JP2017004461A - マニュアル生成システムおよびマニュアル生成方法ならびにマニュアル生成プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】マニュアルを作成する工数を削減可能にする技術を提供する。【解決手段】ディスプレイに表示されている操作画面の画面データを自動で取得する画面データ取得部１４０と、操作画面の操作方法を説明する音声の音声データを取得する音声データ取得部１１０と、音声データ取得部１１０が取得した音声データをテキストデータに変換するデータ処理部１３０と、画面データ取得部１４０が取得した画面データと、データ処理部１３０により変換されたテキストデータとを対応付けてマニュアル記憶部１５０に記憶するマニュアル生成部１２０とを有する。【選択図】図１

Description

本発明は、マニュアル生成システムおよびマニュアル生成方法ならびにマニュアル生成プログラムに関する。

システムがバージョンアップされた場合や新たに作成された場合に、利用者に操作方法を説明するためのマニュアルが必要になる。また、システムがバージョンアップされた場合には、改訂前のマニュアルの全体的な見直しが必要になる。マニュアルは、ディスプレイに表示される操作画面のハードコピーごとに対応する操作方法が入力されることで作成される。

特開２０１４−２３５５０４号公報（特許文献１）には、「マニュアルに含める画像データと、マニュアルに含めるテキストデータと、マニュアルを区分けした区分と、当該マニュアルの区分に含める画像データを示す情報と、当該マニュアルの区分に含めるテキストデータを示す情報と、を有する構成管理情報と、ファイル形式と、当該ファイル形式で適用する画像データ及びテキストデータの配置と、を有する形式管理情報と、を記憶する記憶部と、形式管理情報に基づいて、入力されたファイル形式に対応する配置を特定し、当該特定した配置に従い、区分ごとに、画像データと、テキストデータとを配置したマニュアルデータを生成する変換部と、を有する」技術が開示されている。

特開２０１４−２３５５０４号公報

特許文献１に開示された技術では、異なるファイル形式でマニュアルが作成される場合でも、マニュアル作成が容易となる。しかしながら、特許文献１に開示された技術では、マニュアルを作成するために、ディスプレイに表示される各操作画面のハードコピーを取得し、取得したハードコピーごとに具体的な操作方法を手入力する工数が発生する。

本発明の目的は、マニュアルを作成する工数を削減可能にする技術を提供することである。

本願において開示される発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、次の通りである。

本発明の一実施の形態のマニュアル生成システムは、ディスプレイに表示されている操作画面の画面データを自動で取得する画面データ取得部を有する。また、前記操作画面の操作方法を説明する音声の音声データを取得する音声データ取得部を有する。また、前記音声データ取得部が取得した前記音声データをテキストデータに変換するデータ処理部を有する。また、前記画面データ取得部が取得した前記画面データと、前記データ処理部により変換された前記テキストデータとを対応付けてマニュアル記憶部に記憶するマニュアル生成部を有する。

また、本発明の一実施の形態のマニュアル生成方法は、画面データ取得部が、ディスプレイに表示されている操作画面の画面データを自動で取得する画像データ取得ステップを有する。また、音声データ取得部が、前記操作画面の操作方法を説明する音声の音声データを取得する音声データ取得ステップを有する。また、データ処理部が、前記音声データ取得部が取得した前記音声データをテキストデータに変換するデータ変換ステップを有する。また、マニュアル生成部が、前記画面データ取得部が取得した前記画面データと、前記データ処理部により変換された前記テキストデータとを対応付けてマニュアル記憶部に記憶するマニュアル生成ステップを有する。

また、本発明の一実施の形態のマニュアル生成プログラムは、ディスプレイに表示される画面の画面データを取得する画面データ取得部と、マイクに発声された音声の音声データを取得する音声データ取得部と、データ処理を実行するデータ処理部と、マニュアルを生成するマニュアル生成部とを有するマニュアル生成システムのコンピュータに実行させるためのマニュアル生成プログラムであって、前記画面データ取得部が、ディスプレイに表示されている操作画面の画面データを自動で取得する画像データ取得ステップを前記コンピュータに実行させる。また、前記音声データ取得部が、前記操作画面の操作方法を説明する音声の音声データを取得する音声データ取得ステップを前記コンピュータに実行させる。また、前記データ処理部が、前記音声データ取得部が取得した前記音声データをテキストデータに変換するデータ変換ステップを前記コンピュータに実行させる。また、前記マニュアル生成部が、前記画面データ取得部が取得した前記画面データと、前記データ処理部により変換された前記テキストデータとを対応付けてマニュアル記憶部に記憶するマニュアル生成ステップを前記コンピュータに実行させる。

本願において開示される発明のうち、代表的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば以下のとおりである。

本発明の代表的な実施の形態によれば、マニュアルを作成する工数を削減できる。

本発明の一実施の形態におけるマニュアル生成システムの構成例の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態におけるマニュアル生成システムのマニュアル記憶部に記憶されているマニュアルデータの構成例の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態におけるマニュアル生成システムの修正履歴記憶部に記憶されている修正履歴データの構成例の概要を示す図である。 本発明の一実施の形態におけるマニュアルデータが生成される過程を説明する図である。 本発明の一実施の形態におけるマニュアルデータが自動修正される過程を説明する図である。 本発明の一実施の形態における全体処理の概要を示す図である。

以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、実施の形態を説明するための全図において、同一部には原則として同一の符号を付し、その繰り返しの説明は省略する。

＜システム構成＞
図１は、本発明の一実施の形態におけるマニュアル生成システム１００の構成例の概要を示す図である。図１に示されるように、マニュアル生成システム１００は、音声データ取得部１１０と、マニュアル生成部１２０と、データ処理部１３０と、画面データ取得部１４０と、マニュアル記憶部１５０と、修正履歴記憶部１６０とを有する。

また、マニュアル生成システム１００は、所定のハードウェアおよびソフトウェアにより実装される。例えば、マニュアル生成システム１００は、プロセッサやメモリなどを有するコンピュータにより構成され、プロセッサにより実行されるメモリ上のプログラムが、マニュアル生成システム１００としてコンピュータを機能させる。

マニュアル記憶部１５０には、改訂前または改訂後のマニュアルを出力（ディスプレイに表示、プリンターからプリントアウト）するのに必要なデータが記憶されている。詳細には、マニュアル記憶部１５０には、改訂前または改訂後の操作画面のハードコピーである画面データと、改訂前または改訂後の操作画面の操作方法を説明する文字情報であるテキストデータとを含むマニュアルデータ（後述、図２）が記憶されている。

マニュアル記憶部１５０に記憶されている改訂前の操作画面の画面データは、システムがバージョンアップした場合に、画面データ取得部１４０により取得される改訂後の操作画面の画面データへ更新される。また、マニュアル記憶部１５０に記憶されている改訂前の操作画面の操作方法を説明するためのテキストデータは、システムがバージョンアップした場合に、音声データ取得部１１０により取得される音声データに基づくテキストデータへ更新される。

改訂前のマニュアルデータから改訂後のマニュアルデータへ更新された後、マニュアル生成システム１００は、必要に応じて修正後テキストデータ（改訂後のマニュアルデータを構成するテキストデータを修正するためのテキストデータ）の入力を受け付ける。マニュアル生成システム１００が入力を受け付けた修正後テキストデータと、修正前のテキストデータである修正前テキストデータとは、データ処理部１３０により、対応付けられて修正履歴記憶部１６０に記憶される。

画面データ取得部１４０は、マニュアル生成システム１００のディスプレイに表示されている操作画面の画面データを自動で取得する。例えば、画面データ取得部１４０は、操作画面が変化した場合に画面データを自動で取得する。

マニュアル作成者は、表示されている操作画面を確認することで、操作方法を説明する音声をマニュアル生成システム１００のマイクに発声する。また、マニュアル作成者は、ディスプレイに表示されている操作画面が変化する度に、変化した後の操作画面の操作方法をマイクに向けて発声する。音声データ取得部１１０は、マニュアル作成者により発声された音声の音声データを取得する。そして、音声データ取得部１１０は、取得した音声データをデータ処理部１３０へ入力する。

データ処理部１３０は、音声データ取得部１１０が取得した音声データをテキストデータに変換する。データ処理部１３０は、変換後のテキストデータをキーに修正履歴記憶部１６０を検索する。データ処理部１３０は、変換後のテキストデータに含まれる修正前テキストデータと対応する修正後テキストデータを取得する。そして、データ処理部１３０が、修正前テキストデータと修正後テキストデータとに基づき、テキストデータに含まれる修正前テキストデータを修正後テキストデータへ変換することで、前記テキストデータを修正する。詳細には、データ処理部１３０は、テキストデータと一部が一致する修正前テキストデータを含む修正履歴データを取得し、取得した修正履歴データに含まれる修正後テキストデータを取得する。そして、データ処理部１３０は、テキストデータと一致する部分を取得した修正後テキストデータへ修正し、修正した後のテキストデータをマニュアル生成部１２０に入力する。

また、データ処理部１３０は、入力を受け付けた修正後テキストデータと、修正前テキストデータとを対応付けて修正履歴記憶部１６０に記憶する。

マニュアル生成部１２０は、ディスプレイに表示されている操作画面の画面データと、操作画面に含まれる管理番号とを取得する。マニュアル生成部１２０は、取得した管理番号と対応する改訂前のマニュアルデータを取得する。マニュアル生成部１２０は、取得した改定前のマニュアルデータに含まれる画面データを画面データ取得部１４０により取得される改訂後の画面データへ更新するとともに、改訂前の操作説明のテキストデータを音声データ取得部１１０により取得された音声データに基づくテキストデータへ更新する。そして、マニュアル生成部１２０は、更新後（改訂後）のマニュアルデータをマニュアル記憶部１５０に記憶する。

＜マニュアルデータ＞
図２は、本発明の一実施の形態におけるマニュアル生成システム１００のマニュアル記憶部１５０に記憶されているマニュアルデータの構成例の概要を示す図である。図２に示されるようにマニュアルデータは、[管理番号]、 [画面データ]、[テキストデータ]などのデータ項目から構成される。

[管理番号]は、操作説明の対象である操作画面を識別するための符号を示す。管理番号は、操作画面が遷移する順番と対応しており、昇順に割り当てられる。[画面データ]は、操作画面を表示するためのデータである。[テキストデータ]は、操作画面の操作方法を説明する文字情報である。

＜修正履歴データ＞
図３は、本発明の一実施の形態におけるマニュアル生成システム１００の修正履歴記憶部１６０に記憶されている修正履歴データの構成例の概要を示す図である。図３に示されるように修正履歴データは、[修正前テキストデータ]、[修正後テキストデータ]などのデータ項目から構成される。

[修正前テキストデータ]は、修正前のテキストデータの内容を示す。[修正後テキストデータ]は、修正後のテキストデータの内容を示す。

＜マニュアルデータの更新＞
図４は、本発明の一実施の形態におけるマニュアルデータが生成される過程を説明する図である。

図４に示されるように、ディスプレイ４１０に表示される画面Ａ７０１には、ボタンＡ７０２が表示されている。画面データ取得部は、ディスプレイ４１０に表示されている画面Ａ７０１の画面データを自動で取得する。

画面Ａ７０１の画面データが取得された後、マニュアル作成者４３０は、ディスプレイ４１０に表示されている画面Ａ７０１の操作方法として「ボタンＡを押します」とマイク４２０に向けて発声する。そして、音声データ取得部は、マイク４２０に発声された音声の音声データを取得する。

マニュアル生成システム１００が、操作画面を変化させるための入力を受け付けると、ディスプレイに表示される操作画面は、ボタンＢ７１２が表示される画面Ｂ７１１へ変化する。操作画面が変化すると、画面データ取得部は、ディスプレイ４１０に表示されている画面Ｂ７１１の画面データを自動で取得する。

画面Ｂ７１１の画面データが取得された後、マニュアル作成者４３０は、ディスプレイ４１０に表示されている画面Ｂ７１１の操作方法として「ボタンＢを押します」とマイク４２０に向けて発声する。そして、音声データ取得部は、マイク４２０に発声された音声の音声データを取得する。

上述した処理は、すべての操作画面について画面データと音声データとが取得されるまで繰り返し実行され、これにより、マニュアル記憶部１５０に記憶される改訂前のすべてのマニュアルデータが改訂後のマニュアルデータ７２１へと更新される。

＜マニュアルデータの自動修正＞
図５は、本発明の一実施の形態におけるマニュアルデータが自動修正される過程を説明する図である。

図５に示されるように、修正前のマニュアルデータ８０１に含まれる「ボタンＡを押します」を修正後のマニュアルデータ８０２の「ボタンＡを押下する」へ修正すると、修正前テキストデータ「押します」と修正後テキストデータ「押下する」とを対応付けた変更履歴データ８０３が、修正履歴記憶部に記憶される。

その後、マニュアルデータが更新される際には、変更履歴データ８０３が反映される。例えば、次回のマニュアルデータの更新時に、ディスプレイ４１０に表示される画面Ｃ８０４には、ボタンＣ８０５が表示される。マイク４２０に音声「ボタンＣを押します」が発声されると、音声データ取得部は、マイク４２０に発声された音声「ボタンＣを押します」の音声データを取得する。

データ処理部は、テキストデータ「押します」と一致する修正前テキストデータを含む修正履歴データを取得し、取得した修正履歴データを構成する修正後テキストデータ「押下する」を取得する。そして、マニュアル生成部は、取得した修正後テキストデータ「押下する」に基づき、修正前のテキストデータ「ボタンＣを押します」を修正後のテキストデータ８０６「ボタンＣを押下する」へと修正する。

＜全体処理＞
図６は、本発明の一実施の形態における全体処理の概要を示す図である。

まず、Ｓ６０１にて、マニュアル生成システム１００は、マニュアルが作成される対象であるマニュアル作成対象システムの操作画面をディスプレイ４１０に表示する。

次に、Ｓ６０２にて、マニュアル生成システム１００のマニュアル生成部１２０は、ディスプレイ４１０に表示されている操作画面の画面データと、操作画面に含まれる管理番号とを取得する。

次に、Ｓ６０３にて、マニュアル作成者により、表示されている操作画面の操作方法を説明する音声がマニュアル生成システム１００のマイク４２０に発声される。マニュアル生成システム１００の音声データ取得部１１０は、マイク４２０に発声された音声の音声データを取得し、取得した音声データをデータ処理部１３０に入力する。

次に、Ｓ６０４にて、マニュアル生成システム１００のデータ処理部１３０は、Ｓ６０３にて入力された音声データをテキストデータに変換する。そして、データ処理部１３０は、変換後のテキストデータをキーに修正履歴記憶部（前述、図３）１６０を検索する。そして、データ処理部１３０は、変換後のテキストデータと対応する修正後テキストデータを取得する。なお、データ処理部１３０は、テキストデータと一部が一致する修正前テキストデータを含む修正履歴データを取得し、取得した修正履歴データに含まれる修正後テキストデータを取得する。また、テキストデータと一部が一致する修正前テキストデータを含む修正履歴データが修正履歴記憶部１６０に記憶されていない場合、データ処理部１３０は、修正後テキストデータを取得しない。

次に、Ｓ６０５にて、マニュアル生成システム１００のデータ処理部１３０は、Ｓ６０４にて修正後テキストデータを取得したかを判定する。データ処理部１３０が、修正後テキストデータを取得していないと判定する場合（Ｓ６０５−Ｎｏ）、Ｓ６０７へ進む。一方、データ処理部１３０が、修正後テキストデータを取得したと判定する場合（Ｓ６０５−Ｙｅｓ）、Ｓ６０６へ進む。

次に、Ｓ６０６にて、データ処理部１３０は、テキストデータと一致する部分をＳ６０４にて取得した修正後テキストデータへ修正し、修正した後のテキストデータをマニュアル生成部１２０に入力する。Ｓ６０６の次は、Ｓ６０８へ進む。

一方、Ｓ６０５にてＮｏだった場合、Ｓ６０７にて、データ処理部１３０は、Ｓ６０４にて変換した後のテキストデータをマニュアル生成部１２０に入力する。

次に、Ｓ６０８にて、マニュアル生成部１２０は、Ｓ６０２にて取得した管理番号をキーにマニュアル記憶部１５０を検索する。そして、マニュアル生成部１２０は、管理番号と対応するマニュアルデータ（改訂前のマニュアルデータ）を取得する。なお、Ｓ６０２にて取得した管理番号と一致する管理番号を含むマニュアルデータがマニュアル記憶部１５０に記憶されていない場合、マニュアル生成部１２０は、対応するマニュアルデータを取得しない。

次に、Ｓ６０９にて、マニュアル生成部１２０は、Ｓ６０８にて管理番号と対応するマニュアルデータを取得したかを判定する。マニュアル生成部１２０が、Ｓ６０８にて管理番号と対応するマニュアルデータを取得していないと判定する場合（Ｓ６０９−Ｎｏ）、Ｓ６１１へ進む。一方、マニュアル生成部１２０が、Ｓ６０８にて管理番号と対応するマニュアルデータを取得したと判定する場合（Ｓ６０９−Ｙｅｓ）、Ｓ６１０へ進む。

次に、Ｓ６１０にて、マニュアル生成部１２０は、Ｓ６０８にて取得したマニュアルデータに含まれる画面データをＳ６０２にて取得した画面データへ更新するとともに、対応するマニュアルデータに含まれる操作説明をＳ６０６またはＳ６０７にて入力されたテキストデータへ更新する。そして、マニュアル生成部１２０は、更新後（改訂後）のマニュアルデータをマニュアル記憶部１５０に記憶する。Ｓ６１０の次は、Ｓ６１２へ進む。

Ｓ６０９にてＮｏだった場合、Ｓ６１１にて、マニュアル生成システム１００のマニュアル生成部１２０は、Ｓ６０２にて取得した管理番号と、画面データ（新規に追加された操作画面の画面データ）と、Ｓ６０６またはＳ６０７にて入力されたテキストデータとを対応付けてマニュアル記憶部（前述、図２）１５０に記憶する。これによって、新規画面の操作方法を説明するマニュアルデータが追加される。

次に、Ｓ６１２にて、マニュアル生成システム１００は、ディスプレイ４１０にすべての操作画面を表示したかを判定する。マニュアル生成システム１００が、すべての操作画面を表示したと判定する場合（Ｓ６１２−Ｙｅｓ）、Ｓ６１４へ進む。一方、マニュアル生成システム１００が、すべての操作画面を表示していないと判定する場合（Ｓ６１２−Ｎｏ）、Ｓ６１３へ進む。

次に、Ｓ６１３にて、マニュアル生成システム１００のマニュアル生成部１２０は、マニュアル生成システムがディスプレイ４１０に表示している操作画面が変化したかを判定する。マニュアル生成部１２０が、操作画面が変化していないと判定する場合（Ｓ６１３−Ｎｏ）、Ｓ６１３へ進む。一方、マニュアル生成部１２０が、操作画面が変化したと判定する場合（Ｓ６１３−Ｙｅｓ）、Ｓ６０２へ戻る。

Ｓ６１２にてＹｅｓだった場合、Ｓ６１４にて、マニュアル生成システム１００は、修正後テキストデータが入力されたかを判定する。マニュアル生成システム１００が、修正後テキストデータが入力されていないと判定する場合（Ｓ６１４−Ｎｏ）、全体処理を終了する。一方、マニュアル生成システム１００が修正後テキストデータが入力されたと判定する場合（Ｓ６１４−Ｙｅｓ）、Ｓ６１５へ進む。

次に、Ｓ６１５にて、データ処理部１３０は、修正された対象のテキストデータと、Ｓ６１４にて入力を受け付けたと判定した修正後テキストデータとを対応付けて修正履歴記憶部１６０に記憶する。

＜本実施の形態の効果＞
以上説明した本実施の形態によれば、マニュアル生成部１２０が、画面データ取得部１４０が取得した画面データと、データ処理部１３０により変換されたテキストデータとを対応付けてマニュアル記憶部１５０に記憶することで、操作画面が遷移（変化）する度に音声を発声するだけでマニュアルを作成できる。そして、マニュアルを作成する工数を削減できる。

また、画面データ取得部１４０が、操作画面が変化した場合に画面データを取得し、音声データ取得部１１０が、変化した後の操作画面の操作方法を説明する音声の音声データを取得することで、ハードコピーの取得漏れの発生を防止でき、マニュアルを漏れなく改訂できる。

また、データ処理部１３０が、テキストデータに含まれる修正前テキストデータを修正後テキストデータへ変換することで、テキストデータを修正することで、過去の修正履歴に基づき、自動でテキストデータを修正できる。また、マニュアル中の文言を統一できる。

また、データ処理部１３０が、修正前テキストデータと修正後テキストデータとを対応付けて修正履歴記憶部１６０に記憶することで、操作方法の文言を修正した場合に、修正した内容を履歴として残すことができる。

以上、本発明者によってなされた発明を実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

１００…マニュアル生成システム、１１０…音声データ取得部、１２０…マニュアル生成部、１３０…データ処理部、１４０…画面データ取得部、１５０…マニュアル記憶部、１６０…修正履歴記憶部。

Claims (6)

1. ディスプレイに表示されている操作画面の画面データを自動で取得する画面データ取得部と、
   前記操作画面の操作方法を説明する音声の音声データを取得する音声データ取得部と、
   前記音声データ取得部が取得した前記音声データをテキストデータに変換するデータ処理部と、
   前記画面データ取得部が取得した前記画面データと、前記データ処理部により変換された前記テキストデータとを対応付けてマニュアル記憶部に記憶するマニュアル生成部と、
   を有する、マニュアル生成システム。
2. 請求項１に記載のマニュアル生成システムにおいて、
   前記画面データ取得部は、前記操作画面が変化した場合に前記画面データを取得し、
   前記音声データ取得部は、変化した後の前記操作画面の操作方法を説明する音声の音声データを取得する、
   マニュアル生成システム。
3. 請求項１に記載のマニュアル生成システムにおいて、
   前記データ処理部は、前記テキストデータに含まれる修正前テキストデータを修正後テキストデータへ変換することで、前記テキストデータを修正し、
   前記マニュアル生成部は、前記画面データ取得部が取得した前記画面データと、修正した後の前記テキストデータとを対応付けて前記マニュアル記憶部に記憶する、
   マニュアル生成システム。
4. 請求項３に記載のマニュアル生成システムにおいて、
   前記データ処理部は、前記修正前テキストデータと前記修正後テキストデータとを対応付けて修正履歴記憶部に記憶する、
   マニュアル生成システム。
5. 画面データ取得部が、ディスプレイに表示されている操作画面の画面データを自動で取得する画像データ取得ステップと、
   音声データ取得部が、前記操作画面の操作方法を説明する音声の音声データを取得する音声データ取得ステップと、
   データ処理部が、前記音声データ取得部が取得した前記音声データをテキストデータに変換するデータ変換ステップと、
   マニュアル生成部が、前記画面データ取得部が取得した前記画面データと、前記データ処理部により変換された前記テキストデータとを対応付けてマニュアル記憶部に記憶するマニュアル生成ステップと、
   を有する、マニュアル生成方法。
6. ディスプレイに表示される画面の画面データを取得する画面データ取得部と、マイクに発声された音声の音声データを取得する音声データ取得部と、データ処理を実行するデータ処理部と、マニュアルを生成するマニュアル生成部とを有するマニュアル生成システムのコンピュータに実行させるためのマニュアル生成プログラムであって、
   前記画面データ取得部が、ディスプレイに表示されている操作画面の画面データを自動で取得する画像データ取得ステップと、
   前記音声データ取得部が、前記操作画面の操作方法を説明する音声の音声データを取得する音声データ取得ステップと、
   前記データ処理部が、前記音声データ取得部が取得した前記音声データをテキストデータに変換するデータ変換ステップと、
   前記マニュアル生成部が、前記画面データ取得部が取得した前記画面データと、前記データ処理部により変換された前記テキストデータとを対応付けてマニュアル記憶部に記憶するマニュアル生成ステップと、
   を前記コンピュータに実行させる、マニュアル生成プログラム。

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