JP2020092300A

JP2020092300A - 画像形成装置

Info

Publication number: JP2020092300A
Application number: JP2018226765A
Authority: JP
Inventors: アイザックジャッド; Judd Isaac; 松前　慶作; Keisaku Matsumae; 慶作松前; 佐藤　勝; Masaru Sato; 勝佐藤
Original assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2018-12-03
Filing date: 2018-12-03
Publication date: 2020-06-11

Abstract

【課題】特定の部門に対して、特定のアクセス権限を付与するためのユーザー操作を軽減する。【解決手段】制御部２１は、ドキュメント画像のファイルを生成し、ドキュメント管理部２３は、そのファイルが共有される場合、（ａ）企業における複数部門のうちの特定部門を示す特定部門ワードがドキュメント画像内に存在するか否かを判定し、（ｂ）特定部門ワードがドキュメント画像内に存在する場合、ファイルに対する特定のアクセス権限を特定部門に付与し、特定のアクセス権限を複数部門のうちの特定部門以外の部門には付与しない。【選択図】図１

Description

本発明は、画像形成装置に関するものである。

ある情報管理システムは、ファイルの機密性を示すキーワード（「営業秘密」など）がファイルの内容に含まれているか否かに応じたアクセス権限でファイルを管理している（例えば特許文献１参照）。

特開２００８−１９１８３８号公報

企業内には複数の部門が存在するが、上述の情報管理システムでは、ファイルの機密性を示すキーワードで一律にファイルのアクセス権限が制御されるため、特定の部門に対して特定のアクセス権限を付与することが困難である。

また、ファイルを生成する際に、特定の部門に対して特定のアクセス権限を付与するように、ファイルの作成者であるユーザーがファイルのセキュリティ設定をすることは可能であるが、セキュリティ設定のためのユーザー操作が煩雑である。

本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、特定の部門に対して特定のアクセス権限を付与するためのユーザー操作を軽減する画像形成装置を得ることを目的とする。

本発明に係る画像形成装置は、ドキュメント画像のファイルを生成する制御部と、前記ファイルが共有される場合、（ａ）企業における複数部門のうちの特定部門を示す特定部門ワードが前記ドキュメント画像内に存在するか否かを判定し、（ｂ）前記特定部門ワードがドキュメント画像内に存在する場合、前記ファイルに対する特定のアクセス権限を前記特定部門に付与し、前記特定のアクセス権限を前記複数部門のうちの前記特定部門以外の部門には付与しないドキュメント管理部とを備える。

本発明は、上記の問題に鑑みてなされたものであり、特定の部門に対して特定のアクセス権限を付与するためのユーザー操作を軽減する画像形成装置が得られる。

本発明の上記又は他の目的、特徴および優位性は、添付の図面とともに以下の詳細な説明から更に明らかになる。

図１は、本発明の実施の形態に係る画像処理装置を含む画像形成システムの構成を示すブロック図である。図２は、図１におけるアクセス権限データ１４ｂのデータ構造を説明する図である。図３は、特定部門ワードの一例を示す図である。図４は、図１におけるユーザー登録データ４１のデータ構造を説明する図である。図５は、図１に示す画像形成装置１の動作について説明するフローチャートである。

以下、図に基づいて本発明の実施の形態を説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係る画像処理装置を含む画像形成システムの構成を示すブロック図である。図１に示すシステムでは、画像形成装置１がネットワーク２に接続され、認証サーバー３がネットワーク２に接続されている。ネットワークは、ＬＡＮ（Local Area Network）やインターネットなどである。

画像形成装置１は、電子写真方式のプリンター機能とスキャナー機能とを有し、プリント装置１１、画像読取装置１２、操作パネル１３、記憶装置１４、通信装置１５、およびコントローラー１６を備える。

プリント装置１１は、印刷用画像データに基づいて１ページずつ画像をプリント用紙に電子写真方式で印刷する内部装置である。画像読取装置１２は、印刷物などの原稿の画像を１ページずつ光学的に読み取り、各ページ画像の画像データを生成する内部装置である。

また、操作パネル１３は、画像形成装置の筐体表面に配置され、ユーザーに対して各種情報を表示する表示装置と、ユーザー操作を検出する入力装置とを備える。表示装置としては例えば液晶ディスプレイが使用される。入力装置としては、ハードキー、ソフトキーのためのタッチパネルなどが使用される。

記憶装置１４は、各種データやプログラムを格納可能な不揮発性の記憶装置である。

記憶装置１４の一部の記憶領域は、ドキュメントボックス１４ａとして使用される。また、記憶装置１４は、アクセス権限データ１４ｂを記憶する。

図２は、図１におけるアクセス権限データ１４ｂのデータ構造を説明する図である。アクセス権限データ１４ｂでは、ファイル名に対して、作成者データ（作成者のユーザーＩＤ）、特定のアクセス権限を付与された部門を示す特定アクセス権限データ（閲覧許可部門データ、ファイル名変更許可部門データなど）が関連付けられている。

また、通信装置１５は、図示せぬコンピューターネットワークに接続され、そのネットワークに接続された他の装置（認証サーバー３など）とデータ通信を行う回路である。

また、コントローラー１６は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）などを有し、ＲＯＭや記憶装置１４などからＲＡＭへプログラムをロードし、そのプログラムをＣＰＵで実行することにより、各種処理部として動作する。

ここでは、コントローラー１６は、制御部２１、ログイン処理部２２、およびドキュメント管理部２３として動作する。

制御部２１は、ユーザー操作などに基づくジョブ要求を受け付け、ジョブ要求により指定されたジョブを、プリント装置１１、画像読取装置１２などの内部装置を使用して実行する。

また、制御部２１は、ドキュメント画像のファイルを生成する。例えば、制御部２１は、スキャンジョブを実行し、画像読取装置１２により読み取られたドキュメント画像のファイル（以下、ドキュメント画像ファイルという）を生成する。

ログイン処理部２２は、ユーザーにより操作パネル１３に入力されたユーザーＩＤに基づき、認証サーバー３にユーザー認証を要求し、ユーザー認証に成功した場合、そのユーザーのログインを許可する。これにより、ユーザー登録データ４１に基づき、ログインユーザーが特定されるとともに、ログインユーザーの所属部門が特定される。

ドキュメント管理部２３は、ドキュメントボックス１４ａに格納されるドキュメント画像ファイルを管理する。

特に、ドキュメント管理部２３は、ドキュメント画像ファイルが共有される場合、（ａ）企業における複数部門のうちの特定部門を示す特定部門ワードがドキュメント画像内に存在するか否かを判定し、（ｂ）特定部門ワードがドキュメント画像内に存在する場合、ドキュメント画像ファイルに対する特定のアクセス権限を特定部門に付与し、特定のアクセス権限を前記複数部門のうちの特定部門以外の部門には付与しない。なお、特定部門ワードは、部門名などの文字列であり、必要に応じて、複数部門のそれぞれに対して固有に予め設定されている。

なお、ドキュメント管理部２３は、特定部門ワードがドキュメント画像内に存在しない場合、ユーザー操作またはユーザー設定に基づいて、特定のアクセス権限をファイルの作成者のユーザーのみに付与するか、特定のアクセス権限を複数部門のすべての部門に付与するかを選択するようにしてもよい。

また、この実施の形態では、ドキュメント管理部２３は、ドキュメント画像内の所定位置の領域において特定部門ワードが存在するか否かを判定し、特定部門ワードがその領域に存在する場合、ファイルに対する特定のアクセス権限を特定部門に付与し、特定のアクセス権限を複数部門のうちの特定部門以外の部門には付与しない。

図３は、特定部門ワードの一例を示す図である。例えば図３に示すように、１つのドキュメントから得られるドキュメント画像１００のうち、最初のページ１０１の右上の所定サイズの領域１１１に、特定部門ワード（例えば図３に示す「人事部」のようなワード）が存在するか否かが判定される。なお、特定部門ワードは、例えば文字認識技術を利用して検出される。

この実施の形態では、ドキュメント管理部２３は、ドキュメント画像ファイルのアクセス権限データを、そのドキュメント画像ファイルのファイル名に関連付けて管理し、（ａ）特定のアクセス権限として閲覧権限を特定部門に付与し、（ｂ）ファイル名の変更するためのアクセス権限を、特定部門、ファイルの作成者であるユーザー、および管理者ユーザーの少なくとも１つにのみ付与する。

つまり、ファイル名に関連付けてアクセス権限データが管理されているため、ファイル名が変更されると、ドキュメント画像ファイルに対して設定されていたアクセス権限が、そのドキュメント画像ファイルに対して適用されなくなる。したがって、ファイル名変更権限の付与も、上述のような特定のユーザーに制限される。

また、認証サーバー３は、サーバープログラムを実行するコンピューターであって、データベース３１および認証管理部３２を備える。

データベース３１は、ユーザー登録データ４１を格納する記憶装置である。

図４は、図１におけるユーザー登録データ４１のデータ構造を説明する図である。図４に示すように、ユーザー登録データ４１は、ユーザーＩＤとユーザー名とユーザーの所属部門とを関連付けて含む。

認証管理部３２は、ユーザー登録データ４１を管理し、ユーザー認証要求を受け付けると、ユーザー登録データ４１に基づきユーザー認証を行い、認証結果を応答として送信する。なお、ユーザー認証に成功した場合、認証管理部３２は、認証結果とともに、そのユーザーの所属部門を通知する。

次に、上記画像形成装置１の動作について説明する。図５は、図１に示す画像形成装置１の動作について説明するフローチャートである。

制御部２１によりドキュメント画像ファイルが生成され、ドキュメントボックス１４ａに格納される。この時点では、ドキュメント画像ファイルの作成者ユーザーのみが、当該
ドキュメント画像ファイルに対してアクセス可能な状態となっている。そして、ドキュメントボックス１４ａに格納されると（ステップＳ１）、ドキュメント管理部２３は、ユーザー操作またはユーザー設定により指定された場合、当該ドキュメント画像ファイルに共有設定を付与する（ステップＳ２）。

ドキュメント管理部２３は、ドキュメント画像ファイルに共有設定を付与した場合、ドキュメント画像内に特定部門ワードが存在するか否かを判定する（ステップＳ４）。

そして、ドキュメント画像内に特定部門ワードが存在する場合、ドキュメント管理部２３は、特定部門ワードにより指定される特定部門に対して、そのドキュメント画像ファイルに対する特定のアクセス権限を付与し、そのアクセス権限をアクセス権限データ１４ｂに登録する（ステップＳ５）。

一方、ドキュメント管理部２３は、ドキュメント画像ファイルに共有設定を付与しなかった場合、作成者のユーザーのみがそのドキュメント画像ファイルを閲覧可能となる。

その後、ユーザーがログイン操作を行い、ログイン処理部２２がそのユーザーのログインを許可した場合、制御部２１は、そのユーザーの所属部門を特定し、アクセス権限データ１４ｂに従って、そのユーザーによるドキュメントボックス１４ａ内のドキュメント画像データへのアクセスを制限する。

例えば、そのユーザーの所属部門が閲覧許可部門としてアクセス権限データ１４ｂに登録されている共有ファイルについては、制御部２１は、そのユーザーに対して、閲覧を許可するが、そのユーザーの所属部門が閲覧許可部門としてアクセス権限データ１４ｂに登録されていない共有ファイルについては、制御部２１は、そのユーザーに対して、閲覧を許可しない。

以上のように、上記実施の形態によれば、制御部２１は、ドキュメント画像のファイルを生成し、ドキュメント管理部２３は、そのファイルが共有される場合、（ａ）企業における複数部門のうちの特定部門を示す特定部門ワードがドキュメント画像内に存在するか否かを判定し、（ｂ）特定部門ワードがドキュメント画像内に存在する場合、ファイルに対する特定のアクセス権限を特定部門に付与し、特定のアクセス権限を複数部門のうちの特定部門以外の部門には付与しない。

これにより、特定の部門に対して特定のアクセス権限を付与するためのユーザー操作が軽減される。つまり、ユーザーは、特定部門ワードをドキュメント内に記述しておくだけで、対応する特定部門のためのアクセス権限の設定が自動的に実行される。

なお、上述の実施の形態に対する様々な変更および修正については、当業者には明らかである。そのような変更および修正は、その主題の趣旨および範囲から離れることなく、かつ、意図された利点を弱めることなく行われてもよい。つまり、そのような変更および修正が請求の範囲に含まれることを意図している。

例えば、上記実施の形態において、認証サーバー３を設けずに、ユーザー登録データ４１を記憶装置１４に記憶し、ログイン処理部２２がユーザー認証を実行するようにしてもよい。

また、上記実施の形態において、（例えば通信障害などに起因して）通信装置１５を使用して認証サーバー３へのアクセスが可能ではない場合において、認証サーバー３によるユーザー認証なしでログインが許可されるときには、ドキュメント管理部２３は、アクセス権限データ１４ｂに拘わらず、ドキュメント画像ファイルへのアクセスを、ドキュメント画像ファイルの作成者のユーザーのみに許可するようにしてもよい。

また、上記実施の形態において、ドキュメント管理部２３は、所定条件を満たさないワードを特定部門ワードとして検出しないようにしてもよい。その場合、所定条件は、例えば所定ポイント以上の文字、所定フォントの文字などとされる。

また、上記実施の形態において、ドキュメント管理部２３は、ドキュメント画像において複数の特定部門ワードを検出した場合には、複数の特定部門ワードのそれぞれに対応する特定部門に対して、それぞれに対応する特定のアクセス権限を付与するようにしてもよい。

また、上記実施の形態において、ドキュメント管理部２３は、ドキュメント画像において１つの特定部門ワードを検出した場合に、複数の特定部門に対して特定のアクセス権限を付与するようにしてもよい。

また、上記実施の形態において、ドキュメント管理部２３は、特定部門ワードに基づき、特定のアクセス権限を付与する前に、例えばダイアログを操作パネル１３に表示して、ユーザーに対して、特定のアクセス権限を付与することを許可するか否かを問い合わせ、ユーザー操作によって、特定のアクセス権限を付与することが許可された場合には、特定のアクセス権限を付与し、そうではない場合には、特定のアクセス権限を付与しないようにしてもよい。さらに、そのような問い合わせを行うか否かをユーザーごとに設定可能としてもよい。

本発明は、例えば、画像形成装置に適用可能である。

１画像形成装置
３認証サーバー
１４ｂアクセス権限データ
２１制御部
２３ドキュメント管理部

Claims

ドキュメント画像のファイルを生成する制御部と、
前記ファイルが共有される場合、（ａ）企業における複数部門のうちの特定部門を示す特定部門ワードが前記ドキュメント画像内に存在するか否かを判定し、（ｂ）前記特定部門ワードが前記ドキュメント画像内に存在する場合、前記ファイルに対する特定のアクセス権限を前記特定部門に付与し、前記特定のアクセス権限を前記複数部門のうちの前記特定部門以外の部門には付与しないドキュメント管理部と、
を備えることを特徴とする画像形成装置。
前記ドキュメント管理部は、前記ファイルのアクセス権限データを、前記ファイルのファイル名に関連付けて管理し、（ａ）前記特定のアクセス権限として閲覧権限を前記特定部門に付与し、（ｂ）前記ファイル名の変更するためのアクセス権限を、前記特定部門、前記ファイルの作成者であるユーザー、および管理者ユーザーの少なくとも１つにのみ付与することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
前記ユーザーのユーザーＩＤと前記ユーザーの所属部門とを関連付けて含むユーザー登録データを管理し前記ユーザー登録データに基づきユーザー認証を行う認証サーバーと通信するための通信装置をさらに備え、
前記ドキュメント管理部は、前記通信装置を使用して前記認証サーバーへのアクセスが可能ではない場合には、前記ファイルへのアクセスを前記ファイルの作成者のユーザーのみに許可すること、
を特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
前記ドキュメント管理部は、前記ドキュメント画像内の所定位置の領域において前記特定部門ワードが存在するか否かを判定し、前記特定部門ワードが前記領域に存在する場合、前記ファイルに対する特定のアクセス権限を前記特定部門に付与し、前記特定のアクセス権限を前記複数部門のうちの前記特定部門以外の部門には付与しないことを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。
前記ドキュメント管理部は、前記特定部門ワードが前記ドキュメント画像内に存在しない場合、ユーザー操作またはユーザー設定に基づいて、前記特定のアクセス権限を前記ファイルの作成者のユーザーのみに付与するか、前記特定のアクセス権限を前記複数部門のすべての部門に付与するかを選択することを特徴とする請求項１記載の画像形成装置。