JP4204613B2 - 記帳システム、摘要辞書編集方法、プログラム、及びプログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、専門的な会計・税務知識のない小規模法人や個人事業者向けの会計処理システムにおいて、取引情報を記帳する際に行う摘要辞書登録および摘要辞書編集技術に関する。

従来、会計事務所とその顧問先（会計事務所との契約により会計処理又は会計処理にかかわる指導を委託した個人又は企業をいう）間で会計処理を行う方式として、顧問先で入力したある期間（日、週、月）内の会計データ（会計処理時に会計伝票メモからデータ入力されたデータや仕訳データをいう）を会計事務所に通信回線を介して送信したり、記憶媒体に記憶して郵送したりして会計事務所側で会計処理を行う方式がある。

しかしながら、専門的な会計・税務知識のない小規模法人や個人事業者の場合は会計データ入力をできるだけ容易にする必要があるので、入力方式に様々な工夫を凝らした会計処理システムが提案、開発されている。
特開２００３−３２３５９１号公報

例えば、特許文献１（本願出願人が平成１４年５月２日に出願済みの特願２００２−１３０９５６に開示の発明）には、会計処理装置でのデータの記帳時に入力された摘要文字列を基に勘定科目等の科目情報と摘要名を対応付けて記憶した摘要辞書から入力データに対応する科目情報と摘要名を取り出して自動仕訳する技術が開示されている。

しかしながら、同特許文献１に開示の技術では、入力された摘要文字列に全部一致又は部分一致する摘要名が複数ある場合はそれらを一覧表示して絞込み選択するようにしているので、摘要辞書に登録されている摘要名が少なかったり、ユーザの業種に適合していない場合は部分一致検索による摘要検索が増し、結果として一覧表示される摘要名が多すぎて選択の手間がかかることとなり、摘要辞書に業種に応じた新たな摘要名を登録したり、従来登録されている摘要名を更新したり、不要な摘要名を削除する必要がある。

本発明は、上記問題点を解決するためになされたものであり、専門的な会計・税務知識のない小規模法人や個人事業者が、摘要辞書への登録や編集を簡単に行うことができる記帳システム、摘要辞書編集方法、摘要辞書編集プログラム、及びプログラムを記録した記憶媒体の提供を目的とする。

上記課題を解決するために、請求項１に記載の発明の記帳システムは、摘要種類情報と使用可否情報とを記憶した摘要辞書レコードとを複数記憶してなる摘要辞書と、摘要辞書レコードの更新指示を行う更新指示手段と、前記更新指示手段による指示があったとき、更新対象とされた摘要辞書レコードを更新する更新手段と、摘要辞書レコードの使用可否情報の変更指示を行う使用可否情報変更指示手段と、前記使用可否情報変更指示手段による指示があったとき、使用可否情報の変更対象とされた摘要辞書レコードの使用可否情報を変更する使用可否情報変更手段と、を備え、前記更新手段による摘要辞書レコードの更新は、前記摘要種類情報が更新許可に設定されているときにのみ可能であり、前記使用可否情報変更手段による摘要辞書レコードの使用可否情報の変更は、前記摘要種類情報が更新禁止に設定されている摘要辞書レコードのみが可能であることを特徴とする。

また、請求項２に記載の発明の摘要辞書編集方法は、外部操作により所定の指示を行う指示手段と、摘要種類情報と使用可否情報とを記憶した摘要辞書レコードとを複数記憶してなる摘要辞書と、を備えた会計処理装置において実行される摘要辞書編集方法であって、前記指示手段による摘要辞書レコードの更新指示を基に更新対象とされた摘要辞書レコードを更新する工程と、前記指示手段による摘要辞書レコードの使用可否情報の変更指示を基に使用可否情報の変更対象とされた摘要辞書レコードの使用可否情報を変更する工程と、を備え、前記摘要辞書レコードを更新する工程での摘要辞書レコードの更新は、前記摘要種類情報が更新許可に設定されているときにのみ可能であり、前記摘要辞書レコードの使用可否情報を変更する工程による摘要辞書レコードの使用可否情報の変更は、前記摘要種類情報が更新禁止に設定されている摘要辞書レコードのみが可能であることを特徴とする。

また、請求項３に記載の発明の摘要辞書編集プログラムは、摘要種類情報と使用可否情報とを記憶した摘要辞書レコードとを複数記憶してなる摘要辞書と、摘要辞書レコードの更新指示を行う更新指示手段と、摘要辞書レコードの使用可否情報の変更指示を行う使用可否情報変更指示手段とを備えたコンピュータを、前記更新指示手段による指示を検出したとき前記摘要種類情報が更新許可に設定されているときにのみ更新対象とされた摘要辞書レコードを更新する更新手段、前記使用可否情報変更指示手段による指示を検出したとき使用可否情報の変更対象とされた摘要辞書レコードのうち前記摘要種類情報が更新禁止に設定されている摘要辞書レコードの使用可否情報のみを更新許可に変更する使用可否情報変更手段、として機能させる。

また、請求項４に記載の発明のコンピュータ読み取り可能な記憶媒体は、請求項３に記載の摘要辞書編集プログラムを記憶している。

本発明によれば、摘要辞書レコードが更新禁止に設定されている場合にのみ摘要辞書レコードの使用可否情報を変更できるので、通常更新禁止設定されているメーカー提供の摘要辞書レコードのなかにユーザの業種に適していないものがあるような場合にその摘要レコードを使用禁止にして事実上削除することができるので、業種に適した摘要辞書に編集することができる。

図１は本発明の記帳システムを適用可能な会計処理装置のハードウエア構成を示すブロック図であり、会計処理装置１は、制御部１０、キー入力部１１、ポインティングデバイスとしてのマウス１２、記憶媒体アクセス部１３、表示部１４、保存記憶メモリ１５及びプリンタ１７を備えている。なお、ネットワークと接続して外部装置とデータ授受を行う通信制御部１６を備えるようにしてもよい。また、小規模法人や小規模事業者の使用する会計処理装置として、同様の構成を備えたパーソナルコンピュータ（パソコン）を用いることができる。

制御部１０は、ＣＰＵ、プログラム格納メモリおよびＲＡＭ等の周辺回路（図示せず）からなり、上述の各構成部分の動作及び会計処理装置１全体の動作を制御する。また、プログラム格納メモリには制御プログラム、本発明の摘要辞書登録プログラム及び摘要辞書編集プログラム等のプログラム又はプログラムモジュールを含む記帳システムプログラムと摘要辞書編集画面及び各帳簿毎の記帳データ入力／表示画面のフォーマットデータや定数等を格納している。

キー入力部１１はデータ入力用のキーボードやファンクションキー等を供え、オペレータはキーボードやファンクションキー等を用いて領収書や納品書、売上伝票等のメモを基に帳簿データの入力、摘要文字列の入力やウインドウに一覧表示された取引区分の選択（指定）等を行う。キー操作が行われると制御部１０に選択又は指定されたキーのコード及び状態信号等が送出される。

マウス１２は画面上に表示される選択ボタンやアイコン、メニュー等を選択する選択手段や、ウインドウに一覧表示される取引名や摘要名等の選択手段等として用いられ、オペレータによりクリック操作が行われると制御部１０に選択又は指定された画面上の指定位置情報が送出される。

記憶媒体アクセス部１３は、ＣＤやＦＤ等の記憶媒体を着脱自在に構成され、本発明の記帳システムのインストール時に、記憶媒体に記憶された摘要登録プログラムや摘要辞書編集プログラムを含む記帳システム用プログラムを読み取ったり、記憶媒体に記憶されたデータを読み取ったり、会計年度の切替え時に前年度データを記憶媒体に書き込んだりする際に駆動される。

表示部１４はディスプレイ等の表示装置からなり、処理選択用のアイコンやボタン、或いはメニューやメッセージを表示すると共に、入力画面や帳簿等の表示を行う。また、キー入力された帳簿データや、摘要及び科目情報等を入力／表示画面の所定の位置に表示する。

保存記憶メモリ１５は、ＨＤ（ハードディスク）やＭＯ（光ディスク）等のようにデータの保存記憶及び読み出しが可能なメモリであり、記帳システム及び他のシステムで規定されたファイル領域が確保されており、各ファイルには記帳システム用の、各帳簿ファイル、元帳ファイル、取引辞書ファイル、摘要辞書ファイル２、科目名ファイル３、仕訳ファイル等のファイルが記憶される。

なお、ＲＯＭ等のプログラム格納メモリに代えてプログラム格納領域が確保し、インストールされた各種システム（この例では、ＯＳ（オペレーティング・システム））や自動仕訳プログラム等を含む記帳入力処理プログラム等や各帳簿に対応した画面フォーマットデータや定数等を格納するようにしてもよい。

日常的に発生する取引は、取引の際発行される領収書や納品書、売上伝票等のメモを基に会計処理装置１に入力の際、オペレータは取引日付、摘要及び金額を入力すればよく、摘要入力により、取引は自動仕訳されて仕訳ファイル及び記帳入力対象となった出納帳又は補助簿に相当する出納帳ファイル又は補助簿ファイルに書き込まれる。

また、オペレータの指示に基き、所定の時期に、仕訳ファイル（図示せず）に書き込まれた仕訳済み帳簿データにより総勘定元帳ファイルや補助元帳ファイル（図示せず）が更新される。また、このようにして会計処理装置１に保存記憶された取引は、オペレータの指示に基き、一定期間毎（日、月、季、期、年度等）に集計され、試算表として所定のフォーマットで表示部１４に表示したりプリンタ１７に出力することができる。

図２は摘要辞書ファイル２に記憶される摘要辞書レコード２０の構成例を示す図である。摘要辞書レコード２０は、借方科目情報を記憶する借方領域（借方欄、以下、レコードやデータ内の記憶領域を単に欄と記す）２１、貸方科目情報を記憶する貸方欄２２、借方科目情報又は貸方科目情報と対応付けられた取引名（実施例では、全角漢字であるが半角英数字でもよい）を記憶する摘要欄２３、メーカー提供のレコード（＝第１の摘要辞書レコード）か、ユーザによって登録されたレコード（＝第２の摘要辞書レコード）かの別を示す摘要種類情報を記憶する摘要種類フラグ欄２４及び検索等で使用可能なレコードか否かを示す情報（＝使用可否情報）を記憶する使用許可フラグ欄２５を備えている。

ここで、摘要辞書レコード２０がメーカーによって登録されたレコードの場合は、摘要種類フラグ欄２４はメーカー提供（例えば、フラグ値＝「０」）に設定されており変更不可である。また、この場合、使用許可フラグ欄２５は摘要辞書レコードの登録時に使用許可（例えばフラグ値＝「１」）に設定されているが使用禁止（例えば、フラグ値＝「０」）に変更可能である。使用許可フラグ欄２５のフラグ値が使用禁止を意味する場合は次回からその摘要辞書レコードは摘要検索の際の検索の対象とならない（但し、図６の摘要辞書編集画面５０に摘要辞書レコードを表示する際には検索対象となり、表示される）。

また、摘要辞書レコード２０がユーザによって登録されたレコードの場合は、摘要種類フラグ欄２４はユーザ登録（例えば、フラグ値＝「１」）に設定されており変更不可である。この場合、使用許可フラグ欄２５は摘要辞書レコードの登録時に使用許可（例えばフラグ値＝「１」）に設定されている。

なお、摘要辞書ファイルを帳簿別に作成するようにしてもよい。また、借方欄２１は勘定科目コードを記憶する勘定科目コード欄２１−１、課税区分を記憶する課区欄２１−２、消費税率を記憶する税区欄２１−３及び内税、外税等の消費税税種区分を記憶する消費税税種区分欄２１−４を有し、貸方欄２２は勘定科目コードを記憶する勘定科目コード欄２２−１、課税区分を記憶する課区欄２２−２、消費税率を記憶する税区欄２２−３及び内税、外税等の消費税税種区分を記憶する消費税税種区分欄２２−４を有している。更に、摘要欄２３は摘要名を記憶する摘要名欄２３−１とオペレータによってキー入力される摘要の説明を記憶する説明文欄２３−２とを有している。なお、説明文欄２３−２を設けずにすべて摘要として摘要欄２３に記憶するようにしてもよい。

図３は科目名ファイル３に記憶される勘定科目名レコードの構成例を示す図であり、勘定科目名レコード３０は勘定科目コードを記憶した勘定科目コード欄３１、補助科目コードを記憶した補助科目コード欄３２、勘定科目名、補助科目名、課区（課税区分名）等の科目情報の名称を記憶した科目情報名称欄３３及びこのレコードの勘定科目が借方科目か貸方科目かを示す貸借コードを記憶した貸借コード欄３４からなる。

また、勘定科目名レコード３０は予め作成され科目名ファイル３に記憶されているが、科目名称は変更可能である。また、科目名ファイル３は、自動仕訳プログラムによって取引が絞り込まれ、摘要辞書ファイル２が検索されたとき取得する科目コードで検索され、科目コードが一致したレコードの科目情報名称が記帳画面に表示される。

図４は入力／表示画面としての記帳画面の一実施例を示す図であり、記帳画面（この例では出納帳画面のうちの現金出納帳画面）４０は、記帳入力処理する帳簿の種類（現金出納帳、預金出納帳、・・、売掛帳、・・）を示す帳簿処理選択ボタンやアイコン等が表示されている帳簿処理選択領域（帳簿選択欄、以下、表示部１４に表示される画面上に割り当てられたデータ入力領域やデータ表示領域も単に欄と記す）４１と、帳簿データの、追加、訂正、削除、検索、・・、印刷、消費税入力方式等の指示ボタン及び摘要登録指示ボタン４９が設けられた記帳処理選択欄４２と、入力／表示する帳簿データが消費税抜きか消費税込みかを表示する消費税入力方法表示欄４３と、取引科目名等を表示する取引科目表示欄４４と、見出しを表示する見出表示欄４５と、期首残高入力／表示欄４６と、複数の行からなるデータ入力／表示欄４７と、合計欄４８を配置してなる。

見出表示欄４５には、選択された帳簿と同じ形式の配列で、日付欄、取引区分欄、摘要欄、相手科目名、補助科目名、課区、借方金額（この例では入金額）、貸方金額（この例では出金額）及び合計額を意味する見出しが表示される。また、データ入力／表示欄４７にはキー入力により記帳され帳簿データが入力に追従して１行１データで表示される。

上記図４の記帳画面４０から入力された帳簿データは仕訳処理されて帳簿データファイルに格納される。また、帳簿データの訂正処理や検証時にはこれらの入力画面上に帳簿データファイル等に記憶されているデータを１行１仕訳で表示できる。

なお、データ入力／表示行は上下にスクロールし、データ入力時には、１仕訳分の入力が終わると次の行の先頭にカーソルが移動するが、データ入力／表示欄４７の行数を超えた場合は、順次スクロールアップされるので、次の行にデータ入力を行うことができる。また、オペレータが手動によりスクロールさせることもできる。

また、データ入力／表示欄４７の各データ入力行は、帳簿データ入力が定型仕訳によって入力されたデータの場合は色表示等によって明示する入力区分欄４７−１と、取引月日を入力／表示する日付欄４７−２と、日付欄４７−２に日付を入力した後、ウインドウ表示される取引区分のうちから選択された取引コードを表示する取引区分欄４７−３と、摘要を入力／表示する摘要欄４７−４と、摘要の入力によって自動的に相手科目名、補助科目、課区及び税区を表示する相手科目欄４７−５、補助科目欄４７−６、課区欄４７−７、税区欄４７−８と、借方金額（この例では入金額）を入力／表示する借方金額欄（この例では入金欄）４７−９と、貸方金額（この例では出金額）を入力／表示する貸方金額欄（この例では出金欄）４７−１０と、残高を表示する残高欄４７−１１からなる。

カーソルが取引区分欄４７−３に移動すると取引区分、取引名等の取引区分情報を一覧表示したウインドウ（図示せず）や摘要欄４７−４に摘要文字列がキー入力された場合に対応する摘要名を一覧表示したウインドウ（図示せず）を記帳画面４０上に表示することができる。

また、１データ入力後は自動的に改行がなされるが、訂正等の必要のある場合はマウス１２で必要な行をクリックしてカーソルを移動させ、その位置から処理を開始できる。また、帳簿処理選択欄４１に表示されているボタン（又はアイコン）をクリックすることにより、記帳画面４０で入力又は表示中であっても選択した帳簿等の処理画面にジャンプして当該処理を実行することができる。また、記帳処理選択欄４２のボタンをクリックすることにより、特定の処理、例えば、新規データの入力、訂正、削除、挿入、検索、摘要登録、印刷、・・・等の処理を実行できる。

つまり、データ入力／表示欄４７の各データ入力行に表示されている入力済みの仕訳の摘要名（摘要欄４７−４）にマウスカーソルを移動し、クリックしてから、摘要登録指示ボタン４９をマウス１２でクリックすると摘要登録処理に移行し、マウスカーソルで指定したデータ入力行の摘要及び科目情報を基に、摘要種類フラグ欄２４をユーザ登録（例えば、フラグ値＝「１」）に設定し、使用許可フラグ欄２５を使用許可（例えばフラグ値＝「１」）に設定した摘要辞書レコード２０が生成され、摘要辞書ファイル２に登録される。

図５は摘要登録時の会計処理装置１の動作例を示すフローチャートである。各帳簿処理に対応した記帳画面（以下、図４の記帳画面４０を例とする）で、記帳入力処理を行っているとき（ステップＳ０）、データ入力／表示欄４７の各データ入力行に表示されている入力済みの仕訳のうち、ユーザが摘要辞書ファイル２に登録したい摘要名が表示されている摘要名があるとオペレータはその摘要名が表示されている摘要欄４７−４にマウスカーソルを移動し、摘要名をクリックするので、制御部１０はマウス１２からの信号を調べ、マウス１２による摘要名（摘要文字列）の指定が検出された場合はステップＳ２に遷移する。また、マウス１２による摘要名の指定が検出されなかった場合はステップＳ０に戻る（ステップＳ１）。

制御部１０は、指定された摘要名（又は、その摘要名を含むデータ表示行全体）を異なった色で表示するなどして差別し（ステップＳ２）、摘要登録指示ボタン４９がマウス１２でクリックされたか否かを調べ、クリックされた場合はステップＳ４に遷移する。また、摘要登録指示ボタン４９がクリックされない場合はステップＳ９に遷移する（ステップＳ３）。

摘要登録指示ボタン４９がクリックされた場合は、摘要登録指示の検出により、指定された摘要文字列と、該摘要文字列に対応付けられている科目情報と、「ユーザ登録」に設定した摘要種類情報と、「レコード使用許可」に設定した使用可否情報とを含む摘要辞書レコードを生成し（ステップＳ４）、摘要辞書ファイル２にステップＳ４で生成した摘要辞書レコードと同じレコードが記憶されているか否かを調べ、同じレコードがない場合はステップＳ６に遷移し、同じレコードが既に記憶されている場合はステップＳ８に遷移する（ステップＳ５）。

生成した摘要辞書レコードと同じレコードが摘要辞書ファイル２に記憶されていない場合は、確認メッセージ（例えば、登録ＹＥＳ→「Ｙ」、登録ＮＯ→「Ｎ」）を表示してオペレータの確認を促し、確認操作があると（ステップＳ６）、ステップＳ４で生成された摘要辞書レコード（＝第２の摘要辞書レコード）を摘要辞書ファイル２に登録してステップＳ１に戻る（ステップＳ７）。

また、生成した摘要辞書レコードと同じレコードが摘要辞書ファイル２に記憶されている場合は、「摘要が重複しています」といった重複メッセージを表示してステップＳ１に戻る（ステップＳ８）。

また、上記ステップＳ３で摘要登録指示ボタン４９がクリックされない場合は、マウス１２による摘要名の指定解除操作（欄外のクリック等）が行われたかを調べ（ステップＳ９）、指定解除操作が行われた場合は、上記ステップＳ２で行った差別表示等を解除してカーソルを元に戻し、ステップＳ０に戻る（ステップＳ１０）。

なお、上記図５のフローチャートでは、上記ステップＳ１で摘要登録する摘要名を指定し、ステップＳ３で摘要登録指示を行うと、ステップＳ４で摘要辞書レコードを生成するように構成したが、上記ステップＳ１で摘要登録指示を行ない、上記ステップＳ２で摘要名を指定し、ステップＳ３で差別表示してから、確認操作があると、ステップＳ４で摘要辞書レコードを生成するように構成してもよい。

また、上記図５のフローチャートのステップＳ５で摘要辞書ファイル２に生成したレコードと同じレコードがある場合はステップＳ８で重複レコード表示を行ってステップＳ１に戻るように構成したが、この場合、ステップＳ５、Ｓ６及びＳ８を設けずに、ステップＳ４で摘要辞書レコードを生成した後、ステップＳ７でその摘要辞書レコードを摘要辞書ファイル２に登録するようにしてもよい。なお、重複レコードがあった場合は上書きするようにすればよい。

また、上記図５のフローチャートでは、マウスカーソルで摘要名を指定し、マウスで摘要登録指示ボタン４９をクリックして選択するようにしたが、これに限定されない。例えば、キーボードのカーソル移動キー（←↑↓→キー）の操作を行って摘要名を指定し、キーボード上の特定のキー（例えば、シフトキー＋文字キー「Ｔ」）の操作により摘要登録指示を行うようにしてもよい。

図６は摘要辞書編集画面の一実施例を示す図であり、摘要辞書編集画面５０は、記帳入力処理する帳簿等の種類（現金出納帳、小口現金出納帳、預金出納帳、売掛帳、買掛帳、応用帳、振替伝票、仕訳帳、元帳、補助元帳、日計表、試算表）を示す帳簿処理選択ボタン等が表示されている帳簿処理選択欄５１と、摘要辞書編集時の指示ボタン、つまり、訂正ボタン５２−１、削除ボタン５２−２及び検索ボタン５２−３、及び印刷ボタン５２−４が設けられた摘要処理選択欄５２と、摘要の編集対象とする帳簿の種類を表示する帳簿名表示欄５３−１と帳簿名選択ボタン５３−２と、取引区分名表示欄５３−３と、取引区分選択ボタン５３−４とを設けた帳簿名等表示欄５３と、見出し表示欄５４と、摘要辞書ファイル２に記憶されている摘要辞書レコード２０の摘要種類情報、摘要、使用可否情報及び勘定科目名等の科目情報とを表示する摘要辞書レコード表示行を複数行備えた摘要辞書レコード表示欄５５とを備えている。

また、摘要辞書レコード表示欄５５の各摘要辞書レコード表示行は、摘要が更新可能なレコードであることを背景色とは異なる色で色表示（実施例では青色で表示）して明示する摘要種類欄５５−１と、摘要辞書レコードに記憶されている摘要を表示し、摘要種類欄５５−１が背景色とは異なる色で色表示されている場合には更新入力可能である摘要欄５５−２と、摘要辞書レコードの使用可否情報を表示し、摘要種類欄５５−１が色表示されていない場合に使用可否情報の切替えが可能な使用許可フラグ表示／変更欄５５−３と、摘要辞書レコードに記憶されている借方勘定科目および貸方勘定科目の科目名称を表示する借方勘定科目欄５５−４、貸方勘定科目欄５５−５と、課区及び税区を表示する課区欄５５−６及び税区欄５５−７からなる。また、符号５６、５７はスクロールボタンを意味する。

図６の摘要辞書編集画面５０の例で検索ボタン５２−３をマウス１２でクリックすると、検索したい摘要の文字列（全部又は一部）の入力を促すウインドウ（図示せず）が表示され、オペレータが文字列をキー入力すると、帳簿名表示欄５３−１に表示された帳簿の摘要辞書レコードのうち、取引区分名表示欄５３−３で指定された取引区分に属する摘要辞書レコード（この例では現金出納帳の出金に係わる摘要辞書レコード全部）のうちキー入力された文字列を含む摘要辞書レコードが摘要辞書レコード表示欄５５の各行に表示される。ここで、ユーザ登録、つまり、図５のフローチャートに示したような動作で摘要辞書登録された摘要辞書レコードは、摘要種類欄５５−１に背景色や他の表示色とは異なる色表示がなされるので、オペレータにとってこの行の摘要欄５５−２に表示されている摘要は更新可能な摘要であることがわかる。なお、摘要種類欄５５−１を設けずに、更新可能な摘要及び／又は更新禁止とする摘要を含む行の表示色を変えるようにしてもよい。

一方、摘要種類欄５５−１が空欄（背景色のみ）の摘要辞書レコード、つまり、メーカー提供の摘要辞書レコードの摘要欄５５−２に表示されている摘要は更新することができない。

また、使用許可フラグ表示／変更欄５５−３ではメーカー提供の摘要辞書レコードのみが訂正操作により表示内容を変更することができる。使用許可フラグ表示／変更欄５５−３に○印が表示されている行は、その行に表示されている摘要辞書レコードの使用許可フラグ欄２５が使用許可（例えばフラグ値＝「１」）であることを意味しているが、摘要種類欄５５−１が空欄（背景色のみ）の摘要辞書レコード、つまり、メーカー提供の摘要辞書レコードを使用禁止にする際はマウスカーソルを使用禁止にしたい摘要辞書レコードの内容が表示されている行の使用許可フラグ表示／変更欄５５−３に移動させ、訂正ボタン５２−１或いは使用許可フラグ表示／変更欄５５−３をクリックすることにより摘要辞書レコードの使用許可フラグ欄２５を使用禁止に変更できる（例えばフラグ値＝「０」を上書きする）。使用許可フラグ欄２５が使用禁止に変更された摘要辞書レコードの使用許可フラグ表示／変更欄５５−３には×印が表示される。使用許可フラグ表示／変更欄５５−３が×印にされた場合は、記帳入力処理や集計処理等においてその摘要辞書レコードは検索対象外となる。

一方、摘要種類欄５５−１に背景色や他の部分の色とは異なる色で色表示がなされている摘要辞書レコード、つまり、ユーザが登録した摘要辞書レコードの削除はマウスカーソルを削除対象の摘要辞書レコードが表示されている行に移動させ、削除ボタン５２−２をマウス１２でクリックするとその摘要辞書レコードが摘要辞書ファイル２から削除される。

また、オペレータはマウスカーソルを訂正したい摘要が表示されている行の摘要欄５５−２に移動させキー入力を行って表示されている摘要を訂正することができる。

また、オペレータが帳簿処理選択欄５１のボタンをクリックすると、更新された摘要辞書レコードを摘要辞書ファイル２に記憶されている元の摘要辞書レコード２０に上書き記憶し、選択対象となった帳簿処理に移行する。

なお、上記図６の説明ではマウスカーソルで摘要辞書レコードを指定し、マウス１２で編集処理ボタンをクリックして訂正、削除、検索等の編集指示を行うようにしたが、これに限定されない。例えば、キーボードのカーソル移動キー（←↑↓→キー）の操作を行って摘要辞書レコードを指定し、キーボード上の特定のキー（例えば、シフトキー＋文字キー「Ｔ」）の操作により訂正、削除、検索等の編集指示を行うようにしてもよい。

図７は摘要辞書編集時の会計処理装置１の動作例を示すフローチャートである。摘要辞書編集指示があると、摘要辞書編集プログラムが呼び出され、図６に示したような摘要辞書編集画面５０が表示される（ステップＴ１）。摘要辞書編集指示が図４に示したような記帳画面で選択されていた場合は、その画面で選択されていた帳簿名及びそのとき処理対象となっていたデータの取引区分名を帳簿名表示欄５３−１及び取引区分名表示欄５３−３に表示し、ステップＴ３に遷移する。また、メニュー画面等で最初から摘要辞書編集指示がなされた場合はステップＴ３に遷移する。なお、取引区分名表示欄５３−３に特定の取引区分の取引区分名を表示するようにしてもよい（ステップＴ２）。

所望する表示範囲が帳簿名表示欄５３−１及び取引区分名表示欄５３−３に表示された帳簿名及び取引区分名でよい場合は、つまり、帳簿名選択ボタン５３−２又は取引区分名選択ボタン５３−４が操作されなかった場合はステップＴ４に遷移する。これに対し、所望する表示範囲が帳簿名表示欄５３−１及び取引区分名表示欄５３−３に表示された帳簿名及び取引区分名とは異なる場合は、帳簿名選択ボタン５３−２又は取引区分名選択ボタン５３−４を操作（マウス１２でクリック）すると、帳簿名又は取引区分名をドロップダウン表示させて所望の帳簿名及び取引区分名を選択できる。

そこで、制御部１０は帳簿名選択ボタン５３−２又は取引区分名選択ボタン５３−４の操作による選択の有無を調べ、帳簿名選択ボタン５３−２又は取引区分名選択ボタン５３−４が操作されなかった場合は表示されている帳簿名又は取引区分名を確定済みとしてステップＴ４に遷移する（ステップＴ３）。

上記ステップＴ３で確定済みとされたか確定された帳簿名及び取引区分の摘要辞書レコードを摘要辞書ファイル２から順次読み出し（ステップＴ４）、読み出された摘要辞書レコードを取り込んでＲＡＭに一時記憶し（ステップＴ５）、ＲＡＭから取り出した摘要辞書レコードの摘要種類情報、摘要、使用可否情報、科目名、課税区分及び消費税率を摘要辞書レコード表示欄５５の摘要辞書レコード表示行の摘要種類欄５５−１、摘要欄５５−２、使用許可フラグ表示／変更欄５５−３、借方勘定科目欄５５−４、貸方勘定科目欄５５−５、課区欄５５−６、税区欄５５−７に順次表示する。なお、この際、表示する摘要辞書レコードの摘要種類フラグ欄２４に記憶されている摘要種類情報が「ユーザ登録」を意味している場合（例えば、フラグ値＝「１」の場合）、つまり、ユーザが登録した摘要辞書レコードの場合は摘要種類欄５５−１に色彩（例えば「青」）を表示し、摘要種類フラグ欄２４に記憶されている摘要種類情報が「メーカー提供」（例えば、フラグ値＝「０」）の場合、つまり、メーカー提供の摘要辞書レコードの場合は摘要種類欄５５−１を空欄（背景色のみ）とする。また、使用許可フラグ表示／変更欄５５−３には使用許可フラグの値に対応するマーク又は文字（この例ではフラグ値＝「１」なら○、フラグ値＝「０」なら×）を表示する（ステップＴ６）。

制御部１０はマウスカーソルで摘要辞書レコード表示欄５５の摘要辞書レコード表示行の指定操作（例えば、マウス１２のダブルクリック）があったか否かを調べ、指定操作があった場合はステップＴ８に遷移し、そうでない場合はステップＴ１８に遷移する（ステップＴ７）。

制御部１０は各種ボタンの状態を調べ、訂正ボタン５２−１がクリックされた場合はステップＴ９に遷移し、削除ボタン５２−２が操作された場合はステップＴ１５に遷移する（ステップＴ８）。

上記ステップＴ８で訂正ボタン５２−１がクリックされた場合は、制御部１０は、上記ステップＳ７で指定された摘要辞書レコード２０の摘要種類フラグ欄２４に記憶されている摘要種類情報を調べ、更新許可を意味する場合（例えば、ユーザが登録した摘要辞書レコードの場合）はステップＴ１０に遷移し、更新禁止を意味する場合（例えば、メーカー提供の摘要辞書レコードの場合）はステップＴ１２に遷移する（ステップＴ９）。

更新許可の摘要辞書レコードの場合は、制御部１０は、カーソルをその摘要辞書レコードが表示されている行の摘要欄５５−２の先頭位置に移動させ、オペレータによるキー入力を促し、キー入力があると（ステップＴ１０）、ＲＡＭに記憶されている当該摘要辞書レコードの摘要名欄２３−１にキー入力により訂正済みの摘要欄５５−２の内容（摘要文字列）を上書きして更新し、ステップＴ７に戻る（ステップＴ１１）。

また、更新禁止の摘要辞書レコードの場合は、制御部１０は、カーソルをその摘要辞書レコードが表示されている行の使用許可フラグ表示／変更欄５５−３に移動し、使用許可フラグ表示／変更欄５３−３に表示されているマークの切替え（つまり、当該レコードを使用するか否か）を問うメッセージ又は選択ウインドウ、例えば、「このレコードを使用禁止にする→×、使用する→○」といったメッセージ又はウインドウを表示し（ステップＴ１２）、オペレータが「使用禁止」を選択した場合は、使用許可フラグ表示／変更欄５５−３の表示を使用許可を意味する「○」から使用禁止を意味する「×」に変更し、「使用許可」を選択した場合は、使用許可フラグ表示／変更欄５５−３の表示を使用禁止を意味する「×」から使用許可を意味する「○」に変更してステップＴ１４に遷移する。また、なにも選択しなかった場合（例えば、改行キーを操作した場合）は単にステップＴ７に戻る（ステップＴ１３）。

上記ステップＴ１３で使用許可フラグ表示／変更欄５５−３のマーク表示が変更された場合は、制御部１０は、ＲＡＭに記憶されている当該摘要辞書レコードの使用許可フラグ欄２５の使用可否情報を切替え後の使用許可フラグ表示／変更欄５５−３の表示に対応する内容（例えば、「×」ならフラグ値＝「０」、「○」ならフラグ値＝「１」）に書き換えてステップＴ７に戻る（ステップＴ１４）。

上記ステップＴ８で削除ボタン５２−２がクリックされた場合は、制御部１０は、上記ステップＴ７で指定された摘要辞書レコード２０の摘要種類フラグ欄２４に記憶されている摘要種類情報を調べ、更新許可を意味する場合はステップＴ１６に遷移し、更新禁止を意味する場合はステップＴ１７に遷移する（ステップＴ１５）。

更新許可のレコードの場合は、上記ステップＴ７で指定された摘要辞書レコードを削除してステップＴ７に戻る（ステップＴ１６）。また、更新禁止の摘要辞書レコードの場合は、削除できない旨のメッセージを表示してステップＴ７に戻る。なお、削除できない旨のメッセージに代えて訂正による使用禁止操作を促すメッセージ、例えば、「削除できませんが、訂正ボタンをクリックして使用禁止にすることができます」を表示するようにしてもよい（ステップＴ１７）。

制御部１０は各種ボタンの状態を調べ、スクロールボタン５６又は５７がマウス１２でクリックされた場合はステップＴ１９に遷移し、印刷ボタン５２−４がクリックされた場合はステップＴ２０に遷移し、帳簿処理選択欄５１のボタンがクリックされた場合はステップＴ２１に遷移する（ステップＴ１８）。

上記ステップＴ１８でスクロールボタン５６又は５７がクリックされた場合は、ＲＡＭに一時記憶されている摘要辞書レコードを順方向又は逆方向にサーチして取り出し、摘要辞書レコード表示欄５５の摘要辞書レコード表示行の該当欄に表示する。これにより、スクロールボタン５６又は５７のクリック時間に応じて摘要辞書レコード表示欄５５に表示される各表示内容が順方向又は逆方向にスクロールする。スクロールボタン５６又は５７のクリックが終わると摘要辞書レコード表示欄５５の表示内容のスクロールは停止し、ステップＴ７に戻る（ステップＴ１９）。

上記ステップＴ１８で印刷ボタン５２−４がクリックされた場合は、帳簿名表示欄５３−１及び取引区分名表示欄５３−３で指定された範囲の摘要辞書レコードが摘要辞書レコード表示欄５５の摘要辞書レコード表示行に表示されている形式でプリンタ１７によって印刷出力され、印刷出力が終わるとステップＴ７に戻る（ステップＴ２０）。

上記ステップＴ１８で帳簿処理選択欄５１のボタンがクリックされた場合は、ステップＴ１１又はステップＴ１４で更新された摘要辞書レコードが摘要辞書ファイル２に記憶されている元の摘要辞書レコード２０に上書き記憶する。なお、ここでいう更新される摘要辞書レコードとは、摘要辞書編集画面５０で訂正されたユーザ登録の摘要辞書レコード又は使用許可フラグ欄２５が変更されたメーカー提供の摘要辞書レコードである（ステップＳ２１）。

上記図７のフローチャートに示した動作により、簡単に摘要辞書レコードの訂正、削除等を行うことができる。また、摘要辞書編集画面でメーカー提供の摘要辞書レコードを判別できるように表示行の先頭に色表示するようにしたので、摘要の更新が禁止されているメーカー提供の摘要辞書レコードの更新指定を防止できる。また、ユーザ登録済みの摘要は摘要辞書編集画面から簡単な操作で訂正したり、レコードを削除したりできる。

なお、上記図７のフローチャートの説明ではマウスカーソルで摘要辞書レコードを指定し、マウス１２で編集処理ボタンをクリックして訂正、削除、検索等の編集指示を行うようにしたが、これに限定されない。例えば、キーボードのカーソル移動キー（←↑↓→キー）の操作を行って摘要辞書レコードを指定し、キーボード上の特定のキー（例えば、シフトキー＋文字キー「Ｔ」）の操作により訂正、削除、検索、終了等の編集指示を行うようにしてもよい。

また、上記各実施例ではデータ入力／表示画面として現金出納帳記帳用の記帳画面を例としたが現金出納帳に限定されない。また、上記各実施例の説明では、出納帳データや補助簿データを１行１取引で入力／表示するデータ入力／表示画面の記帳入力処理で自動仕訳を行う場合を例として示したが、本発明は帳簿データの記帳入力の場合に限定されず、伝票等のメモを基に会計データを入力する場合についても適用できる。

以上、本発明の一実施例について説明したが本発明は上記実施例に限定されるものではなく、種々の変形実施が可能であることはいうまでもない。

本発明の記帳システムを適用可能な会計処理装置のハードウエア構成を示すブロック図である。 摘要辞書ファイルに記憶される摘要辞書レコードの構成例を示す図である。 科目名ファイルに記憶される勘定科目名レコードの構成例を示す図である。 入力／表示画面としての記帳画面の一実施例を示す図である。 摘要登録時の会計処理装置の動作例を示すフローチャートである。 摘要辞書編集画面の一実施例を示す図である。 摘要辞書編集時の会計処理装置の動作例を示すフローチャートである。

符号の説明

１ 会計処理装置
２ 摘要辞書ファイル（摘要辞書）
１０ 制御部（摘要辞書レコード登録手段、レコード生成手段、登録手段、摘要辞書レコード取得手段、摘要辞書レコード表示手段、レコード削除手段、レコード訂正手段）
１１ キー入力部（入力手段、摘要登録指示手段、指示入力手段、削除指示手段、訂正指示手段）
１２ マウス（ポインティングデバイス、摘要文字列指定手段、摘要登録指示手段、指示情報指定／入力手段、削除指示手段、訂正指示手段）
１４ 表示部（摘要辞書編集画面表示手段）
２０ 摘要辞書レコード
２４ 摘要種類フラグ（摘要種類情報）
２５ 使用許可フラグ（使用可否情報）
４０ 記帳画面（データ入力画面）
４９ 摘要登録指示ボタン（摘要登録指示手段、摘要登録指示表示情報）
５０ 摘要辞書編集画面
５８ カーソル

Claims (4)

1. 摘要種類情報と使用可否情報とを記憶した摘要辞書レコードとを複数記憶してなる摘要辞書と、
   摘要辞書レコードの更新指示を行う更新指示手段と、
   前記更新指示手段による指示があったとき、更新対象とされた摘要辞書レコードを更新する更新手段と、
   摘要辞書レコードの使用可否情報の変更指示を行う使用可否情報変更指示手段と、
   前記使用可否情報変更指示手段による指示があったとき、使用可否情報の変更対象とされた摘要辞書レコードの使用可否情報を変更する使用可否情報変更手段と、
   を備え、
   前記更新手段による摘要辞書レコードの更新は、前記摘要種類情報が更新許可に設定されているときにのみ可能であり、前記使用可否情報変更手段による摘要辞書レコードの使用可否情報の変更は、前記摘要種類情報が更新禁止に設定されている摘要辞書レコードのみが可能であることを特徴とする記帳システム。
2. 外部操作により所定の指示を行う指示手段と、摘要種類情報と使用可否情報とを記憶した摘要辞書レコードとを複数記憶してなる摘要辞書と、を備えた会計処理装置において実行される摘要辞書編集方法であって、
   前記指示手段による摘要辞書レコードの更新指示を基に更新対象とされた摘要辞書レコードを更新する工程と、
   前記指示手段による摘要辞書レコードの使用可否情報の変更指示を基に使用可否情報の変更対象とされた摘要辞書レコードの使用可否情報を変更する工程と、
   を備え、
   前記摘要辞書レコードを更新する工程での摘要辞書レコードの更新は、前記摘要種類情報が更新許可に設定されているときにのみ可能であり、前記摘要辞書レコードの使用可否情報を変更する工程による摘要辞書レコードの使用可否情報の変更は、前記摘要種類情報が更新禁止に設定されている摘要辞書レコードのみが可能であることを特徴とする摘要辞書編集方法。
3. 摘要種類情報と使用可否情報とを記憶した摘要辞書レコードとを複数記憶してなる摘要辞書と、摘要辞書レコードの更新指示を行う更新指示手段と、摘要辞書レコードの使用可否情報の変更指示を行う使用可否情報変更指示手段とを備えたコンピュータを、
   前記更新指示手段による指示を検出したとき前記摘要種類情報が更新許可に設定されているときにのみ更新対象とされた摘要辞書レコードを更新する更新手段、
   前記使用可否情報変更指示手段による指示を検出したとき使用可否情報の変更対象とされた摘要辞書レコードのうち前記摘要種類情報が更新禁止に設定されている摘要辞書レコードの使用可否情報のみを更新許可に変更する使用可否情報変更手段、
   として機能させるための摘要辞書編集プログラム。
4. 請求項３に記載の摘要辞書編集プログラムを記憶したコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。

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