JP2018156268A - 情報処理装置とその制御方法及びプログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】電子メールを用いたコミュニケーションにおける情報の錯綜を抑制する。【解決手段】情報処理装置100は、電子メールの編集開始日時を記憶する時間記憶部201、編集された電子メールの送信先を抽出する送信先抽出部202、時間記憶部201が記憶した編集開始日時から電子メールの送信指示を受け付けるまでの間に送信先抽出部202が抽出した送信先から受信した電子メールを検索する電子メール検索部203電子メール検索部203が送信先から受信した電子メールを抽出した場合に抽出された電子メールをユーザに通知する通知部204を備える。【選択図】図2
Description
本発明は、情報処理装置とその制御方法及びプログラムに関し、特に電子メールを用いたコミュニケーションを改善する技術に関する。
近年、業務指示や業務報告に電子メールが広く用いられている。電子メールは双方向のコミュニケーションツールではないため、電子メールを用いたコミュニケーションにおける不明点は、電子メールを含む何らかの手段を用いて後から確認することが必要になる。
電子メールによるコミュニケーションで発生する事象の1つとして、電子メールの受信者が、受信した電子メールの内容の不明点について元の電子メールの送信者に電子メールにより問い合わせを行うために、電子メールの編集を始めることがある。その一方で、元の電子メール送信者も、送信した電子メールの内容を送信後に補足又は訂正等した方がよいと判断し、先に送信した電子メールの内容を補足等するために電子メールの編集を始めることがある。
こうして、同一の電子メールの内容について、その送信者が補足の電子メールを編集し始める共に、その受信者は問い合わせの電子メールを編集し始めるという事態が発生する。この場合に往々にして、元の電子メールの送信者による補足の電子メールが送信されるタイミングが、受信者が問い合わせの電子メールを送信するタイミングより早いことがある。そして、元の電子メールの受信者が、元の電子メール送信者から補足の電子メールを受信していたことに気付かずに、元の電子メールについての問い合わせの電子メールを送信してしまうことがある。
この場合に、元の電子メール送信者は、元の電子メールの受信者からの問い合わせの電子メールは、自身が送信した補足の電子メールを読んだ上で送信されたものと思い込むことが多く、その結果、問い合わせの電子メールを読んで混乱することがある。また、元の電子メールの受信者は、自身が送信した問い合わせの電子メールを読んだ上で補足の電子メールが送信されてきたのか否かがわからず、その結果、補足の電子メールを読んで混乱することがある。
電子メールの送受信に伴ってコミュニケーションが混乱する例は上記の例に限られず、このような電子メールによるコミュニケーションの錯綜を回避する技術が、種々、提案されている。例えば、特許文献1には、電子メールのスレッドを組として表示し、そのスレッドに新たな投稿(電子メールの送信)が行われると、その旨を電子メールの受信者と送信者に通知する技術が提案されている。
しかしながら、上記特許文献1に記載された技術では、スレッドに新たな電子メールの受信があることが通知されるのみであるため、新たに送信された電子メールがスレッドに分類される条件を満たさない場合には、送信者が同じであっても通知は行われない。よって、上述した電子メールの送受信に伴うコミュニケーションの錯綜が生じ得る。また、ユーザは、以前の電子メールに対する応答や問い合わせの電子メールを編集した後に、スレッドの通知に気付かずに、送信してしまう事態も起こり得る。
本発明は、電子メールを用いたコミュニケーションにおける情報の錯綜を抑制することを可能とする提供することを目的とする。
本発明に係る情報処理装置は、電子メールの編集開始日時を記憶する記憶手段と、編集された電子メールの送信先を抽出する抽出手段と、前記記憶手段が記憶した編集開始日時から前記電子メールの送信指示を受け付けるまでの間に前記抽出手段が抽出した送信先から受信した電子メールを検索する検索手段と、前記検索手段が前記送信先から受信した電子メールを抽出した場合に前記抽出された電子メールの通知を行う通知手段と、を備えることを特徴とする。
本発明によれば、電子メールを用いたコミュニケーションにおいて情報の錯綜が生じるのを抑制して、ユーザビリティを向上させることができる。
以下、本発明の実施形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。図1は、本発明の実施形態に係る情報処理装置100の概略構成を示すブロック図である。情報処理装置100は、ディスプレイ101、VRAM102、BMU103、キーボード104、PD105、CPU106、ROM107、RAM108、HDD109、記憶媒体110、ネットワークI/F111及びバス112を有する。情報処理装置100は、具体的には、パーソナルコンピュータ(デスクトップ型、ラップトップ型、タブレット型等)であるが、本発明は、電子メールの作成と送受信を行う機能を有するすべての情報処理装置に適用が可能である。よって、情報処理装置100は、例えば、携帯電話やスマートフォン等の携帯型の通信端末であってもよい。
ディスプレイ101は、情報処理装置100上で動作するOSや各種のアプリケーション(ソフトウェア)に対するユーザインタフェース等の各種の情報を表示する表示手段であり、例えば、液晶表示装置等である。各種のアプリケーションには電子メールの送受信を行うためのアプリケーションが含まれ、各種の情報には電子メールの送受信を行うためのアイコン、メッセージ表示/編集ウィンドウ、電子メール編集メニュー等が含まれる。VRAM102には、ディスプレイ101に各種情報を表示するためのデータが記憶される。VRAM102に記憶されたデータは、所定の規定にしたがってディスプレイ101に転送され、これにより、ディスプレイ101に各種の情報がアイコンやメニュー、オブジェクト(画像(写真、イラスト)、テキスト(文書)等の表示対象物)として表示される。
BMU(bit move unit)103は、メモリ間(例えば、VRAM102とRAM108との間)のデータ転送や、メモリとI/Oデバイス(例えば、RAM108とネットワークI/F111)との間のデータ転送を制御する。キーボード104は、文字や数字等を入力するための各種キーを有する入力手段の1つである。キーボード104は、ディスプレイ101に設けられたタッチパネルを用いたスクリーンキーボードであってもよい。PD(pointing device)105は、ディスプレイ101に表示されたアイコンやメニュー、その他のコンテンツ等の指定、オブジェクトのドラッグドロップ等に用いられる入力手段である。PD105は、例えば、マウスやディスプレイ101に設けられるタッチパネルである。
ROM107は、情報処理装置100の起動に必要なBIOS等の制御プログラムやデータを格納する記憶部である。RAM108は、CPU106のワーク領域や、各種データを一時的に記憶する一次記憶領域、各種プログラムのロード領域等を有する記憶部である。HDD109は、OSプログラム、各種の制御プログラム、OSプログラム上で実行可能な各種アプリケーション(ソフトウェア)のプログラム、各種のデータ等を格納する記憶手段である。記憶媒体110は、例えば、メモリカード等の半導体記憶デバイス、DVD−RAM等の光学ディスク等であり、例えば、情報処理装置100での編集に供されるデータファイル等を記憶している。なお、情報処理装置100での編集に供されるデータファイル等は、HDD109に記憶されていてもよい。
CPU106は、ROM107に格納された各種の制御プログラムを実行することにより、情報処理装置100を構成する各種ハードウェアの全体的な制御を行う。また、CPU106は、HDD109等に格納されたOSプログラムやアプリケーションプログラムをRAM108に展開して、プログラムに従った各種の処理を実行する。アプリケーションプログラムは、記憶媒体110に記憶されていてもよい。ネットワークI/F111は、ネットワーク130を介してCPU106と外部機器(不図示)との通信を可能とするインタフェースである。CPU106に対する制御プログラムの提供は、ネットワークI/F111を介してネットワーク経由で他の情報処理装置(外部機器)等から行うこともできる。バス112は、アドレスバス、データバス及びコントロールバスを含み、情報処理装置100を構成する各ブロック間でのデータ通信を可能とする。不図示であるが、情報処理装置100は、USB規格等の所定の規格に従う外部装置を接続するためのポートと、装着された外部装置とCPU106との間のデータ通信を可能とするインタフェース等を有する。
図2は、情報処理装置100において電子メールの送受信を行う制御ブロックを説明する図である。電子メール管理ブロック200は、時間記憶部201、送信先抽出部202、電子メール検索部203、通知部204及び電子メール送受信部205を有する。電子メール管理ブロック200の機能は、CPU106がHDD109等に格納された電子メール作成/送受信アプリケーションをRAM108に読み出し、情報処理装置100を構成する各部の動作を制御することによって実現される。なお、電子メール管理ブロック200は、CPU106とは別の専用プロセッサとして準備されていてもよい。
時間記憶部201は、情報処理装置100のユーザが電子メールの送信のために編集を開始した時間を記憶する。編集対象の電子メールは、新規送信の電子メールであってもよいし、受信した電子メールに返信するための電子メールであってもよいし、受信した電子メールの転送であっても構わない。送信先抽出部202は、ユーザによる編集中の電子メールの送信先(の電子メールアドレス)を抽出する。
電子メール検索部203は、時間記憶部201が記憶した時間以降の所定のタイミングで電子メール送受信部205が受信した電子メールの中から、送信先抽出部202が抽出した送信先の電子メールアドレスから受信した電子メールを検索、抽出する。通知部204は、電子メール検索部203によって抽出された電子メールの数に応じて、電子メールの本文をディスプレイ101に表示し又は電子メール一覧を生成してディスプレイ101に表示してユーザに通知する。電子メール送受信部205は、ユーザ宛の電子メールを受信する。また、電子メール送受信部205は、電子メール検索部203が抽出した電子メールが0通の場合、つまり、時間記憶部201が記憶した時間以降に送信予定の電子メールの送信先から受信した電子メールがない場合に、送信予定の電子メールを送信する。
次に、電子メール管理ブロック200の動作について、具体的に説明する。図3は、情報処理装置100で電子メールの作成(編集)や送受信を行う際の処理を説明するフローチャートである。図3のフローチャートにおける各処理は、CPU106が、電子メール作成/送受信アプリケーションを実行して所定の処理を実行すると共に情報処理装置100を構成する各部を制御して電子メール管理ブロック200として機能することにより実現される。
CPU106は、情報処理装置100のユーザが電子メール作成/送受信アプリケーションが起動され、そのメニュー上で「新規作成」、「返信」又は「転送」等が選択されたことで、電子メール編集を開始したことを検知すると、本処理を開始する。編集対象の電子メールは新規作成の電子メール、受信した電子メールに返信するための電子メール、受信した電子メールの転送のいずれであっても構わない。
ステップS301においてCPU106は、時間記憶部201として機能し、電子メール編集開始日時を記憶する。なお、ユーザが電子メールの編集を中断して、「下書き」又は「草稿箱」と呼ばれるフォルダに書きかけの電子メールを一時保存する場合がある。この場合、時間記憶部201に記憶した電子メール編集開始日時を保持し、一時保存された電子メールが保存先から読み出されて再度編集が開始されたときの電子メール編集開始日時としてそのまま使用するようにしてもよい。これに対して、書きかけの電子メールを一時保存したときに時間記憶部201に記憶しておいた電子メール編集開始日時を消去し、後に一時保存された電子メールが呼び出されて再度編集が開始されたときに、電子メールの編集開始日時を新規に記憶し直してもよい。
ステップS302においてCPU106は、ユーザの入力に応じて電子メールを編集する。通常、ユーザは、電子メールの編集が終了すると、電子メールの送信を行おうとする。そこで、ステップS303においてCPU106は、ユーザによる電子メールの送信指示があったか否かを判定する。CPU106は、電子メールの送信指示があったと判定した場合(S303でYES)、処理をステップS304へ進める。一方、電子メールの送信指示がないということは電子メールの編集が続いていると判断することができるため、CPU106は、電子メールの送信指示がないと判定した場合(S303でNO)、処理をステップS302へ戻す。
ステップS304においてCPU106は、送信先抽出部202として機能し、編集中の電子メールの送信先(の電子メールアドレス)を抽出する。ステップS305においてCPU106は、電子メール送受信部205として機能し、ネットワークI/F111を介して電子メールサーバ(POPサーバ)からユーザ宛の電子メールを受信し、受信日時を時間記憶部201によって記憶する。ステップS306においてCPU106は、電子メール検索部203として機能し、ステップS304で抽出した電子メールの送信先の電子メールアドレスを電子メール検索の検索キーワードに設定する。そして、CPU106は、ステップS301で記憶した時間から現在までの間に受信したすべての電子メールを、設定した検索キーワードで検索し、該当する電子メールを抽出する。
ステップS307においてCPU106は、ステップS306で抽出した電子メールの数に応じて処理を分岐させる。CPU106は、抽出した電子メールが0(ゼロ)通の場合には処理をステップS318へ進め、抽出した電子メールが1通の場合には処理をステップS308へ進め、抽出した電子メールが1通より多い(複数の)場合には処理をステップS309へ進める。
ステップS308においてCPU106は、通知部204として機能し、該当する電子メール(抽出された1通の電子メール)の本文をディスプレイ101に表示する。これにより、ユーザは、ディスプレイ101に表示された電子メールの内容を閲覧、確認することができ、送信予定の電子メールをそのままの内容で送信するか又は再度編集してから送信するかを判断することができる。ステップS309においてCPU106は、通知部204として機能し、該当する複数の電子メールの一覧をディスプレイ101に表示する。これによりユーザは、一覧に表示された電子メールのタイトル(件名)を見て、一覧に表示された電子メールが送信予定の電子メールに関連するものか否かを判別することができる。また、ユーザは、一覧に表示された電子メールを個別に開いて本文を表示し、内容を閲覧、確認し、送信予定の電子メールをそのままの内容で送信するか又は再度編集してから送信するかを判断することができる。ステップS308,S309の後、処理はステップS310へ進められる。
ステップS310においてCPU106は、ステップS303で送信の指示がなされた電子メールの再編集が指示されたか否か、つまり、ユーザが電子メールの再編集を開始したか否かを判定する。CPU106は、電子メールの再編集が指示されたと判定した場合(S310でYES)、処理をステップS301へ戻し、電子メールの再編集は指示されていない判定した場合(S310でNO)、処理をステップS311へ進める。なお、CPU106は、電子メールの再編集が指示された場合には、時間記憶部201として機能し、記憶していた電子メール編集開始日時を再編集の開始日時に更新し、記憶する(S301)。
ここで、ステップS310での判定方法について説明する。例えば、ステップS308で表示された電子メールに対する返信が選択された場合(ユーザインタフェースにある返信ボタンが押下された場合)には、電子メールの再編集が指示されたものと判定される構成とすることができる。この場合、送信予定の電子メールは「下書き(草稿箱)」へ移動される構成となっていてもよいし、破棄される構成となっていてもよい。そして、ステップS308で表示された電子メールに対して返信や転送が選択されることなく電子メールの表示画面(ウィンドウ)が閉じられた場合には、送信予定の電子メールの送信が指示されたものと判定される構成とすることができる。ステップS309において所定の電子メールが開かれた場合も、これと同様の処理が可能である。
或いは、ステップS308での本文表示とステップS309の一覧表示と共に、送信予定の電子メールに対する指示をユーザに選択させるためのメッセージと応答ボタンがディスプレイ101表示されるようにしてもよい。例えば、CPU106は、「送信予定の電子メールを送信しますかそれとも再編集しますか?」のメッセージと「送信」及び「再編集」の応答ボタンをディスプレイ101に表示する。この場合、CPU106は、「再編集」がPD105により選択されたと判定した場合、処理をステップS302に戻して、送信予定の電子メールを編集画面でディスプレイ101に表示する。一方、CPU106は、「送信」がPD105により選択されたと判定した場合には、処理をステップS311へ進める。メッセージは上記の例に限定されるものではなく、送信予定の電子メールの送信可否を選択することができるものであればよい。
ステップS311においてCPU106は、ステップS310の判定の結果にしたがって電子メールの送信指示を受け付ける。なお、ステップS317からの戻りでのステップS311の場合、CPU106はステップS317の判定の結果にしたがって電子メールの送信指示を受け付ける。ステップS312,S313の処理は、ステップS305,S306と実質的に同じである。すなわち、ステップS312においてCPU106は、電子メール送受信部205として機能し、電子メールサーバ(POPサーバ)からユーザ宛の電子メールを受信する。つまり、CPU106は、前回の電子メールの受信処理後、現在までの間にユーザ宛に送信された電子メールを受信する。ステップS313においてCPU106は、電子メール検索部203として機能し、ステップS312で受信した電子メールの中から、送信予定の電子メールの送信先から受信した電子メールを抽出する。
ステップS314においてCPU106は、ステップS307と同様に、ステップS313で抽出した電子メールの数に応じて処理を分岐させる。CPU106は、抽出した電子メールの数が0通の場合には処理をステップS318へ進め、抽出した電子メールが1通の場合には処理をステップS315へ進め、抽出した電子メールが1通より多い場合には処理をステップS316へ進める。ステップS315,S316の処理はそれぞれ、ステップS308,S309の処理と同じであるため、ここでの説明を省略する。
ユーザは、ステップS315,S316で電子メールの内容(本文又はタイトル(件名))を確認することで、送信予定の電子メールを送信するか再編集するかを判断することができる。よって、ステップS317においてCPU106は、送信予定の電子メールの送信が指示されたか否かを判定する。ステップS317の判定方法は、実質的にステップS310の判定方法と同じであるので、詳細な説明は省略する。
CPU106は、送信予定の電子メールを再編集することが選択されたと判定した場合(S317でYES)、処理をステップS301へ戻す。一方、CPU106は、送信予定の電子メールを送信することが選択されたと判定した場合(S317でNO)、処理をステップS311へ戻す。こうして、ステップS313で抽出される電子メールが0通となって、ステップS315からステップS318へ進めることができるようになるまで、ステップS311〜S317の処理が繰り返されることになる。ステップS318においてCPU106は、電子メール送受信部205として機能し、ネットワークI/F111を介して送信予定の電子メールを送信する。ステップS318により、本処理は終了となる。
以上の説明の通り、情報処理装置100では、ユーザが電子メールの送信を決定した後に、送信予定の電子メールの送信先から自動で電子メールを受信し、受信する電子メールが0通になるまで送信を中止し、受信した電子メールの確認を容易とする。これにより、ユーザと送信先との間での電子メールによる連絡が入れ違いになるのを防止することができる。よって、ユーザは、内容の理解を誤認してしまう可能性のある電子メールを送信先に送信してしまうのを防止することができる。
なお、上記フローでは、ステップS307において抽出された電子メールが1通であった場合にステップS308に進んで電子メールの本文をディスプレイ101に表示するようにした。しかし、これに限定されず、抽出された電子メールが1通であった場合であっても、ステップS309へ進んで一覧でディスプレイ101に表示するようにしてもよい。逆に、ステップS307において抽出された電子メールが複数あった場合に、すべての電子メールの本文をディスプレイ101に表示するようにしてもよい。また、ステップS309で表示された電子メールの一覧から選択された電子メールを開く(本文を表示する)際に、その電子メールへの返信を行うための編集画面で開くようにしてもよい。不図示であるが、ステップS307,S308に進んだ場合とステップS315,S316に進んだ場合には、送信予定の電子メールを送信も再編集もせずに破棄して、処理をステップS301に戻すようにしてもよい。
以上、本発明をその好適な実施形態に基づいて詳述してきたが、本発明はこれら特定の実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の様々な形態も本発明に含まれる。例えば、上記実施形態では、電子メールの送受信方式として、ポーリング型電子メール配送プロトコルが用いられていることを前提としたが、これに限らず、プッシュ型電子メール配送プロトコルが用いられていてもよい。この場合には、実質的にステップS305,S312の処理は不要となるが、強制的にステップS305,S312の処理を行うようにしてもよい。
本発明は、上述した実施形態の1以上の機能を実現するプログラムを、ネットワーク又は記憶媒体を介してシステム又は装置に供給し、そのシステム又は装置のコンピュータにおける1つ以上のプロセッサがプログラムを読出し実行する処理でも実現可能である。また、1以上の機能を実現する回路(例えば、ASIC)によっても実現可能である。
100 情報処理装置
101 ディスプレイ
106 CPU
111 ネットワークI/F
200 電子メール管理ブロック
201 時間記憶部
202 送信先抽出部
203 電子メール検索部
204 通知部
205 電子メール送受信部
101 ディスプレイ
106 CPU
111 ネットワークI/F
200 電子メール管理ブロック
201 時間記憶部
202 送信先抽出部
203 電子メール検索部
204 通知部
205 電子メール送受信部
Claims (8)
- 電子メールの編集開始日時を記憶する記憶手段と、
編集された電子メールの送信先を抽出する抽出手段と、
前記記憶手段が記憶した編集開始日時から前記電子メールの送信指示を受け付けるまでの間に前記抽出手段が抽出した送信先から受信した電子メールを検索する検索手段と、
前記検索手段が前記送信先から受信した電子メールを抽出した場合に前記抽出された電子メールの通知を行う通知手段と、を備えることを特徴とする情報処理装置。 - 前記編集された電子メールの送信指示を受け付けると、前記情報処理装置のユーザ宛への電子メールの受信を行う受信手段を備えることを特徴とする請求項1に記載の情報処理装置。
- 前記検索手段が前記送信先から受信した電子メールを抽出しない場合に、前記送信指示を受け付けた電子メールを送信する送信手段を備えることを特徴とする請求項1又は2に記載の情報処理装置。
- 前記記憶手段は、編集中の電子メールが一時保存された後に保存先から読み出されて再度編集が開始された場合、前記電子メールについて記憶していた編集開始日時を再度編集が開始された日時に更新することを特徴とする請求項1乃至3のいずれか1項に記載の情報処理装置。
- 前記記憶手段は、編集中の電子メールが一時保存された後に保存先から読み出されて再度編集が開始された場合であっても、前記電子メールについて記憶していた編集開始日時を保持すること特徴とする請求項1乃至3のいずれか1項に記載の情報処理装置。
- 前記検索手段が前記送信先から受信した電子メールを抽出した場合に、前記送信指示がなされた電子メールの送信可否の選択を受け付ける選択手段を備えることを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載の情報処理装置。
- 情報処理装置の制御方法であって、
電子メールの編集が開始された日時を記憶する記憶ステップと、
前記編集された電子メールの送信指示を受け付ける受け付けステップと、
前記送信指示がなされた電子メールの送信先を抽出する抽出ステップと、
前記記憶ステップで記憶した日時から前記送信指示を受け付けるまでの間に前記抽出ステップで抽出した送信先から受信した電子メールを検索する検索ステップと、
前記検索ステップで前記送信先から受信した電子メールを抽出した場合に、前記抽出された電子メールを前記情報処理装置のユーザに通知する通知ステップと、を有することを特徴とする情報処理装置の制御方法。 - コンピュータを請求項1乃至6のいずれか1項に記載の情報処理装置の各手段として機能させることを特徴とするプログラム。
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