JP4011430B2 - Recording medium management method, system, and program - Google Patents
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Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
この発明は、記録媒体管理方法およびシステムならびにプログラムに関する。
【0002】
【従来の技術】
近年、オフィスでの書類作成はコンピュータを用いて行われることが多い。コンピュータによって作成された文書は電子データとして保存されるため、保管場所を必要としない。またデータの検索も容易であり、データを消去しても廃棄物を出さない。データの再利用も容易である。また電子メールを使えば、瞬時に複数の相手に対して文書データを送付することも可能である。そのためコンピュータ上では、書類の回覧なる行為は不要である。
【0003】
セキュリティ管理についても、パスワードによる閲覧制限やコピーガードによる複製防止、暗号化技術を用いた解読防止等、近年、急速に技術が進歩したことにより、高い信頼性が得られるようになった。このような様々な利点により、オフィスで作成される文書はコンピュータを用いて作成されることが多い。
【0004】
しかし、コンピュータ化が進んでも紙媒体による文書は依然として大量に存在する。むしろコンピュータ化が進むにつれ、紙媒体の文書があふれるようになった。この原因のひとつは、コンピュータ化により文書生産性が向上したため、オフィスにおける文書量が増大しているところ、その閲覧は紙媒体で行った方が便利であるからである。
【0005】
このように紙媒体の書類が溢れる状況の中では、日頃から書類の管理を適切に行っておくことは効率の良い業務遂行のために重要なことである。書類の管理は、通常、所定のまとまり毎に書類を分類し、ファイルすることにより行う。ファイルされた書類の検索は、インデックス等を頼りに、目視により行うしか方法はない。そのため、書類をファイルする際には、後の検索しやすさを考えて、綴じる順序や分類の分け方など、様々な工夫を行っている。このようにして作成されたファイルは所定の場所に置かれ、保管、管理される。
【0006】
しかし書類はファイル可能なものばかりではない。例えば、処理が完了していない案件に対する書類や、一時的に回覧されてきたに過ぎない書類などは、通常は机上に置かれる。また本来ファイルされるべき書類であっても、保管場所が確保できなかったり、書類整理の時間がなかったりすることにより、机上に放置されている場合もある。
【0007】
【発明が解決しようとする課題】
このように、机上には書類が散乱していることが多い。従来の書類管理方法では、このような机上に散乱している書類まで管理することはできない。散乱する書類の中から目的の書類を探し出す場合は、必要な書類が見つかるまで、虱潰しに調べて行くしかない。
【0008】
また、回覧中の書類が他の書類の山の中に埋もれてしまうことも考えられる。回覧書類の管理者は、回覧期限が過ぎても書類が戻ってこない場合には、回覧者一人一人に、書類を持っていないか確認してゆかなければならなかった。
【0009】
また、業務上の処理期限が過ぎてしまった書類が、机上に散乱する書類の中に埋もれ、そのまま放置されてしまうことも考えられる。
【0010】
さらに紙媒体の文書はセキュリティ管理が困難である。例えば、企業が業務上扱う文書は基本的に極秘文書であるため、社外へ持ち出すことは規則等で禁止されているはずであるが、社員が悪意をもってすれば、物理的に持ち出すことは不可能ではない。また、極秘文書の原本管理を行ったとしても、原本が複写されたり、撮影されたりすれば、機密情報は容易に外部へ流出する。
【0011】
また、紙媒体は不要になった後にゴミとして大量に廃却される。近年、多くの企業ではISO14000の認証を取得し、厳格な環境マネジメントを行っている。例えば、紙媒体を廃却する際には、紙として再利用可能なものと、そうでないもの等に分別し、さらにそれぞれの排出量を定期的に記録する等、厳格な管理を行っている。これらの管理は、紙の廃棄量を毎日手作業で計測することにより行われているため、煩雑である上ミスも生じやすい。
【0012】
【課題を解決するための手段】
ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ICチップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ICチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ICチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むことを特徴とする。
その他、本願が開示する課題及びその解決方法は、発明の実施の形態の欄、実施例の欄及び図面により明らかにされる。
【0013】
【発明の実施の形態】
本明細書の記載により、少なくとも次のことが明らかにされる。
本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ICチップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ICチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ICチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、電子媒体化されていない紙媒体等をコンピュータにより管理することが可能となる。
【0014】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線 IC チップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、前記コンピュータが、検索対象である記録媒体の格納情報を検索テーブルに記憶するステップと、前記コンピュータが、複数の記録媒体に対し読取り処理を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線 IC チップの格納情報を取得するステップと、前記コンピュータが、取得した格納情報を、前記検索テーブルに照合し、検索対象であるか否かを判定するステップと、前記コンピュータが、前記判定結果を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、紙媒体等の電子媒体化されていない文書の検索を容易に行うことができる。また、行方不明になった紙媒体等の文書を、容易に発見することが可能となる。
【0015】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線 IC チップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、コンピュータが、検索対象である記録媒体の格納情報を検索テーブルに記憶するステップと、前記コンピュータが、前記記録媒体の検索範囲を指定する情報の入力を受けるステップと、前記コンピュータが、前記検索範囲内の各コンピュータに対して、記録媒体に対する読取り処理を行うリーダ装置を用いた格納情報の読み取り指示を送信するステップと、前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記読み取り指示を受信した各コンピュータから、読み取った格納情報を受信するステップと、前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記受信した格納情報を、前記検索テーブルに照合するステップと、前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記読み取り指示を受信した各コンピュータに、前記検索テーブルに登録された格納情報と一致する格納情報を読み取ったコンピュータを特定する情報を送信するステップと、前記検索テーブルに登録された格納情報と一致する格納情報を読み取ったコンピュータが、前記検索対象の記録媒体を検出したことを示す情報を出力装置に出力するステップと、を含むこととすることができる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、コンピュータとネットワークで接続されたリーダ装置周辺にある紙媒体等の電子媒体化されていない文書を容易に発見することができる。従って、例えば回覧書類が行方不明になった場合でも、コンピュータから指令を出すことにより、回覧文書を容易に探し出すことができる。
【0016】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線 IC チップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、前記コンピュータが、機密性考慮対象たる記録媒体の格納情報を機密性テーブルに記憶するステップと、前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り処理を行うリーダ装置を備える処理装置と接続するステップと、前記コンピュータが、記録媒体の読取り処理を行った処理装置から、記録媒体が実装する無線 IC チップの格納情報を取得するステップと、前記コンピュータが、取得した格納情報を、前記機密性テーブルに照合し、当該格納情報により特定される記録媒体が機密性考慮対象であるか否かを判定するステップと、前記コンピュータが、当該記録媒体が機密性考慮対象である場合には、前記処理装置に対して、機密保持のための動作内容を送信するステップと、前記処理装置が、前記動作内容に従って動作するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、紙媒体等の電子媒体化されていない文書の機密書類の管理を行うことが可能となる。
【0017】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、前記処理装置は、複写機、チェックゲート、カメラ、ファクシミリ送受信機、スキャナのいずれかであることとできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、電子媒体化されていない機密文書の複写、持ち出し、ファクシミリによる送信、撮影、スキャナ装置による画像読み込み等を行えないようにすることができ、書類の秘密漏洩防止が確実に行えることとなる。
【0018】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線 IC チップを実装する記録媒体の、コンピュータによる管理方法であって、コンピュータが、処理期限の管理対象である記録媒体の格納情報を期限テーブルに記憶するステップと、前記コンピュータが、前記記録媒体の検索範囲を指定する情報の入力を受けるステップと、前記コンピュータが、前記検索範囲内の各コンピュータに対して、記録媒体に対する読取り処理を行うリーダ装置を用いた格納情報の読み取り指示を送信するステップと、前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記読み取り指示を受信した各コンピュータから、読み取った格納情報を受信するステップと、前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記受信した格納情報を、前記期限テーブルに照合するステップと、前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記読み取り指示を受信した各コンピュータに、前記期限テーブルに登録された格納情報と一致する格納情報を読み取ったコンピュータを特定する情報を送信するステップと、前記期限テーブルに登録された格納情報と一致する格納情報を読み取ったコンピュータが、前記処理期限の管理対象の記録媒体を検出したことを示す情報を出力装置に出力するステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、処理期限の決まった文書の期限管理を確実に行うことができる。
【0019】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、前記コンピュータが、記録媒体の廃棄処理に際して、この廃棄記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、廃棄記録媒体が実装する無線ICチップの格納情報を取得するステップと、前記コンピュータが、取得した格納情報を、無線ICチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、廃棄記録媒体の特定を行うステップと、前記コンピュータが、特定した廃棄記録媒体の前記データベースにおける記録情報を消去するか、或いはデータベースにおいて廃棄処分済みである旨の情報を廃棄記録媒体に関係付けるステップと、を含むこととできる。
このような態様で記録媒体を管理することにより、書類の廃棄管理を正確に行うことが可能となる。
【0020】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ICチップを実装する記録媒体の管理システムであって、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ICチップの格納情報を取得する手段と、取得した格納情報を、無線ICチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行う手段と、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行う手段と、前記管理処理の結果を出力装置に出力する手段と、を含むこととできる。
【0021】
また、本発明による記録媒体管理方法の一態様は、ユニークな格納情報が対応付けされてこれを記憶している無線ICチップを実装する記録媒体の管理をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、前記コンピュータに、記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ICチップの格納情報を取得するステップと、取得した格納情報を、無線ICチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、記録媒体の特定を行うステップと、特定した記録媒体について予め設定された管理内容に応じて、対応する記録媒体に対する管理処理を行うステップと、前記管理処理の結果を出力装置に出力するステップと、を実行させるための記録媒体管理プログラムとすることができる。
【0022】
さらに、前記記載の記録媒体管理プログラムは、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録された形態とすることもできる。
【0023】
【実施例】
本実施例におけるシステムの構成を図1に示す。
ID管理センタ100は、無線ICチップ301の取り付けられた書類300の管理を行う機関である。書類300の管理は、無線ICチップ301に記憶されている格納情報に基づいて行う。サーバ101はデータベース102を備えている。データベース102には無線ICチップ301の識別番号毎に、書類300に関する様々な情報が記録されている。
【0024】
無線ICチップ301は、外部から無線信号を認識すると、チップ上のメモリに記録されているデータを無線により送信する機能を有する。無線ICチップ301はRFID(Radio Frequency IDentification)チップとも呼ばれるが、マイクロメートル単位の大きさしかないことが特徴である。そのため、用紙製造時に紙の中に漉き込んでしまうことが可能である。
【0025】
無線ICチップ301は、内部にCPU(Central Processing Unit)、メモリ、及びアンテナを備えている。アンテナが外部から無線信号を受けると、その無線信号のエネルギーを電力源として動作し、メモリに記憶されたデータをアンテナから送信する。メモリに記憶されるデータ(格納情報)は128ビット長であり、無線通信のためのヘッダ情報の他、当該無線ICチップ301の固有の識別番号を含む。識別番号は、無線ICチップ301の製造時に書き込まれるものであり、無線ICチップ301毎にユニークに割り当てられる。
【0026】
上記の通り、無線ICチップ301はマイクロメートル単位の大きさしかないため、用紙を製造する際に紙の内部に漉き込むことが可能である。無線ICチップが漉き込まれた用紙300は、内部に無線ICチップ301が漉き込まれている以外普通の用紙と何ら変わらない。そのため、用紙への筆記や印刷など、通常の使用形態においてはなんらの支障は無い。また、無線ICチップ301が漉き込まれずに製造された用紙302に対しては、後からシール等により無線ICチップ301を取り付けることも可能である。
【0027】
ID管理センタ100は、無線ICチップ301の識別番号に基づいて書類300を管理するための機関である。サーバ101はネットワークを介して相互にコンピュータ200と接続されている。サーバ101は、コンピュータ200を通じて、書類300の登録や問い合わせ、その他のリクエストを受け付ける。しかし、サーバ101は、コンピュータ200と何ら区別が必要なものではない。サーバ101はコンピュータ200である。相互にネットワークで結合されているコンピュータ200の内、ID管理センタ100に設置されるものを、説明の便宜上サーバ101と呼んでいるに過ぎないものである。本実施例においてはID管理センタ100に設置されるコンピュータ200をサーバ101と呼ぶが、サーバ101はコンピュータ200である。
【0028】
リーダ装置202は、コンピュータ200に接続され、無線ICチップ301の識別番号を読み取る。リーダ装置202は、コンピュータ200からの指示に応じて無線信号を出力し、それに応答した無線ICチップ301からの無線信号を受信する機能を有している。リーダ装置202は卓上置きの形態とすることもできるし、ハンドヘルド型の形態とすることもできる。さらにはコンピュータ200に内蔵されている形態とすることも可能である。また、1台のコンピュータ200に複数台備えられているようにすることも可能である。
【0029】
書類300の登録は、以下のようにして行われる。まず、リーダ装置202によって無線ICチップ301の識別番号が読み取られる。この識別番号は、コンピュータ200からネットワークを経由してID管理センタ100のサーバ101に送られる。サーバ101は、データベース102を検索して同一の識別番号が既に登録されていないかを確認する。未登録である場合は、サーバ101はコンピュータ200に未登録であることを通知する。コンピュータ200は、新規に登録する書類300に関する情報を入力するための画面を表示し、入力された情報を無線ICチップ301の識別番号と合わせてサーバ101に送信する。サーバ101は、これらの情報をデータベース102に追加する。これで書類300の登録が完了する。
【0030】
コンピュータ200により入力される書類300に関する情報は、例えば当該書類の作成された日付、書類名称、書類番号、書類作成者、処理期限、作成部署、書類登録者、用紙サイズ等である。また、当該書類のイメージデータも登録されるようにすることもできる。この場合、イメージデータの読み込みは、リーダ装置202にイメージ読み込み機能を持たせることにより、リーダ装置202により行うこともできるし、別途のスキャナ装置等により行うこともできる。上記のようにして、ID管理センタ100のデータベース102には無線ICチップ301の識別番号毎に書類300に関する情報が登録される。
【0031】
次に、本実施の形態における書類の登録、廃棄の概要を図2に示す。また、フローチャートを図3に示す。
無線ICチップ301はマイクロメートル単位の大きさであるので、紙を製造する際に用紙の中に漉き込んでしまうことが可能である(ステップA10)。そのため、用紙購入時にはすでに、用紙の内部に無線ICチップ301が取り付けられている。もし、無線ICチップ301が漉き込まれていない用紙を購入した場合には、後から無線ICチップ301を用紙に貼り付けることも可能である。無線ICチップ301の取り付けられた用紙300は、1枚1枚、使用者名や用紙サイズ等をID管理センタ100に登録する(ステップA20)。1枚1枚行うのが煩雑な場合には、用紙購入時の束に対して、一括してリーダ装置202で識別番号を読み取り、登録を行うことも可能である。登録される使用者名は、個人名とすることも可能であるし、使用部署名とすることも可能である。用紙サイズや日付等も合わせて登録しておく。
【0032】
登録が済んだ用紙300は、通常の用紙と同様に使用することができる。つまり、筆記、描画、印刷等が可能である。用紙を折り曲げることも可能である。無線ICチップ301が漉き込まれている以外、普通の紙と何ら異なるところが無いからである。例えば文書をコンピュータを使って作成する場合には、文書作成後(ステップA30)、無線ICチップ301の漉き込まれた用紙300にプリンタを使って印字する。しかし誤記等が見つかり、修正が必要な場合もある。この場合は、誤記を含む文書が印刷された用紙は不要となる。最終的に必要な用紙は、修正箇所のない文書が印刷された用紙のみである。このように、用紙300は使用後、廃棄されるものと、保存されるものとに分類される(ステップA40)。
【0033】
保存される用紙は保存登録される(ステップA50)。保存登録は、用紙の識別番号をリーダ装置202で読み取った上で、保存登録の日付や用紙の使用者、登録書類の名称等をコンピュータ200から入力することにより行われる。書類のイメージデータも登録するようにすることも可能である。このような保存登録の手続きを行った後、書類を紙媒体として保管する(ステップA60)。一方、廃棄される文書は廃棄登録される(ステップA70)。廃棄登録は、用紙の識別番号をリーダ装置202で読み取った上で、廃棄登録の日付や廃棄処分者等をコンピュータ200から入力することにより行われる。なお、廃棄登録を1枚1枚行うのが煩雑である場合は、例えば、廃棄用紙回収箱を準備しておき、定期的に一括してリーダ装置202で用紙の識別番号を読み取った上で、一括して廃棄登録するようにすることも可能である。
【0034】
このように登録管理を行うことにより、例えば手書きメモ等、従来電子媒体化が困難であったものでも紙媒体として管理を容易に行うことが可能となる。
また、廃棄登録をおこなうことにより、ISO14000に代表される環境マネジメントが容易かつ確実に行えるようになる。用紙の使用量及び廃棄量は、常にID管理センタ100のデータベース102に記録されているからである。
【0035】
次に、上記の登録処理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図4に示す。
コンピュータ200は、書類300の登録の要求を受け付けると(ステップB10)、リーダ装置202から無線信号を出力する。その無線信号に対して無線ICチップ301から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る(ステップB20)。この識別番号は、コンピュータ200からネットワークを経由してID管理センタ100のサーバ101に送られる(ステップB30)。
【0036】
サーバ101は、送信された識別番号に基づき、データベース102を検索して、データベース102に記録されている当該識別番号のデータを抽出する(ステップB40、ステップB50)。サーバ101は、抽出したデータをコンピュータ200に送信する(ステップB60)。もし、データベース102上に当該識別番号と同一の識別番号を見つけることができなかった場合には、サーバ101はコンピュータ200に未登録であることを通知する(ステップB60)。
【0037】
コンピュータ200は、サーバ101からデータを受信し(ステップB70)、画面上にデータの内容を表示する(ステップB80)。未登録の場合や、一部登録されていないデータがある場合は、当該データの欄は空欄のまま画面上に表示される。続いて、上記表示した内容についての入力を受け付ける(ステップB90)。未登録のため空欄で表示された部分に入力があった場合には、当該入力のあったデータを受け付ける。また、すでに登録されているデータについて修正の入力があったばあいには、当該データの変更を受け付ける。入力データが確定すると、コンピュータ200は、サーバ101にデータを送信する(ステップB100)。サーバ101は、これらのデータを受信し、データベース102を更新する(ステップB110、ステップB120)。以上により書類300の登録が完了する。
【0038】
用紙を廃棄登録(ステップA70)する場合には、ステップB90において、用紙を廃棄する旨の入力を行えばよい。この場合、サーバ101は、データベース102上の当該識別番号に関するデータに、廃棄済みの旨の記録を行う。または、当該識別番号に関するデータをデータベース102から消去するようにすることも可能である。
【0039】
次に、本実施の形態における書類検索の方法を示すための図を図5に示す。また、フローチャートを図6に示す。
机上に乱雑に置かれたままになっている書類の山の中から、必要な書類を探し出すのは大変な労力が必要である。本実施の形態における書類検索方法では、リーダ装置202を書類の山にかざすように近づけることにより、目的の書類の場所を探し出すことができる。
【0040】
まず、探し出したい書類に付せられた無線ICチップ301の固有識別番号を調査する(ステップC10)。調査は、コンピュータ200からID管理センタ100のデータベース102にアクセスして、書類名称等のデータに基づき固有識別番号を特定することにより行う。もちろん、初めから識別番号が分かっている場合は調査を行う必要はない。続いて、目的の書類の識別番号をコンピュータ200に入力する(ステップC20)。リーダ装置202を書類の山の上にかざす(ステップC30)と、リーダ装置202から発信される無線信号に応答して、各無線ICチップ301から識別番号が発信される。コンピュータ200は、無線ICチップ301から発信された識別番号の中から、目的の識別番号と一致するものがあるか否かをチェックし、一致するものがあった場合にはブザーを鳴らす(ステップC40)。
【0041】
ブザーが鳴った場合は、その書類の山の中から目的の書類を探す(ステップC50)。書類の山が大きい場合には、その書類の山をさらに複数の山に分けて、それぞれの山に対して再びリーダ装置202をかざしてゆくようにして、山を徐々に小さくしてゆけば、目的の書類は見つけだすことが容易にできる。一方、ステップC40において、ブザーが鳴らなかった場合は、その書類の山には目的の書類は存在しないから、別の山を探せばよい(ステップC70)。
【0042】
全ての書類の山を探し終えても(ステップC60)ブザーが鳴らなかった場合は、書類は机上にはない。この場合は、目的の書類は他の場所にあるから、コンピュータ200からID管理センタ100にアクセスして、サーバ101に接続された他のコンピュータ200に対してネットワーク経由で目的の書類を探すようにする。この場合は、後述する回覧書類の検索と同一の手順で行う。
【0043】
なお、ステップC40において、ブザーを鳴らすのはリーダ装置202であるとすることも可能である。また、ブザーを鳴らすのではなく、表示灯を発光させたり、リーダ装置202を振動させる等、様々な形態をとることが可能である。
【0044】
次に、上記の検索処理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図7に示す。
コンピュータ200は、書類300の検索の要求を受け付けると(ステップD10)、当該書類300にユニークに付番された識別番号を特定するための画面を表示し、入力を受け付ける(ステップD20)。識別番号を特定するために入力されるデータは、例えば、書類番号や書類作成者、書類名等である。コンピュータ200は、入力されたデータをID管理センタ100のサーバ101へ送信する(ステップD30)。
【0045】
サーバ101は、送信されたデータを検索条件としてデータベース102を検索して、条件に一致するデータを抽出する(ステップD40、ステップD50)。サーバ101は、抽出したデータをコンピュータ200に送信する(ステップD60)。もし、データベース102上に当該条件に一致するデータを見つけることができなかった場合には、サーバ101はコンピュータ200にその旨を通知する(ステップD60)。
【0046】
コンピュータ200は、サーバ101からデータを受信し(ステップD70)、画面上にデータの内容を一覧にして表示する(ステップD80)。条件に一致するデータが無かった場合には、その旨が表示される。その場合は条件を変えて再度やり直す(ステップD90)。続いて、上記画面に表示した一覧の中から目的の書類が選択されると(ステップD100)、当該選択されたデータの識別番号を検索テーブルに登録し(ステップD110)、リーダ装置202から無線信号を出力する。検索テーブルは検索対象の書類の識別番号を一覧にしたものであり、コンピュータ200が備える記憶装置上に作成される。その無線信号に対して無線ICチップ301から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る(ステップD120)。読み取った識別番号を検索テーブルに登録された識別番号を比較し、一致していた場合は(ステップD130)、ブザーを出力する(ステップD140)。このように本実施の形態に係る方法によれば、目的の書類を容易に探し出すことができる。
【0047】
次に、本実施の形態における回覧書類を検索するための方法を示すための図を図8に示す。また、フローチャートを図9に示す。
回覧書類は紛失すると探すのに苦労する。誰が持っているのか一人一人に確認してゆかなければならないからである。最悪の場合、持っている本人すら自分が持っていることを自覚していない場合もある。回覧書類を持っている人を特定することが出来さえすれば、目的の書類を手に入れることは容易である。山積みの書類の中に回覧書類が埋もれているとしても、上述した書類の検索方法により検索を行えば、見つけることは容易だからである。
【0048】
回覧書類を探す場合の手順について、図9のフローチャートに従って説明する。
まず、書類を回覧する前に、回覧担当者は回覧書類にシール等で無線ICチップ301を貼り付けておく(ステップE10)。なお、回覧書類に初めから無線ICチップが漉き込まれている場合には貼り付け作業は不要である。次に、回覧書類の内容を、無線ICチップ301の識別番号と共にデータベース102に登録しておく(ステップE20)。登録は、リーダ装置202により回覧書類に貼り付けた無線ICチップの識別番号を読み取った上で、コンピュータ200から行う。登録する内容は、例えば回覧文書のタイトルや回覧期限、回覧エリア、回覧責任者等である。以上の登録作業を行った上で、書類を回覧に出す(ステップE30)。
【0049】
無事に回覧書類が回覧責任者の手元に戻ってくれば問題は無いが、回覧中に急に回覧書類が必要になった場合や、回覧書類が期限を過ぎても戻って来ず、行方不明になった場合などには(ステップE40)、回覧書類に貼り付けられた無線ICチップの識別番号を特定し(ステップE50)、回覧エリア内のコンピュータ200に対して検索の指示を行う(ステップE60)。識別番号の特定は、コンピュータ200からID管理センタ100のデータベース102にアクセスして、回覧前に登録したデータに基づき検索することにより調べることができる。
【0050】
検索指示を受けた回覧エリア内のコンピュータ200は、それぞれリーダ装置202から無線を発信し、周辺に置かれた書類の無線ICチップからの識別番号の応答を受ける(ステップE70)。応答のあった全ての識別番号の中から目的の回覧書類の識別番号を一致するものを発見したコンピュータ200は、ブザーを出力する(ステップE80)。また、検索要求を出したコンピュータ200に回覧書類の場所を表示するようにすることもできる。その後は、回覧書類を発見したコンピュータ200の周辺を探すことにより、行方不明になっている回覧書類を容易に見つけだすことができる(ステップE90)。
【0051】
次に、上記回覧書類の検索処理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図10及び図11に示す。
コンピュータ200は、回覧書類300の検索の要求を受け付けると(ステップF10)、当該書類300にユニークに付番された識別番号を特定するための画面を表示し、入力を受け付ける(ステップF20)。識別番号を特定するために入力されるデータは、例えば、回覧書類の管理者名や回覧期限等である。コンピュータ200は、入力されたデータをID管理センタ100のサーバ101へ送信する(ステップF30)。
【0052】
サーバ101は、送信されたデータを検索条件としてデータベース102を検索して、条件に一致するデータを抽出する(ステップF40、ステップF50)。サーバ101は、抽出したデータをコンピュータ200に送信する(ステップF60)。もし、データベース102上に当該条件に一致するデータを見つけることができなかった場合には、サーバ101はコンピュータ200にその旨を通知する(ステップF60)。
【0053】
コンピュータ200は、サーバ101からデータを受信し(ステップF70)、画面上にデータの内容を一覧にして表示する(ステップF80)。条件に一致するデータが無かった場合には、その旨が表示される。その場合は条件を変えて再度やり直す(ステップF90)。続いて、上記画面に表示した一覧の中から目的の回覧書類が選択されると(ステップF100)、当該選択されたデータの識別番号を検索テーブルに登録する(ステップF110)。検索テーブルは検索対象の回覧書類の識別番号を一覧にしたものであり、コンピュータ200が備える記憶装置上に作成される。
【0054】
次に、書類の回覧エリアから想定される検索範囲の入力を受け付ける(ステップF120)例えば、回覧書類が一つの部内で回覧されるものである場合は、部内のコンピュータ200を検索範囲として指定する。コンピュータ200は、指定された検索範囲内のコンピュータ200に対して、リーダ装置202を用いて書類の識別番号の読み取りを指示する(ステップF130)。識別番号の読み取り指示を受けたコンピュータ200は、それぞれリーダ装置202から無線信号を出力する(ステップF140)。その無線信号に対して無線ICチップ301から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る(ステップF150)。読み取られた識別番号は、読み取り指示を出したコンピュータ200に送信される(ステップF160)。
【0055】
読み取り指示を出したコンピュータ200は、受信した識別番号を、検索テーブルに登録された識別番号と比較する(ステップF170、ステップF180)。一致するものが見つかった場合は、その識別番号を読み取ったコンピュータ200を特定する情報をエリア内のコンピュータ200に対して送信する(ステップF190、ステップF200)。目的の回覧書類の識別番号を読み取ったコンピュータ200は、ブザーを出力して処理を終了する(ステップF210、ステップF220)。その他のコンピュータ200は、そのまま処理を終了する。このように本実施の形態に係る方法によれば、回覧中の書類が行方不明になっても容易に探し出すことが可能となる。
【0056】
次に、本実施の形態における書類の機密管理方法を示すための図を図12に示す。また、フローチャートを図13に示す。
ID管理センタ100のサーバ101は、ネットワーク103を通じてコンピュータ200、及び処理装置と接続されている。処理装置は、複写機204、チェックゲート205、カメラ207、ファクシミリ送受信機208、及びスキャナ209である。処理装置はリーダ装置202を備えており、書類に取り付けられた無線ICチップ301の識別番号を読み取る機能を有する。処理装置はケーブル等によりネットワークに接続される形態とすることもできるし、無線でネットワークと接続される形態とすることもできる。チェックゲート205は、建物の出入り口のドア206付近に設置されており、機密書類がチェックゲート205を通過しようとすると、ブザーを吹鳴し、持ち出し禁止である旨を通知する。同時にドア206を施錠することにより、機密書類の持ち出しを防止する。コンピュータ200は、ID管理センタ100のデータベース102から機密保持書類のリストを入手し、処理装置が識別番号を読み取った書類が機密書類でないかをチェックしている。
【0057】
本実施例に係る機密保持管理の手順は、まずコンピュータ200からID管理センタ100のデータベース102にアクセスして、機密書類の識別番号を登録することから行う(ステップG10)。登録の内容は、機密書類の識別番号、書類管理者、機密レベル、及び機密保持期限等である。機密のレベルは、書類の内容に応じて、例えば、建物外への持ち出し以外は認めるレベルや、建物外への持ち出しはもちろん、複写機204による複写、ファクシミリ208による送信、カメラ207による撮影、スキャナ209による読み取りのいずれも禁止するレベルまで、いくつかのレベルを決めることができる。
【0058】
続いて、建物内に設置された複写機204等の処理装置は、書類を複写、撮影、送信、記録内容を読み取る際に、あるいは通過させる際に識別番号を読み取り、ネットワークで接続されたコンピュータ200に送信する(ステップG20)。コンピュータ200は、送信された識別番号から、当該書類が機密文書でないかを調べ(ステップG30)、処理装置へ送信する。機密文書であった場合には(ステップG40)、処理装置は、機密レベルに応じて、ブザーを鳴らしたり、書類の複写、撮影、送信、読み取りを中止したり、あるいは書類の通過を阻止したりする(ステップG50)。
【0059】
次に、書類の機密管理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図14に示す。
コンピュータ200は、定期的にサーバ110に対して機密書類のリストの要求を送信している(ステップH10)。サーバ101は要求を受信すると(ステップH20)、データベース102を検索して機密書類として登録されているデータを抽出し(ステップH30)、抽出したデータをコンピュータ200に送信する(ステップH40)。コンピュータ200は、サーバ101から機密文書に関するデータを受信すると(ステップH50)、機密性テーブルを更新する(ステップH60)。機密性テーブルは機密文書として管理が必要な書類の識別番号や機密レベル等を一覧にしたものであり、コンピュータ200が備える記憶装置上に作成される。
【0060】
一方、複写機204等の処理装置は、リーダ装置202から書類の識別番号を読み取ると(ステップH70)、読み取った識別番号をコンピュータ200に送信する(ステップH80)。コンピュータ200は、受信した識別番号を、機密性テーブルに登録された識別番号と比較する(ステップH90、ステップH100)。一致するものが見つかった場合は、機密性テーブルから機密性レベルを特定し(ステップH110)、機密保持のための動作内容を決定する(ステップH120)。機密性テーブルに登録された識別番号と一致するものが見つからなかった場合は(ステップH100)、機密保持の動作は不要であると決定する(ステップH130)。コンピュータ200は、上記のようにして処理装置が行うべき動作を決定し(ステップH120、ステップH130)、処理装置に送信する(ステップH140)。処理装置は、コンピュータ200が決定した処理内容に従って動作する(ステップH150、ステップH160)。このように本実施の形態に係る方法によれば、機密書類の管理を確実に行うことが可能となる。
【0061】
次に、本実施の形態における書類の期限管理方法を示すための図を図15に示す。またフローチャートを図16に示す。
図15において、担当者A(400)が抱える書類A(304)と、担当者B(401)が抱える書類B(305)は、処理期限を過ぎた書類である。オフィスにおいては各担当者401〜404の机上は書類であふれており、処理期限の過ぎた書類が書類の山に埋もれてしまうことは十分に考えられる。この場合、担当者A(400)、担当者B(401)が処理期限の過ぎた書類が山の中に埋もれていることに気付くか、他者からの催促を受けるまでは、それらの書類は放置されることになる。
【0062】
本実施の形態における書類の期限管理は、まずあらかじめ書類の処理期限を登録することにより行う(ステップJ10)。登録は、リーダ装置202で書類の識別番号を読み取った上で、処理期限や、書類の名称、担当者等をデータベース102に登録することにより行う。次にコンピュータ200からID管理センタ100のサーバ101にアクセスし、処理期限の過ぎた書類に関するリストを入手し、期限テーブルとして保存する(ステップJ20)。続いて処理期限の過ぎた書類を検索するエリアを指定して、コンピュータ200から指定エリア内の他のコンピュータに対して、リーダ装置により書類の識別番号読み取りを指示する(ステップJ30)。エリア内のコンピュータ200は識別番号を読み取り(ステップJ40)、読み取り要求を行ったコンピュータ200に送信する。読み取り要求を行ったコンピュータ200は、受信した識別番号を期限テーブルに登録されている識別番号と比較し、処理期限の過ぎた書類があった場合には担当者に通知を行う(ステップJ50、ステップJ60)。通知は、担当者宛に電子メールを送付することもできるし、担当者のコンピュータ200の警告ブザーを鳴らすようにすることもできる。
【0063】
次に、書類の期限管理を行うためのコンピュータシステム上での処理の流れを図17及び図18に示す。
コンピュータ200は、書類300の期限管理を行う旨の要求を受け付けると(ステップK10)、処理期限の過ぎた書類300、あるいは処理期限の迫っている書類300にユニークに付番された識別番号を特定するための画面を表示し、入力を受け付ける(ステップK20)。識別番号を特定するために入力されるデータは、例えば処理期限であるが、担当者名や書類名により絞り込むことも可能である。
【0064】
コンピュータ200は、入力されたデータをID管理センタ100のサーバ101へ送信する(ステップK30)。サーバ101は、送信されたデータを検索条件としてデータベース102を検索して、条件に一致するデータを抽出する(ステップK40、ステップK50)。サーバ101は、抽出したデータをコンピュータ200に送信する(ステップK60)。
【0065】
コンピュータ200は、サーバ101からデータを受信し(ステップK70)、画面上にデータの内容を一覧にして表示する(ステップK80)。条件を変えて再度やり直すことも可能である(ステップK90)。続いて、上記画面に表示された一覧のデータの識別番号を期限テーブルに登録する(ステップK100)。
【0066】
次に、書類の検索範囲の入力を受け付ける(ステップK110)例えば、部内における処理期限超過書類を発見したい場合には、部内のコンピュータ200を検索範囲として指定する。コンピュータ200は、指定された検索範囲内のコンピュータ200に対して、リーダ装置202を用いて書類の識別番号の読み取りを指示する(ステップK120)。識別番号の読み取り指示を受けたコンピュータ200は、それぞれリーダ装置202から無線信号を出力する(ステップK130)。その無線信号に対して無線ICチップ301から応答があった場合には、応答を受け付け、識別番号を読み取る(ステップK140)。読み取られた識別番号は、読み取り指示を出したコンピュータ200に送信される(ステップK150)。
【0067】
読み取り指示を出したコンピュータ200は、受信した識別番号を、期限テーブルに登録された識別番号と比較する(ステップK160、ステップK170)。一致するものが見つかった場合は、その識別番号を読み取ったコンピュータ200を特定し(ステップK180)、エリア内のコンピュータ200に対して、期限管理の対象となっている書類に関する情報と、当該書類を発見したコンピュータの情報を送信する(ステップK190)。エリア内のコンピュータ200は、上記情報により、処理期限の迫っている書類の担当者に対して、例えば電子メールを送信して通知する。あるいはブザーを出力して通知する(ステップK200、ステップK210、ステップK220)。このように本実施の形態に係る方法によれば、処理期限の迫った書類や処理期限の過ぎた書類を放置している担当者に対して、漏らすことなく通知や警告を行うことが可能となる。
【0068】
以上、本実施の形態に係る実施例について説明したが、本願発明は上記実施例に限定されるものではない。本発明の要旨を逸脱しない範囲で様々に変更可能である。
【0069】
本実施の形態によれば次の効果を奏することができる。
すなわち、紙などの電子媒体ではない記録媒体をコンピュータにより管理することが可能となる。また紙などの電子媒体ではない文書の検索、期限管理、廃棄管理、及び機密管理を容易に、かつ、確実に行うことができる。さらには行方不明になった文書を、容易に発見することが可能となる。
【0070】
【発明の効果】
紙などの電子媒体ではない記録媒体に対する管理を容易に行うことが可能となる。
【図面の簡単な説明】
【図1】本実施の形態におけるシステムの構成を示す図である。
【図2】本実施の形態における書類の登録、廃棄の概要を示す図である。
【図3】本実施の形態における書類登録の手順を示すためのフローチャートである。
【図4】本実施の形態における書類登録を行うためのコンピュータシステム上での処理を示すフローチャートである。
【図5】本実施の形態における書類検索方法を示す図である。
【図6】本実施の形態における書類検索の手順を示すためのフローチャートである。
【図7】本実施の形態における書類検索を行うためのコンピュータシステム上での処理を示すフローチャートである。
【図8】本実施の形態における回覧書類の検索方法を示すための図である。
【図9】本実施の形態における回覧書類検索の手順を示すためのフローチャートである。
【図10】本実施の形態における回覧書類の検索を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち検索テーブルを作成するまでの処理を示すフローチャートである。
【図11】本実施の形態における回覧書類の検索を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち検索テーブルに基づいて検索を行う処理を示すフローチャートである。
【図12】本実施の形態における書類の機密管理方法を示すための図である。
【図13】本実施の形態における書類の機密管理の手順を示すためのフローチャートである。
【図14】本実施の形態における書類の機密管理を行うためのコンピュータシステム上での処理を示すフローチャートである。
【図15】本実施の形態における書類の期限管理方法を示すための図である。
【図16】本実施の形態における書類の期限管理の手順を示すためのフローチャートである。
【図17】本実施の形態における書類の期限管理を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち期限テーブルを作成するまでの処理を示すフローチャートである。
【図18】本実施の形態における書類の期限管理を行うためのコンピュータシステム上での処理のうち期限テーブルに基づいて書類管理を行う処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
100 ID管理センタ
101 サーバ
102 データベース
103 ネットワーク
200 コンピュータ
202 リーダ装置
203 リーダ装置の走査
204 複写機
205 機密保持チェックゲート
206 出入口
207 カメラ
208 ファクシミリ送受信機
209 スキャナ
300 無線ICチップ付き記録媒体
301 無線ICチップ
302 記録媒体
303 回覧書類
304 処理期限超過書類A
305 処理期限超過書類B
400 担当者A
401 担当者B
402 担当者C
403 担当者D[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a recording medium management method, system, and program.
[0002]
[Prior art]
In recent years, document creation in an office is often performed using a computer. Since a document created by a computer is stored as electronic data, no storage location is required. In addition, it is easy to search for data, and even if the data is deleted, no waste is generated. Data reuse is easy. If e-mail is used, it is also possible to send document data to a plurality of parties instantly. Therefore, it is not necessary to circulate documents on the computer.
[0003]
With regard to security management, high reliability has come to be obtained due to recent rapid advances in technology such as password-based browsing restrictions, copy guard prevention using copy guard, and decryption prevention using encryption technology. Due to these various advantages, documents created in an office are often created using a computer.
[0004]
However, even with the progress of computerization, there are still a large number of paper media documents. Rather, as computerization progressed, paper-based documents began to overflow. One reason for this is that document productivity has been improved by computerization, and the amount of documents in the office has increased, so it is more convenient to view the documents on paper.
[0005]
In such a situation where paper-based documents are overflowing, it is important for the efficient execution of business to properly manage the documents on a daily basis. The management of documents is usually performed by classifying the documents into predetermined groups and file them. Retrieval of filed documents can only be done by visual inspection using an index or the like. For this reason, when filing a document, various measures such as the order of binding and how to categorize are taken into consideration for ease of later retrieval. The file created in this way is placed in a predetermined location, stored and managed.
[0006]
But documents are not just files that can be filed. For example, a document for a case that has not been processed or a document that has only been circulated temporarily is usually placed on a desk. Even a document that should be originally filed may be left on the desk due to lack of storage space or lack of time for organizing documents.
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
As described above, documents are often scattered on the desk. The conventional document management method cannot manage documents scattered on the desk. When searching for the target document from among the scattered documents, you have to investigate it until you find the document you need.
[0008]
It is also possible that the document being circulated is buried in a pile of other documents. The administrator of the circulation document had to confirm whether or not he / she had the document if the document did not return after the circulation deadline.
[0009]
It is also conceivable that a document whose business processing deadline has passed is buried in a document scattered on the desk and left as it is.
[0010]
In addition, security management is difficult for paper documents. For example, since documents handled by companies are basically confidential documents, taking them outside the company should be prohibited by regulations, etc., but if employees are malicious, they cannot be physically taken out. is not. Moreover, even if the original document management is performed, confidential information easily leaks to the outside if the original document is copied or photographed.
[0011]
Also, after the paper medium becomes unnecessary, it is discarded in large quantities as garbage. In recent years, many companies have obtained ISO 14000 certification and are conducting strict environmental management. For example, when disposing of paper media, strict management is performed, such as sorting into paper that can be reused as paper and paper that is not, and recording the amount of each discharged regularly. Since these managements are performed by manually measuring the amount of paper discarded every day, they are complicated and prone to mistakes.
[0012]
[Means for Solving the Problems]
A method of managing a recording medium on which a wireless IC chip storing unique storage information is stored in association with the storage information, the computer recording data from a reader device that has read the recording medium The step of acquiring the storage information of the wireless IC chip mounted on the medium, and the step of collating the acquired storage information with a database recording the correspondence between the storage information and the recording medium for each wireless IC chip, and specifying the recording medium And a step of performing management processing on the corresponding recording medium in accordance with management contents set in advance for the specified recording medium, and outputting the result of the management processing to an output device. .
In addition, the problems disclosed in the present application and the solutions thereof will be clarified by the column of the embodiment of the invention, the column of the example and the drawings.
[0013]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
At least the following will be clarified by the description of the present specification.
One aspect of a recording medium management method according to the present invention is a management method by a computer of a recording medium on which a wireless IC chip storing unique storage information is associated and stored. The step of acquiring the storage information of the wireless IC chip mounted on the recording medium from the reader device that performed the reading operation on the medium, and the correspondence between the storage information for each wireless IC chip and the recording medium recorded. A step of collating with a database and specifying a recording medium, a step of performing a management process on a corresponding recording medium in accordance with a management content preset for the specified recording medium, and a result of the management process to an output device And outputting.
By managing the recording medium in such a manner, it becomes possible to manage a paper medium or the like that is not converted into an electronic medium by a computer.
[0014]
An aspect of the recording medium management method according to the present invention is as follows.Wireless storing unique storage information associated with it I c A method of managing a recording medium on which a chip is mounted by a computer, wherein the computer stores storage information of a recording medium to be searched in a search table, and the computer reads a plurality of recording media. Wirelessly mounted on the recording medium from the reader device that performed I c A step of acquiring chip storage information, a step of comparing the acquired storage information with the search table to determine whether the computer is a search target, and the computer outputting the determination result. And outputting toIt can be.
By managing the recording medium in such a manner, it is possible to easily search for a document that is not converted into an electronic medium such as a paper medium. In addition, it is possible to easily find a document such as a paper medium that is missing.
[0015]
An aspect of the recording medium management method according to the present invention is as follows.Wireless storing unique storage information associated with it I c A method of managing a recording medium on which a chip is mounted by a computer, wherein the computer stores storage information of a recording medium to be searched in a search table, and the computer specifies a search range of the recording medium Receiving the input of information, transmitting the storage information reading instruction using a reader device that performs a reading process on the recording medium to each computer within the search range, and the reading instruction A computer that has transmitted the received storage information from each computer that has received the read instruction; and a computer that has transmitted the read instruction collates the received storage information with the search table; The computer that has transmitted the reading instruction receives the reading instruction. Sending information identifying the computer that has read the stored information that matches the stored information registered in the search table to each computer that has received the instruction, and storing that matches the stored information registered in the search table A computer that has read the information includes outputting information indicating that the search target recording medium has been detected to an output device.Can be.
By managing the recording medium in such a manner, it is possible to easily find a document that is not converted to an electronic medium such as a paper medium around a reader device connected to a computer via a network. Therefore, for example, even when a circulation document is missing, a circulation document can be easily found by issuing a command from the computer.
[0016]
An aspect of the recording medium management method according to the present invention is as follows.Wireless storing unique storage information associated with it I c A method of managing a recording medium on which a chip is mounted by a computer, wherein the computer stores information stored in a recording medium to be considered for confidentiality in a confidentiality table, and the computer performs a reading process on the recording medium. A step of connecting to a processing device having a reader device to perform, and a wireless device mounted on the recording medium from the processing device on which the computer has read the recording medium I c A step of acquiring storage information of the chip, and the computer compares the acquired storage information with the confidentiality table and determines whether or not the recording medium specified by the storage information is subject to confidentiality consideration And, when the recording medium is subject to confidentiality considerations, the computer transmits an operation content for confidentiality to the processing device, and the processing device is in accordance with the operation content. And a step of operatingIt can be.
By managing the recording medium in such a manner, it is possible to manage confidential documents of documents that are not converted into electronic media such as paper media.
[0017]
An aspect of the recording medium management method according to the present invention is as follows.The processing device is any one of a copying machine, a check gate, a camera, a facsimile transceiver, and a scanner.It can be.
By managing the recording medium in this way, it is possible to prevent copying, taking out, sending by facsimile, photographing, image reading by a scanner device, etc. of confidential documents that are not converted into electronic media, It will be possible to reliably prevent secret leakage.
[0018]
An aspect of the recording medium management method according to the present invention is as follows.Wireless storing unique storage information associated with it I c A method of managing a recording medium on which a chip is mounted by a computer, wherein the computer stores storage information of a recording medium that is a management target of a processing deadline in a deadline table, and the computer searches for the recording medium Receiving the input of information designating, the step of transmitting an instruction to read stored information using a reader device that performs a reading process on a recording medium to each computer within the search range, The computer that has transmitted the read instruction receives the read storage information from each computer that has received the read instruction, and the computer that has transmitted the read instruction collates the received storage information with the deadline table. And a computer that has transmitted the reading instruction A step of transmitting information identifying a computer that has read storage information that matches the storage information registered in the time limit table to each computer that has received the reading instruction; and the storage information registered in the time limit table. A computer that reads stored information includes outputting to the output device information indicating that the recording medium subject to management of the processing deadline has been detected.It can be.
By managing the recording medium in such a manner, it is possible to reliably manage the time limit of a document with a fixed processing time limit.
[0019]
An aspect of the recording medium management method according to the present invention is as follows.The computer isWhen storing the recording medium, from the reader device that performed the reading operation on the discard recording medium, obtaining stored information of the wireless IC chip mounted on the discard recording medium;The computer isCollating the acquired storage information with a database that records the correspondence between the storage information and the recording medium for each wireless IC chip, and identifying the disposal recording medium;The computer isErasing the record information in the database of the identified discard recording medium, or associating the information indicating that it has been discarded in the database with the discard recording medium.
By managing the recording medium in such a manner, it becomes possible to accurately manage the disposal of documents.
[0020]
According to another aspect of the recording medium management method of the present invention, there is provided a recording medium management system in which a wireless IC chip storing unique storage information is associated and stored. Acquire stored information of the wireless IC chip mounted on the recording medium from the reader devicemeansThen, the acquired storage information is collated with a database that records the correspondence between the storage information for each wireless IC chip and the recording medium, and the recording medium is specified.meansAnd the management process for the corresponding recording medium is performed according to the management content set in advance for the specified recording mediummeansAnd output the result of the management process to the output devicemeansAnd can be included.
[0021]
Also, one aspect of the recording medium management method according to the present invention is a recording medium on which a wireless IC chip storing unique storage information is stored in association therewith.ManagementA program for causing a computer to execute the computerIn addition,The step of obtaining the stored information of the wireless IC chip mounted on the recording medium from the reader device that has performed the reading operation on the recording medium, and the correspondence between the stored information for each wireless IC chip and the recording medium is recorded. Checking the recorded database, specifying the recording medium, performing the management process on the corresponding recording medium in accordance with the management content preset for the specified recording medium, and outputting the result of the management process A step to output toCan be a recording medium management program for executing.
[0022]
Furthermore, the recording medium management program described above may be recorded on a computer-readable recording medium.
[0023]
【Example】
The configuration of the system in this embodiment is shown in FIG.
The
[0024]
When the
[0025]
The
[0026]
As described above, since the
[0027]
The
[0028]
The
[0029]
Registration of the
[0030]
The information regarding the
[0031]
Next, FIG. 2 shows an outline of document registration and disposal in the present embodiment. A flowchart is shown in FIG.
Since the
[0032]
The registered
[0033]
The stored paper is stored and registered (step A50). The storage registration is performed by inputting the date of storage registration, the user of the paper, the name of the registered document, and the like from the
[0034]
By performing registration management in this way, it is possible to easily manage paper media, such as handwritten memos, that have been difficult to convert into electronic media.
In addition, by performing disposal registration, environmental management represented by ISO 14000 can be easily and reliably performed. This is because the used amount and discarded amount of paper are always recorded in the
[0035]
Next, FIG. 4 shows a flow of processing on the computer system for performing the above registration processing.
When the
[0036]
The server 101 searches the
[0037]
The
[0038]
When the paper is registered for discard (step A70), an input to discard the paper may be made in step B90. In this case, the server 101 records in the data relating to the identification number on the
[0039]
Next, FIG. 5 is a diagram for illustrating a document search method according to the present embodiment. A flowchart is shown in FIG.
Finding the documents you need out of a pile of documents left cluttered on your desk takes a lot of effort. In the document search method according to the present embodiment, the location of the target document can be found by bringing the
[0040]
First, the unique identification number of the
[0041]
If the buzzer sounds, the target document is searched from the pile of documents (step C50). If the stack of documents is large, the stack of documents is further divided into a plurality of stacks, and the
[0042]
If the buzzer does not sound after searching all the piles of documents (step C60), the documents are not on the desk. In this case, since the target document is in another location, the
[0043]
In step C40, it is possible that the buzzer is sounded by the
[0044]
Next, FIG. 7 shows a flow of processing on the computer system for performing the above search processing.
When the
[0045]
The server 101 searches the
[0046]
The
[0047]
Next, FIG. 8 shows a diagram for illustrating a method for searching for circulation documents in the present embodiment. A flowchart is shown in FIG.
Circulation documents are difficult to find if lost. This is because it is necessary to check with each person who has it. In the worst case, even the person you own may not be aware of what you have. As long as the person who has the circulation document can be identified, it is easy to obtain the target document. This is because even if circulation documents are buried in a pile of documents, it is easy to find them by performing a search using the document search method described above.
[0048]
The procedure for searching for circulation documents will be described with reference to the flowchart of FIG.
First, before circulating the document, the person in charge of circulation attaches the
[0049]
There is no problem if the circulation document returns to the person in charge of the circulation safely, but if the circulation document suddenly becomes necessary during the circulation, or if the circulation document expires, it will not return and will be missing (Step E40), the identification number of the wireless IC chip attached to the circulation document is specified (step E50), and a search instruction is given to the
[0050]
Receiving the search instruction, the
[0051]
Next, FIG. 10 and FIG. 11 show the flow of processing on the computer system for performing the circulation document search processing.
When the
[0052]
The server 101 searches the
[0053]
The
[0054]
Next, the input of the assumed search range is received from the circulation area of the document (step F120). For example, when the circulation document is circulated in one part, the
[0055]
The
[0056]
Next, FIG. 12 is a diagram for illustrating a document security management method according to the present embodiment. A flowchart is shown in FIG.
A server 101 of the
[0057]
The procedure of confidentiality management according to the present embodiment is performed by first accessing the
[0058]
Subsequently, the processing device such as the copying
[0059]
Next, FIG. 14 shows a processing flow on the computer system for managing the confidentiality of documents.
The
[0060]
On the other hand, when the processing device such as the copying
[0061]
Next, FIG. 15 is a diagram for illustrating a document deadline management method according to the present embodiment. A flowchart is shown in FIG.
In FIG. 15, a document A (304) held by the person in charge A (400) and a document B (305) held by the person in charge B (401) are documents whose processing deadlines have passed. In the office, the desks of the persons in
[0062]
Document deadline management in this embodiment is performed by first registering the document deadline (step J10). The registration is performed by reading the document identification number with the
[0063]
Next, FIG. 17 and FIG. 18 show the flow of processing on the computer system for managing document deadlines.
When the
[0064]
The
[0065]
The
[0066]
Next, an input of a document search range is accepted (step K110). For example, when it is desired to find a document whose processing deadline has been exceeded in the department, the
[0067]
The
[0068]
As mentioned above, although the Example which concerns on this Embodiment was described, this invention is not limited to the said Example. Various modifications can be made without departing from the scope of the present invention.
[0069]
According to the present embodiment, the following effects can be achieved.
That is, a recording medium that is not an electronic medium such as paper can be managed by a computer. In addition, it is possible to easily and surely search for documents that are not electronic media such as paper, time limit management, disposal management, and confidentiality management. Furthermore, it becomes possible to easily find a missing document.
[0070]
【The invention's effect】
It becomes possible to easily manage a recording medium that is not an electronic medium such as paper.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram illustrating a configuration of a system according to an embodiment.
FIG. 2 is a diagram showing an outline of document registration and disposal in the present embodiment.
FIG. 3 is a flowchart for illustrating a document registration procedure according to the present embodiment.
FIG. 4 is a flowchart showing processing on a computer system for performing document registration in the present embodiment.
FIG. 5 is a diagram illustrating a document search method according to the present embodiment.
FIG. 6 is a flowchart for illustrating a document search procedure according to the present embodiment.
FIG. 7 is a flowchart showing processing on a computer system for performing document search in the present embodiment.
FIG. 8 is a diagram for illustrating a circulation document search method according to the present embodiment;
FIG. 9 is a flowchart for showing a circulation document search procedure in the present embodiment;
FIG. 10 is a flowchart showing processing up to creation of a search table among processing on a computer system for searching for circulation documents in the present embodiment.
FIG. 11 is a flowchart showing processing for searching based on a search table among processing on a computer system for searching for circulation documents according to the present embodiment;
FIG. 12 is a diagram for illustrating a document security management method according to the present embodiment;
FIG. 13 is a flowchart for illustrating a procedure for document confidentiality management according to the present embodiment;
FIG. 14 is a flowchart showing processing on a computer system for performing confidential management of documents according to the present embodiment.
FIG. 15 is a diagram for illustrating a document deadline management method according to the present embodiment;
FIG. 16 is a flowchart for illustrating a procedure for document deadline management in the present embodiment;
FIG. 17 is a flowchart showing processing up to creation of a time limit table in processing on a computer system for performing document time limit management according to the present embodiment;
FIG. 18 is a flowchart showing processing for document management based on a time limit table in processing on a computer system for performing time limit management of documents in the present embodiment.
[Explanation of symbols]
100 ID management center
101 server
102 database
103 network
200 computers
202 Reader device
203 Scanning of reader device
204 Copier
205 Confidentiality check gate
206 Doorway
207 Camera
208 Facsimile transceiver
209 Scanner
300 Recording medium with wireless IC chip
301 wireless IC chip
302 recording medium
303 Circulars
304 Processing deadline document A
305 Processing deadline document B
400 Person in charge A
401 Person in charge B
402 Person in charge C
403 Person in charge D
Claims (9)
前記コンピュータが、検索対象である記録媒体の格納情報を検索テーブルに記憶するステップと、
前記コンピュータが、複数の記録媒体に対し読取り処理を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ICチップの格納情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、取得した格納情報を、前記検索テーブルに照合し、検索対象であるか否かを判定するステップと、
前記コンピュータが、前記判定結果を出力装置に出力するステップと、
を含むことを特徴とする記録媒体管理方法。A method for managing by a computer a recording medium on which a wireless IC chip storing unique storage information is associated and stored.
The computer storing storage information of a recording medium to be searched in a search table;
The computer acquires storage information of a wireless IC chip mounted on the recording medium from a reader device that has performed reading processing on a plurality of recording media; and
The computer collates the acquired storage information with the search table and determines whether or not it is a search target;
The computer outputting the determination result to an output device;
Including a recording medium management method.
コンピュータが、検索対象である記録媒体の格納情報を検索テーブルに記憶するステップと、
前記コンピュータが、前記記録媒体の検索範囲を指定する情報の入力を受けるステップと、
前記コンピュータが、前記検索範囲内の各コンピュータに対して、記録媒体に対する読取り処理を行うリーダ装置を用いた格納情報の読み取り指示を送信するステップと、
前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記読み取り指示を受信した各コンピュータから、読み取った格納情報を受信するステップと、
前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記受信した格納情報を、前記検索テーブルに照合するステップと、
前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記読み取り指示を受信した各コンピュータに、前記検索テーブルに登録された格納情報と一致する格納情報を読み取ったコンピュータを特定する情報を送信するステップと、
前記検索テーブルに登録された格納情報と一致する格納情報を読み取ったコンピュータが、前記検索対象の記録媒体を検出したことを示す情報を出力装置に出力するステップと、
を含むことを特徴とする記録媒体管理方法。A method for managing by a computer a recording medium on which a wireless IC chip storing unique storage information is associated and stored.
A computer storing storage information of a recording medium to be searched in a search table;
The computer receiving an input of information specifying a search range of the recording medium;
A step of transmitting an instruction to read stored information using a reader device that performs a reading process on a recording medium to each computer within the search range;
The computer that has transmitted the read instruction receives the read storage information from each computer that has received the read instruction;
The computer that has transmitted the reading instruction collates the received storage information with the search table;
The computer that has transmitted the reading instruction transmits, to each computer that has received the reading instruction, information identifying the computer that has read the stored information that matches the stored information registered in the search table;
A computer that reads storage information that matches storage information registered in the search table outputs information indicating that the search target recording medium has been detected to an output device;
Including a recording medium management method.
前記コンピュータが、機密性考慮対象たる記録媒体の格納情報を機密性テーブルに記憶するステップと、
前記コンピュータが、記録媒体に対する読取り処理を行うリーダ装置を備える処理装置と接続するステップと、
前記コンピュータが、記録媒体の読取り処理を行った処理装置から、記録媒体が実装する無線ICチップの格納情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、取得した格納情報を、前記機密性テーブルに照合し、当該格納情報により特定される記録媒体が機密性考慮対象であるか否かを判定するステップと、
前記コンピュータが、当該記録媒体が機密性考慮対象である場合には、前記処理装置に対して、機密保持のための動作内容を送信するステップと、
前記処理装置が、前記動作内容に従って動作するステップと、
を含むことを特徴とする記録媒体管理方法。A method for managing by a computer a recording medium on which a wireless IC chip storing unique storage information is associated and stored.
The computer storing information stored in a recording medium that is subject to confidentiality consideration in a confidentiality table;
Connecting the computer to a processing device including a reader device that performs a reading process on a recording medium;
The computer obtains storage information of a wireless IC chip mounted on the recording medium from a processing device that has performed the reading process of the recording medium;
The computer collates the acquired storage information with the confidentiality table, and determines whether or not the recording medium specified by the storage information is a confidentiality consideration target;
The computer, when the recording medium is subject to confidentiality considerations, to the processing device to transmit the operation content for confidentiality;
The processing device operating according to the operation content;
Including a recording medium management method.
前記処理装置は、複写機、チェックゲート、カメラ、ファクシミリ送受信機、スキャナのいずれかであることを特徴とする記録媒体管理方法。The recording medium management method according to claim 3,
The recording medium management method, wherein the processing apparatus is any one of a copying machine, a check gate, a camera, a facsimile transceiver, and a scanner.
コンピュータが、処理期限の管理対象である記録媒体の格納情報を期限テーブルに記憶するステップと、
前記コンピュータが、前記記録媒体の検索範囲を指定する情報の入力を受けるステップと、
前記コンピュータが、前記検索範囲内の各コンピュータに対して、記録媒体に対する読取り処理を行うリーダ装置を用いた格納情報の読み取り指示を送信するステップと、
前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記読み取り指示を受信した各コンピュータから、読み取った格納情報を受信するステップと、
前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記受信した格納情報を、前記期限テーブルに照合するステップと、
前記読み取り指示を送信したコンピュータが、前記読み取り指示を受信した各コンピュータに、前記期限テーブルに登録された格納情報と一致する格納情報を読み取ったコンピュータを特定する情報を送信するステップと、
前記期限テーブルに登録された格納情報と一致する格納情報を読み取ったコンピュータが、前記処理期限の管理対象の記録媒体を検出したことを示す情報を出力装置に出力するステップと、
を含むことを特徴とする記録媒体管理方法。A method for managing by a computer a recording medium on which a wireless IC chip storing unique storage information is associated and stored.
A computer storing storage information of a recording medium to be managed for a processing time limit in a time limit table;
The computer receiving an input of information specifying a search range of the recording medium;
A step of transmitting an instruction to read stored information using a reader device that performs a reading process on a recording medium to each computer within the search range;
The computer that has transmitted the read instruction receives the read storage information from each computer that has received the read instruction;
The computer that has transmitted the reading instruction collates the received storage information with the time limit table;
The computer that has transmitted the reading instruction transmits to each computer that has received the reading instruction information identifying the computer that has read the stored information that matches the stored information registered in the time limit table;
Outputting to the output device information indicating that the computer that has read the stored information that matches the stored information registered in the time limit table has detected a recording medium subject to management of the processing time limit;
Including a recording medium management method.
前記コンピュータが、記録媒体の廃棄処理に際して、この廃棄記録媒体に対する読取り動作を行ったリーダ装置より、廃棄記録媒体が実装する無線ICチップの格納情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、取得した格納情報を、無線ICチップ毎の格納情報と記録媒体との対応を記録したデータベースに照合し、廃棄記録媒体の特定を行うステップと、
前記コンピュータが、特定した廃棄記録媒体の前記データベースにおける記録情報を消去するか、或いはデータベースにおいて廃棄処分済みである旨の情報を廃棄記録媒体に関係付けるステップと、
を含むことを特徴とする記録媒体管理方法。A method for managing by a computer a recording medium on which a wireless IC chip storing unique storage information is associated and stored.
The computer obtains stored information of a wireless IC chip mounted on the discard recording medium from a reader device that has performed a reading operation on the discard recording medium when discarding the recording medium;
The computer collates the acquired storage information with a database that records the correspondence between the storage information for each wireless IC chip and the recording medium, and specifies the discard recording medium;
The computer erasing the recorded information in the database of the identified disposal recording medium, or associating the disposal recording medium with information indicating that it has been disposed of in the database;
Including a recording medium management method.
検索対象である記録媒体の格納情報を検索テーブルに記憶する手段と、
複数の記録媒体に対し読取り処理を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ICチップの格納情報を取得する手段と、
取得した格納情報を、前記検索テーブルに照合し、検索対象であるか否かを判定する手段と、
前記判定結果を出力装置に出力する手段と、
を含むことを特徴とする記録媒体管理システム。A management system for a recording medium on which a wireless IC chip storing unique storage information is associated and stored.
Means for storing storage information of a recording medium to be searched in a search table;
Means for acquiring storage information of a wireless IC chip mounted on a recording medium from a reader device that has performed reading processing on a plurality of recording media;
Means for collating the acquired storage information with the search table and determining whether or not it is a search target;
Means for outputting the determination result to an output device;
A recording medium management system comprising:
前記コンピュータに、
検索対象である記録媒体の格納情報を検索テーブルに記憶するステップと、
前記コンピュータが、複数の記録媒体に対し読取り処理を行ったリーダ装置より、記録媒体が実装する無線ICチップの格納情報を取得するステップと、
前記コンピュータが、取得した格納情報を、前記検索テーブルに照合し、検索対象であるか否かを判定するステップと、
前記コンピュータが、前記判定結果を出力装置に出力するステップと、
を実行させるための記録媒体管理プログラム。A program for causing a computer to execute management of a recording medium on which a wireless IC chip storing unique storage information is associated and stored.
In the computer,
Storing storage information of a recording medium to be searched in a search table;
The computer acquires storage information of a wireless IC chip mounted on the recording medium from a reader device that has performed reading processing on a plurality of recording media; and
The computer collates the acquired storage information with the search table and determines whether or not it is a search target;
The computer outputting the determination result to an output device;
Recording medium management program for executing
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