JP2021149594A - Resource reservation system, and image code printing method - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、リソース予約システム、及び、画像コード印刷方法に関する。 The present invention relates to a resource reservation system and an image code printing method.
会議室などのリソースの予約に関する情報を会議室に配置された情報処理端末が表示する技術が知られている。ユーザが会議室の利用を開始するにあたり、情報処理端末に利用開始を入力し、利用を終了するにあたり利用終了を入力するような使い方が可能になる。情報処理装置は情報処理端末と通信してリソースの利用を管理する。 A technique is known in which an information processing terminal arranged in a conference room displays information related to reservation of resources such as a conference room. When the user starts using the conference room, the start of use is input to the information processing terminal, and when the user ends the use, the end of use is input. The information processing device communicates with the information processing terminal to manage the use of resources.
ユーザが予約した会議室の利用時の利便性を向上させる技術が考案されている(例えば、特許文献1参照。)。特許文献1には、管理サーバと、会議室に設けた部屋前端末が通信ネットワークにより接続された会議室予約システムにおいて、会議室の利用開始時に、部屋前端末が有するICカードリーダにユーザがICカードをかざして認証を受けるシステムが開示されている。
A technique for improving convenience when using a conference room reserved by a user has been devised (see, for example, Patent Document 1). In
しかしながら、従来のリソース予約システムでは、会議室などのリソースごとに情報処理端末が配置される場合、例えば配置コストが向上し、また、情報処理端末の盗難策を講じる必要があるなど、システム構築及び管理運用の負担が大きくなるため、リソースに配置される情報処理端末の代わりに、リソースに対して画像コードを配置して、ユーザの端末装置で読み取ってリソースの利用開始を情報処理装置に要求することが考えられる。しかし画像コードをリソース毎に準備することは手間がかかるという課題がある。また、リソースの例として会議室の画像コードは、外部に持ち出されうるうえ、会議室などのリソースの近くにユーザがいるかどうかを確認できず、ユーザが会議室の近くにいなくても利用開始等が可能になってしまうという問題があった。 However, in the conventional resource reservation system, when the information processing terminal is arranged for each resource such as a conference room, for example, the arrangement cost is improved and it is necessary to take measures to steal the information processing terminal. Since the burden of management and operation becomes heavy, instead of the information processing terminal placed on the resource, an image code is placed on the resource, read by the user's terminal device, and the information processing device is requested to start using the resource. Can be considered. However, preparing the image code for each resource has a problem that it takes time and effort. Also, as an example of a resource, the image code of the conference room can be taken out, and it is not possible to check whether the user is near the resource such as the conference room, so the user can start using it even if the user is not near the conference room. There was a problem that it became possible.
本発明は、上記課題に鑑み、リソースに対応する画像コードを容易に準備でき、さらに、リソースの近くにユーザがいるかどうかを確認できるリソース予約システムを提供することを目的とする。 In view of the above problems, an object of the present invention is to provide a resource reservation system that can easily prepare an image code corresponding to a resource and can confirm whether or not a user is near the resource.
上記課題に鑑み、本発明は、情報処理装置と登録端末とを有するリソース管理システムであって、前記登録端末は、前記情報処理装置から取得したリソースの一覧に対する前記リソースの選択を受け付ける操作受付部と、前記登録端末の位置情報を取得する第一の位置情報取得部と、前記操作受付部が受け付けた前記リソースの識別情報と前記第一の位置情報取得部が取得した前記位置情報を前記情報処理装置に送信する第二の通信部と、を有し、前記情報処理装置は、前記リソースの識別情報を含む画像コードを作成する画像コード作成部を有し、前記リソースの識別情報に対応付けて前記位置情報を登録し、前記画像コード作成部が作成した画像コードを前記登録端末に送信し、前記登録端末は、前記情報処理装置から受信した前記画像コードの印刷を画像形成装置に要求する。 In view of the above problems, the present invention is a resource management system having an information processing device and a registration terminal, and the registration terminal is an operation reception unit that accepts selection of the resource with respect to a list of resources acquired from the information processing device. And the first position information acquisition unit that acquires the position information of the registered terminal, the identification information of the resource received by the operation reception unit, and the position information acquired by the first position information acquisition unit. The information processing device has a second communication unit that transmits to the processing device, and the information processing device has an image code creation unit that creates an image code including the identification information of the resource, and associates the information processing device with the identification information of the resource. The location information is registered, the image code created by the image code creation unit is transmitted to the registration terminal, and the registration terminal requests the image forming device to print the image code received from the information processing device. ..
リソースに対応する画像コードを容易に準備でき、さらに、リソースの近くにユーザがいるかどうかを確認できるリソース予約システムを提供することができる。 An image code corresponding to a resource can be easily prepared, and a resource reservation system that can check whether a user is near the resource can be provided.
以下、本発明を実施するための形態の一例として、リソース予約システム及びリソース予約システムが行う画像コード印刷方法について図面を用いて説明する。 Hereinafter, as an example of the embodiment for carrying out the present invention, the resource reservation system and the image code printing method performed by the resource reservation system will be described with reference to the drawings.
<リソース予約システムの概略>
始めに図1を用いてリソース予約システム100の概略を説明する。図1はリソース予約システム100の全体的な動作の概略を説明する図の一例である。ここでは、参考のために会議室端末が会議室に配置されている場合を説明する。
<Outline of resource reservation system>
First, the outline of the
A.予約者は自分の端末装置60を操作して予約管理サーバ20と通信し、会議室を予約する。予約管理サーバ20は汎用のクラウドサービス(Office365、G Suite(いずれも登録商標)等)であるが、予約者が所属する企業などの組織が有する会議室が登録されている。
A. The reservation person operates his / her
B.会議管理サーバ30は会議室の予約状況に基づいてリソース予約システム100の全体を制御するサーバである。会議管理サーバ30は適宜、予約管理サーバ20と通信して予約情報を取得するので、予約管理サーバ20と予約情報を同期している。
B. The
C.リソース予約システム100又は組織側の管理者は会議管理サーバ30に対し、ユーザの登録、及び、各種の設定を行うことができる。ユーザの登録とは、チャットサーバ10(slack、Line、Microsoft Teams(いずれも登録商標)等)を使った各種の通知の対象となるユーザを登録することをいう。また、通知は会議管理サーバ30としてメッセージを送信するボットを介して行われるためチャットサーバが提供するボットも登録される。各種の設定は、会議室端末90の登録(後述する初期設定)、リマインドのタイミングの設定などである。
C. The
D.会議管理サーバ30は予約情報における会議の開始時刻の一定時間前になると、予約者に会議の開催をリマインドする。これにより、会議室の空予約を抑制する。また、会議管理サーバ30は必要に応じてユーザに招待コードを通知する。会議の予約者はリマインドを受信することで会議室にチェックインするための情報(会議識別情報)を端末装置60に保存する。チェックインとは会議室の利用の開始を会議管理サーバ30に通知し、許可を得ることである。
D. The
E.各会議室6には会議室端末90が配置されており、定期的にこの会議室で行う会議の予約情報を会議室端末90がダウンロードしている。会議室端末90は当日や直近の会議の予定などを表示して会議の参加者に予定を確認させることができる。会議の開始時刻の少し前になると会議室の予約者は会議室6に赴いてチェックインする。例えば、会議識別情報を会議室端末90に入力する、又は、端末装置60を会議識別情報にかざす(会議識別情報を読み取らせる、通信させるなど)。
E. A
F.会議室端末90はチェックイン要求を会議管理サーバ30に送信するので、会議識別情報で認証できれば、チェックインできた旨の応答を会議管理サーバ30から受信する。会議室端末90は(会議中)利用中である旨を表示する。会議の開始時刻に対し決まった時刻までにチェックインを知らせる利用開始通知を確認できない場合、会議管理サーバ30は会議室6の予約を自動キャンセル(会議室が開始時刻から所定時間経過しても利用開始されない場合に予約情報の取り消しを行うこと)して、予約情報に含まれるステータスとしてキャンセル済みを会議室端末90に送信する。この場合、会議室端末90は空室である旨を表示するので、任意のユーザが会議室6を利用できる。
F. Since the
G.会議室端末90は、会議管理サーバ30からの要求により電子機器70を制御する。例えば、会議開始時刻に電源をONし、会議終了時刻に電源をOFFする。こうすることで、会議の参加者による電子機器70の操作時の利便性を向上できる。
G. The
H.電子機器70が例えばテレビ会議の機能を有する場合、別の拠点4の電子機器(テレビ会議端末70x等)と通信して、他拠点と会議を開催できる。なお、アプリが動作するPC70yも電子機器70と通信できる。予約情報には予め他拠点を示す宛先情報(宛先の通信ID)が含まれており、電子機器70は自動でテレビ会議端末70x及びPC70yと通信できる。
H. When the
I.予約者が会議を終了する際、会議室端末90のボタンを押下してチェックアウトするので、会議室端末90は次の予約状況を表示する。これにより、任意のユーザが会議室の予約状況を把握できる。チェックアウトとは会議室の利用の終了を会議管理サーバ30に通知することである。
I. When the reservation person ends the conference, he / she presses the button of the
<会議室に会議室端末がない場合の動作手順>
図2は、会議室に会議室端末がない場合のリソース予約システムの全体的な動作の概略を説明する図の一例である。A〜Dまでの手順は図1と同様でよい。
<Operation procedure when there is no conference room terminal in the conference room>
FIG. 2 is an example of a diagram illustrating an outline of the overall operation of the resource reservation system when there is no conference room terminal in the conference room. The procedure from A to D may be the same as in FIG.
(1) ユーザが会議室を利用するため会議室に到着する。会議室には予めQRコード(登録商標)などの画像コードが提示されている。画像コードには、会議室情報(会議室ID、認証キー、メールアドレス)がコード化されている。ユーザが所定のアプリが動作する端末装置60で画像コードを撮像すると、会議室情報がデコードされる。
(1) The user arrives at the conference room to use the conference room. An image code such as a QR code (registered trademark) is presented in advance in the conference room. The conference room information (meeting room ID, authentication key, e-mail address) is encoded in the image code. When the user captures the image code on the
(2) ユーザは端末装置60を介して会議管理サーバ30からの認証を受ける。認証済みであるため会議識別情報の入力を不要にできる。端末装置60は予約情報の表示など会議管理サーバ30との接続時に、自機の位置情報を会議管理サーバ30に送信する。会議管理サーバ30は予め登録されている会議室の位置情報とユーザの位置情報を比較してユーザが会議室から所定距離内でなければ、エラーを通知する(判断結果の一例)。これにより、会議室にいないユーザが予約情報を表示したり、チェックインしたりすることを抑制できる。
(2) The user is authenticated by the
ユーザが会議室から所定距離内にいる場合、端末装置60は画像コードから取得した会議室IDに対応付けられた予約情報(判断結果の一例)を会議管理サーバ30から受信できる。これにより端末装置60は画像コードが提示されている会議室の予約情報の表示や、チェックインが可能になる。
When the user is within a predetermined distance from the conference room, the
また、ユーザが会議室から所定距離内である場合、会議管理サーバ30は、
(i) ユーザが予約情報の予約者又は参加者に含まれる、かつ、会議室が「チェックイン待ち」の場合
(ii) ユーザが予約情報の予約者又は参加者に含まれない場合
(iii) 現在時刻に予定がない場合
に分類し、(i)の場合はチェックイン処理を行う。
If the user is within a predetermined distance from the conference room, the
(i) When the user is included in the reservation person or participant of the reservation information and the conference room is "waiting for check-in"
(ii) When the user is not included in the reservation person or participant of the reservation information
(iii) Classify when there is no schedule at the current time, and in case of (i), perform check-in processing.
(3) 予め電子機器70のIPアドレスが会議管理サーバ30に登録されており、チェックイン要求に対する応答などで、会議管理サーバ30が電子機器70のIPアドレスを端末装置60に送信する。端末装置60は会議室端末90と同様に電子機器70を制御することができる。
(3) The IP address of the
(4)電子機器70が例えばテレビ会議の機能を有する場合、別の拠点4の電子機器(テレビ会議端末70x等)と通信して、他拠点と会議を開催できる。
(4) When the
(5) ユーザが会議を終了する際、端末装置60に表示された所定のボタンを押下してチェックアウトする。端末装置60は会議室情報を指定して会議管理サーバ30にチェックアウト要求する。これにより会議管理サーバ30はチェックアウトを検出して、次のユーザが会議室を利用できるようになる。
(5) When the user ends the meeting, he / she presses a predetermined button displayed on the
このように、本実施形態のサービス提供システムは、会議室端末90を省略できる。また、端末装置60が位置情報を送信するので、会議管理サーバ30はユーザが会議室にいるかどうかを判断できる。
As described above, the service providing system of the present embodiment can omit the
また、後述するように、本実施形態の会議管理サーバは、ユーザの識別情報に応じて端末装置60が表示する予約情報をマスクする。
(i) ユーザが予約者、又は、参加者に含まれる予約情報
(ii) その他の予約情報
のうち、(ii)の場合、会議管理サーバ30は予約情報のうち会議の内容や個人情報をマスクする。
Further, as will be described later, the conference management server of the present embodiment masks the reservation information displayed by the
(i) Reservation information included in the user or participants
(ii) Among other reservation information, in the case of (ii), the
こうすることで、不特定多数の人が会議室の予約情報(会議名、予約者名、参加者名)を見ることを回避できる。 By doing so, it is possible to prevent an unspecified number of people from seeing the reservation information (meeting name, reservation person name, participant name) of the conference room.
<用語について>
リソースとは資源をいう。会議室、及び、会議室で使用可能な備品、装置、人(受け付け)、仕組みなどがリソースとなりうる。リソースのうち移動しにくいものを設備という。本実施形態では説明の便宜上、リソースの一例として会議室という用語を使用する。
<Terminology>
A resource is a resource. The conference room and the equipment, equipment, people (reception), mechanism, etc. that can be used in the conference room can be resources. Of the resources, those that are difficult to move are called equipment. In this embodiment, the term conference room is used as an example of a resource for convenience of explanation.
リソースに関する端末装置の位置の判断結果は、リソースの近くにユーザ(端末装置)がいるかどうかの判断結果である。ユーザがリソースを利用できるかどうか、又は、会議管理サーバが端末装置に予約情報を送信してよいかどうかの判断結果となる場合もある。 The determination result of the position of the terminal device with respect to the resource is the determination result of whether or not there is a user (terminal device) near the resource. It may be a result of determining whether the user can use the resource or whether the conference management server may send the reservation information to the terminal device.
リソースの利用に関する処理とは、ユーザがリソースを利用するために要する処理であり、例えばチェックインの可否、待ち受け画面の生成などをいう。処理した内容は、チェックインの可否を伝える情報や待ち受け画面等である。 The process related to the use of resources is a process required for a user to use a resource, for example, check-in availability, standby screen generation, and the like. The processed contents are information indicating whether or not check-in is possible, a standby screen, and the like.
予約者は会議室を予約した者であり、参加者は会議への参加者である。予約者は参加者に含まれる場合が多いが、含まれなくてもよい。総称して会議室を利用する者を単にユーザという。 The person who made the reservation is the person who reserved the conference room, and the participant is a participant in the conference. The reservation person is often included in the participants, but it does not have to be included. Collectively, those who use the conference room are simply called users.
<システム構成例>
図3は、リソース予約システム100のシステム構成図の一例である。リソース予約システム100は、主に社外ネットワークN2と社内ネットワークN1に分けることができる。社内ネットワークN1はファイアウォール105の内側のネットワークをいい、社外ネットワークN2は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。
<System configuration example>
FIG. 3 is an example of a system configuration diagram of the
社外ネットワークN2には、予約管理サーバ20、会議管理サーバ30、及び1つ以上のチャットサーバ10が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークN2に会議の参加者が操作する端末装置60が必要に応じて接続されてよい。
A
予約管理サーバ20は、一般的なサーバOSなどが搭載された1台以上の情報処理装置(コンピュータシステム)によって実現される。予約管理サーバ20が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ20はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するWebアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー(仕事用、家庭用など)で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ20はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能(識別情報の機能)を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント(ドメイン)の予約情報を予約管理サーバ20が会議管理サーバ30に送信する。あるいは、予約管理サーバ20のアカウントを指定して会議管理サーバ30が予約情報を要求することで、会議管理サーバ30が会議室6の予約情報を予約管理サーバ20から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ID、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。
The
・ Accepts appointment registration and allows reservations to be confirmed anytime, anywhere ・ Notification by e-mail at a set date and time, such as 30 minutes before the appointment Yes ・ The
本実施形態で予定として管理されるのは会議室6の予約であるが、予約管理サーバ20は会議室6に限られず各種の予定を管理できる。会議室6の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタルサイクル、レンタカー、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の設備の予約に利用できる。
In the present embodiment, the reservation of the conference room 6 is managed as a schedule, but the
なお、予約管理システムとしては、G Suite(登録商標)、Office365(登録商標)等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理システムであればよい。 As the reservation management system, G Suite (registered trademark), Office365 (registered trademark) and the like are known, but any reservation management system having the functions described in the present embodiment may be used.
また、本実施形態では、社内ネットワークN1の会議室6に関する情報が予約管理サーバ20に予め登録されている。すなわち、リソース予約システム100を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室6の会議室名、会議室ID、予約可能時間、各会議室6の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ20のWebアプリがカスタマイズされている。したがって、リソース予約システム100を利用する企業の会議室6と予約情報が結びつけられる。
Further, in the present embodiment, information about the conference room 6 of the in-house network N1 is registered in advance in the
チャットサーバ10は、一般的なサーバOSなどが搭載された1台以上の情報処理装置(コンピュータシステム)によって実現できる。チャットサーバ10が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ10は端末装置60に会議室6の予約に関する情報を通知する。本実施形態では運営主体が異なる複数のチャットサーバ10が含まれてよい。
The
共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は1対1でも1対N(≧2)でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室6の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはLINE(登録商標。以下、省略する。)、slack、Microsoft Teams(登録商標。以下、省略する。)等が知られているが、ボット(事前に決められている処理を実行するプログラム)から1又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。 The information to be shared includes images, sounds, and the like and is not limited to text, but in the present embodiment, for convenience of explanation, it is described that text is mainly used for notification. For example, a chat system may provide voice call functionality between groups. The voice call may be one-to-one or one-to-N (≧ 2). Therefore, when the chat system notifies the information regarding the reservation of the conference room 6 in the present embodiment, it may output a voice message in addition to displaying the text. As chat systems, LINE (registered trademark, hereinafter omitted), slack, Microsoft Teams (registered trademark, hereinafter omitted), etc. are known, but bots (predetermined processing) are performed. Any chat system that can notify one or more users from the program to be executed) may be used.
チャットサーバ10も同様にアカウント(予約管理サーバ20のアカウントとは異なる)でユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ30はチャットサーバ10のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ30はチャットサーバ10の任意のアカウントを指定して通知することができる。
The
会議管理サーバ30は、一般的なサーバOSなどが搭載された1台以上の情報処理装置(コンピュータシステム)によって実現できる。会議管理サーバ30は社外ネットワークN2に関する処理として、予約管理サーバ20から会議室6の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ10のグループ(又は予約者など個別の者)に通知を送信する。また、社内ネットワークN1に関する処理として、会議室6へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ20から取得した会議室6の予約情報に基づいて電子機器70の電源等を制御したりする。
The
社内ネットワークN1には会議室6、参加予定者の作業場所101、及び、管理者の作業場所102などがあり、参加予定者は各地から社内ネットワークN1を介して社外ネットワークN2にアクセスできる。社内ネットワークN1は例えばLAN(Local Area Network)である。会議室6、参加予定者の作業場所101、及び、管理者の作業場所102は同じ企業内のLANであるとは限らない。
The in-house network N1 includes a conference room 6, a
会議室6には会議室端末90、及び電子機器70が配置されている。本実施形態では主にこの会議室端末90が配置されない会議室の利用方法について説明する。図2で説明したように各ユーザが携帯する端末装置60で代用される。
A
会議室端末90と電子機器70は小規模なLAN又は専用線で通信することができる。電子機器は会議室端末90を経由することなく社内ネットワークN1及び社外ネットワークN2に接続できる。会議室端末90と電子機器70は無線又は有線のいずれで通信してもよい。なお、社内ネットワークN1はファイアウォール105の内側にあるため、社外ネットワークN2から社内ネットワークN1への直接の通信は困難になっている。
The
会議室端末90は、会議室6を利用する予約者等の会議の参加者が操作する情報処理装置である。会議室の利用を受け付ける受付端末となる。会議室端末90は会議室6の机の上に配置されていたり、会議室6の入り口に配置されたりしている。1つの会議室6に会議室端末90が複数、配置されていてもよい。会議室端末90は、一般的なOSなどが搭載された1台以上の情報処理装置(コンピュータシステム)によって実現できる。
The
会議室端末90は会議管理サーバ30に会議室IDを送信し、当日の会議室6の予約情報などを表示する。また、電子機器70の電源ON、OFF等の制御情報を会議管理サーバ30から取得する。これにより、会議室端末90は電子機器70の電源をON及びOFFする。
The
また、会議室端末90はチェックイン、チェックアウトなどのための待ち受け画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ30に知らせるために会議管理サーバ30と通信する。チェックインの際、会議室端末90は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室IDを会議管理サーバ30に送信するので、会議管理サーバ30は会議識別情報と会議室IDにより、会議室6を予約した予約者が予約した会議室6を利用することを確認できる。
Further, the
電子機器70は会議室6で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたPCの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。
The
複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置60がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。
The multifunction device has functions such as a copier, a scanner, a printer, and fax transmission / reception, and is used for printing materials during a meeting, copying materials, digitizing materials, and transmitting materials. A projector is a device that projects an image. For example, the image displayed on the display by the
参加予定者の作業場所101には社内ネットワークN1に接続することができる端末装置60が配置されている。端末装置60は有線で通信しても無線で通信してもよい。端末装置60は参加予定者(予約者を含む)が会議室を予約する際に使用される情報処理装置であるが、会議室に持ち込むことも想定されている。参加予定者が携帯する情報処理装置である。
A
端末装置60は、一般的なOSなどが搭載された1台以上の情報処理装置(コンピュータシステム)によって実現できる。端末装置60は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、PC(Personal Computer)、PDA(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルPC(サングラス型、腕時計型など)などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ10若しくは予約管理サーバ20に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置60となりうる。
The
端末装置60ではチャットサーバ10に専用のアプリケーションソフトウェア(以下、チャットアプリという)が動作し、更に、リソース予約システム100に専用のアプリケーションソフトウェア(以下、会議アプリという)が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。
In the
管理者の作業場所102には社内ネットワークN1に接続することができる登録端末50が配置されている。登録端末50は有線で通信しても無線で通信してもよい。登録端末50は管理者が会議室端末90に初期設定するための表示端末である。
A
登録端末50も端末装置60と同様の情報処理装置でよい。ただし、主に会議管理サーバ30に管理者が設定するために使用されるので、チャットアプリや会議アプリはなくてよい。登録端末50は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ30と通信し、Webページを表示する。
The
<ハードウェア構成>
<<会議管理サーバ、予約管理サーバ、チャットサーバ、登録端末のハードウェア構成>>
会議管理サーバ30、予約管理サーバ20、チャットサーバ10、及び、登録端末50は、例えば図4に示すハードウェア構成のコンピュータシステムにより実現される。図4は本実施形態に係るコンピュータシステム300の一例のハードウェア構成図である。
<Hardware configuration>
<< Hardware configuration of conference management server, reservation management server, chat server, registered terminal >>
The
図4に示されているように、コンピュータシステム300は、コンピュータによって構築されており、CPU201、ROM202、RAM203、HD204、HDD(Hard Disk Drive)コントローラ205、ディスプレイ206、外部機器接続I/F208(Interface)、ネットワークI/F209、バスライン210、キーボード211、ポインティングデバイス212、DVD−RW(Digital Versatile Disk Rewritable)ドライブ214、メディアI/F216を備えている。
As shown in FIG. 4, the computer system 300 is constructed by a computer, and has a
これらのうち、CPU201は、コンピュータシステム300全体の動作を制御する。ROM202は、IPL等のCPU201の駆動に用いられるプログラムを記憶する。RAM203は、CPU201のワークエリアとして使用される。HD204は、プログラム等の各種データを記憶する。HDDコントローラ205は、CPU201の制御にしたがってHD204に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ206は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続I/F208は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、USB(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークI/F209は、通信ネットワークNを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン210は、図4に示されているCPU201等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。
Of these, the
また、キーボード211は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス212は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。DVD−RWドライブ214は、着脱可能な記録媒体の一例としてのDVD−RW513に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、DVD−RWに限らず、DVD−R等であってもよい。メディアI/F216は、フラッシュメモリ等の記録メディア515に対するデータの読み出し又は書き込み(記憶)を制御する。
Further, the
<<会議室端末、端末装置>>
図5は会議室端末90、端末装置60の一例のハードウェア構成図である。なお、図5の会議室端末90又は端末装置60はタブレット装置又はスマートフォンが想定されている。
<< Conference room terminal, terminal device >>
FIG. 5 is a hardware configuration diagram of an example of the
会議室端末90又は端末装置60は、CPU701、ROM702、RAM703、EEPROM704、CMOSセンサ705、撮像素子I/F706、加速度・方位センサ707、メディアI/F709、GPS受信部711を備えている。
The
これらのうち、CPU701は、会議室端末90又は端末装置60は全体の動作を制御する。ROM702は、CPU701やIPL等のCPU701の駆動に用いられるプログラムを記憶する。RAM703は、CPU701のワークエリアとして使用される。EEPROM704は、CPU701の制御にしたがって、アプリ等の各種データの読み出し又は書き込みを行う。CMOS(Complementary Metal Oxide Semiconductor)センサ705は、CPU701の制御にしたがって被写体(主に自画像)を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。なお、CMOSセンサではなく、CCD(Charge Coupled Device)センサ等の撮像手段であってもよい。撮像素子I/F706は、CMOSセンサ705の駆動を制御する回路である。加速度・方位センサ707は、地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等の各種センサである。メディアI/F709は、フラッシュメモリ等の記録メディア708に対するデータの読み出し又は書き込み(記憶)を制御する。GPS受信部711は、GPS衛星からGPS信号を受信する。
Of these, the
また、会議室端末90又は端末装置60は、遠距離通信回路712、CMOSセンサ713、撮像素子I/F714、マイク715、スピーカ716、音入出力I/F717、ディスプレイ718、外部機器接続I/F(Interface)719、近距離通信回路720、近距離通信回路720のアンテナ720a、及びタッチパネル721を備えている。
Further, the
これらのうち、遠距離通信回路712は、通信ネットワークを介して、他の機器と通信する回路である。CMOSセンサ713は、CPU701の制御にしたがって被写体を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。撮像素子I/F714は、CMOSセンサ713の駆動を制御する回路である。マイク715は、音を電気信号に変える内蔵型の回路である。スピーカ716は、電気信号を物理振動に変えて音楽や音声などの音を生み出す内蔵型の回路である。音入出力I/F717は、CPU701の制御にしたがってマイク715及びスピーカ716との間で音信号の入出力を処理する回路である。ディスプレイ718は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機EL(Electro Luminescence)などの表示手段の一種である。外部機器接続I/F719は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。近距離通信回路720は、NFC(Near Field Communication)やBluetooth(登録商標)等の通信回路である。タッチパネル721は、利用者がディスプレイ718を押下することで、会議室端末90を操作する入力手段の一種である。
Of these, the
また、会議室端末90又は端末装置60は、バスライン710を備えている。バスライン710は、図5に示されているCPU701等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。
Further, the
<機能について>
図6は、予約管理サーバ20、チャットサーバ10、会議管理サーバ30、及び、登録端末50の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。
<About functions>
FIG. 6 is an example of a functional block diagram showing the functions of the
<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ20は、通信部21、予約情報管理部22、及び、認証部23を有する。予約管理サーバ20が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成要素のいずれかが、HD204からRAM203に展開されたプログラムに従ったCPU201からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
<< Reservation Management Server >>
The
通信部21は、会議管理サーバ30及び端末装置60と各種の情報を送受信する。通信部21は予約設定画面の画面情報を端末装置60に送信し、端末装置60から認証要求や予約の設定を受信する。また、予約情報を会議管理サーバ30に送信する。
The
予約情報管理部22は、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部22は会議管理サーバ30から要求された会議室6の予約情報を予約情報DB291から読み出して、通信部21を介して会議管理サーバ30に送信する。あるいは、予約情報が登録(又は変更)されると要求がなくても予約情報を会議管理サーバ30に送信する。予約管理サーバ20に予約者が会議室6を予約する方法としては一般的なWebアプリが使用されるものとする。
The reservation
認証部23は認証情報DB292に記憶されている認証情報(例えば、ユーザIDとパスワード)に基づいてユーザを認証する。ICカードや生体認証情報で認証してもよい。
The
予約管理サーバ20は記憶部29を有している。記憶部29は図4のRAM203及びHD204等により実現される。記憶部29には予約情報DB291(Data Base)、及び、認証情報DB292が記憶されている。
The
<<チャットサーバ>>
チャットサーバ10は、通信部11、及び、テキスト処理部12を有する。チャットサーバ10が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成カテゴリのいずれかが、HD204からRAM203に展開されたプログラムに従ったCPU201からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。
<< Chat Server >>
The
通信部11は、会議管理サーバ30と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ30から会議室の予約に関する情報、ボットを識別する情報(後述するトークンなど)、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。このボットを識別する情報は、会議管理サーバ30のボットを作成した際に予めチャットサーバ10からボットの識別情報として通知されている。更に、予約者などの個人のアカウントが指定される場合もある。また、通信部11は参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ30に送信する。
The
テキスト処理部12は、会議管理サーバ30から通知されたボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、ボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室6の予約に関する情報を送信する。したがって、通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者又は通知先ユーザのみに行われる場合がある。また、特定の通知先にのみ会議室6の予約に関する情報を送信する。
The
テキスト処理部12はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。仕組みとしては、例えば以下のようなものがある。チャットアプリ60aはプッシュ通知用のID(トークン)を、OS(Operating System)のメーカが運営するサーバから受け取る。このサーバではトークンとデバイス(端末装置60)を紐付けておく。チャットアプリ60aはトークンとチャットアプリ60aのアカウントをチャットサーバ10に登録しておく。チャットサーバ10がプッシュ通知を行う場合、チャットアプリ60aのアカウントを特定するので紐付いたトークンを特定できる。チャットシステムはトークンを指定して通知内容をOSのメーカが運営するサーバに送信する。このサーバはトークンに紐付いたデバイス(端末装置60)に対しプッシュ通知する。
The
また、チャットサーバ10は記憶部19を有している。記憶部19は図4のRAM203及びHD204等により実現される。記憶部19にはグループ情報DB191が記憶されている。
Further, the
ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバがワークスペース(例えばA社)に所属している。ワークスペースは例えばURLであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品A用のグループ、製品B用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、3つ以上の情報によって特定されてもよい。 A workspace is identification information for identifying an organization such as a company or a department. In this embodiment, a plurality of members belong to the workspace (for example, company A). The workspace is, for example, a URL, but it may be unique. Furthermore, the workspace has a plurality of channels according to the purpose of chat and the like. A channel is a group of members with whom common information is exchanged, such as a group for product A and a group for product B. One of the members belonging to the workspace belongs to the channel. That is, the notification destination is specified by the workspace and the channel. However, since the method of specifying the notification destination differs depending on the chat system, if there is identification information that can uniquely identify the group, that information alone may be used, or the notification destination may be specified by three or more pieces of information.
チャンネルは一意性が保証されている。メンバアカウント1〜nはチャンネルのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ10により発行されたものである。本実施形態では、会議室6の予約に関する情報を通知するためのメンバとしてボットが登録される。ボットはいわば会議管理サーバ30の代理人又は架空のメンバということができる。ボットの発言(テキスト)がメンバアカウント1〜nの端末装置60に送信される。
Channels are guaranteed to be unique. Member accounts 1 to n are channel member accounts, and these accounts are issued by the
ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ30によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。
The workspace and channel are managed by the
<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ30は、通信部31、情報対応付部32、予約情報取得部33、通知判断部34、制御情報生成部35、制御情報応答部36、会議情報通知部37、利用管理部38、認証キー検証部41、管理制御部42、予約情報送信部44、画像コード作成部45、及び、位置判断部46を有する。会議管理サーバ30が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成カテゴリのいずれかが、HD204からRAM203に展開されたプログラムに従ったCPU201からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
<< Meeting Management Server >>
The
通信部31は、予約管理サーバ20、チャットサーバ10、登録端末50、及び、端末装置60と各種の情報を送受信する。通信部31は送信部31aと受信部31bを有している。受信部31bは予約管理サーバ20から予約情報を受信し、会議室端末90又は端末装置60から予約情報の要求を受信する。また、受信部31bは会議室端末90又は端末装置60からチェックイン要求・チェックアウト要求を受信する。また、受信部31bは管理者が操作する登録端末50からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。送信部31aはチャットサーバ10に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末90又は端末装置60に予約情報を送信する。
The
情報対応付部32は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、管理者が操作する登録端末50等からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインDB495に登録し、登録端末50等から送信されたチャットシステムのワークスペース及びチャンネルと予約管理サーバ20のアカウントを対応付けて対応付情報DB491に登録する。
The
予約情報取得部33は、リソース予約システム100を利用する顧客のアカウントを指定して予約管理サーバ20から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報DB493に登録する。あるいは変更があった予約情報を受信する。したがって、予約管理サーバ20の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報DB493に記憶される。予約情報取得部33は、予約管理サーバ20が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室6の予約に関する情報を通知するかによって定まる。
The reservation
通知判断部34は、会議管理情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定DB496を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。なお、例えばリマインダー用のボット、予約受付用のボット等、役割ごとにボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。
The
会議情報通知部37は、通知判断部34が通知すると判断すると、ボットを識別する情報(例えばslackではトークン)及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室6の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ10に要求する。なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも1回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室6を予約した時間帯に参加者が利用する権利を有することを会議管理サーバ30が確認するための情報である。会議情報通知部37は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報DB494に登録される。
When the conference
制御情報生成部35は、会議管理情報を参照して電子機器70の制御情報を生成し、制御情報を制御情報DB497に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器70の電源をONする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器70の電源をOFFする制御情報を生成する。制御情報は制御情報DB497に記憶される。
The control
制御情報応答部36は、会議室6の会議室端末90又は端末装置60から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報DB497を参照し、会議室6に対応する制御情報を会議室端末90又は端末装置60に送信する。
The control
利用管理部38は、会議室へのチェックイン(利用開始)・チェックアウト(利用終了)を管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報DB493に登録する。チェックインは、予約IDで特定される会議の開始時刻の5〜10分前になると認められる。これにより、ステータスが「チェックイン待ち」になる。
・会議室端末90からチェックイン要求を受け付けた場合
会議室端末90が送信する会議室IDと会議識別情報(招待コード)の組が会議識別情報DB494に登録されている場合にチェックインを許可する。
・端末装置60からチェックイン要求を受け付けた場合
この場合、認証キー、会議室のメールアドレス、会議室ID、ユーザIDが端末装置60から送信される。利用管理部38は、認証キーを使用して画像コードが読み取られたこと(ユーザが会議室にいること)を認証する。また、会議室IDで会議室の予約情報を特定し、特定した予約情報の予約者アカウント(又は参加予定者アカウント)にユーザIDが含まれる場合に、チェックインを許可する。
The
-When a check-in request is received from the
-When the check-in request is received from the
会議室端末90からのチェックイン要求か端末装置60からのチェックイン要求かを利用管理部38が判断する方法としては、会議アプリ60bと端末アプリ90aがそれぞれアプリの種別を会議管理サーバ30に通知する方法がある。あるいは、会議アプリ60bがチェックイン時に画像コードから取得した情報である旨を会議管理サーバ30に通知してもよい。この他、会議室端末90と端末装置60を判別できればよい。
As a method for the
なお、利用管理部38は、決まった時刻までにチェックインを許可しないと予約をキャンセルする。
The
認証キー検証部41は会議室端末又は端末装置60から送信される認証キーが、会議室設定情報DB498に登録されているものと一致するかどうかにより、会議室端末90又は端末装置60を認証する。したがって、正しい認証キーを有する会議室端末又は正しい認証キーを送信する端末装置60しか予約情報を取得できない。本実施形態では端末装置60が予約情報を取得できるため、認証キーにより第三者が外部(画像コードがない場所)から予約情報を取得できないようにすることができる。
The authentication
管理制御部42は会議室ごとに、会議室設定情報DB498に登録されている管理開始フラグがTrueか否かを確認する。管理開始フラグは会議室の管理を開始してよいか否かを示すフラグである。
The
予約情報送信部44は、会議室端末90又は端末装置60からの要求に対し、会議管理情報DB493に記憶されている予約情報(会議管理情報)を送信する。ただし、認証キーによる認証が成功し、管理開始フラグがTrueに設定されている必要がある。端末装置60からの要求に対しては端末装置60のユーザが予約者又は参加者かどうかで会議名と予約情報を加工する(例えば会議名や氏名をマスクする)。予約情報送信部44はJSON形式、XML形式、CVS(Comma−Separated Values)形式などで送信すればよい。予約情報は繰り返し送信されるので容量が少ない形式が有利である。
The reservation
画像コード作成部45は会議室に提示される画像コードを生成する。画像コード作成部45は、画像コードの生成の際に、登録端末50から送信された位置情報を会議室設定情報DB498に登録しておく。
The image
位置判断部46は、端末装置60から予約情報を要求された場合、端末装置60から送信された位置情報と会議室設定情報DB498に登録されている位置情報を比較して、ユーザが会議室の近くにいるかどうかを判断する。認証キーだけでは画像コードが会議室の外に持ち出された場合やコピーされた場合にユーザが会議室にいるかどうかを会議管理サーバ30が確認できないが、位置情報によりユーザが会議室の近くにいることを確認できる。ユーザが会議室の近くにいない場合、会議管理サーバ30は予約情報の送信等を行わない。
When the
また、会議管理サーバ30は記憶部49を有している。記憶部49は図4のRAM203及びHD204等により実現される。記憶部49には、対応付情報DB491、会議管理情報DB493、会議識別情報DB494、顧客ドメインDB495、通知設定DB496、制御情報DB497、及び、会議室設定情報DB498が記憶されている。
Further, the
・会議室名称は会議の参加者が認識している会議室の一般的な名称であり、例えば会議室の入り口に提示されているものをいう。
・会議室IDは上記のように会議室を一意に識別する識別情報である。簡易的には、会議室IDは予約管理サーバ20と共通とすることができる。また、変換テーブルを設けることで、予約管理サーバ20と別に管理者が設定することもできる。会議室IDは会議室で提示される画像コードにデコードされている。
・会議室端末の状態は会議室端末90の初期設定が終了したか、通信が可能か等を示す。会議室端末90が配置されない会議室ではセットアップ前となる。初期設定とは、会議室端末90が少なくとも最小限の機能を発揮できるように、人が例えば通信に関する設定などを行うことをいう。
接続中:一定期間内に通信が確認できている状態(通信によりセットアップ前又は接続断から接続中に遷移する)
セットアップ前:初期設定の前
接続断:一定期間以上、通信がない状態(接続中から接続断に遷移する)
・認証キーは会議管理サーバ30が会議室端末90又は端末装置60を認証するための認証情報となる。初期設定により認証キーが会議室端末90に設定される。会議室端末90がない会議室では、会議室で提示される画像コードにデコードされている。認証キーは総当たり方式で特定できない程度に長い桁数の数字、アルファベット、記号などの組み合わせである。認証キーは会議管理サーバ30が決定しても管理者が決定してもよい。
・管理開始フラグは、会議室端末90の初期設定が終わった後に、会議室の管理を会議管理サーバ30が開始するか否かを示すフラグ(True:開始する False:開始しない)である。管理開始フラグは管理者が設定する。会議室端末90が設置されない会議室では管理者が適宜、Trueに設定すればよい。
-The conference room name is a general name of the conference room recognized by the participants of the conference, for example, the one presented at the entrance of the conference room.
-The conference room ID is identification information that uniquely identifies the conference room as described above. Simply, the conference room ID can be shared with the
-The state of the conference room terminal indicates whether the initial setting of the
Connecting: Communication can be confirmed within a certain period of time (transition from pre-setup or disconnection to connection due to communication)
Before setup: Before initial setting Connection disconnection: No communication for a certain period of time (transition from connection to disconnection)
The authentication key serves as authentication information for the
The management start flag is a flag (True: Start False: Do not start) indicating whether or not the
管理開始フラグがTrueに設定されると、会議管理サーバ30は会議室の管理の準備が整う。会議管理サーバ30は管理開始フラグがTrueであり、会議室端末90又は端末装置60から予約情報の要求を受信すると、会議室の管理を開始する。これにより、会議室端末90又は端末装置60から要求がある場合に予約情報の送信を開始する。
When the management start flag is set to True, the
会議室端末90が会議管理サーバ30から予約情報を取得すると、会議室端末90は会議管理サーバ30との連携を開始する。したがって、連携開始と管理開始は予約情報の要求と予約情報の送信という関連した処理を契機にする。
When the
連携開始又は管理開始により以下の処理が行われる。
・予約情報の表示(チェックイン、チェックアウト、延長、今すぐ利用)
・チェックイン、チェックアウトに連動する電子機器の制御
・予約の自動キャンセル
なお、「延長」は会議室の予約の終了時刻を越えて参加者が予約を延長することをいい、「今すぐ利用」は空室の会議室を任意のユーザが予約なしに利用することをいう。
The following processing is performed when cooperation is started or management is started.
・ Display of reservation information (check-in, check-out, extension, use now)
・ Control of electronic devices linked to check-in and check-out ・ Automatic cancellation of reservations “Extension” means that participants extend their reservations beyond the end time of the reservation in the conference room, and “use now” Means that any user can use a vacant conference room without reservation.
管理開始フラグがあることで、初期設定が完了してから会議室端末90の配置までのタイムラグで生じる自動キャンセルなどの不都合を抑制できる。なお、会議室端末90が配置されない会議室でもTrueに設定されるので、予約情報の表示や自動キャンセルが可能になる。
・登録できる会議室端末の数は、1つの会議室に対応付けられることができる会議室端末の数である。会議室端末90は1つの会議室に1つあれば支障がないが、会議室端末90に異常が生じた場合、修理する間の会議室へのチェックインが困難になる。このため、管理者が複数の会議室端末90を1つの会議室に対応付けたい場合がある。したがって、認証キーが外部に漏れても、端末IDが一致してかつその数が決まっているので、予約情報が外部に漏れることなどを抑制できる。初期値は1でもよいし複数でもよい。
・メールアドレスは会議室に対し会議管理サーバ30等が電子メールを送信するためのものである。本実施形態では会議室IDとして使用される場合がある。メールアドレスは会議室で提示される画像コードにデコードされている。
・位置情報は、画像コード作成部45が会議室に提示される画像コードを作成した際に、登録端末50から送信された登録端末50の位置である。したがって、会議室の位置ということができる。
The presence of the management start flag can suppress inconveniences such as automatic cancellation caused by a time lag between the completion of the initial setting and the arrangement of the
-The number of conference room terminals that can be registered is the number of conference room terminals that can be associated with one conference room. There is no problem if there is only one
-The e-mail address is for the
The position information is the position of the
会議室名称、会議室IDは予め決まっているか、管理者が設定できる。予約管理サーバ20から送信されたものを使用してよい。会議室端末の状態の初期状態(提供者の設定直後)はセットアップ前であるが、通信の状況によって自動的に遷移する。認証キーは初期設定時に例えば会議管理サーバ30が採番して設定する。管理開始フラグは管理者要の設定画面などから管理者が設定する。登録できる会議室端末の数は同様に管理者が設定できる。登録できる会議室端末の数は1以上である場合が多い。1に設定された場合、1つの会議室に登録できる会議室端末90は1つのみになる。メールアドレスは管理者が設定できる。
The conference room name and conference room ID are predetermined or can be set by the administrator. The one transmitted from the
したがって、管理者が会議室ID、認証キー、メールアドレスを設定すれば、プリンタなどから会議室ID、認証キー、メールアドレスを含む会議室情報の画像コードを印刷できる。なお、漏洩時に第三者が予約情報を取得できないように、会議室情報は暗号化されていることが好適である。 Therefore, if the administrator sets the conference room ID, the authentication key, and the e-mail address, the image code of the conference room information including the conference room ID, the authentication key, and the e-mail address can be printed from a printer or the like. It is preferable that the conference room information is encrypted so that a third party cannot obtain the reservation information at the time of leakage.
<<登録端末>>
登録端末50は、通信部51、操作受付部52、表示制御部53、及び、位置情報取得部54を有する。登録端末50が有するこれら各機能部は、図4に示された各構成要素のいずれかが、HD204からRAM203に展開されたプログラムに従ったCPU201からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラム(例えばブラウザ)は、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
<< Registration terminal >>
The
登録端末50は、会議管理サーバ30が提供するWebページを介して管理者が会議室に関する各種の設定を行うための端末である。この設定の1つに画像コードの印刷や会議室端末90の初期設定がある。なお、初期設定には端末装置60が使用されてもよい。
The
通信部51は、会議管理サーバ30及び予約管理サーバ20と各種の情報を送受信する(第二の通信部の一例)。操作受付部52は、登録端末50に対する参加者の各種の操作を受け付ける。表示制御部53は各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ206に表示する。操作受付部52と表示制御部53は例えばブラウザの機能を有し、Webアプリを実行できる。位置情報取得部54は、登録端末50の位置情報を取得する(第一の位置情報取得部の一例)。位置情報は、GNSS(Global Navigation Satellite System)により取得してもよいし、Wi−Fiなどのアクセスポイントの識別情報でもよい。
The
<<端末装置>>
図7は、端末装置60及び会議室端末90の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器70の機能については必要に応じて説明する。
<< Terminal equipment >>
FIG. 7 is an example of a functional block diagram showing the functions of the
端末装置60は、通信部61a、操作受付部61b、表示制御部61c、チャットアプリ60a、及び、会議アプリ60bを有している。また、チャットアプリ60aは、チャット通信部62、テキスト表示部63、及び、アプリ通信部64、を有する。会議アプリ60bは、サーバ通信部65、表示制御部66、アプリ通信部67、端末通信部68、操作受付部69、認証要求部71、取得部72、デコード部73、予約情報要求部74、利用要求部75、予約要求部76、及び、位置情報取得部77を有する。端末装置60が有するこれら各機能部は、図5に示された各構成カテゴリのいずれかが、EEPROM704からRAM703に展開されたプログラムに従ったCPU701からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置60ではチャットアプリ60aと会議アプリ60bが動作しているので、プログラムにはチャットアプリ60aと会議アプリ60bが含まれる。
The
通信部61aは、会議管理サーバ30及び予約管理サーバ20と各種の情報を送受信する。操作受付部61bは、端末装置60に対する参加者の各種の操作を受け付ける。表示制御部61cは各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ718に表示する。操作受付部61bと表示制御部61cは例えばブラウザの機能を有し、Webアプリを実行できる。
The communication unit 61a transmits and receives various information to and from the
チャットアプリ60aのチャット通信部62は、チャットサーバ10と各種の情報の送受信を行う。本実施形態ではチャットサーバ10から会議室6の予約に関する情報を受信し、既読であること、会議室6が利用される又はキャンセルされるか、等をチャットサーバ10に通知する。
The
チャットアプリ60aのテキスト表示部63は、チャットサーバ10から送信されたテキスト(会議室6の予約に関する情報)を表示する。例えば、発言元はボットでありボットが入力したかのようにテキストを表示する。
The
チャットアプリ60aのアプリ通信部64は、会議アプリ60bを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ60bに送信する。チャットサーバ10は、会議室6の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ60bを識別する情報を端末装置60に送信しているので、チャットアプリ60aはOSに対し会議アプリ60bを指定し会議識別情報の通知を依頼する。OSは会議アプリ60bを起動することができる。
The
会議アプリ60bのサーバ通信部65は会議管理サーバ30又は予約管理サーバ20と通信する。サーバ通信部65は、予約情報を受信したり、チェックイン要求・チェックアウト要求、予約要求を会議管理サーバ30に送信したりする。また、サーバ通信部65は予約管理サーバ20に認証要求を送信する。
The
会議アプリ60bの表示制御部66は、会議室端末90に対しては会議識別情報が含まれる画像コード等をディスプレイ718に表示する(会議識別情報を手で入力しない場合)。端末装置60が予約情報を会議管理サーバ30から受信した場合は予約情報をディスプレイ718に表示する。
The
会議アプリ60bのアプリ通信部67は、OSを介して、チャットアプリ60aから各種の情報(会議室6の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等)を取得する。
The
端末通信部68は、会議室端末90がある会議室では会議室端末90と通信し会議識別情報等を送信する(ただし、手で入力される場合もある)。端末通信部68は、Bluetooth(登録商標)などの近距離無線通信で会議室端末90の存在を検出し、会議室端末90を検出すると会議識別情報を送信する。操作受付部69は、端末装置60に対する各種の操作を受け付ける。
In the conference room where the
認証要求部71は、ユーザにより入力されたユーザIDやパスワードを指定して、サーバ通信部65を介して、予約管理サーバ20に認証を要求する。認証が成功すると、記憶部79にはユーザID791が記憶される。
The
取得部72は、会議室に提示されている画像コードを撮像して画像コードの画像データを取得する。画像コードはバーコードでもよい。画像コードでなく文字や数字をOCR(Optical Character Reader)により取得部72が読み取ってもよい。また、取得部72は会議室情報を取得できればよく、例えば、会議室に配置されたICカードやBluetooth(登録商標)端末から会議室情報を取得してもよい。すなわち、撮像だけでなく近距離無線通信により会議室情報を取得できる。
The
デコード部73は、取得部72が撮像した画像コードをデコードして会議室情報を復元する。暗号化されている場合は復号する。
The
予約情報要求部74は、画像コードの撮像に連動して、予約情報を会議管理サーバ30に要求する。ユーザの操作で要求することもできる。利用要求部75は、画像コードの撮像に連動して又はユーザの操作を受けて、会議室へのチェックインを会議管理サーバ30に要求する。予約要求部76は、新たに会議室の予約を予約管理サーバ20に要求する。
The reservation
位置情報取得部77は(第二の位置情報取得部の一例)、端末装置60の位置情報を取得する。例えば、常に位置情報を繰り返し取得しておき、サーバ通信部65が会議管理サーバ30と通信する際には最新の位置情報を添付するとよい。あるいは、予約情報を取得する時、チェックインする時などの限定した状況で位置情報を取得してもよい。
The position information acquisition unit 77 (an example of the second position information acquisition unit) acquires the position information of the
また、会議アプリ60bは、ROM702、RAM703又はEEPROM704等により実現される記憶部79を有している。記憶部79にはユーザID791が記憶されている。このユーザID791は認証要求部71により認証が成功した場合に保存される。ユーザID791は例えば、予約管理サーバ20におけるユーザのアカウントである。
Further, the
<<会議室端末>>
会議室端末90はサーバ通信部91、端末装置通信部92、操作受付部93、表示制御部94、電子機器通信部95、端末認証部96、撮像部97、デコード部98、設定記録部98−2、及び、予約情報要求部98−3を有する。会議室端末90が有するこれら各機能部は、図5に示された各構成カテゴリのいずれかが、EEPROM704からRAM703に展開されたプログラムに従ったCPU701からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。
<< Conference room terminal >>
The
サーバ通信部91は、サーバURL993を宛先にして会議管理サーバ30と通信する。会議室端末90は社内ネットワークに存在するため会議管理サーバ30から会議室端末90と通信することは困難である。このため、サーバ通信部91はポーリング(定期的に会議管理サーバ30と通信する)やWebSocketなどの通信技術で会議管理サーバ30と通信する。「会議室端末の状態」が接続中の場合であって、サーバ通信部91からの通信がない場合、会議室設定情報DB498に接続断が登録される。「会議室端末の状態」がセットアップ前の場合、通信の有無に関係なくセットアップ前のままである。サーバ通信部91はHTTPなどの通信プロトコルで通信すればよく、通信プロトコルは特に制限しない。
The
本実施形態のサーバ通信部91は予約情報を受信し、チェックイン時に、端末装置通信部92が端末装置60から受信した会議識別情報又は手で入力された会議識別情報を会議管理サーバ30に送信する。また、サーバ通信部91は会議管理サーバ30から制御情報を受信する。
The
端末装置通信部92は端末装置60と通信する。本実施形態では会議識別情報等を受信する。電子機器通信部95は、電子機器70と通信する。本実施形態ではサーバ通信部91が受信した制御情報を電子機器70に送信する。
The terminal
表示制御部94はディスプレイ718に端末アプリ90aが生成する画面を表示する。この画面はチェックイン、チェックアウトなどが可能な待ち受け画面である。操作受付部93は会議室端末90に対する各種の操作を受け付ける。
The
端末認証部96は、入力された管理者パスワードが正しいか否かに基づいて端末アプリへの管理者のログインを認証する。会議室に配置された会議室端末90は、不特定の参加者により操作可能であるため、認証機能がないと初期設定を変更されるおそれがあるためである。
The
撮像部97は主に画像コードを撮像する。管理者がCMOSセンサ713の画角に画像コードが入るように会議室端末90を操作すると、撮像部97は画像コード(初期設定用の画像コード)を認識して自動的に画像データを生成する。デコード部98は、撮像部97が撮像した画像コードをデコードして通信設定情報を復元する。設定記録部98−2は、デコード部98がデコードした通信設定情報(会議室ID、認証キー、サーバURL、会議室名称)を記憶部99に記憶させる。撮像部97、デコード部98及び設定記録部98−2はいずれも会議室端末90の初期設定時に必要な処理であり本実施形態では使用されない。
The
予約情報要求部98−3は、予約情報を取得する定期的なタイミングになるとサーバ通信部91を介して会議室IDと認証キーを繰り返し会議管理サーバ30に送信する。この応答として、予約情報要求部98−3はサーバ通信部91を介して予約情報を取得する。予約情報は変更があった場合にだけ取得すればよい。タイミングは数秒〜数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。本実施形態では例えば30秒とする。また、サーバ通信部91を介して少なくとも当日の会議室6の会議管理情報(予約情報)等を受信できる。
The reservation information requesting unit 98-3 repeatedly transmits the conference room ID and the authentication key to the
また、会議室端末90は記憶部99を有している。記憶部99は図5のROM702及びEEPROM704等により実現される。記憶部99には会議室ID991、認証キー992、サーバURL993、会議室名称994、端末ID995、管理者パスワード996、及び、電子機器70のIPアドレス997が記憶されている。
Further, the
端末ID995は会議室端末90の識別情報である。端末IDは1つの会議室で決まった数以上の会議室端末90が会議管理サーバ30に接続することを抑制するため、会議管理サーバ30が会議室端末90を識別するために使用される。端末IDは例えば端末アプリのUUID(Universally Unique Identifier)、MACアドレスなど、一意性があればよい。UUIDは特定の管理がなくても全世界で2つ以上のアイテムが同じ値を持つことがない一意な識別子である。
The
管理者パスワード996は端末アプリ90aのインストール時又は初回の起動時に管理者が設定する。電子機器70のIPアドレス997は必要に応じて管理者が設定する。
The
<画像コードの印刷>
まず、図8を参照して、管理者が画像コードを印刷する処理を説明する。図8は、登録端末50が会議管理サーバ30と通信して画像コードを印刷する手順を示すシーケンス図の一例である。
<Printing of image code>
First, the process of printing the image code by the administrator will be described with reference to FIG. FIG. 8 is an example of a sequence diagram showing a procedure in which the
S1、S2:会議管理サーバ30の予約情報取得部33は所定の頻度でリソース一覧要求を予約管理サーバ20に送信する。リソース一覧要求とは、予約管理サーバ20に登録されている顧客のリソースの一覧を要求することをいう。リソース予約システム100において会議室はリソースとして扱われるため、リソース一覧要求により、会議管理サーバ30はこの顧客の会議室の一覧を取得できる。所定の頻度とは例えば1日に1回等、比較的低頻度でよい。リソースには会議室の他、電子機器70が含まれる。
S1, S2: The reservation
S3:管理者は、登録端末50に対しアプリの起動操作を行う。このアプリは管理者用のアプリであるが、会議アプリ60bが兼用してもよい。また、Webブラウザでもよい。
S3: The administrator performs an operation to start the application on the registered
S4:これによりアプリが起動する。 S4: This launches the app.
S5:管理者は、会議管理サーバ30に登録されている会議室の一覧を表示する操作を登録端末50に入力する。操作受付部52は操作を受け付ける。
S5: The administrator inputs to the
S6:登録端末50の通信部51は会議室一覧を会議管理サーバ30に要求する。
S6: The
S7:会議管理サーバ30の受信部31bは会議室一覧要求を受信して、会議室設定情報DB498に登録されている会議室の一覧を登録端末50に送信する。例えば、会議室名称と会議室IDを送信すればよいが、会議室設定情報DB498に登録されている情報であれば送信できる。
S7: The receiving
S8:管理者は今いる会議室を一覧から選択して画像コードを生成する操作を入力する。操作受付部52は操作を受け付ける。
S8: The administrator selects the current conference room from the list and inputs the operation to generate the image code. The
S9:画像コードを生成する操作が入力されると自動的に、登録端末50の位置情報取得部54は位置情報を取得する。位置情報は、GNSSにより検出されたものが好ましい。室内等の理由でGNSSを利用できない場合、IMES(Indoor Messaging System)を利用してもよい。これらを利用できない場合は、登録端末50に最も近接している又は登録端末50が接続中のアクセスポイント(Wi−Fi)のMACアドレスなどで兼用してよい。
S9: When the operation for generating the image code is input, the position
S10:登録端末50の通信部51は会議室IDと位置情報を指定して画像コードの生成要求を会議管理サーバ30に要求する。
S10: The
S11:会議管理サーバ30の受信部31bは画像コードの生成要求を受信する。画像コード作成部45は会議室IDで特定される会議室の会議室ID、認証キー、メールアドレスを会議室設定情報DB498から取得して、画像コードを生成する。また、画像コード作成部45は登録端末50から送信された位置情報を会議室IDで特定される会議室に対応付けて会議室設定情報DB498に登録する。
S11: The receiving
S12:会議管理サーバ30の送信部31aは画像コードを登録端末50に送信する。
S12: The
S13:登録端末50の通信部51は画像コードを受信し、表示制御部53がディスプレイ206に表示する。管理者は画像コードを印刷する操作を登録端末50に入力する。操作受付部52は操作を受け付ける。
S13: The
S14:登録端末50の通信部51は画像コードの印刷要求を画像形成装置(プリンタ)に送信する。
S14: The
S15:画像形成装置は画像コードを印刷する。 S15: The image forming apparatus prints an image code.
このように、管理者は今いる会議室に提示する画像コードを印刷する処理において、会議室の位置情報を会議管理サーバ30に登録できる。
In this way, the administrator can register the location information of the conference room in the
図9は、画像形成装置が印刷した画像コードの一例を示す。この画像コードは会議室の中や入り口に提示されるので、ユーザは端末装置60で画像コードを撮像して予約情報を表示したり、チェックインしたりすることができる。
FIG. 9 shows an example of an image code printed by the image forming apparatus. Since this image code is presented in the conference room or at the entrance, the user can capture the image code with the
<端末装置が予約情報を表示し、チェックイン要求を送信する処理>
次に、図10を参照して、端末装置60が画像コードを撮像して予約情報を表示する処理を説明する。図10は、端末装置60が画像コードを撮像して予約情報を表示する処理を説明するシーケンス図の一例である。
<Processing in which the terminal device displays reservation information and sends a check-in request>
Next, with reference to FIG. 10, a process in which the
S21、S22:会議管理サーバ30の予約情報取得部33は繰り返し、予約情報取得要求を予約管理サーバ20に送信する。予約情報取得要求とは、ドメインを指定してこのドメインをアカウントに有する予約者の予約情報を要求することをいう。これにより、会議管理サーバ30は決まった期間の予約情報を取得できる。繰り返しの頻度は例えば数分おき、30分おき、1時間おきなど、比較的高頻度であることが好ましい。また、予約情報に関しては、新たに登録又は変更された予約情報が、予約管理サーバ20から自動的に送信される場合もある。
S21, S22: The reservation
S23:一方、会議室にチェックインしたいユーザ(予約者、参加者、又はどちらでもない場合がある)は、端末装置60に対し会議アプリ60bの起動操作を行う。
S23: On the other hand, a user who wants to check in to the conference room (a reservation person, a participant, or neither) activates the
S24:これにより会議アプリ60bが起動する。会議アプリ60bには会議管理サーバ30と予約管理サーバ20のURL等が予め設定されている。なお、会議アプリ60bがブラウザソフトで代用される場合、ユーザがURLを設定すればよい。
S24: This activates the
S25:ユーザは予約管理サーバ20の認証情報を端末装置60に入力する。会議管理サーバ30は予約管理サーバ20におけるユーザのアカウントを利用してユーザを識別するので、会議管理サーバ30の認証情報と実質的に同じである。ユーザは、パスワードとユーザIDを入力する。端末装置60の操作受付部69は認証情報を受け付ける。なお、認証情報の入力は1度だけ行えばよい。端末装置60はユーザ専用であるのと、認証成功によりユーザID791が記憶部79に記憶されるためである。
S25: The user inputs the authentication information of the
S26:端末装置60の認証要求部71はサーバ通信部65を介して、認証情報を予約管理サーバ20に送信する。
S26: The
S27:予約管理サーバ20の通信部21は認証情報を受信し、認証部23が認証情報DB292を参照してユーザを認証する。本実施形態では認証が成功したものとする。
S27: The
S28:予約管理サーバ20の通信部21は認証成功とユーザIDを端末装置60に送信する。
S28: The
S29:端末装置60のサーバ通信部65は認証成功とユーザIDを受信し、記憶部79にユーザID791を記憶する。
S29: The
S30:ユーザは端末装置60に対しカメラ(CMOSセンサ713)を起動する操作を行う。
S30: The user performs an operation of activating the camera (CMOS sensor 713) on the
S31:これによりカメラが起動する。なお、カメラは会議アプリ60bの起動で自動的に起動してもよい。
S31: This activates the camera. The camera may be automatically activated when the
S32:ユーザは会議室に提示されている画像コードを撮像する操作を行う。取得部72は画像コードを撮像する。画像コードは予め、会議管理サーバ30が有する例えば会議室設定情報を用いてプリンタから印刷されている。画像コードは会議室の扉付近に貼付されたり、会議室内の机等に置かれたりしている。画像コードはディスプレイにより表示されてもよい。例えば、電子機器70(電子黒板、プロジェクタ)が表示してもよい。あるいは、電子ペーパにより表示されてもよい。これらの場合、画像コードの印刷が不要になる。
S32: The user performs an operation of capturing the image code presented in the conference room. The
S33、S34:デコード部73は画像コードを取得して、会議室情報を復元する。すなわち、会議室ID、認証キー、及び、会議室のメールアドレスを生成する。なお、会議室情報が暗号化されている場合は、復号する。暗号化により会議アプリ60bが動作していない端末装置60では画像コードを取得しても会議管理サーバ30に接続できないようにすることができる。
S33, S34: The decoding
S35:予約情報要求部74は会議管理サーバ30に接続するため、更に、記憶部79からユーザID791を取得する。
S35: Since the reservation
S36:位置情報取得部77が端末装置60の位置情報を取得する。取得方法は登録端末50と同様でよい。なお、位置の取得機能が起動していない場合は、その旨のメッセージが表示されることが好ましく、ユーザは適宜、位置の取得機能を起動する。
S36: The position
S37:予約情報要求部74はサーバ通信部65を介して、位置情報、会議室ID、認証キー、会議室のメールアドレス及びユーザIDを指定して、画像コードが提示されている会議室の予約情報を会議管理サーバ30に要求する。予約情報の表示だけでなくユーザはチェックインすることもできるため。この通信はチェックイン要求を兼ねる場合がある(リソースの利用に関する通信の一例)。
S37: The reservation
S38:会議管理サーバ30の受信部31bは予約情報の要求を受信する。まず、位置判断部46が、会議室IDで特定される会議室設定情報DB498に記憶されている位置情報に対し、端末装置60から送信された位置情報が所定距離内かどうかを判断する。所定距離内の場合、認証キー検証部41が、会議室IDで特定される会議室設定情報DB498に記憶されている認証キーが、送信された認証キーと一致するか否かを判断する。ここでは認証キーが一致したものとする。更に、メールアドレスによる認証を行ってもよい。
S38: The receiving
S39:会議室設定情報DB498に記憶されている位置情報に対し、端末装置60から送信された位置情報が所定距離内でない場合、位置判断部46はエラーを端末装置60に送信する。
S39: When the position information transmitted from the
S40:端末装置60のサーバ通信部65はエラーを受信し、表示制御部66がエラー画面を表示する。エラー画面の一例を図11に示す。
S40: The
S41:会議室設定情報DB498に記憶されている位置情報に対し、端末装置60から送信された位置情報が所定距離内である場合、予約情報送信部44は、会議室IDで特定される会議室の予約情報について、現在のユーザ以外のユーザに関係する情報をマスクする。マスクとは読めない状態に加工することをいう。予約情報送信部44は、予約者アカウント又は参加予定者アカウントに、端末装置60から送信されたユーザIDが含まれていない予約情報について、
・会議名を「Meeting」などの一般的な用語に置き換える。
・予約者名又は参加者名を消去する
こうすることで、不特定多数の人が会議室の予約情報(会議名、予約者名、参加者名)を見ることを回避できる。
S41: When the position information transmitted from the
-Replace the meeting name with a general term such as "Meeting".
-Delete the reservation person name or participant name By doing so, it is possible to prevent an unspecified number of people from seeing the reservation information (meeting name, reservation person name, participant name) of the conference room.
なお、ステータスが「チェックイン待ち」の予約情報がある場合は、利用管理部38はチェックイン処理をしてよい。利用管理部38は、予約情報の予約者アカウント又は参加予定者アカウントに、端末装置60から送信されたユーザIDが含まれているかどうかを判断する。予約者アカウント又は参加予定者アカウントに端末装置60から送信されたユーザIDが含まれている場合、利用管理部38はチェックインを許可する。したがって、ステータスは「チェックイン済み」となる。
If there is reservation information whose status is "waiting for check-in", the
S42:会議管理サーバ30の送信部31aは、マスク処理が行われた予約情報を端末装置60に送信する。
S42: The
S43:端末装置60のサーバ通信部65は予約情報を受信し、表示制御部66が予約情報を表示する。端末装置60が表示する予約情報の一例を図12〜図16に示す。
S43: The
このように、会議管理サーバ30は、ユーザが会議室にいないと推定される場合、予約情報の表示を認めない。したがって、ユーザはチェックインもできないので、会議室を利用できない。例えば、会議室にいないのにチェックインして、空予約になってしまうことを防止できる。
As described above, the
<画面例>
次に、図11〜図16を参照して、端末装置60が表示する予約情報を説明する。
<Screen example>
Next, the reservation information displayed by the
まず、図11は、会議室設定情報DB498に記憶されている位置情報に対し、端末装置60から送信された位置情報が所定距離内でない場合に端末装置60が表示するエラー画面301の一例である。エラー画面には、「エラー 位置情報を有効にして会議室の近くで操作して下さい」というメッセージ302が表示されている。これにより、ユーザは会議室の近くで操作すべきことを把握できる。
First, FIG. 11 is an example of an
会議室設定情報DB498に記憶されている位置情報に対し、端末装置60から送信された位置情報が所定距離内である場合、以下の画面が表示される。
When the position information transmitted from the
図12は会議管理サーバ30が会議管理情報DB493に保持している予約情報を示す。この予約情報を端末装置60が表示する場合を説明する。
FIG. 12 shows the reservation information held in the conference
図13は、予約者と同じユーザが図12の予約情報を表示した予約情報画面400を説明する図である。まず、予約情報画面400は会議室名401,会議名402、会議時間403、予約者名404,参加者名405、及び、この後の予定欄407を有している。
FIG. 13 is a diagram illustrating a
図13の画面が表示される状況は、9:00にてAさんが画像コードを撮像した場合である。図12によると、Aさんが「○○定例会議」の予約者であるため、予約情報送信部44は会議名402、予約者名404、及び、参加者名405をマスクせずに送信する。なお、会議時間403(開始時刻と終了時刻)はユーザに関係なく表示される。
The situation in which the screen of FIG. 13 is displayed is when Mr. A takes an image code at 9:00. According to FIG. 12, since Mr. A is the reservation person of the “○○ regular meeting”, the reservation
端末装置60は同じ会議室の次以降の予約情報をこの後の予定欄407に表示する。予約情報送信部44は図12の「○○定例会議」以降の予約情報を参照するが、Aさんは、「〇〇定例会議」以外の予約情報の予約者でも参加者でもないと判断する。このため、「△打ち合わせ」「□□会議」の会議名を「Meeting」に変更する(マスクする)。
The
また、Aさんは「○○定例会議」の予約者であり、この予約情報は時間的に「チェックイン待ち」なので、利用管理部38は画像コード撮像時に自動的にチェックインを許可する。利用管理部38が「チェックイン済み」などを端末装置60に送信することで、端末装置60の表示制御部66は「退出」ボタン406を表示する。「退出」ボタン406はユーザがチェックアウトするためのボタンである。
In addition, Mr. A is a reservation person for the "○○ regular meeting", and since this reservation information is "waiting for check-in" in terms of time, the
図14は、予約者又は参加者と異なるユーザが図12の予約情報を表示した予約情報画面410を説明する図である。図14の画面が表示される状況は、9:00にCさんが画像コードを撮像した場合である。図12によればCさんは「○○定例会議」の予約者でも参加者でもないため、予約情報送信部44は会議名402、予約者名404、及び、参加者名405を削除する。まず、会議名「○○定例会議」を「Meeting」に変更する。削除の他、読めなくすればよい。
FIG. 14 is a diagram illustrating a
この後の予定欄407について、予約情報送信部44は図12の「○○定例会議」以降の予約情報を参照するが、Cさんは、「△打ち合わせ」の予約者であるが、「□□会議」の予約者でも参加者でもないと判断する。このため、「△打ち合わせ」の会議名はマスクせず、「□□会議」の会議名を「Meeting」に変更する(マスクする)。
Regarding the
また、Cさんは「○○定例会議」の予約者でないので、利用管理部38は画像コード撮像時にチェックインを許可しない。このため、端末装置60の表示制御部66は「退出」ボタンを表示しない。
In addition, since Mr. C is not the person who made the reservation for the "○○ regular meeting", the
図15は、会議室が予約されていない時間帯にユーザが図12の予約情報を表示した予約情報画面420を説明する図である。図15の予約情報が表示される状況は、10:00にCさんが画像コードを撮像した場合である。図12によれば、10:00の時点で会議室に予定が入っていないので、予約情報送信部44は会議名402の代わりに「予定はありません」408を会議名402に設定する。
FIG. 15 is a diagram illustrating a
この後の予定欄407について、予約情報送信部44は図12の「(予定なし)」以降の予約情報を参照するが、Cさんは、「△打ち合わせ」の予約者であるが、「□□会議」の予約者でも参加者でもないと判断する。このため、「△打ち合わせ」の会議名はマスクせず、「□□会議」の会議名を「Meeting」に変更する(マスクする)。
Regarding the
この予約情報が端末装置60に送信されると、会議室に予定が入っていないので(現在時刻に予約がなく、次の予約が「チェックイン待ち」になっていない)、表示制御部66は「今すぐ利用」ボタン409を表示する。なお、「今すぐ利用」ボタン409が押された場合、会議名は「Meeting」などでよい。
When this reservation information is transmitted to the
図16は、「今すぐ利用」ボタン409が押された場合に端末装置60が表示する予約情報画面430の一例を示す。Cさんが予約したため、予約者名は「Cさん」となる。また、会議名はデフォルトの「Meeting」である。また、予約者と画像コードを撮像したCさんが一致するので、自動的にチェックインが行われる。端末装置60には「チェックイン済み」が送信されるので、表示制御部66は「退出」ボタン406を表示する。この後の予定欄407については図15と同様になる。
FIG. 16 shows an example of the
<主な効果>
以上説明したように、本実施形態のリソース予約システムは、位置情報によりユーザが会議室にいるかどうかを判断できる。会議室にいないユーザが予約情報を表示したり、チェックインしたりすることを抑制できるので、空予約を抑制できる。
<Main effect>
As described above, the resource reservation system of the present embodiment can determine whether or not the user is in the conference room based on the location information. Since it is possible to prevent users who are not in the conference room from displaying reservation information or checking in, it is possible to suppress empty reservations.
<その他の適用例>
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。
<Other application examples>
Although the best mode for carrying out the present invention has been described above with reference to examples, the present invention is not limited to these examples, and various modifications are made without departing from the gist of the present invention. And substitutions can be made.
例えば、位置情報は、会議室のICカードリーダがユーザのICカードと通信したことで代用してもよい。ICカードリーダはユーザのICカードのIDを送信するので、認証によりユーザが特定されると、位置判断部46はユーザが会議室にいると判断する。
For example, the location information may be substituted by the IC card reader in the conference room communicating with the user's IC card. Since the IC card reader transmits the ID of the user's IC card, when the user is identified by authentication, the
なお、会議管理サーバ30は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ30の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ20と会議管理サーバ30が一体でもよい。
A plurality of
本実施形態に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの1つを示すものにすぎない。ある実施形態では、会議管理サーバ30は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。同様に、受付端末7は、互いに通信するように構成された複数のコンピューティングデバイスを含むことができる。
The group of devices described in this embodiment is merely one of a plurality of computing environments for implementing the embodiments disclosed herein. In certain embodiments, the
また、本実施形態のリソース予約システム100はWebサービスとも称することができる。Webサービスとはインターネット関連技術を応用して提供される各種のサービスである。例えば、会議室貸し出しサービス、各種のレンタルサービスが挙げられる。Webサービスを利用するシステムを利用システムという。
Further, the
また、以上の実施例で示した図6、図7などの構成例は、リソース予約システム100の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。リソース予約システム100は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、1つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。
Further, the configuration examples such as FIGS. 6 and 7 shown in the above examples are divided according to the main functions in order to facilitate understanding of the processing of the
上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP(digital signal processor)、FPGA(field programmable gate array)や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。 Each function of the embodiment described above can be realized by one or more processing circuits. Here, the "processing circuit" in the present specification is a processor programmed to execute each function by software such as a processor implemented by an electronic circuit, or a processor designed to execute each function described above. It shall include devices such as ASIC (Application Specific Integrated Circuit), DSP (digital signal processor), FPGA (field programmable gate array) and conventional circuit modules.
6 会議室
10 チャットサーバ
20 予約管理サーバ
30 会議管理サーバ
60 端末装置
100 リソース予約システム
6
Claims (9)
前記登録端末は、
前記情報処理装置から取得したリソースの一覧に対する前記リソースの選択を受け付ける操作受付部と、
前記登録端末の位置情報を取得する第一の位置情報取得部と、
前記操作受付部が受け付けた前記リソースの識別情報と前記第一の位置情報取得部が取得した前記位置情報を前記情報処理装置に送信する第二の通信部と、を有し、
前記情報処理装置は、
前記リソースの識別情報を含む画像コードを作成する画像コード作成部を有し、
前記リソースの識別情報に対応付けて前記位置情報を登録し、
前記画像コード作成部が作成した画像コードを前記登録端末に送信し、
前記登録端末は、
前記情報処理装置から受信した前記画像コードの印刷を画像形成装置に要求することを特徴とするリソース予約システム。 A resource reservation system that has an information processing device and a registration terminal.
The registration terminal is
An operation reception unit that accepts the selection of the resource for the list of resources acquired from the information processing device, and
The first location information acquisition unit that acquires the location information of the registered terminal, and
It has an identification information of the resource received by the operation reception unit and a second communication unit that transmits the position information acquired by the first position information acquisition unit to the information processing device.
The information processing device
It has an image code creation unit that creates an image code that includes the identification information of the resource.
The location information is registered in association with the identification information of the resource, and the location information is registered.
The image code created by the image code creation unit is transmitted to the registration terminal, and the image code is transmitted to the registration terminal.
The registration terminal is
A resource reservation system characterized in that an image forming apparatus is requested to print the image code received from the information processing apparatus.
位置情報を取得する第二の位置情報取得部と、
前記第二の位置情報取得部が取得した位置情報を情報処理装置に送信する通信部、として機能させるプログラムを有し、
前記情報処理装置は、
前記端末装置から送信された前記位置情報に基づいて判断された、リソースに関する前記端末装置の位置の判断結果に応じて前記リソースの利用に関する処理を行い、処理した内容を前記端末装置に送信する
を有することを特徴とする請求項1に記載のリソース予約システム。 Terminal device,
A second location information acquisition unit that acquires location information, and
It has a program that functions as a communication unit that transmits the position information acquired by the second position information acquisition unit to the information processing device.
The information processing device
Processing related to the use of the resource is performed according to the determination result of the position of the terminal device regarding the resource determined based on the position information transmitted from the terminal device, and the processed content is transmitted to the terminal device. The resource reservation system according to claim 1, wherein the resource reservation system is provided.
前記リソースの識別情報を取得する取得部として機能させ、
前記通信部は、前記取得部が取得した前記リソースの識別情報を指定して前記リソースの利用に関する通信を前記情報処理装置と行うことを特徴とする請求項2に記載のリソース予約システム。 The program uses the terminal device,
It functions as an acquisition unit that acquires the identification information of the resource.
The resource reservation system according to claim 2, wherein the communication unit specifies identification information of the resource acquired by the acquisition unit and performs communication related to the use of the resource with the information processing apparatus.
予め登録されている前記リソースの位置情報に対し、前記第二の位置情報取得部が取得した位置情報が所定距離内の場合、前記リソースの利用を許可する利用管理部を有することを特徴とする請求項3に記載のリソース予約システム。 The information processing device
When the position information acquired by the second position information acquisition unit is within a predetermined distance with respect to the position information of the resource registered in advance, it is characterized by having a usage management unit that permits the use of the resource. The resource reservation system according to claim 3.
予め登録されている前記リソースの位置情報に対し、前記第二の位置情報取得部が取得した位置情報が所定距離内でない場合、前記端末装置にエラーを通知し、
前記プログラムは前記端末装置を、
前記エラーに関するエラー画面を表示する表示制御部として機能させることを特徴とする請求項4に記載のリソース予約システム。 The information processing device
If the position information acquired by the second position information acquisition unit is not within a predetermined distance with respect to the position information of the resource registered in advance, an error is notified to the terminal device.
The program uses the terminal device,
The resource reservation system according to claim 4, wherein the resource reservation system functions as a display control unit that displays an error screen related to the error.
予め登録されている前記リソースの位置情報に対し、前記第二の位置情報取得部が取得した位置情報が所定距離内である場合、前記端末装置に前記リソースの予約情報を送信し、
前記表示制御部は前記予約情報を表示することを特徴とする請求項5に記載のリソース予約システム。 The information processing device
When the position information acquired by the second position information acquisition unit is within a predetermined distance with respect to the position information of the resource registered in advance, the reservation information of the resource is transmitted to the terminal device.
The resource reservation system according to claim 5, wherein the display control unit displays the reservation information.
前記情報処理装置から受信した前記画像コードを表示する表示制御部を有することを特徴とする請求項1〜7のいずれか1項に記載のリソース予約システム。 The registration terminal is
The resource reservation system according to any one of claims 1 to 7, further comprising a display control unit that displays the image code received from the information processing apparatus.
前記登録端末は、
操作受付部が、前記情報処理装置から取得したリソースの一覧に対する前記リソースの選択を受け付けるステップと、
第一の位置情報取得部が、前記登録端末の位置情報を取得するステップと、
第二の通信部が、前記操作受付部が受け付けた前記リソースの識別情報と前記第一の位置情報取得部が取得した前記位置情報を前記情報処理装置に送信するステップと、を有し、
前記情報処理装置は、
画像コード作成部が、前記リソースの識別情報を含む画像コードを作成するステップと、
前記リソースの識別情報に対応付けて前記位置情報を登録するステップと、
前記画像コード作成部が作成した画像コードを前記登録端末に送信するステップと、を有し、
前記登録端末は、
前記情報処理装置から受信した前記画像コードの印刷を画像形成装置に要求することを特徴とする画像コード印刷方法。 An image code printing method performed by a resource management system having an information processing device and a registration terminal.
The registration terminal is
A step in which the operation reception unit accepts the selection of the resource with respect to the list of resources acquired from the information processing device.
A step in which the first position information acquisition unit acquires the position information of the registered terminal,
The second communication unit has a step of transmitting the identification information of the resource received by the operation reception unit and the position information acquired by the first position information acquisition unit to the information processing device.
The information processing device
A step in which the image code creation unit creates an image code including the identification information of the resource, and
A step of registering the location information in association with the identification information of the resource, and
It has a step of transmitting an image code created by the image code creation unit to the registration terminal.
The registration terminal is
An image code printing method comprising requesting an image forming apparatus to print the image code received from the information processing apparatus.
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