JP3095642U - 入退者管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】 訪問者と守衛担当者の双方にとって手続きが
容易となり、守衛所等での訪問者の管理業務の効率を向
上できる入退者管理システムを提供する。 【解決手段】 名刺から訪問者に関する情報を読み取る
データ読み取り手段３と、前記訪問者に関する情報を入
力する情報入力手段１と、前記訪問者の顔写真を撮影す
る顔写真撮影手段５と、前記訪問者の入門証を発行する
入門証発行手段４と、前記訪問者の入退門に関する訪問
者リストを格納する訪問者リスト記録手段２と、前記デ
ータ読み取り手段により前記名刺から読み取られた情
報、及び前記情報入力手段により入力された情報に基い
て、前記入門証を前記入門証発行手段により発行すると
ともに、前記訪問者の入退門に関する訪問者リストを前
記訪問者リスト記録手段に記録する入門証発行手続き手
段とを備えた。

Description

【考案の詳細な説明】

【０００１】

【考案の属する技術分野】

この考案は、工場や事務所を訪問する際に、守衛所や事務所の受付での入門証 発行の手続きを簡略化することができ、しかも入退者数や入退時間の管理なども 効率的に行うことができる入退者管理システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】

工場や事務所を訪問する訪問者は、通常、安全管理などの観点から、守衛所や 事務所の受付において、氏名、会社名、会社住所、電話番号、訪問先部署名、応 接者の名前、入門時間などを、所定用紙に記載し、入門証を受け取る。また、退 門する場合にも、入門証と守衛所や事務所受付側の控えとの照合を受け、問題な ければ、退門時間を記入するなどの退門手続き作業を必要とする。

【０００３】 次に、入門証発行の手続きについて説明する。訪問者は、入門の際に、氏名、 会社名、会社住所、電話番号、訪問先部署名、応接者の名前、入門時間などを、 複写紙から出来ている所定用紙に手書きで記載する。

【０００４】 次いで、守衛担当者や受付担当者が手続き用紙の記載事項に漏れなどが無いこ とを確認した後、複写紙の１枚を控えとして保管し、１枚を入門証として訪問者 に手渡す。

【０００５】 あるいは、所定用紙に手書きしたものを入門証として発行する代わりに、事前 申請によりＩＣカードを発行してもらい、そのＩＣカードを入門証として使う場 合もある。

【０００６】

【考案が解決しようとする課題】

しかしながら、このような従来の入門証発行手続きは、入門する訪問者にとっ て煩雑であると共に、入退者を管理する守衛担当者や受付担当者にとっても煩雑 であり、双方にとって手間と時間がかかり、効率的でないという問題点があった 。

【０００７】 また、入門証の控えが紙で入門した場所に保管されているため、入門とは異な った門から退門しようとした場合には、入門証の控えとの照合が出来ないことか ら退門出来ないという事態が発生することがある。

【０００８】 また、従来の入門証は、訪問者が持つ用紙と、入退者を管理する守衛担当者や 受付担当者が保管する用紙が必要であるため複写紙を採用し、使用済の入門証を リサイクルすることが難しいという問題点があった。

【０００９】 さらに、ＩＣカードの場合も、訪問者は訪問する日時より以前にＩＣカードを 発行してもらう手続きが必要となるので、特に一度しか訪問するようなことのな い訪問者にとっては、一度の訪問を行うために、ＩＣカードの発行手続きのため に事前訪問を行うといった煩わしさがある。

【００１０】 この考案は、上述のような課題を解決するためになされたもので、その目的は 、訪問者および守衛担当者や受付担当者の双方にとって入門および退門に要する 手続きを容易にでき、特に守衛担当者や受付担当者の訪問者リスト管理の業務効 率の向上を図ることができる入退者管理システムを得るものである。

【００１１】

【課題を解決するための手段】

この考案に係る入退者管理システムは、名刺から訪問者に関する情報を読み取 るデータ読み取り手段と、前記訪問者に関する情報を入力する情報入力手段と、 前記訪問者の入門証を発行する入門証発行手段と、前記訪問者の入退門に関する 訪問者リストを格納する訪問者リスト記録手段と、前記データ読み取り手段によ り前記名刺から読み取られた情報、及び前記情報入力手段により入力された情報 に基いて、前記入門証を前記入門証発行手段により発行するとともに、前記訪問 者の入退門に関する訪問者リストを前記訪問者リスト記録手段に記録する入門証 発行手続き手段とを備えたものである。

【００１２】 また、この考案に係る入退者管理システムは、前記訪問者の顔写真を撮影する 顔写真撮影手段をさらに備え、前記入門証発行手続き手段は、前記入門証に前記 顔写真を追加して発行するとともに、前記訪問者リストに前記顔写真を追加して 記録するものである。

【００１３】 また、この考案に係る入退者管理システムは、バーコードを読み取るバーコー ド読み取り手段と、前記バーコード読み取り手段により前記入門証に印刷された バーコードを読み取り、このバーコードに対応する訪問者リストを前記訪問者リ スト記録手段から呼び出して表示する退門処理手続き手段とをさらに備えたもの である。

【００１４】 さらに、この考案に係る入退者管理システムは、ネットワークにより接続され た複数の請求項１、２又は３記載の前記入退者管理システムを備え、前記ネット ワークに接続され、前記訪問者リストを一元管理する訪問者リスト管理手段をさ らに備えたものである。

【００１５】

【考案の実施の形態】

実施の形態１． この考案の実施の形態１に係る入退者管理システムについて図面を参照しなが ら説明する。図１は、この考案の実施の形態１に係る入退者管理システムの構成 を示す図である。なお、各図中、同一符号は同一又は相当部分を示す。

【００１６】 図１において、入退者管理システム１００は、工場の守衛所または事務所受付 に配置されている。この入退者管理システム１００は、情報入力手段１と、訪問 者リスト記録手段２と、データ読み取り手段３と、入門証発行手段４と、顔写真 撮影手段５と、バーコード読み取り手段６とを備える。なお、情報入力手段１、 データ読み取り手段３、入門証発行手段４、及び顔写真撮影手段５は、訪問者が 操作できる位置１０１に配置する。また、訪問者リスト記録手段２、及びバーコ ード読み取り手段６は、守衛担当者や受付担当者が操作できる位置１０２に配置 する。

【００１７】 情報入力手段１は、訪問者が情報を入力するためのパーソナルコンピュータの キーボード、タッチペン、タブレットなどが該当する。情報の入力は、パーソナ ルコンピュータのキーボード入力でも、タッチパネルによるタッチ操作やタブレ ットによるペン書き入力などの方法でもよい。

【００１８】 また、訪問者リスト記録手段２は、訪問者の入門情報および退門情報を記録す るための大容量のＣＤ−ＲＯＭやハードディスク装置などが該当する。データ読 み取り手段３は、訪問者の情報を名刺から読み取る名刺スキャナーなどが該当す る。入門証発行手段４は、入門証の発行印刷を行うプリンタなどが該当する。顔 写真撮影手段５は、訪問者の顔写真の撮影を行うカメラなどが該当する。そして 、バーコード読み取り手段６は、入門証に印刷されたバーコードを読み取るバー コードスキャナーなどが該当する。なお、図示していないが、パーソナルコンピ ュータの本体（ＣＰＵ）上で、後述する入門証発行手続き（ソフトウェア）、入 門者管理手続き（ソフトウェア）、及び退門処理手続き（ソフトウェア）が上記 各手段を制御する。

【００１９】 図２は、この考案の実施の形態１に係る入退者管理システムの入門証を示す図 である。

【００２０】 図２において、入門証２００は、入門証発行手段４により発行され、２０１は 入門証番号、２０２は訪問者の顔写真、２０３はバーコードをそれぞれ示す。

【００２１】 図３は、この考案の実施の形態１に係る入退者管理システムの訪問者リストの 構成例を示す図である。

【００２２】 図３において、訪問者リスト３００は、入門証番号、訪問日、訪問者氏名、会 社名、会社住所、電話番号、訪問先部署、応接者、入門時間、退門時間、顔写真 などから構成されている。

【００２３】 つぎに、この実施の形態１に係る入退者管理システムの動作について図面を参 照しながら、具体的な構成を使用して説明する。

【００２４】 図４は、この考案の実施の形態１に係る入退者管理システムの入門証発行手続 きの動作を示すフローチャートである。また、図５は、この考案の実施の形態１ に係る入退者管理システムの入門者管理手続きの動作を示すフローチャートであ る。さらに、図６は、この考案の実施の形態１に係る入退者管理システムの退門 処理手続きの動作を示すフローチャートである。

【００２５】 まず、パーソナルコンピュータに、名刺スキャナー３と、プリンタ４と、カメ ラ５を接続する。また、上記パーソナルコンピュータに、バーコードスキャナー ６を接続する。そして、キーボード１、名刺スキャナー３、プリンタ４、カメラ ５及びディスプレイは、訪問者が操作できる位置に配置する。また、バーコード スキャナー６は、守衛担当者や受付担当者が操作できる位置に配置する。

【００２６】 訪問者は、入門時に、キーボード１、名刺スキャナー３、プリンタ４、及びカ メラ５を操作して、入門証２００の発行手続きを行う。訪問者の顔写真が不要な 場合には、カメラ５を無くしたシステムとしてもよい。

【００２７】 図４のステップ４０１において、入門証発行手続き（ソフトウェア）は、『名 刺を持っていますか？』と、ディスプレイに案内表示を行う。以降、訪問者によ りキーボード１、名刺スキャナー３、プリンタ４、カメラ５を操作してもらう場 合には、例えば、『名刺を持っている場合には、名刺スキャナーを操作して下さ い。』など、ディスプレイにその旨の案内表示を行う。

【００２８】 次に、ステップ４０２において、訪問者が名刺を持っている場合には、名刺ス キャナー３により名刺に書かれている訪問者の氏名、会社名、会社住所等の情報 を読み取る。また、ステップ４０８において、訪問者が名刺を持っていない場合 には、キーボード１により訪問者の氏名、会社名、会社住所等の情報を入力する 。なお、過去に訪問者リスト３００に登録された訪問者が、再び訪問した際には 、氏名などを入力するだけで訪問者リスト３００の情報からその他の必要な情報 を呼び出すことで、改めて全ての情報を入力する手間を解消することが可能であ る。

【００２９】 次に、ステップ４０３において、訪問先部署名、応接者の名前は、キーボード １より入力する。なお、訪問先部署名、応接者の名前は、予めデータ登録を行う ことが可能な情報であり、ディスプレイに表示されたデータリストから選択する といった入力方法を行うことも可能であるので、入力の際、一から入力する手間 を解消することが可能である。

【００３０】 次に、ステップ４０４において、訪問者の顔写真をカメラ５により撮影しても らい、カメラ５から顔写真の映像データを入力する。

【００３１】 次に、ステップ４０５において、内部時計から入門日時情報を入力する。

【００３２】 そして、ステップ４０６〜４０７において、以上の訪問者情報のデータに基き 、図２に示す入門証２００をプリンタ４から発行する。また、訪問者情報のデー タは、訪問者リスト３００としてＣＤ−ＲＯＭ２に記録する。さらに、入門証２ ００の発行の際に、退門時に入門証２００からＣＤ−ＲＯＭ２に記録されている 訪問者リスト３００を呼び出すためのバーコード２０３を入門証２００に印刷す る。

【００３３】 図６のステップ６０１〜６０２において、退門処理手続き（ソフトウェア）は 、退門の際には、守衛担当者や受付担当者は、訪問者から入門証２００を受け取 り、入門証２００に印刷されたバーコード２０３をバーコードスキャナー６によ り読み取る。

【００３４】 次に、ステップ６０３〜６０４において、ＣＤ−ＲＯＭ２に記録されている訪 問者リスト３００から、読み取ったバーコード２０３に対応する該当の入門証デ ータを呼び出してディスプレイに表示する。この表示された入門証データにより 、守衛担当者等は、入門証２００の内容との照合を行う。

【００３５】 そして、ステップ６０５〜６０６において、入門証２００の内容と、ＣＤ−Ｒ ＯＭ２に記録されている訪問者リスト３００との照合に問題なければ、守衛担当 者や受付担当者は、キーボード１により退門手続き完了の操作を行う。この操作 が行われると、内部時計から退門日時情報を入力し、訪問者リスト３００に退門 時間を登録する。

【００３６】 なお、訪問者リスト３００の呼び出しは、入門証番号などをキーボード１の操 作で入力することで行うことも可能であり、必要に応じてバーコード２０３の印 刷や、バーコードスキャナー６を無くしたシステムとすることも可能である。

【００３７】 図５のステップ５０１〜５０２において、入門者管理手続き（ソフトウェア） は、ディスプレイに、例えば、処理リスト『１．入門証発行、２．退門処理、３ ．訪問者情報表示、４．残存者状況確認、・・・、Ｎ．完了』を表示する。新し い訪問者が有る場合、すなわち『１．入門証発行』が選択されると、図４に示す 入門証発行手続きを実行する。

【００３８】 この入門証発行手続きにより、入門証２００が発行されるとともに、訪問者リ スト３００には、入門証２００に印刷されている項目と同様に、入門証番号、訪 問日、訪問者氏名、会社名、会社住所、電話番号、訪問先部署名、応接者の名前 、入門時間、顔写真などが記録される。

【００３９】 次に、ステップ５０４〜５０５において、退門処理を行う場合、すなわち『２ ．退門処理』が選択されると、図６に示す退門処理手続きを実行する。

【００４０】 この退門処理手続きにより、訪問者リスト３００には、退門時間などが記録さ れる。

【００４１】 次に、ステップ５０６〜５０９において、訪問者情報の表示を行う場合、すな わち『３．訪問者情報表示』が選択されると、訪問者情報の表示を実行する。つ まり、訪問者の検索条件をキーボード１により入力し、検索条件に基き訪問者リ スト３００を呼び出し、この該当する訪問者リスト３００をディスプレイに表示 する。該当訪問者リスト３００をディスプレイに表示することで、他の訪問者等 からの問合せなどにも対応することが可能である。

【００４２】 次に、ステップ５１０〜５１２において、残存者状況の確認を行う場合、すな わち『４．残存者状況確認』が選択されると、残存者状況の確認を実行する。つ まり、本日の訪問者リスト３００を呼び出し、図３に示すように、ディスプレイ に表示する。同一訪問日の数や退門時間が未登録の数により一日の訪問者総数や 、構内に残っている残存者数などの表示も可能である。なお、残存者の状況は、 守衛するのに重要な情報となるため、訪問者リスト３００の表示は、任意に表示 したり、定期的に表示したりすることができる。

【００４３】 そして、ステップ５１３において、『Ｎ．完了』が選択されると、全ての手続 きを完了する。

【００４４】 以上のように、この実施の形態１によれば、入門および退門に要する、訪問者 および守衛担当者や受付担当者の双方にとって手続きが容易となり、特に守衛所 や事務所受付での訪問者の管理業務の効率の向上を図ることができる。

【００４５】 また、訪問者の顔写真を入門証２００に印刷することで、入門証２００の不正 使用の防止を図ることができる。

【００４６】 また、入門証２００は、訪問の都度容易に発行することができるので、ＩＣカ ードなどを使用した場合のような事前の手続きなどが不要となる。

【００４７】 さらに、入門証２００の用紙は、訪問者が携帯する分の１枚で十分となること から、再生紙の利用が可能となり、用紙のリサイクル化が容易となる。

【００４８】 実施の形態２． この考案の実施の形態２に係る入退者管理システムについて図面を参照しなが ら説明する。図７は、この考案の実施の形態２に係る入退者管理システムの構成 を示す図である。

【００４９】 図７において、この実施の形態２では、２ヶ所以上の守衛所または事務所受付 に入退者管理システム１００Ａ、１００Ｂ、１００Ｃを配置したものである。１ つの守衛所に配置された入退者管理システムの構成は、上記実施の形態１の入退 者管理システムの構成と同一であり、同一の符号を付して説明を省略する。各守 衛所に設置されているパーソナルコンピュータは、ネットワーク１１に接続して おり、また、各守衛所に設置されているパーソナルコンピュータの訪問者リスト 記録手段２に接続され、訪問者リスト３００を一元管理する管理用サーバ（訪問 者リスト管理手段）１０を配置し、ネットワーク１１に接続する。なお、訪問者 リスト記録手段２は、この実施の形態２ではネットワーク１１を通じて通信を行 う通信装置が該当する。

【００５０】 つぎに、この実施の形態２に係る入退者管理システムの動作について図面を参 照しながら説明する。

【００５１】 入門時および退門時の各手続き、並びに入門者管理手続きは、上記の実施の形 態１と同一である。

【００５２】 入門時に入門手続きを行った守衛所と異なる門の守衛所から退門したい場合、 この実施の形態２においては、一元管理する管理用サーバ１０に全ての守衛所で 手続きした訪問者リスト３００が記録されているので、退門続きの際、全ての守 衛所で訪問者リスト３００を呼び出すことが可能であり、入門時と異なる守衛所 で退門手続きを行うことが可能となる。

【００５３】 すなわち、上記実施の形態１では、訪問者リスト３００はＣＤ−ＲＯＭ２に記 録されているが、この実施の形態２では、訪問者リスト３００は管理用サーバ１ ０に記録する。

【００５４】 図４のステップ４０７、図５のステップ５０８、５１１、図６のステップ６０ ３、６０６では、訪問者リスト３００の記録、呼び出しについて、通信装置２を 介して管理用サーバ１０に対して行う。

【００５５】 以上のように、この実施の形態２によれば、２ヶ所以上の守衛所や受付事務所 が存在する工場や事務所でも、訪問者は入門時と異なる守衛所や受付事務所から 退門することも可能となり、訪問者への入退門に対する便宜を図ることができる 。

【００５６】

【考案の効果】

この考案に係る入退者管理システムは、以上説明したとおり、名刺から訪問者 に関する情報を読み取るデータ読み取り手段と、前記訪問者に関する情報を入力 する情報入力手段と、前記訪問者の入門証を発行する入門証発行手段と、前記訪 問者の入退門に関する訪問者リストを格納する訪問者リスト記録手段と、前記デ ータ読み取り手段により前記名刺から読み取られた情報、及び前記情報入力手段 により入力された情報に基いて、前記入門証を前記入門証発行手段により発行す るとともに、前記訪問者の入退門に関する訪問者リストを前記訪問者リスト記録 手段に記録する入門証発行手続き手段とを備えたので、訪問者および守衛担当者 や受付担当者の双方にとって手続きが容易となり、特に守衛所や事務所受付での 訪問者の管理業務の効率の向上を図ることができるという効果を奏する。

【００５７】 また、この考案に係る入退者管理システムは、以上説明したとおり、前記訪問 者の顔写真を撮影する顔写真撮影手段をさらに備え、前記入門証発行手続き手段 は、前記入門証に前記顔写真を追加して発行するとともに、前記訪問者リストに 前記顔写真を追加して記録するので、入門証の不正使用の防止を図ることができ るという効果を奏する。

【００５８】 また、この考案に係る入退者管理システムは、以上説明したとおり、バーコー ドを読み取るバーコード読み取り手段と、前記バーコード読み取り手段により前 記入門証に印刷されたバーコードを読み取り、このバーコードに対応する訪問者 リストを前記訪問者リスト記録手段から呼び出して表示する退門処理手続き手段 とをさらに備えたので、入門証の不正使用の防止を図ることができるという効果 を奏する。

【００５９】 さらに、この考案に係る入退者管理システムは、以上説明したとおり、ネット ワークにより接続された複数の請求項１、２又は３記載の前記入退者管理システ ムを備え、前記ネットワークに接続され、前記訪問者リストを一元管理する訪問 者リスト管理手段をさらに備えたので、訪問者は入門時と異なる守衛所や受付事 務所から退門することも可能となり、訪問者への入退門に対する便宜を図ること ができるという効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】 この考案の実施の形態１に係る入退者管理シ
ステムの構成を示す図である。

【図２】 この考案の実施の形態１に係る入退者管理シ
ステムの入門証を示す図である。

【図３】 この考案の実施の形態１に係る入退者管理シ
ステムの訪問者リストを示す図である。

【図４】 この考案の実施の形態１に係る入退者管理シ
ステムの入門証発行手続きの動作を示すフローチャート
である。

【図５】 この考案の実施の形態１に係る入退者管理シ
ステムの入門者管理手続きの動作を示すフローチャート
である。

【図６】 この考案の実施の形態１に係る入退者管理シ
ステムの退門処理手続きの動作を示すフローチャートで
ある。

【図７】 この考案の実施の形態２に係る入退者管理シ
ステムの構成を示す図である。

【符号の説明】

１ 情報入力手段（キーボード）、２ 訪問者リスト記
録手段（ＣＤ−ＲＯＭ、通信装置）、３ データ読み取
り手段（名刺スキャナー）、４ 入門証発行手段（プリ
ンタ）、５ 顔写真撮影手段（カメラ）、６ バーコー
ド読み取り手段（バーコードスキャナー）、１０ 管理
手段（管理用サーバ）、１１ ネットワーク、１００、
１００Ａ、１００Ｂ、１００Ｃ 入退者管理システム、
２００入門証、３００ 訪問者リスト。

Claims (4)

【実用新案登録請求の範囲】
1. 【請求項１】 名刺から訪問者に関する情報を読み取る
   データ読み取り手段と、 前記訪問者に関する情報を入力する情報入力手段と、 前記訪問者の入門証を発行する入門証発行手段と、 前記訪問者の入退門に関する訪問者リストを格納する訪
   問者リスト記録手段と、 前記データ読み取り手段により前記名刺から読み取られ
   た情報、及び前記情報入力手段により入力された情報に
   基いて、前記入門証を前記入門証発行手段により発行す
   るとともに、前記訪問者の入退門に関する訪問者リスト
   を前記訪問者リスト記録手段に記録する入門証発行手続
   き手段とを備えたことを特徴とする入退者管理システ
   ム。
2. 【請求項２】 前記訪問者の顔写真を撮影する顔写真撮
   影手段をさらに備え、 前記入門証発行手続き手段は、前記入門証に前記顔写真
   を追加して発行するとともに、前記訪問者リストに前記
   顔写真を追加して記録することを特徴とする請求項１記
   載の入退者管理システム。
3. 【請求項３】 バーコードを読み取るバーコード読み取
   り手段と、 前記バーコード読み取り手段により前記入門証に印刷さ
   れたバーコードを読み取り、このバーコードに対応する
   訪問者リストを前記訪問者リスト記録手段から呼び出し
   て表示する退門処理手続き手段とをさらに備えたことを
   特徴とする請求項１又は２記載の入退者管理システム。
4. 【請求項４】 ネットワークにより接続された複数の請
   求項１、２又は３記載の前記入退者管理システムを備
   え、 前記ネットワークに接続され、前記訪問者リストを一元
   管理する訪問者リスト管理手段をさらに備えたことを特
   徴とする入退者管理システム。