JP2016167116A - メール管理装置、メール管理方法及びメール管理プログラム - Google Patents

メール管理装置、メール管理方法及びメール管理プログラム Download PDF

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Abstract

【課題】 メール数の変動に合わせて重要度を判定する【解決手段】 本発明のメール管理装置は、第1のメールに関連するメールである第2のメールを検出する検出部と、前記第2のメールの数が第1のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第2のメールの少なくとも一つは重要と判定する判定部と、を備える。【選択図】 図1

Description

本発明は、メール管理装置、メール管理方法及びメール管理プログラムに関する。
一般にメールの重要度の判定には、特定のキーワードや様々な設定、送信回数を用いて重要度を決定していた。
例えば、特許文献1には、ヘッダや本文に含まれる情報が共通しているものを関連性があると判定し、タイトルに特定の文字列が含まれているメールや、特定のユーザや特定のグループに分類されるメール、保護対象かどうかによって圧縮するための条件を決定している。
特許文献2は送信履歴の有無、過去の送信回数から重要度を決定する技術が開示されている。
特開2013−042734号公報 特開2008−152578号公報
しかしながら、特許文献1においては、各項目に応じた個別設定を行わなければいけないといった問題がある。
特許文献1の問題を解決する手段として、特許文献2が挙げられる。特許文献2は、送信回数に基づいて重要度を決定するため、各項目に応じた個別設定は不要となる。
しかし、回数で重要度を決定すると、短期間で見るとメール数が多いが、長期間でみると既に収束しており、重要ではないメールも重要と判定してしまう場合がある。
このように特許文献2には、メール数の変動に合わせた重要度の判定を行うことができないといった課題がある。
本発明の目的は、上述した課題を解決するメール管理装置、メール管理方法及びメール管理プログラムを提供することにある。
本発明のメール管理装置は、第1のメールに関連するメールである第2のメールを検出する検出部と、前記第2のメールの数が第1のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第2のメールの少なくとも一つは重要と判定する判定部と、を備える。
本発明のメール管理方法は、第1のメールに関連するメールである第2のメールを検出する検出手段と、前記第2のメールの数が第1のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第2のメールの少なくとも一つは重要と判定する判定手段と、を備える。
本発明のメール管理プログラムは、コンピュータに第1のメールに関連するメールである第2のメールを検出するステップと、前記第2のメールの数が第1のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第2のメールの少なくとも一つを重要と判定するステップと、を実行させることを特徴とする。
本発明の効果は、メール数の変動に合わせて重要度を判定できることにある
本発明の第1の実施の形態の構成を示すブロック図である。 本発明の第1の実施の形態における、動作を示すフローチャートである。 本発明の第2の実施の形態の機能構成を表す機能ブロック図である。 本発明の第2の実施の形態における、関連メールリストの一例を示した表である。 本発明の第2の実施の形態における、重要なメールを決定する動作を示すフローチャートである。 本発明の第2の実施の形態における、関連するメールの総数と収束した点を示した図である。 本発明の第2の実施の形態における、重要なメールを決定する動作を示すフローチャートである。 本発明の第3の実施の形態における、関連するメール数と近似関数を示した図である。 本発明の第3の実施の形態における、近似関数の極大値と、収束した点を比較した図である。 本発明の第4の実施の形態の機能構成を表す機能ブロック図である。 本発明の第4の実施の形態における、メールファイルを圧縮する動作を示すフローチャートである。
(第1の実施の形態)
本発明の第1の実施の形態について説明する。
はじめに、本発明の第1の実施の形態の構成について説明する。
図1は、本発明の第1の実施の形態の構成を示すブロック図である。図1を参照すると、メール管理装置1は、検出部120、判定部130を含む。
検出部120は、第1のメールに関連するメールである第2のメールを検出する。例えば、第1のメールとは、過去に受信したメールである。第2のメールとは、例えば、過去に受信したメールに対する返信メールや過去に受信したメールを参照したメールである。
判定部130は、検出部130が検出した第2のメールの数が一定期間経過後も収束しない場合、第2のメールの少なくとも一つを重要と判定する。例えば、過去に受信したメールと過去に受信したメールに関連するメールとの期間が閾値以上である場合、一定期間経過後もメールを受信しているため収束していないと判定し、過去に受信したメールに関連するメールの少なくとも一つを重要とする。また、一定期間経過後も収束しているかどうかは、近似式を用いて、収束期間を事前に予測してもよい。
次に、本発明の第1の実施の形態の動作について説明する。
図2は、本発明の第1の実施の形態における、動作を示すフローチャートである。
まず、検出部120は、第1のメールに関連する第2のメールを検出する(ステップS1001)。例えば、過去に受信したメールに対する返信メールや過去に受信したメールを参照したメールを第2のメールとして検出する。
次に、判定部130は、第2のメールの数が一定期間経過後に収束するかどうか判定する(ステップS1002)。例えば、一定期間が20日と設定されていた場合、判定部130は、第2のメールの受信日を取得し、受信日が過去に受信したメールである第1のメールの受信日から20日を超えているか判定する。20日を超えていない場合、判定部130は、第2のメールの数が収束していると判定し、20日を超えている場合、その後も受信しているか判定し、受信している場合、収束していないと判定する。
判定部130は、第2のメールの数が一定期間の経過後も収束しないと判定した場合(ステップS1001:NO)、第2のメールの少なくとも一つを重要と判定する(ステップS1003)。関連するメールすべてを重要と判定してもよい。
判定部130は、第2のメールの数が一定期間経過内に収束したと判定した場合(ステップS1003:YES)、そのメールは重要ではないと判断し、終了する。
以上により、本発明の第1の実施の形態の動作が完了する。
本発明の第1の実施の形態は、メール数の変動に合わせて重要度を判定できることにある。その理由は、重要なメールとは重要な事項を論ずるメールであり、その場合は長期にわたりメールの送受信が続くからである。従って、過去に受信した第1のメールに関連する第2のメールの数が一定期間経過後に収束するかどうか判定し、収束しない場合に重要と判定することが出来るからである。
(第2の実施の形態)
次に、本発明の第2の実施の形態について説明する。
はじめに、本発明の第2の実施の形態の構成について説明する。
図3は、本発明の第2の実施の形態の機能構成を表す機能ブロック図である。
図3を参照すると、メール管理装置1は、受信部110、検出部120、判定部130、通知部140、保存部150を含む。
メール管理装置1は図示しないCPU(Central Processing Unit)、及び、メモリを含み、プログラム制御により、各種処理を実行する。
なお、第2の実施の形態では、図示しないCPUは、メモリに格納されたプログラムを読み出して実行するものとして説明したが、当該制御プログラムをCDROM(Compact Disc Read Only Memory)等の記憶媒体に格納して図示しないCPUに提供することも可能である。 受信部110は、メールサーバからメールを受信し、メール1通を1つのメールファイルに変換する。また、保存部150にあるメールファイルを管理するための情報であるメールindexリスト151を更新する。
検出部120は、保存部150に格納されたメールindexリスト151と、新たに取得したメール内のメールのヘッダ情報、タイトルと比較し、新たに取得したメールが過去に取得したメールに関連するメールかどうかを検出する。また、関連するメールであった場合、関連メールリスト152を作成及び更新する。
判定部130は、関連するメールの内、最初に取得したメールから最後に取得した関連メールの経過期間を取得し、経過期間が閾値以上か判定する。しかし必ずしも最初に取得したメールから経過期間を取得する必要はなく、最初に取得したメールから長期間新たなメールを取得していない場合は、最初のメールではなく、2番目に取得したメールからの経過期間を取得してもよい。
また、判定部130は、経過期間より後の所定期間における関連するメールの数を取得し、メールの数が閾値以上かどうか判定する。閾値以上であった場合、判定部130は、収束していないと判定し、関連するメールの少なくとも一つは重要と判定する。例えば、最後に関連するメールと判定されたメールの受信日から3日前までのメールの数を取得し、閾値以上か判定し、閾値以上のメールを重要なメールとする。 通知部140は、重要メール参照リスト141を含む。通知部140は、重要メール参照リスト141を参照し、ユーザへ「重要なメールである」と通知する。
重要メール参照リスト141は、判定部130が重要と判定したメールへの参照を重要メール参照リスト141に格納する。重要メール参照リスト141は、重要なメールファイルの格納場所に対応する参照番号、例えば、「メールファイル2014120201」のような参照番号を保持する。
保存部150は、メールindexリスト151、関連メールリスト152、メールファイル格納部153を格納する。
メールindexリスト151は、メールファイル格納部153に格納されているメールファイルを管理するためのリストであり、例えば、メールファイルのヘッダ情報、タイトルを格納している。
関連メールリスト152は、検出部120が検出した関連するメールのリストを格納する。関連メールリスト152は、例えば、過去に取得したメールごとに、関連するメールを示しており、図4に示すような、受信日、経過期間、総数、メールファイル参照番号を含んでいる。
メールファイル格納部153は受信部110が変換したメールファイルを格納している。
図4は、本発明の第2の実施の形態における、関連メールリストの一例を示す表である。
図4は、メールAに関連する関連メールリストであり、メールAに関連するメールとして、メール1からメール10があることを示している。そして、それぞれのメールの受信日、メールAからの経過期間、メールAに関連するメールの総数、メールファイルの参照番号を示している。
例えば、メール1は2014年12月2日に受信している。メール1のメールファイルはメールファイル格納部153に格納されており、メールファイル格納部153内の2014120201とメール1が対応している。また、メールAを受信してからメール1を受信するまでに1日が経過しており、そして、メールAに関連するメール総数は1件であることを示している。メール2からメール10も同様である。
図5は、本発明の第2の実施の形態における、重要なメールを決定する動作を示すフローチャートである。
まず、ユーザがメール受信操作を行うと、受信部110は、メールサーバからメールを取得する(ステップS2001)。
受信部110は、受信したメール1通を1つのメールファイルへ変換する(ステップS2002)。
ステップS2002と同時に、受信部110は、メールファイルを管理するためのメールindexリスト151を更新する(ステップS2003)。例えば、新たに受信したメールのヘッダ情報やタイトルをメールindexリスト151に追加する。そして、受信部110は、変換したメールファイルを検出部120へ渡す。
検出部120は、受信部110から取得したメールファイルがそれより前に取得したメールに関連するメールを検出する(ステップS2004)。関連するメールであるかは、検出部120が、メールindexリスト151と、受信部110から取得したメールファイルのヘッダ情報、タイトル等を比較することによって、受信部110から取得したメールファイルが関連するメールか判定する。例えば、タイトルに「Re:」などの文字列が付加されていた場合、「Re:」以下のタイトルが類似しているメールファイルを関連するメールファイルであると判定する。
検出部120が関連するメールかどうか判定する条件は上記に限られず、本文の類似度が閾値以上の場合でもよいし、同じ文章や同じメールを参照している場合でもよい。
関連するメールでない場合(ステップS2004:NO)、検出部120は、当該メールファイルをメールファイル格納部153に保存する(ステップS2011)。
関連するメールである場合(ステップS2004:YES)、検出部120は、対応する関連メールリスト152が存在するか判定する。例えば、メールAに関連するメールである場合、図4を参照すると、メールAの関連メールリストが存在するため、検出部120は、関連するメールリストが存在すると判定する。
関連メールリストが存在すると判定した場合(ステップS2005:YES)、検出部120は、関連メールリストを更新する(ステップS2006)。例えば、図4において、新たにメールAに関連するメールとしてメール6を取得したとする。検出部120は、メールAの関連メールリストにメール6の受信日、メールファイル参照番号を追加する。そして、検出部120は、メールAの受信日からの経過期間、メールAの関連メール総数を算出し追加する。そして、ステップS2008にすすむ。
関連メールリストが存在しないと判定した場合(ステップS2006:NO)、検出部120は、関連メールリストを新規作成する(ステップS2007)。例えば、メールBに関連するメールである場合、図4を参照すると、メールAの関連メールリストしか存在しないため、検出部120は、関連メールリストを新規作成する。そして、検出部120は、当該メールファイルをメールファイル格納部153に保存する(ステップS2011)。
そして、判定部130は、関連メールリスト152を参照し、最初に取得したメールからの経過期間が閾値以上か判定する(ステップS2008)。例えば、閾値が10日であった場合、図4の関連メールリストを参照すると、関連するメールにおいて最後に受信したメール10の経過期間は21日であるため、判定部130は、経過期間が閾値以上であると判定する。しかし必ずしも最初に取得したメールから経過期間を取得する必要はなく、最初に取得したメールから長期間新たなメールを取得していない場合は、最初のメールではなく、2番目以降に取得したメールからの経過期間を取得してもよい。
経過期間が閾値以上でないと判定した場合(ステップS2008:NO)、判定部130は、メールファイル格納部153に検出部120から取得した当該メールファイルを格納する(ステップS2011)。
経過期間が閾値以上であると判定した場合(ステップS2008:YES)、判定部130は、関連するメールの数が収束しているか判定する(ステップS2009)。収束しているかを判定する条件として、例えば、所定期間における関連するメールの増加数が閾値以上であった場合、収束していないと判定する。図4において、メールの増加数の閾値が3件、所定期間が3日だとすると、メール10の受信日から3日前までを所定期間とする。このときの増加数は、4件であるため、閾値以上であると判定され、メールAに関連するメールは収束していないと判定する。
収束していると判定した場合(ステップS2009:YES)、判定部130は、メールファイル格納部153に検出部120から取得したメールファイルを保存する(ステップS2011)
収束していないと判定した場合(ステップS2009:NO)、判定部130は重要であると判定し、そのメールへの参照を重要メール参照リスト141に追加する(S2010)。そして、判定部130は、当該メールファイルをメールファイル格納部153に保存する(ステップS2011)。
通知部140は重要メール参照リスト141を参照し、ユーザに重要なメールが受信された旨を通知する。
以上により、本発明の第2の実施の形態の重要なメールを決定する動作が完了する。
図6は、本発明の第2の実施の形態における、関連するメールの総数と収束した点を示した図である。図6の縦軸は関連するメールの総数、横軸は経過期間を示している。図6の縦軸は関連するメール数、横軸は経過期間を示している。
最初のメールを受信してから1日後には4件、2日後には5件、3日後には6件と関連するメールを受信しており、10日後には1件、11日後には0件、12日後には1件、その後は関連するメールを受信していないことを示している。すなわち、11日以降メールの増加数が少なくなり、13日から17日の間で収束したと判定されることを示している。本実施形態においては、12日に受信したメールは重要と判定され、18日受信したメールは重要でないと判定する。
本発明の第2の実施形態は、ユーザがメールの重要度を正確に理解することができる。その理由は、一定期間を超えても関連するメールを受信するか、および受信数の増加量により重要度を判定することにある。メールが過去に受信したメールと関連するメールが収束していない場合、重要と判定し、通知部に重要なメールへの参照を保存した重要メール参照リストを作成し、重要参照リストに基づき、通知を行う。
(第3の実施の形態)
次に、本発明の第3の実施の形態について説明する。
本発明の第3の実施の形態では、重要と判定する方法が異なる点で、本発明の第2の実施の形態と異なる。メール管理装置1の機能ブロック図は第2の実施の形態と同様であるため説明は省略する。
図7は本発明の第3の実施の形態における、重要なメールを決定する動作を示すフローチャートである。
ステップS3001からステップS3007は図5の本発明の第2の実施形態におけるステップS2001からステップS2007と同様であるため、説明は省略する。
ステップS3008において、判定部130は、関連メールリスト152を参照し、所定期間ごとの関連するメール数を取得する(ステップS3008)。例えば、図4のような関連メールリストの経過期間と総数を参照し、一日ごとの関連するメールの取得数を算出し、取得する。関連するメール数は必ずしも算出する必要はなく、所定期間ごとのメールの取得数を記録しておくことも可能である。
判定部130は、取得した所定期間ごとの関連するメール数を近似関数f(t)=g(t)×e^(at)と近似し、関連するメールの収束時期を近似関数に基づいて予測する(ステップS3009)。ここで、g(t)は多項式であり、単調増加関数とする。
収束時期を予測する方法としては、例えば近似した近似関数の極大値を求めることによって予測することができる。極大値が訪れる時期が早いほど、収束時期は早いと予測される。例えば図9を参照すると、パターン1の極大値は3.5日であり、収束時期は10日と予測される。
判定部130は、ステップS3009で予測した収束期間が閾値以上かどうか判定する(ステップS3010)。収束期間が閾値以上でない場合(ステップS3010;NO)、判定部130は、当該メールファイルをメールファイル格納部153に保存する(ステップS3012)。例えば、収束期間の閾値が10日である場合、パターン1は閾値以上でないと判断される。
収束期間が閾値以上である場合(ステップS3010:YES)、判定部130は重要であると判定し、そのメールの参照を重要メール参照リスト141に追加する(ステップS3010)。そして、判定部130は、当該メールファイルをメールファイル格納部153に保存する(ステップS2011)。
通知部140は重要メール参照リスト141を参照し、ユーザに重要なメールが受信された旨を通知する。
以上により、本発明の第3の実施の形態の重要なメールを決定する動作が完了する。
本実施形態では、メールを取得したときにそのメールが重要なメールかどうかを決定する動作を示したが、メール取得時に限られず、ユーザが指定した時点で格納されている関連メールリスト152を取得し、重要なメールを決定してもよいし、ある所定期間ごとに自動的に重要なメールを判定することも可能である。
図8は、本発明の第3の実施の形態における、関連するメール数と近似関数を示した図である。1日ごとの関連するメール数と、図7のステップS3009において、算出された近似関数のグラフを示している。
図9は、本発明の第3の実施の形態における、近似関数の極大値と、収束した点を比較した図である。図9は、パターン1とパターン2の2種類の関連するメール数における近似関数が上のグラフに示されている。そして、その近似式に対応する関連するメール総数が下のグラフに示されている。
パターン1の近似関数の極大値は、3.5日目であり、パターン2の近似関数の極大値は6日目である。そして関連するメールが収束している時期は、パターン1は10日目、パターン2は18日目であることを示している。すなわち、極大値が早く訪れるパターン1がパターン2に比べ、収束時期が早いことがわかる。例えば、収束期間の閾値が10日であるとすると、判定部130は、極大値が3.5日以上のものを重要と判定する。
本発明の第3の実施形態は、第2の実施の形態よりも早い時期に重要なメールを判定することができる。その理由は、近似関数を用いることで、収束時期を予測するため、実際のメールの数の収束時期より前にメールの重要度を判定できるためである。
(第4の実施の形態)
次に、本発明の第4の実施の形態について説明する。
本発明の第4の実施の形態では、圧縮部160、圧縮リスト154、圧縮ファイル格納部155を備える点で、第2の実施の形態及び第3の実施の形態と異なる。
図10は、本発明の第4の実施の形態の機能構成を表す機能ブロック図である。
圧縮部160、圧縮リスト154、圧縮ファイル格納部155を備える点以外は、第2の実施の形態と同様であるため、その他の構成に関しては説明を省略する。
圧縮部160は、判定部130が収束したと判定したメールファイルを圧縮し、圧縮ファイルを作成する。また、圧縮部160は、圧縮されたメールファイルを示す圧縮リスト154を作成する。
保存部150は、圧縮リスト154と圧縮ファイル格納部155をさらに含む。
圧縮リスト154は、圧縮されたメールファイルを管理するためのリストであり、例えば圧縮されたメールファイルへの参照や、圧縮されたメールのタイトルやヘッダ情報などを含んでいてもよい。
圧縮ファイル格納部155は、圧縮されたメールファイルを格納する。
図11は、本発明の第4の実施の形態における、メールファイルを圧縮する動作を示すフローチャートである。
判定部130は、関連メールリスト152を取得する(ステップS4001)。
そして、判定部130は関連メールリスト152を参照し、関連するメールの数が収束しているか判定する(ステップS4002)。収束しているかどうかを判定する動作は第2の実施の形態又は第3の実施の形態に基づき決定すればよいため、ここでは説明は省略する。
判定部130は、関連メールリスト152を参照し、収束している関連するメールを抽出する(ステップS4003)。例えば、図4のようなメールファイル参照番号に対応するメールファイルをメールファイル格納部153から抽出する。
そして、判定部130は、ステップS4003で抽出したメールファイルを一括して圧縮部160へ送信する(ステップS4004)。
そして、判定部130は、ステップS4004で送信したメールファイルメールファイル格納部153から削除する(ステップS4005)。
圧縮部160は、判定部130から取得したメールファイルを圧縮リスト154に追加する(ステップS4006)。例えば、圧縮リストは154、圧縮ファイル格納部155への参照や、圧縮したメールファイルのヘッダ情報等、メールファイルを管理するためのリストである。
圧縮部160は、判定部130から取得したメールファイルを圧縮し、圧縮ファイルを作成し、圧縮ファイル格納部155に格納する。
以上により、本発明の第4の実施の形態のメールファイルを圧縮する動作が完了する。
本発明の第4の実施形態は、メールを保存するためのリソースを効率的に減らすことができる。その理由は、重要でないと判断されたメールファイルのみを一括して圧縮するためである。
以上、実施形態を参照して本願発明を説明したが、本願発明は上記実施形態に限定され
るものではない。本願発明の構成や詳細には、本願発明のスコープ内で当業者が理解し得
る様々な変更をすることができる。
1 メール管理装置
110 受信部
120 検出部
130 判定部
140 通知部
141 重要メール参照リスト
150 保存部
151 メールindexリスト
152 関連メールリスト
153 メールファイル格納部
154 圧縮リスト
155 圧縮ファイル格納部
160 圧縮部

Claims (7)

  1. 第1のメールに関連するメールである第2のメールを検出する検出部と、
    前記第2のメールの数が第1のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第2のメールの少なくとも一つを重要と判定する判定部と、
    を備えることを特徴とするメール管理装置。
  2. 前記判定部は、前記第1のメールから前記第2のメールまでの経過期間を取得し、前記経過期間が閾値以上であった場合、
    前記経過期間より後の所定期間における前記第2のメールの数を取得し、前記第2のメールの数が閾値以上であった場合、収束していないと判定すること、
    を特徴とする請求項1に記載のメール管理装置。
  3. 前記判定部は、
    前記第2のメールの収束時期を近似関数に基づいて予測し、
    前記収束するまでの期間が閾値以上の場合、前記第2のメールを重要と判定すること
    を特徴とする請求項1に記載のメール管理装置。
  4. 前記判定部が前記第2のメールが収束したと判定した場合、収束した前記第2のメールを圧縮する圧縮部
    をさらに備えることを特徴とする請求項1から3のいずれか一項に記載のメール管理装置。
  5. 前記圧縮部は、前記圧縮された前記第2のメールを示すリストを作成すること
    を特徴とする請求項4に記載のメール管理装置。
  6. 第1のメールに関連するメールである第2のメールを検出する検出手段と、
    前記第2のメールの数が第1のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第2のメールの少なくとも一つを重要と判定する判定手段と、
    を備えることを特徴とするメール管理方法。
  7. コンピュータに第1のメールに関連するメールである第2のメールを検出するステップと、
    前記第2のメールの数が第1のメールの受信から一定期間経過後も収束しない場合、前記第2のメールの少なくとも一つを重要と判定するステップと、
    を実行させるプログラム。
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JP2005242714A (ja) * 2004-02-26 2005-09-08 Sharp Corp 電子機器、プログラム、および、そのプログラムを記録した記録媒体
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