JP2016042225A - 業務管理システム及び業務管理方法 - Google Patents

Abstract

【課題】規定に則った業務の遂行を支援すること。【解決手段】管理業務を行なう役席者は、役席端末から管理装置１０に対して使用者登録要求を行なう。管理装置１０は、使用者登録要求を受け付けると、事務規定データベース２０に格納された事務規定、従業員データベース３０に格納された従業員データ、及び機器使用者管理データ１５ｂを用い、使用者の登録と事務規定との整合性を判定する。管理装置１０は、使用者登録要求と事務規定とが不整合であると判定した場合には、使用者登録を行なわず、使用者登録要求の要求元である役席端末に事務規定により登録できない旨を報知する。一方、使用者登録要求と事務規定とに整合性有りと判定した場合には、管理装置１０は使用者登録を行なう。具体的には、機器使用者管理データ１５ｂを更新し、該当する機器に対して追加登録する使用者の情報を送信する。【選択図】図１

Description

この発明は、規定に則った業務の遂行を支援する業務管理システム及び業務管理方法に関する。

従来、銀行などの金融機関では、業務や機器の操作についての詳細な規定が事務規定として定められている。この事務規定は厳密に守ることが求められており、監査部門による監査対象にもなっている。そのため、事務規定を遵守して作業が行えるように支援するシステムが考えられている。例えば、特許文献１には、事務フローの各タスクと事務規定とを連携させ、業務システム画面への事務規定の注意事項表示や、業務システムから事務規定のタスクの項目の参照を操作者に対して容易とするワークフローシステムが開示されている。

特開２００８−２５０７８０号公報

しかしながら、上述した特許文献１に示される従来技術は、業務の担当者のミスを防止することはできるものの、業務の管理者である役席者による管理を支援することができず、結果としてミスや不正が生じる場合があるという問題点があった。

例えば、業務に使用する機器への利用権限の設定は役席者によって行なわれるのであるが、役席者が誤って不適切な担当者に利用権限を付与してしまう場合がある。このような場合には、不適切な担当者による機器の利用であっても、システム側では適正な使用と認識される。そのため、上述の従来技術ではかかる不適正な利用を防止できないのである。

また、事務規定には、役席者による承認を条件とした例外規定が設けられる場合があるが、このような例外規定についてもサポートできていない。例えば、営業時間外の操作が禁止されている機器であっても、故障などの対応のため、役席者による承認を得ることを条件に営業時間外の操作を例外的に認める規定が設けられる場合がある。また、規定の逸脱が発生した場合には、役席者が理由などを確認して経緯を記録するように定める規定が設けられる場合もある。これらの例外に対する処理については、役席者はシステムに頼らずに管理を行なわねばならないのが実情であった。

このように、役席者による管理業務は、多岐に亘り、重要なものが多いのであるが、役席者であっても全ての規定に精通し、業務を管理するのは困難であり、規定違反となる事態が発生していたのである。

これらのことから、いかにして業務の管理を全体的に支援し、規定に反すること無く業務を遂行させるかが重要な課題となっている。かかる課題は、金融機関に限らず、規定に則って業務を遂行する場合に広く生ずるものである。

本発明は、上記従来技術の課題を解決するためになされたものであって、規定に則った業務の遂行を支援する業務管理システム及び業務管理方法を提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するため、本発明は、所定の業務についての規定である業務規定を管理する業務規定管理手段と、前記所定の業務に使用する機器に対する操作を受け付ける操作受付手段と、前記操作受付手段により受け付けられた操作に応じる前記機器の動作と、前記業務規定管理手段により管理された業務規定との整合性を判定する整合性判定手段と、前記整合性判定手段により前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定された場合に、前記機器の動作を制限する動作制限手段とを備えたことを特徴とする。

また、本発明は、上記発明において、前記業務規定管理手段は、前記機器への使用者の登録に関する条件を含む業務規定を管理し、前記操作受付手段は、前記機器への使用者の登録操作を受け付け、前記整合性判定手段は、前記登録操作に基づく使用者の登録が前記業務規定に示された条件を逸脱する場合に、前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定することを特徴とする。

また、本発明は、上記発明において、前記業務規定管理手段は、前記機器を使用する時間の長さ及び／又は前記機器を使用する時刻に対する制限を含む業務規定を管理し、前記整合性判定手段は、前記操作受付手段により受け付けられた操作に基づく前記機器の動作が前記業務規定に示された制限を逸脱する場合に、前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定することを特徴とする。

また、本発明は、上記発明において、前記業務規定管理手段は、前記機器の状態に異常が生じている場合における操作の規制を含む業務規定を管理し、前記整合性判定手段は、前記操作受付手段により受け付けられた操作に基づく前記機器の動作が前記業務規定に示された規制を逸脱する場合に、前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定することを特徴とする。

また、本発明は、上記発明において、前記整合性判定手段により前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定された場合に、所定の管理業務を行なう管理者に対して報知を行なう報知手段をさらに備えたことを特徴とする。

また、本発明は、上記発明において、前記業務規定管理手段は、所定の管理業務を行なう管理者の承認を前提とした例外規定を含む業務規定を管理し、前記動作制限手段は、前記整合性判定手段により前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定され、かつ前記例外規定が適用可能である場合には、前記管理者の承認を要求することを特徴とする。

また、本発明は、所定の業務についての規定である業務規定を管理する業務規定管理ステップと、前記所定の業務に使用する機器に対する操作を受け付ける操作受付ステップと、前記操作受付ステップにより受け付けられた操作に応じる前記機器の動作と、前記業務規定管理ステップにより管理された業務規定との整合性を判定する整合性判定ステップと、前記整合性判定ステップにより前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定された場合に、前記機器の動作を制限する動作制限ステップとを含むことを特徴とする。

本発明によれば、所定の業務に使用する機器に対する操作を受け付け、受け付けられた操作に応じる機器の動作と業務規定との整合性を判定し、不整合であると判定された場合には機器の動作を制限するので、規定に則った業務の遂行を支援することができる。

図１は、実施例に係る機器の使用者登録についての説明図である。 図２は、実施例におけるシステム構成を示す図である。 図３は、管理装置の内部構成を示す内部構成図である。 図４は、各種データの具体例を示す図である（その１）。 図５は、各種データの具体例を示す図である（その２）。 図６は、管理装置が判定を行なう場合の動作の説明図である。 図７は、機器自体が判定を行なう場合の動作の説明図である。 図８は、鍵管理装置の内部構成を示す内部構成図である。 図９は、図８に示した各種データの具体例を示す図である。 図１０は、機器の使用者登録に係る処理手順を示すフローチャートである。 図１１は、機器の操作について管理装置１０が判定を行なう場合の処理手順を示すフローチャートである。 図１２は、機器の操作について機器自体が判定を行なう場合の処理手順を示すフローチャートである。

以下に、添付図面を参照して、本発明に係る業務管理システム及び業務管理方法の好適な実施例を詳細に説明する。なお、以下の実施例では、銀行の営業店における業務の管理を例に説明を行なう。

まず、本実施例に係る機器の使用者登録について説明する。図１は、実施例に係る機器の使用者登録についての説明図である。図１に示す管理装置１０は、事務規定データベース２０、従業員データベース３０、出納機１１０、両替機１２０、重要物管理装置１３０等と接続されている。

事務規定データベース２０は、業務に係る規定である事務規定を格納したデータベースである。従業員データベース３０は、従業員に関する情報である従業員データを格納したデータベースである。従業員データの具体例については後述するが、従業員を識別する従業員識別情報である従業員ＩＤと、各従業員のスキルや資格等の属性とを対応付けたデータである。

出納機１１０、両替機１２０、重要物管理装置１３０等は、所定の業務に使用する機器類である。具体的には、出納機１１０は、現金を保管して在高を管理する機器である。両替機１２０は、現金の両替を行なう機器である。重要物管理装置１３０は、従業員が使用する印鑑等の重要物を保管する装置である。

管理装置１０は、各機器の使用者権限を機器使用者管理データ１５ｂにより一元管理している。機器使用者管理データ１５ｂは、各機器について使用する権限が付与された従業員を示すものである。

管理業務を行なう役席者は、各種機器の使用者を登録する際には、図示しない役席端末を用い、管理装置１０に対して使用者登録要求を行なう。管理装置１０は、使用者登録要求を受け付けると、事務規定データベース２０に格納された事務規定、従業員データベース３０に格納された従業員データ、及び機器使用者管理データ１５ｂを用い、使用者の登録と事務規定との整合性を判定する。

例えば、事務規定がある機器について使用者の上限を２名と規定している場合に、当該機器の使用者を登録する使用者登録要求を受け付けたならば、管理装置１０は、機器使用者管理データ１５ｂを参照して、当該機器について既に登録されている使用者の数を読み取る。既に登録されている使用者が１名以下であれば、使用者登録要求により使用者を１名追加しても、事務規定に違反しないので、整合性有りと判定する。しかし、既に登録されている使用者の数が２名であるならば、使用者登録要求により使用者を１名追加すると使用者が３名となり、事務規定に反するので、不整合と判定することになる。

また、事務規定がある機器について使用者が所定の資格を有することを条件として規定している場合に、当該機器の使用者を登録する使用者登録要求を受け付けたならば、管理装置１０は、従業員データを参照して、登録対象となっている従業員が有する資格を読み取る。条件を満たす資格を使用者が有しているならば、管理装置１０は整合性有りと判定する。しかし、条件を満たす資格を使用者が有していなければ、管理装置１０は不整合と判定することになる。

管理装置１０は、使用者登録要求と事務規定とが不整合であると判定した場合には、使用者登録を行なわず、使用者登録要求の要求元である役席端末に事務規定により登録できない旨を報知する。

一方、使用者登録要求と事務規定とに整合性有りと判定した場合には、管理装置１０は使用者登録を行なう。具体的には、機器使用者管理データ１５ｂを更新し、該当する機器に対して追加登録する使用者の情報を送信する。

このように、使用者登録に係る操作を受け付けた場合に、管理装置１０が事務規定を参照し、使用者の登録と事務規定との整合性を判定し、不整合である場合には使用者の登録を抑止することで、不適切な使用者登録を防止し、規定に則った業務の遂行を支援することができる。

次に、本実施例におけるシステム構成を説明する。図２は、実施例におけるシステム構成を示す図である。図２に示すように、管理装置１０は、事務規定データベース２０、従業員データベース３０、出納機１１０、両替機１２０、重要物管理装置１３０、鍵管理装置１４０、窓口案内装置１５０、従業員端末４０ａ〜４０ｈと接続される。また、窓口案内装置１５０には、窓口端末１５１ａ〜１５１ｇが接続される。

鍵管理装置１４０は、現金自動預払機（ＡＴＭ：automated teller machine）等の鍵を管理する装置である。窓口案内装置１５０は、銀行を訪れた顧客を順次適切な窓口に案内するための装置である。窓口端末１５１ａ〜１５１ｇは、銀行の各窓口に設けられた端末であり、窓口を担当する従業員により操作される。窓口案内装置１５０は、窓口端末１５１ａ〜１５１ｇと通信して窓口の開き状態を取得し、空き状態の窓口に顧客を案内する。

従業員端末４０ａ〜４０ｈは、従業員により操作される端末である。これらの端末のうち一部は、役席者により役席端末として使用される。役席者による使用者登録や、後述する異例処理の承認は、役席端末を用いて行なうことができる。

次に、管理装置１０の内部構成について説明する。図３は、管理装置１０の内部構成を示す内部構成図である。図３に示すように、管理装置１０は、入力部１１、表示部１２、通信部１３、印字部１４、記憶部１５及び制御部１６を有する。

入力部１１は、キーボードやマウス等である。表示部１２は、液晶パネルやディスプレイ装置等である。通信部１３は、事務規定データベース２０、従業員データベース３０、出納機１１０、両替機１２０、重要物管理装置１３０、鍵管理装置１４０、窓口案内装置１５０、従業員端末４０ａ〜４０ｈ等と通信回線を介してデータ通信するためのインタフェース部である。印字部１４は、機器使用者管理データ１５ｂの印字等に用いられる。

記憶部１５は、ハードディスク装置や不揮発性メモリ等の記憶デバイスであり、異例処理判定データ１５ａ、機器使用者管理データ１５ｂ及び異例処理履歴データ１５ｃを記憶する。

異例処理判定データ１５ａは、各機器について事務規定違反となる処理である異例処理と当該異例処理に対して実行する対処とを対応付けたデータである。機器使用者管理データ１５ｂは、機器を識別する機器識別情報と当該機器の使用権限が付与された従業員の従業員ＩＤとを対応付けたデータである。異例処理履歴データ１５ｃは、各機器で発生した異例処理の履歴を示すデータである。

制御部１６は、管理装置１０を全体制御する制御部であり、整合性判定部１６ａ、機器使用者管理データ生成部１６ｂ、機器使用者登録部１６ｃ、異例処理管理部１６ｄ及び異例処理報知部１６ｅを有する。実際には、これらの機能部に対応するプログラムを図示しないＲＯＭや不揮発性メモリに記憶しておき、これらのプログラムをＣＰＵ（Central Processing Unit）にロードして実行することにより、整合性判定部１６ａ、機器使用者管理データ生成部１６ｂ、機器使用者登録部１６ｃ、異例処理管理部１６ｄ及び異例処理報知部１６ｅにそれぞれ対応するプロセスを実行させることになる。

整合性判定部１６ａは、機器に対して操作が行なわれた場合に、当該操作に対応する機器の動作と事務規定との整合性を判定する処理部である。例えば、既に説明したように、機器に対して使用者を登録する操作が行なわれたならば、整合性判定部１６ａは、当該操作に応じた使用者の登録と事務規定との整合性を判定する。また、機器に対する操作が事務規定に示された時間内に行なわれたか否か等についても判定を行なうことができる。

具体的には、整合性判定部１６ａは、異例処理判定データ１５ａを参照し、機器に対して行なわれた操作に対応する機器の動作が異例処理に該当するか否か、即ち事務規定に対し不整合な処理であるか否かを判定することになる。

機器使用者管理データ生成部１６ｂは、機器に対して使用者を登録する操作が行なわれ、整合性判定部１６ａによって事務規定との整合性有りと判定された場合に、機器使用者管理データ１５ｂの生成又は更新を行なう処理部である。

機器使用者登録部１６ｃは、機器使用者管理データ１５ｂの生成又は更新が行なわれた場合に、該当する機器に対して追加登録する使用者の情報を送信し、使用者の登録を行わせる処理部である。

異例処理管理部１６ｄは、異例処理判定データ１５ａの生成と、整合性判定部１６ａによって不整合と判定された場合の対処の実行と、異例処理が発生した場合の異例処理履歴データ１５ｃの更新とを行なう処理部である。

具体的には、異例処理管理部１６ｄは、事務規定データベース２０から事務規定を取得し、事務規定違反となる処理である異例処理を機器毎に抽出する。そして、各異例処理に対して実行する対処を対応付けることで異例処理判定データ１５ａを生成し、記憶部１５に格納する。

また、異例処理管理部１６ｄは、整合性判定部１６ａによって不整合と判定された、即ち異例処理と判定された場合に、当該異例処理への対処を異例処理判定データ１５ａから読み出して実行する。さらに、異例処理管理部１６ｄは、異例処理が発生した場合には、その詳細を異例処理履歴データ１５ｃに記録する処理を行なう。

異例処理報知部１６ｅは、異例処理が発生した場合に、役席端末等に対して報知を行なう処理部である。また、異例処理が発生した場合に、役席者の承認や理由等の入力が必要であるならば、役席端末に対して承認や入力の要求を送信する。

次に、各種データの具体例について説明する。図４及び図５は、各種データの具体例を示す図である。図４（ａ）に示すように、従業員データベース３０が記憶する従業員データは、従業員を識別する従業員ＩＤに対し、氏名、社内認定レベル、保有資格、勤務年数を対応付けている。社内認定レベルは、当該従業員の社内（銀行内）での職位や、社内で認定されたスキルを示すものである。保有資格は、ファイナンシャルプランナー（ＦＰ）１級など、当該従業員が所持している資格を示すものである。これらの他、勤続年数等、従業員に関する任意の情報を従業員データとして登録することができる。

図４（ａ）に示した例では、従業員ＩＤ「Ａ０１０１」に対し、氏名「Ａ Ｂ」、社内認定レベル「Ｌ１」、保有資格なし、勤続年数「１」を対応付けている。また、従業員ＩＤ「Ａ０１０２」に対し、氏名「Ｃ Ｄ」、社内認定レベル「Ｌ３」、保有資格「ＦＰ１級」、勤続年数「１０」を対応付けている。また、従業員ＩＤ「Ａ０１０３」に対し、氏名「Ｅ Ｆ」、社内認定レベル「Ｌ２」、保有資格「ＦＰ２級」、勤続年数「５」を対応付けている。

図４（ｂ）に示すように、事務規定データベース２０が記憶する事務規定は、各種業務についての規定を定めている。図４（ｂ）に示した例では、「出納機への使用者登録は、２名以内とすること。」、「出納機への使用者登録は、社内認定レベルＬ３以上を条件とする。」、「出納機はオンライン状態で使用することとし、オフラインでの操作には、社内認定レベルＬ３の者の承認を得ること。」、「鍵管理装置の操作時間は３０分以下とし、超過した際には、社内認定レベルＬ３の者の承認を得ること。」などの事務規定が定められている。

ここで、事務規定の中には、例外に関する規定が含まれる場合がある。例えば、「出納機はオンライン状態で使用することとし、オフラインでの操作には、社内認定レベルＬ３の者の承認を得ること。」との規定は、「出納機はオンライン状態で使用すること」が原則の規定であるが、社内認定レベルＬ３の者の承認を得た場合には例外としてオフライン状態での使用を許容している。

また、規定の逸脱が発生した場合の対処が定められている場合もある。例えば、「鍵管理装置の操作時間は３０分以下とし、超過した際には、社内認定レベルＬ３の者の承認を得ること。」との規定は、「鍵管理装置の操作時間は３０分以下」が原則であり、逸脱が発生した場合には「社内認定レベルＬ３の者の承認を得る」ことを対処として定めている。

図５（ａ）に示すように、異例処理判定データ１５ａは、機器を識別する機器識別情報と、当該機器について事務規定違反となる処理である異例処理と、当該異例処理に対して実行する対処とを対応付けている。

図５（ａ）に示した例では、機器識別情報「出納機」の異例処理として「条件外登録要求（３名以降）」、「条件外登録要求（社内認定レベルＬ３未満）」、「オフライン使用」、「時間外使用」等が対応付けられている。

「条件外登録要求（３名以降）」は、使用者登録により使用者が３名以上となることを示す。このような使用者登録は例外なく認められないので、対処は「拒絶」としている。「条件外登録要求（社内認定レベルＬ３未満）」は、使用者登録の条件である社内認定レベルＬ３を満たしていない従業員を使用者として登録しようとする使用者登録要求を受け付けた状態を示す。このような使用者登録は例外なく認められないので、要求を拒絶するとともに所定の連絡先への報知を対処としている。

「オフライン使用」は、オンライン状態で使用すべきであるにも関わらず、オフラインの状態で操作が行なわれた状態を示す。ただし、社内認定レベルＬ３以上の従業員が承認した場合には、オフライン状態での使用が例外的に認められるので、「社内認定レベルＬ３以上の承認を要求」を対処としている。

「時間外使用」は、例えば平日の１８時までを使用可能時間とし、この時間外（休日か、又は平日の１８時以降）に操作が行なわれた状態を示す。ただし、社内認定レベルＬ２以上の従業員が承認した場合には、時間外の使用が例外的に認められるので、「社内認定レベルＬ２以上の承認を要求」を対処としている。

また、図５（ａ）に示した例では、機器識別情報「鍵管理装置」の異例処理として「長時間使用」、「時間外使用」等が対応付けられている。「長時間使用」は、例えば３０分以上の継続した使用を示す。ただし、社内認定レベルＬ３以上の従業員が承認した場合には、長時間の使用が例外的に認められるので、「社内認定レベルＬ３以上の承認を要求」を対処としている。

なお、図５（ａ）に示した異例処理判定データ１５ａでは、説明を簡明にするため機器識別情報として機器名を示したが、営業店内で機器を一意に識別する機器ＩＤなどを用いてもよい。機器使用者管理データ１５ｂ及び異例処理履歴データ１５ｃにおいても同様である。

図５（ｂ）に示すように、機器使用者管理データ１５ｂは、機器を識別する機器識別情報と、当該機器の使用権限が付与された従業員の従業員ＩＤとを対応付けている。図５（ｂ）に示した例では、機器識別情報「出納機」に従業員ＩＤ「Ａ０１０２、Ａ０１４４」が対応付けられている。

図５（ｃ）に示すように、異例処理履歴データ１５ｃは、日時と、機器識別情報と、従業員ＩＤと、異例処理と、異例処理の詳細とを対応付けている。図５（ｃ）に示した例では、日時「２０１４０８０１ ２０：３２」に「鍵管理装置」において異例処理が発生したことを示している。また、この異例処理が従業員ＩＤ「Ａ０１０１」である従業員の操作によって発生した「時間外処理」であり、従業員ＩＤ「Ａ０１０２」である従業員によって承認され、「故障修理」を目的とするものであったことが示されている。

次に、機器に直接行なわれた操作と事務規定との整合性の判定について説明する。機器に直接行なわれた操作と事務規定との整合性は、管理装置１０が判定を行ってもよいし、機器自体が判定を行ってもよい。

図６は、管理装置１０が判定を行なう場合の動作の説明図である。図６では、出納機１１０が受け付けた操作について管理装置１０が判定を行なう場合を示している。まず、従業員が出納機１１０に対して操作を行なう（１）。出納機１１０は、操作を受け付け（２）、受け付けた操作を管理装置１０に送信して問い合わせを行なう（３）。

管理装置１０は、出納機１１０から受信した操作の内容を異例処理判定データ１５ａに照らし合わせて整合性の判定を行なって（４）、判定結果を出納機１１０に送信する（５）。出納機１１０は、管理装置１０から受信した判定結果が「整合性有り」であるならば、従業員の操作に応じた処理を実行する（６ａ）。

管理装置１０による判定結果が「不整合」であるならば、出納機１１０は、従業員の操作に応じた処理を行なわない。そして、管理装置１０は、異例処理に対応する操作が行なわれたことを異例処理履歴データ１５ｃに登録する（６ｂ）。

図７は、機器自体が判定を行なう場合の動作の説明図である。図７では、鍵管理装置１４０が受け付けた操作について鍵管理装置１４０自体が判定を行なう場合を示している。まず、従業員が鍵管理装置１４０に対して操作を行なう（１）。鍵管理装置１４０は、受け付けた操作に対応する動作が異例処理に該当するか否かを判定する（２）。この異例処理に該当するか否かは、予め管理装置１０が事務規定から生成した異例処理判定データを参照することで行なう。このため異例処理に該当すれば事務規定と不整合となり、異例処理に該当しなければ事務規定と整合することになる。

異例処理に該当しなければ、鍵管理装置１４０は、従業員の操作に応じた処理を実行する（３ａ）。異例処理に該当したならば、鍵管理装置１４０は、従業員の操作に応じた処理を行なわず、管理装置１０に対して異例処理報告を送信する（３ｂ）。管理装置１０は、鍵管理装置１４０から受信した異例処理報告を異例処理履歴データ１５ｃに登録する。

次に、図７に示した鍵管理装置１４０の内部構成について説明する。図８は、鍵管理装置１４０の内部構成を示す内部構成図である。図８に示すように、鍵管理装置１４０は、入力部１４１、表示部１４２、通信部１４３、鍵収納部１４４ａ、ロック制御部１４４ｂ、主電源部１４５ａ、予備電源部１４５ｂ、記憶部１４６及び制御部１４７を有する。

入力部１４１は、キーボードやマウス等である。表示部１４２は、液晶パネルやディスプレイ装置等である。通信部１４３は、管理装置１０と通信回線を介してデータ通信するためのインタフェース部である。

鍵収納部１４４ａは、ＡＴＭ等の鍵を収納する収納部であり、ロック制御部１４４ｂにより施錠可能である。鍵収納部１４４ａは、複数の鍵を個別に収納できるように複数設けてもよい。鍵収納部１４４ａを複数設けた場合には、ロック制御部１４４ｂが各鍵収納部１４４ａを個別に施解錠可能としてもよい。

主電源部１４５ａは、鍵管理装置１４０が動作するための電源を供給するユニットである。予備電源部１４５ｂは、主電源部１４５ａによる電源供給が機能しなくなった場合に鍵管理装置１４０が動作するための電源を供給するユニットである。

記憶部１４６は、ハードディスク装置や不揮発性メモリ等の記憶デバイスであり、使用者データ１４６ａ、操作履歴データ１４６ｂ及び異例処理判定データ１４６ｃを記憶する。

使用者データ１４６ａは、鍵管理装置１４０の使用者として登録された従業員の従業員ＩＤを示す。操作履歴データ１４６ｂは、鍵管理装置１４０が受け付けた操作の履歴を示す。異例処理判定データ１４６ｃは、事務規定違反となる処理である異例処理と当該異例処理に対して実行する対処とを対応付けたデータである。異例処理判定データ１４６ｃは、管理装置１０から取得する。

制御部１４７は、鍵管理装置１４０を全体制御する制御部であり、登録処理部１４７ａ、操作処理部１４７ｂ、異例処理判定部１４７ｃ及び電源管理部１４７ｄを有する。実際には、これらの機能部に対応するプログラムを図示しないＲＯＭや不揮発性メモリに記憶しておき、これらのプログラムをＣＰＵ（Central Processing Unit）にロードして実行することにより、登録処理部１４７ａ、操作処理部１４７ｂ、異例処理判定部１４７ｃ及び電源管理部１４７ｄにそれぞれ対応するプロセスを実行させることになる。

登録処理部１４７ａは、管理装置１０から追加登録する使用者の情報を受信した場合に、当該使用者の情報を使用者データ１４６ａに追加して更新する処理部である。操作処理部１４７ｂは、入力部１４１が従業員による操作を受け付けた場合に、当該操作に応じた処理を実行する処理部である。

具体的には、操作処理部１４７ｂは、従業員ＩＤが受け付けられた場合には、使用者データ１４６ａを参照して従業員の認証を行なう。また、操作処理部１４７ｂは、認証に成功した従業員により鍵収納部１４４ａを開く操作を受け付けた場合には、ロック制御部１４４ｂの開錠を行なう。

異例処理判定部１４７ｃは、入力部１４１が従業員による操作を受け付けた場合に、当該操作に対応する処理が異例処理であるか否かを判定する処理部である。具体的には、異例処理判定部１４７ｃは、異例処理判定データ１４６ｃを参照し、機器に対して行なわれた操作に対応する機器の動作が異例処理に該当するか否か、即ち事務規定に対し不整合な処理であるか否かを判定することになる。

異例処理判定部１４７ｃは、異例処理に該当しなければ、操作処理部１４７ｂによる処理を実行させる。一方、異例処理に該当したならば、異例処理判定部１４７ｃは、異例処理に対応付けられた対処を実行し、異例処理報告を管理装置１０に対して送信する。

電源管理部１４７ｄは、鍵管理装置１４０における電源供給を管理する処理部である。電源管理部１４７ｄは、通常時には主電源部１４５ａに電源の供給を行なわせるが、主電源部１４５ａによる電源供給が不可能となった場合には、予備電源部１４５ｂからの電源供給に切替える。

次に、図８に示した各種データの具体例について説明する。図９は、図８に示した各種データの具体例を示す図である。図９（ａ）に示すように、使用者データ１４６ａは、自装置の使用権限が付与された従業員の従業員ＩＤを示す。図９（ａ）では、従業員ＩＤ「Ａ０１０１、Ａ０１３３」等の従業員に使用権限が付与された状態を示している。

図９（ｂ）に示すように、操作履歴データ１４６ｂは、日時と、従業員ＩＤと、処理区分とを対応付けている。図９（ｂ）に示した例では、日時「２０１４０８０１ ０９：１５」に従業員ＩＤ「Ａ０１３３」である従業員によって操作が行なわれ、この操作が異例処理ではない「通常処理」であったことが示されている。また、日時「２０１４０８０１ ２０：３２」に従業員ＩＤ「Ａ０１０１」である従業員の操作によって操作が行なわれ、この操作が「時間外処理」の異例処理であったことが示されている。

図９（ｃ）に示すように、異例処理判定データ１４６ｃは、鍵管理装置１４０における異例処理の区分と、当該異例処理に対して実行する対処とを対応付けている。図９（ｃ）に示した例では、異例処理として「長時間使用」、「時間外使用」、「予備電源使用中処理」等の区分が示されている。

そして、「長時間使用」への対処として「社内認定レベルＬ３以上の承認を要求」が示され、「時間外使用」への対処として「社内認定レベルＬ２以上の承認を要求」が示されている。

「予備電源使用中処理」は、予備電源部１４５ｂにより電源が供給されている状態で何らかの操作が行なわれた場合に対応する。通常の操作を行なう場合には常に主電源部１４５ａから電源が供給されている。すなわち、予備電源部１４５ｂにより電源が供給されている状態であるにも関わらず何らかの操作を受け付けたならば、トラブルや不正が発生している可能性がある。このため異例処理として取り扱い、「報知」を対処としている。

次に、機器の使用者登録に係る処理手順について説明する。図１０は、機器の使用者登録に係る処理手順を示すフローチャートである。図１０に示すように、まず、管理装置１０の整合性判定部１６ａは、役席端末から使用者登録要求を受け付ける（ステップＳ１０１）。

使用者登録要求を受け付けた整合性判定部１６ａは、当該使用者登録要求に応じた使用者の登録と事務規定との整合性を判定する（ステップＳ１０２）。具体的には、整合性判定部１６ａは、異例処理判定データ１５ａを参照し、使用者登録要求に応じた使用者の登録が異例処理に該当するか否かを判定する。

使用者の登録と事務規定との間に整合性有りと判定されたならば（ステップＳ１０３；Ｙｅｓ）、機器使用者管理データ生成部１６ｂは、機器使用者管理データ１５ｂに使用者に関する情報を追加する（ステップＳ１０４）。そして、機器使用者登録部１６ｃは、該当する機器に対して追加登録する使用者の情報を送信し、使用者の登録を行わせて（ステップＳ１０５）、処理を終了する。

一方、使用者の登録と事務規定とが不整合であると判定されたならば（ステップＳ１０３；Ｎｏ）、使用者登録は行なわれず、異例処理管理部１６ｄは、使用者登録要求の要求元である役席端末に事務規定により登録できない旨を報知して（ステップＳ１０６）、処理を終了する。

次に、機器の操作について管理装置１０が判定を行なう場合の処理手順について説明する。図１１は、機器の操作について管理装置１０が判定を行なう場合の処理手順を示すフローチャートである。図１１に示すように、まず、管理装置１０の整合性判定部１６ａは、機器から問い合わせを受信する（ステップＳ２０１）。この問い合わせには、機器に対して行なわれた操作を特定する情報が含まれている。

問い合わせを受信した整合性判定部１６ａは、問い合わせに示された操作と事務規定との整合性を判定する（ステップＳ２０２）。具体的には、整合性判定部１６ａは、異例処理判定データ１５ａを参照し、問い合わせに示された操作に応じた機器の動作が異例処理に該当するか否かを判定する。

機器の動作と事務規定との間に整合性有りと判定されたならば（ステップＳ２０３；Ｙｅｓ）、整合性判定部１６ａは、事務規定に整合することを示す判定結果を問い合わせ元の機器に送信し（ステップＳ２０４）、処理を終了する。この結果、機器は、受け付けた操作に応じた動作を実行することになる。

一方、機器の動作と事務規定とが不整合であると判定されたならば（ステップＳ２０３；Ｎｏ）、整合性判定部１６ａは、事務規定に不整合であることを示す判定結果を問い合わせ元の機器に送信する（ステップＳ２０５）。その後、異例処理管理部１６ｄは、当該異例処理への対処を異例処理判定データ１５ａから読み出して実行し、異例処理履歴データ１５ｃに記録して（ステップＳ２０６）、処理を終了する。

次に、機器の操作について機器自体が判定を行なう場合の処理手順について説明する。図１２は、機器の操作について機器自体が判定を行なう場合の処理手順を示すフローチャートである。なお、ここでは鍵管理装置１４０が自装置の操作について判定を行なう場合について説明する。

図１２に示すように、まず、鍵管理装置１４０の入力部１４１は、従業員からの操作入力を受け付ける（ステップＳ３０１）。異例処理判定部１４７ｃは、当該操作に対応する処理が異例処理であるか否かを判定する（ステップＳ３０２）。具体的には、異例処理判定部１４７ｃは、異例処理判定データ１４６ｃを参照し、機器に対して行なわれた操作に対応する機器の動作が異例処理に該当するか否か、即ち事務規定に対し不整合な処理であるか否かを判定することになる。

判定の結果、異例処理に該当しなければ（ステップＳ３０３；Ｎｏ）、操作処理部１４７ｂは、受け付けた操作に応じた処理を実行し（ステップＳ３０４）、処理を終了する。

一方、異例処理に該当するならば（ステップＳ３０３；Ｙｅｓ）、異例処理判定部１４７ｃは、異例処理である旨を操作者に報知する（ステップＳ３０５）。その後、異例処理判定部１４７ｃは、当該異例処理への対処を実行し、異例処理報告を管理装置１０に送信して（ステップＳ３０６）、処理を終了する。

上述してきたように、本実施例では、使用者登録に係る操作を受け付けた場合に、管理装置１０が事務規定を参照し、使用者の登録と事務規定との整合性を判定し、不整合である場合には使用者の登録を抑止することで、不適切な使用者登録を防止し、規定に則った業務の遂行を支援することができる。

また、機器に対する操作についても、管理装置１０又は機器自体が操作に応じた動作と事務規定との整合性を判定し、不整合である場合には機器の動作を制限することで、不適切な使用を防止し、規定に則った業務の遂行を支援することができる。

さらに、事務規定と不整合となった場合には、役席者への報知や理由の記入などを求めることができるので、役席者による管理業務を支援することができる。また、理由などの記録を残すことで、第三者の監査が行なわれても、正当な理由があったか否かを容易に確認可能である。

なお、上述の実施例は、あくまで一例であり、本発明を限定するものではない。例えば、図示した各構成は機能概略的なものであり、必ずしも物理的に図示の構成をされていることを要しない。すなわち、各装置の分散・統合の形態は図示のものに限られず、その全部または一部を各種の負荷や使用状況などに応じて、任意の単位で機能的または物理的に分散・統合して構成することができる。

また、各機器の異例処理やその対処も任意に設定できる。例えば、本実施例では、鍵管理装置の長時間使用を異例処理とし、役席の承認と理由の記入を行なうこととしているが、出納機１１０や両替機１２０については、長時間利用を異例処理としないよう設定することもできる。

また、本実施例では、出納機１１０のオフライン使用を異例処理としているが、オフラインを想定した仕様の出納機などでは、オフライン使用を異例処理とする必要はない。同様に、両替機１２０や鍵管理装置１４０等は、オフライン使用を異例処理としなくともよい。

また、複数の異例処理の報知などについても、適宜変形が可能である。例えば、異例処理の回数を管理装置１０にて管理し、異例処理の回数が閾値に達した場合に役席者に報知してもよい。

以上のように、本発明に係る業務管理システム及び業務管理方法は、規定に則った業務の遂行を支援することに適している。

１０ 管理装置
１１、１４１ 入力部
１２、１４２ 表示部
１３、１４３ 通信部
１４ 印字部
１５、１４６ 記憶部
１５ａ 異例処理判定データ
１５ｂ 機器使用者管理データ
１５ｃ 異例処理履歴データ
１６、１４７ 制御部
１６ａ 整合性判定部
１６ｂ 機器使用者管理データ生成部
１６ｃ 機器使用者登録部
１６ｄ 異例処理管理部
１６ｅ 異例処理報知部
２０ 事務規定データベース
３０ 従業員データベース
４０ａ〜４０ｈ 従業員端末
１１０ 出納機
１２０ 両替機
１３０ 重要物管理装置
１４０ 鍵管理装置
１４４ａ 鍵収納部
１４４ｂ ロック制御部
１４５ａ 主電源部
１４５ｂ 予備電源部
１４６ａ 使用者データ
１４６ｂ 操作履歴データ
１４６ｃ 異例処理判定データ
１４７ａ 登録処理部
１４７ｂ 操作処理部
１４７ｃ 異例処理判定部
１４７ｄ 電源管理部
１５０ 窓口案内装置
１５１ａ〜１５１ｇ 窓口端末

Claims (7)

1. 所定の業務についての規定である業務規定を管理する業務規定管理手段と、
   前記所定の業務に使用する機器に対する操作を受け付ける操作受付手段と、
   前記操作受付手段により受け付けられた操作に応じる前記機器の動作と、前記業務規定管理手段により管理された業務規定との整合性を判定する整合性判定手段と、
   前記整合性判定手段により前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定された場合に、前記機器の動作を制限する動作制限手段と
   を備えたことを特徴とする業務管理システム。
2. 前記業務規定管理手段は、前記機器への使用者の登録に関する条件を含む業務規定を管理し、
   前記操作受付手段は、前記機器への使用者の登録操作を受け付け、
   前記整合性判定手段は、前記登録操作に基づく使用者の登録が前記業務規定に示された条件を逸脱する場合に、前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定することを特徴とする請求項１に記載の業務管理システム。
3. 前記業務規定管理手段は、前記機器を使用する時間の長さ及び／又は前記機器を使用する時刻に対する制限を含む業務規定を管理し、
   前記整合性判定手段は、前記操作受付手段により受け付けられた操作に基づく前記機器の動作が前記業務規定に示された制限を逸脱する場合に、前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定することを特徴とする請求項１又は２に記載の業務管理システム。
4. 前記業務規定管理手段は、前記機器の状態に異常が生じている場合における操作の規制を含む業務規定を管理し、
   前記整合性判定手段は、前記操作受付手段により受け付けられた操作に基づく前記機器の動作が前記業務規定に示された規制を逸脱する場合に、前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定することを特徴とする請求項１、２又は３に記載の業務管理システム。
5. 前記整合性判定手段により前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定された場合に、所定の管理業務を行なう管理者に対して報知を行なう報知手段をさらに備えたことを特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載の業務管理システム。
6. 前記業務規定管理手段は、所定の管理業務を行なう管理者の承認を前提とした例外規定を含む業務規定を管理し、
   前記動作制限手段は、前記整合性判定手段により前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定され、かつ前記例外規定が適用可能である場合には、前記管理者の承認を要求することを特徴とする請求項１〜５のいずれか一つに記載の業務管理システム。
7. 所定の業務についての規定である業務規定を管理する業務規定管理ステップと、
   前記所定の業務に使用する機器に対する操作を受け付ける操作受付ステップと、
   前記操作受付ステップにより受け付けられた操作に応じる前記機器の動作と、前記業務規定管理ステップにより管理された業務規定との整合性を判定する整合性判定ステップと、
   前記整合性判定ステップにより前記機器の動作と前記業務規定とが不整合であると判定された場合に、前記機器の動作を制限する動作制限ステップと
   を含むことを特徴とする業務管理方法。

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