JP3041883B2 - Document creation support method and apparatus - Google Patents

Document creation support method and apparatus

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JP3041883B2 JP11680390A JP11680390A JP3041883B2 JP 3041883 B2 JP3041883 B2 JP 3041883B2 JP 11680390 A JP11680390 A JP 11680390A JP 11680390 A JP11680390 A JP 11680390A JP 3041883 B2 JP3041883 B2 JP 3041883B2
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Description

【発明の詳細な説明】DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION 【産業上の利用分野】[Industrial applications]

本発明は、編集、作成支援機能を備えた文書作成シス
テムに関する。
The present invention relates to a document creation system having an editing and creation support function.

【従来の技術】[Prior art]

従来ワードプロセッサなどの文書を作成するシステム
においては、入力した文書に入力ミスがあったり文法的
に誤りが生じたりする場合がある。このため、これを校
正、推敲するような方法や装置も各種提案されており、
これを用いればある程度間違いのない文章が作成でき
る。しかし、文書として情報を伝達するための手段とし
てみた場合、文章が正しく間違いがないことだけでは不
十分であり、文字の書体、大きさ、行間の大きさあるい
は文字以外のグラフ等を含めた全体の配置、デザインと
いったものも大きく影響してくる。しかし、文書デザイ
ンの専門家でもない限り、一般の使用者が自分の目的に
適したデザインの文書を作成することは非常に困難であ
る。これを支援するために、定型的なレイアウトのもの
をいくつか例として与えておき使用者がそのなかから選
択するようなものはあるものの、選択の基準がはっきり
しない上、文書デザインの一部の要素しかカバーでき
ず、やはり一般の使用者が自分の目的に適したデザイン
の文書を作成するということからいえば不十分である。
2. Description of the Related Art Conventionally, in a system for creating a document, such as a word processor, an input document may have an input error or a grammatical error. For this reason, various methods and devices for proofreading and elaborating them have been proposed,
By using this, it is possible to create a sentence without any mistake. However, as a means of transmitting information as a document, it is not enough that the text is correct and correct without errors. The layout, design, etc. will also have a significant effect. However, it is very difficult for a general user to create a document having a design suitable for his / her purpose, unless he is also a document design expert. In order to support this, some typical layouts are given as examples, and there are some that the user can select from among them, but the selection criteria are not clear and some of the document design It is not enough in terms of covering only the elements, and also because ordinary users create documents with designs suitable for their purposes.

【発明が解決しようとする課題】[Problems to be solved by the invention]

本発明は、上記のような従来の技術の欠点を解消する
ためになされたもので、使用者が容易に所望の目的、印
象に適した文書が得られるように支援するシステムを提
供することを目的とする。
SUMMARY OF THE INVENTION The present invention has been made to solve the above-described drawbacks of the related art, and has as its object to provide a system for assisting a user to easily obtain a document suitable for a desired purpose and impression. Aim.

【課題を解決するための手段】[Means for Solving the Problems]

このため本発明による文書作成支援方法は、文書作成
の方針を表す情報とその方針に適する文書デザインに関
する情報を対応づけた文書制御情報を有し、人目を引
く、記憶に残るといった文書の印象を表す言葉とその尺
度、あるいは文書の読みやすさ、理解しやすさといった
文書の機能を表す言葉とその尺度を含む、文書作成の方
針を表す情報を入力し、その入力された文書作成の方針
を表す情報に対応する文書デザイン情報を前記制御情報
から検索し、検索により取得した文書デザイン情報にし
たがって文書の編集加工を行うことを特徴とする。 また、本発明による文書作成支援装置は、人目を引
く、記憶に残るといった文書の印象を表す言葉とその尺
度、あるいは文書の読みやすさ、理解しやすさといった
文書の機能を表す言葉とその尺度を含む、文書作成の方
針を指示する情報を入力する入力手段(第1図1)と、
文書の目的や印象などの文書作成の方針を表す情報とそ
の方針に適する文書デザイン情報を対応づけて保持する
記憶手段(3)と、前記入力手段により指示された前記
文書作成の方針を表す情報に対応する文書デザイン情報
を前記記憶手段から検索し、検索により取得した文書デ
ザイン情報にしたがって文書の編集加工を行う文書制御
手段(2)とを備えている。
For this reason, the document creation support method according to the present invention has document control information in which information indicating a document creation policy and information on a document design suitable for the policy are associated with each other. Enter the words that describe the document and its scale, or information that indicates the document's policy, including the words and the scale that indicate the function of the document, such as the readability and understandability of the document. Document design information corresponding to the information to be represented is retrieved from the control information, and the document is edited and processed in accordance with the retrieved document design information. In addition, the document creation support device according to the present invention provides a word and its scale representing an impression of a document such as eye-catching and memorable, or a word and its scale representing a function of the document such as readability and understandability of the document. Input means (FIG. 1) for inputting information indicating a document creation policy, including:
Storage means (3) for associating information indicating a document creation policy such as the purpose and impression of the document with document design information suitable for the policy, and information indicating the document creation policy specified by the input means And a document control unit (2) for retrieving document design information corresponding to the document from the storage unit and editing and processing the document in accordance with the document design information obtained by the search.

【作用】[Action]

使用者は別途入力した文書とともに、その文書に対し
てどのような目的、印象を与えたいかという所望の文書
作成方針を指示する情報を入力手段により文書制御手段
に入力する。文書制御手段は入力手段から入力された指
示情報により記憶手段に蓄積されている情報を検索し、
文書の構成・デザインなどを決定する所望の文書デザイ
ン情報を取得する。そしてその取得した文書デザイン情
報に基づき入力文書を編集、加工し、指示された文書作
成方針に沿った文書を生成する。 本発明によれば、使用者は作成対象の文書に対する文
書作成方針を指示するだけで、煩雑な操作の手間を要す
ることなく、所望の構成・デザインを有する文書を容易
に得ることができる。
The user inputs to the document control means by the input means together with the separately input document and information indicating a desired document creation policy as to what purpose and impression to give the document. The document control unit searches for information stored in the storage unit according to the instruction information input from the input unit,
Acquire desired document design information for determining the structure and design of the document. Then, based on the acquired document design information, the input document is edited and processed, and a document is generated in accordance with the specified document creation policy. According to the present invention, a user can easily obtain a document having a desired configuration / design simply by instructing a document creation policy for a document to be created without requiring complicated operation.

【実施例】【Example】

第1図は本発明の文書作成支援システムの一実施例の
構成を示すブロック図である。 この文書作成支援システムは、編集・加工の対象とな
る原文書を入力し、また文書の目的や印象などの文書作
成の方針を指示する指示情報をメニュー形式で入力する
文書入力・編集指示部1と、文書入力・編集指示部1に
より入力された原文書および文書作成の方針を指示する
指示情報とを記憶すると共に、指示情報および文書制御
情報にに基づいて文書の構成、デザインを決定し、指示
された文書作成方針に沿った文書を生成する文書制御・
記憶部2と、文書作成の方針を表す情報と文書の構成・
デザインなどを決定する文書の属性情報との関係を示す
文書制御情報を保持する文書制御情報データベース部3
と、原文書や生成された文書、あるいは指示入力のため
のメニュー等の必要な情報を表示する文書表示部4とを
備えている。 文書制御・記憶部2は、入力された原文書を記憶する
原文書記憶部21と、入力された指示情報を記憶する指示
情報記憶部22と、指示情報に基づき検索用の情報を生成
し、文書制御情報データーベース部3に与えると共に、
指示情報中の編集箇所等の編集に必要な情報を抽出し文
書編集・加工部24に与える指示情報解読部23と、文書制
御情報データベース部3から検索した文書制御情報や編
集箇所指示情報等により原文書の編集・加工を行う文書
編集・加工部24と、生成した文書を記憶する加工文書記
憶部25とからなっている。 文書制御情報データベース部3には、官能評価などか
ら得られた文書の目的、印象を表す言葉・尺度と文書の
構成の関係を表すデータが蓄積されている。一例とし
て、文書の読みやすさ、理解しやすさといった文書の
「機能」を表す尺度と、人目を引く、記憶に残るといっ
た「目立ちぐあい」を表す尺度の、色数、配色との関係
をみる。第2図に示すサンプル1の文書はグラフを含ん
だパターンの印刷文書であるが、すべて黒一色で再現さ
れている。これに対して、第3図に示すサンプル2の文
書はサンプル1のグラフ、および見出しの部分に青色を
使ったものである。また第4図のサンプル3はさらに色
数を増やして構成したものである。これらのサンプルの
上記2軸での印象を第5図に示してある。これは、色の
他にも複数の要因を変化させたサンプルを用いて行った
官能評価から得られた各サンプルの心理得点を示した結
果である。サンプル1からサンプル2,3へと色を付加す
ることにより「目立ちぐあい」が大きく増している。し
かし、サンプル2と3とではあまり差は見られない。
(なお、第2図〜第4図に示すサンプルは、日経BP社発
行「日経バイト」誌1988年3月号第43頁を各略化した画
像にして引用したものである。) また、「機能」の面で見ると色数が増えるにしたがっ
て僅かずつながら機能性が増していることが定量的にわ
かる。 このように、文書制御情報データベース部3は種々の
文書を構成する要因と印象を表す尺度の関係をスケーリ
ングした結果をデータとして保持するようなデータベー
スとなっている。 次に、以上のように構成された本実施例の動作につい
て説明する。 文書入力・編集指示部1の指示により入力された文書
が文書制御・記憶部2の原文書記憶部21にISO(DIS8613
/1−8)のODA(Office Document Architecture)で定
められている構造などに従って、本文、見出し、グラフ
などの属性を示す記号と共に保持される。この原文書が
文書表示部4に表示され、これを見ながら文書作成者は
文書の編集メニューを文書入力・編集指示部1によって
操作する。編集指示に従って文書の構成要素と目的・印
象の関係を示す文書制御情報のデータを文書制御情報デ
ータベース部3から検索し、その内容に応じて文書制御
・記憶部2で編集・加工を自動的に行う。 文書の編集メニューの一例を第6図〜第8図に示す。 ステップ(1) まず最初に第6図のメニューに示すよ
うに、「表示内容」の「種類」を選択すると編集の対象
となる文書の種類が表示される。この中から操作者は該
当する文書を選択する。 ステップ(2) 次に第7図のメニューに示すように、
「表示内容」の「編集箇所」を選択すると「全体、見出
し、本文」などの編集対象となる箇所が表示され、その
中から「見出し」のように所望の項目を指定すればさら
にその「見出し」の何を編集したいかという編集項目が
「全体、色、大きさ、書体……」等のように表示され、
これを選択することにより編集箇所、項目が詳細に決
る。 ステップ(3) 次に第8図のメニューに示すように、
「表示内容」の「目的」を選択すれば、「目立つ」「機
能的」などの文書に与えたい目的とそのレベルを表すス
ケールが表示される。ここで選択した目的に応じて、先
に指定した文書の種類、編集箇所・項目に合った知識を
データベースから検索し、対象文書に対して編集加工が
なされる。 もう少し詳細に流れを説明すると、例えば、文書の種
類を「技術報告書」、編集箇所を「見出し」の「全体」
と選択する。これに対して目的の「目立つ」を最高レベ
ルの5と選択する。すると、文書制御情報データベース
部3に保持されている「技術報告書」の「見出し」に関
するデータのなかから最も目立たせるためにはどうする
かというデータを検索する。この時、編集対象は「見出
し」の「全体」であり、色、文字の大きさなどすべてが
編集の対象であるが、「技術報告書」ということからあ
る程度の制限が付き、「技術報告書」に適した範囲で
「見出し」を加工するようなデータとなっている。この
データが文書制御情報データベース部3から検索され
て、文書編集・加工部24に文書制御情報として与えられ
ると、文書編集・加工部24ではその情報に基づいて、原
文書の見出しに編集・加工が自動的に加えられ、その結
果が文書表示部3に表示される。ここで表示される結果
はかならずしも一通りではなく、複数のなかから使用者
が最終的に決定するような場合もある。さらに、この自
動的に編集・加工された文書に対して、あるいは原文書
に対しても、従来の文書作成システムのように直接文字
の大きさなどの構成要素の値を指定して編集することも
可能である。 この実施例では、文書の目的、印象と文章の構成の関
係および編集、指示の方法について一例を示したが、も
ちろんこれだけに制限されるものではなく、システム構
成についても同様である。
FIG. 1 is a block diagram showing the configuration of an embodiment of the document creation support system of the present invention. This document creation support system inputs a source document to be edited and processed, and a document input / edit instructing unit 1 for inputting instruction information indicating a document creation policy such as the purpose and impression of the document in a menu format. In addition to storing the original document input by the document input / edit instruction unit 1 and instruction information for instructing a document creation policy, the configuration and design of the document are determined based on the instruction information and the document control information. Document control that generates documents according to the specified document creation policy
The storage unit 2, information indicating the policy of document creation, and the structure of the document
Document control information database unit 3 that holds document control information indicating a relationship with attribute information of a document that determines a design or the like
And a document display unit 4 for displaying necessary information such as an original document, a generated document, and a menu for inputting an instruction. The document control / storage unit 2 generates an original document storage unit 21 that stores the input original document, an instruction information storage unit 22 that stores the input instruction information, and generates search information based on the instruction information. To the document control information database unit 3,
An instruction information decoding unit 23 which extracts information necessary for editing an editing part and the like in the instruction information and gives it to a document editing / processing unit 24, and the document control information and the editing part instruction information retrieved from the document control information database 3 It comprises a document editing / processing unit 24 for editing and processing the original document, and a processed document storage unit 25 for storing the generated document. The document control information database unit 3 stores data representing the relationship between words and scales representing the purpose and impression of the document obtained from the sensory evaluation and the like and the structure of the document. As an example, look at the relationship between the number of colors and the color scheme of a scale that represents the "function" of a document, such as the readability and understandability of the document, and a scale that represents "conspicuousness", such as eye-catching and memorable. . Although the document of Sample 1 shown in FIG. 2 is a printed document having a pattern including a graph, all documents are reproduced in black. On the other hand, the document of Sample 2 shown in FIG. 3 uses blue for the graph and the heading of Sample 1. Further, the sample 3 in FIG. 4 is configured by further increasing the number of colors. The impression of these samples in the above two axes is shown in FIG. This is a result showing a psychological score of each sample obtained from a sensory evaluation performed using a sample in which a plurality of factors are changed in addition to the color. By adding a color from sample 1 to samples 2 and 3, the "conspicuousness" is greatly increased. However, there is not much difference between Samples 2 and 3.
(Note that the samples shown in FIGS. 2 to 4 are abbreviated images of pages 43 of Nikkei Byte magazine, March 1988, published by Nikkei Business Publications, Inc.). From the viewpoint of “function”, it is quantitatively understood that the functionality increases little by little as the number of colors increases. As described above, the document control information database unit 3 is a database that holds, as data, a result obtained by scaling a relationship between factors constituting various documents and a scale indicating an impression. Next, the operation of the present embodiment configured as described above will be described. The document input according to the instruction of the document input / edit instruction unit 1 is stored in the original document storage unit 21 of the document control / storage unit 2 as an ISO (DIS8613).
In accordance with the structure and the like defined by ODA (Office Document Architecture) of / 1-8), it is held together with symbols indicating attributes such as a text, a headline, and a graph. The original document is displayed on the document display unit 4, and the document creator operates the document edit menu by the document input / edit instruction unit 1 while viewing the original document. The document control information database unit 3 searches the document control information database unit 3 for data of the document control information indicating the relationship between the constituent elements of the document and the purpose / impression according to the editing instruction, and automatically edits and processes the data in the document control / storage unit 2 according to the content. Do. An example of a document edit menu is shown in FIGS. Step (1) First, as shown in the menu of FIG. 6, when "type" of "display content" is selected, the type of the document to be edited is displayed. The operator selects a corresponding document from these. Step (2) Next, as shown in the menu of FIG.
If you select "Edited part" in "Display contents", the part to be edited such as "Whole, headline, body" etc. is displayed, and if you specify a desired item like "Headline" from among them, the "Headline" will be displayed. Is displayed as "whole, color, size, typeface ..." etc.
By selecting this, the edit location and item are determined in detail. Step (3) Next, as shown in the menu of FIG.
If "purpose" of "display contents" is selected, a purpose to be given to the document such as "conspicuous" or "functional" and a scale representing its level are displayed. According to the purpose selected here, knowledge matching the type of document, editing location, and item specified earlier is searched from the database, and editing processing is performed on the target document. If you explain the flow in a little more detail, for example, the type of document is "Technical Report" and the edited part is "Overall" of "Heading"
Select On the other hand, the target “conspicuous” is selected as the highest level “5”. Then, from the data relating to the “headline” of the “technical report” held in the document control information database unit 3, data is searched for how to make it most noticeable. At this time, the editing target is "whole" of "heading", and all items such as color and character size are to be edited, but there are some restrictions because of the "technical report". The data is such that "headings" are processed in a range suitable for "". When this data is retrieved from the document control information database unit 3 and given to the document editing / processing unit 24 as document control information, the document editing / processing unit 24 edits / processes the original document heading based on the information. Is automatically added, and the result is displayed on the document display unit 3. The results displayed here are not always the same, and there are cases where the user finally decides among a plurality of results. Furthermore, it is necessary to edit the automatically edited and processed document or the original document by directly specifying the component values such as the character size as in the conventional document creation system. Is also possible. In this embodiment, an example has been shown of the purpose of the document, the relationship between the impression and the composition of the sentence, and the method of editing and giving instructions.

【発明の効果】【The invention's effect】

本発明によれば、使用者は作成対象の文書に対する文
書作成方針を指示するだけで、煩雑な操作の手間を要す
ることなく、所望の構成・デザインを有する文書を容易
に得ることができる。 文書作成方針の指示に、実施例のようなメニュー方式
をとった場合には、文書デザイン、作成に不慣れな使用
者でも一層容易に所望のデザインの文書を得ることがで
きる。 また、データベースは文書作成方針とそれに対応する
文書構成・デザインとの関係をきめ細かくかつ豊富に設
定したものとしておくことにより、文書が画一的になる
こともなく、文書デザインになれた使用者も最初から自
分の思うままの文書を迅速に作成することができる。
According to the present invention, a user can easily obtain a document having a desired configuration / design simply by instructing a document creation policy for a document to be created without requiring complicated operation. When the menu method as in the embodiment is used for the instruction of the document creation policy, even a user who is unfamiliar with document design and creation can easily obtain a document of a desired design. In addition, by setting the relationship between the document creation policy and the corresponding document structure and design in a detailed and abundant manner, the database will not be uniform, and even users who have become familiar with document design You can quickly create your own documents from scratch.

【図面の簡単な説明】[Brief description of the drawings]

第1図は本発明の一実施例の概略の構成を示すブロック
図である。 第2図〜第4図は文書の目的・印象と構成・デザインの
関係をみるためのサンプル例を示す図である。 第5図はデータベースに蓄積されているデータの基とな
る文書の目的・印象と構成・デザインの関係をスケーリ
ングしたスケール図である。 第6図〜第8図は入力・編集指示部で編集指示するとき
のメニューの表示例を示す図である。 1……文書入力・編集指示部、2……文書制御・記憶
部、21……原文書記憶部、22……指示情報記憶部、23…
…指示情報解読部、24……文書編集・加工部、25……加
工文書記憶部、3……文書制御情報データベース部、4
……文書表示部。
FIG. 1 is a block diagram showing a schematic configuration of an embodiment of the present invention. 2 to 4 are diagrams showing sample examples for checking the relationship between the purpose / impression of the document and the structure / design. FIG. 5 is a scale diagram in which the relationship between the purpose / impression and the configuration / design of the document serving as the basis of the data stored in the database is scaled. 6 to 8 are diagrams showing examples of menu display when an editing instruction is given by the input / edit instruction unit. 1 Document input / edit instructing unit 2 Document control / storage unit 21 Original document storage unit 22 Instruction information storage unit 23
... Instruction information decoding unit, 24 ... Document editing / processing unit, 25 ... Processed document storage unit, 3 ... Document control information database unit, 4
... Document display section.

Claims (2)

(57)【特許請求の範囲】(57) [Claims] 【請求項1】人目を引く、記憶に残るといった文書の印
象を表す言葉とその尺度、あるいは文書の読みやすさ、
理解しやすさといった文書の機能を表す言葉とその尺度
を含む、文書作成の方針を表す情報と、その方針に適す
る文書デザインに関する情報を対応づけた文書制御情報
を有し、 文書作成の方針を表す情報が編集指示情報として入力さ
れると、その入力された文書作成の方針を表す情報に対
応する文書デザイン情報を前記文書制御情報から検索
し、 その検索により取得した文書デザイン情報にしたがって
文書の編集加工を行うことを特徴とする文書作成支援方
法。
(1) Words and their scales that express an impression of a document that are eye-catching and memorable, or the readability of the document,
It has information indicating the policy of document creation, including words indicating the function of the document such as ease of understanding and its scale, and document control information that associates information on the document design suitable for that policy. When the information to be represented is inputted as the editing instruction information, document design information corresponding to the information representing the inputted document creation policy is searched from the document control information, and the document design information is obtained in accordance with the obtained document design information. A document creation support method characterized by performing editing processing.
【請求項2】人目を引く、記憶に残るといった文書の印
象を表す言葉とその尺度、あるいは文書の読みやすさ、
理解しやすさといった文書の機能を表す言葉とその尺度
を含む、文書作成の方針を表す情報を編集指示情報とし
て入力する入力手段と、 文書作成の方針を表す情報とその方針に適する文書デザ
インに関する情報を対応づけて保持する記憶手段と、 前記入力手段により指示された前記文書作成の方針を表
す情報に対応する文書デザイン情報を前記記憶手段から
検索し、検索により取得した文書デザイン情報にしたが
って文書の編集加工を行う文書制御手段と を備えたことを特徴とする文書作成支援装置。
2. A word and its scale that express the impression of the document such as being noticeable and memorable, or the readability of the document,
Input means for inputting information indicating a document creation policy, including words indicating the function of the document such as ease of understanding and its scale, as editing instruction information, and information indicating the document creation policy and a document design suitable for the policy A storage unit for associating and holding information; a document design information corresponding to the information indicating the document creation policy instructed by the input unit; And a document control means for editing the document.
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