JP3918453B2

JP3918453B2 - Document management method and apparatus

Info

Publication number: JP3918453B2
Application number: JP2001135208A
Authority: JP
Inventors: 英樹桐山; 和浩曽我; 潔神嶌
Original assignee: Fuji Xerox Co Ltd; Fujifilm Business Innovation Corp
Current assignee: Fujifilm Business Innovation Corp
Priority date: 2000-05-08
Filing date: 2001-05-02
Publication date: 2007-05-23
Anticipated expiration: 2021-05-02
Also published as: JP2002063009A

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、文書管理方法および装置に関し、特に、文書の再利用を有効に効率よく行うことのできる文書管理方法および装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
一度印刷した文書を必要に応じて再印刷したいといった要求がある。このような要求に応える方法として、従来からいくつかの技術が提案されている。
【０００３】
例えば、特開平１１−１２９５５６号公報記載の「プリンタ装置」や特開平１１−１８８９３３号公報記載の「画像記憶システム」においては、印刷データと印刷データに関する情報を保存しておき、必要に応じて再印刷を行えるようにしている。
【０００４】
また、特開平９−８５９９０号公報記載の「画像形成装置」では、単なる再印刷ではなく、余白や文字ピッチ、文字サイズ等の印刷条件を再設定して画像形成を行うことができる。
【０００５】
この他にも、サムネイル画像を生成したり、機密保持を行う等の方法で再印刷用のデータ等を管理している特開平１１−１３６４７７号公報記載の「デジタル複写装置」等、特開平９−２８４５１８号公報記載の「ディジタル画像形成装置」、特開平１０−１９０９２１号公報記載の「デジタル複写機」がある。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
上述した技術は、いずれも文書の再印刷、つまり、印刷した文書と同一の文書を後で再び印刷するためのものである。したがって、文書の一部を差し替えて印刷したり、文書を電子ファイルとして保存するといった要求に応えることはできない。
【０００７】
しかしながら、文書の一部差し替えや電子ファイルとしての保存等の要求に応えることができれば、文書を単に再印刷するだけでなく、様々な用途に再利用することができることになる。
【０００８】
そこで、この発明は、印刷等を行った文書の再利用が容易となるように当該文書を管理し、文書の有効利用を図ることのできる文書管理方法および装置を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上述した目的を達成するため、請求項１の発明は、所定のジョブ処理に使用した文書を保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理方法において、ジョブの処理に使用された文書を該ジョブ毎の文書グループとして保存するとともに、前記ジョブの処理内容を記述したログ情報を前記文書グループと関連付けて保存し、前記ログ情報を文字若しくは符号として印字し、該印字したログ情報を読み取って新たに実行されるジョブ処理における実行条件の初期値として参照することを特徴とする。
【００１０】
また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記文書グループは、該文書グループに含まれる文書の縮小画像を含むことを特徴とする。
【００１１】
また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記ジョブにより文書のフォーマット変換が施される場合には、前記文書グループは、前記フォーマット変換が施される前の文書および前記フォーマット変換が施された後の文書を含むことを特徴とする。
【００１２】
また、請求項４の発明は、請求項１の発明において、前記ジョブにより文書の拡大若しくは縮小処理が施される場合には、前記文書グループは、前記拡大若しくは縮小処理が施される前の文書および前記拡大若しくは縮小処理が施された後の文書を含むことを特徴とする。
【００１３】
また、請求項５の発明は、請求項１の発明において、前記ジョブにより出力デバイスの特性に応じた処理が施される場合には、前記文書グループは、前記出力デバイスの特性に応じた処理が施される前の文書および前記出力デバイスの特性に応じた処理が施された後の文書を含むことを特徴とする。
【００１４】
また、請求項６の発明は、請求項１の発明において、前記文書グループに含まれる文書は、新たに作成された文書とともに、新たなジョブ処理に使用されることを特徴とする。
【００１５】
また、請求項７の発明は、所定のジョブ処理に使用した文書を保存し、該保存した文書を使用して要求された新たなジョブ処理を実行する文書管理装置において、文書を保存する保存手段と、ジョブの処理に使用された文書を該ジョブ毎の文書グループとして前記保存手段に保存するとともに、前記ジョブの処理内容を記述したログ情報を前記文書グループと関連付けて前記保存手段に保存する保存管理手段と、前記文書グループに含まれる文書に前記ログ情報を文字若しくは符号として付加して印字手段へ出力する出力手段と、前記印字手段により文書に印字されたログ情報を読み取り、該ログ情報を実行条件の初期値としたジョブを生成するジョブ生成手段とを具備することを特徴とする。
【００１６】
また、請求項８の発明は、請求項７の発明において、文書に所定の処理を施す処理手段をさらに具備し、前記処理手段は、前記文書グループに含まれる文書の縮小画像を生成し、前記管理手段は、前記処理手段が生成した縮小画像を前記文書グループに含めて前記保存手段に保存することを特徴とする。
【００１７】
また、請求項９の発明は、請求項７の発明において、文書に所定の処理を施す処理手段をさらに具備し、前記処理手段は、前記文書グループに含まれる文書にフォーマット変換を施し、前記管理手段は、前記処理手段によるフォーマット変換が施される前の文書および前記フォーマット変換が施された後の文書を前記文書グループに含めて前記保存手段に保存することを特徴とする。
【００１８】
また、請求項１０の発明は、請求項７の発明において、文書に所定の処理を施す処理手段をさらに具備し、前記処理手段は、前記文書グループに含まれる文書に拡大若しくは縮小処理を施し、前記管理手段は、前記処理手段による拡大若しくは縮小処理が施される前の文書および前記拡大若しくは縮小処理が施された後の文書を前記文書グループに含めて前記保存手段に保存することを特徴とする。
【００１９】
また、請求項１１の発明は、請求項７の発明において、文書に所定の処理を施す処理手段をさらに具備し、前記処理手段は、前記文書グループに含まれる文書に出力デバイスの特性に応じた処理を施し、前記管理手段は、前記処理手段による前記出力デバイスの特性に応じた処理が施される前の文書および前記出力デバイスの特性に応じた処理が施された後の文書を前記文書グループに含めて前記保存手段に保存することを特徴とする。
【００２０】
また、請求項１２の発明は、請求項７の発明において、前記ジョブ生成手段は、前記文書グループに含まれる文書を新たに作成された文書とともに、新たなジョブ処理に使用することを特徴とする。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下、この発明に係る文書管理方法および装置の一実施の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。
【００２６】
図１は、この発明を適用した文書処理システムの構成を示すブロック図である。
同図に示すように、文書処理システムは、文書管理サーバ（装置）１と、スキャナ２（２−１乃至２−ｎ）、プリンタ３（３−１乃至３−ｍ）、クライアント４（４−１乃至４−ｌ）、メールサーバ５、ゲートウェイ６を具備して構成される。
【００２７】
文書管理サーバ１は、印刷等で利用された文書を管理し、当該文書を再利用に供する。スキャナ２は、原稿を読み取って画像データを出力し、プリンタ３は、画像データ等の印刷データに基づいて用紙上に画像を形成する。クライアント４は、アプリケーションソフトウェアの使用や文書管理サーバ１等へのアクセスを行う。メールサーバ５は、メールの送受信を行い、ゲートウェイ６は、このシステムを他のネットワークと接続する。
【００２８】
なお、スキャナ２とプリンタ３は、両者の機能を備えた同一の装置でもよく、文書管理サーバ１とメールサーバ５、ゲートウェイ６は、同一のワークステーション（ＰＣ）上で構成してもよい。
【００２９】
次に、文書管理サーバ１について説明する。
図２は、文書管理サーバ１の概略構成を示すブロック図である。
【００３０】
文書管理サーバ１は、入力部１１と管理部１２、保存部１３、処理部１４、出力部１５を具備して構成される。入力部１１は、スキャナ２やクライアント４等からの文書や命令を受け付け、管理部１２は、保存部１３への文書の保存等の管理を行う。保存部１３は、文書を保存し、処理部１４は、必要に応じて文書のフォーマット変換等を行い、出力部１５は、文書等を出力する。
【００３１】
この文書管理サーバ１は、保存部１３への文書の保存形態に特徴を有しており、これにより文書の再利用を容易としている。
【００３２】
ここで、保存部１３での文書の保存形態について説明する。
図３は、文書の保存形態を示した図である。
【００３３】
保存部１３では、文書を「Ｇｒｏｕｐ−Ａ」１０１、「Ｇｒｏｕｐ−Ｂ」１０２といったグループ単位で保存する。このグループは、印刷等が実行された際のジョブに対応したもので、複数のファイルにより構成される。
【００３４】
例えば、「Ｇｒｏｕｐ−Ａ」１０１には、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３と「７０％」１１２としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２２−１、１２２−２、１２２−３、「赤補正」１１３としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２３−１、１２３−２、１２３−３、「Ｏｔｈｅｒ」１１４としてまとめられた「ｆｉｌｅ」１２４−１、１２４−２、１２４−３、「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」１１５に分類される「ｆｉｌｅ」１２５の他に、「ｌｏｇ」１３１が格納される
「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１に分類される「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３は、オリジナル文書のファイルであり、例えば、スキャナ２で読み取った画像データである。「７０％」１１２に分類される「ｆｉｌｅ」１２２−１、１２２−２、１２２−３は、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１の各ファイルの画像データを７０％に縮小した画像データである。例えば、先の印刷でスキャナ２で読み取った画像を７０％縮小してプリンタ３から出力した場合、実際に使用したのは、「７０％」１１２の各ファイルであるが、再利用に備えて「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１にオリジナルのファイルを保存していることになる。
【００３５】
また、「赤補正」１１３に分類される「ｆｉｌｅ」１２３−１、１２３−２、１２３−３は、赤色の補正がなされた画像データである。例えば、プリンタ３−１が通常の印刷を行い、プリンタ３−２が赤色を強調して印刷を行うものであった場合に、プリンタ３−２からの出力用の画像データとして再利用される。「ｆｉｌｅ」１２３−１、１２３−２、１２３−３は、スキャナ２で「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１の各ファイルとともにスキャンされてもよく、処理部１４により「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１の各ファイルに基づいて作成されてもよい。なお、処理部１４により作成されるのは、プリンタ３−２での印刷出力が指定された際でもよい。
【００３６】
また、「Ｏｔｈｅｒ」１１４に分類される「ｆｉｌｅ」１２４−１、１２４−２、１２４−３は、クライアント４等で利用する別のアプリケーションソフトウェアに対応する文書であり、「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」１１５に分類される「ｆｉｌｅ」１２５は、文書の再利用に際して、文書を確認するためのサムネイル画像の表示用データである。
【００３７】
「ｌｏｇ」１３１は、先の印刷の際に使用された指示やパラメータが記載されている。例えば、文書がスキャナ２で読み取られて、プリンタ３から出力された場合には、スキャナ２における読み取り解像度やページ順（「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３の印刷順等）、プリンタ３における拡縮率や印刷部数、印刷時の各種パラメータ等が記載されている。
【００３８】
ところで、保存される文書は、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１１に分類される「ｆｉｌｅ」１２１−１、１２１−２、１２１−３のように必ずしも複数のファイルで構成されるとは限らない。これは、文書が単ページの場合や複数ページを１ファイルとすることのできるフォーマットで保存されている場合等である。また、「７０％」１１２や「赤補正」１１３、「Ｏｔｈｅｒ」１１４等は、必ずしも存在するわけではない（「Ｇｒｏｕｐ−Ｂ」１０２、「Ｏｒｉｇｉｎａｌ」１１６、「ｆｉｌｅ」１２６、「Ｔｈｕｍｂｎａｉｌ」１１７、「ｆｉｌｅ」１２７、「ｌｏｇ」１３２を参照）。
【００３９】
なお、「Ｇｒｏｕｐ−Ａ」１０１、「Ｇｒｏｕｐ−Ｂ」１０２といったグループは、ユーザ別、ユーザグループ別等に分類されたフォルダ内等に形成するように構成することも可能である。
【００４０】
次に、図４乃至９を参照して文書の再利用について説明する。
図４乃至９は、文書の再利用例を説明するための図である。
【００４１】
まず、スキャナ２で原稿を読み取り、プリンタ３からの印刷出力を行う場合には、スキャナ２で原稿の読み取り条件とともに、印刷時に必要なパラメータの設定を行う必要がある。原稿の読み取り条件としては、
・コピー（読み取り）濃度（白黒スキャン／カラースキャン時）
・地色除去／自動露光（白黒スキャン時）
・シャープネス（白黒スキャン／カラースキャン時）
・色合い／彩度（カラースキャン時）
・濃度バランス（白黒スキャン時）
等があり、印刷時のパラメータとしては、
・カラーバランス（カラー出力時）
等がある。
【００４２】
このような各種条件は、スキャナ２のＵＩ（ユーザインタフェイス）から設定するが、この設定は、条件毎に個々に行ってもよく、予め条件の組み合わせを用意しておき、これを利用するようにしてもよい。例えば、スキャナ２のＵＩに図４に示すようなメニューを表示し、このメニューが選択された際に、予め設定しておいた条件を利用する。
【００４３】
例えば、「うら写り防止」のメニューが選択された場合には、
コピー濃度：「自動（地色除去）」
シャープネス：「ふつう」
色合い／彩度：「色合い：ふつう、彩度：ふつう」
カラーバランス：「Y:0 -3 0 M:0 -3 0 C:0 -3 0 K:0 -3 +2」
濃度バランス：「低： 0 中 -3 ：高： +2」
といったものを予め用意しておき、これを利用する。
【００４４】
さて、スキャナ２で条件を設定した後に、原稿の読み取りを開始すると、図５（ａ）に示すように、スキャナ２からは、原稿を読み取って得た画像データである「ｆｉｌｅ」２０１（複数の場合も含む）と読み取り条件や印刷指示、印刷条件等が記述された「ｃｍｄ」２０２が文書管理サーバ１に送られる。文書管理サーバ１では、「ｃｍｄ」２０２に記述された印刷指示に基づいて「ｆｉｌｅ」２０１を印刷データである「ｆｉｌｅ」２０３に変換し、プリンタ３に送信する。この流れは、通常の印刷ジョブの実行と同様であるが、この他に、文書管理サーバ１では、「ｆｉｌｅ」２０１を保存するとともに「ｃｍｄ」２０２に基づいてログ情報を作成して保存する。
【００４５】
この後、文書管理サーバ１に保存された文書（「ｆｉｌｅ」２０１）を再利用して印刷を行う場合には、図５（ｂ）に示すように、クライアント４が文書管理サーバ１からログ情報が記載された「ｌｏｇ」２０４を取得し、ログ情報を確認した後に印刷指示等が記述された「ｃｍｄ」２０５を文書管理サーバ１に送る。このとき、クライアント４では、「ｌｏｇ」２０４に記載されている印刷条件と同一の条件での印刷を指示する場合には、新たに印刷条件を設定する必要はなく、「ｌｏｇ」２０４に記載されている印刷条件を流用することができる。この印刷条件の設定は、例えば、クライアント４での印刷条件設定画面に「ｌｏｇ」２０４に記載されている条件をデフォルトの条件として示すことで容易に実現できる。
【００４６】
文書管理サーバ１では、「ｃｍｄ」２０５に記述された印刷条件が先の印刷条件と同様である場合には、「ｆｉｌｅ」２０３をプリンタ３に送るが、別の条件、例えば、縮小印刷が指定されれば、保存してある文書に基づいて縮小印刷データを作成してプリンタ３に送信する。なお、再印刷は、クライアント４のみではなく、スキャナ２からも指示を出すことができる。
【００４７】
また、文書管理サーバ１に保存された文書は、単に再印刷されるのみでなく、他の用途に再利用される。
【００４８】
例えば、図５（ａ）を参照して説明した場合と同様に、スキャナ２で原稿を読み取り、プリンタ３からの印刷出力を行う際に、スキャナ２から、原稿を読み取って得た画像データである「ｆｉｌｅ」２１１（複数の場合も含む）と読み取り条件や印刷指示等が記述された「ｃｍｄ」２１２が文書管理サーバ１に送られ、文書管理サーバ１では、「ｃｍｄ」２１２に記述された印刷指示に基づいて「ｆｉｌｅ」２１１を印刷データである「ｆｉｌｅ」２１３に変換し、プリンタ３に送信する（図６（ａ）参照）。この際に、文書管理サーバ１では、「ｆｉｌｅ」２１１を保存するとともに「ｃｍｄ」２１２に基づいてログ情報を作成して保存する。
【００４９】
この後、文書管理サーバ１に保存された文書（「ｆｉｌｅ」２１１）を再利用し、その一部を他の文書と差し替えて印刷を行う場合には、図６（ｂ）に示すように、スキャナ２が文書管理サーバ１からログ情報が記載された「ｌｏｇ」２１４を取得し、ログ情報を確認した後に、新たに原稿を読み取って得た画像データである「ｆｉｌｅ」２１５と印刷指示等が記述された「ｃｍｄ」２１６を文書管理サーバ１に送る。
【００５０】
文書管理サーバ１は、「ｃｍｄ」２１６に記述された印刷条件に基づいて、保存してある「ｆｉｌｅ」２１１の一部を「ｆｉｌｅ」２１５に差し替え、対応する印刷データである「ｆｉｌｅ」２１７をプリンタ３に送信する。
【００５１】
また、文書管理サーバ１に保存される文書は、スキャナ２で読み込まれた文書に限らず、クライアント４のアプリケーションソフトウェアで作成された文書も含まれる。
【００５２】
まず、図７（ａ）に示すように、クライアント４で文書を作成し、印刷指示を行うと、クライアント４からは、印刷データである「ｆｉｌｅ」２２１（複数の場合も含む）と印刷指示等が記述された「ｃｍｄ」２２２が文書管理サーバ１に送られる。文書管理サーバ１では、「ｃｍｄ」２２２に記述された印刷指示に基づいて「ｆｉｌｅ」２２１をプリンタ３に送信する。この流れは、通常の印刷ジョブの実行と同様であるが、この他に、文書管理サーバ１では、「ｆｉｌｅ」２２１を保存するとともに「ｃｍｄ」２２２に基づいてログ情報を作成して保存する。
【００５３】
この後、文書管理サーバ１に保存された文書（「ｆｉｌｅ」２２１）を再利用して印刷を行う場合には、図７（ｂ）に示すように、クライアント４が文書管理サーバ１からログ情報が記載された「ｌｏｇ」２２３を取得し、ログ情報を確認した後に印刷指示等が記述された「ｃｍｄ」２２４を文書管理サーバ１に送る。文書管理サーバ１では、「ｃｍｄ」２２４に記述された印刷条件が先の印刷条件と同様である場合には、「ｆｉｌｅ」２２１をプリンタ３に送るが、別の条件、例えば、縮小印刷が指定されれば、保存してある文書に基づいて縮小印刷データを作成してプリンタ３に送信する。なお、再印刷は、クライアント４のみではなく、スキャナ２からも指示を出すことができる。
【００５４】
また、文書管理サーバ１に保存された文書は、印刷以外の用途に再利用することもできる。例えば、図８（ａ）に示すように、クライアント４が文書管理サーバ１からログ情報の記述された「ｌｏｇ」２３１を取得し、ここに記載されたログ情報に基づいてファイル取得指示等を記述した「ｃｍｄ」２３２を文書管理サーバ１に送信して、該当する文書である「ｆｉｌｅ」２３３を取得することができる。
【００５５】
また、図８（ｂ）に示すように、クライアント４が文書管理サーバ１からログ情報の記述された「ｌｏｇ」２４１を取得し、ここに記載されたログ情報に基づいてファイル送信指示等を記述した「ｃｍｄ」２４２を文書管理サーバ１に送信して、該当する文書である「ｆｉｌｅ」２４３をメールサーバ５から所望の宛先にメール送信することができる。
【００５６】
また、図９に示すように、文書管理サーバ１から印刷データである「ｆｉｌｅ」２５１にログ情報である「Ｌｏｇ」２５２をプリンタ３に送出し、プリンタ３がログ情報を付加した印刷出力を行い、再利用の際に印刷されたログ情報２５３をスキャナ２で読み取って認識し、認識したログ情報を初期条件として新規に文書の読み取りを行って、「ｆｉｌｅ」２５４、「ｃｍｄ」２５５を文書管理サーバ１に送信することもできる。プリンタ３で付加されるログ情報は、文字若しくはバーコード等の符号で印字される。
【００５７】
なお、図５乃至９を参照して説明したいずれの場合にもおいても、文書を再利用する際には、文書の検索やサムネイル画像による確認を行うことができ、これにより所望の文書に関するログ情報を取得して文書の再利用も行うことができる。また、文書が保存された際の保存場所を当該文書を保存した利用者から取得し、この保存場所に基づいて文書のログ情報を取得することもできる。
【００５８】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、印刷等の処理を行った文書をその処理内容を記述したログファイルと関連付けて保存し、該ログファイルを参照して保存した文書を再利用するように構成したので、同一印刷条件での再印刷処理や印刷条件の一部を変更した印刷処理、文書の一部を差し替えた印刷処理、文書の電子ファイルとしての保存、文書の転送、印刷部数やスキャン条件の確認等を行うことが可能となり、文書の再利用を容易にかつ効率よく行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明を適用した文書処理システムの構成を示すブロック図である。
【図２】文書管理サーバ１の概略構成を示すブロック図である。
【図３】文書の保存形態を示した図である。
【図４】文書の再利用例を説明するための図（１）である。
【図５】文書の再利用例を説明するための図（２）である。
【図６】文書の再利用例を説明するための図（３）である。
【図７】文書の再利用例を説明するための図（４）である。
【図８】文書の再利用例を説明するための図（５）である。
【図９】文書の再利用例を説明するための図（５）である。
【符号の説明】
１文書管理サーバ
２、２−１〜２−ｎスキャナ
３、３−１〜３−ｍプリンタ
４、４−１〜４−ｌクライアント
５メールサーバ
６ゲートウェイ
１１入力部
１２管理部
１３保存部
１４処理部
１５出力部[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to a document management method and apparatus, and more particularly to a document management method and apparatus capable of effectively and efficiently reusing a document.
[0002]
[Prior art]
There is a request to reprint a document once printed as necessary. Conventionally, several techniques have been proposed as methods for meeting such demands.
[0003]
For example, in the “printer apparatus” described in Japanese Patent Laid-Open No. 11-129556 and the “image storage system” described in Japanese Patent Laid-Open No. 11-188933, the print data and the information related to the print data are stored, and if necessary Reprinting is possible.
[0004]
In addition, in the “image forming apparatus” described in Japanese Patent Laid-Open No. 9-85990, image formation can be performed by resetting printing conditions such as a margin, a character pitch, and a character size instead of simple reprinting.
[0005]
In addition, “Digital Copier” described in Japanese Patent Laid-Open No. 11-136477, which manages thumbnail data, reprint data, and the like by a method of maintaining confidentiality, etc. There is a “digital image forming apparatus” described in Japanese Patent Laid-Open No. 284518, and a “digital copying machine” described in Japanese Patent Laid-Open No. 10-190921.
[0006]
[Problems to be solved by the invention]
All of the above-described techniques are for reprinting a document, that is, for printing a document that is the same as the printed document again later. Therefore, it is not possible to meet the demands for replacing a part of the document for printing or saving the document as an electronic file.
[0007]
However, if a request for partial replacement of a document or storage as an electronic file can be met, the document can be reused for various purposes as well as simply reprinting.
[0008]
SUMMARY OF THE INVENTION An object of the present invention is to provide a document management method and apparatus capable of managing a document that has been printed or the like so as to facilitate the reuse of the document and effectively using the document.
[0009]
[Means for Solving the Problems]
In order to achieve the above-mentioned object, the invention of claim 1 is a document management method for storing a document used for a predetermined job process and executing a requested new job process using the stored document. A document used for job processing is stored as a document group for each job, log information describing the job processing details is stored in association with the document group, and the log information is printed as characters or codes. The printed log information is read and referred to as an initial value of an execution condition in a newly executed job process.
[0010]
According to a second aspect of the present invention, in the first aspect of the invention, the document group includes a reduced image of a document included in the document group.
[0011]
Further, in the invention of claim 3, in the invention of claim 1, when the format conversion of the document is performed by the job, the document group includes the document before the format conversion and the format conversion. The document after being subjected to is included.
[0012]
According to a fourth aspect of the present invention, in the first aspect of the present invention, when the enlargement / reduction process of the document is performed by the job, the document group is a document before the enlargement / reduction process is performed. And a document that has been subjected to the enlargement or reduction process.
[0013]
According to a fifth aspect of the present invention, in the first aspect of the invention, when the processing according to the characteristics of the output device is performed by the job, the document group is processed according to the characteristics of the output device. It includes a document before being processed and a document after being processed according to the characteristics of the output device.
[0014]
The invention of claim 6 is characterized in that, in the invention of claim 1, the documents included in the document group are used for new job processing together with the newly created document.
[0015]
According to a seventh aspect of the present invention, there is provided a storage unit for storing a document in a document management apparatus for storing a document used for predetermined job processing and executing a requested new job processing using the stored document. And storing the document used for processing the job in the storage unit as a document group for each job and storing the log information describing the processing contents of the job in the storage unit in association with the document group A management unit; an output unit that adds the log information to the document included in the document group as a character or a code and outputs the log information to a printing unit; and the log information printed on the document by the printing unit is read; Job generation means for generating a job with the initial value of the execution condition is provided.
[0016]
The invention of claim 8 further comprises processing means for performing predetermined processing on the document in the invention of claim 7, wherein the processing means generates a reduced image of the document included in the document group, and The management unit includes the reduced image generated by the processing unit in the document group and stores the reduced image in the storage unit.
[0017]
The invention of claim 9 further comprises processing means for performing predetermined processing on the document according to the invention of claim 7, wherein the processing means performs format conversion on the documents included in the document group, and performs the management. The means includes a document before the format conversion by the processing means and a document after the format conversion are included in the document group and stored in the storage means.
[0018]
The invention of claim 10 further comprises processing means for performing predetermined processing on the document according to claim 7, wherein the processing means performs enlargement or reduction processing on the documents included in the document group, The management means includes the document before the enlargement or reduction process by the processing means and the document after the enlargement or reduction process are included in the document group and stored in the storage means. To do.
[0019]
The invention of claim 11 further comprises processing means for performing predetermined processing on the document according to the invention of claim 7, wherein the processing means responds to the characteristics of the output device for the documents included in the document group. The management unit performs processing on the document before the processing according to the characteristics of the output device by the processing unit and the document after the processing according to the characteristics of the output device are performed. And storing in the storage means.
[0020]
The invention according to claim 12 is the invention according to claim 7, wherein the job generation means uses a document included in the document group together with a newly created document for a new job process. .
[0025]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
Hereinafter, an embodiment of a document management method and apparatus according to the present invention will be described in detail with reference to the accompanying drawings.
[0026]
FIG. 1 is a block diagram showing the configuration of a document processing system to which the present invention is applied.
As shown in the figure, the document processing system includes a document management server (device) 1, a scanner 2 (2-1 to 2-n), a printer 3 (3-1 to 3-m), and a client 4 (4- 1 to 4-1), a mail server 5, and a gateway 6.
[0027]
The document management server 1 manages a document used for printing or the like and reuses the document. The scanner 2 reads a document and outputs image data, and the printer 3 forms an image on a sheet based on print data such as image data. The client 4 uses application software and accesses the document management server 1 and the like. The mail server 5 transmits and receives mail, and the gateway 6 connects this system to another network.
[0028]
The scanner 2 and the printer 3 may be the same device having both functions, and the document management server 1, the mail server 5, and the gateway 6 may be configured on the same workstation (PC).
[0029]
Next, the document management server 1 will be described.
FIG. 2 is a block diagram showing a schematic configuration of the document management server 1.
[0030]
The document management server 1 includes an input unit 11, a management unit 12, a storage unit 13, a processing unit 14, and an output unit 15. The input unit 11 receives documents and commands from the scanner 2, the client 4, and the like, and the management unit 12 performs management such as storage of documents in the storage unit 13. The storage unit 13 stores the document, the processing unit 14 performs document format conversion or the like as necessary, and the output unit 15 outputs the document or the like.
[0031]
The document management server 1 has a feature in a document storage form in the storage unit 13, thereby facilitating document reuse.
[0032]
Here, a document storage mode in the storage unit 13 will be described.
FIG. 3 is a diagram showing a document storage form.
[0033]
The storage unit 13 stores the document in units of groups such as “Group-A” 101 and “Group-B” 102. This group corresponds to a job when printing or the like is executed, and includes a plurality of files.
[0034]
For example, “Group-A” 101 includes “file” 121-1, 121-2, 121-3 grouped as “Original” 111 and “file” 122-1 grouped as “70%” 112. 122-2, 122-3, “file” 123-1, 123-2, 123-3 summarized as “red correction” 113, and “file” 124-1, 124-2 summarized as “Other” 114 124-3, “file” 125 classified as “Thumbnail” 115, “file” 121-1, 121-2, 121- classified as “original” 111 in which “log” 131 is stored Reference numeral 3 denotes an original document file, for example, image data read by the scanner 2. “File” 122-1, 122-2, and 122-3 classified as “70%” 112 are image data obtained by reducing the image data of each file of “Original” 111 to 70%. For example, when the image read by the scanner 2 in the previous printing is reduced by 70% and output from the printer 3, each file of “70%” 112 is actually used. The original file is stored in “Original” 111.
[0035]
Further, “files” 123-1, 123-2, and 123-3 classified as “red correction” 113 are image data that has been red-corrected. For example, when the printer 3-1 performs normal printing and the printer 3-2 performs printing with emphasis on red, it is reused as image data for output from the printer 3-2. The “file” 123-1, 123-2, and 123-3 may be scanned by the scanner 2 together with each file of “Original” 111, and created by the processing unit 14 based on each file of “Original” 111. Also good. The processing unit 14 may create the print output when the printer 3-2 is designated.
[0036]
Further, “files” 124-1, 124-2, and 124-3 classified as “Other” 114 are documents corresponding to other application software used by the client 4 and the like, and are classified as “Thumbnail” 115. “File” 125 is thumbnail image display data for confirming a document when the document is reused.
[0037]
In “log” 131, instructions and parameters used in the previous printing are described. For example, when a document is read by the scanner 2 and output from the printer 3, the reading resolution and page order in the scanner 2 (print order of “file” 121-1, 121-2, 121-3, etc.) The enlargement / reduction ratio, number of copies, various parameters at the time of printing, and the like are described.
[0038]
By the way, the document to be stored is not necessarily composed of a plurality of files such as “file” 121-1, 121-2, 121-3 classified as “Original” 111. This is the case when the document is a single page, or when the document is stored in a format that can make a plurality of pages into one file. Also, “70%” 112, “red correction” 113, “Other” 114, etc. do not necessarily exist (“Group-B” 102, “Original” 116, “file” 126, “Thumbnail” 117, See "file" 127, "log" 132).
[0039]
It should be noted that groups such as “Group-A” 101 and “Group-B” 102 may be formed in folders classified by user, by user group, and the like.
[0040]
Next, document reuse will be described with reference to FIGS.
4 to 9 are diagrams for explaining examples of document reuse.
[0041]
First, when a document is read by the scanner 2 and printing output from the printer 3 is performed, it is necessary to set parameters necessary for printing together with the reading conditions of the document by the scanner 2. The document scanning conditions are as follows:
・ Copy (reading) density (during black-and-white scanning / color scanning)
-Ground color removal / automatic exposure (during monochrome scanning)
・ Sharpness (black and white scan / color scan)
・ Hue / Saturation (during color scanning)
・ Density balance (during monochrome scanning)
Etc., and as parameters for printing,
・ Color balance (during color output)
Etc.
[0042]
Such various conditions are set from the UI (user interface) of the scanner 2, but this setting may be performed individually for each condition, and a combination of conditions is prepared in advance and used. It may be. For example, a menu as shown in FIG. 4 is displayed on the UI of the scanner 2, and when this menu is selected, a preset condition is used.
[0043]
For example, if the “Background prevention” menu is selected,
Copy density: "Automatic (background color removal)"
Sharpness: “Normal”
Hue / Saturation: “Hue: Normal, Saturation: Normal”
Color balance: “Y: 0 -3 0 M: 0 -3 0 C: 0 -3 0 K: 0 -3 +2”
Concentration balance: “Low: 0 Medium -3: High: +2”
Such a thing is prepared in advance and used.
[0044]
When the reading of the original is started after the conditions are set by the scanner 2, as shown in FIG. 5A, the scanner 2 receives “file” 201 (a plurality of files) that is image data obtained by reading the original. "Cmd" 202 in which the reading conditions, the printing instruction, the printing conditions, and the like are described is sent to the document management server 1. The document management server 1 converts “file” 201 into “file” 203 that is print data based on a print instruction described in “cmd” 202, and transmits the print data to the printer 3. This flow is the same as the execution of a normal print job. In addition, the document management server 1 saves “file” 201 and creates and saves log information based on “cmd” 202.
[0045]
Thereafter, when printing is performed by reusing the document ("file" 201) stored in the document management server 1, the client 4 receives log information from the document management server 1 as shown in FIG. “Log” 204 is acquired, and after confirming the log information, “cmd” 205 in which a print instruction or the like is described is sent to the document management server 1. At this time, when the client 4 instructs printing under the same conditions as the printing conditions described in the “log” 204, it is not necessary to newly set the printing conditions, and it is described in the “log” 204. The printing conditions can be diverted. This print condition setting can be easily realized by, for example, indicating the condition described in “log” 204 on the print condition setting screen on the client 4 as a default condition.
[0046]
In the document management server 1, when the printing condition described in “cmd” 205 is the same as the previous printing condition, “file” 203 is sent to the printer 3, but another condition, for example, reduced printing is designated. Then, reduced print data is created based on the stored document and transmitted to the printer 3. Reprinting can be issued not only from the client 4 but also from the scanner 2.
[0047]
Further, the document stored in the document management server 1 is not simply reprinted, but is reused for other purposes.
[0048]
For example, as in the case described with reference to FIG. 5A, image data obtained by reading an original from the scanner 2 when the original is read by the scanner 2 and printing output from the printer 3 is performed. “File” 211 (including a plurality of cases) and “cmd” 212 in which a reading condition, a print instruction, and the like are described are sent to the document management server 1, and the document management server 1 prints in “cmd” 212. Based on the instruction, “file” 211 is converted into “file” 213 which is print data, and is transmitted to the printer 3 (see FIG. 6A). At this time, the document management server 1 saves “file” 211 and creates and saves log information based on “cmd” 212.
[0049]
Thereafter, when the document (“file” 211) stored in the document management server 1 is reused and a part of the document is replaced with another document for printing, as shown in FIG. The scanner 2 acquires “log” 214 in which log information is described from the document management server 1, and after confirming the log information, the “file” 215, which is image data obtained by newly reading a document, a print instruction, and the like. The described “cmd” 216 is sent to the document management server 1.
[0050]
The document management server 1 replaces a part of the stored “file” 211 with “file” 215 based on the printing conditions described in “cmd” 216, and replaces “file” 217 as corresponding print data. Send to printer 3.
[0051]
The document stored in the document management server 1 is not limited to a document read by the scanner 2 but also includes a document created by application software of the client 4.
[0052]
First, as shown in FIG. 7A, when a document is created by the client 4 and a print instruction is issued, the “file” 221 (including a plurality of cases), which is print data, and a print instruction are issued from the client 4. Is sent to the document management server 1. The document management server 1 transmits “file” 221 to the printer 3 based on the print instruction described in “cmd” 222. This flow is the same as the execution of a normal print job. In addition, the document management server 1 saves “file” 221 and creates and saves log information based on “cmd” 222.
[0053]
Thereafter, when the document (“file” 221) stored in the document management server 1 is reused for printing, the client 4 receives log information from the document management server 1 as shown in FIG. “Log” 223 in which “print” is described is acquired, and after confirming the log information, “cmd” 224 in which a print instruction or the like is described is transmitted to the document management server 1. In the document management server 1, when the printing conditions described in “cmd” 224 are the same as the previous printing conditions, “file” 221 is sent to the printer 3, but another condition, for example, reduced printing is designated. Then, reduced print data is created based on the stored document and transmitted to the printer 3. Reprinting can be issued not only from the client 4 but also from the scanner 2.
[0054]
The document stored in the document management server 1 can be reused for purposes other than printing. For example, as shown in FIG. 8A, the client 4 acquires “log” 231 in which log information is described from the document management server 1, and describes a file acquisition instruction or the like based on the log information described here. The “cmd” 232 can be transmitted to the document management server 1 to acquire the “file” 233 that is the corresponding document.
[0055]
Further, as shown in FIG. 8B, the client 4 acquires “log” 241 in which log information is described from the document management server 1, and describes a file transmission instruction or the like based on the log information described here. The “cmd” 242 can be transmitted to the document management server 1, and the “file” 243, which is the corresponding document, can be mailed from the mail server 5 to a desired destination.
[0056]
Further, as shown in FIG. 9, the document management server 1 sends “Log” 252 as log information to “file” 251 as print data to the printer 3, and the printer 3 performs print output with the log information added thereto. Then, the log information 253 printed at the time of reuse is read and recognized by the scanner 2, and the document is newly read using the recognized log information as an initial condition, and “file” 254 and “cmd” 255 are managed in the document. It can also be sent to the server 1. The log information added by the printer 3 is printed with a code such as a character or a barcode.
[0057]
In any of the cases described with reference to FIGS. 5 to 9, when a document is reused, it is possible to search for a document or to check with a thumbnail image, and thereby to obtain a desired document. Log information can be acquired and documents can be reused. It is also possible to acquire a storage location when the document is stored from the user who stored the document, and acquire log information of the document based on the storage location.
[0058]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, a document that has been subjected to processing such as printing is stored in association with a log file that describes the processing content, and the document stored with reference to the log file is reused. It is configured so that the reprint process under the same print conditions, the print process in which a part of the print condition is changed, the print process in which a part of the document is replaced, the saving of the document as an electronic file, the transfer of the document, the number of copies, It is possible to check scanning conditions and the like, and document reuse can be performed easily and efficiently.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a block diagram showing a configuration of a document processing system to which the present invention is applied.
FIG. 2 is a block diagram showing a schematic configuration of a document management server 1;
FIG. 3 is a diagram showing a storage form of a document.
FIG. 4 is a diagram (1) for explaining an example of document reuse;
FIG. 5 is a diagram (2) for explaining an example of document reuse;
FIG. 6 is a diagram (3) for explaining an example of document reuse;
FIG. 7 is a diagram (4) for explaining an example of document reuse;
FIG. 8 is a diagram (5) for explaining an example of document reuse;
FIG. 9 is a diagram (5) for explaining an example of document reuse;
[Explanation of symbols]
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Document management server 2, 2-1 to 2-n Scanner 3, 3-1 to 3-m Printer 4, 4-1 to 4-l Client 5 Mail server 6 Gateway 11 Input part 12 Management part 13 Storage part 14 Process Part 15 Output part

Claims

In a document management method for storing a document used for a predetermined job processing and executing a requested new job processing using the stored document,
A document used for job processing is stored as a document group for each job, log information describing the job processing details is stored in association with the document group, and the log information is printed as characters or codes. A document management method, wherein the printed log information is read and referred to as an initial value of an execution condition in a newly executed job process.

The document management method according to claim 1, wherein the document group includes a reduced image of a document included in the document group.

The document group includes a document before the format conversion and a document after the format conversion when the format conversion of the document is performed by the job. The document management method according to 1.

When the enlargement or reduction process of the document is performed by the job, the document group includes a document before the enlargement or reduction process is performed and a document after the enlargement or reduction process is performed. The document management method according to claim 1.

When processing according to the characteristics of the output device is performed by the job, the document group is processed before processing according to the characteristics of the output device and processing according to the characteristics of the output device. The document management method according to claim 1, further comprising: a document after being subjected to.

The document management method according to claim 1, wherein documents included in the document group are used for a new job process together with a newly created document.

In a document management apparatus that stores a document used for a predetermined job process and executes a requested new job process using the stored document.
A storage means for storing the document;
A storage management unit that stores a document used for job processing in the storage unit as a document group for each job, and stores log information describing the processing contents of the job in the storage unit in association with the document group When,
Output means for adding the log information to the documents included in the document group as characters or codes and outputting them to a printing means;
A document management apparatus comprising: job generation means for reading log information printed on a document by the printing means and generating a job using the log information as an initial value of an execution condition.

Processing means for performing predetermined processing on the document;
The processing means generates a reduced image of documents included in the document group,
The document management apparatus according to claim 7, wherein the management unit includes the reduced image generated by the processing unit in the document group and stores the reduced image in the storage unit.

Processing means for performing predetermined processing on the document;
The processing means performs format conversion on documents included in the document group,
8. The management unit includes a document before format conversion by the processing unit and a document after format conversion are included in the document group and stored in the storage unit. The document management apparatus described.

Processing means for performing predetermined processing on the document;
The processing means performs enlargement or reduction processing on documents included in the document group,
The management means includes the document before the enlargement / reduction process by the processing means and the document after the enlargement / reduction process are included in the document group and stored in the storage means. The document management apparatus according to claim 7.

Processing means for performing predetermined processing on the document;
The processing means performs processing according to the characteristics of the output device on documents included in the document group,
The management means includes a document before the processing according to the characteristics of the output device by the processing means and a document after the processing according to the characteristics of the output device are included in the document group. The document management apparatus according to claim 7, wherein the document management apparatus stores the information in a storage unit.

The document management apparatus according to claim 7, wherein the job generation unit uses a document included in the document group together with a newly created document for a new job process.