JP2020160493A - 文書管理装置及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】第一の文書に関連する第二の文書の関与者に対して単に第一の文書に変更があったことだけを通知する方式と比べて、関与者がその変更を第二の文書に反映する必要があるか判断するための確認の手間を軽減できるようにする。【解決手段】文書要素抽出部１０４は、文書収集部１０２が収集した文書が含む各要素を抽出する。文書情報ＤＢ１０６には、文書を前回収集したときの各要素の内容を表す情報が記憶されている。変更検知部１０８は、今回収集した文書の要素群の内容等の情報と、文書情報ＤＢ１０６に記憶されているその文書の要素群の情報との比較により、前回から今回までに要素の変更（例えば内容変更、追加、削除等）を検知する。関連文書情報取得部１１０は、その文書に関連する文書を関連性ＤＢ１１２から求める。通知部１１４は、求められた関連文書の関与者に対して、変更があった要素に関する情報を通知する。【選択図】図２

Description

本発明は、文書管理装置及びプログラムに関する。

世の中には相互に関連性を持つ文書があふれている。相互に関連性を持つ文書のうちの１つに変更が行われると、それに応じて残りのいくつかの文書に変更が必要になる場合がある。ある文書に変更が行われた場合にその文書に関連する文書の関与者（例えば著者）にその変更を知らせ、その関連する文書に変更等の必要な対処を促す仕組みがある。

例えば、特許文献１には、ホームページ等の文書データの変更の有無を判断して、変更があった場合には、その変更された文書に関連する文書上で、変更があった旨の情報を自動付加し、その文書へのアクセス可能な利用者に対して、通信回線を介して変更通知を行なう文書更新通知装置が開示されている。

特開２０００−１５５７３１号公報（特許第３８９０７８５号）

第一の文書が変更された場合に、第一の文書に関連する第二の文書の関与者に対して単に第一の文書に変更があったことだけを通知する方式がある。この方式では、関与者は、その変更を第二の文書に反映する必要があるかを判断するために、第一の文書の全体を確認する必要がある。

本発明は、第一の文書に関連する第二の文書の関与者に対して単に第一の文書に変更があったことだけを通知する方式と比べて、関与者がその変更を第二の文書に反映する必要があるか判断するための確認の手間を軽減できるようにすることを目的とする。

請求項１に係る発明は、第一の文書を構成する複数の要素の各々の内容を表す情報を保持する保持手段と、前記複数の要素のうち少なくとも一の要素に変更がある場合に、前記第一の文書に関連する第二の文書の関与者に対して、前記第一の文書のうち変更があった前記要素に関する情報を通知する通知手段と、を含む文書管理装置である。

請求項２に係る発明は、前記保持手段に保持される、前記第一の文書を構成する前記複数の要素の各々の内容を表す情報のデータ量は、前記第一の文書における当該要素のデータ量よりも小さい、ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置である。

請求項３に係る発明は、前記保持手段に保持される、前記第一の文書を構成する前記複数の要素の各々の内容を表す情報は、前記複数の要素の各々の内容のハッシュ値である、請求項２に記載の文書管理装置。

請求項４に係る発明は、前記第一の文書が格納されている格納場所から繰り返し前記第一の文書を取得する取得手段、を更に含み、前記通知手段は、前記取得手段が今回取得した前記第一の文書内の前記要素の内容を表す情報に、前記取得手段が前回取得した前記第一の文書内の同じ要素の内容を表す情報からの変更がある場合には、当該要素に関する情報を通知する、請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理装置である。

請求項５に係る発明は、前記取得手段が前記第一の文書を取得する都度、前記保持手段が保持する前記情報を、そのとき取得された前記第一の文書を構成する複数の要素の各々の内容を表す情報へ更新する更新手段、を更に含み、前記通知手段は、前記更新手段による更新の後に前記取得手段が最初に取得した前記第一の文書を構成する前記要素の内容を表す情報に、前記保持手段に記憶されている当該要素の内容を表す情報からの変更がある場合に、当該要素に関する情報を通知する、請求項４に記載の文書管理装置である。

請求項６に係る発明は、前記通知手段は、前記第一の文書に対する新たな要素の追加、又は前記第一の文書の前記複数の要素のうちの一以上の要素の削除、が行われた場合に、追加又は削除された要素に関する情報を前記関与者に対して通知する、請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理装置である。

請求項７に係る発明は、前記通知手段は、削除された要素に関する情報は、内容が変更された要素に関する情報又は追加された要素に関する情報よりも低い優先度で通知する、請求項６に記載の文書管理装置である。

請求項８に係る発明は、前記第一の文書が格納されている格納場所から繰り返し前記第一の文書を取得する取得手段、を更に含み、前記通知手段は、前記取得手段が今回取得した前記第一の文書が、前記取得手段が前回取得した前記第一の文書を構成する複数の要素に含まれない要素を含む場合は、当該要素に関する情報を前記追加された要素に関する情報として前記関与者に通知し、前記取得手段が今回取得した前記第一の文書が、前記取得手段が前回取得した前記第一の文書を構成する複数の要素に含まれる要素を含まない場合は、当該要素に関する情報を前記削除された要素に関する情報として前記関与者に通知する、請求項６又は７に記載の文書管理装置である。

請求項９に係る発明は、前記取得手段が前記第一の文書を取得する都度、前記保持手段が保持する前記情報を、そのとき取得された前記第一の文書を構成する複数の要素の各々の内容を表す情報へ更新する更新手段、を更に含み、前記通知手段は、前記更新手段による更新の後に前記取得手段が最初に取得した前記第一の文書が、前記保持手段に記憶されている前記第一の文書を構成する複数の要素に含まれない要素を含む場合は、当該要素に関する情報を前記追加された要素に関する情報として前記関与者に通知し、前記更新手段による更新の後に前記取得手段が最初に取得した前記第一の文書が、前記保持手段に記憶されている前記第一の文書を構成する複数の要素に含まれる要素を含まない場合は、当該要素に関する情報を前記削除された要素に関する情報として前記関与者に通知する、請求項８に記載の文書管理装置である。

請求項１０に係る発明は、前記保持手段は、前記複数の要素の各々の、前記第一の文書内での位置を示す位置情報を更に保持し、前記通知手段は、前記複数の要素のうちのいずれか一以上の要素の位置に変更がある場合に、前記関与者に対して、前記位置が変更された一以上の前記要素に関する情報を通知する、請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理装置である。

請求項１１に係る発明は、前記通知手段は、前記位置が変更された一以上の前記要素に関する情報として、前記第一の文書のうち、それら一以上の前記要素を包含する範囲の内容を通知する、請求項１０に記載の文書管理装置である。

請求項１２に係る発明は、前記通知手段は、前記位置が変更された一以上の前記要素に関する情報として、前記変更の前の前記範囲の内容と、前記変更の後の前記範囲の内容と、の対比を示す情報を通知する、請求項１１に記載の文書管理装置である。

請求項１３に係る発明は、前記第一の文書が格納されている格納場所から繰り返し前記第一の文書を取得する取得手段、を更に含み、前記複数の要素のうちのいずれか一以上の要素の位置に変更がある場合に、前記通知手段は、前記取得手段が今回取得した前記第一の文書内の前記要素の位置に、前記取得手段が前回取得した前記第一の文書内の同じ要素の位置からの変更がある場合には、当該要素に関する情報を通知する、請求項１０〜１２のいずれか１項に記載の文書管理装置である。

請求項１４に係る発明は、前記取得手段が前記第一の文書を取得する都度、前記保持手段が保持する前記複数の要素の各々の前記位置情報を、そのとき取得された前記第一の文書を構成する複数の要素の各々の位置を表すよう更新する更新手段、を更に含み、前記通知手段は、前記更新手段による更新の後に前記取得手段が最初に取得した前記第一の文書の前記要素の位置が、前記保持手段に記憶されている当該要素の前記位置情報が示す位置から変更されている場合には、当該要素に関する情報を通知する、請求項１３に記載の文書管理装置である。

請求項１５に係る発明は、コンピュータを、第一の文書を構成する複数の要素の各々の内容を表す情報を保持する保持手段、前記複数の要素のうち少なくとも一の要素に変更がある場合に、前記第一の文書に関連する第二の文書の関与者に対して、前記第一の文書のうち変更が行われた前記要素に関する情報を通知する通知手段、として機能させるためのプログラムである。

請求項１又は１５に係る発明によれば、第一の文書に関連する第二の文書の関与者に対して単に第一の文書に変更があったことだけを通知する方式と比べて、関与者がその変更を第二の文書に反映する必要があるか判断するための確認の手間を軽減できる。

請求項２に係る発明によれば、第一の文書を構成する各要素そのものを保持手段に保持する場合よりも、保持手段に保持するデータの量を削減することができる。

請求項３に係る発明によれば、保持手段内の要素の内容を表す情報を用いて要素に変更があることを検知できるようにしつつも、保持手段内の要素の内容を表す情報が仮に漏洩したとしても、それら要素の内容そのものが第三者に知られないようにすることができる。

請求項４又は５に係る発明によれば、第一の文書を前回取得したときと今回取得したときとで、内容に変更がある要素に関する情報を、関与者に通知することができる。

請求項６に係る発明によれば、第一文書に対して追加又は削除された要素に関する情報を関与者に通知することができる。

請求項７に係る発明によれば、内容が変更された要素又は追加された要素に関する情報を、それらより重要性が低いと考えられる削除された要素よりも優先して関与者に知らせることができる。

請求項８又は９に係る発明によれば、第一の文書を前回取得したときと今回取得したときとで、追加又は削除された要素に関する情報を、関与者に通知することができる。

請求項１０に係る発明によれば、文書内での位置が変更された要素に関する情報を関与者に通知することができる。

請求項１１に係る発明によれば、文書内で要素の位置がどのように変わったかを関与者に知らせることができる。

請求項１２に係る発明によれば、文書内での要素の位置の変更を視覚的に分かりやすく関与者に提示することができる。

請求項１３又は１４に係る発明によれば、第一の文書を前回取得したときと今回取得したときとで、位置が変更された要素に関する情報を、関与者に通知することができる。

本実施形態の仕組みが適用されるシーンの例を説明するための図である。 文書管理装置の機能構成を例示する図である。 文書に含まれる要素と、その要素の内容からハッシュ値を生成することについて説明するための図である。 文書情報ＤＢ（データベース）に記憶されるデータ内容を例示する図である。 文書内の要素の内容が変更された場合にその要素のハッシュ値が変わることを説明するための図である。 文書に要素が追加される例を示す図である。 関連性ＤＢに記憶されるデータ内容を例示する図である。 関与者への通知を表示する画面の例を示す図である。 文書内に、図形オブジェクトやテキストオブジェクトといった要素が配置されている状態と、それら各要素について文書情報ＤＢに記憶されるデータを例示する図である。 文書内での要素の位置が変更される例を示す図である。 位置の変更があった要素を通知する例における文書情報ＤＢのデータ内容を例示する図である。 位置の変更があった要素を関与者に通知する画面を例示する図である。 関連性ＤＢに関連度が記憶される例を示す図である。

図１を参照して、本実施形態の仕組みが適用されるシーンの例を説明する。

図１の例では、ある会社内のあるユーザが、ある製品の設計書Ａを作成し、文書管理装置１００に登録し、保守している。製品は、各種の法令や各種の社内規定を満たすように設計される必要があるため、設計書Ａもそれら法令や社内規定等といった他の文書を参照しながら作成される。例えば、設計書Ａは、道路運送車両法と完成検査実施規定を参照して作成されている。設計書Ａが参照している文書は、その会社の社内ネットワーク上にある場合もあれば、その会社の外部（例えばインターネット上）にある場合もある。例えば、道路運送車両法は、公的機関が運営している法令管理システム２００の法令ＤＢ（データベース）２１０に保存されており、これはインターネット上に存在する。また完成検査実施規定はその会社の社内規定であり、社内のネットワーク上にある規定管理システム３００の社内規定ＤＢ３１０に保存されている。法令ＤＢ２１０内の各法令も社内規定ＤＢ３１０内の各規定も、改正に追従して随時更新されている。法令ＤＢ２１０や社内規定ＤＢ３１０は、文書の格納場所の一例である。

道路運送車両法と完成検査実施規定が改正されると、設計書Ａの内容を更新する必要が出てくる場合があるが、必ず更新が必要とは限らない。例えば、法令等の改正された部分が、設計書Ａの内容が依拠している部分と異なる場合には、設計書Ａの内容の更新は不要である。また、設計書Ａが参照している法令等が改正されたことが分かっただけでは、設計書Ａの管理担当者は、改正された法令等の内容を精査して改正箇所を特定し、その改正箇所に応じて設計書Ａの内容に変更を加えるべきか検討する必要がある。本実施形態のシステムは、法令等の文書が変更された箇所の情報を提供することで、例えばこの設計書Ａの管理担当者等の文書の関与者が、その文書の関連文書の変更に応じてその文書を変更する必要があるかどうか判断する作業を支援する。

ここで、「文書」とは、何らかのデータ形式のデータであり、そのデータ形式は特に限定されない。例えば、文書は、テキストデータ形式のデータであってもよいし、様々なイメージデータ形式の画像データであってもよいし、動画データであってもよいし、ＨＴＭＬ（Hypertext Markup Language）形式やＸＭＬ（eXtensible Markup Language）形式等のような構造化文書形式のデータであってもよい。

またこの明細書では、文書にとっての「関与者」とは、その文書の内容の保守に関与している個人又は団体である。関与者は、例えば、その文書の内容の保守の担当者であってもよいし、その担当者に対してその保守の実行を促す役割のものであってもよい。なお、文書の「内容」とは、その文書が表示された場合に閲覧者が見ることができる情報のことである。

図２に、本実施形態の文書管理装置１００の構成を例示する。この文書管理装置１００は、文書収集部１０２、文書要素抽出部１０４、文書情報ＤＢ１０６、変更検知部１０８、関連文書情報取得部１１０、関連性ＤＢ１１２及び通知部１１４を含む。

文書収集部１０２は、文書ＤＢ群から文書を収集すなわち取得する。文書収集部１０２は、文書をその格納場所（すなわちいずれかの文書ＤＢ）から取得する取得手段の一例である。収集先の文書ＤＢには、文書管理装置１００内にあるものもあれば、文書管理装置１００と同じ社内のネットワーク（例えばローカル・エリア・ネットワーク又はイントラネット）上にあるものもあれば、インターネット上にあるものもある。文書収集部１０２は、例えばクローラーのように、各文書ＤＢを定期的に、又は内部的に決められた巡回ルールに従って巡回し、それら文書ＤＢ内にある文書群を収集する。すなわち、文書収集部１０２は、各文書を、時間を隔てて繰り返し取得する。収集先の文書ＤＢは、予め文書収集部１０２に設定されていてもよいし、文書収集部１０２が収集した文書内の情報（例えばその文書に埋め込まれたリンク）から探索的に見つけてもよい。また、それら文書ＤＢ内のすべての文書を収集対象とする代わりに、収集対象とする文書をあらかじめ文書収集部１０２に指定しておいてもよい。この指定は、例えば、収集対象の文書を特定する情報（例えばＵＲＬ（Uniform Resource Locator））を文書収集部１０２に登録することで行えばよい。

文書要素抽出部１０４は、文書収集部１０２が収集した文書に含まれる要素を抽出する。すなわち、収集対象の文書は複数の要素から構成されているので、文書要素抽出部１０４は、その文書中に含まれる各要素を抽出するのである。文書要素抽出部１０４は、文書を要素単位に分割する、といってもよい。

例えば、法令や規定書の場合、章、条、項、号というように階層的な論理構造を持っている。文書要素抽出部１０４は、その中の特定のレベルの要素（例えば条）、あるいは最下層のレベルの要素（例えば号があれば号、号を含まない条は条）等のように、所定の（すなわちあらかじめ定められた）ルールに従って、法令中の各要素を抽出する。また、法令等以外の一般的な文書でも章や節、段落といった階層的な構造を持っていることが多いので、文書要素抽出部１０４は、それら階層的な構造における、所定のルールで定まる要素を抽出する。また、ＨＴＭＬ文書のように明示的に構造化されている文書の場合も、同様の扱いが可能である。また、要素間の階層的な構造はないが、含んでいる個々の要素の区切りが明らかな文書（例えば章や節はないが、複数の段落を含む文書）もあり、そのような文書についても文書要素抽出部１０４は要素の抽出を行うことができる。また、文書が複数のページからなる場合、個々のページをその文書の要素とする例も考えられる。

文書情報ＤＢ１０６は、文書要素抽出部１０４が文書から抽出した各要素の内容を表す情報を記憶するデータベースである。文書情報ＤＢ１０６は、文書を構成する各要素の内容を表す情報を保持する保持手段の一例である。

ここで図３及び図４を参照して、文書要素抽出部１０４が行う処理（図３参照）と、文書情報ＤＢ１０６が記憶するデータ内容（図４参照）とを例示する。

図３に示すように、例えば社内規定ＤＢ３１０内の完成検査実施規定という識別名の文書３１２に含まれる第四章の内容３１４が図示のように、４−１及び４−２の番号で表される節を含んでいるとする。この場合、文書要素抽出部１０４は、例えば第四章の見出し「第四章 自動車の検査等に係る審査の実施方法」、４−１節（すなわち見出し及び本文）、４−２節、をそれぞれ要素として抽出する。そして、所定のハッシュアルゴリズムを用いて、それら各要素の内容（すなわちその要素が含む文字列データ）のハッシュ値を計算する。

図４に示すように、文書情報ＤＢ１０６には、文書要素抽出部１０４が抽出した要素ごとに１つのレコード（すなわち図示の表の１行のデータ）が格納される。個々の要素についてのレコードには、文書ＩＤ、要素ＩＤ、要素内容、及びデータ取得時刻の各項目が含まれる。

文書ＩＤは、その要素が含まれる文書の識別情報である。図示例では、分かりやすくするために、文書の名称である「完成検査実施規定」を文書ＩＤとして示しているが、文書ＩＤは、このようなものに限らない。

要素ＩＤは、当該要素の識別情報であり、少なくとも当該文書内でその要素を一意に識別できるものであればよい。図示例では、要素ＩＤとして、当該要素の節番号を示している。

要素内容は、当該要素の内容を表す情報である。図示例では、当該要素の内容のハッシュ値を要素内容の値としている。要素内容の項目に格納する値は、少なくともその要素の内容が変化するとそれに応じて変化するものであればよい。ハッシュ値は実用上この要件を満たす。また、当然ながら、要素の内容そのもの（例えばその要素の文字列データそのもの）もその要件を満たすので、要素の内容そのものを要素内容の項目の値として文書情報ＤＢ１０６に格納してもよい。

要素内容の項目の値としてその要素内容のハッシュ値を用いると、要素内容そのものをその項目に格納する場合に比べて、その項目のデータ量が大幅に少なくなる。また、文書情報ＤＢ１０６が、この文書管理装置１００を利用しているユーザ組織の外部にある場合には、その項目の値としてハッシュ値を用いることで、要素内容そのものがその組織の外部に出てしまうことが防がれる。

なお、要素内容の項目に格納する値の別の例として、その要素内容を圧縮した圧縮データ、その要素内容を暗号化した暗号化データ等もある。圧縮データを用いれば、その項目に要素内容そのものを格納する場合と比べて、その項目のデータ量が少なくなる。

データ取得時刻は、当該要素を含む文書を文書収集部１０２が収集した時刻である。

図２の説明に戻る。変更検知部１０８は、文書収集部１０２が文書を収集すると、その文書の要素の中から、その内容が文書情報ＤＢ１０６に記憶されている当該要素の内容から変更されているものを検知する。この検知処理では、変更検知部１０８は、収集した文書中の要素ごとに、その要素の内容を表す値（例えばハッシュ値）を求め、文書情報ＤＢ１０６からその文書の文書ＩＤとその要素の要素ＩＤの組合せを含むレコードを特定する。そして、特定したレコード中の要素内容の値と、収集した文書中のその要素の内容を表す値とが同じであるか異なっているかを判定する。両者の値が同じであればその要素の内容はその文書の情報が文書情報ＤＢ１０６に登録された時点から変更されておらず、異なっていればその要素の内容はその時点から変更されていると判断される。

例えば、図５の例では、変更検知部１０８は、社内規定ＤＢ３１０から今回収集された文書「完成検査実施規定」の要素「４−２」の内容からハッシュ値を求める。そして、この今回求めたハッシュ値を、その時点で文書情報ＤＢ１０６に保持されている文書「完成検査実施規定」の要素「４−２」のハッシュ値と比較する。図示例では、それら両者の値が異なっているので、変更検知部１０８は、文書「完成検査実施規定」の要素「４−２」の内容に変更があったと判定する。

このようにして、変更検知部１０８は、収集した文書の要素の中で、その内容が文書情報ＤＢ１０６内のレコードに記録されている内容から変更されたものを検知し、検知した要素（すなわち内容が変更された要素）を示す情報を後段の関連文書情報取得部１１０及び通知部１１４に渡す。このとき渡される情報は、その文書の文書ＩＤと、検知された要素の要素ＩＤと、その要素の内容が変更されたことを示す情報と、を含む。

また、変更検知部１０８は、収集された文書中の要素群と文書情報ＤＢ１０６中の当該文書の各要素のレコードとを比較することで、追加された要素、又は削除された要素、またはそれら両方の有無を判定する。収集された文書から抽出された要素と同じ要素（すなわち文書ＩＤ及び要素ＩＤが同じ要素）が文書情報ＤＢ１０６内にない場合、その要素は、その文書の情報が文書情報ＤＢ１０６に登録された時点では存在しなかったものであり、追加された要素と判定される。また、収集された文書の中に、文書情報ＤＢ１０６中の当該文書の要素と同じ要素がない場合、その要素は削除された要素と判定される。変更検知部１０８は、収集された文書について、追加された要素、又は削除された要素がある場合、これを要素についての変更として検知する。変更検知部１０８は、追加された要素を検知した場合、その文書の文書ＩＤ、その要素の要素ＩＤ、及び、その要素が追加されたことを示す情報を後段の関連文書情報取得部１１０及び通知部１１４に渡す。同様に、削除された要素を検知した場合、変更検知部１０８は、その文書の文書ＩＤ、その要素の要素ＩＤ、及び、その要素が削除されたことを示す情報を後段の関連文書情報取得部１１０及び通知部１１４に渡す。

図６に示す例では、ある文書についての情報が文書情報ＤＢ１０６に前回登録されたときのその文書の内容が符号４００で示す内容であり、今回収集した同じ文書の内容が符号４０２に示す内容であったとする。この場合、変更検知部１０８は、後者には、前者にない要素「４−１の２」が追加されていることを検知する。

このように、変更検知部１０８は、収集された１つの文書について、文書情報ＤＢ１０６に登録されている情報の時点からみて、内容に変更があった要素、追加された要素、及び削除された要素のそれぞれの情報を、関連文書情報取得部１１０及び通知部１１４に渡す。

なお、変更検知部１０８が、収集された文書から、内容に変更のあった要素、追加された要素、および削除された要素を１つも検知しなかった場合には、その文書については関連文書情報取得部１１０及び通知部１１４には情報が渡されない。この場合、関連文書情報取得部１１０及び通知部１１４は処理を行わない。

変更検知部１０８が、今回収集された文書中の各要素の内容変更の有無を検知すると、文書情報ＤＢ１０６は、その文書の各要素のレコードを更新してもよい。すなわち、その文書の各要素のレコードのデータ取得時刻を、今回その文書を収集した時刻へと変更し、内容に変更があった要素については要素内容の値を変更後の値（すなわち今回収集した当該文書中の当該要素の内容を表す値）に変更する。また、追加された要素については、その要素のレコードを、文書情報ＤＢ１０６に追加する。また削除された要素については、その要素のレコードを文書情報ＤＢ１０６から削除する。このように文書を収集するごとに文書情報ＤＢ１０６内の当該文書の情報を更新する方式では、変更検知部１０８は、今回収集した文書の要素群を、前回収集したときの同じ文書の要素群と比較することで、その文書についての、要素の内容変更、追加、削除を検知する。文書情報ＤＢ１０６は、自らが記憶している要素群のレコードを更新する更新手段としての機能を有する。この更新により、文書情報ＤＢ１０６は、各文書について、その文書を前回収集したときの各要素の内容を表す情報を保持していることとなる。そして、変更検知部１０８は、今回、すなわち文書情報ＤＢ１０６内のその文書の各要素についての情報が更新された後最初に、その文書を収集すなわち取得したときに、その取得した文書に含まれる要素群を、文書情報ＤＢ１０６内のその文書の要素群の情報と比較することにより、要素の変更を検知する。

関連文書情報取得部１１０は、変更検知部１０８から、ある文書について、要素の変更、追加又は削除を表す情報を受け取ると、その文書に関連する文書の情報を関連性ＤＢ１１２から検索し、取得する。

関連性ＤＢ１１２には、文書同士の関連性の有無を示す情報が登録されている。図７に、関連性ＤＢ１１２が保持するデータの内容を例示する。この例では、関連性ＤＢ１１２には、参照元文書と参照先文書との対応関係の情報が登録されている。図に例示したデータでは、参照元文書である設計書Ａが、道路運送車両法及び完成検査実施規定という２つの文書を参照していることを表している。関連性ＤＢ１１２の構築方法は特に限定されない。例えば、管理者が手作業で参照元情報と参照先情報の対応関係の情報を関連性ＤＢ１１２に登録してもよい。また、関連性ＤＢ１１２又は他の装置が、各文書に含まれる出典欄や備考欄に示される参考文献の情報やリンク情報から自動的に参照元と参照先の対応関係を抽出し、これを関連性ＤＢ１１２に登録してもよい。また、ユーザに文書編集の機能を提供する装置が、文書Ａの編集中にユーザが参照していた文書Ｂ（例えば文書Ａの編集中に別ウインドウに表示していた文書）を認識し、前者を参照元、後者を参照先として関連性ＤＢ１１２に登録してもよい。この場合、参照している回数が閾値以上、又は参照していた時間が閾値以上などといった所定の基準を満たす場合のみ、参照元と参照先の関係を関連性ＤＢ１１２に登録してもよい。

関連文書情報取得部１１０は、変更検知部１０８から受け取った情報に含まれる文書ＩＤを項目「参照先文書」の値として持つ参照元文書の文書ＩＤを、関連性ＤＢ１１２から取得する。例えば、要素の変更、追加又は削除があった文書が「完成検査実施規定」であった場合、関連文書情報取得部１１０は、図７に例示した関連性ＤＢ１１２から、参照元文書である「設計書Ａ」の文書ＩＤを取得する。関連文書情報取得部１１０は、取得した文書ＩＤを通知部１１４に渡す。

通知部１１４は、変更検知部１０８から、文書の文書ＩＤと、その文書中で内容変更、追加、削除のあった要素の要素ＩＤの情報と、各要素ＩＤについての変更種別（すなわち内容変更、追加、削除のいずれであるか）を受け取る。また、通知部１１４は、関連文書情報取得部１１０から、その文書を参照している１以上の文書（すなわち参照元文書）の文書ＩＤを受け取る。

通知部１１４は、受け取ったこれらの情報を用いて、要素に変更（すなわち内容変更、追加又は削除の少なくとも１つ）があった文書（文書Ａと呼ぶ）を参照する参照元文書の関与者に対して、確認を促す通知を送る。通知部１１４は、変更があった要素に関する情報を通知する通知手段の一例である。関与者に通知を送るために必要な情報は、その参照元文書の収集元のデータベースから取得すればよい。そのような情報としては、例えばその関与者のメールアドレス、文書管理装置１００におけるその関与者のユーザＩＤ等がある。前者の場合、その通知は電子メールとしてその関与者に送られる。後者の場合、その通知は、その関与者が文書管理装置１００にログインしたときに、その関与者への通知情報として表示される。

通知部１１４が関与者に送る通知は、文書Ａの要素の変更に応じて、参照元文書の内容に変更を加える必要がないか確認するように促す通知である。この通知には、文書Ａを特定する情報（例えば文書Ａの名称）と、その文書中で変更があった要素ごとに、その要素を特定する情報（その要素の要素ＩＤ、又は条、項、節などの番号）及び変更種別の情報を含む。この通知は、例えばＨＴＭＬのように、通知先の端末に対して表示される画面内容を表すデータであってもよい。

図８に、その通知先の端末に表示される通知の画面５００を例示する。この例は、変更検知部１０８が文書「完成検査実施規定」の要素「第四章 ４−２」に内容変更があったことを検知し、関連文書情報取得部１１０がその文書を参照する参照元文書として「設計書Ａ」を検知した場合の例である。この画面５００に示される通知には、確認対象の文書（この例では「設計書Ａ」）、変更があった文書（この例では「完成検査実施規定」）、変更があった要素（この例では「第四章 ４−２」）、及び変更の種別（この例では「変更がありました」＝内容変更）の情報が含まれる。またこの通知には、確認対象の文書である「設計書Ａ」について、変更が必要か確認を促すメッセージが含まれる。またこの画面５００には、確認の実行を指示するためのボタン５０２が設けられている。この画面５００を見た関与者がボタン５０２を押下すると、通知部１１４は、例えば、変更があった文書「完成検査実施規定」の要素「第四章 ４−２」の最新（すなわち変更後）の内容と、その文書を参照している「設計書Ａ」の内容を表示する画面を関与者の端末に提供する。関与者は、要素「第四章 ４−２」の内容を確認しながら、「設計書Ａ」の内容に変更が必要かどうかを判断する。また、この画面には、要素「第四章 ４−２」の変更後の内容だけでなく、変更前の内容（すなわち文書情報ＤＢ１０６に登録されている要素内容）も併せて表示してもよい。また、その画面に、変更前と変更後の差の情報を表示してもよい。

このように、本実施形態の文書管理装置１００は、変更のあった文書を参照している参照元文書の関与者に対して、その文書を特定する情報だけでなく、その文書中で変更された要素を特定する情報を提供する。これにより、関与者は、その文書のどの要素が変更されたかが分かる。関与者は、変更されたその要素の内容を見ながら、参照元文書に変更が必要か検討する。

収集した１つの文書中に、変更があった要素が複数ある場合には、通知部１１４は、それら変更があった複数の要素を特定する情報を、その文書の参照元文書の関与者に通知する。このように変更があった複数の要素の情報を通知する場合、通知部１１４は、変更種別が「削除」である要素は、変更種別が「追加」又は「内容変更」である要素よりも、低い優先度で通知してもよい。文書から要素が「追加」又は「内容変更」された場合の方が、「削除」された場合よりも、その文書の参照元文書に与える影響が高いと考えられるからである。例えば、法令に条項が追加された場合、個人や企業の活動においてその条項について早急に対処する必要が出てくる。特に産業関連の法令の場合、禁止事項を規定する条項が多いため、追加された条項により新たに禁止される事項が増える可能性が高く、その法令に関連する企業内の文書はその条項追加に早急に対応する必要が高い。また、条項の内容が変更された場合は、禁止事項の内容が変更されている可能性が高いので、これにも早急の対処が求められる。これに対して、条項が削除された場合は、禁止事項が解除されるケースが多い。禁止事項が解除された場合は、禁止事項が追加された場合よりも、参照元文書側での対処の必要度合いが低い。このようなことから、変更種別が「削除」である要素は、変更種別が「追加」又は「内容変更」である要素よりも、低い優先度で通知するのである。

なお、通知の優先度付けは、例えば、同じ文書中で優先度の高い要素の情報ほど早く通知することで行ってもよい。また、同じ文書中の変更のあった要素の情報の一覧において、優先度の高い要素の情報ほど目立ちやすい位置（すなわちスクロール表示される際に早く表示される側（上側、タブ表示の左側など））に表示してもよい。また優先度の高い要素の情報ほど目立ちやすい表示態様（例えば文字を大きくしたり、太くしたりするなど）で表示してもよい。

本実施形態で対象とする文書は、上に例示した法令等のようなテキストベースの文書に限らない。例えば、図９に例示するように、図を含む文書６００（識別名「見取り図Ａ」）も対象となり得る。この例では、文書６００中には、図１〜図３の各図形オブジェクトと、「説明文１」という識別名のテキストオブジェクトとが、要素として含まれる。この文書６００について文書情報ＤＢ１０６に保持されるデータ６１０には、図１〜図３と「説明文１」の各要素について、例えば、文書ＩＤ、要素ＩＤ、要素内容のハッシュ値、データ取得時刻（図示省略）が含まれる。図示例では、文書収集部１０２が文書６００を前回取得したときと今回取得したときとで、図１の内容が変更されている。この変更は、今回取得した図１の内容のハッシュ値が、文書情報ＤＢ１０６内の図１の内容のハッシュ値と異なっていることから検知できる。

以上の例では、文書中の要素の変更の種別として、内容変更、追加及び削除を例示した。しかし、見取り図や設計図面のように、文書内での要素の位置（例えば要素群のレイアウト）の変更がその要素の意味にとって大きい影響を与える文書もある。例えば設計図面の場合、ある部品を表す図形オブジェクトの位置が変わると、その部品と他の部品との位置関係が変化し、図面の表す内容が変わってくる。この種の文書については、変更検知部１０８は、要素の位置の変更も検知する。

例えば、図１０に例示するように、要素１〜９の９個の要素が１ページ内に配置された文書７００があり、その文書７００を前回取得したときと今回取得したときとで、要素５と要素９の位置が入れ替わったとする。変更検知部１０８は、要素５と要素９の位置の変更を検知する。

要素の位置の変更を検知するために、文書要素抽出部１０４は、収集された文書から抽出した各要素の文書内での位置を求める。文書内での要素の位置は、例えば文書が１ページの画像である場合は、そのページ内での要素の座標を用いて表される。例えば、要素を取り囲む外接矩形（例えばページの各辺と平行な辺を持つ外接矩形）の所定の対角線上の２つの頂点の座標の組を、その要素の位置を表す情報としてもよい。また、文書が複数のページを含む場合は、要素が含まれるページの番号と、そのページ内での要素の座標の情報（例えば外接矩形を規定する座標の組）との組合せを、その要素の位置を表す情報としてもよい。

文書要素抽出部１０４が抽出した各要素の位置を表す位置情報は、文書情報ＤＢ１０６に格納される。この場合、文書情報ＤＢ１０６には、図１１に例示するように、要素ごとに、文書ＩＤ、要素ＩＤ、要素内容、データ取得時刻に加え、位置情報が登録される。この例では、要素の位置情報は、その要素の外接矩形の対角線上の２頂点の座標の組である。

変更検知部１０８は、今回収集された文書の各要素の文書内での位置を求め、それら各要素の位置を、文書情報ＤＢ１０６内のその文書の各要素の位置情報が示す位置と比較する。これにより、変更検知部１０８は、その文書の要素の中から位置が変更されたものを検知する。

要素の位置に変更があった場合に通知部１１４が関与者に送る通知は、要素の位置の変更内容を示す画面を含んでいてもよい。このような画面の例を図１２に示す。

図１２の通知画面８００には、位置が変更された１以上の要素についての変更前の位置を示す画像８１０と、変更後の位置を示す画像８１２が、前後関係が分かるように並べて配置されている。ここで、変更前の位置とは文書情報ＤＢ１０６に記憶されている位置であり、変更後の位置とは今回取得した文書内での位置である。このように変更前の各要素の位置と変更後の各要素の位置とを対比可能に表示することで、関与者はどの要素の位置がどのように変更されたのか把握しやすい。

また、画像８１０及び８１２は、図１０に例示した文書７００のうち、位置に変更があった要素をすべて含む範囲の画像である。この例では、要素５と要素９の位置が入れ替わっているので、それら２つの要素を含む範囲（図示例ではそれら２要素を包含する２×２個の要素の範囲）を表示している。要素の内容変更、追加、又は削除であれば、その要素単体の内容を表示すれば、関与者はその内容変更、追加、又は削除の内容を知ることができる。これに対して、要素の位置が変更された場合には、その要素の内容を表示しただけでは、その変更の内容が把握できない。そこで、この例では、画像８１０及び８１２では、位置が変わった要素だけでなく、文書７００のうちその要素の周囲の範囲も含めて表示している。また、この例では、複数の要素の位置が変わっているので、それら複数の要素の両方を含む、それら複数の要素の周囲の範囲を表示している。これにより、関与者は、位置が変わった要素群を一覧で把握する。

さて、関連性ＤＢ１１２には、図１３に例示するように参照元文書と参照先文書との関連度が登録されていてもよい。関連度の値は、関連性ＤＢ１１２の管理者が入力したり、文書間の関連度合いを求める既存の技術で求めたりすればよい。そして、通知部１１４は、ある文書に変更があった場合に、その文書を参照先とする参照元文書が複数ある場合、それら複数のうち関連度が高い参照元文書ほど、通知の優先度を高くしてもよい。例えば、関連度が高い参照元文書の関与者から順に通知を送ったり、関連度が高い参照元文書の関与者ほど、変更があった要素に関する情報の通知の強調度合いを高くしたりするなどである。また、関連性ＤＢ１１２を管理するデータベース管理プログラムは、通知部１１４の通知に応じて参照元文書に変更が加えられた場合、この参照元文書の関連度の値をより高い値に更新してもよい。

以上、実施形態の構成及び処理内容について説明した。以上に説明した実施形態はあくまで一例にすぎず、本発明の範囲内で様々な変形が考えられる。

以上に説明した文書管理装置１００は、コンピュータに上述のその文書管理装置を構成する要素群の機能を表すプログラムを実行させることにより実現してもよい。ここで、コンピュータは、例えば、ハードウエアとして、ＣＰＵ等のマイクロプロセッサ、ランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）及びリードオンリメモリ（ＲＯＭ）等のメモリ（一次記憶）、フラッシュメモリやＳＳＤ（ソリッドステートドライブ）、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）や等の固定記憶装置を制御するコントローラ、各種Ｉ／Ｏ（入出力）インタフェース、ローカル・エリア・ネットワークなどのネットワークとの接続のための制御を行うネットワークインタフェース等が、たとえばバス等を介して接続された回路構成を有する。それら各機能の処理内容が記述されたプログラムがネットワーク等の経由でフラッシュメモリ等の固定記憶装置に保存され、コンピュータにインストールされる。固定記憶装置に記憶されたプログラムがＲＡＭに読み出されＣＰＵ等のマイクロプロセッサにより実行されることにより、上に例示した機能モジュール群が実現される。

また文書管理装置１００は、上述のように単体のコンピュータ上に構成されていてもよいし、相互に通信可能な複数のコンピュータからなるシステムとして構成されていてもよい。後者の場合、例えば極端な例では、符号１０２〜１１４で示す各要素がすべて別々のコンピュータ上に構築されていてもよい。

１００ 文書管理装置、１０２ 文書収集部、１０４ 文書要素抽出部、１０６ 文書情報ＤＢ、１０８ 変更検知部、１１０ 関連文書情報取得部、１１２ 関連性ＤＢ、１１４ 通知部、２００ 法令管理システム、２１０ 法令ＤＢ、３００ 規定管理システム、３１０ 社内規定ＤＢ。

Claims (15)

1. 第一の文書を構成する複数の要素の各々の内容を表す情報を保持する保持手段と、
   前記複数の要素のうち少なくとも一の要素に変更がある場合に、前記第一の文書に関連する第二の文書の関与者に対して、前記第一の文書のうち変更があった前記要素に関する情報を通知する通知手段と、
   を含む文書管理装置。
2. 前記保持手段に保持される、前記第一の文書を構成する前記複数の要素の各々の内容を表す情報のデータ量は、前記第一の文書における当該要素のデータ量よりも小さい、ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記保持手段に保持される、前記第一の文書を構成する前記複数の要素の各々の内容を表す情報は、前記複数の要素の各々の内容のハッシュ値である、請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記第一の文書が格納されている格納場所から繰り返し前記第一の文書を取得する取得手段、
   を更に含み、
   前記通知手段は、前記取得手段が今回取得した前記第一の文書内の前記要素の内容を表す情報に、前記取得手段が前回取得した前記第一の文書内の同じ要素の内容を表す情報からの変更がある場合には、当該要素に関する情報を通知する、
   請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
5. 前記取得手段が前記第一の文書を取得する都度、前記保持手段が保持する前記情報を、そのとき取得された前記第一の文書を構成する複数の要素の各々の内容を表す情報へ更新する更新手段、
   を更に含み、
   前記通知手段は、前記更新手段による更新の後に前記取得手段が最初に取得した前記第一の文書を構成する前記要素の内容を表す情報に、前記保持手段に記憶されている当該要素の内容を表す情報からの変更がある場合に、当該要素に関する情報を通知する、
   請求項４に記載の文書管理装置。
6. 前記通知手段は、前記第一の文書に対する新たな要素の追加、又は前記第一の文書の前記複数の要素のうちの一以上の要素の削除、が行われた場合に、追加又は削除された要素に関する情報を前記関与者に対して通知する、請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
7. 前記通知手段は、削除された要素に関する情報は、内容が変更された要素に関する情報又は追加された要素に関する情報よりも低い優先度で通知する、請求項６に記載の文書管理装置。
8. 前記第一の文書が格納されている格納場所から繰り返し前記第一の文書を取得する取得手段、
   を更に含み、
   前記通知手段は、前記取得手段が今回取得した前記第一の文書が、前記取得手段が前回取得した前記第一の文書を構成する複数の要素に含まれない要素を含む場合は、当該要素に関する情報を前記追加された要素に関する情報として前記関与者に通知し、前記取得手段が今回取得した前記第一の文書が、前記取得手段が前回取得した前記第一の文書を構成する複数の要素に含まれる要素を含まない場合は、当該要素に関する情報を前記削除された要素に関する情報として前記関与者に通知する、
   請求項６又は７に記載の文書管理装置。
9. 前記取得手段が前記第一の文書を取得する都度、前記保持手段が保持する前記情報を、そのとき取得された前記第一の文書を構成する複数の要素の各々の内容を表す情報へ更新する更新手段、
   を更に含み、
   前記通知手段は、前記更新手段による更新の後に前記取得手段が最初に取得した前記第一の文書が、前記保持手段に記憶されている前記第一の文書を構成する複数の要素に含まれない要素を含む場合は、当該要素に関する情報を前記追加された要素に関する情報として前記関与者に通知し、前記更新手段による更新の後に前記取得手段が最初に取得した前記第一の文書が、前記保持手段に記憶されている前記第一の文書を構成する複数の要素に含まれる要素を含まない場合は、当該要素に関する情報を前記削除された要素に関する情報として前記関与者に通知する、
   請求項８に記載の文書管理装置。
10. 前記保持手段は、前記複数の要素の各々の、前記第一の文書内での位置を示す位置情報を更に保持し、
    前記通知手段は、前記複数の要素のうちのいずれか一以上の要素の位置に変更がある場合に、前記関与者に対して、前記位置が変更された一以上の前記要素に関する情報を通知する、
    請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書管理装置。
11. 前記通知手段は、前記位置が変更された一以上の前記要素に関する情報として、前記第一の文書のうち、それら一以上の前記要素を包含する範囲の内容を通知する、請求項１０に記載の文書管理装置。
12. 前記通知手段は、前記位置が変更された一以上の前記要素に関する情報として、前記変更の前の前記範囲の内容と、前記変更の後の前記範囲の内容と、の対比を示す情報を通知する、請求項１１に記載の文書管理装置。
    
13. 前記第一の文書が格納されている格納場所から繰り返し前記第一の文書を取得する取得手段、
    を更に含み、前記複数の要素のうちのいずれか一以上の要素の位置に変更がある場合に、
    前記通知手段は、前記取得手段が今回取得した前記第一の文書内の前記要素の位置に、前記取得手段が前回取得した前記第一の文書内の同じ要素の位置からの変更がある場合には、当該要素に関する情報を通知する、
    請求項１０〜１２のいずれか１項に記載の文書管理装置。
14. 前記取得手段が前記第一の文書を取得する都度、前記保持手段が保持する前記複数の要素の各々の前記位置情報を、そのとき取得された前記第一の文書を構成する複数の要素の各々の位置を表すよう更新する更新手段、
    を更に含み、
    前記通知手段は、前記更新手段による更新の後に前記取得手段が最初に取得した前記第一の文書の前記要素の位置が、前記保持手段に記憶されている当該要素の前記位置情報が示す位置から変更されている場合には、当該要素に関する情報を通知する、
    請求項１３に記載の文書管理装置。
15. コンピュータを、
    第一の文書を構成する複数の要素の各々の内容を表す情報を保持する保持手段、
    前記複数の要素のうち少なくとも一の要素に変更がある場合に、前記第一の文書に関連する第二の文書の関与者に対して、前記第一の文書のうち変更が行われた前記要素に関する情報を通知する通知手段、
    として機能させるためのプログラム。