JP2015032859A

JP2015032859A - Image formation apparatus and image formation method

Info

Publication number: JP2015032859A
Application number: JP2013158824A
Authority: JP
Inventors: 浩至井川; Koji Igawa
Original assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2013-07-31
Filing date: 2013-07-31
Publication date: 2015-02-16

Abstract

PROBLEM TO BE SOLVED: To provide an image formation apparatus which enhances usability of a document box.SOLUTION: An image formation apparatus 1 includes a document data storage section 110 for storing the document data 310 of each user. An included information adding section 120 adds included information 320 specified by a user to document data 310 stored in the document data storage section 110. A document information notification section 130 makes the fact that the included information 320, added by the included information adding section 120, exists in the document data 310, to be displayed in the display section of an operation panel section 16, together with the thumbnail image of the document data 310.

Description

本発明は、画像形成装置及び画像形成方法に係り、特に文書ボックス機能を備える画像形成装置及び画像形成方法に関する。 The present invention relates to an image forming apparatus and an image forming method, and more particularly to an image forming apparatus and an image forming method having a document box function.

従来から、文書や画像を印刷可能な複合機（Multifunctional Peripheral, MFP）等の画像形成装置が存在する。
これらの画像形成装置は、文書ボックスと呼ばれる機能を備えるものが存在する。この文書ボックス機能により、ユーザーが画像形成装置の記憶部内に文書データを保存することが可能となる。ユーザーは、文書ボックスの領域内の各文書データを選択して、印刷や送信等の文書操作を行うことができる。 Conventionally, there are image forming apparatuses such as multifunction peripherals (MFPs) capable of printing documents and images.
Some of these image forming apparatuses have a function called a document box. This document box function allows the user to save document data in the storage unit of the image forming apparatus. The user can select each document data in the area of the document box and perform document operations such as printing and transmission.

特許文献１を参照すると、ユーザー情報を有し、コンピュータネットワークを介してユーザー認証を行う認証サーバー装置と、認証サーバー装置にアクセスしユーザーの認証処理を行う認証手段と、ユーザーの操作に基づき画像形成処理により生成された文書データを格納するとともに、その認証サーバー装置の有するユーザー情報の属性項目を有する文書属性情報をその文書データに関連付けて格納するデータ格納装置とを有する画像形成装置とを備える画像形成システムが記載されている。 With reference to Patent Document 1, an authentication server device that has user information and performs user authentication via a computer network, an authentication unit that accesses the authentication server device and performs user authentication processing, and image formation based on user operations An image forming apparatus having a data storage device for storing document data generated by processing and storing document attribute information having attribute items of user information of the authentication server device in association with the document data A forming system is described.

特開２００９−２５２１２４号公報JP 2009-252124 A

しかしながら、特許文献１に係るシステムは、文書ボックス内に重要な文書データ等が存在しても、その存在をユーザーに示すことは困難であった。 However, in the system according to Patent Document 1, even if important document data or the like is present in the document box, it is difficult to indicate the presence to the user.

本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであって、上述の問題点を解消する画像形成装置を提供することを課題とする。 The present invention has been made in view of such a situation, and an object thereof is to provide an image forming apparatus that solves the above-described problems.

本発明の画像形成装置は、ユーザー毎の文書データを保存する文書データ保存手段を備えた画像形成装置において、前記文書データ保存手段に保存された前記文書データに、ユーザーにより指定された付属情報を付加する付属情報付加手段と、該付属情報付加手段により付加された付属情報が存在することを、前記文書データのサムネイル画像と共に表示させる文書情報報知手段とを備えることを特徴とする。
本発明の画像形成装置は、前記付属情報が、ユーザーへ通知する文字情報、通知条件、及び宛先情報を含み、前記通知条件を満たした場合に、前記宛先情報に含まれる宛先に前記文字情報を通知するユーザー通知手段を備えることを特徴とする。
本発明の画像形成装置は、前記通知条件が、ユーザーに指定された時刻に通知を行う時刻指定通知の条件、又は所定の時刻までに前記文書データが閲覧されない場合に通知する未閲覧時刻通知の条件であることを特徴とする。
本発明の画像形成方法は、ユーザー毎の文書データを保存する文書データ保存手段を備えた画像形成装置による画像形成方法において、前記画像形成装置は、前記文書データ保存手段により保存された前記文書データに、ユーザーにより指定された付属情報を付加し、付加された付属情報が存在することを、前記文書データのサムネイル画像と共に表示することを特徴とする。 The image forming apparatus of the present invention is an image forming apparatus provided with document data storage means for storing document data for each user, and attached information specified by the user to the document data stored in the document data storage means. And a document information notifying unit for displaying, together with the thumbnail image of the document data, the presence of the attached information added by the attached information adding unit.
In the image forming apparatus of the present invention, the attached information includes character information to be notified to a user, a notification condition, and destination information, and when the notification condition is satisfied, the character information is added to a destination included in the destination information. User notification means for notifying is provided.
In the image forming apparatus according to the present invention, the notification condition is a time designation notification condition for performing notification at a time designated by a user, or an unviewed time notification that is notified when the document data is not browsed by a predetermined time. It is a condition.
The image forming method of the present invention is an image forming method using an image forming apparatus provided with document data storing means for storing document data for each user, wherein the image forming apparatus stores the document data stored by the document data storing means. Further, it is characterized in that the attached information specified by the user is added, and that the added attached information is displayed together with the thumbnail image of the document data.

本発明によれば、文書データに付属情報が存在することをサムネイル画像と共に表示させることで、ユーザーに付属情報が存在する重要な文書データであることを報知する画像形成装置を提供することができる。 According to the present invention, it is possible to provide an image forming apparatus that informs a user that important document data includes auxiliary information by displaying that the auxiliary information exists in the document data together with the thumbnail image. .

本発明の画像形成装置の実施の形態に係るシステム構成図である。1 is a system configuration diagram according to an embodiment of an image forming apparatus of the present invention. 図１に示す付属情報の詳細を示すブロック図である。It is a block diagram which shows the detail of the attached information shown in FIG. 本発明の実施の形態に係る文書データ付属情報付加処理のフローチャートである。It is a flowchart of the document data additional information addition process which concerns on embodiment of this invention. 図４に示す付属情報付加処理の画面例である。FIG. 5 is a screen example of attached information addition processing shown in FIG. 4. FIG. 本発明の実施の形態に係るメッセージ通知処理のフローチャートである。It is a flowchart of the message notification process which concerns on embodiment of this invention. 本発明の画像形成装置の実施の形態に係る全体の構成を示すブロック図である。1 is a block diagram showing an overall configuration according to an embodiment of an image forming apparatus of the present invention. 本発明の画像形成装置実施の形態に係る概略図である。1 is a schematic view according to an embodiment of an image forming apparatus of the present invention.

＜実施の形態＞
〔画像形成装置１の全体の構成〕
まず、図６を参照して、画像形成装置１の全体の構成について説明する。 <Embodiment>
[Entire Configuration of Image Forming Apparatus 1]
First, the overall configuration of the image forming apparatus 1 will be described with reference to FIG.

画像形成装置１は、画像処理部１１、原稿読取部１２、原稿給送部１３、搬送部（給紙ローラー４２ｂ、搬送ローラー４４、排出ローラー４５）、ネットワーク送受信部１５、操作パネル部１６、ＦＡＸ送受信部１８、記憶部１９、及び画像形成部１７（画像形成手段）等が制御部１０に接続されている。各部は、制御部１０によって動作制御される。 The image forming apparatus 1 includes an image processing unit 11, a document reading unit 12, a document feeding unit 13, a transport unit (paper feed roller 42 b, transport roller 44, discharge roller 45), network transmission / reception unit 15, operation panel unit 16, FAX. A transmission / reception unit 18, a storage unit 19, an image forming unit 17 (image forming unit), and the like are connected to the control unit 10. The operation of each unit is controlled by the control unit 10.

制御部１０は、ＧＰＰ（General Purpose Processor）、ＣＰＵ（Central Processing Unit、中央処理装置）、ＭＰＵ（Micro Processing Unit）、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）、ＧＰＵ（Graphics Processing Unit）、ＡＳＩＣ（Application Specific Processor、特定用途向けプロセッサー）等の情報処理手段である。
制御部１０は、記憶部１９のＲＯＭやＨＤＤに記憶されている制御プログラムを読み出して、この制御プログラムをＲＡＭに展開させて実行することで、後述する機能ブロックの各手段として動作させられる。また、制御部１０は、図示しない外部の端末や操作パネル部１６から入力された所定の指示情報に応じて、装置全体の制御を行う。 The control unit 10 includes a general purpose processor (GPP), a central processing unit (CPU), a micro processing unit (MPU), a digital signal processor (DSP), a graphics processing unit (GPU), an application specific processor (ASIC). Information processing means such as a processor for a specific application).
The control unit 10 reads out a control program stored in the ROM or HDD of the storage unit 19, develops the control program in the RAM, and executes it to operate as each unit of a functional block described later. Further, the control unit 10 controls the entire apparatus in accordance with predetermined instruction information input from an external terminal (not shown) or the operation panel unit 16.

画像処理部１１は、ＤＳＰ（Digital Signal Processor）やＧＰＵ（Graphics Processing Unit）等の制御演算手段である。画像処理部１１は、画像データに対して所定の画像処理を行う手段であり、例えば、拡大縮小処理、濃度調整、階調調整、画像改善処理等の各種画像処理を行う。
画像処理部１１は、原稿読取部１２で読み取られた画像を、記憶部１９に印刷データとして記憶する。この際、画像処理部１１は、印刷データをＰＤＦやＴＩＦＦ等のフォーマットのファイル単位に変換することも可能である。 The image processing unit 11 is control arithmetic means such as a DSP (Digital Signal Processor) or a GPU (Graphics Processing Unit). The image processing unit 11 is a unit that performs predetermined image processing on image data, and performs various types of image processing such as enlargement / reduction processing, density adjustment, gradation adjustment, and image improvement processing.
The image processing unit 11 stores the image read by the document reading unit 12 in the storage unit 19 as print data. At this time, the image processing unit 11 can also convert the print data into a file unit in a format such as PDF or TIFF.

原稿読取部１２は、セットされた原稿を読み取る（スキャン）手段である。
原稿給送部１３は、原稿読取部１２で読み取られる原稿を搬送する手段である。
画像形成部１７は、ユーザーの出力指示により、記憶部１９に記憶され、原稿読取部１２で読み取られ、又は外部の端末から取得されたデータから記録紙への画像形成を行わせる手段である。
搬送部は、給紙カセット４２ａ（図７）から記録紙を搬送し、画像形成部１７で画像形成させ、その後にスタックトレイ５０へ搬送する。
なお、原稿読取部１２、原稿給送部１３、搬送部、画像形成部１７の動作については後述する。 The document reading unit 12 is a (scan) unit that reads a set document.
The document feeding unit 13 is a unit that transports a document read by the document reading unit 12.
The image forming unit 17 is a unit that forms an image on a recording sheet from data stored in the storage unit 19 and read by the document reading unit 12 or acquired from an external terminal according to a user output instruction.
The transport unit transports the recording paper from the paper feed cassette 42a (FIG. 7), causes the image forming unit 17 to form an image, and then transports the recording paper to the stack tray 50.
The operations of the document reading unit 12, the document feeding unit 13, the transport unit, and the image forming unit 17 will be described later.

ネットワーク送受信部１５は、ＬＡＮ、無線ＬＡＮ、ＷＡＮ、携帯電話網等であるネットワーク５に接続するためのＬＡＮボードや無線送受信機等を含むネットワーク接続手段である。
ネットワーク送受信部１５は、データ通信用の回線ではデータを送受信し、音声電話回線では音声信号を送受信する。 The network transmission / reception unit 15 is a network connection unit including a LAN board, a wireless transmission / reception device, and the like for connecting to a network 5 such as a LAN, a wireless LAN, a WAN, and a mobile phone network.
The network transmission / reception unit 15 transmits / receives data on a data communication line and transmits / receives voice signals on a voice telephone line.

また、画像形成装置１は、ネットワーク送受信部１５からネットワーク５を介して、端末２と接続されている。
端末２は、一般的なＰＣ／ＡＴ互換機等のＰＣ（Personal Computer）、タブレット端末、スマートフォン、携帯電話、ファクシミリ端末等であり、ＣＰＵ等の制御手段と、ＨＤＤやＳＳＤやＲＯＭやＲＡＭ等の記憶手段と、ネットワーク５と接続するためのネットワーク接続手段と、キーボードやマウスやタッチパネル等の入力手段と、ＬＣＤディスプレイや有機ＥＬディスプレイ等の表示手段とを備えている。 The image forming apparatus 1 is connected to the terminal 2 from the network transmission / reception unit 15 via the network 5.
The terminal 2 is a PC (Personal Computer) such as a general PC / AT compatible machine, a tablet terminal, a smartphone, a mobile phone, a facsimile terminal, and the like. Control means such as a CPU, HDD, SSD, ROM, RAM, etc. Storage means, network connection means for connecting to the network 5, input means such as a keyboard, mouse and touch panel, and display means such as an LCD display and an organic EL display are provided.

操作パネル部１６は、ＬＣＤや有機ＥＬディスプレイ等の表示部と、テンキー、スタート、キャンセル、複写やＦＡＸ送信やスキャナー等の動作モードの切り換えのボタン、選択された文書の印刷や送信や保存や記録等に関するジョブの実行に係る指示を行うためのボタンやタッチパネル等の入力部とを備えている。
操作パネル部１６は、ユーザーによる画像形成装置１の各種ジョブの指示を取得する。また、操作パネル部１６から取得したユーザーの指示により、文書ボックスの各種操作や各ユーザーの情報の入力又は変更をすることも可能である The operation panel unit 16 includes a display unit such as an LCD or an organic EL display, a numeric keypad, a start button, a cancel button, a button for switching an operation mode such as copying, FAX transmission, and a scanner, and printing, transmission, storage, and recording of a selected document. Etc., and an input unit such as a touch panel or a button for giving an instruction related to execution of a job relating to the above.
The operation panel unit 16 acquires instructions for various jobs of the image forming apparatus 1 by the user. It is also possible to input or change various operations of the document box and information of each user according to user instructions acquired from the operation panel unit 16.

ＦＡＸ送受信部１８は、ファクシミリの送受信を行う部位であり、通常の電話回線やＩＳＤＮ回線等と接続されている。
また、ＦＡＸ送受信部１８は、受信したファクシミリ画像を、記憶部１９に記憶する。また、ＦＡＸ送受信部１８は、記憶部１９に記憶された画像データを、画像形成部１７で記録する代わりにファクシミリ送信してもよい。 The FAX transmission / reception unit 18 is a part that performs facsimile transmission / reception, and is connected to a normal telephone line, ISDN line, or the like.
Further, the FAX transmission / reception unit 18 stores the received facsimile image in the storage unit 19. Further, the FAX transmitting / receiving unit 18 may transmit the image data stored in the storage unit 19 by facsimile instead of being recorded by the image forming unit 17.

記憶部１９は、ＲＯＭ（Read Only Memory）、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の半導体メモリーやＨＤＤ（Hard Disk Drive）等の記録媒体を用いた記憶手段である。
記憶部１９のＲＯＭやＨＤＤには画像形成装置１の動作制御を行うための制御プログラムが記憶されている。これに加えて、記憶部１９は、ユーザーのアカウント設定も記憶している。このアカウント設定には、ユーザー認証用のユーザーのＩＤとパスワード等の設定が含まれている。 The storage unit 19 is a storage unit that uses a semiconductor memory such as a ROM (Read Only Memory) or a RAM (Random Access Memory) or a recording medium such as an HDD (Hard Disk Drive).
A control program for controlling the operation of the image forming apparatus 1 is stored in the ROM and HDD of the storage unit 19. In addition to this, the storage unit 19 also stores user account settings. This account setting includes settings such as a user ID and password for user authentication.

なお、画像形成装置１において、制御部１０及び画像処理部１１は、ＧＰＵ内蔵ＣＰＵ等やチップ・オン・モジュールパッケージのように、一体的に形成されていてもよい。
また、制御部１０及び画像処理部１１は、ＲＡＭやＲＯＭやフラッシュメモリー等を内蔵していてもよい。 In the image forming apparatus 1, the control unit 10 and the image processing unit 11 may be integrally formed, such as a CPU with a built-in GPU or a chip-on-module package.
The control unit 10 and the image processing unit 11 may include a RAM, a ROM, a flash memory, and the like.

〔画像形成装置１の動作〕
次に、図７を参照して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１の動作について説明する。
原稿読取部１２は、本体部１４の上部に配設され、原稿給送部１３は、原稿読取部１２の上部に配設されている。スタックトレイ５０は、本体部１４に形成された記録紙の排出口４１側に配設され、また、操作パネル部１６は、画像形成装置１のフロント側に配設されている。 [Operation of Image Forming Apparatus 1]
Next, the operation of the image forming apparatus 1 according to the embodiment of the present invention will be described with reference to FIG.
The document reading unit 12 is arranged on the upper part of the main body unit 14, and the document feeding unit 13 is arranged on the upper side of the document reading unit 12. The stack tray 50 is disposed on the recording paper discharge port 41 side formed in the main body unit 14, and the operation panel unit 16 is disposed on the front side of the image forming apparatus 1.

原稿読取部１２は、スキャナー１２ａと、プラテンガラス１２ｂと、原稿読取スリット１２ｃとを備えている。スキャナー１２ａは、露光ランプ、及びＣＣＤ（Charge Coupled Device）やＣＭＯＳ（Complementary Metal Oxide Semiconductor）撮像センサー等から構成され、原稿給送部１３による原稿の搬送方向に移動可能に構成されている。
プラテンガラス１２ｂは、ガラス等の透明部材により構成された原稿台である。原稿読取スリット１２ｃは、原稿給送部１３による原稿の搬送方向と直交方向に形成されたスリットを有する。 The document reading unit 12 includes a scanner 12a, a platen glass 12b, and a document reading slit 12c. The scanner 12 a includes an exposure lamp, a CCD (Charge Coupled Device), a CMOS (Complementary Metal Oxide Semiconductor) imaging sensor, and the like, and is configured to be movable in the document transport direction by the document feeder 13.
The platen glass 12b is an original table made of a transparent member such as glass. The document reading slit 12 c has a slit formed in a direction orthogonal to the document transport direction by the document feeding unit 13.

プラテンガラス１２ｂに載置された原稿を読み取る場合には、スキャナー１２ａは、プラテンガラス１２ｂに対向する位置に移動され、プラテンガラス１２ｂに載置された原稿を走査しながら原稿を読み取って画像データを取得して、取得した画像データを本体部１４に出力する。
また、原稿給送部１３により搬送された原稿を読み取る場合には、スキャナー１２ａは、原稿読取スリット１２ｃと対向する位置に移動され、原稿読取スリット１２ｃを介し、原稿給送部１３による原稿の搬送動作と同期して原稿を読み取って画像データを取得し、取得した画像データを本体部１４に出力する。 When reading a document placed on the platen glass 12b, the scanner 12a is moved to a position facing the platen glass 12b, and reads the document while scanning the document placed on the platen glass 12b to obtain image data. The acquired image data is output to the main body unit 14.
When reading the document conveyed by the document feeding unit 13, the scanner 12a is moved to a position facing the document reading slit 12c, and the document feeding unit 13 conveys the document through the document reading slit 12c. The document is read in synchronization with the operation to acquire image data, and the acquired image data is output to the main body unit 14.

原稿給送部１３は、原稿載置部１３ａと、原稿排出部１３ｂと、原稿搬送機構１３ｃとを備えている。原稿載置部１３ａに載置された原稿は、原稿搬送機構１３ｃによって、１枚ずつ順に繰り出されて原稿読取スリット１２ｃに対向する位置へ搬送され、その後、原稿排出部１３ｂに排出される。
なお、原稿給送部１３は、可倒式に構成され、原稿給送部１３を上方に持ち上げることで、プラテンガラス１２ｂの上面を開放させることができる。 The document feeding unit 13 includes a document placement unit 13a, a document discharge unit 13b, and a document transport mechanism 13c. The originals placed on the original placement unit 13a are sequentially fed out one by one by the original conveyance mechanism 13c, conveyed to a position facing the original reading slit 12c, and then discharged to the original discharge unit 13b.
The document feeding unit 13 is configured to be retractable, and the upper surface of the platen glass 12b can be opened by lifting the document feeding unit 13 upward.

本体部１４は、画像形成部１７を備えると共に、給紙部４２と、用紙搬送路４３と、搬送ローラー４４と、排出ローラー４５とを備えている。給紙部４２は、それぞれサイズ又は向きが異なる記録紙を収納する複数の給紙カセット４２ａと、給紙カセット４２ａから記録紙を１枚ずつ用紙搬送路４３に繰り出す給紙ローラー４２ｂとを備えている。給紙ローラー４２ｂ、搬送ローラー４４、及び排出ローラー４５は、搬送部として機能する。記録紙は、この搬送部により搬送される。
給紙ローラー４２ｂによって用紙搬送路４３に繰り出された記録紙は、搬送ローラー４４によって画像形成部１７に搬送される。そして、画像形成部１７によって記録が施された記録紙は、排出ローラー４５によってスタックトレイ５０に排出される。 The main body 14 includes the image forming unit 17, and includes a paper feeding unit 42, a paper conveyance path 43, a conveyance roller 44, and a discharge roller 45. The paper feed unit 42 includes a plurality of paper feed cassettes 42 a that store recording papers of different sizes or orientations, and a paper feed roller 42 b that feeds the recording papers one by one from the paper feed cassette 42 a to the paper transport path 43. Yes. The paper feed roller 42b, the transport roller 44, and the discharge roller 45 function as a transport unit. The recording paper is conveyed by this conveyance unit.
The recording paper fed to the paper conveyance path 43 by the paper supply roller 42 b is conveyed to the image forming unit 17 by the conveyance roller 44. Then, the recording paper on which recording is performed by the image forming unit 17 is discharged to the stack tray 50 by the discharge roller 45.

画像形成部１７は、感光体ドラム１７ａと、露光部１７ｂと、現像部１７ｃと、転写部１７ｄと、定着部１７ｅとを備えている。露光部１７ｂは、レーザー装置やミラーやレンズやＬＥＤアレイ等を備えた光学ユニットであり、画像データに基づいて光等を出力して感光体ドラム１７ａを露光し、感光体ドラム１７ａの表面に静電潜像を形成する。現像部１７ｃは、トナーを用いて感光体ドラム１７ａに形成された静電潜像を現像する現像ユニットであり、静電潜像に基づいたトナー像を感光体ドラム１７ａ上に形成させる。転写部１７ｄは、現像部１７ｃによって感光体ドラム１７ａ上に形成されたトナー像を記録紙に転写させる。定着部１７ｅは、転写部１７ｄによってトナー像が転写された記録紙を加熱してトナー像を記録紙に定着させる。 The image forming unit 17 includes a photosensitive drum 17a, an exposure unit 17b, a developing unit 17c, a transfer unit 17d, and a fixing unit 17e. The exposure unit 17b is an optical unit including a laser device, a mirror, a lens, an LED array, and the like. The exposure unit 17b outputs light or the like based on image data to expose the photosensitive drum 17a, and the surface of the photosensitive drum 17a is statically exposed. An electrostatic latent image is formed. The developing unit 17c is a developing unit that develops the electrostatic latent image formed on the photosensitive drum 17a using toner, and forms a toner image based on the electrostatic latent image on the photosensitive drum 17a. The transfer unit 17d transfers the toner image formed on the photosensitive drum 17a by the developing unit 17c to a recording sheet. The fixing unit 17e heats the recording paper on which the toner image is transferred by the transfer unit 17d to fix the toner image on the recording paper.

〔画像形成装置１のシステム構成〕
図１を参照し、画像形成装置１のシステム構成について説明する。
画像形成装置１は、文書データ取得部１００（文書データ取得手段）、文書データ保存部１１０（文書データ保存手段）、付属情報付加部１２０（付属情報付加手段）文書情報報知部１３０（文書情報報知手段）、及びユーザー通知部１４０（ユーザー通知手段）を備えている。 [System Configuration of Image Forming Apparatus 1]
A system configuration of the image forming apparatus 1 will be described with reference to FIG.
The image forming apparatus 1 includes a document data acquisition unit 100 (document data acquisition unit), a document data storage unit 110 (document data storage unit), an attached information addition unit 120 (attachment information addition unit), a document information notification unit 130 (document information notification). Means) and a user notification unit 140 (user notification means).

文書データ取得部１００は、文書データ３１０を端末２（図６）、ＦＡＸ送受信部１８、外部の記録媒体等から取得する。 The document data acquisition unit 100 acquires the document data 310 from the terminal 2 (FIG. 6), the FAX transmission / reception unit 18, an external recording medium, or the like.

文書データ保存部１１０は、複数の文書データ３１０及び当該文書データ３１０に付加された付属情報３２０を保存する記憶部１９の保存フォルダー等の領域である。文書データ保存部１１０は、ユーザー毎の文書ボックスの領域や、端末２（図６）やＦＡＸ送受信部１８からの受信／送信ファイルを保存するＦＡＸボックスの領域として構成されていてもよい。
文書データ３１０は、取得された文書のデータである。文書データ３１０は、端末２から取得されたＰＤＬ（Page Description Language）の印刷データ、ＰＤＦ（Portable Document Format）等の電子文書フォーマットのデータ、ｊｐｇやＧＩＦやビットマップ等の画像データであってもよい。また、文書データ３１０は、文字データや各種設定データを含んでいてもよい。また、文書データ３１０は、ファイル名、ファイルの種類、作成時刻、更新時刻、閲覧時刻等のプロパティ情報も含んでいてもよい。
付属情報３２０は、文書データ３１０に対応付けられた各種データである。付属情報３２０の詳細については後述する。 The document data storage unit 110 is an area such as a storage folder of the storage unit 19 that stores a plurality of document data 310 and attached information 320 added to the document data 310. The document data storage unit 110 may be configured as an area of a document box for each user, or an area of a FAX box that stores a reception / transmission file from the terminal 2 (FIG. 6) or the FAX transmission / reception unit 18.
Document data 310 is data of the acquired document. The document data 310 may be PDL (Page Description Language) print data acquired from the terminal 2, electronic document format data such as PDF (Portable Document Format), or image data such as jpg, GIF, or bitmap. . Further, the document data 310 may include character data and various setting data. Further, the document data 310 may include property information such as a file name, a file type, a creation time, an update time, and a browsing time.
The attached information 320 is various data associated with the document data 310. Details of the attached information 320 will be described later.

付属情報付加部１２０は、文書データ保存部１１０に保存された文書データ３１０に、ユーザーにより指定された付属情報３２０を付加する。
付属情報付加部１２０は、記憶部１９に記憶されたＯＳを実行し、グラフィカル・ユーザーインターフェイスにより、操作パネル部１６や端末２によるユーザーの指示を取得して、後述する文字情報３２１、通知条件３２２、宛先情報３２３等を取得して付属情報３２０に加えて保存する。また、付属情報付加部１２０は、例えば、文書データ３１０の最初のページを所定の大きさの縮小画像として描画して、サムネイル画像を作成し、付属情報３２０に含める。 The attached information adding unit 120 adds attached information 320 specified by the user to the document data 310 stored in the document data storing unit 110.
The attached information adding unit 120 executes the OS stored in the storage unit 19, acquires a user instruction from the operation panel unit 16 or the terminal 2 through a graphical user interface, and includes character information 321 and notification conditions 322 to be described later. The destination information 323 and the like are acquired and stored in addition to the attached information 320. Also, the attached information adding unit 120 draws the first page of the document data 310 as a reduced image of a predetermined size, creates a thumbnail image, and includes it in the attached information 320.

文書情報報知部１３０は、付属情報付加部１２０により付加された付属情報３２０が存在することを、文書データ３１０のサムネイル画像と共に、操作パネル部１６の表示部又は端末２等に表示させる。文書情報報知部１３０は、付属情報３２０が存在することを、例えば、文書データ３１０のサムネイルの上にマーク等として表示して示す。 The document information notification unit 130 displays the presence of the attached information 320 added by the attached information adding unit 120 together with the thumbnail image of the document data 310 on the display unit of the operation panel unit 16 or the terminal 2. The document information notification unit 130 indicates that the attached information 320 exists, for example, by displaying it as a mark or the like on the thumbnail of the document data 310.

ユーザー通知部１４０は、通知条件３２２を満たした場合に、付属情報３２０の宛先情報３２３（図２）に含まれる宛先に、付属情報３２０の文字情報３２１を通知する。
ユーザー通知部１４０は、この通知を電子メールやメッセンジャー等のメッセージによりネットワーク５を解して送信する。 When the notification condition 322 is satisfied, the user notification unit 140 notifies the character information 321 of the attached information 320 to the destination included in the destination information 323 (FIG. 2) of the attached information 320.
The user notification unit 140 transmits this notification through the network 5 using a message such as an email or a messenger.

ここで、画像形成装置１の制御部１０は、記憶部１９に記憶された制御プログラムを実行することで、文書データ取得部１００、付属情報付加部１２０、文書情報報知部１３０、ユーザー通知部１４０として機能する。
また、上述の画像形成装置１の各部は、本発明の画像形成方法を実行するハードウェア資源となる。 Here, the control unit 10 of the image forming apparatus 1 executes the control program stored in the storage unit 19, whereby the document data acquisition unit 100, the attached information addition unit 120, the document information notification unit 130, and the user notification unit 140. Function as.
Each unit of the image forming apparatus 1 is a hardware resource for executing the image forming method of the present invention.

次に、図２を参照して、付属情報３２０の詳細について説明する。
付属情報３２０は、ユーザーへ通知する文字情報３２１、通知条件３２２、及び宛先情報３２３を含んでいる。 Next, the details of the attached information 320 will be described with reference to FIG.
The attached information 320 includes character information 321 to be notified to the user, a notification condition 322, and destination information 323.

文字情報３２１は、ユーザーへ通知する文書データ３１０のタイトルや説明等のメッセージを含んでいる。 The character information 321 includes a message such as the title and description of the document data 310 to be notified to the user.

通知条件３２２は、時刻指定通知の条件又は未閲覧時刻通知の条件の設定を含んでいる。時刻指定通知の条件は、ユーザーに指定された時刻に通知を行う設定である。未閲覧時刻通知は、所定の時刻までに文書データ３１０が閲覧されない場合に通知する設定である。 The notification condition 322 includes setting of a time designation notification condition or a non-browsing time notification condition. The time designation notification condition is a setting for performing notification at a time designated by the user. The non-browsing time notification is a setting for notifying when the document data 310 is not browsed by a predetermined time.

宛先情報３２３は、電子メールアドレス、メッセンジャー等のアドレス、端末２のＩＰアドレス等の情報である。宛先情報３２３は、文字情報３２１等を、電子メールやメッセンジャーやデバイスドライバーを介した情報の通信等（以下、「メール等」という。）によりユーザーに通知する際に使用される。
なお、記憶部１９に記憶されたアカウント設定に記憶されたユーザーのアドレスを宛先情報３２３として使用してもよい。 The destination information 323 is information such as an e-mail address, an address such as a messenger, and an IP address of the terminal 2. The destination information 323 is used when notifying the user of the character information 321 or the like by e-mail, communication of information via a messenger or a device driver or the like (hereinafter referred to as “mail or the like”).
Note that the user address stored in the account setting stored in the storage unit 19 may be used as the destination information 323.

この他にも、付属情報３２０は、文書データ３１０のファイル名とは別に文書ボックスの表示時に表示される文書名、サムネイル画像の画像データ等を含んでいてもよい。 In addition, the attached information 320 may include a document name displayed when the document box is displayed, image data of a thumbnail image, and the like, in addition to the file name of the document data 310.

〔画像形成装置１による文書データ付属情報付加処理〕
次に、図３〜図４を参照して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１による文書データ付属情報付加処理の説明を行う。
文書データ付属情報付加処理では、文書データ３１０の取得と保存の際、又は保存後に任意のタイミングで、文書データ保存部１１０に保存された文書データ３１０に付属情報３２０を付加する処理を行う。
本実施形態の文書データ付属情報付加処理は、主に制御部１０が、記憶部１９に記憶されたプログラムを、各部と協働し、ハードウェア資源を用いて実行する。
以下で、図３のフローチャートを参照して、処理の詳細をステップ毎に説明する。 [Document Data Attached Information Addition Processing by Image Forming Apparatus 1]
Next, with reference to FIG. 3 to FIG. 4, document data attached information adding processing by the image forming apparatus 1 according to the embodiment of the present invention will be described.
In the document data auxiliary information adding process, the process of adding the auxiliary information 320 to the document data 310 stored in the document data storage unit 110 is performed at an arbitrary timing when the document data 310 is acquired and stored or after the storage.
In the document data ancillary information addition processing of the present embodiment, the control unit 10 mainly executes a program stored in the storage unit 19 using hardware resources in cooperation with each unit.
Hereinafter, the details of the process will be described step by step with reference to the flowchart of FIG.

（ステップＳ１０１）
まず、制御部１０は、文書データ取得部１００により、文書データ取得処理を行う。
制御部１０は、端末２（図６）の各種アプリケーションソフトウェアからデバイスドライバーにより出力された文書データ３１０を、ネットワーク５を解してネットワーク送受信部１５にて受信し、文書データ保存部１１０に保存する。
また、制御部１０は、原稿給送部１３にセットされた原稿を原稿読取部１２に読み取らせ、この画像データを文書データ３１０として取得し、文書データ保存部１１０に保存してもよい。
また、制御部１０は、ＦＡＸ送受信部１８からファクシミリ受信した原稿等の画像データを文書データ３１０として取得してもよい。
また、制御部１０は、接続された記録媒体（図示せず）から文書データ３１０を取得して、記憶部１９の文書データ保存部１１０に保存してもよい。
また、制御部１０は、端末２や他の端末やサーバーの文書ボックス（図示せず）から、既に存在するファイルを文書データ３１０として取得し、記憶部１９の文書データ保存部１１０に記憶してもよい。
なお、制御部１０は、操作パネル部１６の入力部や端末２からユーザーにユーザーＩＤとパスワードを入力させてこれを取得し、ユーザー認証を行ってもよい。また、ＩＣカード等によるユーザー認証を行ってもよい。 (Step S101)
First, the control unit 10 performs document data acquisition processing using the document data acquisition unit 100.
The control unit 10 receives the document data 310 output from the various application software of the terminal 2 (FIG. 6) by the device driver via the network 5 by the network transmission / reception unit 15 and stores it in the document data storage unit 110. .
Further, the control unit 10 may cause the document reading unit 12 to read a document set on the document feeding unit 13, acquire the image data as document data 310, and store the document data in the document data storage unit 110.
Further, the control unit 10 may acquire image data such as a document received by facsimile from the FAX transmitting / receiving unit 18 as the document data 310.
Further, the control unit 10 may acquire the document data 310 from a connected recording medium (not shown) and store it in the document data storage unit 110 of the storage unit 19.
In addition, the control unit 10 acquires an existing file as document data 310 from the document box (not shown) of the terminal 2, another terminal, or the server, and stores it in the document data storage unit 110 of the storage unit 19. Also good.
Note that the control unit 10 may perform user authentication by causing the user to input a user ID and a password from the input unit of the operation panel unit 16 or the terminal 2 to acquire the user ID and password. In addition, user authentication using an IC card or the like may be performed.

（ステップＳ１０２）
次に、制御部１０は、付属情報付加部１２０及び文書情報報知部１３０により、付属情報付加処理を行う。
制御部１０は、文書データ３１０の取得後、操作パネル部１６や端末２の入力手段からＧＵＩにてユーザーの指示を取得し、指定された文書データ３１０に付属情報３２０を付加する。
また、制御部１０は、操作パネル部１６や端末２により当該ユーザーの文書ボックスやＦＡＸボックスから、保存された文書データ３１０を選択し、後から付属情報３２０を付加することも可能である。
この付属情報付加処理により、文書データ３１０に関連する情報を付加することができる。 (Step S102)
Next, the control unit 10 performs an additional information adding process using the auxiliary information adding unit 120 and the document information notifying unit 130.
After acquiring the document data 310, the control unit 10 acquires a user instruction from the operation panel unit 16 or the input unit of the terminal 2 through the GUI, and adds the attached information 320 to the specified document data 310.
The control unit 10 can also select the stored document data 310 from the user's document box or FAX box using the operation panel unit 16 or the terminal 2 and add the attached information 320 later.
Information related to the document data 310 can be added by the attached information adding process.

図４を参照して、この付属情報付加処理の詳細について説明する。
図４（ａ）は、制御部１０が、操作パネル部１６や端末２の表示部に表示させる文書ボックスの閲覧と各種指示のための表示例を示す。図４（ａ）では、ユーザーＡの文書ボックスの画面例５００を示している。
表示欄７００には、文書データ保存部１１０に保存された各文書データ３１０の内容を示すサムネイル画像が表示される。この例では、文書ｂ、文書ｃのサムネイル上に、付属情報３２０が付加されていることを示すマーク８００が表示されている。
ボタン６１０は、選択された文書データ３１０を画像形成部１７により印刷させる指示のためのボタンである。
ボタン６２０は、選択された文書データ３１０をＦＡＸ送受信部１８や端末２や他のサーバー等（図示せず）へ送信する指示のためのボタンである。
ボタン６３０は、新たな文書データ３１０を端末２や外部の記録媒体等から取得して保存する指示のためのボタンである。
ボタン６４０は、選択された文書データ３１０を削除する指示を行うためのボタンである。
ボタン６５０は、選択された文書データ３１０に対する付属情報３２０を設定／表示する指示のためのボタンである。ユーザーは、文書データ３１０の保存後、付属情報３２０のボタン６５０を押下することで、下記で説明するように文書データ３１０に付属情報３２０を付加したり確認したりすることが可能となる。
ボタン６６０は、選択された文書データ３１０を、プレビュー表示するボタンである。ボタン６６０の押下により、制御部１０は、選択された文書データ３１０を描画して、表示部に例えば縮小画像として表示する。
ボタン６７０は、選択された文書データ３１０の詳細を表示する指示のボタンである。ボタン６６０の押下により、制御部１０は、文書データ３１０のプロパティ情報を読み出して、文書データ３１０のファイル名、ファイルの種類、作成時刻、更新時刻、閲覧時刻や作成したユーザーの情報等を表示させる。また、制御部１０は、出力のログ等を表示させてもよい。 With reference to FIG. 4, the details of the attached information adding process will be described.
FIG. 4A shows a display example for browsing the document box and various instructions displayed on the operation panel unit 16 and the display unit of the terminal 2 by the control unit 10. FIG. 4A shows a screen example 500 of the user A's document box.
In the display column 700, thumbnail images indicating the contents of each document data 310 stored in the document data storage unit 110 are displayed. In this example, a mark 800 indicating that the attached information 320 is added is displayed on the thumbnails of the documents b and c.
The button 610 is a button for instructing the selected document data 310 to be printed by the image forming unit 17.
The button 620 is a button for instructing the selected document data 310 to be transmitted to the FAX transmitting / receiving unit 18, the terminal 2, another server, or the like (not shown).
The button 630 is a button for instructing to acquire and save new document data 310 from the terminal 2 or an external recording medium.
The button 640 is a button for giving an instruction to delete the selected document data 310.
Button 650 is a button for instructing to set / display attached information 320 for selected document data 310. After saving the document data 310, the user can add or confirm the attached information 320 to the document data 310 by pressing the button 650 of the attached information 320 as described below.
The button 660 is a button for displaying the selected document data 310 as a preview. When the button 660 is pressed, the control unit 10 draws the selected document data 310 and displays it on the display unit as a reduced image, for example.
A button 670 is an instruction button for displaying details of the selected document data 310. When the button 660 is pressed, the control unit 10 reads out the property information of the document data 310 and displays the file name, file type, creation time, update time, viewing time, information on the created user, and the like of the document data 310. . The control unit 10 may display an output log or the like.

図４（ｂ）は、制御部１０が、操作パネル部１６や端末２の表示部に表示させる、付属情報３２０の付加のための画面例５１０を示している。図４（ｂ）では、図４（ａ）の文書ｂの付属情報３２０の設定、表示画面を示している。 FIG. 4B shows a screen example 510 for adding the attached information 320 that the control unit 10 displays on the operation panel unit 16 or the display unit of the terminal 2. FIG. 4B shows a setting and display screen for the attached information 320 of the document b shown in FIG.

ボタン６５１は、選択された文書データ３１０に対応する文書名を設定し、付属情報３２０に含めるためのボタンである。ここでは、実際の文書データ３１０のファイル名とは別に、文書ボックスの閲覧と各種指示の表示時の文書名を設定可能である。図４（ａ）（（ｂ）の画面例５００、５１０では、「文書ｂ」のような文書名を指定している。
ボタン６５２は、通知条件３２２による通知を行うか否かの設定を行い、付属情報３２０に含めるためのボタンである。付属情報３２０に通知条件３２２の設定を設けることにより、条件に合致したタイミングで使用者にメールにて通知することが可能となる。通知条件３２２の設定では、「通知なし」又は「通知あり」の設定を選択可能である。また、この通知条件３２２の設定では、通知時に文書データ３１０本体を添付ファイル等として送信するか否かについても選択可能である。
ボタン６５３は、通知条件３２２の詳細についての設定を行い、付属情報３２０に含めるためのボタンである。通知条件３２２の設定としては、時刻指定通知の条件、又は未閲覧時刻通知の条件を設定可能である。時刻指定通知の条件は、年月時分等により期日となる時刻を指定し、その時刻を超えた場合に、指定された宛先にメール等により通知を行うための条件である。未閲覧時刻通知の場合、同様に期日となる時刻を指定し、その時刻までに対応付けされた文書データ３１０が閲覧や出力等の文書操作がされなかった場合、指定された宛先にメール等により通知を行うための条件である。図４（ｂ）では、文書ｂの文書データ３１０が契約書であり、時刻指定通知の条件を設定し、契約有効期限の１ヶ月前を期日の時刻として指定し、通知あり設定で保存している例を示している。
ボタン６５４は、文字情報３２１のタイトルを入力して付属情報３２０に含めるためのボタンである。このタイトルは、任意にユーザーが指定可能である。
ボタン６５５は、文字情報３２１のメッセージを入力して付属情報３２０に含めるためのボタンである。このメッセージとして、例えば、文書データ３１０に対して、ユーザーが指定された時刻に何を実行すべきなのかを記載してもよい。
ボタン６５６は、文書ボックスの閲覧と各種指示の表示時に、各文書データ３１０のサムネイル画像として表示される画像データを指定し、付属情報３２０に含めるためのボタンである。このサムネイル画像の画像データは、指定されない場合は、既定のサムネイル画像として、文書データ３１０の一ページ目のプレビューの画像やファイルの種類を示すアイコン等の画像を制御部１０が作成してもよい。
ボタン６５７は、ユーザーへのメール等による通知のための宛先を指定するためのボタンである。画面例５１０では、ユーザーＡとは異なるユーザーＢへのメールアドレスを指定している。つまり、文書ボックスのユーザーの他に、当該ユーザーとは異なるユーザーにメッセージを送信するための宛先を指定してもよい。また、複数のユーザーへの宛先を指定することも可能である。
ボタン６５８は、付加情報の閲覧又は設定が終了した場合に押下するためのボタンである。なお、情報を「元に戻す」等のボタンを他に備えていてもよい。
以上により、本発明の実施の形態に係る文書データ付属情報付加処理を終了する。 A button 651 is a button for setting a document name corresponding to the selected document data 310 and including it in the attached information 320. Here, in addition to the actual file name of the document data 310, it is possible to set the document name when browsing the document box and displaying various instructions. In the screen examples 500 and 510 in FIGS. 4A and 4B, a document name such as “document b” is designated.
The button 652 is a button for setting whether to perform notification according to the notification condition 322 and including it in the attached information 320. By setting the notification condition 322 in the attached information 320, the user can be notified by e-mail at a timing that matches the condition. In the setting of the notification condition 322, a setting of “no notification” or “notification” can be selected. In the setting of the notification condition 322, it is also possible to select whether or not to send the document data 310 main body as an attached file or the like at the time of notification.
The button 653 is a button for setting details of the notification condition 322 and including it in the attached information 320. As the setting of the notification condition 322, it is possible to set a time designation notification condition or an unviewed time notification condition. The time designation notification condition is a condition for designating a time that is due on the basis of year, month, hour, minute, etc., and notifying the designated destination by e-mail or the like when the time is exceeded. In the case of not-browsing time notification, a time that is due in the same manner is specified, and when the document data 310 associated with the date is not browsed or output, the designated address is sent by e-mail or the like. This is a condition for performing notification. In FIG. 4B, the document data 310 of the document b is a contract, a time designation notification condition is set, one month before the contract expiration date is specified as the due date, and saved with a notification setting. An example is shown.
The button 654 is a button for inputting the title of the character information 321 and including it in the attached information 320. This title can be arbitrarily designated by the user.
The button 655 is a button for inputting the message of the character information 321 and including it in the attached information 320. As this message, for example, what should be executed at the time designated by the user with respect to the document data 310 may be described.
A button 656 is a button for designating image data to be displayed as a thumbnail image of each document data 310 when browsing the document box and displaying various instructions, and to include it in the attached information 320. If this thumbnail image data is not specified, the control unit 10 may create an image such as a preview image of the first page of the document data 310 or an icon indicating the file type as a default thumbnail image. .
The button 657 is a button for designating a destination for notification by mail or the like to the user. In the screen example 510, a mail address to a user B different from the user A is designated. That is, a destination for sending a message to a user other than the user of the document box may be specified. It is also possible to specify destinations for a plurality of users.
The button 658 is a button to be pressed when browsing or setting of additional information is completed. Other buttons such as “return information” may be provided.
Thus, the document data attached information adding process according to the embodiment of the present invention is completed.

なお、文書データ３１０への付属情報３２０の付加は、端末２のデバイスドライバーで設定してもよい。
この場合、制御部１０は、文書データ３１０の取得の際に、この文書データ３１０に対応付けられた付属情報３２０を端末２から取得できる。 The attachment of the attached information 320 to the document data 310 may be set by a device driver of the terminal 2.
In this case, the control unit 10 can acquire the attached information 320 associated with the document data 310 from the terminal 2 when acquiring the document data 310.

〔画像形成装置１によるメッセージ通知処理〕
次に、図５を参照して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１による通知処理の説明を行う。
この通知処理では、上述の文書データ付属情報付加処理により、付属情報３２０の通知条件３２２について「通知あり」と設定された各文書データ３１０について、指定された通知条件３２２になったらメール等にてユーザーに通知を行う。
本実施形態のメッセージ通知処理は、主に制御部１０が、ユーザー通知部１４０により、記憶部１９に記憶されたプログラムを、各部と協働し、ハードウェア資源を用いて実行する。
以下で、図５のフローチャートを参照して、メッセージ通知処理の詳細をステップ毎に説明する。 [Message Notification Processing by Image Forming Apparatus 1]
Next, with reference to FIG. 5, the notification process by the image forming apparatus 1 according to the embodiment of the present invention will be described.
In this notification processing, for each document data 310 that is set to “notified” for the notification condition 322 of the additional information 320 by the above-described document data additional information addition processing, when the specified notification condition 322 is reached, by e-mail or the like. Notify users.
In the message notification process of the present embodiment, the control unit 10 mainly executes the program stored in the storage unit 19 by the user notification unit 140 using hardware resources in cooperation with each unit.
Hereinafter, the details of the message notification process will be described step by step with reference to the flowchart of FIG.

（ステップＳ２０１）
まず、制御部１０は、通知条件確認処理を行う。
制御部１０は、文書データ３１０に通知条件３２２が付属情報３２０に設定されている場合、この通知条件３２２になったか否かを確認する。制御部１０は、内蔵されたリアルタイムタイマー等により現在時刻を取得して、付属情報３２０の通知条件３２２に設定された時刻と比較する。 (Step S201)
First, the control unit 10 performs notification condition confirmation processing.
When the notification condition 322 is set in the attached information 320 in the document data 310, the control unit 10 confirms whether or not the notification condition 322 is satisfied. The control unit 10 acquires the current time using a built-in real-time timer or the like and compares it with the time set in the notification condition 322 of the attached information 320.

（ステップＳ２０２）
次に、制御部１０は、通知時刻になったか否かを判定する。制御部１０は、付属情報３２０の通知条件３２２に設定された時刻を超えた場合、Ｙｅｓと判定する。制御部１０はそれ以外の場合には、Ｎｏと判定する。
Ｙｅｓの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０３に進める。
Ｎｏの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０１に戻して、通知条件３２２の時刻になるまで待つ。 (Step S202)
Next, the control unit 10 determines whether the notification time has come. The control unit 10 determines Yes when the time set in the notification condition 322 of the attached information 320 is exceeded. In other cases, the control unit 10 determines No.
In the case of Yes, the control part 10 advances a process to step S203.
In No, the control part 10 returns a process to step S201, and waits until it becomes the time of the notification condition 322.

（ステップＳ２０３）
設定された時刻を超えた場合、制御部１０は、通知条件３２２が時刻指定通知の設定であったか否かを判定する。制御部１０は、付属情報３２０の通知条件３２２に時刻指定通知の条件と設定されていた場合、Ｙｅｓと判定する。制御部１０は、付属情報３２０の通知条件３２２に未閲覧時刻通知の条件が設定されていた場合は、Ｎｏと判定する。制御部１０は、それ以外の場合にも、Ｎｏと判定する。
Ｙｅｓの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０５に進める。
Ｎｏの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０４に進める。 (Step S203)
When the set time is exceeded, the control unit 10 determines whether or not the notification condition 322 is the setting of the time designation notification. The control unit 10 determines Yes when the notification condition 322 of the attached information 320 is set as a time designation notification condition. The control unit 10 determines No when the non-browsing time notification condition is set in the notification condition 322 of the attached information 320. The control part 10 determines with No also in other cases.
In the case of Yes, the control part 10 advances a process to step S205.
In No, the control part 10 advances a process to step S204.

（ステップＳ２０４）
通知条件３２２が時刻指定通知の条件ではなく、未閲覧時刻通知の条件であった場合、制御部１０は、ユーザーが当該文書データ３１０を閲覧や出力等の文書操作したか否かについて判定する。制御部１０は、文書データ３１０を文書操作した場合に、Ｙｅｓと判定する。制御部１０は、それ以外の場合には、Ｎｏと判定する。
Ｙｅｓの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０６に進める。
Ｎｏの場合、制御部１０は、処理をステップＳ２０５に進める。 (Step S204)
When the notification condition 322 is not a time designation notification condition but a non-browsing time notification condition, the control unit 10 determines whether or not the user has performed a document operation such as browsing or outputting the document data 310. The control unit 10 determines Yes when the document operation is performed on the document data 310. In other cases, the control unit 10 determines No.
In the case of Yes, the control part 10 advances a process to step S206.
In No, the control part 10 advances a process to step S205.

（ステップＳ２０５）
通知条件３２２が時刻指定通知で指定された時刻を越えた場合、又は未閲覧時刻通知で指定された時刻を越えても文書操作されなかった場合、制御部１０は、通知条件３２２を満たしたとして、ユーザー通知処理を行う。
制御部１０は、付属情報３２０で指定された宛先にメール等を送信し、ユーザーに文書データ３１０に対応付けられたメッセージ等を通知することができる。この際、制御部１０は、付属情報３２０の文字情報３２１で指定されたタイトルをメール等のタイトルとして、メール等の本文を文字情報３２１のメッセージとしたメールを作成し、ネットワーク送受信部１５からネットワーク５を解して、指定された宛先に送信する。
図４（ｂ）の例では、時刻指定通知の条件で契約有効期限の１ヶ月前を期日の時刻として指定されていた場合、ユーザーは契約有効期限の１ヶ月前に通知メールを受信することで、契約書の期限管理を行うことが可能となる。 (Step S205)
When the notification condition 322 exceeds the time specified by the time specification notification, or when the document is not operated even after the time specified by the non-browsing time notification, the control unit 10 assumes that the notification condition 322 is satisfied. Perform user notification processing.
The control unit 10 can send a mail or the like to the destination specified by the attached information 320 and notify the user of a message or the like associated with the document data 310. At this time, the control unit 10 creates a mail with the title specified by the character information 321 of the attached information 320 as the title of the mail or the like and the text of the mail or the like as the message of the character information 321. 5 is transmitted to the designated destination.
In the example of FIG. 4 (b), when the date specified in the time specification notification condition is one month before the contract expiration date, the user can receive a notification email one month before the contract expiration date. It becomes possible to manage the deadline of the contract.

また、制御部１０は、送信するメール等に文書データ３１０そのものを添付することも可能である。
また、制御部１０は、メールではなくＦＡＸ送受信部１８からメール等の代わりにファクシミリ送信してもよい。この場合も、制御部１０は、文書データ３１０の本文も同様にファクシミリ送信してもよい。
また、制御部１０は、付属情報３２０の宛先と、文書ボックスのユーザーのメールアドレス等が異なっていた場合、アカウント設定に記憶された当該文書ボックスのユーザーのアドレス宛に別途通知してもよい。 The control unit 10 can also attach the document data 310 itself to a mail to be transmitted.
Further, the control unit 10 may perform facsimile transmission from the FAX transmission / reception unit 18 instead of mail instead of mail. Also in this case, the control unit 10 may similarly send the text of the document data 310 by facsimile.
In addition, when the destination of the attached information 320 is different from the mail address of the user of the document box, the control unit 10 may separately notify the address of the user of the document box stored in the account setting.

（ステップＳ２０６）
ここで、通知条件３２２を満たさなくなったか、又はメール等で通知を行ったかした場合、制御部１０は、通知条件終了処理を行う。
制御部１０は、当該文書データ３１０の付属情報３２０から通知条件３２２を削除して記録部１９のログ等に記録する。また、制御部１０は、文書データ３１０自体を削除してもよい。
以上により、本発明の実施の形態に係るメッセージ通知処理を終了する。 (Step S206)
Here, when the notification condition 322 is not satisfied or notification is made by e-mail or the like, the control unit 10 performs notification condition end processing.
The control unit 10 deletes the notification condition 322 from the attached information 320 of the document data 310 and records it in the log or the like of the recording unit 19. Further, the control unit 10 may delete the document data 310 itself.
Thus, the message notification process according to the embodiment of the present invention is completed.

以上のように構成することで、以下のような効果を得ることができる。
従来の画像形成装置では、重要な文書等が存在しても、その存在をユーザーに示すことが困難であった。
これに対して、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１は、ユーザー毎の文書データ３１０を保存する文書データ保存部１１０と、文書データ保存部１１０により保存された文書データ３１０に、ユーザーにより指定された付属情報３２０を付加する付属情報付加部１２０と、付属情報付加部１２０により付加された付属情報３２０が存在することを、文書データ３１０のサムネイル画像と共に表示させる文書情報報知部１３０とを備えることを特徴とする。
このように構成することで、付属情報３２０が存在する文書データ３１０であることをユーザーに報知し、その文書データ３１０の重要性等を用意にユーザーに把握させることができる。 With the configuration described above, the following effects can be obtained.
In the conventional image forming apparatus, even if an important document or the like exists, it is difficult to indicate the presence to the user.
In contrast, the image forming apparatus 1 according to the embodiment of the present invention includes a document data storage unit 110 that stores document data 310 for each user, and a document data 310 stored by the document data storage unit 110 in the user data An attachment information adding unit 120 for adding the attachment information 320 specified by the document information, and a document information notification unit 130 for displaying the presence of the attachment information 320 added by the attachment information adding unit 120 together with the thumbnail image of the document data 310; It is characterized by providing.
With this configuration, it is possible to notify the user that the document data 310 includes the attached information 320, and to make the user know the importance of the document data 310 in advance.

また、従来、文書ボックス機能を用いて文書を保存した場合、画像形成装置の操作部から、保存文書データの最初のページをサムネイル画像にすることも可能であった。しかしながら、このような表示では、文書データの中身はわかるものの、その文書の重要性等を把握することができなかった。
これに対して、本実施形態の画像形成装置１は、文書ボックスに保存された文書データ３１０にユーザーにより指定された付加情報を持たせることで、サムネイル画像以外の情報についても管理することが可能となる。
つまり、付属情報３２０にユーザーの任意のメッセージを保持させることで、保存された文書データ３１０の重要性等を把握させ、有効活用させることができる。 Conventionally, when a document is stored using the document box function, the first page of the stored document data can be converted to a thumbnail image from the operation unit of the image forming apparatus. However, with such a display, although the contents of the document data can be understood, the importance of the document cannot be grasped.
On the other hand, the image forming apparatus 1 according to the present embodiment can manage information other than thumbnail images by providing the document data 310 stored in the document box with additional information designated by the user. It becomes.
That is, by holding the user's arbitrary message in the attached information 320, the importance of the stored document data 310 can be grasped and used effectively.

また、本実施形態の画像形成装置１は、付属情報３２０に、ユーザーへ通知する文字情報３２１、通知条件３２２、及び宛先情報３２３を含まれ、通知条件３２２を満たした場合に、宛先情報３２３に含まれる宛先に文字情報３２１を通知するユーザー通知部１４０を備えることを特徴とする。
このように構成することで、付属情報３２０にメッセージを含む文字情報３２１を保持し、これを通知条件３２２に従って宛先のユーザーへ、メール等で通知することが可能となる。これにより、文書ボックスの利便性を向上させることができる。 In addition, the image forming apparatus 1 according to the present exemplary embodiment includes the character information 321 to be notified to the user, the notification condition 322, and the destination information 323 in the attached information 320, and when the notification condition 322 is satisfied, the destination information 323 is included. A user notification unit 140 that notifies character information 321 to a destination included is provided.
With this configuration, it is possible to retain the character information 321 including the message in the attached information 320 and notify the destination user by e-mail or the like according to the notification condition 322. Thereby, the convenience of the document box can be improved.

また、本実施形態の画像形成装置１は、通知条件３２２が、ユーザーに指定された時刻に通知を行う時刻指定通知の条件、又は所定の時刻までに文書データ３１０が閲覧されない場合に通知する未閲覧時刻通知の条件であることを特徴とする。
このように構成することにより、文書データ３１０に付属情報３２０を付与することで文書を保存するだけでなく、文書の有効期限等についても有効に活用することが可能となる。
たとえば、保存された文書データ３１０が契約書であった場合、契約の有効期限のような期日を付属情報３２０として持たせ、その有効期限をユーザーに通知することが可能となる。
また、付加情報の通知条件３２２の設定を有効にし、通知条件３２２を時刻指定通知の条件とすることにより、文書の期日管理を容易にすることが可能となる。
さらに、付加情報の通知条件３２２設定を未閲覧時刻通知の条件とすることにより、文書の放置を抑制することが可能となる。 In addition, the image forming apparatus 1 according to the present embodiment is not notified when the notification condition 322 is a time designation notification condition for performing notification at a time designated by the user or when the document data 310 is not browsed by a predetermined time. It is a condition for notification of browsing time.
By configuring in this way, it is possible not only to save the document by adding the attached information 320 to the document data 310 but also to effectively use the expiration date of the document.
For example, when the stored document data 310 is a contract, it is possible to have a date such as the contract expiration date as the attached information 320 and notify the user of the expiration date.
Further, by making the setting of the notification condition 322 of the additional information valid and setting the notification condition 322 as the condition for the time designation notification, it becomes possible to easily manage the due date of the document.
Furthermore, by setting the additional information notification condition 322 as a non-browsing time notification condition, it is possible to prevent the document from being left unattended.

なお、本発明の実施の形態に係る画像形成装置１は、文書データ保存部１１０の文書ボックスは、通常のユーザーの文書ボックスだけではなく、ＦＡＸ送受信部１８のファックス受信画像を蓄積するＦＡＸボックスに適用することも可能である。
ファックス受信した文書データ３１０がＦＡＸボックスに蓄積すると、その文書データ３１０が存在しているにも関わらず、ユーザーに気づかれない場合も多い。このため、文書データ３１０を送信したユーザーが付属情報３２０を設定することで、当該文書データ３１０を使用するユーザーが所定期間受信画像を確認せずに放置してしまうことを抑制することが可能となる。このため、当該文書データ３１０の期限管理等を確実に行うことが可能となる。
このような構成においては、画像形成装置１に光学文字図形認識手段を備えることが好適である。つまり、ファクシミリ送信者は、付属情報３２０として、所定の文字情報や二次元バーコード等をファクシミリ送信される文書データ３１０の画像に付加して送信してもよい。この付属情報３２０は、ネットワークＦＡＸ送信の場合には、デバイスドライバーにて付加してもよい。
画像形成装置１は、受信したファクシミリ画像から、画像データに含まれる文字情報や二次元バーコード等を光学文字図形認識手段により取得して、付属情報３２０として受信されたファクシミリ画像の文書データ３１０の付属情報３２０として対応付けて保存することが可能となる。このように構成することで、ファクシミリ送信したユーザーが画像形成装置１にてわざわざ付属情報３２０を付加する必要がなくなり、利便性を向上させることができる。 In the image forming apparatus 1 according to the embodiment of the present invention, the document box of the document data storage unit 110 is not only a normal user's document box, but also a FAX box that stores fax reception images of the FAX transmission / reception unit 18. It is also possible to apply.
When document data 310 received by fax is stored in a FAX box, the user often does not notice the document data 310 even though the document data 310 exists. For this reason, it is possible to prevent the user who has transmitted the document data 310 from setting the attached information 320 and leaving the received image without confirming the received image for a predetermined period of time. Become. For this reason, it becomes possible to reliably manage the time limit of the document data 310.
In such a configuration, it is preferable that the image forming apparatus 1 includes an optical character graphic recognition unit. That is, the facsimile sender may add predetermined character information, a two-dimensional barcode, or the like as the attached information 320 to the image of the document data 310 to be transmitted by facsimile. The auxiliary information 320 may be added by a device driver in the case of network FAX transmission.
The image forming apparatus 1 acquires character information, two-dimensional bar code, and the like included in the image data from the received facsimile image by the optical character graphic recognition means, and the document data 310 of the facsimile image received as the attached information 320. It is possible to store the associated information 320 in association with it. With this configuration, it is not necessary for the user who transmitted the facsimile to add the attached information 320 in the image forming apparatus 1, and convenience can be improved.

また、本発明は、画像形成装置以外の情報処理装置にも適用できる。つまり、ネットワークスキャナー、スキャナーをＵＳＢ等で別途接続したサーバー等を用いる構成であってもよい。
また、本発明の文書データ保存部１１０は、画像形成装置に内蔵された記憶媒体以外に領域が確保されていてもよい。たとえば、外部のサーバーや端末２自体の文書データ保存部１１０を用いてもよい。また、メール等の情報が保存される保存フォルダー等を文書データ保存部１１０として用いてもよい。 The present invention can also be applied to an information processing apparatus other than the image forming apparatus. That is, a configuration using a network scanner, a server in which the scanner is separately connected by a USB, or the like may be used.
In the document data storage unit 110 of the present invention, an area other than the storage medium built in the image forming apparatus may be secured. For example, an external server or the document data storage unit 110 of the terminal 2 itself may be used. Further, a storage folder or the like in which information such as mail is stored may be used as the document data storage unit 110.

また、上記実施の形態の構成及び動作は例であって、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更して実行することができることは言うまでもない。 Further, the configuration and operation of the above-described embodiment are examples, and it goes without saying that they can be appropriately modified and executed without departing from the gist of the present invention.

１画像形成装置
２端末
５ネットワーク
１０制御部
１１画像処理部
１２原稿読取部
１２ａスキャナー
１２ｂプラテンガラス
１２ｃ原稿読取スリット
１３原稿給送部
１３ａ原稿載置部
１３ｂ原稿排出部
１３ｃ原稿搬送機構
１４本体部
１５ネットワーク送受信部
１６操作パネル部
１７画像形成部
１７ａ感光体ドラム
１７ｂ露光部
１７ｃ現像部
１７ｄ転写部
１７ｅ定着部
１８ＦＡＸ送受信部
１９記憶部
４１排出口
４２給紙部
４２ａ給紙カセット
４２ｂ給紙ローラー
４３用紙搬送路
４４搬送ローラー
４５排出ローラー
５０スタックトレイ
１００文書データ取得部
１１０文書データ保存部
１２０付属情報付加部
１３０文書情報報知部
１４０ユーザー通知部
３１０文書データ
３２０付属情報
３２１文字情報
３２２通知条件
３２３宛先情報
５００、５１０画面例
６１０、６２０、６３０、６４０、６５０、６５１、６５２、６５３、６５４、６５５、６５６、６５７、６５８、６６０、６７０ボタン
７００表示欄
８００マーク DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Image forming apparatus 2 Terminal 5 Network 10 Control part 11 Image processing part 12 Original reading part 12a Scanner 12b Platen glass 12c Original reading slit 13 Original feeding part 13a Original placing part 13b Original discharge part 13c Original conveyance mechanism 14 Main body part 15 Network transmission / reception unit 16 Operation panel unit 17 Image forming unit 17a Photosensitive drum 17b Exposure unit 17c Development unit 17d Transfer unit 17e Fixing unit 18 FAX transmission / reception unit 19 Storage unit 41 Discharge port 42 Paper feed unit 42a Paper cassette 42b Paper feed roller 43 Paper transport path 44 Transport roller 45 Discharge roller 50 Stack tray 100 Document data acquisition unit 110 Document data storage unit 120 Attached information addition unit 130 Document information notification unit 140 User notification unit 310 Document data 320 Attached information 321 Character information 322 Notification condition 32 Destination information 500 and 510 screen example 610,620,630,640,650,651,652,653,654,655,656,657,658,660,670 button 700 display column 800 mark

Claims

In an image forming apparatus provided with document data storage means for storing document data for each user,
Attached information adding means for adding attached information designated by the user to the document data stored in the document data storing means;
An image forming apparatus comprising: document information notifying means for displaying the presence of the attached information added by the attached information adding means together with a thumbnail image of the document data.

The attached information includes character information to notify the user, notification conditions, and destination information,
The image forming apparatus according to claim 1, further comprising: a user notifying unit that notifies the text information to a destination included in the destination information when the notification condition is satisfied.

The notification condition is a time designation notification condition for performing notification at a time designated by a user, or a non-browsing time notification condition for notification when the document data is not browsed by a predetermined time. The image forming apparatus according to claim 2.

In an image forming method by an image forming apparatus provided with document data storing means for storing document data for each user, the image forming apparatus includes:
Attached information specified by the user is added to the document data stored by the document data storage means,
An image forming method, characterized in that the presence of added attached information is displayed together with a thumbnail image of the document data.