JP4544054B2

JP4544054B2 - Image processing device

Info

Publication number: JP4544054B2
Application number: JP2005183245A
Authority: JP
Inventors: 歩瀬木; 高明住友; 隆大澤
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2005-06-23
Filing date: 2005-06-23
Publication date: 2010-09-15
Anticipated expiration: 2025-06-23
Also published as: JP2007006083A

Description

本発明は、ユーザから出力指示された文書の画像を生成して出力する複写機、複合機、プリンタ、ファクシミリ、スキャナ等の画像処理装置に関し、特に機密文書等のように、印刷その他の出力に制限を加える必要がある文書の出力制限に関する。 The present invention relates to an image processing apparatus such as a copying machine, a multifunction machine, a printer, a facsimile machine, and a scanner that generates and outputs an image of a document instructed to be output by a user, and particularly for printing or other output such as a confidential document. It relates to output restrictions for documents that need to be restricted.

例えば特許文献１には、複写機等の画像処理装置において社内機密文書等の不正コピーを防止するための技術が開示される。この技術では、機密文書作成時に、記録用紙上に視認性の低い黄色のトナーでマークを付加し、複写処理時にそのマークが読み取られた場合、当該文書は機密文書であるとして、全面黒による出力を行なう等の機密保持処理を行う。また、特許文献１には、画像処理装置に印影を登録可能とし、画像処理装置が文書からその印影を読み取った場合、それを機密文書として機密保持処理を行う点が示される。また、特許文献１には、機密文書の複写がなされようとした際に処理を強制的に中断し、さらに次の行程における現像器により、用紙上に「これは機密書類であるため複写できません」旨のメッセージを付加して出力する点が示される。 For example, Patent Document 1 discloses a technique for preventing unauthorized copying of in-house confidential documents in an image processing apparatus such as a copying machine. With this technology, when a confidential document is created, a mark is added to the recording paper with yellow toner with low visibility, and if the mark is read during the copying process, the document is output as a black document as a confidential document. Execute confidentiality processing such as Japanese Patent Application Laid-Open No. 2004-228561 discloses that an imprint can be registered in an image processing apparatus, and when the image processing apparatus reads the imprint from a document, the confidential processing is performed as a confidential document. Also, in Patent Document 1, when a confidential document is about to be copied, the process is forcibly interrupted, and further, on the paper, “This cannot be copied because it is a confidential document” by the developing device in the next process. A point to which a message to the effect is added and output is shown.

特開平１１−１２２４８５号公報JP-A-11-122485

機密文書等には様々な種類があり、印刷・複写出力等の禁止の必要性の度合いは種類毎に異なる。例えば、社内機密文書の中にも画面上の閲覧のみを認め紙に印刷することが完全に禁じられるものもあれば、しかるべき者の承認を得れば紙への印刷が認められるものもある。ところが、特許文献１の技術は、機密文書であれば全て一律に機密保持処理を行い、同じメッセージを出力するだけなので、ユーザは出力しようとした文書が絶対に出力が認められないものなのか、しかるべき手段を講じれば出力が認められる場合があるのかを知ることができないと言う問題がある。 There are various types of confidential documents, and the degree of necessity of prohibition of printing / copying output varies depending on the type. For example, some internal confidential documents can only be viewed on the screen and are completely prohibited from printing on paper, while others can be printed on paper with the approval of the appropriate person. . However, since the technology of Patent Document 1 performs confidentiality processing uniformly for all confidential documents and only outputs the same message, is the user absolutely allowed to output the document to be output? There is a problem that it is impossible to know whether the output may be allowed if appropriate measures are taken.

本発明は、ユーザから出力指示された文書の画像を生成し、出力する画像処理装置であって、出力が制限される文書の条件を示す複数の出力制限ルールと、出力制限ルールごとに対応するユーザへのメッセージデータとを記憶したルール記憶手段と、前記文書が前記出力制限ルールのいずれかに抵触するか否かを判定する判定手段と、前記判定手段で前記文書が前記出力制限ルールに抵触すると判定された場合、該文書の出力を制限すると共に、前記文書が抵触する出力制限ルールに対応するメッセージデータをユーザに提示する出力制限制御手段と、出力制限を行った場合にその旨を通知する通知先の情報を記憶した通知先記憶手段と、を備え、前記出力制限制御手段は、前記判定手段で前記文書が前記出力制限ルールに抵触すると判定された場合、更に前記通知先記憶手段に記憶された通知先にその抵触に関する情報を通知し、前記出力制限制御手段が前記通知先に通知する前記抵触に関する情報には、前記出力制限ルールに抵触した前記文書の画像データが含まれる、ことを特徴とする画像処理装置を提供する。 The present invention is an image processing apparatus that generates and outputs an image of a document instructed to be output by a user, and corresponds to each of a plurality of output restriction rules indicating conditions of a document for which output is restricted, and each output restriction rule. Rule storage means for storing message data to the user, determination means for determining whether or not the document conflicts with any of the output restriction rules , and the document conflicts with the output restriction rules by the determination means. If it is determined, the output of the document is restricted, the output restriction control means for presenting message data corresponding to the output restriction rule with which the document conflicts to the user, and the fact is notified when the output restriction is performed. determination of the includes a notification destination storage means for storing the notification destination of the information, the said output restriction control means, said document by said determining means is in conflict with the output limiting rule The notification destination stored in the notification destination storage means is notified of information on the conflict, and the output restriction control means notifies the notification destination of the conflict information, the output restriction rule is violated. the included image data of the document, to provide an image processing apparatus you wherein a.

好適な例では、メッセージデータには、例えば、対応する出力制限ルールによる出力制限に対しユーザが取り得る対処を示す情報が含まれる。 In a preferred example, the message data includes, for example, information indicating a countermeasure that the user can take for output restriction by a corresponding output restriction rule.

また別の好適な例では、画像処理装置は、出力制限を行った場合にその旨を通知する通知先の情報を記憶した通知先記憶手段を更に備え、前記出力制限制御手段は、前記判定手段で前記文書が前記出力制限ルールに抵触すると判定された場合、更に前記通知先記憶手段に記憶された通知先にその抵触に関する情報を通知する。 In another preferable example, the image processing apparatus further includes a notification destination storage unit that stores information on a notification destination for notifying that when output limitation is performed, and the output limitation control unit includes the determination unit. If it is determined that the document is in conflict with the output restriction rule, the notification destination stored in the notification destination storage unit is further notified of information regarding the conflict.

以下、図面を参照して、本発明の好適な実施の形態について説明する。 Hereinafter, preferred embodiments of the present invention will be described with reference to the drawings.

図１〜図３を参照して、本実施形態の画像処理装置１０の構成及び処理について説明する。図１は本実施形態の画像処理装置の機能ブロック図、図２はその画像処理装置内のルールＤＢ（詳細は後述）に登録されるルール情報、図３はその画像処理装置の処理の流れを説明するための図である。 The configuration and processing of the image processing apparatus 10 according to the present embodiment will be described with reference to FIGS. 1 is a functional block diagram of the image processing apparatus of the present embodiment, FIG. 2 is rule information registered in a rule DB (details will be described later) in the image processing apparatus, and FIG. 3 is a flow of processing of the image processing apparatus. It is a figure for demonstrating.

この例では、画像処理装置１０は、複写機、プリンタ、スキャナ又はファクシミリ装置、又はそれらの機能を併せ持つ複合機であるとするが、これはあくまで一例に過ぎない。画像処理装置１０は、それら複写機、プリンタ等の各種装置のうちのいずれであっても構わない。 In this example, the image processing apparatus 10 is assumed to be a copying machine, a printer, a scanner, or a facsimile machine, or a multi-function machine having these functions, but this is only an example. The image processing apparatus 10 may be any of various apparatuses such as a copying machine and a printer.

画像処理装置１０において、入力部１２は、処理対象となる入力文書１００（図３では入力文書Ａ）を受け取る手段である（図３の（１））。例えば画像処理装置１０が複写機やスキャナ、ファクシミリの場合、入力文書１００は紙原稿であり、入力部１２はそれを読み取る画像読取機構である。この場合、入力部１２は、読み取った原稿の画像データを制御部１４に渡す。また、画像処理装置１０がプリンタの場合、入力文書１００はページ記述言語や画像データ等の形で表現された原稿データであり、入力部１２はそのデータをクライアントコンピュータから受け取る手段である。この場合入力部１２は、入力された原稿データを制御部１４に渡すか、或いは原稿データを出力部２０が処理可能な画像データ形式のデータに変換した上で制御部１４に渡す（図３の（２））。複合機の場合、紙原稿及び原稿データの両方を入力文書１００として受け入れる。 In the image processing apparatus 10, the input unit 12 is means for receiving an input document 100 (input document A in FIG. 3) to be processed ((1) in FIG. 3). For example, when the image processing apparatus 10 is a copying machine, a scanner, or a facsimile, the input document 100 is a paper document, and the input unit 12 is an image reading mechanism that reads the document. In this case, the input unit 12 passes the read image data of the document to the control unit 14. When the image processing apparatus 10 is a printer, the input document 100 is document data expressed in the form of page description language, image data, and the like, and the input unit 12 is a means for receiving the data from a client computer. In this case, the input unit 12 passes the input document data to the control unit 14, or converts the document data into data in an image data format that can be processed by the output unit 20, and then passes the data to the control unit 14 (FIG. 3). (2)). In the case of a multifunction machine, both a paper document and document data are accepted as the input document 100.

制御部１４は、画像処理装置１０のジョブ制御を行うユニットであり、ジョブ制御のために入力部１２，出力文書生成部１６，出力部２０及び通知部２２などといった画像処理装置１０内の各部を制御する。制御部１４は、典型的にはジョブ制御プログラムを画像処理装置１０内のプロセッサに実行させることにより実現できる。 The control unit 14 is a unit that performs job control of the image processing apparatus 10. For the job control, each unit in the image processing apparatus 10 such as the input unit 12, the output document generation unit 16, the output unit 20, and the notification unit 22 is controlled. Control. The control unit 14 can be typically realized by causing a processor in the image processing apparatus 10 to execute a job control program.

出力部２０は、入力部１２に入力された入力文書１００に対する当該画像処理装置での処理結果を出力するユニットである。例えば画像処理装置が複写機やプリンタの場合、出力部２０は、画像を用紙に印刷する印刷機構である。また、ファクシミリの場合出力部２０は画像をファクシミリ送信する送信機構であり、スキャナの場合出力部２０は読み取られた画像をファイルとして画像処理装置１０内の不揮発性記憶装置に蓄積したり、或いはあらかじめ登録されたコンピュータにそのファイルを送信したりする機構である。複合機の場合は、それら各機能に対応した出力部２０が設けられる。 The output unit 20 is a unit that outputs the processing result of the image processing apparatus for the input document 100 input to the input unit 12. For example, when the image processing apparatus is a copying machine or a printer, the output unit 20 is a printing mechanism that prints an image on paper. In the case of a facsimile, the output unit 20 is a transmission mechanism for facsimile transmission of an image. In the case of a scanner, the output unit 20 stores the read image as a file in a nonvolatile storage device in the image processing apparatus 10 or in advance. It is a mechanism that sends the file to a registered computer. In the case of a multifunction machine, an output unit 20 corresponding to each function is provided.

出力文書生成部１６は、出力部２０から出力させる出力文書データを生成する手段である。特に出力文書生成部１６は、入力文書１００が出力禁止対象に該当するかどうかの判定、及びその判定の結果出力禁止対象に該当すると判定した場合の処理の機能を備える。出力禁止対象か否か、及び出力禁止対象である場合にとるべき処理は、ルールＤＢ（データベース）１８に登録されたルールに基づき判定する。 The output document generation unit 16 is means for generating output document data to be output from the output unit 20. In particular, the output document generation unit 16 has a function of determining whether the input document 100 corresponds to an output prohibition target, and a process function when it is determined that the input document 100 corresponds to an output prohibition target as a result of the determination. Whether or not it is an output prohibition target and the processing to be taken when it is an output prohibition target are determined based on the rules registered in the rule DB (database) 18.

図２にルールＤＢ１８が管理する出力禁止ルール情報の一例を示す。この例では、ルールＤＢ１８の各レコードは、カテゴリ２０２，出力禁止ルール２０４，メッセージ２０６及び通知フラグ２０８を有する。 FIG. 2 shows an example of output prohibition rule information managed by the rule DB 18. In this example, each record in the rule DB 18 includes a category 202, an output prohibition rule 204, a message 206, and a notification flag 208.

カテゴリ２０２の欄には、出力禁止ルールの適用対象箇所の種類を示す情報が登録される。例えばカテゴリ「文書」は、ルールの適用対象が文書本体（内容部）であることを示す。またカテゴリ「属性」はルール適用対象が文書本体に付属する属性（プロパティ）データであることを示す。この他、ルール適用対象が文書ファイル名であることを示すカテゴリ「ファイル名」など、様々なカテゴリを設定することができる。 In the column of category 202, information indicating the type of location to which the output prohibition rule is applied is registered. For example, the category “document” indicates that the application target of the rule is the document body (content part). The category “attribute” indicates that the rule application target is attribute (property) data attached to the document body. In addition, various categories such as a category “file name” indicating that the rule application target is a document file name can be set.

出力禁止ルール２０４の欄には、入力文書１００が出力禁止対象であるか否かを判定するルールの識別名が登録される。本実施形態では、ルールＤＢ１８には複数の出力禁止ルール２０４が登録されている。 In the output prohibition rule 204 column, an identification name of a rule for determining whether or not the input document 100 is an output prohibition target is registered. In the present embodiment, a plurality of output prohibition rules 204 are registered in the rule DB 18.

出力禁止ルール２０４のうち例えば「社外秘」は、入力文書１００が社外秘文書に該当する条件を表したルールである。ルール「社外秘」は、例えば入力文書１００の画像中に「社外秘」を示す特徴的な画像（例えば社外秘を示す文字列、マーク或いはバーコード等のコード情報。この特徴的な画像は当該ルール中に記述される）が含まれている場合や、入力文書１００を示すページ記述言語データ中（例えば属性情報中）に「社外秘」を示す所定のデータ（これはルール中に記述される）が含まれている場合などに、当該入力文書１００を出力禁止対象と判定する等のルールである。出力文書生成部１６は、この判定のために、文書の画像中から文字列を求めるＯＣＲ（光学文字認識）機能を備える。ルール「図面」は、入力文書１００の画像中やページ記述言語データ中に、出力禁止対象の「図面」であること、又は出力禁止対象の図面番号などを示す文字列やマーク、コード情報等が含まれている場合に、出力禁止と判定するルールである。ルール「私的文書」は、業務以外の活動を示唆する文言（例えば該当する文言のリストをこのルールに記述しておけばよい）が入力文書１００中に高い割合で現れた場合や、業務用の文書に組み込まれる所定の文字列やマーク、或いは属性データが入力文書１００の画像やページ記述言語データ中にない場合などに、入力文書１００を出力禁止と判定する。また、画像処理装置の中には、ユーザから指定されたＵＲＬ(Uniform Resoure Locator) からウェブページをダウンロードし、印刷等の出力を行う機能を持つものがあるが、出力を許可するウェブページを規定するルール（例えば出力を許可するウェブページのドメインを列挙したり、逆に出力禁止のドメインを列挙したりしたものなど）も、この出力禁止ルール２０４の一例である。また、入力文書１００の属性データ（作成者名や文書名、ファクシミリ送信宛先など）や、その入力文書１００の出力を指示したユーザの情報（ユーザ名や、ユーザが属するグループ、ユーザに与えられた権限の情報）を利用して、出力禁止の判定を行うこともできる。この場合、出力禁止ルールには、出力禁止に該当する文書属性やユーザの情報を特定する条件が記述される。もちろん、それら文書、文書属性、ユーザ等に関する条件を適宜組み合わせたものを出力禁止ルールとすることもできる。図２では、これら各ルールの識別名のみ示したが、画像処理装置１０にはそれら各ルールの内容を記述した実体データももちろん登録されている。 For example, “confidential” in the output prohibition rule 204 is a rule that represents a condition in which the input document 100 corresponds to a confidential document. The rule “confidential” is, for example, a characteristic image indicating “confidential” in the image of the input document 100 (for example, code information such as a character string, mark, or barcode indicating confidentiality. This characteristic image is included in the rule. The page description language data indicating the input document 100 (for example, attribute information) includes predetermined data indicating “confidential” (this is described in the rule). The input document 100 is determined as an output prohibition target. The output document generator 16 has an OCR (optical character recognition) function for obtaining a character string from the document image for this determination. The rule “drawing” includes a character string, a mark, a code information, or the like indicating that the drawing is the output prohibition target, the drawing number of the output prohibition target, or the like in the image of the input document 100 or the page description language data. If it is included, this rule determines that output is prohibited. The rule “private document” is used when a word suggesting an activity other than business (for example, a list of relevant words may be described in this rule) appears in the input document 100 at a high rate, or for business When the predetermined character string, mark, or attribute data incorporated in the document is not included in the image or page description language data of the input document 100, the input document 100 is determined to be prohibited from output. Some image processing devices have a function to download a web page from a URL (Uniform Resoure Locator) specified by the user and output it, such as printing. A rule for enumerating (for example, enumerating domains of web pages that permit output, or conversely enumerating domains for which output is prohibited) is also an example of the output prohibition rule 204. Also, the attribute data of the input document 100 (creator name, document name, facsimile transmission destination, etc.) and information of the user who instructed the output of the input document 100 (user name, group to which the user belongs, and user are given. It is also possible to determine whether to prohibit output using the authority information. In this case, the output prohibition rule describes a document attribute corresponding to output prohibition and a condition for specifying user information. Of course, an output prohibition rule may be a combination of conditions relating to such documents, document attributes, users, and the like as appropriate. Although only the identification names of these rules are shown in FIG. 2, entity data describing the contents of the rules is of course registered in the image processing apparatus 10.

なお、出力禁止ルールの適用先は１つのカテゴリに限定されるわけではない。例えば「『機密』という文字列を含む場合に出力禁止とする」というルールがあった場合、このルールは「文書」、「属性」、「ファイル名」のいずれにも適用可能である。 The application destination of the output prohibition rule is not limited to one category. For example, if there is a rule “prohibit output when a character string“ confidential ”is included”, this rule can be applied to any of “document”, “attribute”, and “file name”.

メッセージ２０６は、当該出力禁止ルール２０４に該当した場合に、ユーザに提示するメッセージのデータが登録される。本実施形態では、出力禁止の処理を採った場合、単に入力文書が出力できない旨を示すだけのメッセージではなく、その出力禁止に対しユーザがとり得る対処を示唆するメッセージを提示する。このようなメッセージのユーザへの提示は、画像処理装置１０の出力部２０から印刷出力してもよいし、画像処理装置１０のユーザインタフェース用のディスプレイ（液晶パネルなど）に表示してもよいし、リモートのマシンからのプリント指示の場合には、そのリモートマシンにそのメッセージを送ってもよい。 In the message 206, data of a message to be presented to the user when the output prohibition rule 204 is applicable is registered. In the present embodiment, when the output prohibition process is employed, a message suggesting a countermeasure that the user can take for the output prohibition is presented, not just a message indicating that the input document cannot be output. The presentation of such a message to the user may be printed out from the output unit 20 of the image processing apparatus 10 or may be displayed on a user interface display (liquid crystal panel or the like) of the image processing apparatus 10. In the case of a print instruction from a remote machine, the message may be sent to the remote machine.

そのようなメッセージとしては、例えば、当該入力文書が絶対に出力禁止のものなのか、それとも適切な手段を講じれば出力が認められるものなのかを示す文章やマークなどを例示することができる。ユーザは、このようなメッセージを見ることで、当該入力文書が絶対に出力禁止のものであれば、その文書を出力しようという無駄な試みを回避することができる。また、適切な手段を講じれば出力可能なのであれば、その手段を講じるなどの対処をとることもできる。ルール「社外秘」に対応するメッセージ中の「閲覧のみ可能です」という文言は、そのようなメッセージの一例である。このメッセージを見れば、ユーザは、入力文書はウェブページや紙文書での閲覧のみが許されたものと知ることができるので、印刷や複写、ファクシミリ送信、スキャンデータのファイル出力等の出力を試みても無駄なことが分かる。 As such a message, for example, a sentence, a mark, or the like indicating whether the input document is absolutely prohibited from being output or whether an output is permitted if appropriate measures are taken can be exemplified. By viewing such a message, the user can avoid a useless attempt to output the input document if the input document is absolutely output-prohibited. In addition, if an appropriate measure is taken and output is possible, it is possible to take measures such as taking the measure. The word “only browsing is possible” in the message corresponding to the rule “confidential” is an example of such a message. By seeing this message, the user can know that the input document is only allowed to be viewed on a web page or paper document, so try printing, copying, facsimile transmission, output of scan data file, etc. It turns out that it is useless.

また、別の観点から言えば、本実施形態では、当該入力文書が適切な手段を講じれば出力可能である場合、その手段を示す文章やマークなどを含むメッセージを出力する。これにより、ユーザは、その文書をどうしても出力したい場合、そのメッセージにしたがって適切な処置を講じることができる。例えば、図２の例では、ルール「図面」に対応するメッセージ中の「どうしても出力したい場合は管理者に依頼してください」という文言がその一例である。ユーザは、このメッセージを見て、管理者に当該文書の出力を依頼したり、あるいは管理者から当該文書の出力の権限を付与してもらう（例えば画像処理装置１０にその権限を設定してもらうなど）などの対処をとることができる。 From another point of view, in this embodiment, when the input document can be output if appropriate means are taken, a message including a sentence or a mark indicating the means is output. As a result, when the user wants to output the document, the user can take an appropriate action according to the message. For example, in the example of FIG. 2, the phrase “please ask the administrator if you really want to output” in the message corresponding to the rule “drawing” is an example. The user sees this message and requests the administrator to output the document, or has the administrator give the authority to output the document (for example, the image processing apparatus 10 sets the authority). Etc.) can be taken.

本実施形態では、このようなメッセージを出力禁止ルールごとに用意することで、出力禁止の理由に応じた適切なメッセージをユーザに提示することができる。また、このメッセージの中に、出力禁止ルールの内容（例えば出力禁止の理由）を示すことで、ユーザはどのような理由で出力禁止になったかを知ることができる。したがって、ユーザに文書の出力管理のポリシーを周知することが可能になる。 In this embodiment, by preparing such a message for each output prohibition rule, an appropriate message according to the reason for the output prohibition can be presented to the user. Further, by indicating the contents of the output prohibition rule (for example, the reason for the output prohibition) in this message, the user can know why the output is prohibited. Therefore, it becomes possible to inform the user of the document output management policy.

また、ルールＤＢ１８の通知フラグ２０８は、当該出力禁止ルールに該当した場合に、その旨を所定の通知先に通知するか否かを示す。通知先は、例えば画像処理装置１０を管理する管理者やオフィス或いは企業内の情報管理部門の担当者のメールアドレスや、管理者或いは情報管理部門に設置されたプリンタ等の画像処理装置などである。通知先の情報は通知先情報ＤＢ２４に登録されている。例えば図３の例では、通知先情報ＤＢ２４には、通知先として管理部門の複合機のＩＰアドレスと管理者のメールアドレスとが登録されている。このような通知により、管理者或いは管理部門に対し情報セキュリティ管理のための有益な情報を提供することができる。 Further, the notification flag 208 of the rule DB 18 indicates whether or not to notify a predetermined notification destination when the output prohibition rule is satisfied. The notification destination is, for example, an e-mail address of an administrator who manages the image processing apparatus 10 or a person in charge of an information management department in an office or company, or an image processing apparatus such as a printer installed in the administrator or information management department. . Information on the notification destination is registered in the notification destination information DB 24. For example, in the example of FIG. 3, in the notification destination information DB 24, the IP address of the MFP in the management department and the administrator's mail address are registered as the notification destination. Such notification can provide useful information for information security management to an administrator or a management department.

再び出力文書生成部１６の説明に戻ると、出力文書生成部１６は、制御部１４から入力文書１００のデータを受け取り（図３の（３））、このデータを解析することにより、ルールＤＢ１８に登録されたルールの中にその入力文書が該当するものがあるか否かを判定する。この判定自体は周知技術で実現できるので説明を省略する。 Returning to the description of the output document generation unit 16 again, the output document generation unit 16 receives the data of the input document 100 from the control unit 14 ((3) in FIG. 3), and analyzes this data in the rule DB 18. It is determined whether there is a registered rule corresponding to the input document. Since this determination itself can be realized by a known technique, the description thereof is omitted.

そして、該当するルールがなければ、当該入力文書は出力禁止でないので、出力文書生成部１６は、その入力文書の画像を表す出力文書データＢを生成し、制御部１４に返す。一方、該当するルールがあれば、その文書は出力禁止なので、出力文書生成部１６は、そのルールに対応するメッセージ２０６を示す出力文書データＢ（例えば図３の例では文書Ｍ１）を作成して制御部１４に返す。このデータに、該当したルール（「社外秘」又は「図面」など）を示す情報（言い換えれば出力禁止と判定した理由）を含めることも好適である。なお、出力文書データＢには、その文書データＢが出力禁止のメッセージであるのか、ユーザに出力指示された入力文書１００（Ａ）であるのかを示す情報を付けて送ることも好適である。また、その該当するルールに対応する通知フラグ２０８が「通知する」であれば、出力文書生成部１６は、通知先情報ＤＢ２４に登録された通知先への通知指示Ｃを制御部１４に送る（以上、図３の（４））。 If there is no corresponding rule, the output of the input document is not prohibited. Therefore, the output document generation unit 16 generates output document data B representing the image of the input document and returns it to the control unit 14. On the other hand, if there is a corresponding rule, the document is prohibited from being output, so the output document generation unit 16 creates output document data B (for example, document M1 in the example of FIG. 3) indicating the message 206 corresponding to the rule. Return to the control unit 14. It is also preferable to include information (in other words, the reason for determining that output is prohibited) indicating the corresponding rule (such as “confidential” or “drawing”) in this data. It is also preferable to send the output document data B with information indicating whether the document data B is an output prohibition message or an input document 100 (A) instructed to be output by the user. If the notification flag 208 corresponding to the rule is “notify”, the output document generation unit 16 sends a notification instruction C to the notification destination registered in the notification destination information DB 24 to the control unit 14 ( As described above, (4) in FIG.

なお、１つの入力文書１００（Ａ）に対して複数のルールが該当した場合、例えば、出力文書データＢには、該当するルールに対応するメッセージ（及びそのルールを示す情報）を全て列挙すればよい。また、この場合、それら該当するルールのうちの１つでも通知フラグ２０８が「通知する」であれば、制御部１４に対して所定の通知先への通知指示Ｃを行う。 When a plurality of rules correspond to one input document 100 (A), for example, in the output document data B, all messages (and information indicating the rules) corresponding to the corresponding rule are listed. Good. Further, in this case, if the notification flag 208 is “notify” even in one of the corresponding rules, a notification instruction C to a predetermined notification destination is performed to the control unit 14.

制御部１４は、出力文書生成部１６から受け取った出力文書Ｂを出力部２０に渡すとともに、その出力文書Ｂの出力先を指示する（図３の（５））。この場合、出力文書Ｂが入力文書Ａに対応するものであれば、ユーザが指示した出力先（例えば印刷や複写の場合はプリント出力部、ファクシミリ送信の場合はファクシミリ出力部）を指示する。これに対し、出力文書Ｂが出力禁止に対応するメッセージである場合は、出力先としてプリント出力部を指示する。出力部２０は、指示された出力先に該当する出力部からその出力文書Ｂを出力する（図３の（６））。 The control unit 14 passes the output document B received from the output document generation unit 16 to the output unit 20 and instructs the output destination of the output document B ((5) in FIG. 3). In this case, if the output document B corresponds to the input document A, the output destination designated by the user (for example, a print output unit for printing or copying, a facsimile output unit for facsimile transmission) is designated. On the other hand, if the output document B is a message corresponding to output prohibition, the print output unit is instructed as an output destination. The output unit 20 outputs the output document B from the output unit corresponding to the instructed output destination ((6) in FIG. 3).

また制御部１４は、出力禁止の旨の通知を指示する通知指示Ｃを出力文書生成部１６から受けた場合、通知部２２に対してその通知を指示する（図３の（７））。この指示には、入力文書Ａ、出力文書Ｂ（すなわち出力禁止に関するメッセージ）、及びこのジョブの属性情報Ｄが含まれる。属性情報Ｄには、例えば、出力禁止と判定したルールの内容（禁止の理由）や、入力文書Ａのファイル名（もし分かれば）、当該画像処理装置１０の識別情報、当該ジョブを投入したユーザの識別情報（もし分かれば）、などが含まれる。また、ファクシミリ送信の場合、宛先ＦＡＸ番号などを属性情報Ｄに含めることが有益である。ただし、これはあくまで一例であり、属性情報Ｄはこれらの全てを含まなければならないわけではないし、これら以外の情報を含んでいけないわけでもない。 Further, when the control unit 14 receives a notification instruction C for instructing notification of output prohibition from the output document generation unit 16, the control unit 14 instructs the notification unit 22 to perform the notification ((7) in FIG. 3). This instruction includes an input document A, an output document B (that is, a message regarding output prohibition), and attribute information D of the job. The attribute information D includes, for example, the content of the rule determined to be output prohibited (reason for prohibition), the file name of the input document A (if known), the identification information of the image processing apparatus 10, and the user who has submitted the job Identification information (if known). In the case of facsimile transmission, it is useful to include the destination FAX number in the attribute information D. However, this is merely an example, and the attribute information D does not have to include all of these, and does not necessarily include other information.

通知部２２は、制御部１４からの通知指示に従って通知内容データＥを生成し、その通知内容データＥを、通知先情報ＤＢ２４から求めた通知先に対して送信する（図３の（８））。作成する通知内容データＥには、出力禁止と判定した理由等を示した属性情報Ｄ、出力禁止について説明するメッセージを示した出力文書Ｂ、及び入力文書Ａそのもののデータとが含まれる。このような通知内容データＥを受け取った管理者や管理部門は、どのような文書の出力が試みられて、その出力が禁止されたのかを知ることができる。特に、通知内容データＥには、入力文書Ａの画像が含まれるので、どのような文書が出力されようとしたのか、管理側で容易に把握できる。また、画像処理装置１０やその出力を指示したユーザの識別情報などが属性情報Ｄに含まれる場合は、どの装置で、或いはだれが、そのような出力を試みたかを管理側が把握できる。 The notification unit 22 generates notification content data E in accordance with the notification instruction from the control unit 14, and transmits the notification content data E to the notification destination obtained from the notification destination information DB 24 ((8) in FIG. 3). . The notification content data E to be created includes attribute information D indicating the reason for determining output prohibition, output document B indicating a message explaining output prohibition, and data of the input document A itself. An administrator or management department that has received such notification content data E can know what kind of document output has been attempted and the output has been prohibited. In particular, since the notification content data E includes an image of the input document A, the management side can easily grasp what kind of document is about to be output. Further, when the attribute information D includes the identification information of the image processing apparatus 10 or the user who has instructed the output, the management side can grasp which apparatus or who attempted such output.

なお、通知部２２は、通知内容データＥを、通知先の種別に応じた形式にして送信する。例えば、通知先が複合機である場合、通知部２２は、その通知内容データＥの画像を印刷する印刷指示を作成し、その複合機に対して送信する。通知先が電子メールのアドレスである場合は、例えば、その通知内容データＥのファイルを添付ファイルとして含んだ電子メールを作成し、通知先に送信する。 The notification unit 22 transmits the notification content data E in a format corresponding to the type of notification destination. For example, when the notification destination is a multifunction device, the notification unit 22 creates a print instruction for printing an image of the notification content data E, and transmits the print instruction to the multifunction device. When the notification destination is an e-mail address, for example, an e-mail including the file of the notification content data E as an attached file is created and transmitted to the notification destination.

なお、ルールＤＢ１８や通知先情報ＤＢ２４の登録情報は、設定部２６を介して追加、削除、又は変更することができる。 The registration information in the rule DB 18 and the notification destination information DB 24 can be added, deleted, or changed via the setting unit 26.

以上説明したように、本実施形態によれば、画像処理装置１０が入力文書に対し出力禁止の措置をとった場合に、ユーザは出力部２０から出力される文書からその入力文書が絶対に出力できないのか否かを知ることができ、更に出力できる方法がある場合にはその方法を知ることができるので、ユーザの利便性が向上する。また本実施形態では、出力禁止の措置をとった場合、その禁止に関する情報を所定の通知先に通知するので、画像処理装置１０からの情報漏洩やその兆候の監視を行うことができる。 As described above, according to the present embodiment, when the image processing apparatus 10 takes an output prohibition measure for an input document, the user absolutely outputs the input document from the document output from the output unit 20. It is possible to know whether or not it is possible, and if there is a method that can be further output, it is possible to know the method, thereby improving the convenience for the user. Further, in the present embodiment, when a measure for prohibiting output is taken, information on the prohibition is notified to a predetermined notification destination, so that information leakage from the image processing apparatus 10 and signs thereof can be monitored.

以上に説明した実施形態はあくまで一例に過ぎない。例えば、以上では、出力禁止のためのメッセージを出力部２０から印刷物として出力したが、この代わりに、画像処理装置１０の備えるユーザインタフェース用の画面にそのメッセージを表示してもよいし、リモートからのプリント指示の場合には指示元のユーザに対してそのメッセージをメールで送信したり、指示元のパーソナルコンピュータのプリンタドライバに対してそのメッセージを送り、プリンタドライバのユーザインタフェース画面にそのメッセージを表示されるようにしてもよい。また、メッセージの印刷出力と、ユーザインタフェース画面表示或いはリモートのコンピュータへの通知との両方を行ってもよい。 The embodiment described above is merely an example. For example, in the above, a message for prohibiting output is output as a printed matter from the output unit 20, but instead, the message may be displayed on a screen for a user interface included in the image processing apparatus 10, or remotely. In the case of a print instruction, the message is sent to the instructing user by e-mail, or the message is sent to the printer driver of the instructing personal computer, and the message is displayed on the user interface screen of the printer driver. You may be made to do. Further, both message printout and user interface screen display or remote computer notification may be performed.

また、出力禁止の措置をとった場合の通知先を、該当する出力禁止ルールごとに設定できるようにすることもできる。これにより、出力禁止ルールごとに、そのルールに該当する文書出力に関心のある部門に適切に通知を行うことができる。 It is also possible to set a notification destination when an output prohibition measure is taken for each corresponding output prohibition rule. Thus, for each output prohibition rule, it is possible to appropriately notify a department that is interested in outputting a document corresponding to the rule.

また、以上の例では、入力文書１００の出力を禁止する場合を例にとったが、本実施形態の処理は、禁止以外の場合にも適用可能である。例えば、画像処理装置１０が提供するいくつかの出力態様（印刷、ファクシミリ送信など）のうちの一部を禁止したり、或いは入力文書１００のうちの一部を黒塗り等の方法で隠して出力したり、入力文書１００の画像に対して出力制限対象である旨を示す画像を重畳して出力したりするなどといった様々な出力制限を行う場合でも、その出力に合わせて上述と同様のメッセージを出力したり画面表示したりすることができ、またそのような制限を行った旨を管理者に通知することもできる。 Further, in the above example, the case where the output of the input document 100 is prohibited is taken as an example, but the processing of the present embodiment can be applied to cases other than the prohibition. For example, a part of some output modes (printing, facsimile transmission, etc.) provided by the image processing apparatus 10 is prohibited, or a part of the input document 100 is hidden by a method such as blacking and output. Even when various output restrictions are performed, such as superimposing or outputting an image indicating that the output is to be restricted with respect to the image of the input document 100, a message similar to the above is displayed in accordance with the output. It can be output or displayed on the screen, and the administrator can be notified that such a restriction has been made.

実施の形態の画像処理装置の構成例を示す機能ブロック図である。It is a functional block diagram which shows the structural example of the image processing apparatus of embodiment. ルールＤＢが管理する出力禁止ルール情報の一例を示す図である。It is a figure which shows an example of the output prohibition rule information which rule DB manages. 実施の形態の画像形成装置の処理の流れを説明するための図である。FIG. 4 is a diagram for explaining a processing flow of the image forming apparatus according to the embodiment.

Explanation of symbols

１０画像処理装置、１２入力部、１４制御部、１６出力文書生成部、１８ルールＤＢ、２０出力部、２２通知部、２４通知先情報ＤＢ、２６設定部。 DESCRIPTION OF SYMBOLS 10 Image processing apparatus, 12 input part, 14 control part, 16 output document production | generation part, 18 rule DB, 20 output part, 22 notification part, 24 notification destination information DB, 26 setting part

Claims

An image processing apparatus for generating and outputting an image of a document instructed to be output by a user,
Rule storage means for storing a plurality of output restriction rules indicating the conditions of a document whose output is restricted, and message data to the user corresponding to each output restriction rule;
A determination unit configured to determine whether the document conflicts with any of the output limiting rule,
When the determination unit determines that the document violates the output restriction rule, the output restriction control unit restricts the output of the document and presents message data corresponding to the output restriction rule violated by the document to the user. When,
A notification destination storage means for storing information of a notification destination for notifying that when output restriction is performed;
Equipped with a,
When the determination unit determines that the document conflicts with the output limitation rule, the output limitation control unit further notifies the notification destination stored in the notification destination storage unit of information regarding the conflict,
The information relating to the conflict notified by the output restriction control means to the notification destination includes image data of the document that has violated the output restriction rule.
The image processing apparatus you wherein a.

The image processing apparatus according to claim 1, wherein the message data includes information indicating a countermeasure that a user can take for output restriction according to a corresponding output restriction rule.

The image processing apparatus according to claim 2, wherein the message data includes information indicating whether or not output restriction according to a corresponding output restriction rule may be released.

The image processing apparatus according to claim 2, wherein the message data includes information indicating a policy for outputting a document that violates a corresponding output restriction rule.

The image processing apparatus according to claim 1, wherein the message data includes a description of a content of a corresponding output restriction rule.

When the determination unit determines that the document violates the output restriction rule, the output control unit outputs the image data of the document that violates the output restriction rule to the printing apparatus stored as the notification destination. the image processing apparatus according to claim 1, characterized in that a print instruction conflict situation information including.

The notification destination storage means stores a notification destination corresponding to each output restriction rule,
When the determination unit determines that the document violates the output restriction rule, the output restriction control unit notifies the notification destination corresponding to the output restriction rule with which the document violates information about the conflict.
The image processing apparatus according to claim 1 .