装置は、目的とする出力先の支店の支店コードの情報を、コンテンツレイヤ１１４の属性データとして電子文書１１０に組み込む。

このような電子文書１１０が、印刷部数や用紙サイズなどと言った印刷属性の情報をジョブチケットなどの形式で記述した印刷属性データと共に、センターの装置から支店に設置された印刷装置４０へと送信される。

支店の印刷装置４０は、自分の設置された支店を示す支店コードを記憶しており、センターの装置から印刷対象の電子文書１１０を受け取ると、その電子文書１１０に含まれるコンテンツレイヤ１１４の属性データ中の支店コードを、記憶している支店コードと比較する。そして、両者が一致すれば、コンテンツレイヤ１１４の画像を用紙に印刷する。

一方、システム障害などにより他の支店に送られるべき電子文書１１０が印刷装置４０に送られてきた場合には、その電子文書１１０の支店コードは、印刷装置４０の持つ支店コードと一致しない。この場合、印刷装置４０は、デフォルトレイヤ１１２を用紙に印刷する。

このように、本実施形態によれば、帳票の電子文書１１０が、目的とは異なる支店の印刷装置に誤送信された場合、帳票は印刷されず、その代わりに、誤送信を受けた場合の対処方法を記した案内文書が印刷される。したがって、誤送信を受けた支店の人は、印刷出力された案内文書を読むことで、適切な対処をとる（図示例ではセンターの電話番号に電話して事態を知らせる）ことができる。

次に図２〜図４を参照して、この方式を実現するためのシステム構成の一例を説明する。図２に示すように、このシステムは、インターネットやＬＡＮ（ローカル・エリア・ネットワーク）等のネットワーク５０に対して接続された電子文書作成装置１０、ユーザ端末３０、及び印刷装置４０とを有している。電子文書作成装置１０は、ユーザ端末３０からの指示に応じて帳票の電子文書１１０を含む印刷指示データを作成する装置である。電子文書作成装置１０とユーザ端末３０とは、例えば、企業の受発注を管理するセンターに設置される。電子文書作成装置１０は、データベース２０と接続されている。データベース２０は、各種帳票のフォーム（書式）データや、各支店の支店コード、各支店で出力すべき帳票に載せる帳票内容のデータ（例えば、請求書の宛名や費目、金額などのデータ）、各帳票種別に応じた誤送信時の案内文書の内容を示すデータなどを保持している。電子文書作成装置１０は、ユーザ端末３０からの指示に応じ、データベース２０の情報を用いて、その指示に応じたコンテンツレイヤ１１４及びデフォルトレイヤ１１２を含んだ電子文書１１０を作成する。そして電子文書作成装置１０は、その電子文書１１０に対してユーザ端末２０からの印刷属性指定を示す印刷属性データを付加した印刷指示データを作成し、この印刷指示データを出力先の支店の印刷装置４０へとネットワーク５０を介して送信する。

印刷装置４０は、支店に設置されており、電子文書作成装置１０から印刷指示データを受け取ると、その中の電子文書１１０に含まれるコンテンツレイヤ１１４の支店コードを調べ、その支店コードが自分の記憶する支店コードに一致するか否かに応じ、上述のようにそれぞれ異なるレイヤを印刷する。

なお、図２には、電子文書作成装置１０、ユーザ端末３０、印刷装置４０をそれぞれ１つずつしか示していないが、それらはそれぞれネットワーク５０上に複数存在してもよい。

電子文書作成装置１０の構成を、図３を参照して更に詳しく説明する。この例では、電子文書作成装置１０は、制御部１１と、コンテンツレイヤ生成部１３と、デフォルトレイヤ生成部１５と、電子文書生成部１７と、転送部１９とを備える。

制御部１１は、電子文書作成装置１０の処理全体を制御する手段である。ユーザ端末３０から帳票作成の指示を受け取ると、制御部１１は、その指示に従って帳票の電子文書１１０を作成して出力先の支店に送信するための処理を行う。一般的には、帳票作成は、定期的に、バッチ処理により支店毎に作成する場合が多い。このような場合、ユーザ端末３０からは、出力すべき支店を示す情報が電子文書作成装置１０に送られる。

この支店の指定を受けた制御部１１は、データベース２０の中から、その支店に対して送るべき帳票種別のフォームデータと、それら帳票フォームに組み込むべき帳票内容のデータを取得し、それらのデータをコンテンツレイヤ生成部１３に渡してコンテンツレイヤ１１４を作成させる。また、制御部１１は、個々の帳票に対して一意な帳票番号を割り当て、その帳票番号のデータをコンテンツレイヤ生成部１３に渡す。コンテンツレイヤ生成部１３は、受け取った帳票フォームに帳票内容と帳票番号を組み込み、所定のデータ形式（例えばＰＤＦ）のレイヤデータを作成する。これがコンテンツレイヤ１１４となる。

また制御部１１は、指定された支店に送るべき帳票種別に対応する案内文書のデータをデータベース２０から取得し、帳票番号の情報とともにデフォルトレイヤ生成部１５に渡す。案内文書のデータには、対処方法の説明文や連絡先の電話番号などが示される。デフォルトレイヤ生成部１５は、案内文書のデータと帳票番号とを組み合わせ、コンテンツレイヤ生成部１３は、受け取った帳票フォームに帳票内容と帳票番号を組み込み、ＰＤＦ等の所定データ形式のデータ、すなわちデフォルトレイヤ１１２を生成する。

制御部１１は、生成されたコンテンツレイヤ１１４及びデフォルトレイヤ１１２と、出力先の支店コードとを電子文書生成部１７に渡す。電子文書生成部１７は、これらコンテンツレイヤ１１４とデフォルトレイヤ１１２とを組み合わせることで所定データ形式（例えばＰＤＦ）の１つの電子文書１１０のファイルを生成する。図３の例では、レイヤ０をデフォルトレイヤ１１２とし、レイヤ１をコンテンツレイヤ１１４とするマルチレイヤの電子文書１１０が生成される。なお、この電子文書１１０には、デフォルトレイヤ１１２とコンテンツレイヤ１１４以外のレイヤが含まれていてもかまわない。電子文書生成部１７は、この電子文書１１０の属性データ１１６の中に、レイヤ１（コンテンツレイヤ１１４）の属性として、その電子文書の出力先の支店コード１１８（この例では"XX012"）を組み込む。

また、電子文書生成部１７は、ユーザ端末３０から指示された印刷属性を示す印刷属性データ１２０（例えばジョブチケット）を作成し、それを電子文書１１０と組み合わせることで、印刷指示データ１００を生成する。生成された印刷指示データ１００は、転送部１９により、出力先として指定された支店の印刷装置４０へと送信される。

次に図４を参照して、印刷装置４０の内部構成を説明する。印刷装置４０は、印刷受付部４１、レイヤ情報処理部４２、支店コード登録部４３、判定部４４及び印刷処理部４５を備える。

印刷受付部４１は、ネットワーク５０を介して電子文書生成部１７から印刷指示データ１００を受け取る。印刷受付部４１は、受け取った印刷指示データ１００のうちの電子文書１１０をレイヤ情報処理部４２に渡す。また、印刷受付部４１が、印刷指示データ１００に含まれる印刷属性データ１２０に従って印刷装置４０の各部の動作パラメータを設定するようにしてもよい。

レイヤ情報処理部４２は、印刷受付部４１から受け取った電子文書１１０の中から印刷すべきレイヤを抽出するための処理を行う。この処理のため、レイヤ情報処理部４２は、電子文書１１０に含まれるレイヤのリストを判定部４４に渡す。このレイヤリストには、各レイヤの属性データが含まれる。

判定部４４は、そのレイヤリストの各レイヤの属性データの中に、支店コード登録部４３に登録されている当該印刷装置４０の支店コードと同じ支店コードが含まれているかどうかを判定する。なお、支店コード登録部４３には、あらかじめその印刷装置４０の管理者などが、その印刷装置４０が設置された支店の支店コードを登録しておく。判定部４４は、その判定の結果、支店コード登録部４３に登録されている支店コードと一致する支店コードを持つレイヤが見つかった場合は、そのレイヤを示すレイヤ選択情報をレイヤ情報処理部４２に返す。また、支店コード登録部４３に登録されている支店コードと一致する支店コードを持つレイヤが見つからなかった場合（例えば登録されているものと一致しない支店コードしか見つからなかった場合や、支店コードがそもそも見つからなかった場合）は、判定部４４は、見つからなかった旨を示す所定の情報をレイヤ選択情報としてレイヤ情報処理部４２に返す。

レイヤ情報処理部４２は、判定部４４から送られてきたレイヤ選択情報に基づき、電子文書１１０内の１つのレイヤを選択する。例えば、レイヤ選択情報があるレイヤの番号を示している場合、それは、印刷装置４０が印刷すべきコンテンツレイヤ１１４が電子文書１１０内に含まれていることを意味し、そのレイヤ番号はそのコンテンツレイヤ１１４を指している。従ってレイヤ情報処理部４２は、その番号が示すレイヤを選択する。逆に、レイヤ選択情報が、支店コードに対応するレイヤが見つからなかったことを示す所定の情報であった場合は、レイヤ情報処理部４２は、デフォルトレイヤ１１２を選択する。レイヤ情報処理部４２は、このようにして選択したレイヤのデータを印刷処理部４５に渡す。

印刷処理部４５は、受け取った電子文書（この場合は、レイヤ情報処理部４２が選択したレイヤ）のデータを印刷可能な画像データもしくはページ記述言語のデータに変換する処理部と、その変換後のデータを用いて用紙に画像を印刷するプリントエンジンとを備える。印刷処理部４５は、従来からあるダイレクト印刷機能を備えており、ページ記述言語でない電子文書（例えばＰＤＦ形式）のデータを処理することで、プリントエンジンが取扱可能な画像データを生成する。この画像データに基づきプリントエンジンが印刷を行う。

この印刷装置４０は、受け取った電子文書１１０が自分の設置された支店の支店コードを持つレイヤを含んでいる場合、そのレイヤ（コンテンツレイヤ１１４）の画像を印刷し、そのようなレイヤを含まない場合はデフォルトレイヤ１１２を印刷する。したがって、印刷装置４０は、自分が印刷すべき帳票のデータを受け取った場合はそのまま印刷し、そうでない帳票のデータを受け取った場合は、誤送に対する対処方法の案内文書であるデフォルトレイヤ１１２を印刷する。これにより、誤送が生じた場合、誤送先の支店の人がその案内文書の印刷結果を見てそのことを認識し、その文書に示された対処方法を実行することができる。

なお、デフォルトレイヤ１１２と支店コードを含まない通常の電子文書が印刷装置４０に入力された場合には、印刷装置４０はその電子文書を通常通り印刷する必要がある。このような制御を実現するには、例えば、入力された電子文書がマルチレイヤ文書かどうかを判定し、マルチレイヤ文書でなければ、制御部１１は通常通りその電子文書を印刷するように制御すればよい。

また、電子文書１１０中に、デフォルトレイヤ１１２の属性として、誤送信対処のためのレイヤであることを示す所定の識別情報を設定するようにすれば、デフォルトレイヤ１１２を含まない通常のマルチレイヤ文書が入力された場合、印刷装置４０は、各レイヤの属性を調べることでその文書にデフォルトレイヤ１１２が含まれないことを認識することができる。そして、そのような場合には、印刷装置４０は、そのマルチレイヤ文書中で指定された所定のレイヤを印刷するようにすればよい。

以上では、デフォルトレイヤを誤送信時のにそのまま印刷するために使用したが、デフォルトレイヤを利用して誤送信時の処理として印刷以外の処理を実行することも可能である。

次に、本実施形態の変形例を、図５及び図６を参照して説明する。図５及び図６において、図２及び図４に示した構成要素と同一又は類似の構成要素には同一符号を付して説明を省略する。

上記実施形態の印刷装置４０は、自分の支店コードを持たない電子文書１１０を受け取った場合にその電子文書１１０中のデフォルトレイヤ１１２を印刷出力した。これに対し、この変形例の印刷装置４０ａでは、そのような場合には、レイヤ情報処理部４２がデフォルトレイヤ１１２をエラーデータ作成部４６に渡し、エラーデータ作成部４６がそのレイヤ１１２をページとして含むエラーファイルを作成する。そして、印刷装置４０ａに内蔵されるエラーログフォルダ４７にそのエラーファイルを格納する。エラーログフォルダ４７は、印刷装置４０ａが持つ記憶装置のファイルシステムに設けられた、エラーログ記録用のフォルダであり、ネットワーク５０からアクセス可能に設定されている。

一方、ネットワーク５０上に設けられたエラー監視装置５５が、例えば定期的に、そのエラーログフォルダ４７にアクセスする。エラーログフォルダ４７内にエラーファイルがあれば、それを取得し、そのエラーファイルに基づき所定のエラー対応処理を行う。エラー対応処理は、例えば、取得したエラーファイルを、取得元の印刷装置４０ａの識別情報（印刷装置４０ａのその他の属性情報を伴ってもよい）と共に、エラー監視装置５５にあらかじめ登録された通知先に電子メールで転送する処理である。また、電子メールで転送する代わりに、エラー監視装置５５に登録されたネットワークアドレスが示すサーバに対してエラーファイル等を転送してもよい。このような処理により、通知先又はそのサーバを操作する人（例えばシステム管理者）は、印刷装置４０ａに対して帳票の誤送信がなされたことを把握することができ、そのデフォルトレイヤ１１２の情報に基づき必要な対処を行うことができる。

なお、この変形例では、電子文書作成装置１０は、図２に示したものと同じ機能でよい。また、この変形例の場合、デフォルトレイヤ１１２には、連絡先の情報を含めておく必要は必ずしもない。

次に、図７を参照して更なる変形例を説明する。図７において、図４に示した構成要素と同一又は類似の構成要素には同一符号を付して説明を省略する。

この変形例では、電子文書作成装置１０は、図２のものと同じ機能でよい。一方、印刷装置４０ｂは、図２に示した印刷装置４０の構成要素に加え、通知処理部４８を備える。

レイヤ情報処理部４２は、印刷受付部４１が受け取った電子文書１１０中のレイヤの支店コードの中に、自身の支店コード登録部４３に登録されているものがない場合、その電子文書１１０中のデフォルトレイヤ１１２のデータを通知処理部４８に渡す。

通知処理部４８は、デフォルトレイヤ１１２を含むエラーファイルを作成し、そのファイルを所定の通知先へと送信する。ここで、通知先のアドレスや通知のためのプロトコルは、例えば印刷装置４０ｂ内にあらかじめ登録しておけばよい。

また、別の例として、印刷指示データ１００に含まれる印刷属性データ（例えばジョブチケット）１２０の中に、通知先のアドレスや通知に用いるプロトコルの指定を記述しておいてもよい。この場合、電子文書作成装置１０が、それら通知先アドレス等の情報を印刷属性データ１２０に組み込む。そして、印刷装置４０ｂは、その印刷属性データに含まれる通知先に対してエラーファイルを送信する。

更に別の例として、デフォルトレイヤ１１２の中に、通知先のアドレスや通知のためのプロトコルの情報を組み込んでおくこともできる。印刷装置４０ｂの通知処理部４８は、そのデフォルトレイヤ１１２の中から通知先の情報を抽出し、その情報を用いて通知先に対してエラーファイルを送信する。

通知先の情報を印刷属性データ１２０に組み込む場合もデフォルトレイヤ１１２に組み込む場合も、組み込む情報は、データベース２０（或いは電子文書作成装置１０）にあらかじめ登録しておいてもよいし、ユーザ端末２０から電子文書作成装置１０に電子文書１１０（帳票）の作成を指示したユーザが入力してもよい。データベース２０に登録しておく場合、帳票の種別毎に登録しておき、作成する帳票の種類に応じた通知先等の情報を印刷属性データ１２０又はデフォルトレイヤ１１２に組み込むこともできる。

また、以上に示したエラー通知先についての３つの方式に対し優先順位を与え、優先順位の高い順に採用する方式を選択する制御も可能である。例えば、通知先の情報を印刷属性データ１２０に組み込む方式を最上位、デフォルトレイヤ１１２に組み込む方式を次位、印刷装置４０ｂにあらかじめ登録された通知先の情報を用いる方式を最下位とした場合、通知処理部４８は、まず印刷指示データ１００内の印刷属性データ１２０に通知先の情報があるか否かを調べ、あればその通知先に対してエラーファイルを送信する。無ければ、更にデフォルトレイヤ１１２内に通知先の情報が含まれているかどうかを調べ、あればその通知先にエラーファイルを送信する。デフォルトレイヤ１１２にも通知先の情報がなければ、印刷装置４０ｂに登録されている通知先に対してエラーファイルを送信する。

なお以上に示した優先順位付けはあくまで一例に過ぎない。また、３つの方式のうちの２つを組み合わせ、優先順位付けを行ってもよい。

以上では、電子文書として、帳票を例にとって説明したが、帳票以外の電子文書にも以上の方式が適用可能であることは、当業者なら理解できるであろう。

以上に示した実施形態及び変形例によれば、電子文書に設定された出力先以外の印刷装置からその電子文書のコンテンツデータが印刷出力されることを防止できると共に、出力先以外の印刷装置に万が一その電子文書が送られた場合には、印刷装置はデフォルトレイヤ１１２の情報を用いてその事実を報知することができる。しかも、電子文書自体は、コンピュータ画面上で電子的に閲覧可能であるという利点は損なわれない。

また、デフォルトレイヤ１１２の内容は、帳票或いは電子文書１１０の種別毎に変えることができるので、印刷装置４０又はそのユーザでは、誤って自分宛でない電子文書を受け取った場合、その電子文書の種別に応じた適切な連絡先、通知先に連絡できる。

また、実施形態及び変形例では、印刷装置４０内の書き換え可能な支店コード登録部４３に支店コードを登録する構成なので、仮にある支店の印刷装置４０が故障した場合でも、同じ支店の他の印刷装置の支店コード登録部４３にその支店の支店コードを登録すれば、受け取った電子文書のコンテンツデータを後者の印刷装置で印刷することができる。すなわち、印刷装置の故障の際に電子文書作成装置１０は印刷指示データを同じ支店宛に再度送り直す必要はなく、最初に受け取った電子文書を同じ支店内で別の印刷装置に渡すことで対処できる。仮に、印刷装置内のＲＯＭや不揮発性メモリに記録された印刷装置毎の固有の識別情報を用いて出力先を指定した場合には、その印刷装置が故障した場合に他の印刷装置で本実施形態の電子文書のコンテンツレイヤを印刷することはできないが、本実施形態はそのようなケースと対照的である。

なお、本実施形態では電子文書の正しい出力先を支店コードで示したが、支店コード以外でも、出力先を指定できるコードであればどのようなものを用いてもよい。

また、実施形態及び変形例の方式は、電子文書作成装置１０と印刷装置４０との間での電子文書１１０のやりとりに用いるプロトコルに依存せず、それらの方式は、基本的にはどのようなプロトコルを用いても実現できる。例えば、障害などにより通常の通信で用いているプロトコルが利用できない場合であっても、別の方式で電子文書１１０を印刷装置４０に渡すことができさえすれば、上述の処理が実行できる。

また、実施形態及び変形例のシステムは、電子文書１１０の印刷を指示するエンドユーザが印刷装置４０に対して認証その他の特別の処理を行う必要はない。

以上に説明した実施形態及び変形例の方式は、印刷装置４０，４０ａ、４０ｂの代わりに、プリントサーバ（或いはプリントコントローラ）とプリンタ（プリントエンジン）という２つの別体の装置を用いたシステム構成にも適用できる。この場合、プリントサーバが、印刷受付部４１、レイヤ情報処理部４２、支店コード登録部４３、判定部４４、印刷処理部４５のうち電子文書又はページ記述言語のデータを印刷可能な画像データに変換する部分、エラーデータ作成部４６、エラーログフォルダ４７、通知処理部４８の機能を受け持つ。このプリントサーバが生成した画像データが、専用ケーブル又はネットワークを経由してプリンタに入力され、印刷に用いられる。

また、以上では電子文書のフォーマットとしてＰＤＦを用いる場合を例にとったが、ＰＤＦ以外のフォーマットでも、１文書内に複数のレイヤを保持することができ、レイヤに対して支店コード等の識別情報を対応づけて保持することができるフォーマットであれば、どのようなフォーマットを用いてもよい。

以上に説明した電子文書作成装置１０は、典型的には、汎用のコンピュータにて以上に説明した各要素の機能又は処理内容を記述したプログラムを実行することにより実現される。コンピュータは、ハードウエアとして、図８に示すように、ＣＰＵ（中央演算装置）６０、メモリ（一次記憶）６２、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース６４等がバス６６を介して接続された回路構成を有する。また、そのバス６６に対し、例えばＩ／Ｏインタフェース６４経由で、ハードディスクドライブ６８やＣＤやＤＶＤ、フラッシュメモリなどの各種規格の可搬型の不揮発性記録媒体を読み取るためのディスクドライブ７０が接続される。このようなドライブ６８又は７０は、メモリに対する外部記憶装置として機能する。実施形態の電子文書作成装置１０の処理内容が記述されたプログラムがＣＤやＤＶＤ等の記録媒体を経由して、又はネットワーク経由で、ハードディスクドライブ６８等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがメモリに読み出されＣＰＵにより実行されることにより、実施形態の処理が実現される。また、印刷装置４０の制御機構（印刷受付部４１、レイヤ情報処理部４２、支店コード登録部４３、判定部４４など）又はプリントサーバも、同様に汎用コンピュータと同様のアーキテクチャで実装することができる。

本発明に係る電子文書の印刷管理の概念を説明するための図である。実施形態の電子文書印刷システムの概略構成を示す図である。一実施形態での電子文書作成装置の構成を示す図である。一実施形態での印刷装置の構成を示す図である。変形例の電子文書印刷システムの概略構成を示す図である。変形例の印刷装置の構成を示す図である。別の変形例の印刷装置の構成を示す図である。電子文書作成装置が実装される汎用コンピュータのハードウエア構成の一例を示す図である。

符号の説明

１０電子文書作成装置、１１制御部、１３コンテンツレイヤ生成部、１５デフォルトレイヤ生成部、１７電子文書生成部、１９転送部、２０データベース、３０ユーザ端末、４０印刷装置、４１印刷受付部、４２レイヤ情報処理部、４３支店コード登録部、４４判定部、４５印刷処理部、５０ネットワーク、１１０電子文書、１１２デフォルトレイヤ、１１４コンテンツレイヤ。

Claims

電子文書を生成する電子文書作成装置と、電子文書を受け取って印刷装置に印刷させる印刷制御装置と、を備える電子文書印刷システムであって、
電子文書作成装置は、
電子文書の出力先の指定を受け付ける出力先指定部と、
指定された出力先を示す出力先識別情報と、その出力先にある印刷装置にて出力されるべきコンテンツデータと、その出力先以外にある印刷装置にて出力されるべき誤送信案内用データと、を含んだ電子文書を作成する作成部と、
を備え、
印刷制御装置は、
自己に対応する出力先識別情報を記憶する識別情報記憶部と、
取得した電子文書から出力先識別情報を抽出し、抽出した出力先識別情報が識別情報記憶部に記憶された自己に対応する出力先識別情報と一致した場合にはその電子文書に含まれるコンテンツデータを印刷装置に印刷させ、一致しなかった場合にはその電子文書に含まれる誤送信案内用データを用いて誤送信報知処理を行う制御部と、
を備える、電子文書印刷システム。
請求項１記載の電子文書印刷システムであって、
前記誤送信案内用データは、不適切な印刷要求がなされたこととこれに対する対処方法とを示したデータである、
ことを特徴とする電子文書印刷システム。
請求項２記載の電子文書印刷システムであって、
前記制御部は、取得した電子文書から抽出した出力先識別情報が識別情報記憶部に記憶された自己に対応する出力先識別情報と一致しなかった場合には、前記誤送信報知処理として、その電子文書に含まれる誤送信案内用データを印刷装置に印刷させる、
ことを特徴とする電子文書印刷システム。
請求項２記載の電子文書印刷システムであって、
前記制御部は、取得した電子文書から抽出した出力先識別情報が識別情報記憶部に記憶された自己に対応する出力先識別情報と一致しなかった場合には、前記誤送信報知処理として、その電子文書に含まれる誤送信案内用データを、所定のネットワークからアクセス可能なエラー記録装置に登録する、
ことを特徴とする電子文書印刷システム。
請求項２記載の電子文書印刷システムであって、
前記制御部は、取得した電子文書から抽出した出力先識別情報が識別情報記憶部に記憶された自己に対応する出力先識別情報と一致しなかった場合には、前記誤送信報知処理として、その電子文書に含まれる誤送信案内用データに含まれる少なくとも一部の情報を、その誤送信案内用データ中で指定された送信先に送信する、
ことを特徴とする電子文書印刷システム。
請求項２記載の電子文書印刷システムであって、
前記制御部は、取得した電子文書から抽出した出力先識別情報が識別情報記憶部に記憶された自己に対応する出力先識別情報と一致しなかった場合には、前記誤送信報知処理として、その電子文書に含まれる誤送信案内用データに含まれる少なくとも一部の情報を、当該制御部にあらかじめ登録された送信先に送信する、
ことを特徴とする電子文書印刷システム。
請求項２記載の電子文書印刷システムであって、
前記制御部は、取得した電子文書から抽出した出力先識別情報が識別情報記憶部に記憶された自己に対応する出力先識別情報と一致しなかった場合には、前記誤送信報知処理として、その電子文書に含まれる誤送信案内用データに含まれる少なくとも一部の情報を、前記電子文書と共に取得した印刷属性データに示された送信先に送信する、
ことを特徴とする電子文書印刷システム。
請求項１記載の電子文書印刷システムであって、
前記電子文書はマルチレイヤ文書であり、前記コンテンツデータと前記誤送信案内用データとは、それぞれ異なるレイヤのページである、
ことを特徴とする電子文書印刷システム。
請求項１記載の電子文書印刷システムであって、
前記出力先識別情報は、前記印刷装置が設置される施設の識別情報である、
ことを特徴とする電子文書印刷システム。
電子文書の出力先の指定を受け付ける出力先指定部と、
指定された出力先を示す出力先識別情報と、その出力先にある印刷装置にて出力されるべきコンテンツデータと、その出力先以外にある印刷装置にて出力されるべき誤送信案内用データと、を含んだ電子文書を作成する作成部と、
を備える電子文書作成装置。
自己に対応する出力先識別情報を記憶する識別情報記憶部と、
取得した電子文書から出力先識別情報を抽出し、抽出した出力先識別情報が識別情報記憶部に記憶された自己に対応する出力先識別情報と一致した場合にはその電子文書に含まれるコンテンツデータを印刷装置に印刷させ、一致しなかった場合にはその電子文書に含まれる誤送信案内用データを用いて誤送信報知処理を行う制御部と、
を備える印刷制御装置。